Policyer och riktlinjer för Färingsö Konsumentförening

Transkript

1 Policyer och riktlinjer för Färingsö Konsumentförening Konsumentföreningens styrelse fastställer årligen arbetsordningar och en strategisk agenda. Med dessa övergripande funktioner garanteras att regler och riktlinjer följs och risker i verksamheten kan minimeras. Den viktigaste funktionen är styrelsen och revisorerna som kontrollerar och granskar efterlevnaden av regler i verksamheten. Styrelsen fastställer riktlinjer och policydokument som ligger till grund för verksamheten. Följande policydokument och riktlinjer är fastställda av styrelsen under år Systematiskt arbetsmiljöarbete vid Färingsö Konsumentförening Se särskilt skriftligt dokument. Skriften reviderad juni Riktlinjer för utvecklingssamtal inom Färingsö Konsumentförening Se bilaga Första hjälpen och krisstöd vid Färingsö Konsumentförening Se bilaga Sponsor- och bidragspolicy vid Färingsö Konsumentförening Se bilaga Arbetsfördelning mellan styrelsen och verkställande direktören i Färingsö Konsumentförening Se bilaga 4.

2 Bilaga 1 Riktlinjer för utvecklingssamtal inom Färingsö Konsumentförening Styrelsen utfärdade dessa riktlinjer att gälla fr.o.m. den 3 oktober Varje chef ansvarar för tillämpningen av dessa riktlinjer. Syfte Syftet med utvecklingssamtalet är att chef och medarbetare ska stämma av sin syn på verksamhetens mål, arbetsresultat och arbetssituation samt planera utvecklingsinsatser efter behov och önskemål. Konsumentföreningens policy för utvecklingssamtal Utvecklingssamtal ska föras mellan en medarbetare och han/hennes närmaste chef. Utvecklingssamtalet ska hållas minst en gång per år. Varje chef har ansvar för att utvecklingssamtal genomförs. Både chef och medarbetare kan ta initiativ till detta samtal. Båda har ansvar för att följa upp det som överenskommits. Utvecklingssamtal inom Färingsö Konsumentförening Den största skillnaden mellan ett vanligt samtal i arbetet och ett utvecklingssamtal är att det senare är väl genomtänkt, förberett och har ett bestämt innehåll. Det betyder att det finns en del samtalsområden som bör diskuteras. Det vardagliga arbetssamtalet är selektivt, där det går att välja bort det man inte vill tala om. Vardagssamtalet sker ibland i en stressig arbetsmiljö där man kan bli avbruten mitt i en allvarlig konversation. Utvecklingssamtalet däremot ska föras i lugn och ro. Av många skäl är det lämpligt att man möts på annan plats än t ex i chefens arbetsrum, lunchrum eller motsvarande. Under utvecklingssamtalet bör inte lönefrågor tas upp. Lönesamtal skall ske separat. För chefen är utvecklingssamtalet ett sätt att; försäkra sig om att alla arbetar för ett gemensamt, känt och accepterat mål försäkra sig om att rätt person arbetar med rätt uppgifter med hänsyn till sin kompetens följa upp olika arbetsinsatser och samarbetsformer samt ge återkoppling diskutera den framtida verksamheten och kommande arbetsuppgifter diskutera ev. arbetsanpassning gällande fysiska, tekniska, tidsmässiga eller andra avseenden planera kompetensutveckling och kompetensöverföring utifrån vad verksamheten kräver få veta hur medarbetaren uppfattar chefens ledarskap För medarbetaren är utvecklingssamtalet ett tillfälle att; få veta hur hans/hennes arbetsinsats uppfattas förberett och ostört tala med och lära känna sin chef berätta om hur hans/hennes arbetssituation uppfattas beskriva sin uppfattning om samarbetet i arbetsgruppen berätta om vad han/hon tycker om chefens ledarskap tala om hur han/hon vill kompetensutvecklas på kort och lång sikt och vad som krävs för detta uttrycka önskemål om ev. anpassning av arbetet pga. särskilda skäl ta upp frågor om kompetensöverföring mellan olika medarbetare Dokumentation Under utvecklingssamtalen sluts olika överenskommelser. Dessa överenskommelser skall dokumenteras. Uppföljning Efter utvecklingssamtalet är det viktigt att bestämma när och hur man ska följa upp det som överenskommits. Uppföljningen kan ske i form av ett individuellt samtal eller i form av ett gruppsamtal. Vad som passar bäst bestäms gemensamt av chefen och medarbetaren. Vid uppföljning ska de olika överenskommelserna gås igenom för att se om de angivna åtgärderna har blivit genomförda. Om någon åtgärd inte har blivit vidtagna är det av stor vikt att diskutera anledningen till detta och föreslå alternativa lösningar.

