Riktlinjer till attestreglemente

Transkript

1 1/9 Beslutad: Kommunstyrelsen Gäller fr o m: Myndighet: Kommunstyrelsen Diarienummer: KS/2015: Ersätter: - Ansvarig: Ekonomiavdelningen Riktlinjer till attestreglemente Kursiv text är identisk med attestreglementet och textrutorna är riktlinjer. 1 Omfattning Attestreglementet gäller för Strängnäs kommuns samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. Med ekonomisk transaktion avses ekonomisk händelse som utgör verifikation i kommunens bokföring enligt lagen om kommunal redovisning. Bokföringsposter från verksamhetssystem såsom löner, kundfakturor samt utbetalning av ekonomiskt bistånd omfattas också av attestreglementet. Attestreglementet är en del av kommunens internkontrollarbete. Kommunstyrelsen ska anta riktlinjer till detta reglemente där det framgår vilka kombinationer av kontroller som ska utföras för olika typer av transaktioner samt där de olika kontrollmomenten sammanförs till olika attestroller. Kommunala bolag där kommunen har ett väsentligt inflytande utfärdar egna riktlinjer som i tillämpliga delar ska beakta kommunens attestreglemente. 2 Syfte Syftet med attestreglementet är att säkerställa en rättvisande redovisning, att bokföringsunderlag är korrekta samt att oavsiktliga eller avsiktliga fel inte ska inträffa. Om fel uppstår är målsättningen att de ska upptäckas och åtgärdas så snart som möjligt. Extern leverantör/utförare Att kontrollera tjänsteköp upplevs ofta som komplicerat. Beställning och leverans kan vara svåra att definiera liksom levererad kvalitet mot avtalsvillkoren. Leverantörsrelationer bygger i grunden på tillit och dialog. Det kan därför upplevas som att det stör den relation man byggt upp genom att gå in med kontroll och kanske ibland kritik och ifrågasättande. En växande andel av verksamheterna i kommunen upphandlas. Det innebär att stora volymer pengar ska betalas till externa aktörer. Med det följer ökade ris-

2 2/9 ker för att det uppstår fel eller till och med oegentligheter såsom medvetna, ofta vilseledande handlingar eller underlåtelser, till exempel att undanhålla information eller redovisa felaktiga uppgifter som avviker från vad som är avtalat och som syftar till ekonomisk vinning. Enheter som hanterar avtalsrelationer ska därför bygga upp rutiner och kompetens för vem som har vilken roll i olika sammanhang för att kunna utöva en effektiv kontroll. Genomtänkta kontrollrutiner, god kunskap och medvetenhet kan i stor utsträckning bidra till att oegentligheter förebyggs eller upptäcks tidigt. 3 Kontroller Följande kontroller ska genomföras i samband med attest; Beställning Inköp sker i enlighet med gällande upphandlingspolicy och ramavtal enligt gällande delegation. Beslut Transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare och är förenlig med verksamhetens syfte. Prestation Vara eller tjänst har mottagits eller levererats och håller avtalad kvalitet och kvantitet. Pris Pris överensstämmer med avtal, taxa, bidragsregler eller beställning. Betalningsvillkor Betalningsmottagare och betalningsvillkor är korrekta. Bokföringsunderlag Verifikationen uppfyller ställda krav på innehåll enligt kommunal redovisningslag, god redovisningssed och internt ställda regler. Kontering Konteringen följer gällande kodplan och konteringsregler samt att moms redovisas enligt gällande lagstiftning. Bokföringstidpunkt Att bokföring sker utan dröjsmål och i rätt redovisningsperiod. Behörighet Nödvändiga attester har gjorts av behöriga personer. Betalningsvillkor Har inga särskilda betalningsvillkor träffats ska betalning ske 30 dagar efter fakturans ankomst. Bokföringsunderlag Kontrollera att uppgift om organisationsnummer och F-skattsedel finns på fakturan. Saknas uppgift om F-skattsedel vid köp av tjänst ska betalning alltid ske via lönesystemet med avdrag för preliminär skatt. Kontering - Momsavdrag För att kommunen ska få göra momsavdrag krävs att kvitto/faktura har specificerad moms och att leverantörens momsregistreringsnummer är angivet på kvittot/fakturan. Regler avseende momsavdrag finns på intranätet.

