KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL GY 1 1 PROTOKOLL FRÅN SAMMANTRÄDE MED GYMNASIENÄMNDEN

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL GY 1 1 PROTOKOLL FRÅN SAMMANTRÄDE MED GYMNASIENÄMNDEN Plats och tid: Vägga Gymnasieskola, sal E330, måndag 2012-01-30 kl 13.15-16.30 Deltagare: (markerade med x, i ledamots ställe tjänstgörande ersättare med xx) Ledamöter Ersättare x Paul Hedlund (FP), ordförande xx Mikael Lindqvist (S) 4-11 x Johnny Persson (S), 1 v ordf x Christer Florén (S) x Åsa Nilsson (M), 2 v ordf x Pirkko Karppi (M) x Jörgen Martinsson (S) Bengt-Olof Björck (S) x Gun Hedlund (MP) xx Stefan Henningsson (MP) 1-3 x Johannes Nilsson (S) x Linnea Persson (C) Pierre Eriksson (M) Silvia Nicifor (M) Personalföreträdare x Conny Söderström, SACO Solvig Johansson, SACO Maria Borras, Lärarförbundet x x x x Tjänstemän Jörgen Funestad, förvalt.chef 1-5 Eva Kindell, rektor Birger Frick, SYV 1-4 Ingegerd Åberg, IKT samordnare 6 Tid för justering: 2012-02-08 kl 11.00 x x x Emma Håkansson, sekreterare Thomas Andersson, rektor 7-11 Peter Liljedahl, IKT pedagog 6 Vid sammanträdet behandlade ärenden: 1-11 Justeringsledamöter Sekreterare Paul Hedlund Gun Hedlund Emma Håkansson Ordförande Justering av protokollet har tillkännagivits på kommunens anslagstavla i Rådhuset 2012-02-09 Emma Håkansson, sekreterare

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL GY 1 2 Innehållsförteckning Paragraf Ärende 1 Godkännande av dagordning 2 Val av protokollsjusterare 3 Besök av revisorerna 4 Information om Introduktionsprogrammen 5 Information 6 En-till-En 7 Passérkort på Vägga Gymnasieskola? Rapport om förutsättningar mm. 8 Intern kontroll slutrapport 2011 och kontrollplan 2012 9 Yttrande över motion att införa skolk-sms i kommunens skolor 10 Meddelanden och skrivelser 11 Anmälan av delegationsbeslut

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL GY 1 3 1 Godkännande av dagordning att godkänna dagordningen. Dagordningen har skickats till ledamöterna tillsammans med kallelsen. Extra ärende: - Information om En-till-En

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL GY 1 4 2 Val av protokolljusterare att godkänna valet av protokolljusterare. Till protokolljusterare väljs Gun Hedlund (MP) och justering av protokollet sker 2012-02-08 kl. 11.00.

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL GY 1 5 3 Besök av revisorerna att ta informationen till protokollet. Revisorerna Nils Fredholm från PwC och Bengt Olofsson från kommunens revisorer är inbjudna till dagens sammanträde för att presentera sig och för att informera nämnden om revisorernas uppgift. Kommunens revisorer granskar styrelsen och nämnderna på kommunfullmäktiges uppdrag. Revisorerna är kommunfullmäktiges instrument för den demokratiska kontrollen. Revisorerna ska granska och pröva om kommunens verksamhet sköts på ett ändamålsenligt vis, bl a genom att kontrollera att verksamheterna arbetar mot de mål som kommunfullmäktige fattat beslut om. De kontrollerar även att de riktlinjer som kommunfullmäktige tagit beslut om följs, att kommunens verksamheter följer lagar och förordningar samt att de har en god ekonomisk kontroll och redovisning. Revisorerna har som uppgift att granska all verksamhet årligen. Kommunens revisorer för gymnasienämnden är Bengt Olofsson och Jan Andersson. Nämnden granskas t.ex. genom att revisorerna går igenom protokollen. Kommunen har 7 stycken självständiga revisorer. De 7 revisorerna sammanträder 1 gång i månaden och lyder direkt under kommunfullmäktige. Kommunen anlitar även sakkunniga revisorer från PwC. Gymnasienämnden tackar Bengt Olofsson och Nils Fredholm för en intressant information.

