Bokslut 2013 för fritidsnämnden

Transkript

1 (18) TJÄNSTESKRIVELSE FRN 2012/114 Fritidsnämnden Bokslut 2013 för fritidsnämnden Förslag till beslut Fritidsnämnden godkänner bokslut för år 2013 och överlämnar det till kommunstyrelsen. Sammanfattning Fritidsnämnden har under året haft 9 sammanträden varav 2 har varit helt öppna för allmänheten och där alla besökare fått möjlighet att ställa frågor till nämnden. Under året har antalet beslutsärenden i nämnden ökat med 40 och antalet beslutsärenden var 165. Nämnden har behandlat 6 planremisser och 3 övriga yttranden. Nämndens förtroendevalda har utvecklat sin kompetens om styrelsearbete vilket resulterade i en ny, beslutat arbetsordning. Nämnden har utfört en risk- och väsentlighetsanalys samt tagit ställning till nya och reviderade riktlinjer om styrande dokument för ansvarsområdet. Nämnden har genomfört besök på sportanläggningar och fritidsgårdar. När det gäller nämndens mål om ökad jämställdhet har nämnden fått en föredragning om en studie från det andra perspektivet: om att vara kille i en flicksport. Syftet var att visa att fritiden behöver beskrivas så att man bryter gamla invanda mönster och föreställningar. Projektet Ungt inflytande arbetade detta år med kultur och fritidsområdet. Resultatet har presenterats i nämnden av ungdomarna. Under året påbörjades en kapacitetsutredning om idrottsanläggningar. Denna görs i 3 delar och kommer att slutredovisas i nämnden och kommunstyrelsen under våren Aktivitetsbidraget för unga mellan år höjdes med 5 kronor och 2013 var första helåret som det nya IT-verktyget, ApN, användes av alla föreningarnas aktivitetsbidrag i Nacka. Nämnden har upphandlat en fritidsgård och beslutat om att upphandla simhallsdrift. Resultatet av nämndens internkontroll har skett enligt plan i tertial 3. Därefter har ytterligare uppföljningar av ramavtal och stickprovskontroller skett. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, Nacka Stadshuset, Granitvägen info@nacka.se

2 2 (18) Utveckling av fritidsnämndens 4 väsentliga områden för 2013 Inom de 4 väsentliga områden visar undersökningarna på ett bättre resultat än tidigare år Mål 1:Nackabornas möjligheter till ett rikt utbud av fritidsaktiviteter och rekreation Medborgarnas nöjdhetsgrad av ett rikt och varierat fritidsutbud i Nacka har de senaste åren pendlat kring 80% och i år stigit till 84%. Mål 2: Att pojkar och flickor ges lika förutsättningar för fritidsaktiviteter Vid årets mätning uppger 79% nackaborna att det ges lika förutsättningar för pojkar och flickor - vilket är det högsta resultatet sedan fritidsnämndens deltagande i mätningen. Medborgarnas uppfattning om lika förutsättningar för flickor och pojkar var lågt fram till 2006/2007 då detta förändrades från tidigare resultat om 14-30% till en nöjdhet om 77%. Därefter har medborgarnas nöjdhet vid mätningar pendlat men överstigit 72 %. Mål 3: Att personer med viss funktionsnedsättning ges ökade fritidsmöjligheter Nämndens internbudget för projektstöd överskreds något detta år. Bl a deltog Nacka för andra året i Minfritid.nu som är Sveriges största fritidsmässa för barn, unga och vuxna med funktionsnedsättning. Detta år kom cirka besökare och på mässan fanns 88 stycken utställare (föreningar och sponsorer) och prova-på-aktörer som visade upp fritidsaktiviteter I april lanserade 17 kommuner en gemensam webbportal för att förbättra kommunikationen om vad som finns att göra på sin fritid. I juni arrangerades Beachparty på Dalarö för ungdomar mellan år som behöver extra stöd. Besökarna kom från Haninge, Huddinge, Nacka, Nynäshamn, Stockholm stad och Tyresö kommun. Här fick besökarna pröva olika fritidsaktiviteter. Dagen avslutades med disco. Astma och allergiföreningen beviljades bidrag för stöd för sommarverksamhet (5 barn). Mål 4: Att fritidsanläggningar som är efterfrågade av medborgarna är välskötta Vid årets mätning av statistiska centralbyrån uppgav 86% av nackaborna att anläggningarna är välskötta. För att bl a höja städnivån i lokalerna och anläggningarna utförs kontinuerlig städkontroll. Insatta resurser Fritidsnämnden redovisar ett positivt resultat med 2,9 mnkr vilket beror på lägre kapitalkostnader, lägre hyreskostnad för Saltsjöbadens ishall som inte varit i bruk under första halvåret samt högre intäkter än beräknat.

