Fakultetskollegiet torsdag 19 maj 2016, kl Välkomna till fakultetskollegiet! / Welcome to the faculty assembly!

Transkript

1 Fakultetskollegiet torsdag 19 maj 2016, kl Lokal: E3, Osquars backe 14. Kaffe serveras från Välkomna till fakultetskollegiet! / Welcome to the faculty assembly! Ärenden för diskussion Ämnet för dagens diskussion är kollegiets arbetsformer med särskilt fokus på den vidare förankringen i fakulteten och inom skolorna. Ledamöter från respektive skola har ombetts förbereda diskussionen skolvis och har inkommit med underlag för dagens möte. Dessa underlag bifogas i handlingarna. I gruppdiskussionerna kommer vi denna gång hålla samman skolorna så att 2-3 skolor är representerade i varje grupp. Med vänliga hälsningar, Katja Grillner, dekanus Kommande mötestider 1 (1)

2 Fakultetskollegiet Kollegiets arbetsformer - skolperspektiv Bakgrund Ur delegationordning för KTH ( ): Av 2 kap 6 HL följer att beslut som kräver en bedömning av 1) Uppläggning, genomförande av eller kvalitet i utbildningen, eller 2) organisation av eller kvalitet i såväl forskningen som det konstnärliga utvecklingsarbetet, ska fattas av personer med vetenskaplig eller konstnärlig kompetens. Vidare framgår att om den bedömning som avses ska göras av en grupp av personer ska majoriteten av personerna i gruppen ha vetenskaplig eller konstnärlig kompetens. Fakultetsrådet är en grupp med sådan kompetens och är det organ på KTH som i huvudsak tar beslut som följer av 2 kap 6 HL. Ur fakultetsrådets arbetsordning ( ): Lärarna vid respektive skola utser genom val representanter till fakultetskollegiet där ca 10% av skolkollegiet är representerat. Fakultetskollegiet utgör en bas för rekrytering av lärare till beredningsgrupper och projekt av relevans för kollegiet. Kollegiet delas upp i mindre skolövergripande grupper som utgör en bas för förankring och diskussion av viktiga ärenden inför fakultetsrådets möten. Fakultetskollegiets agenda styrs i huvudsak av de aktuella frågor som dekanus och fakultetsrådet bedömer som mest angelägna att höra fakultetens syn på. Det är inte ett beslutande organ utan rådgivande och förankrande. Utifrån sin position som fakultet bidrar ledamöterna med olika och kompletterande perspektiv på viktiga kvalitetsfrågor för utbildning och forskning. På detta sätt fyller kollegiet en mycket viktig funktion som stämmer väl överens med dess uttalade syfte i rådets arbetsordning. En återkommande synpunkt från såväl föregående mandatperiods förtroenderåd och nuvarande kollegium är dock att formerna för vidare förankring inom fakulteten och i respektive skola är otydliga, samt att formerna för att initiera och väcka nya frågor att föra upp till fakultetsrådet upplevs som oklara. Bifogade handlingar Diskussionsunderlag från skolorna Översiktlig presentation av fakultetsrådets organisation Länk till fakultetsrådets arbetsordning Länk till delegationsordning för KTH Rekommenderad bakgrundsläsning: 1 (2)

3 Kollegialitet en modern styrform Kerstin Sahlin och Ulla Eriksson-Zetterquist (Studentlitteratur 2016) Utvecklad ledning av universitet och högskolor Kåre Bremer (SOU 2015:92) Att diskutera - Synpunkter och förslag utifrån förberedande diskussioner på skolnivå 2 (2)