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL GY 1 6 4 2012.51 Information om Introduktionsprogrammen att nämnden vid varje sammanträde under 2012 får information om antal elever som går på introduktionsprogrammen samt en uppföljning av hur det går för eleverna. Eva Kindell, rektor Vägga gymnasieskola, och Birger Frick studie- och yrkesvägledare Vägga gymnasieskola informerar nämnden om de fem olika introduktionsprogrammen som erbjuds på Vägga gymnasieskola. Ansökan till introduktionsprogram kan göras på samma sätt som till nationella program. Det finns också möjlighet att söka via personlig kontakt vid besök eller via telefon, e-post och liknande. Inför en elevs skolstart genomförs alltid ett inskrivningssamtal för att kartlägga inlärningssätt, läs- och skrivkunskaper, speciella behov m.m. Med utgångspunkt från det som framkommer vid inskrivningssamtalet och eventuella kontakter med tidigare skola, upprättas ett förslag till studieplan. Rektor fattar beslut om studieplanen vilken sedan följs upp löpande och revideras vid behov. För varje elev utses en mentor som ansvarar för föräldrakontakt och uppföljning av elevens framsteg m.m. Av praktiska skäl sker mycket av undervisningen inom introduktionsprogrammen i gemensamma grupper oavsett vilket av programmen som eleven går på. Yrkande Ordförande Paul Hedlund (FP) föreslår gymnasienämnden besluta att nämnden vid varje sammanträde under 2012 får information om antal elever som går på introduktionsprogrammen samt en uppföljning av hur det går för eleverna. Protokollet ska skickas till Eva Kindell, rektor

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL GY 1 7 5 Information att ta informationen till protokollet. Förvaltningschef: KORt; Ronneby kommun har nu tagit över värdskapet för KORt samverkan. Utvecklingsområden har identifierats och det finns konkreta saker att arbeta med under våren 2012. Arbetsmiljö och reformarbete; personal som arbetar på Vägga gymnasieskola har en hög arbetsbelastning enligt uppgifter från Alviva. Det finns kopplingar mellan den höga arbetsbelastningen och reformarbetet. Därför ska en lägesrapport tas fram under det första kvartalet av 2012. Lägesrapporten ska belysa en helhet över arbetsbelastning, innehåll i arbetet, processer, vikariesystem samt hur långt reformarbetet har kommit. Det råder för närvarande ett tufft läge för all utbildningsverksamhet. Gymnasienämnden kommer att få ta del av lägesrapporten så snart den är klar. Ekonomi och budget; Karlshamns kommun har för 2011 ett överskott på 6 6,5 mnkr. Det gör att ytterligare anpassningar i verksamheterna för närvarande inte är aktuellt. Tagna driftramar ligger fast, däremot ska planerade investeringar ses över. Bokslutsprocessen startar den 20 februari. När kommunfullmäktige fattar beslut om bokslutet kommer det att innehålla beslut om medel från 2011 års budget får överföras till budgetåret 2012. Ingen kompletteringsbudget kommer att tas fram. Budgetprocessen pågår under april och maj. Nämnderna fattar beslut om budget 2013 under vårens sista sammanträden i maj och juni. Ordförande Kontaktpolitiker; en sammanställning över antalet ledamöter och ersättare som begärt ersättning för kontaktpolitikerbesök under 2011 har tagits fram. Den visar att endast 4 stycken av gymnasienämndens 14 ledamöter och ersättare har begärt ersättning för kontaktpolitikerbesök under 2011. Personal i verksamheterna som gymnasienämnden ansvarar för efterfrågar fler politikerbesök. Ordföranden vädjar till nämnden att göra omstart för kontaktpolitikerverksamheten och ta sitt ansvar som politiker att göra besök hos verksamheterna. En sammanställning över den nya organisationen för kontaktpolitiker och en kontaktlista över nyckelpersoner att ta kontakt med för att boka besök, ska läggas ut i gymnasienämndens konferens i First Class.

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL GY 1 8 6 2010.166 En-till-En att ge utbildningsförvaltningen i uppdrag att under våren 2012 ta fram en kartläggning över hur många elever på Vägga gymnasieskola som ej har tillgång till ett trådlöst nätverk utanför skolan. Ingegerd Åberg, IKT samordnare och Peter Liljedahl IKT-pedagog är inbjudna till dagens sammanträde för att informera nämnden om hur införandet av En-till-En har gått på Vägga gymnasieskola. Nämnden undrar om alla elever i dagsläget har fått en egen dator. De allra flesta av eleverna har fått egna datorer men några elever i årskurs 3 har inte fått en egen dator. Datorer är inköpta och utdelning pågår. När den pågående utdelningen av datorer är klar har alla elever som vill ha en egen dator fått en. Nämnden frågar också om alla elever har fått likvärdiga datorer. I årskurs 1 och 2 har alla elever likvärdiga datorer med samma prestanda. I årskurs 3 varierar prestandan beroende på att studier vid olika program kräver olika prestanda i datorerna. Att elever har datorer med olika prestanda är endast aktuellt under det pågående läsåret. Till nästa läsår ska alla elevers datorer vara likvärdiga med samma prestanda. Nämnden frågar även om det trådlösa nätverket på skolan fungerar bra. Det fungerar mycket bra enligt Ingegerd och Peter. Att erbjuda tillgång till trådlösa nätverk på fritiden för elever som inte har tillgång till detta hemma är kostsamt. Därför har alla kommunens bibliotek utrustats med trådlösa nätverk så att elever utan tillgång till det hemma kan koppla upp sig där. Gymnasienämnden tackar Ingegerd och Peter för informationen och ser fram emot att ta del av kartläggningen. Protokollsanteckning Ordförande Paul Hedlund (FP) informerar om att politikerna i samband med beslutet om att införa En-till-En var mycket tydliga med att alla elever ska ha samma förutsättningar för tillgång till ett trådlöst nätverk utanför skolan.

