Arbetsordning för Strukturfondspartnerskapet Småland och Öarna

Transkript

1 Strukturfondspartnerskapet Småland och Öarna Arbetsordning för Strukturfondspartnerskapet Småland och Öarna Antagen

2 Strukturfondspartnerskapet Småland och Öarna ARBETSORDNING Förslag Arbetsordning för Strukturfondspartnerskapet Småland och Öarna Innehåll Inledning... 3 Sammansättning... 4 Sekretariat... 4 Förvaltande myndigheter... 5 Verksamhet... 5 Uppgifter vid de regionala samverkansorganen... 6 Ett ärendens gång... 6 Sammanträdesmöten... 7 Beslut... 7 Innehåll i ansökningstext... 8 Närvaro- och yttranderätt... 8 Jävsregler... 8 Beslut enligt skriftlig procedur... 8 Arbetsgrupper... 8 Ersättningsfrågor... 9 Ledamöternas kontaktuppgifter... 9 Sekretariatets kontaktuppgifter... 9 Styrande dokument Sida 2 av 10

3 Inledning Denna arbetsordning reglerar arbetet inom strukturfondspartnerskapet Småland och Öarna Enligt förordning (2014:1383) om förvaltning av EU:s strukturfonder ska partnerskapet fastställa sin egen arbetsordning. Strukturfondspartnerskapet reviderar arbetsordningen vid behov. Genomförandet av den regionala tillväxtpolitiken grundas i flera strategier, handlingsprogram och verktyg på såväl europeisk och nationell som regional nivå. Genomförandet av politiken sker genom samspel mellan EU-, nationell, regional och lokal nivå, där utgångspunkten är de regionala utvecklingsstrategierna. Enligt den nationella strategin för hållbar regional tillväxt och attraktionskraft är EU:s strukturfondsprogram en integrerad del i det regionala tillväxtarbetet. Detta sker genom att programmen medfinansierar insatser som bidrar till genomförandet av regionala utvecklingsstrategier och andra regionala strategier och program. I Sverige inrättades åtta strukturfondspartnerskap inom de åtta geografiska områden för varje regionalt strukturfondsprogram och motsvarande regional handlingsplan för det nationella socialfondsprogrammet, inom ramen för förvaltningen av EG:s strukturfonder och enligt Lag (2007:459) om strukturfondspartnerskap. Den nationella strategin påpekar att strukturfondspartnerskapet är ett instrument för att säkerställa att synergier kan skapas mellan insatser inom Europeiska regionala utvecklingsfonden och Europeiska socialfonden. Enligt lagen om strukturfondspartnerskap (2007:459) har partnerskapen till uppgift att under beredningen av ärenden om stöd från EG:s strukturfonder avge bindande yttranden om vilka av de projektansökningar som godkänts av den förvaltande myndigheten som ska prioriteras. Februari 2015 bildande regeringen strukturfondspartnerskapet för regional- och socialfondsprogrammen i programområdet Småland och Öarna Strukturfondspartnerskapet Småland och Öarna omfattar fyra län: Gotland, Jönköping, Kalmar och Kronoberg. Sida 3 av 10

4 Sammansättning Strukturfondspartnerskapet Småland och Öarna består av 23 ledamöter, varav: 12 politiska representanter från regioner och kommuner i Gotland, Jönköping, Kalmar och Kronoberg 3 representanter från arbetsmarknadsorganisationer 2 representanter från länsstyrelserna 1 representant Arbetsförmedlingen 1 representant Försäkringskassan 1 representant från Universitet/högskola 2 representanter från näringslivsorganisationer 1 representant från intresseorganisationer/föreningar Regeringen utser ordförande för strukturfondspartnerskapet. Regeringen har gett till ordförande uppdrag att besluta om eventuell ersättare till ordförande samt ledamöter i strukturfondspartnerskapet enligt den representation som framgår av lagen om strukturfondspartnerskapet. Ordförande utser övriga ledamöter efter ett nomineringsförfarande och enligt de grunder som regeringen bestämmer. I partnerskapet ingår inga ersättare till övriga ledamöter. Förordnandet av ledamöter gäller till och med den 31 december Om en ledamot vill avsäga sig sitt uppdrag skall ledamoten meddela detta skriftligt. Ordförande inhämtar förslag till ny ledamot inom den berörda nomineringskretsen och beslutar därefter om ny ledamot. Strukturfondspartnerskapet är organisatoriskt fristående från Tillväxtverket och ESF-rådet. Sekretariat Region Kronoberg ansvarar för sekretariat och övrig administrativt stöd för partnerskapets arbete. Sekretariatets huvudsakliga uppgifter är att, i samråd med ordföranden, bistå strukturfondspartnerskapet enligt följande: Förbereda strukturfondspartnerskapets möten genom att upprätta förslag till dagordning, sammankalla partnerskapet samt utarbeta möteshandlingar, rapporter och protokoll. Förberedelsearbetet avseende dagordning och möteshandlingar sker i samverkan med förvaltande myndigheter. Upprätta förslag till prioritering av de ansökningar som har beretts av de förvaltande myndigheterna. Inhämta yttrande från regionalt utvecklingsansvariga när det gäller ansökningar. Skriva yttranden över ansökningar som strukturfondspartnerskapet prioriterar samt expediera dessa till förvaltande myndigheter inför deras fortsatta beslutsprocess. Administrera utbetalning av ordförandes och ledamöters fastställda ersättningar och utlägg (reseräkningar) för möten och övriga möteskostnader enligt gällande regelverk. Hantera den ekonomiska rapporteringen till Tillväxtverket. Arkivera partnerskapets handlingar. Medverka i nätverk eller motsvarande som direkt berör strukturfondspartnerskapets arbete. I övrigt stödja ordförande i dennes uppdrag att leda strukturfondspartnerskapets arbete. Sida 4 av 10

