ANVISNINGAR FÖR LEVERANTÖRER

Transkript

1 E-FAKTURERINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 1 ANVISNINGAR FÖR LEVERANTÖRER SKICKA E-FAKTUROR VIA EN TJÄNSTELEVERANTÖR NOVEMBER 2018 Leverantörer följer dessa anvisningar. KONE förbättrar processen från inköp till betalning och gör den mer effektiv. Basware Corporation Copyright Basware Corporation. Med ensamrätt. Fakturor betalas i tid och du sparar tid och pengar.

2 E-FAKTURERINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 2 Innehåll A. Skicka e-fakturor via en tjänsteleverantör...3 Särskild information om KONE som e-fakturamottagare...4 B. E-fakturaadresser...4 C. Fakturainnehåll...4 D. Övrig information observera följande...5 Mer hjälp och kontaktinformation...6 Bilaga 1...6

3 E-FAKTURERINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 3 Nya riktlinjer för fakturor till KONE-företag Bästa leverantör! KONE övergår till elektronisk fakturering. I och med våra nya riktlinjer för fakturering kommer vi i fortsättningen att använda ett elektroniskt faktureringsformat som primärt alternativ och gradvis övergå helt till detta. Vi har valt Basware som vår partner för leverans av elektroniska fakturor till oss. Dessa anvisningar för leverantörer beskriver hur du skickar strukturerade fakturadata från ditt faktureringssystem till KONE via din tjänsteleverantör. Läs dessa anvisningar för leverantörer för att få information om adresser för e-fakturering och krav på innehållet. A. Skicka e-fakturor via en tjänsteleverantör Alla e-fakturor som skickas till KONE går via tjänsteleverantören Baswares nätverk. Baswares uppgift är att se till att KONE får fakturorna i rätt format för automatisk fakturabehandling hos KONE. Tjänsteleverantör Operatörs-ID Mer information Basware BAWCFI22 STEG 1. Kontakta din leverantör av e-fakturatjänster Om du redan samarbetar med en leverantör av e-fakturatjänster ska du kontakta dem och försäkra dig om att de är anslutna till Basware. En lista över tillgängliga operatörpartner finns här: Om din operatör inte finns med på listan skickar du vidare formuläret Operator Questionnaire till din tjänsteleverantör. Dokumentet kan hämtas här: Om du i nuläget inte kan skicka e-fakturor eller inte har kontakt med någon e- faktureringsoperatör, hjälper vi gärna till. Du kan kontakta vår försäljningsavdelning på STEG 2. Fakturainnehåll Fakturan måste uppfylla de krav på innehåll som anges i dessa anvisningar för leverantörer (se C. Fakturainnehåll), så att KONE kan behandla fakturan automatiskt.

4 E-FAKTURERINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 4 STEG 3. Börja skicka e-fakturor Fakturorna ska skickas till Baswares server bt.basware.com. Be din tjänsteleverantör att skicka e-fakturorna via Basware till KONE. Det är inte nödvändigt att skicka testfakturor. Om du är osäker kan du be din operatör bekräfta att fakturan har levererats till Basware. Särskild information om KONE som e-fakturamottagare B. E-fakturaadresser Rätt e-fakturaadress är en förutsättning för att e-fakturan ska komma fram till KONE. Du hittar vår e-fakturaadress nedan. Hela listan med e-faktureringsadresser för alla länder finns i Bilaga 1. KONE-enhet Momsreg.nr. E-faktureringsadress SWEDEN: KONE AB SE SE C. Fakturainnehåll I tabellen nedan anges uppgifter som måste finnas med i dina e-fakturor till KONE. Det mesta av detta krävs enligt lag, och de övriga fälten är viktiga för att vi ska kunna behandla fakturorna automatiskt. Typ av information Obligatoriskt Kommentar Leverantörens e-faktureringsadress O Din e-faktureringsadress Leverantörens namn O Ditt företagsnamn Leverantörens adress O Din företagsadress Leverantörens momsreg.nr. O Ditt momsregistreringsnummer för EU eller skattenummer för länder utanför EU Leverantörens bankkonto-/ IBAN-nummer O För SEPA-betalningar måste korrekt IBAN-nummer anges Namnet på leverantörens bank samt dennas SWIFT-/BIC-kod O För SEPA-betalningar måste korrekt BIC-kod anges KONEs e-faktureringsadress O Se avsnittet B. E-fakturaadresser

