Att ha anställda i Vi Unga. - en guide till styrelsen

Transkript

1 Att ha anställda i Vi Unga - en guide till styrelsen Fastställd av förbundsstyrelsen den 1 juni 2008

2 FÖRORD... 3 ARBETSGIVARE ELLER ARBETSLEDARE?... 4 ANSTÄLLNING... 4 ANSTÄLLNINGAVTAL...4 ANSTÄLLNINGSFORMER...5 ARBETSTID...5 LÖN...6 LEDIGHET OCH SJUKDOM...6 PERSONAL SOM ÄR ANSTÄLLD AV SV... 7 BEFATTNINGSBESKRIVNING... 8 FÖRSÄKRINGAR OCH LAGAR... 8 PERSONALVÅRD ARBETSMILJÖ...10 KONTAKT MED ANNAN VI UNGA-PERSONAL...10 FRISKVÅRD...10 ARBETSBELASTNING...10 KOMPETENSUTVECKLING...11 ARRANGEMANG...11 VISA UPPSKATTNING...11 UTVECKLINGS- OCH LÖNESAMTAL UTVECKLINGSSAMTAL...12 LÖNESAMTAL...12 INTRODUKTION OCH ÖVERLÄMNING INTRODUKTION...13 ÖVERLÄMNING...14 LÄS MER BILAGOR: BILAGA 1: MALL FÖR ANSTÄLLNINGSAVTAL BILAGA 2: MALLAR FÖR ARBETSTIDSRAPPORTERING BILAGA 3: CHECKLISTA OCH MALL FÖR UTVECKLINGSSAMTAL 2

3 Förord Ideellt engagemang är häftigt. Men, för att hålla det ideella engagemanget vid liv, engagera fler och kunna genomföra så mycket som möjligt visar erfarenheten inom Vi Unga att anställd personal är väldigt viktigt. Att ha anställd personal kostar mycket pengar, vilket gör att kostnaden för personal utgör en väldigt stor del av distriktets kostnader, för de som alls har råd att ha anställda. När vi satsar mycket pengar är det också viktigt att vi får ut mesta möjliga utav det. Vad det kommer ge att ha en person anställd beror mycket på oss som arbetsgivare och arbetsledare. Det är vi som måste rekrytera rätt person och ge personen förutsättningar för att göra ett bra jobb för Vi Unga. Vi måste därför anstränga oss för att vara tydliga med vad som förväntas av den som är anställd och ge återkoppling på det arbete som görs. Dessutom är vi som arbetsgivare skyldiga att följa lagar och kollektivavtal. En förutsättning för det är naturligtvis att vara insatta i vad som gäller. Det här häftet är tänkt att fungera som ett stöd och ett uppslagsverk för dig som är förtroendevald i Vi Unga och har anställd personal eller planerar att anställa. För att få mer stöd i arbetsgivarfrågor är Vi Unga dels medlemmar i arbetsgivarorganisationen IDEA, dels har vi centralt stöd av personalsupport från vår moderorganisation SV. Om du känner dig osäker på vem du ska kontakta när du har frågor, vänd dig till förbundskansliet så får du hjälp vidare. Genom att bli bättre arbetsgivare och arbetsledare får vi ut mer av de resurser vi satsar på att ha anställda. Nöjda anställda som trivs bra kommer dessutom att vara goda ambassadörer för arbete inom Vi Unga, vilket gör att just de bästa söker sig till oss. Detta stärker organisationen och gör att vi kan stötta ännu fler unga att utvecklas, känna sig betydelsefulla och förverkliga sina idéer. 3

