Va rmlands Orienteringsfo rbund

Transkript

1 Va rmlands Orienteringsfo rbund Protokoll Distriktsstyrelsen nr 9/15 Tid och plats Idrottens Hus, Karlstad 15 december 2015 Närvarande ledamöter Örjan Beckius Sören Johansson Elisabeth Gustavsson Sune Andersson Britt Marie Lundqvist Linda Take Distriktsordförande Övriga deltagare Monika Wikström Protokollssekreterare Oskar Andrén Lämnat återbud Peter Risberg Peter Olsson Sammanträdets öppnande 92 Distriktsordförande Örjan Beckius förklarar mötet öppnat och hälsar alla välkomna. Justering 93 att utse Britt Marie Lundqvist att jämte mötesordförande Örjan Beckius justera protokollet Dagordning 94 att under punkten Övriga frågor lägga till Kartkontroll samt att därefter fastställa utsänd dagordning. Föregående mötes protokoll 95 Styrelsen går igenom föregående mötes protokoll. att därefter lägga protokoll 8/15 till handlingarna. Utvärdering O Gala Styrelsen summerar Inspirationsdagen och O Galan den 5 december och konstaterar att träningarna var uppskattade av deltagarna. Väldigt kul övningar lagda av Oskar. Alla tyckte O Ringen informationen var givande. Det var stort gensvar till O Ringen ledningen från deltagarna efteråt. Oskars föreläsning var mycket intressant och känslosam. Suverän mat som fick många lovord. Lotterna var succé, vinsten blev kr till VOF. Det var bra att sälja lotterna också i samband med avprickningen. Att dela ut alla priser på 1

2 scenen under O Galan var bra. Det som var trist var att det kom färre personer än vanligt, trots julbord och proffsig konferencier. Förvånande att ungdomarna inte kom dit? Kanske bytet av datum till 5 december gjorde att färre kom. Malte gjorde bra och rolig underhållning. En miss att ljuset var tänt i salongen. Vi ska ha ett bildspel från året som gått vid middagen, vilket vi missade i år. att Monika skickar ut utvärdering, att Ungdomskommittén får utvärdera varför inte ungdomarna kom, att preliminärboka novemberhelgen i Deje redan nu och att undersöka om vi kan ha gala med andra SDF? Rapport SDF konferens 97 Örjan var till Arvika på SDF konferensen. På grund av jobbet missade han en halv dag (fredag eftermiddag), då det gicks igenom idrottens strategiarbete mm. Lördag förmiddag handlade om statistik. Hur ser befolkning, inkomster, deltagartillfällen, IL, LOK stöd etc. ut i Värmland? Det var också info om integration och idrottslyftet. Det finns mycket pengar till idrotten när det gäller integration. Budget, VP frågor Styrelsen diskuterar planeringsdag mm. Hans Lidén har ställt frågan till Örjan om flera från kommittén kan åka på kartkonferensen i Göteborg. att två från kommittén kan åka på kartkonferensen i Göteborg, att Planeringsdagen ställs in. Budgetmöte 11/1, kl , att kontakt tas med OK Älgen angående årsmöte i deras klubbstuga samt att Örjan frågar några klubbar om de kan arrangera skid O tävling Kommittéernas rapportering 98 Tävling a) Sören rapporterar om en lyckad Banläggarträff med många deltagare. Flera O Ringenbanläggare deltog. Några fick nya banläggarkort och andra förnyade sina. TK undersöker nytt datum för Värmlandsserien i Grums, eventuellt 25/9. Sören har varit på Rolf Bylunds begravning. Ungdom Naturpasset Övriga rapporter 99 Ordförande a) Inget mer att rapportera. b) Peter sjuk c) Elisabeth informerar om att de som inte har rapporterat in Naturpasset för 2015 ska påminnas. Kansliet Ekonomisk rapport b) Möte med SISU och VIF angående Idrottslyftet för projektet och utbildningshelgen. Inget klart ännu men positivt möte kr Idrottslyft från VIF för början av året. Skogens dagar, som arrangeras vart tredje år blir maj 2016 på norra fältet. VOF har fått frågan att vara med som vi brukar. c) Sune delar ut resultatrapport och balansrapport sen förra mötet den 17/11 till idag, se bilaga 1. Sune kommer 2

