medarbetarskap Riktlinje för Eskilstuna kommun

Transkript

1 Eskilstuna kommun Riktlinje för medarbetarskap Riktlinjen är antagen av kommunstyrelsen den 10 augusti 2011, 48 och ersätter Riktlinje för personal- och kompetensförsörjning.

2 2 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP Innehållsförteckning Riktlinje för medarbetarskap inom Eskilstuna kommun Sidan Utgångspunkt 1 Medarbetarens uppdrag och ansvar Förutsättningar för medarbetarskapet 2 3 Goda utvecklingsmöjligheter Omställning och avveckling 3 4 Bilagor 1. Medarbetaröverenskommelse 5 2. Medarbetarsamtal 3. Samtal om lön Omställning och avveckling av personal vid arbetsbrist Anvisningar och rutiner för bisyssla 21

3 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP 1 Riktlinje för medarbetarskap inom Eskilstuna kommun Utgångspunkt Eskilstuna kommun vill ha stolta medarbetare som ges förutsättningar att utifrån målen utföra ett kvalitativt och resultatinriktat arbete i ett arbetsklimat som präglas av öppenhet med högt i tak, tillit, innovation, mod och ansvarstagande. För att nå de höga politiska ambitioner och mål som Eskilstuna kommun har med sin verksamhet, krävs ett medarbetarskap med förmåga till goda värdeskapande möten. Det är en förutsättning för att ge kommuninvånarna en samhällsservice av bra kvalitet. Att vara medarbetare i Eskilstuna kommun är att spela en viktig roll i kommunens utveckling. Kommunens förväntningar på medarbetaren är att uppdraget utförs med invånar-, kund- brukarfokus, professionalism, helhetssyn, respekt och tydlighet. ORGANISATIONENS VÄRDEN Invånar-, kund- och brukarfokus Helhetssyn Respekt Tydlighet Professionalism

4 2 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP Medarbetarens uppdrag och ansvar Omvärlden förändras vilket innebär behov av ett nytt och utvecklat medarbetarskap där utgångspunkten är det egna ansvaret och viljan att leda sig själv. Alla medarbetare har ett uppdrag att bidra till positivt resultat och utveckling av verksamheten. Chefer ska tillsammans med medarbetare gå igenom och tydliggöra det grundläggande uppdrag som varje medarbetare i kommunen har. Det ska sedan kompletteras, anpassas och beskrivas i medarbetaröverenskommelsen. I det grundläggande uppdraget som medarbetare ingår att utifrån organisationens värden: Utföra uppdraget så att politiska mål uppnås. Ha respekt för demokratiska värden och fattade beslut. Fullgöra ett resultatinriktat arbete utifrån det egna uppdraget. Bidra till verksamhetens utveckling och en effektiv, innovativ organisation. Följa lagar och regler utifrån anställningen. Bidra till att skapa en öppen organisation med högt i tak. Ta ansvar för den egna utvecklingen och se lärandet som en naturlig del i arbetet. Ta ansvar för att inhämta och ge information, både internt och externt, samt ha en bra dialog med medborgarna via möten och olika informationskanaler. Svara för att service och samarbete utförs utifrån ett jämställt och icke diskriminerande förhållningssätt. Samarbeta inom och utanför den egna verksamheten. Bidra till hållbar utveckling och ta ansvar för miljöaspekterna i verksamheten. Se mångfald som en framgångsfaktor för en bra service. Ta ansvar för att bidra till en bra och hälsofrämjande arbetsmiljö och arbetsglädje. Ta ansvar för den egna hälsan. Följa samverkansavtalets intentioner.

5 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP 3 Förutsättningar för medarbetarskapet För att medarbetarna ska kunna utföra det förväntade uppdraget på ett professionellt sätt har arbetsgivaren ett ansvar att ge goda förutsättningar utifrån: Bra chef- och ledarskap. En öppen organisation med högt i tak. Ett tydligt uppdrag. Samtal med återkoppling på utfört arbete. Att ansvar och befogenheter följer varandra. Delaktighet och möjlighet att kunna påverka sin egen arbetssituation. Möjlighet till utveckling genom exempelvis nya arbetsuppgifter, karriärvägar, arbetsrotation, utbildning. Ett arbetsklimat som främjar innovation och utveckling. En god och hälsofrämjande arbetsmiljö. Rimlig arbetsbelastning. För chefer och ledare finns kompletteringar i uppdrag och förutsättningar beskrivna i Riktlinjer för chef- och ledarskap i Eskilstuna kommunkoncern. Goda utvecklingsmöjligheter All kompetensutveckling ska utgå från verksamhetens behov och individens förutsättningar. Strategisk kompetensförsörjning - liksom personalförsörjning och kompetensutveckling - är en förutsättning för att skapa en bra och effektiv organisation. Eskilstuna kommun vill stimulera till kompetensutveckling och utgångspunkten är att alla medarbetare vill lära och utvecklas. Med kompetensutveckling avses allt som tillför verksamhet och medarbetare en utveckling. Större delen av kompetensutvecklingen sker i det dagliga arbetet men kompetensutveckling kan även vara exempelvis studiebesök, praktik, nya arbetsuppgifter, arbetsrotation och givetvis även kurser. Värdet av kompetensutvecklingen uppstår först när den omsätts i praktiken. Medarbetare har också möjligheter till utveckling via intern rörlighet och alternativa karriärvägar inom kommunens breda verksamhet. Cheferna har ett ansvar att skapa förutsättningar för kompetensutveckling med den individuella medarbetaröverenskommelsen som grund. Medarbetarna har ett eget ansvar att aktivt medverka i sin kompetensutveckling och att dela med sig av sina nya kunskaper. Förmåner vid studier på fritiden finns beskrivet i Riktlinjer för lön och personalförmåner.

