Handbok - Hjälpmedelstjänsten
Innehåll Inledning... 4 Produktkategorier... 4 Produkter i Hjälpmedelstjänsten... 4 Produktegenskaper och egenskapsvärde... 5 Sökord... 5 För leverantörer... 5 Produkt... 6 Mallprodukt (M)... 6 Produkttyper... 7 Huvudhjälpmedel (H)... 7 Tillbehör (T)... 8 Reservdel (R)... 8 Tjänst (Tj)... 9 Inställning (I)... 9 Produktbenämning... 9 Huvudhjälpmedel (H)... 9 Tillbehör (T)... 9 Reservdel (R)... 10 ISO-kod... 10 Underhålla produkter... 10 Bild- och dokumenthantering... 11 Ersättningshantering... 11 Underhåll avtal... 12 Generell prislista... 12 Inköpsavtal... 12 För sjukvårdshuvudmän... 13 Underhåll avtal... 13 Inköpsavtal... 13 Speglat avtal... 13 Underhåll utbud... 13 Bilaga 1 - Regler att följa vid arbete i Hjälpmedelstjänsten... 14 Bilaga 2 - Rekommenderade förkortningar i Hjälpmedelstjänsten... 15 Sid 2/19
Revisionshistorik Version Datum Kommentar 1.0 2015-03-25 1.1 2015-04-02 1.2 2015-04-28 1.3 2015-05-05 Sid 3/19
Inledning Hjälpmedelstjänsten är en del av befintlig databas för produkter och avtal som heter Nationell katalog för produkter och avtal (nedan kallad katalogen). Katalogen har anpassats och vidareutvecklats för hjälpmedelsverksamhet och för invånartjänsten på 1177.se. Databasen är stommen i Hjälpmedelstjänsten. Till denna tjänst kan olika konsumenter av information ansluta sig organisationer samt system som förskrivningssystem, invånartjänsten på 1177.se med flera. Handbok med regler utgör stöd för arbete i Hjälpmedelstjänsten tillsammans med Användarmanual och utbildnings-/e-guider. Längst ner under avsnitten finns hänvisning till Användarmanual och utbildnings-/e-guider där det är aktuellt. Användarmanual och utbildnings-/e-guider finns tillgängliga under Hjälp -knappen i katalogen. Dokumentet riktar sig till leverantörer och sjukvårdshuvudmän som är anslutna till tjänsten Hjälpmedelstjänsten. Produktkategorier Katalogen är uppbyggd i olika produktkategorier. En produktkategori definierar egenskaper som är gemensamma för produkter inom kategorin. Den kategori som utgör databasen för hjälpmedel heter ISO-klassificerade hjälpmedel (ISO 9999). Denna kategoriindelning bygger på den internationella standarden ISO 9999 Hjälpmedel för personer med funktionsnedsättning. ISO-koder är hierarkiskt uppbyggda i tre nivåer. Nivån längst ner består av en sex-siffrig ISO-kod. En sex-siffrig ISO-kod måste anges för alla produkter under ISO-klassificerade hjälpmedel och varje kategori har ett förifyllt förslag på ISO-kod. Vissa kategorier har även en fjärde nivå. En sådan kategori anges som ett sökord under den sex-siffriga ISO-koden. Exempel på ISO-klassificering: 12 Hjälpmedel vid förflyttning 1203 Gånghjälpmedel som hanteras med en arm 120306 Armbågskrycka Mer information om ISO-koder finns under rubriken ISO-kod längre ner i dokumentet. Produkter i Hjälpmedelstjänsten Produkter i Hjälpmedelstjänsten finns i kategorin ISO-klassificerade hjälpmedel (ISO 9999). För att söka produkter i kategorin ISO-klassificerade hjälpmedel (ISO 9999); följ nedanstående steg: 1. Logga in 2. Klicka på Meny 3. Menyn öppnar sig. Klicka på Sök produkt 4. Klicka på Sök produkt under Sök produkt 5. Håll musen över Vara 6. För musen neråt och klicka på ISO-klassificerade hjälpmedel (ISO9999) Sid 4/19
