Systembeskrivning - Intern styrning och kontroll år 2015

Transkript

1 Sid 1 (28) Systembeskrivning - Intern styrning och kontroll år 2015

2 Sid 2 (28) Innehållsförteckning Sammanfattning Intern styrning och kontroll inom Umeå universitet Bakgrund Tillämpning av förordningen om intern styrning och kontroll Riskanalys Kontrollåtgärder Uppföljning Dokumentation System för intern styrning och kontroll Organisation och ansvar Gatekeeping Delegationsordning Rutiner för universitetsstyrelse Beslutsmöten Kvalitetsarbete Kvalitetsinsatser Planering och uppföljning vid Umeå universitet Umeå universitet 2020 Vision och mål Planeringsprocessen år s verksamhetsplan Verksamhetsplaner på fakultets- och institutionsnivå Uppföljningsprocessen Projektstyrningsmodell Regelverk Information och kommunikation Tillsyn av intern styrning och kontroll Internrevision... 25

3 Sid 3 (28) Universitetskanslerämbetet Universitets- och högskolerådet Riksrevisionen Övrig granskning Övriga förordningar med krav på riskanalys Förordningen (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering Förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap Uppföljning av intern styrning och kontroll Kontrollplan... 28

4 Sid 4 (28) Sammanfattning I kapitel 1 beskrivs bakgrunden till arbetet med intern styrning och kontroll, samt tillämpningen av förordningen om intern styrning och kontroll vid Umeå universitet. Här finns bl.a. ett utdrag ur förordningen samt beskrivning av riskanalys. Kapitel 2 är en dokumentation av Umeå universitets system för intern styrning och kontroll. Avsnitten beskriver organisation och ansvar, kvalitetsarbete, planerings- och uppföljningsprocessen, regelverk, information och kommunikation, samt tillsyn. Avsnittet om planering och uppföljning har justerats mot bakgrund av universitetets förändrade arbete med verksamhetsplanering i syfte att nå uppsatta mål i dokumentet Umeå universitet 2020 vision och mål. Kapitel 3 behandlar övriga förordningar med krav på riskanalys. I kapitel 4 redogörs för rutiner för uppföljning av systemet för intern styrning och kontroll, d.v.s. kontrollplan inklusive uppföljning av kontrollplan. 1 Intern styrning och kontroll inom Umeå universitet 1.1 Bakgrund Ledningen vid myndigheter under regeringen som omfattas av förordningen om intern styrning och kontroll (2007:603) skall från och med årsredovisningen gällande verksamhetsåret 2008 i anslutning till underskriften i årsredovisningen, lämna en bedömning huruvida verksamhetens process för intern styrning och kontroll är betryggande. Med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör de krav som framgår av myndighetsförordningen, se nedanstående förordningstext. 3 Myndighetens ledning ansvarar inför regeringen för verksamheten och skall se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel. Vidare framgår av förordning om intern styrning och kontroll att följande moment ska ingå i processen, se nedanstående förordningstext. Riskanalys 3 En riskanalys skall göras i syfte att identifiera omständigheter som utgör risk för att de krav som framgår av 3 myndighetsförordningen (2007:515) inte fullgörs. Kontrollåtgärder 4 Med ledning av riskanalysen skall åtgärder vidtas som är nödvändiga för att de krav som framgår av 3 myndighetsförordningen (2007:515) skall fullgöras med rimlig säkerhet. Uppföljning 5 Den interna styrningen och kontrollen skall systematiskt och regelbundet följas upp och bedömas. Vid bedömningen skall iakttagelser som lämnas vid extern revision och internrevision beaktas. Dokumentation 6 Riskanalysen enligt 3, kontrollåtgärderna enligt 4 samt uppföljningen och bedömningen enligt 5 skall dokumenteras.

5 Sid 5 (28) 1.2 Tillämpning av förordningen om intern styrning och kontroll För att ledningen skall kunna säkerställa att det vid myndigheten finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt, krävs att myndigheten har en process där momenten Riskanalys, Kontrollåtgärder, Uppföljning och Dokumentation ingår. Dessa moment ska vara väl integrerade i planering, genomförande och uppföljning på olika nivåer och i alla delar av verksamheten. Vid Umeå universitet har arbetet med intern styrning och kontroll sedan införandet år 2008 haft sin utgångspunkt i den s.k. COSO-modellen (utvecklad av Committee of Sponsoring Organization). Ekonomistyrningsverket (ESV) är normerande för statliga myndigheter när det gäller intern styrning och kontroll. ESV rekommenderar att COSO-modellen används. Nedan finns en beskrivning av de moment som enligt förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll ska ingå i processen för intern styrning och kontroll och hur dessa har tillämpats vid Umeå universitet Riskanalys Organisationen behöver ha kunskap om var de väsentliga riskerna finns beträffande organisationens verksamhetsmål, ekonomistyrning och regelefterlevnad, vilket sker genom identifiering och klassificering av risker. Därefter görs en värdering av sannolikheten att risken kommer att inträffa och vilken konsekvens detta skulle få för verksamheten. Utgångspunkten för riskanalysen är de styrdokument som är styrande för universitetets verksamhet såsom regleringsbrev, lagar, regelverk, m.m., samt universitetets visions- och måldokument Umeå universitet 2020 vision och mål fastställt av universitetsstyrelsen den 8 juni 2012 (Dnr: ). Även risker kopplade till universitetets myndighetsutövande samt utifrån omvärldsanalys, m.m. är identifierade i riskanalysen, vilka benämns som risker kopplade till bestämmelser, lagar och regler. I riskanalysen som är kopplad till bestämmelser, lagar och regler har det gjorts en riskbedömning utifrån sannolikhet och konsekvens med en verbal skala där sannolikhet och konsekvens beskrivs som låg, medel eller hög. På grund av hög komplexitet när det gäller risker kopplade till fastställda delmål, har dessa risker bedömts i text och inte enligt den verbala skalan låg, medel eller hög. Observera att Umeå universitets verksamhetsplan år , som utgår från Umeå universitet 2020 med dess långsiktiga mål, är uppbyggd utifrån analys av svagheter (därmed risker), men också på potential och möjligheter, konkretisering av målen i delmål, strategier för att nå delmålen/målen, samt uppföljningskriterier för att följa utvecklingen. Universitetets verksamhetsplan innefattar hela universitetets verksamhet på alla nivåer, varför analyserna i flera avseende grundas på en systemanalys. Riskanalysen utgår därför utifrån en komplexitet där systemrisker snarare än specifika risker måste adresseras. Arbetet med riskbedömning går till på följande sätt: När sannolikheten och konsekvensen har bedömts fattas beslut om vilken riskhantering och förebyggande åtgärder som ska användas för att hantera riskerna. Uppföljning av riskanalysen sker återkommande för att bedöma om risker har försvunnit, omvärderats eller tillkommit. Den riskanalys som fastställdes av universitetsstyrelsen omfattar år Eftersom universitetets mål/delmål är identiska år 2014 och 2015 finns det ingen orsak att uppdatera denna del av riskanalysen inför I enlighet med Ekonomistyrningsverkets föreskrifter ska riskanalysen uppdateras vid behov, något som nu inte föreligger. När det gäller risker kopplade till bestämmelser, lagar och regler har bl.a. risk avseende ITintrång ökat väsentligt under år 2014, varför denna del av riskanalysen uppdateras inför år 2015.

