Förslag till ny e-strategi Huddinges väg in i e-samhället "

Transkript

1 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2012/ (12) HANDLÄGGARE Patrik Kärkkäinen Patrik.karkkainen@huddinge.se Kommunstyrelsen Förslag till ny e-strategi Huddinges väg in i e-samhället " Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige 1. Strategi för Huddinges väg in i e-samhället enligt bilaga 14 till förvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 4 november 2013, godkänns. 2. Strategin ersätter e-strategi för Huddinge kommun som antogs av kommunfullmäktige den 9 februari Sammanfattning Strategi för Huddinges väg in i e-samhället syftar till att samordna kommunens arbete och beskriver de förändringar och initiativ som behövs för att med framgång kunna utveckla e-tjänster och effektivisera verksamheten med stöd av IT. Strategin ska utgöra det gemensamma ramverket för all utveckling som bedrivs inom området och vara ett stöd i den långsiktiga planeringen. Behovet av insatser sammanfattas i strategin som insatsområden, som följs av ett antal mål. Till varje mål finns föreslagna insatser, som ligger till grund för att kunna ta fram kommunens handlingsplan för vägen in i e-samhället. Strategin är ett styrande dokument som tillsammans med kommunens policys och strategier för IT, informationssäkerhet, webb och kommunikation anger inriktningen för användning och utveckling av informations- och kommunikationsteknik. Planerings- och personalutskottet beslutade den 4 juni att skicka ut förslag (bilaga 1) till strategi på remiss till samtliga nämnder, Huddinges råd för Funktionshinderfrågor, Demokrati- och mångfaldsberedningen samt Huddinge pensionärsråd (bilaga 2). Samtliga remissinstanser har inkommit med svar. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se HUDDINGE

2 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2012/ (12) Merparten av de inkomna synpunkterna kommer att beaktas i den kommungemensamma handlingsplanen som är under framtagande. Beskrivning av ärendet Huddinge satsar på ett hållbart samhälle med bra vård, skola och omsorg med nöjda invånare. Företagens etablering och kommunen som attraktiv arbetsgivare är andra prioriterade områden. De äldre blir fler och antalet invånare ökar snabbt. Stora utvecklingsinsatser krävs av kommunen. För att frigöra resurser till våra kärnverksamheter samt möta digitaliseringen i samhället måste kommunen se över de administrativa rutinerna och den service vi ger idag. Med hjälp av andra arbetssätt och effektiva processer kan vi arbeta smartare. IT-stöd används i nästan alla verksamheter idag och kostnaderna för IT ökar. Våra processer kan automatiseras, miljön kan sparas, kostnader för IT kan ge större effekt, modernare och bättre service kan ges, om vi använder IT i verksamhetsutvecklingen. För att IT ska åstadkomma förbättringar och besparingar i kommunen krävs förändring och initiala insatser för att etablera styrning, organisation och arbetssätt som skapar dessa förutsättningar. Med bakgrund till detta så har en strategi för Huddinges väg in i e-samhället tagits fram. Strategin kommer vara underlag för framtagande av en kommungemensam handlingsplan som utifrån strategin årligen uppdateras av kommunstyrelsens förvaltning, i dialog med övriga förvaltningar. Strategin ersätter det e-strategi för Huddinge kommun, även kallad e-strategi 2015, som antogs av kommunfullmäktige den 9 februari Remissvar Förskolenämnden, Grundskolenämnden och Gymnasienämnden. Nämnderna har (bilaga 3, 4 och 5) lämnat likalydande svar på remissen. De ställer sig bakom den övergripande inriktningen på strategiförslaget. Vidare ser de positivt på remissens huvudinnehåll och menar att det är en viktig och riktig tankegång att samordna, styra upp och ta ett gemensamt grepp i kommunen kring hur vi ska möta den digitala utvecklingen. Några synpunkter har framkommit och handlar framför allt om behov av förtydliganden. Arbete som är förvaltningsövergripande i samverkan med ITsektionen på kommunstyrelsens förvaltning bör tydliggöras. Att det finns en tydlig styrning av arbetet, med adekvat och kompetent representation från samtliga förvaltningar.

3 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2012/ (12) Huddinges barns och ungdomars roller som brukare/medborgare behöver synliggöras och finnas med i de planer och riktlinjer som dras upp utifrån den föreslagna e-strategin. Det är en stor och viktig uppgift att skapa goda förutsättningar för att väva in den digitala teknikens möjligheter i utbildningen. Det är otydligt vad som menas med begreppet IT-organisation. I analogi med detta, menar nämnderna åter att det är viktigt att det är tydligt hur det kommungemensamma ansvaret för e-utvecklingen ska se ut. Det är viktigt att det i det vidare arbetet med kommunens e-strategi även tas hänsyn till e-strategi i utbildningen som förskolenämnden, grundskolenämnden och gymnasienämnden beslutade våren Förvaltningens kommentar: Under det pågående arbetet med att ta fram den kommungemensamma handlingsplanen kommer även en införandeplan samt en plan för kompetensförsörjning att tas fram i samverkan med förvaltningarna för att tydliggöra styrning, organisation, ansvarsområden samt för att säkerställa adekvat representation med rätt kompetens från samtliga förvaltningar. Den föreslagna strategin tar hänsyn till inom kommunen redan beslutade strategier och de planer som tas fram kommer att synkroniseras med dessa strategier. Kultur- och fritidsnämnden Nämnden (bilaga 6) ställer sig positiv till föreslagen strategi, det finns många effektiviseringsvinster för både kommunen och användarna med en utveckling mot det digitala samhället. På sidan 10 i föreslagen strategi under målet Ökad öppenhet, dialog och delaktighet ökar med stöd av IT står att Kommunen ska verka aktivt för att öka den digitala delaktigheten och erbjuda utbildningar och stöd till medborgare som saknar digital kompetens eller verktyg. Förvaltningen anser att detta är en väldigt viktig fråga och att det kommungemensamt bör klargöras tydliga roller och ansvar i detta för att undvika exkludering. Slutligen är förvaltningen positiv till den kommungemensamma handlingsplan som utifrån strategin ska tas fram och årligen uppdateras av kommunstyrelsens förvaltning, i dialog med övriga förvaltningar. Om användaren ska känna igen sig och uppleva kommunen som en avsändare oavsett teknisk lösning och organisatorisk uppdelning och där en användare endast uppger sina kontaktuppgifter en gång så är det av stor vikt att det finns ett väl uttalat samordningsansvar.

