Uppföljning av internkontroll 2016

Transkript

1 ARBETSMARKNADSFÖRVALTNINGEN Handläggare Hultman Tina Datum Diarienummer AMN Arbetsmarknadsnämnden Uppföljning av internkontroll 2016 Förslag till beslut Arbetsmarknadsnämnden föreslås besluta att godkänna avrapportering av internkontroll 2016 samt att överlämna avrapporteringen av internkontroll 2016 till kommunstyrelsen. Ärendet Nämnden ska årligen rapportera resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen och redovisa antagen kontrollplan för kommande verksamhetsår. Nämndens internkontrollplan syftar till att skapa en ändamålsenlig och effektiv verksamhet, tillförlitlig finansiell rapportering samt att med kontroller säkerställa att tillämpliga lagar och förordningar följs års internkontroll omfattar verksamhetskontroller, kontroller i system och rutiner, kontroll av efterlevnad av regler, policys och beslut och finansiella kontroller. I samarbete med kontrollansvariga har internkontrollen skett löpande under året i samband med både delårsbokslut samt under december månad. Bifogad avrapportering innefattar bilagor med mer detaljerad information från kontrollansvariga och avdelningar inom förvaltningen. Granskningen har skett med anmärkningar och i de fall oklarheter funnits har berörda informerats eller kommer att informeras i samband med denna avrapportering. Bilagor: Bilaga 1, Internkontrollplan 2016 AMN Bilaga 2, Bilagor från kontrollansvariga i enlighet med plan Arbetsmarknadsförvaltningen Lena Winterbom Direktör Postadress: Uppsala kommun, arbetsmarknadsförvaltningen, Uppsala Besöksadress: Stationsgatan 12 Telefon: (växel) E-post: arbetsmarknadsforvaltningen@uppsala.se

2 ARBETSMARKNADSFÖRVALTNINGEN Handläggare Tina Hultman DATUM DNR-AMN Uppföljning av internkontrollplan 2016 Inledning Intern kontroll handlar om tydlighet, ordning och reda och om att säkerställa att det som ska göras blir gjort på det sätt som är tänkt. Internkontrollplanen innehåller kontrollmoment som bidrar till att detta sker. En förutsättning för upprättande av internkontrollplanen är att den föregås av riskhantering inklusive en riskanalys. Med riskanalysen som underlag avgör nämnden och styrelsen vilka risker som behöver följas upp och hur uppföljningen ska genomföras. Riskhanteringsprocessen fångar tänkbara hinder, hot eller brister som är eller kan bli en risk. Risker som värderats högt och prioriterats för åtgärd, hanteras i exempelvis verksamhetsplanen eller i internkontrollplanen. Mycket arbete har under året skett med de interna kontrollerna. Förvaltningens kvalitetsnätverk har påbörjat ett utvecklingsarbete med att få till en jämnare och mer stringent uppföljning av kontrollmomenten, och göra interna kontroller till en löpande och mer naturlig del av verksamhetsutvecklingen. En viktig del av detta är att kontrollarbetet sedan början av 2016 följer delårsbokslutsarbetet, dvs. uppföljningen av verksamhetsplanen. Kvalitetsnätverket arbetade i början av 2016 fram en lathund för genomförande som ska bidra till att säkerställa en högre kvalité både på kontrollarbetet men även i dokumentation och påföljande åtgärder. Sammanfattning av utvecklingsområden efter genomförd internkontroll Uppföljningen av 2016 års internkontrollplan är i jämförelse med föregående års uppföljning betydligt mer ambitiös. Uppföljningen har varit tätare och följt delårsbokslutens tertialer och fortsättningsvis hänvisar dokumentet till dessa med T1, T2 eller T3. En mer ambitiös hållning innebär mer bakomliggande arbete för verksamheten, och mot bakgrund av framförallt den kommunala omorganisationen har inte alla kontrollmomenten kommit i mål fullt på det sätt som avsetts. Överlag har dock arbetet med interna kontroller skärpts avsevärt under 2016 och är nu mer en levande del av uppföljningen av förvaltningens verksamhet Postadress: Arbetsmarknadsförvaltningen, Uppsala Besöksadress: Stationsgatan 12 Telefon: (växel) Fax: E-post:

3 2 (19) Anmärkningar efter genomförd uppföljning av 2016 års internkontrollplan Allmänna anmärkningar Avdelning Vuxenutbildning och Konsument har med anledning av den kommunala omorganisationen inte mäktat med att redovisa uppföljning av interna kontroller under T3, utan följande dokumentation från grundar sig därför på rapportering från T1 och T2 från den avdelningen. Avdelning Vuxenutbildning och Konsument har emellertid bidragit stort till utformningen av den lathund för uppföljningsarbete som tagits fram och i övrigt även till formerna för uppföljning av internkontroll i förvaltningen. Trots arbete med att skapa jämnare kvalité i de redovisade resultaten av uppföljningen mellan avdelningar och kontrollpunkter, finns brister och nivån är fortfarande ojämn mellan avdelningar och kontrollpunkter. Arbetet med att utveckla uppföljningsarbete och lathund för att säkerställa hög och jämn kvalité i utredning och redovisning behöver fortsätta Specifika anmärkningar Ekonomiska kontrollpunkter: En problematik som uppmärksammats är dock att samma person sakgranskar och kontrollerar fakturor. Detta är ett problem i flera förvaltningar och har framförts till kommunledningskontoret. Frågan om denna kontroll bör ligga centralt hos redovisningsenheten behöver initieras. Stickprov genomförs inte eftersom även det steget då skulle genomföras av en person som både sakgranskar och kontrollerar. Sekretesshantering: De finns brister i redovisningen till uppföljningen av sekretessärenden, det sammanlagda antalet stickprover redovisas inte från någon avdelning, inte heller något om deras innehåll. Rutiner som tagits fram har inte redovisats tillfullo från någon avdelning. Det framgår att dock att stickprover genomförts till viss del, så det kan handla om att detta bara inte redovisats tillfullo. Sammantaget gör dessa brister i redovisning emellertid att det är svårt att bedöma huruvida hanteringen av sekretess fungerar tillfyllest i förvaltningen Handläggningstider: Endast avdelning Försörjningsstöd och Nyanlända har redovisat mätning av handläggningstider under T3. Delvis beror detta på outvecklat systemunderstöd och otympliga mätverktyg som kräver mycket manuell hantering och manuella uppskattningar. Frågan behöver lyftas i ledningsgrupp och åtgärder behöver initieras för att snabbare komma tillrätta med problemet med mätning av handläggningstider, se nedan under åtgärder.