5 Sekretariatsfunktionen är berättigad till ersättning via programmens tekniska stöd (TAmedel) efter beslut av övervakningskommittéerna. Ersättningsnivån kan inte överstiga den av övervakningskommittéerna fastställda nivån. Förvaltande myndigheter Tillväxtverket är förvaltande och attesterande/utbetalande myndighet för det regionala strukturfondsprogrammet. Svenska ESF-rådet har motsvarande uppgifter för det nationella strukturfondsprogrammet för regional konkurrenskraft och sysselsättning. Myndigheterna verkar genom sina regionala kontor, vilka är samlokaliserade i Jönköping. Verksamhet Strukturfondspartnerskapet är gemensamt inrättat för Socialfonden och Regionalfonden. Strukturfondspartnerskapet har en självständig myndighetsuppgift när det gäller prioritering av godkända ansökningar. Strukturfondspartnerskapets huvudsakliga uppgift är enligt 1-2 (2007:459) att yttra sig över de ansökningar som godkänts av förvaltande myndigheterna. Partnerskapet tar inte ställning till enskilda delar av projekten. Strukturfondspartnerskapets beslut om prioritering ska motiveras och vara bindande i den förvaltande myndighetens fortsatta handläggning. Strukturfondspartnerskapet ska också: Samråda med berört samverkansorgan som avses i lagen (2010:630) om regionalt utvecklingsansvar i frågan om projektets överensstämmelse med det regionala tillväxtarbetet i berörda län. Partnerskapet avser att samråda med Region Gotland, Region Kronoberg, Regionförbundet i Kalmar län och Region Jönköpings län, som har det regionala utvecklingsansvaret i Småland och Öarna. De regional utvecklingsansvariga bestämmer själva vilka aktörer i respektive län involveras i samrådet. Besluta i samråd med de förvaltande myndigheterna och de regionalt utvecklingsansvariga om innehåll och inriktning i utlysningar av ansökningar om strukturfondsmedel. Följa upp beslut från övervakningskommittéerna. Följa upp kontinuerligt och utvärdera sitt arbete. Följa upp programmen regelbundet samt vid behov föreslå förändringar. Ordförande i sin tur ansvara för att: Kalla till sammanträden. Leda strukturfondspartnerskapets arbete. Utse ledamöter i strukturfondspartnerskapet. Utse sekreterare eller motsvarande funktion som biträder strukturfondspartnerskapet. Ingå som ordinarie ledamot i Övervakningskommittén för Nationellt regionalfondsprogram för investeringar i tillväxt och sysselsättning Sida 5 av 10

