Åtgärder för ett förbättrat elektroniskt informationsutbyte

1 (8) Socialdepartementet 103 33 Stockholm Åtgärder för ett förbättrat elektroniskt informationsutbyte Uppdraget Informationsutbytet mellan arbetslöshetskassorna, Arbetsförmedlingen, Centrala studiestödsnämnden (CSN) och Försäkringskassan stöds av det som kommit att benämnas Informationsutbytesrutinen. Berörda myndigheter ska tillsammans säkerställa att det elektroniska informationsutbytet fungerar och används effektivt. I regleringsbrev för 2008 har Arbetsförmedlingen, CSN, Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) och Försäkringskassan fått i uppdrag att senast den 1 oktober redovisa vilka åtgärder som vidtagits på området för att vidareutveckla samarbetet och informationsutbytet, vilket utvecklingsarbete som planeras och en tidsplan för arbetet. Det ska särskilt framgå hur och när tidigare problem som redovisades 2007 (FK:s dnr 016131-2007) ska åtgärdas samt vilka åtgärder som vidtas för att åstadkomma fullt utnyttjande av informationsutbytesrutinen. Arbetslöshetskassornas Samorganisation (SO) ska beredas möjlighet att delta i arbetet där så bedöms nödvändigt. Försäkringskassan ska ansvara för att uppdraget redovisas till Regeringskansliet. Sammanfattning Svaren i det följande har tillkommit i samarbete mellan de myndigheter som fått likalydande uppdrag i sina regleringsbrev, det vill säga Arbetsförmedlingen, CSN, IAF och Försäkringskassan. Varje myndighets del i föreliggande svar har förankrats i respektive ledning. SO har deltagit i arbetet och också informerats om det slutliga innehållet i svaret till regeringen. Det kan konstateras att det skett en utveckling av rutinen och samarbetet kring den sedan föregående års svar till regeringen. En del återstår dock att göra. Framför allt behöver Försäkringskassan stärka sina möjligheter att leverera nödvändiga IT-lösningar. Den utveckling som pågår hos Försäkringskassan kommer över tid att skapa dessa möjligheter. Postadress Besöksadress Telefon 103 51 Stockholm Adolf Fredriks kyrkogata 8 08-786 90 00 E-post Internetadress Telefax Org.nr huvudkontoret@forsakringskassan.se www.forsakringskassan.se 08-411 27 89 202100-5521

2 (8) 1. Åtgärder som har genomförts för att vidareutveckla samarbetet och informationsutbytet Arbetsförmedlingen För att förbättra informationen till de försäkrade om informationsutbytet myndigheter emellan har texten i handboken för arbetssökande Hitta jobb och texten på arbetsförmedlingens hemsida www.arbetsformedlingen.se gjorts likalydande. För att underlätta telefonkontakterna mellan berörda organisationer har Arbetsförmedlingen Kundtjänst fått utökade resurser, vilket har gjort att kötiden väsentligt minskat. Kötiden följs upp varje vecka och varierade under veckorna 2/08 26/08 mellan 15 och 56 sekunder. I snitt var kötiden 35 sekunder. Under sommarperioden veckorna 27/08 33/08 var kötiden i snitt 160 sekunder dvs. betydligt längre än för veckorna 2/08 26/08 för att sedan återigen tendera att återgå till samma nivåer som tidigare. Kötiden har under det senaste året enligt Arbetsförmedlingens uppfattning inte varit något problem vare sig för arbetssökande, för arbetsgivare eller för andra myndigheter. Det är viktigt att informationsutbytet så långt som möjligt förhindrar att felaktiga utbetalningar görs. Ett utvidgat informationsutbyte mellan arbetslöshetskassorna och Arbetsförmedlingen skulle minska denna risk. För att göra det möjligt för Arbetsförmedlingen att från arbetslöshetskassorna få information om rätt kassatillhörighet i de fall denna skulle vara fel har Arbetsmarknadsstyrelsen i sitt yttrande över Betänkandet (2007:45) Utökat elektroniskt informationsutbyte Dnr 07-2501-08 till Finansdepartementet, i de två senaste budgetunderlagen samt i Arbetsförmedlingens yttrande Delbetänkande SOU 2008:54 av 2007 års utredning