4 Fakultetskollegiet Kollegiets arbetsformer - skolperspektiv Underlag från skolornas diskussioner. ABE 1. Diskussionen handlade en hel del om vad som är fakultet och vad som skulle vara fakultetsfrågor. Denna diskussion är mycket värdefull i sig. Det var vår uppfattning att överhuvud taget träffas för att diskutera just detta, synen på fakultet och fakultetsfrågor, i sig är något som kommer att stärka KTH. 2. Det finns idag ingen formaliserad roll för fakultetskollegiet att ta initiativ till att föra fakultetens synpunkter och konstruktiva förslag upp till Fakultetsrådet. Fakultetskollegiet är till stor del reaktivt, inte aktivt. Någon motionsförfarande verkar behövas, men då behöver fakultetskollegiet struktureras. Vi diskuterade inte några detaljer. 3. En viktig fråga är hur fakulteten ska fås att engagera sig. Oavsett hur man angriper punkt 2, finns det en risk att det är ett fåtal som gör sin stämma hörd, men det stora flertalet är pragmatiskt relativt tystlåten. Hur engagerar vi fakulteten i frågor som de kanske idag inte ens vet finns? 4. Vi har mycket att vinna på att ABE-skolans fakultet träffas i olika former, vilket idag endast sker i mycket begränsad omfattning. Alla var överens om att det är en mycket bra lösning genomföra detta på institutionsnivå, medan fakultetskollegiets ledamöter kan träffas däremellan för att stämma av diskussionerna. Vissa institutioner har redan fakultetsmöten, medan andra institutioner har olika möten med olika teman, exempelvis gällande undervisning (med även undervisande forskare, kan också organiseras på programnivå, ej inst), forskarutbildning (med docenter utan fakultetstjänst, organiseras också oftast på programnivå, ej inst) etc. Därutöver ser vi fördelar med att kalla till stormöte på skolnivå, men det rådde lite delade uppfattningar om hur ofta detta var lämpligt. 5. En fakultetsfråga rör utlysning av nya fakultetstjänster. En fråga som man kan diskutera på skolan är därför hur förankring i fakulteten ska ske, innan en anhållan inkommer till FR. Det är ett lämpligt ämne för fakultetsmöte på institutionen och därefter på skolnivå. 6. Fakultetskollegiets ledamöter har ansvar för att föra ut information, vilket kan ske på fakultetsmöten institutionsvis. Omvänt kan fakultetskollegiets ledamöter också där inhämta synpunkter. Vi tror att institutionen är rätt nivå för denna typ av kommunikation. 7. Slutligen diskuterade vi vem som har ansvar för att kalla till fakultetsmöten. Vi tror att det egentligen är skolchefen som har ansvaret att organisera detta, men det har inte alltid fungerat tidigare. Det förefaller enklast att ABE-skolans ledamöter i fakultetskollegiet tar kollektivt ansvar för detta, ett sådant uppdrag kan vid behov formuleras av skolchefen. Alternativet är att skolchefen ger prefekterna i uppdrag. De flesta föredrog den förstnämnda lösningen. 1 (5)

5 EES School of Electrical Engineering, faculty s representation in collegium at KTH and school level This document are notes about discussions and exchange among the KTH FC members and the EEFC. Since 2014, EES has a faculty council described below as the EEFC: Similar idea as the KTH Fakultetskollegiet (KTHFC): Meets once a month Involve the faculty, in particular the younger faculty. communicate the ideas of the faculty to the dean as an advisory board Parallel input channel to the heads of departments (ledningsgrupp). A way to educate the faculty on EES/KTH. Works well, since the dean of EES listens to our input. What will happen with a new dean is unclear. Still too early to evaluate long term effects, since the EEFC has only been active for 2 years. The definition of the responsibilities and responsibilities of the EEFC is still ongoing, currently the role is a bit vague. Creates identity within EES. Stimulate Collaboration and network within the school Usually, either dean or vice dean present at meetings. The EEFC members are interested in receiving the preparatory documents ahead of each KTHFC meeting. Overlap of persons EEFC and KTHFC on purpose. Both concurrent and serial. Optimal as it is now? Some brainstorming inputs: How to define the roles and the links between KTHFC and EEFC? Is there a need for a better bridge? Ideas from other schools can come in via KTHFC and be brought into the EEFC. Preferable, the president of EEFC should be a member of the KTHFC. However, there are incompatibilities in the lengths of terms and the election processes. Attendance at KTHFC and EEFC seems to be similar: about 50% of the members show up. But it is a bit low maybe. We could survey the motivation of the current members of the KTHFC and EEFC to: Have concrete arguments for advertising to new members. 2 (5)

