Arkivbeskrivning Lerums kommun upprättad 2007 reviderad 2011

Transkript

1 Arkivbeskrivning Lerums kommun upprättad 2007 reviderad Sofia Särdquist kommunarkivarie 1

2 Inledning Följande arkivbeskrivning är ett gemensamt dokument för samtliga pågående kommunala arkivbildare i Lerums kommun. Dokument utgör dels arkivbeskrivning för Lerums kommuns arkivbildare i enlighet med Arkivlagen (1990:782), dels beskrivning över Lerums kommuns myndigheters allmänna handlingar i enlighet med Offentlighetsoch sekretesslagens (2009: 400) 4 kapitel 2. Arkivbeskrivningens upplägg och innehåll Lerums kommun har sedan 1 januari 2007 endast en förvaltning, kommunstyrelseförvaltningen. Denna förvaltning administrerar också övriga nämnder. Kommunstyrelseförvaltningen består av en kommunledning med tillhörande stab, samt fem sektorer indelade i enheter med ansvar för olika verksamhetsområden. Kommunledningen och dess stab administreras av huvudsakligen av sektor infrasupport men handlägger ärenden på samtliga sektorer. De kommunala myndigheterna är ålagda att enligt Arkivlagen upprätta en beskrivning av sitt arkiv. Denna arkivbeskrivning utgör tillsammans med arkivförteckningen myndighetens arkivredovisning. Enligt Offentlighets- och sekretesslagen är myndigheterna även skyldiga att upprätta en beskrivning av sina allmänna handlingar med ett i lagen fastställt innehåll. Dessa två beskrivningar sammanfaller i detta dokument som i det följande benämns Lerums kommuns arkivbeskrivning. Arkivbeskrivning innehåller inledningsvis en beskrivning av arkivredovisningen för de upphörda kommunerna som från 1969 bildar nuvarande Lerums kommun samt upphörda arkivbildare i nuvarande kommun. Vidare innehåller den dels beskrivningar av varje aktuell kommunal arkivbildare, dels beskrivningar av de arkiv och allmänna handlingar som hanteras och förvaras på varje sektor. Upphörda arkivbildare och sökmöjligheter i dessa arkiv redovisas under avsnittet om arkivmyndigheten i Lerums kommun. Här redovisas även övriga arkiv som förvaras hos Lerums kommun, alltså kommunarkivets bestånd. Följande aktuella arkivbildare redovisas i arkivbeskrivningen med hänvisningar till de sektorer som administrerar respektive arkivbildare: Kommunfullmäktige Valnämnden Kommunala revisorer Kommunstyrelsen Individnämnden Miljö och byggnadsnämnden Överförmyndarnämnden Kommunstyrelsen redovisas i form av en gemensam del med historik och i egenskap av arkivmyndighet, samt i sektorsspecifika delar enligt följande: 2

3 Kommunstyrelsen sektor infrasupport Kommunstyrelsen sektor individ- och familjeomsorg Kommunstyrelsen sektor lärande Kommunstyrelsen sektor samhällsbyggnad Kommunstyrelsen sektor vård och omsorg Arkivredovisning för upphörda arkivbildare Nuvarande Lerums kommun från 1969 och framåt bildades av de områden som utgjorde de upphörda kommunerna Stora Lundby, Skallsjö och Lerum. Dessa kommuner bildade arkiv från 1 januari 1863 till 31 december 1968, och deras ursprung är de medeltida socknarna som är en del av kyrkans arkiv och förvaras på Göteborgs landsarkiv. Redan 1952 omorganiserades Stora Lundby till att bli en storkommun där upphörda Bergum, Östad och Stora Lundby från 1863 kom att ingå. Innan sammanläggning av Stora Lundby, Lerum och Skallsjö kommuner till nuvarande Lerums kommun, flyttades från 1967 Bergums kommun till Göteborg. Samtliga arkiv härrörande från arkivbildare för Bergums kommun överfördes då till Stadsarkivet i Göteborg. I samband med att nuvarande Alingsås kommun bildas 1974 förs en del av upphörda Östad kommun dit. Östads kommuns arkiv överförs inte till Alingsås utan ingår i sin helhet i Lerums kommunarkiv. Samtliga upphörda kommuner hade i sina arkiv tagit emot enskilda arkiv, vilka redovisas i beståndsregistret under respektive kommun. Arkivlagens bestämmelser om att arkivbeskrivning ska upprättas för varje myndighet gäller från Det innebär att arkiv avslutade innan detta år inte har upprättat arkivbeskrivning. Arkiven redovisas då enbart genom arkivförteckningar. För att underlätta återsökningen av arkivhandlingar hos de äldre upphörda arkivbildarna har arkivmyndigheten upprättat en arkivguide till dessa arkiv tillhörande upphörda kommunbildningar. Arkivguiden finns publicerad på Lerums kommuns webbplats. Lerums kommunarkivs beståndsregister redovisar vilka arkiv som förvaras från denna tidsperiod. Arkivförteckningar för dessa finns tillgängliga hos kommunarkivarien samt redovisas i Kommunstyrelsens arkiv från 1969, serie D II. Dock finns inte arkivförteckningarna redovisade i varje enskilt arkiv från perioden Upprättade arkivbeskrivningar för upphörda arkivbildare ingår i arkivredovisningen för dessa. De är diarieförda i respektive nämnd. 3

