Styrelsemötesprotokoll Styrelsemöte docx

Transkript

1 1. Mötet öppnas 2. Mötet kontrolleras vara beslutmässigt Ja. Närvarande är; Birger Hanning, Rasmus Palm, Mikael Ölmestig, Robert Tiinus, Tommy Nilsson och Magnus Haglund. 3. Val av mötesordförande Robert Tiinus 4. Val av mötessekreterare Tommy Nilsson 5. Val av justerare Rasmus Palm 6. Godkännande av dagordning Dagordningen justeras löpande. 7. Genomgång av föregående protokoll Protokollet gicks igenom. 8. Genomgång av inkommen post Ingen post. 9. Dokumentation av per capsulam-beslut a. Beslut; Lån till Hikari-Con Hikari-Con har i sin budget konstaterat att dom saknar likviditet inför sitt arrangemang och därmed behöver låna kronor för att kunna genomföra arrangemanget. Inkomsterna från arrangemanget kommer komma under arrangemanget (inträdesintäkter) samt efter arrangemanget (Sveroks träffbidrag). Hikari-Kai är föreningen bakom Hikari-Con. Jag yrkar därför att: -Sverok Väst lånar ut kronor till föreningen Hikari-Kai i ett räntefritt lån som ska återbetalas snarast när intäkterna från arrangemanget Hikari-Con inkommit. Notering1: Ett avtal har tagits fram som Hikari-Kai firmatecknare fick underteckna för att lånet skulle verkställas. Notering2: Den här punkten kunde varit behandlad sedan länge då vi två gånger bordlagt ärendet, onödig stress från båda parter pga bristanden kommunikation från båda parter. Notering 3: Den bordlagda punkten anses med det här behandlad. 10. Fråga om fortsatt förtroende (Tommy) Yrkande: Vi har fortsatt fullt förtroende för Tommy Nilsson arbete i styrelsen. För att underlätta för Tommy Nilsson och fördela arbetsuppgifterna mer brett över styrelsen så fördelas arbetsuppgifter upp enligt bilaga 4 Fördelning av Tommys arbetsuppgifter. Fördelningen är frivilligt påtagen. 11. Distriktsresor (Birger, Jennie) Distriktsresegruppen och Birger fixar ihop fungerande formulering.

2 12. Bildande av arbetsgrupp: Spelveckan (Tommy) Ledare: Birger Hanning. 13. Spelveckan (Birger, Tommy) Hur gick satsningen? Planeringen behöver påbörjas tidigare. Maten kan utökas. Teen Dream hade lågt deltagarantal. 1200kvm var en framgång även om det var en aning stökigt. Radar 72 hade lågt deltagarantal. Halmstad, Biblioteket, fullt upp, hade gått ut i tidning och radio. Fler föreningar behöver vara på plats. Marknadsföringen behöver bli bättre. Vilka föreningar ska ha bidrag för sitt deltagande i Spelveckan? 3000 kr till följande föreningar: SvenskaMagic, Västsvenska Airsoftföreningen (VSAF), Eldar, Westcoast Alliance (WCA), Varberg Konvent (Warcon), Skymningen, Bard's Society, FS(tm), Airsoft Varberg (ASV), Göteborgs Mahjong-sällskap, Varbergs Taktik- och Konfliktspelsgille (TOK), GothCons Vänner och ConFusion. FLUFF får 1225 kr. Reflektioner/Tankar? Tårtsatsningen på BSK var något underbemannat och led av ett fåtal planeringsmissar. Resultatet blev att åtgången av tårta gick snabbt men att knappt något fokus kunde läggas på konversation och marknadsföring av Sverok Väst. Formatet har potential och kan kanske kompletteras med enkät eller liknande. Framförallt behövs fler arrangörer (än 2-3 stycken som i det här fallet) så att inte alla blir låsta vid att dela ut tårta till besökare. 14. Debatter (Tommy Johansson, SF TOG) Tommy Johansson, Ordförande SF TOG, medlem i Sverok väst distrikt Datum: Syfte: Då sverok väst forum har besudlats med diverse personliga debatter under stora delar av 2010 så anser jag att det numera är av allmänt intresse att dessa avslutas. Distriktet måste koncentrera sig på sitt arbete att främja spelandet för distriktets föreningar. Så jag föreslår därför... att: - samtliga person debatter utförs utanför sverok väst forum. - moderator på sverok väst forum låser de personliga debatt trådarna. Beslut: Finner Avslag. Motivation: En ny moderator har nyligen tillsats som inte är en del av styrelsen och inte har någon direkt koppling till Sverok Väst. Denne uppmanas även att moderera hårdare än vad som tidigare skett, se punkt Ersättning till AG hybris (Birger) AG hybris har fodringar på kommunen för spelveckan. Yrkande: - Att Sverok Väst betalar till AG Hybris och övertar fordran på mot kommunen på totalt under 4000kr. 16. Beslut; Utlåning Komradioutrustning; Animecka, STHLM (Tommy) Amimecka är ett arrangemang i Sverok Stockholms distrikt, de har inget komradioprojekt så arrangemanget vill hyra utrustning av oss. Yrkande;