4 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2012/ (12) Förvaltningens kommentar: En av de viktigaste målsättningarna med att ta fram nya e-tjänster är att öka tillgängligheten till kommunens tjänster och information genom tjänster som är enkla att använda. Detta kommer möjliggöra att kommunen ska kunna kontaktas alla tider på dygnet för de ärenden som hanteras via de digitala kanalerna. De nya kanalerna ska fungera som komplement till befintliga kanaler och inte påverka i vilken omfattning dessa fortsättningsvis kan användas. Vid införandet av e-tjänster kommer hänsyn att tas till användare som inte kan eller har kunskaper att använda de digitala kanalerna. I samband med att nya e-tjänster tas fram kommer enkla och tydliga användarinstruktioner att tas fram. De anställda som arbetar på servicecentret samt övriga relevanta grupper av anställda som användarna kan tänkas komma i kontakt med kring dessa frågor bör utbildas i att ge grundläggande stöd. Hur detta arbete ska struktureras kommer att vara en del av arbetet med att ta fram den kommungemensamma handlingsplanen. Att användarna i sin kommunikation med kommunen känner igen sig och upplever kommunen som en avsändare är en viktig designprincip i framtagandet av kommunens e-tjänster. Dessa principer kommer att beaktas i handlingsplanen. I det påbörjade arbetet med att ta fram en gemensam målarkitektur ingår att skapa förutsättningar för en enkel och smidig användarupplevelse samt en samordning av alla e-tjänster som i så stor utsträckning som möjligt kan nås via en inloggning och där alla person- och kontaktuppgifter enbart behöver registreras en gång. Miljönämnden och samhällsbyggnadsnämnden Nämnderna har (bilaga 7och 8) lämnat likalydande svar på remissen och anser att förslaget till ny e-strategi Huddinges väg in i e-samhället har ett bra upplägg med övergripande mål, styrande principer samt prioriterade insatsområden. Vidare anser nämnderna att kapitel 7 Uppföljning och översyn, med den handlingsplan som föreslås, är av oerhört stor vikt för att önskade resultat ska uppnås. Det är när strategin ska omvandlas till verkliga resultat som strategin och organisationen kommer att prövas och därför är en synkning med kommunens verksamhets- och budgetplanering absolut nödvändig. Strategins förslag till insatser kommer att kräva såväl interna som externa resurser. De interna resurserna måste troligtvis hämtas ur en redan hårt pressad linjeorganisation varför behovet av resursplanering och- allokering är stort.

5 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2012/ (12) Förvaltningens kommentar: Under det pågående arbetet med att ta fram den kommungemensamma handlingsplanen kommer även en införandeplan samt en plan för kompetensförsörjning att tas fram i samverkan med förvaltningarna för att tydliggöra styrning, organisation, ansvarsområden samt för att säkerställa adekvat representation med rätt kompetens från samtliga förvaltningar. Det är även av stor vikt att i handlingsplanen synkronisera arbetet med kommunens verksamhets- och budgetplanering och att säkerställa en välförankrad resursplanering och -allokering. Socialnämnden och äldreomsorgsnämnden Nämnderna har lämnat (bilaga 9 och 10) likalydande svar på remissen och ser positivt på att strategin tydligt pekar på en sammanhållen verksamhetsutveckling med IT, där fokus ligger på invånaren och dennes behov. Strategin fångar det som är viktigt i utveckling inom e-förvaltning, genom de övergripande målen och styrande principerna som pekar på användarperspektiv och nyttoskapande i utvecklingen. Genom att tillämpa de styrande principerna för verksamhetsutvecklingen förutsätter social- och äldreomsorgsförvaltningen att hänsyn tas till äldreomsorgsnämndens och socialnämndens målgrupper och brukare genom att deras behov identifieras och ligger till grund för utvecklingen. I strategin används begreppet användare, vilket behöver definieras för att säkerställa att tolkningen av vem eller vilka som är användare inte blir olika i arbetet med att förverkliga strategin. Förvaltningen förutsätter att handlingsplanen tydligt inkluderar socialnämndens och äldreomsorgsnämndens målgrupper och brukare och dess skiftande behov, så att hänsyn tas till brukare med olika typer av funktionsnedsättning men även till grupper med andra behov. Social- och äldreomsorgsförvaltningen har sedan tidigare inlett ett arbete med att ta fram en strategisk plan för förvaltningens arbete med e-förvaltning. Planen följer den kommunövergripande strategin väl och riktar in sig på förvaltningens specifika arbete inom området. Förvaltningen kommer sannolikt få ökade kostnader initialt i arbetet i och med att det innebär ökade investeringar men också kring kompetenshöjande insatser. Förvaltningens kommentar: Att kommunen ska arbeta systematiskt med att analysera kundernas behov och användningen av kommunens tjänsteutbud syftar även på att hänsyn kommer att tas till äldreomsorgsnämndens och socialnämndens målgrupper

6 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2012/ (12) och brukare genom att deras behov identifieras och ligger till grund för utvecklingen. När utvecklingen baseras på användarens hela process och situation, identifieras de verkliga nyttorna och utvecklingsbehoven. Kommunens webbplatser, service och tjänster ska vara utformade efter medborgarnas, brukare och målgruppers behov, ge förutsättningar för dialog och ge god möjlighet att påverka och vara delaktig. E-tjänster ska bidra till ökad självservice och avlasta kommunens verksamheter. Användarna ska uppleva att det är enkelt, tryggt och säkert att använda sig av kommunens digitala tjänster. Den föreslagna strategin kommer att ta hänsyn till inom kommunen redan beslutade strategier och de planer som tas fram kommer att synkroniseras med dessa strategier. Strategin kommer även att kompletteras av en kommungemensam handlingsplan som tas fram av kommunstyrelsens förvaltning i dialog med övriga förvaltningar, detta för att få förankring och uppföljning av strategin och dess efterlevnad och effekt. Vid arbetet med att ta fram en handlingsplan kommer begrepp såsom kund, användare och brukare att tydliggöras. Huddinges råd för funktionshinderfrågor Huddinges råd för funktionshinderfrågor (bilaga 11) är positiv till utvecklingen av e-tjänster. I ett informationssamhälle är det nödvändigt att följa med i utvecklingen och att förbättra service och öka tillgängligheten till information. Enligt FN-konventionen ska alla kunna ta del av samhällets information. Det framgår också i Regeringens strategi för funktionshinderpolitiken att inriktningsmålen är att tillgängligheten och användbarheten till offentliga webbgränssnitt ska öka, samt att kunskapen kring användbarheten ska stärkas i anslutning till offentliga upphandlingar av e-tjänster. Rådet för funktionshinderfrågor anser att e-tjänster ska utformas på ett sådant sätt att de är användbara för personer med funktionsnedsättningar för både arbetstagare och kommuninvånare. Vidare tycker Rådet för funktionshinderfrågor att personuppgifter ska skyddas särskilt, när samspelet stärks mellan landsting, regioner och kommuner genom ehälsoområdet. Det är också viktigt att i de fall handlingar och ärenden är sekretessbelagda hanteras enligt lagstiftningen. Idag finns också exempel på att det i samhället har varit svårt för personer, utan tillgång till Internet, att få evenemangsbiljetter och information. Rådet för funktionshinderfrågor anser att det kan behövas parallella tjänster under en längre period.