Rekommendation: Skapa en genväg under Sök produkt som går direkt till ISO-klassificerade hjälpmedel (ISO 9999). Användarmanual 4.14.3 Skapa genvägar. Utbildningsguide 09.1.3 Mina genvägar Produktegenskaper och egenskapsvärde Produktegenskaperna är den samlade produktinformationen om produkten, tillexempel längd, bredd, färg, storlek och material. Egenskapsvärde är det ifyllda värdet för varje egenskap. Det är viktigt att egenskapsvärde för produktegenskaperna är ifylld, för att förmedla så mycket information som möjligt om varje produkt. Sökord Sökord är ett ord som beskriver vilken typ av produkt som avses och kan användas för att förenkla sökningen av produkter i Hjälpmedelstjänsten. Sökord är en egenskap som är kopplad till respektive produktkategori. Genom sin koppling till produktkategorierna blir sökorden en gemensam nämnare för flera leverantörers produkter, oavsett hur dessa benämns eller marknadsförs. Inga särskilda sökord finns för tillbehör eller reservdelar utan dessa följer samma sökord som det/de huvudhjälpmedel de är kopplade till. En produktkategori kan endast innehålla ETT sökord. Rullstol Arbetsstol Rullstolsbatteri Förstoringsprogram För leverantörer Leverantören ansvarar för att underhålla alla sina produkter i Hjälpmedelstjänsten och se till att uppgifterna är korrekta. Som leverantör finns regler att förhålla sig till. Reglerna är markerade med en blå symbol i dokumentet. En sammanställning över reglerna finns i bilaga 1 Regelverk Hjälpmedelstjänsten. Sid 5/19
Underhåll av produkt görs i Hjälpmedelstjänsten under menyvalet Underhåll produkt. Mer information om underhåll av produkter finns nedan. En produkt som är skapad i Hjälpmedelstjänsten går inte att ta bort från databasen. Dock kan en produkt markeras som Utgått. Produkt Produkter måste vara antingen mallprodukt, huvudhjälpmedel, tillbehör, reservdel, tjänst eller inställning. Se nästa avsnitt Produkttyper för beskrivning av olika produkttyper. Mallprodukt (M) En mallprodukt är en fiktiv produkt med egenskaper som är gemensamma för ett flertal produkter. En mallprodukt håller även ihop produkter som hör ihop, till exempel huvudhjälpmedel, tillbehör och reservdelar. Produkter som baseras på en mallprodukt ärver mallproduktens egenskapsvärden Mallprodukt används för att på ett enkelt sätt koppla tillbehör och reservdelar till de produkter som de passar till Mallprodukt måste skapas och innehålla produkter som baseras på mallprodukt för att produkten ska vara synlig på 1177.se Mallprodukt måste skapas för de produkter som ska vara beställningsbara i förskrivarsystem. Produkten blir typen M (mallprodukt) när Ja väljs för egenskapen Är mallprodukt. En mallprodukt är inte beställningsbar/möjlig att sälja villket innebär att mallprodukt inte får placeras i avtal. Regel 1 En mallprodukt får inte placeras i avtal. Observera! Om leverantören lägger in sitt riktiga produktnummer och sparar mallprodukten är det riktiga produktnumret förbrukat, vilket medför att den riktiga produkten inte kan läggas in i Hjälpmedelstjänsten. Mallprodukter förekommer endast i kategorin ISO-klassificerade hjälpmedel (ISO 9999). Användarmanual avsnitt 4.2.13 Mallprodukt och avsnitt 4.2.14 Mallbaserad produkt. Regel 2 Mallprodukter ska ha ett fiktivt produktnummer. Sid 6/19
