Granskning av statsbidrag från Kulturrådet

www.pwc.se Rebecca Andersson Revisionskonsult Kerstin Sikander Cert. kommunal revisor November 2013 Granskning av statsbidrag från Kulturrådet Region Halland

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Revisionsfråga och revisionskriterier... 3 2.3. Metod och avgränsning... 4 3. Resultat av granskningen... 5 3.1. Organisation... 5 3.2. Statsbidrag till regional kulturverksamhet... 5 Riktlinjer och anvisningar... 6 3.2.1. Hallands kulturplan... 6 3.2.2. Mål och budget 2013 och ekonomisk plan 2014-15... 6 3.2.3. Mål och inriktning samt budget för kulturförvaltningen 2013... 6 3.3. Fördelning av statliga bidrag 2013... 7 3.4. Uppföljning och utvärdering... 7 3.5. Kontroller vid utbetalning... 8 3.6. Stickprov av fem bidragsansökningar... 8 November 2013 Region Halland PwC

1. Sammanfattning och revisionell bedömning PwC har på uppdrag av regionens förtroendevalda revisorer genomfört en granskning avseende styrning och uppföljning av de statsbidrag som beviljas av Statens kulturråd (Kulturrådet). Regionstyrelsen ska, i enlighet med Hallands kulturplan, besluta om fördelning av medlen till kulturverksamheter inom länet. Syftet med granskningen har varit att bedöma om regionstyrelsen har en ändamålsenlig styrning och uppföljning av statsbidragen från Kulturrådet. Arbetet enligt den nya modellen för att fördela vissa statliga medel till regionala kulturverksamheter och framtagande av regionens kulturplan är under utveckling. Vi ser positivt på denna utveckling. Vår sammanfattande bedömning är att regionstyrelsens styrning och uppföljning av statsbidrag från Kulturrådet är ändamålsenlig. Efter genomförd granskning ger vi våra sammanfattande slutsatser och bedömningar utifrån kontrollområdena enligt nedan. Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av statsbidrag. De statsbidrag som Region Halland erhåller från Kulturrådet och som ingår i kultursamverkansmodellen är formellt styrda genom lag och förordning. Där framgår att som villkor för att få fördela statsbidrag måste regionerna utarbeta en kulturplan i samverkan med kommuner och efter samråd länets professionella kulturliv och kulturorganisationer. Innehållet i kulturplanen styrs i hög grad av krav enligt förordning, föreskrifter och i dialog med Kulturrådet. Kulturplanen är det viktigaste styrdokumentet när det gäller fördelning och uppföljning av statsbidrag från Kulturrådet. Staten har fortfarande en stark roll i styrningen av hur bidragen ska fördelas och följas upp även om kultursamverkansmodellen innebär att det regionala inflytandet ökat. Våra stickprov visar att beviljade utvecklingsbidrag som erhållits från Kulturrådet följer kulturplanen. De nationella kulturpolitiska målen utgör en grund för kulturplanen. I kulturplanen framgår också Region Hallands och kommunernas gemensamma prioriteringar och utvecklingsområden. Det finns en tydlighet i kulturplanen vad verksamhetsbidrag och utvecklingsbidrag ska användas till. Kulturrådet inhämtar utlåtande från Region Halland om följsamhet till kulturplanen när det gäller ansökningar av utvecklingsbidrag till regionala kulturinstitutioner. Kulturrådet sköter själva uppföljning och utvärdering av de statliga bidragen. Vi anser att bidragsansökningar uppfyller de krav som beslutats. Vi bedömer kontroller som säkerställer att utbetalning sker till rätt aktör och enligt styrelsens beslut är tillräckliga under förutsättning att de tillämpas. Region Halland har tecknat utvecklingsavtal med kommunerna och flera kulturinstitutioner. Utbe- 1 (10)

talning av anslag sker i dessa fall i enlighet med avtalen. Övriga utbetalningar sker med rekvisition som underlag. Våra stickprov visar att kontrollerna tillämpas. Uppföljning och utvärdering av de statliga bidragen som ingår i kultursamverkansmodellen sker i enlighet med Kulturrådets föreskrifter. Region Halland använder det digitala webbverktyget kulturdatabasen.se för administration och återrapportering av fördelade verksamhetsbidrag och utvecklingsbidrag. Vidarerapportering sker till Kulturrådet och regionstyrelsen. 2 (10)

