Umeå universitet BESLUT Sid 1 (25) Universitetsstyrelsen Dnr: Intern styrning och kontroll vid Umeå universitet

Transkript

1 Umeå universitet BESLUT Sid 1 (25) Intern styrning och kontroll vid Umeå universitet

2 Umeå universitet BESLUT Sid 2 (25) Innehållsförteckning 1 Intern styrning och kontroll inom Umeå universitet Sammanfattning Bakgrund Projektarbete med intern styrning och kontroll Mål med projektet Effektmål Produktmål Projektarbete enligt COSO modellen Kontrollmiljö Umeå universitet Riskanalysen Umeå universitet Kontrollaktiviteter Umeå universitet Information och kommunikation Umeå universitet Tillsyn Umeå universitet System för intern styrning och kontroll Organisation och ansvar Delegationsordning Rutiner för universitetsstyrelse Beslutsmöten Kvalitetsarbete Kvalitetssystem Kvalitetsinsatser Planering och uppföljning vid Umeå universitet Planeringsprocessen Universitetsstyrelsens årliga verksamhetsplan Verksamhetsplaner på fakultets och institutionsnivå Uppföljningsprocessen Projektstyrningsmodell Processer... 18

3 Umeå universitet BESLUT Sid 3 (25) 3.4 Regler och policy Information och kommunikation Tillsyn av intern styrning och kontroll Internrevision Högskoleverket Riksrevisionen Övriga förordningar med krav på riskanalys Förordningen (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering Förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap Uppföljning av intern styrning och kontroll Kontrollplan... 25

4 Umeå universitet BESLUT Sid 4 (25) 1 Intern styrning och kontroll inom Umeå universitet 1.1 Sammanfattning I kapitel 1 beskrivs bakgrunden till arbetet med intern styrning och kontroll. Kapitel 2 beskriver hur projektarbetet har genomförts. Det tredje kapitlet är en dokumentation av Umeå universitets system för intern styrning och kontroll och innehåller bl.a. avsnitt som beskriver kvalitetsarbete, planeringsoch uppföljningsprocessen samt regler och policys. Kapitel 4 behandlar övriga förordningar med krav på riskanalys och i kapitel 5 redogörs för hur upplägget av uppföljningen av systemet för intern styrning och kontroll. I bilaga 1 finns Umeå universitets riskanalys samt vilka åtgärder som vidtas för att minska eller eliminera riskerna. 1.2 Bakgrund Ledningen vid myndigheter under regeringen som omfattas av förordningen intern styrning och kontroll (2007:603) skall från och med årsredovisningen gällande verksamhetsåret 2008 i anslutning till underskriften i årsredovisningen lämna en bedömning huruvida verksamhetens process för intern styrning och kontroll är betryggande. Med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör de krav som framgår av myndighetsförordningen, se nedanstående förordningstext. 3 Myndighetens ledning ansvarar inför Regeringen för verksamheten och skall se till att den bedrivs effektivt, enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushåller väl med statens medel. 4 Myndighetsledningen skall: 4. Säkerställa att det vid myndigheten finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. För att ledningen skall kunna göra en sådan bedömning krävs att myndigheten gör en riskanalys och dokumentation av processen för intern styrning och kontroll inom verksamheten. Det är viktigt att betona att förordningen om intern styrning och kontroll inte innebär några förändringar i sak, myndighetens ledning har sedan tidigare haft samma ansvar. Skillnaden är nu att det krävs ett intygande från myndighetens ledning i anslutning till årsredovisningen.

5 Umeå universitet BESLUT Sid 5 (25) 2 Projektarbete med intern styrning och kontroll Umeå universitet har valt att lägga upp arbetet med intern styrning och kontroll som ett projekt. Projektet är beslutat av rektor (Dnr: UmU ) och uppdragsgivare till projektet är universitetsdirektören. Projektledare är Maria Hanell controller vid planeringsenheten och projektgranskare är budgetchef Per Ragnarsson. Projektarbetet med förordningen intern styrning och kontroll följer följande process: Rektorsbeslut Intervjuer med nyckelpersoner Riskanalys i arbetsgrupp Styrelsen informeras Riskanalys i ledningen Dokumentation av processen Dialog med ledningen Dialog med styrelsen Åtgärder utifrån ev brister Styrelsens intygande 2.1 Mål med projektet Målet med projektet är att genomföra en riskanalys av universitetets totala verksamhet och en dokumentation av universitetets befintliga system för intern styrning och kontroll. Utifrån resultatet av riskanalysen ska projektet föreslå vilka åtgärder som bör vidtas för att förbättra universitetets interna styrning och kontroll. Syftet är att universitetsstyrelsen skall kunna göra en bedömning av huruvida universitetets interna styrning och kontroll är betryggande i samband med undertecknandet av årsredovisningen för Effektmål Att den interna styrningen och kontrollen ska genomsyra all verksamhet och att universitetet därmed på ett enkelt sätt kan identifiera uppkomna risker och felaktigheter i syfte att minimerar dessa. Genom en god intern styrning och kontroll minimeras risken för att fel som får stora konsekvenser för verksamheten uppstår Produktmål Riskanalysen ska uppdateras årligen och ska därmed kunna användas som ett verktyg för universitetsledningen i planerings- och uppföljningsprocessen och därmed i styrningen av verksamheten.