3 3 (18) Ärendet Fritidsnämnden redovisar måluppfyllelse med nyckeltal, verksamhetsresultat och insatta resurser. I ärendet ingår en ekonomisk uppföljning, verksamhetsberättelse samt en redovisning av nämndens investeringar. Verksamhetsresultat Nämnden Fritidsnämnden har under året haft 9 sammanträden varav 2 har varit helt öppna för allmänheten och där alla besökare fått möjlighet att ställa frågor till nämnden. Under året har antalet beslutsärenden i nämnden ökat med 40 och antalet beslutsärenden var 165. Nämnden har behandlat 6 planremisser och 3 övriga yttranden. Vidare noteras 45 stycken delegationsbeslut samt att antalet nyregistrerade ärenden under året är 178 vilket är en ökning av antalet ärenden med 47. Inkomna synpunkter från allmänheten har anmälts vid varje tertialbokslut. Nämndens förtroendevalda har utvecklat sin kompetens om styrelsearbete vilket resulterade i en ny, beslutat arbetsordning. Nämnden har utfört en risk- och väsentlighetsanalys samt tagit ställning till nya och reviderade riktlinjer om styrande dokument för ansvarsområdet. Nämnden har genomfört besök på sportanläggningar och fritidsgårdar. När det gäller nämndens mål om ökad jämställdhet har nämnden fått en föredragning om en studie från det andra perspektivet: om att vara kille i en flicksport. Syftet var att visa att fritiden behöver beskrivas så att man bryter gamla invanda mönster och föreställningar. Forskaren var en de forskare som deltog i GIHs första forskarstafett om genus inom idrotten forskarstafetten var en nyhet på kvinnodagen den 7 mars detta år. Utveckling av fritidsnämndens 4 väsentliga områden för 2013 Mål 1: Nackabornas möjligheter till ett rikt utbud av fritidsaktiviteter och rekreation Medborgarnas nöjdhetsgrad av ett rikt och varierat fritidsutbud i Nacka har de senaste åren pendlat kring 80%. och i år stigit till 84%. Under 2013 har en besöksundersökning genomförts tillsammans med sex andra kommuner inom ramen för samarbetet Nackanätverket. Resultatet visar att de ungdomar som besöker fritidsgårdar i Nacka är mycket nöjda med verksamheten.