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL GY 1 9 6 forts. 2010.166 Yrkande Ordförande Paul Hedlund (FP) föreslår nämnden besluta att ge utbildningsförvaltningen i uppdrag att under våren 2012 ta fram en kartläggning över hur många elever på Vägga gymnasieskola som ej har tillgång till ett trådlöst nätverk utanför skolan. Protokollet ska skickas till Ingegerd Åberg, IKT samordnare

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL GY 1 10 7 2010.353 Passérkort på Vägga gymnasieskola rapport om förutsättningar m.m. att ta rapporten till protokollet att ta upp ärendet vid nästa sammanträde 2012-03-12. Gymnasienämnden beslutade 2011-10-31, GY 71, att ge utbildningsförvaltningen i uppdrag att utreda frågan om skollegitimation, för att återkomma med ett svar vid nämndens första sammanträde 2012. Detta var en fortsättning av ärendet då utbildningsförvaltningen 2011-04-11, GY 41, fick i uppdrag av gymnasienämnden att ta fram en konkret och detaljerad åtgärds- och tidsplan för drogförebyggande arbete vid Vägga Gymnasieskola samt att redovisa denna vid nämndens sammanträde 2011-05-23. Thomas Andersson, rektor och Eva Kindell, rektor är inbjudna till dagens sammanträde för att redovisa den rapport som sammanställts över möjlighet att anskaffa ett passagesystem alternativt någon form av elevlegitimation på Vägga gymnasieskola. Rapporten visar att det finns många entréer på skolan, sammanlagt 13 ingångar till de olika byggnaderna. E-byggnaden har 4 entréer varav den ena är huvudentré. I huvudentrén har skolan satsat på en ny reception och ny foajémiljö. Skolan har också satsat på bättre skyltning både inomhus och utomhus för att det ska vara lättare att hitta rätt på skolan. I en undersökning, gjord av White arkitekter, påtalades att skolans entréförhållanden var otydliga. För införande av någon typ av elevlegitimation krävs ej tillstånd från länsstyrelsen. Ett system med elevlegitimation kräver dock ständig uppdatering och administrering. Möjligheten till ett passagesystem där alla dörrar förses med elektroniska lås och alla på skolan får en tagg har också undersökts. För att införa ett sådant system krävs det, enligt rapporten, en kostsam investering vilken inte finns medräknad i budgeten för 2012. Frågan är vad skolan ska göra för att öka tryggheten. Skolledningen tycker att skolan ska se över rutiner för besökande, öka uppmärksamheten för att eventuella obehöriga vistas på skolan, satsa mer på bättre skyltar samt tydliga hänvisningar till huvudentrén samt skapa en ännu mer välkomnande miljö vid foajén. Skolledningens argument för detta är att skolan haft få dokumenterade incidenter vad gäller droger. Skolan har en nybyggd foajé med ständig bemanning. Skolan har inte prioriterat kostnader i budget för införande av passagesystem eller ett system med elevlegitimation.

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL GY 1 11 7 forts. 2010.353 Det är en svår balansgång att avväga hur öppen och välkomnande skolan ska vara med en god tillgänglighet för alla ställt mot att en skola inte är en offentlig plats, utan en arbetsplats för personal och elever där arbetsmiljön måste vara god och alla kan känna trygghet. De som besöker skolan ska ha ett ärende dit som ska meddelas i receptionen. Med alla skolans passager och stora antal personal och elever finns det en risk att obehöriga kan vistas på skolan utan att uppmärksammas. I detta finns det en risk för att drogrelaterade incidenter ska uppstå. Protokollet ska skickas till Thomas Andersson, rektor Eva Kindell, rektor