4 Arbetsgivare eller arbetsledare? En arbetsgivare har det juridiska ansvaret för den anställde, arbetsgivaren ansvarar bland annat för att alla försäkringar och anställningspapper finns, att anställningsavtal skrivs, att lön betalas ut etc. En arbetsgivare bör också ha lönesamtal och utvecklingsavtal med den anställde, dock kan en arbetsledare närvara vid dessa tillfällen. Arbetsgivaren har alltid det yttersta ansvaret för anställningen, det är arbetsgivaren som ställs inför rätta om något med anställningen är felaktigt. Som arbetsgivare är man skyldig att följa de lagar och kollektivavtal som finns. Vi Unga följer det kollektivavtal som finns mellan IDEA och Unionen, oavsett vilket fackförbund som den anställde tillhör. Vi Unga är som arbetsgivare med i arbetsgivarförbundet IDEA och via dem kan man få veta mer om det aktuella kollektivavtalet. En arbetsledare har rätt att delegera ut arbetsuppgifter till den anställde, ibland bestämmer också arbetsledaren arbetstider för den anställde. Om det finns både en arbetsgivare och en arbetsledare så måste dessa parter komma överens om vilka beslut som tas av arbetsgivaren respektive arbetsledaren, och vem som har sista ordet vid tvister om beslut. Det är viktigt att diskutera igenom punkter som lönesamtal, utvecklingssamtal, konferenser, arbetstider, arbetsuppgifter med mera så att arbetsgivare och arbetsledare är överens när frågor uppstår. Det är relativt vanligt vid anställningar inom Vi Unga att Studieförbundet Vuxenskolan är arbetsgivare och distriktsstyrelsen eller distriktsordförande är arbetsledare. Anställning Anställningavtal Anställningsavtalet ska vara skriftligt När ni erbjudit ett arbete till en sökande och denne har accepterat har ni tillsammans träffat ett bindande anställningsavtal. Det är därför oerhört viktigt att få detta nerskrivet i ett bindande anställningsavtal, helst före anställningens början. Enligt Lagen om anställningsskydd (LAS) 6c ska Vi Unga senast en månad efter det att arbetet börjat informera den anställde om de villkor som gäller för anställningen. I LAS regleras även vilken information avtalet ska innehålla. Det är t.ex. Tillträdesdag dvs. vilken dag du börjar Arbetsplats Arbetsuppgifter Anställningsform Lön och andra förmåner Arbetstider Semester 4

5 Om det finns kollektivavtal som gäller Mall för anställningsavtal finns som bilaga 1 till detta dokument. Här kommer också lite förklaringar på de olika delarna som ska finnas med i anställningsavtalet. Anställningsformer Det finns tre former av anställningar Tillsvidareanställning Tidsbegränsad anställning Provanställning En tillsvidareanställning gäller helt enkelt tills vidare, det brukar också ibland kallas fast anställning. Detta är standardanställningsformen och gäller om ni och den anställde inte har kommit överens om att anställningen ska vara tidsbegränsad eller på prov. Ni och tjänstemannen kan också komma överens om tidsbegränsad anställning. Exempel på när man kan använda en tidsbegränsad anställning: för viss tid, viss säsong eller visst arbete, t ex i ett visst projekt vid vikariat för att ersätta en anställd vid t ex dennes ledighet på grund av till exempel sjukdom, utbildning eller föräldraledighet för att avlasta en tillfällig arbetstopp för skolungdom och studerande när de har lov eller annars gör uppehåll i studierna vid praktikarbete Observera att när ni haft någon anställd på visstidsanställning i sammanlagt mer än två år under en femårsperiod så övergår anställningen i en tillsvidareanställning. Provanställning får man när syftet är att anställningen efter prövotiden ska övergå till en tillsvidareanställning. Man får vara provanställd i högst sex månader. Provanställning kan av både arbetsgivare och tjänstemannen avbrytas före prövotidens utgång genom skriftligt besked senast en månad i förväg. Vill inte arbetsgivare eller tjänsteman att anställningen ska fortsätta efter prövotiden löpt ut, ska besked om detta lämnas senast två veckor före prövotidens utgång. Arbetstid Den ordinarie arbetstiden får inte överstiga 40 timmar i genomsnitt per helgfri vecka. Som anställd kan man ha antingen reglerad eller oreglerad tjänst. En reglerad tjänst passar främst för anställda som i huvudsak jobbar på kontorstid och inte jobbar så mycket kvällar och helger. Om man har en reglerad tjänst så finns det regler för övertidskompensation och liknande i kollektivavtalet mellan IDEA och Unionen, som ska följas. En oreglerad tjänst passar om den anställde ska jobba mycket kvällar och helger och ha frihet att bestämma över sin egen arbetstid, vilket ofta är fallet för anställningar inom Vi Unga. Arbetsgivare och tjänstemannen kan då komma överens om att kompensation för övertidsarbete ska ges genom att tjänstemannen istället får högre lön och/eller fem eller tre semesterdagar utöver den lagstadgade semestern. 5