3 - att låna ut en väska radioutrustning till Animecka mot förskottsbetalning. 17. GothCon (Birger) Förfrågan gäller om Sverok Väst vill ha reklam i GothCon-foldern. En halvsida är bokad. Yrkande: Sverok Väst skall ha en halvsida i foldern. 18. Nytt forum (Tommy) Frågan om att göra forumet fritt från Sverok har tidigare uppkommit och diskuterats, borde vi i detta läge välja att ha ett eget forum med eget utseende för att markera att nu sätter vi streck och arbetar framåt? Vi kan återanvända användarna och ändå vara fristående, som kan vara nåbart via detta forumet och forum.sverokvast.se som exempel. Efter diskussion läggs ett annorlunda upplägg fram som yrkande där fokus ligger på att ha ett fungerande forum. Yrkande: - Moderatorerna ges instruktioner att hårt moderera forumet i syfte att trådarna hålls on topic och fria från personangrepp med bred tolkning. Beslut: Finner bifall. 19. Ekonomisk rapport (Rasmus) Rasmus informerade om läget. Noteringar från Jenny Petersson finns i bilaga Bidragsansökan: Playstar on tour (Mikael) Se bilaga 2 Beslut: Finner Avslag. Motivation: Årets projektbidragspott är slut. 21. Paketinslaget (Tommy) Sverok arrangerar ett slag första helgen i december. Tommy och Mikael kommer att delta. 22. Mailförfrågan från Sven Bergersjö (Robert) Se bilaga 3. Styrelsen ser allvarligt på mordhot både inom och utom Sverok och Sverok Väst. Inom Sverok Västs styrelse finns ingen stadgemässig möjlighet att suspendera eller utesluta någon ur styrelsen. I detta specifika fall har Tommy Nilsson valt att frånträda rollen som sekreterare självmant. Yrkande: Att anta styckena ovan som officiellt svar. Beslut: Finner Bifall 23. Ny kanslilokal (Robert) Diskuterades, de önskade lokalerna är inte längre aktuella av olika anledningar. Sökandet efter lokal fortgår. Yrkande: Gruppen som letar lokal har fritt mandat att finna lokal för max kr/månad.

4 24. Övriga frågor a. Ny Sekreterare Eftersom Tommy Nilsson valt att avgå som sekreterare behöver styrelsen utse en ny. Yrkande: Att anta Magnus Haglund som sekreterare. 25. Datum för nästa två möten 9:e December, 17:30, Kansliet 12:e Januari, 17:30, Kansliet 26. Mötet avslutas Ordföranden avslutar mötet 22:02. Ordförande: Sekreterare: Justerare: Robert Tiinus Tommy Nilsson Rasmus Palm

5 Bilaga 1; Ekonomisk Rapport Notering från Jenny Petersson, Ekonom, Sveroks kansli Bankkontot är ca 8000 kr missvisande eftersom jag inte har kunnat bokföra alla betalningar (eftersom jag ännu inte fått underlagen) I rapporten har ni alltså ca 8000 kr mer än i verkligheten på bankkontot. Några av de sista betalningarna till Rakom och till FamilyHouse visste jag inte vad de skulle ha för kostnadsställe så de är än så länge ospecificerade. Föreningsfordran är fordringar på tre föreningar (Confusion , skymningsland och WarCon ).

