SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott

Transkript

1 Tid och plats 9 april 2019, kl. 08:30-09:45 i Kommunhuset, Rådrummet, kommunhuset, Tierps köping, Tierp Paragrafer Utses att justera Joakim Larsson ande Ledamöter Sara Sjödal (C) ordförande Lars-Göran Birkehorn Karlsen (M) 1:e vice ordförande Viktoria Söderling (S) 2:e vice ordförande Jonas Nyberg (S) Joakim Larsson (SD) ande ersättare Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän och övriga Randi Graungaard, kommundirektör Sara Stråfors, kommunsekreterare Tomas Ulväng VD Tierps Energi & Miljö AB (TEMAB) 23 Håkan Bergström verksamhetschef kultur och fritid 24 Underskrifter Sekreterare Sara Stråfors Ordförande Sara Sjödal Justerande Joakim Larsson 1

2 BEVIS OM ANSLAG Justering av protokoll har tillkännagivits genom anslag på kommunens anslagstavla Organ Sammanträdesdatum Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunhusets arkiv, Centralgatan 7, Tierp Paragrafer Underskrift Utdragsbestyrkande Sara Stråfors 2

3 Innehållsförteckning Paragraf Rubrik Dnr Val av justerare - Joakim Larsson (SD) 22 Godkännande av föredragningslistan 2019/ Besök av Tierps Energi och Miljö och Tierps Fjärrvärme Tomas Ulväng 24 Stipendier och utmärkelser / Lex Sarah-utredning avseende mappbehörigheter 2019/ Delgivningar 2019/69 27 Information om byggande av Vallskoga förskola 2019/ Projektform Fossilfritt / Svar på revisionsrapport - Granskning av lokalförsörjningsprocessen avseende verksamhetslokaler 30 Samlingsärende kring ombudgeteringar Överflyttning av drift och budget för café Höga berget 2018/ / / Säkerhetspolicy för Tierps kommun 2019/229 3

4 22 Dnr 2019/106 Godkännande av föredragningslistan beslutar att godkänna föredragningslistan. 4

5 23 Information Tierps Energi och Miljö och Tierps Fjärrvärme beslutar att lägga informationen till handlingarna. Tomas Ulväng VD för Tierps Energi & Miljö AB (TEMAB) informerar om vad som är aktuellt inom TEMAB samt Tierps Fjärrvärme AB och informerar om genomförd verksamhet samt ekonomi för år 2018 och om vad som är på gång framöver under

6 24 Dnr 2019/322 Stipendier och utmärkelser 2019 beslutar att tilldela Eva-Lena Wadberg utmärkelsen Årets Eldsjäl, att utse Lövstabruks kulturförening till årets kulturpristagare, att utse Fredrik Strid som Tierps kommuns arbetsstipendiat för konstnärlig verksamhet, samt att utse Tallbacksskolan i Månkarbo till mottagare av Årets miljöpris. Reservation Joakim Larsson (SD) reserverar sig till förmån för eget förslag. En arbetsgrupp av tjänstemän och politik på Kultur och fritid har tillsammans tittat på inkomna förslag och ansökningar och har efter detta tagit ett beslut om att föreslå enligt ovan. Politiken har varit rådgivande i samtliga beslut. Årets Eldsjäl avser att uppmuntra och uppmärksamma en ideell ledare som gjort betydelsefulla insatser för barn/ungdomar/föreningar inom idrott/fritid/naturverksamhet i Tierps kommun och som fungerar som en god förebild. Prissumman är 10 tkr. Kulturpriset är en hedersbetygelse till en person eller grupp som visat framstående förmåga eller gjort uppmärksammade och allmänt erkända insatser på det kulturella området. Priset består av statyetten Samman skapad av Leif Jacobsson. Arbetsstipendiet har som syfte att ge konstnärer eller kulturarbetare möjlighet att under en begränsad tid arbeta med förnyelse och utveckling av sitt konstnärskap. Arbetet/projektet ska även bredda och stärka kulturlivet i kommunen. Stipendiet uppgår till max 50 tkr och utses enligt ett juryförfarande bestående av tre ledamöter. 6

