Produktägare i agila distribuerade projekt

Transkript

1 Julia Andreasson och Johana Söderström Produktägare i agila distribuerade projekt En studie som identifierar utmaningar och förändringar i produktägarens arbetssätt Product owner in agile distributed projects A study identifying the challenges and changes for a product owner. Projektledning D-uppsats Termin: Vårterminen 2015 Handledare: Per Strömgren

2

3 Sammanfattning It-företag arbetar ständigt i projektform med syfte att effektivisera sitt arbetssätt, utnyttja sina resurser, positionera sig i nya marknader, ge kunden ett bra resultat på kortast möjliga tid och till den längsta kostnaden. Faktorerna utgör ett behov till att distribuera sin verksamhet och därmed sina projekt. På så sätt möjliggörs nya vägar att vidga och uppnå effektivisering i hela företaget. När projekt distribueras, leder det till en stor påverkan i form av utmaningar för utvecklingsteamet men framför allt produktägaren och dennes arbetsuppgifter. Utgångspunkten för magisteruppsatsen är att studera produktägaren på grund av den ses som central i agila distribuerade projekt. Syftet med magisteruppsatsen är att kunna identifiera olika utmaningar som produktägaren kan uppleva i agila distribuerade projekt. Uppsatsen syftar till att hitta faktorer som kan påverka produktägarens roll när individerna som utför utvecklingsarbete inte sitter tillsammans under utvecklingsperioden. I undersökningen har ett kvalitativt angreppssätt tillämpats. Studien består av personliga intervjuer med personer som har produktägarroll i sina projekt samt forskare inom agila metoder. Utifrån intervjuerna och tillsammans med insamlad teori har utmaningar och faktorer som kan påverka produktägarens arbetssätt identifierats. Produktägaren bemöter utmaningar som kommunikation, kulturella skillnader, tidsskillnader, ordning och struktur samt geografiskt avstånd, är de tydligaste resultaten som magisteruppsats har tagit fram. Utmaningarna är sammankopplade med varandra eftersom de ena leder till de andra. Projektdeltagarna sitter inte på samma plats, det leder till att faktorer som språk, förtroende och tillit, den informella och formella kommunikation, arbetssynkronisering, tidszoner, tid och resor kan minska produktiviteten och effektiviteten i projekt. Därför är det viktigt för produktägaren och hela utvecklingsteamet att kunna hitta lösningar, som kan underlätta utvecklingsarbetet i distribuerade projekt. Det har även identifierats att produktägare har samma typ av uppgifter oberoende typ av projekt. Däremot utgör spridningen i projektet ändringar i hur arbetsuppgifter genomförs, med syfte att kunna tillhandahålla utvecklingsteamet bättre underlag för genomförande av utvecklingsarbetet. Nyckelord: Distribuerade projekt, Produktägare, Agil projektledning, Scrum. i

4

5 Abstract IT companies are constantly working on a project basis with a view to streamlining their work methods, use of resources, position themselves in new markets, and provide the customer with a good result in the shortest possible time and at the least cost. Such factors constitute a need to distribute their business and thus their projects. In this way, made possible new ways to expand and achieve efficiency across the enterprise. When the project is distributed, it leads to a big impact in terms of challenges to the project team but above all the product owner and his or her duties. It is because of this role is considered as a key in agile distributed projects. One such effect is the starting point of this master's thesis. The purpose of this master's thesis in Project Management is to identify the various challenges that the product owner can experience in agile distributed projects. The thesis aims to find factors that can affect the product owner role in individuals who carry out development work can not sit together during the development period. In this study, a qualitative approach has been applied. The study consists of personal interviews with people who have the product owner role in their projects and researchers in agile methods. Based on these interviews, along with the collected theory, the challenges and factors that may affect the product owner's approach identified. The most obvious result that emerged from this investigation is that the product owner in addition to managing challenges such as communication, cultural differences, time differences, order and structure as well as geographical distance, is the product owner and agile methods and concepts, two important challenges to deal with. The challenges are connected with each other because the one leads to the other. That project participants are not sitting in the same spot, leading to factors such as language, confidence and trust, informal and formal communication, labor synchronization, time zones, time and travel may reduce the productivity and efficiency of project. Therefore it is important for the product owner and the whole project team over the team be able to find handling solutions, which can facilitate the development of distributed projects. This study has also been able to identify that despite the proliferation of the project, the product owner's duties same as a non-distributed projects. In contrast, altered the way to perform tasks in order to provide the development team better basis for execution of development. Keywords: Distributed Project, Product owner, agile Project, Scrum. iii

6

7 Förord Vi vill börja med och tack alla våra respondenter för deras bidrag till magisteruppsatsen. Utan deras bidrag hade utförandet av uppsatsen inte varit möjlig. Vi vill även fortsätta tacka vår handledare Per Strömgren som ställt upp för oss genom hela uppsatsperioden. Vi själva har haft utmaningar att hantera under skrivande processen och Per har alltid gett oss snabba svar och bra feedback som gjort att vi kunnat gå hela vägen in i mål. Uppsatsen har skrivits tillsammans av båda författarna och har inte delats upp. Vi har under hela processen diskuterat fram olika tillvägagångssätt som lett till detta färdiga resultat. Sist men inte minst vill vi tacka varandra för ett fantastiskt bra samarbete genom hela uppsatsen perioden. Det har varit många dagar som vi arbetat i skift med många tunga utmaningar att ta itu med. Vi är båda stolta över resultatet och hoppas att du som läsare ska tycka det också. Trevlig läsning. Julia Andreasson Johana Söderström v

8 Innehållsförteckning 1 Inledning Problembakgrund Syfte Målgrupp Avgränsningar Metod Val av ämnet Vetenskapligt angreppssätt Datainsamling Kunskapsbidrag och dess generalisering Trovärdighet Forskningsetiska principer Val av respondenter Teori Agila metoder Fördelar och nackdelar med agila metoder Scrum Sammanfattning av agila metoder Distribuerade projekt Scrum i distribuerade projekt Utmaningar med Scrum i distribuerade projekt Sammanfattning av distribuerade projekt Analysmodell Empiri Forskare inom agil projektledning Sammanfattning forskare Produktägare i distribuerade projekt Sammanfattning respondenter Analys Kommunikation Ordning och struktur Kulturella Skillnader vi