om obligatorisk arbetslöshetsförsäkring (Dnr A2008/1592/AE) Dnr Af-2008/108754 lämnat framställan om att förändringar i 21 i förordningen (1997:835) om arbetslöshetsförsäkringen görs. En breddning av informationsutbytet även till andra myndigheter än för närvarande är viktig för Arbetsförmedlingens verksamhet. Genom en ändring den 2 juli 2007 i förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten infördes en ny paragraf 9 a som ålägger Arbetsförmedlingen en skyldighet att, innan någon anvisas till ett program på en arbetsplats, säkerställa att arbetsgivaren inte har näringsförbud, skatteskuld eller betalningsanmärkning som inte är obetydlig. För att underlätta för Arbetsförmedlingen vid kontroll av arbetsgivare avseende skatteskulder och betalningsanmärkningar har Arbetsförmedlingen kommit överens med Upplysningscentralen (UC) att på försök från och med oktober 2007 till 31 december 2008 använda en webbaserad lösning för att snabbt få fram underlag för en bedömning. Kontrollen via UC fungerar online dvs. svar lämnas med några få sekunders dröjsmål. Denna form för inhämtning av information är dock kostsam för Arbetsförmedlingen, varför möjligheterna att inhämta motsvarande information direkt från Skatteverket och Kronofogdemyndigheten för närvarande undersöks.

3 (8) CSN Under 2008 har inte informationsutbytet mellan arbetslöshetskassorna och CSN förändrats. Den senaste mätningen, maj 2008 resulterade i 36 träffar, dvs. att det var 36 personer som under samma tid fick både arbetslöshetsersättning och studiestöd. Det är 0,003 % av dem som tog emot arbetslöshetsersättning. Nu utreds vilka av dessa som har fått ersättningen felaktigt, för att initiera ett ev. återkrav. CSN och SO bedömer att risken att samma person får båda förmånerna/ersättningarna för samma tid är liten. De senaste åren har träffarna minskat från 115 personer 2006, 77 personer 2007 och nu 36 personer. IAF I februari 2008 driftsatte SO en ny rutin som möjliggör för arbetslöshetskassorna att mot Försäkringskassan kontrollera förtida uttag av ålderspension. Rutinen innebär att en arbetslöshetskassa genom en förfrågan till Försäkringskassan får uppgift om de arbetslösa medlemmar mellan 61 65 år som beviljats förtida uttag av ålderspension. Sådan förmån ska samordnas med arbetslöshetsersättning. I de fall där en medlem fått dubbla förmåner/ersättningar, uppmärksammas arbetslöshetskassan på detta genom en åtgärdslista i utbetalningssystemet OAS. Handläggare på arbetslöshetskassan ska då utreda ärendet innan utbetalning av arbetslöshetsersättning får ske. Rutinen är automatisk, men arbetslöshetskassorna råder själva över hur ofta rutinen ska användas. IAF:s uppfattning är dock att rutinen bör användas minst en gång per halvår för att motverka att ersättning betalas ut dubbelt under längre tid med större belopp att återkräva som följd. Aktivitetsstöd som utbetalas av Försäkringskassan ska sedan 2007 samordnas med arbetslöshetsersättning när det gäller nivån på ersättningen och antalet förbrukade dagar i en ersättningsperiod. När en arbetssökande påbörjar ett arbetsmarknadspolitiskt program som berättigar till aktivitetsstöd, ska arbetslöshetskassan rapportera antal förbrukade ersättningsdagar till Försäkringskassan. Efter avslutat program återrapporterar Försäkringskassan antalet utbetalda dagar med aktivitetsstöd till arbetslöshetskassan som avräknar dagarna från den sökandes ersättningsperiod. Rutinen för samordning är komplicerad. Det har varit problem med att få rapporteringar inom rimlig tid och vissa problem kvarstår fortfarande. Uppföljning och utveckling sker dock fortlöpande hos arbetslöshetskassorna och Försäkringskassan. Informationsutbytet har under 2007 också utökats till att omfatta uppgifter från Försäkringskassan om en arbetslös person vid ett givet tillfälle är biologisk förälder eller