4 Åtgärder, eller förslag till åtgärder under 2017 Riskhanteringsprocess och interkontrollplanearbete kommer under 2017 att flyttas in i det digitala verksamhetssystemet Hypergene, vilket innebär att en stor del av dokumentation och uppföljning av internkontrollplanen kommer att ske digitalt. Redan innan den sista januari 2017 ska internkontrollplanen i sin helhet finnas på plats i verktyget. Konsekvensen av detta är att ett implementeringsarbete återstår för att organisera uppföljningsarbetet med internkontrollerna på ett delvis nytt och mer systematiskt sätt. En översyn av de ekonomiska kontrollerna behöver ske under 2017, då förändringar skett i handläggningsrutiner som påverkar möjligheten för ekonom att göra lokala stickprover. Förvaltningen behöver kunna förfoga över kontrollarbetet i nämndens konrollplan. 3 (19) Synpunktshantering: Arbetet med synpunktshantering har kommit långt under 2016 men ett fortsatt utvecklingsarbete återstår under Fortfarande finns anledning att misstänka en underrapportering av synpunkter från verksamhetens alla avdelningar och ett arbete återstår att få in rutiner kring klagomålshantering i nya verksamheter som tillkommit i och med omorganisation av Vuxenutbildningen. Dokumentationen behöver utvecklas ytterligare och det digitala verktyget behöver förbättras, det senare förfogar vi endast delvis över då verktyget delas av flera förvaltningar, men utrymme finns för lokala anpassningar. En riktlinje för synpunktshantering vilket beslutats i verksamhetsplanen, kommer utgöra en samlande faktor för detta utvecklingsarbete under året. Handläggningstider: För att få bättre kontroll på handläggningstider behöver förvaltningen arbeta med utveckling av sina digitala verksamhetssystem som möjliggör mätning av handläggningstid, i kombination med en mer processorienterad organisation där arbetsmoment i handläggningsprocesserna närmare kopplas ihop med mätning av ledtider. Frågan överlämnas till ledningsgruppen.

5 4 (19) Uppföljning av 2016 års kontrollpunkter 1. Förlängning eller uppsägning av avtal Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollmetod Förlängning eller uppsägning av avtal Kontroll att beslut har fattats om huruvida avtal ska förlängas eller sägas upp. Kontroll att besluten dokumenteras. Kontroll genom stickprover av tre avtal som bedöms enligt framtagen checklista och rutin för granskning och dokumentation. Kontrollansvarig är strateg från annan förvaltning vilken granskar, dokumenterar och återkopplar till samordningsansvarig för internkontroll i AMF. Granskning av avtalsärenden för 2016 i ärendehanteringssystemet DokÄ har genomförts och granskningen visar dokumentation av en bekräftelse att ett avtal upphört att gälla, (AMN ) men att inga avtal i övrigt som är registrerade är det för att de har förlängts eller sagts upp under den aktuella kontrollperioden. Kontrollpunkten lämnas utan anmärkning då avtal för granskning under året saknas enligt kontrollmomentets utformning 2. Säker sekretesshantering Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollmetod Hantering av sekretessfrågor Kontroll att det finns tillräcklig kunskap om hur sekretessärenden ska hanteras 1. Kontroll genom granskning av fem stickprovsärenden per tertial. Sammanställning och rapportering av avvikelser. 2. Kontroll genom webenkät till personer som hanterar sekretessärenden Tjänstemän och chefer inom förvaltningen ska ha tillräcklig kunskap om hur sekretessärenden ska hanteras. Kontrollmomentet avser samtliga avdelningar där sekretessärenden kan förekomma och kontrollansvarig är avdelningschef.

6 Sammanfattaande redovisning från avdelningarna: Avdelningen för Försörjningsstöd och nyanlända: Avdelningen har nyligen färdigställt en rutin för stickprovskontroller. Rutinen avses för uttag av inloggningsuppgifter och implementering av rutinen sker inom den närmaste framtiden. När det gäller misstanke om att obehörig har läst personakt så utreds detta alltid genom att utdrag begärs från systemförvaltare från IT. De utdrag som har begärts hittills har inte påvisat någon felaktig hantering. Avdelning Arbetsmarknadsinsatser: Inom avdelningen är den stora merparten ärenden inte sekretessbelagda. Alla ärenden, där deltagaren har skyddad identitet, hanteras manuellt i alla steg inom avdelningen. Detta görs av en utvald arbetsmarknadssekreterare. Under delårsbokslut T1 och T2 skapades bättre och tydligare rutiner för att hantera sekretessärenden, exempelvis för att undvika felaktig hantering vid eventuell sjukfrånvaro. Under T3 Avdelning Vuxenutbildning och Konsument: Inom vuxenutbildningen är de flesta handlingar offentliga vilket innebär att Individuella studieplaner, ansökningar, betyg och närvarorapportering är offentliga handlingar och omfattas inte av sekretess. Rektor genomför en bedömning i fall till fall vad som kan lämnas ut och vad som omfattas av sekretess. Personer med skyddad identitet hanteras manuellt i alla steg inom enheten. Under T1 genomfördes följande antal stickprover: 3 sekretessärenden vid ansökan till vuxenutbildningen 2 sekretessärenden vid ansökan till Sfi 3 sekretessärenden på skolor/anordnare vuxenutbildning 2 sekretessärenden på skolor/anordnare Sfi 3 betygsutfärdande på Navet vuxenutbildning 2 betygsutfärdande på Navet Sfi Under T2 och T3 har inte några stickprover genomförts utan avdelningen har arbetat med att skapa bättre förutsättningar för denna kontrollpunkt. Förutsättningarna är: Identifiera personer inom verksamheten som arbetar med sekretessärenden. (maj 2016) Genomfört men behöver kompletteras i kontrollmetoden. Kartlägga skolors hantering av sekretessärenden och kunskap kring dessa ärenden. (Påbörjat under maj 2016) avbrutits under juni då fler faktorer dykt upp i kontrollmetoden. Säkerställa att dokumentation som har sekretess förvaras korrekt och säkert brandsäkert arkivskåp är beställt i april 2016 Säkerställt när det gäller myndighetsutövning 5 (19)