3 Stödlista för utvecklingssamtal vid Färingsö Konsumentförening Följ upp det föregående samtalet. Klargör syftet med samtalet och bestäm hur lång tid ni skall samtala. Om arbetets innehåll Arbetssituationen under det gångna året. Vilka krav har arbetet ställt och hur har de uppfyllts? Hur är graden av självständighet, ansvar och befogenheter? Inom vika uppgifter/områden har arbetet gått bäst/varit mest stimulerande? Finns det några arbetsuppgifter där arbetet inte blivit så bra som förväntat? På vilket sätt kan jag/du bäst bidra till att utveckla verksamheten? Hur och på vad ska jag/du inrikta kompetensöverföringen till andra medarbetare? Samarbete och ledarskap Medarbetare Samarbetet i arbetsgruppen? Samarbetet mellan chef och medarbetare? Får jag den information jag behöver? Hur får jag återkoppling på mina arbetsinsatser? Vad vill jag som medarbetare ha mer eller mindre av (t ex stöd, kontakter, resurser, diskussioner, intresse)? Arbetsklimatet? Chef Hur uppfattas jag som chef? Kan jag ta vara på mina medarbetares resurser? Kan jag ge beröm och konstruktiv kritik? Vilka planer finns för kommande år som rör medarbetaren? Vilka mål bör sättas upp under kommande år? Önskemål för framtiden Behov på kort och lång sikt, avseende utveckling, angående förändringar av arbetsuppgifter, kompetensöverföring. Ömsesidig förväntningar närmaste året på medarbetare, chef och organisation. Avslutning - Resonera igenom och kom till klarhet om vad ni är överens om och kom också överens hur det skall hanteras i framtiden. - Kom även överens om när åtgärderna ska ske samt vem som är ansvarig för att det sker. - Bestäm när och hur ni skall följa upp de olika åtgärderna. - Dokumentera vad ni kommit överens om. Vardera parten skall ha en kopia av överenskommelsen.

4 Bilaga 2 Första hjälpen och krisstöd vid Färingsö Konsumentförening Styrelsen för Färingsö Konsumentförening utfärdade följande policy med föreskrifter att gälla fr o m den 3 oktober Inledning Det grundläggande i arbetsmiljöarbetet är att förebygga att arbetstagare utsätts för ohälsa och olycksfall. Arbetsgivaren har ansvar för att identifiera och bedöma risker samt att vidta åtgärder för att få bort eller minska dem. Arbetsmiljölagen och den av Arbetarskyddsstyrelsen utfärdade föreskriften AFS 1999:7 om första hjälpen och krisstöd ligger till grund för framtagen policy för Färingsö Konsumentförening. Med första hjälpen avses omedelbara hjälpåtgärder som behöver vidtas i samband med olycksfall och akut sjukdom. I ansvarsfördelning för det systematiska arbetsmiljöarbetet vid Färingsö Konsumentförening har angivits att Vd ansvarar för att en krisgrupp som består av ledningsgruppen finns tillgänglig och som också ska vara jourgrupp i händelse av skada. Med krisstöd menas det omedelbara omhändertagandet av en person i kris samt efterföljande professionella insatser. Policy Inom Färingsö Konsumentförening skall de anställda vid traumatiska händelser få optimal hjälp och stöd i syfte att förebygga skadlig inverkan och framtida men. Detta får man genom att aktivt ha en beredskap för att hantera eventuella uppkomna krissituationer tydlig och skälig information ges fortlöpande tillfälligt göra anpassning av arbetsförhållandena där så behövs kontinuerligt se till att utrustning för första hjälpen är tillgänglig, i gott skick och att personalen har kunskap om hur den skall användas ge kontinuerlig utbildning i första hjälpen. För detta krävs kunskap rutiner avtal med företagshälsovård Den ansvarige butikschefen svarar för att det finns handlingsplaner och rutiner för hur omhändertagande av skadade skall ske hur alarmering av ambulans och polis skall ske att första hjälpen kan ges där så är nödvändigt att någon följer med till sjukhus eller hem att vittnen till händelsen tas omhand att kontakt tas med anhöriga att arbetskamraterna informeras att eventuella kontakter med massmedia tas Exempel på situationer som kan utlösa krisreaktioner Arbetsolyckor och allvarliga tillbud