9 5.4 Tidsskillnader Geografiskt avståndet Utmaningar som författarna påträffat Sammanfattning av utmaningar i distribuerade projekt Produktägarens arbetssätt Sammanfattning av produktägarens arbetssätt Slutsatser Utmaningar identifierade i tidigare studier Utmaningar identifierade av uppsatsens författare Förändringar i produktägarens arbetssätt Fortsatt forskning Bilagor Figurförteckning Figur 1: Agila metoders ståndpunkter. Källa: Agile Manifesto (2011) Figur 3: The Scrum framework. Källa: Sverringsdottir et al.. (2014) Figur 4: Analysmodell Källa: Författarna Figur 5: Analysmodell Källa: Författarna Figur 6: Tabell Källa: Författarna vii

10

11 1 Inledning Kapitlet börjar med en presentation av problembakgrunden. Vidare presenteras syftet med undersökningen. Därefter redovisas målgruppen som uppsatsen riktar sig till samt vilka avgränsningar som gjorts för undersökningen. 1.1 Problembakgrund Eftersom företag står inför ständiga förändringar och samtidigt strävar efter att hitta anpassningar efter dagens marknad, finns det ett behov av att tillämpa nya sätt att arbeta med syfte att leverera varor och tjänster och därmed tillfredsställa sina kunder. Behovet kring effektivisering och anpassning av sitt arbetssätt för att tillfredsställa kunden, är en faktor som företag idag dagligen arbetar med. Projektarbetsform kan vara en lösning för företag där det strävas efter ett resultat med hänsyn till budget och tid (Larsson 1995). Med andra ord, en organisation utför flera projekt samtidigt för att effektivisera sina arbetsuppgifter genom att de sker samtidigt. För att resultatet ska bli så optimalt som möjligt sker arbetsuppgifter i projekt parallellt, viket innebär att olika aktiviteter sker samtidigt. Därför är det mer angeläget för företag som ständigt arbetar i projekt att använda sig av agila projektledningsmetoder. Metoderna tillhandahåller en stor flexibilitet och anpassning i komplexa projekt. Eftersom det handlar om att arbeta agilt, anser Sutherland och Schwabber (2011) att utvecklingsteamet i projekten ska vara fem till nio personer. Det för att underlätta projektets kommunikation, interaktion och förståelse mellan individerna som planerar och genomför arbetsuppgifter. En ledande beståndsdel i agila metoder är att utvecklingsteamet ska befinna sig på samma plats. Sutherland och Schwabber (2011) menar att utvecklingsteamet ska kunna arbeta tätt tillsammans och skapa en samhörighet mellan varandra och därmed uppnå bästa möjliga resultat. Jacobsen och Thorsvik (2002) påpekar att stora förändringar har pågått i arbetslivet för dagens företag de senaste åren. En av de förändringarna handlar om att arbetsuppgifterna som genomfördes i projektform, distribuerades. Utvecklingsarbetet under projektets gång genomförs av individer som befinner sig spridda på olika ställen. Utvecklingsteamet gör användning av digitala verktyg för att kunna kommunicera och interagera med varandra. Spridningen kallas för distribuerade projekt som kan vara lokalt och globalt (Paasivaara et al. 2012). Enligt Walsman (2001)är distribuerat arbete något som blir allt mer vanligare idag. Nyman (2010) redovisar att evolutionen av agila metoder grundar sig i att utföra förbättringar inom systemutveckling. Författaren menar också att inom agila metoderna, är det Scrum ramverket som tillämpas mest inom IT-branschen. Metodens riktlinjer är ständig involvering av kunden i hela utvecklingsprocessen. Det leder till bättre återkoppling och därmed ett bättre resultat i projektet. Därför anser Sutherland och Schwaber (2011) att kunden spelar en viktig roll i hela 1

12 processen. För att kunden ska kunna säga sitt och ha en aktiv deltagande under utvecklingsarbetet, utsätts en roll i projektet benämnd produktägare, på grund av att det är en central kommunikationsfaktorn mellan kundens behov och det som utvecklingsteamet utför. Distribuerade projekt kan medföra problematik när det gäller involveringen av produktägaren i projekt, på grund av att deltagarna i utvecklingsteamet inte sitter tillsammans. Produktägaren är den personen i ett agilt projekt som ska fungera som mellanhand mellan kunden och utvecklingsteamet. Den ska också fungera som ansvarig för att formulera alla krav som hör till projektet. Produktägaren får nya utmaningar när projekten distribueras, vilket leder till förändring i dennes arbetssätt (Bass 2012). Det gäller att hitta och vara medveten om utmaningarna som kan uppstå. Det kan leda till bättre resultat i utvecklingsarbetet och därmed bättre kundtillfredsställelse. Det finns redan nu tydliga mönster och identifierade utmaningar som kan upplevas med agila distribuerade projekt. Eftersom produktägaren spelar en viktig roll i hela utvecklingsarbetet, är det kritiskt att identifiera hur rollen kan påverkas och urskilja mer konkret vilka utmaningar som faktiskt uppstår. 1.2 Syfte Syftet med magisteruppsatsen är att kunna identifiera olika utmaningar som produktägaren kan genomgå i agila distribuerade projekt. Uppsatsen syftar till att ge exempel på faktorer som kan påverka produktägarens roll när individerna som utför utvecklingsarbete inte kan sitta tillsammans under utvecklingsperioden. Syftet med undersökningen har möjliggjorts genom besvarande av följande forskningsfrågor: Ställs produktägaren inför några utmaningar när projekt distribueras? Uppsatsen berör också följande fråga. Förändras produktägarens arbete när projekt distribueras? 1.3 Målgrupp Studie är ägnad till att underlätta för företag som idag använder agila arbetssätt och vill skapa distribuerade projekt. Undersökningen kan också användas som underlag vid beslut och därmed avgöra om företag väljer att distribuera sina projekt eller inte. Fokus ligger på produktägaren och dennes roll i projektet. Det kan också underlätta för personer med en produktägarbefattning i företaget. Det är menat att studien även kan underlätta för utvecklingsteamets medlemmar, eftersom deltagarna kan dra lärdomar om hur deras roll i de distribuerade projekten påverkas av produktägarens uppgifter och ansvar. Ytterligare en annan intressent som kan gynnas av studien är produktägare som idag arbetar i likadana projekt eftersom de kan känna igen sig i eventuella problem och utmaningar i deras dagliga arbete som andra produktägare identifierat. 2

