Reviderad finanspolicy för Malmö stad med delegationsrätt för Internbanken

Transkript

1 SIGNERAD Malmö stad Stadskontoret 1 (3) Datum Vår referens Finanschef Tjänsteskrivelse ola.nyberg@malmo.se Reviderad finanspolicy för Malmö stad med delegationsrätt för Internbanken STK Sammanfattning I enlighet kommunfullmäktiges finansiella föreskrifter ska kommunstyrelsen besluta om finanspolicy för Malmö stad. Policyn ska revideras vid behov Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att att anta i ärendet redovisat förslag till Finanspolicy för Malmö stad med bilagor 1-4 samt, delegera till de tjänstemän som framgår av bilaga 4 Delegationsförteckning för Malmö stads internbank att fatta beslut om finansiella avtal som omfattas av denna finanspolicy att gälla från och med 1 april Beslutsunderlag G-tjänsteskrivelse Finanspolicy för Malmö stad Bilaga 1 Ramar för upplåning, utlåning och borgen Bilaga 2 Strategier 2014 Bilaga 3 Motparter vid placeringar, derivatkontrakt och kreditlöften Bilaga 4 Delegationsförteckning för Malmö stads internbank Beslutsplanering KS Arbetsutskott Kommunstyrelsen Ärendet I enlighet kommunfullmäktiges finansiella föreskrifter ska kommunstyrelsen besluta om finanspolicy för Malmö stad. Policyn ska revideras vid behov Gällande finanspolicy med bilagor fastställdes Med anledning dels av rekommendationer framförda i granskningsrapport från Ernst & Young dels av att Internbanken har fått ökad omfattning samt vissa personalförändringar inom Internbanken föreslår stadskontoret att kommunstyrelsen beslutar om reviderad finanspolicy med till-

2 hörande bilagor. 2 (3) Förslagets innebörd: Finanspolicy Förslaget innebär en anpassning efter kommunfullmäktiges beslut 29 augusti att inordna även MKB i Internbankens verksamhet genom att även i Finanspolicyn stryka reglerna i 1.4 om Särskilda fall MKB. Vidare förtydligas finansberedningens roll som forum för fördjupad dialog och rapportering kring hanteringen av kommunens finansverksamhet. Efter revisorerna påpekande införs även en årlig revidering av styrdokumenten Övriga föreslagna ändringar avser mindre väsentliga redaktionella ändringar vilka framgår av bilagda revideringsförslag. Bilaga 1 Ramar för upplåning, utlåning och borgen Förslaget innebär en justering av belopp avseende låneram för Visab samt borgensram för Sydvatten efter t beslut till Kommunfullmäktige. Bilaga 2 Strategier Förslaget innebär revidering av tidigare fastställda av strategier för finansiell riskhantering Kapitalbindningsstrategi för upplåning justeras och förtydligas för att underlätta uppföljning och bättre sprida refinansieringsriskerna. Kreditlöften och Likviditetsreserv anpassat till Standard & Poor s utvärderingskrav. Justeringen innebär högre krav på kreditlöften likviditetsreserver Strategi och riskmandat för ränteriskhanteringen revideras och förtydligas för att underlätta uppföljning och bättre sprida ränteriskerna. Kommunens ränterisk begränsas till 10 Mkr, mätt som 1 % ränteförändrings påverkan på resultatet de kommande 12 månaderna. Intervall för ränteriskspridning förenklas till max 40 % per varje 12 månaders period utan angivande av minimi nivåer. Bilaga 3 Motparter vid placeringar, derivatkontrakt och kreditlöften Förslaget innebär främst att gruppen med relationsbanker utökas med DnB Bank. Samtidigt utökas motpartsrisken för kommuner och relationsbanker från 400 Mkr till 500 Mkr samt för helägda statliga bolag från 100 Mkr till 200 Mkr. Anledningen är utökat behov av att kunna hålla likvida enligt revideringen av bilaga 2 ovan. Bilaga 4 Delegationsförteckning Förslaget innebär en komplettering av behörigheter med anledning av nytillkomna och avgående medarbetare samt en begränsning av behörigheterna att teckna längre derivatkontrakt än 10 år. Förslaget innehåller även en anpassning av gruppindelningen för disponering av kommunens konton och utkvittering av värdehandlingar, två i förening, på grund av övriga personalföränd-

3 ringar inom stadskontorets ekonomiavdelning. 3 (3) Övrigt De föreslagna förändringarna innebär även att kommunens helägda dotterbolag, inklusive MKB, behöver genomföra en anpassning av sina respektive finanspolicys. Ansvariga Jan Åke Troedsson Ekonomidirektör Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör

4 Finanspolicy Malmö stad

5 Innehållsförteckning 1 Inledning Organisation Ansvarsfördelning Likviditetshantering Upplåning Utlåning och borgen Placeringar Finansieringsrisk Ränterisk Valutarisk Derivatinstrument Operativa risker och intern kontroll Rapportering Bilagor Bilaga 1 Ramar för upplåning, utlåning och borgen Bilaga 2 Strategier Bilaga 3 Motparter vid placeringar, derivatkontrakt och kreditlöften Bilaga 4 Delegationsförteckning för Malmö stads internbank Finanspolicy revisionshistorik: Datum Beskrivning Finanspolicy inklusive bilaga 1-4 beslutad i Kommunstyrelsen , att gälla fr.o.m Bilaga 4 Delegationsförteckning för Malmö stads internbank beslutad i Kommunstyrelsen (AUII) Finanspolicy inkl bilaga 1-4 beslutad i Kommunstyrelsen , att gälla fr.o.m (15)

