Krishanteringsplan för Kalmar län

Krishanteringsplan för Kalmar län

Krishanteringsplan för Kalmar län - Övergripande regional krishanteringsplan Diarienummer 450-1399-12 Utgiven av Länsstyrelsen Kalmar län Ansvarig avd/enhet Samhällsbyggnadsenheten, beredskap Författare/redigering Ana Norlén, Tobias Vintheimer, Johan Olsson, Ami Andersson Layout Carina Nanker Fotograf omslagsbild Ami Andersson Tryckt hos Taberg Media Group Upplaga 500 exemplar

Förord God samverkan inom krishantering bygger på att myndigheter och organisationer är överens om vilka mål vi har, hur vi ska ta oss dit och vilka rutiner vi arbetar efter. Krishanteringsplan för Kalmar län speglar de samarbeten och överenskommelser vi har idag, och är resultatet av länets samlade erfarenheter av krishantering från både övningar och skarpa händelser. Som kärnkraftslän har vi en diger bank av erfarenheter att hämta från, inte minst från den nationella samverkansövningen Samö-KKÖ som genomfördes i länet 2011. Som litet län har vi också goda förutsättningar för att tillsammans stärka vår totala förmåga. Genom upparbetade kanaler och en fungerande samverkan kan vi dela med oss av kunskap, erfarenheter och resurser. Men samverkan är en färskvara som måste underhållas och verka på alla plan. Varje aktör måste inom sin egen organisation införliva andemeningen i vad länssamverkan innebär men också ha redskap för att upprätthålla den. Den upprättade planen är tänkt att vara ett stöd för det. Krissamverkan Kalmar län är ett samlande begrepp för myndigheter, kommuner och andra organisationers gemensamma arbete med krishantering. Krishanteringsplanen ersätter tidigare Övergripande krishanteringsplan för Kalmar län, dnr 450-13095-07 och Regional krisinformationsplan Kalmar län, dnr 450-48-11. För OmRådets räkning 20 september 2012 Ana Norlén Beredskapsdirektör, ordförande Stefan Carlsson Landshövding

Krishanteringsplan för Kalmar län 5 Innehållsförteckning 1. Inledning..............................................6 1.1. Grundprinciper 6 1.2 Riskbild Kalmar län 6 1.3 Länsstyrelsens roll och övergripande ansvar 7 2. Krissamverkan Kalmar län...................................9 2.1 Kriskommunikation 9 2.2 Nätverk för krissamverkan 10 2.3 Möten för krissamverkan 11 2.4 Rollfördelning vid krissamverkan 13 2.5 Verktyg för krissamverkan 13 Bilaga 1 Funktioner i Länsstyrelsens krisorganisation................. 15 Bilaga 2 Regionalt samverkansmöte............................ 17 Bilaga 3 Regionalt kriskommunikationsmöte...................... 19 Bilaga 4 Intern stabsorientering Länsstyrelsen..................... 21

