KALLELSE TILL EXTRA SAMMANTRÄDE MED KOMMUNSTYRELSENS PLANERINGS- OCH UTVECKLINGSUTSKOTT

Transkript

1 KALLELSE TILL EXTRA SAMMANTRÄDE MED KOMMUNSTYRELSENS PLANERINGS- OCH UTVECKLINGSUTSKOTT Ordinarie ledamöter kallas till sammanträde med kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott, tisdagen den 27 augusti 2013 direkt efter kommunstyrelsens sammanträde samma dag i sammanträdesrum Leja, kommunhuset i Lindesberg. Ledamot som är förhindrad att delta, bör själv kalla sin personlige ersättare. OBS! Tänk på våra allergiker och använd inte starkt doftande sprayer, parfymer eller rakvatten! Anders Ceder Ordförande Linda Svahn Sekreterare Ledamöter Anders Ceder (S) ordförande Irja Gustavsson (S) 1:e vice ordförande Arnold Bengtsson (S) Inger Griberg (MP) Pär-Ove Lindqvist (M) Jonas Kleber (C) Ingrid Åberg (KD) Ersättare Hans-Olof Hake (S) Margareta Ahlm (S) Ulf Axelsson (V) Pia Gröndahl (S) Christina Pettersson (C) Göran Gustavsson (FP) Anniette Lindvall (M) Föredragningslista Nr. Ärende 1. Budget 2014, VP för kommunkontoret och kommunledningsstaben Dnr 2013/241 AKK

2 1. Budget 2014, verksamhetsplan för kommunkontoret och kommunledningsstaben Förslag till beslut Kommunkontorets och kommunledningsstabens förslag till budget för 2014 samt verksamhetsplan för enligt bilaga godkänns och överlämnas till kommunstyrelsens budgetberedning. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott beslutade den 12 augusti 2013 att kommunkontorets och kommunledningsstabens förslag till budget för 2014 samt verksamhetsplan för enligt bilaga godkänns och överlämnas till kommunstyrelsens budgetberedning. Förslaget har nu MBL-förhandlats med de fackliga organisationerna och kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott ska nu lämna det reviderade förslaget till kommunstyrelsens budgetberedning. Budgetprocessen inför budget för 2014 bygger på mål och ramar som kommunstyrelsen kommer att anta under hösten 2013 samt de preliminära ekonomiska ramar för verksamhetsplanering som kommunstyrelsen antog den 26 april Ekonomichef Gunilla Sandgren informerade den 12 augusti 2013 om kommunkontorets och kommunledningsstabens förslag till investeringar, däribland en ändhållplats vid Fotbollsgatan och ny väg till Lindesberg Arena. Det pågår en diskussion var tjänsten som miljöstrateg ska vara placerad och vilka arbetsuppgifter den ska innehålla. Samtalen om tjänsten som planerare har också påbörjats då den nuvarande planeraren valt att gå vidare till en annan tjänst. En IT-strateg skulle behöva anställas då detta arbete är eftersatt. Det är viktigt att det finns en samsyn mellan förvaltningarna på IT-system och var kostnaderna ska tas Handlingar Nämdernas budget Kommunstyrelsen 2014 VP pdf (inkluderad nedan) Sida 2 av 2