7 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2012/ (12) Idag är öppettiderna för servicecenter begränsade i Skogås och Vårby. På vilket sätt kommer servicecenter att påverkas av e-strategin? Det kan behöva säkerställas att service utanför e-tjänster varken försämras eller kommer att kosta för invånarna. Förvaltningens kommentar: En av de viktigaste målsättningarna med att ta fram nya e-tjänster är att öka tillgängligheten till kommunens tjänster och information genom tjänster som är enkla att använda. Detta kommer möjliggöra att kommunen ska kunna kontaktas alla tider på dygnet för de ärenden som hanteras via de digitala kanalerna. De nya kanalerna ska fungera som komplement till befintliga kanaler och inte påverka i vilken omfattning dessa fortsättningsvis kan användas. Vid införandet av e-tjänster kommer hänsyn att tas till användare som inte kan eller har kunskaper att använda de digitala kanalerna. Dessa synpunkter har förts in i förslaget till strategi i kapitel 6 under det prioriterade insatsområdet 1 Mål: Kommunen prioriterar digitala tjänster. I samband med att nya e-tjänster tas fram kommer enkla och tydliga användarinstruktioner att tas fram. De anställda som arbetar på servicecentret samt övriga relevanta grupper av anställda som användarna kan tänkas komma i kontakt med kring dessa frågor bör utbildas i att ge grundläggande stöd. Hur detta arbete ska struktureras ingår i arbetet med att ta fram den kommungemensamma handlingsplanen. Demokrati- och mångfaldsberedningen Demokrati- och mångfaldsberedningen beslutar att godkänna förvaltningens tjänsteutlåtande (bilaga 12) daterat den 4 oktober 2013 som sitt yttrande och överlämnar det till kommunstyrelsen som svar på remiss Huddinges väg in i e-samhället. Detta yttrande framför att e-samhället innebär stora möjligheter för att utveckla delaktighet och jämlikhet. Människor förväntar sig i allt högre grad att snabbt, enkelt och säkert kunna sköta sina ärenden, få tillgång till information och ha möjlighet till inflytande genom digitala kontaktvägar. Samtidigt är det en utmaning då det finns risker för exkludering av delar av befolkningen. Det är fortfarande 1,2 miljoner svenskar som står utanför e- samhället. De flesta icke-användare återfinns bland äldre, men ickeanvändarna finns i alla åldersgrupper, även bland yngre.

8 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2012/ (12) Till följd av att ca 84 procent av svenskarna över 16 år använder Internet och att 81 procent av dessa gör det dagligen är digitala kontaktvägar förstahandsvalet för många idag. Samtidigt finns det människor som inte är digitalt delaktiga och som därmed ställs helt eller delvis utanför när samhällsnyttiga funktioner flyttar ut på Internet. Det bör övervägas om målet ökad öppenhet, dialog och delaktighet med stöd av IT ska bli ett eget insatsområde. Strategin bör förtydligas kring delaktighet för att ligga i linje med Huddinges handbok för delaktighet och kommunens kommunikationspolicy. Det ska vara tydligt för invånare eller brukare om delaktighet handlar om information, konsultation, dialog, samarbete eller medbestämmande oavsett det handlar om kontakt över internet eller i fysiskt möte. För att öka inkludering bör strategin utveckla ett mål om att stödja invånare och brukare i att lära sig att använda tekniken. Insatser för ökad digital delaktighet där invånare lär sig använda internet och datorer behöver genomföras och vara en del av strategin. I strategin bör det också finnas en princip om att utveckla tjänster som är byggda med fokus på användbarhet för olika målgrupper. Service och tjänster måste ha likvärdiga alternativ för de som inte använder IT. Kommunorganisationen måste konstatera att för överskådlig framtid så kommer en betydande del av invånarna stå utanför e-samhället. Tjänster och service ska vara likvärdig för alla oavsett om de erbjuds virtuellt eller fysiskt. Förvaltningens kommentar: Vid utvecklingen av tjänster och nya e-tjänster så kommer användarnas behov ligga till grund för utvecklingen för att öka inkluderingen. Tjänster ska vara enkla, trygga och säkra att använda för att förenkla delaktighet. Utveckling av tjänster ska prioriteras utifrån behov och kundnytta. Behov och livssituation ska ligga till grund för utvecklingen och användare ska bjudas in att medverka i utformningen av tjänsterna och då identifieras de verkliga nyttorna och utvecklingsbehoven. De nya kanalerna ska fungera som komplement till befintliga kanaler och inte påverka i vilken omfattning dessa fortsättningsvis kan användas. Denna synpunkt har förts in i förslaget till strategi i kapitel 6 under det prioriterade insatsområdet 1 Mål: Kommunen prioriterar digitala tjänster.

9 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2012/ (12) Strategin kommer att kompletteras av en kommungemensam handlingsplan som tas fram av kommunstyrelsens förvaltning i dialog med övriga förvaltningar. Handlingsplanen ska mer ingående beskriva insatser, ansvarsfördelning, tidplan och budget för de olika insatserna. Invånar- och verksamhetsnytta ska analyseras så att det är möjligt att prioritera mellan olika utvecklingsinsatser. Huddinges pensionärsråd I introduktionen av förslaget omnämns att 89 % av invånarna har tillgång till internet. Enligt pensionärsorganisationernas uppfattning (bilaga 13) torde den övervägande delen av de som saknar tillgång till internet tillhöra kategorin ålderspensionärer. Dessutom betyder inte alltid tillgången till internet samma som vana att använda denna möjlighet. Det är oklart i förslaget hur man i framtiden kommer att kompensera denna brist. Att åldras innebär alltför ofta att bli mer isolerad: jämnåriga dör, barnen flyttar till andra orter, den fysiska förmågan avtar och det känns besvärligt att byta miljö. Samtidigt är det nödvändigt att vi som äldre låter oss stimuleras av levande kontakter, med grannar, med goda vänner, med likasinnade. ITrevolutionen har visserligen givit oss nya möjligheter till kommunikation och information genom olika digitala media men den digitala stimulansen kan aldrig ersätta den nära kontakten med levande människor. Om Huddinge kommun vill att en äldre generation Huddingebor ska förstå värdet av den fortlöpande IT-utvecklingen och helst med liv och lust följa med i den, måste stor omsorg prägla formuleringar och utformningar av skriftliga budskap om den. Alltför många upplever frustration, på gränsen till förtvivlan, när det t ex gäller att förstå manualer till div IT-komponenter. Låt inte den frustrationen drabba oss vid läsningen av Huddinge kommuns ambitiösa IT-visioner. Den ambitiösa strategin i form av prioriterade insatsområden torde motverka sitt syfte genom sitt stora omfång och många mål. Den skulle med fördel kunna kortas samt göras mera konkret. Förvaltningens kommentar: En av de viktigaste målsättningarna med att ta fram nya e-tjänster är att öka tillgängligheten till kommunens tjänster och information genom tjänster som är enkla att använda. Detta kommer möjliggöra att kommunen ska kunna kontaktas alla tider på dygnet för de ärenden som hanteras via de digitala kanalerna. De nya kanalerna ska fungera som komplement till befintliga kanaler och inte påverka i vilken omfattning dessa fortsättningsvis kan användas.