5 Våld och hot om våld Arbetskamraters död eller svåra sjukdomar Arbetsplatsbesök i samband med utredning av arbetsolyckor (utredningar 2 Arbetsmiljöförordningen) Olyckor och katastrofer på och utanför arbetsplatsen Ansvarig butikschef skall ha tillräckliga kunskaper om första hjälpen och krisstöd för att kunna planera och ordna detta på ett lämpligt sätt och vid behov begära hjälp av Konsumentföreningens krisgrupp. Varje anställd skall ha kunskap om hur första hjälpen och krisstödet är organiserat och skall fortlöpande känna till de rutiner och de handlingsplaner som gäller.

6 Bilaga 3 Sponsor- och bidragspolicy vid Färingsö Konsumentförening Styrelsen för Färingsö Konsumentförening utfärdade följande policy med riktlinjer att gälla fr o m den 1 maj SPONSRING Vi ska i vår sponsorsverksamhet: utgå från våra värderingar stödja verksamheter där många människor involveras stödja verksamheter där vår medverkan bidrar till nytta i det lokala samhället Vi sponsrar inte: enskilda individer verksamheter som är uppenbart skadliga för miljön verksamheter med inslag av partipolitik eller religion extrema verksamheter som strider mot våra värderingar riskfyllda verksamheter som till exempel vissa motor-, äventyrs- och kampsporter Med sponsring menas en affärsmässig överenskommelse mellan två parter, vilken inkluderar prestation och motprestation. Överenskommelsen skall regleras i avtal. Beslut om sponsoravtal fattas av styrelsen. BIDRAG Vi kan lämna bidrag till verksamheter: som utgår från våra värderingar där vår medverkan bidrar till nytta i det lokala samhället Vi lämnar inte bidrag till: verksamheter som är uppenbart skadliga för miljön verksamheter med inslag av partipolitik eller religion extrema verksamheter som strider mot våra värderingar riskfyllda verksamheter som till exempel vissa motor-, äventyrs- och kampsporter Med bidrag menas gåvor till personer, grupper och verksamheter i syfte att skapa goodwill för föreningen. Gåvorna ska vara av ringa värde, dock max 1000 :- per tillfälle, och kan utges både som kontanter och som varor. Bidrag till ett maxbelopp av kronor kan i varje särskilt fall beslutas av VD och bidrag till maxbeloppet kronor kan beslutas av butikschef. GÅVOR OCH PRESENTER Allmänt Enligt Riksskatteverkets rekommendationer har företag och myndigheter möjlighet att vid vissa tillfällen dela ut minnes- och jubileumsgåvor samt presenter till anställda och externa personer utan att skattepliktig förmån uppstår. Detta regleras i Riksskatteverkets anvisningar.(se vidare POLICY Jubileumsgåvor 50-årsgåva Uppvaktning sker med en gåva till ett inköpsvärde av högst 1000 kr exkl. moms. Det är medarbetarens chef som ansvarar för uppvaktningen. (Delas även ut till de som fyller 60 år.)