4 4 (18) Antalet besökare har räknats dagligen under hela året. Fritidsgårdarna besöks varje vecka regelbundet av mellan 600 och 800 ungdomar, av dem är flickor. Antalet besökare kan variera mellan ca 10 och ca 40 ungdomar per öppen aktivitet och fritidsgård. Mål 2: Att pojkar och flickor ges lika förutsättningar för fritidsaktiviteter Årets resultat är medborgarundersökningen av detta mål är 79% - vilket är det högsta resultatet sedan fritidsnämndens deltagande i mätningens. Medborgarnas uppfattning om lika förutsättningar för flickor och pojkar var lågt fram till 2006/2007 då detta förändrades från tidigare resultat om 14-30% till en nöjdhet om 77%. Därefter har medborgarnas nöjdhet vid mätningar varierat något men överstigit 72 %. Satsningar för fler aktiva flickor Ett antal av projektbidragen har varit riktade mot flickverksamheten såsom Boo Fotbollsförening för projektet Aktiva flickor i föreningen, Twisters Cheer Elite Nacka Cheerleadingförening för projektet Prova-på cheerleading och Studiefrämjandet i Sydöstra Stor-Stockholm för projektet Filmklubb för tjejer. Vid en jämförelse mellan Nacka och Stockholm stad om flickors deltagande i aktiviteter kan det t ex konstateras att det inom länet råder samma fördelning mellan flickor som spelar fotboll respektive pojkar. Antal flickor som spelar fotboll i Nacka kommun är 1756, 33%. Antal pojkar som spelar fotboll i Nacka kommun är 3599, 67 %. Föreningen Mötesplats Järlahuset som sedan 2008 ansvarat för verksamheten Tjejverkstan sade upp överenskommelsen med nämnden i slutet av året och ansökte på egen begäran om konkurs. Konsekvensen var att verksamheten upphörde helt under december. Tjejverkstans uppdrag var en mötesplats för enbart flickor i åldern å med verksamhet med socialt fokus och där besökarna kunde ägna sig åt samtal, drama, musik eller konstnärligt skapande. En kärngrupp om ca 25 flickor har besökt verksamheten regelbundet varje vecka. Det har varit färre besökare under 2013 jämfört med tidigare år. Mål 3: Att personer med viss funktionsnedsättning ges ökade fritidsmöjligheter Nämndens internbudget för projektstöd överskreds något detta år då fler föreningar ansökt om kontantstöd inom detta område. Utöver föreningarnas verksamhet deltog Nacka i Minfritid.nu som är Sveriges största fritidsmässa för barn, unga och vuxna med funktionsnedsättning. Detta var andra året för mässan och cirka besökare kom för att se vad mässans 88 utställare (föreningar och sponsorer) hade att erbjuda samt för att se olika vilka olika fritidsaktiviteter som prova-på-aktörer visade. Minfritid.nu är ett samarbete mellan Botkyrka, Haninge, Huddinge, Nacka, Nynäshamn, Tyresö, Salem kommun samt Habilitering & Hälsa.

5 5 (18) I juni arrangerades Beachparty på Dalarö för ungdomar mellan år som behöver extra stöd. Besökarna kom från Haninge, Huddinge, Nacka, Nynäshamn, Stockholm stad och Tyresö kommun. Här fick besökarna testa olika prova-på fritidsaktiviteter. Dagen avslutades med disco. Fritidsvansundersökning för Attention Nacka Värmdös medlemmar ska med hjälp av resultatet av enkätundersökningen förbättra fritidsutbudet för barn, unga och vuxna med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Under hösten genomfördes en enkät om vad medlemmarna gör på sin fritid vad man vill göra på sin fritid och om det finns hinder för varför man inte gör det man vill på sin fritid. Mål 4: Att fritidsanläggningar som är efterfrågade av medborgarna är välskötta Vid årets mätning av statistiska centralbyrån uppgav 86% av nackaborna att anläggningarna är välskötta. För att bl a höja städnivån i lokalerna och anläggningarna utförs kontinuerlig städkontroll. Samtal och möten har fortlöpande skett på 8 anläggningar genom anläggningsråd där föreningar, allmänhet och skolor har möjlighet att delta. Ambitionen för 2014 är att utöka antalet anläggningsråd för att öka våra föreningars, allmänhetens och skolors möjlighet till påverkan och delaktighet om anläggningarnas skötsel och utveckling. Årets översyn av principerna för hur tiderna ska fördelas mellan olika verksamheter har handlat om ishallar och på fotbollsplaner. Det har varit ett flertal möten där föreningarna har fått kommunicerat sina önskemål om faktorer för tidsfördelningarna i anläggningarna. Andra väsentliga utvecklingsmål Ungas inflytande för utvecklingen framåt I den nationella ungdomspolitiken anges att det är önskvärt att kommuner arbetar på olika sätt för att öka ungdomars möjligheter till inflytande och delaktighet. Ett av de områden som nämns särskilt där unga kan få utrymme för att utveckla ett eget engagemang och ansvarstagande är fritidsområdet. I nämndens beslutade riktlinjer för fritidsgårdsuppdrag anges att anordnarna ska stimulera ungdomars vilja att ta ansvar och engagera sig i frågor som berör dem eller i skapandet och genomförandet av verksamheten. Anordnarna redovisar att de arbetar med inflytande och delaktighet genom olika forum där ungdomar får föra fram synpunkter och förslag, genom att ungdomar är med och arrangerar verksamhet och genom att de är med i olika arbetsgrupper. Ungdomarna är även med och svarar för inköp, arbetar ideellt i fritidsgårdarnas cafeterior och är med vid