7 Inom konsumentrådgivningen föreligger inte sekretess, i enstaka fall kan frågan komma upp och i år har den lyfts, och rutiner finns för hur detta ska hanteras. All budget- och skuldrådgivning omfattas av sekretess. Då det inte kan sägas i start vilka ärenden som blir skuldsaneringsärenden behandlas alla med sekretess. Det innebär att uppgifter rörande klienter inte röjs i annat fall än när kronofogden eller tingsrätten frågar efter uppgifter Redovisning från webenkät: En webbenkät har skickats ut till 18 tjänstemän med följande frågor: 1. Har du tillräcklig kunskap om hur du ska hantera ärenden eller handlingar som omfattas av sekretess, för att du ska kunna utföra ditt arbete i enlighet med gällande lagstiftning? 2. Har din arbetsplats rutiner för hur ärenden eller handlingar som omfattas av sekretess ska handläggas? 3. Har din närmaste chef sett till att du fått kännedom om rutinerna kring hanteringen av sekretess? 4. Genomför du alltid en sekretessprövning innan du lämnar ut handlingar eller ärenden till utomstående? 5. Har du under det senaste året via e-post skickat handlingar eller diskuterat innehållet i handlingar som omfattas av sekretess? 6. Har du övriga kommentarer som rör området sekretess så skicka gärna med på raden nedan Endast tre stycken tjänstemän har svarat på enkäten. Det låga svarsresultatet gör materialet mindre användbart för bedömning av kontrollpunkten. Svarsresultatet kan ha att göra med en kort svarstid på ca tio dagar i december, och att ingen påminnelse skickades ut. Frågorna är emellertid inte tidskrävande, tar ca tre minuter att färdigställa och är enkla att besvara. Samtliga svarande säger sig hantera sekretessärenden och anser att de har tillräcklig kunskap om frågan. Förvaltningens avdelningar har ökat förutsättningarna för att sekretessärenden ska hanteras på förvaltingsrättsligt goda grunder, då samtliga avdelningar under året arbetat med att se över sina rutiner för att hantera sekretessärenden och en stor del av tiden har gått åt till att jobba med hur arbetet ska gå till. I mindre utsträckning har faktiska kontroller eller stickprover genomförts, av vad som kan utrönas av redovisningen. Endast en avdelning har redovisat omfattningen (delvis) av de stickprover som genomförts under året. Utifrån den redovisning som inkommit är det svårt att bedöma huruvida hanteringen av sekretessfrågor är av sådan kvalité att risken för felaktigheter inte inträffar eller vilken grad av brister som finns eller inte finns. Kontrollpunkten lämnas med åtgärd. Kontrollpunkten finns i 2017 års internkontrollplan och förvaltningen bör skärpa kraven på dokumentationen i samband med redovisningen vid delårsbokslut 1. Tillika bör webenkäten skickas tidigare och till fler tjänstemän under året för att säkerställa ett bättre svarsresultat. Frågan överlämnas till ledningsgrupp. 6 (19)

8 7 (19) 3. Korrekt hantering av delegationsbeslut Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollmetod Hantering av delegationsbeslut Kontroll att delegationsbeslut anmäls till nämnd inom skälig tid och att de fattas i enlighet med delegationsordning Kontroll genom tre stickprover ur DokÄ från varje tertial, sammanlagt 9 stickprover under året Delegationsbeslut ska anmälas till nämnd inom skälig tid och delegationsbeslut ska fattas i enlighet med delegationsordning. I enlighet med planen har tre stickprov/tertial tagits ur dokument- och ärendehanteringssystemet. Kontrollansvarig är nämndsekreterare. För detaljerad information kring samtliga 9 granskade beslut, se bilaga nr 1 Alla ärenden är fattade i enlighet med nämndens delegationsordning Alla ärenden som anmälts till nämnd är anmälda inom rimligt tid. Ett ärende är beslutat på delegation 20 juni och anmält i nämnd 15 september vilket blir på gränsen med tre månader men beslutet fattades strax efter nämndens sista sammanträde innan sommaren och anmäldes vid nämndens första sammanträde efter sommaren. Kontrollmomentet lämnas utan anmärkning 4. Synpunktshantering Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollmetod Hantering av synpunkter och klagomål Kontroll att synpunkter och upptäckta felaktigheter dokumenteras i digitalt webformulär, utreds och åtgärdas 1. Kontroll genom granskning i digitalt system, 2. i kombination med redovisning från respektive avdelning av inkomna synpunkter, dokumenterad utredning av brister och beskrivning av vidtagna åtgärder. Synpunkter och upptäckta felaktigheter ska dokumenteras, åtgärdas samt leda till utveckling av verksamhetens innehåll och utförande. Kontrollansvarig är avdelningschefer och samordningsansvarig strateg vid staben. Förvaltningen har under året arbetat med synpunktshanteringsprocessen, med utgångspunkt i det kvalitetsnätverk som förvaltningen inrättat för kvalitetsfrågor. Processen genomlysts och förändrats något i väntan på et större utvecklingsarbete. Vid genomförd kontroll i det digitala systemet framkommer att 16 synpunkter inkommit under året. 10 stycken har skickats vidare för utredning till avdelning Försörjningsstöd och Nyanlända, 4

9 stycken till Vuxenutbildning och Konsument, samt 2 till avdelning Jobbcenter/Arbetsmarknadsinsatser. Samtliga utom två synpunkter har utretts, återkopplats till klagande ( i de fall denne inte varit anonym), och har avslutats i systemet. Av de två som inte avslutats är den ena nyligen inkommen och under utredning inom avdelning Vuxenutbildning, den andra har tidigare vidarebefordrats till chefen för staben för hantering då synpunkten var av sådan karaktär att det var otydligt var den skulle handläggas. Utifrån kategorierna i det digitala verktyget bemötande, tillgänglighet, information, tjänstens genomförande och innehåll, samt övrigt går det inte att dra några tydliga slutsatser eftersom synpunkterna är relativt jämnt fördelade över kategorierna, med ett visst överslag för tillgänglighet, dvs där klienter, elever eller deltagare haft svårigheter att komma i kontakt med rätt personal eller kunnat göra det på ett skyndsamt sätt. För detaljerad beskrivning från avdelning Försörjningsstöd och Nyanlända samt Vuxenutbildning och Konsument (T2) där merparten av synpunkterna hanterats, se bilaga nr 2 och nr 8. Generellt är både utredningsarbetet och dokumentationen i det digitala uppföljningssystemet i jämförelse med föregående år avsevärt mycket bättre. Genom införandet av en lokal administratör som både har verksamhetsnära förankring, samt med sitt deltagande i kvalitetsnätverket är drivande i förvaltningens utveckling av synpunktshanteringen, har handläggningsprocessen blivit mer snabb och stringent. Den lokala administratören håller ihop ärendeprocessen, skickar påminnelse vid behov, samt ser till att ärendet hanteras inom stipulerade tidsramar och rutiner. Lokal synpunktsadministratör har också kunnat tillse att det som dokumenteras håller en högre kvalité. En del återstår. De lokala synpunktsadministratörerna har olika uppdrag och arbetsuppgifter på hemmafronten. Förvaltningen behöver säkra att likartade förutsättningar finns inom alla avdelningar för arbete med synpunktshantering. Mer likartade förutsättningar ger jämnare kvalité i inrapportering, utredning och uppföljning. Förvaltningen behöver komma tillrätta med underrapporteringen av synpunkter. Detta kräver ett utvecklingsarbete för kvalitetsnätverket och förvaltningens avdelningar har brister och utvecklingsområden identifierats. En handlingsplan och samordnare behöver tas fram för det fortsatta arbetet, oc arbetet behöver kopplas ihop med arbetet med att ta fram en riktlinje för synpunktshantering. Det digitala verktyget behöver förbättras, i väntan på upphandling av ett nytt kommungemensamt synpunktshanteringssystem. De förändringar som behöver göras är inte så stora men kommer innebära stora positiva konsekvenser för kvalitén både i utredningsförfarandet med även i uppföljningshänseende. Kontrollpunkten lämnas med anmärkning. Redan påbörjat utvecklingsarbete kommer att fortskrida under (19)

