kallas till sammanträde onsdagen den 16 september 2015, kl i sammanträdeslokalen, stadsbiblioteket, Lysekil.

Transkript

1 Kommunstyrelseförvaltningen KALLELSE/FÖREDRAGNINSLISTA Utbildningsnämnden kallas till sammanträde onsdagen den 16 september 2015, kl i sammanträdeslokalen, stadsbiblioteket, Lysekil. Öppet sammanträde utom i de punkter som markerats med (sluten del) eller där ordförande så beslutar. ÄRENDE Mötets öppnande och val av justerare Förslag, dagens justerare: Cecilia Saving 1. Verksamhetsbeskrivning- Biblioteksverksamheten 2. Ekonomisk uppföljning per 31 augusti 2015 muntlig rapport 3. Information angående aktuella statsbidrag: - Statsbidrag för mindre barngrupper i förskolan läsåret 2015/ Statsbidrag gällande lågstadiesatsningen för läsåret 2015/ Statsbidrag för yrkesinriktad vuxenutbildning 4. Information om skolportalen V-klass 5. Rapport om strategier för förbättrade skolresultat 6. Förslag till namnsättning av vägen utanför Skandiamuseet 7. Verksamhetsbidrag till kulturföreningar 8. Omprövning av tidigare beslut gällande förändring av regler allmän förskola 9. Dialogdag mellan ungdomar och nämndens ledamöter 10. Beslut gällande attesträtter: - Attesträtt för förvaltningschef inom utbildningsförvaltningen - Attesträtt för rektor vid sär/träningsskolan Lysekils kommun, Lysekil Tel: frida.mellgren@lysekil.se

2 Kommunstyrelseförvaltningen KALLELSE/FÖREDRAGNINSLISTA - Attesträtt för rektor vid Skaftö skola - Attesträtt för rektor vid Stångenässkolan/Bro skola - Attesträtt för rektor vid Bergs skola 11. Delegation till förvaltningschefen gällande beslut om attesträtt 12. Besvarade motioner: - Motion om kommunal barnomsorg på obekväma arbetstider, nattis/kvällsis 13. Besvarade medborgarförslag: - Medborgarförslag om att få förhandsinformation i skolorna om vad det innebär att bli rekryterad till Islamiska Staten. 14. Inkomna medborgarförslag: - Medborgarförslag om att inrätta sommarskolaför elever som inte når målen 15. Förvaltningschefen och ordförande informerar 16. Anmälningsärenden 17. Redovisning av ordförandebeslut 18. Redovisning av delegationsbeslut 19. Övrigt Lysekil KOMMUNLEDNINGSKONTORET/fmn Kent Olsson Ordförande / Frida Mellgren Sekreterare Lysekils kommun, Lysekil Tel: frida.mellgren@lysekil.se

3 1/2 Utbildningsnämnden Tjänsteskrivelse Datum: Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Handläggare: Rickard Wennerberg Telefon: E-post: Förslag till ny namnsättning av vägen utanför Skandiamuseet Dnr: UBN Bakgrund Föreningen L. Laurins styrelse inkom i september 2013 med ett medborgarförslag att den smala vägen/gångvägen mellan Skandiamuseet och Postens lokaler i sydost, respektive Seabased/Gamla Skandiaverken i nordväst, som idag saknar namn, ges det officiella namnet Skandia allén och att kommunen sätter upp lämpliga gatuskyltar med detta namn. Enligt föreningen L. Laurin skulle namnet bidra till att minnet om Skandiaverkens verksamhet och betydelse bevaras. Behovet av en officiell gatuadress skulle även underlätta då föreningen hänvisar till sin entré och föreningens lokaler. Benämningen allé ansågs dock inte passande utan nämnden beslutade att vägen skulle få benämningen Skandiavägen. Dock har inga skyltar satts upp och namnet har inte införts i officiella kartor och register. Då inga skyltar satts upp och ingen officiell registrering gjorts har därför Föreningen L Laurin istället anhållit om att ge vägen utanför Skandiamuseet benämningen Skandiagången. Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att föreslå att ge den smala vägen/gångvägen mellan Skandiamuseet och Postens lokaler i sydost, respektive Seabased/Gamla Skandiaverken i nordväst, som idag saknar namn, det officiella namnet Skandiagången, ett namn som väl beskriver vägsträckningens karaktär. Ärendet skall även skickas vidare till samhällsbyggnad för skyndsam hantering, så att namnet kan göras officiellt och införas på kartor och i officiella register. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

4 2/2 Utbildningsförvaltningen Ing-Marie Tjulander Tf chef, Utbildningsförvaltningen Rickard Wennerberg Kultursekreterare

5 1/1 Utbildningsnämnden Tjänsteskrivelse Datum: Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Handläggare: Louise Melkersson Telefon: E-post: Omprövning av tidigare beslut Förändring av regler- allmän förskola Dnr: UBN Alla barn ska erbjudas avgiftsfri allmän förskola från och med augusti det år de fyller tre år. De barn som är placerade inom pedagogisk omsorg har tidigare också fått detta erbjudande och har då kunnat välja att behålla platsen inom pedagogisk omsorg och ha en allmän förskoleplats på förskola. Utbildningsnämnden tog den 1 juni 2015, 62, beslut om att barn placerade inom pedagogisk omsorg och allmän förskola är tvungen att välja en av platserna. Detta beslut bör nu korrigeras och de gamla reglerna bör åter gälla. Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att de barn som är placerade inom pedagogisk omsorg ska ha möjlighet att behålla sin plats inom pedagogisk omsorg samt även kunna ha tillgång till allmän förskoleplats på förskola. Utbildningsförvaltningen Jan-Olof Olsson Tf. förvaltningschef Louise Melkersson Barnomsorgsassistent Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