6 6 (18) utformning av lokaler. Motsvarande arbete har skett, men i mindre omfattning, på Tjejverkstan och på de föreningsdrivna träffpunkterna i Velamsund och i Alphyddan. Projektet Ungt inflytande fortsatte för sjätte året. Nytt för i år var att fritidsnämnden och kulturnämnden samverkade om ett gemensamt uppdrag samt att båda nämnderna bjöd in ungdomarna till sina sammanträden för presentation av sina arbeten och ge förslag på hur ungas röster kan höras i frågor om kultur- och fritidsfrågor. Nackas strategi för minskad energiförbrukning halvering av energi på 5 år Fritisnämnden har följt upp strategin för minskad energianvändning samt lämnat förslag på reviderade mål i strategin enligt separat skrivelse. Åtgärden som gjorts under året har lett till minskad energiförbrukning av ishallar och simhallar genom installation av nya och bättre styrsystem och förbättrad ventilation. Dessa arbeten inleddes under 2008/2009 och nu konstateras att energiförbrukningen i Älta ishall har halverats på 5 år. Samtidigt som antalet bokningstimmar har ökat under år 2013 med 22 procent. I Saltsjöbadens ishall har elförbrukning per dygn under 2013 sänkts med 35 procent. Trots att ishallen enbart var i drift andra halvåret Total besparning av elförbrukningen i Älta ishall och Saltsjöbadens ishall under år 2013 är kwh. För att önskemålen om ökat öppethållande och längre säsonger inte ska leda till fortsatta kostnadsökningar är det viktigt att fortsätta energieffektiviseringen. Nyckeltalet för ishallars energianvändning kwh (vecka 45-12) /bokningsbara timmar behöver kommenteras.under perioden har energiförbrukningen ökat från 200 kwh per timme till 201 kwh per timme. Det beror på att Nacka istält, Björknäs uterink och Björknäs ishall inte är isolerade byggnader. En annan förklaring är att ut temperaturen under november och december månad år 2013 var högre än motsvarande period under 2012.