10 9 (19) 5. Hantering av behörigheter i förhållande till delegations- och attestförteckningar Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollmetod Hantering av behörigheter i förhållande till delegations- och attestförteckningar. Kontroll att behörigheter följer delegations- och attestförteckningar. Kontroll att behörigheter är aktuella Kontroll genom granskning att behörigheter beslutade av nämnd är inlagda i redovisningssystemet, och genom avstämning av delegationsordningen för året Redovisning från ekonom: Delegationsförteckning uppdateras varje år och regelbundna kontroller görs av ekonom vid delårsbokslut så att rätt person är inlagd och attesterar i ekonomiprogrammet. Några avvikelser eller felaktigheter har inte rapporterats eller redovisats från ekonom. Kontrollmomentet lämnas utan anmärkning 6. Hantering av representation till anställda och förtroendevalda samt extern representation Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollmetod Hantering av representation till anställda och förtroendevalda samt extern representation Kontroll att lagstadgade beloppsgränser beträffande momsavdrag görs i enlighet med skatteregler och att vederbörlig specifikation med deltagare finns bilagd till fakturan Kontroll genom fem stickprover varje tertial Lagstadgade beloppsgränser beträffande momsavdrag ska göras i enlighet med skatteregler och vederbörlig specifikation med deltagare som finns bilagd till fakturan. Kontrollansvarig är ekonom. Redovisning från ekonom: Alla representationsfakturor hamnar i kontrollsteget där de kontrolleras av ekonom. Där kontrolleras att rätt moms är avdragen i enlighet med skatteregler och att syfte och deltagare är bifogat.

11 Några avvikelser, antal brister eller felaktigheter har inte rapporterats. En problematik som uppmärksammats är dock att samma person sakgranskar och kontrollerar fakturan (även om det sker i två olika steg). Detta är ett problem i flera förvaltningar och har framförts till kommunledningskontoret. Frågan om denna kontroll bör ligga centralt hos redovisningsenheten behöver initieras. Stickprov genomförs inte eftersom även det steget då skulle genomföras av en person som både sakgranskar och kontrollerar. Kontrollmomentet lämnas med åtgärd. 10 (19) 7. Hantering av bokföring Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollmetod Hantering av bokföring Kontroll att attestreglementet följs, att det inte förekommer felaktigheter i bokföringen och att attestanterna har rätt kunskaper för sitt uppdrag. Kontroll av bokföringsorder i förhållande till felaktigheter i bokföringen. Kontroll av kunskap i attestreglementet genom webenkät till beslutsattestanter. Attestreglementet ska följas och det får inte förekomma felaktigheter i bokföringen. Kontrollansvarig är ekonom. Redovisning från ekonom: Kontroll av bokföringsorder görs i och med att ekonom får underlag/mail från verksamheten eller från central controller om vad som ska bokas. Dessa underlag granskas av ekonom innan bokning. Från och med hösten 2016 lämnas alla bokföringsorders plus underlag till redovisningsenheten så inga underlag finns kvar hos AMN. Stickprover av BO bör alltså göras av redovisningsenheten. Någon webenkät är inte genomförd. Kontrollmomentet bör ses över under 2017, frågan överlämnas till ledningsgruppen samt controller. Kontrollmomentet lämnas med åtgärd. 8. Hantering av bostadsfrågor inom klientprocesser Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollmetod Hantering av bostadsfrågor inom klientprocesser Kontroll av bostadsbristens betydelse för förvaltningens målgrupp genom granskning av samtliga ärenden med utbetalning för tillfälligt boende. Kontroll av samtliga ärenden med utbetalning för tillfälligt boende enligt framtagen rutin och checklista, vid varje tertial. De senaste åren har kostnaderna för tillfälligt boende ökat för förvaltningen. Bostadsbristens betydelse för förvaltningens målgrupper är en komplex fråga att fånga inom ramarna för internkontrollarbetet och kontrollmomentet kan inte göra anspråk på att kartlägga alla aspekter. Tertial

12 fokus på kostnader och systematiskt uppföljningsarbete kring frågan ger underlag till fördjupad analys av bostadsbristens betydelse och åtgärder för framtiden. Kontrollansvarig är avdelningschef. Sammanfattad redovisning från avdelning Försörjningsstöd och Nyanlända; För detaljerad information och analys, se bilaga 3 De senaste årens kostnadsutveckling för tillfälligt boende ser ut enligt följande: 11 (19) År Summa TF boende Genomsnitt per månad ,00 kr ,75 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr Jan-nov ,00 kr ,00 kr 953 utbetalningar har konterats för tillfälligt boende från första januari till sista november Det finns två moduler i journalsystemet procapita en för ekonomiskt bistånd och en för ekonomiskt bistånd flykting. I denna uppföljning gjordes 292 utbetalningar till flyktingregistrerade samt 661 utbetalningar till hushåll registrerade på det andra sättet. Bland de som mottagit bistånd för tillfälligt boende (en eller flera gånger) fanns det 336 unika hushåll, under perioden. Den genomsnittliga utbetalningen per hushåll, båda modulerna inräknat, är kronor.totalt har kronor betalats ut i ekonomiskt bistånd för tillfälligt boende under perioden. Den genomsnittliga månadskostnaden är alltså kronor. Jämfört med det totala ekonomiska biståndet ( kronor) utgör det ekonomiska biståndet för tillfälligt boende 4 % av kostnaden. Antalet avslutade hushåll är högt i andra tertialen. Det är under samma period som vi inför in en policy om mer kritisk granskning innan beslut, särskilt mot egenbosättande flyktingar (EBOs) samt anknytande till vuxen. Antalet pågående hushåll minskar något i september-oktober, jämfört med andra tertialen, men att det är färre avslutade hushåll. Man bör dock vara försiktig med att dra slutsatser utifrån jämförelsen med tidigare perioder, eftersom det är en kortare mättid. Men det skulle kunna bero på att man har lyckats bra med att se till att endast de som faktiskt inte har några andra alternativ erbjuds boendeformen tillfälligt boende.