6 Krishanteringsplan för Kalmar län 1. Inledning Syftet med den här övergripande krishanteringsplanen är att beskriva grunden för krissamverkan i Kalmar län vid en kris eller extraordinär händelse samt ange riktlinjer för kriskommunikation, hur aktörer kommunicerar med varandra och med allmänheten. Planen ska tjäna som ett stöd för den som arbetar i Länsstyrelsens eller en samverkande aktörs 1 krisorganisation så att ledningsorganisationen kan anpassas utifrån det rådande läget och påbörja det aktiva krishanteringsarbetet så snabbt som möjligt. Planen ska även översiktligt redovisa för allmänhet och andra myndigheter hur Kalmar läns krishantering vid en kris eller extraordinära händelser ser ut. Länets krishantering styrs av flera olika strategiska och operativa planer, medan inriktningen i första hand sker utifrån den övergripande krishanteringsplanen och den regionala risk- och sårbarhetsanalysen. Krishanteringsplanen är central för länets krishantering om en kris berör flera kommuner. Övriga viktiga strategiska och operativa planer för länet är stöd antingen för särskilda moment i krishanteringen eller för specifika händelser. Dessa tar bland annat upp aktuell lagstiftning, specifika förhållanden samt tänkt arbetsgång vid hanteringen av en viss händelse. En förteckning över aktuella planer finns på Länsstyrelsens webbplats. 1.1. Grundprinciper Utgångspunkten för samhällets krisberedskap är att den lokala nivån utgör grunden och kompletteras med regionala och centrala åtgärder om fallet så kräver. Vidare ska krishanteringen, i största mån, fungera på liknande sätt som samhällets normala verksamhet. 1 Med aktör avses här en organisation med särskilda uppgifter vid en kris - det kan vara en offentlig myndighet, ett företag eller en intresseorganisation Tre viktiga principer styr det svenska krishanteringssystemet. Ansvarsprincipen innebär att den som i vardagen ansvarar för en samhällsviktig verksamhet även har ansvaret under en kris. Likhetsprincipen innebär att verksamheter så långt som möjligt ska fungera lika väl vid en kris som i normalt läge. Närhetsprincipen innebär att en kris i första hand ska hanteras där den inträffar och av de närmast berörda. En viktig utgångspunkt för krishanteringssysstemet är också det som kallas sektors- och områdesansvar. Sektorsansvaret tar sin utgångspunkt i att myndigheter och organisationer alltid är ansvariga för sitt respektive verksamhetsområde, i alla situationer. Det geografiska områdesansvaret kan urskiljas på tre nivåer i samhället. På den lokala nivån innehar kommunerna områdesansvaret, medan områdesansvaret på den regionala nivån innehas av länsstyrelsen. På den nationella nivån innehar regeringen områdesansvaret. Det geografiska områdesansvaret utgör ett komplement vid uppkomsten av en kris över flera sektorer och identifierar en sammanhållande aktör som ansvarig för eventuella insatser. Det innebär i korthet att verka för att före, under och efter en kris samordna krisaktörerna i OmRådet samt att under en kris samordna information till allmänhet och media. Dock innebär det inte att den som har det geografiska områdesansvaret övertar ansvaret från någon annan. 1.2 Riskbild Kalmar län Kalmar län utgörs av tolv kommuner med sammanlagt omkring 233 000 invånare. Länet är långsträckt och har stora kulturmiljövärden och naturvärden framförallt längs kustlinjen. Viktiga näringar är tillverkning, turism och skogs- och lantbruk. Kalmar län är huvudsakligen ett gles-

Krishanteringsplan för Kalmar län 7 bygdslän med mycket skog, lång kustlinje med stora naturvärden, stora djurbesättningar samt ett kärnkraftverk. De risker som är mest påtagliga utifrån länets karaktärsdrag är kärnkraftsolyckor, översvämningar och stora oväder, smittsamma djursjukdomar och stora oljeutsläpp. Den regionala riskoch sårbarhetsanalysen visar att utav dessa risker är det framför allt förmågan att hantera kärnkraftsolyckor och stora (olje-)utsläpp som behöver bli bättre 2. 1.3 Länsstyrelsens roll och övergripande ansvar Länsstyrelsens krishanteringsansvar styrs av ett antal lagar och förordningar. Länsstyrelsens övergripande uppgift är enligt förordning (2007:825) med länsstyrelseinstruktion att uti- från ett statligt helhetsperspektiv arbeta sektorsövergripande och inom myndighetens ansvarsområde samordna olika samhällsintressen och statliga myndigheters insatser. Detta innebär att Länsstyrelsen har ett geografiskt områdesansvar inom länet. Länsstyrelsens ansvar vid en kris regleras även i förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap. Ansvaret innebär bland annat att verka för att samhällets resurser samordnas och används på ett så effektivt sätt som möjligt. Dessutom har länsstyrelsen ansvar för räddningstjänst och sanering vid utsläpp av radioaktiva ämnen enligt lagen (2003:778) och förordningen (2003:789) om skydd mot olyckor. Länsstyrelsens uppgift är att skydda människor, djur och miljö mot strålning bland annat genom att varna och informera allmänheten. För detta finns en krisorganisation uppbyggd enligt nedanstående figur 3. Krisorganisation Länsstyrelsen Kalmar län Ledning/samordning Kommuner Regionala aktörer Kriskommunika on Läge Analys Samverkan i fält Na onella aktörer Allmänhet, fasta och spontana grupperingar Figur 1: Länsstyrelsen Kalmar läns krisorganisation. De olika funktionerna samverkar genom ledning och samordningsfunktionen med olika aktörer i samhället. 2 För en mer detaljerad redovisning av riskbilden i Kalmar län se Risk- och sårbarhetsanalys för Kalmar län 2011, dnr 451-581-11. 3 Se vidare bilaga 1 för ansvar och funktioner i Länsstyrelsens krisorganisation. Länsstyrelsens krisorganisation beskrivs även mer utförligt i Arbetsbeskrivning för Länsstyrelsens krisorganisation, dnr 450-13096-07.