6 1 Inledning 1.1 Bakgrund Kommunfullmäktige har utfärdat finansiella föreskrifter för Malmö stads kommunkoncern. De finansiella föreskrifterna omfattar finansverksamheten i kommunkoncernen, med vilken avses Malmö stad med helägda bolag samt därutöver de företag och organisationer som anslutits till Internbanken efter godkännande av kommunstyrelsen. I de finansiella föreskrifterna anges att kommunstyrelsen ska besluta om finanspolicy för staden och lämna instruktioner avseende internbanksverksamheten. Vidare anges i föreskrifterna att helägda bolag och kommunalförbund ska upprätta egna finanspolicies baserade på de finansiella föreskrifterna för kommunkoncernen. Malmö stads stiftelseförvaltning regleras i en särskild placeringspolicy. 1.2 Syfte med finanspolicyn Syftet med finanspolicyn är att: ange hur de finansiella risker som staden är exponerad för ska hanteras; ange mål och riktlinjer för hur finansverksamheten i staden ska bedrivas; ange ansvarsfördelning; ange hur rapportering, uppföljning och kontroll ska ske. 1.3 Målsättningar med finansverksamheten De övergripande målsättningarna för finansverksamheten inom staden är att medverka till en god ekonomisk hushållning genom att: säkerställa betalningsförmågan och trygga tillgången på kapital; inom ramen för ovanstående, eftersträva bästa möjliga finansnetto; effektivisera och utnyttja stordriftsfördelar i kommunkoncernen inom upplåning, kapitalflöden, likviditetshantering, betalningsrutiner och övriga finansiella tjänster. Finansverksamheten ska bedrivas på ett betryggande sätt och i enligt med på området gällande lagstiftning, kommunal rätt samt EU-rättsliga principer. Verksamheten ska kännetecknas av hög kompetens och god riskkontroll. 1.4 Särskilda fall MKB De beslut kommunfullmäktige fattat, eller framöver fattar, om rätt för MKB att teckna finansiella avtal direkt med externa motparter gäller, oaktat vad som i övrigt framgår av finansiella föreskrifter och denna finanspolicy Generella riktlinjer Internbankens agerande ska kännetecknas av ett etiskt hänsynstagande. Finansverksamheten ska genomföras på ett säkert och effektivt sätt utan spekulativa inslag och så att en betryggande säkerhet alltid upprätthålls. 3(15)

7 Internbanken ska bedriva en aktiv finansförvaltning för att därigenom skapa möjligheter till att rationellt hantera risker med hänsyn till den kostnad som det medför att minska eller eliminera risker. Upplåning och utlåning, vars enda syfte är att skapa räntevinster för kommunkoncernen, ska ej genomföras. Anslutning till Internbanken ska dokumenteras i separat upprättade avtal mellan parterna. Internbankens prissättning ska vara marknadsmässig i alla transaktioner inom kommunkoncernen. 2 Organisation Stadskontorets ekonomiavdelning är kommunstyrelsens organ för skötsel av kommunens ekonomi. Inom ekonomiavdelningen handläggs kommunens centrala ekonomi- och finansfrågor. Inom ekonomiavdelningen finns en internbank. Internbankens övergripande uppdrag är att ansvara för kommunkoncernens kapitalförsörjning, samordna finansverksamheten i kommunkoncernen samt att verka för att på bästa sätt uppnå målsättningarna med finansverksamheten. Kommunstyrelsens arbetsutskott utgör Internbankens styrelse. Kommunstyrelsen finansberedning utgör forum för fördjupad dialog och rapporetering kring hanteringen av kommunens finansverksamhet. I kommunkoncernen ska finnas ett finansråd som ska utgöra samarbetsorgan för de parter som är anslutna till Internbanken. Finansrådet är ett rådgivande organ till Internbanken och består av tjänstemän från respektive organisation av betydande storlek, representant från serviceförvaltningen samt tjänstemän från Internbanken vid stadskontorets ekonomiavdelning. 3 Ansvarsfördelning Att bedriva en aktiv finansförvaltning ställer krav på korta handläggningstider. Därigenom uppstår behov av väl definierade delegationsuppdrag. Utöver vad som anges nedan fastställs Internbankens ansvarsfördelning i Delegationsförteckning för Malmö stads internbank, bilaga 4. Det operativa ansvaret för finansverksamheten inom staden fördelas enligt följande: 3.1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunstyrelsen har delegerat till kommunstyrelsens arbetsutskott att besluta i bolagsoch låneärenden samt finansiella transaktioner i anslutning till den löpande verksamheten och löpande bolagsärenden utan principiell innebörd. Delegationen innebär att kommunstyrelsens arbetsutskott ansvarar för att: a) Årligen godkänna helägda bolags och kommunalförbunds finanspolicies; b) godkänna annan extern upplåning inom kommunkoncernen än via Internbanken; 4(15)

8 c) besluta om helägt bolags, kommunalförbunds eller externs parts anslutning till stadens koncernkontostruktur inklusive beviljande av checkräkningskredit inom av kommunfullmäktige fastställda utlånings- och borgensramar; d) besluta om Internbanks- och borgensavgifter för externa parter enligt kapitel 6; e) årligen eller vid behov besluta om placeringsstrategi enligt kapitel 7 f) årligen eller vid behov besluta om strategi för kapitalbindning enligt kapitel 8; g) årligen eller vid behov besluta om strategi för hantering av ränterisker enligt kapitel 9; h) årligen eller vid behov besluta om hur valutarisker i förvaltningarna ska hanteras enligt kapitel Internbanken Internbankens uppdrag är att: a) säkerställa kommunkoncernens kapitalförsörjning; b) vid behov, dock minst årligen, revidera och föreslå uppdatering av finansiella föreskrifter och finanspolicy; c) verkställa extern upplåning, utlåning, borgen, räntederivat, placeringar och övriga för Internbanken erforderliga finansiella transaktioner; d) bevaka och hantera kommunkoncernens finansiella risker; e) rapportera till kommunstyrelsens arbetsutskott och kommunstyrelsen enligt beslutade anvisningar för uppföljning; f) samordna kontakter med banker och andra finansiella institutioner; g) samordna betalningsflöden, likviditetshantering och andra banktjänster; h) sammankalla och leda finansrådet; i) bevaka utvecklingen på de finansiella marknaderna och av tjänster som kan vara till nytta för kommunkoncernen; j) utgöra ett kompetenscentrum som erbjuder intern rådgivning i finansiella frågor för kommunkoncernen. 5(15)