6 Om arbetsgivaren vill att en anställd med oreglerad tjänst ska jobba på en helg får tjänstemannen kompensation i form av ledighet med 1,5 dag för varje tjänstgöringsdag. För att inte anställningen ska bli dyrare än vad ni budgeterat så är det oftast bäst att den anställde tar ut ersättningen i ledighet och inte i pengar. Kompensationsledighet ska tas ut så snart som möjligt och senast inom fyra månader. Den anställde bör varje dag anteckna hur mycket hon/har arbetat. En mall för hur en blankett för arbetstidsrapportering kan se ut finns som bilaga 2 till detta dokument. Lön Man måste komma överens med den anställde om lönen innan anställningen börjar. I kollektivavtalet finns det bestämt nivåer för lägsta löner, vilket alltså innebär att man inte får ha en lägre lön än den summan. När ni sätter lön för den anställde så ska ni ta hänsyn till anställningens ansvar och svårighetsgrad, personens utbildning och ålder och övriga faktorer som kan ha betydelse. Det är dock också slutligen er ekonomi som avgör hur mycket som ni kan ge i lön. Lönen ska också revideras en gång om året, läs mer om det under Lön- och utvecklingssamtal. Förutom lön så finns det också övriga förmåner som kan vara aktuella för en anställning och som ni måste ta ställning till om ni ska ha, det kan till exempel vara rikskuponger, friskvårdsbidrag och mobiltelefon. Läs mer om friskvårdsbidrag under rubriken Personalvård. Ledighet och sjukdom Enligt lag så har alla rätt till 25 dagars semester. Om den anställde har oreglerad tjänst så tillkommer ytterligare 3 eller 5 dagar, vilket arbetsgivaren och den anställde kommer överens om. Det är viktigt att den anställde och ni som arbetsgivare också diskuterar när semestern ska tas ut. Inom Vi Unga så är det oftast lämpligast att ta ut semestern över sommar och jul, då det brukar vara som lugnast med verksamheten. Det är ni som arbetsgivare som har sista ordet när det gäller när den anställde får ta ut sin semester. Den anställde har dock rätt till fyra veckors sammanhängande ledighet under tiden juni augusti. I kollektivavtalet så finns det också information om vilka övriga lediga dagar som gäller, till exempel för nationella helgdagar. Ta reda på detta och informera den anställde om vad som gäller. Den anställde kan också vara borta från jobbet av andra orsaker än semester. Det kan röra sig om till exempel sjukfrånvaro eller vård av barn under 12 år. Det är viktigt att ni kommer överens om hur den anställde ska meddela till er när hon eller han är frånvarande på grund av detta. Den anställde får under sjukdomstiden 80 procent av sin lön (utom under första sjukdagen, karensdag, då ni inte betalar något). Om sjukdomen varar mer än 14 dagar ska du som arbetsgivare anmäla det till försäkringskassan, eftersom det då är de som betalar ut ersättning. Som arbetsgivare har ni också skyldighet att hålla koll på sjukfrånvaro eller frånvaro på grund av vård av barn, vilket ofta kontrolleras av Försäkringskassan. Observera att det också finns regler för när ni som arbetsgivare har rätt att kräva in sjukvårdsintyg för er anställdes sjukfrånvaro. 6