8 Krishanteringsplan för Kalmar län Länsstyrelsens krisorganisation har en central roll i samverkansarbetet i länet. På Länsstyrelsen ska ständigt finnas en tjänsteman i beredskap (TiB) som kan initiera och samordna inledande krishantering 4. TiB-gruppen består av utvalda tjänstemän som är utbildade och övade för uppgiften. Tjänstgörande TiB är tillgänglig dygnet runt och har mandat att fatta de beslut som händelsen kräver. Kommunerna i länet verkar för samordning av de kommunala verksamheterna och har även geografiskt områdesansvar inom kommungränsen. Landstinget i Kalmar län har vårdansvar (undantaget hemsjukvård) inom hela länet. Dessutom har sektorsmyndigheter (exempelvis Energimyndigheten) ett samordningsansvar för de aktörer som är verksamma inom sektorn i länet men övertar inte ansvaret från någon av dessa. 4 Förordning (2007:825) med länsstyrelseinstruktion 53.

Krishanteringsplan för Kalmar län 9 2. Krissamverkan Kalmar län 2.1 Kriskommunikation Vid en kris har Länsstyrelsen Kalmar län ansvar för att informera allmänheten och medier om sina åtgärder och om det aktuella läget i länet. Länsstyrelsen ska också verka för att information från olika aktörer samordnas. Detta ansvar regleras i förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap. Att kriskommunikation är ett komplext uppdrag har exempelvis erfarenheterna från samverkans- och kärnkraftsövningen (Samö-KKÖ) 2011 visat genom att förutsättningarna och kravbilderna för kommunikation med medborgarna har förändrats de senaste åren. För att klara av det ökade informations- och kommunikationsbehovet som uppstår under en kris behövs kommunikationskompetens såväl inom den egna organisationen som i samverkan med inblandade aktörer. Kriskommunikation bör därför ses som en integrerad del i krishanteringsarbetet hos alla samverkande aktörer. Genom att kommunicera påverkar man händelseutvecklingen och driver krishanteringsarbetet framåt. Samtliga aktörer i länet ansvarar för de egna informationskanalerna, men vid en större händelse kan Länsstyrelsen vara behjälplig med att samordna kommunikationsinsatserna. På central nivå samverkar Länsstyrelsen med nationella myndigheter. Informationen ska vara anpassad och utformad efter mottagaren eller samtalsparten. Till grupper som drabbas särskilt hårt ska riktad information publiceras eller levereras. Vid en kärnteknisk olycka kan närboende, lantbrukare och djurägare utgöra sådana grupper. Också medborgarnas individuella förmåga att ta till sig information måste beaktas. Därför ska valet av kommunikationskanaler anpassas och det bör finnas aktuell information även på andra språk, på lätt svenska och som ljud. Länsstyrelsen arbetar i så många kanaler som möjligt. Länsstyrelsens webbsida utgör basen för den samlade kontinuerliga informationen i länet. Denna i sin tur länkas vidare till den nationella portalen krisinformation.se som MSB ansvarar för samt kommuner och myndigheters informationskanaler. Länsstyrelsen informerar via massmedier och sociala medier, exempelvis Facebook. Det finns även möjlighet att regionalt eller nationellt upprätta callcenter för att informera medborgarna via telefon. Viktigt Meddelande till Allmänheten (VMA) Larmet Viktigt Meddelande till Allmänheten (VMA) kan utnyttjas både för att varna allmänheten via radio och TV för omedelbar risk för skada för liv, hälsa, egendom eller i miljön och för att sprida informationsmeddelande för att förebygga eller begränsa skador. Räddningsledare och Länsstyrelsen har möjlighet att begära VMA. Medierna är, genom avtal, förpliktigade att skicka meddelandena men har möjlighet att omformulera dem. Ett VMA i radio och TV avbryter ordinarie sändning. Till VMA hör ett utomhusvarningssystem av tyfoner (sirener) för att uppmärksamma allmänheten på meddelandet. Andra myndigheter kan också begära VMA exempelvis Strålsäkerhetsmyndigheten, polisen, smittskyddsläkare, SOS Alarm och anläggningar med farlig verksamhet. Länsstyrelsen har också möjlighet att som komplement till VMA skicka myndighetsmeddelanden vid mindre allvarliga händelser. Dessa behöver inte vara kopplade till en specifik händelse utan är en möjlighet för myndigheter att snabbt sprida information till allmänheten. Exempel kan vara störningar i vatten- och elförsörjning, som inte bedöms livsfarliga ur ett kort perspektiv. Ett myndighetsmeddelande i radio och TV avbryter inte ordinarie sändning utan sänds vid lämpligt tillfälle, till exempel i en paus.