6 Uppgifter vid de regionala samverkansorganen Strukturfondspartnerskapet biträds i genomförandet av programmen av personal vid de regionala samverkansorganen kring: Samrådsyttrande kring godkända projekt inför prioritering Information och råd till sökande och allmänhet. Tillväxtverket och ESF-rådet har huvudansvaret för information till sökande och projektägare. Partnerskapskontakter inom respektive län Stöd åt projektägarna i den egna regionen vid beredning av medfinansiering, under projektgenomförandet samt för projektuppföljning Information om regionens nuläge och framtida prognoser kopplad till regional tillväxt och sysselsättning Ett ärendens gång Handläggning av ansökningar kan delas i fyra delar: Laglighetsprövning Strukturfondspartnerskapets samråd och prioritering Beslut om stöd till projekt och Utbetalning av stöd till projekt samt uppföljning och utvärdering. Beredningsperioden omfattar cirka 8 veckor fram till beslutet om stöd. Myndigheternas beredningsperiod äger rum i dialog med båda programkontoren, strukturfondspartnerskapets sekreterare samt de regional utvecklingsansvariga. De förvaltande myndigheterna jobbar med ett antal ansökningsomgångar per år. Om ansökningarna inkommer efter sista dagen på ansökningsomgången bereds inte. Programkontoren prövar om varje projektansökan stämmer överens med programmets mål, urvalskriterer och uppfyller förordningsmässiga krav som ställs från såväl europeiska som nationella regelverk. Endast godkända projekt går vidare till samråd och prioritering. Prioriteringsunderlaget ska vara utskickat senast fyra veckor före partnerskapets sammanträde. Strukturfondspartnerskapet har digital tillgång till de ärande som är godkända efter överlämning från myndigheterna. Samrådsremiss skickas av strukturfondspartnerskapets sekreterare till samverksanorganerna för yttrande och skriftlig sammanställningen av svaren. Remmissyttrandet skickas till sekreteraren efter 7 arbetsdagar. Samtliga ärande tas upp i alla län. Regionernas svar ingår i beslutsunderlaget. Sekreteraren utformar utifrån myndigheternas underlag och samrådssvaren förslag till prioritering med motivering i varje ärende. Dessa bifogas till kallelsen till strukturfondspartnerskapets sammanträde som tillgängliggörs (digitalt) till ledamöterna senast 7 arbetsdagar före sammanträdet. Strukturfondspartnerskapet beslutar om prioritering, dessa förs i protokollet, varje ärende får en egen paragraf. Protokollet formuleras av sekreteraren och justeras på plats vid samanträdet av två ledamöter och ordförande. Protokollet expedieras till Tillväxtverket och ESF-rådet samt arkiveras. Sida 6 av 10

7 Pressmeddelanden upprättas av myndigheterna och eventuellt av samverkansorganen. Programkontoren expedierar beslutet till respektive projektägare. Projektägarna erbjuds att medverka vid en informationsträff för genomgång av beslutet och stöd i uppstart av projektgenomförandet. Tillväxtverket och ESF-rådet granskar, följer upp och betalar ut projekten i enlighet med gällande regelverk. Sammanträdesmöten Strukturfondspartnerskapet sammanträder minst fyra gånger per år. Sammanträdestider skall normalt fastställas för ett helt kalenderår i sänder. Ordförande kan när så behövs fatta beslut om att kalla till sammanträden utöver dem som finns fastställda i den årliga sammanträdesplanen. Mötestidpunkter fastställs på ett sådant sätt att en ansökan om stöd skall kunna prioriteras, beslutas och expedieras inom högst fyra månader från det att en komplett ansökan inkommit till Tillväxtverket respektive ESF-rådet Förslag till sammanträdestid och dagordning upprättas av sekretariatet i samråd med förvaltande myndigheterna och godkänns av ordförande. Enligt förordning (2014:1383) om förvaltning av EU:s strukturfonder, Tillväxtverket och ESF-rådet föredrar underlaget för prioritering. Anmälan om förhinder för ledamot att delta på möte meddelas till sekretariatet. Dagordning och möteshandlingar skall vara ledamot tillhanda minst 7 arbetsdagar före mötet om det inte föreligger särskilda omständigheter. En strävan skall vara att förlägga mötena till de olika länen inom programområdet och att kombinera mötena med andra aktiviteter såsom projektbesök, fördjupning i de olika insatsområden, specifika tema, osv. Protokoll justeras av ordföranden samt en på mötet utsed ledamöter. Partnerskapet kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafens lydelse skall då redovisas skriftligt. Beslut Strukturfondspartnerskapet är beslutsfört när ordförande och minst hälften av ledamöter är närvarande. Beslut skall vara enhälligt. Sida 7 av 10