9 4 Likviditetshantering 4.1 Allmänt Med likviditetshantering avses matchningen av in- och utbetalningar samt hantering av låne- och placeringsbehov. Internbanken svarar för samordning, planering och förvaltning av kommunkoncernens hela likviditet. Likviditetshanteringen ska bedrivas med målsättningen att samordna kapitalströmmarna i kommunkoncernen och att sänka räntekostnaderna genom effektiva betalningsrutiner och god likviditetsplanering. 4.2 Likviditetsplanering Koncernens likviditetsbehov ska sammanställas av Internbanken. Bolagen, kommunalförbunden och förvaltningarna rapporterar likviditetsprognoser enligt anvisningar från Internbanken. Likviditetsplaneringen ska vara till grund för bedömning av betalningsberedskapen på kort (1 dag 12 mån) och lång sikt (1 3 år) samt utgöra underlag för beslut om upplåning och placering av likvida medel. 4.3 Koncernkonto Inom kommunkoncernen ska det finnas ett koncernkontosystem för samordning av flöden. Öppning av bank- och valutakonton får endast ske av Internbanken. 4.4 Likviditetsreserv I syfte att hantera likviditetssvängningar och störningar på penning- och kapitalmarknaderna ska internbanken ha tillgång till en likviditetsreserv. Med likviditetsreserv avses medel som kan användas för att säkra den kortsiktiga betalningsförmågan. Likviditetsreservens storlek specificeras i bilaga 2. Helägda bolag och kommunalförbund ansvarar, inom ramen för de finansiella föreskrifterna för att teckna avtal med Internbanken om verksamhetens behov av checkräkningskredit. 4.5 Placering av överskottslikviditet För de fall kommunkoncernen har överskottslikviditet som ej kan utnyttjas för att matcha upplåningsbehov inom kommunkoncernen får den placeras i enlighet med riktlinjerna i kapitel 7 Placeringar. Då bolagen eller kommunalförbunden har ett placeringsbehov överstigande 30 dagar ska Internbanken erbjuda inlåning till marknadsmässiga villkor baserat på önskad placeringshorisont. 6(15)

10 5 Upplåning 5.1 Allmänt All upplåning i kommunkoncernen ska inrymmas inom de av kommunfullmäktige beslutade ramarna och samordnas genom Internbanken. Med upplåning avses alla former av finansiering, leasing och kreditlöften. Extern upplåning ska ske av Internbanken i Malmö stads namn, nedan benämnt Internbankens upplåning. Om verksamhetsspecifika förutsättningar i bolagen möjliggör för koncernen förmånliga alternativa finansieringsformer ska detta godkännas av kommunstyrelsens arbetsutskott och upphandling samordnas med Internbanken. Hantering av finansiell leasing och lokalförhyrning regleras i kommunfullmäktiges riktlinjer för ekonomistyrning. 5.2 Riktlinjer Internbankens låneportfölj ska förvaltas på ett kostnadsmässigt effektivt sätt med hänsyn tagen till risker och andra faktorer i denna policy. Vidare gäller följande riktlinjer gäller för vid upplåning: a) Internbankens upplåning ska uppfylla kraven på låg finansieringsrisk, hög kvalitet på lånedokumentation och enkel administration; b) Internbanken ska arbeta med god framförhållning vid upplåning; c) låneförfall inför årsskiften ska i möjligaste mån undvikas; d) upplåning ska i möjligaste mån ske så att enskilda lånebelopp ej understiger 100 miljoner kronor; e)c) godkända motparter vid tecknande av kreditlöften framgår av bilaga Upplåningsformer Följande upplåningsformer är tillåtna: a) utgivande av certifikat; b) utgivande av obligation eller annat löpande skuldebrev; c) banklån från svensk eller utländsk bank samt Kommuninvest; d) tecknade av skuldebrev med annan finansiell institution eller placerare. 7(15)

11 6 Utlåning och borgen 6.1 Allmänt Utlåning och borgen får endast ske i enlighet med kommunfullmäktiges beslutade utlånings- och borgensramar. Internbanken ska erbjuda marknadsmässiga finansieringslösningar. All utlåning, kreditlöften och borgen ska ske på ett sådant sätt att stadens finansiella risker begränsas 6.2 Riktlinjer Följande riktlinjer gäller generellt för utlåning och borgen: a) all utlåning och borgen ska vara belopps- och tidsbegränsad; b) all utlåning ska dokumenteras i avtal mellan parterna; c) borgen får inte avse generell borgen; d) underliggande kreditavtal ska i dess helhet granskas och godkännas av finanschefen innan borgen tecknas; e) all borgen ska registerföras och alla borgenshandlingar tillsammans med underliggande kreditavtal ska arkiveras; f) kredittagarens betalningsförmåga ska vara god; g) för det kommunala åtagandet krävs att staden erhåller god insyn i kredittagarens ekonomi och verksamhet samt att kredittagaren tecknar fullvärdesförsäkring för tillgångarna; h) säkerheterna ska bedömas motsvara kommunens risk vid betalningsinställelse; i) kredittagare ska åläggas att årligen inkomma med årsredovisning och försäkringsbevis eller motsvarande. 6.3 Kreditprövning Internbanken ska inför kommunfullmäktiges beslut om ramar för utlåning till och borgen för respektive bolag och kommunalförbund lämna ett skriftligt utlåtande innehållande en kreditbedömning. Motsvarande utlåtande ska lämnas till kommunstyrelsen för beslut om utlåning till extern part. Kreditbedömningen ska göras på ett underlag som ger en god bild av den kreditsökandes ekonomiska status. Bedömningen ska omfatta en känslighetsanalys av den kreditsökandes återbetalningsförmåga samt en bedömning av risken för en värdeförsämring i förekommande säkerheter. 6.4 Internbankens avgifter för bolag och kommunalförbund Internbankens prissättning för utlåning och borgen ska baseras på marknadsmässiga villkor. Med marknadsmässiga villkor vid utlåning avses det pris som är resultatet av en bedömning av följande tre delar: 1. Stadens finansieringskostnad. Basen för marknadsmässiga villkor är stadens verkliga eller bedömda finansieringskostnad. 2. Administrativt avgift. Avgiften ska täcka stadens kostnader för internbanksverksamheten och avgiften ska revideras vid behov utifrån verkliga kostnader. 8(15)