4 Kommunfullmäktige Historik Lerums nuvarande kommun och kommunfullmäktige bildades 1969 genom sammanslagning av Lerum, Skallsjö och Stora Lundby kommuner. Arbetsuppgifter och viktigare handlingsslag Kommunfullmäktige beslutar i ärenden om skatt, taxor och andra avgifter, bestämmer kommunens budget och fastställer årsredovisning, tar beslut om större investeringar och planer och mål för verksamheten. Fullmäktige avgör också hur kommunens nämndorganisation med mera ska se ut och utser ledamöter i nämnderna. Kommunfullmäktiges ärenden bereds av kommunstyrelsen och övriga beredningar under fullmäktige. Sökingångar i arkivet och tekniska hjälpmedel för sökning I kommunfullmäktiges arkiv redovisas protokoll och handlingar från fullmäktige, valberedning, övriga beredningar samt kommittéer som lyder direkt under fullmäktige. Kommunfullmäktiges diarieförda handlingar ingår i kommunstyrelsens diarium Handlingar som inte är levererade till kommunarkivet förvaras i närarkiv på sektor infrasupport. Kommunfullmäktiges protokoll och handlingar till sammanträde finns publicerade på kommunens webbplats. Övriga handlingar återsöks genom arkivförteckningar hos kommunarkivet samt i kommunens gemensamma dokument- och ärendehanteringssystem. Diariet är även publicerat på kommunens webb-plats ( Sekretess som vanligen tillämpas Ingen sekretessbestämmelse tillämpas vanligen. Se vidare under rubriken Kommunstyrelsen sektor infrasupport. Arkivansvar Kommunfullmäktige fastställer kommunens arkivreglemente samt fattar beslut av avhändande av kommunens allmänna handlingar. Kommunfullmäktige har också ansvar för beslut om arkivmyndighet för kommunens arkivbildare. 4

5 Valnämnd Historik Lerums kommuns valnämnd bildades 1969 då nuvarande Lerums kommun bildades genom en sammanläggning av Lerums, Skallsjö och Stora Lundby kommuner. Arbetsuppgifter och viktigare handlingsslag Valnämnden är en obligatorisk nämnd i kommunen som enligt vallagen. Valnämndens uppgift är att på ett tillförlitligt och effektivt sätt genomföra val till riksdag, landsting, kommunfullmäktige, EU samt genomföra folkomröstningar. Tidigare hanterades även kyrkoval. Valnämnden har ingen egen kansliorganisation utan administreras av kommunstyreleförvaltningen sektor infrasupport. Valnämndens handlingar utgörs av protokoll och handlingar till dessa, diarium och röstlängder. I samband med val hanteras väljarnas röster innan dessa överförs till länsstyrelsen för Västra Götalands län. Kvar hon valnämnden under valperioden blir tomma ytterkuvert för godkända budröster samt omhändertagna felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster. Röstlängderna bevaras i valnämndens arkiv. Arkiv och sökingångar Valnämndens arkiv består av nämndens protokoll och handlingar samt använda röstlängder. Valnämnden förvarar inga arkivhandlingar. Handlingar som inte överförts till kommunarkivet förvaras i närarkiv på sektor infrasupport. Handlingarna omfattas som regel inte av någon annan sekretess än valhemligheten. Arkivförteckningar, protokoll och diarium utgör huvudsakliga sökingångar i arkivet. Gallringsbeslut enligt lag samt fattade av valnämnd redovisas i gällande dokumenthanteringsplan. Valnämnden åtnjuter inte rätt till försäljning av personuppgifter. Uppgifter om röstlängd hämtas vid val från valmyndigheten. Arkivansvar Arkivansvarig är sektorschef på sektor infrasupport som utser arkivredogörare. Kommunala revisorer Den kommunala revisionen består av revisorer valda av kommunfullmäktige samt revisionsbiträde i form av upphandlad auktoriserad revisionsbyrå. Den kommunala revisionens handlingar bildar ett eget arkiv från Arkivet består av mötesanteckningar, in- och utgående handlingar samt diarium. Revisionens arbete resulterar främst i revisionsberättelser och revisionsrapporter som bevaras i kommunstyrelsens och övriga nämnders arkiv, men även planer och redogörelser för den revision som ägt rum. Allt underlag för granskning gallras med 10 års frist. 5

6 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen kommer i det följande att redovisa sin arkivbeskrivning och beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Beskrivningen innehåller en inledande del som redovisar gemensamma rubriker och myndighetens historik, samt kommunstyrelsen i egenskap av arkivmyndighet. Sedan följer beskrivningar för respektive sektor av kommunstyrelseförvaltningen. Kommunstyrelsens verksamhet delas in i följande sektorer: Infrasupport Individ och familjeomsorg Lärande Samhällsbyggnad Vård och omsorg I avsnitten för respektive sektor redovisas arbetsuppgifter och viktigare handlingsslag, sökingångar i arkivet (som också omfattar tekniska hjälpmedel som allmänheten kan använda sig av för att återsöka allmänna handlingar), arkiv som myndigheten förvarar utom arkiv som levererats till arkivmyndigheten (kommunarkivet), gallringsregler, sekretessbestämmelser som vanligen tillämpas, uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från andra samt arkivansvar och kontaktpersoner (arkivredogörare). Kommunstyrelsen När nuvarande Lerums kommun bildades 1969 skapades kommunalnämnden för att vara beredande och verkställande organ i kommunen. Från övergick kommunalnämnden till att benämnas kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen fungerade under denna tid också som lönenämnd och arbetslöshetsnämnd och från 1980 även som kristidsnämnd. Kommunstyrelsens verksamhet och förvaltning omfattade under åren kommunkansli, ekonomikontor, personalkontor samt kontor för mark- och exploateringsfrågor. Från 1993 ingick även fastighetsförvaltning. Mellan åren fanns fastighetsförvaltningen inom centrala byggnadskommittén, som bland annat svarade för den kommunala byggnationen övergick dessa uppgifter till fastighetsnämnden. Mellan fanns också generalplanekommittén, lokala trafikutredningskommittén och näringslivskommittén inom kommunstyrelsens verksamhet. År 1993 genomfördes en omfattande omorganisationen av de politiska nämnderna vilken för kommunstyrelsens del innebar att stadsbyggnadskontoret, delar av fastighetskontoret samt översiktlig planering fördes till dess verksamhet. Stadsbyggnadskontoret var också en del av kommunstyrelsens förvaltning till dess att kontoret infogades i samhällsbyggnadsförvaltningen, senare sektor samhällsbyggnad. 6