3 3/9 4 Kontrollernas utformning och utförande Kontrollrutinerna ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd/styrelsen är tillräcklig enligt 6 kap 7 kommunallagen (KL). Vidtagna kontrollåtgärder ska vara anpassade till den ekonomiska transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Vid utformningen av kontrollrutinerna ska bland annat följande beaktas; Ansvarsfördelning Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Ingen person får ensam utföra alla kontroller för en transaktion från början till slut. Kompetens Integritet Jäv Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha tillräcklig kompetens för uppgiften. Den som utför kontroll av en annan person ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående, till bolag och föreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Detsamma gäller kostnader av personlig karaktär. För representation, personliga förmåner etc finns särskilda regler och anvisningar. Kontrollordning Dokumentation IT-stöd De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd. Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt och brister rapporteras. Kontroll får ske med hjälp av IT-stöd. I förekommande fall ska det finnas en rutin för tilldelning och borttagning av behörighet, införande av systemförändringar och dokumentation. Utförda kontroller ska framgå av systemdokumentation och behandlingshistorik. 6 kap 7 KL: Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan.

4 4/9 Intern kontroll Begreppet intern kontroll är inte definierat i lagen. Med intern kontroll brukar avses dels nämndens bestämmelser om bland annat fördelning av ansvar och befogenhet, dels systematiskt ordnade kontroller av organisation, redovisningssystem och administrativa rutiner. Av detta följer också att nämnden skall se till att attest- och utbetalningsregler är aktuella. Varje nämnd bestämmer själv vilken information som behövs för att kunna utöva den interna kontrollen. Kompetens Personal som får ett ansvar för att utföra en kontroll ska få utbildning och information för att klara sitt ansvar. Integritet Personal som är underordnad beslutsattestanten kan utföra mottagningsattest. Det är däremot inte lämpligt att underordnad personal beslutsattesterar sådant som överordnad har mottagningsattesterat. Underordnad personal ska heller inte beslutsattestera överordnads utlägg och dylikt. Jäv Närståendekretsen definieras enligt 6:25 p 1 KL; make, sambo, förälder, barn, syskon eller någon annan närstående. Befinner sig beslutsattestanten i en jävsituation eller är personligt berörd ska överordnad chef teckna beslutsattest. Representation I samband med representation måste alltid restaurangnotan bifogas fakturan. Ändamålet med representationen samt deltagande personers namn och organisationstillhörighet ska anges på notan/fakturan. Den som är ansvarig för representationen ska signera/godkänna de som deltagit vid representationen. Information om särskilda regler avseende momsavdrag vid representation finns på intranätet. Kostnader av personlig karaktär; representation där attestanten själv deltagit inköp av varor som ska användas av attestanten själv som dator, mobiltelefon kurser, konferenser, resor m m som attestanten deltagit i eller företagit ersättning för egna resor och utlägg beställning eller inköp från eget eller närståendes företag, se vidare kommunens riktlinjer för bisysslor. Dokumentation Attesten ska ske på ett sådant sätt att attesten med säkerhet i efterhand går att knyta till den person som utfört attesten. Incidenthantering

5 5/9 Om kontrollansvarig inte kan godkänna en ekonomisk transaktion ska den som gett upphov till transaktionen underrättas. Kan inte rättelse uppnås ska överordnad underrättas och åtgärder vidtas. När brister upptäcks rapporteras dessa till närmast överordnad chef samt till ekonomichefen. Om felen/bristerna berör överordnad chef, och felet inte är av mindre vikt, ska kontrollansvarig rapportera till kontorschef och ekonomichef. Om attestanten är osäker om bedömningen vid en kontroll ska ekonomiavdelningen rådfrågas. Attestant som gör sig skyldig till fel, försummelse eller missbrukar sin ställning ska fråntas sin attesträtt. I övrigt regleras ansvarsfrågan enligt gällande lagstiftning. I syfte att förbättra och effektivisera rutiner ansvarar varje medarbetare för att brister/oegentligheter rapporteras till överordnad eller annan person. 5 Attestanter och attester Det finns tre attestnivåer; mottagningsattest beslutsattest behörighetsattest. Attestansvaret knyts till funktion/befattning, person och kodintervall med angivande av eventuella begränsningar i omfattning avseende tid och belopp eller endast som ersättare. Som ersättare för beslutsattestant bör utses den funktion/ befattning som i normalfallet tar över beslutsattestantens funktion/befattning vid sjukdom/semester. Endast vid attestantens frånvaro får ersättare utföra attesten. Det är obligatoriskt med två attester för varje transaktion. Attest ska ske på ett sådant sätt att attesten med säkerhet i efterhand går att knyta till den person som utfört attesten. Undantag från det obligatoriska kravet med två attester för varje transaktion är lönetransaktioner, inbetalningar, interna transaktioner och externa kundfakturor. Attestnivå Mottagningsattest Kontrollmoment Mottagningsattest ska innefatta kontroll av; att fakturan är adresserad till Strängnäs kommun att varan eller tjänsten mottagits eller levererats enligt beställning/avtal till eller från kommunen att mottagen eller levererad vara eller tjänst håller avtalad kvalitet och kvantitet