12 3. Marknadsmässig riskpremie. Påslaget syftar till att kompensera staden för risktagandet samt möta lagkrav på konkurrensneutralitet för de bolag som verkar i konkurrens med privata bolag. Internbanken ska följa och löpande dokumentera utvecklingen av Internbankens prissättning, dels för att styrka konkurrenskraftig finansiering gentemot bolagen och kommunalförbunden och dels för att otillbörlig konkurrens enligt EU-rätten ej ska uppstå. Vid borgen ska borgensavgift, motsvarande ett administrativt påslag och en riskpremie, årligen belasta borgenstagaren. 6.5 Utlåning och borgen till externa parter Allmänt Utlåning eller borgen till externa parter får ske endast om det kan anses vara av allmänt intresse att så sker och endast gällande ändamål som hör till stadens kompetensområde. För extern utlåning och borgen till bolag och organisationer beslutar kommunstyrelsen i varje enskilt fall inom den ram som kommunfullmäktige har fastställt. Kommunstyrelsen har en restriktiv inställning till utlåning och borgen till externa parter. Utlåning respektive borgensåtaganden ska alltid prövas/riskbedömas vid omläggning av lån (ej ränteförändring). Kommunens åtagande ska omprövas om det verksamheten inte längre bedrivs enligt de kriterier om som låg till grund för det ursprungliga beslutet Säkerheter För utlåning eller borgensåtagande erfordras säkerhet i form av pantbrev i fastighet eller motsvarande säkerhet med tillfredställande förmånsrätt. Även kompletterande säkerhet ska prövas. För borgensåtagande där säkerhet saknas ska förbindelse upprättas om att inte belåna aktuella fastigheter ytterligare mot säkerhet i panträtt Intern borgen Nämnderna är betalningsansvariga gentemot kommunstyrelsen för de lån där nämnden har ingått så kallad intern borgen i enlighet med kommunfullmäktiges beslut om Regler och riktlinjer för Malmö stads stöd till föreningar och organisationer KF 29/ , 189, bih Internbankens avgifter till externa parter Internbanken lämnar i samband med det skriftliga utlåtandet avseende utlåningen eller borgen en rekommendation av uttag och storlek på internbanks- eller borgensavgiften. Kommunstyrelsen beslutar om uttag och storlek på internbanks- eller borgensavgift i samband med beslut om utlåning eller borgen. 9(15)

13 7 Placeringar 7.1 Allmänt Med placeringar avses externa placeringar i form av kontoinlåning, deposits eller värdepapper. Överskottslikviditet ska i första hand användas för att tillgodose koncerninterna upplåningsbehov och i andra hand placeras externt. 7.2 Etik Placeringar är inte tillåtna i värdepapper utgivna av företag vars huvudsakliga verksamhet utgörs av tillverkning eller försäljning av vapen och annat krigsmateriel, tobaksprodukter, alkoholhaltiga drycker eller i företag som i huvudsak bedriver kommersiell spelverksamhet. För att ytterligare begränsa riskerna vill staden integrera miljöhänsyn, socialt ansvar och god etik vid placeringar. Med miljöhänsyn, god etik och socialt ansvar menas att företag utöver lagstiftning följer internationella normer för mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö och anti-korruption. De internationella normerna är uttryckta i FN:s deklarationer och konventioner och deras relevans för företag sammanfattas i t.ex. FN:s Global Compact och UNPRI (United Nations Principles for Responsible Investment). För att säkerställa att dessa krav efterlevs ska samtliga innehav regelbundet kontrolleras. Vid överträdelser ska lämpliga åtgärder föreslås för kommunstyrelsens arbetsutskott 7.3 Riktlinjer Följande riktlinjer gäller för placeringar: a) placeringarnas löptider och risktagande ska normal anpassas till vilken placeringshorisont som gäller i förhållande till framtida betalningar (matchningsprincipen); b) placeringarnas sammanlagda genomsnittliga löptid får ej överstiga 5 år; c) om placeringsvolymen beräknas överstiga miljoner kronor och placeringshorisonten överstiger 1 år ska en placeringsstrategi beslutas av kommunstyrelsens arbetsutskott och biläggas finanspolicyn i bilaga 2; d) förvärv och avyttring av värdepapper i svenska kronor ska ske genom bank eller värdepappersinstitut som står under Finansinspektionens tillsyn eller motsvarande tillsyn i annat land; e) placering i noterade skuldförbindelser får endast ske i papper med hög likviditet där officiell köpkurs fortlöpande ställs; f) placering får endast ske i kontoinlåning/deposit eller i skuldförbindelser i svenska kronor utgivna eller fullt garanterade av organisationer med angivna begränsningar av belopp, löptid och ratingkrav enligt bilaga 3. 10(15)

14 8 Finansieringsrisk 8.1 Allmänt Med finansieringsrisk avses risken att vid någon tidpunkt inte ha tillgång till, eller endast mot en ökad kostnad, ha tillgång till medel för betalningar. Finansieringsrisk uppstår även om kommunens upp- och utlåning inte sker med matchade villkor för kapitalbindning. Målsättningen är att uppnå en låg finansieringskostnad samtidigt som betalningsförmågan säkerställs på såväl kort som lång sikt. 8.2 Riktlinjer Följande riktlinjer för hantering av finansieringsrisker: a) ;om internbankens totala upplånings- och kreditlöftesvolymen långsiktigt beräknas överstiga miljoner kronor ska en strategi för kapitalbindning ska beslutas av kommunstyrelsens arbetsutskott och biläggas finanspolicyn i bilaga 2; b) om Internbankens totala upplånings- och kreditlöftesvolymen långsiktigt beräknas överstiga miljoner kronor ska Internbanken ska sträva efter att fördela upplåningen på flera olika upplåningsformer och/eller långivare; c) Internbanken ska i möjligaste mån matcha upp- och utlåningsvillkor i syfte att minimera finansieringsrisken; d) maximal löptid för utlåning med fast kreditmarginal utan matchande finansiering är 5 år. 9 Ränterisk 9.1 Allmänt Med ränterisk avses risken för att en snabb förändring av marknadsräntorna påverkar stadens finansnetto negativt. Ränteriskhantering ska syfta till att undvika stora och snabba genomslag i finansnettot. Helägda bolag och kommunalförbund ansvarar själva för sin ränterisk och ska enligt de finansiella föreskrifterna för Malmö stads kommunkoncern utforma strategi och riskmandat för respektive organisations räntebindning. Ränterisk för staden uppstår vid upplåning i staden, stadens räntederivat, stadens placeringar, stadens utlåning samt stadens räntederivat med bolagen. Hantering av ränteriskerna ska delas upp i en strategi för placeringar och en för strategi för stadens upp- och utlåning samt tillhörande derivat. Riktlinjer för placeringar hanteras i kapitel 7. Målsättningen med ränteriskhanteringen är att långsiktigt åstadkomma bästa möjliga finansnetto inom ramen för de risktaganden som fastställs i denna policy. 9.2 Riktlinjer Följande riktlinjer gäller för hanteringen av ränterisker i stadens upp- och utlåning samt tillhörande derivat då nettot av detta långsiktigt överstiger miljoner kronor a) kommunstyrelsens arbetsutskott ska besluta om en strategi för ränteriskhanteringen och ett riskmandat för Internbanken. Strategin och riskmandaten ska biläggas 11(15)