3 Nämndernas budget 2014 VP Kommunstyrelse

4 1 Ramanpassning Ramanspassning TKR Budget 2014 VP 2015 VP 2016 Totalt Miljöstrateg Externa intäkter Lindesberg Arena Planering Inköp Personliga befattningar Marknadsföring Kompletteringstrafik Bilpool Måltidsenheten Bergslagens Kommunalteknik Kommunledningsstaben och kommunkontoret ska under åren minska nettoramen med 7,8 mnkr. Utöver dessa förslag beskrivs kommunövergripande åtgärder som berör hela den kommunala organisationen under Övergripande ramanpassning. Övergripande ramanpassning Ramanpassning TKR Budget 2014 VP 2015 VP 2016 Övergripande organisation Generell lokaleffektivisering Finansiering, effektivisering koncern Övergripande organisation En utredning av kommunens övergripande politiska organisation och förvaltningsorganisation kommer att inledas under hösten 2013 i syfte att effektivisera och samordna den kommunala organisationen. Förväntade kostnadseffektiviseringar från 2015 beräknas till ca 10 mnkr. Generell lokaleffektivisering Kommunens verksamheter bedrivs i ett stort antal lokaler förhyrda av de kommunala bolagen LIBO och TUAB samt till viss del av privata hyresvärdar. En översyn i syfte att samordna och minska den totala förhyrda ytan kommer att inledas. Förväntade kostnadsminskningar uppgår till 5 mnkr per år 2015 och 2016, totalt 10 mnkr. Finansiering - effektivisering koncernen Kommunfullmäktige beslöt 2012 att förstärka det egna kapitalet för Linde Stadshus AB med 350 mnkr pga lagändring från den 1 januari Reverserna på de koncerninterna lån som fanns togs bort och därmed minskade kommunens finansiella intäkter med ca 10 mnkr. Koncernens minskade kostnader för lån skall resultera i minskade kostnader för kommunen. Förväntade kostnadsminskningar uppgår till totalt 10 mnkr, 4 mnkr år 2014 och ytterligare 3 mnkr per år 2015 och Kommunstyrelse, Nämndernas budget 2014 VP (5)

5 2 Behov Verksamhet Arkivarie IT-strateg Digitala blanketter Nytt diariesystem Utbildning nya politiker Licenskostnader ITenheten Teknisk överföring servrar Lönekartläggning, licenskostn Totalt Utöver befintlig ram för budget 2014 och VP har kommunledningsstaben och kommunkontoret följande behov: Arkivarie 450 tkr Lindesbergs kommun anslöt sig till den gemensamma arkivorganisationen i norra Örebro län Detta skedde i samband med en pensionsavgång inom den egna kommunala arkivverksamheten och inriktning var att Lindesbergs kommun skulle bidra med resursförstärkning, vilket inte skett. De diskussioner som förts om gemensamt arkiv för kommunerna i norra Örebro län kommer förhoppningsvis att kunna realiseras under Huvudalternativet för det gemensamma arkivet är att det placeras i lokaler i Stripa gruva. Nuvarande anslag avser ersättning till Nora kommun som är värd för verksamheten. Ett gemensamt arkiv med ökad personalbemanning innebär ökade kostnader. IT-strateg 900 tkr Sedan 2009 har inte Lindesbergs kommun någon IT-strateg. Konsekvenserna av detta är att ingen person arbetar med IT-strategiska frågor. Förvaltningarna har svårt att få stöd i upphandlingar och samordning saknas helt. Den tidigare IT-gruppen under ledning av IT-strategen är nedlagd. Informationssäkerhetsarbetet har helt uteblivit vilket medför att viktiga styrdokument saknas. Digitala blanketter 250 tkr Idag används digitala blanketter som är framställda i dataprogrammet Superform. Det sker ingen vidareutveckling av programmet och det blir allt svårare för medborgare och personal att både öppna och uppdatera befintliga blanketter. Kommunen behöver ett nytt system för digitala blanketter för att kunna erbjuda medborgarna ifyllningsbara blanketter på webbplatsen som även kan användas i framtida e-tjänster, samt blanketter på intranätet vilket även minskar administrationen. Nytt diariesystem 75 tkr Det nuvarande diarieföringssystemet Winess kommer att ersättas av det mer avancerade systemet Evolution från och med 1 november 2013, vilket innebär ökade kostnader. Supporten på Winess kommer att försvinna. Istället för att satsa på Winess bedöms det vara långsiktigt mest fördelaktigt att byta till Public 360 som Hällefors, Nora, BKT och ev. snart även Ljusnarsberg har. Det skulle innebära en investeringskostnad på 1,1 mnkr och en ökad årlig kostnad på 75 tkr totalt för samtliga förvaltningar. Kommunstyrelse, Nämndernas budget 2014 VP (5)

