ANSLAGSBEVIS. Marie-Louise Andersson. Börje Eriksson. Annika Duán. Kommundelsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (16)

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (16) Plats och tid Kolsva bibliotek, samlingssalen kl ande Övriga deltagare Börje Eriksson (S), ordf Annika Duàn (S), vice ordf Hans Andersson (S) Tina Linder (S) Åsa Göransson (S) Leif Mikkelsen (V) Christina Wihman (MP) Svante Uggla (M) Anna-Lena Jansson (C) Johanna Foxell (C) Lennart Eriksson (FP) Ersättare Tobias Hellberg (S) Else-Marie Jonsson (S) Björn Rydberg (S) Kenneth Nordberg (V) Eva Falk (V) Tjänstemän m.fl. Bo Nilsson, kommundelschef M-L Andersson, nämndsekreterare Gunnel Samuelsson, enhetschef Mimmi Wiberg, enhetschef Ann-Charlotte Björnsson, enhetschef Torbjörn Lundquist, enhetschef Johan Hallberg, enhetschef Justerare Annika Duán Paragrafer Justeringens tid och plats Kommundelskontoret Underskrifter Sekreterare... Marie-Louise Andersson Ordförande... Börje Eriksson Justerande... Annika Duán ANSLAGSBEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdatum för anslags uppsättande för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommundelskontoret, Kolsva Underskrift...

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (16) Information om folktandvården i Kolsva Klinikchef Ola Saaw informerar om landstingets planer för annexkliniken i Kolsva. Tjänstemännen inom tandvården har framlagt förslag om stängning av kliniken i Kolsva beroende på bl.a. olönsamhet. Förslaget som inom kort ska behandlas av landstingsstyrelsen innebär: att folktandvårdens klinik i Kolsva stängs från om med , under förutsättning att folktandvården i Köping ordnar alternativa undersökningslokaler i Kolsva. KDN 77 Dnr 2011/3-009 Anmälan av arbetsutskottets protokoll Föreligger för anmälan av arbetsutskottets protokoll från den beslutar att notera anmälan till protokollet. KDN 78 Dnr 2011/2-002 Delegationsbeslut Föreligger förteckning, daterad över delegationsbeslut nr Förordnande nr om förvaltningens organisation nr 101

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (16) Forts KDN 78 om avstängning från förskoleplats p g a obetalda avgifter nr Omsorg om äldre- och funktionshindrade samt hälso- och sjukvård nr beslutar att notera redovisningen av delegationsbeslut nr till protokollet. KDN 79 Dnr 2011/ Verksamhetsinformation Kommundelschef Bo Nilsson lämnar aktuell information från verksamheterna. Upphandlingen av 2 avdelningar vid förskolan Koltrasten kommer snarast att påbörjas. Förvaltningen har träffat avtal med föräldrakooperativet Myran om 2012 års budget. beslutar att notera informationen.