6 Sid 6 (28) Mål för riskanalys: Att Umeå universitet ska ha god kunskap om vilka de väsentliga riskerna är, hur dessa identifieras och värderas, så att åtgärder kan vidtas för att förhindra eller undvika risker att inte organisationens verksamhetsmål, god ekonomistyrning och god regelefterlevnad uppnås. Riskanalysen skall vara en del av planeringsprocessen Kontrollåtgärder Kontrollåtgärder är de åtgärder och rutiner som utarbetas för att fel ska upptäckas, åtgärdas och även förebyggas i såväl organisationsstruktur som rutiner. Vid Umeå universitet finns en rad kontrollåtgärder för att säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med myndighetsförordningen. Exempel på kontrollåtgärder är: Behörighetskontroller i IT-system, ekonomihandbok med bl.a. krav på att mer än en person godkänner utbetalningar, kontroller av bisysslor, kontroller för att upptäcka plagiat, regler för antagningsordning m.m. Systemets olika delar beskrivs mer ingående under rubrik 2 System för intern styrning och kontroll. Mål för kontrollåtgärder: Att Umeå universitet ska ha ett system för kontrollåtgärder som hanterar och förbygger de risker som bedöms få de största konsekvenserna för universitetets verksamhet Uppföljning Fungerande information och kommunikation mellan olika aktörer och organisatoriska nivåer, samt ett bra system för uppföljning och utvärdering av kontrollsystemet, är av stor vikt för att säkerställa att kontrollsystemet är välfungerande. Vid Umeå universitet finns en utvecklad struktur för hur aktuell och relevant information skall spridas mellan ledning och medarbetare. Det finns olika forum för informationsutbyte både via webben, utskick av mail och chefsnytt och även en väl inarbetad struktur för kommunikation till olika grupper. Här är några exempel: Fakulteter Institutioner Medarbetare Ledning Fakulteter Institutioner Fakultetsdialoger Ledningsråd Chefsinformation Prefektträffar Utökade fakultetsdialoger Nyhetsbrev Prefektträffar Institutionsdialoger Institutionsbesök Medarbetarenkät Institutionsbesök Medarbetarenkät Institutionsträffar Medarbetardagar Medarbetarenkät Uppföljning av den interna styrningen och kontrollen sker på så sätt att genomförandet av kontrollåtgärder årligen följs upp och bedöms. Även systemet för intern styrning och kontroll följs upp årligen, liksom uppdatering av riskanalys vid behov.

7 Sid 7 (28) Internrevisionen, Riksrevisionen och Universitetskanslersämbetet utövar också tillsyn och uppföljning över Umeå universitets verksamhet. Universitetet har rutin för hur dessa synpunkter och påpekanden tas emot, åtgärdas och rapporteras till styrelsen eller rektor. Mål för uppföljning: Att Umeå universitet ska ha väl fungerande uppföljning inom verksamheten för att kunna förebygga att felaktigheter uppstår samt upptäcka och åtgärda ev. felaktigheter. Detta inkluderar att årligen följa upp både kontrollåtgärder och systemet för intern styrning och kontroll, inkl. en uppdatering av riskanalysen Dokumentation Vid Umeå universitet görs uppföljning med rapportering om styrningens effekter på verksamheten regelbundet. Rapportering finns inbyggt i planerings- och uppföljningsprocessen med uppföljning av verksamhetsplan och ekonomi. Riskanalys, kontrollåtgärder, samt uppföljning och bedömning dokumenteras och rapporteras årligen till myndighetens ledning. Mål för dokumentation: Att Umeå universitet årligen ska dokumentera och rapportera riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och bedömning.

8 Sid 8 (28) 2 System för intern styrning och kontroll 2.1 Organisation och ansvar Nedan finns ansvarsområden för arbetet med intern styrning och kontroll inom Umeå universitet definierade. Det är viktigt att arbetet samordnas i så hög grad som möjligt för hela universitetet, samt att intern styrning och kontroll samordnas i ordinarie planerings- och uppföljningsarbete. Allmänt Överordnad nivå är alltid skyldig att vidta åtgärder om inte underliggande chefsnivå genomför åtgärder vid återkommande eller allvarliga regelöverträdelser. Vid sådana situationer ska kommunikation ske mellan de olika chefsnivåerna. Rutiner för rapportering mellan organisatoriska nivåer Rektor beslutade den 17 juni 2014 att fastställa rutiner för rapportering mellan organisatoriska nivåer inom universitetet ( ) i enlighet med nedanstående. Vid de dialoger som sker mellan universitetsledning och fakultetsledningar/lärarhögskolan, angivna i avsnitt Uppföljning, ska alltid en fast punkt vid respektive dialogträff behandlas, benämnd i agendan Avvikelserapportering. Där ska eventuella befarade eller uppkomna negativa händelser/regelöverträdelser inom fakultetens/motsvarande ansvarsområde rapporteras till universitetsledning. Universitetsledningen kan också i sin tur ta upp signaler som inkommit, avseende befarade negativa händelser/regelöverträdelser inom fakultetens/motsvarande ansvarsområde. Prefekt/enhetschef som får information om regelöverträdelser eller risk för negativa händelser ska rapportera skriftligt eller muntligt till fakultetsledning respektive universitetsdirektör i de fall regelöverträdelse bedöms som allvarlig eller återkommande. I de fall anställd på institution eller enhet har information om regelöverträdelse, ska detta rapporteras till prefekt/enhetschef. I undantagsfall genomför prefekt eller enhetschef ändå, trots påtalan, beslut som innebär en allvarlig eller återkommande regelöverträdelse. Anställda på institution eller enhet ska i dessa fall kontakta dekan/kanslichef/motsvarande funktion på fakultet/motsvarande. Om exempelvis enhetschef inom universitetsförvaltningen, personal på fakultet eller universitetsdirektör får information om regelöverträdelser, ska den person som kontaktats informera berörd fakultetsledning/motsvarande. I de fall överordnad chefsnivå får information om regelöverträdelser som är allvarliga eller återkommande, ska överordnad chefsnivå säkerställa att åtgärder är vidtagna. Samtliga chefer och övriga anställda har möjlighet att kontakta universitetsdirektören för rådgivande samtal i de fall det befaras allvarliga eller återkommande regelöverträdelser. Chefer och handläggare inom universitetsförvaltningen och planeringsenheten är ett stöd i processen med att undersöka regelöverträdelser samt med att föreslå åtgärder, d.v.s. som ett stöd till ansvarig chef. I de fall rektor eller universitetsdirektör informeras av internrevisionen om allvarliga eller återkommande regelöverträdelser, ska universitetsdirektör skyndsamt informera berörd fakultetsledning/motsvarande.