3 fortsättningsvis att maila ut dokumenten till alla dagen innan mötet. Rekryteringsprojektet d) Oskar berättar att han träffat Johanna Wallinder, SOFT. Det kommer att bli två stycken Fortbildningar för lärare i Värmland. En i Karlstad och en i Arvika. Oskar föreslår att han kan Informera kring lärarfortbildning i samband med Årsmötet. Utbildningen sker i tre steg: Lära lärarna att orientera. Banläggning mm. och Steg tre hur föreningarna gör så att de är på samma nivå som lärarna. Det får inte vara för svårt. SOFT kommer att ta fram en materialbox som föreningarna kan söka idrottslyft för. De blir då gratis för skolorna. Det finns erbjudande till föreningar/skolor om 79 kr/st. för kompasser, minsta order på 20 st. SportIdent har fixat ett nytt erbjudande för skolor, efter påtryckningar av Oskar. De har nu mer än halverat priset för skolpaket. Göran Anderssons Skolsprinten är den 11 maj Oskar kommer att försöka få med föreningarna/skolorna på det. Oskar blev inbjuden till Bohus län/dal och deras Föreningsledarträff i november i Uddevalla. Oskar berättade om hur han jobbar här i Värmland. De tyckte det var spännande och uppskattade hans besök. Oskar har skrivit en uppdragsbeskrivning, se bilaga 2. O Ringen e) Linda berättar att styrelsen/föreningsrådet för O Ringen 2017 har fattat en del beslut som nu ska skickas ut till föreningarna: Intresserade ungdomar upp till 16 år får delta. Vi ser det som önskvärt, dock icke krav, att ungdomar bidrar med någon funktionärsyssla när det inte kolliderar med en tävling Elitlöpare tillåts delta om man platsar i högsta elitklass. Vi ser det som önskvärt, dock icke krav, att elitlöparna bidrar med någon funktionärsyssla när det inte kolliderar med en tävling. Övriga, här vill vi vara restriktiva med deltagande men vid mån av tid kan man få springa öppna banor. Ledningsgruppens och av ledningsgruppens utsedda nyckelpersoners reseersättning utökas från kr till kr. Reseersättning för ledningsgrupp handläggs av O Ringen AB och reseersättning till funktionärer handläggs av respektive klubb. Om en förening vill betala ut ersättning innan ersättningen till klubbarna fördelas i slutet av 2017, så får de sköta det ur egen kassa. Reseersättning till övriga funktionärer. Den enskild förening avgör om reseersättning ska utgå till föreningens medlemmar och den administreras då av respektive klubb. Ersättningen dras då från den del av resultatet som enskild förening har fått. Exempel på rekommendation: Att t.ex. under arrangörsveckan erbjuda klubbens medlemmar en betald resa tur och retur. Kartersättning 3

4 Föreningar som efter arrangemanget tar över ägandeskapet av arrangemangets karta betalar 5 % av det totala värdet att framställa kartan, dock max kr. Matersättning under arrangemanget Utifrån tidigare O Ringen och erfarenheter från liknande arrangemang så har det beslutats att inte tillhandahålla någon mat till funktionärerna från O Ringen sida. Däremot är det fritt fram för respektive förening att lösa det om man så önskar. Deltagarenkät skickas ut inom kort till värmlänningarna där man får önska vad man vill jobba med på O Ringen i Värmland. Övriga frågor 100 a) Kartkontrollenkät Det är Svårt med kartkontroll i Värmland p.g.a. för få kontrollanter. Kartkommittén vill skicka ut en enkät till klubbarna. att Örjan tar kontakt med Hans Lidén. Avslutning 101 Nästa möte bestäms till 27/1. Örjan avslutar mötet och tackar mötesdeltagarna. Efter mötet vankas Julknyt. Vid protokollet Justeras Justeras Monika Wikström Örjan Beckius Britt Marie Lundqvist Sekreterare Mötesordförande 4

5 Bilaga 1 1 (2) Protokoll 9/15 Vänn lands Olienteringsförbund : Räkenskapsår: l l Resultatenhet: Hela företaget Period: l5-12-3l, Resultatrapport Preliminär Sida: Utskrivet: I 5-l 2-l 5 Senaste vernr: 136 Perioden Ackumulerat Rörelsens intäkter Bidrag SOFT Bidrag VIF t, Bidrag SKK / SFK Tâvl,skatt (vid grn.förda tävl.) 1l t Grundavg. klubb Avg.enl. uttaxering Kartkontroll Övr.ersätt- div intäkter I 't 3021 Medaljer fakturerade O- gata I Andla deltagar avg. Ersät. skolprojekt Oresutjärnnj Övr. ersät. intäkt , ,00 2, S:a Rörelseintäkter , ,05 Direkta kostnader r t t4 Inköp rntrl inkl. livsm. L?igerkost.resor etc. Inköp gravys medalje /plaketter Kurs/kon ferens/utbild Övr. tävt.kost Kost. Styr/årsrnöte Kläder Ungdornskommiten ,00 - I ,60-5t 527, , '78, , t t7 USM-kost S:a Direkta kostnader , ,60 Bruttovinst Övriga externa kostnader 5010 Lokalhyra 501 Tele IT-data, kopiering kansli 5415 Dataprogram 6l l0 Kontor mtrl. kopiering 6l I 5 Fika 6250 Porto 6310 Försäkring 6570 Bankkost 6590 Övr. lrämmande tjänster 6970 Tidningar lacklitteratur 6981 Föreningsavg Övr. kostnader 6993 Lâmnade S:a extema kostnader , ,45 -t I,00-415,00-214, ,00-7,s , , ,00 -t2 580,68 -l 348, , , , ,50 -l 305, ,00 - l , t,50 - l , I 8 Personalkostnader Löner Sem. lön Skattefri bilersät. Arb.giv.avg. AMF enl.avtal Collectum premier s Arb siv. alliansen , , ,00-525, , t4 793, ,00-4 t -s 775, S:a Personalkostnader -39 9s4, ,20 Rörelseresultat '7, ,07 Finansiella poster 840 I Räntekost SKV Resultat efter flrnansiella poster , ,0'l Beräknat resultat , ,