7 7 (18) Utmärkt förening För att stödja Nackas föreningsliv med att långsiktigt utveckla sina arbeten med värdegrundsfrågor och medvetet ledarskap har nämnden beslutat om att samverka med idrottens utbildare, SISU Idrottsutbildarna om konceptet, Utmärkt Förening. Det är en metod för att kvalitetssäkra föreningars verksamhet och deras arbete med värdegrundsfrågor. Nämndens mål är att tio föreningar varje år erbjuds processtöd av SISU inom exempelvis lägesanalys, verksamhetsutveckling, policyarbeten, implementerings- och utbildningsaktiviteter mm. De föreningar som genomfört alla moment, har nödvändig kunskap, rutiner och handlingsplaner samt förankrat det i föreningens organisation tilldelas utmärkelsen, Utmärkt Förening. Fritidnämndens utmärkelse Utmärkt förening tilldelades i år 8 stycken föreningar. Dessa föreningar uppmärksammades i samband med nämndens årliga föreningsledarhelg, i november, där ett 70- tal ledare från Nackas föreningar samlades för inspirerande föreläsningar och work shops. Idrottsprestationer Älta IFs unga damer som avancerat snabbt inom fotbollen startade 2013 för första gången i Nackas historia i Elitettan. Älta IFs damer kom på 7:e plats vilket får anses vara mycket bra för en nykomlig på denna nivå. Nackas aktiva i olika sektioner och grenar inom kampsporten fortsatte under 2013 att nå höga prestationer liksom aktiva inom orientering där en av de aktiva erhöll årets idrottsstipendium No Fall. Stipendiet delades ut vid årets föreningsledarhelg. De nästan eviga slutspelsfinalisterna i handboll, Skuru IK Damer, fortsätter sin höga nivå och summerade året med en silverplats - 2:a i högsta serien i handbollens elitserie. Risk- och sårbarhetsanalys Fritidsnämnden har fortsatt sitt uppföljningsarbete inom den nämndspecifika risk- och sårbarhetsanalysen som presenterade Analysen visade att nämndens ansvarområde inte riskerar att skapa extraordinära händelser. Informationen från presenterad risk- och sårbarhetsanalysen har överförts till en ny metod som skapats av försvarets forskningsinstitut. Under året har arbete pågått för en tydligare organisatorisk struktur för ökad kommunikation och hantering. Detta för att nå lägsta effektiv nivå vid en lokal kris. Även dialog, seminarium och framtagning av behjälpliga dokument inom området påbörjades för att ge stöd och kunskap till tredje man, framförallt inriktat för de som har föreningsansvar. Nämnden fortsätter konturenligt arbetet mot ständiga förbättringar för att skapa en trygg och säker kommun.

8 8 (18) Kapacitetsutredning Under 2013 har det påbörjats en kapacitetsutredning av fritidsanläggningar för hela fritidsprocessen. Den första delen innehöll en nulägesanalys och framtidsblickar som utgick från nuvarande befolkningsprognosen och fram till I denna del har en kvantitativ jämförelse gjorts mellan utbudet av befintliga idrotts- och motionsanläggningar i Nacka kommun och sex andra valda kommuner i landet. Den andra delen handlade om föreningslivets efterfrågade timmar i förhållande till antalet tillgängliga timmar, vilka veckodagar och tider på dygnet som är mest eftertraktade samt en kontroll av det faktiska nyttjandet av anläggningar. Den tredje delen av utredningen innehåller en analys av de anläggningar och lokaler som inte ägs av kommunen men som används av nackaborna. Denna del kommer att avslutas och redovisas i början av Upphandlingar Fritidsnämnden har under hösten genomfört upphandling av drift av fritidsgårdsverksamhet i Orminge för tiden 2014 till 2016 med möjlighet till två års förlängning. Fem aktörer visade intresse för upphandlingen och två av dessa lämnade in anbud. Nämnden beslöt i december att anta Boo Folkets Hus som utförare av uppdraget. Under året beslöt nämnden att pröva upphandling för driften av simhallarna Näckenbadet och Nacka simhall. Upphandlingen är i slutskedet och verkställs i början av 2014.

9 9 (18) Strategiska mål och nyckeltal Utfall inom parantes är 2012 års utfall Verksamhetsresultat Övergripande mål God kommunal service God kommunal service Strategiskt mål Läge Nyckeltal Målvärde Utfall Kommuninvånarna ska ha tillgång till en mångsidig verksamhet på sin fritid. Besökare på kommunens fritidsanläggningar ska anse att dessa har hög kvalitet d.v.s. tillgänglighet, funktionalitet, bemötande, delaktighet, inflytande och kompetens. I vilken grad tycker du att Nacka kommun erbjuder barn och ungdomar ett rikt och varierat utbud av fritidsaktiviteter genom föreningslivet.(scb tilläggsfråga medelvärde 6,4 i Nacka( mäts idag inte i andra kommuner) 80% Flickors andel av attraktiv uthyrningstid i ishallar, idrottshallar och bollplaner % 40% Pojkars andel av attraktiv uthyrningstid i ishallar, idrottshallar och bollplaner % 40% I vilken grad tycker du att Nacka kommun erbjuder pojkar och flickor lika förutsättningar när det gäller fritidsaktiviteter?(scb tilläggsfrågor medelvärde 6,4 i Nacka( mäts idag inte i andra kommuner) 80% Vad tror eller tycker du om kommunens insatser för utrustning och skötsel av idrotts och motionsanläggningar SCB medelvärde 6,6 i Nacka (medelvärde i samtliga kommuner 6,2) 85% 84% (76%) 40-45% 55-60% 79% (72) 86% (85%) Andel bidragsberättigade föreningar som anser att servicen och reglerna till föreningslivet är god, % ( mäts vart annat år i brukarundersökning utfall 2012) 85% (69%)