9 Sid 9 (28) är Umeå universitets högsta beslutande organ. har det övergripande ansvaret för att Umeå universitet har god intern styrning och kontroll. Ledning Rektor ansvarar under universitetsstyrelsen för ledningen av universitetets verksamhet så att ett aktivt arbete genomförs i syfte att nå hög måluppfyllelse, samt för att beslutade mål uppnås. Arbetet med intern styrning och kontroll vid Umeå universitet leds av rektor eller den som rektor utser. Prorektor är ställföreträdande till rektor och tjänstgör i rektors ställe när hon eller han inte är i tjänst samt ersätter även i övrigt rektor i den utsträckning som rektor bestämmer. Universitetsdirektör har det övergripande ansvaret för myndighetsfrågor och kontakter mot departement och myndigheter samt innehar ansvaret för de administrativa stödprocesserna för hela universitetet. På universitetsledningsnivå gäller för närvarande följande ansvarsfördelning: Ansvarig Rektor Prorektor Ansvarsområde Övergripande ansvar stf. Rektor/övergripande ansvar Grundutbildning, internationalisering av utbildningen, studentrekrytering och pedagogisk utveckling m.m. Universitetsdirektör Vicerektor för forskning Vicerektor för samverkan och innovation Kommunikationsdirektör Universitetsdirektören är den högsta administrativa chefen vid Umeå universitet och leder universitetets hela verksamhetsstöd. Däri ingår ansvar för intern styrning och kontroll av verksamheten. Forskning, forskningsutvärdering och utbildning på forskarnivå m.m. Samverkan och innovation, universitetets innovationsstödsystem m.m. Ansvarar för den övergripande kommunikationsprocessen på universitetet i ett nära samarbete med fakulteter, Lärarhögskolan och chefen för kommunikationsenheten. Ansvarig person inom universitetsledningen är skyldig att vidta åtgärder inom sina respektive ansvarsområden om en risk inträffar eller om fel uppstår. Ledningsrådet Ledningsrådet består av universitetsledningen, dekanerna, rektor Lärarhögskolan, Överbibliotekarien och representanter för studenterna. Syftet med Ledningsrådet är bl.a. att tillsammans med rektor och övrig ledning arbeta med övergripande mål och strategier och andra universitetsgemensamma frågor.

10 Sid 10 (28) Strategiska råd för Utbildning, Forskning och utbildning på forskarnivå, Samverkan och innovation, samt Administration. Ordförande för respektive råd är prorektor, vicerektor för aktuellt ansvarsområde respektive universitetsdirektör. Samtliga strategiska råd representeras av respektive fakultetsledning/ledning för Lärarhögskolan och studentrepresentanter. Syftet med respektive råd är att arbeta med universitetsgemensamma frågor inom respektive område. Överbibliotekarie Ansvarar för och leder verksamheten på universitetsbiblioteket och ansvarar därmed för intern styrning och kontroll av verksamheten. Fakultetsnämnder Fakultetsnämnderna utgör de vetenskapliga ledningsorganen och ansvarar för forskning, utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå samt för samverkan med samhälle och näringsliv. En av fakultetsnämndens huvuduppgifter är att årligen följa upp samtliga verksamheter inom fakulteten. I detta ansvar ingår att kvalitetssäkra och utveckla metoder samt arbetssätt inom hela fakulteten. Dekan Dekanen har det övergripande ledningsansvaret för fakulteten. Enligt universitetets ekonomistyrregler ansvarar dekanen för att fakulteten följer universitetets interna ekonomiadministrativa, personaladministrativa och studieadministrativa bestämmelser i enlighet med gällande anvisningar, samt följer beslutad delegationsordning. Här ingår bl.a. bestämmelser om attest och beslut om kontrakt/avtal. Dekanen ansvarar även för att verksamheten vid fakulteten bedrivs i enlighet med såväl universitetets egna regeldokument som gällande författningar och avtal, samt för att säkra och utveckla intern styrning och kontroll inom sitt respektive ansvarsområde. Rektor för Lärarhögskolan Rektor för lärarhögskolan har det övergripande ledningsansvaret för Lärarhögskolan och ansvarar för att säkra och utveckla intern styrning och kontroll inom sitt ansvarsområde. Prefekter/föreståndare/enhetschef * Prefekten har det övergripande ledningsansvaret för institutionen och för att säkra och utveckla intern styrning och kontroll inom sitt ansvarsområde. Enligt universitetets ekonomistyrregler ansvarar prefekten för institutionen för att universitetets interna ekonomiadministrativa, personaladministrativa och studieadministrativa bestämmelser i enlighet med gällande anvisningar följs samt även beslutad delegationsordning. Motsvarande ansvar gäller för enhetschef respektive föreståndare. * I enlighet med rektors relegationsordning (Dnr: UmU ) jämställs centrumbildningar, enheter och högskolor med institutioner, samt föreståndare med prefekter. Planeringsenheten Planeringsenheten har, utifrån universitetsdirektörens uppdrag, det operativa ansvaret för arbetet med intern styrning och kontroll inom Umeå universitet. Internrevisionen Internrevisionen granskar hur arbetet med intern styrning och kontroll inom Umeå universitet bedrivs