6 Umeå universitet BESLUT Sid 6 (25) 2.2 Projektarbete enligt COSO-modellen I arbetet med projektet har COSO-modellen utvecklad av Committee of Sponsoring Organization används. COSO-modellen består av fem delar: Kontrollmiljö, riskanalys, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt tillsyn. Kontrollmiljö Den omgivning/organisationskultur som den interna styrningen och kontrollen verkar i och påverkas av. Riskanalys Organisationen behöver ha kunskap om var de väsentliga riskerna finns genom identifiering och klassificering av risker. Därefter görs en värdering av sannolikhet att risken kommer att inträffa och vilken konsekvens detta skulle få för verksamheten. Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter är de åtgärder och rutiner som utarbetas för att fel ska upptäckas, åtgärdas och även förebyggas i såväl organisationsstruktur som rutiner. Information och kommunikation Fungerande information och kommunikation mellan olika aktörer och organisatoriska nivåer. Ett bra system för uppföljning och rapportering är av stor vikt. Tillsyn Tillsyn är ett sätt att utvärdera kontrollsystemet för att säkerställa att det är välfungerande. Det görs genom regelbunden uppföljning med rapportering om styrningens effekter på verksamheten Kontrollmiljö Umeå universitet Umeå universitets kontrollmiljö är allt som är styrande för universitetets verksamhet. Det handlar om den externa styrningen med alla lagar och förordningar, regleringsbrev, regler m.m. Det handlar även om den interna styrningen såsom ledningsstruktur, strategier, styrelsens mål och uppdrag till verksamheten, policys m.m. Mål för kontrollmiljön: Att Umeå universitet ska ha en organisationskultur där spelregler är kända och accepterade och klimatet kännetecknas av öppenhet, samverkan och medinflytande Riskanalysen Umeå universitet Utgångspunkten för riskanalysen är de styrdokument som är styrande för universitetets verksamhet exempelvis regleringsbrevet, regelverk, verksamhetsplan och budget 2008, handlingsplan Vid arbetet med riskanalysen har fyra olika fokusområden används som även följer indelningen i universitetsstyrelsens beslutade verksamhetsplan: 1. Utbildning 2. Forskning/ Forskarutbildning 3. Samverkansuppgiften 4. Personal och verksamhetsstöd

7 Umeå universitet BESLUT Sid 7 (25) Arbetet med riskanalysen har gjorts i tre steg. I det första steget har intervjuer gjorts med personer i universitetsledningen och andra nyckelpersoner (se bilaga 2). I steg två har en arbetsgrupp med representanter från olika delar av verksamheten (se bilaga 2) gjort en riskanalys utifrån ovan nämnda fokusområden och i det tredje steget har universitetsledningen gjort en analys av riskanalysen från ett ledningsperspektiv. Riskanalysen har stämts av med fakultetsledningarna, förvaltningsledningen, de fackliga organisationerna, internrevisionen samt studentkårerna. I riskanalysen har det även gjorts en riskvärdering och utifrån sannolikhet och konsekvens med en skala 1-4 enligt nedan: Sannolikhet 1= Osannolikt Praktisk taget obefintlig risk 2= Liten sannolikhet Inträffar sannolikt inte under normala omständigheter i vart fall inte frekvent 3= Stor sannolikhet Kan mycket väl inträffa men troligtvis inte särskilt frekvent 4= Mycket stor sannolikhet Inte så mycket om det inträffar utan när och i vilken omfattning Konsekvens 1= Försumbar Möjlig påverkan på verksamheten 2= Lindrig Konsekvensen är inte försumbar men kan hanteras i det löpande arbetet 3= Allvarlig Allvarliga störningar i verksamheten som kan påverka vårt anseende 4= Mycket allvarlig Omfattande konsekvenser för verksamheten Arbetet med riskvärdering går till på följande sätt: När sannolikheten och konsekvensen har bedömts räknas riskvärdet (sannolikheten x konsekvensen) ut och därefter fattas beslut om vilka åtgärdsstrategier som ska användas för att hantera riskerna. I nedanstående matris visas hur riskerna värderas och vilken typ av strategier som användas.

8 Umeå universitet BESLUT Sid 8 (25) Konsekvens Mycket allvarlig Allvarlig Lindrig HÖGÖ MEDIUM Konsekvens Mycket allvarlig Allvarlig Lindrig Beredskap Undvika HÖG MEDIUM Försumbar LÅG Försumbar Bevaka Reducera LÅG Sannolikhet Osannolikt Liten sannolikhet Stor sannolikhet Mkt stor sannolikhet Osannolikt Sannolikhet Liten sannolikhet Stor sannolikhet Mkt stor sannolikhet Uppföljning av riskanalysen ska ske återkommande för att bedöma om risker har försvunnit, omvärderats eller tillkommit. Vid stora förändringar i verksamheten eller efter viss tidsperiod (ca 3 år) ska dock riskhanteringen göras om från grunden. Resultatet av dessa uppföljningar ska dokumenteras och analyseras. Mål för riskanalys: Att Umeå universitet ska ha god kunskap om vilka de väsentliga riskerna är, hur dessa identifieras och värderas så att åtgärder kan vidtas vid uppkomst. Riskanalysen skall vara en del av planeringsprocessen och uppdateras årligen Kontrollaktiviteter Umeå universitet Vid Umeå universitet finns en rad kontrollaktiviteter för att säkerställa att verksamheten bedrivs effektivt, enligt gällande rätt, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att universitetet hushåller väl med statens medel. Exempel på kontrollaktiviteter är: Behörighetskontroller i IT-system, ekonomihandbok med bl.a. krav på att mer än en person godkänner utbetalningar, kontroller av bisysslor, kontroller för att upptäcka plagiat, regler för antagningsordning m.m. Systemets olika delar beskrivs mer ingående under rubrik 3 System för intern styrning och kontroll. Mål för kontrollaktiviteter: Att Umeå universitet ska ha ett system för kontrollaktiviteter som fångar upp de risker som bedöms få de största konsekvenserna för universitetet.

9 Umeå universitet BESLUT Sid 9 (25) Information och kommunikation Umeå universitet Vid Umeå universitet finns en utvecklad struktur för hur aktuell och relevant information skall spridas mellan ledning och medarbetare. Det finns olika forum för informationsutbyte både via webben, utskick av mail t.ex. torsdagsposten och chefsinfo och även en väl inarbetad struktur för kommunikation till olika grupper. Här är några exempel: Fakulteter Institutioner Medarbetare Ledning Fakulteter Institutioner Fakultetsdialoger Institutionsdialoger Chefsinfo Prefektträffar Nyhetsbrev Prefektträffar Administratörsträffar Torsdagsposten Institutionsbesök Medarbetarenkät Medarbetarenkät Institutionsträffar Medarbetardagar Medarbetarenkät Mål för information och kommunikation: Att Umeå universitet ska ha väl fungerande kommunikation inom verksamheten för att kunna få genomslag för fattade beslut i organisation och förebygga att felaktigheter uppstår Tillsyn Umeå universitet Vid Umeå universitet görs uppföljning med rapportering om styrningens effekter på verksamheten regelbundet. Rapportering finns inbyggt i planerings- och uppföljningsprocessen med tertialuppföljning av verksamhetsplanen och ekonomin. Universitetets utvecklingsprojekt i Handlingsplanen och Campusprojekt följs även de upp varje tertial. Internrevisionen, Riksrevisionen och Högskoleverket utövar också tillsyn över Umeå universitets verksamhet. Universitetet ha fastslagit en rutin för hur dessa synpunkter och påpekanden tas emot, åtgärdas och rapporteras till styrelsen. Mål för riskanalys: Att Umeå universitet årligen ska göra en genomgång av systemet för intern styrning och kontroll samt en uppdatering av riskanalysen.