13 1.4 Avgränsningar Det finns flera faktorer som magisteruppsatsen inte kommer att beröra. Därför görs det fyra olika typer av avgränsningar i undersökningen. Den första avgränsningen handlar om att enbart fokusera på produktägarens roll och hur den kan påverkas i ett agilt distribuerat projekt. Studien förhåller sig till att studera om produktägaren upplever några utmaningar när projekt distribueras. Undersökningen avser även att kunna fastställa om produktägarens arbetsuppgifter förändras när projektet består av människor på flera olika platser. Det grundas på att tidigare forskning har studerat hur projektresultatet påverkas i spridda projekt. Produktägarens roll är central för hela projektet och är en grundpelare inte bara för utvecklingsteamet utan också för hela projektets fortsatta utveckling. Den andra avgränsningen som magisteruppsats gör, är att bara fokusera på att hitta respondenter som tillhör IT-branschen. Orsaken ligger i att det är inom ITbranschen som agila metoder används mest. På så sätt kan det studeras om människor som arbetar med mjukvaruutvecklingsprojekt har olika utmaningar att hantera i distribuerade projekt. Det är IT-företag som på senare år har distribuerat sina mjukvaruutvecklingsprojekt. Som en tredje avgränsning, fokuserar undersökning på att ge exempel på utmaningar som produktägaren upplever i distribuerade projekt. Det betyder att hur utmaningarna kan hanteras och lösas inte behandlas i undersökningen. Agila metoder förklaras genom hela undersökningen. Eftersom produktägaren är en definierad roll i Scrum, fokuseras det att lyfta upp metodens tillämpning, samt de utmaningarna som förekommer när det används i distribuerade projekt. Scrum är också en av de vanligaste agila metoderna inom mjukvaruutveckling och kommer att beröras djupgående i uppsatsen med fokus på produktägarrollen. 3

14 2 Metod Kapitlet inleds med en beskrivning om varför ämnet som behandlas i undersökningen valdes. Det finns också en redovisning av det vetenskapliga angreppssätt som tillämpas för att genomföra studien. Därefter beskrivs vilket undersökningsupplägg som valts samt hur datainsamlingen gått till. Vidare beskrivs innebörden av kunskapande och vilka kunskapsbidrag som magisteruppsats förväntas ge samt hur det är tänkt att uppnå hög trovärdighet genom reliabilitet och validitet. Dessutom ges en beskrivning av vilka forskningsetiska principer som magisteruppsatsen uppfyller samt att en introduktion till de respondenterna som deltagit i undersökningen ges. 2.1 Val av ämnet Författarna till magisteruppsatsen har båda en IT bakgrund, det var därför de kändes naturligt att skriva en uppsats med fokus på agil projektledning. Dels för att den är som störst inom IT-branschen, men också för att båda vill fördjupa sig inom området. Svårigheten har varit att skala ner ämnet till agil projektledning för att hitta ett ämne som passade bäst. Diskussioner om olika tänkbara frågeställningar och områden har förts mellan författarna och slutresultatet blev att fokusera på produktägarens roll i distribuerade projekt. Företag väljer att distribuera sina projekt på senare tid och dessutom att tillämpa agila metoder till dess genomförande. Det utgör en utgångspunkt i undersökningen. Produktägaren spelar en viktig roll i användningen av agila metoder. Rollen är också viktig inom Scrum för ett bättre resultat i projekt (Sutherland & Schwaber 2011). På grund av vikten som produktägaren spelar i agila projekt anses magisteruppsatsen vara en väg att upptäcka och studera vilka typer av utmaningar som rollen kan genomgå i agila distribuerade projekt. Författarna av uppsatsen vill också fokusera på produktägaren och se om det sker någon förändring av dennes arbetsuppgifter. 2.2 Vetenskapligt angreppssätt Genomförande av vetenskaplig forskning kan utföras utifrån två olika perspektiv kvalitativt och kvantitativt. Båda perspektiven har för syfte att analysera, behandla och utvärdera insamlade data och information. När forskaren tar sitt beslut om vilket perspektiv som ska appliceras i forskningen, ska denne utgå från vilket problemområde och vilket syfte undersökningen kommer att uppfylla. (Patel & Davidsson 2003; Olsson & Sörensen 2011). Att tillämpa ett kvalitativt perspektiv handlar om att inrikta sig på mjukare data exempelvis intervjuer, analysmetoder eller textdokument (Patel & Davidsson 2003). Författarna menar att forskaren använder ett subjektivt perspektiv, med andra ord utvecklar forskaren och den deltagande individen en personlig relation. Patel och Davidsson (2003) redovisar vidare att när forskningen är kvantitativ inriktad, tillämpas en användning av metoder för bearbetning, analys och dessutom utförande av mätningar vid datainsamlingen. Olsson och Sörensen (2011) hänvisar att i en kvantitativ forskning är forskaren objektiv och har ett 4