6 1/1 Utbildningsnämnden Tjänsteskrivelse Datum: Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Handläggare: Eva-Marie Magnusson Telefon: E-post: Attesträtt för förvaltningschef inom Utbildningsförvaltningen fr o m Dnr: BIN Lennart Olsson är anställd som förvaltningschef för Utbildningsförvaltningen. Utbildningsnämnden föreslås besluta - Att fastställa attesträtt för förvaltningschef Lennart Olsson att gälla för ansvar 5*** och 7*** med tillhörande koddelar fr o m Att förvaltningschef ges rätt att besluta om avsteg från 2015 års beslutade attestordning gällande rollen som fakturagodkännare i ebuilder utifrån aktuellt behov. UTBILDNINGSNÄMNDEN Leif Schöndell Kommunchef Eva-Marie Magnusson Ekonom Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

7 1/1 Utbildningsnämnden Tjänsteskrivelse Datum: Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Handläggare: Eva-Marie Magnusson Telefon: E-post: Attesträtt ansvar 5317 Rektor Sär/träningsskolan fr o m Dnr: BIN Ihrén Coleman är nyanställd rektor på Sär/träningsskolan. Utbildningsnämnden föreslås besluta - Att fastställa attesträtt för rektor Ihrén Coleman, att gälla för ansvar 5317 med tillhörande koddelar fr o m UTBILDNINGSNÄMNDEN Ing-Marie Tjulander Tf. förvaltningschef Eva-Marie Magnusson Ekonom Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

8 1/1 Utbildningsnämnden Tjänsteskrivelse Datum: Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Handläggare: Eva-Marie Magnusson Telefon: E-post: Attesträtt Skaftö skola ansvar 5710 objekt 3280 fr o m Dnr: BIN En förändring av ansvarsfördelning innebär att rektor Agneta Eriksson ska ha ansvar som även omfattar Skaftö skola förutom Gullmarsskolan F-6. Utbildningsnämnden föreslås besluta - Att fastställa attesträtt för rektor Agneta Eriksson, att även gälla för Skaftö skola ansvar 5710 objekt 3280 med tillhörande övriga koddelar fr.o.m UTBILDNINGSNÄMNDEN Ing-Marie Tjulander Tf. förvaltningschef Eva-Marie Magnusson Ekonom Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

9 1/1 Utbildningsnämnden Tjänsteskrivelse Datum: Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Handläggare: Eva-Marie Magnusson Telefon: E-post: Attesträtt ansvar 5610 Rektor Stångenässkolan/Bro skola fr o m Dnr: BIN Leif Buller är nyanställd rektor på Stångenässkolan objekt 3250 och Bro skola objekt Utbildningsnämnden föreslås besluta - Att fastställa attesträtt för rektor Leif Buller, att gälla för ansvar 5610 med tillhörande koddelar fr.o.m UTBILDNINGSNÄMNDEN Ing-Marie Tjulander Tf. förvaltningschef Eva-Marie Magnusson Ekonom Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

10 1/1 Utbildningsnämnden Tjänsteskrivelse Datum: Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Handläggare: Eva-Marie Magnusson Telefon: E-post: Attesträtt Bergs skola ansvar 5710 objekt 3240 fr o m Dnr: BIN En förändring av ansvarsfördelning innebär att rektor Lil Olsson ska ha ansvar som även omfattar Bergs skola förutom Mariedalsskolan. Utbildningsnämnden föreslås besluta - Att fastställa attesträtt för rektor Lil Olsson, att även gälla för Bergs skola ansvar 5710 objekt 3240 med tillhörande övriga koddelar fr.o.m UTBILDNINGSNÄMNDEN Ing-Marie Tjulander Tf. förvaltningschef Eva-Marie Magnusson Ekonom Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

11 1/1 Kommstyrelseförvaltningen Tjänsteskrivelse Datum: Förvaltning: Kommunstyrelseförvaltningen Handläggare: Frida Mellgren Telefon: E-post: Delegation till förvaltningschefen gällande beslut om attesträtt Dnr: UBN Utbildningsnämnden antog den 25 mars 2015 en ny delegationsordning, vilken nu bör kompletteras. Beslut gällande attesträtt inom förvaltningen har tidigare fattats av nämnden. Det finns ett behov av att delegera denna typ av frågor till förvaltningschefen, detta för att snabbare kunna fatta beslut så att verksamheterna fortlöper ostört. Delegationen gäller även andra kategorier som har behörigheter i olika verksamhetssystem: godkännare/beställare, beslutsattestant, behörighetsattestant, orderattestant samt inleveransattestant. Dessa attestkategorier redovisas även i Lysekils kommuns attestreglemente, 3 Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att komplettera nuvarande delegationsordning och delegera till förvaltningschefen att fatta beslut gällande attestreglementets 3. Bilaga Attestregelmente, kontroll av ekonomiska transaktioner i Lysekils kommun Jan-Olof Olsson / Frida Mellgren Tf. förvaltningschef Nämndsekreterare utbildningsförvaltningen Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