10 Krishanteringsplan för Kalmar län 2.2 Nätverk för krissamverkan I Kalmar län finns flera nätverk för krishanteringsfrågor. Det är i dessa nätverk som inriktningen på krishanteringsarbetet utformas. Dessa nätverk utgör även grunden till operativ samverkan vid en händelse. Här beslutas även om gemensamma övningar och utbildningar. Arbetet med utbildningar och övningar i Kalmar län sker i samverkan mellan aktörerna som ingår i det regionala krishanteringsrådet, OmRådet. Länsstyrelsen i Kalmar län driver processen med en regional utbildningsstrategi framförallt tillsammans med länets kommuner och landsting, även om beslut tas på OmRådet. I huvudsak berörs utbildningar och övningar av generell karaktär, såsom regionala samverkansövningar, regionala samverkanskurser, informations- och kommunikationsutbildningar samt inriktningen för dessa. Huvudsyftet är att stärka länets generella krishanteringsförmåga. OmRådet, regionalt råd för krishantering Det regionala krishanteringsrådet OmRådet är kärnan för samverkan före, under och efter en kris i länet. Här finns Länsstyrelsen, kommuner, landstinget och andra samhällsviktiga aktörer med verksamhet i länet representerade. OmRådet OmRådets syfte är att: sprida aktuell information mellan myndigheter/organisationer samordna och prioritera förebyggande insatser skapa gemensam grundsyn för operativa insatser upprätthålla nätverk I det förebyggande arbetet träffas OmRådet fyra gånger varje år. Under eller inför en kris deltar OmRådets medlemmar i samverkansmöten. Övriga nätverk för krissamverkan ITA, Information Till Allmänheten, är ett nätverk för de personer i OmRådets organisationer som ansvarar för kriskommunikationsfrågor. Rädd- Sam är nätverket för räddningscheferna i länet och ExSam är säkerhetssamordnarnas nätverk. I övrigt finns andra nätverk i länet för riskfrågor vid publika evenemang, Länsrisk och nätverk för arbete med kärnenergiberedskap, Kärnsam. Vart och ett av nätverken träffas flera gånger varje år och rapporterar löpande om pågående aktiviteter till OmRådet. En gång varje år hålls en Länskonferens med de tre nätverken och Länsstyrelsen. Inom ramen för kommunens geografiska områdesansvar finns också lokala krishanteringsråd och motsvarande i länets kommuner. Det lokala krishanteringsrådet är kommunens kontakt med viktiga aktörer i kommunen, både i förebyggande syfte och vid kriser. I krishanteringsrådet ingår vanligtvis representanter för näringsliv, ideella föreningar, trossamfund och myndigheter. Figur 2: Det regionala krishanteringsrådet i Kalmar län kallat OmRådet. Aktörer kan tillkomma och ersättas beroende på händelsers karaktär hur nätverk utvecklas

Krishanteringsplan för Kalmar län 11 2.3 Möten för krissamverkan Medlemmarna i det regionala krishanteringsrådet OmRådet har gemensamt kommit överens om att målen för samverkan under en händelse är: Samverkan i ett mycket tidigt skede Gemensam lägesbild och lägesuppfattning Samordning av åtgärder Samordnad och kontinuerlig kommunikation mellan aktörerna och till allmänheten Det är upp till Länsstyrelsens tjänsteman i beredskap (TiB)att fatta beslut om att initiera krisorganisationen och kalla till ett första regionalt samverkansmöte. Därefter löper arbetsgången så som den visas i modellen (figur 3). Tidsintervallet mellan mötena kan variera från timmar till dagar beroende på händelsen (se bilagorna för dagordning till respektive möte). Under tiden arbetar varje aktör internt enligt sina egna rutiner. Nedan beskrivs kort de olika mötestyperna för samverkan inom krishantering och deras syften. Dokumentation från samtliga möten registreras i det webbaserade informationsverktyget WIS. Åtgärder som kräver snabba beslut och frågor som bara berör en till två aktörer hanteras oftast utanför samverkansmötena. Detta återkopplas till övriga aktörer via e-post och/eller vid efterföljande möte. Arbetssättet under en kris kräver att aktörerna i länet samverkar och där Länsstyrelsens uppdrag är att leda och samordna. Planen utgår från Länsstyrelsens arbetssätt, formerna för exempelvis stabsorientering kan se annorlunda ut för andra aktörer. Samverkansmöten i Kalmar län Figur 3: Struktur för samverkansmöten i Kalmar län. Syftet med snurran är att visa hur möten på olika nivåer och med olika mandat placeras för att inte krocka med varandra. Grön ring visar möten på lokal nivå. Gul ring möten på regional nivå. Grå ring är konferernser på nationell nivå. Den yttre ljusblå ringen är allmänhet, fasta och spontana grupperingar.