adoptivförälder till barn under 18 år. Då en arbetssökande riskerar att bli utförsäkrad kontrollerar arbetslöshetskassan detta med Försäkringskassan. Både rutinen för samordning och rutinen för föräldraskap är automatiska, men arbetslöshetskassorna har även möjlighet att manuellt fråga om föräldraskap. Övriga åtgärder: Arbetslöshetskassorna har infört en ny rutin när det gäller att sinsemellan utbyta uppgifter om medlemmar som avslutar sitt medlemskap i en arbetslöshetskassa och samtidigt eller senare ansöker om medlemskap i en annan kassa. Medlemmar har tidigare själva fått hämta och lämna vidare uppgifterna på

4 (8) blanketten Övergångsbevis. Med den nya rutinen hämtas uppgifterna automatiskt till den arbetslöshetskassa där inträde söks. Driftsättning av arbetslöshetskassornas nya ärendehanteringssystem ÄGA pågår, och samtliga arbetslöshetskassor ska ha applikationen i drift innan kommande årsskifte. ÄGA innebär att arbetslöshetskassorna får likriktade arbetsprocesser vid handläggningen av ersättningsärenden. Informationsutbytet kommer på sikt att integreras i ÄGA, vilket öppnar för möjligheten till krav på automatiska kontroller. Med införandet av ÄGA följer även fler och bättre statistikuppgifter, bl.a. möjligheten att mer korrekt mäta arbetslöshetskassornas handläggningstider och användningen av manuella kontroller inom informationsutbytet. Genom informationsutbytet upptäcker Arbetsförmedlingen ärenden där information överförts från arbetslöshetskassorna (OAS) till arbetsförmedlingarna (AIS) men där personerna i fråga inte är anmälda på Arbetsförmedlingen i den ordning som krävs för rätt till arbetslöshetsersättning. IAF har funnit att det främst är två orsaker som ligger bakom - dels om den arbetssökande bytt personnummer och uppgiften är inte uppdaterad hos Arbetsförmedlingen, dels om Arbetsförmedlingens avanmälan inte har gått fram till arbetslöshetskassan. Konsekvensen blir att informationsutbytet inte fungerar och att arbetslöshetsersättning riskerar att betalas ut felaktigt. IAF kommer att med Arbetsförmedlingen och SO diskutera åtgärder för att minimera antalet sådana ärenden samt vilka åtgärder som ska vidtas då ett ärende upptäcks. IAF har fått i uppdrag av regeringen att genomföra en granskning av arbetslöshetskassornas informationssystem i syfte att säkerställa att systemen ger korrekt och säkert stöd i beslut om arbetslöshetsersättning. Uppdraget berör även informationsutbytet mellan arbetslöshetskassorna och Arbetsförmedlingen samt mellan arbetslöshetskassorna och Försäkringskassan när det gäller ersättningstagare som får aktivitetsstöd. Uppdraget ska redovisas till regeringen senast den 1 november 2008. Ytterligare utvecklingsområden kan komma att redovisas i den rapporten. Försäkringskassan Informationen till de försäkrade har förbättrats genom att översynen av samtliga faktablad avslutades vid utgången av juni 2008. Dessutom innehåller numera samtliga beslutsbrev som gäller beviljande av ersättning information om skyldigheten att anmäla förändringar som kan påverka rätten till ersättning. De innehåller också information om att det regelbundet genomförs kontroller, till exempel genom att kontakta andra myndigheter. Under 2007 införde Försäkringskassan i den föreskrivna processen för hantering av sjukpenning att handläggarna ska använda frågerutinen i alla ärenden där den försäkrade uppgett sig vara helt eller delvis arbetssökande/uppbär ersättning från arbetslöshetskassa. Åtgärden har medfört att antalet frågor ökat i ärenden avseende sjukpenning. Under juli 2007 ställde Försäkringskassan 4 305 frågor till arbetslöshetskassorna och under januari 2008 hade siffran ökat till 9 839. Sammantaget ställdes 32 900 frågor i sjukpenningärenden under andra halvåret 2007 mot 45 900 första halvåret 2008. Trots ökningen uppnår inte frågerutinen sin fulla potential.