7 Pensionsgåva Delas ut till alla som går i pension och varit anställda i minst 10 år. Vid pensionsavgång ordnas uppvaktning med en gåva till ett inköpsvärde av högst 1000 kr exkl moms. 25 års anställning Medarbetare som varit anställda inom kooperationen under 25 år i obruten följd uppvaktas med en guldklocka med läderarmband (gravyr 25 år i kooperationen). Medarbetarens chef är ansvarig för uppvaktningen. Klocka beställs av chefen direkt från leverantören och debiteras respektive enhet. Beställningen måste göras senast 14 dagar före den dag klockan ska överlämnas. Representation och presenter Konsumentföreningen ska ha en restriktiv inställning till representation inklusive presenter. Representation vid egna konferenser, möten m.m. skall följande policy gälla. Den som anordnar personalfester och andra möten som t ex arbetskonferenser och utbildningar ska se till att hålla en alkoholrestriktiv linje och ska alltid erbjuda alkoholfria alternativ. Till middagar eller luncher erbjuder konsumentföreningen endast måltidsdryck i form av bordsvatten, öl eller vin (högst 2 glas). Presenter ska kunna ges vid följande tillfällen: Present vid högtidliga tillfällen till ett värde av max.1000 kr exkl. moms Ges vid uppvaktning av andra företag eller föreningar vid jubileum, uppvaktning av enskilda interna och externa personer som betytt mycket i arbetet för Konsumentföreningen. Present att dela ut i begränsad upplaga till ett värde av max. 500 kr exkl. moms. Ges vid uppvaktning av speciella personer och där värdet på presenten inte behöver vara stort. Till gäster som behöver uppmärksammas eller vid besök. Kan även ges till externa föreläsare som inte tar betalt. Kan även ges till tillfälligt anställda när de slutar. Present att dela ut även i större upplaga till ett värde av max.150 kr exkl. moms. Kan delas ut i större upplagor t ex vid besök vid andra arbetsplatser eller i speciella projekt, till externa föreläsare. LOKALER SOM UPPLÅTES TILL ANDRA Vid upplåtelse av utrymmen och lokaler som ägs av föreningen skall i huvudsak regler för sponsring och bidrag tillämpas. Lokaler och utrymmen kan dock även upplåtas för enskilda individer och verksamheter med inslag av partipolitik eller religion.

8 Bilaga 4 Arbetsfördelning mellan styrelsen och verkställande direktören Färingsö Konsumentförening Denna arbetsordning gäller för styrelsearbetet inom Färingsö konsumentförening. Arbetsordningen skall bli föremål för översyn en gång om året samt beslutas i styrelsen. Den skall finnas tillgänglig inte enbart för styrelsen utan också för all personal och medlemmar inom föreningen. Arbetsordningen skall också vara tillgänglig på föreningens kontor och hemsida. Arbetsordning för styrelsen Allmänt om styrelsen Styrelsen ansvarar inför föreningsstämman i enlighet med denna arbetsordning samt aktuella lagar och förordningar. Ansvarar för föreningens organisation och förvaltning av föreningens angelägenheter. För den fortlöpande förvaltningen anställer styrelsen en verkställande direktör (VD). Skall utöva tillsyn över att VD fullgör sina åligganden och årligen fastställa en instruktion för VD. Styrelsen ska avgöra ärenden av principiell art eller större ekonomisk betydelse. Skall tillse att föreningens organisation är ändamålsenlig, varför styrelsen fortlöpande skall utvärdera föreningens handläggningsrutiner, riktlinjer för förvaltning och placering av föreningens medel. Skall fastställa mål, väsentliga policies, strategiska planer samt fortlöpande övervaka såväl efterlevnaden av dessa som att de, efter rapport från VD blir föremål för uppdatering och översyn. Frågor av osedvanlig beskaffenhet Huvudregeln är att frågor av osedvanlig beskaffenhet eller stor betydelse skall beslutas i styrelsen, se Ekonomiska Föreningslagen (EFL ) 6 kap 6. Det är, per definition, omöjligt att förutse alla de frågor som kan vara av osedvanlig beskaffenhet. VD måste använda sitt eget omdöme för att avgöra vilka frågor som bör tas upp för behandling i styrelsen. Nedanstående frågor skall dock alltid behandlas i styrelsen (undantag : se EFL 6 kap 6 ) och de exemplifieringar också vilken typ av frågor som skall bli föremål för styrelsebehandling: - starta nya verksamheter eller lägga ned befintliga, om de är eller kan bli väsentlig betydelse för föreningen - ta upp lån eller lämna säkerheter, om beloppen överstiger kronor. - förvärva eller avyttra fast egendom - teckna avtal om t ex hyra, leasing, försäljning eller underhåll om avtalstiden är längre än tre år eller det årliga beräknade värdet överstiger kronor. - sätta igång projekt om den beräknade projektkostnaden överstiger kronor. Organisationsfrågor Beslut beträffande föreningens organisation, inklusive organisation och bemanning av viktiga projekt, bör komma till i följande ordning: 1. VD utarbetar tillsammans med ordförande ett förslag som läggs fram för diskussion i styrelsen 2. VD och ordförande tar till sig de synpunkter som framförts under styrelsediskussionen och omarbetar eventuellt förslaget 3. Det slutliga förslaget läggs fram i styrelsen för beslut och fastställelse. Ordförandes uppgifter Ordförande leder styrelsearbetet och representerar styrelsen såväl externt som internt. Han/hon svarar för att kraven enligt denna instruktion/arbetsordning och tillämplig lagstiftning efterlevs. Styrelsens sammankomster Efter föreningsstämmans val utser styrelsen vid nästkommande sammanträde inom sig ordförande, vice ordförande, sekreterare och vice sekreterare samt firmatecknare. Antalet styrelsesammanträden är 8-10 gånger per kalenderår. Normalt är sammanträdena i början av månaderna och extra sammanträde när så är påkallat. Vid ordinarie styrelsesammanträde skall följande ärenden behandlas; Godkännande av föredragningslistan Utseende av protokolljusterare att jämte ordföranden justera protokollet Genomgång och uppföljning av föregående sammanträdesprotokoll Beslutsärenden