7 Miljöpriset är avsett att stödja och uppmuntra engagerade föreningar, organisationer, enskilda kommuninvånare, företag, skolklasser m.fl. för att uppmärksamma och stimulera kreativitet på miljöområdet som leder till hållbar utveckling, minskad miljöpåverkan eller till en förbättrad livsmiljö. Prissumman är 15 tkr. smotivering Eldsjäl Eva-Lena Wadberg har under lång tid varit en stor eldsjäl inom den uppländska ishockeyn. Genom sina ledaruppdrag inom Tierps Hockey och Upplands Ishockeyförbund har hon stått ut som en stor förebild i en annars mansdominerad idrott. Hon finns alltid med på matcherna och stöttar spelarna. Utöver att hon är lagledare för A-laget och B-juniorerna har hon även startat upp och drivit den uppskattade sommaraktiviteten Sommarhockey. Kulturpris Lövstabruks kulturförening har under en lång tid verkat för ett rikt och inspirerande liv i kommunen. Med mod, nyfikenhet och stort engagemang har föreningen lyckats kombinera såväl historia och samtid, tradition och nyskapande konst och kultur i sina arrangemang och blivit en betydelsefull aktör i Tierps kommuns kulturliv. Arbetsstipendium Konstnären Fredrik Strid tilldelas Tierps kommuns arbetsstipendium för konstnärlig verksamhet, för att genomföra skulpturprojektet Fåglar i Sverige. Inspirerat av vanitastraditionen, vars motiv ofta påminner om jordelivets förgänglighet och korthet, vill Fredrik Strid skapa skulpturer av fåglar kring sitt närområde och undersöka samhälleliga fenomen. Projektet problematiserar frågor om nationell identitet och migration och kommer att presenteras offentligt i Tierps kommun. Fredrik Strid (f. 1973) är utbildad vid bl.a. Konsthögskolan i Malmö och University of California. Han har gjort ett flertal utställningar i Sverige och internationellt och även konstnärliga gestaltningsuppdrag i Malmö och Tranøy. Han har tidigare mottagit stipendium från bl.a. Konstnärsnämnden och Uppsala landsting och driver sedan 2011 Persbo Studio i Månkarbo. Miljöpris Årets miljöpris 2019 ges till eleverna på Tallbacksskolan i Månkarbo. Eleverna har visat att de bryr sig om vår planet genom att bland annat plocka upp plast och skräp i naturen. De har aktivt varit med och påverkat genom att prata med politiker och kommit med förslag och ställt krav. 7

8 Eleverna har också stått upp för framtiden och klimatet genom att delta i Fridaysforfuture. Förslag till beslut på sammanträdet Yrkande Joakim Larsson (SD) yrkar avslag på att utse Fredrik Strid som Tierps kommuns arbetsstipendiat för konstnärlig verksamhet. sgång Ordföranden föreslår propositionsordning som godkänns av kommunstyrelsens arbetsutskott. Ordföranden ställer proposition på liggande förslag och Joakim Larssons (SD) yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar enligt liggande förslag. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Finansiering enligt budget. sunderlag Handläggarens tjänsteutlåtande et skickas till Kultur och fritid 8

9 25 Dnr 2019/298 Lex Sarah-utredning avseende mappbehörigheter beslutar att det rapporterade var en påtaglig risk för missförhållande. En utredning har gjorts med anledning av ett rapporterat missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande enligt lex Sarah. Det har uppmärksammats att tre medarbetare på andra enheter inom kommunen och på ett kommunalt bolag felaktigt har haft behörighet till en delad mapp. Mappen har använts för sammanställning av information avseende ej verkställda beslut samt vid yttranden av individärenden till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Mappen har innehållit känsliga personuppgifter. Mappen stängdes omgående efter att det upptäcktes. Av information erhållen från IT har det framkommit att ingen av de obehöriga har öppnat den delade mappen och att inga känsliga personuppgifter därav har röjts till obehöriga. Vidtagna åtgärder för att undanröja missförhållandet eller risken för missförhållandet var inledningsvis att stänga den delade mappen. Den delade mappen kommer fortsättningsvis att ersättas av ett mappsystem i ärendehanteringssystemet. Istället för att flera personer har behörighet till en hel mapp ges istället en tillfällig behörighet enbart till den/de personer som har någon information att tillföra. Planerade åtgärder för att förebygga upprepningar av det inträffade är att en mer övergripande förändring behöver implementeras inom IT och kommunens verksamheter avseende behörighetsstrukturen i mappsystemet. De orsaker som har identifierats till missförhållandet eller den påtagliga risken för missförhållandet är att det 1) har saknats rutiner för att regelbundet kontrollera vilka som har behörighet till mappen, 2) rutinen för att avanmäla behörighet i mappar har inte följts när medarbetare slutar eller byter tjänst, 3) nyanställda har övertagit mappbehörigheter efter företrädare som i sin tur felaktigt kan ha kvar tidigare behörigheter samt 4) mappbehörigheter ärvs efter befattning istället för efter person. 9