2. Inledning 2.1. Bakgrund Region Halland ansvarar för kulturpolitiken på regional nivå. I detta arbete samverkar Region Halland med statlig och kommunal kulturpolitik. Gemensamt utformas en kulturplan som är ett program för utveckling av kulturen i Halland. Den utgör också underlaget för Region Hallands ansökan om statsbidrag från Statens kulturråd (Kulturrådet). En ny modell för att fördela vissa statliga medel till regionala kulturverksamheter infördes 2011. Målet med denna kultursamverkansmodell 1 är att föra kulturen närmare medborgaren. Det är Kulturrådet som beslutar om hur mycket statliga medel som respektive region får att fördela till kulturverksamheter i länet. Inom kulturområdet hanteras utbetalningar i form av bidrag till organisationer samt inom den egna verksamheten. En tillförlitlig och säker hantering av dessa bidrag är viktig, både utifrån de politiska beslut som fattats samt ur redovisningssynpunkt. 2.2. Revisionsfråga och revisionskriterier Revisionsfrågan för denna granskning är: Har regionstyrelsen en ändamålsenlig styrning och uppföljning av statsbidrag från Kulturrådet? Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Lagen (2010:1919) om fördelning av vissa statsbidrag till regional kulturverksamhet Förordning (2010:2012) om fördelning av vissa statsbidrag till regional verksamhet Region Hallands egna anvisningar för hantering av statsbidrag från Kulturrådet Hallands kulturplan 2011-2013 Mål och budget 2013 och ekonomisk plan 2014-2015 Med utgångspunkterna från dessa har följande kontrollområden formulerats: Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av statsbidrag Beviljade bidrag följer Hallands kulturplan Bidragsansökningar uppfyller de krav som beslutats (användning, bidragsgrundande verksamhet etc.) Kontroller finns som säkerställer att utbetalning sker till rätt aktör och enligt styrelsens beslut Uppföljning och utvärdering av bidragen sker 1 Modell för de statsbidrag som är formellt styrda genom Lag (2010:1919) om fördelning av vissa statsbidrag till regional kulturverksamhet och genom förordning (2010:2012) om fördelning av vissa statliga bidrag till regional kulturverksamhet. 3 (10)

2.3. Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom intervjuer samt studier av styrande dokument. Vi har genom stickprov (fem bidragsansökningar) verifierat granskningen. Granskningen avgränsas till att omfatta förvaltningen Kultur i Halland samt till Rapporten är sakavstämd av berörda tjänstemän. 4 (10)