10 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2012/ (12) Vid införandet av e-tjänster kommer hänsyn att tas till användare som inte kan eller har kunskaper att använda de digitala kanalerna. Dessa synpunkter har förts in i förslaget till strategi i kapitel 6 under det prioriterade insatsområdet 1 Mål: Kommunen prioriterar digitala tjänster. I samband med att nya e-tjänster tas fram kommer enkla och tydliga användarinstruktioner att tas fram. De anställda som arbetar på servicecentret samt övriga relevanta grupper av anställda som användarna kan tänkas komma i kontakt med kring dessa frågor bör utbildas i att ge grundläggande stöd. Hur detta arbete ska struktureras ingår i arbetet med att ta fram den kommungemensamma handlingsplanen. Förvaltningens synpunkter Huddinge kommun står, liksom de flesta kommuner, inför att förändras till en mer modern, effektiv, serviceorienterad och tillgänglig organisation, vilket ställer krav på en ökad digitalisering av såväl tjänster som arbetsprocesser. Förmågan att utveckla med stöd av IT och att anpassa organisationen med nya processer, metoder och kompetenser är fortfarande och kommer att vara en utmaning. Det handlar om krav på förändring, förändringsledning och modern verksamhetsutveckling med stöd av IT och IT som en strategisk möjliggörare och förutsättning för verksamhetsutvecklingen. Huddinge kommun, som är den näst största kommunen i Stockholmsregionen, har potential att liksom övriga kommuner i regionen moderniseras med hjälp av IT. För att arbetet med e-förvaltning ska komma vidare och bidra till de långsiktiga målen och visionen, måste kommunen i denna fråga eftersträva att arbeta som en organisation och samverka och på så sätt skapa förutsättningar för förändring och för att realisera vårt arbete med att ta Huddinge in i e-samhället. Tanken är att strategin ska tillämpas vid framtagandet av en kommungemensam handlingsplan av kommunövergripande karaktär för att förtydliga strategin och för själva arbetet att realisera den. Arbetet med att ta fram nya e-tjänster kommer att ske i projektform och baseras på de projektstyrningsmodeller och -verktyg som tas fram i samarbete med projektkontoret. Dessa kommer att ge stöd i arbetet med att säkerställa att projekten kommer att få adekvat representation och bemanning, risk- och ekonomihantering samt planering och styrning.

11 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2012/ (12) Ett arbete för att ta fram verktyg och metoder för kostnads- och nyttokalkyl har påbörjats, och dessa kommer att ge ett bättre beslutsunderlag för att prioritera planerade satsningar, genom att tydliggöra både projekt- och effektmål, räkna på kostnader och kvalitativ och ekonomisk nytta. Kostnadsoch nyttokalkylen kommer att tillsammans med projektstyrningsmodellen ge de nödvändiga verktygen och metoderna för att möjliggöra en bättre styrning, uppföljning samt en mer utförlig utvärdering av genomförda satsningars uppnådda effektmål. Kommunstyrelsens förvaltning anser att det är viktigt att fungera som stöd och ge vägledning för förvaltningarna vid det kommande arbetet med att tillsätta rätt bemanning och struktur i enlighet med vad som förslås i remissvaren och i strategin. Med beaktande av synpunkten från flera remissinstanser om att ta hänsyn till de personer som inte har tillgång till internet har förvaltningen, i förhållande till remissversionen av strategin, kompletterat det slutliga förslaget (bilaga 14) i kapitel 6 under det prioriterade insatsområdet 1 Mål: Kommunen prioriterar digitala tjänster. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Patrik Kärkkäinen CIO Bilagor Bilaga 1 Huddinges väg in i e-samhället (remissversion) Bilaga 2 Sändlista för remiss Bilaga 3 Remissvar från förskolenämnden Bilaga 4 Remissvar från grundskolenämnden Bilaga 5 Remissvar från gymnasienämnden Bilaga 6 Remissvar från kultur- och fritidsnämnden Bilaga 7 Remissvar från miljönämnden Bilaga 8 Remissvar från samhällsbyggnadsnämnden

12 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2012/ (12) Bilaga 9 Remissvar från socialnämnden Bilaga 10 Remissvar äldreomsorgsnämnden Bilaga 11 Remissvar från rådet funktionshinderfrågor Bilaga 12 Remissvar från demokrati- och mångfaldsberedningen Bilaga 13 Remissvar från Huddinges pensionärsråd Bilaga 14 Huddinges väg in i e-samhället (förslag) Beslut delges Remissinstanserna

13 FÖRSLAG TILL REMISSVERSION KS-2012/ (16) Strategi fö r Huddinges va g in i e-samha llet ett hållbart samhälle med nöjda invånare Författad av Veronica Silfur POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

14 FÖRSLAG TILL REMISSVERSION STRATEGI KS-2012/ (16) Inneha ll 1 INTRODUKTION SYFTE OCH TILLÄMPNING IT:S POTENTIAL STRATEGINS ÖVERGRIPANDE MÅL STYRANDE PRINCIPER PRIORITERADE INSATSOMRÅDEN INSATSOMRÅDE: SERVICE OCH TJÄNSTER MED ANVÄNDARENS FOKUS INSATSOMRÅDE: STYRNING, SAMVERKAN OCH ORGANISATION INSATSOMRÅDE: INFORMATIONSHANTERING INSATSOMRÅDE: GEMENSAMMA FÖRUTSÄTTNINGAR UR ETT IT-PERSPEKTIV UPPFÖLJNING OCH ÖVERSYN... 16