Leverantörs benämning på mallprodukten är som regel det namn som produkten marknadsförs under. Företagsnamnet ska normalt inte ingå i mallproduktnamnet. Om produktnamn eller varumärke saknas, kan en möjlighet vara att lägga upp mallproduktnamnet utifrån funktion. Cross Carl-Oskar ViTal Braillex Trio Saxar Bestick Badbrädor Produkttyper Regel 3 En produkt måste vara typen huvudhjälpmedel, tillbehör, reservdel, tjänst eller inställning. Regel 4 En produkt får endast ges en produkttyper. Mer information om produkttyper finns under rubriken Underhålla produkter. Nedan är definierade kriterier för huvudhjälpmedel, tillbehör och reservdel. Huvudhjälpmedel (H) - Huvudhjälpmedel är ett komplett fungerade hjälpmedel - Är den produkt kring vilken hjälpmedlet är uppbyggt Rollator Komplett rullstol Rullstolschassi Hörapparat - Komplexa hjälpmedel som i kombination med andra hjälpmedel bildar nya kombinationsenheter Modulära sittsystem (sitsar och underrede) Sändare och mottagare Sid 7/19
- Är hjälpmedel som kan fungera tillsammans med produkter på den öppna marknaden Tangentbord Förstoringskamera Toalettstolsförhöjning Sittdyna Madrass Ett huvudhjälpmedel kan också vara den bärande delen, eller den del som produkten inte fungerar utan. I många leverantörers affärssystem benämns den kompletta produkten ofta som toppnummer eller strukturartikel. Tillbehör (T) - Påverkar och/eller förändrar huvudhjälpmedlets funktioner eller egenskaper - Kan endast användas på avsett sätt tillsammans med sitt huvudhjälpmedel, fungerar inte som enskild produkt - Kan säljas separat och/eller ingå eller monteras på i ett huvudhjälpmedel - Kan användas tillsammans med ett eller flera olika huvudhjälpmedel - Kan vara en produkt som monteras på ett huvudhjälpmedel - Kan vara en produkt som ersätter ett motsvarande tillbehör på ett huvudhjälpmedel - Produktspecifika tillbehör är alltid och enbart tillbehör till sin/sina huvudhjälpmedel - Generella tillbehör med egen ISO-kod är ALDRIG produktspecifik Om produkten uppfyller kriterierna för ett huvudhjälpmedel ska den klassas som ett sådant. Armstöd Drivring Däck Sitsar (om det finns flera olika sitsar att välja på) Korg Raster Näsmask Väska Reservdel (R) - Ersätter en utsliten eller trasig del på ett tillbehör eller ett huvudhjälpmedel - Ingår alltid i ett huvudhjälpmedel eller ett tillbehör i sin urpsrungsversion Om produkten uppfyller kriterierna för ett tillbehör ska den klassas som ett sådant. Armstödsplatta Slang Sits (om endast ett alternativ föreligger och detta ingår i huvudhjälpmedlet) Rullstolsbatteri Sid 8/19
Tjänst (Tj) - Arbete som utförs på ett huvudhjälpmedel och/eller tillbehör - En tjänsteprodukt består i huvudsak av arbetstid men kan inkludera visst material - Skapar inget lagersaldo hos kund Installation Montering Besiktning Förebyggande underhåll Anpassning Arbetstid Reparation Inställning (I) - Beskriver hur ett huvudhjälpmedel och/eller ett tillbehör ska vara monterat eller inställt i samband med leverans - Är oftast avsett för en bestämd brukare - Skapar inget lagersaldo hos kund Inställning av till exempel sitthöjd, köregenskaper Produktbenämning Benämning är namnet på en produkt under vilken den marknadsförs och registreras i Hjälpmedelstjänsten. Produktbenämningen ska hållas så kort som möjligt utan att göra avkall på strukturen enligt nedan. Vid behov kan förkortningar användas, se bilaga 2 Rekommenderade förkortningar i Hjälpmedelstjänsten. Det inledande beskrivande ordet får dock aldrig förkortas. Produktbenämningen ska byggas upp enligt följande struktur: Huvudhjälpmedel (H) Inledande beskrivande ord (typ av hjälpmedel) + produktnamn + väsentliga och särskiljande egenskaper Rullstol Cross sb 45 sd 42-48 Hörapparat Clear C4-9 VK RC silver Skärmläsningsprogram ViTal 1 lic Punktdisplay Braillex Trio 40 trådlös Tillbehör (T) Inledande beskrivande ord (typ av tillbehör) + eventuellt produktnamn (om tillbehöret endast passar till en eller ett fåtal produkter) + väsentliga och särskiljande egenskaper Sid 9/19