11 Sid 11 (28) och vilka resultat som nås. Internrevisionen granskar hela processen inklusive hur planeringsenheten genomför sina uppdrag. Studentkårer Studentkårerna är representerade i beslutande och beredande organ, bl.a. i universitetsstyrelsen, rektors beslutsmöte och i fakultetsnämnder m.m Gatekeeping Rektor inrättade den 23 juni 2009 en s.k. gatekeepingfunktion. Syfte med gatekeepingfunktionen är bl.a.: Att så långt som möjligt hämta uppgifter ur centrala system. Att gatekeepingfunktionen ansvarar för att kvalitetssäkra vissa typer av dokument som går in till rektor för beslut. Gatekeepingfunktionen består bl.a. av universitetsdirektör, kanslichefer vid fakulteter/lärarhögskolan, samt Planeringsenheten Delegationsordning Rektors delegationsordning fastställdes av rektor den 20 november 2012 (Dnr: UmU ). Rektors delegationsordning håller på att uppdateras och kommer att beslutas i slutet av år Utifrån delegationsordningen har fakultetsnämnderna, dekanerna, universitetsdirektören, biblioteksstyrelsen och överbibliotekarien utarbetat och fastställt sina vidaredelegationer. Dessa delegationsordningar följer strukturen i rektors delegationsordning. Delegationsordningen ska göra beslutsprocessen vid Umeå universitet genomskinlig och lättillgänglig. Delegation ska ges på så sätt att ärenden blir effektivt behandlade med rätt kompetens samt att ansvar och befogenheter följs åt. Arbetsordning för Umeå universitet Alla universitet och högskolor ska i enlighet med högskoleförordningen ha en arbetsordning för den interna organisationen. Nu gällande ordning fastställdes av universitetsstyrelsen den 4 juni 2014 (Dnr: FS ). Arbetsordningen syftar ytterst till att klargöra roller och ansvar, de olika nivåernas strategiska ansvar, samt till att förstärka kopplingarna i verksamhetsfrågor mellan universitetsledning och fakulteter och därmed universitetets övergripande och sammanhållna ledningsstruktur. Regler och handläggningsordning för inrättande av institutioner, centrumbildningar, arbetsenheter och högskolor vid Umeå universitet beslutade i februari 2012 att fastställa regler och handläggningsordning för inrättande av institutioner, centrumbildningar, arbetsenheter och högskolor vid Umeå universitet. Reglerna anger bl.a. regler och beslutsnivå för inrättande, ombildning och avveckling samt organisation. Styrelsen beslutade också att en årlig uppföljning ska göras av hur reglerna och handläggningsordningen tillämpas. Planeringsenheten ansvarar för denna uppföljning. Anställningsordning för lärare vid Umeå universitet Anställningsordningen utgör en central och mycket viktig del i arbetet med att utveckla universitetet och ger förutsättningar för attraktiva karriärvägar, främst en s.k. tenure track. Den bidrar också till att

12 Sid 12 (28) utveckla en långsiktig stabilitet i högre lärarbefattningar. Som en följd av detta räknar universitetet med att stärka lärosätets attraktionskraft som ett framstående utbildnings- och forskningsuniversitet i ett internationellt perspektiv. delegerade till rektor den 13 december 2011 att besluta om nödvändiga justeringar i anställningsordningen, med anledning av en ny tidsbegränsad anställning, varvid rektor den 16 oktober 2012 beslutade att införa en möjlighet till en tidsbegränsad anställning för meritering benämnd forskarassistent. Nu gällande anställningsordning reviderades därefter i sin helhet av universitetsstyrelsen den 11 december Rutiner för universitetsstyrelse För att säkerställa att de uppdrag och insatser som universitetsstyrelsen beslutar om verkställs, gör universitetsdirektören varje termin en rapportering av vilka uppdrag som rapporterats till styrelsen och vilka uppdrag som återstår att rapportera. Internrevisionschefen deltar vid hela universitetsstyrelsens sammanträden, vilket bl.a. syftar till att internrevisionen ska få god inblick i de ärenden som universitetsstyrelsen beslutar om. Information om de ärenden som ska behandlas vid kommande universitetsstyrelse tillställs alltid ledningsrådet samt den centrala samverkansgruppen. Vid universitetsstyrelsens sammanträde den 5 juni 2013 fastställde styrelsen en reviderad arbetsordning för styrelsens arbete Beslutsmöten Rektor har beslutsmöten varje vecka där rutiner för ärendehantering, inlämning av beslutsunderlag samt expediering är tydliga. Syftet är även här att ha tydliga och transparenta beslut som enkelt går att återsöka samt följa upp. Samtliga ärenden till rektors beslutsmöten hanteras i universitetets elektroniska diariesystem. För samtliga beslutande organ eller funktioner som exempelvis dekaner, fakultetsnämnder och prefekt finns protokoll diarieförda som är tillgängliga eller enkelt sökbara. 2.2 Kvalitetsarbete Harriet Wallberg Henriksson (Universitetskansler) har tagit fram ett ramförslag till kvalitetssystem för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, som innebär att lärosätena själva kommer att sköta granskningen. UKÄ (Universitetskanslerämbetet) kommer i sin tur att granska lärosätenas kvalitetssäkringssystem. UKÄ kan också, på förekommen anledning eller i nationella utvärderingar, komma att granska enskilda utbildningar genom stickprov. UKÄ har även fortsättningsvis möjlighet att dra in examenstillstånd om lärosätet inte uppfyller kraven. En utvärdering av utbildning på forskarnivå är på gång och UKÄ önskar införliva även den granskningen i systemet, men det är i dagsläget oklart hur. På sikt kommer lärosätets kvalitetssystem även att omfatta administration och forskning, enligt UKÄs modell. Umeå universitet arbetar med att ta fram ett förslag till kvalitetssystem för utbildning på grund- och avancerad nivå. Eftersom ett nationellt kvalitetssystem inte är beslutat, avvaktar Umeå universitet ett sådant beslut innan det lokala förslaget till kvalitetssystem processas vidare och beslutas.