12 Beslut i kommunfullmäktige , 173 Kommunstyrelsen Attestreglemente, kontroll av ekonomiska transaktioner, i Lysekils kommun 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, både externa och interna. Reglementet gäller även ekonomiska transaktioner för medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta. Kommunala bolag där kommunen har ett väsentligt inflytande utfärdar egna riktlinjer som i tillämpliga delar ska beakta kommunens regler. 2 Syfte Syftet med reglementet är att bidra till god intern kontroll, skydda kommunens tillgångar, skydda personal och förtroendevalda från oberättigade misstankar och oegentligheter genom att oavsiktliga eller avsiktliga fel undviks. Detta genom att transaktioner blir korrekt bokförda. 3 Attestfunktioner I Lysekils kommun finns följande attestfunktioner: Godkännare/beställare Beslutsattestant Behörighetsattestant Vid elektronisk handel skall dessutom följande attestfunktioner tillämpas: Orderattestant Inleveransattestant Attest kan ske med hjälp av IT-stöd. Om attest ska utföras med hjälp av IT-stöd skall det finnas en av kommunstyrelsen fastställd rutin för tilldelning av behörighet, införande av systemförändringar och dokumentation av utförda kontroller. 4 Ansvar Kommunfullmäktige antar attestreglementet. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ansvarar för övergripande uppföljning och utvärdering av reglementet och ska vid behov ta initiativ till förändring. Vidare ska kommunstyrelsen utfärda gemensamma tillämpningsanvisningar till reglementet. Kommunstyrelsen får medge undantag från reglementet. Kommunens nämnder utser attestansvariga och ersättare för dessa. Nämnd kan delegera uppdraget till förvaltningschef. Varje nämnd utfärdar vid behov ytterligare tillämpningsanvisningar för sitt verksamhetsområde. 1

13 Förvaltningschefen ansvarar inom nämndens verksamhetsområde för att attestansvariga är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. Beslutsattestant ska tillämpa fastställda anvisningar. Systemägare av IT-stöd ansvarar för att utforma och dokumentera rutiner för att tilldela behörigheter, införa systemförändringar och dokumentera utförda kontroller. 5 Kontroller Följande kontroller ska i tillämpliga fall utföras: Prestation Kvalitet Pris Villkor Beslut Behörighet Beslut Kontering Formalia vara eller tjänster har mottagits eller levererats mottagen eller levererad tjänst håller avtalad kvalitet pris överensstämmer med avtal, taxa, bidragsregler eller beställning beställningsvillkor mm är uppfyllda behöriga beslut finns nödvändiga attester har skett av behöriga personer transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare konteringen är korrekt verifikationen uppfyller krav enligt lagstiftning 6 Kontrollernas utformning och utförande Kontrollrutinerna ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd är tillräcklig. Vid utformningen av kontrollrutinerna ska följande krav beaktas: Ansvarsfördelning Ansvarsfördelnigen ska vara tydlig. Ingen person ska ensam hantera en transaktion från början till slut. Kompetens Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha erforderlig kompetens för uppgiften. Integritet Den som utför kontroll av en annan person, särskilt av beslut, ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerande. Jäv Den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detsamma gäller utgifter av personlig karaktär. Detta innefattar också bolag och föreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Dokumentation Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt. Kontrollordning De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd. 7 Genomförda kontroller Alla kontroller som utförts med godkänt resultat ska dokumenteras. 2

14 Beslut i kommunstyrelsen , 190 Kommunstyrelsen Kommunstyrelens tillämpningsanvisningar till Attestreglemente, kontroll av ekonomiska transaktioner, i Lysekils kommun 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, både externa och interna. Reglementet gäller även ekonomiska transaktioner för medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta. Kommunala bolag där kommunen har ett väsentligt inflytande utfärdar egna riktlinjer som i tillämpliga delar ska beakta kommunens regler. Reglementet och tillämpningsanvisningarna omfattar kommunens samtliga ekonomiska transaktioner. Reglementet reglerar kontroll av verifikationer. Med verifikation avses de uppgifter som dokumenterar en ekonomisk transaktion eller en vidtagen justering i bokföringen. Med ekonomisk transaktion avses alla förändringar i storleken och sammansättningen av kommunens förmögenhet som beror på kommunens ekonomiska relationer med omvärlden, såsom in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt andra åtgärder eller transaktioner som påverkar förmögenhetens storlek eller sammansättning. Detsamma gäller även ekonomiska transaktioner för, av kommunen, förvaltade fonder och andra tillfälliga samarbetsorganisationer i t ex projektform, där projektets ekonomiska transaktioner hanteras i kommunens redovisning. Reglementet avser: beställningar utfärdande av rekvisitioner leverantörsfakturor och externa ersättningar transfereringar/bidrag till enskilda löner avgiftsinkomster (både via debitering och inbetalning) övriga inkomster kontantförsäljning placering av likvida medel interna transaktioner och bokföringsorder transaktioner för förvaltade medel transaktioner för förmedlade medel 1