7 Personal som är anställd av SV Vi Unga-personal kan också vara anställd av SV, Studieförbundet Vuxenskolan. Detta kan vara en bra lösning eftersom det innebär att SV då är arbetsgivare och att Vi Unga-styrelsen inte behöver ha koll på alla lagar och regler som gäller för att ha anställda. Men, det kräver också att Vi Unga och SV har en mycket god dialog och ett bra samarbete kring den anställde och dennes arbetsuppgifter. Först och främst är det viktigt att det finns ett avtal mellan Vi Unga och SV om vad som gäller för den aktuella personalen. Detta gäller både om Vi Unga och SV anställer personal gemensamt eller har en överenskommelse om att viss del av SV-personalens tid ska läggas på Vi Unga-arbete, oavsett om Vi Unga betalar för den tiden eller om det är kostnadsfritt för Vi Unga. Även om ni kommer bra överens och har pratat om anställningen så är det mycket viktigt att ha överenskommelsen på papper. På så sätt säkerställer man att alla parter har samma syn på det hela och man underlättar också för framtida styrelser som då vet vad som har sagts och vad som gäller. Ett avtal mellan Vi Unga och SV ska ta upp alla viktiga delar kring den aktuella anställningen som de båda parterna måste vara överens om. Dessa är bland annat: - Arbetsledning. Vem ansvarar för den dagliga och praktiska arbetsledningen? Hur ser ni till att både SV och Vi Unga har koll på vad den anställde gör? - Utvecklingssamtal och lönesättning. Vem gör detta? Ska någon dialog föras mellan Vi Unga och SV i samband med detta? - Vem har sista ordet? Om det är så att Vi Unga och SV inte är överens om något kring den anställde eller dennes arbetsuppgifter vem bestämmer? - Avstämning. När och hur stämmer ni av kring frågor som uppkommer? - Arbetsplats och andra kringkostnader. Vem står för detta? Om det ska delas, hur ska det då göras? - Personalvård. Vem står för denna, både ekonomiskt och praktiskt? Introduktioner, avtackning, friskvård etc - Möten och konferenser. Ska personen vara med både på Vi Ungas och SV:s möten? Hur ska dessa möten prioriteras? Det är väldigt viktigt att Vi Unga-styrelsen har koll på vad som gäller för Vi Unga-personal som är anställd av SV. Ni måste veta vad ni kan förvänta er av personen, vilka krav som kan ställas och vilka skyldigheter ni har gentemot personen. Den anställde måste också veta vad som gäller kring anställlningen, vem som är arbetsledare, vem som har sista ordet och hur arbetsuppgifterna ska prioriteras. Om det är oklart mellan Vi Unga och SV vad som gäller kring den anställde så blir detta en mycket jobbig situation också för den anställde med mycket osäkerhet och oklarhet kring jobbet detta måste undvikas. Förutom ett avtal så måste Vi Unga och SV ha en kontinuerlig dialog om frågor kring den anställde och samarbetet. Alla frågor kan inte täckas in i ett avtal och dessa frågor måste tas upp i en dialog mellan SV och Vi Unga. Det är också viktigt att ni efter hand stämmer av hur samarbetet kring den anställde fungerar, kanske finns det anledning att ändra något i samarbetet eller avtalet efter en tid när ni sett hur det fungerar. 7

8 Befattningsbeskrivning En befattningsbeskrivning är precis som namnet antyder en beskrivning av vad som ingår i en viss befattning (tjänst). Det är bra att ha skrivit ett utkast redan innan ni rekryterar personen för att på ett bra sätt kunna kommunicera redan tidigt vad det är ni förväntar er. I en befattningsbeskrivning bör det ingå: Arbetsuppgifter Vad är det egentligen den anställde ska göra? Skriv enklast i punktform! Exempelvis: Hålla i skolpresentationer Delta på distriktsstyrelsemöten Ansvarsområden Vad kommer personen ha ansvar för? Till exempel ansvar för administrationen på kansliet eller att bilda nya klubbar. Befogenheter Med ansvar bör det också följa befogenheter, alltså rätt att göra vissa saker. Exempelvis attestera räkningar eller fatta beslut inom ramen för en viss budgetpost. Det bästa är om styrelsen fattar beslut om befogenheterna i samband med att ni fattar beslut om en delegationsordning, läs mer om detta på sidan 13. Rapporteringsansvar Till vem/vilka och på vilket sätt och hur ofta ska den anställde rapportera vad som görs? I vissa fall kan det vara bra att även definiera mål för tjänsten. Till exempel att X antal klubbar ska ha bildats, att X antal utbildningar ska ha genomförts med minst X antal deltagare. Med jämna mellanrum kan det vara bra att ses och gå igenom befattningsbeskrivningen. Är det detta den anställde gör? Om inte: bör befattningsbeskrivningen ändras eller bör den anställde ändra vad han/hon gör? Försäkringar och lagar Som arbetsgivare har Vi Unga enligt lag vissa sociala skyldigheter. Till dessa hör att vi skall betala arbetsgivaravgifter. Vi Unga är också genom kollektivavtal skyldiga att svara för vissa sociala förmåner för våra anställda. Förbundet Vi Unga är medlemmar i IDEA (Arbetsgivarförbundet för Ideella organisationer) och genom kollektivavtal med fackförbundet Unionen (fackförbund för tjänstemän på det privata området) är vi skyldiga att också teckna vissa försäkringar och pensioner för våra anställda. Förbund, distrikt, kretsar och klubbar inom Vi Unga som har anställd personal måste teckna följande försäkringar: Trygghetsförsäkring vid arbetsskada, TFA som tecknas genom avtal med Fora 8