10 smotivering Enligt rutin för tillämpningen av lex Sarah inom Tierps kommun (ks 2017/847) ska utskottet ta ställning till och besluta om en rapporterad händelse är att betrakta som 1) ett missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande, 2) inte ett missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande eller 3) ett allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande. Eftersom ingen av de obehöriga har öppnat den delade mappen har inga känsliga personuppgifter i själva verket röjts till obehörig. Dock är utredarens bedömning att händelsen är att betrakta som en påtaglig risk för missförhållande eftersom kommunen har brustit i sitt handlande genom att ha riskerat att röja känsliga personuppgifter till obehöriga. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Inga ekonomiska konsekvenser bedöms föreligga. sunderlag Handläggarens tjänsteutlåtande Utredning av händelse rapporterad enligt lex Sarah et skickas till Enheten för Kvalitet och strategisk utveckling, utredare/utvecklare Vård och omsorg, verksamhetschef Individ- och familjeomsorg, verksamhetschef 10

11 26 Dnr 2019/69 Delgivningar beslutar att godkänna redovisningen. Följande handling redovisas som bilaga i utskicket: Handlingsid: KS

12 27 Dnr 2019/282 Information om byggande av Vallskoga förskola beslutar att lägga information till handlingarna och att kommunstyrelsen ska delges på sammanträdet den 24 april. Kommundirektör Randi Graungaard informerar om byggande av Vallskoga förskola. Protokollsanteckning Viktoria Söderling (S) och Jonas Nyberg (S) får följande antecknat till protokollet: Att eftersom beslutet att bygga en ny förskola är taget politiskt bör ett eventuellt beslutat att inte bygga också behandlas politiskt. En analys för hur beslutet att inte bygga kommer att påverka framtidens verksamhet saknas. sunderlag Yttrande gällande byggande av Vallskoga Förskola et skickas till Kommunstyrelsen 12

13 28 Dnr 2017/303 Projektform Fossilfritt föreslår kommunstyrelsen besluta att gå med i BioDriv Öst projektform för Fossilfritt Under två år, från , har Tierps kommun varit delaktig i projektet Fossilfritt Kommunen har inom ramen för projektet tillsammans med externa aktörer samarbetat för att skapa hållbara lösningar i kommunens samhällsplanering. Projektet ger kommunen tillgång till expertkunskap inom fossilfria alternativ samt ger det tillgång till externa samarbetsformer med kunskapsutbyten, projektsamarbeten och stöd genom medfinansieringsansökningar och dylikt. smotivering Tierps kommun har under december 2018 antagit utmaningen Transportutmaningen, med syfte att bli fossilfri till år Kommunen har ansökt, med hjälp av de organisationer som erhållits via projektet Fossilfritt 2030, om medfinansiering för ett biogastankställe och blivit beviljad denna mycket tack vare extern aktörs expertis inom området. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Projektavgiften är per år under de två år projektet pågår. sunderlag Handläggarens Tjänsteutlåtande Avsiktsförklaring Fossilfritt et skickas till Samhällsplanerare Trafik och Infrastruktur 13

14 29 Dnr 2018/1107 Svar på revisionsrapport - Granskning av lokalförsörjningsprocessen avseende verksamhetslokaler föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna svaret på revisionsrapporten som sitt eget och skicka det till kommunrevisionen. Tierps kommun har tagit del av PwC s rapport i ovanstående ämne. Vi har sedan tidigare gjort i princip samma bedömningar som revisorerna och har därför vidtagit ett antal åtgärder sedan granskningen genomfördes. Sedan granskningen av processen genomfördes under hösten 2018 har ett antal ändringar skett inom organisationen. En ny budgetprocess håller på att ta form och det arbetet kommer resultera i en ny utformning av budgetdokumentet (Plan för Tierps kommuns ekonomi och verksamhet) där kommer tydligare beskrivningar och analyser av befolkningsunderlag, dess inverkan på behov av verksamhetslokaler, drifts- och investeringsbudget och liknande, som efterfrågas av revisorerna, finnas med. Dessutom har, i samband med rekrytering av en ny fastighetssamordnare, innehållet i tjänsten ändrats och har numera en tydlig strategisk inriktning. I tjänsten ingår även uppdrag att se över styrdokumenten inom området. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Inga ekonomiska konsekvenser bedöms föreligga. sunderlag Handläggarens tjänstutlåtande Revisionsrapport avseende Granskning av lokalförsörjningsprocessen avseende verksamhetslokaler med bilagor et skickas till Kommunrevisorerna och PWC Kommundirektör 14