15 utifrånperspektiv. Det betyder att relationen mellan de deltagande individerna och själva forskaren tenderar att ha ett visst avstånd. I magisteruppsatsen tillämpas kvalitativa metoder för att kunna besvara studiens forskningsfråga. Grunden till valet ligger i att identifiera de utmaningar som produktägaren genomgår i distribuerade projekt, och därmed möjliggöra en medvetenhet i planeringen av arbetet. Undersökningen har ett specifikt syfte där det inte finns för avsikt att genomföra mätningar av den valda företeelsen. Det kvalitativa angreppssättet möjliggör för magisteruppsatsen att utföra tolkningar som leder till en analys och en bättre förståelse för vilka tänkbara utmaningar som en produktägare kan genomgå i distribuerade projekt. Därför finns en fördjupning av olika datainsamlingar som består av teori, empiri och en analys. Kvalitativa metoder grundar sig i att tolka värdet i kunskapsinsamlingen. Därför anses det att metoden är mest lämplig för de valda forskningsområdet. Det på grund av att syftet är att ge exempel på de utmaningar som en produktägare upplever i agila distribuerade projekt. En sådan information framkommer bättre genom de upplevelser och erfarenheter som de deltagande personerna delar i genomförda intervjuer. Kunskapsgenerering När en forskare bestämmer sig för att göra en studie syftar han eller hon till att kunna generera kunskap inom det valda forskningsområdet. Det leder till att samla in data och information, som är komponenter till det som kallas för empiri. Avsikten är att ta fram en så bra bild av verkligheten som möjligt. Forskaren genererar därmed kunskap genom att hitta ett samband mellan teori och empiri. Enligt Patel och Davidsson (2003) kan det möjliggöras genom deduktion, induktion och abduktion. Patel och Davidsson (2003) redovisar att genom användandet av deduktion i forskning, dras slutsatser av ett studerat fenomen utifrån teori. Resultatet som kommer från slutsatserna testas vidare empiriskt. Sättet att arbeta tillhandahåller en objektivitet i studien, författarna menar att forskarens uppfattningar påverkar mindre själva arbetet (ibid). Däremot, kan det också förekomma att tidigare studier kan påverka forskarens uppfattningar och därmed skapa situationer där ny intressant kunskap kan missas. Tillämpning av ett induktivt arbetssätt betyder att gå från enskilda iakttagelser till mer generella omdömen. Empiriska data används för att generera nya teorier (Patel & Davidsson 2003). Med andra ord, information samlas in för analys för att sedan dra en slutsats. Författarna redovisar att abduktion är en processinriktad ansats som tillåter för nya iakttagelser under arbetets gång. För att kunna genomföra undersökningen har olika teorier samlats in i form av vetenskapliga artiklar och fallstudier. Vilket har medfört till att författarna skapat sig förkunskaper inom valda forskningsområdet. En egen utvecklad analysmodell har också kunnat utvecklas med hjälp av den insamlade teorin. Modellen ligger som utgångspunkt för empiri och analys kapitlen. Intervjuguiden som användes i magisteruppsatsen följer också analysmodellens struktur. Arbetsmomenten som beskrivs har lett till, att både arbeta induktivt och abduktivt. Det induktiva 5

16 arbetssättet betyder att det har gjorts olika kompletteringar med relevant information i teorikapitlet under uppsatsprocessen. Det abduktiva arbetssättet förekommer eftersom slutsatserna som dras i magisteruppsatsen grundar sig från analysen. 2.3 Datainsamling Genomförande av magisteruppsatsen har blivit möjligt genom insamling, analysering och bearbetning av primär och sekundärdata. Primärdata samlar forskaren själv in genom intervjuer, observationer och enkäter (Andersen 2012). Författaren beskriver att i en personlig intervju har intervjuaren direktkontakt med respondenten, vilket ger större möjlighet till kommunikation och återkoppling. Undersökningen använder personliga intervjuer som primärdata, på grund av att intervjuerna kan tillhandahålla möjligheten att få olika synvinklar av det valda studerade fenomenet. En annan anledning till att använda personliga intervjuer, grundades i att tidigare forskning har använt kvantitativa metoder där intervjuer har haft en tongivande effekt. Intervjuerna har skett med sammanlagt sex respondenter. Varje intervju har spelats in för att senare kunnat komplettera egna anteckningar. På så vis har fokus varit på respondentens berättelse, utan risk för att missa viktig information. I första hand kontaktades en person på företaget via . En förfrågan skickades om det fanns personer på organisationen som hade kriterierna som uppfyllde undersökningens syfte samt deras vilja att kunna ställa upp på en intervju. När en bekräftelse om vilka personer som skulle ställa upp som respondenter, kontaktades dem via telefon för att komma överens om hur intervjuprocessen skulle gå tillväga. Under samtalet förklarades faktorer som anonymitet, att samtalet skulle spelas in samt syftet med undersökningen. Primärdata som samlats in i undersökningen ligger till grund för empirikapitlet. Sekundärdata samlats in genom andra personer, institutioner och liknande i form av litteratur, dokument, register, tidningsartiklar och liknande (Andersen 2012). Sekundärdata samlades in främst genom vetenskapliga artiklar som behandlar relevant information inom det valda forskningsområdet. Det har också gjorts en användning av fallstudier och andra uppsatser som har hittats med hjälp av olika databaser. Teorikapitlet grundar sig på insamlad sekundärdata. Källkritik För att undersökningar ska ha en bättre validitet och mindre felaktigheter gällande information ska alla sekundära källor analyseras. Vilket innebär att det samlade materialet ska granskas genom ett kritiskt förhållningssätt. I processen ingår faktorer som när och var informationen publicerades, deras syfte och under vilka typer av omständigheter (Patel & Davidsson 2003). Även att undersöka vem författaren till informationen är, kan utgöra om fakta är bra eller inte. Undersökningen har strävat efter att vara källkritisk genom verkställande av olika jämförelser mellan källor med liknande information om ämnet. Det utgör en högre sannolikhet till att informationen stämmer överens och därmed en högre trovärdighet. 6

