Järfälla kommuns fastighetsoch lokalpolicy

Transkript

1 Järfälla kommuns fastighetsoch lokalpolicy Dnr Kst 2016/16 Fastställd av kommunfullmäktige 29 augusti 2016, x Gällande från och med 1 oktober 2016 och tills vidare

2 (15) Innehåll Sid 1 Inledning 2 2 Styrande kommunala beslut och dokument 3 2:1 Kommunstyrelsens reglemente 3 2:2 Tekniska nämndens reglemente 3 2:3 Översiktsplanen 3 2:4 Bostadsförsörjningsprogram 3 2:5 Miljöplanen 4 2:6 Kulturmiljöplanen 4 2:7 Detaljplaner 4 2:8 Befolkningsprognosen 4 2:9 Mål, budget och enskilda ekonomiska ärenden 4 3 Fastighetsstrategiska riktlinjer 5 4 Lokalförsörjning, ansvarsfördelning och uppdrag 9 4:1 Kommunstyrelsens ansvar 10 4:2 Tekniska nämndens ansvar 10 4:3 Övriga nämnders ansvar 11 4:4 Uppdrag 11 4:4:1 Fastighets- och lokalstyrgrupp 11 4:4:2 Lokalberedningsgrupp 11 4:4:3 Fastighetsstrategens uppdrag 12 4:4:4 Fastighet- respektive projektledningsavdelningens uppdrag 13 4:4:5 Lokalsamordnarnas uppdrag 13 5 Fastighetsinvesteringar 13 6 In- och uthyrning av fastigheter, lokaler och bostäder 14

3 (15) 1. Inledning En av kommunstyrelsens viktiga roller är att ansvara för ägarfrågor rörande kommunens fasta egendom samt att svara för fastighetsstyrningen, vilket inbegriper ansvaret att leda och samordna den övergripande mark, bostads- och lokalförsörjningen i kommunen. En förutsättning för att denna uppgift ska kunna fullgöras på ett verkningsfullt sätt är att det finns en policy som tydliggör uppdrag och inriktning för sakområdet fastigheter och lokaler. Utgångspunkten för fastighets- och lokalpolicyn är att den ska kunna användas under en längre tid utan större förändringar omfatta kommunägda fastigheter och lokaler samt möjliggöra att fler externa aktörer kan bygga och äga framtida samhällsfastigheter omfatta styrning och ledning av kommunens lokalförsörjning En samlad fastighets- och lokalpolicy syftar till att ange färdriktningen för de kommande årens utveckling och insatser inom kommunstyrelsens ansvar som fastighetsägare och som ansvarig för att tillhandahålla mark, lokaler och bostäder för kommunens verksamheter. Policyn redogör för hur kommunen ser på sitt nuvarande och framtida fastighetsbestånd utifrån perspektiven äga, hyra in/ut, upplåta, utveckla och förvalta. Vidare ger den uttryck för ett antal fastighetsstrategiska ställningstaganden, ansvarsförhållanden och roller/uppdrag samt vilka styrmedel som ska utnyttjas så att kommunen uppnår ett effektivt lokalutnyttjande. I detta ligger att kontinuerligt se över behoven och åstadkomma kostnadseffektiva lokallösningar och optimera kommunens lokalanvändning. Dessutom är det väsentligt att olika processer som skapar förutsättningar för att bedriva en effektiv lokalförsörjning och fastighetutveckling tydliggörs. En sådan processbeskrivning biläggs därför denna policy. Bland de komponenter som krävs för att möjliggöra effektiviseringarna ligger också att kommunstyrelsen tillsammans med berörda nämnder sätts att samplanera sina lokalbehov över tid. En väl fungerande arbetsmodell för den långsiktiga lokalförsörjningsplaneringen är i detta sammanhang en viktig förutsättning. Fastighets- och lokalpolicyn ska främja arbetet med att utveckla Järfälla i den starka tillväxtfas som kommunen befinner sig i. För att nå målen för befolkningstillväxten och få fram tillräckligt med nyproducerade bostäder och samhällsfastigheter måste kommunen, ur såväl ett genomförande- som ekonomiskt/finansiellt perspektiv, samverka med fler privata aktörer. I kommunens fortsatta samhällsutbyggnad måste alltid en hushållning med lokalresurserna finnas med som viktig komponent i planeringen som sett över tid ska innebära rimliga lokalkostnader per användare respektive invånare. Fastighets- och lokalpolicyn gäller för kommunstyrelsen, övriga nämnder och medarbetare som verkar inom fastighetsområdet.

4 (15) 2 Styrande kommunala beslut och dokument Utöver föreliggande styrdokument - fastighets- och lokalpolicy - har kommunen redan idag ett antal andra politiskt antagna dokument som behandlar och berör fastighetsområdet. I huvudsak är det följande dokument som fastighets- och lokalpolicyn måste förhålla sig till: 2:1 Kommunstyrelsens reglemente Enligt kommunallagen skall kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Styrelsen ska uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Detta ger kommunstyrelsen ett särskilt ansvar när det gäller utvecklingen av kommunen. Samhällsutbyggnaden är strategiskt viktig för samhällets ekonomiska och sociala utveckling. Reglementet anger också att i kommunstyrelsens ledningsfunktion ligger att leda och samordna bl.a. den översiktliga samhällsplaneringen och den kommunövergripande lokalförsörjningen. Dessutom har kommunstyrelsen också hand om ägarfrågor rörande kommunens fasta egendom inom ramen för den ekonomiska förvaltningen. 2:2 Tekniska nämndens reglemente Enligt reglementet har tekniska nämnden att fullgöra uppgiften för förvaltningen av kommunens lokaler och bostäder. Med förvaltning avses i detta sammanhang den tekniska och ekonomiska förvaltningen av kommunens fastighetsbestånd inom de mål, riktlinjer och ekonomiska ramar m.m. som kommunfullmäktige antagit. 2:3 Översiktsplanen Plan-och bygglagen anger att varje kommun ska ha en aktuell översiktsplan som omfattar hela kommunens yta. Att översiktsplanen ska vara aktuell innebär att den behöver tas upp för politisk behandling varje mandatperiod. Översiktsplanen ska ge vägledning för beslut om användningen av mark- och vattenområden samt hur den byggda miljön skall utvecklas och bevaras på lång sikt. Planen ska vara vägledande och ge stöd för efterföljande beslut om detaljplaner, områdesbestämmelser och bygglov enligt plan- och bygglagen. Den uttrycker kommunens politiska vilja och syn på allmänna intressen. Kommunens mark-, bostads- och lokalförsörjning ska stödja och beakta de mål som översiktsplanen anger när det gäller utvecklingsmöjligheter i kommunen. 2:4 Bostadsförsörjningsprogram Enligt lagen om kommunernas ansvar för bostadsförsörjningen ska varje kommun ha en väl genomtänkt strategi för hur bostadsbyggandet och boendet i olika delar ska utvecklas. Riktlinjer för bostadsförsörjningen ska antas av kommunfullmäktige under varje mandatperiod. Syftet med bostadsförsörjningsprogrammet är att ge en generell bild av bostadssituationen i kommunen, ange inriktning och mål för framtida bostadsplanering, innehålla en sammanställning av utbyggnadsområden i kommunen, utgöra ett planeringsinstrument och diskussionsunderlag för kommunen och bolag när det gäller planering kring bostäder och boende, fungerar som ett informationsmaterial för olika intressenter på bostadsmarknaden samt utgöra ett underlag i kommunens budgetarbete.