10 10 (18) Verksamhetsresultat Övergripande mål Stor valfrihet God livsmiljö och långsiktigt hållbar utveckling Trygg kommun Strategiskt mål Läge Nyckeltal Målvärde Utfall Kommunens invånare ska kunna ägna sig åt ett rikt och varierat utbud av aktiviteter på kommunens fritidsanläggningar. Föreningslivet ska stödjas så att de arbetar med värdegrundsfrågor och medvetet ledarskap Fritidsanläggningarna ska vara trygga. Hur ser du på möjligheterna till att kunna utöva dina fritidsintressen tex.sport, kultur, friluftsliv, föreningsliv (SCB medelvärde i Nacka 8,0 medelvärde samtliga kommuner 7,2 ) (7,9) 90% Antal bidragsberättigade barn och ungdomsföreningar som deltar i satsningen av Utmärkt förening 12 Andel besökare som anser att kommunens fritidsanläggningar är trygga (%) mäts i brukarundersökning % Antal rapporterade skador på utövare orsakade av brister i kommunens idrottsanläggningar, st. (Rapporteras via reg. folkhälsoplanerare anmälningsblankett finns på hemsidan) 0 Andel godkända vattenprover i simhallarna, % 95% (94%) 10 st (10 st) (83%) i ishallar Inga skador har registre rats 95% 100 %

11 11 (18) Insatta resurser Fritidsnämnden redovisar ett positivt resultat med 2,9 mnkr vilket beror på lägre kapitalkostnader med 0,8 mnkr i och med att investeringsprojekt avslutats något senare än beräknat, lägre hyreskostnad med 1,6 mnkr för Saltsjöbadens ishall som inte varit i bruk under första halvåret samt att intäkterna varit högre jämfört med tidigare prognos. Verksamhet, tkr Utfall 2013 Budget- Kostnader (-) Intäkter (+) Intäkter Kostnader Netto Budget 2013 avvikelse Kontantstöd Fritidsanläggningar Idrott och fritidsenheten Öppen fritid och lovverksamhet Nämnd och nämndstöd Myndighet & huvudmannauppgift Summa Insatta resurser Övergripande mål Strategiskt mål Läge Nyckeltal Målvärde Utfall Effektivt resursutnyttjande Kommunal ekonomi i balans Reinvestering/per bokad timme i idrottsanläggninga rna samt att fritids anläggningarna ska utnyttjas maximalt Budget i balans Ishallar energianvändning kwh (vecka 45-12) /bokningsbara timmar < 316 kw/h 201 (200 kwh) Lokaluthyrning i % av total uthyrbar tid, % 90% 98% Drift- och underhållskostnad (ishallar, sport-hallar, fotbollsplaner), kr/invånare < (404) exkl. personal Avvikelse i förhållande till budget i mkr (utfall bokslut) ±0 2,9 mnkr

12 12 (18)

13 (18) TJÄNSTESKRIVELSE FRN 2012/114 Projektbenämning Not Total Projektram IB Utfall 2013 Totalt Ack Utfall Återstående prognos 2013 överförs till 2014 Prognos 2014 Prognos 2015 Progno s 2016 Prognos o tot ack utfall Saltsjöbadens ip paviljongen Saltsjöbadens IP Konstgräs Nyinvest. inom befintlig anlägg Idrott reinvesteringar Spontan näridrottsarenor Skuru IP Energiåtgärder ishallar Energibesparing idrott fritid Björknäs IP Lekplatser Lekplatser Ridhus Älta o Fisksätra Tillbyggnad Nacka simhall Nacka ip konstgräs Sicklavallen konstgräs Utredning simhallar/orminge Älta sporthall Myrsjö Ip Kampsportlokaler Nacka bollhall breddning Duvnäs Utskogen Boovallen omklädningsrum Summa POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, Nacka Stadshuset, Granitvägen info@nacka.se