5 (8) Den 1 april 2008 öppnade Försäkringskassan sin Telefonkundtjänst för partners. I skrivande stund fungerar den som ingång för mejl och telefonsamtal från arbetsgivare, sjukvård, tandvård, JO, Vägverket, företag som anpassar bilar, Arbetsförmedlingen, Kronofogdemyndigheten, kommuner och försäkringsbolag. Dessutom hänvisas till IAF:s beskrivning av utbyte av information beträffande förtida uttag av ålderspension, aktivitetsstöd samt föräldrar eller adoptivföräldrar till barn under 18 år. Övriga åtgärder: I juni 2008 lanserades en prenumerationstjänst för Försäkringsbolag. Dessa anmäler vilka personer de vill få bevakning på och vilka förmåner i socialförsäkringen som är aktuella. Naturligtvis är samtycke från den försäkrade en förutsättning för att få nyttja tjänsten. Försäkringskassan levererar sedan varje dygn information tillbaka om det skett någon händelse/förändring för personen i fråga. För tjänsten betalar försäkringsbolagen en årlig avgift på 35 000 kronor samt 3 kronor per år och ansluten person. 2. Planerat och påbörjat utvecklingsarbete Arbetsförmedlingen För att förbättra informationen till de försäkrade kommer efter omarbetningen av Arbetsförmedlingens hemsida information om informationsutbytet även att finnas på den sida som handlar om inskrivning hos arbetsförmedlingen. Motsvarande information kommer även att föras in i nästa upplaga av Arbetsförmedlingens broschyr om arbetslöshetsförsäkringen. Omarbetningen av hemsidan beräknas vara klar under hösten 2008. Den nya upplagan av broschyren beräknas utkomma först under 2009. Ett tillägg i förordningen om arbetslöshetsförsäkringen i enlighet med av Arbetsförmedlingen tidigare lämnade, ovan nämnda förslag skulle möjliggöra ett utvidgat informationsutbyte mellan arbetslöshetskassorna och Arbetsförmedlingen. Nu bygger Arbetsförmedlingens uppgifter om kassatillhörighet på den sökandes egna uppgifter. Dessvärre är dessa inte alltid korrekta. Vad som nu händer om fel uppgift om kassatillhörighet är registrerad är att arbetslöshetskassan dit ersättningsanmälan skickats kontaktar den sökande och uppmanar henne/honom att gå till Arbetsförmedlingen och informera om den korrekta kassatillhörigheten, varefter Arbetsförmedlingen skickar en ny ersättningsanmälan till rätt arbetslöshetskassa. Detta medför en onödig administration för såväl Arbetsförmedlingen som arbetslöshetskassorna och onödigt extra besvär för ersättningstagaren. En felaktig uppgift om kassatillhörighet kan också medföra att en avanmälan inte når rätt arbetslöshetskassa och att ersättning betalas ut felaktigt. För att hos Arbetsförmedlingen felaktigt registrerade uppgifter om kassatillhörighet ska kunna rättas bör en rutin införas som innebär att Arbetsförmedlingen från arbetslöshetskassorna kontinuerligt får information om rätt kassatillhörighet i de fall Arbetsförmedlingens uppgift skulle vara fel. Som arbetslöshetskassorna ser det saknas för närvarande författningsstöd för att de ska kunna lämna