15 FÖRSLAG TILL REMISSVERSION STRATEGI KS-2012/ (16) 1 Introduktion Regeringen har slagit fast i den digitala agendan för Sverige, IT i människans tjänst, att Sverige ska vara tredje bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter 1. Detta mål har också antagits av Riksdagen. Med informationstekniken kan Huddinge utvecklas till en mer attraktiv kommun att bo och arbeta i. Kriterier som är viktiga då privatpersoner och företag väljer vilken kommun de ska bo eller verka i är bland andra snabb och enkel service med hög tillgänglighet och kvalitet. Huddinges vision är att vara en av de tre mest populära kommunerna i Stockholms län att bo och verka i samt att besöka. Naturområden, företagande, rikt kulturliv, sjukhus, högskolor, forskning, goda kommunikationer och en närhet till storstadens centrum bidrar till ökad inflyttning. Huddinge satsar på ett hållbart samhälle med bra vård, skola, omsorg och nöjda invånare. Internet, informations- och kommunikationsteknik påverkar idag alla samhällsområden. 89 procent av befolkningen över 12 år har tillgänglighet till Internet 2 och för många är digitala kontakter förstahandsvalet framför andra alternativ. Handel och bankärenden via mobilen ökar markant. Medborgare vill ha enkla kontaktvägar till offentlig sektor utan att behöva känna till hur myndigheter, landsting och kommuner är organiserade och därtill ha möjlighet att kunna nyttja service och tjänster under dygnets alla timmar. Flera av de viktigaste drivkrafterna för pågående samhällsförändring nationellt och globalt kommer från utvecklingen och användningen av IT. Det handlar bland annat om IT:s roll för ett mer hållbart samhälle, för global utveckling, hur forskning och innovation kan bedrivas, hur människor kan utöva sin frihet på nätet, förnyade former för demokrati, deltagande och insyn genom ökad öppenhet i kommunens verksamhet och de beslut som fattas. E-samhället utvecklas i takt med teknikens möjligheter och med användarens behov i centrum. För att hålla jämna steg med ett samhälle som blir mer och mer digitalt och en informationsteknik som blir alltmer tillgänglig, är kommunens förmåga att utvecklas och ta vara på teknikens möjligheter en viktig förutsättning. Kraven på kommunens tillgänglighet och service ökar, vilket ställer krav på kommunens medarbetare att kunna använda den digitala tekniken och ge service på andra sätt än tidigare. 1 IT i människans tjänst en digital agenda för Sverige, sid 6 2 Svenskarna och Internet 2012

16 FÖRSLAG TILL REMISSVERSION STRATEGI KS-2012/ (16) Ett av kommunens uttalade prioriterade lägen är utveckling, en kommun som utvecklas tillsammans med övriga samhället och regionen. Kommunens väg in i e- samhället kräver, förutom mod och vilja, förmåga att långsiktigt leda och prioritera de gemensamma resurserna och de investeringar som krävs. För att lyckas med detta krävs en tydlig strategi och plan. 2 Syfte och tillämpning Strategin beskriver vägen för att nå kommunens vision och mål. Den syftar till att samordna kommunens arbete och ge förutsättningar att agera i samma riktning. Strategin ska utgöra det gemensamma ramverket för all utveckling som bedrivs inom området och vara ett stöd i den långsiktiga planeringen. Behovet av förändring sammanfattas i strategin som insatsområden, som följs av ett antal mål. Till varje mål finns föreslagna insatser, som ligger till grund för kommunens långsiktiga handlingsplan på väg in i e-samhället. Strategin är ett styrande dokument som tillsammans med kommunens policys och strategier för IT, informationssäkerhet, webb och kommunikation anger inriktningen för användning och utveckling av informations- och kommunikationsteknik. Huddinge kommuns kommunstyrelse tog i oktober 2011 beslutet att anta Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) Strategi för esamhället, vilket också utgör ett styrande dokument i sammanhanget 3. I januari 2013 antog kommunstyrelsen SKL:s förslag till Handlingsplan Landstings, regioners och kommuners samarbete inom ehälsa-området, vilken ger vägledning för utveckling inom området. 4 Strategin riktar sig till förtroendevalda, till ledande tjänstemän och medarbetare i kommunen. Strategin gäller för kommunens nämnder. 3 Antagande av Strategi för esamhället- rekommendation från Sveriges kommuner och landsting KS- 2011/678 4 Handlingsplan för Landstings, regioners och kommuners samarbete inom ehälsoområdet KS-2012/

17 FÖRSLAG TILL REMISSVERSION STRATEGI KS-2012/ (16) 3 IT:s potential Nöjda invånare och hållbar utveckling Användningen av modern teknik, när verksamhetsutvecklingen drar nytta av möjligheterna med IT, bidrar till effektiva processer, nöjda invånare och hållbar samhällsutveckling. Det är medborgarens behov, intressen och möjligheter som ska vägleda utvecklingen. Effektiva processer optimeras och anpassas baserat på användarens behov. För kunden ger det en effektiv tjänst som är tillgänglig utanför kontorstid, användarvänlig och enkel och som ger svar och återkoppling snabbt. Med teknikens användning kan servicen även bli mer transparent, tydlig, säker och jämlik. Naturens resurser och de anställdas tid sparas när vi använder informationstekniken för möten på distans och digitala arbetsprocesser. Pappersblanketter, utskrifter och portoutgifter kan minska betydligt. IT kan bidra till att minska koldioxidutsläppen inom många områden. Tekniken är till stor hjälp i vården och med hjälp av den kan omsorg och stöd ges, även när de äldre bor kvar i sina hem. Med satsningar på ehälsa kan viktig medicinsk information följa patienten och minska risken för felbehandlingar och felmedicinering. Nationella lösningar för patientjournaler och vårdkontakter har skapat möjligheter för patienter att påverka och följa sin vårdsituation, samtidigt som vårdgivare ges bättre stöd för en säker och individanpassad vård. Med ny teknik kan andra grupper än de som vanligtvis kommer på fysiska möten för samråd kring samhällsplaneringen nås. Det blir också en större spridning i åldrar och kön och ger möjlighet för medborgarna att delta när de själva vill och kan. Dessutom kommer synpunkter och återkoppling på förslag snabbare. Utbildningar på universitet och högskolor som sker digitalt är populära och ger fler möjlighet till utbildning på distans. Barnen som föds i informationssamhället och den digitala revolutionen behöver lärare som ligger i framkant och använder modern teknik i undervisningen för att väcka elevernas intresse och möta deras skiftande behov. Användande av IT öppnar skolan för världen utanför skolan, underlättar dokumentation och underlag för bedömning, liksom kommunikationen med hemmen. Att endast dela ut datorer till elever räcker inte, det är lärarnas kompetens och hur teknik används som har betydelse för undervisning, lärande och resultat. Ett av de nationella kulturpolitiska målen är att främja ett levande kulturarv som bevaras, används och utvecklas. De nya sätten att producera, distribuera och tillgodogöra sig bland annat musik, film och litteratur ökar möjligheterna att nå en större och vidare publik. Efterfrågan på digitala versioner finns såväl bland medborgarna och näringslivet som inom forskarsamhället.