14 14 (18)

15 (18) TJÄNSTESKRIVELSE FRN 2012/114 Noter till investeringssammanställning Not 1 Färdigställda projekt och redovisade i nämnden. Saltsjöbadens IP konstgräs redovisat och Saltsjöbadens IP paviljong slutredovisad Not 2 Del av projektet, Konstgräsplanen på Bovallen har färdigställts och redovisas i separat skrivelse till nämnd. Not 3 Delar av projektet slutredovisas i separat skrivelse till nämnden. Not 4 Arbete och åtgärder för energieffektivisering fortgår Minskad energianvändning i Nacka kommuns ishallar och simhallar redovisas i separat skrivelse uppföljning av energieffektiviserings strategin. Not 5 Lekplatserna: Neglinge torg och Oxelvägen i Älta slutredovisas i separat tjänsteskrivelse. Upprustning av lekplatsen på Atlasvägen pågår. Not 6 Nacka IP konstgräs är nästan klar och kommer slutredovisas våren Not 7 Sicklavallens konstgräs; arbetet pågår och kommer slutredovisas under Not 8 BMX-bana för cykelåkning: slutredovisning i separat skrivelse återstående medel avsätts till bl a konstgräsplan, löparbanor och längdhoppsgrop för skolidrott. Not 9 Kampsportslokalen slutredovisas i separat skrivelse till nämnd. Not 10 Den gamla lekplatsen i Duvnäs-Utskog rustas upp. Den nya lekplatsen är tillgänglighetsanpassad med temat cirkus. Lekutrustningen är vald för att fungera för många olika barn, samtidigt som den ska erbjuda utmaningar. Arbete pågår färdigställs under Not 11 Bovallen omklädningsrum slutredovisas i separat skrivelse till nämnden överskjutande del avser tidigare beslut om att förbättra parkeringen. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, Nacka Stadshuset, Granitvägen info@nacka.se

16 (18) TJÄNSTESKRIVELSE FRN 2012/114 Internkontrollplan 2013 Sammanställning av nämndens plan för internkontroll Område Kontrollmoment Kontroll Antal ggr Utfört Kommentarer -ansvar Attestrutiner Att gällande Controller Kontinuerligt Ja Alltid aktuell redovisningsreglemente och rutiner följs Kontantbidrag Att beslutade regler Controller 1 ggr Ja Kontroll visar att kommunens efterlevs regelverk efterlevs. Utveckling sker genom digitalisering av ansökningarna Lokaluthyrning Att beslutade regler Controller 1 Ja Översyn av rutiner Programvaran efterlevs ggr/verksamhetsområde behöver utvecklas. Rutiner för Att beslutade rutiner följs Enhetschef 3 ggr Ja Nämnden har beslutat att enheten klagomål, ska lämna en skriftlig redogörelse synpunkter och vid varje tertial och så sker. avvikelsehantering Inköp Inköpsrutiner följs Enhetschef Ja Stickprovskontroller Utförts av nämndens controller. Delegation anmälan Att delegationsordning Nämndsekreterare 1 ggr Ja Ny kontroll juli-dec 2013 visar 26 o rapportering efterlevs delegationsbeslut. Samtliga är anmälda till nämnden inom rätt tid. Inköpsrutiner Avtalstroheten har följts upp och redovisats i tertial 2. Därefter har ny uppföljning gjorts och avtalstroheten för 2013, helår, är 89 %. Vilket är en ökning från 77% i tertial 2 och från 62% år Företag som levererat varor och tjänster där inte avtal finns understiger beloppsgränsen 284 tkr per år för direktupphandling förutom 4 företag. Dessa företag är Processing Borgås, AB Björsta Data, Amfa finansab och Leisure Jones AB. Avtal finns med dessa leverantörer. Björsta Data levererar bokningssystemet. Ny upphandling av bokningssystemet förbereds och kommer att göras POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, Nacka Stadshuset, Granitvägen info@nacka.se