12 Krishanteringsplan för Kalmar län TiB-veckomöte Länsstyrelsen deltar, genom TiB, i veckomöten tillsammans med aktörer som räddningstjänst, polis, försvarsmakten, landsting (sjukvård) och SOS Alarm. Syftet med dessa möten är att följa upp händelser föregående vecka och att stämma av inför kommande vecka. Intern stabsorientering Syftet är att samla information, förmedla en lägesbild och föreslå inriktning för det fortsatta arbetet till sin krisorganisation. Vid stabsorienteringen ges uppdrag till de olika funktionerna i krisorganisationen och tidigare uppdrag följs upp. Stabsorienteringen leds normalt av stabschefen. 5 Regionalt samverkansmöte Syftet är att skapa en gemensam lägesbild och identifiera behov och samordna åtgärder. Vid samverkansmötet fastställs även en grundinriktning för arbete med kriskommunikation t.ex. fastställande av grundbudskap och att man utser de aktörer som gemensamt ansvarar för budskapsformuleringen för kommunikation till allmänheten. Mötet leds av Länsstyrelsen. Från varje aktör deltar utsedd samverkansperson och informationsansvarig. Kallelse sker via e-post till samverkansadressen eller vid behov genom SOS. Samverkansmötet sker via telefon/videolänk. Det finns möjlighet att delta på plats i Länsstyrelsens ledningscentral. 6 Regionalt kriskommunikationsmöte Syftet är att koordinera gemensamt arbete med kriskommunikation om de gemensamma budskapen, identifiera och lösa gemensamma informationsbehov samt fördela informationsarbetet mellan aktörerna. På kommunikationsmötena deltar berörda aktörers informationsansvariga. 7 5. Se vidare bilaga 4 Intern stabsorientering Länsstyrelsen 6. Se vidare bilaga 2 Regionalt samverkansmöte 7. Se vidare bilaga 3 Regionalt kriskommunikationsmöte Nationell samverkanskonferens Nationell samverkanskonferens kan genomföras vid händelser som berör flera län, sektorer och som kan ha konsekvenser på samhällsviktig verksamhet. Behovet av nationell samverkanskonferens kan även finnas om det bedöms föreligga risk för sådana händelser. En nationell aktör, oftast Myndigheten för samhällskydd och beredskap (MSB), inbjuder till nationell samverkanskonferens för att ge aktörer med ansvar under en allvarlig händelse möjlighet att samordna sina åtgärder. Syftet med samverkanskonferensen skiftar beroende på händelsetyp och när i tiden samverkanskonferensen hålls. Exempel på syften kan vara lägesbild, konsekvenser eller behov av resurser. Mötet genomförs via telefon och agenda och anteckningar läggs (oftast) ut i WIS. Länsstyrelsen deltar som aktör och för fram läget i länet och återkopplar till den regionala nivån. Nationell informationssamordningskonferens Vid händelser som berör landet i stort behövs nationell informationssamordning. Arbetet syftar till att möta de informationsbehov som väcks hos allmänhet och medier i samband med en allvarlig händelse. Målet är att centrala och regionala myndigheter samt andra ansvariga ska förmedla korrekt och samstämmig information. I arbetet ingår att diskutera bilden av krisen, ta fram gemensamma budskap och kommunikationsstrategier. Även andra berörda aktörer än myndigheter deltar i arbetet vid behov. Ett viktigt verktyg är nationella informationssamordningskonferenser. Sådana konferenser leds vanligtvis av en nationell myndighet, oftast MSB. Konferenserna sker via telefon och agenda och minnesanteckningar läggs (oftast) ut i WIS. För att sedan nå ut med den information som gemensamt arbetats fram kan myndigheterna använda egna och/eller myndighetsgemensamma kanaler. 8 8. Ett exempel på en myndighetsgemensam kanal är Krisinformation.se som också kommunicerar med allmänheten via sociala medier. MSB kan också erbjuda webbverktyget Mina sidor till deltagande aktörer. Verktyget kan användas för att ta fram aktuella frågor och svar, vilka sedan kan publiceras på såväl Krisinformation.se som på andra ansvarigas webbplatser