5 (15) 2:5 Miljöplanen Järfälla kommuns miljöplan innehåller en policy, mål samt förslag på åtgärder. Miljöplanen omfattar såväl Järfälla som geografiskt område som kommunen som organisation, där varje nämnd och bolag har ett eget ansvar för att målen uppnås. Miljöplanen utgår ifrån de regionalt prioriterade miljömålen och har miljömål inom områdena minskad klimatpåverkan, god bebyggd miljö, giftfri vardag, ett rikt växt- och djurliv samt hållbar konsumtion och hög miljömedvetenhet. För kommunens samlade fastighetsorganisation innebär detta att man har att verka för att miljömålens mål uppnås. En giftfri vardag, energieffektiva lösningar samt en god inomhusmiljö är prioriterade frågor i kommunens lokaler. 2:6 Kulturmiljöplanen Det finns många kulturhistoriskt intressanta byggnader och platser bevarade i Järfälla. I kulturmiljöplanen finns kulturhistoriska värdefulla miljöer och objekt beskrivna. Ett antal av dessa objekt är i kommunal ägo, vilket innebär att kommunen har ett särskilt egenansvar att underhålla, vårda och därmed bevara dessa byggnader för framtida generationer. Kulturmiljöplanen tjänar som underlag för kommunens översiktsplan och detaljplanering. Den ger också underlag för tillämpningen av planoch bygglagens verksamhetsregler vid bygglovsprövning och stöd i de områden där detaljplan saknas. 2:7 Detaljplaner En detaljplan framställs för ett begränsat område och innehåller detaljerade anvisningar om bebyggelsens utformning och placering. Vid detaljplaneläggning ska bl.a. en bedömning göras av det förväntade antalet boende i ett område som ligger med som input i lokalförsörjningsplaneringen. 2:8 Befolkningsprognosen Befolkningsprognosen i sig är inget politiskt antaget beslutsdokument men utgör ett grundläggande faktaunderlag av betydelse för den kommunala styrningen och ledningen inför kommunfullmäktiges beslut om mål och budget. Kommunen beställer varje år en befolkningsprognos från en extern statistikkonsult. Kommunstyrelsen informeras i kommun- respektive delområdesprognosen under mars/april månad varje år. Befolkningsprognosen och bedömningen av det framtida bostadsbyggandet i kommunen är viktiga underlag för volymberäkningar i verksamheten och har stor inverkan på kommunens samlade lokalförsörjnings- och investeringsplanering på kort och lång sikt. Inom vissa verksamhetsområden såsom för gymnasieskolans utveckling måste även fördjupade analyser göras av befolkningsprognosen då den inte tar hänsyn till tillfälliga trender i t.ex. gymnasieungdomars val och det fria skolvalet. 2:9 Mål, budget och enskilda ekonomiska ärenden I mål och budget vägs behov av nya verksamheter samman med finansiering. I investeringsbudgeten görs sammanställningar över dels ombyggnader och reparationer i befintliga verksamhetslokaler och dels planerade nya anläggningar. Investeringsbudgeten är i betydande utsträckning en funktion av lokalförsörjningsplanen. Beträffande nya anläggningar görs en bedömning av vad kommunen ska bygga respektive överlåta åt privata aktörer att uppföra. De senare kan avse såväl samhällsfastigheter

6 (15) (privata företag som bygger friliggande anläggningar) som bostadsföretag som upplåter lokaler i sina byggnader, vilket kan ske genom att kommunen köper bostadsrätt eller förhyr lokaler. Även i de fall kommunen i budgeten har som utgångspunkt att inte bygga i egen regi, sker det slutliga ställningstagandet när hyreskontrakten med privata aktörer prövas mot kostnader för anläggningar i egen regi. 3. Fastighetsstrategiska riktlinjer Järfälla kommuns uppdrag inom fastighetsområdet är att tillhandahålla ändamålsenliga och kostnadseffektiva anläggningar, lokaler och bostäder för kommunala verksamheter. Dessutom ska kommunen förvalta och utveckla kommunens fastighetsinnehav samt säkerställa en strategisk planering för mark-, bostads- och lokalförsörjning. Detta sker genom att äga, bygga, hyra in, upplåta, utveckla och vid behov förvärva och avveckla fastigheter genom försäljning eller rivning. Arbetsinriktningen för sakområdet fastigheter ska vara att - säkra tillgången av lokaler, anläggningar och bostäder för de kommunala verksamheterna på kort- och lång sikt. - genom en bra och effektiv lokalförsörjningsprocess ständigt söka kostnadseffektiva lokallösningar och optimera utnyttjandegraden av kommunens lokaler. - utveckla, avveckla, förvärva och försälja fastigheter och lokaler i linje med strategisk planering. I) Kommunen ska koncentrera sitt fastighetsägande och förvaltande dels till de lokaler och byggnader som utnyttjas för kommunal verksamhet med ett långsiktigt behov, dels till de fastigheter som bedöms vara av strategisk betydelse. Behoven ska även kunna tillgodoses genom samverkan med externa aktörer som bygger och äger samhällsfastigheter. Av detta följer: Äga och hyra Kommunen ska äga och förvalta mark, lokaler, anläggningar och bostäder för kommunala verksamheter och fastigheter som bedöms vara av strategisk betydelse och som därigenom bidrar till att följa ovan angiven inriktning. Kommunen kan också tillgodose verksamheternas bostads- och lokalbehov genom att hyra in bostäder och lokaler där det bedöms mest fördelaktigt med hänsyn till ekonomi och/eller strategisk betydelse. Kommunen samverkar även med privata fastighetsägare och modulleverantörer för att tillgodose behov av bostadslägenheter respektive lokaler för tillfälligt behov.

