GÖRA AFFÄRER PÅ HEXAGONS SÄTT

Transkript

1 UPPFÖRANDEKOD GÖRA AFFÄRER PÅ HEXAGONS SÄTT Detta dokument har upprättats på svenska och engelska. Vid eventuella motsägelser mellan den svenskspråkiga och den engelskspråkiga versionen skall den engelskspråkiga versionen äga företräde. Antagen den 10 maj 2011

2 Innehåll 1.Vårt åtagande Hur koden fungerar Arbeta på Hexagon Rättvis anställning Mångfald Diskriminering och trakasserier Drogfri arbetsplats Säkerhet på arbetsplatsen Säkerhetstjänster Informationssäkerhet Skydda Hexagons tillgångar Insiderhandel Sekretess gällande de anställdas uppgifter Politiskt och religiöst stöd Förhindra konflikter Inkompatibla externa aktiviteter Sund affärspraxis och efterlevnad av handelsregler Uppträdande mot kunden Uppträdande mot leverantörer Interna överföringar och leveranser av kontrollerade varor och kontrollerad teknik Uppträdande i fråga om mellanhänder, gåvor och representation Uppträdande med konkurrenter Öppen och proaktiv kommunikation Omsätta koden i praktiken Roller och ansvar Hur problem ska tas upp Kontakt... 9 Antagen den 10 maj

3 1.Vårt åtagande Hexagon lovar att upprätthålla och säkerställa verksamhetens integritet i alla lägen. Åtagandet gäller Hexagon och samtliga deras dotterföretag och samriskföretag i hela världen och kräver framför allt att alla anställda, chefer och styrelseledamöter respekterar lagar, regler och förordningar i de länder där Hexagon har verksamhet. Denna uppförandekod gäller dock bortom juridisk efterlevnad. Den speglar Hexagons ansvar som marknadsledare att upprätthålla högsta tänkbara standarder för etik och hederlighet. På Hexagon är professionalism ett kärnvärde och en viktiga faktor bakom företagets fortsatta framgångar. 1.1 Hur koden fungerar Koden har betydelse för alla anställda på Hexagon. Den är grunden för hur företaget fungerar.alla Hexagons medarbetare och enskilda affärsenheter måste följa denna kod och de särskilda standarder, riktlinjer och rutiner (som sammantaget kallas efterlevnadsprogram ) som inrättas på lokal nivå. I händelse av avvikelser mellan lokala efterlevnadsprogram och koden, är det koden som gäller. Den som inte följer koden riskerar såväl civilrättsliga som straffrättsliga påföljder som disciplinära åtgärder, vilket kan innefatta uppsägning. Det åligger varje chef inom Hexagon-koncernen att säkerställa att medarbetarna är helt införstådda med koden och vidta åtgärder för att främja och övervaka efterlevnaden med efterlevnadsprogram. Chefer förväntas själva uppträda på ett sätt som följer de angivna riktlinjerna i koden. Medarbetare ska följa koden, inte bara ordalydelsen utan också andemeningen. Om till exempel en medarbetare ställs inför en situation där koden inte ger någon vägledning, kan följande frågor hjälpa en enskild person att fatta rätt beslut: Genomfördes en handling som inte var laglig, etisk eller rättvis? Skulle situationen genera eller på annat sätt skada Hexagons anseende om den blev känd? Som kund, kollega, aktieägare eller annan intressent i Hexagon, skulle du godkänna situationen eller de genomförda handlingarna? Skulle du utan problem berätta för din familj om situationen? Om du inte är säker på hur koden ska användas ska du vända dig till din närmaste chef eller företagets chefsjurist. 2.Arbeta på Hexagon 2.1 Rättvis anställning Hexagon främjar en arbetsmiljö som uppmuntrar anställda att utveckla sin kompetens och karriär, vara kreativa och uppnå överlägsna resultat. Koncernen respekterar de anställdas rätt att vara med i fackföreningar och andra organisationer. Medarbetarnas privata politiska eller religiösa åskådningar respekteras och får inte utsättas för påverkan eller kritik. De anställda och företget ska inte vara involverde i politiskt eller religiöst arbete på arbetsplatsen. Löner inom Hexagon-koncernen betalas i tid och följer alla avtal. Antagen den 10 maj