15 finanspolicyn i bilaga 2. Strategin ska uttryckas som en bestämd förfallostruktur för räntebindningen och riskmandaten ska ange tillåtna avvikelser; b) matchning av ränterisker ska hanteras inom de riskmandat som fastställs av kommunstyrelsens arbetsutskott enligt punkt a). 10 Valutarisk 10.1 Valutarisk Med valutarisk avses risken för att staden drabbas av ökade kostnader eller minskade intäkter till följd av valutakursförändringar. I finansverksamheten uppkommer valutarisker om staden lånar eller placerar i utländsk valuta. I förvaltningarna uppkommer valutarisker då staden upphandlar varor eller tjänster i utländsk valuta eller erhåller bidrag i utländsk valuta. Valutarisker i förvaltningarnas verksamheter kan vara komplexa och inte alltid möjliga att säkra. Det åligger förvaltningarna att identifiera och omedelbart till Internbanken rapportera valutarisker i verksamheten om motvärdet på exponeringen bedöms motsvara 5 miljoner kronor eller mer Riktlinjer Följande riktlinjer gäller för hanteringen av valutarisker: a) valutarisker som uppkommer då staden lånar eller placerar i utländsk valuta ska omedelbart säkras; b) om summan av motvärdet av valutaexponeringen som uppkommer i förvaltningarnas verksamhet överstiger 5 miljoner kronor ska valutariskerna säkras i enlighet med separat beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott. 12(15)

16 11 Derivatinstrument 11.1 Allmänt För att hantera riskerna i finansverksamheten förekommer olika derivatinstrument i marknaden. All användning av derivatinstrument förutsätter att Internbanken har god förståelse för instrumentets funktion, prissättning, tillhörande risker och administrativa rutiner som kan hantera dessa affärer Motpartsrisker Med motpartsrisker avses risken för att den motpart med vilken derivattransaktioner genomförts inte kan fullfölja de förpliktelser som avtalet innebär. Staden ska sträva efter att sprida motpartsrisker. Bedömning av motpartsrisk ska ske inför varje transaktion. Bedömningen ska göras avseende nettoexponering och stadens totala engagemang med motparten ska beaktas. För att bibehålla flexibilitet och handlingsberedskap ska Internbanken så långt det är möjligt tillse att staden har outnyttjade limiter för derivattransaktioner hos aktuella motparter. Internbanken ska minst kvartalsvis inhämta uppgifter om återstående utrymme hos respektive motpart Riktlinjer Följande riktlinjer gäller för derivatinstrument och motpartsrisker: a) derivatinstrument får endast användas till att hantera finansiella risker i underliggande upp- och utlåning, placeringsportfölj eller underliggande valutaexponeringar; b) staden får använda derivatinstrument i form av terminer, FRA-kontrakt, swapar, optioner och kombinationer av dessa instrument för att hantera ränte- och valutarisker; c) riskbedömning och konsekvensanalys av en derivattransaktion ska alltid genomföras innan affärsavslut. Konsekvensanalysen ska för varje ny typ av derivatinstrument innehålla en modell för derivatinstrumentets påverkan på förfallostrukturens räntebindning; d) samtliga derivatinstrument ska registreras i finanssystemet och marknadsvärderas i månadsrapporteringen; e) alla koncerninterna derivattransaktioner ska dokumenteras i avtal mellan parterna; f) staden ska ha ramavtal för derivathandel eller motsvarande ramavtal med minst 4 externa motparter; g) godkända externa motparter vid derivataffärer framgår av bilaga 3. h) Om stadens externa derivatvolym nominellt överstiger miljoner kronor ska kkommunstyrelsens arbetsutskott ska besluta om riskmandat för motpartsrisker som ska biläggas finanspolicyn i bilaga Internbankens avgifter för bolag och kommunalförbund Internbankens prissättning för derivattransaktioner ska vara marknadsmässig och utan påslag. 13(15)

17 12 Operativa risker och intern kontroll 12.1 Allmänt Med operativ risk avses risken att drabbas av förluster till följd av bristfälliga interna processer, fel orsakade av den mänskliga faktorn eller felaktigheter i system. De operativa riskerna ska begränsas genom uppdaterade och väl dokumenterade rutiner. Finansverksamhetens organisation ska utformas så att en god intern kontroll säkerställs. Den utåtriktade affärsverksamheten ska arbetsmässigt så långt som möjligt skiljas från redovisning och uppföljning. Varje transaktion ska administreras så att risken för fel och eventuell skada minimeras. En person som gjort affärsavslut och registrerat denna i finanssystemet får inte godkänna samma affär. Målet med hanteringen av de operativa riskerna är att minimera förluster på grund av fel i processer, system eller bristande kontroll Riktlinjer Följande gäller för att säkerställa att god intern kontroll upprätthålls: a) alla affärstransaktioner ska utföras och dokumenteras i enlighet med upprättade fullmakter enligt attestordning eller andra delegeringar; b) alla affärstransaktioner ska vid transaktionstillfället dokumenteras i en intern avräkningsnota som anger viktiga villkor och motiv för transaktionen; c) alla affärstransaktioner ska registreras i finanssystemet (Twin) och/eller i affärssystemet (Raindance); d) kontroll av affärstransaktioner mellan externa underlag och intern avräkningsnota ska utföras av medarbetare som inte är underställda finanschefen; e) alla mellanhavanden mellan staden och till internbanken anslutna organisationer ska stämmas av och differenser ska omedelbart utredas och klaras upp. 14(15)