15 2 Syfte Syftet med reglementet är att bidra till god intern kontroll, skydda kommunens tillgångar, skydda personal och förtroendevalda från oberättigade misstankar och oegentligheter genom att oavsiktliga eller avsiktliga fel undviks. Detta genom att transaktioner blir korrekt bokförda. Syftet med reglementet är att säkerställa att samtliga transaktioner som bokförs är korrekta. För att undvika både oavsiktliga och avsiktliga brister måste därför samtliga transaktioner kontrolleras. Det är också viktigt att dessa kontroller görs så tidigt som möjligt för att undvika felaktigheter. Kontrollerna ska vara inbyggda i rutinerna och sedan förstärkas med kompletterande kontroller t ex som stickprovskontroll i efterhand. 3 Attestfunktioner I Lysekils kommun finns följande attestfunktioner: Godkännare/beställare Beslutsattestant Behörighetsattestant Vid elektronisk handel skall dessutom följande attestfunktioner tillämpas: Orderattestant Inleveransattestant Attest kan ske med hjälp av IT-stöd. Om attest ska utföras med hjälp av IT-stöd skall det finnas en av kommunstyrelsen fastställd rutin för tilldelning av behörighet, införande av systemförändringar och dokumentation av utförda kontroller. Godkännare/beställare ska kontrollera att varan eller tjänsten är beställd och har mottagits. Mottagningskontrollen kan skötas av någon annan, men godkännaren ansvarar för att den genomförts i och med sin attest. Godkännaren ska också kontrollera att leveransen/fakturan överensstämmer med beställning eller avtal avseende antal, kvalitet, pris och betalningsvillkor. Kontrollen ska även omfatta de lagstadgade krav som ställs på en verifikation. Kraven beskrivs närmare under 5 nedan. Godkännaren ansvarar också för att verifikationen konteras korrekt. Beslutsattestant ska kontrollera att granskningskontrollen är gjord och har genomförts av behörig person, är korrekt konterad samt att den ekonomiska transaktionen omfattas av behörigt beslut, t ex budgetbeslut, särskilda beslut i nämnd eller på delegation. Behörighetsattestanten kontrollerar att beslutsattestanten har rätt att attestera. Denna kontroll kan ske elektroniskt. Orderattestanten kontrollerar att beställning sker utifrån korrekt avtal. Orderattestanten kan i vissa fall attestera sin egen beställning. Inleveransattestanten kontrollerar att varor och tjänster har leverats och mottagits och att det stämmer med beställningen. 2

16 4 Ansvar Kommunfullmäktige antar attestreglementet. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ansvarar för övergripande uppföljning och utvärdering av reglementet och ska vid behov ta initiativ till förändring. Vidare ska kommunstyrelsen utfärda gemensamma tillämpningsanvisningar till reglementet. Kommunstyrelsen får medge undantag från reglementet. Kommunens nämnder utser attestansvariga och ersättare för dessa. Nämnd kan delegera uppdraget till förvaltningschef. Varje nämnd utfärdar vid behov ytterligare tillämpningsanvisningar för sitt verksamhetsområde. Förvaltningschefen ansvarar inom nämndens verksamhetsområde för att attestansvariga är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. Beslutsattestant ska tillämpa fastställda anvisningar. Systemägare av IT-stöd ansvarar för att utforma och dokumentera rutiner för att tilldela behörigheter, införa systemförändringar och dokumentera utförda kontroller. Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige har det övergripande ansvaret för en kommun och dess verksamheter. Kommunfullmäktige har också ansvar för uppföljning och kontroll av hela den kommunala verksamheten och har med stöd av det utfärdat ett attestreglemente. I kommunfullmäktiges uppdrag ingår också att besluta om ansvarsfrihet för nämnderna. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Den ska också uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Det innebär att det är kommunstyrelsen som utarbetar tillämpningsanvisningar, initierar utvecklingsinsatser samt informerar och utbildar i kontrollfrågor. Ekonomienheten handhar det praktiska arbetet att utforma, presentera och tolka tillämpningsanvisningarna och gemensamma rutiner för intern kontroll och attester. Rutinerna dokumenteras och publiceras löpande. Ekonomienhetens kontroll av hur attestreglerna följs varierar beroende på typen av ekonomisk transaktion. Kommunens nämnder Nämnden utser attestanter och ersättare för dessa. Beslutsattestansvaret knyts till person eller befattning, om den är unik, och kodintervall med angivande av eventuella begränsningar. Varje nämnd svarar för att upprätta och hålla aktuella förteckningar över utsedda kontrollansvariga. Respektive nämnd ansvarar också för att vid behov, inom ramen för det av kommunfullmäktige antagna attestreglementet, utfärda egna anvisningar om attester inom det egna verksamhetsområdet. Vidare ansvarar de för att antagna regler och tillämpningsanvisningar avseende detta reglemente följs. Förvaltningschefen Förvaltningschefen ansvarar inom nämndens verksamhetsområde för att konkreta regler och anvisningar utformas så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Dessa regler ska antags av respektive nämnd. Förvaltningschefen är skyldig att löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar enligt reglementet för intern kontroll. 3

17 Attestansvarige Den attestantansvariges uppgift att kontrollera efterlevnaden av beslut, rutiner, underlag för transaktioner etc. Uppgiften är att genomföra detta på det sätt som är fastlagt och att reagera i händelse av att kontrollen visar en brist, behöver korrigeras etc. Systemägare av IT-stöd Systemägare ansvarar, i de fall attest sker elektroniskt, för att det finns rutiner för och dokumentation av behörighetshantering och tilldelning av behörigheter, systemändringar, kontroller som bidrar till en god intern kontroll och kontroller som är i överensstämmelse med attestreglerna. Kontroller är olika beroende på vilket system som används. 5 Kontroller Följande kontroller ska i tillämpliga fall utföras: Prestation Kvalitet Pris Villkor Beslut Behörighet Beslut Kontering Formalia vara eller tjänster har mottagits eller levererats mottagen eller levererad tjänst håller avtalad kvalitet pris överensstämmer med avtal, taxa, bidragsregler eller beställning beställningsvillkor mm är uppfyllda behöriga beslut finns nödvändiga attester har skett av behöriga personer transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare konteringen är korrekt verifikationen uppfyller krav enligt lagstiftning Kontroll Vad kontrolleras Vem kontrollerar Prestation Vara eller tjänst har mottagits Godkännare/beställare/inleveransattesta eller levererats Kvalitet Mottagen eller levererad tjänst Godkännare håller avtalad kvalitet Pris Pris överensstämmer med avtal, taxa, bidragsregler eller beställning Godkännare Villkor Betalningsvillkor m m är uppfyllda Godkännare Beslut Behöriga beslut finns Beslutsattestant Behörighet Nödvändiga attester har skett av behöriga personer Behörighetssattestant vid icke elektronisk verifikationer. För elektroniska verifikatio kontrollen i systemet. Kontering Konteringen är korrekt Beslutsattestant Formalia Verifikationen uppfyller krav Godkännare enligt lagstiftning Villkor Om betalningsvillkor framgår av avtal får avsteg göras enbart av den, som var Lysekils kommuns avtalspart, och endast i samråd med ekonomienheten. Formalia Enligt den kommunala redovisningslagen, KRL, ska en verifikation innehålla uppgifter om: när den upprättats när den ekonomiska händelsen inträffade 4