6 4 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP Omställning och avveckling I en flexibel organisation med framförhållning är möjligheterna större att snabbt ställa om verksamheten och undvika övertalighet. I de fall en avveckling ändå måste ske bör det ske på ett öppet och respektfullt sätt. Det är då viktigt att tidigt klargöra de formella rutinerna och att fortlöpande informera om det aktuella läget. Förhållningssättet vid avveckling ska kännetecknas av öppenhet gentemot medarbetarna och de fackliga organisationerna. Den formella hanteringen vid omställning finns beskrivet i Anvisningar för omställning, bilaga 4.

7 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP 5 Medarbetaröverenskommelse Medarbetarsamtalet är ett viktigt styrmedel för att åstadkomma måluppfyllelse i verksamheten. Samtalet ska avslutas med fokus framåt och utmynna i en medarbetaröverenskommelse. Medarbetaröverenskommelsen görs årligen och ska innehålla mål och uppdrag samt önskad utveckling ur både ett kortare och längre perspektiv. Med sitt bidrag till måluppfyllelsen kan medarbetare även påverka sin egen löneutveckling. Frågor att ta ställning till i överenskommelsen Finns det specifika behov av kompetensutveckling utifrån den uppföljning av resultat och måluppfyllelse som gjorts? Vilken är den önskade utvecklingen och hur ska den genomföras i så fall? Bägge parter undertecknar överenskommelsen.

8 6 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 1 Medarbetaröverenskommelse Medarbetare Arbetsplats Datum Mål VAD SKA DU UPPNÅ UNDER ÅRET - MÅL VAD SKA GÖRAS (AKTIVITET) NÄR SKA DET VARA KLART Utveckling UTVECKLINGSBEHOV AKTIVITET ANSVARIG NÄR SKA DET VARA KLART Önskad utveckling inom 2 år.. Önskad utveckling inom 5 år Kommentar Datum Medarbetare Chef Blanketten finns att hämta på internportalen under Min anställning, blanketter.

9 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP 7 Medarbetarsamtal Utöver den vardagliga kontakten mellan medarbetare och chef är medarbetarsamtalet ett viktigt komplement för utveckling av verksamheten och medarbetare. Samtalet är årligt återkommande och ska bidra till ökad medvetenhet och delaktighet kring verksamhetens mål, resultat och medarbetarens bidrag för att uppnå dessa. Det ska även ge chef och medarbetare en möjlighet att i lugn och ro prata igenom arbetssituationen, arbetsuppgifter, den gemensamma arbetsmiljön, ledarskapet och förutsättningar som är väsentliga för medarbetaren och verksamheten. Såväl chef som medarbetare har ett ansvar för samtalets kvalitet och innehåll, men chefen initierar och planerar mötet. Medarbetarsamtalet är en dialog med fokus på nutid och framtid och med en kortare avstämning av måluppfyllelsen (nutid/ framtid 80 % och dåtid/ måluppfyllelse 20 % av tiden). För att fungera som stöd för arbetet kommande år, ska samtalet planeras in under november- december. Verksamhetsplanen och uppdragen är en utgångspunkt. Samtalet är ett viktigt styrinstrument i verksamheten och ska resultera i en årlig individuell medarbetaröverenskommelse med mål och åtgärder för att nå målen. Samtalet blir en av tre delar: medarbetaröverenskommelse, medarbetarsamtal och samtal om lön. Utgångspunkter Utgångspunkter för samtalet är ytterst visionen samt: Mål, verksamhetsplaner, uppdrag och resultat (vad). Organisationens värden (hur). Arbetsmiljö. Medarbetarens uppfattning. Chefens uppfattning. Att tänka på för chefen inför medarbetarsamtalet Skicka i förväg ut mallen för samtalet. Dokumentera överenskommelser. Gå igenom föregående medarbetarsamtal och vad ni var överens om, har målen uppnåtts.

10 8 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 2 Fundera över medarbetarens resultat och utvecklingsbehov. Medarbetarens framtida arbetsuppgifter, ansvar och befogenheter. Avsluta med en skriftlig medarbetaröverenskommelse. Långa samtal ger inte automatiskt en bättre kvalitet. Att tänka på för medarbetaren inför medarbetarsamtalet Fundera på vad du har gjort sedan senaste samtalet. Vad har fungerat bra och vad vill du förändra/utveckla hos dig själv, verksamheten, arbetsmiljön och ledningen. Var aktiv och ta ansvar för att föra fram det du tycker är viktigt i samtalet. Har målen i medarbetaröverenskommelsen uppnåtts. Om inte, varför?

11 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 2 9 Mall för medarbetarsamtal De områden som ska beröras i samtalet är: Mål, uppdrag, och resultat är utgångspunkten för vad medarbetaren gjort under året. Organisationens värden är utgångspunkten för hur uppdraget utförts (invånar-, kund-, brukarfokus, professionalism, helhetssyn, respekt och tydlighet). Arbetsmiljö och hälsa är förutsättningar för att utföra uppdraget. Bisyssla. Har medarbetaren någon bisyssla. Samtalet ska utmynna i en medarbetaröverenskommelse kring kommande års uppdrag, mål och utvecklingsbehov. Mål och arbetsuppgifter Samtala kring vilka mål och uppdrag ni kom överens om i förra medarbetarsamtalet och vad som uppnåtts. Utgå från organisationens värden i återkopplingen hur arbetet har utförts. Återkoppla såväl det positiva liksom det som behöver utvecklas. Är målen för verksamheten tydliga för dig?.. Har ditt uppdrag varit tydligt för dig under året? Hur ser du på din arbetsinsats? Har du uppnått det vi var överens om? Beskriv en arbetsinsats som du är särskilt stolt över. Vad i arbetet har stimulerat dig mest respektive minst under året som gått?.. Hur ska du/vi arbeta för att bidra till att uppnå visionen? Förbättringsområden? Har du någon bisyssla? Vilken i så fall? (se bilaga 5) Blanketten finns att hämta på internportalen under Min anställning, blanketter.