7 Kommunstyrelsen från 1 januari infördes en ny politisk organisation i Lerum. Till kommunstyrelsen fördes verksamheter som tidigare haft egna nämnder. Syftet med den nya nämndorganisationen är bland annat att utveckla och tydliggöra rollerna som medborgar- respektive verksamhetsföreträdare, utveckla kommunfullmäktiges ledande roll samttydliggöra gränsdragningen mellan politiska beslut och dess verkställighet. Den nya organisationen utformades också så att medborgarnas intresse att delta i beslutsfattandet uppmuntras, invånarna vill åta sig politiska uppdrag, rollerna för politiker och tjänstemän är tydliga och den klarar medborgarnas och omvärldens krav på inflytande och deltagande. Inom kommunstyrelsens förvaltning finns från 2007 förutom funktioner för ekonomi, personal och nämndadministration, juridik, kommunarkiv, information och medborgarkontor samt IT, även övergripande funktioner för miljö och klimatarbete, folkhälsa, planering, säkerhet och upphandling. Utöver detta sker all kommunal verksamhet utom myndighetsbeslut inom ramen för kommunstyrelsens ansvarsområde. Övriga arkivbildare i kommunen från 1 januari 2007 Övriga arkivbildare i kommunen från 1 januari 2007 är, Individnämnden, Miljö- och byggnadsnämnden och Överförmyndarnämnden. Dessa har ingen egen kansliorganisation. Respektive myndighets handlingar hanteras av kommunstyrelsens sektorer. Arkiven redovisas enligt proveniensprincipen avgränsade från varandra, men förvaras hos respektive sektor i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Förutom myndighetsnämnder fanns mellan 1 januari 2007 och 31 december 2010 även fyra Visions- och utvecklingsnämnder som verkar som beredningsorgan för kommunfullmäktige: Visions- och utvecklingsnämnden för skola och utbildning Visions- och utvecklingsnämnden för kultur och fritid Visions- och utvecklingsnämnden för samhällets omsorger Visions- och utvecklingsnämnden för samhällets utveckling Arbetsuppgifter och viktigare handlingsslag Se vidare under respektive sektor och i dokumenthanteringsplanen. Dokumenthanteringsplanen Samtliga allmänna handlingar hos kommunstyrelseförvaltningen är redovisade i kommunens gemensamma dokumenthanteringsplan. Denna upprättades och revideras årligen. Dokumenthanteringsplanen innehåller gemensamma delar allmän administration, ekonomiadministration och personaladministration, samt sektorsspecifika delar. Här finns uppgifter om handlingsslagens benämning, gallringsbeslut, hur handlingen förvaras och andra rutiner och anmärkningar, samt uppgift om hos vilken arkivbildare som handlingen slutligen arkiveras och i det fall handlingen gallras, vilken arkivbildare som fattar gallringsbeslutet. Närmare upplysningar om kommunens allmänna handlingar För närmare upplysningar om kommunens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter ombedes allmänheten, media, myndigheter och övriga organisationer vända sig till registratorsfunktionen på respektive sektor. För upphörda myndigheter hos 7

8 Lerums kommun lämnas upplysningar av kommunarkivet. Kommunens medborgarkontor och telefonväxel hjälper till med kontaktuppgifter, som också finns publicerade på kommunens webb-plats Sökingångar i arkivet Kommunens arkiv redovisas i arkivförteckningar som hanteras dels som pappersregister dels med hjälp av databasen Visual Arkiv. Arkivförteckningarna i sin helhet finns tillgängliga hos kommunarkivarien. Handlingar som ännu inte levererats till kommunarkivet utan förvaras i närarkiv på respektive sektor är inte förtecknade. För dessa används dokumenthanteringsplanen som främsta sökväg till handlingarna. Kommunstyrelsens diarium är publicerat på internet och åtkomst sker genom Lerums kommuns webb-plats. Gallringsbestämmelser Gallring sker efter beslut hos arkivansvarig nämnd och redovisas i gällande dokumenthanteringsplan. Se vidare redogörelser under denna rubrik för respektive sektor. Kommunen följer Riksarkivets allmänna råd till kommuner och landsting samt Sveriges kommuners och landstings gallringsråd i skriftserien Bevara eller gallra. I de fall råd saknas eller kommunen avser att inte tillämpa råden så genomför kommunarkivet en gallringsutredning till grund för beslut i ärendet. Övergripande gallringsbeslut får enligt arkivreglementet fattas av arkivmyndigheten och sådant beslut om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse har kommunstyrelsen fattat i protokoll Sekretess som myndigheten vanligen tillämpar Se redogörelser under denna rubrik för respektive sektor. Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter Myndigheten säljer inte personuppgifter. Uppgifter som sektorn regelbundet hämtar från andra Se redogörelser under denna rubrik för respektive sektor. Arkivansvar Ansvarig nämnd har delegerat arkivansvaret till respektive sektorschef. Inom respektive sektor finns en eller flera utsedda arkivredogörare. Förteckning över utsedda arkivredogörare finns hos kommunarkivarien. 8