6 Bilaga 2: Bidragsansökan: Playstar On Tour Projektansökan, utbyggnad av Playstar on Tour av Daniel Melin, styrelsen Playstar Bakgrund Vi inser att vi inte är en förening placerad i Väst samt att projektet redan inletts (sedan en tid tillbaka) men projektet har varit ganska begränsat och helt finansierat av egna pengar (dvs i form av de pengar vi lyft från Sverok från verksamhets- samt medlemsbidrag). När vi nu vill uttöka vårt projekt samt i större regi driva lan i er region (närmare bestämt Skövde) så behöver vi bygga ut lite, och då detta kan innebära ökade intäkter för er så tänkte vi att ni gärna får investera lite i projektet. Ansökan Vår ansökan avser helt enkelt utrustning för att kunna ha fler lan samtidigt, eller störra lan vid enskilt tillfälle. Till detta behöver vi mer utrustning för eldragning (se bifogad pdf/ods-fil). Ansökan avser ett totalbelopp på ,00kr (inkl. moms). Motivering Vi anser att även om vi inte är placerade som förening i er region så har vi många medlemmar hos er samt samarbete med föreningar i ert område, vilket på sikt (kort som lång) kan ge er deltagardagar att rapportera in till ert landsting. Det gör att er insats på ca kr blir en liten utgift med avseende på vad ni kan få tillbaka med tanke på att just i er region så är det väldigt tätbefolkat och mängden lan som kan arrangeras är näst intill obefintligt. Inköp för utbyggnad av projekt Playstar On Tour Beskrivning Antal Styck Totalt Information Byggcentral ,00 kr 4 350,00 kr Byggcentral 3 935,00 kr 2 805,00 kr Skarvkabel 25m 16A 3 814,00 kr 2 442,00 kr fas?category_id=6129 Skarvkabel 25m 32A ,00 kr 1 500,00 kr fas?category_id=6129 Totalt ,00 kr

7 Bilaga 3; Mailförfrågan; Mordhot inom Sverok Väst Hej Som några av er kanske redan känner till, gick Tommy Nilsson ut i Sveroks IRC-kanal med seriösa fantasier om att mörda mig härom natten. Detta ledde till att han blev avstängd från IRC-kanalen (jag vet dock inte ifall han fortfarande är det) och att jag fick reda på vad som pågick. Viktigaste delen av debatten mellan honom och Kriss var dessa meningar:: "11:43pm] TommyNilsson: kriss; jag är helt bekväm med att du tolkar det som att jag behöver två samtal för att ha ihjäl karln, det e ingen dealbreaker för mig längre. [11:45pm] kriss: TommyNilsson: Och jag är absolut å det grövsta inte bekväm med att du skriver det. [11:47pm] TommyNilsson: för ett tag sen hade jag brytt mig, men jag har passerat den gränsen, så det är bara att ta." Jag rådgjorde med Nina i Förbundsstyrelsen om hur jag borde gå vidare med detta, och hon ansåg att jag skulle polisanmäla Tommy. Jag följde Ninas råd och därmed är Tommy nu polisanmäld. Detta har jag också berättat för Förbundsstyrelsen. Nu skulle jag gärna vilja veta hur Sverok Västs styrelse tänker agera gällande den här saken. Vad har styrelsen för officiell åsikt om mordhot inom Sverok och Sverok Väst? Min egen syn på saken är att Tommy visat tämligen klart att han inte är helt psykiskt frisk och att han hur som helst borde suspenderas ur Sverok Västs styrelse medan den här saken pågår. Hälsningar, Sven Bergersjö

8 Bilaga 4: Fördelning av Tommy Nilssons arbetsuppgifter Några av de saker som Tommy Nilsson arbetat med under innevarande år koordineras och fördelas ut på följande personer. (Listan utgör inte på något sätt ett krav på något eller ett beslut på att någon måste arbeta med vissa specifika frågor utan skall ses som ett första steg i att sprida arbetsuppgifter och ansvarsområden över styrelsen.) Deltagardagar: Rasmus Palm och Mikael Ölmestig. Protokollarkiv: Robert Tiinus Hantering av e-post och koordination: Magnus Haglund. Västra Götalands-Regionen: Rasmus Palm IOFF: Magnus Haglund och Birger Hanning. Sökande efter lokal: Birger Hanning och Magnus Haglund Studiefrämjandet: Mikael Ölmestig Hemsidan, Texter: Mikael Ölmestig Hemsidan, Teknik: Robert Tiinus Utlåning av komradio: Magnus Haglund Inköp: Rasmus Palm och Robert Tiinus Tommy Nilsson väljer att i fortsättningen fokusera sitt arbete primärt på deltagardagar, Västra Götalands-Regionen och Studiefrämjandet.