10 Umeå universitet BESLUT Sid 10 (25) 3 System för intern styrning och kontroll 3.1 Organisation och ansvar Nedan finns ansvarsområden för arbetet med intern styrning och kontroll inom Umeå universitets definierade. Det är viktigt att arbetet samordnas i så hög grad som möjligt för hela universitetet samt att intern styrning och kontroll samordnas i ordinarie planerings- och uppföljningsarbete. Universitetsstyrelsen Universitetsstyrelsen har det övergripande ansvaret för att Umeå universitet har god intern styrning och kontroll. Universitetsledning Rektor ansvarar under universitetsstyrelsen för ledningen av universitetets verksamhet och för att de av styrelsen beslutade målen uppnås. Styrelsens mål är i hög grad inriktade på att universitetet ska ha god intern styrning och kontroll. Arbetet med intern styrning och kontroll vid Umeå universitet leds av rektor eller den rektor utser. På universitetsledningsnivå gäller för närvarande följande ansvarsfördelning: Ansvarig Rektor Prorektor utbildning Prorektor samverkan Vicerektor Ansvarsområde Övergripande ansvar samt ansvar för forskning Utbildning på grund-, avancerad och forskarutbildningsnivå Samverkansfrågor Forskning (forskningsutveckling och forskningsutvärdering) Ansvarig person inom universitetsledningen är skyldig att vidta åtgärder inom sina respektive ansvarsområden om en risk inträffar eller om fel uppstår. Universitetsdirektören har det högsta tjänstemannaansvaret avseende de administrativa delarna av universitetets kärnprocesser dvs. utbildning, forskning och samverkan. Övergripande långsiktig och strategisk verksamhetsplanering och dithörande utvecklingsfrågor, omvärldsbevakning, att vara kontaktperson på universitetsgemensam nivå gentemot regeringskansli, Högskoleverket, SUHF och kommunerna i regionen i de frågor som rör utbildning och forskning samt i övrigt stödja rektor och den övriga akademiska ledningens ledningsarbete ligger även det inom universitetsdirektörens ansvarsområde. Förvaltningschefen har det högsta tjänstemannaansvaret inom universitetet avseende universitetets stödprocesser. Förvaltningschefen ska bl.a. leda och vidareutveckla den administrativa verksamheten inom hela universitetet så att den motsvarar högt ställda krav på kvalitet och

11 Umeå universitet BESLUT Sid 11 (25) effektivitet. Att ansvara för en universitetsgemensam och processinriktad administration som omfattar personal, utbildning, ekonomi, planering, beslutsstöd och IT samt i övrigt stödja rektor och den övriga akademiska ledningens ledningsarbete ligger också i förvaltningschefens ansvar. Fakultetsnämnder Fakultetsnämnden ska årligen följa upp samtliga verksamheter inom fakulteten. I detta ansvar ingår att kvalitetssäkra och utveckla metoder och arbetssätt inom hela fakulteten. Enligt universitetets ekonomistyrregler ansvarar chefen för fakulteten för att fakulteten följer universitetets interna ekonomiadministrativa, personaladministrativa och studieadministrativa bestämmelser i enlighet med gällande anvisningar samt följer beslutad delegationsordning. Här ingår bl a bestämmelser om attest och beslut om kontrakt/avtal. Institutioner och enheter Institutioner och enheter har ansvar för att säkra och utveckla intern styrning och kontroll inom sitt ansvarsområde. Enligt universitetets ekonomistyrregler ansvarar chefen för institutionen/enheten för att institutionen/enheten följer universitetets interna ekonomiadministrativa, personaladministrativa och studieadministrativa bestämmelser i enlighet med gällande anvisningar samt följer beslutad delegationsordning. Här ingår bl a bestämmelser om attest och beslut om kontrakt/avtal. Planeringsenheten Planeringsenheten har processansvar för planerings- och uppföljningsprocessen som även inkluderar arbetet med intern styrning och kontroll. Planeringsenheten ska bl.a.: - Ansvara för uppföljning av universitetsledningens beslut - Ansvara för att arbetet med intern styrning och kontroll håller god kvalitet och utvecklas - Samråda med fakulteterna, internrevisionen m fl. om intern styrning och kontroll - Ge signal till universitetsledningen om risker uppstår - På universitetsledningens uppdrag genomföra uppföljningar av systemet för intern styrning och kontroll Internrevisionen Internrevisionen granskar hur arbetet med intern styrning och kontroll inom Umeå universitet bedrivs och vilka resultat som nås. Internrevisionen granskar hela processen inklusive hur planeringsenheten genomför sina uppdrag Delegationsordning Umeå universitet har en delegationsordning som reviderats och fastställts av rektor Utifrån denna delegationsordning har respektive fakultetsnämnd utarbetat en delegationsordning som fastställts av respektive fakultetsnämnd under hösten Delegationsordningen ska göra beslutsprocessen vid Umeå universitet genomskinlig och lättillgänglig. Delegation ska ges på så sätt att ärenden blir effektivt behandlade med rätt kompetens samt att ansvar och befogenheter följs åt.