13 Barnperspektivet har genomslag och att det i hög grad är barnfamiljer som erbjuds tillfälligt boende man kan dra slutsatsen att det är svårare att få tillfälligt boende genom försörjningsstöd om barn inte finns i hushållet. Det är särskilt tydligt bland de ärenden som handläggs av Enheten för Nyanlända. 12 (19) Uppsalas nya bostadsförmedling har inneburit ökad transparens för oss, då vi antar att de flesta som står i bostadskö ansöker om bistånd för avgiften. Om klienten bor i tillfälligt boende men inte ansöker om avgift för bostadskö finns det skäl att reagera. Insatsen kommunal borgen (där klienten tecknar kontrakt direkt med hyresvärd och kommunen fungerar som borgenär) har varit lyckad och har hjälp många till egna kontrakt. Framöver bör vi kanske granska möjligheterna till den insatsen för de hushåll som är i behov av tillfälligt boende Avdelningen bedöms efter granskning av inkommen redovisning ha god kontroll både avseende rutiner, dokumentation och analys av bostadsfrågan i enlighet med kontrollmetodens utformning. Ur ett internkontrollperspektiv saknas anmärkningar, men huruvida andra åtgärder behöver vidtas i frågan kring tillfälligt boende utifrån förevarande granskning, lämnas till ledningsgruppen att besluta om. 9. Hantering av samverkan i klientprocesser Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollmetod Hantering av samverkan i klientprocesser Kontroll av samverkan kring klienter genom uppföljning av SIP, samordnad individuell plan Kontroll av antal SIP samt granskning och dokumentation av samtliga SIP-ärenden avseende målgrupp och behov per tertial Kontrollmomentet avser endast kontroller inom avdelning Försörjningsstöd och Nyanlända. Kontrollansvarig är avdelningschef. Avdelningen har genomfört 73 SIP-möten under året och har sammanställt och analyserat materialet från mötena utifrån variablerna målgrupp, diagnos, hushållsbild, sysselsättning och genus- och åldersbild. Avdelningen har redovisat en utförlig beskrivning och analys per dessa variabler, se bilaga 4. Avdelningen bedöms efter granskning av redovisning ha god kontroll både avseende rutiner, dokumentation och analys av samverkan-sip, i enlighet med kontrollmetodens utformning. Kontrollmomentet lämnas utan åtgärd.

14 13 (19) 10. Hantering av handläggningstider Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollmetod Hantering av handläggningstider Kontroll av handläggningstider inom förvaltningen Kontroll av handläggningstid genom mätning av utpekad del i handläggningsprocess inom respektive avdelning enligt framtagen rutin En viktig del i servicen till medborgaren är en förvaltningsrättsligt skyndsam handläggning, handläggningstiden signalerar också hur pass effektivt förvaltningens resurser används för att skapa värde för medborgaren. Därför behöver förvaltningen ha kontroll på sina handläggningstider. Avdelningschefer är ansvariga för kontrollmomentet. Sammanfattad redovisning från avdelningarna. För detaljerad information, se bilaga 5 och 8 Avdelning försörjningsstöd och nyanlända: Inom avdelningen har 584 aktualiseringar från september och oktober av typen ekonomiskt bistånd och ekonomiskt bistånd flykting mätts. Mätningen avser hur långt tidsintervall i dagar det är mellan att en klient aktualiserats och att ett beslutsav typen ekonomiskt bistånd beviljas eller ekonomiskt bistånd avslås har fattats i ärendet. Beslutet kan ha fattats senare än i oktober. Alla aktualiseringar har inte ett matchande beslut och är inte med i underlaget. De allra flesta aktualiseringar under perioden är med, men möjligtvis inte alla. Vi kan få en uppfattning om hur lång tidsperiod det generellt är mellan aktualisering och beslut. Måtten är i antal kalenderdagar Medelvärde: 17,48 dagar Median: 15 dagar Andel med väntetid 14 dagar eller längre: 55,48% Kategori väntetid Januari- februari September-Oktober Väntetid i antal dagar från första kontakttillfället för ansökan vid nybesök till beslut inom försörjningsstöd, väntat längre än 14 dagar (%) Totalt Väntetid i antal dagar från första kontakttillfället för ansökan vid nybesök till beslut inom försörjningsstöd, medelvärde Totalt Väntetid i antal dagar från första kontakttillfället för ansökan vid nybesök till beslut inom försörjningsstöd, median Totalt

15 Avdelning Arbetsmarknadsinsatser: Avdelningen har under året påbörjat ett omfattande processarbete för hela avdelningen, vilket troligtvis kommer få en avsevärd påverkan på handläggningstiderna i positiv riktning. Under det arbetet kommer vi att identifiera de delprocesser vi behöver mäta för att uppnå optimal handläggningstid. Under T1 och T2 mättes total handläggningstid från inskrivning till avslut, på de ärenden som avslutats till och med augusti 2016, vilket generrat en genomsnittlig handläggningstid på 322 dagar. Detta är 6 dagar kortare än förra mätningen, som gjordes i maj. Denna mätning av handläggningstider kommer också att ligga som underlag för enskilda samtal med medarbetarna om hur handläggningstiderna kan kortas. Avdelning Vuxenutbildning och konsument:som ett led i att vuxenutbildningen har som avsikt att ha ett digitalt system för webbansökan, antagning och uppföljning har handläggningstider kartlagts inom verksamheten vuxenutbildning. Fokus har varit att mäta de olika delarna i handläggningen, för att skapa förändring i processer där handläggare aktivt ska bidra till att kvalitetssäkra sin egen handläggningstid. Kontrollmetod 1: Hur lång tid tar det för medborgaren att ta sig igenom verksamhetens olika delar från ansökan till antagning? Viktigt är att förstå att samma person kan bokföras på olika ställen inom samma verksamhet. Det är inte unika personer utan en uppskattning av antal besökare som behöver hjälp. Detta har mätts till T2, i enlighet med tre olika kategorier, enkel, svårare, mycket svår. Öppna ytan: Enkel handläggningstid: 30 minuter ca 320 besökare i månaden Svårare handläggningstid: minuter ca 96 besökare i månaden Mycket svår handläggningstid: 180 minuter ca 1-2 personer i månaden Studie och yrkesvägledning (enbart möten ej telefon eller mejl) bokat möte 60 minuter ej inkluderat Enkel handläggningstid: 25 minuter ca 180 besökare i månaden Svårare handläggningstid: 60 minuter ca 40 besökare i månaden Mycket svår handläggningstid: 90 minuter ca 4-6 besökare i månaden Antagning: Handläggningstid från start till mål: 40 minuter ca 900 ansökningar i månaden (genomsnitt) Returnerade ansökningar: 25 % av alla inkomna ansökningar. Ny översyn visar att 22% av alla inkomna ansökningar returneras till sökande. Beror bland annat på ej komplett ansökan eller sökande som ej är folkbokförda i kommunen. Ytterligare kontrollmetoder har tagits fram för att mäta handläggningstider som kommer att implementeras framöver som avser: Mäta tiden för besökare att få den första tiden för ett bokat möte med studie- och yrkesvägledare. 14 (19)

