Riksarkivets förslag till föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler

Transkript

1 Wimi 2005 FK90005_010_G Verksamhetsstöd REMISSYTTRANDE 1 (5) Riksarkivet Box Stockholm Riksarkivets förslag till föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler Genom remiss den 5 juni 2012 har Försäkringskassan beretts möjlighet att yttra sig över Riksarkivets förslag till föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler. Inledning Det remitterade förslaget gäller kraven för utförande och skötsel av arkivlokaler och förslaget till föreskrifter ska ersätta Riksarkivets föreskrifter (1994:6) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler samt Riksarkivets föreskrifter (1997:3) om ändring av Riksarkivets föreskrifter (1994:6) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. Som ett påpekande inför framtida remisser vill Försäkringskassan framföra det olyckliga i att tidpunkten för remissen sammanfallit med semesterperioden. Denna remiss berör ett flertal olika kompetensområden, förutom arkivfrågor också bl.a. juridiska frågor, lokalförsörjningsfrågor och säkerhetsfrågor, och det är förstås svårare att samla dessa kompetenser under semesterperioden. Generella kommentarer En övergripande synpunkt från Försäkringskassan är att förslaget till nya föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler kan uppfattas som oprecist och att det i många fall lämnas ett mycket stort tolkningsutrymme. Föreliggande förslag ger mindre ingående vägledning för myndigheterna än nu gällande föreskrifter vilket bl.a. kommer ha som konsekvens att myndigheterna måste vända sig till Riksarkivet för klargöranden rörande dessa tolkningar. I synnerhet nybyggnad av en arkivlokal är en dyr och långsiktig investering för en myndighet. Byggprojektet kan dessutom ingå som en mindre del i ett större projekt, vilket kan ställa krav på att snabba bedömningar görs av den som beställer lokalen. Den som kravställer arkivlokaler på en myndighet har som regel arkivkompetens men saknar sakkunskap om byggnadsteknik. Omvänt gäller att byggherre eller entreprenör ofta saknar ingående kunskaper om de särskilda krav ändamålsenlig arkivförvaring ställer. Kravställaren agerar dessutom ofta som informationsförmedlare mellan flera olika parter. För smidig och effektiv projektering av arkivlokaler är det därför av intresse att antalet tillfällen då myndigheten behöver vända sig till Riksarkivet för synpunkter eller

2 REMISSYTTRANDE 2 (5) råd kan begränsas, vilket i sin tur förutsätter att de krav som kan komma att ställas av arkivmyndigheten så långt som möjligt är kända på förhand. Försäkringskassans erfarenhet är också att Riksarkivet främst vill ta del av färdiga förslag som man därefter kan ta ställning till. Som nämnts ovan kommer otydliga krav leda till att myndigheterna måste vända sig till Riksarkivet för klargöranden av dessa otydligheter. Det betyder i så fall att Riksarkivet på ett mer aktivt sätt än idag måste ingå som en part i myndighetens projekteringsarbete snarare än att myndigheten sänder in färdiga förslag för bedömning till Riksarkivet. Förslag som tas fram utifrån opreciserade och otydliga krav kan annars antas leda till en mycket tids- och resurskrävande process mellan myndigheten och Riksarkivet. Försäkringskassan önskar därför att de nya föreskrifterna åtföljs av särskilda regelkommentarer. Av särskilt intresse är preciseringar av gången i handläggningen, vilken typ av dokumentation som Riksarkivet normalt önskar ta del av vid nybyggnad och ombyggnad av arkivlokaler samt närmare precisering av faktorer av betydelse för bedömning av förslag till placering och utförande av arkivlokaler. Vidare bör en språklig granskning av föreskrifterna göras. Kommentarer avseende specifika bestämmelser 1 kap. Tillämpningsområde 1 kap. 2 Begreppet lagerhållaren uppfattas i sammanhanget som olyckligt. Därför föreslår Försäkringskassan att bestämmelsen formuleras enligt följande: I de fall arkiv lämnas för teknisk lagring hos kommunal myndighet eller enskild ska den arkivansvariga myndigheten säkerställa att den som på uppdrag förvarar arkivet tillämpar Riksarkivets föreskrifter. 1 kap. 4 Enligt denna bestämmelse omfattar föreskrifterna även befintliga lokaler. Det är dock otydligt vilka övergångsbestämmelser som gäller för detta vilket behöver tydliggöras. Här måste givetvis kraven på myndigheterna, vad gäller anpassningar av redan befintliga lokaler, vara rimliga. 2 kap. Definitioner 2 kap. 1 Termen funktionsbyggnad används i princip genomgående i förslaget till föreskrifter åtföljt av för arkiv. Tillägget till definitionen, här avses förvaring av arkiv kan därför antingen strykas eller ersättas med t.ex. för förvaring av arkiv.