9 Arkivmyndigheten och kommunarkivet Kommunstyrelsen är arkivmyndighet för de kommunala arkivbildarna i Lerums kommun. Dessa utgörs av kommunala nämnder och styrelser, samt kommunala bolag. Arkivmyndighetens uppgifter och ansvar regleras i kommunens arkivreglemente. Arkivmyndighetens verkställande organ är kommunarkivet som utövar tillsyn över arkivvården hos dessa arkivbildare. Kommunarkivet är också centralarkiv för kommunala arkivhandlingar och leveranser från närarkiven sker efter överenskommelser med kommunarkivarien. Efter leverans till kommunarkivet övertar arkivmyndigheten allt ansvar för arkivhandlingarna, d v s deras arkivvård, utlämnande med stöd av offentlighetsprincipen, begränsar tillgängligheten med stöd av bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagen samt håller handlingarna tillgängliga för forskning. Menprövning av handlingar som kan omfattas av sekretess sker hos personer i förvaltningen som har delegation från kommunstyrelsen för att fatta beslut om att inte lämna ut en allmän handling. Pågående kommunal arkivbildning i bolagsform som står under arkivmyndighetens tillsyn sker i bolagen Lerums energi AB, Lerum fjärrvärme AB, KB Hedehem och AB Aspenäs Villastad. Dessa arkivbildare har egna arkivbeskrivningar som utgör en del av deras arkivredovisning och finns tillgängliga hos kommunarkivet. Kommunarkivet tar också med stöd i arkivreglementet kostnadsfritt emot arkivhandlingar från enskilda arkivbildare verksamma innanför Lerums kommuns gränser, så som förenings- och privatarkiv. För dessa enskilda arkiv upprättas ingen arkivbeskrivning. Kommunarkivets bestånd Kommunarkivet innehåller 2011 drygt 370 arkiv. Beståndet är uppdelat på flera olika depåer, där det upphörda kommunerna utgör var sin, nuvarande Lerums kommun och olika kategorier av enskilda arkivbildare utgör andra depåer. Kommunarkivets beståndsregister finns publicerat på kommunens webb-plats. I Lerums kommunarkiv förvaras handlingar från de upphörda kommunerna innan Östad, Stora Lundby och Bergum kommuner (Bergums kommunarkiv levererat till Region- och stadsarkivet i Göteborg) samt Skallsjö , Lerum Stora Lundby storkommun Kommunarkivet förvarar också handlingar från de upphörda nämnderna t o m 2006 i enlighet med de arkivförteckningar som finns upprättade. Förteckningarna finns tillgängliga hos kommunarkivarien. I vissa fall finns äldre handlingar kvar i verksamheten och har lånats med in i organisationen som gäller från I vissa fall är dessa handlingar från tiden innan kommunsammanslagningen 1969, detta anges i respektive kommuns arkivförteckning. 9

10 Enskilda arkiv finns även i depåerna som utgör de upphörda kommunerna. Dessa arkiv har levererats till kommunen före Kommunarkivets arkivlokaler Kommunarkivet förvarar sina handlingar i två arkivlokaler i kommunhusen vid Bagges torg i Lerum. Arkivlokalerna benämns KA1 och KA2. I KA1 förvaras pågående arkiv och i KA2 de avslutade arkiven. Ännu ej ordnade handlingar förvaras på för dessa avsedda hyllor i KA1 tillsammans med leveransreversal. Arkivredovisning Samtliga kommunala arkivbildare i Lerums kommun redovisas i enlighet med Arkivlagen (1990:782) dels genom en systematisk förteckning över respektive arkivbildares allmänna handlingar, dels genom en för samtliga arkivbildare gemensam arkivbeskrivning. Här sammanfattas grundläggande information om arkivbildningen i Lerums kommun som behövs för att kunna söka i arkivet, nu och i framtiden. Handlingar som de kommunala och enskilda arkivbildarna har levererat till kommunarkivet finns förtecknade i arkivförteckningar som hanteras dels som pappersregister, dels med hjälp av databasen Visual Arkiv. Arkivförteckningarna i sin helhet finns tillgängliga hos kommunarkivarien. I samband med att arkiven avslutas tas arkivförteckningen ut på arkivpapper och förtecknas i kommunstyrelsens arkiv (Lerums kommun från 1969), serie D II. Handlingar som ännu inte levererats till kommunarkivet utan förvaras i närarkiv är inte förtecknade. För dessa används dokumenthanteringsplanen som främsta sökväg till handlingarna. Arkivbildningsplan Kommunarkivets arkivbildningsplan är en version av kommunförvaltningens dokumenthanteringsplan. Arkivbildningsplanen redovisar enbart de handlingsslag som bevaras samt specificerar fältet arkivbildare till att redovisa i vilken serie handlingarna ska förtecknas. Handlingar som bevaras arkiveras på papper eller genom uttag på microkort. I arkivbildningsplanen framgår vilket medium som används. Vissa handlingsslag som bevaras finns enbart i digital form. Dessa handlingar finns i digitala verksamhetssystem som har en strategi för digitalt långtidsbevarande. Strategin innebär att samtliga uppgifter i systemet som bevaras ska migreras eller konverteras vid systemförändringar. Om uppgifterna inte kan föras över till ny digital miljö ska kommunarkivarien kontaktas och gallringsbeslut fattas alternativt handlingarna bevaras på annat medium. Strategin ska redovisas i dokumenthanteringsplanen. Lokalhistoriska samlingar Kommunarkivet ansvarar också för samlingar av lokalhistorisk art. Kommunarkivet har dels ett omfattande bildarkiv med material inlämnat av lokalhistoriskt inriktade fotografer, dels en samling av tematiskt ordnad hembygdsforskning. Till detta finns lokalhistoriskt bibliotek och klipparkiv från lokaltidningar. 10