7 (15) Nyproduktion respektive till- och ombyggnad Kommunens samlade fastighetsorganisation ska i samband med såväl nybyggnationer som ombyggnationer och renoveringar av det kommunägda lokalbeståndet verka för att miljöplanens mål uppfylls. Volymökningar inom kommunens olika verksamhetsområden ska i första hand lösas inom befintligt fastighetsbestånd och angiven investeringsvolym. Behoven ska även kunna tillgodoses genom samverkan med privata aktörer. Om kommunen äger marken kan kommunen göra en markanvisning alternativt upplåta mark med tomträtt till en privat aktör som därefter bygger och äger samhällsfastigheter. Efter godkännande av kommunen (vad gäller driftsform respektive Skolinspektionens beslut om tillstånd i aktuella fall) kan kommunen låta sin egenregi-verksamhet eller annan privat utförare driva verksamhet och förhyra lokalerna på ett hyreskontrakt. Se även bilaga processbeskrivning Utifall kommunen själv inte äger marken kan kommunen verka för att behoven av verksamhetslokaler blir tillgodosedda inom ramen för tecknade av exploateringsavtal med olika byggherrar. Kommunen ska också skapa förutsättningar för och ställa sig positiv till de privata initiativ som vill verka för att samhällsfastigheter byggs inom kommunen. Finansiering av framtida behov av nya samhällsfastigheter ska också kunna prövas genom en omstrukturering av befintligt fastighetsbestånd. Förvalta Kommunen är redan idag en stor markägare inom dess geografiska område. Det förekommer dock emellanåt att kommunen köper in mark som är av strategisk betydelse på både kort och lång sikt likväl och som därmed även ska förvaltas i avvaktan på beslut om framtida användning. Mark som inte är av strategisk betydelse avyttras. Kommunen levererar lokaler, anläggningar, bostäder och tillhörande fastighetsanknutna tjänster enligt hyreskontrakt och gränsdragningslista. Fastighetsförvaltningen ska verka för en hög kundnöjdhet och i dialog med hyresgästerna utveckla lokalernas ändamålsenlighet och kostnadseffektivitet. Förvaltningen av lokalbeståndet ska vara självfinansierad genom att hyresintäkterna ska täcka kostnader för drift, underhåll, avskrivningar och kapitaltjänst. Hyressättning av lokaler ska ske enligt självkostnadsprincipen och med hänsyn till affärsmässiga grunder och likabehandling. Vid uthyrning av bostäder ska bruksvärdeshyra gälla som huvudregel. Se även riktlinje VII. Överlåtelser och upplåtelser av kommunal mark sker till marknadsmässiga priser och villkor. Varje överlåtelse respektive upplåtelse ska därmed utgå från en marknadsmässig bedömning av de aktuella förutsättningarna. Upplåtelse av kommunal mark ska ske på tid och villkor som skapar förutsättningar för arrendatorn att investera i marken.

8 (15) II) Kommunen ska tillgodose verksamheternas behov av ändamålsenliga och kvalitetsmässiga bra lokaler till långsiktigt lägsta möjliga kostnader Lokaler är en strategisk stödfunktion till kärnverksamheten. Lokaler utgör därmed viktiga produktionsresurser och lokaltjänsternas utformning påverkar kvaliteten i kärnverksamheten. Investeringar i lokaler binder kapital och påverkar det ekonomiska utrymmet under lång tid för kommunens verksamheter. Vid förändrat lokalbehov ska verksamheterna i första hand effektivisera befintliga lokaler, eventuellt efter ombyggnad och tillbyggnad. Nybyggnader ska endast ske när det finns ett stadigvarande och långsiktigt behov av nya lokaler och där andra alternativ kan uteslutas. I samband med nyproduktion av bostäder är det av väsentlighet att lämpliga ytor för förskola/skola m.m. beaktas i detaljplaneringen. Lokalerna ska vara ändamålsenliga och hålla god kvalitet. III) En kommunövergripande lokalförsörjningsplan ska finnas för både kort och lång sikt En kommunövergripande lokalförsörjningsplan ska utgå från verksamheternas planer för sitt lokalbehov och ge en bild över utvecklingen både på kort och längre sikt. Lokalförsörjningsplanen ska årligen revideras och fastställas av kommunstyrelsen som underlag i kommunens mål- och budgetarbete inför beslut i kommunfullmäktige. Detta ska ge en god överblick över kommunens samtliga lokalresurser, användning och behov samt medverka till ett optimalt lokalutnyttjande samt som underlag för prioriteringar. Det formella ansvaret för framtagande av den kommunövergripande lokalförsörjningsplanen har styrgruppen för fastighets- och lokalförsörjningsfrågor. Själva planförslaget tas fram av kommunens fastighetsstrateg i nära samverkan med de kommunala förvaltningarnas representanter i lokalberedningsgruppen. Se även avsnitt Lokalförsörjning IV) Kommunen ska eftersträva balans mellan tillgång och efterfrågan på lokaler Kommunen ska ha ett effektivt lokalutnyttjande. Detta förverkligas genom en aktiv lokalförsörjning och högt kostnadsmedvetande bland alla involverade lokalaktörer. Basen är samordning med utgångspunkt från lokalförsörjningsplanen. Genom en aktiv lokalförsörjning ska behovet av lokaler förutses/planeras och lokalbeståndet ska anpassas till förväntat behov. Inom många verksamheter har kommunmedborgarna frihet att själva välja vilka utförare de vill ha för att på så sätt öka den enskildas inflytande. Denna valmöjlighet påverkar bedömningen av lokalbehovet eftersom det kan leda till en viss omfördelning av lokalerna. Målet är att så långt möjligt uppnå fullt kapacitetsutnyttjande utifrån en avvägning mellan verksamhetens behov och lokalernas fysiska förutsättningar.