12 Umeå universitet BESLUT Sid 12 (25) Rutiner för universitetsstyrelse För att säkerställa att de uppdrag och insatser som universitetsstyrelsen beslutar om verkställs, gör universitetsdirektör varje termin en rapportering av vilka uppdrag som rapporterats till styrelsen och vilka uppdrag som återstår att rapportera. Internrevisionen deltar vid hela universitetsstyrelsens sammanträden, vilket bl.a. syftar till att internrevisionen ska få god inblick i de ärenden som universitetsstyrelsen beslutar om Beslutsmöten Rektor har beslutsmöten varje vecka där rutiner för ärendehantering, inlämning av beslutsunderlag samt expediering är tydliga. Syftet är även här att ha tydliga och transparenta beslut som enkelt går att återsöka samt följa upp. Samtliga ärenden till rektorsmöten hanteras i universitetets elektroniska diariesystem. För samtliga beslutande organ som exempelvis fakultetsnämnder och institutionsstyrelser finns protokoll diarieförda som är enkelt sökbara. 3.2 Kvalitetsarbete Kvalitetssystem Universitetsstyrelsen har fastställt ett kvalitetssystem för Umeå universitet Systemet är uppbyggt av lagar och föreskrifter, universitetets utvecklingsprogram, Handlingsplan , starka och framstående områden inom forskning, universitetets verksamhetsuppdrag samt lokala kvalitetssystem. I kvalitetssystemet förtydligas ansvar- och arbetsfördelning. Ett lokala kvalitetssystem har utformats på samtliga fakulteter, institutioner och enheter. De lokala kvalitetssystemen består av de nedan nämnda sex beståndsdelar. De lokala kvalitetssystemen följer en universitetsgemensam mall. Kvalitetssystem Struktur Ansvar Statistik och nyckeltal Medverkan/återkoppling Uppföljning Prioriterade kvalitetsfrågorna Beskrivning av organisationen Beskrivning över vem gör vad inom kvalitetsområdet Beskrivning över hur statistik/nyckeltal används i kvalitetsarbetet En beskrivning av hur personalen medverkar i och hur informationsspridning sker om kvalitetsarbetet Beskrivning av det egna kvalitetsarbetet granskas Beskrivning av hur viktiga kvalitetsfrågor hanteras långsiktigt

13 Umeå universitet BESLUT Sid 13 (25) Universitetets starka och framstående områden inom forskning har identifierats och stöttats. Starka forskningsområden utses för perioder om fyra år och är de forskningsområden som universitetet satsar på. Efter fyraårsperioden sker en utvärdering Kvalitetsinsatser Universitetet bedriver löpande mycket insatser för att säkra och höja kvaliteten inom universitetet, vissa projekt finns inom Handlingsplan , nedan finns några exempel på pågående insatser. Kvalitetsutveckling inom utbildning (KVUL): Här ingår flera insatser inom utbildning som syftar till säkring och förbättring av kvalitet. Exempel på aktiviteter är Ta fram universitetsgemensamt system för kurs- och programvärderingar Ta fram universitetsgemensamt system för att mäta studentnöjdhet Implementera användning av individuellt studieplan för utbildning på forskarnivå Utveckla process för uppföljning av Högskoleverkets kvalitetsgranskningar Systematiskt följa upp studenter efter examen. Tydliga rutiner för inrättande, revidering och avveckling av program och kurser har beslutats. Uppföljning av tillämpning av dessa rutiner pågår. Under 2008 har en audit genomförts där teknisk-naturvetenskaplig fakultet har granskats i syfte att säkra och höjs kvaliteten inom fakulteten. Under år 2008 har 30 karriärbidrag inrättats med 2 mnkr per bidrag där forskare får konkurrera om dessa bidrag. Syftet med bidragsformen är att stödja forskare i en relativt tidig fas av karriären.

14 Umeå universitet BESLUT Sid 14 (25) 3.3 Planering och uppföljning vid Umeå universitet Planeringsprocessen Nedan finns en kortfattad beskrivning av universitetets övergripande planeringsprocess: Januari Februari (år 1) Budgetunderlag (3 årigt) tas fram och beslutas av universitetstyrelsen och innehåller universitetets prioriterade områden och även begäran om medel Mars Maj Rektor har dialog med utbildningsdepartementet Juni Universitetsstyrelsen beslutar om budgetdirektiv för kommande budgetår Augusti Oktober Universitetsgemensamt VP (Verksamhetsplan) och budgetarbete Direktiv för VP, kvalitetssystem och uppföljning skickas till fakulteter/enheter Förslag till mål och verksamhetsuppdrag tas fram samt förslag till resursfördelning. Dialog universitetsledningen fakultetsledningen om förslag till mål och verksamhetsuppdrag inför nästkommande år, November Styrelsen beslutar om VP och budget för kommande budgetår December Fakuteterna fastställer sina budgetar Januari (år 2) Institutionerna fastställer sina budgetar Februari (år 2) Institutionerna fastställer sina verksamhetsplaner

15 Umeå universitet BESLUT Sid 15 (25) Universitetsstyrelsens årliga verksamhetsplan Regeringen anger årligen mål, återrapporteringskrav och resurser i regleringsbrevet som beslutas i slutet på december inför varje år. Universitetsstyrelsen har i Utvecklingsprogram för Umeå universitet efter ett omfattande arbete med många involverade personer beslutat om vision för universitetet och strategier för att förverkliga visionen. För att konkretisera utvecklingsprogrammet och säkerställa lärosätets konkurrensförmåga har visionen utvecklats i Handlingsplan Handlingsplanen innehåller direkta och kraftfulla satsningar inom forskning, utbildning och samverkan där totalt 221 mnkr avsatts för att genomföra drygt 40 projekt. Universitetsstyrelsen har sedan många år beslutat om årliga Verksamhetsuppdrag där framförallt fakulteterna ska rapportera vilka åtgärder som vidtagits och vilka resultat som uppnåtts inom vissa områden. Universitetsstyrelsen har beslutat om Utbildnings- och forskningsstrategier Umeå universitet har många policys och planer bl.a. inom områdena jämställdhet, internationalisering, kompetensförsörjning, inkluderande universitet, miljö och arbetsmiljö. Rektor har beslutat om att genomföra uppdrag inom vissa områden. Från och med år 2008 finns en årlig verksamhetsplan för Umeå universitet. Syftet med verksamhetsplanen är att: Knyta ihop regleringsbrev, utvecklingsprogram, handlingsplan, utbildnings- och forskningsstrategier, kvalitetssäkringssystem, verksamhetsuppdrag, policys och planer. Samla ihop och prioritera universitetets viktigaste mål och strategier för aktuellt år, utifrån ovanstående dokument. Presentera universitetets viktigaste mål och strategier på ett tydligt sätt. Öka fokus på mätbara resultat, d.v.s. visa om universitetet är på väg att förverkliga visionen. Bidra till att svara upp mot kraven från Högskoleverket om kvalitetssäkringssystem och regleringsbrev utan att dokumentet blir för komplext och omfattande Verksamhetsplaner på fakultets- och institutionsnivå Fakulteter och institutioner samt även universitetsförvaltningen och universitetsbiblioteket ska göra en årlig verksamhetsplan i enlighet med anvisningar och en universitetsgemensam mall. Verksamhetsplanen innehåller både kärnverksamhet samt gemensamma områden som t ex ekonomi, organisation, ledarskap och administration. För varje område anges nuläget (vilka styrkor och svagheter som finns), utvecklingsområden samt uppföljningsbara mål och även planerade aktiviteter.