12 10 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 2 Arbetsmiljö och hälsa Samtala kring arbetsmiljö, trivsel, livsstil och hälsa. Tycker du att du har balans mellan arbete och fritid?.. Hur ser du på arbetsfördelningen på enheten/avdelningen? Hur bedömer du din fysiska och psykiska arbetsmiljö?.. Hur fungerar samarbetet på enheten/avdelningen?. Hur bidrar du till ett gott arbetsklimat? Hur bedömer du din hälsa? Använder du dig av erbjuden friskvård?. Förbättringsområden? Förutsättningar För att kunna utföra ett bra arbete krävs rätt förutsättningar så som ledarskap, delaktighet och befogenheter. Samtala om och tydliggör behov och möjligheter. Fungerar information, kommunikation och samverkan som du önskar? Hur bidrar du själv för att det ska fungera bra, ge exempel? Har du de befogenheter du behöver för det ansvar och de arbetsuppgifter du har? Vilka förväntningar har du på mig som chef och vad kan jag förbättra? Övriga förbättringsområden? Blanketten finns att hämta på internportalen under Min anställning, blanketter.

13 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP 11 Samtal om lön Grunderna för individuell lönesättning och samtal om lön styrs av centrala avtal och vårt lokala styrdokument, Riktlinje för lön och personalförmåner. Lönen bestäms utifrån arbetsuppgifternas krav på kunskap och färdigheter, ansvar och arbetsförhållanden, grundläggande principer för individuell lönesättning samt marknaden. Samtalet om lön innebär att en dialog ska föras kring uppdraget, förväntningar, krav, uppnått resultat och lön och ska tydliggöra sambandet mellan lön, motivation och arbetsresultat. Chefen meddelar sedan i ett separat samtal den nya lönen i dialog med medarbetaren. När i processen det samtalet sker är beroende av om löneöversynen sker i dialog eller som förhandling. Medarbetarsamtal och samtal om lön är delar av samma process men med skilda fokus. Ett bra medarbetarsamtal är en förutsättning för ett bra lönesamtal. Lönesamtalet är en uppföljning och utvärdering av arbetsprestation och resultat. I lönesamtalet är fokus året som gått och resultat utifrån uppdrag. En mindre del ägnas åt framtid (måluppfyllelse/resultat 80% och framtid 20%). I samtalet kopplas medarbetarens resultat till organisationens värden som även är våra grundläggande principer för lönesättning. Organisationens värden ska diskuteras och förtydligas på arbetsplatsträffar utifrån de olika förutsättningar som finns på arbetsplatsen. Dessa värden är grunden för bedömningen av hur medarbetaren utfört sina arbetsuppgifter och uppdrag. Det är viktigt att motiven till lönesättningen är sakliga och tydliga för medarbetaren. Genom att tydligt koppla samman arbetsresultat och lön styrs verksamheten samtidigt som medarbetaren kan påverka sin löneutveckling. I de fall det krävs ska medarbetaröverenskommelsen även fungera som handlingsplan för att uppnå såväl en bättre måluppfyllelse som en förändrad löneutveckling

14 12 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 3 U PP D RA 2020 SAMVERKAN UTVECKLING På Individ G Inom arbetsplatsen kommunkoncernen Organisation ET Externt ORGANISATIONENS VÄRDEN MÅL MÅLUPPFYLLELSE: EJ UPPNÅTT UPPNÅTT MÅLEN ÖVERTRÄFFAT MÅLEN Gör en bedömning av prestation utifrån organisationens värden och de definitioner som gjorts på enheten/arbetsplatsen. ORGANISATIONENS VÄRDEN BEHÖVER UTVECKLAS UPPFYLLER KRAVEN ÖVERTRÄFFAR KRAVEN Invånare-, kund- och brukarfokus Professionalism Helhetssyn Respekt Tydlighet

15 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 3 13 Organisationens värden Invånare-, kund- och brukarfokus Innebär att medarbetaren bedöms utifrån hur medarbetaren sätter invånaren, brukaren eller kundens behov i fokus samt hur medarbetarens serviceanda är i det dagliga arbetet. Professionalism Innebär att medarbetaren bedöms utifrån hur medarbetaren tar ansvar och hur medarbetaren bidrar till verksamhetens resultat och använder sin yrkeskunskap i det dagliga arbetet. Helhetssyn Innebär att medarbetaren bedöms utifrån hur medarbetaren arbetar med att se till kommunens gemensamma mål och förståelsen för hur olika verksamheter hänger samman. Respekt Innebär att medarbetaren bedöms utifrån hur medarbetaren lyssnar och respektera allas lika värde. Tydlighet Innebär att medarbetaren bedöms utifrån hur medarbetaren förmår att skapa rätt förväntningar och förmågan att kommunicera med brukare, kunder eller invånare samt kollegor/medarbetare. Samverkan och utveckling Medarbetarens arbetsinsats och bidrag till verksamhetens mål och resultat ska också bedömas utifrån hur medarbetaren samverkar samt bidrar till sin egen och organisationens utveckling.