17 17 (18) Stickprov attestregler Beslutsattestant har beslutats av nämnden den 12 december 2012 och vidaredelegering har anmälts i nämnden den 6 februari Kontroll har gjorts av att rätt attestanter har vidarebefordrats till ekonomienheten samt att rätt attestanter finns i ekonomisystemen, Raindance. I detta system finns alla fakturor registrerade som inkommer till kommunen. Fakturorna ska attesteras av 2 olika personer (mottagningsattest och beslutsattest). I systemet finns möjligheter att bifoga underlag, avtal samt möjlighet för attestanter att skriva information om fakturan. Resultatet av tidigare kontroll har redovisats enligt nämndens beslutade plan för internkontroll, tertial 2. Därefter har uppföljning skett på nytt, Stickprov har tagits på 50 fakturor som valts slumpmässigt av 630 fakturor i fritidsnämndens bokföring mellan september till december Kontroll har gjorts av om rätt attestanter har attesterat fakturorna, att fakturorna är utformade enligt god redovisningssed att varan tjänsten är beställd samt att priser stämmer överens med avtalade priser i ramavtalen. Kontrollen visar att Samtliga fakturor har attesterats av rätt beslutsattestant enligt vidaredelegering. Fakturor beträffande leasing av fordon; framgår inte vem som använt fordonet och i vilket sammanhang fordonets använts. Information och avtal som bör bifogas. saknas till en stor del av fakturorna. Priser kan i många fall inte stämmas av mot avtal då inköp av vissa varor inte finns prissatt i avtalet. Ramavtal kan ha tecknats av en enhet med leverantör där avtalet gäller vissa varor inom företagets hela utbud och sedan har andra varor tjänster handlats upp. Allmänt: Förbättring av faktura hanteringen har skett från september till december då informationen och avtal har bifogats till några fakturor men fortfarande finns brister då ingen information har getts, informationen från leverantören är knapphändig eller svårförståelig för den som inte är insatt i vad som beställts. Fortfarande behöver en förbättring ske gällande bifogad fakturainformationen, samt en bättre kontroll av priser mot avtalen. Antal leverantörer där mindre köp görs bör begränsas Åtgärder 2014: Vidaredelegering av attesträtten har begränsats till att attestant har rätt att attestera ett snävare område för år Kontantbidrag att beslutade regler efterlevs Beslutade regler har efterlevts. Aktivitetsbidrag har utbetalats för hösten 2012 och våren 2013 enligt beslutade regler. Verksamhetsbidraget har utbetalats enligt beslutade regler. Projekt bidragen som utbetalats har beslutats i fritidsnämnden.

18 18 (18) Aktivitetsbidraget ansökningar sker idag genom det webb baserade verktyget APN på nätet via aktivitetskort detta har bidragit till en säkrare hantering av utbetalning av bidraget. Nu kan inte en person bokas för fler aktiviteter samtidigt Verksamhetsbidraget samt övriga bidrag hanteras via blanketter som inte bearbetas digitalt vilket kan ge risk för felaktigheter. Digitalisering av ansökningar gällande övriga bidrag är under utveckling. Lokaluthyrning Vid makulering av fakturor och utställande av ny faktura sker en del handpåläggning som kan medföra fel. En översyn av detta har tidigare utförts och redovisats i nämnd, under rubriken anmälningar. Vidare utredning om systemets begränsningar resp möjligheter sker i samarbete med företaget som levererat bokningssystemet. Ny upphandling av bokningssystem kommer göras under år Bilagor 1. Resultaträkning 2. Verksamhetsberättelse Åsa Engwall Natur och fritidsdirektör Margareta Rindö Verksamhetscontroller