SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott Blad 1 (30) Plats och tid Björken, kommunkontoret i Strömsund, klockan Beslutande Gudrun Hansson (s), ordförande Susanne Hansson (s) Lennart Oscarsson (s) Jan-Olof Andersson (m) Karin Stierna (c) Övriga närvarande Ingrid Nilsson, sekreterare Anders Andersson, kommunchef Anneli Svensson, kommunledningsförvaltningen, Stig Willman, kommunledningsförvaltningen, 1 och 14 Karin Holmquist, framtids- och utvecklingsförvaltningen, 15 Gudrun Eriksson, kommunledningsförvaltningen, Birgitta Ohlson, kommunledningsförvaltningen, Hans Wessén (m), ej tjg ersättare Utses att justera Karin Stierna Justeringens Kommunkontoret, Strömsund, plats och tid Underskrifter Sekreterare... Paragrafer 1-21 Ingrid Nilsson Organ Ordförande... Gudrun Hansson Justerare... Karin Stierna Sammanträdesdatum ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Kommunstyrelsens arbetsutskott Datum då anslag Datum då anslag sätts upp tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet, Strömsund Underskrift... Ingrid Nilsson

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Arbetsordning för Rådet för funktionshinderfrågor Kommunfullmäktige beslutade den 16 december 2009, 104, bl.a. att handikapprådet ska lyda under kommunstyrelsen i stället för under socialnämnden. Namnet på rådet ändrades till Rådet för funktionshinderfrågor. Utredningschefen har nu upprättat förslag till ny arbetsordning för rådet. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar Arbetsordningen fastställs enligt bilaga. Dessutom beslutar arbetsutskottet följande: Kommunchefen får i uppdrag att till kommunstyrelsens sammanträde tydliggöra hur det administrativa stödet till rådet ska se ut. Beslutsexpediering Kommunchefen Justering (sign)

3 1 (3) 0:16 ARBETSORDNING FÖR RÅDET FÖR FUNKTIONSHIN- DERFRÅGOR 1.1 Ansvarsområde Kommunen har såväl ett lagstadgat ansvar som intresse av att samverka med såväl enskilda som organisationer som företräder funktionshindrade. Samrådet med de funktionshindrades organisationer sker bland annat genom Rådet för funktionshinderfrågor RFH. Rådet för funktionshinderfrågor är ett viktigt organ för samråd och ömsesidig information mellan kommunen och företrädare för berörda brukarorganisationer. RFH har som referensorgan inte ställning som kommunal nämnd eller styrelse. Rådet är dock en viktig kanal till funktionshindrade i kommunen. Det är därför angeläget att rådet ges reella möjligheter att fullgöra sina uppgifter och att dess synpunkter beaktas. Kommunen skall informera rådet om planer för förändringar av samhällsinsatsernas utformning och organisation som berör funktionshindrade generellt. Kommunen bör därför i ett så tidigt skede som möjligt inhämta rådets synpunkter och förslag så att dessa kan påverka ärendets handläggning. Rådets representanter kan via rådet ta initiativ till och aktivt arbeta för förändringar och anpassningar av den kommunala verksamheten som berör funktionshindrades förhållanden och villkor i samhället. 1.2 Rådets sammansättning Rådet för funktionshinderfrågor är organisatoriskt underställt kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen utser till rådet ordförande och vice ordförande samt ersättare för dessa. Kommunstyrelsens företrädare i rådet skall vara ordinarie ledamöter eller ersättare i kommunstyrelsen. Socialnämnden får av sina ordinarie ledamöter till rådet utse en ordinarie ledamot och ersättare för denne. Rådet för funktionshinderfrågor består av 11 ledamöter samt 11 ersättare för dessa. Funktionshinderorganisationerna får utse totalt åtta ledamöter och åtta ersättare enligt följande:

4 2 (3) 0:16 SRF - Synskadades riksförbund En ledamot DHR - De handikappades riksförbund En ledamot FUB - Föräldraföreningen för utvecklingsstörda En ledamot barn och ungdomar RMR - Reumatikerföreningen En ledamot HRF - Hörselskadades riksförbund En ledamot RmA - Allergiföreningen En ledamot FHL - Föreningen hjärt- och lungsjuka En ledamot RBU - Rörelsehindrade barn- och ungdomar En ledamot Rådet utses av kommunstyrelsen för motsvarande tid som kommunens mandatperioder för nämnder och styrelser. Andra föreningar och organisationer som driver verksamhet inom kommunen med syfte att tillvarata funktionshindrades intressen kan när särskilda skäl föreligger inbjudas att delta i rådets överläggningar. Representanter för andra samhällsorgan kan även inbjudas till rådet för information, diskussion eller samråd. 1.3 Arbetsformer Rådet för funktionshinderfrågor sammanträder 4 gånger per år. Datum för sammanträden fastställs senast i början av året. Ett av dessa sammanträden skall hållas under hösten, i anslutning till behandlingen av kommunstyrelsens budgetförslag. Sammanträde skall även hållas om ordförande eller minst hälften av rådets ledamöter begär det. Referensgrupp, bestående av funktionshinderorganisationernas representanter, förbereder nästkommande sammanträde och lämnar i god tid in förslag till föredragningslistan. Arbetsgrupp för remissfrågor, bestående av tre representanter från funktionshinderorganisationerna, avger synpunkter på ny- och ombyggnationer inom kommunen. Kommunen svarar för sekreterar- och kansliservice till rådet. Kallelse, samt förslag till föredragningslista med tillhörande handlingar skall på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare minst fem dagar före sammanträdet. En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde kallar själv sin ersättare.

5 3 (3) 0:16 Ersättare har rätt att närvara vid rådets sammanträden och har rätt att yttra sig i den omfattning som kommunfullmäktige beslutar för kommunens styrelser och nämnder. Rådet för funktionshinderfrågor är ett referensorgan. Rådet behöver därför inte ha en enhetlig uppfattning och regleras inte av kommunallagens bestämmelser avseende arbetsformer och beslutsförhet. Vid sammanträden förs anteckningar av protokollskaraktär. Protokoll justeras av ordförande samt en av rådet utsedd ledamot. Av dokumentationen skall framgå vilka avvikande synpunkter som framförts. 1.4 Ersättning för ledamöter Funktionshinderorganisationernas representanter i rådet utses av och representerar sina organisationer och omfattas därför inte av kommunens reglemente för förtroendevalda. Representant från funktionshinderorganisationerna erhåller ersättning för förlorad arbetsförtjänst eller inkomstbortfall i samma omfattning som gäller för förtroendevalda. I förekommande fall erhålls ersättning för resekostnad enligt kommunens reglemente. Ledamöter från kommunal nämnd eller styrelse erhåller under tjänstgöring i rådet arvode och ersättning enligt kommunens reglemente för ersättning till förtroendevalda. Antagen av kommunfullmäktige den xx xx xxxx

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Bolagsordningar för bolagen Utkast till nya bolagsordningar diskuteras vid sammanträdet. Arbetsutskottets beslut Kommunchefen får i uppdrag att till kommunstyrelsens sammanträde komma med förslag till bolagsordningar utifrån de diskussioner som förts vid dagens sammanträde. Beslutsexpediering Kommunchefen Justering (sign)

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Policy för representation och gåvor Kommunfullmäktige beslutade den 25 februari 2009, 5, att bifalla en motion från Hans Wessén om att Strömsunds kommun ska fastställa en policy för representation. Kommunchefen har den 29 oktober 2010 redovisat förslag till policy för representation och gåvor. I förslaget ingår att nuvarande reglemente för belöningar vid långvarig och trogen tjänst tas in i denna policy. När det gäller belöning efter 25 år ändras det från att ha varit stipendium till presentkort. Kommunstyrelsen beslutade den 23 november 2010, 245, att föreslå utformning av en ny policy. Kommunfullmäktige beslutade den 16 december 2010, 92, att återremittera ärendet för ytterligare genomgång av policyn. Ärendet ska återredovisas till kommunfullmäktige den 23 februari Kommunchefen har lämnat förslag till ändringar. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar Policy för representation och gåvor fastställs enligt bilaga att gälla fr.o.m. den 1 juli Justering (sign)