16 15 (19) Mäta tiden för svar på mejl (gemensam brevlåda) Mäta tiden från första möte till kursstart inom SFI-mottagning Mäta tiden från ansökan inkom till beslut meddelas sökande. Mätmetod behöver justeras Mäta tiden för svar på mejl (gemensam brevlåda) Mäta tiden för handläggning av SFI ansökan, från inkommen handling till anordnare får besked. Mätmetod behöver justeras Konsument Uppsala: Konsumentrådgivning: handläggningstid beror helt på ärendet så därför mäts tid till återkoppling. Vi ger svar eller återkopplar till frågeställaren samma dag eller senast nästkommande arbetsdag. Ett ärende besvaras alltifrån från första kontakten under rådgivningstid = direkt till att ett ärende tar tid att utreda och flera kontakter tas med konsumenten och näringsidkaren. Första kontakten kan vara allt från några minuter till längre samtal på minuter. Budget- och skuldrådgivning: Vi svarar löpande på förfrågningar med målsättningen att klienterna får kontakt samma dag eller senast nästkommande arbetsdag. Vi har en väntetid för att få ett bokat besök på ca 4 veckor. Beroende på ärendets karaktär kan det handla om allt från 1 besök till upp mot 100. Kontakterna kan vara fleråriga och i det fall det blir en skuldsanering beslutad har vi ansvar och är behjälpliga även under skuldsaneringsperioden. Det innebär att det kan vara mångåriga kontakter. Att mäta handläggningstider inom förvaltningens verksamheter är ett tidskrävande arbete och bygger till stor del på uppskattningar och genom manuell mätning med traditionell klocka, då förutsättningar till stor del saknas för digitala uttag inom de verksamhetssystem som förvaltningen använder. Inom avdelning Vuxenutbildning och Konsument måste i princip all mätning av handläggningstid göras genom manuell mätning, inom avdelning Jobbcenter/Arbetsmarknadsinsatser kan i nuläget endast inskrivningsdatum och avslutsdatum tas ut ur klientdatasystemet Procapita, och inom avdelning Försörjningsstöd och Nyanlända kan förutom inskrivning och avslutningsdatum, i princip endast antal dagar från aktualisering till fattat beslut tas ut ur det digitala klientsystemet, om inte en betydande och tidskrävande utredningsinsats på att mäta andra ledtider som har någon relevans för förståelsen av handläggningen, läggs. Att mäta handläggningstider på ett effektivt sätt kräver moderna digitala verktyg, vilket kräver ett utvecklingsarbete ibland annat inom ramarna för Procapita. Samtidigt krävs också ett mer processorienterat arbetssätt där organisationen möter upp med mer kunskap kring arbetsmoment och delar i tjänsternas utförande, så att mätning av ledtider närmare kopplas ihop medsjälva handläggningsprocesserna. Kontrollmomentet lämnas med åtgärd. För att få bättre kontroll på handläggningstider behöver förvaltningen arbeta med utveckling av sina digitala verksamhetssystem som kan möjliggöra bättre och mer relevant mätning av handläggningstid, i kombination med en mer processorienterad organisation där arbetsmoment i handläggningsprocesserna närmare kopplas ihop med mätning av ledtider. Frågan överlämnas till ledningsgruppen.

17 16 (19) 11. Hantering av klientprocesser Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollmetod Hantering av klientprocesser Kontroll att handläggare och chefer har tillräcklig kunskap om verksamma faktorer i förändringsarbetet med klienter Kontroll och uppföljning av orsak till avslut av ärenden, genom granskning och dokumentation av orsakskoder för avslut i förvaltningens verksamhetssystem Kontrollmomentet avser endast avdelning Försörjningsstöd och Nyanlända. Kontrollansvarig är avdelningschef Redovisning av slutsatser gjorda av avdelning Försörjningsstöd och Nyanlända: Det är vanligare att ärendet avslutas på grund av att de inte avhörs bland de som är registrerade som flyktingar än kategorin ickeflyktingar. Vi ser också bland annat att det är betydligt vanligare att ärendet avslutas på grund av egen försörjning bland de som inte är flyktingar. Under 2017 införs e-ansökan vilket kommer innebära ökad tid till förändringsarbete samt mer individuell kontakt med de klienter som har behov av stöd i förändringsprocessen, detta bör innebära att andra avslutsorsaker än ej avhörts blir vanligare och kan leda till att verksamheten blir bättre på att identifiera framgångsfaktorer.

18 Avdelningen bedöms efter granskning av inkommen redovisning ha påbörjat ett utvecklingsarbete för att i enlighet med kontrollmetodens utformning få kontroll på orsaker till avslut i syfte att bygga ett systematiskt uppföljningsarbete till underlag för utveckling. Ur ett internkontrollperspektiv saknas anmärkningar, men huruvida andra åtgärder behöver vidtas i frågan utifrån det som framkommit, lämnas till ledningsgruppen att besluta om. 17 (19)

19 12. Hantering av Lex Sarah Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollmetod Hantering av lex Sarah Kontroll att rutinerna för lex Sarah följs Kontroll av hur rutiner följs genom redovisning av utredningar, beskrivning av brister och vidtagna åtgärder vid varje tertial 18 (19) Missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden ska genast rapporteras till den som bedriver verksamheten, och den som bedriver verksamheten ska utreda och avhjälpa, eller undanröja det rapporterade missförhållandet utan dröjsmål. Kontrollen avser granskning av hur rutiner kring lex Sarah efterlevs. Kontrollansvarig är avdelningschef. Ingen lex Sarah har rapporterats under kontrollperioden. Eftersom inte någon lex Sarah rapporterats under perioden saknas underlag för granskning enligt kontrollmetod. Förvaltningen bör dock säkerställa att all nyanställd personal kontinuerligt får information om det regelverk och blanketter som gäller för området så att eventuella missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden ska kunna uppstå, dokumenteras och omedelbart åtgärdas. 13. Hantering av beslut om bistånd över kronor. Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollmetod Hantering av beslut om bistånd över kronor Kontroll av att besluten är fattade i enlighet med stipulerade lagar och riktlinjer. Undantag för beslut som omfattar utbetalning under en längre tid, samt med infriande av ansvarsförbindelse. Kontroll av samtliga beslut över :-. Vid individutskottets sammanträden har nedan antal beslut redovisats, för detaljerad redovisning se bilaga 7 21 januari redovisades 4 enskilda beslut. 25 februari redovisades 7 enskilda beslut. 16 mars redovisades 5 enskilda beslut 14 april redovisades 4 enskilda beslut 26 maj redovisades 11 enskilda beslut + tre bordlagda ärenden från 14 april 16 juni redovisades 13 beslut 15 september redovisades 22 beslut.

20 19 (19) 13 oktober redovisades åtta beslut. 10 november redovisades sex beslut. 8 december redovisades sju beslut. Totalt har 77 beslut redovisats inför utskottet januari oktober 2016 vilket kan jämföras med totalt 33 beslut som redovisades under samma period Alla beslut är fattade enligt 4 kap. 1 Socialtjänstlagen, SoL. Utskottet har konstaterat att besluten är fattade i enlighet med lagstiftning, nämndens delegationsbestämmelser och riktlinjer. Kontrollmomentet lämnas utan anmärkning.