16 14 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP

17 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP 15 Omställning och avveckling av personal vid arbetsbrist Genom en god framförhållning och kontinuerlig kompetensutveckling utifrån ändrade förutsättningar ska uppsägning av kommunens medarbetare så långt som möjligt undvikas. I de fall avveckling är ofrånkomligt ska det ske på ett öppet och respektfullt sätt. Det är då viktigt att tidigt klargöra de formella rutinerna och informera om det aktuella läget. Eskilstuna kommuns förhållningssätt ska kännetecknas av en god dialog med alla medarbetare och de fackliga organisationerna. Omställningsarbetet ska ske i nära samarbete med berörd förvaltnings HR-funktion. Arbetsrättsspecialist på Konsult och Uppdrag ska informeras om omställningsarbetet. Ny organisation fastställs All omställning oavsett metod inleds med att arbetsgivaren definierar en ny organisation och vilka befattningar som ska finnas kvar i organisationen. Det ska tydliggöras vilka kompetenskrav som ställs på de kvarvarande befattningarna. När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas ( 8 i Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete). Samverkan om organisationsförändringen ska avslutas innan beslut fattas om ny organisation. Arbetsgivaren tar ställning till hur omfattande förändringar som behövs. Arbetsgivaren undersöker om det är möjligt att klara omställningen genom frivilliga åtgärder så som överenskommelser med berörda anställda genom att erbjuda andra alternativa arbeten eller andra alternativ som till exempel en avgångspremie eller en pensionsöverenskommelse. Anställningsstopp för nya anställningar kan också vara ett sätt att minska bemanningen. Omställningsgrupp utses Arbetsgivaren utser en omställningsgrupp som består av chefer och representanter från förvaltningens HR-funktion. Ansvarig chef leder arbetet med omställningen och samverkar eller förhandlar med fackliga organisationer samt ansvarar för information till andra chefer, medarbetare och fackliga företrädare. En kommunikationsplan ska tas fram. Gruppens arbetssätt och

18 16 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 4 rollfördelning anpassas efter behoven för omställningen. Arbetsgivaren kan utse annan än ansvarig chef att leda arbetet i gruppen. Val av omställningsmetod Inför nästa steg i processen ska arbetsgivaren ta ställning till om det är möjligt att genomföra omställningen utan att säga upp medarbetare. Först när arbetsgivaren bedömer att omställning utan uppsägning inte är möjlig blir omställning genom uppsägning av medarbetare aktuell. Innan beslut om omställningsmetod ska samverkan om tillvägagångssätt ske med de fackliga organisationerna. Personalomsorg Arbetsplatsträffar och planeringsdagar är bra forum för en god dialog. Medarbetare ska ges möjlighet till samtal med sin chef om den uppkomna situationen. Det är viktigt att tänka på att varje person har sina speciella behov. Även de medarbetare som stannar kvar på arbetsplatsen behöver tid att bearbeta situationen. Som stöd i detta arbete finns förvaltningens HR-funktion och kommunhälsan. HR-funktionen är också en resurs för att planera och strukturera olika insatser. Det är viktigt att avtacka medarbetare som ska sluta på ett positivt sätt så att hon eller han upplever ett bra avslut. Omställning utan uppsägning För att arbetsgivaren ska lyckas med att så långt som möjligt undvika uppsägningar av medarbetare ställs det krav på att medarbetarna i organisationen är beredda på att byta arbete internt inom kommunen eller samtycka till andra lösningar. Det är viktigt att medarbetarna är medvetna om vilka konsekvenser det kan innebär att tacka nej till att byta befattning. Omställning utan uppsägning består av: frivilliga lösningar omställning enligt kriterier Det är möjligt att parallellt arbeta med frivilliga lösningar och omställning enligt kriterier för att processen ska gå snabbt och effektivt.

19 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 4 17 Frivilliga lösningar Frivilliga åtgärder är ett förstahandsalternativ. Arbetsgivaren undersöker om det är möjligt att klara omställningen genom frivilliga åtgärder. Detta kan exempelvis vara att erbjuda lediga alternativa tillsvidareanställningar inom eller utanför den egna förvaltningen. Medarbetaren måste alltid uppfylla kravet på tillräckliga kvalifikationer. Medarbetare och berörd chef kommer överens om villkoren i den nya anställningen. Är tjänstgöringsgraden lägre i den nya anställningen kompenseras inte medarbetaren för detta. Samtliga chefer inom kommunen har skyldighet att hjälpa till att möjliggöra en ny anställning för övertaliga medarbetare. Har mottagande chef och förvaltningen som har ansvaret för omplaceringen skilda uppfattningar om medarbetarens tillräckliga kvalifikationer avgörs frågan av personaldirektören. Andra åtgärder som kan tillämpas är överenskommelse om avgångspremier i kombination med egen uppsägning. En avgångspremie ska kunna motiveras utifrån att det är bra ur ett verksamhets- och/eller ett ekonomiskt perspektiv. Det innebär att dessa möjligheter kan gälla för en del medarbetare men inte för andra. En avgångspremie kan enbart gälla dem som är tillsvidareanställda. Följande kombinationer kan tillämpas: Avgångspremie (utbetalning/tecknande av pensionsförsäkring) Avgångspremie kombinerat med personlig karriärplanering Studier Temporärt uttag av intjänad pensionsrätt i kombination med utfyllnad av viss förlorad pension. Särskild avtalspension. Samtliga åtgärder ska i förväg vara godkända av personaldirektören som beslutar i varje individuellt fall. Omställning enligt kriterier Omställning enligt kriterier används när frivilliga lösningar inte räcker för att lösa övertaligheten. Omställning enligt kriterier innebär att medarbetaren inte kan tacka nej till att byta till ny befattning. Omställning enligt kriterier bygger på att inte någon medarbetare ska sägas upp från en tillsvidareanställning i kommunen. Under förutsättning att kommunen kan placera övertalig medarbetare på vakanta tillsvidareanställningar behövs ingen turordning