9 Industrins och handelns tilläggspension, ITP som tecknas genom avtal med Collectum Tjänstegrupplivförsäkring, TGL som tecknas hos Alecta (administreras av Collectum) Eftersom Vi Unga är medlem i IDEA är distrikt, kretsar och klubbar automatisk anslutna till kollektivavtalsstiftelsen Trygghetsrådet där anställda som blir uppsagda på grund av arbetsbrist bland annat kan få omställningsstöd och i vissa fall avgångsersättning. Det är en hel del regler som gäller för de olika försäkringarna och du som arbetsgivare måste själv kontakta de företag som har hand om dessa frågor. Här kommer dock lite kort information om vad som gäller: TFA TFA står för Trygghetsförsäkring vid arbetsskada. Försäkringen gäller vid olycksfall och arbetssjukdom. Ersättning kan betalas både under den akuta sjukdomstiden och om arbetsskadan ger bestående besvär. ITP ITP står för Industrins och handelns tilläggspension och är en kollektivavtalad tjänstepension. ITP kompletterar det lagstadgade försäkringsskyddet vid sjukdom, ålderspension och dödsfall. Finns i två olika avdelningar ITP 1 (född 1979 eller senare) Alla anställda över 18 år, oavsett anställningsform, arbetstid eller lön omfattas av ITP 1. En anställd som blir 18 år ska anmälas samma månad han eller hon fyller år. ITP 1 är premiebestämd, vilket innebär att man på förhand bestämt storleken på den premie som ska betalas. Pensionen blir sedan så stor som de inbetalade premierna räcker till. Arbetsgivaren betalar en premie på 4,5% av kontant bruttolön per månad. ITP 2 (född 1978 eller tidigare) Alla anställda födda 1978 eller tidigare omfattas av ITP 2. ITP 2 är förmånsbestämd, vilket innebär att man redan från början har bestämt storleken på den pension som försäkringen en dag ska ge. Som anställd är man då garanterad en viss pension. Premien som man som arbetsgivare betalar varierar beroende på vilken premie som behövs för att finansiera den redan bestämda pensionen. Anställd som omfattas av ITP 2 har också något som kallas för ITPK, vilket står för ITP-kompletterande ålderspension. Detta är en extra ålderspension som man som arbetsgivare betalar för sina anställda 2% av kontant bruttolön per månad.. TGL TGL står för Tjänstegruppliv. TGL innebär att ett skattefritt engångsbelopp betalas ut till efterlevande om den anställde avlider före pensioneringen. TRR Kollektivavtalsstiftelsen TRR, Trygghetsrådet Om arbetsgivaren säger upp personal på grund av arbetsbrist har en tillsvidareanställd rätt till omställningsstöd via Trygghetsrådet. Avgångsersättning är en ekonomisk ersättning den anställde får som fyllt 40 år och har arbetat mer än fem år sammanhängande i ett TRR-anslutet företag och blir uppsagd på grund av arbetsbrist. 9

10 Övrigt Förbundet Vi Unga har också genom en centralt tecknad försäkring skyddat sig mot så kallat förmögenhetsbrott som en anställd förorsakat vid till exempel förskingring, trolöshet mot huvudman, bedrägeri eller stöld. Personalvård Arbetsmiljö Det är ni som arbetsgivare som har huvudansvar för att den anställde har en bra arbetsmiljö. Arbetsplatsens utformning är en viktig del av arbetsmiljön. Tillgång till bra luft, en säker omgivning, vacker inredning, ergonomiskt bra möbler och redskap gör arbetsmiljön bättre. Prata också gärna med den anställde om dessa frågor och om det finns något som kan förbättras i arbetsmiljön. Tänk också på var den anställde sitter, om det är i egna lokaler eller om det är en arbetsplats på en SVavdelning. Det är viktigt att tänka på att det kan vara ett väldigt ensamt arbete att vara anställd i Vi Unga eftersom man har sina kollegor runt om i Sverige och träffas väldigt sällan, det kan därför vara bra att den anställde sitter tillsammans med andra så att personen får arbetskamrater runt omkring sig. Kontakt med annan Vi Unga-personal Som arbetsgivare så bör ni uppmuntra den anställda att ta kontakt med annan personal som finns inom Vi Unga eller inom SV. Detta är en bra källa för att ventilera frågor, diskutera problem och få hjälp i jobbiga situationer, allt går inte att diskutera med en arbetsgivare utan det kan vara skönt att ha någon kollega att prata med. Uppmuntra och ge förutsättningar för den anställde att åka på Vi Ungas personalkonferenser som är ett utmärkt tillfälle för Vi Ungas personal att bli ett team, samtidigt som de får tillfälle att diskutera gemensamma frågor. Uppmuntra också till att den anställde håller kontakt med sina Vi Unga och SVkollegor per telefon, mejl och möten. Friskvård Som arbetsgivare kan ni avsätta pengar för friskvård till er anställde, vilket oftast brukar ges i form av bidrag till träningskort och liknande. Om ni tycker det är svårt att avgöra om ni ska avsätta pengar, och i så fall hur mycket - kolla med SV-avdelningen/regionen och se om ni kan använda er av samma avtal som dem. Den anställde kan också få möjlighet att träna på arbetstid. Om ni ger den anställde möjlighet till detta så bör ni också komma överens om en maxtid som träning får utövas, vanligast är att det är en timme i veckan. Arbetsbelastning De anställda i Vi Unga har ofta en hög arbetsbelastning och jobbet kan kännas ensamt. Det finns alltid mer uppgifter att göra och det kan leda till att den anställde känner att det jobb som hon eller han gör aldrig är tillräckligt. Ofta är de anställda också mycket ambitiösa personer. Detta kan leda till att den anställde känner sig mycket stressad av jobbet. 10