4 Hexagon tolererar inte tvångsarbete av något slag. Företaget förbjuder barnarbete. Om ett barn arbetar på en anläggning där Hexagons produkter eller komponenter tillverkas, kräver Hexagon kompensation, samt säkerställning att det inte förvärrar eller äventyrar barnets sociala situation. 2.2 Mångfald Hexagon eftersträvar en arbetsplats som präglas av mångfald. Företaget arbetar aktivt med att rekrytera talangfulla personer med olika bakgrund och ursprung som vi kontinuerligt utvecklar och strävar efter att behålla. Alla anställda ska behandlas med samma respekt och har lika möjlighet att bidra till företagets framgång baserat på deras individuella kunskaper och intressen. 2.3 Diskriminering och trakasserier Hexagons medarbetare får inte diskriminera eller trakassera någon kollega eller affärskontakt. Hexagon har nolltolerans mot trakasserier och diskriminering med grund i ålder, ursprung, hudfärg, civilstånd, medicinskt tillstånd, psykiska eller fysiska funktionshinder, nationell härkomst, ras, religion, politisk åskådning, kön, sexuell läggning eller könsidentitet, eller någon annan faktor som regleras i lagen. Personalrelaterade beslut som orättfärdigt bygger på någon av dessa faktorer är inte korrekta. 2.4 Drogfri arbetsplats Hexagon upprätthåller en sund och produktiv arbetsplats där användning, försäljning och distribution av olagliga droger är strängt förbjuden. 2.5 Säkerhet på arbetsplatsen Personalens säkerhet på arbetsplatsen är högt prioriterat och Hexagon strävar efter att minimera riskerna för olyckor eller sjukdom hos de anställda. Hexagon ansvarar för att ha en säker arbetsmiljö genom att införa alla tillämpliga regler och principer för hälsa och säkehret i hela koncernen. 2.6 Säkerhetstjänster När säkerhetstjänster hyrs in måste internationella riktlinjer och standarder avseende mänskliga rättigheter användning av våld (till exempel Voluntary Principles on Security and Human Rights) respekteras. 2.7 Informationssäkerhet Varje medarbetare på Hexagon ansvarar för att skydda konfidentiell information avseende Hexagon dess produkter och verksamheter, däribland finansiella resultat, affärs- och marknadsstrategier, affärsplaner, affärsprocesser, teknik och system. Medarbetare och andra som utför tjänster å Hexagons vägnar är förpliktade att underteckna bindande sekretessavtal, som gäller oavsett vilken anställningsstatus personen i fråga har inom företaget. 2.8 Skydda Hexagons tillgångar Hexagon har ett varierat innehav av tillgångar, däribland fysiska tillgångar, ägarinformation och immateriell egendom och väntar sig att dessa tillgångar används på ett etiskt och ansvarsfullt sätt. Vid behov vidtar Hexagon tillämpliga Antagen den 10 maj

5 åtgärder för att skydda tillgångarna, inklusive affärsstrategier och företagshemligheter, mot förlust, stöld, skada eller missbruk. Ingen medarbetare får missbruka företagets, kunders eller leverantörers resurser eller tillgångar eller ge andra tillåtelser att göra detta. Företagets kommunikationssystem och infrastruktur får endast användas för legitima affärsändamål eller enligt företagsledningens godkännande. I syfte att främja säkerhet, förhindra möjliga brott mot säkerheten och hantera kommunikationssystemet har Hexagon rätt att övervaka det elektroniska informationsystemet enligt tillämpliga lagar. 2.9 Insiderhandel Hexagon följer alla tillämpliga värdepapperslagar. Anställda får inte köpa eller sälja Hexagons värdepapper samtidigt som de har tillgång till väsentlig icke offentlig information ("insiderinformation") om företaget eller informera om sådan information till någon utanför Hexagon. Ledamöter i styrelsen för Hexagon AB och koncernledningen måste rapportera sina innehav av Hexagons värdepapper och eventuella ändringar i sådana innehav till relevant tillsynsmyndighet Sekretess gällande de anställdas uppgifter Hexagon är införstådd med och skyddar sekretessen för sina anställda med avseende på personuppgifter som journaler eller personalavgifter. Sådan information får inte lämnas ut förutom när detta godkänns direkt av den anställde eller när detta krävs eller är tillåtet enligt lag Politiskt och religiöst stöd Stöd till politiska eller religiösa organisationer med företagets medel eller resurser är strängt förbjudet Förhindra konflikter Som anställd på Hexagon ligger en persons yrkeslojalitet hos företaget. Alla affärsrelatearde beslut måste vara baserade på Hexagons bästa intressen och inte privata eller andra överväganden eller relationer. Varje anställd väntas undvika situationer som skulle kunna skapa faktiska eller potentiella konflikter mellan den anställdes eller andras intressen och företagets intressen. En intressekonflikt kan uppstå i ett antal olika situationer. Om till exempel en medarbetare eller en medlem i medarbetarens familj: missbrukar sin position på företaget för personlig vinning; har ett ekonomiskt intresse som kan påverka omdömet eller inverka på ett beslut; blir rik via tillgång till konfidentiell information; har personliga intressen hos en leverantör eller kund till Hexagon. Om en medarbetare är osäker på om en viss transaktion, aktivitet eller relation kan leda till en intressekonflikt ska medarbetaren diskutera det med sin närmaste chef eller företagets chefsjurist. Antagen den 10 maj