20 18 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 4 enligt de formella reglerna i Lagen om anställningsskydd (LAS). Den nya placeringen ska uppfylla något av följande kriterier: Vara överenskommen med medarbetaren. Medarbetaren måste uppfylla tillräckliga kvalifikationer. Ligga inom ramen för arbetsskyldigheten enligt anställningsavtalet anställningsavtalet är oförändrat. Vara ett skäligt omplaceringserbjudande kan i vissa situationer ställa ett högre krav på arbetsgivaren än enbart tillräckliga kvalifikationer. Samtliga fall ovan förutsätter att medarbetaren får behålla sin tidigare tjänstgöringsgrad och lön. I första hand ska vakanta tillsvidareanställningar inom den egna förvaltningen användas och i andra hand vakanta tillsvidareanställningar inom hela kommunen. Samtliga chefer inom kommunen har skyldighet att hjälpa till att möjliggöra en ny anställning för övertaliga medarbetare. Har mottagande chef och förvaltningen som har ansvaret för omplaceringen skilda uppfattningar om medarbetarens tillräckliga kvalifikationer avgörs frågan av personaldirektören. Huvudregel för omställning enligt kriterier: Den som har kortast totalt arbetad tid i kommunen får flytta på sig i första hand. Först när flera anställda har lika lång arbetad tid i kommunen beaktas anställningstid på arbetsplatsen. Omställningen sker efter befattningsbenämning där arbetsbristen har uppstått. Undantag från huvudregeln: Verksamhetsskäl Ska några undantas från personalminskning på grund av speciell kompetens som inte kan undvaras? Anpassningsskäl kan vara att en person har omplacerats just till denna arbetsplats och inte kan klara annat arbete. Starka skäl måste finnas för att den personen på nytt ska byta arbetsplats. En separat samverkan eller förhandling ska alltid ske vid omplaceringar och stadigvarande förflyttning mot medarbetarens vilja med dennes fackliga organisation. Kontakta Konsult och Uppdrags arbetsrättspecialist för rådgivning om regelverket om medarbetaren motsätter sig omplaceringen eller en stadigvarande förflyttning.

21 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 4 19 Omställning med uppsägning Uppsägning sker enligt reglerna i Lagen om anställningsskydd (LAS) och avtalet Allmänna Bestämmelser. Reglerna är annorlunda än vid frivilliga åtgärder eller enligt kriterier. Omställning enligt LAS görs på två olika sätt: Genom att arbetsgivaren i samråd med arbetsrättspecialist på Konsult och uppdrag prövar om det går att göra ett kollektivavtal med de fackliga organisationerna om vilka medarbetare som står i tur att sägas upp pågrund av arbetsbrist. eller: Genom att arbetsgivaren följer turordningsreglerna i LAS samt i kollektivavtalet Allmänna Bestämmelser och gör turordningslistor enligt gällande regelverk. Turordningen sker i två steg, dels per benämning/eller grupp av benämningar oavsett facklig tillhörighet och i steg 2 efter indelning per facklig organisation. Inplacering i turordning enligt LAS sker utifrån anställningstid och tillräckliga kvalifikationer. Turordningslistorna omfattar maximalt en nämnd/styrelse under förutsättning att de fackliga organisationerna begär detta och indelas per ort. Anställningstid och kompetens för kvarvarande arbete är avgörande för inplacering i turordningen. Omplacering Omplacering av övertaliga sker av arbetsgivaren efter turordning till lediga tillsvidareanställningar i hela kommunen. Placering av dem som är övertaliga sker i första hand av den som har längst anställningstid och under förutsättning av uppfyllande av tillräckliga kvalifikationer. Mottagande chef har en skyldighet att ta emot övertalig medarbetare enligt ovan. Har mottagande chef och förvaltningen som har ansvaret för omplaceringen skilda uppfattningar om medarbetarens tillräckliga kvalifikationer avgörs frågan av personaldirektören. Övertalig personal som inte kan omplaceras sägs upp på grund av arbetsbrist: Förstärkt anställningsskydd kan vid turordning ges till facklig förtroendeman (sektionsordförande eller motsvarande, förtroendemannalagen 8) om det är av särskild betydelse för den fackliga verksamheten och att förtroendemannen har tillräckliga kvalifikationer för kvarvarande arbetsuppgifter.

22 20 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 4 Förstärkt anställningsskydd kan vid turordning ges till den som har nedsatt arbetsförmåga och på grund av det har fått särskild tjänstgöring (anställning) om det kan ske utan allvarlig olägenhet för arbetsgivaren. Övrigt Medarbetare som har sagts upp har företrädesrätt till återanställning enligt LAS på samma villkor som den som har fått företrädesrätt till återanställning enbart genom tidsbegränsade anställningar. Medarbetare anställda av Eskilstuna kommun som sägs upp på grund av arbetsbrist från och med den 1 januari 2012 omfattas av Omställningsavtalet KOM-KL. Det innebär att medarbetaren ges hjälp och stöd i syfte att hitta ett nytt arbete. Under vissa förutsättningar kan medarbetaren även ha rätt till ekonomiska förmåner. Kontakta HR-funktionen för närmare information och rådgivning. Processöversikt över hela omställningsprocessen, till stöd för omställningsarbetet finns på internportalen. Betyg/intyg Närmaste chef ska skriva betyg och intyg. Anställningsbetyg med vitsord utfärdas om anställningen varat i minst 6 månader. Normalt utfärdas inte anställningsbetyg under pågående anställning. Endast i undantagsfall kan så ske till exempel när medarbetaren byter befattning eller förvaltning. Intyg innehåller samma uppgifter som ovanstående men utan vitsord/omdöme. Betyg/intyg ska innehålla personuppgifter, arbetsplats, befattning, anställningstid och eventuella längre tjänstledigheter. Arbetsuppgifterna specificeras så utförligt som möjligt, så att det är tydligt vilka arbetsuppgifter medarbetaren har haft och i vilken omfattning samt vilka krav som ställts. Vitsord/omdöme ska innehålla så bred information som möjligt, till exempel kunnighet, samarbets-, initiativ- och organisationsförmåga.