16 Umeå universitet BESLUT Sid 16 (25) En viktig utgångspunkt i arbetet med verksamhetsplanerna är universitetsstyrelsens fastställda verksamhetsplan Uppföljningsprocessen Maj Fakulteterna /förvaltningen gör tertialuppföljning av mål, uppdrag och ekonomi samt en ekonomisk prognos för hela året Rektor har dialog med fakulteterna om tertialuppföljningen Juli Fakulteterna gör en prognos över HST för hela året Augusti Universitetet lämnar ett delårsbokslut till regeringen September Fakulteterna /förvaltningen gör tertialuppföljning av mål, uppdrag och ekonomi samt en ekonomisk prognos för hela året Rektor har dialog med fakulteterna om tertialuppföljningen Januari Samtliga återrapporteringskrav i regleringsbrevet Fakulteterna/förvaltningen gör uppföljning av förra årets samtliga mål, uppdrag och ekonomi Februari Årsredovisningen och uppföljning av uppdrag fastställs av universitetsstyrelsen 22 februari lämnaruniversitetet årsredovisningen till regeringen Mars Fakulteterna/förvalningen lämnar sin verksamhetsberättelse Rektor har dialog med fakulteterna om verksamhetsberättelsen April Uppföljning av samtliga mål i universitetets verksamhetsplan Uppföljning av regleringsbrev: Universitetet följer årligen upp samtliga återrapporteringskrav i regleringsbrevet och rapporter detta i årsredovisningen i februari som beslutas av universitetsstyrelsen. Under de senaste två åren har universitet förbättrat och kvalitetssäkrat rutinerna för framtagandet av årsredovisningen, bl.a. förbättring av planering och samordning av arbetet samt kvalitetssäkring av underlag och nyckeltal. Uppföljning av mål i verksamhetsplanen: Samtliga delmål i universitetsstyrelsens beslutade verksamhetsplan följs upp årligen och måluppfyllelsen rapporteras till universitetsstyrelsen i april. Verksamhetsuppdrag: De verksamhetsuppdrag som universitetsstyrelsens beslutar om i verksamhetsplanen följs upp genom att fakulteter och ev. andra mottagare av uppdrag skriftligen rapporterar vid tre tillfällen under året

17 Umeå universitet BESLUT Sid 17 (25) hur verksamhetsuppdragen genomförts. Universitetsledningen ger feedback till fakulteterna på genomförandet av verksamhetsuppdrag i de dialogträffar som ligger i anslutning till inrapportering av verksamhetsuppdrag. Genomförandet av verksamhetsuppdragen rapporteras årligen till universitetsstyrelsen i februari. Ekonomi: Fakulteter och universitetsförvaltningen rapporterar skriftligen sitt ekonomiska utfall och lämnar en prognos för hela året vid tre tillfällen under året. Universitetsledningen går igenom utfall och prognos med fakulteterna i de dialogträffar som ligger i anslutning till inrapportering av ekonomiskt utfall. Chef för en fakultet, institution eller enhet är enligt ekonomistyrreglerna skyldig att minst tertialvis följa upp sin ekonomi. Chef är också skyldig att tillse att det är balans mellan intäkter och kostnader samt vidta åtgärder om obalans befaras. Verksamhetsberättelse: Samtliga fakulteter, universitetsförvaltningen, institutioner och enheter ska årligen göra en verksamhetsberättelse enligt universitetsgemensam mall som ska vara klar senast 31 mars. Verksamhetsberättelsen ska innehålla uppföljning av de mål och aktiviteter som angetts i verksamhetsplanen. Dialoger: Universitetsledningen har dialoger med fakultetsledningarna varje vecka, vid tre dialogträffar per år är innehållet planering och uppföljning av fakultetens verksamhet. Dialogträffarna har olika innehåll beroende på tidpunkt, träffarna innehåller både dialog om mål och budget inför nästkommande år samt uppföljning av verksamhetsplan och kvalitetssystem, verksamhetsuppdrag, ekonomi och regleringsbrev. Fakultetsnämnderna ska enligt rektorsbeslut ansvar för uppföljning av sina institutioners verksamhetsplan och kvalitetssystem och genomför dialogträffar med sina institutioner. Medarbetarenkät: Umeå universitet genomför vartannat år en medarbetarenkät som riktar sig till alla anställda. Medarbetarenkäten sammanställs per arbetsplats och ger en bra bild över anställdas uppfattning av arbetsmiljön. Medarbetarenkätens resultat är sedan bl a underlag för att sätta upp mål och aktiviteter i enhetens verksamhetsplan. Benchmarking och jämförelser: Umeå universitet har de senaste åren vidareutvecklat arbetet med att göra benchmarkingstudier och jämförelser de senaste två åren. I universitetsstyrelsens mål för 2008 framgår att detta arbete ska fortsätta. Syftet med jämförelserna är att se hur Umeå universitet står sig i konkurrensen med andra lärosäten. Några exempel på jämförelser 2007 och 2008 är Rapporten Umeå universitets forskningsresurser 2006 & 2007, avhoppsstudie från programutbildningar samt en omfattande benchmarkinganalys av universitetsgemensamma kostnader har gjorts i samarbete med Linköpings universitet, Stockholms universitet och Göteborgs universitet. Uppföljning, övrigt: Både universitetsstyrelse och universitetsledningen är mycket intresserade av uppföljning. När t ex universitetsstyrelsen beslutar om nya satsningar beslutas också hur och när uppföljning ska ske. Under 2008 har t ex en uppföljning av det pedagogiska handlingsprogrammet genomförts, liksom en forskarutbildningsbarometer samt att rutiner utarbetats för uppföljning av de medel som styrelsen