11 Det är er uppgift som arbetsgivare och arbetsledare att se till att arbetsbelastningen är rimlig och att den anställde inte är för stressad. Om det är för mycket arbetsuppgifter så måste ni hjälpa den anställde att prioritera. Det är också bra om ni sätter mål för den anställdes arbete, både längre mål och kortare delmål Ni bör också ha regelbundna samtal där ni följer upp målen tillsammans med den anställde. Kompetensutveckling Det är viktigt att personalen får kompetensutveckling, eftersom även personalen i Vi Unga ska få möjlighet att utvecklas. Det är ni som arbetsgivare som bestämmer på vilka utbildningar och föreläsningar som den anställde ska medverka på. Utvecklingssamtalen är ett lämpligt tillfälle att gemensamt diskutera inom vilka områden som den anställde skulle behöva kompetensutveckling. Det finns utbildningar som är lämpliga för kompetensutveckling som ordnas av Vi Ungas riksorganisation, till exempel medlemsregisterkurs, personalkonferenser och marknadsföringsutbildning. Det finns också många bra utbildningar inom SV, och det kan vara bra att följa med på SV-personals utbildningar. Självklart finns det också många bra externa utbildningar som kan vara lämpliga. Som arbetsgivare har ni i uppgift att välja bort de utbildningar och föreläsningar som inte är jobbrelaterade. Detta kan vara svårt men det underlättar om ni för en diskussion men den anställde om vad hon eller hand förväntar sig av utbildningen. Tänk på att utbildningar och föreläsningar, förutom kostnaden för arrangemanget också kostar arbetstid. Arrangemang Om ni vill ha personalen med på era arrangemang, så som läger och utbildningar, så ska ni tänka efter ordentligt. Det är viktigt att komma ihåg att om en anställd är med på ett arrangemang så görs det på arbetstid. Ni kan inte förvänta er att personalen är med på arrangemang på sin fritid. Det innebär också att den anställde måste få ut den tid som spenderas på arrangemanget i ledighet vid något annat tillfälle. Tänk också på att om personalen jobbar på helgen så har de rätt att ta ut mer ledighet senare. Det är också viktigt att fundera över personalens arbetsuppgifter på ett arrangemang, och att stämma av det med den anställde så att hon eller han vet om vad som förväntas göras och känner sig okej med det. Om den anställde ska vara med på ett arrangemang som kräver övernattning så bör ni erbjuda sänglogi. Tänk på att den anställde jobbar under arrangemanget och därför behöver ha rimliga förutsättningar för att få en ordentlig sömn. Vi Ungas riksläger är det största arrangemanget inom Vi Unga. Det kan vara bra för personalen att vara med på detta, speciellt för nyanställda för att få en känsla för organisationen. Detta behöver ni dock diskutera och komma överens med den anställde om. Visa uppskattning Som arbetsgivare bör ni någon gång under året visa er uppskattning för det gångna arbetet, genom en present, blomma eller något liknande. Ett bra tillfälle för denna form av tack är stämman/årsmötet, då man också får tillfälle att visa medlemmarna att man har en duktig anställd. Andra tillfällen som också kan vara bra tillfällen att utföra den årliga avtackningen är: vid julen, sommaren, på ett arrangemang eller spontant vid ett möte. Man kan visa sin uppskattning fler än en gång under året, till exempel genom att ge en gåva vid jul och en vid ett arrangemang. Tänk också på att man inte alltid behöver köpa något för att 11