6 (8) ut uppgifter ur sina medlemsregister. Arbetsförmedlingens förslag till tillägg i förordningen om arbetslöshetsförsäkringen syftar till att ge det önskade författningsstödet. I det fall informationsutbyte i form av direktåtkomst till Arbetsförmedlingens register utvidgas till andra myndigheter blir det av än större betydelse att registrerade uppgifter är korrekta. Grunduppgifter om skatteskuld eller betalningsanmärkningar finns hos Kronofogdemyndigheten och uppgifter om en arbetsgivare är registrerad som arbetsgivare finns hos Skatteverket. Ett införande av elektroniskt informationsutbyte mellan Arbetsförmedlingen och Skatteverket respektive Kronofogdemyndigheten i form av direktåtkomst till Skatteverkets och Kronofogdemyndighetens register skulle därför vara den mest effektiva lösningen för Arbetsförmedlingen att få behövlig information för att förhindra felaktiga utbetalningar av stöd och ersättningar till arbetsgivare. På motsvarande sätt skulle, som 2005 års Informationsutbytesutredning föreslagit, Kronofogdemyndigheten vara betjänt av direktåtkomst till Arbetsförmedlingens register. CSN CSN och SO har inte planerat någon utveckling av rutinen. En bedömning av risken för felaktiga utbetalningar har gjorts och den gemensamma bedömningen är att risken är liten. IAF Inte aktuellt. Försäkringskassan Arbetet med att omarbeta Försäkringskassans broschyrer inleddes vecka 34 innevarande år. Det beräknas vara färdigt senast vid årets utgång. Insatserna för att göra informationen om de försäkrade mer tillgänglig fortgår i Försäkringskassans förändringsarbete. En kundbild som stöd för myndighetens självbetjäningstjänster, kundcenter för privatpersoner och partner samt lokalkontor är under utveckling. Redan i juni 2008 gjordes en mindre release för tandvårdsstödets räkning. Produktmålen för det pågående arbetet är bland annat Intern försörjning om de försäkrades person- och ärendeuppgifter En kunddatabas i SAP där data i existerande register kompletteras med uppgifter som tidigare inte funnits elektroniskt registrerade Frågerutinen kommer inte att uppnå sin fulla potential förrän frågorna ställs med automatik. Vid Försäkringskassan pågår ett arbete ämnat att migrera återstående register från gammal stordatormiljö till ny miljö i Unix. Arbetet beräknas bli avslutat under 2009. Därefter finns förutsättningar för att starta en utveckling inriktad på automatfrågor. En sådan utveckling kommer att bedömas och vägas mot andra utvecklingsbehov som kan förväntas uppstå efter migreringen. Det är därför vanskligt att närmare försöka ange en tidplan för när en rutin med automatfrågor kan tas i drift.