18 Umeå universitet BESLUT Sid 18 (25) beslutar om från sin strategiska resurs Projektstyrningsmodell Projektmodell Umeå universitet har en beslutad projektmodell. Modellen innehåller styrdokument, mallar för bl a projektplan samt anvisningar. Modellen är tillgänglig på universitetets hemsida och är framtagen för att säkra och höja kvaliteten på projektarbetet samt vara ett stöd för bl.a. projektledare. Inom universitetsförvaltningen är det alltid obligatoriskt att använda denna projektmodell. Handlingsplan Handlingsplan beslutades av universitetsstyrelsen i juni 2006 och innehåller direkta och kraftfulla satsningar inom forskning, utbildning och samverkan där medel avsatts för att genomföra drygt 40 projekt. För varje projekt i handlingsplanen har universitetsledningen utsett en projektledare som tagit fram en projektplan i enlighet med ovanstående projektmodell. Projektplanen har sedan granskats av planeringsenheten och av uppdragsgivaren och därefter fastställts av rektor. Uppdragsgivaren är en person i universitetsledningen. Alla projekten följs upp tertialvis och rapportering sker till rektor samt två gånger per år till universitetsstyrelsen. Syftet med uppföljningen är att se att projekten klarar sina uppställda projektmål samt att tidplan och ekonomi klaras. När projektet är klart ska projektledaren skriva en slutrapport som stäms av med uppdragsgivare och planeringsenheten. Denna slutrapport ska sedan beslutas av rektor. Universitetsledningen anordnar regelbundet seminarier med utvalda projekt i syfte att ge feedback till projekten. Campusprojekten Det finns drygt 10 av rektor beslutade projekt som syftar till att utveckla campusmiljön vid Umeå universitet. Rutinerna för campusprojekten är nästan identiska med rutinerna för Handlingsplan , med undantag för att all rapportering sker till rektor. Andra större projekt Det pågår hela tiden andra större projekt vid Umeå universitet som inte inryms inom Handlingsplan eller bland campusprojekten. Rutinerna för dessa projekt är likadana, d.v.s. en projektplan ska tas fram och projektplanen inklusive finansiering ska beslutas av rektor. Ett exempel på projekt är flexibelt lärande som syftar till att utveckla området flexibla utbildningar vid Umeå universitet. Ett annat större projekt som pågår är utvecklingen av ett ledningsinformationssystem Processer Processansvar Rektor har uppdragit till förvaltningschef att vara processägare för universitets stödprocess. I processägarsansvaret ingår bl. a. att identifiera, kartlägga och utveckla stödprocessen så att den håller god kvalitet samt att ansvara för att processens arbetssätt införs och följs i hela organisationen. Förvaltningschef har delegerat uppdraget att vara processägare enligt nedan:

19 Umeå universitet BESLUT Sid 19 (25) För beslutsprocess till chefen för universitetsledningens kansli För den ekonomiadministrativa processen till chefen för den ekonomiadministrativa enheten För den personaladministrativa processen till personalchefen För planeringsprocessen till budgetchefen För den studieadministrativa processen till chefen för studentcentrum Processägargruppen och arbete med processer Förvaltningschefen har bildat en processägargrupp bl a i syfte att samordna processerna. Processägarna har genomfört kartläggningar och genomfört förbättringar av processer samt tagit fram processutvecklingsplaner. Processägarna samråder med fakultetsledningar m fl inför förändringar i processer samt ger information, stöd och utbildning till användare i processerna. 3.4 Regler och policy Vid Umeå universitet finns ett betydande antal styrdokument inom många områden. Under 2008 har regler för styrdokument beslutats av rektor. Syftet med detta är att få en gemensam struktur och en enhetlig terminologi för styrdokument, vilket i sin tur ska ge förenkla överblick av styrdokument. Reglerna innehåller ett begränsat antal typer av styrdokument samt regler för införande, revidering och avveckling av dessa dokument. I reglerna för styrdokument finns fyra olika typer av styrdokument policy, plan, regler och handläggningsordning nedan beskrivs dessa med exempel på styrdokument. Styrdokument Beskrivning Exempel Policy Plan Regler Handläggningsordning Policys skall ange allmänna mål som skall eftersträvas och/eller värden som skall beaktas. Planer skall ange så konkreta mål och/eller åtgärder som möjligt samt skall ha en begränsad giltighetstid. Regler anger på ett mer konkret och detaljerat sätt än policys och planer vilka beslut och åtgärder som vid ett givet tillfälle fordras. Handläggningsordningen beskriver de handläggande organens arbete med genomförandet av policys, planer och regler. Policy för studentinflytande Policyprogram för jämställdhet för Umeå universitet Handlingsplan Verksamhetsplan och budget 2008 Ekonomistyrregler Regelsamling för grundutbildningen Handläggningsordning för utredning av trakasseriärenden PM Bisysslor för anställda vid Umeå universitet.