Krishanteringsplan för Kalmar län 13 Nationell sektorskonferens För att säkerställa samordning inom en given sektor krävs nationella sektorskonferenser som fördjupar sig i frågor som berör en viss sektor. Idag finns detta inom sektorn elektroniska kommunikationer där PTS, Post- och telestyrelsen, är ordförande för möten med nationella telesamverkansgruppen, NTSG, där framförallt telefonoperatörer ingår. Återkoppling sker vid nationell samverkanskonferens. 2.4 Rollfördelning vid krissamverkan Den regionala krishanteringen bygger på att samverkan sker mellan olika roller hos varje aktör. Det förväntas till exempel att varje aktör har en samverkansperson och en informationsansvarig. Respektive organisation avgör själv vilket mandat som krävs för olika roller för att de ska kunna utföra sin uppgift vid en kris. Tjänsteman i beredskap (TiB) Vissa myndigheter är enligt lag skyldiga att ha en tjänsteman i beredskap (TiB) eller vakthavande befäl (VB) som har till uppgift att initiera och samordna det inledande arbetet för att upptäcka, verifiera, larma och informera vid allvarliga kriser. Flera regionala myndigheter och några av kommunerna i länet har TiB eller VB. De övriga kommunerna har räddningschef i beredskap (RCB) som fungerar som ingångsväg vid larm. Samverkansperson En samverkansperson representerar sin aktör vid regionala samverkansmöten och är primär kontaktperson för aktören. Respektive organisation avgör vilket mandat samverkanspersonen har för att kunna utföra sin uppgift. Samverkansperson är normalt stationerad på hemmaplan och samverkar genom telefon, e-post och/ eller videolänk. Samverkansperson kan även skickas till platsen för händelsen eller till Länsstyrelsens ledningscentral för att uppnå en tätare samverkan. Informationsansvarig Informationsansvarig medverkar vid regionala samverkansmöten och representerar sin aktör vid regionala kriskommunikationsmöten. Informationsansvariga är primär kontaktyta för dialog om exempelvis mediestrategi och budskap. De ska även säkerställa att det finns en utsedd talesperson samt kontaktyta mot allmänheten. 2.5 Verktyg för krissamverkan I länet används bland annat följande aktörsgemensamma kommunikationskanaler: E-post Samtliga aktörer i länet ska vid en kris upprätthålla bevakning av en e-postadress oavsett bemanning. E-posten benämns samverkansadress och är inte personligt knuten. Länsstyrelsens samverkansadress bevakas av TiB. WIS WIS är ett webbaserat verktyg som används som dagbokssystem för att löpande logga intern information och för att delge information till samverkande aktörer. Samtliga kommuner och medverkande myndigheter i länet har tillgång till WIS. Telefon Berörda aktörer ska vid en kris ha ett utpekat telefonnummer för samverkan. Telefonen ska under en händelse alltid vara bevakad oavsett bemanning. Fax Fax ska främst användas som ett reservsystem

14 Krishanteringsplan för Kalmar län Rakel Rakel är ett digitalt radiokommunikationssystem gemensamt för offentliga och privata samhällsviktiga aktörer. Rakel beräknas under 2012 finnas i bruk hos länets samtliga räddningstjänster och även hos flera medverkande myndigheter. Rakel är även på gång att införas i kommunernas ledningsplatser och i viss utsträckning också i annan kommunal verksamhet. FTN Försvarets telenät (FTN) används främst för att säkerställa kommunikation mellan Försvarsmakten och Länsstyrelsen. Dessa system är avsedda att fungera som alternativa kommunikationsvägar vid störningar på de ordinarie kommunikationskanalerna.