6 2.13 Inkompatibla externa aktiviteter Engagemang i oförenliga externa aktiviteter (som att acceptera en avlönad befattning på deltid eller heltid utanför Hexagonkoncernen, sitta i styrelsen hos ett icke-hexagonföretag, osv.) kräver ett skriftligt godkännande från närmaste chef. 3.Sund affärspraxis och efterlevnad av handelsregler 3.1 Uppträdande mot kunden Hexagon strävar efter att vara en så kallad "preferred supplier" för alla sina kunder, nuvarande och potentiella, genom att erbjuda förstklassiga produkter och via rättvis och ärlig konkurrens. Hexagon följer de etiska standarder som gäller på relevanta marknader i sin annonsering och marknadskommunikation. Hexagon respekterar sina kunders sekretess och behandlar deras ägandeinformation konfidentiellt, i enlighet med kundavtalen. I kontakter med kunder och distributionspartners väntas alla Hexagons anställda att endast göra uttalanden och åtaganden som kan infrias. Före leverans bekräftar Hexagon att leveransen inte utgör en olaglig export av varor, teknologi eller tjänster och inte strider mot ett ekonomiskt sanktionsprogram eller handelssanktionsprogram. Hexagon leverar eller offentliggör varor, teknik eller tjänster till en kund om Hexagon känner till eller har anledning att känna till att Hexagons artikel kommer att användas eller vidareöverlåtas på ett sätt som strider mot exportkontroll eller handelssanktionslagar och -regleringar om kunden eller någon annan part i transaktionen finns listad i samband med handelssanktionsprogram eller finns med på annan lista över förbjudna individer eller enheter. Hexagon strävar efter att undvika blotta närvaron av oegentligheter i samband med exportkontroller och handelssanktioner. Om våra produkter upptäcks i sanktionerade länder eller innehas av obehöriga slutanvändare, kan myndighetsregulatorer ifrågasätta integriteten i våra interna kontroller, även om vår kund är ensamt ansvarig för leveransen till slutanvändning i det landet eller till slutanvändaren. Dessa lagar och bestämmelser kan också gälla våra kunders produkter som innehåller Hexagons produkter eller tillverkas med hjälp av teknik eller tjänster från Hexagon. 3.2 Uppträdande mot leverantörer Inom sin inflytandesfär strävar Hexagon efter att säkerställa att dess leverantörer följer principerna i denna kod.i fall där det upptäcks att koden inte har efterlevts tar Hexagon kontakt med sin leverantör och vidtar omedelbart lämpliga åtgärder som kan handla om nödvändiga åtgärder för att säkerställa att problemet inte upprepas eller om att byta leverantör. Vid val av leverantörer är konkurrenskraften för företagets erbjudande den viktigaste beslutsfaktorn. Men vid val av leverantörer strävar vi efter att framför allt välja leverantörer som ligger i framkant vad gäller miljöfrågor och som lever upp till de mål och värderingar som formuleras i Hexagons riktlinjer för ansvarsfullt företagande. Hexagon köper inte från leverantörer som köper in produkter åt Hexagon från länder som omfattas av handelssanktioner eller om leverantörer eller dess källor är listade i samband med handelssanktionsprogram eller finns med på annan lista över förbjudna individer eller enheter. Antagen den 10 maj