Armstöd Cross h/s 26 cm Näsmask Mirage Micro L Sänggrind Britt III bok natur Reservdel (R) Inledande beskrivande ord (typ av reservdel) + eventuellt produktnamn + väsentliga och särskiljande egenskaper Armstödsplatta 26 cm Näskudde Swift FX L Knästoppsrör Niga långt Ryggram Cirrus smal svart I bilaga 2 Förkortningar - Hjälpmedelstjänsten finns rekommenderade förkortningar som kan användas i benämningar. ISO-kod Grundprinciper vid klassificering: - Alla produkter ska klassas i den ISO-kod som motsvarar produktens typ och syfte - Produktspecifika tillbehör och reservdelar klassificeras alltid som sitt huvudhjälpmedel - Icke produktspecifika tillbehör som måste användas i kombination med ett huvudhjälpmedel för att fungera klassificeras som sitt huvudhjälpmedel (huvudregel) - Generella tillbehör (som passar överallt) kan ibland ha egen ISO-kod (till exempel lyftselar, rullstolsbatteri, stativ, tangentbord) och är i sådana fall styrande över principen ovan. Underhålla produkter Produkter i Hjälpmedelstjänsten ska skapas i kategorin ISO-klassificerade hjälpmedel (ISO 9999). För att skapa nya produkter i kategorin ISO-klassificerade hjälpmedel (ISO 9999); följ nedanstående steg: 1. Logga in 2. Klicka på Meny 3. Menyn öppnar sig. Klicka på Underhåll produkt 4. Klicka på Underhåll produkt (med webb) 5. Håll musen över Vara 6. För musen neråt och klicka på ISO-klassificerade hjälpmedel (ISO9999) Underhåll produkt kan även göras via Excel, välj Läs ut produktfil (Excel) under Underhåll produkt. Alla produkter måste alltså ha en produkttyp. Produkter får typen H (huvudhjälpmedel), T (tillbehör), R (reservdel), Tj (Tjänst) eller I (Inställning) när produkten refereras till något. För att produkten ska referera till något väljs egenskaperna Baseras på mallprodukt, Tillbehör Sid 10/19
till, Reservdel till, Tjänst för eller Inställning för vid skapande av produkten. En mallprodukt får alltid typen M. Typ visas i träfflistan vid exempelvis Underhåll produkt eller Sök produkt. Regel 5 Egenskaperna Tillbehör till, Reservdel till, Tjänst för och Inställning till är endast tillåtet att användas för egna produkter. I Hjälpmedelstjänsten är det möjligt att koppla till exempel tillbehör och reservdelar även till andra leverantörers produkter, vilket inte får göras. Om en produkt flyttas till en annan kategori inom ISO-grenen är det viktigt att byta till rätt ISOklassificering. Och vice versa; om en produkt behöver byta ISO-klassificering, flytta produkten till rätt kategori. Bild- och dokumenthantering Bilder ska vara informativa och ska signalera information, inte reklam. Loggor och reklamtexter får inte finnas i bilden, produktbilden ska vara så neutral som möjligt. De ska inte försöka förmedla något extra värde i produkten genom att till exempel visa på en livsstil eller en arrangerad miljö, i syfte att ge positiva associationer. Bilder och dokument i Hjälpmedelstjänsten blir synliga i förskrivarsystem, på Tema Hjälpmedel 1177.se och i Nationell katalogen för produkter och avtal. Bildanpassning Digitala bilder Tillräcklig hög upplösning för att kunna visas i helskärmsläge (900 px breda) Höjd 10 cm (undantag för liggande bilder som ska ha bredden 10 cm) Färgläge RGB Ge bilder och dokument tydliga filnamn. I filnamnet ska innehållet i bilden/dokumentet framgå. Bilder och dokument läggs in i Hjälpmedelstjänsten via Underhåll produkt. Katalogen stödjer de flesta fil-format. Ersättningshantering Ersättningshantering ska göras när produkt ersätts av en annan med identisk funktion. Leverantören ansvarar för ersättningshantering. Vid ersättningshantering är det viktigt att inte byta kategori. Användarmanual 4.2 Underhåll produkt Utbildningsguide 02 Underhåll produkt Sid 11/19