18 FÖRSLAG TILL REMISSVERSION STRATEGI KS-2012/ (16) En attraktiv arbetsgivare har moderna och effektiva arbetsprocesser. De har tillgång till system som stödjer kvalificerade uppgifter, minskar repetitivt och manuellt arbete, samt arbetskrävande handpåläggning. Kommunens varumärke och rykte som modern kommun bidrar till rekrytering av medarbetare som behövs i framtiden. IT som drivkraft för tillväxt, sysselsättning och innovationer Under de senaste 15 åren har IT stått för hälften av produktionstillväxten i Europa och är ett av de viktigaste områdena i den europeiska ekonomin ur tillväxtsynpunkt. Genom att möjliggöra för olika aktörer att återanvända och förädla elektroniskt lagrad offentlig information till att skapa e-tjänster och appar öppnas en marknad för information. Denna marknad har redan åstadkommit en snabb ökning av antalet arbetstillfällen, särskilt i små nystartade företag. Den direkta tillväxtpotentialen i en ökad vidareanvändning av offentlig data i Sverige beräknas vara runt 10 miljarder kronor. Nya och effektiva e-tjänster har bidragit till att minska företagens totala administrativa kostnader med 7 miljarder, mellan åren , enligt Tillväxtverket. Nya tjänster och produkter blir möjliga (tekniskt, ekonomiskt, marknadsmässigt). Offentlig sektor hanterar information och data som är värdefullt råmaterial som andra aktörer genom tillgång till så kallad öppna data 6 kan ta tillvara och använda i tjänster och appar. 4 Strategins övergripande mål De övergripande målen för Huddinges väg in i e-samhället: Digitala tjänster och service ska vara den prioriterade kanalen och erbjudas där behov finns som skapar nytta för invånare och företag. Digitala kontaktytor ska vara samordnade så att gränssnitt och funktionalitet är enhetligt utformade och underlättar för användaren. Tjänsterna ska vara tillgängliga, användarvänliga och baseras på användarnas behov och förutsättningar. 5 Strategi för esamhället, SKL sid 14 6 Öppna data avser digital information som är fritt tillgänglig utan inskränkningar (till exempel i form av immaterialrättsliga hinder såsom upphovsrätt och patent). Öppna data ses även som ett sätt för medborgarna att få insyn i förvaltningen.

19 FÖRSLAG TILL REMISSVERSION STRATEGI KS-2012/ (16) Kommunikationen mellan kommuninvånaren och kommunens digitala kanaler ska vara trygg och säker samt uppfylla kraven på sekretess och integritet. Transparens, öppen digital information och data ska bidra till innovation och delaktighet. Invånare och företag ska erbjudas insyn, delaktighet och medbestämmande i kommunens planering och utformning av tjänster och service. Kommunen ska samverka med övriga kommuner, myndigheter, landsting och privata aktörer för att service med högre nytta utifrån användarnas livssituation ska uppnås. Användningen av IT ska vara ett redskap i verksamhetsutveckling för att effektivisera kommunens verksamheter och dessutom bidra till miljöbesparingar. Strategin beskriver de insatser som är nödvändiga för att skapa förutsättningarna för att nå kommunens vision och mål. Med en målmedveten satsning på utveckling och införande av nya digitala tjänster, utveckling av e-förvaltningens processer och arbetssätt samt en högre grad av IT-standardisering kan kommunens väg in i e- samhället realiseras. 5 Styrande principer För att säkerställa att utvecklingen skapar nyttor och är kostnadseffektiv måste ett antal styrande principer ligga till grund för verksamhetsutvecklingen med IT; De tjänster och IT-stöd som utvecklas ska vara användbara, användarvänliga, säkra, tillgänglighetsanpassade och tidsbesparande Utvecklingen av verksamhetsstöd och tjänster ska prioriteras och utvecklas utifrån användarens behov och ur ett helhetsperspektiv. I utvecklingen ska kunskap, erfarenheter och tekniska lösningar tillvaratas och återanvändas Utvecklingsinitiativ ska värderas och baseras på nyttor för användaren och verksamheten utifrån ett helhetsperspektiv För att identifiera de nyttor och effektiviseringsmöjligheter som kan uppnås i utveckling av en e-tjänst, måste användarens processer och livshändelser identifieras och ligga till grund för utvecklingen.

20 FÖRSLAG TILL REMISSVERSION STRATEGI KS-2012/ (16) Prioriteringar av utvecklingsinsatser ska baseras på: o Effekt (nytta) som förändringen kan realisera o Realiseringspotential (grad av risker, komplexitet, möjlighet och hinder att realisera, resurstillgång och beroenden) o Kostnader (utveckling, interna och externa resurser, utbildning, licenser, drift, support och förvaltning) 6 Prioriterade insatsområden Strategin sammanfattar verksamhets- och IT-frågor som rör alla verksamheter i kommunen. För att de övergripande målen ska uppnås behöver ett antal prioriterade insatser genomföras. De sammanfattas i följande insatsområden: 1. Service och tjänster med användarens fokus 2. Styrning, samverkan och organisation 3. Informationshantering 4. Gemensamma förutsättningar och kompetensutveckling 1. Insatsområde: Service och tjänster med användarens fokus För att utvecklingen av digitala tjänster och service ska bidra till våra mål måste vi känna våra kunder väl och förstå deras behov. Det medför att kommunen ska arbeta systematiskt med att analysera kundernas behov och användningen av kommunens tjänsteutbud. Kommunens webbplatser, service och tjänster ska vara utformade efter medborgarnas behov, ge förutsättningar för dialog och ge god möjlighet att påverka och vara delaktig. E-tjänster ska bidra till ökad självservice och avlasta kommunens verksamheter. Användarna ska uppleva att det är enkelt, tryggt och säkert att använda sig av kommunens digitala tjänster. Digitala kanaler och självservice som ger nytta till företag och invånare ska prioriteras. Kommunen ska underlätta för företag och organisationer genom att skapa enkla och tydliga rutiner för ansökningar och tillstånd. Kommunens tjänster och serviceutbud i digitala kanaler ska presenteras på ett enhetligt sätt som följer gemensamma ramverk och riktlinjer. Mål: Huddinge.se ingången till det digitala servicecentret Huddinge kommuns webbplats ska vara den naturliga digitala ingången till kommunen och ska erbjuda ett sammanhållet serviceutbud baserat på användarnas behov. Webbplatsen kan liknas vid ett digitalt servicecenter eller en kommunportal som är öppet dygnet runt och som slussar användaren vidare till den information, service och tjänster de behöver. Det digitala och fysiska servicecentret samverkar och erbjuder tillgänglig effektiv kundservice och vägledning. Information, dialog,