17 Bearbetning av primärdata Eftersom intervjuerna som utförs enligt en kvalitativ metod, fungerar den som en grund för att påbörja analysarbetet. Den insamlade data måste passa in analysen, på grund av att det skapar bättre förutsättningar till att uppfylla och besvara syftet med undersökningen. Lantz (2013) redovisar att det går att få en bättre förståelse av den information som framkommer med intervjuer. Forskaren måste reducera informations mängd och enbart ta hänsyn till det som är relevant för undersökningens syfte och frågeställning. För att kunna säkerställa att bara relevant information framkommer i undersökningen har de inspelade intervjuerna lyssnats igenom och transkriberats. Det betyder att bara data som inte kunde uppfylla syftet med magisteruppsatsen har lämnats kvar. En annan faktor som har tagits hänsyn till i presentationen av empirikapitlet, handlar om att informationen som ansågs inneha känslomässig karaktär valdes att inte ta med i undersökningen. När det empiriska kapitlet blev klart utfördes det en jämförelse med transkriberade data från intervjuerna. Det med syfte att kunna kontrollera att informationen har behållit sin ursprungliga innebörd. En sammanfattning av respondenternas tanker och idéer presenteras i slutet av det empiriska kapitlet. 2.4 Kunskapsbidrag och dess generalisering För att kunna genomföra en forskningsstudie, finns det ett behov att kunna samla in material som kan stärka innehållet i studien. Materialet bestäms utifrån syftet med studien och vilket tillvägagångssätt som ska tillämpas (Patel & Davidsson 2003). En avgörande faktor i insamlandet, rör hur mycket kunskap forskaren har inom ämnet men också vilken typ av kunskap det är menat att generera med studien (Ibid). Det kan betyda att innan en kunskapsgenereringsprocess kan börja, bör forskaren ha en medvetenhet om att det finns olika typer av kunskap som en undersökning kan generera. Goldkuhl (2011) redovisar att det finns olika typer av kunskap: kategorisk kunskap, förklaringskunskap och vägledande kunskap. Forskningsfrågan i magisteruppsatsen har grundat sig i att ge exempel på olika faktorer som leder till ett förändrat tillstånd. Undersökningen tillhandahåller en kategorisk kunskap samt en förklarings kunskap. Den kategoriska handlar om att beskriva egenskaper hos en studerad företeelse, medan förklaringskunskap beskriver orsak-effektsamband, grunder eller förutsättningar för något (Patel & Davidsson 2003). Magisteruppsatsen framställer den kategoriska kunskapen genom beskrivning av olika begrepp distribuerade projekt, agil projektledning eller Scrum. Förklarings kunskap framkommer genom en redovisning av olika faktorer som ingår i de beskrivande begreppen. En tongivande faktor som kan påverka kunskapsbidragets trovärdighet handlar om dess generaliserbarhet. Patel och Davidson (2003) redovisar att generaliseringen ses som en produkt som framkommer av en studie och hur ett visst fall har valts ut, men också om resultatet berör andra än deltagande i själva studien. Eftersom magisteruppsatsen innehåller slutsatser kan kunskapsbidraget vidarebefordras till dels de deltagande i själva undersökningen men också till andra. Kunskapsbidraget som magisteruppsatsen tillhandahåller kan underlätta för befintliga produktägare som dagligen arbetar med distribuerade projekt. 7

18 Det finns en tydligare förståelse om exempel på utmaningarna som produktägaren upplever med spridda projekt. Eftersom produktägarna redan nu upptäckt svårigheter, kan det hittas anpassningar i arbetssätten. Anpassningarna efter projektets situation kan ge ett mer balanserat utvecklingsarbete, på grund av det finns en vetskap om utmaningar som förekommer med distribuerade projekt. Kunskapsbidraget kan också underlätta för olika företag att välja att distribuera sina projekt. Det kan även förbereda individerna som ska arbeta i projektet genom en förståelse kring problem som kan uppstå, vilket gör att individerna kan planera sin arbetsbörda och inställning. Om individerna inte tidigare arbetat enligt de agila metoderna, tillhandahåller kunskapsbidraget en inblick hur arbetet fungerar och eventuellt förändras. Informationen som har samlats in till det empiriska kapitlet kommer från olika företag och forskare. 2.5 Trovärdighet Goldkuhl (2011) redovisar att forskaren bör sträva efter att uppnå trovärdig kunskap vid kunskapsutveckling. Det betyder att läsaren inte ska ha några anledningar till att misstro undersökningens resultat. Därför är det viktigt att kunna hitta vägen till reliabilitet och validitet (Ibid) Med reliabilitet menas det sättet hur forskaren gör olika mätningar för data bearbetning. Det är menat att en undersökning ska inneha så pålitlig data som möjligt för att leda till testning av frågeställningar i forskningsprocessen (Holme & Solvang 1997). I magisteruppsatsen har det sekundära data som relateras till ämnet i form av vetenskapliga artiklar, uppsatser och fallstudier kritiskt studerats. Det genom att enbart använda liknande relevans för det valda forsknings område. En sådan process har genomförts med syfte att öka trovärdigheten i undersökningen. En annan åtgärd för att säkerställa en hög trovärdighet som möjligt, handlande om att ställa olika författare mot varandra och därmed ge utrymme till mer pålitlig data och öka reliabiliteten i magisteruppsatsen. När det gäller primärdata, tillämpades det en användning av en pilotintervju innan olika respondenter intervjuades. Det kunde möjliggöra en vetskap om att frågorna som intervjuguiden innehåller. Intervjuerna som används som empiriskt data i undersökningen har spelats in. Det har gett möjligheten att kunna lyssna om den insamlade informationen och därmed säkerställa att den är korrekt uppfattad. Det gör att pålitligt data kan erhållas. Enligt Holme och Solvang (1997) handlar validiteten om att forskaren ska mäta syftet med själva undersökningen. Författarna menar att undersökningar ska ha en stor validitet men också innehålla en stor grad av reliabilitet. Testningen av frågeställningarna i undersökningen är inte möjlig om forskaren inte mäter det som finns för avsikt att mäta. I magisteruppsatsen uppnås en hög validitet, genom att undersöka vilka typer av utmaningar en produktägare upplever med agila distribuerade projekt. Med mätningar av det som har varit ämnat att undersökas. En annan möjliggörare för en hög validitet är faktum att magisteruppsatsens analyskapitel har sin utgångspunkt i en egenutvecklad analysmodell som använder det teoretiska kapitlet som grund. 8