Underhåll avtal Generell prislista Som leverantör finns möjlighet att lägga in generella prislistor (GP). GP läggs in i Underhåll avtal. När GP ska skapas lägger leverantören upp avtalshuvud och lägger till avtalsrader till avtalshuvudet. Prislistenummer måste finnas med vid export av data från Hjälpmedelstjänsten till förskrivarsystem. Prislistenummer anges under Avtalsversion (=prislistenummer) i avtalshuvudet. På avtalsrader finns egenskapen Leverantörs prislistenummer. Samma Avtalsversion (=prislistenummer) som finns i avtalshuvudet måste anges i Leverantörens prislistenummer på samtliga avtalsrader. Om tillägg/ändring på avtalsrader inom gällande avtalsversion ska/får göras måste Leverantörs prislistenummer vara samma som gällande avtalsversion på tillagda/ändrade avtalsrader. Vid ny avtalsversion måste samtliga avtalsrader uppdateras avseende Leverantörs prislistenummer. Uppdatering av avtalsrader kan göras via webb eller via utläsning av Excel-fil (som efter ändring av Leverantörs prislistenummer kan läsas in). Regel 6 Prislistenummer måste alltid anges vid underhåll avtalsrad. Inköpsavtal Avtalshuvudet skapas av sjukvårdshuvudman. Leverantören lägger till avtalsrader på avtalshuvudet. Sjukvårdshuvudmannen godkänner eller avslår de avtalsrader som är tillagda till avtalshuvudet. Prislistenummer måste finnas med vid export av data från Hjälpmedelstjänsten till förskrivarsystem. På avtalsrader finns egenskapen Leverantörs prislistenummer. Samma Avtalsversion (= prislistenummer) som finns i avtalshuvudet måste anges i Leverantörs prislistenummer på samtliga avtalsrader. Om tillägg/ändring på avtalsrader inom gällande avtalsversion ska/får göras måste Leverantörs prislistenummer vara samma som gällande avtalsversion på tillagda/ändrade avtalsrader. Vid ny avtalsversion måste samtliga avtalsrader uppdateras avseende Leverantörs prislistenummer. Uppdatering av avtalsrader kan göras via webb eller via utläsning av Excel-fil (som efter ändring av Leverantörs prislistenummer kan läsas in). Regel 6 Prislistenummer måste alltid anges vid underhåll avtalsrad. En mallprodukt är inte beställningsbar/möjlig att sälja villket innebär att mallprodukt inte får placeras i avtal. Sid 12/19
Regel 1 En mallprodukt får inte placeras i avtal. Användarmanual 4.4 Underhåll avtal Utbildningsguide 03 Underhåll avtal För sjukvårdshuvudmän Underhåll avtal Inköpsavtal Sjukvårdshuvudman skapar avtalshuvudet och godkänner eller avslår sen de avtalsrader som är tillagda av leverantören. Prislistenummer måste finnas med vid export av data från Hjälpmedelstjänsten till förskrivarsystem. Prislistenummer anges under Avtalsversion (=prislistenummer) i avtalshuvudet. Användarmanual 4.4 Underhåll avtal Utbildningsguide 03 Underhåll avtal Speglat avtal Sjukvårdshuvudman behöver spegla generella prislistor (GP) om prislistorna ska komma med i exportfilen till förskrivarsystem. GP måste speglas manuellt, se nedanstående hänvisning till Användarmanual