11 Kommunstyrelsen sektor infrasupport Historik Se Kommunstyrelsens historik under rubrik ovan. Arbetsuppgifter och viktigare handlingsslag Inom sektor infrasupport finns funktioner för kommunledning, ekonomi, personal, nämndadministration, IT, information inkl medborgarkontor, kommunjuridik, kommunarkiv, säkerhetssamordning och upphandling. Inom sektor infrasupport hanteras: kommunens gemensamma system för dokument- och ärendehantering diarieförda handlingar och protokoll från kommunfullmäktige, valnämnden, kommunstyrelsen avseende öppna ärenden hos sektor infrasupport och avslutade ärenden för hela förvaltningen, överförmyndarnämnden och ett flertal andra politiska grupper och beredningar. kommunens gemensamma system för e-post kommunens webb-plats och intranät samt informationsproduktion personaladministrativt system för hela kommunstyrelseförvaltningen personalakter för hela kommunstyrelseförvaltningen ekonomiadministrativt system för hela kommunstyrelseförvaltningen fakturor för hela kommunstyrelseförvaltningen register över kommunens samtliga IT-system register för behörigheter till kommunens nätverk (AD) Sökingångar i arkivet För handlingar som ännu ej levererats till kommunarkivet används dokumenthanteringsplanen som sökingång. Diarium och protokoll utgör vanliga sökingångar i sektor infrasupports arkiv. Ekonomioch personalhandlingar söks primärt genom de administativa system som används inom dessa verksamhetsområden. Kommunens gemensamma diarium är publicerat på kommunens webb-plats för att underlätta sökningar för allmänheten och media. Vilka arkiv förvaras hos sektorn Hos sektor infrasupport förvaras kommunstyrelsens arkiv i de delar som utgör sektorns verksamhetsområden, överförmyndarnämndens, kommunfullmäktige och valnämndens arkiv från 1 januari De avslutade visions- och utvecklingsnämndernas arkiv förvaras också här. Handlingarna stannar i närarkiv i högst 5 år innan leverans till kommunarkivet sker, om inte annat anges i dokumenthanteringsplanen. Dessutom förvaras arkiv för de kommunala bolagen AB Aspenäs Villastad och KB Hedehem. Lerums kommunarkiv ingår i sektor Infrasupport. I kommunarkivet förvaras arkiv för upphörda kommuner samt förenings- och folkrörelsearkiv. Beträffande arkivbestånd och sökingångar, se ovan i inledande text om kommunstyrelsen. 11

12 Gallringsregler Gallring sker efter beslut hos kommunstyrelsen, valnämnd och överförmyndarnämnd. Gallringsbesluten redovisas i gällande dokumenthanteringsplan. Sekretess som sektorn vanligen tillämpar De flesta allmänna handlingar hos sektor infrasupport är offentliga. Inom följande verksamhetsområden förekommer dock sekretess regelbundet: Inom överförmyndarverksamheten gäller sekretess enligt 32 kap. 4 offentlighets- och sekretesslagen (OSL) För offentliga upphandlingar gäller sekretess enligt OSL 19:3 För kommunens upplåning tillämpas OSL 19:4 I samband med fackliga förhandlingar tillämpas OSL 19:6-8 Inom personaladministrationen tillämpas OSL 39 kap Uppgifter som sektorn regelbundet hämtar från andra Sektorn hämtar uppgifter om röstlängd från valmyndigheten i samband med val. Arkivansvar och kontaktpersoner Arkivansvarig är sektorschef och arkivredogörare utses av sektorschef. 12