6 To understand why members participate. To ensure that the work at KTHFC matches the expectations of new members. The 7 KTHFC representatives of EES were not able to have a physical meeting to address the task from Katja but it was decided that one member takes responsibility to share the preparatory documents to the EES Faculty. We don t feel that we are a group but rather we work as individuals. Is that a problem? For departments having representatives in both KTHFC and EEFC it is not a problem, but other departments risk to be disconnected from the discussion. Perhaps, the 10 % amount of teacher representatives should be replaced with one faculty member per department in the KTHFC? A problem arises when we are given a task as a group. Nobody is heading our group, so no one leads the work. How do we do currently spread information before and after FK meeting, and to whom? Through department meetings (group and senior meetings). Those EEFC members who also serve on the KTHFC serve as a bridge. Rare that we we get input from colleagues. Some department heads are sitting in the fakultetsråd and thus spread news/questions to the department One teacher ventilates news/questions/tips from other schools after, as an individual or in PU role all over KTH when stimulated by the conversation at hand. No systematic procedure. She does not think she has ever picked up inputs before the meetings from colleagues (even when sitting 8 years ago in the corresponding assembly). We know that some KTHFC members send out by all the material provided to their school s faculty mailing lists asking for input. Doesn t seem meaningful, since the idea of the KTHFC is to filter and target the information flow coming from KTH management and specifically address those issues that the EES members feel relevant. What happens to the notes from each meeting of the KTHFC? Is no formal protocol kept of each meeting? 3 (5)

7 ICT Getting input from the school to the faculty assembly ===================================================== We think it would be good if we get the meeting information document about the faculty assembly meetings a bit earlier. For instance, if the document is sent out at least 3 weeks before the assembly meeting, the possibility to get feedback from the faculty school is higher. We have proposed to announce the faculty assembly meeting at the ICT Intranet and to add a link to the meeting document (the PDF-file). Another proposal that we plan to implement is to add an online forum where the faculty at the school can add comments on the topics that are proposed for the meeting. The representatives from the school will then bring these comments to the faculty assembly. Another proposal that is not yet implemented is to collect information at the regular department meetings. Dissemination of the outcome from the faculty assembly meetings =================================================== Currently, we inform about the outcome of the faculty assembly meetings at the ICT school s all employee meeting (AEM). We will also encourage that the representatives at the different departments at the ICT school will inform further on the outcome at the department meetings. Beredningsgrupper =================================================== In general, we think that this is a good idea and we encourge that it is implemented in the faculty assembly. However, we discussed this topic quite a lot and we could not agree specifically on how it should be organized. We all agreed that there must be a well defined procedure for how it should be handled. One proposal was that these groups should be initiated on demand on a specific topic and that the proposal for a group could come both from the faculty council and directly from members of the faculty assembly. We also agreed that the faculty assembly members should volunteer to be part of a group, but for some specific topics, there might need to be a balance of representatives from different schools. 4 (5)

8 STH Vi på STH har diskuterat frågan vi fick vid förra Fakultetskollegiet på vårt Faculty group meeting den 21 april. Till dessa möten blir hela STH:s fakultet inbjuden. Förankringen av Fakultetskollegiets arbete på STH har tidigare skett i form av en kort sammanfattning av de frågor Fakultetskollegiet behandlar i dekanens veckobrev. Det har dock inte funnits något bra forum för STH:s fakultet att återföra åsikter eller föreslå ämnen som bör behandlas vid Fakultetskollegiet. I diskussionen konstaterades att endast elektronisk kommunikation inte fungerar så bra och att vi behöver hitta nya former för tvåvägskommunikation mellan STH:s fakultet och Fakultetskollegiet. Lunchmöten för hela fakulteten där relevanta frågor diskuteras i mindre grupper föreslogs i kombination med att ta upp vissa frågor på våra interna fakultetsmöten. Under våren kommer STH att flytta till ett nytt gemensamt hus (Technology for Health i Flemingsberg) vilket kommer att underlätta fysiska möten då stora delar av fakulteten kommer att arbeta i samma hus. Vi är nu utspridda på campus i Solna, Flemingsberg och Haninge. Det diskuterades också att det kan vara viktigt att dessa möten inte endast sker som uppföljning efter att Fakultetskollegiet har träffats utan hellre som förberedelse inför Fakultetskollegie-träffar så att hela fakulteten har möjlighet att vara med och påverka och framföra sina synpunkter. Vi diskuterade även att det måste finnas en bra balans i vilka ämnen som tas upp på STH och hur mycket tid som ska läggas på dessa möten för att få så många att orka och hinna engagera sig. Kanske kan man hitta en bra metod för att välja att diskutera endast de frågor som är har störst betydelse för oss på STH. 5 (5)