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (16) KDN 80 AU 42 Dnr KDN 2011/ Ledningens genomgång 2011 Ledningens genomgång syftar till att undersöka om kvalitetssystemet fungerar och används av verksamheten. Ledningens uppgift är att säkerställa systemets fortlöpande lämplighet, tillräcklighet och verkan. Genomgången ska innefatta bedömning av möjlighet till förbättring och bedömning av behovet av ändringar i kvalitetssystemet, inklusive policy och mål. Ledningens genomgång avser perioden Ledningssystemet fungerar förhållandevis bra. Kommunen genomför plattformsbyte för det informations- och kommunikationssystem som används inom alla förvaltningar. Vid analys av framtida IT plattform har framkommit att kvalitets- och miljöledningssystemet ska hanteras i en separat miljö, avskilt från kommunens övriga system. Egen server och eget program ska underlätta hanteringen, göra systemet mer lättarbetat och användarvänligt. Byte av plattform är påbörjat och slutförs under Användande av kvalitetssystemet bidrar till en överskådlighet, där användarna arbetar i och följer resursanvändande och måluppfyllelse. Systemet är numera en naturlig del i vardagens arbete alltifrån mål till handlingsplaner och rutiner. Med systemet som grund planeras verksamheten även över tid. Den IT satsning som påbörjades under 2010 där samtlig verksamhet skulle förses med trådlösa nätverk har slutförts under Medarbetarna involveras nu i nästa utvecklingsfas, där tillgänglig teknik, anpassad till verksamheten, ska väljas för utveckling av verksamhetens innehåll. Vägvalet är komplicerat eftersom teknikutvecklingen går oerhört snabbt. Kvalitetsarbetet inom kultur- och fritidsverksamheten har genomförts i olika takt. Vid biblioteket har arbetet försinkats av den genomgripande renovering av lokalerna som genomförts under Verksamheten har varit tillgänglig för låntagare och besökare under renoveringen och personalen har haft fullt upp med att bara hålla lokalerna öppna, medan hantverkare färdigställt renoveringen. Verksamhet anläggningar med Malmabadet som flaggskepp har på ett strukturerat sätt dokumenterat redan befintliga rutiner och är i fas med övrig verksamhet inom förvaltningen. Vid ledningens genomgång påpekades att utredning av framtida boendeformer inom äldreomsorgen skulle genomföras under Denna utredning pågår och redovisning kommer att ske under våren 2012.

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (16) Forts KDN 80 Vid samma ledningens genomgång påtalades att förskolan har behov av utökning av fler avdelningar. Kommunfullmäktige har under 2011 fattat beslut om tillbyggnad av två avdelningar vid förskolan Koltrasten, som enligt plan ska stå färdiga i september et innebär att avvecklingsplanering av en s.k. lägenhetsförskola tar fart i avsikt att ta bort den förskolans 5-årsgrupp och framledes integrera 5 åringarna på befintliga förskolor. Nämnden har under hösten 2011 fastställt mål för perioden Dessa mål kommer märkbart att påverka verksamheten. Lagmässiga krav efterlevs, då samtliga sökande till såväl äldreboenden som till förskolan erhåller plats inom föreskriven tid. Förslag Föreslås att kommundelsnämnden noterar informationen. beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag att notera informationen. KDN 81 AU 43 Dnr KDN 2009/ Uppföljning av internkontrollplan 2011 Kommunfullmäktige fastslog reglemente för internkontroll i Köpings kommun. Syftet med reglementet är att säkerställa att styrelsen och nämnderna upprätthåller en tillfredsställande internkontroll det vill säga, styrelser och nämnder ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten - Efterlevnad av tillgängliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för att en god internkontroll finns och efterlevs.