7 Före leverans av varor, teknik eller tjänster till en leverantör, bekräftar Hexagon att leveransen inte utgör en olaglig export. 3.3 Interna överföringar och leveranser av kontrollerade varor och kontrollerad teknik Före överföring av material, utrustning, varor eller teknik från en av Hexagons anläggningar till en annan, bekräftar Hexagon att överföringen inte utgör en olaglig export av varor, teknik eller tjänster. Hexagon bekräftar att någon på en anläggning, som är en medborgare i ett annat land är auktoriserad att få åtkomst till tekniken på anläggningen eller hindras från att ha åtkomst till tekniken. Detta gäller Hexagons medarbetare, besökar och kollegor från andra Hexagon-anläggningar. 3.4 Uppträdande i fråga om mellanhänder, gåvor och representation Hexagon tolererar inte mutor av något slag.hexagon följer alla lagar och bestämmelser mot korruption i de länder där företaget bedriver verksamhet. Betalningar till distributörer, rådgivare, konsulter, leverantörer och andra parter måste bygga helt och hållet på de avtalade produkterna eller tjänsterna och inte på olämpliga eller olagliga överväganden eller extra betalningar för att underlätta affären. Hexagons medarbetare får inte erbjuda, ge eller ta emot gåvor, ersättningar, representation eller andra förmåner som rimligen skulle kunna anses påverka offentliga beslut eller affärsbeslut eller medföra felaktigt utförande av en offentlig aktivitet eller affärsaktivitet. Representation tillåts när den har direkt koppling till reklam, demonstration eller förklaring av en produkt eller tjänst, resultaet för ett avtal eller andra affärsändamål. Gåvor till symboliska värden tillåts när de ges av artighet, som tecken på aktning eller uppskattning eller som tack för gästfrihet. Representation och gåvor måste vara rimliga, följa seder och bruk samt lagen i landet och redovisas korrekt i Hexagons bokföring. Hexagons anställda får inte begära eller ta emot representation eller gåvor från någon annan som kan påverka deras affärsaktivitet eller affärsbeslut. Anställda ska tacka nej till och återlämna gåvor som har ett högre värde än symboliskt värde och ska endast ta emot representation som har direkt koppling till ett passande affärsändamål. Under inga omständigheter ska Hexagon erbjuda eller ge något av värde, direkt eller indirekt genom andra, till utländska tjänstemän i syfte att påverka sådan tjänstemans beslut eller vinna någon annan fördel. I det här sammanhanget definieras utländsk tjänsteman brett och innefattar statliga tjänstemän, personal på statliga organ och statliga företag samt politiska kandidater och partier. 3.5 Uppträdande med konkurrenter Hexagon strävar efter att följa alla tillämpliga lagar och standarder mot kartellbildning och korruption i de länder där företaget bedriver verksamhet. Alla anställda måste undvika situationer som kan leda till uppträdande som är olagligt och motverkar konkurrens.dessa innefattar: Otillåtna försök av kunder att förhindra Hexagon från att göra affärer med en annan kund. Kräva att slutanvändare köper produkter endast från Hexagon. Diskussioner med konkurrenter om ämnen som är känsliga i konkurrensperspektiv, till exempel. strategier för priser, kostnader och marknadsföring. Antagen den 10 maj

8 4.Öppen och proaktiv kommunikation Hexagons mål är att vara transparent, öppen och proaktiv i sin kommunikation med alla sina intressenter, samtidigt som företaget undviker att lämna ut känslig information som skulle kunna skada företagets konkurrensställning. Som börsnoterat företag måste Hexagon följa stränga redovisningsprinciper och standarder och måste ha lämpliga interna kontroller och processer för att säkerställa att redovisning och finansiell rapportering följer krav i lagar och andra författningar samt noteringskrav. Hexagon har åtagit sig att säkerställa transparens i den finansiella rapporteringen. Det har en policy om fullständiga, ärliga och korrektra upplysningar för att säkerställa att marknaden får omfattande, begriplig och opartisk information vid rätt tidpunkt. Kommentarer om finansiellt resultat och utsikter till externa parter får bara göras av en officiell talesperson från Hexagon. Mer vägledning finns i Hexagons informationspolicy. 5.Omsätta koden i praktiken 5.1 Roller och ansvar Koden har godkänts av Hexagons styrelse.hexagons koncernledning, under ledning av koncernchefen, ansvarar för att främja kodens införande i hela koncernen. Hexagon åtar sig att upprätthålla en decentraliserad ledningsstruktur. Detta säkerställer att begåvning och erfarenhet hos varje anställd utnyttjas till fördel för kunder och aktieägare. Detta innebär också att ansvaret för den dagliga verksamheter ligger hos de enskilda affärsenheter som utgör Hexagon-koncernen. Den högsta chefen på varje affärsenhet har därför ansvaret för att inrätta kommunikationskanaler, processer och lokala efterlevnadsprogram för att säkerställa att koden följs. Slutligen är det varje enskild medarbetares ansvar att förstå och följa villkoren i koden. 5.2 Hur problem ska tas upp Varje medarbetare uppmuntras och förväntas rapportera eventuella överträdelser till relevanta interna chefer med vetskapen om att det inte blir några repressalier eller andra negativa följder för den person som handlar i god tro. Den som misstänker överträdelser av koden uppmuntras och förväntas att rapportera saken.hexagon uppmuntrar till en stegvis process för att rapportera problem. Lokal nivå: Din närmsta chef En annan högre chef inom organisationen Koncernnivå: Den som känner att vederbörande inte får rätt reaktoin eller att problemet i fråga är viktigt inte bara på lokal nivå, ska ta upp frågan på koncernnivå med koncernens chefsjurist Fred London. Antagen den 10 maj

9 6. Kontakta oss Har du frågor om Hexagons policy kontakta: Fred London Chefsjurist Hexagon AB Telefon: , Mobil: Antagen den 10 maj