Krishanteringsplan för Kalmar län 15 Funktioner i Länsstyrelsens krisorganisation Ledning/samordningsfunktionen Leder och bemannar Länsstyrelsens krisorganisation. Fattar beslut och fastställer riktlinjer för hur krishanteringsarbetet ska bedrivas. Samordnar och samverkar med myndigheter och organisationer inom och utanför länet. Vid kärnteknisk olycka eller övertagande av kommunal räddningstjänst: leder statlig räddningstjänst. Lägesfunktionen Sammanställer en lägesbild över läget i länet (med hjälp av text, kartor, bilder). Planerar och genomför regionala samverkansmöten. Sammanställer beslutsunderlag för ledningsfunktionen och samverkande myndigheter på lokal/ regional/central nivå. Har kontinuerlig kontakt med kommuner, organisationer och myndigheter. Dokumenterar och publicerar i WIS. Vid en kärnteknisk olycka: samlar in, vidarebefordrar och sammanställer radiologiska mätvärden. Stödjer ansvariga arbetsgivare i hanteringen av radiologiska doser för fältpersonal. Kriskommunikationsfunktionen Samordnar och inriktar kommunikationsarbetet tillsammans med inblandade aktörer. Kommunicerar med medborgare och allmänhet. Detta omfattar bland annat att: Svara på och sammanställa frågor. Ta emot tips och information. Kommunicera via olika kanaler. Presenterar information till allmänheten. Formulerar budskap till allmänheten. Anpassar och presenterar information för olika behovsgrupper via olika kanaler. Genomför mediebevakning. Utgör stöd till talesperson vid kontakter med medier. Arbetar med frågor och svar samt callcenter Analysfunktionen Analyserar kontinuerligt händelseutvecklingen för att producera omfall, värsta-, troligaste-, och bästascenario samt riskvärderar dessa. Gör omvärldsanalys. Samverkan i fält Säkerställer informationsflödet mellan fältorganisationen (exempelvis polis och räddningstjänst) och krisorganisationen i Länsstyrelsens ledningscentral Länsstyrelsens förlängda arm i fält. Samverkansperson på plats hos annan organisation. Bilaga 1

16 Krishanteringsplan för Kalmar län Stödfunktioner Stödjer krisorganisationen med teknisk support Sköter personalplanering och ser till att arbetstidsregler efterlevs Stödja krisorganisationen med materiel och service Länsstyrelsens ordinarie verksamhet Drivs enligt ordinarie rutiner och ansvarsroller.

Krishanteringsplan för Kalmar län 17 Bilaga 2 Regionalt samverkansmöte Kallelse sker via e-post till samverkansadressen eller vid behov genom SOS Alarm. I kallelsen lämnas telefonnummer att ringa och kod att knappa in för att kunna delta i mötet. En aktör kan även medverka genom samverkansperson på plats i Länsstyrelsens ledningscentral. Tidpunkt och mötesfrekvens bestäms av Länsstyrelsen i samråd med övriga aktörer En samverkansperson representerar sin aktör vid regionala samverkansmöten och är primär kontaktperson för aktören. Respektive organisation avgör vilket mandat samverkanspersonen har för att kunna utföra sin uppgift. Roll för ordförande Leda mötet fånga upp behov och frågor. Sammanfatta och få kvitto på mötets vilja. Roll för mötesdeltagare Vara förberedd att redovisa läget i sin organisation och veta vad man vill ha ut av mötet (behov, prioriteringar, frågor till andra aktörer ). Dagordning samverkansmöten 1. Syfte med mötet (ordförande) 2. Upprop deltagarna prickas av (sekreterare) 3. Talarordning (ordförande) 4. Läge aktörsvis genomgång enligt talarordning, kort, beakta punkterna nedan, begränsa till det som är viktigt även för andra Vad har hänt? / Vad vet vi? Vad har gjorts? Vad är planerat? / Fattade beslut Vilken information saknas? Behov? Frågor kan ställas direkt efter varje aktörs genomgång eller efter varvet runt 5. Lägessummering med kvitto (ordförande) 6. Analys, åtgärder och beslut Prioritering av åtgärder Hur ska vi arbeta? Gemensamma åtgärder? Omfall, vilka tänkbara utvecklingar ser vi? 7. Fortsatt arbete kriskommunikation - Huvudbudskap 8. Minnesanteckningar från mötet görs tillgängliga/läggs ut på.. 9. Nästa möte hålls.

18 Krishanteringsplan för Kalmar län

Krishanteringsplan för Kalmar län 19 Regionalt kriskommunikationsmöte Bilaga 3 Kallelse till kriskommunikationsmöten sker på samverkansmöte och via e-post till samverkansadressen eller vid behov genom SOS Alarm. Då meddelas ett telefonnummer att ringa och en kod att knappa in för att kunna delta i mötet. Tidpunkt och mötesfrekvens bestäms av utsedd samordnande aktör i samråd med övriga aktörer. Max 15-20 minuter. Checklista kriskommunikationsmöte Syften med mötet: Att skaffa en gemensam lägesbild av informationsbehov Att nå ut med ett gemensamt och korrekt budskap Att fördela arbetsinsatserna mellan aktörerna Att identifiera och lösa gemensamma problem 1. Inledning med mötesdefinition (för nya deltagare) 2. Upprop 3. Aktuella punkter för mötet (urval från listan nedan) Aktuell lägesbild Budskap Genomförda aktiviteter Omvärldsbevakning Strategi Planerade aktiviteter Informationsbehov Resursförstärkning Medier Kanalval FAQ-bank 4. Sammanfattning av beslut 5. Nästa möte 6. Avsluta Exempel på vad varje punkt kan innehålla, se nästa sida.