9 12/05/2016 Fakultetsrådets organisation Katja Grillner, Dekanus Fakultetsrådets uppdrag och ansvar Ur rektors delegationsordning ( ) Av 2 kap 6 HL följer att beslut som kräver en bedömning av 1) uppläggning, genomförande av eller kvalitet i utbildningen, eller 2) organisation av eller kvalitet i såväl forskningen som det konstnärliga utvecklingsarbetet, ska fattas av personer med vetenskaplig eller konstnärlig kompetens. Vidare framgår att om den bedömning som avses ska göras av en grupp av personer ska majoriteten av personerna i gruppen ha vetenskaplig eller konstnärlig kompetens. Fakultetsrådet är en grupp med sådan kompetens och är det organ på KTH som i huvudsak tar beslut som följer av 2 kap 6 HL. Ur fakultetsrådets arbetsordning ( ) Arbetet ska kännetecknas av effektivitet, öppenhet och oväld 1

10 12/05/2016 Fakultetsrådet ska fatta de beslut som kräver vetenskaplig eller konstnärlig kompetens ska fungera som beredande samt rådgivande organ till rektor ska ansvara för kvaliteten i forskningen, utbildningen och samhällssamverkan. ska, bland annat, ansvara för beredningen av läraranställningar vid KTH. FR organisation Fakultetsråd Utbildningsutskott (UU) Fakultetskollegium Anställningsutskott (AU) Rekryteringskommittéer (RK) Befordringsnämnd (BN) Resursfördelningsutskott (RU) KTH ROYAL INSTITUTE OF TECHNOLOGY 4 2

11 12/05/2016 Utskottens uppdrag Utbildningsutskottet övergripande kvalitets- och organisationsfrågor kring utbildning alla nivåer Anställningsutskottet bereda anställningsärenden, profiler, utse sakkunnig, uppföljning Befordringsnämnden bereda befordringsärenden genom intervju Rekryteringskommittéer bereda anställningsärenden från initiering till beslut om rekommendation på skolnivå Resursfördelningsutskottet bevaka och bereda frågor rörande resursfördelning Fakultetskollegium kollegial förankring och dialog Fakultetens företrädare KTH-övergripande nivå Dekanus, prodekanus Fakultetsrådets lärarrepresentanter Utbildningsutskottets ordf och ledamöter Anställningsutskottets ordf, vice ordf och ledamöter Befordringsnämndens ordf, vice ordf och ledamöter Resursfördelningsutskottets ordf och ledamöter 3

12 12/05/2016 Fakultetens företrädare Fakultetskollegiets ledamöter (kan verka både övergripande och på skolnivå) Skolnivå Rekryteringskommittérnas ordf, vice ordf och ledamöter Grundutbildningsansvarig Forskarutbildningsansvarig Utses av linjen men arbetar även tydligt mot fakulteten (genom prodekanus) Fakultetens representation i linjen Dekanus och prodekanus Rektorsgrupp (med rektor, prorektor, vicerektor forskning, vicerektor samverkan) Ledningsgrupp (rektorsgrupp plus övriga vicerektorer och skolchefer, plus förvaltningschef och KIR-chef) Löpande samråd med rektor Rekryteringskommittéernas ordförande är ofta även vice skolchef och fakultetsförnyelseansvarig (personunion) GA och FA arbetar tydligt med fakulteten genom prodekanus 4