3 REMISSYTTRANDE 3 (5) I definitionen av begreppet konditionering används begreppet atmosfär. Begreppet upplevs i sammanhanget som förvirrande och Försäkringskassan föreslår istället följande formulering: Gradvis anpassning av material till nytt förvaringsklimat avseende temperatur och luftfuktighet alternativt gradvis anpassning av material till ändrat förvaringsklimat. 3 kap. Handläggning av arkivlokalsärenden Allmänt så anser vi att bestämmelsen känns svag i jämförelse med nu gällande bestämmelser. Kravet på att Riksarkivet ska ge sitt medgivande innan en arkivlokal tas i bruk finns inte längre med vilket skapar frågor kring hur detta ska hanteras och hur efterlevnaden av föreskrifterna säkerställas. 4 kap. Grundläggande skyddskrav 4 kap. 3 Som nämnts ovan anser Försäkringskassan att närmare precisering behövs av faktorer som är av betydelse för de riskbedömningar som myndigheterna ska göra vid val av placering och utförande av arkivlokaler. Det gäller t.ex. möjligheterna att veta hur områden kommer att utvecklas över lång tid och om området utgör mål för militära angrepp eller terrorhandlingar. Den typen av riskbedömning är inte heller något som den enskilda myndigheten kan göra utan samråd med t.ex. SÄPO eller MSB. Vi skulle också önska tydligare formulerade krav vad gäller bjälklagets bärförmåga. Vi föreslår att nuvarande bestämmelse (8 kap. 1 och 7 kap. 1 sista stycket, RA-FS 1994:6) infogas i förslagets 5 kap. samt även att relevanta allmänna råd (tidig utredning eftersom förstärkningar kan vara utrymmeskrävande) läggs till som en rekommendation. Därutöver skulle vi välkomna att Riksarkivet, i likhet med de statliga arkivmyndigheterna i Finland, Norge och Danmark, meddelar vägledande schabloner för beräkning av den belastning som arkivmaterial alternativt arkivförvaring av pappersburen information utgör på bjälklaget. Sådana schabloner kan antingen meddelas som ett allmänt råd eller i en regelkommentar till föreskrifterna. 4 kap. 4 Krav på interna rutiner och regler för bruket av arkivlokaler bör istället ingå i kap. 11 om drift och underhåll av arkivlokaler. Då det allmänna rådet inte tillför någon väsentlig information föreslår vi att det stryks och ersätts med vägledande rekommendationer om vad som bör ingå i dessa rutiner/regler.

4 REMISSYTTRANDE 4 (5) 5 kap. lokalernas utformning och inredning 5 kap. 3 Bestämmelsen bör formuleras om då arkivlokalens inredning inte kan ge ett fullgott skydd mot översvämning, brand och klimatpåverkan. Vi föreslår istället följande formulering: lokalens inredning ska vara utformad så att uppkomsten av brand, skadlig upphettning, ogynnsamt mikroklimat samt skador till följd av översvämning i arkivlokalen motverkas. (Definition av mikroklimat bör i så fall inkluderas i 2 kap.) I det allmänna rådet används begreppet arkivalie vilket upplevs som otidsenligt och kan ersättas med förvarade handlingar. 7 kap. Skydd mot brand, brandgas och skadlig upphettning 7 kap. 3 och 5 I 5 anges att strömtillförseln för t.ex. vägguttag som är nödvändiga för arkivlokalens drift och underhåll ska kunna frånkopplas när ingen vistas i lokalen. Ska 3 tolkas som att sådana uttag inte får användas till elektrisk utrustning? 7 kap. 4 Bestämmelsen bör formuleras om. Armaturen kan inte ge skydd mot damm men kan däremot ha ett skydd mot damm. 7 kap. 9 Bestämmelsen bör kompletteras med text från nuvarande föreskrifter om att släckmedlet ska anpassas till det arkivmaterial som förvaras i lokalen samt med allmänna råd om vilka släckmedel som är lämpliga för olika typer av arkivmaterial. 7 kap. 12 och 14 Bör slås samman till en paragraf. 10 kap. Skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst 10 kap. 1 Formuleringen omfattas av sekretess i det allmänna rådet bör ersättas då den är oklar och bör undvikas. I Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) används begreppen sekretessreglerade uppgifter och sekretessbelagda uppgifter. Huruvida en uppgift är sekretessbelagd eller inte visar sig ju först vid en sekretessprövning. Förslag till alternativ formulering:

5 REMISSYTTRANDE 5 (5) Vid bestämning av arkivlokalens skyddsnivå bör myndigheten bl.a. beakta om arkivmaterialet är stöldbegärligt eller om det kan vara sekretessbelagt eller integritetskänsligt. Beslut om detta yttrande har fattats av avdelningschef Roger Eklund efter föredragning av Maria Jonasson. Roger Eklund Maria Jonasson