3. Resultat av granskningen 3.1. Organisation Kultur i Halland är en egen förvaltning från och med årsskiftet 2012/2013. Ansvarig nämnd för förvaltningen är Regionstyrelsen. 3.2. Statsbidrag till regional kulturverksamhet Statsbidrag till regional kulturverksamhet, som tidigare fanns på separata anslag i statsbudgeten och fördelades av olika statliga myndigheter på nationell nivå, har från år 2011 slagits samman till ett anslag. Det är statens kulturråd som beslutar om hur mycket statliga medel som respektive landsting/region får i verksamhetsbidrag att fördela till kulturverksamheter inom länet. Som villkor för att få fördela statsbidrag måste regionerna utarbeta en kulturplan där hänsyn ska tas till både nationella kulturpolitiska mål och regionala prioriteringar. Planen tas fram i samverkan med kommuner, kulturorganisationer, ideella föreningar och kulturskapare. Den regionala kulturplanen bifogas bidragsansökan till Kulturrådet och utgör underlag för Kulturrådets beslut. Kultursamverkansmodellen som infördes 2011 innebär att regionerna/landstingen får dela ut statliga medel inom sju verksamhetsområden: 1. professionell teater-, dans-, och musikverksamhet 2. museiverksamhet 3. konst-och kulturfrämjande verksamhet 4. regional enskild arkivverksamhet 5. filmkulturell verksamhet 6. främjande av hemslöjd 7. biblioteksverksamhet Statsbidragen till regionerna ska bidra till att de nationella kulturpolitiska målen nås och ge möjligheter till regionala prioriteringar och variationer. Regioner/landsting som fördelar statsbidrag enligt kultursamverkansmodellen ska årligen följa upp och redovisa till statens Kulturråd hur de statliga medlen har använts och vilka effekter som uppnåtts. Förutom statliga medel till regional kulturverksamhet ger staten även bidrag till särskilda utvecklingsinsatser. Regionala kulturinstitutioner och andra aktörer samt kommuner och regioner/landsting kan ansöka om utvecklingsbidrag för olika projekt. Kulturrådet prövar och beslutar om utvecklingsbidragen. År 2012 erhöll Region Halland sammanlagt 3,2 mnkr för egna utvecklingsprojekt. 5 (10)

Riktlinjer och anvisningar 3.2.1. Hallands kulturplan Hallands kulturplan är ett program för utveckling av kulturen i Halland. Kulturplanen handlar om all verksamhet på kulturområdet, inte bara den del som är kopplad till den statliga medfinansieringen. Hallands kulturplan 2011-2013 har arbetats fram i samverkan med kommuner, kulturorganisationer, ideella organisationer och fria kulturskapare. Samtliga sex hallandskommuner har bidragit med underlag till planen. Länsstyrelsen i Hallands län har medverkat i seminarier som hållits i samband med arbetet med kulturplanen. De nationella kulturpolitiska målen är vägledande för Hallands kulturplan. Av planen framgår bland annat kulturpolitikens inriktning för att uppnå målen. främja allas möjlighet till kulturupplevelser och bildning och till att utveckla sina skapande förmågor främja kvalitet och konstnärlig förnyelse främja ett levande kulturarv som bevaras, används och utvecklas främja internationellt och interkulturellt utbyte och samverkan särskilt uppmärksamma barns och ungas rätt till kultur Hallands kulturplan beslutades av Regionfullmäktige i november 2010. I samband med ansökan av statsbidrag 2013 kompletterades kulturplanen med utveckling av residens. Vidare har regionen inkommit med kompletterande information kring de nationella minoriteternas kultur och målen för funktionshinderspolitiken. Under 2013 har pågått ett arbete med att ta fram en reviderad och kompletterad kulturplan för perioden 2014-2016. I likhet med kulturplanen 2011-2013 ska planen både lyfta fram prioriterade regionala satsningar och utgöra underlag för ansökan om statliga medel. Hallands kulturplan 2014-2016 beslutades av Regionfullmäktige 2013-10-23. 3.2.2. Mål och budget 2013 och ekonomisk plan 2014-15 Mål och budget 2013 och ekonomisk plan 2014-2015 (RF 2012-06-20) innehåller fyra mål för perioden som berör kulturområdet. Målen ligger i linje med de nationella kulturpolitiska målen som Region Halland ansvarar för att arbeta mot i enlighet med kultursamverkansmodellen. Uppföljning av delmål redovisas i delårsuppföljningar och/eller årsbokslut. 3.2.3. Mål och inriktning samt budget för kulturförvaltningen 2013 Regionstyrelsen beslutar, i sin roll som nämnd för förvaltningen, om mål och inriktning samt budget för kulturförvaltningen. Regionstyrelsens styrning av kulturverksamheten ska visa på hur förvaltningen, inom ramen för det tidigare beslutade uppdraget, ska bidra till att regionfullmäktiges mål och budgetbeslut avseende kulturen uppnås under 2013. Mål och inriktning anges för vart och ett av fullmäktiges fyra mål. För varje område anges också hur uppföljningen ska ske. 6 (10)