om tillvägagångssättet. Användarmanual 4.4.15 Speglade avtal Användarmanual 4.4 Underhåll avtal Utbildningsguide 03 Underhåll avtal Underhåll utbud Sjukvårdshuvudmännen ansvarar för utbudsplaneringen på 1177.se. Rolltillsättare hos respektive sjukvårdshuvudman tillsätter rollen utbudsägare (samtliga utbud) och utbudsägare (vissa utbud). När utbudet på 1177.se ska kopplas till läns- och kommunträdet, meddelar sjukvårdshuvudmännen Inera Kundservice via inera.se VGR utför kopplingen till läns- och kommunträdet efter meddelande från NKS. Användarmanual 4.5 Underhåll utbud Utbildningsguide 04 Underhåll utbud Sid 13/19
Bilaga 1 - Regler att följa vid arbete i Hjälpmedelstjänsten Regel 1 En mallprodukt får inte placeras i avtal. Regel 2 Mallprodukter ska ha ett fiktivt produktnummer Regel 3 En produkt måste vara typen huvudhjälpmedel, tillbehör, reservdel, tjänst eller inställning. Regel 4 En produkt får endast ges en produkttyper. Regel 5 Egenskaperna Tillbehör till, Reservdel till, Tjänst för och Inställning för är endast tillåtet att användas för egna produkter. Regel 6 Prislistenummer måste alltid anges vid underhåll avtalsrad. Sid 14/19
Bilaga 2 - Rekommenderade förkortningar i Hjälpmedelstjänsten Förkortningarna kan vid behov användas för att korta ner produktbenämningen. Begynnelsebokstav Klartext Förkortning A absorberande abs aluminium alu ampere A amperetimme Ah amputationsstöd ampst armstöd armst avtagbar Avtagb B bakom örat BÖ batteri batt benstöd benst bredd b bålstöd bålst C centimeter cm D decibel db decimeter dm diameter diam distans dist djup dj drivhjul drivhj ljudtrycksnivån i decibel relativt 20 mikropascal db SPL E elektrisk el endast end exklusive exkl Sid 15/19
Begynnelsebokstav Klartext Förkortning F fotplatta fotpl fristående frist för f förhöjning förh förlängd förl förpackning fp G glidbräda glidbr glidmatta glidm grader (360) g H handtag handt hertz Hz hopfällbar hopfällb H huvudstöd huvudst H (fortsättning) hydraulisk hydr höger hö höj- och sänkbar h/s höjd h I i örat IÖ individuellt ind infällbar infällb inklusive inkl inställning inst invändig inv IP-klass IP J justerbar just K kardborre kardb kilo kg kilo per kubikmeter kg/m3 kilometer km kilometer i timmen km/h kommunikation komm Sid 16/19
Begynnelsebokstav Klartext Förkortning kognition kogn komplett kpl körhandtag körhandt L large L låg sitthöjd ls längd l M manuell man manöverbox man.box med (alltid med mellanslag på sidorna) m medium M mekanism mek meter m meter per sekund m/s mikrofon mik milli Ampere ma millimeter mm modell mod montering mont N nackstöd nackst Newton N O och o ordprediktion ordpred Q quick-release qr R reglage regl reglerbar reglerb rotation rot rullstol rst rygghöjd rh ryggklädsel ryggkl ryggplatta ryggpl ryggvinkel ryggv Sid 17/19
Begynnelsebokstav Klartext Förkortning S separat sep shore A shore sidostöd sidost sidosvängbar ssb sitsplatta sitspl sitsvinkel sitsv sittbredd sb sittdjup sd sitthöjd sh självhäftande självhäft small S standard std stapelbar stapelb storlek stl styck st ställbar ställb T till t timme tim toalettförhöjning toaf toalettinsats toainsats toalettstol toastol toalettsits toasits transformator trafo U under und underarmstöd uarmst uppfällbar uppfällb utan u utfällbar utfällb utvändig utv V, W Watt W vinkelfast vf Sid 18/19
Begynnelsebokstav Klartext Förkortning vinkelställbar vs volt V volymkontroll VK vårdarbroms våb vänster vä Ö över öv övriga övr Sid 19/19