6 Utbildning nya politiker 200 tkr Efter valet 2014 bedöms det finnas ett behov av utbildningsinsatser Licenskostnader IT-enheten 70 tkr Tillkommande årliga licenskostnader för backup av e-post samt licenskostnad för stärkt brandväggsskydd. Teknisk överföring servrar- mobila enheter - BYOD (Bring Your Own Device) 450 tkr Tekniken innebär att enheter som surfplattor, telefoner, laptops mm kan komma åt servrar och skrivare i kommunens nätverk. Genom tekniken kan användare komma åt sina filer och applikationer på kommunens servrar eller skriva ut på kommunens skrivare från sin BYOD-enhet. Licenskostnad lönekartläggningssystem 45 tkr Arbetet med lönekartläggning behöver utvecklas och ett IT-baserat system behövs som stöd för att uppfylla de krav som diskrimineringslagen ställer. 3 Investeringsbehov Projekt Köksinventarier Nytt diariesystem Resecentrum Vedevåg Storövägen, Vedevåg Fotbollsgatan inkl. bussändhållplats med rastrum Ny väg Arenahallen Resecentrum Lindesberg Exploatering Guldsmedshyttan, vändplan Tallen förvärv av mark 440 Summa investeringsbehov Förutsättningar och verksamhetsförändringar Miljöstrateg Tjänsten som miljöstrateg är inrättad från 2013, men ej bemannad och 900 tkr finns avsatt i kommunledningsstabens budget. Förslaget är att miljöstrategiska arbetsuppgifter, såsom uppföljning och analys av arbete för att bidra till en hållbar utveckling avseende livsmiljö, samhällsbyggnad och planering utförs inom ordinarie verksamhet vid Bergslagens bygg- och miljöförvaltning. Externa intäkter Lindesberg Arena Lindesbergs kommun ersätter Energikällan AB för hyreskostnader avseende arenahallen. Intäkter från entreprenör restaurang och bowling ska avräknas ersättningen och beräknas uppgå till 600 tkr år 2014 och 800 tkr per år 2015 och Planering och inköp Kostnadsminskning på 50 tkr per verksamhet och år. Budgeten anpassas till utfallet. Berör kringskostnader för planerare och inköpare. Kommunstyrelse, Nämndernas budget 2014 VP (5)

7 Personliga befattningar Idag finns det medarbetare som har särskilt anpassade arbetsuppgifter i kommunens verksamheter och som finansieras från centralt konto. De medarbetare som framöver är i behov av befattningar med särskilt anpassade arbetsuppgifter ska kunna få det inom kommunens ordinarie verksamhet, dock ska det göras utifrån verksamhetens behov och egna budgetramar. Besparingen för 2014 sker genom naturlig avgång. Besparingen för 2016 sker genom naturlig avgång i kombination med kartläggning av nuvarande arbetsförmåga kopplad till behov i ordinarie verksamhet varför avslut kan bli aktuella. Marknadsföring Konsekvenser av besparingen blir att den planerade framtagningen av nytt marknadsföringsunderlag inte kan bedrivas i den takt som planerats. Planeringen för framtagande av nya turistbroschyrer behöver ses över med avseende på omfattning och tid. Det kan också komma att påverka den utökade exponeringen i samband med olika aktiviteter såsom mässor, idrottsevenemang mm som påbörjats under 2013 och är planerat att fortsätta under VP-perioden. Kompletteringstrafik Besparingen innebär en avveckling av kompletteringstrafiken. Bilpool Besparing på löpande kostnader för bilarna. Budgeten anpassas till utfallet. Bilanvändarena påverkas inte av detta. Måltidsenheten Besparingen 2014 innebär att korrigering och justering görs på livsmedelsbudgeten utifrån elevbarn och brukarantal. Eftersom elevantalet har minskat innebär denna besparing inga negativa konsekvenser, utan måltidsenheten kan arbeta vidare med servering av mat med rätt näringsvärden och kvalitet på ett kostnadseffektivt vis. Besparingen 2015 och framåt innebär att verksamheten måste göra stora förändringar. För att klara besparingarna måste beslut fattas efter kostutredningens förslag och efter en översyn av måltidsenhetens produktionsstruktur. Bergslagens kommunalteknik Förslaget innebär att en utredning genomförs tillsammans med BKT och i dialog med de övriga medlemskommunerna om strukturella förändringar som från 2016 motsvarar en kostnadsminskning på ca tkr för Lindesbergs kommun. Kommunstyrelse, Nämndernas budget 2014 VP (5)