19 2.6 Forskningsetiska principer Vetenskapsrådet (2002) har kommit fram till fyra etiska principer som de rekommenderar att beakta vid forskning. De krav som tagits fram är informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet samt nyttjandekravet. 1. Informationskravet innebär att forskaren ska upplysa de berörda deltagarna om vad syftet med undersökningen är, samt vilka villkor och uppgifter som gäller för dem. I undersökningen har de krav säkerställts genom att beskriva studiens syfte samt en förklaring till att deras deltagande är frivilligt möjligheten att välja vara anonyma och att de kan avbryta sitt deltagande när som helst. Samma information utgavs innan själva intervjuerna ägde rum (ibid). 2. Det andra kravet från Verksamhetsrådet (2002) är samtyckeskravet. Det innebär att de berörda deltagarna har full rättighet att bestämma över sitt deltagande. Det kunde säkerställas genom att fråga om deras godkännande att intervjuerna spelades in. Respondenterna blev informerade om att frågorna som kunde kännas som känsliga, behövdes inte besvaras om de inte ville. 3. Det tredje kravet är konfidentialitetskravet vilket innebär att uppgifterna om deltagarna kan vara konfidentiella. Alla respondenter tillfrågades om deras vilja att vara anonym eller inte. Samtliga godkände att använda deras namn som referens i undersökningen. 4. Det sista kravet nyttjandekravet handlar om att materialet som samlats in från respondenterna endast får användas till undersökningens syfte. Eftersom informationen som samlades in genom intervjuerna har används enbart för att fylla undersökningens syfte har kravet kunnat uppfyllas. 2.7 Val av respondenter Magisteruppsats behandlar utmaningar en produktägare kan genomgå i distribuerade agila projekt. Därför valdes det att fokusera på att hitta respondenter som hade en liknade typ av roll. Eftersom det är vanligt inom IT-branschen att arbeta med agil projektledning, och att det är inom mjukvaruutveckling som projekt distribueras för det mesta, utfördes intervjuer med olika respondenter som tillhör IT-branschen. Valet av respondenterna grundar sig i att det har funnits bättre förutsättningar till att uppfylla syftet med undersökningen. De personerna innehar olika kunskaper och erfarenheter om ämnet, vilket passade till undersökningens forskningsfrågan. Det empiriska kapitlet innehåller data som insamlades från fyra olika respondenter som har rollen som produktägare i agila distribuerade projekt. Det handlar om företag som har kontor på olika orter i Sverige men också utomlands. Företagen tillhandahåller IT-tjänster och systemutveckling. Respondenterna tillhör Ninetech, Redpill Linpro, Tieto och Altran. Projekten som de beskriver har olika natur, komplexitet och förutsättningar. Däremot har samtliga den gemensamma nämnaren att alla projekt har genomförts genom tillämpning eller anpassningar av agila metoder. Deras utvecklingsteam har befunnit sig spridda när utvecklingsarbetet genomfördes. 9

20 Ett sätt som användes för att knyta ihop säcken och därmed stärka trovärdigheten ännu mer i det empiriska kapitlet handlar om två utförda intervjuer till. Respondenterna tillhör inget företag inom IT-branschen utan en doktor och en lärare vid Karlstad Universitet inom agil projektledning. Tomas Gustavsson och Tomas Jansson har bidragit med sitt forskningsperspektiv för att få en mer öppen synvinkel om de utmaningarna som en produktägare kan genomgå i agila distribuerade projekt. Deras tankar och idéer inom ämnet har varit hjälpsamma för att kunna besvara undersökningsfrågan. 10

21 3 Teori Det tredje kapitlet är ett teoretiskt kapitel i vilket en introduktion och innebörden av agil projektledning ges. Eftersom Scrum är den agila metod som magisteruppsatsen fokuserar mest på presenterar kapitlet en redogörelse om hur metoden fungerar. Vidare introduceras vad distribuerade projekt står för något och hur arbetssättet tillämpar sig. Kapitlet avslutas med en presentation av en analysmodell som kommer ligga till grund för analyskapitlet. 3.1 Agila metoder Ett företag står oftast inför nya behov att effektivisera arbetssätt med syfte att erbjuda sina kunder bästa möjliga produkter och tjänster. Det leder till att hitta och tillämpa en användning av olika strukturer på nya sätt eller hitta helt nya arbetssätt att arbeta (Edvardsson et al. 2011). Företag genomför olika typer av projekt som innehåller komplexa arbetsaktiviteter för att nå ett resultat. Komplexiteten har kunnat minskas genom att använda sig av nya sätt att arbeta som finns inom agil projektledning. Det är inom mjukvaruutveckling som agil projektledning är mest vanlig. Agila metoder innebär att utvecklingsteamet utgår från ett sekventiellt sätt att utföra arbetet till ett mer parallellt arbetssätt. Avison och Fitzgerald (2006) kallar det för evolutionär systemutveckling där det byggs en inkrementell och iterativ utveckling, något som Gulliksen och Göransson (2002) håller med om. Med andra ord så sker arbetsaktiviteter successivt. Med inkrementell menar författarna att utvecklingsarbetet börjar med de viktigaste funktionerna och sedan lägger till mindre centrala funktioner i tur och ordning. Åt andra hållet, med iterativ systemutveckling menas att det snabbt byggs ett körbart system som sedan ersätts med förbättrade versioner iterationer tills systemet fungerar som det ska. En av de största fördelarna som tillämpningen av agila metoder medför handlar om att de ger utrymme för en bättre anpassning vilket leder till förändrade situationer (Kosh 2005). Författaren menar att metoderna genom anpassningen de tillhandahåller, möjliggör för utvecklingsteamet att inte förlora balans och fokus på grund av att det finns en väg mot rätt riktning. Fokus med agila metoder ligger inte i att göra en leverans av ett helt komplett system, utan att leverera delar av resultatet under utvecklingsarbetet. Det kan utgöra en identifiering av nödvändiga förändringar och hitta åtgärder och lösningar som kan leda till bättre resultat (Gould et al. 1997). En aspekt som särskiljer de agila metoderna från de traditionella handlar om en erkännande av utvecklingsteamet som en framgångsfaktor för att kunna utföra projektarbetet. Aspekt har paras ihop med en intensiv effektivitet och manövrerbarhet (Highsmith & Cockburn 2001). Agila manifestet skapades där faktorerna som speglar de agila metoderna tas upp mer konkret. Det handlar om en deklaration med olika grundtankar som speglar de agila arbetssätten. Enligt Agile Manifesto (2011) så ingår följande ståndpunkter i deklarationen se fig. 1 11