18 vad den avser belopp vilken motpart det rör vilka handlingar som ligger till grund för händelsen och var originalhandlingen förvaras Enligt mervärdesskattelagen, ML, ska en faktura innehålla följande: fakturadatum fakturanummer säljarens momsregistreringsnummer säljarens och köparens namn och adress leveransdatum pris momssats och momsbelopp mängd/omfattning och art av fakturerade varor och tjänster Fakturor gällande representation, resor, konferenser, personalbefrämjande åtgärder, uppvaktningar och liknande ska styrkas med uppgifter om syfte samt vilka personer som deltagit. Vid kontokortsköp ska kvitto bifogas för att verifikationen ska bli komplett. Originalkvittot häftas till pappersfakturan. Kvitton till elektroniska verifikationer skannas och bifogas elektroniskt. Originalkvittot sparas. Utbetalningar Alla utbetalningar, förutom lönetransaktioner, ska kontrolleras av två personer. Det gäller såväl vid elektronisk hantering som vid manuell hantering av transaktioner i pappersformat. Därefter ska det vara ytterligare en behörighetsattest, vilket kan ske elektroniskt. Vid inköp med rekvisition krävs att denna undertecknas av beslutsattestanten. Syftet med en rekvisition är att mottagaren är garanterad betalning för fakturan samtidigt som beslutsattestanten redan vid beställningstillfället godkänner inköpet. Vid utbetalning av lön utgör anställningsavtal underlag för utbetalning. Attesten anses ske i samband med tecknandet av anställningsavtal. De anställda rapporterar sina avvikelser såsom övertid, mertid, obekväm arbetstid, sjukdom, semester och tjänstledighet i lönesystemet. Behörig chef attesterar avvikelserna. Övriga utbetalningar från lönesystemet såsom traktamente, bilersättning, färdtid och personliga utlägg i samband med resor sammanställs på en reseräkning som attesteras av behörig chef. Registreringen i lönesystemet sker av lönehandläggare. Ytterligare uppgifter om ansvarfördelning styrs av respektive nämnds delegationsordning. Fakturering och inbetalningar För upprättande av underlag till kundfakturor krävs endast en attestant. Respektive nämnd ansvarar för att kompletterande kontroller sker att det säkerställs att allt som ska faktureras blir fakturerat i rätt tid samt till rätt belopp och villkor. Kontrollmoment består av att tillse att alla tjänster blir fakturerade. Om faktureringen är avtalsbaserad och återkommer månad efter månad skall även inregistreringen i fakturerings- eller ekonomisystemet kontrolleras av någon annan än den som gjort inregistreringen. Vid kreditering och makulering av kundfakturor ska minst två personer kontrollera en transaktion. Beslutsattest ska ske av attestbehörig. Samtliga kontroller vid inbetalning av bidrag/skatteintäkter/finansiella intäkter och andra externa inbetalningar kan utföras av samma person. Kompletterande kontroller görs för att säkerställa att alla inbetalningar erhålls i rätt tid samt till rätt belopp och villkor. Kassafunktionen Verifikationer i kommunens centrala kassafunktion upprättas och konteras endast av en attestant, eftersom dessa i huvudsak avser betalningsflöden och baseras på, från 5

19 förvaltningarna redan attesterade, uppbokningar på förväntade fordringar och skulder. Utbetalningar från kassafunktionen kontrolleras och attesteras av två personer i förening enligt fullmakt. Rättelser och justeringar Om verifikationen avser rättelse av en felbokförd transaktion ska rättelsen innehålla en hänvisning till det fel som avses samt hänvisning till ursprungsverifikationen. På ursprungsverifikationen ska noteras att rättelse har skett. Vid rättelser, skall det anges när rättelsen har gjorts och vem som har gjort den. Om rättelse sker genom en särskild rättelsepost, skall det samtidigt säkerställas att det vid en granskning av den rättade bokföringsposten utan svårighet går att få kännedom om rättelsen. Kalkylmässiga kostnadsfördelningar och övriga interna kostnadsfördelningar Fördelningar, som sker via systembearbetningar såsom personalomkostnadspålägg, avskrivningar och internränta på anläggningstillgångar, behöver inte beslutsattesteras. Kontroll mot pris, villkor, formalia och beslut utförs av handläggaren. Loggning i ekonomisystem gäller som dokumentation av kontrollerna. Procentuella fördelningar eller á- prisfördelningar attesteras av beslutsattestanten vid periodvisa överenskommelser och utförs därefter löpande av handläggaren. 6 Kontrollernas utformning och utförande Kontrollrutinerna ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd är tillräcklig. Vid utformningen av kontrollrutinerna ska följande krav beaktas: Ansvarsfördelning Ansvarsfördelnigen ska vara tydlig. Ingen person ska ensam hantera en transaktion från början till slut. Kompetens Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha erforderlig kompetens för uppgiften. Integritet Den som utför kontroll av en annan person, särskilt av beslut, ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerande. Jäv Den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detsamma gäller utgifter av personlig karaktär. Detta innefattar också bolag och föreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Dokumentation Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt. Kontrollordning De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd. Ansvarsfördelningen Ansvarsfördelningen måste vara tydlig. En person ska aldrig hantera en transaktion från början till slut. För en leverantörsfaktura innebär det att händelsekedjan från beställning till betalning delas mellan godkännare och beslutsattestant och serviceenheten. På serviceenheten fördelas även arbetet med att lägga upp en leverantör i ekonomisystemet, registrera fakturor och betala fakturor mellan olika befattningshavare. Kompetens Varje nämnd ansvarar för att den personal som tilldelas kontrolluppgifter informeras och utbildas i funktionen. För att få tillgång till kommunens datanät och system krävs kommunens säkerhetsutbildning i datahantering. För att få tillgång till fakturahanteringssystemet krävs genomgången kurs i det. Den senare kursen innehåller även information i Attestreglementet samt reglementets Tillämpningsanvisningar. 6