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (16) Forts KDN 81 Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Varje nämnd har skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde och ska som sin grund för styrning genomföra riskbedömningar för sin verksamhet. Nämnden rapporterar resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Rapporteringen sker samtidigt till kommunens revisorer. fastställde internkontrollplan för Planen innehåller sex granskningsområden. Internrevision av internkontrollplanen som genomförts kontinuerligt under 2011 uppvisar inga brister. Förslag Föreslås att utvärdering av internkontrollplan 2011 godkännes. beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag att godkänna utvärdering av internkontrollplan KDN 82 AU 44 Dnr KDN 2009/ Internkontrollplan 2012 Kommunfullmäktige fastslog reglemente för internkontroll i Köpings kommun. Syftet med reglementet är att säkerställa att styrelsen och nämnderna upprätthåller en tillfredsställande internkontroll det vill säga, nämnder och styrelser ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten - Efterlevnad av tillgängliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (16) Forts KDN 82 Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för att en god internkontroll finns och efterlevs. Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Varje nämnd har skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde och ska som sin grund för styrning genomföra riskbedömningar för sin verksamhet. Då kommundelens verksamhet är kvalitetssäkrad, med ISO 9001:2008 som utgångspunkt är internkontrollen redan inbyggd i hela verksamheten. Såväl interna som externa revisorer kontrollerar med jämna mellanrum att standarden efterlevs, om inte skulle verksamheten mista certifikatet. Den externa revisorn besöker kommundelen två dagar varje år och går då igenom verksamheten för att se om de krav som finns uppställda i ISO 9001:2008 efterlevs. Omcertifiering sker vart tredje år och då ägnas hela fyra dagar till genomlysning av systemet kopplat till verksamheten. Utöver den externa revisorns revisioner genomförs interna revisioner en gång per månad exklusive sommaren. Kommundelen har låtit utbilda åtta internrevisorer representerande verksamheten. Syftet med internrevisioner är att bidra till att hög kvalitet bibehålls i verksamheten genom att identifiera avvikelser och förbättringsområden samt att bevaka standardens efterlevnad. Resultaten efter externa och interna revisioner förs upp i kommundelens ledningsgrupp, där företrädare från all verksamhet finns samlad. Avvikelser och förbättringsområden förs ut till respektive verksamhets kvalitetsgrupp, för upprättande av förslag till ändring av handlingsplaner och rutiner, om detta är nödvändigt. Förslagen kommer sedan tillbaka till ledningsgruppen som fastställer ny rutin och låter därefter publicera ny rutin i kvalitetssystemet. Hela systemet är en form av kvalificerad internkontroll. Forts KDN 82 Minst en gång per år sker ledningens genomgång. Ledningen ska gå igenom organisationens ledningssystem för kvalitet och miljö för att säkerställa systemens fortlöpande lämplighet, tillräcklighet och verkan. Genomgången omfattar: - Bedömning av möjligheter till förbättring - Bedömning av behovet av ändringar i kvalitets- och miljöledningssystemen

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (16) Forts KDN 82 Underlag för ledningens genomgång innefattar: - Behov av resurser/ekonomi - Resultat av revisioner - Kundreaktioner - Kompetensutvecklingsplaner - Utbildningsbehov - Genomförda utbildningar - Bedömning om processernas prestanda överensstämmer med ställda krav - Status hos förebyggande och korrigerande åtgärder - Uppföljning beslutade vid ledningens tidigare genomgångar - Förändringar som skulle kunna påverka kvalitets- och miljöledningssystemen samt rekommendationer till förbättringar Bedömningen är att genom efterlevnad och kontroll av ISO systemen och dess verkan är internkontrollen i allra bredaste bemärkelse långt utvecklad inom kommundelens verksamhet. Förslag Internkontrollplanen 2012 föreslås bli kontroll av internrevisionens uppdrag. beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag att fastställa internkontrollplan 2012 som kontroll av internrevisionens uppdrag. KDN 83 AU 45 Dnr KDN 2011/72 Skolplan Barn- och utbildningsnämnden fastställde skolplan för perioden Kommunernas utbildningsväsen har ingen skyldighet att fastställa skolplaner, men Köping har valt att ha en skolplan, att användas som styrdokument för förskola och skola. Planen är inte tillämplig i alla delar för Kolsva skolområde, då planen även omfattar verksamhet för gymnasiet och särskolan.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (16) Forts KDN 83 Förslag till skolplan SKOLPLAN Vår vision Köpings kommun är en av de bästa skolkommunerna i Sverige Skolan värderas högt av elever och föräldrar och har ett gott rykte. Skolan i Köpings kommun är en sammanhållen skola med hög kvalité, en mötesplats för barn och ungdomar från olika kulturer. Alla barn är inte lika och resurserna fördelas därför utifrån olika behov. Förskolor och skolor har en tydlig inriktning i verksamheten. Miljöperspektivet ger barn och elever möjligheter att ta ansvar för sin miljö och en hållbar utveckling. Ett nära samarbete med näringslivet och internationella kontakter genomsyrar verksamheten. Våra gemensamma värderingar Mål Alla verksamheter ska sträva efter att barn och elever känner sig trygga i en säker och stimulerande miljö Nolltolerans mot kränkande behandling av barn och elever Eleverna ska känna till hur de kan nå målen i alla ämnen Eleverna ska känna att de har lärare som leder och stödjer dem i lärandet Kunskap och lärande för livet Mål Förskolan ska sträva efter att varje barn utvecklar intresse, förmåga och förståelse för språk, matematik, naturvetenskap och teknik Alla elever i grundskolan ska nå de nationella målen Alla elever ska nå minst godkända betyg i skolans samtliga ämnen Grundskolans genomsnittligt meritvärde år 9 ska vara minst 215 poäng Alla grundskoleelever ska vara behöriga till gymnasiet Alla gymnasieelever ska nå minst godkänt i samtliga ämnen Gymnasieelevernas genomsnittliga betygspoäng ska vara minst 15 poäng Gymnasiesärskolans elever ska nå målet minst godkänt i samtliga kurser