18 13 Rapportering Rapporter ska upprättas med syfte dels att utgöra underlag för planering och beslut, dels att vara ett styr- och kontrollmedel över hur väl finansverksamheten följer finansiella föreskrifter och finanspolicyn. Utöver nedanstående rapportering ska den rapportering som kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen efterfrågar utföras i enlighet med deras instruktioner Avvikelserapportering Eventuella avvikelser mot denna finanspolicy ska utan dröjsmål rapporteras till kommunstyrelsens arbetsutskott Månadsrapportering Rapporteringen ska innehålla basfakta för upp- och utlåning, likviditetshantering, valutaexponering samt placeringar som visar att finansverksamheten bedrivs inom de riktlinjer och riskmandat som är specificerade i finanspolicyn. Rapporteringen ska på en aggregerad nivå visa bokförda värden och förändringen av dessa avseende all upplåning, utlåning och placeringar i staden. För de positioner där marknadsvärdet avviker från bokfört värde ska även detta visas. Månadsrapporteringen ska levereras till kommunstyrelsens arbetsutskott varje månad med undantag för juni. För rapporterna april, augusti samt december ska månadsrapporterna även tillställas kommunstyrelsen Årlig rapportering Finanschefen Stadskontoret ska årligen i samband med manadsrapporteringen för december till kommunstyrelsen och stadsrevisionen avge en rapport med en utvärdering av finansverksamheten och riskhanteringen i koncernen Rapportering från bolag, kommunalförbund och förvaltningar till Internbanken Det åligger bolagen, kommunalförbunden och förvaltningarna att till Internbanken tillhandahålla den information som behövs för att en effektiv finansiell samordning ska kunna ske inom koncernen. Internbanken kommer löpande att begära in rapportering för likviditetsplanering och planering av koncernens kapitalförsörjning Rapportering från Internbanken till finansråd Internbanken ska rapportera verksamheten till finansrådet. Rapporteringen ska baseras på senaste månadsrapporteringen till kommunstyrelsens arbetsutskott samt sammanställning av likviditetsprognoser och kapitalförsörjningsplaner för koncernen. 15(15)

19 Bilaga 1 Ramar för upplåning, utlåning och borgen Kommunfullmäktiges ram för kommunkoncernens externa upplåning Den av kommunfullmäktige beslutade sammanlagda ramen för kommunkoncernens externa upplåning uppgår till Mkr och fördelas enligt nedan. Kommunfullmäktiges ramar för borgen för och utlåning till och borgen för helägda bolag och kommunalförbund Den av kommunfullmäktige beslutade ramen för total utlåning till och borgen för helägda bolag och kommunalförbund uppgår till respektive Mkr och fördelas enligt tabellen nedan. Kommunfullmäktiges ram för total utlåning till och borgen för externa parter Den av kommunfullmäktige beslutade ramen för borgen för och total utlåning till delägda bolag och externa parter uppgår till 1 028,5 Mkr respektive 16 Mkr och fördelas enligt nedan. Beslutade ramar, Mkr Kategori Företag / organisation Kommunal borgen Internbankens utlåning Extern upplåning Malmö stad Internbanken Koncernen MKB * (helägda bolag och kommunalförbund) P-Malmö 600 Visab VA Syd Delsumma Övriga Sydvatten Bellevue Park 365 Parkfast Träningshall AB 38 Fair Play TK 30 2 Hyllie Park Äldreboende AB 18 MFF 43,5 Övriga <10 Mkr/st Delsumma 863,51 028,5 16 Summa 8 863,59 028, *) MKB är enligt bolagsordning och beslut i kommunfullmäktige ett så kallat publikt bolag med rätt att själva genomföra upplåning och där ibland emittera marknadsnoterade skuldebrev mm.

20 Bilaga 2 - Strategier Placeringsstrategi Kommunstyrelsen har i finanspolicyn delegerat till kommunstyrelsens arbetsutskott att besluta om placeringsstrategi för stadens placeringar då placeringsvolymen beräknas överstiga miljoner kronor och placeringshorisonten överstiger 1 år. Placeringsstrategin är en avvägning av upplåningsbehovet på olika löptider inom kommunkoncernen och stadens placeringshorisont baserad på en långsiktig likviditetsplan. Om kriterierna uppnås ska placeringsstrategin innehålla tillgångsallokering, riskanalys och en normalportfölj med riskmandat. Kapitalbindningsstrategi för upplåning Kapitalförsörjningen ska tryggas genom att en låg finansieringsrisk eftersträvas via en god diversifiering avseende lånens förfallostruktur, upplåningsformer, långivare och väl avvägda likviditetsreserver. Maximalt 540 % av upplåningen får ske genom certifikat och eller REPO-lånvia certifikatmarknaden. Den genomsnittliga återstående löptiden för förfall av lån och kreditlöften ska vid var tidpunkt överstiga 2 år men bör ej överstiga 4 år. Vid beräkning av skuldportföljens genomsnittliga återstående löptid får bekräftade lånelöften ( committed credit facilities ) från bank eller kreditinstitut tillgodräknas som högst en tvåårig löptid. I syfte att minska finansieringsrisken skall löptiderna för låneförfall spridas över tiden med en maximal andel låneförfall om 40 % av den externa låneskulden per 12-månadersperiod. För perioden 0-12 månader ska likviditetsreserven överstiga förfallande skulder I syfte att minska finansieringsrisken skall löptiderna för kapitalförfall (inkluderat kreditlöften) spridas över åren med en maximal andel förfall enligt nedanstående tabell (gäller på rullande basis) Dock får alltid upp till miljoner kronor förfalla under en enskild 12-månaders period Intervall 0 0,5 år 0,5 år -1 år 1-3 år 3-5 år > 5 år Max andel 0 % 40 % 40 % 40 % 40 % Om verklig låneportfölj avviker från ovanstående maximala andel förfall i något löptidsintervall ska finanschefen utan onödigt dröjsmål återställa låneportföljen inom riskmandatet. Likviditetsreserv I likviditetsreserven räknas in obundna bankmedel, marknadsvärdet på placeringar som kan frigöras på trevå bankdagar, checkkrediter, outnyttjade kreditlöften och framtida positiva netton av kassaflöden inom två bankdagar Likviditetsreserven bör minst uppgå till summan av externa skulder med förfall inom 12 månader samt 50 % av det prognosticerade 12-månadernas nyupplåningsbehov.