13 Sid 13 (28) Kvalitetsinsatser Universitetet bedriver löpande många insatser för att säkra och höja kvaliteten inom universitetet. Nedan finns några exempel på pågående insatser. Universitetsgemensam studiebarometer. En universitetsgemensam enkätundersökning för att mäta studentnöjdhet genomfördes under år 2012 och resultaten sammanställdes och presenterades i december Undersökningen genomfördes bland de studenter som läste den femte terminen på ett campusförlagt program på grundläggande nivå. Utbildningsstrategiska rådet genomför en ny undersökning under november 2014 och resultaten kommer att presenteras under våren Universitetskanslersämbetets kvalitetsgranskningar UK-ämbetets arbete med att kvalitetsgranska utbildningar som kan leda till en kandidat-, magister-, mastereller yrkesexamen har avslutats. I slutet på oktober 2014 har Universitetskanslern presenterat ett förslag till förändrat kvalitetssystem. På universitetsnivå handläggs de utbildningar som erhållit bristande kvalitet. Pedagogiskt meriteringssystem. Universitetet har beslutat att införa en universitetsgemensam modell för högskolepedagogisk meritering för perioden Modellen innehåller nivåerna meriterade respektive excellent lärare. Målgruppen är lärare vid universitetet som innehar en anställning vid Umeå universitet och som har ett stort engagemang för läraruppdraget och en väl dokumenterad högskolepedagogisk kompetens och skicklighet. Avgångsenkät till doktorander. Samtliga doktorander som disputerar, får svara på en avgångsenkät. Resultaten sammanställs och presenteras årligen som ett underlag för att förbättra och utveckla utbildningen på forskarnivå. Individuell studieplan för utbildning på forskarnivå. En universitetsgemensam individuell studieplan för utbildning på forskarnivå har implementerats. Det genomförs en årlig uppföljning av att samtliga doktorander har en individuell studieplan som löpande uppdateras och följs upp. Audit. Under december 2014 kommer en audit att genomföras avseende en fakultets arbete med kvalitetsarbete m.m. inom utbildning på grund- och avancerad nivå. Umeå universitet och Linköpings universitet träffade ett avtal om fortsatt strategisk samverkan i juni Syftet är att samverkan ska leda till kvalitetsutveckling i vid mening och ökad konkurrenskraft. Samarbetet är sedan avtalstecknande varaktigt med ett centralt administrativt koordinerat stöd och erfarenhetsutbyte på främst ledningsnivå. Samarbetet omfattar bl.a. rutiner för att hantera ärenden avseende oredlighet i forskning. Umeå universitet tecknade även år 2010 ett samarbetsavtal med Universitet i Tromsö och har därefter fördjupat detta samarbete, som syftar till att höja kvaliteten inom flera områden. Kvalitetsfrämjande tilldelning av anslag för forskning och utbildning på forskarnivå: beslutade (dnr UmU ) om en ny kvalitetsfrämjande fördelningsmodell av resurser för forskning och utbildning på forskarnivå. Det nya systemet för kvalitetsbaserad resurstilldelning utgör en integrerad del av arbetet utifrån verksamhetsplanerarbetet för år där visionen och de långsiktiga målen för Umeå universitet utgör utgångspunkten. Den nya fördelningsmodellen består av två distinkt olika delar:

14 Sid 14 (28) 1. En (mindre) mekanistisk del som baseras på ett fåtal mekanistiska kriterier (bibliometri och externa medel) och som utgör samma modell som den staten använder vid fördelning av 20 procent av medelstilldelningen. Denna del av modellen startade i och med 2014 års tilldelning. Rektor fastställde modellen våren En (huvuddel) kontraktsdel, som mer direkt är ämnad att främja ett strategiskt arbete för långsiktigt goda förutsättningar för forskning och utbildning på forskarnivå, och för vilken dekanerna och rektor för lärarhögskolan tecknade ett kontrakt om den 22 oktober Under våren 2015 kommer en extern utvärdering av forskningskontrakten att genomföras. 2.3 Planering och uppföljning vid Umeå universitet Umeå universitet 2020 Vision och mål fastställde den 8 juni 2012 visionsdokumentet Umeå universitet 2020 Vision och mål, där universitetets viktigaste mål finns samlade under huvudrubrikerna Ett universitet som gör det möjligt, som bland annat innehåller avsnitt om att långsiktighet möjliggör risktagande i forskningen, kreativa miljöer stimulerar till dynamiska möten och att samverkan skapar utveckling och stärker kvalitet, Utbildning för gränslös kunskap som innehåller delmål avseende attraktivt utbildningsutbud på alla nivåer, hög lärarkompetens, möten med forskning och omgivande samhället samt en stark internationell dimension, Forskning som spränger gränser vars delmål avser nydanande forskning, forskning som antar samhällets utmaningar, tillgång till den bästa forskningsinfrastrukturen samt att attraktiv forskarutbildning skapar konkurrenskraft, samt Det goda och effektiva universitetet vars delmål avser ledarskap och verksamhetsstöd, kompetensförsörjning, god arbetsmiljö, tillgänglighet och trygga lokaler, samt miljö och hållbarhet. Som ett resultat av Umeå universitets vision och de i visionen uttryckta långsiktiga målen inom hela universitetets verksamhetsfält - har ett nytt arbetssätt initierats på Umeå universitet. Detta arbetssätt utgår i sitt genomförande från kärnverksamheten, det vill säga det långsiktiga och strategiskt viktiga arbetet på institutionerna med stöd av fakultetsledningarna och den centrala ledningen, liksom universitetets administrativa och tekniska stödsystem. Detta påverkar också direkt arbetet med riskanalys och riskhantering av universitetets hela verksamhet i synnerhet avseende arbetet med att uppnå universitetets övergripande och långsiktiga mål uttryckta i Vision 2020.