21 FÖRSLAG TILL REMISSVERSION STRATEGI KS-2012/ (16) service och tjänster ska erbjudas sammanhållet och användaranpassat i digitala kanaler. Nyttan av tjänsterna ska ses i sitt sammanhang tillsammans med relaterad information, guidning, service och tjänster på kommunens webbplats. Riktlinjer och stöd säkerställer utvecklingen av användarbara, effektiva och säkra e-tjänster i ett sammanhållet digitalt serviceutbud. Krav på och uppföljning av kundupplevelsen i de digitala kanalerna sammantaget ska säkerställa utvecklingen av ett användarcentrerat serviceutbud. Mål: Kommunen prioriterar digitala tjänster Medborgare, företag och besökare ska kunna utföra ärenden och hantera kontakter med kommunen digitalt. Kommunen ska sträva efter att styra mot självservice och digitala kanaler där behov finns. Samma tjänst i andra mer kostsamma kanaler ska avvecklas. Blanketter ska endast finnas för utskrift, i övrigt erbjudas som digitala formulär/e-tjänster. Pappersblanketter, kuvert och porto belastar både miljö och ekonomi och bör så långt som möjligt avvecklas. Tjänster ska erbjudas i den kanal som bäst passar användaren, dvs. mobila tjänster ska erbjudas mobila användare. Ägarskapet för information och process är verksamhetens. Presentation, logik, funktioner, teknisk säkerhet och teknik i de digitala kanalerna ska samordnas och styras av stödfunktioner och gemensamma riktlinjer. Mål: Användarnas behov ligger till grund för utvecklingen Utveckling av tjänster ska prioriteras utifrån behov och kundnytta. För att veta om nytta verkligen uppnås vid utveckling måste vi känna till målgrupp, behov och förväntningar innan lösning kan identifieras. Behov och livssituation ska ligga till grund för utvecklingen och användare ska bjudas in att medverka i utformningen av tjänsterna. När utvecklingen baseras på användarens hela process och situation, identifieras de verkliga nyttorna och utvecklingsbehoven. Behovsfångst och analyser av användarnas behov och användning av kommunens digitala serviceutbud ska ligga till grund för behovsdriven utveckling. Användares krav och behov behöver säkerställas innan, under och efter utveckling men också ligga till grund för kommande utvecklingsinitiativ. Mål: Tjänster ska vara enkla, trygga och säkra att använda Användaren ska känna igen sig och uppleva kommunen som en avsändare oavsett teknisk lösning och organisatorisk uppdelning. Information ska struktureras och formas så att användaren hittar och förstår den. Tjänsterna ska guida användaren så att denne förstår processen och förstår villkoren innan ärende påbörjas. Användaren ska bara ange kontaktuppgifter en gång och inte till varje verksamhet och enhet. En gemensam inloggnings- och signeringsmetod för kommunens e-tjänster ska införas för olika nivåer och roller och ska även innefatta minderåriga. Inloggningen ska vara säker och bygga på vedertagna standarder. Användaren ska kunna logga in en gång för åtkomst till tjänster som användaren har behörighet till. Dessa ska vara informationssäkerhetsklassade så att rätt nivå av säkerhet för person- och

22 FÖRSLAG TILL REMISSVERSION STRATEGI KS-2012/ (16) sekretessuppgifter används. Tjänsterna ska vara användarvänliga och designförslag ska testas av användare under utveckling innan kostsam utveckling påbörjas. Mål: Ökad öppenhet, dialog och delaktighet ökar med stöd av IT Kommunen ska utveckla möjligheterna till digital interaktion och dialog för att förenkla för invånare och näringsliv att kunna hantera ansökningar och ärenden digitalt. Det ska vara enkelt att hitta information om politiska beslut. Offentlig information ska erbjudas digitalt och vara enkelt att hitta. Medborgardialogen ska förbättras och det ska vara möjligt att påverka kommunens användning av skattemedlen. Invånare och företag ska få snabb återkoppling från politiker och kommunens medarbetare. E-tjänsterna ska ge användaren en god bild av villkor, tid för handläggning och beslut. Användaren ska kunna få återkoppling, möjlighet att själv påverka processen och veta var i processen ärendet befinner sig. Kommunen ska verka aktivt för att öka den digitala delaktigheten och erbjuda utbildningar och stöd till medborgare som saknar digital kompetens eller verktyg. 2. Insatsområde: Styrning, samverkan och organisation Utveckling av e-förvaltning rör främst förmågan att leda och samverka i förändring. De kommuner som samordnat verksamhetsutveckling och finansiering och har en tydlig fördelning mellan roller och ansvar har lyckats bäst med utvecklingen av e- förvaltning. De har också anpassat organisation, arbetssätt och resursutnyttjande av nyckelkompetenser på ett framgångsrikt sätt. IT-investeringar är kostsamma och för att investeringar ska tillföra nytta och kostnadsbesparingar krävs samordning, styrning och kommungemensamma prioriteringar för att hushålla med både personella och ekonomiska resurser. Gemensam användning av kommunens tjänster och IT-stöd bidrar till ekonomisk hållbarhet. Styrning och samordning av verksamhetsutveckling och IT som leds och följs upp på nytt sätt kräver ledningens stöd. Samverkan med andra kommuner, myndigheter, landsting och privata aktörer är högt prioriterat i offentlig samhällsutveckling som ett led i att möta utmaningar och investeringsbehov som anpassningar till e-samhället kräver. Mål: Långsiktiga utvecklingsinsatser kan finansieras, prioriteras och planeras Att arbeta med stora förändringsprojekt, program och satsningar ställer krav på strategisk och långsiktig planering. Planering av resurser, nyttoeffekter och kostnader för flera pågående projekt med behov av samordning, prioritering och koordination kräver en styr- och budgetmodell som kan hantera planering och utvecklingsinsatser som löper över fler budgetår. Mål: Kommunen samverkar med andra Nationellt pågår utveckling av kommungemensamma plattformar och e-tjänster. För att möta behoven av finansiering, kompetenser och resurser både i utveckling, förvaltning och drift har regionala och kommunsamverkande nämnder, bolag och plattformar etablerats på några håll i Sverige. En drivkraft är att en 24-