9 (15) V) Kommunens fastighetsinvesteringar ska tydligt kopplas till och motiveras utifrån verksamhetens behov Fastighetsinvesteringar innebär alltid avvägningar mellan att ta kostnader initialt eller att skjuta dem på framtiden. Ofta är brukarnas tidsperspektiv kortare än byggnadens hela livslängd. Varje enskilt investeringsprojekt ska tas på kvalificerade och väl underbyggda beslutsunderlag som visar att den kommunala verksamheten har ett långsiktigt lokalbehov, klarar av att bära de ökade framtida drift-, underhålls- och kapitalkostnadskonsekvenserna. Beslut om fastighetsinvesteringar ska baseras på kommunens totala lokalbehov över tiden. Huvudprincipen är att fastighetsinvesteringarna endast ska ske i kommunägda lokaler. Eventuella undantag från huvudprincipen ska vara välmotiverade. VI) Kommunens verksamheter ska i första hand hyra kommunens egna lokaler Förutsatt att ändamålsenliga lokaler finns tillgängliga, ska kommunens verksamheter i första hand hyra kommunens egna lokaler i syfte att bl.a. undvika oönskade vakanskostnader. Externa lokalalternativ medges endast när det kan påvisas leda till ökad kommunnytta. Vidare ska nya eller utökade kommunala verksamheter så långt det bedöms som verksamhetsmässigt och ekonomiskt försvarbart - inrymmas i befintliga lokaler, som vid behov byggs om eller till. Vad gäller tomställning av kommunägd lokal ska verksamhetshyresgäster som icke längre bedömer sig ha ett långsiktigt verksamhetsbehov, när som helst under hyresperioden (om inget annat avtalats) skriftligen kunna påkalla förhandling i syfte att kunna avstå hela byggnaden eller delar av lokaler i större hyresobjekt. Vad gäller det sistnämnda fallet ska hyresvärden senast inom en (1) månad från det att den skriftliga uppsägningen inkom, ge hyresgästen besked om att lokalytan är uthyrningsbar eller inte. Med uthyrningsbar yta avses att grundläggande funktionella krav som såsom tillgång till egen yttre entré, utrymningsväg och toalettutrymmen är eller på ett enkelt sätt kan tillgodoses. Har lokalytan bedömts som uthyrningsbar ska hyresgästen sex (6) månader efter det att den skriftliga uppsägningen inkom befrias från lokalkostnaden och eventuell vakanskostnad övergår därmed till som hyresvärden (fastighetsavdelningen) till dess att ny uthyrning kunnat ske. De lokaler som bedöms som uthyrningsbara ska kunna hyras ut till kommunens föreningsliv i syfte att öka deras tillgång till kommunala lokaler. VII) Kommunen ska vid uthyrning av sina verksamhetslokaler till kommunala eller privata utförare samt kommunens föreningar tillämpa internhyror enligt självkostnadsprincipen. För bostadsuthyrning ska bruksvärdesprincipen gälla.

10 (15) Beslutsfattare och verksamheter ska veta vad lokalerna kostar så att de ständigt förbättrar hushållningen med lokalresurserna. Informationen ska inkludera alla kostnader och stimulera till effektivt lokalutnyttjande genom bl.a. att hålla tillbaka krav på nyinvesteringar eller att lämna lokaler som verksamheten inte har behov av. På så sätt ska en ökad kostnadsmedvetenhet uppnås i verksamheten i relation till målen. Kommunen tillämpar internhyror för sina verksamhetslokaler. Hyresprinciperna är att lokalkostnaderna ska betalas genom internhyror som ska motsvara självkostnaden. Hyran på respektive objekt är beräknad utifrån den gränsdragningslista som ska finnas upprättad mellan hyresvärd (fastighetsavdelningen)och hyresgäst (verksamheten, d.v.s. enskilda enheten alternativt förvaltningen). En översyn av gränsdragningslistan bör göras med jämna intervall. I det hyreskontrakt som samtliga hyresgäster ska ha regleras även förutsättningar för uppsägning, förlängning och andra hyresvillkor. Kontraktstiden ska ha en löptid på 3 år med 9 månaders uppsägningstid och där eventuella avvikelser åt båda hållen är en förhandlingsfråga mellan hyresvärd och hyresgäst. Hyresvärden ska senast 31 oktober varje år lämna besked till samtliga hyresgäster i kommunägda lokaler om hyresnivån för nästkommande år. Ekonomisk ram för internhyror fastställs årligen av kommunstyrelsen i samband med behandlingen om mål och budget. Uppräkningen av internhyrorna tillåts öka i samma takt som den generella uppräkningen av nämndernas ekonomiska ramar. Vad gäller uthyrning av kommunägda byggnader till permanentboende ska bruksvärdeshyra gälla, d.v.s. hyran förhandlas enligt förhandlingsordning med hyresgästföreningen. För kommunens äldreboenden och gruppboenden eller motsvarande gäller i normalfallet att socialförvaltningen anvisar hyresgäster medan fastighetsavdelningen svarar för kontraktstecknande och förhandlingar med hyresgästföreningen. Vid avtal om markupplåtelser och arrenden på kommunägd mark (exkl. upplåtelse av offentlig plats samt betesavtal på friområdena) gäller att kommunstyrelseförvaltningen svarar för förhandlingar och tecknar avtal medan fastighetsavdelningen svarar för debitering, bevakning av avtalstider och övrig administration och förvaltning som följer av avtalen. Beträffande offentliga plats och betesavtal handläggs detta av byggoch miljöförvaltningen. 4. Lokalförsörjning, ansvarsfördelning och uppdrag Lokalförsörjningsplaneringen är en komplex process som kräver samverkan och är en viktig del av kommunens övergripande fastighets- och lokalpolicy. En god framförhållning i planeringen av lokaler är angeläget och processen måste vara tydlig. En investering i nya eller befintliga lokaler förutsätter beslutsunderlag som visar att verksamheten har ett långsiktigt lokalbehov och förutsätter kunna bära en ökad lokalkostnad. Kvalificerade underlag måste därför tas fram redan tidigt i processen och framförallt redovisa verksamhetsanalyser och ge en tydlig bild av behoven. Alterna-