20 Integritet Den som utför kontroll av en annan person ska ha en oberoende ställning gentemot den kontrollerade. Det är därför inte lämpligt att underställd personal kontrollerar överordnande. I de fall en sådan kontroll inte går att undvika bör alltid två personer var för sig genomföra kontrollen och attestera att den utförts. Jäv Den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Med närstående menas far- och morföräldrar, föräldrar, make, barn och barns make, syskon eller syskons make eller barn. Med barn menas även styvbarn och fosterbarn. Med makar jämställs även de som är sammanboende som har eller har haft gemensamt barn eller tidigare varit gifta. Som makar anses också personer av samma kön som registrerat sitt partnerskap enligt lagen om registrerat partnerskap. Den som utför kontrollen får inte heller kontrollera utgifter av personlig karaktär för egen räkning. Detta innefattar också bolag och föreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Med personlig karaktär menas omkostnader eller andra inköp för attestantens egen yrkesutövning. Som exempel kan nämnas deltagande i konferenser och kurser, mobiltelefonräkning, egen reseräkning, representationsnota eller inköp av arbetsredskap etc. Dokumentation Elektroniska verifikationer dokumenteras genom elektronisk attest. Attest ska registreras av den som utfört kontrollen. Attest ska ske på sådant sätt att attesten i efterhand går att knyta till den person som utfört attesten. Om system inte bedöms uppfylla dessa krav ska den kontrollerande informationen tas ut på papper och genom underskrift attesteras som de pappersbaserade verifikationerna. Tabellstyrda och elektroniska kontroller ska framgå av systemdokumentationen. Av denna dokumentation ska även framgå hur fel hanteras. Då attest sker elektroniskt ansvarar systemägaren för att utforma och dokumentera rutiner för tilldelning av behörighet, införande av systemförändringar och dokumentation av utförda kontroller, historiken. Kontrollordning Vid kontroll och attest av pappersverifikationer ska godkännande utföras före beslutsattest. Behörighetskontroll sker efter beslutsattest. Registrering får inte ske för behörighetskontrollen har utförts. Vid den elektroniska kontrollen och attesten ska godkännande utföras före beslutsattest. Behörighetskontrollen utförs av systemet. 7 Genomförda kontroller Alla kontroller som utförts med godkänt resultat ska dokumenteras. För dokumentation av kontroller och attester av pappersverifikationer är huvudregeln att samtliga attester ska dokumenteras genom varaktig påskrift, hela namnet, på verifikationen. Påskriften ska anges på originalverifikationens framsida. Elektroniska verifikationer dokumenteras genom elektronisk attest. Attest ska registreras av den som utfört kontrollen. Attest ska ske på sådant sätt att attesten i efterhand går att knyta till den person som utfört attesten. Om system inte bedöms uppfylla dessa krav ska den kontrollerande informationen tas ut på papper och genom underskrift attesteras som de pappersbaserade verifikationerna. Elektroniska kontroller ska framgå av systemdokumentationen. Av denna dokumentation ska även framgå hur fel hanteras. Då attest sker elektroniskt ansvarar systemägaren för att utforma och dokumentera rutiner för tilldelning av behörighet, införande av systemförändringar och dokumentation av utförda kontroller. 7