9 Anmälningsärenden Övriga ärenden. VD skall avge ekonomisk rapport. VD rapport som kan avse - Affärsläget - Framtidsutsikter - Övriga frågor av vikt vilka inte behandlas under andra ärende rubriker. VD verkställer dessa beslut. Kallelse Styrelsens ordförande svarar för att kallelse sker. Enskild styrelseledamot äger rätt att hos ordföranden begära att styrelsesammanträde anordnas för viss fråga. Kallelse jämte dagordning och underlag skickas en vecka för sammanträdet. Till kallelse fogas föredragningslista (dagordning). Av dagordningen skall tydligt framgå vilka ärenden som avser endast rapporter och information respektive ärenden som fordrar beslut av styrelsen. I det senare fallet skall styrelsen få ett väl täckande skriftligt underlag i förväg. Närvaro Styrelsen beslutar om de ytterligare personer som skall närvara vid styrelsesammanträde utan att ha rösträtt och utan att formellt deltaga i styrelsesammanträde. Normalt deltar, utöver föredraganden i visst ärende, endast styrelsens ledamöter ordinarie såväl som suppleanter. Undantag utgör strategimötet, då revisorer, valberedningen och personalrepresentant deltar under föredragningen och diskussionen. Styrelsebeslut Styrelsen är beslutför när alla ledamöter är kallade och minst hälften närvarande. Suppleant har närvaro- och yttrande rätt och inträder automatiskt när ordinarie ledamot saknas. ( Ev. ändras med anledning av nya stadgar) Omröstningar sker öppet om inte ledamot kräver annat. Vid lika röstetal avgör ordförandens röst. Giltigt beslut kräver att minst halva antalet ledamöter är eniga. Styrelseprotokoll Varje styrelsesammanträde skall refereras i mötesprotokollet (ej i s.k. beslutsprotokoll), d v s de skall; - kortfattat återge diskussioner under sammanträdet - referera eventuella alternativ till beslut - ange kriterier för beslut - formulera beslut Styrelsemöten protokollföres i löpande nummerordning årsvis. Protokolljusterare utses att jämte ordföranden justera protokollet. Sekretess Allt underlag, förda diskussioner och protokoll är sekretessbelagda, om inte styrelsen uttryckligen beslutar annorlunda. Undertecknandet av denna arbetsordning utgör en bekräftelse av att sekretessbelagd information inte sprids utanför styrelsekretsen. Befogenheter Styrelsen anställer och avskedar samt fastställer instruktion för VD. Anställningsavtal med VD undertecknas av styrelseordförande på föreningens vägnar. Vid tillfälligt förfall för VD skall föreningens styrelse utse en tillförordnad. Ordningsregel för styrelseledamot Ledamot kan ej deltaga i beslut som gäller avtal mellan denne och föreningen eller mellan föreningen och tredje man, där ledamoten kan ha intressen som strider mot föreningens bästa. Styrelsemedlem skall efter förmåga verka utåt i samhället för att sprida och inhämta information till Färingsö Konsumentföreningen bästa. Ledamot får inte till någon utomstående lämna uppgifter som erhållits genom styrelsearbetet om föreningen därigenom kan lida skada.