Kulturförvaltningens budget för 2013 uppgår till 92 653 tkr, varav 68 765 tkr är regionala medel och 23 888 tkr är statsbidrag från Kulturrådet. Statens bidrag till finansiering i utvecklingsprojekt är inte medtagit i budget. Region Halland erhöll totalt 3,2 mnkr i utvecklingsbidrag för år 2012. 3.3. Fördelning av statliga bidrag 2013 Kulturrådet tog i januari 2013 beslut om statliga anslag inom ramen för kultursamverkansmodellen. Region Halland erhöll verksamhetsbidrag med 23,9 mnkr för 2013. Regionstyrelsen fattade beslut om fördelning av statsbidrag till Hallands regionala kulturverksamhet i februari 2013. (Ärende 16 RS 2013-02-06). Beslutet innebär inga förändringar i fördelning av statsbidraget till berörda verksamheter utöver uppräkning med 0,61 %. Fördelning av bidraget redovisas i nedanstående tabell. Bidrag 2013 Tkr Bidrag 2012 Tkr Stiftelsens Hallands länsmuseer 6 122 6 085 Scenkonstutveckling 9 558 9 500 Teater Halland 5 171 5 140 Riksteatern Halland 257 255 Regionbibliotek Halland 1 127 1 120 Konst och kulturutveckling 1 210 1 203 Regional arkivverksamhet 443 440 Totalt 23 888 23 743 3.4. Uppföljning och utvärdering Kulturförvaltningen använder det digitala webbverktyget kulturdatabasen.se för administration och återrapportering av fördelade verksamhetsbidrag och utvecklingsbidrag. Vidarerapportering sker till Kulturrådet och regionstyrelsen. Uppföljning och utvärdering sker utifrån de villkor Kulturrådet ställer för beviljat statsbidrag. När det gäller statsbidrag till landsting/regioner för regional verksamhet innebär villkoren bland annat att Kulturrådet ska ha en redovisning av hur det statliga stödet har använts och en samlad beskrivning av resultatet av de, utifrån kulturplanen, prioriterade verksamheter som erhållit statsbidrag. Redovisningen ska ske i enlighet med Kulturrådets föreskrifter för kvantitativ uppföljning av vissa statsbidrag till regional kulturverksamhet samt Kulturrådets riktlinjer för kvalitativ uppföljning av kultursamverkansmodellen. Bokslut och verksamhetsberättelser för verksamheter som mottagit statsbidrag ska bifogas till redovisningen. Uppföljning och utvärdering, av de områden som omfattas av statligt verksamhetsstöd avseende 2012, lämnades till Kulturrådet i maj 2013. Redovisning av hela kulturverksamheten för år 2012, inklusive regionala medel, behandlades av regionstyrelsen i augusti 2013. Redovisningen till kulturrådet ingår som en del av redovisningen till Regionstyrelsen. När det gäller uppföljning och utvärdering av statligt utvecklingsbidrag ska redovisning lämnas av respektive bidragsmottagare direkt till Kulturrådet enligt särskild blankett. En samlad återrapportering sker till regionstyrelsen i samband med års- 7 (10)