11 (15) tiva lösningar ska utarbetas för att klarlägga om lokalbehoven är tillfälliga eller permanenta. Viktigt är också att beslut om investeringar baseras på kommunens totala behov över tiden. Vid varje investering i ny-, ombyggnad eller tillbyggnad ska i beslutsunderlaget redovisas framtida konsekvenser för drift, underhåll och kapitalkostnader samt effekterna på den primära verksamheten. Vid mindre lokalanpassningar kan denna processkedja förenklas. För att ha planeringsunderlag för kommunens kort- och långsiktiga behov av verksamhetslokaler och anläggningar så krävs en sammanhållen och kommunövergripande strategisk lokalförsörjningsplan (SLFP). Lokalförsörjningsplanen utgör underlag för arbetet med den ekonomiska planeringen i mål- och budgetarbetet. Lokalförsörjningsplanen ger dels kortsiktigt ett ekonomiskt underlag för den närmast liggande budgetperioden, dels ett mer långsiktigt underlag för framtida behovsplanering. Lokalförsörjningsplanen bygger på i många avseenden på respektive nämnds verksamhetsplanering vad gäller lokalbehov. Beslut om vilka projekt som ska genomföras och när de ska vara klara fattas i mål-och budgetärendet. De ekonomiska effekterna av byggprojekt som genomförs enligt planerna uppstår i kommunens investeringsbudget och som hyreskostnader för verksamheterna. Lokalförsörjningsplanen ska innehålla verksamhetsbehov, förslag på lösningar och prioriteringar samt nyckeltal/indikatorer. 4:1 Kommunstyrelsens ansvar Kommunstyrelsen har ett ägar-, samordnings- och prioriteringsansvar för kommunens totala lokalförsörjning och ska i samband med bl.a. budgetuppföljningarna informeras om hur olika lokalprojekt framskrider. Kommunstyrelsen ska: Se till att fastighets- och lokalpolicyn och lokalförsörjningsprocess följs, vidta åtgärder när så inte sker och vid behov initiera alternativa lösningar när ordinarie process inte är tillämpbar. Säkerställa att projekten hänger samman med helheten Säkerställa samberedning av lokalfrågor olika kontor/förvaltningar står för en gemensam syn tidigt i processen. 4:2 Tekniska nämndens ansvar Tekniska nämnden fullgör kommunens uppgifter inom det kommunaltekniska området innebärandes bl.a. att ansvara för den tekniska och ekonomiska förvaltningen av kommunens lokaler och bostäder. Av detta följer att nämnden ska svara för att förvaltning, drift och underhåll av kommunens fastigheter och lokaler, tillhandahålla ändamålsenliga lokaler till kommunens olika verksamheter, genomföra ny-och ombyggnader samt svara för uthyrning av verksamhetslokaler och bostäder.

12 (15) 4:3 Övriga nämnders ansvar Nämnderna ansvarar genom sin förvaltning för verksamhetsplaneringen inom sitt ansvarsområde på kort och längre sikt, vilket innefattar demografiska bedömningar och verksamhetens efterfrågan på sikt. Nämnden initierar behov av lokalutveckling/nyetablering respektive avveckling utifrån förändrade brukarkrav. Nämnderna ska: Uttala ett lokalbehov utifrån verksamhetens behov, befolkningsprognoser och faktiska befolkningsförändringar. Detta utgör sedan underlag till kommunens övergripande lokalförsörjningsplan och mål-och budgetarbete. Godkänna upprättat lokal-och funktionsprogram vid ny-och större ombyggnationer. Utredningar inför mindre ombyggnadsprojekt och lokalanpassningar som initieras av nämnden själv ska bekostas av nämnden. 4:4 Uppdrag 4:4:1 Fastighets- och lokalstyrgruppen Styrningen av fastighet- och lokalförsörjningen utgår från kommunstyrelsen. Fastighets- och lokalstyrgruppen ansvarar för den strategiska styrningen och samverkan av frågor inom sakområdet fastigheter och lokaler. Styrgruppen leds av kommundirektören och består i övrigt av ekonomidirektören, barn- och ungdomsdirektören, direktören för kompetensförvaltningen, socialdirektören, kultur-och fritidsdirektören, bygg- och miljödirektören, samhällsbyggnadsdirektören, VD för Järfällahus AB samt fastighetsstrategen. Nedan följer exempel på frågor för styrgruppen. Styrning av kommunens fastighetsresurser med hänsyn tagen till kommunens övriga fysiska planering, verksamhetsplanering, bostadsförsörjningsplanering, ekonomiska planering och investeringsplanering. Bidra med strategiska överväganden i större fastighets- och lokförsörjningsförsörjningsärenden som kräver investeringar, stora inhyrningar eller som på annat sätt innebär stora ekonomiska insatser för kommunen. Godkännande av förslag till strategisk lokalförsörjningsplan. 4:4:2 Lokalberedningsgruppen Lokalberedningsgruppen ansvarar för planering och beredning av förslag och ärenden inför beslut i fastighets- och lokalstyrningsgruppen. Lokalberedningens arbete leds av fastighetsstrategen och består i övrigt av fastighetschef, projektledningschef, planchef samt representanter från kommunens olika förvaltningar (lokalsamordnare). Representant från kommunens bostadsbolag (JHAB) och brukarrepresentanter från kommunens och privata verksamheter kan adjungeras lokalberedningsgruppen vid behov. Nedan följer exempel på uppgifter som lokalberedningsgruppen hanterar. Se koncernens lokalfrågor som helhet och dess ekonomi på kort och lång sikt.