21 Internbanken ska vid var tidpunkt ha en likviditetsreserv motsvarande internbankens samlade finansieringsbehov de kommande 6 månaderna, dock lägst 3500 miljoner kronor vid varje givet tillfälle Endast kreditlöften från bank eller kreditinstitut med en rating A- eller högre får inräknas i likviditetsreserven. Kreditlöften som får räknas med i likviditetsreserven ska vara bekräftade och ha en avtalad kreditmarginal. Strategi och riskmandat för ränteriskhanteringen Kommunkoncernens ränterisk består av den sammanlagda risken hos de i den samanställda redovisningen ingående bolagen. Risken ska vid behov regleras i respektive bolags finanspolicy. Malmö stads ränterisk består av risken för resultatpåverkan till följd av ränteändringar i så väl upplåning som utlåning till bolag anslutna till Internbanken. I syfte att begränsa kortsiktig resultatpåverkan, på Malmö stads netto av räntekostnader och ränteintäkter, ska risken, vid 1 % -enhets förändring av marknadsräntorna, understiga 10 Mkr för de kommande 12 månaderna. Följande riktlinjer gäller för hanteringen av ränterisker i stadens upp- och utlåning samt tillhörande derivat då nettot av detta långsiktigt överstiger miljoner kronor Den av kommunstyrelsens arbetsutskott fastställda strategin uttrycks som en normportfölj. Normportföljen anges som andel av Internbankens nettoportfölj innehållande upp- och utlåning samt derivat med räntebindning inom följande tidsintervall: Intervall < 1 år 1-3 år 3-5 år 5-7 år 7-10 år > 10 år Andel förfall 40 % 30 % 30 % 0 % 0 % 0 % Riskmandatet specificeras som maximal respektive minimal andel av nettoportföljen i respektive tidsintervall. Intervall < 1 år 1-2 år 2-3 år 3-4- år 4-5 år > 5 år Maximal andel förfall 640 % 40 % 40 % 40 % 40 % 40 % Minimal andel förfall 20 % 10 % 10 % 0 % 0 % 0 % Om verklig portfölj avviker från den ovanstående maximala respektive minimala andelen förfall i något löptidsintervall ska finanschefen utan onödigt dröjsmål återställa portföljen inom riskmandatet.

22 Bilaga 3 Motparter vid placeringar, derivatkontrakt och kreditlöften Med motpartsrisk avses risken att Internbanken inte erhåller betalning enligt överenskommelse och/eller kommer att göra en förlust på grund av motpartens oförmåga att infria sina förpliktelser och att ställda säkerheter ej täcker fordran. För den del så kallad kvittningsrätt föreligger enligt lag eller avtal ska nedanstående beloppsgränser avse Internbankens nettoposition placeringar, derivat kontrakt och kreditlöften. Riskmandat för motpartsrisker placeringar Motpartsgrupp Beloppsgräns Max löptid Ratingkrav (**) 1. Svenska staten Ingen beloppsgräns Ingen tidsgräns Inget krav 2. Svenska kommuner, lands Mkr 1 år Inget krav ting och regioner samt 5200 Mkr 5 år A+ / A1 Kommuninvest 3. Helägda statliga bolag 2100 Mkr/bolag 5 år 1) 4. Nordea, S E B, Swedbank, 5400 Mkr/bank 1 år 1) Handelsbanken, DNB Bank, Danske Bank, A/S. Sverige filial, samt av dessa banker helägda bostadsinstitut 5. Övriga banker 200 Mkr/bank 1 år 2) 6. Försäkringsinstitut 100 Mkr/bolag 1 år 2) 7. Företagscertifikat 100 Mkr/företag 3 månader 3) 8. Svenska säkerställda bostads- 400 Mkr/emittent 5 år AAA/Aaa obligationer (*) 9. Helägda dotterbolags Inom KF beslutad marknadsprogram utlåningsram 10 år Inget krav (*) Innehav i säkerställda bostadsobligationer ska inte medräknas bland eventuellt övriga låntagarekategorier (**) Emittenten ska lägst inneha följande rating hos antingen Standard & Poor s eller Moody s : 1) 3 månader eller kortare: Inget krav. Längre än 3 månader: A- eller A 2) 3 månader eller kortare: K1 eller A1/P1. Längre än 3 månader: A- eller A3 3) 3 månader eller kortare: K1 eller A1/P1

23 Riskmandat för motpartsrisker för derivatkontrakt För derivatkontrakt krävs att Malmö stad har tecknat ISDA-avtal eller motsvarande med respektive motpart. Om motpartens kreditbetyg skulle understiga A- (S&P) eller A3 (Moody s) får inga nya derivatkontrakt ingås som ökar exponeringen och befintliga kontrakt skall om möjligt avslutas alternativt erhålla kompletterande säkerheter för utestående position. Om exponeringen mot en enskild motpart överstiger nedanstående marknadsvärdeslimit får inga nya derivatkontrakt ingås som ökar exponeringen på denna motpart. Motparts rating Marknadsvärdeslimit (intervall) (Mkr) AAA 5400 AA+ till AA- 200 A+ till A- 100 Under A- 0 Derivatkontrakt får tecknas med löptid på högst 25 år i syfte att säkerställa den finansiella risken för underliggande dokumenterade lånebehov eller tillgångar Kreditlöften Kreditlöften i bank får endast tecknas med de banker som klassificerats som systemkritiska. Kreditlöften från bank eller kreditinstitut får endast tillgodoräknas som likviditetsreserv om motparten har ett kreditbetyg om minst A- (S&P) eller A3 (Moody s). Kreditlöften från andra motparten än ratade banker och kreditinstitut ska godkännas av kommunstyrelsens arbetsutskott.