20 Umeå universitet BESLUT Sid 20 (25) 3.5 Information och kommunikation Umeå universitet använder många olika kanaler för att informera och kommunicera, nedan behandlas delar av den information och kommunikation som finns internt inom organisationen. Syftet med denna information och kommunikation är att till stor del att utveckla verksamheten samt kvalitetssäkra att gemensamma metoder och modeller används inom hela universitetet. Hemsida Mycket information finns tillgängligt på universitetets hemsida. Här finns bl a ovan nämnda styrdokument. På hemsidan finns också många handböcker som ska vara ett stöd och hjälp för användare i olika processer. Exempel på handböcker är EA-handboken och Prefekt - och chefshandbok. EA-handboken innehåller bl.a. avsnitt om mervärdesskatt, kontanta medel, studerandekostnader, externfinansierad verksamhet, kundfordringar, anläggningstillgångar m.m. Prefekt- och chefshandboken innehåller bl.a. avsnitt om prefektrollen, verksamhetsplanering, personalledning, studentfrågor, förvalta och administrera samt lagar och regler. Chefsinformation och annan e-postinformation Information sprids via e-postutskick till samtliga chefer inom Umeå universitet. Informationen sammanställs av informationsenheten och här finns bl.a. information om beslut som universitetsstyrelsen och rektor har fattat. Chefsinformationen är sökbar och innehåller även information om aktuella frågor, exempelvis om löneförhandlingar och om Umeå universitet erhållit stora forskningsbidrag. Samtliga anställda har möjlighet att prenumerera på e-postutskicket torsdagsposten som bl.a. innehåller mycket av materialet i chefsinformationen. I torsdagsposten finns också t ex information om förändringar i IT-system. För alla forskare finns nyhetsbrevet Forskningsnytt som skickas ut via e-post. Här finns bl.a. information om nya ansökningsbara anslag samt om Umeå universitets strategier inom forskning. Kommunikation med fakultetsledningarna Universitetsledningen har dialogträffar med en fakultetsledning varje vecka i ett rullande schema. Universitetsledningen har också träffar med samtliga dekaner minst månadsvis om aktuella frågor och varje termin ordnas gemensamma planeringsdagar där universitetsledningen och fakultetsledningar deltar. Universitetsdirektör träffar varje vecka kanslicheferna för fakulteterna för att bl. a. hitta gemensamma metoder och lösa aktuella frågor. Prefektmöten, förvaltningsdagar Universitetsledningen har fyra gånger per år träffar med samtliga chefer inom Umeå universitet, d.v.s. både prefekter för institutioner och samtliga andra ledare inom universitetet. Råd och kommittéer Rektor träffar årligen råd och kommittér för en dialog om vilka resultat som uppnåtts och vilka prioriterade områden som finns framåt.

21 Umeå universitet BESLUT Sid 21 (25) Seminarier m.m. Inom universitet anordnas många seminarier och möten i syfte att öka kunskap, sprida information samt hitta gemensamma metoder. Ett exempel är de seminarier om lönerevisioner som personalenheten anordnar. Andra exempel är de träffar informationsenheten har med de informatörer som arbetar på fakulteterna och de möten som representanter för planeringsenheten har med budgetsamordnare på fakulteterna. 3.6 Tillsyn av intern styrning och kontroll IT-säkerhet i administrativa system IT-säkerheten vid Umeå Universitet ska säkerställa att universitetet kan använda kommunikationsnät, datasystem och datorer utan onödiga störningar, och med avsedd funktion och hög tillgänglighet. För centrala eller gemensamma system såsom Raindance, Ladok, Primula och diariesystemet ska systemägare, utsedd av rektor, ansvara för IT-säkerheten i systemet eller resursen. I systemen finns inbyggda kontroller, exempel på detta är hanteringen av fakturor i ekonomisystemet Raindance, där minst två personer måste ha gett sitt godkännande för att en faktura ska kunna betalas ut. ITsäkerheten vid universitetet granskas årligen. Resultatet av granskningen redovisas till universitetsstyrelse och rektor. Förvaltningsenheter Universitetsförvaltningen arbetar med stödprocesserna strategiskt arbete, administration och infrastruktur i syfte att på ett så effektivt sätt som möjligt stödja den utbildning och forskning som bedrivs vid universitet. Förvaltningsenheterna har även en viktig del i den interna kontrollen bl.a. genom ansvar för administrativa system och processer. Nedan följer några exempel på detta: Ansvarig Ekonomiadministrativa enheten Informationsenheten Huvudsakliga ansvarsområden Ekonomisystem, utveckling inom EA-området, universitetets gemensamma ekonomiadm. Utveckla mål och strategier för information, profilering och marknadsföring, utveckling av infrastrukturen för information Internrevisionen Se avsnitt IT-enheten Lokalförsörjning Personalenheten IT-infrastruktur, utveckling och genomförande av IT-strategi, ITsäkerheten, samordning av gemensamma IT-system Lokalförsörjning och fysisk planering, miljöfrågor, fysisk arbetsmiljö och säkerhet Personaladministrativa system, kompetensförsörjning, rehabilitering, lönehantering, övergripande personalpolitiska frågor, råd, stöd och service i personalfrågor

22 Umeå universitet BESLUT Sid 22 (25) Enheten för näringsliv och samhälle Planeringsenheten Studentcentrum Umdac Universitetsledningens kansli Universitetsservice EU-funktion Universitetsövergripande planering och uppföljning, resursfördelningsfrågor Studieadministrativt system Universitetets databehandlingsfrågor och är universitetets centrala IT-resurs Diariesystem, sekretariat för universitetets centrala beslutsorgan, registratur och arkiv, universitetsjurister Upphandlingsfrågor Beslutande organ Disciplinnämnd: Umeå universitet har en särskilt inrättad disciplinnämnd. Grunderna för disciplinära åtgärder återfinns i högskoleförordningen och där anges i vilka fall disciplinär åtgärder kan vidtas mot studenter. De åtgärder som kan vidtas är varning eller avstängning. Kursklassificeringskommittén: Kursklassificeringskommittén (K3) svarar för klassificering av kurser till visst utbildningsområde. Klassificeringen avgör tilldelningen av s.k. prislappar. Syftet med kursklassificeringskommittén är att säkerställa att klassificering av kurser håller samma linje i hela universitetet och att rektors riktlinjer följs. Personalansvarsnämnd: Umeå universitet har en personalansvarsnämnd i enlighet med Högskoleförordningen. Personalansvarsnämnden prövar frågor om skiljande av anställning på grund av personliga skäl, disciplinansvar, åtalsanmälan samt avstängning. Rådgivande organ Nedanstående organ är rådgivande till rektor. I dessa råd och kommittéers ansvar ingår bland annat har till uppgift att utforma universitetets policys, förankra policys, bevaka kunskapsutvecklingen inom sitt område, ge signaler vid bristande måluppföljning samt aktualisera och driva övergripande och principiella frågor inom respektive område. - Antagningsrådet - Arbetsmiljökommittén - Examensrådet - Internationaliseringskommittén - Jämställdhetsrådet - Likabehandlingsrådet - Miljöledningsgrupp