8 De förvaltande myndigheterna förser kontinuerligt dels en redovisning av medelsanvändningen i programmet, dels budget för kvarstående beslutsutrymme samt om andra beslut av betydelse för strukturfondspartnerskapets beslutsfattande. Strukturfondspartnerskapet har rätt att anlita den expertis som bedöms nödvändig för att prioritera mellan ansökningar. Innehåll i ansökningstext I samband med utlysningen ska förvaltande myndighet och strukturfondspartnerskapet i samråd med de regional utvecklingsansvariga enas om inriktning och innehåll i utlysningstexterna vid varje ansökningsomgång. Närvaro- och yttranderätt Ledamöter, sekretariat i strukturfondspartnerskapet, företrädare för Tillväxtverket och ESFrådet samt de ansvariga tjänstemännen i de regionala samverkansorganen har närvaro- och yttranderätt vid strukturfondspartnerskapets möten. Ytterligare experter och andra kan tillkallas på initiativ av ordföranden. Yttranderätten är begränsad till de ärenden som experten är föredragande och i de fall där strukturfondspartnerskapets ledamöter begär. Närings- och Arbetsmarknadsdepartementet kan också närvara. Jävsregler Bestämmelserna i 11 och 12 förvaltningslagen (1986:223) om jäv skall tillämpas av strukturfondspartnerskapet. Ledamot anmäler själv jäv och deltar då ej i beslut. Om både ordföranden och ordförandens ersättare är jäviga i samma ärende skall strukturfondspartnerskapet utse en annan ledamot att fullgöra ordförandens uppgifter i detta ärende. Beslut enligt skriftlig procedur En ansökan som måste prioriteras före nästa möte med strukturfondspartnerskapet kan på ordförandes initiativ föreläggas partnerskapet för beslut enligt skriftlig procedur. Ledamöterna skall ha 7 arbetsdagar för att besvara prioriteringsförslaget. Efter det att perioden har löpt ut skall sekretariatet utan dröjsmål informera strukturfondspartnerskapet huruvida förslaget har bifallits eller inte. Arbetsgrupper Strukturfondspartnerskapet kan tillsätta olika typer av arbetsgrupper. Arbetsgrupper har dock inte beslutanderätt i prioriteringsärenden som rör partnerskapets verksamhet. Sida 8 av 10

9 Ersättningsfrågor Beslut om ersättningar till ordförande och ledamöter fattas av Näringsdepartementet. Enligt regeringens beslut ska ersättning utgå motsvarande kategori C, 1500 kr betalas per Sammanträdesdag, enligt förordningen (1992:1299) om ersättning för uppdrag i statliga styrelser, nämnder och råd med flera. Enligt 7 i samma förordning betalas utöver ersättning om en ledamot går miste om avlöningsförmåner från sin anställning på grund av uppdraget. Bestämmelserna ska inte tillämpas på ledamot med statligt anställning som företräder sin myndighet i strukturfondspartnerskapet. Av förordningen (1981:1265) om reseförmåner i statliga uppdrag m.m. följer att ledamöterna även har rätt till vissa reseförmåner. Ersättning till ordförande utgår med kronor per år enligt beslut från Näringsdepartementet 20 april 2015 (N2015/3781/ESR). Region Kronobergs blanketter för arvode, endagsreseersättning, flerdagsreseersättning gäller för utbetalning. De lämnas till sekreteraren för hantering i Region Kronobergs lönesystem tillsammans med annat underlag för ersättning i original form. Ledamöternas kontaktuppgifter Ledamot ska vid ändring av kontaktuppgifter eller namn meddela detta till sekretariatet. Sekretariatets kontaktuppgifter Korrespondens adresseras till: Region Kronoberg Att. Mariana Gomez Johannesson, verksamhetsstöd Växjö Besöksadress: Nygatan 20, Växjö Strukturfondspartnerskapet Småland och Öarna antar denna arbetsordning med enhällighet Leif Larsson Ordförande Sida 9 av 10

10 Styrande dokument Strukturfondspartnerskapets arbete styrs i huvudsak av: Lag (2007:459) om strukturfondspartnerskap och Förordning (2014:1383) om förvaltning av EG:s strukturfonder Bestämmelser om jäv i 11 och 12 i Förvaltningslagen (1986:223) Samt följande dokument kopplad till ledamöternas ersättningar: Förordningen (1992:1299) om ersättning för uppdrag i statliga styrelser, nämnder och råd m.m. Förordningen (1981:1265) om reseförmåner i statliga uppdrag m.m. (komplettera med TA-medel hänvisningar kring ekonomisk redovisning) I genomförandet är följande dokument gällande perioden styrande för strukturfondspartnerskapets prioriteringar: Operativt program inom målet investering för sysselsättning och tillväxt för Småland med Öarna (2014SE16RFOP002) Regional handlingsplan för Europeiska socialfonden , Småland och Öarna (Nationellt socialfondsprogram för investering för tillväxt och sysselsättning ) Grundläggande bestämmelser om stöd från Europeiska regionala utvecklingsfonden och från Europeiska socialfonden finns i: Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1080/2006 av den 5 juli 2006 om Europeiska regionala utvecklingsfonden Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1081/2006 av den 5 juli 2006 om Europeiska socialfonden Rådets förordning (EG) nr 1083/2006 av den 11 juli 2006 om allmänna bestämmelser för Europeiska regionala utvecklingsfonden och Sammanhållningsfonden Kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 av den 8 december 2006 om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EG) nr 1083/2006 och för Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1080/2006 Förordning (2007:14) om förvaltning av EG:s strukturfonder Sida 10 av 10