24 Bilaga 4 Delegationsförteckning för Malmö stads internbank Följande personer skall inneha delegation enligt nedan. Delegationen inkluderar att följa reglerna i den av kommunstyrelsen beslutade finanspolicyn för Malmö stad, Org nr PLACERINGAR, UPPLÅNING OCH DERIVAT ÄRENDE BESLUT TELEFONAVSLUT UNDERSKRIFTER Beslut av en av nedanstående tjänstemän A.var och en för sig eller B.efter samråd och samtycke av en av de övriga. Var och en för sig Två i förening Ingå avtal om låneprogram, kreditlöften samt övriga finansiella handlingar och kontrakt B. Jan-Inge Ahlfridh Jan-Inge Ahlfridh Upplåning på längre tid än 12 månader B. Jan-Inge Ahlfridh Jan-Inge Ahlfridh Upplåning på kortare tid än 12 månader A. Carolina Montén Michael Olsson Carolina Montén Michael Olsson Jan-Inge Ahlfridh Carolina Montén Michael Olsson Rebecka Stenfelt Placering av kommunens likvida medel längre än 3 mån B. Jan-Inge Ahlfridh Placering av kommunens likvida medel kortare än 3 mån A. Carolina Montén Michael Olsson Carolina Montén Michael Olsson Jan-Inge Ahlfridh Carolina Montén Michael Olsson Teckna termins-, options- och Swapkontrakt upp till 10 år B. Jan-Inge Ahlfridh Teckna termins-, options- och Swapkontrakt längre än 10 år B. Jan-Inge Ahlfridh Jan-Inge Ahlfridh Beslutad av kommunstyrelsen Reviderad , och (4)

25 UTLÅNING OCH BORGEN ÄRENDE BESLUT TELEFONAVSLUT UNDERSKRIFTER Beslut av en av nedanstående tjänstemän A.var och en för sig eller B.efter samråd och samtycke av en av de övriga Var och en för sig Två i förening Efter kommunfullmäktiges beslut om utlåning till helägda bolag och kommunalförbund, besluta om enskild utlåning B. Jan-Inge Ahlfridh Carolina Montén Michael Olsson E/T Jan-Inge Ahlfridh Carolina Montén Michael Olsson Efter kommunfullmäktiges beslut om utlåning till övriga parter, besluta om enskild utlåning Kommunstyrelsens AU E/T Jan-Inge Ahlfridh Inom av kommunfullmäktige beslutad ram för borgen, besluta om enskild borgen Efter beslut i kommunstyrelsen eller kommunstyrelsens AU underteckna handlingar avseende kommunens borgensåtaganden Besluta om anstånd med betalning av kommunens fordringar/borgen upp t.o.m. tio basbelopp i varje enskilt fall Besluta om anstånd med betalning av kommunens fordringar/borgen över tio basbelopp i varje enskilt fall Beslut om avskrivning av kommunens fordran upp t o m ett balbelopp i varje enskilt fall Beslut om avskrivning av kommunens fordran över ett basbelopp i varje enskilt fall Kommunstyrelsens AU E/T Jan-Inge Ahlfridh E/T E/T Jan-Inge Ahlfridh A. Jan Åke Troedsson E/T Jan-Inge Ahlfridh Kommunstyrelsens AU E/T Jan-Inge Ahlfridh A. Jan Åke Troedsson E/T Jan-Inge Ahlfridh Kommunstyrelsens AU E/T Jan-Inge Ahlfridh AVVIKELSER Godkänna tillfälliga och mindre omfattande avsteg från finanspolicyn om särskilda skäl föreligger och det inte innebär någon beaktansvärd riskförändring och rapportera detta vid nästa rapporteringstillfälle till kommunstyrelsens arbetsutskott A. Jan-Inge Ahlfridh E/T Jan-Inge Ahlfridh Beslutad av kommunstyrelsen Reviderad , och (4)

26 DISPONERING AV KOMMUNSTYRELSENS PENNINGMEDEL ÄRENDE Underskrifter Via telefon eller Disponera kommunstyrelsens i bank, på plusgiro och på skattekonto insatta medel samt öppna och avsluta konton. Två i förening en från vardera grupp Grupp 1 Elisabeth Eklund Gull-Britt Lindstrand* Vesna Avdic Mereme Osmani Kerstin Johansson Lars-Åke Ekelund Eva Kindström-Lorant Annika Olofsson Grupp 2 Jan-Inge Ahlfridh Carolina Montén Michael Olsson internetbank Var och en för sig E/T Utkvittera kommunens värdehandlingar (pantbrev, obligationer, aktier, checkar och utbetalningsavier mm ) Grupp 1 Gull-Britt Lindstrand* Mereme Osmani Vesna Avdic Kerstin Johansson Lars-Åke Ekelund Eva Kindström-Lorant Annika Olofsson Grupp 2 Jan-Inge Ahlfridh Elisabeth Eklund Carolina Montén Michael Olsson E/T Via telefon eller internetbank överföra penningmedel mellan kommunstyrelsens konton i bank, plusgiro och skattekonto E/T * Gullbritt Lindstrands behörigheter upphör Gull-BrittLindstrand* Mereme Osmani Carolina Montén Revisionshistorik: Datum Beskrivning Delegationsförteckning för Malmö stads internbank beslutad i Kommunstyrelsen , att gälla fr.o.m Delegationsförteckning för Malmö stads internbank beslutad i Kommunstyrelsen , att gälla fr.o.m Delegationsförteckning för Malmö stads internbank beslutad i Kommunstyrelsen , att gälla fr.o.m Beslutad av kommunstyrelsen Reviderad , och (4)

27 Delegationsförteckning för Malmö stads internbank beslutad i Kommunstyrelsen , att gälla fr.o.m Beslutad av kommunstyrelsen Reviderad , och (4)