10 INSTRUKTION för Verkställande direktörens arbete i Färingsö Konsumentförening Denna instruktion för VD gäller fr.o.m Enligt gällande lagar och stadgar har VD hand om den löpande förvaltningen av Färingsö Konsumentförening, nedan kallad föreningen, verksamhet. 1. Det åligger VD att genomföra de beslut som styrelsen fattat. Styrelsen beslutar, i enlighet med medlemmarnas uppdrag, om föreningens mål på lång sikt. VD:s uppdrag är att leda föreningen mot dessa mål, i enlighet med direktiv som beslutas i styrelsen. 2. VD är skyldig att tillse att föreningen lever upp till de lagar och avtal som berör föreningens verksamhet. Vidare skall VD: - organisera och övervaka verksamheten så att korrekt bokföring och kassa- och varukontroll utförs. - ansvara för att förpliktelse, avtal eller annan rättshandling som föreningen ingår eller företar blir dokumenterad på ett ändamålsenligt sätt samt inte står i strid med lag eller annan förordning. - att genomföra de målsättningar, policies och strategiska planer för föreningen som styrelsen fastställt samt tillse att sådana målsättningar, policies och planer vid behov underställs styrelsen för uppdatering eller översyn. 3. VD är skyldig att lämna rapporter enligt styrelsens direktiv. VD är ansvarig för att förbereda och inför styrelsen framlägga ekonomisk och finansiell rapport vid varje styrelsesammanträde. Ekonomisk rapport skall för lämnade uppgifter omfatta resultat och balansräkning: Utfall för berörd period och ackumulerat jämfört mot budget och motsvarande period föregående år Prognos jämfört med budget för helår, där så är lämpligt Ekonomisk rapport skall avse: Försäljning Resultat Investeringar Utfall av investeringar I förekommande fall totala beloppet av utelöpande lån och garantier Balansräkning för ställning vid slutet av kvartal eller tertial Nyckeltal 4. Vid tillfälligt förfall för VD skall föreningens styrelse utse en tillförordnad. 5. VD äger, där så befinns lämpligt, delegera arbetsuppgifter till annan person inom föreningen. I de fall kompetens inom den egna organisationen inte räcker kan VD anlita sakkunnig hjälp utifrån. 6. Om ärende av brådskande natur aktualiseras, och detta enligt lag eller stadgar eller styrelsens arbetsordning skall behandlas av styrelsen, skall VD hos styrelsens ordförande påkalla extra styrelsemöte. 7. VD har det operativa ansvaret för alla delar av föreningens verksamhet. Med operativ menas att i handling omsätta styrelsens beslut. För detta krävs en organisation samt motiverade och kompetenta medarbetare. Enligt såväl föreningslagen som föreningens stadgar är det styrelsen som ansvarar för föreningens organisation. I Färingsö konsumentförening skall detta tolkas enligt följande: - om VD bedömer att en väsentlig förändring av föreningens organisation är nödvändig skall; * VD utarbetar tillsammans med ordförande ett förslag som läggs fram för diskussion i styrelsen * VD och ordförande tar till sig de synpunkter som framförts under styrelsediskussionen och omarbetar eventuellt förslaget ( i tillämpliga delar villkorade av MBL-förhandlingar) * Det slutliga förslaget läggs fram i styrelsen för beslut och fastställelse.

11 8. VD får inte handlägga ärende om avtal mellan honom själv och föreningen, avtal mellan föreningen och tredje man om VD har ett väsentligt intresse som strider mot föreningens eller avtal mellan föreningen och juridisk person som VD får företräda ensam. Samma begränsningar gäller för VD närstående personer. Vidare skall följande frågor beredas av VD för beslut i styrelsen - starta nya verksamheter eller lägga ned befintliga, om de är eller kan bli väsentlig betydelse för föreningen - ta upp lån eller lämna säkerheter, om beloppen överstiger kronor. - förvärva eller avyttra fast egendom - teckna avtal om t ex hyra, leasing, försäljning eller underhåll om avtalstiden är längre än tre år eller det årliga beräknade värdet överstiger kronor. - sätta igång projekt om den beräknade projektkostnaden överstiger kronor. ( VD:s arbete skall utvärderas av styrelsen minst en gång per år. Denna instruktion utgör då utgångspunkten för diskussionen i styrelsen)