13 Kommunstyrelsen sektor individ- och familjeomsorg Historik Före 1969 fanns i de tre kommunerna Lerum, Skallsjö och Stora Lundby fattigvårdsstyrelse/socialnämnd, nykterhetsnämnd och barnavårdsnämnd. Efter kommunsammanslagningen 1969 var det gemensamma namnet Lerums sociala nämnder. Samma ledamöter valdes för både Barnavårdsnämnd och Socialnämnd, vilket innebar att i frågor av gemensamt intresse beslutade Lerums sociala nämnder men i frågor inom respektive lagstiftning beslutade respektive nämnd. Det fanns två utskott kopplade till Lerums sociala nämnder: Vårddelegationen och Hjälpdelegationen. Vårddelegationen hade Socialnämndens delegation dels gällande sluten åldringsvård, social hemhjälp, pensionärshem och pensionärslägenheter och barnavårdsnämnd, dels delegationen för barnstugor och familjedaghemsverksamhet. Dessutom fanns en arbetsgrupp för beredning av planeringsfrågor för barntillsynen och lekskoleverksamheten. Hjälpdelegationen hade Socialnämndens delegation för socialhjälp och familjebidrag och Barnavårdsnämndens delegation för enskilda vårdärenden och Nykterhets-nämndens arbetsutskott. Socialnämnden, Nykterhetsnämnden och Barnavårdsnämnden slogs samman och namnet Sociala centralnämnden antogs. Vårddelegationen och hjälpdelegationen fanns dock kvar t o m då namnen ändrades. Vårddelegationen blev Serviceutskottet och hjälpdelegationen blev Behandlingsutskottet. Dessutom infördes ett nytt Planeringsutskott med uppgift att utarbeta förslag i målsättnings- och planeringsfrågor, förslag till remissyttranden och förslag till budget bytte Sociala centralnämnden namn till Socialnämnden. Samtidigt kom flera nya lagar: Socialtjänstlagen, (SoL), Lagen om vård av ungdom (LVU), Lagen om vård av missbruk (LVM) och lagstiftningen i Barnavårdslag, Nykterhetsvårdslag och Socialhjälpslag upphörde att gälla. Behandlings- och Serviceutskotten slogs ihop 1983 och fick namnet Socialutskottet ( ). Planeringsutskottet upphörde och infördes arbetsutskottet. Förvaltningsorganisation Hösten 1986 inrättades på försök specialistfunktionerna familjerättsgrupp och socialbidragsgrupp. Dessa permanentades från juli 1987 och socialbidragsgruppen underställdes biträdande socialchefen. Flyktingmottagning startades 1987 och leddes av Kommunstyrelsen men hörde administrativt till Socialförvaltningen beslutade Kommunfullmäktige att ta hem invandrarservice och slå ihop denna med flyktingverksamheten. I juni 1991 beslutar Kommunfullmäktige att Socialnämnden skall ta över det politiska ledningsansvaret för Flykting- och invandrarservice överförs flyktingmottagningen och invandrarservicen till nybildade Utbildningsnämnden flyttades flyktingmottagningen tillbaka till Socialnämnden. 13

14 avslutas försöksverksamheten med Lokal områdesutveckling. Socialnämnden ansvarar från för kommundelskontoren i Floda och Gråbo delades individ- och familjeomsorgens arbete upp i tre grupper - socialbidragsgrupp, barn- och ungdomsgrupp samt missbruksgrupp infördes ekonomisk rådgivning ändrades socialbidragsgrupp, barn- och ungdomsgrupp, missbruksgrupp och flyktingmottagning, som tillkommit i organisationen 1994, till socialbidragssektion, familjesektion, behandlingssektion och flykting- och invandrarsektion tillkom arbetsmarknadsenheten som inkluderar naturarbetsgruppen, datorteket och SFI. Behandlingssektionen ändrades 1997 till vuxensektionen och socialbidragssektionen blev 1999 ekonomisektionen slogs dessa sektioner ihop under namnet vuxensektionen flyttades äldre- och handikappomsorgen till vård- och omsorgsnämnden förändras ledningsorganisationen för barnomsorgen och flyttades barnomsorgen till den nyinrättade Barn- och ungdomsnämnden omorganiserades socialförvaltningen i 2 avdelningar: Myndighetsavdelningen och Råd och stödavdelningen 1 respektive 2. Andra förändringar under årens lopp infördes färdtjänst. Mellan 1970 och 1974 fungerade Socialnämnden som arbetslöshetsnämnd, därefter flyttades denna verksamhet över till Försäkringskassan startades en skyddad verkstad kallad Vättleverken blev denna verkstad administrativt sett skild från Sociala centralnämnden upphörde Föräldrabalken kapitel 8 om förordnande av barnavårdsman och beslut i dessa ärenden reglerades i fortsättningen av barnavårdslagen övertog Försäkringskassan hanteringen av barnbidragen. 1976/1977 kom lagen om dödsboanmälan upphörde social hemhjälp flyttades bidragsförskotten till Försäkringskassan. 1976/1977 överfördes familjebidrag vid repetitionsutbildning till Försäkringskassan startade verksamheten vapenfria tjänstepliktiga (VTP) upphörde bosättningslånen. Från januari 1990 samarbetar Lerum med Alingsås, Vårgårda och Herrljunga i en kvinnojour kallad Olivia. Under samma år överförs även ungdomsverkstaden från Skolstyrelsen till Socialnämnden. Verksamheten riktar sig till ungdomar som har svårigheter att anpassa sig till studier eller arbete. Familjebidragen överfördes till Försäkringskassan, i vissa ärenden pågick utbetalning dock till

15 Diariet datoriserades 1990 och från juni 2006 används systemet Platina. Individ- och familjeomsorgen använde Kommundatas system KOSIS mellan åren och gick därefter över till SOCIA infördes ISOX (Nectar AB). Organisation från Myndighetsavdelning Råd och Stödavdelning 1 Råd och Stödavdelning 2 Försörjningsstöd Administrativa assistenter Alkoholrådgivning LVU Receptionen Narkotikarådgivning LVM Nämndservice Budgetrådgivning Utredning IT-samordnare Nätverksarbete Mottagning Pul-ombud Samtalsakuten Lägenhetsutredning Ekonom Ryggsäcken Alkoholhandläggning Naturarbetsgrupp Medling Anmälningar Programverksamheter BISS Förhandsbedömningar Flyktingmottagning Familjerådgivning Umgängesbedömningar SFI Föräldrarådgivning Kvinnofrid Familjer Familjegrupp Vuxna Övrig köpt vård Barn Institutionsvård Ungdomar Boende Familjerätt Dödsboanmälan Påverkansprogram Ungdomstjänst Myndighetsavdelningen Inom myndighetsavdelningen bedrivs arbetet utifrån en helhetssyn. Målsättningen är att individen ska få den hjälp som behövs för att klara sig utan myndighetsutövande insatser fortsättningsvis.allt utredningsarbete inom förvaltningen bedrivs på myndighetsavdelningen. Om det i utredningen framkommer att det finns behov av stöd förmedlas kontakt med Råd och Stödavdelningen. Det sker ingen återkoppling till Myndighetsavdelningen. Råd och Stödavdelningen har givetvis fortsatt anmälningsskyldighet. Råd och Stödavdelningen Flyktingar handläggs under de tre första åren plus ankomståret av Råd och Stödavdelningen. Ekonomin handläggs av assistent efter rambeslut av handläggare på Myndighetsavdelningen. Målet för Råd och Stödavdelningen är att få kommuninvånarna att själva söka det stöd de behöver. 15