23 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP 21 Anvisningar och rutiner för bisyssla Allmänt Att ha en bisyssla vid sidan om sin ordinarie anställning i Eskilstuna kommun kan vara något positivt som är till fördel för arbetsgivaren. En bisyssla kan stärka medarbetarens kompetens och erfarenhet. Samtidigt måste allmänheten ha fullt förtroende för Eskilstuna kommun. Kommunen ska ha effektiva och rättssäkra rutiner. Kommunmedborgarna ska kunna lita på att kommunens anställda är opartiska i utövandet av sina arbetsuppgifter. En bisyssla ska kunna förbjudas om den är förtroendeskadlig, konkurrerar med kommunens verksamhet eller är hindrande när medarbetaren ska utföra sina arbetsuppgifter. En medarbetares bisysslor ska vara kända av närmaste chef och uppgift om bisysslor ska inhämtas vid nyanställning och i det årliga medarbetarsamtalet. Närmaste chef rapporterar till sin förvaltningsledning en sammanställning över vilka bisysslor som har anmälts och vilka bisysslor som har förbjudits. Förvaltningsledningen rapporterar årligen en sammanställning till personaldirektören om antalet anmälda och godkända bisysslor samt hur många bisysslor som har förbjudits. Definition Med bisyssla avses varje anställning, uppdrag eller annan verksamhet som en medarbetare har vid sidan om sin egen anställning i Eskilstuna kommun och som inte tillhör privatlivet. Regelverk Reglerna om bisyssla finns dels i 7a 7 c Lag om offentlig anställning (LOA), dels i 8 i kollektivavtalet Allmänna bestämmelser (AB). Motsvarande regler som i AB finns i 9 i avtal för personliga assistenter (PAN) samt i 7 i kollektivavtal om arbetsmarknadspolitiska åtgärder (BEA 06) och (BEA Kommunal). Arbetsgivaren ska förbjuda bisysslan (LOA 7 c) om arbetsgivaren finner att bisysslan:

24 22 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 5 1. Rubbar förtroendet för medarbetarens opartiskhet i arbetet eller kan skada arbetsgivarens anseende (Förtroendeskadlig bisyssla). Arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan ( 8 AB, 9 PAN, 7 BEA) om arbetsgivaren finner att bisysslan: 2. Inverkar hindrande för arbetsuppgifterna. 3. Innebär verksamhet som konkurrerar med arbetsgivarens. Bisysslor ska bedömas i varje enskilt fall med hänsyn till medarbetarens arbetsuppgifter. Det som för en medarbetare kan vara en tillåten bisyssla kan för en annan medarbetare innebära att bisysslan måste förbjudas. Regelverket kräver en individuell prövning då kollektiva bedömningar är förbjudna i såväl lag som kollektivavtal. Prövningen ska tydliggöra vilken eller vilka punkter som berörs av ett eventuellt förbud om bisyssla. Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska och ideella organisationer är normalt uppdrag som tillhör privatlivet och som medarbetaren har ett grundlagsskyddat intresse av att inte redogöra om för arbetsgivaren. Detta skydd gäller dock inte fullt ut om det är fråga om en förtroendeskadlig bisyssla enligt LOA. Ideella organisationer som bedriver näringsverksamhet, där förtroendeuppdraget registreras i bolagsregister, är ett undantag från regeln om privatlivet. Om medarbetaren inte uppfyller sin informationsskyldighet, vid förfrågan eller bryter mot ett förbud mot bisyssla, är detta ett brott mot LOA och/eller kollektivavtalet, alternativt ett fel eller försummelse, som kan leda till disciplinpåföljd och i mycket allvarliga fall till uppsägning av anställningen. Vägledning Förtroendeskadlig bisyssla En medarbetare får inte ha någon anställning eller något uppdrag eller ha någon verksamhet vid sidan om arbetet som kan rubba allmänhetens förtroende för medarbetarens opartiskhet eller saklighet i arbetet eller som kan skada arbetsgivarens anseende. Bedömningen sker utifrån allmänhetens intresse. Det behöver inte vara frågan om någon incident eller inträffad händelse, det räcker med att bisysslan ger en risk för förtroendeskada. Om en bisyssla bedrivs inom samma verksamhetsområde som medarbetaren själv verkar inom så ökar risken för att bisysslan ska vara förtroendeskadlig.

25 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 5 23 Förtroendeskadlig bisyssla kan t ex. uppstå om medarbetaren har intressen i företag eller organisationer som anlitas av Eskilstuna kommun och medarbetaren själv beslutar eller kan påverka beslut vid myndighetsutövning eller vid upphandling. En arbetsgivare ska informera sina medarbetare om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten och medarbetarna ska lämna de uppgifter som behövs för att bedöma bisysslan. När arbetsgivaren begär in uppgifter ska medarbetarens integritet respekteras. Oftast räcker det att ta in uppgifter om arten och omfattningen av bisysslan för att kunna bedöma om den är tillåten. Först om det behövs ska detaljerade uppgifter lämnas in. LOA gör inga undantag för förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer. Befogenheten att begära in uppgifter får inte göras så att det strider mot grundlagarna. Varje medborgare är skyddad mot tvång att ge tillkänna sin åskådning i politiskt, religöst, kulturellt eller annat sådant hänseende. Beslut om förbud mot förtroendeskadlig bisyssla enligt LOA ska vara skriftligt och innehålla en motivering till beslutet. Förhandling enligt regler för medbestämmande i arbetslivet (MBL) behövs inte enligt 42 i LOA. En besvärshänvisning hur medarbetaren kan överklaga beslutet ska lämnas enligt LOA. En pågående förtroendeskadlig bisyssla som förbjuds innebär ofta ett behov av en skälig avvecklingstid som högst kan vara tre månader. En checklista för bedömning av bisysslors förtroendeskadlighet och blanketter finns som bilaga. Arbetshindrande bisyssla En bisyssla kan bli arbetshindrande om den medför att medarbetaren inte orkar eller hinner med sitt arbete, eller på grund av bisysslan, gör ett sämre arbete än annars. En arbetshindrande bisyssla kan vara ett annat arbete, eller uppdrag, som påverkar medarbetaren från att göra en fullgod arbetsinsats under arbetstid. Andra kännetecken är att inte kunna förskjuta sin arbetstid, byta schema eller ha jour, beredskap eller arbeta övertid vid behov. Innebär bisysslan att arbete ofta utförs åt en annan arbetsgivare eller att medarbetaren har omfattande uppdrags- och närings-