21 De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förändras av en senare kontrollåtgärd. Huvudregeln är att godkännarattesten genomför kontrollen först, beslutsattestanten därefter och behörighetsattestanten sist. Felaktigheter Den som upptäcker brist har alltid skyldighet att agera! Om det vid genomförande av en kontroll upptäcks någon form av felaktighet varierar hanteringen beroende av felaktighet. Om felaktigheten avser en mottagen leverans, ska leverantören omgående kontaktas. Kontakten ska helst göras skriftligt men kan göras per telefon och sedan dokumenteras skriftligt, antingen som egen notering eller översändas per e-post eller brev. Om felaktigheten avser leverantörsfakturan och upptäcks vid första kontrollen ska den returneras med ett meddelande som anger varför kommunen inte kan ta emot fakturan. För en elektronisk faktura krävs att anledningen dokumenteras. Även om felaktigheten är ringa och felaktigheten kan avhjälpas med en kreditering ska detta noteras i fakturaloggen och fakturan inte betalas förrän kreditfakturan kommit och godkänts. Om fakturan inte tillhör Lysekils kommun eller innehåller stora brister ska fakturan makuleras. Anledningen ska anges i fakturaloggen och granskningsattestanten meddelar leverantören. Brister i konteringen, t ex fel konto eller objekt, felstansning etc., ska rättas med en bokföringsorder. Av bokföringsordern ska det klart framgå att det är en rättning och med en tydlig hänvisning tillbaka till den felaktiga verifikationen med angivande av det verifikationsnumret. Samtidigt ska det manuellt antecknas på den felaktiga verifikationen att den är rättad i en ny, det nya verifikationsnumret, datum och namnteckning. Andra felaktigheter, vars omfattning och karaktär initialt är svåra att bedöma, ska i normalfallet rapporteras till närmast överordnad chef så snart det kan ske. Om en första intern utredning på förvaltningen inte kan fastställa om felaktigheten är oavsiktligt eller inte, eller ta ställning till felaktighetens omfattning, bör i första hand ekonomienheten informeras. Gemensamt tas sedan beslut om en oberoende revisor bör kontaktas. Vid misstanke om brott bör såväl förvaltningschef som kommunledningskontoret informeras snarast möjligt, vilka har att ta ställning till polisanmälan. Definitioner Attest: Ekonomisk transaktion: Verifikation: Intern kontroll: Intyga att en kontroll utförts utan anmärkning. Attesten dokumenteras på en verifikation. Dokumentation av attest kan göras både manuellt och elektroniskt. Alla förändringar i storleken och sammansättningen av en kommuns förmögenhet som beror på relationer med omvärlden, såsom in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt andra åtgärder som påverkar förmögenhetens storlek eller sammansättning. Definition enligt den kommunala redovisningslagen, KRL. En handling som utgör underlag för ekonomisk transaktion Den process, som med rimlig grad, säkerställer att följande mål uppfylls: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m m 8

22 1/4 Utbilningsnämnden Tjänsteskrivelse Datum: Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Handläggare: Louise Melkersson Telefon: E-post: MOTION OM KOMMUNAL BARNOMSORG PÅ OBEKVÄMA ARBETSTIDER, NATTIS / KVÄLLSIS Dnr: UBN Bakgrund Martin Hermansson (V) har i en motion föreslagit om kommunal barnomsorg på obekväma tider, nattis/kvällsis. Utbildningsnämnden gav, , förvaltningen i uppdrag att utreda och besvara motionen. För att besvara motionen har förvaltningen utgått från motionens tre yrkanden: 1) Lysekils kommun tillser att barnomsorg finns tillgänglig även på obekväma arbetstider. 2) Kommunens barnomsorg ska finnas tillgänglig när och var behov finns. 3) Kommunen bör också erbjuda deltids barnomsorg (med flexibilitet) för föräldrar som har delad vårdnad och där barn bor del av månad hos förälder bosatt i Lysekil. Besvarande Kommuner ska sträva efter att erbjuda omsorg under tid då förskola eller fritidshem inte erbjuds för barn vars föräldrar har behov av det och inte själva kan ordna omsorgen. Utgångspunkten är att det ska gå att kombinera föräldraskap och förvärvsarbete trots att arbetstiden är förlagd, helt eller delvis, till kvällar, nätter eller helger (obekväm arbetstid). Drygt hälften av alla kommuner i landet erbjuder omsorg till barn som har föräldrar som arbetar på kvällar, nätter eller helger. 1) Ordinarie verksamhet har öppet mellan klockan och Man kan ha två varianter av barnomsorg på obekväma arbetstider: Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

23 2/4 Nattomsorg - En avdelning som är öppet dygnet runt, kvällar, nätter och helger. Kvällsomsorg - En avdelning med förlängt öppethållande ex, klockan till För vem är verksamheten till för? Barn vars föräldrar har arbetstider utöver ordinarie öppettider (butiksanställda, vård och omsorg, industri, Preemraff) Allt från 1 timma på kvällen till hela nätter och/eller helger. Ordinarie förskoleverksamhet som pågår mellan klockan kräver utbildade förskollärare. Annan pedagogisk verksamhet som pågår under kväll, natt och helg, har inga motsvarande krav. Kostnadsberäkning gällande nattomsorg (dygnet runt) Nattverk. Personal Lokaler* Material Måltider *Lokalkostnaderna är budgeterade inom befintlig verksamhet. Beräkningarna gällande nattverksamhet är taget från Orust kommun som har ca 20 barn inskrivna och har bedrivit denna verksamhet under 15 år. Utifrån invånarantalet är Orust kommun en bra jämförelsekommun. Kostnadsberäkning gällande kvällsomsorg ( ) Personal Lokaler* Material Måltider *Lokalkostnaderna är budgeterade inom befintlig verksamhet. Gällande kvällsverksamhet har ett antagande gjorts om att 15 barn är inskrivna och i snitt 5 barn per dag. Detta antagande har gjorts då behovet av barnsomsorg på obekväma arbetstider i Lysekils kommun inte är känt. (Beräkningarna ovan bygger på utökad öppettid för befintlig verksamhet och därför är inte avgiftsintäkter medräknade utan dessa intäkter redovisas inom