15 Sid 15 (28) Planeringsprocessen år 2015 Med start från den 1 januari 2014 sker implementering av universitetets mål- och strategiarbete, med verksamhetsplanering över treårscykler som grund. Från och med planeringen inför år 2013 har ett tre-årsperspektiv även införts när det gäller budget, i syfte att ge långsiktiga förutsättningar. Nedan finns en kortfattad beskrivning av universitetets övergripande årliga planeringsprocess. I september 2014 har universitetsstyrelsen beslutat att budgetprocessen ska tidigareläggas inför år Januari - Februari (år 1) Budgetunderlag (3-årigt) tas fram och beslutas av universitetstyrelsen och innehåller universitetets prioriterade områden och även begäran om medel beslutar om budgetdirektiv för kommande år samt preliminära förutsättningar för ytterligare två år Institutioner/enheter fastställer bl.a. kompetensförsörjningsplan Mars - Maj Rektor har dialog med utbildningsdepartementet Universitetsgemensamt VP- och budgetarbete Delmål och strategier utgör underlag för förslag till budget Fakultetsnämnder/motsvarande fastställer kompetensförsörjningsplan Dialog universitetsledningen - fakultetsledningar m.fl. om delmål/strategier och budget inför nästkommande treårsperiod Juni Verksamhetsplan för kommande tre år fastställs Styrelsen fastställer budget för kommande budgetår inkl.preliminära ramar för två kommande år Augusti - Oktober Fakulteter/motsvarande utarbetar och fastställer verksamhetsplan för kommande treårsperiod samt budget November Universitetsgemensam strategisk kompetensförsörjningsplan fastställs December Institutioner/enheter fastställer verksamhetsplan för kommande treårsperiod samt budget

16 Sid 16 (28) Universitetets verksamhetsplan Riksdagen har bland annat uppdragit till Umeå universitet att bedriva: 1. Utbildning som vilar på vetenskaplig eller konstnärlig grund samt på beprövad erfarenhet 2. Forskning och konstnärligt utvecklingsarbete Universitetet ska också samverka med det omgivande samhället och informera om sin verksamhet. fastställde visionsdokument Umeå universitet 2020 Vision och mål vid sammanträdet den 8 juni 2012 att gälla tills vidare. (Dnr: UmU ). Dokumentet ligger till grund för verksamhetsplaneringen på universitetets alla nivåer och samlar universitetets viktigaste mål under de fyra huvudrubrikerna Ett universitet som gör det möjligt, Utbildning för gränslös kunskap, Forskning som spränger gränser samt Det goda och effektiva universitetet. Kopplat till det övergripande visionsdokumentet beslutade universitetsstyrelsen den 6 november 2012 att fastställa Verksamhetsplan år och budget år 2013 (Dnr: UmU ). Planen innebär att verksamhetsplaneringen vid universitetet från och med 2013 kommer att vara långsiktigare än tidigare, vilket innebär verksamhetsplaner om treårscykler och att tidigare angivna verksamhetsuppdrag ersätts med delmål. Dessa utgör en precisering och konkretisering utifrån det ovan angivna visionsdokumentets långsiktiga mål. beslutade i samband med fastställande av verksamhetsplanen, att en precisering av delmålen skulle ske och fastställas av rektor senast i juni Den 18 juni 2013 beslutade rektor att fastställa delmål för perioden inklusive delmål för fakulteterna och Lärarhögskolan vid Umeå universitet, samt om inriktningen på delmålen under avsnittet Det goda och effektiva universitetet för ett definitivt fastställande av rektor senast den 22 oktober Vidare beslutades att uppdra till fakulteter (dekaner), Lärarhögskolan (LH) (rektor) och Universitetsförvaltningen (förvaltningschef) att senast den 30 september 2013 inkomma till rektor med eventuella förslag på justering av delmål (med nivåer), fördjupade analyser, strategier samt uppföljningskriterier. Den 21 oktober 2013 beslutade rektor, med utgångspunkt i ovanstående beslut per 18 juni 2013 och det arbete som skett under hösten 2013 med beredning på fakultet, Lärarhögskolan och universitetsledning och i dialog mellan berörda nivåer, att fastställa delmål med tillhörande fördjupade analyser, strategier samt uppföljningskriterier för perioden Vidare tecknades den 30 oktober 2013 forskningskontrakt med respektive dekan och rektor Lärarhögskolan avseende de delmål, inklusive strategier och uppföljningskriterier som gäller forskning och utbildning på forskarnivå. I december 2013 fastställde rektor universitetsgemensamma delmål Verksamhetsplaner på fakultets- och institutionsnivå Fakulteter och institutioner, samt även universitetsförvaltningen, Lärarhögskolan (LH) och universitetsbiblioteket ska göra en treårig verksamhetsplan i enlighet med anvisningar. Verksamhetsplanen innehåller både kärnverksamhet samt verksamhetsstöd. Utgångspunkt för arbetet med verksamhetsplanerna är universitetsstyrelsens fastställda verksamhetsplan. Observera - för att komma i fas med universitetets treårscykel, omfattar verksamhetsplanerna för fakulteter/motsvarande och institutioner/enheter innevarande period endast två år, d.v.s. år

17 Sid 17 (28) I enlighet med rektors delegationsordning och Anvisningar inför verksamhetsplanering år och uppföljning år 2014 (Dnr: UmU ), kan fakultetsnämnder, LH styrelse, Universitetsförvaltning och UmUB vid behov revidera sin verksamhetsplan. Avseende revideringar/kompletteringar av delmål beslutar rektor, efter förslag från fakultetsnämnd/lh styrelse. Vid eventuell revidering av strategier och uppföljningskriterier delges rektor och Planeringsenheten beslut, samt delges ny verksamhetsplan. Under år 2015 ska institutioner/enheter samt fakultet/motsvarande fastställa en kompetensförsörjningsplan för perioden och denna plan är en bilaga till verksamhetsplan. I november 2015 kommer en universitetsgemensam kompetensförsörjningsplan för perioden att fastställas. Kompetensförsörjningsplanen utgår från beslutat visionsdokument och fastställda delmål m.m. Inför år 2015 utarbetar fakulteter/motsvarande en riskanalys som omfattar viktiga risker kopplade till bestämmelser, lagar och regler Uppföljningsprocessen Januari Februari Uppföljning av samtliga återrapporteringskrav i regleringsbrev, lagar och förordningar Fakulteterna/Lärarhögskolan (LH), UmUB och universitetsförvaltningen gör uppföljning av ekonomi Årsredovisning fastställs av universitetsstyrelsen 22 februari lämnar universitetet årsredovisningen till regeringen Mars Fakulteterna/LH, universitetsförvaltningen och UmUB lämnar sin verksamhetsberättelse April Juni Augusti Rektor har dialog med fakulteter m.fl. om verksamhetsberättelsen m.m. Uppföljning av verksamhetsplan (med inriktning på hur arbetet med VP fortskrider, och ej strikt resultatorienterad) Fakulteterna /LH, UmUB och universitetsförvaltningen gör tertialuppföljning av ekonomi inklusive en ekonomisk prognos för hela året Universitetet lämnar ett delårsrapport till regeringen September Fakulteterna/LH, universitetsförvaltningen och UmUB gör tertialuppföljning av ekonomi samt en ekonomisk prognos för hela året November Rektor har dialog med fakulteterna om ekonomiuppföljning, VP och budget inför år