7 (8) Försäkringskassans telefonkundtjänst för partner kommer att utökas till resterande intressenter vid årsskiftet. Då kommer bland annat Skatteverket, CSN och a-kassorna att anslutas. Övriga åtgärder: Folketrygden i Norge och Folkpensionsanstalten i Finland har visat intresse för prenumerationstjänsten. Genom att fortlöpande få uppdateringar om förändringar beträffande personinformation, pension eller sjuk- och aktivitetsersättning skulle förutsättningarna för att göra rätt från början öka och andelen korrigeringar i efterhand minska. Försäkringskassan planerar vidare för en onlinetjänst som riktar sig till försäkringsbolag, Kronofogdemyndigheten, kommunerna, Kriminalvården, Skatteverket. Vid utgången av 2009 kommer detta arbete att vara klart. Onlinetjänsten är tänkt att kunna distribuera information från 25 av Försäkringskassans förmåner. Informationen inkluderar personuppgifter, levnadsintyg och utbetalningar. Under hösten 2008 kommer diskussioner att inledas mellan Försäkringskassan och Migrationsverket för att lägga grunden till utvecklingen av en tjänst för informationsutbyte enligt de förväntade nya reglerna på området. 3. Önskvärt men ännu inte planerat eller påbörjat utvecklingsarbete Arbetsförmedlingen Restlista från redovisningen 2007: Det är angeläget att i den fortsatt utvecklingen diskutera en gemensam begreppskatalog liksom ett gemensamt informationsmaterial om det informationsutbyte som förekommer. CSN Inte aktuellt. IAF Restlista från redovisningen 2007: Arbetslöshetskassorna har i dag inget lagligt stöd för att lämna uppgift till Arbetsförmedlingen om vilken arbetslöshetskassa en arbetssökande är medlem i. Registreringen hos Arbetsförmedlingen av den sökandes a-kassetillhörighet sker utifrån sökandes egna uppgifter. I de fall där Arbetsförmedlingen har fel arbetslöshetskassa registrerad fungerar inte informationsutbytet korrekt. Den information som förmedlingen meddelar arbetslöshetskassan, riskerar därmed att skickas till fel arbetslöshetskassa. Det handlar bland annat om ersättningsanmälan och avanmälan vilka har en direkt påverkan på den sökandes rätt till arbetslöshetsersättning. En möjlighet för Arbetsförmedlingen att elektroniskt hämta uppgift om a-kassetillhörighet skulle säkerställa att viktig information når rätt arbetslöshetskassa och minska risken för en felaktig utbetalning av arbetslöshetsersättning. IAF och SO vidhåller att fler förmåner ska omfattas av automatiska kontroller och att automatiska kontroller ska prioriteras inom informationsutbytet. Sjuk-

8 (8) penning och Sjuk- och aktivitetsersättning är förmåner som inte omfattas av den automatiska kontrollen. Arbetslöshetskassorna har möjlighet att vid handläggning av ett ersättningsärende ställa en manuell kontrollfråga till Försäkringskassan om dessa förmåner, vilket också sker när handläggaren bedömer att uppgifterna behövs. Det sker dock inte i samtliga ärenden. Den årliga effektmätningen som myndigheterna och arbetslöshetskassorna genomför, visar att felaktiga dubbelutbetalningar förekommer. Möjligheten för arbetslöshetskassorna att kontrollera utbetalningar av premiepension från PPM saknas fortfarande. Utbetalning av premiepension ska samordnas med utbetalning av arbetslöshetsersättning. Försäkringskassan registrerar hur många manuella frågor arbetslöshetskassorna ställer till dem och omvänt. Statistik kan på begäran sammanställas och lämnas till SO. Försäkringskassan Restlista från redovisningen 2007: Automatfrågor i rutinen kommer högst i prioritet de kommande åren. Av skäl som tidigare nämnts i form av gammal och ny IT-miljö hos myndigheten har ett sådant arbete inte på allvar kunnat inledas. Ett sjukfall ska inte heller visas som pågående efter det att den försäkrade inte längre uppbär ersättning. Detta är ett gammalt önskemål från a-kassorna som Försäkringskassan kommer att arbeta med så snart IT-resurser är tillgängliga. 4. Övrigt I sin rapport Informationsutbyte kräver bra förutsättningar (2006:7) riktade Statskontoret ett antal förslag till regeringen. Bland annat att regeringen skulle låta utreda vem som har ansvar för utredningar vid dubbelutbetalningar eftersom det saknas formell reglering på området. Ett förtydligande skulle vara av värde i den fortsatta samverkan mellan aktörerna. Även i övrigt finns förslag till regeringen i Statskontorets rapport som är värda att beakta. Beslut i detta ärende har fattats av avdelningschef Birgitta Målsäter i närvaro av verksamhetsutvecklare Per-Erik Petersson, den senare som föredragande. Birgitta Målsäter Per-Erik Petersson