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL GY 1 12 8 2011.327 Intern kontroll, slutrapport 2011 och kontrollplan 2012 att godkänna utbildningsförvaltningens rapport över intern kontroll 2011 att överlämna utbildningsförvaltningens rapport över intern kontroll 2011 till kommunstyrelsen att ta upp kontrollplan 2012 vid nämndens sammanträde 2012-03-12 att ge förvaltningen i uppdrag att omedelbart ta kontakt med tekniska nämnden för att utreda trafiksituationen kring busshållplatsen vid Rosengården. Mål Den interna kontrollen skall ge tillräcklig säkerhet så att verksamhetens mål uppnås. Följande mål skall säkerställas: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer m m. Kontrollområde för 2011 har varit säkerhetsarbete. Efter det gångna årets arbete med säkerhetsfrågor kan skolledningen konstatera att flertalet av rutinerna i säkerhetsfrågor fungerar bra. Protokollsanteckning Johnny Persson (S) tar upp frågan om det har vidtagits några åtgärder för att göra trafiksituationen bättre kring busshållplatsen vid Rosengården. Yrkande Ordförande Paul Hedlund (FP) föreslår nämnden besluta att ge förvaltningen i uppdrag att omedelbart ta kontakt med tekniska nämnden för att utreda trafiksituationen kring busshållplatsen vid Rosengården. Beslutsunderlag Intern kontroll slutrapport 2011 daterad 2011-12-27

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL GY 1 13 8 forts. 2011.327 Protokollet ska skickas till Kommunstyrelsen Skolledningen, Vägga Gymnasieskola Jörgen Funestad, förvaltningschef Kenneth Svanberg, verksamhetssamordnare

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL GY 1 14 9 2011.421 Yttrande över motion att införa skolk-sms i kommunens skolor att föreslå kommunfullmäktige att avslå motionen att införa skolk-sms i kommunens skolor. Henrik Gustafsson (SD) föreslår i en motion till kommunfullmäktige att Karlshamns kommuns alla skolor ska erbjuda föräldrar och/eller vårdnadshavare information om ogiltig frånvaro via sms. Den nya skollagen (2010:800) skärper bestämmelserna när det gäller elevs närvaro och information om frånvaro. I den nya bestämmelsen (SkolL 15 kap 16 2 st) används uttrycket utan giltigt skäl uteblir från den verksamhet som anordnas för att ge den avsedda utbildningen, men till vardags används ofta ordet skolk. En elev som har börjat i gymnasieskolan måste delta i undervisningen. Det är en förutsättning för att eleven ska kunna nå utbildningsmålen. Det är också en förutsättning för att lärarna ska kunna planera undervisningen och göra en rättvis och likvärdig bedömning av elevens kunskaper. Elev som har antagits till gymnasieskolan måste således delta i undervisningen, även om det är en frivillig skolform. Utbildningsförvaltningen anser att motionen bör besvaras med hänvisning till den nya skollagen som ger rektor ansvar att bestämma hur informationen till vårdnadshavare ska utformas. Underrättelsen kan ske via sms, e-post, telefonsamtal m fl. Karlshamns kommun kommer i enlighet med skollagen att informera vårdnadshavare om elevs frånvaro. Informationen ska lämnas samma dag som frånvaron inträffar om det inte finns särskilda skäl. Den nya skollagen ger rektor ett ansvar att bestämma hur informationen till vårdnadshavare ska utformas. Underrättelsen kan ske på flera sätt: sms, e-post, telefonsamtal eller på annat sätt. Det vore alltför begränsande att besluta att sms ska vara det sätt informationen överförs på. Det är rektorn som ansvarar för att det finns en fungerande rutin på skolenheten. Yrkande Ordförande Paul Hedlund (FP) föreslår nämnden besluta att föreslå kommunfullmäktige att avslå motionen att införa skolk-sms i kommunens skolor.

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL GY 1 15 9 forts. 2011.421 Beslutsunderlag Inför skolk-sms i kommunens skolor, svar på motion (SD), tjänsteskrivelse från förvaltningschef Jörgen Funestad och rektor/samordnare Nils Andersson 2011-12-08. Protokollet ska skickas till Kommunkansliet Jörgen Funestad, förvaltningschef Nils Andersson, rektor

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL GY 1 16 10 Meddelanden och information om beslut fattade av KF, KS och KSAU som berör nämnden att förklara meddelandena delgivna. 1. Anmälan om personuppgiftsombud 2. Protokollsutdrag, PoU 211, Ledarutvecklingsprogram för förvaltningschefer m fl 3. Protokollsutdrag, KF 171, Uppsägning av nu gällande samverkansavtal mellan gymnasieskolorna i Karlshamn, Olofström och Ronneby (KORt) 4. Protokollsutdrag, KF 183, Fyllnadsval av ersättare i gymnasienämnden 5. Protokollsutdrag, Arvodesgruppen 2, Ersättning för resor 6. Förslag till detaljplan Bokö 2:1 7. Förslag till detaljplan Norrköping 2, 10 och 13 8. Förslag till detaljplan Torarp 4:13 9. Förslag till bevarande- och utvecklingsplan för Karlshamns innestad 10. Förslag till detaljplan Gullvivan 11

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL GY 1 17 11 Anmälan av delegationsbeslut Vid dagens sammanträde anmäls inga delegationsbeslut.