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (16) Forts KDN 83 Andel elever på nationellt program som fullföljer sin gymnasieutbildning inom fyra år ska öka till minst 90 procent Alla barn och elever ska få kunskap om förutsättningar för en god miljö och en hållbar utveckling Utveckla ansvar och inflytande Mål Barns och elevers inflytande ska stärkas och utvecklas i alla verksamheter Förskolan och skolan ska stärka och stimulera barn och elever till att ta eget ansvar för sina handlingar och sin miljö Alla elever ska få kunskap om demokratins principer och utveckla förmågan att arbeta i demokratiska former Samarbete med andra och tydlig inriktning Mål Köpings kommun ska ha förskolor och skolor med tydliga inriktningar. Alla vårdnadshavare ska vara nöjda med utvecklingssamtal och informationen från förskolan Förskolan, skolan och gymnasiet ska samarbeta med barnens och elevernas vårdnadshavare. Alla barn och elever ska delta i minst en kulturupplevelse per termin.

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (16) Forts KDN 83 Uppföljning för ständig förbättring Januari - februari Halvårsuppföljning av kunskapsmålen i kvalitetsplan Reviderad kvalitetsplan för kommande läsår Augustiseptember Utvärdering av målen i skolplan Maj-juni Uppföljning av skolplan Uppföljning och utvärdering av respektive kvalitetsplan Förslag Föreslås att kommundelsnämnden fastställer skolplan för perioden enligt förslag. beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag att fastställa förslag till skolplan för perioden

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (16) KDN 84 AU 46 Dnr KDN 2011/ Föräldraenkät 2011, förskolan i Kolsva kommundel Förskolan har under 2011 genomfört en enkätundersökning bland vårdnadshavarna till inskrivna barn. 82 % av vårdnadshavarna besvarade enkäten. Enkäten är omfattande och innehåller frågor om trivsel, trygghet, bemötande, delaktighet, utveckling och lärande, innehållet i verksamheten, måltider, förskolans miljö och vårdnadshavarnas helhetsintryck av förskolan i Kolsva. Som helhet betraktat får förskolan i kommundelen ett mycket bra betyg. Av 134 inlämnade svar har 2 vårdnadshavare en annan uppfattning och tilldelar förskolan ett sämre betyg. Förslag föreslås notera informationen. beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag att notera informationen. KDN 85 AU 47 Dnr KDN 2010/ Kolsva bibliotek, öppettider Biblioteket har sedan slutet av augusti 2010 på försök haft följande öppettider: - Måndag-torsdag Fredagar ( tidigare ) - Lördag/söndag stängt beslutade enligt 79 att prövotiden med nya öppettider på fredagar skulle förlängas till och med augusti 2011 samt att ärendet skulle redovisas och nytt beslut om öppettiderna skulle fastställas av nämnden. Föreståndaren vid biblioteket anger att öppettiderna på fredagar borde permanentas framförallt med hänsyn till tillgängligheten för äldre daglediga, som ges möjlighet till besök på biblioteket under förmiddagarna.