16 Viktigare handlingsslag Handlingar i Individärenden registreras i systemet ISOX och akter i dessa ärenden utgör en stor del av sektorns arkiv. Diarieförda handlingar i övriga ärenden registreras i Platina. Sökingångar i arkivet Protokoll i Individnämnden, Individnämndens diarium i Platina samt ISOX Arkiv som förvaras hos sektorn Socialnämndens arkiv t o m Individnämndens och Kommunstyrelsens handlingar från Handlingar hos kommunarkivet Hos kommunarkivet förvaras protokoll och handlingar, bland annat personakter från sektor individ och familjomsorgs verksamhet och tidigare upphörda nämnder som föregått verksamheten. Gallringsregler Bestämmelser i lagar och förordningar. Dokumenthanteringsplan och eventuella generella beslut som fullmäktige har fattat. Sekretess Sekretess gäller för de flesta handlingar inom sektor individ och familjeomsorg enligt Tryckfrihetsförordningens 2 kapitel 2 och Offentlighets- och sekretesslagen i högst 70 år. Uppgifter som sektorn regelbundet hämtar från andra Inga uppgifter hämtas regelbundet från andra. Arkivansvar och kontaktpersoner Arkivansvarig är sektorschefen på sektor Individ och familjeomsorg och arkivredogörare utses av sektorschef. 16

17 Kommunstyrelsen sektor lärande Historik Mellan åren 1969 och 1992 verkade Skolstyrelsen. I fyra delarkiv under Skolstyrelsen redovisas Skolans arkiv: Grundskolans, Gymnasieskolans, Musikskolan och Komvux, den kommunala vuxenutbildningens, handlingar. Elevhälsovårdens handlingar (elevhälsovårdens handlingar) redovisas i ett särskilt delarkiv. Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden bildades genom att man sammanförde verksamhet från tre olika nämnder - förskoleverksamhet från socialnämnden, grundskoleverksamhet från skolstyrelsen och fritidsverksamhet från fritidsnämnden. Barn- och ungdomschefen hade det övergripande ansvaret för förvaltningen med uppgift att tillsammans med staben i övrigt se till att barn- och ungdomsnämndens beslut om mål och riktlinjer verkställdes och följdes upp. För varje kommundel Floda, Gråbo och Lerum fanns t.o.m. första halvåret 2002 ett områdeskontor som förutom områdeschef och administrativ personal även omfattade ett barn- och ungdomsteam bestående av skolsköterskor, psykologer, specialpedagoger, skolkuratorer, talpedagoger och fältsekreterare. Enhetschefer (förskolechefer, rektorer och fritidsansvariga) hade ett långtgående ansvar och befogenhet för verksamhet, personal och ekonomi. Den typ av ärenden som förekommit inom förskole- och grundskoleverksamheten är ansökningar, förturer (sekretessbelagda), avtal, barnomsorgsavgifter, uppföljnings- och utvärderingsdokument, lärotider, skolskjutsar mm. Ärenden inom fritidsverksamheten har bl a gällt taxor, bidrag och stöd till ungdomsorganisationer och föreningar i övrigt. Grundsärskolan överfördes till barn- och ungdomsförvaltningen från landstingen Under 2002 pågick en organisationsprocess inom förvaltningen som bland annat innebar att de tre områdeskontoren avvecklades. Den nya organisationen startade delvis under senare delen av 2002, men började att gälla i sin helhet I den nya organisationen delade två personer på ansvaret som barn- och ungdomschef. Det fanns fyra stödteam - resursteam, utvecklingsteam, fritidsteam och administrativt team. Förskola, öppen förskola, familjedaghem, fritidsklubbar och grund- respektive särskola organiseras i enheter 0 11 år, år eller 0 17 år. De tidigare enheterna med verksamhet för skolår 6 9 slås samman med fritidsgårdsverksamheten. Sammantaget betyder detta att det från och med 2003 finns 16 resultatenheter inom förvaltningen. Respektive resultatenhet leds av ett ledarteam med 2 3 ledare beroende på enhetens storlek och komplexitet. Utbildningsnämnden Utbildningsnämnden bildades den i samband med att skolstyrelsen omorganiserades och delades upp på barn- och ungdomsnämnden och utbildningsnämnden. 17