12 visa uppskattning, det kan vara minst lika mycket värt att säga att personen gjort något bra och ge beröm för hur den anställde skött sitt arbete. Andra tillfällen när man bör uppmärksamma den anställde med present eller något annat roligt är när personen fyller jämt eller när personen jobbat så länge att hon/han kommer upp i jubileum, alltså när personen jobbat i 10, 20, 25 år och så vidare. Det finns vissa regler gällande hur mycket presenterna till en anställd får kosta, det finns också speciella regler när det är jubileum eller jämna födelsedagar. Reglerna är följande: Julgåvan rekommenderas att inte överstiga 400 kronor, annars behöver den anställde skatta för presenten. Minnesgåva (personen fyller jämt eller har jobbat i 10,20, 25 år osv) får uppgå till en summa på kronor, annars får den anställde skatta för presenten. Jubileumsgåva (när organisationen firar jubileum, alltså om Vi Unga till exempel fyller 50 år) får kosta upp till 1200 kronor, annars får den anställde skatta för presenten. För ytterligare information, eller om ni är osäkra på kostnader rekommenderas skatteverkets hemsida. Tänk också på att detta är maxgränser, presenterna behöver absolut inte vara så dyra som maxgränsen tillåter. Utvecklings- och lönesamtal Utvecklingssamtal Utvecklingssamtal är ett planerat och strukturerat samtal mellan arbetsgivaren/arbetsledaren och den anställde. Utvecklingssamtalet är viktigt för att skapa ett bra arbetsklimat och för att kunna stimulera och utveckla din personal, samt stämma av era respektive förväntningar och målsättningar med arbetet. Utvecklingssamtal bör hållas minst en gång om året. Det är du som arbetsgivare/arbetsledare som leder utvecklingssamtalet och som ansvarar för att det hålls. På utvecklingssamtalet tar man upp frågor som berör både dig som arbetsgivare och din personal. Det kan vara om den gångna perioden, om mål har nåtts eller att prioritera mål för den kommande verksamheten Frågorna kan vara stora som små och omfatta allt från verksamhetens mål och riktlinjer till den enskilde anställdes arbetssituation, resultat. Se checklista och mall för utvecklingssamtal i bilaga 3. Om det är olika personer som är arbetsgivare och arbetsledare så måste ni komma överens om vem av er som ska hålla i utvecklingssamtalet med den anställde. När man jobbar tätt ihop på en liten arbetsplats, som det ofta ser ut när Vi Unga har anställda, så kan det tyckas onödigt att ha utvecklingssamtal eftersom man ses så ofta och pratar ändå. Det är dock väldigt viktigt att ändå ha utvecklingssamtal för att få chans att prata om de frågor som man annars inte tar upp och prata om arbetet på ett mer strukturerat och övergripande plan. Lönesamtal Lönesamtal ska hållas med den anställde en gång om året. Det är viktigt att det inte hålls samtidigt som utvecklingssamtalet. Lönesamtalet är ett tillfälle för er att tillsammans prata om vilken lönehöjning som 12

13 den anställde ska få och vilka faktorer som ligger till grund för storleken på löneförhöjningen. Relevanta faktorer kan vara arbetsuppgifternas svårighetsgrad, ansvar och individens prestationer. Om det är olika personer som är arbetsgivare och arbetsledare så måste ni komma överens om vem av er som ansvarar för lönesamtalet och lönerevisionen. Introduktion och överlämning Introduktion När ni anställer en ny person så är det väldigt viktigt att personen får en bra introduktion, både till arbetet och om Vi Unga som organisation. Innan den nyanställde börjar så bör ni göra en introduktionsplan för den anställde, som helt enkelt visar hur den nyanställde ska få all information som hon eller han behöver. En introduktionsplan kan innehålla vad den anställde personen ska göra de första dagarna/veckorna, den kan struktureras upp i punkter/mål som ska genomföras inom tidsperioden eller mer exakt vad personen ska göra dag för dag. En introduktionsplan kan innehålla möte med distriktsstyrelsen och SV-kontoret. Man bör också skriva in ett förutbestämt datum då förbundskansliet kommer och introducerar den nyanställde om grundläggande fakta kring organisationen. Detta möte ska bokas med kansliet innan den anställde börjar. Man kan också planera in dagar då personen ska läsa in sig på Vi Unga som organisation, och dagar då personen ges tid till att göra en egen plan för fortsatt arbete. Man bör också skriva in något arrangemang som den nyanställde ska delta på, detta för att Vi Unga är lättare att förstå om man upplevt det själv. Till sist i introduktionsplanen bör man planera in en avstämning då både du som arbetsgivare och den anställde får chans att prata om den gångna tiden, vad som kan göras bättre, och vad som varit bra. Det finns mycket information som den anställde kan läsa för att förstå Vi Unga bättre och veta lite mer om organisationen i allmänhet. Här kommer några exempel på lämpliga dokument: Vi Ungas stadgar Vi Ungas grundidéer Klubbpärmen Distriktsstyrelseguiden Verksamhetsplan och budget för året Aktuella broschyrer Det är också viktigt att den nyanställde känner sig välkommen. Allt bör därför vara i ordning när personen börjar: en plats där personen ska arbeta, e-postadress, arbetsmaterial, dator, mobiltelefon etc. Det är också trevligt om ni köper blommor till skrivbordet som en välkomsthälsning. Man ska bestämma en tid och plats inför den första dagen, så att ni kan vara där och välkomna den nyanställde. Under den första dagen ska den nyanställde ges möjlighet att hälsa på sina övriga kollegor på arbetsplatsen, och även få den information som man förberett. En bra sak att göra första dagen är att sätta sig ner och prata igenom vad styrelsen har för mål med anställningen, och även gå igenom introduktionsplanen. När distriktsstyrelsen anställer måste delegationsordningen omarbetas, och kompletteras. En delegationsordning är ett dokument där det står vilka som får ta beslut inom vilka områden, och vem som 13