26 24 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 5 livsverksamhet, talar det för att det kan vara fråga om en arbetshindrande bisyssla. En arbetshindrande bisyssla kan förbjudas av arbetsgivaren med stöd av kollektivavtalets bestämmelser enligt avtalen AB, BEA och PAN. I Arbetsdomstolens dom 1997 nr 18 belyses arbetshindrande bisyssla ytterligare. Arbetsdomstolen kan pröva om arbetsgivaren har tillämpat regeln på godtyckligt eller annars otillbörligt sätt. Bestämmelsen är i övrigt en arbetsgivarventil där arbetsgivarens beslut inte kan överprövas av domstolen. Innan arbetsgivaren fattar beslut om förbud av arbetshindrande bisyssla ska frågan förhandlas enligt 11 i MBL med medarbetarens fackliga organisation. Om den fackliga organisationen har delegerat MBL 11 förhandlingsrätten till förtroendevald på arbetsplatsnivå, ska ansvarig chef meddela även den fackliga expeditionen i kommunen/motsvarande, om sådan förhandling. Samverkansavtalets regler för samverkan vid arbetsplatsträff eller samverkansgrupp är inte tillämpliga vid förbud mot arbetshindrande bisyssla. Konkurrerande bisyssla En konkurrerande bisyssla är när en medarbetare utanför sin anställning erbjuder en med arbetsgivaren konkurrerande verksamhet eller arbetar eller har uppdrag för en konkurrerande verksamhet. Har bisysslan samma verksamhetsinriktning uppstår ett konkurrensförhållande mellan medarbetaren och arbetsgivaren. Bisysslor där arbetsgivaren eller medarbetaren konkurrerar på samma marknad är inte tillåtna. Vägledande exempel på konkurrerande bisyssla: Alla företag som ger anbud eller avser att lägga anbud vid en upphandling hos kommunen är att betrakta som konkurrerande verksamhet. Ägarintresse i konkurrerande verksamhet oavsett driftsform. Anställning hos någon som bedriver konkurrerande verksamhet. Innehav av uppdrag hos någon som bedriver konkurrerande verksamhet. inkluderande uppdrag som styrelseledamot, revisor eller konsultuppdrag. Det är lämpligt att pröva frågan om bisyssla är konkurrerande innan den riskerar att uppstå. Det är alltid möjligt att lämna ett besked att bisysslan är tillåten eller att förbjuda den.

27 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 5 25 I arbetsdomstolens dom 1999 nr 27 belyses konkurrerande bisyssla ytterligare. På samma sätt som vid arbetshindrande bisyssla kan Arbetsdomstolen pröva om arbetsgivaren har tillämpat regeln på godtyckligt eller annars otillbörligt sätt. Bestämmelsen är i övrigt en arbetsgivarventil där arbetsgivarens beslut inte kan överprövas av domstolen. Innan arbetsgivaren fattar beslut om förbud av konkurrerande bisyssla ska frågan förhandlas enligt 11 i MBL med medarbetarens fackliga organisation. Om den fackliga organisationen har delegerat MBL 11 förhandlingsrätten till förtroendevald på arbetsplatsnivå, ska ansvarig chef meddela även den fackliga expeditionen i kommunen/motsvarande, om sådan förhandling. Samverkansavtalets regler för samverkan vid arbetsplatsträff eller samverkansgrupp är inte tillämpliga vid förbud mot konkurrerande bisyssla. Anvisningar och rutiner för bisysslor ersätter tidigare personalcirkulär nr 1 från 2002 om bisysslor. Bilagor: 5A.Inventering av bisyssla och beslut 5B.Checklista för bedömning av bisysslors förtroendeskadlighet

28 26 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 5A Inventering och beslut om bisyssla (Bilaga 5A ) (Inlämnas till personalansvarig chef, bevaras i personalakt) Namn: Befattning: Personnummer:..... Jag har tagit del av information om regler för bisyssla. Jag har ingen pågående eller planerad bisyssla. Jag har nedanstående pågående bisyssla eller planerar en bisyssla. Pågående bisyssla: Bisyssla/företag:..... Omfattning:.. Planerad bisyssla inom det närmaste året: Bisyssla/företag:... Omfattning:.. Information: Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska och ideella organisationer är normalt uppdrag som tillhör privatlivet och som medarbetaren har ett grundlagsskyddat intresse av att inte redogöra om för arbetsgivaren. Detta skydd gäller dock inte fullt ut om det är fråga om en förtroendeskadlig bisyssla enligt LOA. Ideella organisationer som bedriver näringsverksamhet, där förtroendeuppdraget registreras i bolagsregister, är ett undantag från regeln om privatlivet. Eskilstuna Namnteckning medarbetare Blanketten finns att hämta på internportalen under Min anställning, blanketter.

29 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 5B 27 Bilaga 5B Beslut Kompletterande utredning bifogas. Ingen bisyssla är deklarerad av medarbetaren. Bisysslan godkänd. Förtroendeskadlig bisyssla förbjuds enligt 7c, LOA. Bisysslan ska vara avvecklad senast Arbetshindrande bisyssla förbjuds enligt 8 AB, 7 BEA eller 9 PAN. Bisysslan ska vara avvecklad senast Konkurrerande bisyssla förbjuds enligt 8 AB, 7 BEA eller 9 PAN. Bisysslan ska vara avvecklad senast Motivering till beslut om förbud av bisyssla enligt ovan Kompletterande information angående beslut om bisyssla: Beslut om godkänd bisyssla är giltigt högst ett år från beslutsdatum. Ett nytt beslut kan fattas tidigare om det finns skäl till det. Eskilstuna Personalansvarig chef Besvärshänvisning vid meddelat förbud mot företroendeskadlig bisyssla enlig 7 i LOA: Talan mot detta beslut förs enligt bestämmelserna i lagen om rättegång i arbetstvister. Blanketten finns att hämta på internportalen under Min anställning, blanketter.