20 Krishanteringsplan för Kalmar län Exempel på vad varje punkt kan innehålla 1. Inledning med mötesdefinition (för nya deltagare) Vi fastställer att rätt personer är på rätt möte. 2. Upprop Finns det någon ny som måste uppdateras - kontrollera överlämning. 3. Aktuella punkter för mötet (urval från listan nedan) Avstämning löpande under dagen. Olika möten kommer att behandla olika frågor. Aktuell lägesbild Budskap Genomgång aktuellt kommunikationsläge. Hantering och vidare diskussion om de grundbudskap som tagits fram vid regionalt samverkansmöte och hur de ska förvaltas. Avstämning inför aktörernas egen anpassning av budskapet. Genomförda aktiviteter Rapportering om vilka aktiviteter som har genomförts, samt vilket utfall de haft. Omvärldsbevakning Hur ser läget ut bland allmänhet, medier, sociala medier, aktörer? Trender, reaktioner? Vad måste vi förhålla oss till? Har det inkommit förslag, hjälp från allmänheten som vi behöver hantera? Strategi Grundkunskap om den kommunikationsstrategi som finns. Därefter avstämning. Vägleder vid tveksamheter eller förändringar, inriktningar, kanalval osv. Planerade aktiviteter Informationsbehov Växel, externa kommunikatörer. Frågor från allmänheten som behöver besvaras. Målgrupper (krisorganisationens perspektiv. Behovsgrupper (individens perspektiv) språk/format, lättläst, direkt berörda. Resursförstärkning generellt inom organisationen, eller specifikt för enskilda organisationer, extra kommunikatörer. Medier pressmeddelanden, presskonferenser/träffar. Presscenter/bemanning. P4. Övriga kanalval intranät, hemsidor, sociala medier, callcenter. Infoplatser mottagningsstationer, infomaterial, öppettider, WIS. FAQ-bank Återkoppling från nationell FAQ-hantering, validering, callcenter, statistik genom krisinformation.se/msb. Validering av frågor och svar i länet. Tekniska frågor, handhavande, länk/import.

Krishanteringsplan för Kalmar län 21 Intern stabsorientering Länsstyrelsen Bilaga 4 Stabsorientering leds och sammankallas av stabschefen och är primärt till för att koordinera arbetet inom Länsstyrelsens krisorganisatio n. 1. Syftet med stabsorienteringen 2. Närvarokontroll 3. Läget Händelseutvecklingen (+ kritiska verksamheter) Vad har hänt hittills (händelsen, fattade beslut, vilka rekommendationer har givits, vilken info har gått ut etc.): 4. Funktionsvis lägesrapportering och återrapportering Ledning/samordning Läge Kriskommunikation Analys Samverkan i fält Stöd 5. Summering 6. Direktiv för fortsatt verksamhet inriktning 7. Uppdragsgivning Uppdraget ska redovisas kl. till.. 8. Frågor 9. Tid för nästa stabsorientering

22 Krishanteringsplan för Kalmar län

Krishanteringsplan för Kalmar län 23 Övergripande regional krishanteringsplan Länsstyrelsen i Kalmar län 2012

Krissamverkan Kalmar län utgör grunden för Länsstyrelsens arbete vid en samhällskris. Som områdesansvarig myndighet ska Länsstyrelsen stödja krisberedskapsarbetet i länet och samordna sektorsansvariga myndigheter, kommuner och berörda organisationer. En fungerande krissamverkan höjer den generella förmågan bland länets myndigheter och aktörer att hantera allvarliga händelser. Då krävs att vi alla kan leda den egna verksamheten, fatta beslut inom eget verksamhets- och ansvarsområde, sprida snabb och tillförlitlig information och samverka med andra aktörer. Krishanteringsplan för Kalmar län är tänkt att vara ett stöd för både det kontinuerliga krishanteringsarbetet hos länets aktörer i länet och för planeringen av samverkan. Den ska beskriva hur vi samverkar, men också klargöra Länsstyrelsens samordnande roll, före, under och efter en allvarlig händelse. www.lansstyrelsen.se/kalmar