23 FÖRSLAG TILL REMISSVERSION STRATEGI KS-2012/ (16) timmarsmyndighet med tillgänglighet, support och tjänster som fungerar dygnet runt ställer stora krav på organisation och resursbehov. Kommunen ska aktivt samverka med andra i utveckling av användbara digitala tjänster samtidigt som kostnader för utveckling, drift och förvaltning minskar när kostnader delas mellan fler aktörer. Högre krav ställs på att kommunen är samordnad för att kunna samverka med andra. Ansvariga ska utses och resurser ska avsättas för att etablera samverkan. Mål: Kommun arbetar enligt en gemensam utvecklingsprocess Tjänster som skapar nytta och utvecklas utifrån kundbehov sträcker sig mestadels över organisatoriska gränser och ibland även utanför dem. En utvecklingsprocess löper från idé-, behov- och kravfångst till slutligt resultat som är infört i verksamheten. En gemensam process innebär att leveranser som är beroende av varandra lättare kan koordineras, integration av tjänsterna underlättas och innebär även bättre återanvändning av verktyg och lösningar. I analys- och kravställningsarbetet krävs nyckelkompetenser med god förståelse för användarnas behov, verksamhetsprocesser och möjligheterna med IT men också beroenden och begränsningar. Områden som informationssäkerhet, arkitektur och gemensamma ITstöd ska analyseras tidigt i processen. Mål: Nyttor och kostnader ligger till grund för prioritering och beslut Förändringar och organisationsövergripande projekt som omfattar IT är ofta komplexa och kräver stora personella och ekonomiska investeringar. För att säkerställa att förväntade nyttoeffekter uppstår ska grundliga analyser av behov, nyttor och kostnader ligga till grund för beslut om investeringar och utvecklingsinsatser. Genom att arbeta enligt en utvecklingsprocess som inkluderar underlag som kostnads- och nyttokalkyler kan kommunen styra resurser och aktiviteter mot större nyttor till lägre kostnader. Kostnader för intern tid, systemens hela livscykel och utvecklingskostnader ska inkluderas i kostnadsanalyser. När de nyttoeffekter som ska uppnås för att tillgodose behoven och den förändringsaktivitet (projekt, program eller linje) som ska bidra till dessa har identifierats, ska realisering av nyttan i verksamheten planeras och ansvar för realiseringen utses. Mål: Prioriterad styrning och ledning av IT Framtidens IT-stöd behöver samverka både nationellt och internationellt. I den strategiska utvecklingen av kommunens verksamheter ska möjligheterna med IT tas tillvara så att största möjliga nytta och kvalitet tillförs verksamheterna. Utveckling av kommunens IT ska baseras på kommunens strategiska verksamhetsutveckling. Utveckling av koncerngemensam IT-plattform och arkitektur som bygger på vedertagna standarder och metoder ska etableras för att möta framtidens krav på flexibilitet och behov av digitala tjänster. Utvecklingen av e-tjänster och en teknisk plattform för dessa ställer stora krav på en gemensam styrning och ledning av IT i kommunen. Ansvar för utvecklingen av den tekniska plattformen och de regelverk som säkerställer en långsiktig utveckling av den, ska ingå i de riktlinjer för

24 FÖRSLAG TILL REMISSVERSION STRATEGI KS-2012/ (16) utveckling av e-tjänster som kommunen etablerar. Kommunens decentraliserade arkitektur ska styras mot en tjänsteorienterad arkitektur 7 som bygger på att tjänster (funktioner), snarare än system, utgör arkitekturen. 3. Insatsområde: Informationshantering Utvecklingen av den offentliga förvaltningen och tillgängliggörande av offentlig information förutsätter att tillgången till informationen sker på ett kontrollerat och säkert sätt. Kommunen ska i utvecklingsarbetet beakta informationens hela livscykel. E-förvaltning och e-tjänster hanterar information och personuppgifter och då tjänster och information erbjuds digitalt utan personliga kontroller, krävs dessa kontroller i systemstöden. Kommunen ska hantera personuppgifter säkert enligt gällande lagkrav med skydd för integritet och sekretess som i övriga kanaler. De uppgifter och den information som hanteras i tjänsterna ska vara klassade i nivåer av säkerhet och behörigheter som ska vara anpassade till den information och de uppgifter som hanteras. Personuppgifter ska hanteras säkert och helst i en (1) källa. Uppgifter som lagras ska gallras enligt de krav som gäller. Ansvar för informationen och informationssäkerheten gäller även i de digitala kanalerna. Kommunen ska utarbeta stöd och riktlinjer för informationshantering och informationssäkerhet för utvecklingen av digitala tjänster och erbjuda kommunens medarbetare, chefer och informationsägare obligatorisk utbildning i dessa ämnen. Mål: Ökat ansvar för informationshantering och informationssäkerhet Behovet av en strukturerad säker och effektiv hantering av information är stort i en elektronisk förvaltning då samma information ska hanteras och vara tillgänglig i flera system. Hantering av information och informationssäkerhet är avgörande för systemsamverkan och användning av e-tjänster. Informationen lagras och hanteras, struktureras och bearbetas i systemen. Informationsägarskap och ansvar för informationen i olika system och kanaler ska vara tydligt och följas upp. Legala, avtalstekniska, säkerhetsmässiga och IT-tekniska hinder ska identifieras tidigt för att inte äventyra säkerheten, försena och fördyra planerade utvecklingsinitiativ. En enhetlig och säker hantering av personuppgifter minskar risken för fel, ökar effektiviteten och gör det lättare att leva upp till befintliga lagkrav gällande offentlighet och sekretess, olika registerlagstiftningar samt behandlingen av personuppgifter. Informationssäkerhetsklassning av e-tjänster ska göras innan utveckling av e-tjänster påbörjas. Rutiner för hur metadata ska lagras och hanteras ska tas fram då även detta utgörs av kategorin allmän handling. Kommunen ska i utvecklingsarbetet beakta informationens hela livscykel och i arbetet med informationssäkerhet säkerställa: sekretess, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet. 7 Tjänsteorienterad arkitektur (Service Oriented Architecture, SOA) innebär att ett distribuerat ITsystem organiseras som en struktur av kommunicerande tjänster.