30 28 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 5C Anvisningar och rutiner för bisysslor, utdrag ur SOU 2000:80 (Bilaga 5C) Är bisysslan tillåten eller förbjuden? Checklista för bedömningen av bisysslors förtroendeskadlighet Bestämmelsen i 7 lagen om offentlig anställning (LOA) om förbud mot förtroendeskadliga bisysslor är allmänt hållen. En rad olika omständigheter spelar in när man skall bedöma om en bisyssla är förtroendeskadlig eller inte. Först bör man avgöra om det över huvud taget rör sig om en bisyssla i lagens mening eller om det är en sådan aktivitet som typiskt sett hör till privatlivet och som därmed i allmänhet faller utanför bisyssleregeln. Man bör sedan göra en samlad bedömning av de omständigheter som kan påverka allmänhetens förtroende för arbetstagarnas opartiskhet och myndigheternas anseende. Hur stor är risken för att förtroendet rubbas och vilken grad av risk kan man godta? Vid bedömningen bör man ta hänsyn till dels vilka arbetsuppgifter den anställde och myndigheten har, dels vad bisysslan går ut på. Syftet med denna checklista är att den skall kunna vara ett stöd för arbetsgivare och arbetstagare när de skall bedöma om en bisyssla är förtroendeskadlig. Det är naturligtvis inte tanken att den med automatik skall kunna leda fram till rätta svaret på frågan om förtroendeskadlig Är verksamheten en bisyssla i lagens mening? 1. Är det fråga om en anställning vid sidan av huvudanställningen? 2. Är det fråga om ett uppdrag som lämnas av någon annan än huvudarbetsgivaren? 3. Är det fråga om något annat slag av verksamhet än sådant som nämns i fråga 1 och 2 och som bedrivs vid sidan av huvudanställningen? 4. Är det fråga om enbart medlemskap och inte uppdrag, t.ex. som styrelseledamot, i en förening? 5. Är det fråga om en aktivitet som typiskt sett hör till privat livet, t.ex. att utöva en hobby eller att sköta sin och familjens egendom och privata angelägenheter? 6. Innebär aktiviteten, t.ex. förvaltning av den egna förmögenheten, att arbetstagaren är engagerad i företag eller branscher som är föremål för hans verksamhet i tjänsten? Om svaret på någon av frågorna 1-3 och 6 är ja, talar det mesta för att det rör sig om en bisyssla i lagens mening. Om svaret på någon av frågorna 4 och 5 är ja, talar det mesta för att det inte handlar om en bisyssla i lagens mening.

31 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 5C 29 Ligger arbetsuppgifterna i huvudanställningen inom något av de områden där man bör vara särskilt försiktig med bisysslor som kan påverka allmänhetens förtroende för arbetstagarna eller myndigheten/förvaltningen? Har arbetstagaren eller den myndighet/förvaltning där han eller hon är anställd arbetsuppgift som inom: - rättskipning - myndighetsutövning (beslut om förmåner, rättigheter och skyldigheter, tillstånd, bidrag m.m. för enskilda personer och företag) - upphandling (köp eller hyra av varor, tjänster eller byggentreprenader) - tillsyn och kontroll över offentlig eller enskild verksamhet - förvaltning av egendom - ledning av myndigheter/förvaltningar eller verksamheter inom dessa Om svaret på frågan är ja, ökar risken för att en bisyssla skadar allmänhetens förtroende för arbetstagaren eller myndigheten. Är bisysslan av sådan beskaffenhet att risken för förtroendeskada ökar? 1. Finns det någon beröring mellan å ena sidan arbetsuppgifterna i bisysslan eller verksamheten i det företag hos vilket bisysslan utförs och å andra sidan myndigheten/ förvaltningens verksamhet? 2. Finns det någon beröring mellan arbetstagarens arbetsuppgifter i huvudanställningen och bisysslan? 3. Är arbetsuppgifterna i bisysslan av mera kvalificerat slag? 4. Är arbets- eller uppdragsgivaren för bisysslan ett privat företag? 5. Är bisysslan ett styrelseuppdrag i aktiebolag eller ekonomisk förening? 6. Gäller bisysslan egen kommersiellt inriktad verksamhet, t.ex. konsultverksamhet? 7. Är bisysslan ett politiskt, fackligt eller ideellt förtroendeuppdrag? 8. Är arbets- eller uppdragsgivaren för bisysslan en offentlig myndighet? 9. Är det ett allmänt intresse, t.ex. en myndighets behov av expertis, att arbetstagaren åtar sig bisysslan? Om svaret på någon av frågorna 1-6 är ja, ökar risken för att bisysslan skadar allmänhetens förtroende för arbetstagaren eller myndigheten. Om svaret på fråga 7, 8 eller 9 är ja, minskar risken.

32 30 RIKTLINJE FÖR MEDARBETARSKAP BILAGA 5C Har bisysslan sådan omfattning att risken för förtroendeskada ökar? 1. Är bisysslan tidskrävande? 2. Är bisysslan kortvarig eller av sporadisk art? 3. Får arbetstagaren eller någon anhörig till honom eller henne ekonomisk eller annan ersättning för bisysslan och är denna ersättning i så fall hög? Om svaret på fråga 1 och/eller 3 är ja, ökar risken för förtroendeskada. Om svaret på fråga 2 är ja, minskar risken.

33

34