18 Organisationen innefattade den gymnasieskola, kommunala vuxenutbildningen, svenska för invandrare (SFI) och flyktingverksamheten. Olika sysselsättningsbefrämjande åtgärder tillfördes utbildningsförvaltningens verksamhetsområde. Den återfördes flyktingverksamheten till socialnämnden. Arbetsmarknadsenheten (AME) låg kvar under utbildningsförvaltningen med kommunstyrelsen som beslutande organ, men överfördes till socialnämnden. Utbildningsnämnden beslutade om en ny ledningsorganisation med långtgående decentralisering och delegation. Den nya organisaionen infördes Gymnasiesärskolan och särvux överfördes till utbildningsförvaltningen från landstingen Under perioden hade utbildningsnämnden ansvar för kunskapslyftet. Gymnasieskolan ansvarar för gymnasieutbildningen enligt gällande gymnasiereform. Vuxenutbildningen ansvarar för de vuxenstuderandes krav på skräddarsydda och effektiva utbildningar. Kulturnämnden Före 1969 fanns det ingen kulturnämnd. Fr.o.m. kommunsammanslagningen detta år bildades en kulturnämnd vars främsta mål var att ombesörja biblioteksverksamheten samt att ge bidrag till de olika kulturföreningarna. Sedan 1969 svarar kulturförvaltningen för kommunens konstinköp. Mellan fanns det en konst- och utställningskommitté, som övergick till att bli ett konstutskott. Musik och teaterkommittén bildades också 1971 och denna kommitté övergick 1980 till ett musik- och teaterutskott. Ett bevarandeutskott bildades 1983 i samband med att ett kulturminnesvårdsprogram skulle tas fram. Samtliga utskott avvecklades Vägnamnsberedningen, som tidigare legat under Verkstyrelsen, övergick 1971 till Kulturnämnden och kallades vägnamnskommittén. Ansvaret övertogs av Byggnadsnämnden. Biblioteksverksamheten och kulturkansliet var från början inrymt i provisoriska lokaler med bl.a. administrationen inrymd i Villa Mascotte flyttade biblioteket till nybyggda lokaler i Dergården. Samtidigt övertogs brukaransvaret för Dergårdsteatern, som invigdes i september samma år flyttade även kulturkansliet till Dergården sammanfördes den allmänkulturella verksamheten och biblioteksverksamheten under namnet kulturförvaltningen med en kulturchef som förvaltningschef. Samma år upphörde kultursekreterartjänsten drogs tjänsten som bibliotekschef in. Fr.o.m. juli 1994 överfördes musikskolan från Barn och ungdomsnämnden till Kulturnämnden och kallas numera för kulturskolan. Under tiden utgavs personaltidningen Mascotten. 18

19 2001 startade utställningsverksamhet i det nyinrättade Dergårdsgalleriet återinfördes tjänsten som kultursekreterare återinfördes tjänsten som bibliotekschef, som tidigare ingått i kulturchefstjänsten. Organisation och arbetsuppgifter sammanfördes utbildningsförvaltningen, barn- och ungdomsförvaltningen och kulturförvaltningen till en gemensam förvaltning - Lärandeförvaltningen. Denna leds av tre förvaltningschefer (delat ledarskap) med underställda enhetschefer. De tre nämnderna utbildningsnämnden, barn- och ungdomsnämnden och kulturnämnden fortsatte att existera t.o.m En ny politisk organisation infördes i kommunen med en kommunstyrelseförvaltning och fem sektorer. I samband med detta bytte Lärandeförvaltningen namn till Sektor Lärande. Viktigare handlingsslag Inom sektor Lärande finns handlingar förvarade vid flera olika enheter - centralt i kommunhuset, kultur och fritidskansliet, biblioteket, kulturskolan, gymnasiet, vuxenutbildningen samt ett antal olika grundskolenheter. Diarieförda handlingar Protokoll Akter - särskoleinskrivningar och elevvårdsärenden Ansökningar - t.ex barnomsorg, grundskola, vuxenutbildning, kulturskola, kulturoch fritidsverksamhet, inackorderingstillägg. Nationella prov Betyg och betygskataloger Klasslistor, kursplaner, scheman Förteckningar och register av olika slag Sökingångar i arkivet Arkivförteckning Diarium Nämndprotokoll Platina - Digitalt ärendehanteringssystem Procapita - Digitalt verksamhetsprogram för förskola, skola och kulturskola Book-It - Digitalt biblioteksprogram In-Design - Digitalt bildprogram över kommunens konstinnehav Vilka arkiv förvaras hos sektorn I sektor lärandes olika närarkivlokaler förvaras följande arkivhandlingar: Delar av Barn- och ungdomsnämndens arkiv fram till Delar av Utbildningsnämndens arkiv för åren Individnämndens arkiv: pågående och senaste årets akter (akter överförs efter 2 år till kommunarkivet, förvaring sektor individ- och familjeomsorg) 19

20 Kommunstyrelsens arkiv: handlingar härrörande från sektorn från 1 januari Senast efter 5 år överförs dessa till kommunarkivet, om inte annan överenskommelse redovisas i dokumenthanteringsplanen. Handlingar hos kommunarkivet Handlingar som är äldre än vad som angivits under föregående rubrik, har levererats till kommunarkivet i enlighet med respektive nämnds dokumenthanteringsplan. Gallringsregler Beslut om gallring av allmänna handlingar fattas av ansvarig nämnd redovisade i gällande dokumenthanteringsplan och generella gallringsbeslut för handlingar av tillfälling eller ringa betydelse fattade av kommunstyrelsen. Sekretess som sektorn vanligen tillämpar på sina handlingar Offentlighets- och sekretesslagen kap 21 1 (skolhälsovård) Offentlighets- och sekretesslagen 23 kap 1-4 (skola, elevvårdande verksamhet) Offentlighets- och sekretesslagen 40 kap 3 (bibliotek) Uppgifter som sektorn regelbundet hämtar från andra Uppgifter om ansökningar och intagning i gymnasieskola hämtas löpande från GR. Arkivansvar och kontaktpersoner Arkivansvarig är sektorschef och arkivredogörare utses av sektorschef på förslag från enhetschef. 20