23 Umeå universitet BESLUT Sid 23 (25) Internrevision Internrevisionen är en intern resurs som stödjer ledningen och universitetets fakulteter, institutioner och centrumbildningar att bedriva en säker och effektiv verksamhet. Revisionen bidrar genom granskningar, stödjande och rådgivande verksamhet till en förbättrad styrning, ledning, uppföljning och kontroll av verksamheterna. Revisionen är oberoende och objektiv i gransknings- och rådgivningsarbetet och ska stödja universitetet genom att granska och bedöma verksamheten, regelefterlevnad, uppfyllelse av regeringens mål och kraven på en effektiv verksamhet. Internrevisionen rapporterar sina iakttagelser och sina förslag till styrelsen, som har att ta ställning till vilka åtgärder som ska vidtas. Innan rapportering sker till styrelsen presenterar internrevisionen sina iakttagelser till universitetsledningen som tar fram ett åtgärdspaket med tidpunkter och ansvariga. Åtgärdspaketet presenteras för styrelsen vid samma styrelsesammanträde som internrevisionen avlägger sin rapport eller nästkommande sammanträde. Detta är ett led i att förbättra den interna styrningen och kontrollen. En gång per år följer universitetsstyrelsen upp att det som internrevisionen påpekat också är åtgärdat Högskoleverket Högskoleverket är en myndighet för frågor som rör universitet och högskolor. Högskoleverket bidrar med underlag som kan användas för att förändra, förbättra och förnya verksamheten inom högskolesektorn och genomför tillsyn av universitet och högskolor för att säkerställa studenternas rättssäkerhet. Högskoleverkets nationella kvalitetssäkringssystem Högskoleverket har för tagit fram ett nytt system för kvalitetssäkring som omfattar åren Systemet består av följande beståndsdelar Granskningar av lärosätenas kvalitetsarbete. Umeå universitet kommer att granskas år 2009 och ska inför denna granskning bl.a. göra en omfattande självvärderingsrapport. Ämnes- och programutvärderingar. Sker löpande under perioden, de ämnen som granskas ska göra en självvärdering som bl. a. innehåller många nyckeltal. Examensrättsprövningar. Sker dels av de nya utbildningar som lärosätet vill starta med även av befintliga utbildningar. Umeå universitet håller på att ta fram rutiner för uppföljning av Högskoleverkets granskningar. Tematiska studier. Högskoleverket gör tematiska studier för att belysa mer generella kvalitetsaspekter. Utmärkelse till framgångsrika utbildningsmiljöer. I Högskoleverkets ansvar ligger också bl.a. att bevaka studenternas rättssäkerhet och värdera utländska utbildningar.

24 Umeå universitet BESLUT Sid 24 (25) Riksrevisionen Riksrevisionen är en del av riksdagens kontrollmakt och har i uppdrag att granska statlig verksamhet för att tillse att statsförvaltningen har god resursanvändning och utöver en effektiv förvaltning. Riksrevisionen granskar universitetets ekonomi och verksamhet. Årligen granskas universitetets årsredovisning och därutöver görs olika temagranskningar. Riksrevisionen rapporterar både muntligt och skriftligt i revisions-pm. På samma sätt som med internrevisionens rapporter så tas det fram ett åtgärdspaket med tidpunkter och ansvariga som beslutas av rektor. 4 Övriga förordningar med krav på riskanalys 4.1 Förordningen (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering I enlighet med kraven i förordningen skall en riskanalys upprättas. Risker för skador eller förluster har bedömts enligt Kammarkollegiets modell. Beräkningen av skadekostnader har uppskattas med utgångspunkt från universitetets inventarieförteckning. För att minska skadekostnaderna har vissa åtgärder vidtagits och andra åtgärder är inplanerade att vidtas. Nedan följer några exempel på åtgärder: Införande av ett systematiskt brandskyddsarbete Utbildning av alla anställda om brand Ronderande bevakning nätter och helger Införande av övervakningslarm på lågtemperaturboxar Förbättrade instruktioner för hantering av vatten som kylmedia Utveckling av vårt larm- och passersystem Ett antal åtgärder på IT-sidan som spegling samt kompetensuppbyggnad vid annat Universitet. Överenskommelse har träffats med Kammarkollegiet om övertagande av våra risker i ekonomiskt avseende samt att svara för skadereglering. Ansvaret för att göra riskanalysen enligt denna förordning ligger på universitetets säkerhetschef. 4.2 Förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap Universitetet har en organisation för att hantera och motstå krissituationer. Universitetsdirektören är ansvarig för krisorganisationen inom Umeå universitet. Organisationen har under 2008 genomfört en krisövning som utvärderas av externa bedömare och resultatet var gott. En ny krisövning planeras under våren Arbetet med krisberedskap och höjd beredskap sker i nära samarbete med Västerbottens läns landsting. 5 Uppföljning av intern styrning och kontroll

25 Umeå universitet Universitetsstyrelsen BESLUT Sid 25 (25) 5.1 Kontrollplan Förordningen intern styrning och kontroll innebär högt ställda krav på Umeå universitet avseende att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt, enligt gällande lagar och regler, att universitetet hushåller väl med resurserna samt att verksamheten redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt. För att kunna följa kraven i förordningen och för att utveckla processen för intern styrning och kontroll och den riskanalys som tagits är det viktigt med en systematisk uppföljning. Uppföljningen systematiseras i en årlig kontrollplan. En kontrollplan ska utgöra ett stöd för universitetsledningen och ansvariga chefer i uppföljningen och säkerställer att processen för intern styrning och kontroll kvalitetssäkras. Som en del i arbetet med att kvalitetssäkra processen för intern styrning och kontroll behöver rutiner för uppföljningen fastställas: Vad som ska ingå i kontrollen Vilken metod som är lämpligast att använda Vem som har ansvaret för att uppföljningen genomförs Med vilken frekvens som uppföljningen ska göras Till vem uppföljningen rapporteras samt hur ofta rapportering ska göras På vilket sätt man tar hand om avvikelser och säkerställer att dessa blir korrigerade Kontrollplanen kommer att arbetas fram av planeringsenheten under perioden november januari 2009 och fastställs av universitetsstyrelsens möte i februari Bilaga 1 Riskanalys med åtgärdsplan Bilaga 2 Projektdeltagare