21 Bilaga 1 AMN Uppföljning Internkontroll 2016 Internkontroll Kontrollpunkt Hantering av delegationsbeslut Ansökan om projektbidrag Unga Lär Vuxna Internet på eget språk ULVIS inkom till nämnden Beslut fattades av delegat den och anmäldes i AMN Ansökan om särskilt verksamhetsbidrag: ABF i Uppsala län inkom till nämnden Beslut fattades av delegat Beslutet har inte anmälts i nämnd. Detaljplan för Linnéträdgården samråd, perioden , inkom till nämnden Beslut fattades av delegat och anmäldes i nämnden Beslut om internhyresavtal. Avtalet underskrivet och registrerat Beslutet är inte anmält i nämnd. Beslut om föreningsbidrag, projektbidrag till SIU. Beslutet är fattat av delegat Beslutet är inte anmält i nämnd. Yttrande över detaljplan för Centrala Ulleråker. Beslut fattat av delegat och anmält i nämnd Beslut om bidrag till Studiefrämjandet i Uppsala län för dokumentärfilmsprojekt om Gottsunda. Beslut fattat 21 november, anmält i nämnd 8 december. Yttrande över detaljplan för Östra Sala Backe etapp 2. Beslut fattat av delegat och anmält i nämnd Beslut av delegat att utse arkivsamordnare Anmält i nämnd Alla ärenden är fattade i enlighet med nämndens delegationsordning Alla ärenden som anmälts till nämnd är anmälda inom rimligt tid. Ett ärende är beslutat på delegation 20 juni och anmält i nämnd 15 september vilket blir på gränsen med tre månader men beslutet fattades strax efter nämndens sista sammanträde innan sommaren och anmäldes vid nämndens första sammanträde efter sommaren.

22 BILAGA 2 ARBETSMARKNADSFÖRVALTNINGEN FÖRSÖRJNINGSSTÖD OCH NYANLÄNDA Hantering av synpunkter och klagomål: Kvalitetsnätverksgruppen har haft synpunkter på det digitala systemet som är lite omständigt t ex kan bara aviseringar gå till en person inom avdelningen vilket gör att funktionen måste föras över till annan vid längre frånvaro. Avdelningen har avvaktat enklare rutiner för att sedan gå ut med en informationssatsning riktat till klienterna, vilket troligen förklarar att det har kommit in så få synpunkter. Kontrollfråga Kontroll att synpunkter och upptäckta felaktigheter dokumenteras i digitalt system, utreds och åtgärdas Tio synpunkter har inkommit till försörjningsstöd och nyanlända under 2016 (tom ) och alla finns dokumenterade i det digitala systemet. Fem av dessa har lagts in i systemet manuellt (sedan synpunkten nått avdelningen via mail/brev) medan fem av synpunkterna lämnats digitalt via webben. Alla ärenden är utredda och avslutade. Återkoppling har skyndsamt skett till synpunktslämnaren, utöver två anonyma synpunkter där det ej gått att återkoppla. Fyra synpunkter handlar främst om tillgänglighet. En av synpunkterna handlar om missnöje kring tillgänglighet under handläggarens semester samt hur ansökan hanterats under semesterperioden. Klienten framför att det tagit en vecka att få beslut och att hen därför blev försenad med sina räkningar samt att telefonnummer till vikarierande handläggare saknats under sommarperioden. Ärendet har granskats av enhetschef, från inlämnad ansökan till beslut tog det tre dagar (då behövde ansökan också kompletteras och samma dag som kompletteringen inkom fattades beslutet) och det bedöms vara en skälig tid. Klienten har fått återkoppling via brev med information om att denne alltid kan nå andra handläggare i tjänst via växeln samt att man via sitt kundnummer kan få mycket information av medarbetare i växeln. En annan synpunkten gällande tillgänglighet handlar om en klient som vill träffa avdelningschef och är missnöjd över att avdelningschef inte ringer upp. Svarsbrev har skickats från enhetschef med information om att avdelningschefen ej har möjlighet att ta emot besök som avser handläggningsfrågor i enskilda ärenden. Klienten uppmanas att kontakta sin socialsekreterare gällande frågor som rör ekonomin, samt överklaga beslut till förvaltningsrätten om hen inte är nöjd med beslut gällande ekonomin. Vidare finns en synpunkt om att klienten inte får tag på sin handläggare via e-post samt att denne fått brev med en icke-fungerande mailadress till hela avdelningen för försörjningsstöd. Alla brevmallar har gåtts igenom sedan denna synpunkt inkom och det finns ingen ogiltig adress på dessa. Vidare har avstämning med enhetscheferna skett och alla handläggare lämnar ut sina e-post adresser till klienter och kan kommunicera via mail med de som vill. Då uppgiftlämnaren var anonym har uppföljning ej kunnat ske gällande vilken blankett personen menade samt vilken handläggare som ej anses ha varit tillgänglig via e-post. Slutligen inkom en synpunkt gällande svårigheten att få kontakt med mottagningen via telefon, när man saknar telefon och är beroende av att komma till receptionen för att ringa på vissa tider. Personen ansåg att väntetiden i telefonen var för lång (ca 40 minuter) och när Postadress: Uppsala kommun, Försörjningsstöd och nyanlända Uppsala Besöksadress: Salagatan 18 C Telefon: (reception) Fax: E-post: forsorjningsstod@uppsala.se