22 Figur 1: Agila metoders ståndpunkter. Källa: Agile Manifesto (2011) Punkterna till högre har en högre värdering så länge det finns en värdering i punkterna till höger. Värderingarna innebär att inom agila metoder är det viktigt att följa processer och verktyg. Däremot är det mer gynnsamt att under projektets gång, lägga fokus på individerna som utför utvecklingsarbete och hur dem bäst kan interagera med varandra (Agile Manifesto 2011). Den andra ståndpunkten vill poängtera att det är viktigt med att dokumentera hur arbetsprocesser och aktiviteter utförs under projektets gång. Det är mer fördelaktigt att kunna utveckla ett system som är användbart för sina användare. Agile Manifesto (2011) hänvisar att kunden är en viktig faktor under hela utvecklingsprocessen. Det måste finnas riktlinjer mellan kunden och övriga parter som ligger till grund om hur arbetet ska gå tillväga. Det föredras att kunden istället ska fungera som en aktiv aktör i utvecklingsarbete. Den sista ståndpunkten innebär att utvecklingsteamet ska följa planer som kan möjliggöra en bättre bild över hela projektet men att det ska finnas utrymme att kunna bearbeta förändringar som förekommer under arbetsgång (ibid). Den agila manifest bygger också på olika principer som agila metoderna följer. Principerna kan redovisas som följande: Vår högsta prioritet är att tillfredsställa kunden genom tidig och kontinuerlig leverans av värdefull programvara. Välkomna förändrade krav, även sent under utvecklingen. Agila metoder utnyttjar förändring till kundens konkurrensfördel. Leverera fungerande programvara ofta, med ett par veckors till ett par månaders mellanrum, ju oftare desto bättre. Verksamhetskunniga och utvecklare måste arbeta tillsammans dagligen under hela projektet. Bygg projekt kring motiverade individer. Ge dem den miljö och det stöd de behöver och lita på att de får jobbet gjort. Kommunikation öga mot öga är det bästa och effektivaste sättet att förmedla information, både till och inom utvecklingsteamet. Fungerande programvara är främsta måttet på framsteg. Agila metoder verkar för uthållighet. Sponsorer, utvecklare och användare ska kunna hålla jämn utvecklings takt under obegränsad tid. Kontinuerlig uppmärksamhet på förstklassig teknik och bra design stärker anpassningsförmågan. Enkelhet konsten att maximera mängden arbete som inte görs är grundläggande Bäst arkitektur, krav och design växer fram med självorganiserade team. 12

23 Med jämna mellanrum reflekterar utvecklingsteamet över hur det kan bli mer effektivt och justerar sitt beteende därefter. (Agile Manifesto 2001) Tänkesättet som innefattas i agila metoder tillämpas på olika sätt i projekt. Kosh (2005) redovisar att projekt med agilt tänkesätt innehåller egenskaper som iterativ, självorganiserade, inkrementell och framåtsträvande. Bohem och Turner (2003) redovisar samtidigt att en annan generell egenskap som alla agila metoder innehar. Det handlar om att kunden deltar under hela utvecklingsprocessen som en aktiv aktör genom korta interaktioner. Kundens deltagande rör uppgifter som upprätta, prioritera och verifiera krav. Bland de metoderna som ingår i ett agilt tänkesätt redovisas att ramverket Scrum är en bland de vanligaste som tillämpas i mjukvaruutveckling. Scrum förklaras i ett eget avsnitt senare i kapitlet. Det finns också andra metoder som beskrivs enligt följande: Feature Driven Development (FDD) Metoden är avsedd för användning i projekt med stora team. Det är en objektorienterad teknik som präglas i FDD och tillhandahåller riktlinjer om vilka uppgifter som bör göras och vilka roller som bör utföra dem (Macdonald 2015) Fokusering av metoden ligger på kommunikationen mellan individerna i projektet och sättet de planerar, genomför och analyserar sina arbetsuppgifter. Metoden väljer också att blanda in intressenter utanför utvecklingsteamet, även kunden och användare för att på så sätt klara av att arbeta i stora utvecklingsteam (Jansson 2015). Adaptive Software Development (ASD) Adaptive Software development (ASD) är en designprincip som använder sig av ett snabbare sätt skapa och utveckla programvarusystem. Det är en designprincip för att skapa mjukvarusystem. Dess tillämpning fokuserar mer på själva programmeringsspråket istället för planering av programmet. Det på grund av att utvecklarna redan har en grundtanke om hur arbetet går till (McGee 2013). Dynamic System Delevopment Method DSDMs grundtanke ligger i att utföra en kontinuerlig brukarmedverkan. I dess användning förekommer iterativa prototyper som utförs under hela utvecklingsprocessen. Processen är lyhörd för krav förändringar men säkerställer en formell kvalité i ledningssystemet (Norfolk 2011). Xtreme Programming Metoden är uppbyggt på olika värderingar för mjukvaruutveckling. Värderingarna är enkelhet, kommunikation, återkoppling, mod och respekt. Det finns ett tjugotal tekniker som ska uppfylla värderingarna. Principerna handlar om hur arbetet ska fungera och tillämpas (Jansson 2015). Hela projektets team är involverad under hela utvecklingsprocessen. Genom en ständig återkoppling och användning av enkla metoder kan utvecklingsteamet enkelt och snabbt uppskatta hur arbetet går. Det innebär därmed möjligheter att kunna göra anpassningar till precis den situationen utvecklingsteamet befinner sig (Jeffries 2011). Fokus i metoden ligger på självständigheten hos utvecklingsteamet och hur det får fram bästa möjliga resultat, genom att arbeta tätt tillsammans under korta sprintar (Jansson 2015). 13

24 Lean Software Development Principen utvecklades av Toyota och förekommer från Lean Manufakturing. Tanken bakom metoden är att det ska fungera som ett mått som hänger ihop med begreppet precis i tid. Metoden används för att synliggöra utvecklingsarbetet under hela processen och därmed kunna göra observationer om hur slutförande av en pågående aktivitet utförs under tiden (Waters 2010) Kanban Den agila modellen Kanban har sitt ursprung i Lean och fokuserar på hur utvecklingsteamet ska effektivisera arbetsflödet av uppgifter. Här väljer deltagarna att fokusera på att behoven ska styra arbetsprocessen inte kapaciteten. Det gäller att hantera flera arbetsuppgifter samtidigt och hur dem ska analyserar, testas och kodas. Att göra klar en av de pågående aktiviteterna innan nästa påbörjas är något som är väldigt viktigt i Kanban (Jansson 2015). Scrum Amerikanerna Jeff Sutherland och Ken Schwaber grundade Scrum Det är en metod som fokuserar på om vad som kommer att utvecklas under utvecklingsperioden. Schwaber anser att Scrum inte är en metod i sig, utan ett ramverk som tillämpar arbetssätt som går på att uppfylla mål och prioriterade krav (Schwaber 2009). I ramverket finns det tre olika roller som utmärker sig bland de andra agila metoder, dem är scrummastern, utvecklingsteamet och produktägaren. En scrummaster ska fungera som en coach och vägledare för utvecklingsteamet. En produktägare har en länkande funktion mellan utvecklingsteamet och kunden. Dessutom har rollen ett ansvar för beslutsfattande om vad som ska göras i form av en produktbacklogg som förklaras noggrant i ett senare kapitel. Den sista rollen är utvecklingsteamet som utför de arbetsuppgifterna som finns i utvecklingsarbetet. Arbetssätt i agila metoder Det iterativa och inkrementella tillvägagångssättet som tillämpas med metoderna, syftar till att leverera en testad, fungerande och användbar del av mjukvaruprodukten (Pressman 2001). Under varje inkrement går mjukvaran igenom en utvecklingscykel. En inkrement är enligt Schwaber och Sutherland (2011) en lista av alla arbetsuppgifter som har utvecklats under en sprint. Den är indelad i olika etapper. Inkrementen kan variera från en till fyra veckors period. Leveranser av testade, avslutade och funktionella delar av hela mjukvaran tillhandahåller möjligheten att minska riskerna avsevärt under utvecklingsarbetet (Singh 2012). Utvecklingssprint som utförs under varje inkrement, innefattar olika etapper där kravanalys, systemdesign, kodning och test ingår. Etapperna kan visualiseras genom figur 2 14