6 6/9 att priset och betalningsvillkor överensstämmer med avtal/order/prislista eller motsvarande. Beslutsattest Behörighetsattest Mottagningsattest sker med signatur eller namnteckning. Vid elektronisk fakturahantering sker elektronisk mottagningsattest i systemet enligt uppsatta regler. I e-handelssystem sker mottagningsattest i form av leveranskvittens. Mottagningsattest ska ske så snart som möjligt. Beslutsattest ska innefatta kontroll av; att inköp sker i enlighet med gällande upphandlingspolicy och ramavtal enligt gällande delegation att transaktionen ryms inom beslutad budget, överensstämmer med fattade beslut och ligger inom ramen för verksamhetsområdet att konteringen följer gällande kodplan och konteringsregler samt att moms redovisas enligt gällande lagstiftning. att bokföring sker i rätt period att betalning sker vid rätt tidpunkt Beslutsattestanten är ytterst ansvarig för att transaktionen är korrekt. Beslutsattest görs alltid med fullständig namnteckning, för- och efternamn. Vid elektronisk fakturahantering sker beslutsattest i systemet enligt uppsatta regler. I e-handelssystem sker beslutsattest huvudsakligen vid beställningstillfället. Beslutsattest ska ske så snart som möjligt. Behörighetsattest innefattar kontroll av; att nödvändiga attester utförts av behöriga personer. Berörighetsattest sker med signatur eller namnteckning. Vid elektronisk attest sker behörighetsattest i systemet enligt uppsatta regler. Attestanter I uppdraget att vara attestant ingår en förpliktelse att skaffa sig den insikt och kunskap som krävs för uppgiften. Beloppsgränser Beloppsgränser ska användas som ett delegeringsverktyg. De ska anpassas till respektive verksamhet.

7 7/9 Attester Mottagningsattest ska vara utförd innan beslutsattest. Den som utför beslutsattest ansvarar för att tillräckliga kontroller är utförda innan slutlig bokföring sker. Behörighetskontroll ska utföras innan utbetalning sker. De olika kontrollmomentens ordning vid manuell respektive IT-baserad hantering kan vara olika. Effekten av en tidigare kontrollåtgärd får dock inte förtas av en senare kontrollåtgärd. Elektronisk faktura Elektronisk fakturahantering avser hantering av skannade pappersfakturor samt e-fakturor som överförs elektroniskt. Med e-handel avses elektronisk beställningsprocess inklusive fakturahantering. Vilket innebär att prislistor, beställning, orderbekräftelse, leveransavisering och fakturor alltid utväxlas elektroniskt. Bokföring i rätt period För att få en rättvisande resultatredovisning ska intäkter och kostnader bokföras i rätt period, oavsett tidpunkt för betalning. Avgörande för vilken period som ska belastas är när varan har förbrukats alternativt avses att förbrukas eller när en tjänst utförts. Alla väsentliga intäkts- och kostnadsposter ska vara periodiserade för att ge ett rättvisande resultat. En korrekt periodisering av intäkter och kostnader är ett krav enligt redovisningslagen. Inbetalningar Respektive verksamhet/enhet ansvarar för att i förväg skriftligt avisera kassan om kommande inbetalningar med uppgifter om från vem, beräknat datum, belopp och kontering. Kopia på avtal eller annan handling ska bifogas. Kundfakturor En kontrollista över månatliga kundfakturor från verksamhetssystem ska attesteras av beslutsattestant vid varje månads debitering. Attest får ske med hjälp av IT-stöd. Löneutbetalningar En kontrollista över månadens löneutbetalning ska attesteras av beslutsattestant vid varje månads löneutbetalning. Attest får ske med hjälp av IT-stöd. Ekonomiskt bistånd En kontrollista över varje utbetalning ska attesteras av beslutsattestant vid varje utbetalningstillfälle. Attest får ske med hjälp av IT-stöd. Bokföringsorder och rättningar Inbetalningar, hyror, omföringar, korrigeringar eller motsvarande via bokföringsorder undantas från det obligatoriska kravet på två attester i följande fall; makulering av preliminärbokförd faktura. Orsak till rättningen ska tydligt