13 (15) Diskutera och vid behov ta fram förslag till ärenden av som är principiell betydelse och vidareutveckla processer i syfte att åstadkomma och säkerställa en effektiv lokalhantering. Fungera som beredningsgrupp vid framtagande av förslag till den kommunövergripande och strategiska lokalförsörjningsplanen (SLFP). Svara för fortlöpande samplanering över verksamhetsgränserna och medverka till att lösa hastigt uppkomna lokalbehov som inte kunnat förutses. Säkerställa tillgången till lokaler för kommunal verksamhet och se till att dessa utnyttjas effektivt. Se till att i tid få med förslag på investeringar, uppsägning/avveckling av lokaler etc. Bevaka planärenden och påtala lokalbehov som eventuellt kan lösas inom aktuell detaljplan. 4:4:3 Fastighetsstrategens uppdrag Kommunens fastighetsstrateg är placerad på kommunstyrelseförvaltningen och rapporterar direkt till kommundirektören. Huvuduppdraget är att arbeta på kort- och lång sikt med den kommunövergripande och strategiska lokalförsörjningen kopplat till verksamhetsplanering/utveckling, uppsatta mål och demografiska förändringar. Fastighetsstrategen ska bl.a. ansvara för att leda och samordna lokalanvändningen så att kommunen skapar ett effektivt resursutnyttjande. Lokalförsörjningen planeras i samverkan med kommunens förvaltningar med syfte att utveckla och anpassa beståndet alltefter ändrade förutsättningar. Fastighetsstrategens uppdrag innebär bl.a. att Leda, samordna, följa upp och utveckla den övergripande och strategiska lokalförsörjningsverksamheten i kommunen. Ansvara för kommunens externa in- och uthyrningar av lokaler. Utveckla och analysera befintliga strukturer, tydliggöra regler och rutiner för lokalhantering samt föreslå lösningar som säkerställer effektiv lokalhantering (fastighetspolicyfrågor, nyckeltal, regelstyrning, gränsdragningar, rutiner inom sakområdet) Svara för omvärldsbevakning och rådgivning till kommundirektören i fastighetsfrågor. Ingår i fastighets- och lokalstyrgruppen samt leder lokalberedningsgruppen i syfte att samordna lokalförsörjningsarbetet över förvaltningsgränserna. I samverkan med lokalberedningsgruppen ta fram ett förslag till kommunövergripande lokalförsörjningsplan som underlag till mål och budgetprocessen. Medverka i arbetet med framtagandet av fastighetsinvesteringsbudgeten. Ha och agera utifrån en samlad överblick av kommunens lokalbestånd och lediga lokaler.

14 (15) 4:4:4 Fastighets- och projektledningsavdelningens uppdrag Avdelningarna ska upprätthålla och utveckla kommunens kompetens inom om- och tillbyggnation, nybyggnation och förvaltning av kommunens lokaler och särskilda boenden samt tillhandahålla ändamålsenliga sådana till kommunens olika verksamheter. I uppdraget ligger bl.a. att Svara för drift, löpande- och planerat underhåll. Svara för ekonomisk administration i anslutning till hyressystemet. Vara en konsultativ resurs för verksamheterna och svara för kostnadsberäkningar i tidiga skeden vid ny-/ombyggnation. Genomförandeansvar vid förändringar av beståndet/nybyggnation (inkl. framtagande av lokal-och funktionsprogram i samråd med verksamhetsrepresentant när så krävs). Genomföra energieffektiviseringsåtgärder inom lokalbeståndet Svara för larm, bevakning och säkerhetsrelaterade frågor för kommunägda fastigheter. Svara för att kommunägda verksamhetslokaler uppfyller gällande myndighetskrav. Svara för handläggning av in- och uthyrning av lokaler i samarbete med kommunens fastighetsstrateg. Medverka i den kommunövergripande lokalförsörjningsplaneringen genom deltagande i lokalberedningsgruppen. 4:4:5 Lokalsamordnarnas uppdrag På varje förvaltning ska finnas en lokalsamordnare med uppgift att bl.a: Identifiera/beskriva behovsförändringar i verksamheten, både vad gäller kommunens egenregiverksamhet och enskilda/fristående verksamheter. Svara för lokalförsörjningsplanering inom det egna verksamhetsområdet på kort och lång sikt. Fungera som kontaktperson för verksamheten i enskilda lokalprojekt Bevaka planärenden och påtala behov som eventuellt kan lösas inom aktuell detaljplan. Medverka i den kommunövergripande lokalförsörjningsplaneringen genom deltagande i lokalberedningsgruppen. 5. Fastighetsinvesteringar Kommunfullmäktige/kommunstyrelsen respektive kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar om fastighetsinvesteringar. Nämnd ska överlämna till kommunstyrelsen sina förslag till behov av verksamhetsrelaterade fastighetsinvesteringar (inkl. eventuella myndighetskrav), omdisponering av lokaler m.m. som bedöms behövas de närmsta åren. Fastighetsavdelningen medverkar vid framtagandet av kravspecifikationen, kostnadsberäkningar, som verksamheten behöver få hjälp med.