5 E-FAKTURERINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 5 KONEs företagsnamn O Företaget som fakturan ställs till måste anges tydligt KONEs adress O Företagets registrerade adress så som den anges i inköpsorder/avtal Fakturanummer O Fakturadatum O Fakturatyp O Faktura/kreditfaktura Fakturans förfallodatum O Fakturans förfallodatum måste anges Fakturans bruttobelopp O Totalbelopp inklusive moms Fakturans nettobelopp O Totalbelopp exklusive moms Valuta O Valuta (-kod) måste anges tydligt KONEs inköpsordernummer O1 Om fakturan bygger på en inköpsorder måste KONEs inköpsordernummer anges. Ordernummer tillhandahålls av KONE. Kostnadsställe O1 Tillhandahålls av KONE KONEs referens O1 Referens begärd av KONE, t.ex. KONEs kontaktperson eller kostnadsställe O = obligatoriskt O1 = ett av dessa tre fält måste finnas i fakturan D. Övrig information observera följande 1. Andra dokument: Alla andra dokument såsom reklam, bankgarantier, ursprungsintyg samt kontoutdrag och andra liknande dokument ska skickas till e-postadressen för fakturafrågor (se avsnittet Mer hjälp och kontaktinformation). 2. Vi använder REFERENSNUMMER i automatiseringen av fakturabehandlingen. Det är viktigt att numret som du får av oss anges på fakturan. Ange referensnumret exakt så som det har meddelats dig i fälten Purchase order number/inköpsordernummer och Customer reference (Buyers name)/kundreferens (köparens namn). Lägg inte till eller uteslut någon del av numret eller namnet. 3. Bilagor måste skickas tillsammans med e-fakturan. Bifoga alla bilagor till dina elektroniska fakturor. Fakturor och bilagor som levereras separat godkänns inte. 4. Separata eller samlade fakturor? Vi föredrar att alla fakturor skickas till oss som separata fakturor. Det säkerställer att fakturan i större utsträckning kan behandlas med automatiserade processer och ger oss möjlighet att betala dina fakturor snabbt.

6 E-FAKTURERINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 6 Även om det är möjligt att skicka även samlade fakturor elektroniskt avråder vi från det. Samlade fakturor begränsar möjligheten till automatisk fakturabehandling och gör det svårt att tillämpa automatiska processer. Samlade fakturor kan också innebära att en kundspecifik layout krävs, vilket innebär högre kostnader för alla parter. 5. Leverantörsspecifika krav: Utöver de krav som anges i det här dokumentet kan vissa leverantörer behöva bifoga ytterligare information. Sådana ytterligare krav regleras redan i ditt avtal med KONE och kommer att regleras där också i fortsättningen. 6. Format: Vi kan ta emot fakturor i alla relevanta xml-format av standardtyp. I det här dokumentet förutsätts att den senaste versionen av _XML format_ används. Kontakta Basware eller leverantören av din e-faktureringstjänst om du vill ha en utförligare beskrivning av formatet. 7. Bifogade bilder av fakturor: Alla bifogade bilder av fakturor måste ha formatet PDF eller TIFF. Om ingen bild av fakturan bifogas genereras en standardbild av fakturan av Basware. Bilden som genereras av Basware kanske inte innehåller all information som du vill lämna till KONE. Därför rekommenderar vi bestämt att du bifogar en egen PDF-/TIFF-kopia. Mer hjälp och kontaktinformation Om du har frågor kring faktureringen får du gärna kontakta oss enligt följande: KONE Frågor om fakturors betalningsstatus, påminnelser, uppgifter Sverige: ContactAP_SE@kone.com Fler kontaktuppgifter finns på denna webbsida Basware Länkar: KONE Frågor om hur du skickar fakturor via din tjänsteleverantör Information om andra alternativ för e-fakturering Kontaktformulär (på engelska) Bilaga 1 KONE-enhet Momsreg.nr. eller annat ID E-faktureringsadress AUSTRALIEN: KEP AU (Australia) KEPAU201 NYA ZEELAND: KEP NZ (New Zealand) KEPNZ202 ÖSTERRIKE:

7 E-FAKTURERINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 7 KONE AG ATU ATU BAHRAIN: KONE Bahrain SPC BH KONE Elevators SPC BH BELGIEN: KONEBelgium S.A. BE BE KONE International N.V. BE BE KANADA: KONE Inc. CKE CKE KONE Inc. CKQ CKQ CYPERN: KONE Elevators Cyprus Ltd J CY J TJECKIEN: KONE a.s. CZ CZ KONE Industrial - koncern s.r.o. CZ CZ DANMARK: KONE Elevator A/S DK DK EGYPTEN: KONE LLC EG67523 ESTLAND: AS KONE EE EE FINLAND: KONE Oyj FI

8 E-FAKTURERINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 8 KONE Industrial Oy KONE Elevators Oy FI DE FR ATU IT FI DE FR HU MVA HR KONE Export Oy FI FRANKRIKE: KONÉ S.A. FR FR TYSKLAND: KONE Montage GmbH DE DE KONE GmbH, (Frontline) DE DE KONE Holding GmbH DE DE KGM KONE Escalator SSC Europe GmbH DE DE KONE Automatiktür en GmbH DE DE KONE Servicezentr ale GmbH DE DE HONG KONG: KONE Elevator (HK) Limited HK Ben Fung Machineries and Engineering Ltd HK28642 Shan On Engineering Company Ltd HK34041 UNGERN: KONE Felvonó Kft

9 E-FAKTURERINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 9 IRLAND: KONE Ireland Limited IE T IE T ITALIEN: Slimpa S.p.A IT IT KONE Industrial S.p.A IT IT KONE S.p.A IT IT KENYA: KONE Kenya Limited A P A P LETTLAND: SIA KONE Lifti Latvija LV LV LITAUEN: UAB KONE LT LT LUXEMBURG: KONE Luxembourg S.A.R.L. LU LU LUMICO SARL B LUB MALAYSIA: KONE Elevator (M) Sdn. Bhd MY MEXIKO: KONE Mexico S.A. de C.V. KME880401DZ8 KME880401DZ8 KONE Industrial S.A. de C.V. KIN KIN KONE Industrial Servicios S.A. de C.V. NEDERLÄNDERNA: KIS050429B79 KIS050429B79 KONE Holland B.V NL KONE B.V NL Hissi B.V NL KONE Nederland Holding B.V NL KONE Deursystem en B.V NL Kone Finance Holding BV NL

10 E-FAKTURERINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 10 NORGE: KONE Aksjeselskap AS MVA NO MVA OMAN: KONE Assarain LLC OM POLEN: KONE Sp.zo.o. PL PL PORTUGAL: KONE Portugal - Elevadores Lda R3 PT46630R3 QATAR: KONE Elevators LLC QA32647 RYSSLAND: CJSC KONE Lifts RO SAUDIARABIEN: KONE Areeco Ltd SA SINGAPORE: KONE Pte. Ltd N N SLOVAKIEN: KONE s.r.o. SK SK KONE SSC s.r.o SX SLOVENIEN: KONE d.o.o. SI SI SYDAFRIKA: KONE Elevators South Africa (Pty) Ltd ZA

11 E-FAKTURERINGSGUIDE FÖR LEVERANTÖRER 11 SPANIEN: KONE Elevadores S.A. A A Marvi Ascensores SL B B SVERIGE: KONE AB SE SE SCHWEIZ: KONE (Schweiz) AG TURKIET: CHE MWST CHE MWST Kone Asansör Sanayi ve Ticaret A.S TR UGANDA: KONE Uganda Limited UG FÖRENADE ARABEMIRATEN: KONE Middle East LCC AE59446 STORBRITANNIEN: KONE Plc. GB GB KONE (NI) Ltd. GB GB USA: KONE Inc US MKO Marine Elevators LLC US MUS