8 8/9 framgå. rättning/omföring av bokföring som felregistrerats jämfört med underlag. Hänvisning till den rättade originalverifikationen och orsak till rättningen ska tydligt framgå av bokföringsordern. På ursprungsverifikationen ska notering föras om orsak till rättningen och rättningens verifikationsnummer. kapitalkostnader till följd av investering som beslutats och genomförts enligt kommunens regler interna transaktioner som baseras på avtal, beslut eller beställning där acceptans av varan eller tjänsten gjorts i förväg. Berörda ansvarsställen ska underrättas. Om det är möjligt ska samråd ske innan åtgärden vidtas. 6 Ansvar Kommunfullmäktige antar attestreglementet. Kommunstyrelsen ansvarar för att tillse att det finns en god intern kontroll att utfärda kommungemensamma riktlinjer till attestreglementet övergripande uppföljning och utvärdering av attestreglementet att vid behov ta initiativ till förändring av attestreglementet. Kommunens nämnder/styrelsen ansvarar för att utse, eller ge delegation för att utse, mottagnings-, besluts- och behörighetsattestanter samt certifierade beställare att antagna riktlinjer till attestreglemente efterlevs att vid behov utfärda ytterligare riktlinjer för verksamhetsspecifika verksamhetssystem och rutiner för sitt verksamhetsområde som också ska delges ekonomi- och personalavdelningen Kommunchef/kontorschef ansvarar inom styrelsens/nämndens verksamhetsområde för att samtliga chefer och kontrollansvariga är informerade om attestreglementet och riktlinjernas innebörd samt sina åtaganden att informera ekonomi- och personalavdelningen om förändringar inom sina respektive verksamhetsområden som påverkar vilka funktioner/ befattningar som ska ansvara för kontroller att när brister upptäcks utreda/åtgärda dessa samt rapportera till ekonomichefen. Ekonomiavdelningen ansvarar för att hålla aktuella förteckningar uppdaterade över respektive nämnds utsedda attestanter och ersättare samt dokumentation med namnteckningsprov

9 9/9 att attesträtten i ekonomisystemet registreras enligt nämndernas aktuella attestbeslut att utbilda/informera om attestreglementet löpande och vid behov på uppdrag av kontors/avdelnings-, verksamhets- och enhetschefer. Utbildning och kompetens Kommunchef/kontorschef ansvarar för att samtliga chefer genomgår utbildning i samband med att de anställs samt vid behov. Respektive chef ansvarar för att övriga kontrollansvariga får tillräcklig utbildning/information för sina uppdrag. Attestförteckning Varje kontor upprätthåller en aktuell förteckning över behöriga attestanter. Av förteckningen ska framgå förutsättningarna för attesträtten enligt fattade beslut avseende ansvarsområde och eventuella begränsningar i tid och belopp eller endast som ersättare. Varje kontor upprätthåller även en aktuell förteckning över behöriga/ certifierade beställare med angivna ansvarområden och begränsningar i omfattning avseende tid och belopp. Avstämning av beslutade attestbehörigheter mot registrerade i respektive verksamhetssystem ska göras minst en gång per år. Avstämningen ska innehålla bekräftelse från ansvarig att rätt personer har rätt behörighet i berörda system. Namnteckningsprov Vid förändring av insänt namnteckningsprov som t e x namnbyte eller att namnteckning av någon annan anledning förändrats ska nytt namnteckningsprov lämnas.