15 (15) Förvaltningarnas och fastighetsavdelningens investeringsäskanden ska framställas i form av genomarbetade underlag. Dessa måste därför tas fram redan tidigt i processen och framförallt redovisa verksamhets- och fastighetstekniska analyser och ge en tydlig bild av behoven. Alternativa lösningar ska utarbetas för att klarlägga om lokalbehoven är tillfälliga eller permanenta. I det fall ett eventuellt oförutsett investeringsbehov uppkommer vid tidpunkten efter redan antagen budget, får nämnderna i särskild ordning begära prövning om tilläggsanslag hos kommunstyrelsen. 6. In- och uthyrning av fastigheter, lokaler och bostäder Det ansvar och beslutsbefogenheter som sammanhänger med in- och uthyrning av lokaler, bostäder m.m. utgår från nedanstående delegeringsordning: Kommunstyrelsens arbetsutskott äger rätt att inom ramen för ägaransvaret för kommunens fastigheter och lokaler godkänna avtal för uthyrning av kommunens fastigheter, lokaler och bostäder samt inhyrning av fastigheter och lokaler och i förekommande fall även för aktuell fastighet eller del av aktuell fastighet. Fastighetsstrategen äger rätt att inom ramen för ägaransvaret för kommunens fastigheter och lokaler godkänna och teckna avtal för uthyrning av kommunens fastigheter och lokaler samt inhyrning av fastigheter och lokaler och i förekommande fall även för aktuell fastighet eller del av aktuell fastighet för en tid upp till 6 år eller upp till 30 basbelopp per år. Bygg- och miljödirektören äger rätt att hyra in evakueringslokaler av tillfällig karaktär (t.ex. paviljonger, förråd eller moduler) för en tid upp till 5 år samt besluta om uppsägning. Bygg- och miljödirektör äger rätt att godkänna och teckna avtal för uthyrning av kommunägda bostadslägenheter.

16 Bilaga Bild 1: Processbeskrivning av aktiviteter vid nybyggnad av en verksamhetslokal/boenden Förberedelseskede Ide`/behov Marken köps Markanvisning Förstudie Idéskiss Förslag o förprövning Start planskede Beslut om planuppdrag KS Förslag till program Programsamråd Program godkänns Programsamråd Utarbetande av planförslag Plansamråd Rev. planförslag och beslut Granskning Beslut om dp KS/KF Dp överklagas - ja/nej Dp vinner laga kraft Start byggskede Val av entreprenadform Programskede Bygglovsskede Systemprojekteringsskede och ansökning fastighetsbildning Detaljprojekteringsskede Produktionsplanering + utbyggnad infrastruktur Inköp av resurser Tillfälliga anordningar byggs Markarbeten Grundarbeten Husets stomme, tak och väggar byggs Installation och inredning Slutkontroll och slutbesiktning Byggherren övertar byggnaden Inflyttning Förvaltning

17 (15) Översiktliga processbeskrivningar utifrån bild 1 med olika alternativ för nybyggnad av verksamhetslokaler och samhällsfastigheter Processerna utgår från kommunägd mark och att detaljplan, bygglov, LOU samt andra myndighetskrav erhålls utan överklagan/ annan fördröjning Alt A. Bygga, äga och verksamhetsdrift i kommunens regi 1. Behov 2a Utredningsskede 3. Förslagshandlingsskede 4. Projekteringsskede 5. Produktionsskede 6. Inflyttning 7. Förvaltningsskede 2b Beslut i KS om ev detaljplaneuppdrag med tillhörande dp-process 1. Behov. Behov fastlagt i kommunens översiktsplan, kommunens lokalförsörjningsplan eller enskilt ärende. Nämnd fattar beslut om drift i kommunal regi. Översiktlig verksamhetsbeskrivning gjord. Förkalkyl/ erfarenhetsvärden görs i tidigt skede inför äskande i investeringsbudgeten som beslutas av KS/KF. 2a. Utredningsskede. Projektdirektiv utarbetas. Om lokaliseringsstudie/tomtfråga ej löst genomförs detta. Beställare överlämnar direktivet till kommunens egen genomförandeorganisation. Fördjupad verksamhetsbeskrivning och framtagande av lokal- och funktionsprogram med skisser genomförs och förankras i organisationen. Programhandlingarna kostnadsuppskattas och redovisas. 1:a hyresuppskattning genomförs. Inriktningsbeslut tas av styrgrupp om projektet fortfarande bedöms rymmas inom budgetram. 2b. Detaljplan och lokaliseringsprövning. Om detaljplan ej finns måste ny eller ändring av detaljplan upprättas med tillhörande lokaliseringsprövning. 3. Förslagshandlingsskede. Erforderliga utredningar genomförs och förslagshandlingar upprättas. Åtgärdsförslag med kostnadsberäkning och offert. Ny hyreskalkyl upprättas. Nya politiska genomförandebeslut krävs i nämnd respektive kommunstyrelse om projektet inte ryms inom beslutad budgetram. 4. Projekteringsskede. Avstämning av beställning mot budget. Upphandling av konsulter. Framtagande av förfrågningsunderlag inför upphandling av entreprenör. Ansökan om fastighetsbildning. Bygglovshantering. 5. Produktionsskede. Upphandling av entreprenörer. Före kontraktsskrivning görs en avstämning av projektets ekonomi. Byggskede av mark och byggnad vidtar. Parallell process med upphandling och installation av inredning. Slutkontroll/besiktning. Färdigt projekt överlämnas till hyresgäst (verksamheten) samtidigt som slutreglering av hyra görs. 6. Inflyttning. Verksamheten flyttar in. 7. Förvaltning. Fastigheten kommer att förvaltas i kommunens egen regi.