6 2 (2) Vâr nlands Orienteringsförbund r Räkenskapsår; l l Resultatenhet: Hela företaget Period: l5-l l-17 - l Balansrapport Preliminär Sida: Utskrivet: Senaste vernr: l Omsättningstillgångar Varulager mm 1400 Lager DM-medaljer , ,00 l0 124,00 l40l Laser OL blusar/våistar S:a Varulager mm , , ,00 Fordringar l5l0 r Kundfordringar Skattekonto Övr. Interimsfordringar l, , l S:a Fordringar t8 121,20 3'750, ,20 Kortfristiga placeringar I 810 Flykenfonden I 820 Nordenlond I 830 Futura fond Secura fond I 840 3s 286, , I 9 l3 856,08 2t , , I 9 l3 856,08 2t 044, , ,19 l3 856,08 2t S :a Kortfristiga placeringar ,51 \27 266,51 \27 266,51 Kassa och bank 191 I Kassa Putte t920 Bank PG 1925 Sparkonto 4080 \' , , ,84 8 s5l,00 I ,6 I , , , ,61 t't2 613,84 S:a Kassa och bank 201 s98, , , ,45 S:a Ornsättningstillgångar , , , ,16 S:A TILLCA.NGAR , , , ,t6 EGET KAPITAL, AVSATTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital 2010 Eget kapital 2099 Redovisat kapital ,91 -r2 865, , , , ,18 S:a Eget kapital , , ,09 Kortfristiga skulder Skuld Frykenfond Inbet Tipsklubben Övr. kortfrist.skulder Upplupna sem.[öner Upplupna Soc.avg Upplupen sär'skild löneskatt Övr. interirna skulder , ,00-2 l '79, , , , , , ,00 -t 429, , , ',19, ,00 -t 429, S:a Kortfristiga skulder , , ,00 S:A ECET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER l 1, , s,09 BERAKNAT RESULTAT*** ,07 -t4 197, ,07

7 Bilaga 2 1 (3) Protokoll 9/15 Uppdragsbeskrivning Skol & Rekryteringsprojekt Bakgrund och syfte Antalet deltagare på orienteringstävlingar minskar i Värmland och många föreningar saknar eller har en väldigt begränsad verksamhet. Orienteringen i skolorna är en potentiell arena för att rekrytera ungdomar men orienteringen har ett rykte att vara tråkigt vilket minskar chansen för att elever vill orientera på fritiden. För att orienteringen skall växa i Värmland är det viktigt att föreningarna har en bra verksamhet och att personer upplever orientering som ett roligt moment, annars tillkommer inga nya utövare. Syftet med projektet blir således att utveckla orienteringen i skolundervisningen för att göra den roligare samt att stötta föreningarna i Värmland med deras rekryteringsverksamhet. Uppdragsgivare är Värmlands Orienteringsförbund. Projektets mål och ramar Projektmål Projektets mål är att föreningarna i Värmland skall ha en fungerande rekryteringsverksamhet och kunna vara självgående i momentet att rekrytera nya medlemmar. Skolorienteringen i Värmland skall upplevas rolig för eleverna. Delmål Föreningarna skall med hjälp av en resursperson aktivt delta vid arrangemang med syfte att rekrytera nya medlemmar. Skolorienteringen i Värmland skall upplevas rolig och inspirera elever att orientera inom föreningen. Fortbildning av lärare erbjuds för att ge lärarna idéer att undervisa orientering i en rolig form. Stärka föreningarna via utbildning för att de skall kunna ta emot nya orienterare samt vara förberedda inför O ringen Avgränsningar Projektet går ej ut på att ersätta föreningens verksamhet. Projektet är till för att hjälpa föreningar, inte avlasta dem. Projektet går ej ut på att ersätta lärarens roll. Eventuella skolbesök är ett sätt för föreningen att visa upp sin verksamhet och utbilda läraren så att orienteringen i skolan kan få ett bättre anseende. Tidsram Projektet startade 2013 och pågår fram till och med Värmlands Orienteringsförbund