18 Sid 18 (28) Uppföljning av regleringsbrev: Universitetet följer årligen upp samtliga återrapporteringskrav i regleringsbrevet samt gör uppföljning enligt regler i relevanta lagar och förordningar, t.ex. Förordning om årsredovisning och budgetunderlag (2000:605). Rapportering av detta sker i årsredovisningen som beslutas av universitetsstyrelsen i februari. Under de senaste åren har universitetet förbättrat och kvalitetssäkrat rutinerna för framtagandet av årsredovisningen, bl.a. förbättring av planering och samordning av arbetet samt kvalitetssäkring av underlag och statistikuppgifter. Uppföljning av övergripande och långsiktiga mål i verksamhetsplanen för år : En uppföljning av verksamhetsarbetet och av samtliga delmål i verksamhetsplanen utifrån de övergripande och långsiktiga mål i det av universitetsstyrelsens beslutade visionsdokumentet Umeå universitet 2020 Vision och mål, ska rapporteras till universitetsstyrelsen i april Uppföljningskriterier (alternativt utvärderingar) har identifierats för varje delmål i verksamhetsplanen, vilket ska möjliggöra kontinuerlig uppföljning av resultatet av arbetet. Uppföljning av resultat (delmålsuppfyllelse) och kontinuerligt fördjupad analys av verksamheten och dess omgivning ligger till grund för eventuell revidering av strategier för att nå uppsatta mål. Ekonomi: Fakulteter och universitetsförvaltning rapporterar skriftligen sitt ekonomiska utfall och lämnar en prognos för hela året vid tre tillfällen under året. Universitetsledningen går igenom utfall och prognos med fakulteterna i de dialogträffar som ligger i anslutning till inrapportering av ekonomiskt utfall. Chef för en fakultet, institution eller enhet är enligt ekonomistyrreglerna skyldig att minst tertialvis följa upp sin ekonomi. Chef är också skyldig att tillse att det är balans mellan intäkter och kostnader, samt vidta åtgärder om obalans befaras. Verksamhetsberättelse för år 2014: Samtliga fakulteter, universitetsförvaltning, institutioner och enheter ska göra en verksamhetsberättelse som ska vara klar senast den 18 mars Verksamhetsberättelsen för år 2014 ska vara kortfattad och följa strukturen i verksamhetsplanen, samt innehålla en kortfattad analys av delmålsuppfyllelsen. Verksamhetsdialoger: Universitetsledningen har verksamhetsdialoger med en av fakulteterna (dess ledning) varje vecka, vid en träff per termin deltar även samtliga prefekter/chefer vid respektive fakultet. Vid två specifika träffar per år är innehållet dialog om mål och budget inför nästkommande år samt uppföljning av verksamhetsplan och ekonomi. Fakultetsnämnderna ansvarar enligt rektorsbeslut för uppföljning av sina institutioners verksamhetsplan samt genomför dialogträffar med sina institutioner. Medarbetarenkät: Umeå universitet genomför vart tredje år en medarbetarenkät som riktar sig till alla anställda. Medarbetarenkäten sammanställs per arbetsplats och ger en bild över anställdas uppfattning av arbetsmiljön. Medarbetarenkätens resultat utgör sedan bl.a. underlag för att sätta upp mål och aktiviteter i enhetens verksamhetsplan. Benchmarking och omvärldsanalyser: Umeå universitet gör löpande analyser i syfte att se hur Umeå universitet står sig i konkurrensen med andra lärosäten, kunna identifiera svagheter och styrkor i den egna verksamheten, samt kunna utgå från en relevant omvärldsbild (inte minst internationellt) för universitetets utvecklingsarbete. Ett

19 Sid 19 (28) exempel på jämförelser är den analys av årsredovisning som rapporteras varje år till universitetsstyrelsen i april, de analyser av rankingar som gjorts samt analys av utfallet av kvalitetsutvärderingar av utbildningen. Uppföljning, övrigt: Både universitetsstyrelse och universitetsledning arbetar med uppföljning som instrument för verksamhetens utveckling. När t.ex. universitetsstyrelsen beslutar om nya satsningar beslutas också hur och när uppföljning ska ske. Från och med år 2009 har t.ex. en uppföljning av de medel som styrelsen beslutar om från sin strategiska resurs och andra forskningssatsningar rapporterats årligen till universitetsstyrelsen. Andra exempel på årliga uppföljningsrapporter som rapporteras till universitetsstyrelsen är uppföljning av avgiftsstudenter samt uppföljning studentkårernas verksamhet. Checklista: I enlighet med universitetsstyrelsens beslut har en s.k. checklista införts från och med år 2014 och framåt. Checklistan innehåller universitetets högst prioriterade områden kopplade till bestämmelser, lagar samt regler och är kopplad till riskanalys. Fakultet/motsvarande gör en självvärdering utifrån frågeställningarna i checklistan inkl. ev. åtgärder och svaren följs sedan upp i dialog mellan universitetsledning och fakultetsledning Projektstyrningsmodell Projektmodell Rektor beslutade 2010 om regler för projekt och uppdrag som gäller samtliga av rektor eller universitetsstyrelsen beslutade projekt. Reglerna innehåller bl.a. Initiering av projekt, Beslutspunkter för projekt, Ekonomihantering inom projekt, Dokumenthantering inom projekt, Ansvarsfördelning inom projekt, Uppföljning av projekt, samt Regler för uppdrag. Universitetet har även en obligatorisk projektmodell som innehåller mallar för bl.a. projektplan samt anvisningar. Modellen är tillgänglig på universitetets hemsida och är framtagen för att säkra och höja kvaliteten på projektarbetet samt vara ett stöd för bl.a. projektledare. Vid universitetsgemensamma projekt är det alltid obligatoriskt att använda denna projektmodell. För varje projekt har universitetsledningen utsett en projektledare som tagit fram en projektplan i enlighet med ovanstående projektmodell. Projektplanen har sedan granskats av planeringsenheten och av uppdragsgivaren och därefter fastställts av rektor. Uppdragsgivaren är en person i universitetsledningen. Alla universitetsgemensamma projekt följs upp minst årligen. Syftet med uppföljningen är att se att projekten klarar sina uppställda projektmål, samt att tidplan och ekonomi klaras. När projektet är klart ska projektledaren skriva en slutrapport som stäms av med uppdragsgivare och planeringsenheten. Denna slutrapport ska sedan beslutas av rektor. 2.4 Regelverk Vid Umeå universitet finns ett betydande antal universitetsgemensamma regeldokument inom många områden. För att få en gemensam struktur och en enhetlig terminologi för regeldokument beslutade av universitetsstyrelse och rektor har rektor fastställt ett regelverk för styrdokument vid Umeå universitet. Reglerna anvisar vilken typ av regeldokument som ska finnas vid universitetet centralt samt regler för införande, revidering och avveckling av dessa dokument.