24 3/4 ordinarie dagverksamhet. Även arbetsledning hanteras inom den ordinarie verksamheten.) Vid uppstart krävs ytterligare utrustning på avdelningen t ex sängar, sängkläder, tv, hyllor, soffa, bord, mattor etc. för att skapa en hemlik miljö, ca 100 tkr. Statsbidrag kan sökas av kommuner för barnomsorg på obekväm tid. Bidragsbeloppet 2015 är kr per barn och halvår. Nattverksamhet Kvällsverksamhet (uppstart) (uppstart) (statsbidrag) (statsbidrag) = = Besvarande 2) Behovet av barnomsorg på obekväma arbetstider är i dagsläget inte känt. Besvarande 3) Det är barnets hemkommun som ansvarar för att erbjuda barnet en plats i förskola. Det finns dock inget som hindrar att två kommuner erbjuder samma barn plats på förskola i två olika kommuner. I sådana fall får kommunerna komma överens om kostnaderna för de två platserna. Det är ingen lösning som föräldrarna själva kan kräva av kommunerna. I vissa fall har barn rätt att bli mottagna i förskola med offentlig huvudman i en annan kommun än hemkommunen om barnet med hänsyn till sina personliga förhållanden har särskilda skäl att få gå i den kommunens förskola. Sådana särskilda skäl kan till exempel vara att barnet bor nära en kommungräns. Avsikten är dock inte att öppna en möjlighet att gå växelvis i två olika kommuners förskolor för barn som bor växelvis hos sina föräldrar i två olika kommuner. 8 kap skollagen (2010:800) Proposition 2009/10:165 sid. 355

25 4/4 Detta innebär att Lysekils kommun kan välja att ta emot barn från andra kommuner men om barnet redan har en förskoleplats i sin hemkommun kan hemkommunen välja att inte betala interkommunal ersättning. Förvaltningens förslag till nämndens beslut Utbildningsnämnden beslutar att mot bakgrund av de resursbehov som finns inom förvaltningen att avslå motionen. Utbildningsnämnden beslutar att som yttrande översända tjänsteskrivelsen till kommunfullmäktige. Utbildningsförvaltningen Jan-Olof Olsson Tf. förvaltningschef Louise Melkersson Barnomsorgsassistent

26

27

28 1/2 Utbildningsnämnden Tjänsteskrivelse Datum: Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Handläggare: Ing-Marie Tjulander Telefon: E-post: Medborgarförslag om att få förhandsinformation i skolorna om vad det innebär att bli rekryterad till Islamiska Staten Dnr: UBN Bakgrund Ett medborgarförlag har inkommit till Kommunfullmäktige med förslag om att så många som möjligt, men i första hand lärare och elever i Lysekils kommun ska få förhandinformation om vad det innebär att bli rekryterad till Islamiska Staten (IS). Kommunfullmäktige remitterade ärendet till kommunstyrelsen och utbildningsnämnden för besvarande. Yttrande I medborgarförslaget aktualiseras en aktuell och angelägen fråga om hur man i skolorna kan förebygga våldsbejakande extremism. Det är mycket viktigt att framförallt skolans personal får information och ökad kunskap om dessa frågor, så att man vid lämplig tidpunkt och på lämpligt sätt kan ta upp dessa i olika undervisningssituationer. Det är därför väsentligt att skolans personal och andra personalgrupper som jobbar med barn och unga, ex inom fritidsverksamheten, får aktuell information och kunskap om denna typ av samhällsfrågor. Frågor om respekt för människors liv och lika värde och andra demokratiska grundvärderingar återkommer på olika sätt inom samtliga årskurser. På vilket sätt och i vilka årskurser information om rekrytering till Islamska Staten lämpligast behandlas avgörs av skolans ledning och lärare. Inom kommunen finns idag en samverkan om hur man skall öka kunskapen om den här typen av frågor. Det har bildats en grupp med säkerhetsansvarig och rektorer. Gruppen har haft möten där även Säpo har varit inkopplad. Rektorer samverkar också med kommunens hälsosamordnare och har t.ex. varit på föreläsning om våldsbejakande extremism. När och på vilket sätt lärare och annan personal skall ges fördjupade kunskaper i denna fråga är viktigt att ytterligare diskutera i gruppen. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

29 2/2 Förslag till beslut Att med hänvisning till ovanstående anse medborgarförslaget besvarat. UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Jan-Olof Olsson / Ing-Marie Tjulander T. f. förvaltningschef Utvecklingsledare

30 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Utbildningsnämnden /21 66 INKOMNA MEDBORGARFÖRSLAG MEDBORGARFÖRSLAG OM ATT FÅ FÖRHANDSINFORMATION I SKOLORNA OM VAD DET INNEBÄR ATT BLI REKRYTERAD TILL ISLAMSISKA STATEN Dnr: UBN Ett medborgarförslag har inkommit med förslag om att så många som möjligt men i första hand lärare och elever i Lysekils kommun får förhandsinformation om vad det innebär att bli rekryterad till Islamiska Staten. Kommunfullmäktige har remitterat medborgarförslaget till kommunstyrelsen och utbildningsnämnden för besvarande. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad den 21 maj Utbildningsnämndens beslut Utbildningsnämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att besvara medborgarförslaget. Beslutet skickas till Utbildningskontoret Förvaltningschefen Justerare: Utdragsbestyrkande:

31

32

33

34 1/1 Utbildningsförvaltningen Tjänsteskrivelse Datum: Förvaltning: Kommunstyrelseförvaltningen Handläggare: Frida Mellgren Telefon: E-post: Medborgarförslag om att inrätta sommarskola för de elever som inte når målen Dnr: UBN Ett medborgarförslag har inkommit om att erbjuda sommarskola för de elever som inte når målen och att dessa elever även ska ges utökad undervisningstid upp till 20 dagar under sommaren. Kommunfullmäktige har remitterat medborgarförslaget till kommunstyrelsen och utbildningsnämnden för besvarande. Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att besvara medborgarförslaget. Frida Mellgren Nämndsekreterare Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

35

36