14 ska göra vad. När det finns en anställd så behöver man ha med några särskilda saker i delegationsordningen, bland annat följande: Vem tar beslut vid tvister? Vem bestämmer när löneförhandlingar, utvecklingssamtal etc äger rum? (Vem håller i dem?) Vem betalar ut lönen till den anställde? Vem beslutar om semester? Hur stora summor får den anställde själv ta beslut om vid inköp? Och vem ska tillfrågas vid högre summor? Som arbetsgivare bör du också uppmuntra den nyanställde att ta kontakt med övrig personal, både inom Vi Unga och SV för att få mer kött på benen och hjälp om personen kör fast eller vill ventilera idéer och åsikter under arbetets gång. Ett tips är att du som arbetsgivare ringer någon annan anställd inom Vi Unga och ber den ringa upp din nyanställde, dels för att ge allmän information och dels för att hälsa personen välkommen i organisationen. Överlämning När en anställd slutar inom Vi Unga så är det väldigt viktigt att det görs en ordentlig överlämning. Den anställde sitter på mycket kunskap, information och kompetens som måste leva vidare inom Vi Unga. Överlämningen kan ske genom ett pappersformulär, genom ett möte, en utbildning eller något annat sätt som gör att den kunskap den anställde fått delas med dem som ska ta över ansvaret för de arbetsuppgifter som den anställde haft. Överlämningen kan se olika ut beroende på vem som ska ta över, om det är en annan anställd, distriktsstyrelsen eller någon från SV. Det är viktigt att man noga tänker igenom hur detta ska ske på bästa sätt. Många gånger är det bra om två överlämningsmetoder kombineras, så att man får både skriftlig och muntlig information. Tänk även på att överlämningen inte bör göras över en dag, utan avsätt en period i anställning för just detta moment. Den anställde har rätt att få ett tjänstebetyg från arbetsgivaren. I ett tjänstebetyg beskriver arbetsgivaren anställningstid och den anställdes arbetsuppgifter, samt om den anställde så begär även vitsord om hur arbetet har genomförts. Detta betyg kommer personen att använda vid framtida jobbansökningar. Det är också bra om man som arbetsgivare tackar den anställde för tiden, bra tillfällen är stämmor, distriktsmöten eller på något arrangemang då man kan överlämna någon avtackningsgåva och eventuellt håller ett avtackningstal för att visa sin uppskattning och avsluta sin tid som arbetsgivare på ett bra sätt. Avtackningsceremonins utformning beror givetvis på hur länge personen har arbetat. 14

15 Läs mer Idea Arbetsgivarförbundet för ideella organisationer Vi Unga är medlemmar här och det gäller även alla distrikt Alecta Arbetsmarknadsförsäkring Arbetsmiljöupplysningen Information om arbetsmiljö Unionen Det fackförbund som IDEA har tecknat kollektivavtal med SV-nätet SV:s intranät, för dig som har First Class-konto. Läs under rubriken Medarbetare Personalguide. Där finns bland annat mallar och policies kring utvecklingssamtal, arbetsmiljö, mångfald, rekrytering, kompetensutveckling, introduktion och lönesättning. 15