20 Sid 20 (28) I reglerna för regeldokument finns fyra olika typer av styrdokument: policy, plan, regler och handläggningsordning. Nedan beskrivs dessa med exempel och beskrivning. Samtliga regeldokument publiceras på en gemensam plats på universitetets hemsida Regelverket vid Umeå universitet. Styrdokument Beskrivning Exempel Policy Plan Regler Handläggningsordning Policys skall ange allmänna mål som skall eftersträvas och/eller värden som skall beaktas. Planer skall ange så konkreta mål och/eller åtgärder som möjligt samt skall ha en begränsad giltighetstid. Regler anger på ett mer konkret och detaljerat sätt än policys och planer vilka beslut och åtgärder som vid ett givet tillfälle fordras. Handläggningsordningen beskriver de handläggande organens arbete med genomförandet av policys, planer och regler. Policy för studentinflytande Plan för lika villkor vid Umeå universitet Ekonomistyrregler Nyttjande av Umeå universitets infrastruktur Handläggningsordning för utredning av trakasseriärenden PM Bisysslor för anställda vid Umeå universitet. År 2014 har bl.a. regler för systematiskt arbetsmiljöarbete utarbetats och beslutats av rektor. I reglerna framgår på vilket sätt Umeå universitet avser att arbeta samt hur ansvar, uppgifter och befogenheter lämpligen fördelas. 2.5 Information och kommunikation Umeå universitet använder många olika kanaler för att informera och kommunicera, nedan behandlas delar av det som sker internt inom organisationen. Medarbetarkommunikationen är ett strategiskt verktyg som ska stödja arbetet med att utveckla verksamheten och nå uppsatta mål. Ett annat syfte är att kvalitetssäkra att gemensamma metoder och modeller används inom hela universitetet. Kommunikationsdirektör Kommunikationsdirektören ansvarar för att utveckla arbetet med bilden av Umeå universitet, d.v.s. varumärket. Kommunikationsdirektören ansvarar vidare för det strategiska kommunikationsarbetet för interna och externa målgrupper samt de styrdokument som hör ihop med det arbetet. I uppdraget ingår att utarbeta, förankra och kommunicera kommunikationsstrategi och varumärkesplattform samt att uppdra till genomförande av operativa kommunikationsinsatser. Kommunikationsdirektören ansvarar för att initiera större utvecklingsprojekt inom kommunikationsområdet genom att ge och följa upp uppdrag. I arbetsuppgifterna ingår även att ansvara för universitetets kriskommunikation samt stödja universitetsstyrelsens och ledningens interna och externa kommunikation. Webbplats Universitetets nuvarande webb togs i drift under år 2008 och ett kontinuerligt arbete har skett för att utveckla webbens prestanda och användbarhet. Exempel på detta är arbetet med att införa en bättre sökmotor och statistikverktyg, samt skapandet av nytt kalendarium med samlad information om

21 Sid 21 (28) aktiviteter och engagemang vid universitetet. Universitetets webbkomplex står dock inför stora utmaningar. Det tekniska systemet begränsar möjligheterna till utvecklingen. Det var anledningen att det universitetsgemensamma projektet Utveckling och införande av ett intranät för Umeå universitet inleddes under Projektets syfte är att utveckla och införa ett mottagaranpassat intranät för universitetet samt ge ett bättre sammanhållet digitalt stöd för kommunikation och för det dagliga arbetet för universitetets medarbetare. Projektet avslutas vid årsskiftet 2014/15 och överlämnas då till förvaltning. På intranätet Aurora finns universitetsgemensam information till anställda samlad. I Auroras basstruktur finns information som rör alla eller många anställda. Det finns också fördjupningar som ska vara ett stöd och hjälp för användare i olika processer. Fördjupningar finns inom områdena IT och tele, personalfrågor, ekonomi, utbildningsadministration samt för gruppen chefer. Via Mina sidor och samarbetsytorna på Aurora kan användarna själva kommunicera, dela dokument och samarbeta med varandra. Via chefsbloggarna Ord från prefekten på institutionernas samarbetsytor kan prefekter och chefer kommunicera med sina medarbetare. Denna möjlighet blir tillgänglig för alla institutioner med start i november På Aurora finns möjlighet för universitetsledningen att föra ut strategisk ledningskommunikation, exempelvis visioner, mål och strategier. Det sker via ledningsbloggen, där universitetsledningen kommer att medverka i form av bl.a. bloggar och korta filmer. Fördjupningen för chefer syftar till att ge universitetets chefer ett effektivt och sammanhållet stöd för inhämtande av information som rör uppdraget som chef. Tidningar Medarbetartidningen Aktum utkommer med fyra nummer per år till samtliga anställda samt finns som en kompletterande onlineversion Aktum online. Under 2012 utsågs Aktum till årets bästa medarbetartidning i hård konkurrens om Publishingpriset nominerades Aktum online till samma pris nominerades Aktum än en gång till Publishingpriset. Under 2012 lanserades magasinet Tänk. Magasinet berättar om Umeå universitets forskning, utbildning och samarbeten på ett intresseväckande sätt. Här konkretiseras också visionen i tydliga exempel vilket gör att magasinet har en funktion både externt och internt vann Tänk Publishingpriset. Nyhetsbrev Utvalda nyheter och information presenteras på ett redaktionellt sätt i flera nyhetsbrev som via epost sprids i organisationen och länkas till webbplatsen. Varje vecka nås alla medarbetare av nyhetsbrevet Nyheter för anställda. I nyhetsbrevet finns också t.ex. information om förändringar i IT-system. Utöver detta nyhetsbrev finns ett flertal olika centrala nyhetsbrev med lite olika inriktningar, exempelvis Samverkansnytt, Omvärldsnyheter och Nytt om internationella relationer. Därtill har fakulteterna och förvaltningsenheterna egna nyhetsbrev.