18 (15) Alt B. Bygga och äga i kommunens regi och verksamhetsdrift i privat regi 1. Behov 2a Utredningsskede 3. Förslagshandlingsskede 4. Projekteringsskede 5a Produktionsskede 6. Inflyttning 7. Förvaltningsskede 2b Beslut i KS om ev detaljplaneuppdrag med tillhörande dp-process 5b Ev konkurrensupphandling av drift med efterföljande nämndbeslut (ca 1 år) 1. Behov Behov fastlagt i kommunens översiktsplan, kommunens lokalförsörjningsplan eller enskilt ärende. Nämnd kan redan här eller först i samband med moment 5b fatta beslut om drift i kommunal regi eller inte. Översiktlig verksamhetsbeskrivning gjord. Förkalkyl/ erfarenhetsvärden görs i tidigt skede inför äskande i investeringsbudgeten som beslutas av KS/KF. 2a. Utredningsskede Projektdirektiv utarbetas. Om lokaliseringsstudie/tomtfråga ej löst genomförs detta. Beställare överlämnar direktivet till kommunens egen genomförandeorganisation. Fördjupad verksamhetsbeskrivning och framtagande av lokal- och funktionsprogram med skisser genomförs och förankras i organisationen. Programhandlingarna kostnadsuppskattas och redovisas. 1:a hyresuppskattning genomförs. Inriktningsbeslut tas av styrgrupp om projektet fortfarande bedöms rymmas inom budgetram. 2b. Detaljplan och lokaliseringsprövning. Om detaljplan ej finns måste ny eller ändring av detaljplan upprättas med tillhörande lokaliseringsprövning. 3. Förslagshandlingsskede Erforderliga utredningar genomförs och förslagshandlingar upprättas. Åtgärdsförslag med kostnadsberäkning och offert. Ny hyreskalkyl upprättas. Nya politiska genomförandebeslut krävs i nämnd respektive kommunstyrelse om projektet inte ryms inom beslutad budgetram. 4. Projekteringsskede Avstämning av beställning mot budget. Upphandling av konsulter. Framtagande av förfrågningsunderlag inför upphandling av entreprenör. Ansökan om fastighetsbildning. Bygglovshantering. 5a Produktionsskede. Upphandling av entreprenörer. Före kontraktsskrivning görs en avstämning av projektets ekonomi. Byggskede av mark och byggnad vidtar. Parallell process med upphandling och installation av inredning. Slutkontroll/besiktning. Färdigt projekt överlämnas till hyresgäst (verksamheten). 5b Förfrågningsunderlag utarbetas, inkomna anbud utvärderas. Slutligen fattar nämnden tilldelningsbeslut gällande verksamhetsdrift. Inom grund- och gymnasieutbildningen är dock skolinspektionen tillståndsmyndighet. 6. Inflyttning. Verksamheten flyttar in. 7. Förvaltning. Fastigheten kommer att förvaltas i kommunens egen regi.

19 (15) Alt C o D. Bygga och äga i privat regi med verksamhetsdrift i privat alternativt i kommunens egen regi 1. Behov och nämndbeslut om verksamhetsdrift 2a. Intresseförfrågan, utvärdering och urvalsbeslut samt beslut om markanvisningsavtal 3. Utredningsskede 5. Förslagshandlingar och upphandlingsskede 6.Projekteringsskede 8.Inflyttning 7. Produktionsskede 9.Förvaltningsskede 2b Beslut i KS om ev detaljplaneuppdrag med tillhörande dp-process 1. Behov fastlagt i kommunens översiktsplan, kommunens lokalförsörjningsplan eller enskilt ärende. Översiktlig verksamhetsbeskrivning gjord. Kommunen (aktuell) nämnd fattar beslut om verksamhetens önskade driftsform, d.v.s. om kommunalt eller privat kontrakt ska eftersträvas. 2a. Intresseförfrågan och urvalsbeslut. Kommunen kan ta fram och skicka ut ett förfrågningsunderlag/intresseförfrågan till marknadens aktörer, där de bland annat ska beskriva hur man tänker bedriva verksamheten utifrån ställda krav, ekonomi och finansiering och hur man tänker genomföra byggnationen, referensprojekt m.m. Ca 6 veckors svarstid. Utvärdering sker av en inom kommunen särskilt tillsatt utvärderingsgrupp, där 2-3 st. intressenter väljs ut för intervjuer. Intervjuarbetet pågår under ca 4 veckor. Därefter tas ett förslag till urvalsbeslut fram utifrån koncept, finansiell förmåga att bedriva kvalitativ god verksamhet. Kommunen går vidare endast med en part för att diskutera ett genomförande i detalj som regleras. Detta kan sägas utgöra en form av förhandlat förfarande och att kommunen erhåller ersättning vid försäljning av mark alternativt tomträttsupplåtelse med avgäldsvillkor. Markanvisningsavtal (eller tomträttsavtal) utarbetas, beslutas och tecknas mellan kommunen och privat byggare. Inom grund- och gymnasieutbildningen är dock skolinspektionen tillståndsmyndighet. 2b. Detaljplan och lokaliseringsprövning. Om detaljplan ej finns måste ny eller ändring av detaljplan upprättas med tillhörande lokaliseringsprövning. 3. Utredningsskede. Ett föravtal tecknas med kommunen eller privat hyresgäst där den private aktören bekostar och leder arbetet. Föravtalet tecknas med vald hyresgäst som reglerar upparbetade kostnader om projektet inte blir av. Ändamålsenlighet och kostnadseffektivitet ska ligga till grund för utformningen av byggnaden. Preliminär produktionskostnad tas fram utifrån framtagna programhandlingar som i sin tur ligger till grund för en marknadsmässig hyra. Förvärv av mark till marknadsvärde. Hyresavtal inklusive en beskrivning av genomförandet som även hanterar eventuell LOU tecknas med vald hyresgäst. 5. Planering och upphandlingsskede. Två vägar att välja emellan; a) Framtagande av förfrågningsunderlag och privat aktör upphandlar entreprenör och tecknar entreprenadkontrakt. b) LOU-upphandling. Kommunen blir upphandlande myndighet och tillser att förfrågningsunderlaget är i enlighet med LOU. LOU-processen tar normalt längre tid, även utan överklagan. Kommunen tecknar entreprenadkontrakt med vinnande anbud. 6. Projekterings- och produktionsskede. Privat aktör byggherreansvaret. Vid LOU överlåts vinnande anbud till privat aktör efter tilldelningsbeslut vunnit laga kraft. Ansöker och erhåller bygglov, utan överklagan. Regelbundna hyresgästmöten och byggmöten. Slutkontroll och slutbesiktning. Här sker också den slutliga regleringen av hyran. 7. Inflyttning. Privat eller kommunal utförare flyttar in. 8. Förvaltning. Fastigheten kommer att förvaltas i privat regi.