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (16) Forts KDN 85 Förslag föreslås fastställa öppettiderna vid Kolsva bibliotek måndag torsdag , fredag samt lördag/söndag stängt. beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag att fastställa öppettiderna vid Kolsva bibliotek till måndag torsdag , fredag samt lördag/söndag stängt. KDN 86 AU 48 Dnr KDN 2011/ Öppettider Malmabadet Malmabadet har under många år haft öppet under söndagar. Besöksfrekvensen har varit skiftande, men sammanfattande kan sägas att antalet söndagsgäster borde vara fler för att bättre motivera öppethållandet. Föreståndaren föreslår nu, efter förslag från besökare, att badet håller stängt på söndagar och under en period provar med lördagsöppet, för att om möjligt öka antalet helgbesök. Öppettiderna under vardagar berörs inte av förslaget. Förslag Föreslås att Malmabadet under perioden håller söndagar stängt och öppnar lördagar klockan samt att utvärdering av öppettiderna sker inför hösten beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag att Malmabadet under perioden håller söndagar stängt och öppnar lördagar klockan samt att utvärdering av öppettiderna sker inför hösten 2012.

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (16) KDN 87 AU 49 Dnr KDN 2011/ Sammanträdesdagar 2012 Förslag till sammanträdesdagar för arbetsutskott och kommundelsnämnd AU, kl KDN, kl Januari Ti 10/1 To 26/1 Februari Ti 7/2 To 23/2 Mars Ti 6/3 To 29/3 Utvärderingsdagar 8-9/3 April Ti 10/4 Ti 26/4 Maj Ti 8/5 To 31/5 Juni Ti 12/6 On 20/6 Obs Onsdag! Augusti Ti 14/8 To 30/8 September Ti 11/9 To 27/9 Oktober Ti 9/10 To 25/10 November Ti 13/11 On 28/11 Obs Onsdag! December Ti 11/12 To 20/12 beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag att fastställa sammanträdesdagar 2012.

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (16) KDN 88 Dnr 2011/ Budgetuppföljning efter oktober månad Föreligger budgetuppföljning för perioden oktober månad Kommundelschefen redogör även för budgetuppföljning efter november månad beslutar att godkänna budgetuppföljningen oktober- och november månad KDN 89 AU 51 Dnr KDN 2011/2-002 Förändring i delegationsordningen s delegationsordning är i behov av komplettering avseende verksamheten vid fritidshemmen. Förslag Rubriken 4.0 Grundskola, skolbarnomsorg ändras till Grundskola, fritidshem pga. ny lagstiftning. Ny ärendegrupp 4.6 om avstängning från fritidshemsplats pga. obetalda avgifter delegeras till föreståndare fritidshem. Ärendegrupp 5.5 om individuell prövning av avgiftsgrundande inkomst för avgiftsfastställelse inom förskolan och fritidsverksamhet kompletteras med delegation till föreståndare fritidshem. Ärendegrupp 5.6 Amorteringsplan gällande skuld inom förskolan och fritidsverksamhet kompletteras med delegation till föreståndare fritidshem. beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag att fastställa delegationsordningen enligt ovan.

16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (16) KDN 90 Dnr 2011/9-070 Rapport från kontaktpolitiker Anna-Lena Jansson (C) rapporterar från besök på särskilda boendet Ekliden. Kenneth Nordberg (V) rapporterar från besök på särskilda boendet Strömmen. Björn Rydberg (S) rapporterar från sitt besök på restaurang Städet. beslutar att notera informationen. Julhälsning Ordförande tackar för det gångna året och önskar samtliga politiker och tjänstemän en God Jul och ett Gott Nytt År. Hälsningen återgäldas.