15 30 Dnr 2019/209 Ombudgeteringar 2019 beslutar att föreslå kommunstyrelsen besluta att i driftbudgeten överföra 600 tkr från Ansvar Strateg för utbildning och arbetsmarknad, verksamhet 6403 Skolskjutsar grundskolan till Ansvar Chef Planering och Myndighet, verksamhet Trafikplanering. att i driftbudgeten överföra 820 tkr från Ansvar 8810 Verksamhetschef IFO, verksamhet 7721 Administration IFO till Ansvar 7692 Verksamhetschef Bistånd, verksamhet 7112 Administration bistånd samt 75 tkr från Ansvar 8831 Chef IFO Administration center, verksamhet 7723 IFO administration center till Ansvar Enhetschef Bistånd, verksamhet 7112 Administration bistånd. I samband med utarbetandet av driftbudget för 2019 beslutades att skapa en samlad funktion för planering av skolresor genom resesamordnare placerad vid Medborgarservice, Tillväxt och Samhällsbyggnad som finansieras via ombudgetering från skolan till Medborgarservice.Inför 2019 överfördes enheten Bistånd till Vård och Omsorg från Individ och Familjeomsorgen. Vid överföringen av verksamheten i driftbudget 2019 saknades budgeten för Bistånds övergripande kostnader för administration och enhetschefens lön. smotivering Ombudgetering av driftmedel för de överförda verksamheterna är nödvändig för att finansiera dessa. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Dessa ombudgeteringar görs inom beslutad budget för kommunens nettokostnad, dvs det är ingen utökning av budgeterad nettokostnad. sunderlag Handläggarens tjänsteutlåtande Ombudgetering Resesamordnare Ombudgetering IFO VoO 15

16 et skickas till Utbildningschef Chef Medborgarservice Chef Samhällsbyggnad Chef Individ och Familjeomsorg Chef Vård och Omsorg Ekonomienheten 16

17 31 Dnr 2019/337 Överflyttning av drift och budget för café Höga berget föreslår kommunstyrelsen besluta att flytta över driften av caféverksamheten Höga berget med tillhörande budget på 300 tkr från Ansvar 676 Rektor Ro 6, verksamhet 6501 Övrig administration gymnasieskolan till Ansvar Café Höga berget, verksamhet 7341 Daglig verksamhet. Det har tidigare varit en samverkan kring caféet Höga berget och daglig verksamhet. Daglig verksamhet har arbetstagare från vägvalet som arbetar på Höga bergets café. Högbergsskolan har också haft egen personal (lönebidragsanställning) för att kunna driva caféet. Högbergsskolan har tidigare haft en medarbetare som ansvarat övergripande för caféet. Medarbetaren har nu fått annan tjänst med andra arbetsuppgifter som gör att denne inte kan finnas till hands för arbetstagarna som arbetar i caféet. Det har inkommit önskemål från Högbergsskolans rektor om att Daglig verksamhet ska ta över driften av caféet och då bemanna med arbetshandledare som finns tillgänglig hela tiden för arbetstagarna. Daglig verksamhet har dock inte personalbudget för att utöka med ny verksamhet. I överenskommelse med Högbergsskolan kommer kr att föras över från Högbergsskolans budget till daglig verksamhets personalbudget. smotivering Det är av stor vikt att caféet Höga berget drivs vidare då caféet är en viktig mötespunkt för eleverna och lärarna på skolan. Det är också väldigt bra arbetsuppgifter för arbetstagarna inom daglig verksamhet. Ekonomiska konsekvenser och finansiering En förutsättning för att daglig verksamhet ska kunna ta över driften är att Högbergsskolan lämnar över 300 tkr till daglig verksamhet för att finansiera en arbetshandledare till caféet. Detta är överenskommet med Funktionsrektor för Högbergsskolan. Finansieringen innebär överföring av driftbudget från Gymnasieskolan till Funktionshindradeomsorgen. 17

18 sunderlag Handläggarens tjänsteutlåtande Bilaga - Överflyttning av drift och budget för café Höga berget et skickas till Verksamhetschef Vård och Omsorg Områdeschef Funktionshindradeomsorgen Rektor Högbergsskolan Ekonomienheten 18

19 32 Dnr 2019/229 Säkerhetspolicy för Tierps kommun föreslår kommunstyrelsen hemställa kommunfullmäktige besluta att fastställa säkerhetspolicyn för Tierps kommun och att den gäller från och med den 12 juni 2019 och revideras senast den 30 juni Säkerhetspolicyn talar om vilket ansvar och vilka uppgifter kommunens verksamheter, bolag och politiska styre har för kommunens säkerhetsarbete. Policyn ska revideras vid behov men ska ses över i sin helhet inför varje ny mandatperiod. Sista datum finns angivet ovan samt i policyn. Detta för att policyn ska vara uppdaterad efter omvärldsanalys, lokala förutsättningar, regelverk och andra aspekter som är dynamiska. Det är viktigt att samtliga tar sitt ansvar i arbetet och även förstår vilket ansvar var och en har gällande säkerhetsarbetet. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Inga ekonomiska konsekvenser bedöms föreligga. sunderlag Handläggarens tjänsteutlåtande Säkerhetspolicy för Tierps kommun et skickas till Säkerhetsstrateg/säkerhetsskyddschef 19