8 2 (3) Kostnadsram Totalbudgeten för projektet är beroende av Idrottslyftet, alltså går det ej att fastställa en exakt budget för hela projektet. Idrottslyftet medel skall sökas årligen så att en resursperson kan arbeta deltid (50 %) med tjänsten. Tre föreningar i Värmland söker Idrottslyftet á kr, Värmlands Orienteringsförbund fakturerar vardera föreningen kr för resurspersonen. Utöver detta söks kr via Svenska Orienteringsförbundets distriktspott. Årlig budget förväntas då bli kr. Eventuellt överskott vid årets slut tillsätts i nästa års budget. Projektledare ansvarar för att budgeten hålls och att ekonomiska rapporter tillfaller Styrgruppen kontinuerligt. Projektorganisation Styrgrupp Namn E post Telefon Oskar Andrén Oskar.andren@varmland.rf.se Örjan Beckius Orjan.beckius@teliasonera.com Monika Wikström Monika.wikstrom@varmland.rf.se Projektledare Namn E post Telefon Oskar Andrén Oskar.andren@varmland.rf.se Övriga resurser Namn E post Telefon Patrik Norlin Patrik.norlin@varmland.rf.se Elisabeth Annersand elisabeth.annersand@sisuidrottsutbildarna.se Patrik Norlin kan i egenskap som projektledare under samt som nuvarande SISUkonsulent agera bollplank. Elisabeth Annersand kan i egenskap som SISU konsulent agera bollplank samt nå ut till föreningar hon arbetar med. Kommunikation Kommunikation drivs kontinuerligt via möten, mail och telefonkontakt inom styrgruppen och vid behov även till övriga resurser. Alla parter ansvarar för att ta kontakt vid behov, men Projektledare står ansvarig för att utvärdering och rapporter kontinuerligt lämnas till styrgruppen. Tidsplanering Under november 2015 skall en utvärdering från hösten rapporteras till styrgrupp. Värmlands Orienteringsförbund

9 3 (3) Under december 2015 skall en enkät gällande orienteringsundervisning skickas ut till skolor samt föreningar som kan skicka vidare till skolor. Fortlöpande under vintern och våren återupptas arbetet med föreningarnas rekryteringsverksamhet mars 2016 genomförs en utbildningshelg för att stärka och utbilda föreningarna. 11 maj 2016 genomförs ett världsrekordförsök inom Skolsprinten I samband med/efter skolsprinten 11 maj 2016 lämnas en ny enkät ut till skolor för att se om projektet medgett resultat. 31 maj 2016 skall resultatet från skolsprinten ha rapporterats till Styrgrupp samt Göran Andersson som är projektledare för världsrekordsförsöket. När skolorna tagit sommarlov (juni månad) skall en rapport angående vårens arbete lämnas in till styrgruppen. Under hösten 2016 och våren 2017 skall föreningarna på eget initiativ aktivt ansvara för och genomföra sin rekryteringsverksamhet. Föreningar kan vid behov få resurspersonens stöd för genomförande av detta. I september 2017 avslutas projektet. Utvärderingar och rapporter skall vara inlämnade och målen skall vara uppnådda. Fortlöpande under projektets gång skall varje förenings situation analyseras för att bestämma huruvida arbetet med föreningen skall fortsätta. Risker Märker projektledare att budgeten håller på att ta slut riskerar projektet att läggas ned, antingen temporärt om nya ekonomiska medel kan tas fram eller permanent om inga medel finns tillgängliga. Skulle Projektledare bli tvungen att avgå sin tjänst under en period riskerar projektet att läggas ned under den perioden. En ny projektledare kan behöva anställas vilket kräver en anställningsprocess som tar tid vilket kan skada projektet under den perioden. Tillgänglighet till bil för projektledare är ett viktigt moment då mycket resa inom Värmland genomförs på oregelbundna tider. Då förbundet ej tillhandahåller med bil är det projektledarens ansvar att en bil finns tillgänglig. Övrigt material som Värmlands Orienteringsförbund tillhandahåller med såsom SportIdentutrustning, kartor och plastfickor ansvarar projektledare för att det fungerar och finns tillgängligt. Skulle det inte finnas tillgängligt riskerar projektet att bli lidande ekonomiskt ifall ny utrustning måste införskaffas. Övriga resurspersoner inom projektet som av blivande anledning tvingas avgå sin tjänst under en period är inte lika akut, projektet kan fortfarande pågå så länge projektledare finns tillgänglig. Projektet kan dock bli lidande ifall vissa problemlösningar blir hämmade av en persons frånvaro. Utvärdering Utvärdering och rapporter skall kontinuerligt rapporteras in till styrgruppen under projektets gång. Projektledare har ansvaret för att rapporter och utvärderingar redovisas. Värmlands Orienteringsförbund