25 Figur 2: Inkrementell modell för mjukvaruutveckling. Källa Pressman (2001) Kundens roll i Agila metoder Agila metoder präglas av ett iterativt och inkrementellt tillvägagångssätt i vilket är det menat att leverera en del av testad och fungerande mjukvaran för kunden. Syftet med varje inkrement är att kunden ska ha en aktiv roll och kunna följa hela utvecklingsprocessen. Tanken bakom det aktiva deltagande ligger i att funktioner och krav ska specificeras och prioriteras i varje sprint (Pressman 2001). Kunden avgör vad som ingår i varje sprint, genom en bedömning av vad som anses viktigast att utföra under utvecklingsarbetet. Merkel och Wendel (2013) anser att kundens roll är en bidragande faktor för värdeskapande i de strategiska affärsaktiviteterna för kundens organisation. Korkala och Abrahamsson (2007) hänvisar att om det saknas en väldefinierad kundroll, en ansvarig, krav och ineffektiv kommunikation, orsakas stora konsekvenser för del leveranser i varje sprint. För att projektet ska få bättre resultat, spelar kunden även en stor roll gällande återkoppling. Därför finns en uppmaning om att denne ofta ser över arbetet. Kunden bör regelbundet hålla sig uppdaterad på status och hur projekten framskrider. Kundens deltagande medför möjligheter att kunna hitta aspekter som mjukvaran saknar i form av funktionalitet eller annat som inte ingår i dennes förväntningar (Ansari & Dodda 2010). Enligt författarna går återkoppling på att förmedla aspekter som upptäcks med mjukvaran omedelbart. Kommunikation i agila metoder Komplexa uppgifter som ingår i projekt kräver att alla som är involverade i arbetsuppgifterna ska ha en stor förståelse för varandra. Det ska dessutom finnas förståelse om uppgifterna att utföra samt riktlinjer och strukturer. Därför ligger fokus på personlig kommunikation i agila metoder. Enligt Mishra och Mishra (2009) är kommunikation en nyckelfaktor för framgång i agila projekt. Den personliga kommunikationen medför förutsättningar för minskade 15

26 missuppfattningar, vilket kan äventyra utvecklingsarbete och därmed minska chanser att leverera en fungerande mjukvara. Agila metoder syftar till att kommunikationen ska underlätta för alla sina deltagande att skapa en kreativ dialog där information ska förmedlas, upptäcka problem i tid och minska ledtider som förekommer när utvecklingsteamet kör fast (Juhlin 2009). Alla agila metoder har en stark betoning i att interaktionen mellan de deltagande individerna kan vara möjligt genom personlig kommunikation. Därför är det viktig att alla i utvecklingsteamet ska kunna prata samma språk (Bass 2012). Godar och Ferris (2004) anser också att språket är förutsättning för förståelse och skapande inom och utanför utvecklingsteamet. När kommunikationen innehåller en stor kvalité underlättas också för projektdeltagarna att utveckla och styra goda relationer som medför positiva effekter i resultat (Hagberg & Ljung 2000). Kommunikationen är också en avgörande faktorn mellan kunden och utvecklingsarbetet. Goda förutsättningar för utveckling av kommunikations förmågor bör finnas, som kan leda till en så hög interaktion som möjlig mellan kunden och utvecklingsteamet. En öppen kommunikation anses vara en förebyggande faktor för missuppfattningar emellan medarbetarna (Singh 2012). 3.2 Fördelar och nackdelar med agila metoder När projekt tillämpar agila metoder har de upptäcks ett flertal generella fördelar och nackdelar som är bra för företag att känna till och värdera innan de tillämpar agila metoder. Nedan presenteras ett urval av dem. Fördelar Kunden Kundens ständiga involvering är något som ses som en stor fördel vid tillämpning av agila metoder (Inayat et al. 2011). Kunden ges en stor flexibilitet i projekten, vilket ger dem möjlighet att under hela projektets livstid påverka och komma med invändningar direkt till utvecklingsteamet. Ändringar i kraven blir därmed en möjlighet för kunden, vilket leder projektet mot en ny riktlinje och mål (Paasivaara & Lassenius 2006). Det görs även genom sprintgranskning som sker i slutet i varje sprint. Den största fördelen blir därmed kontinuerlig feedback mellan alla parter som är involverade i projektet, vilket ger en trygghet och säkerställer att projektet är på väg mot rätt håll (Inayat et al. 2011). Korta iterationer Alla agila projekt består av korta interaktioner, så kallade sprintar. Att dela upp projektet i mindre hanterliga bitar och skapa delmål ses som en fördel både hos de utanför projektet men också för de som arbetar i det. På så sätt blir det enkelt att se hur långt projektet kommit och för medarbetarna att planera sina arbetsuppgifter för att hinna till specifika deadlines. Även att planera projektets livstid och bedöma när ett färdigt projektresultat är möjligt att levereras. En garanti kan tillhandahållas för kunden att kunna följa förloppet vid varje sprint. (Bass 2012 refererad i Paasivaara & Lassenius 2006). 16