bokslut. Det förekommer att kulturförvaltning ger i uppdrag till någon extern organisation att genomföra projekt. Enligt uppgift har då kulturförvaltningen återkommande och täta möten med utföraren för att följa projektet och säkerställa att projektet genomförs enligt ansökan. Myndigheten för kulturanalys har ett uppdrag att löpande utvärdera samverkansmodellen och analysera modellens långsiktiga effekter. En första utvärdering Rapport 2012:1 visar att det endast har skett marginella förändringar i bidragsfördelningen under det första året med kultursamverkansmodellen. Region Halland har inte genomfört några förändringar i användning av statbidragen efter första året med samverkansmodellen. 3.5. Kontroller vid utbetalning Kulturförvaltningen har tagit fram en särskild blankett för rekvisition av beviljade anslag till externa mottagare. Av uppgifterna på blanketten framgår vad rekvisitionen avser, belopp och mottagaruppgifter. Blanketten ska undertecknas av uppgiftslämnare som är behörig att företräda anslagsmottagaren. Region Halland har tecknat utvecklingsavtal med kommunerna och flera kulturinstitutioner. Utbetalning av anslag sker i dessa fall i enlighet med avtalen. Vidare framgår i internkontrollplanen för kulturförvaltningens verksamhet 2013 (RS 2013-03-20) att kontroller av rutiner/system inom projekthantering ska genomföras under året. Rutinerna gäller exempelvis utbetalning, ansökan, uppföljning och eventuella återkrav. Avrapportering sker i samband med årsbokslutet. 3.6. Stickprov av fem bidragsansökningar Ett urval av fem utvecklingsprojekt/ansökningar har gjorts tillsammans med Kultur i Halland. Ansökan om utvecklingsbidrag till Kulturrådet görs årsvis även om projekten löper under flera år. Årligen sker en återrapportering till Kulturrådet med en beskrivning om vad som har gjorts, en ekonomisk redovisning samt ett intygande om att lämnade uppgifterna är korrekta. Följande projekt/ansökningar har granskats: Kulturresidens platser för möten inom professionellt konstnärligt skapande ett projekt inom verksamheten Konst- och kulturfrämjande. Syftar till att skapa en verksamhetsform som ska etableras som en långsiktig modell för konstnärligt skapande. Kultur för livet ett projekt inom verksamheten Bildnings- och kulturfrämjande. Syftar till att kunna erbjuda äldre, personal och anhöriga, ett ökat kulturinslag som både upplevelse och eget skapande. En serie förstärkta insatser till kultur för äldre inom omsorgsverksamhet. Synen på skönlitteratur för vuxna ett projekt inom Biblioteksverksamheten. En förstudie som syftar till att göra en första inventering och analys av rådande syn på skönlitteratur för vuxna på svenska folkbibliotek. 8 (10)

Resurscentrum Konst i Halland ett projekt inom verksamheten Konstoch kulturfrämjande. Syftar till en etablering av ett resurscentrum, en verksamhet för konstutveckling i Halland. Digital delaktighet ett projekt inom Bibliotekverksamheten. Syftar till att överbrygga den digitala klyftan genom att skapa positiva möten med teknik som inkluderar de som vanligtvis står utanför IT-användning. Utförs med biblioteken som plattform. Resultatet av våra stickprov redovisas i nedanstående tabell. Projekt Kultur för livet Kulturresidens Synen på skönlitteratur Digital delaktighet Resurscentrum Antal år 2 3 1 2 3 Beviljade medel från Kulturrådet Aktör/projektägare Beviljade bidrag följer Kulturplanen Beviljade bidrag följer Mål och budget 2013 Utbetalning till rätt aktör och enligt beslut Ekonomisk uppföljning Utvärdering och redovisning 3 000 000 2 300 000 250 000 350 000 775 000 Hallands bildningsförbund Region Halland Region Halland Region Halland Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja, på rekvisition som bygger på avtal Ja, av aktören Ja, på rekvisition enligt delegationsbeslut Region Halland Ja Ja Ja Region Halland Ja Ja Ja Ja Ja Region Halland och Hallands konstmuseum Ja, på rekvisition som bygger på avtal Ja, av aktörerna 9 (10)

November 2013 Kerstin Sikander Projektledare Christel Eriksson Uppdragsledare 10 (10)