23 2 (3) personen kom fram till socialsekreteraren upplevde denne ett dåligt bemötande i och med ifrågasättande av situationen. Personen påtalar nu behov av matpengar, men orkar inte kontakta försörjningsstöd via telefon igen. Synpunktslämnaren kontaktades via e-post av enhetschef, information ges om att man alltid kan nå försörjningsstöd via forsorjningsstod@uppsala.se om man har svårt att komma fram på telefon och personen informerades om hur denne kan ansöka om matpengar. Synpunkten gällande bemötande tas med berörd handläggare. En synpunkt är kategoriserad som tjänstens genomförande och innehåll. Det är en anonym anmälan gällande en person som uppges ha försörjningsstöd och där synpunktslämnaren uppger att vissa uppgifter inte stämmer kring personens familjerelationer. Kontroll har gjorts av personen som anmälan avser, men denne är ej aktuell inom försörjningsstöd. Två synpunkter handlar sammantaget om information. Den ena är ett brev som inkommit till försörjningsstöd från en klient via IVO och det innehåller flera synpunkter gällande handläggningen av personens ärende. Klienten anser att denne får för sena svar på mail, att gynnande beslut har ändrats, att socialtjänsten hämnats genom att göra en orosanmälan samt att socialtjänsten ställt krav på personen trots att denne varit sjukskriven. Svarsbrev har skickat till klienten från enhetschef, gällande mail har detta granskats och personen har fått svar första helgfria dag sedan det sändes, gällande gynnande beslut informeras personen om att en ny utredning av rätt till bistånd sker varje månad. Vidare informeras om socialtjänstens anmälningsskyldighet vid oro för barn samt att socialtjänsten kan ställa krav på att man medverkar i utredning. Klienten erbjuds besökstid om det fortfarande finns frågor som är oklara. Den andra synpunkten som berör information handlar om hur man ska få tillgång till magasinerade ägodelar när man saknar medel för att hämta ut dem och betala avgiften. Personen har kontaktats av socialsekreterare på mottagningen och fått information om hur hen kan ansöka om kostnaden. Två synpunkter är kategoriserade som övrigt. Den ena handlar om att man har råd att gå till frisören när man inte har försörjningsstöd och att man måste redovisa sina kostnader med kvitto. Svarsbrev har skickats gällande att socialtjänsten efterföljer den beloppsbilaga som fastställts av regeringen avseende olika kostnader samt att rutiner efterföljs gällande hantering av ansökan för de som är aktuella inom socialtjänsten. Den andra synpunkten som kategoriserats som övrigt ifrågasätter varför kaloribehov inte beaktas när man söker försörjningsstöd, matnormen borde vara individuellt anpassad utifrån det. Svarsmail skickas med information om att det är regeringen som fastställer beloppen i riksnormen varje år och att de är baserade på Livsmedelsverkets näringsrekommendationer. Information ges om att beloppen i riksnormen kan räknas till både en högre och en lägre nivå om det finns särskilda skäl för det i ett enskilt fall. En positiv synpunkt gällande bemötande har inkommit. Det är en klient som påtalar att denne med flera upplever att försörjningsstöd arbetar bra och målmedvetet och hjälper till på många sätt. Att dennes handläggare ställt upp mycket och att handläggarens kollegor också är bra. Personen vill tacka hela socialtjänsten för ett bra och viktigt arbete. Synpunkten är anonym och inkom via brev till en enhetschef men berörd handläggare och dennes enhet har fått ta del av synpunkten.

24 3 (3) Rutiner finns inom avdelningen för hur synpunkter ska tas emot, utredas och återkopplas. Dessa rutiner efterföljs. De synpunkter som hittills inkommit har inte föranlett någon ändring i rutiner, tillgänglighet eller annat men alla utom de med anonym avsändare har besvarats och i många fall har de föranlett granskning av personens ärende, genomgång av b la brevmallar samt samtal med berörda handläggare. Det är fortfarande få synpunkter som inkommer till avdelningen trots att möjlighet nu finns att lämna synpunkter digitalt (möjlighet att lämna synpunkter på papper eller annat sätt finns också kvar). Ett utvecklingsområde är att fortsätta informera klienter både via handläggare och ev. anslag om att den digitala synpunktshanteringen finns tillgänglig på uppsala.se.

25 Bilaga 3 FÖRSÖRJNINGSSTÖD OCH NYANLÄNDA, ARBETSMARKNADSFÖRVALTNINGEN TILLFÄLLIGT BOENDE KOSTNADER OCH ANTAL 2016 EN UPPFÖLJNING AV EKONOMISKT BISTÅND FÖR TILLFÄLLIGT BOENDE JANUARI TILL NOVEMBER 2016 MAGNUS TIBBING, UTREDARE

26 FÖRSÖRJNINGSSTÖD OCH NYANLÄNDA, ARBETSMARKNADSFÖRVALTNINGEN EN UPPFÖLJNING AV HUR MYCKET EKONOMISKT BISTÅND SOM BETALATS UT FÖR TILLFÄLLIGA BOENDELÖSNINGNAR, SAMT ANTAL BOENDE OCH HUSHÅLLSSAMANSÄTTNING JANUARI TILL NOVEMBER 2016 INNEHÅLL Innehåll... 2 Begränsningar och metodik... 2 Översikt och resultat... 3 Ekonomiskt bistånd till TF boende per modul... 4 Slutsats och analys Kostnader... 6 Sammanställning unika hushåll i TF-boende Slutsats och analys unika hushåll i tillfäligt boende... 8 BEGRÄNSNINGAR OCH METODIK o o o o o Datan har hämtats genom sammanställningsverktyget i journalsystemet ProCapita. Söktermerna har varit utbetalningsdag, belopp, och i vilken modul ärendet har registrerats (ekonomiskt bistånd alternativt ekonomiskt bistånd flykting). Datan har sedan behandlats i MS Excel. Uppföljningen har endast tittat på registerledaren och har alltså inte tagit hänsyn till hur många som ingått i hushållet som tagit emot biståndet. Uppföljningen har heller inte tagit hänsyn till vilken månad biståndet är avsett för, utan endast det datum biståndet betalades ut. Uppföljningen tar inte hänsyn till vem som har mottagit biståndet och gör ingen särskillnad mellan de mottagare som fått kontinuerligt bistånd över flera månader och de som fått bistånd enstaka gånger. Utbetalningarna måste ha registrerats korrekt i journalsystemet för att de ska tas med i uppföljningen. Det finns alltid en risk att den mänskliga faktorn har inneburit att utbetalningar för tillfälligt boende har gjorts utan att registrerats på korrekt sätt, eller att utbetalningar som inte avser tillfälligt boende har tagits med i uppföljningen på grund av att de varit felregistrerade. 2

27 ÖVERSIKT OCH RESULTAT Kostnaderna för tillfälligt boende har ökat de senaste åren. År Summa TF boende (utb datum) Snitt per månad ,00 kr ,75 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr Det är därför intressant att göra en djupare uppföljning av hur dessa kostnader ser ut. 953 utbetalningar har konterats för tillfälligt boende från första januari till sista november Det finns två moduler i journalsystemet procapita en för ekonomiskt bistånd och en för ekonomiskt bistånd flykting. I denna uppföljning gjordes 292 utbetalningar till flyktingregistrerade samt 661 utbetalningar till hushåll registrerade på det andra sättet. Bland de som mottagit bistånd för tillfälligt boende (en eller flera gånger) fanns det 336 unika hushåll, under perioden. Den genomsnittliga utbetalningen per hushåll, båda modulerna inräknat, är kronor. Totalt har kronor betalats ut i ekonomiskt bistånd för tillfälligt boende under perioden. Den genomsnittliga månadskostnaden är alltså kronor. Jämfört med det totala ekonomiska biståndet ( kronor) utgör det ekonomiska biståndet för tillfälligt boende 4 % av kostnaden. Här följer en sammanställning av periodens bistånd för TF-boende (båda modulerna) Sammanställning Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November Summa Medel Antal utbet

28 EKONOMISKT BISTÅND TILL TF BOENDE PER MODUL När vi delar upp per modul är det några saker som framträder, framförallt var kostnaden hög för flyktingregistrerade i maj månad, trots att de utgör en mindre del av underlaget Kostnad utbetalt bistånd TF-boende Ekonomiskt bistånd Ekonomiskt bistånd flykting Här redovisas samma siffror fast staplat, så att den totala kostnaden per månad tydligt framgår Kostnad utbetalt bistånd TF-boende Ekonomiskt bistånd flykting Ekonomiskt bistånd