8 POLICY 1 (5) POLICY FÖR REPRESENTATION OCH GÅVOR I STRÖM- SUNDS KOMMUN Representation Begreppet representation saknar en mer bestämd definition. I allmänhet avses sedvanlig gästfrihet i form av värdskap som har ett direkt samband med ett företags verksamhet. Skatteverket har utfärdat anvisningar kring representation. Denna policy för representation har tagits fram med beaktande av Skatteverkets anvisningar och den avser såväl kommunens verksamheter som kommunala bolag. För exakta belopp, avdragsgill nivå och eventuella förmånsvärden, hänvisas till Skatteverket. Representation kan vara riktad utåt mot externa intressenter, extern representation eller inåt mot anställda, intern representation. Representationskostnad kan vara kostnad för t.ex. mat, dryck, hotellrum, resor, underhållning, biljetter, personalfester, gåvor till gäster, gåvor till anställda och liknande. Det primära kravet vid representation är att den har ett omedelbart samband med verksamheten. Kravet gäller både tidpunkten och platsen för representationen och de personer mot vilka representationen riktar sig. Allmänt gäller att all representation ska ske med måtta och att kostnaderna ska hållas inom rimliga och försvarbara gränser. Stor försiktighet ska också iakttas beträffande ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer. All representation ska noga övervägas utifrån vilken nytta den har för kommunen och, i förlängningen, för dess uppdragsgivare, invånarna. Extern representation Extern representation i Strömsunds kommun skall ske för att skapa intresse för kommunen, knyta för kommunen viktiga kontakter och främja kommunens intresse. Representationen har till syfte att skapa goda relationer och skall ske under normala umgängesformer. Extern kommunal representation ingår i vissa politikers och anställdas arbetsuppgifter i syfte att under normala umgängesformer främja kommunens intressen.

9 POLICY 2 (5) Vid extern representation skall kommunen kunna bjuda på mat och dryck. Vid representation under normal arbetstid skall måltiden utgöras av s.k. dagens rätt men s.k. affärslunch kan vid behov serveras. Representationen sker i tjänsten och då bekostar kommunen normalt inte starkare dryck än öl klass I. Undantagsvis kan avsteg från denna huvudregel få göras då kommunen är värd för internationella gäster. Vid representation skall det alltid finnas ett alkoholfritt alternativ. Vid representation som innebär servering av mat och dryck skall Riksskatteverkets anvisningar vara vägledande. Beslut om extern representation Beslut om extern representation skall tas, i förväg, av kommunfullmäktiges ordförande, kommunstyrelsens ordförande, nämndsordförande, kommunchef eller förvaltningschef. Beslut om alkohol skall tas av kommunstyrelsens ordförande. Ansvarig ordförande eller chef är däremot inte pliktig att vara närvarande vid själva representationen. Intern representation Med intern representation avses förtäring av mat och dryck vid exempelvis nämndernas personalfrämjande åtgärder, årsavslutningar, avtackning vid exempelvis pensionering samt uppvaktning, informationsmöten med personal, förhandlingar, planeringskonferenser, personalfester m.m. Vid intern representation skall kommunen kunna bjuda på mat och dryck. I dessa fall gäller att starkare dryck än öl klass I inte bekostas av kommunen. Belöning lång och trogen tjänst Belöning efter minst 10 års tjänst Anställd som efter minst 10 år lämnar kommunal tjänst tilldelas en officiell minnesgåva och uppvaktas till ett värde av totalt 3 % av ett prisbasbelopp. Med anställd avses i belöningssammanhang den befattningshavare som genom hel- eller deltid varit anställd i kommunens tjänst.

10 POLICY 3 (5) Med deltidsanställd avses den som utfört arbete omfattande minst 40 % av den tid som gäller enligt avtal för motsvarande heltidstjänst. Belöning efter 25 års anställning Befattningshavare som sammanlagt innehaft 25 års tjänst i kommunen tilldelas ett presentkort till värdet av 12 % av ett prisbasbelopp, att utbytas mot varor. Förtroendevalda Förtroendevald som innehaft uppdrag i en följd av 25 år inom kommunen tilldelas ett presentkort till värdet av 12 % av ett prisbasbelopp, att utbytas mot varor. Förtroendevald som avgår efter en sammanlagd tid av två mandatperioder tilldelas en officiell minnesgåva och uppvaktas till ett värde av totalt 3 % av ett prisbasbelopp. Övriga uppvaktningar Befattningshavare som avgår med pension från anställning i kommunens tjänst, oavsett anställningstidens längd uppvaktas alltid med blommor. Tidigare erhållen belöning förhindrar inte att sådan uppvaktning sker. Särskilda skäl för uppvaktning Har kommunen övertagit verksamhet där befattningshavare intjänat tid som överensstämmer med ovan nämnda regler skall befattningshavarens anställning beräknas efter samma grunder. Om särskilda skäl föreligger kan personalorganet besluta om utdelning av belöning utan att ovan angivna krav har uppfyllts. Ansvar för bevakning av belöningsberättigad befattningshavare Kommunledningsförvaltningen/personal ansvarar för bevakning av belöningsberättigad befattningshavares ihågkomst samt sammanställning över de som uppfyller villkoren för uppvaktning. Respektive förvaltning ansvarar för att berättigad befattningshavare enligt angivna regler blir föremål för uppvaktning. Respektive förvaltning ansvarar för att aktuell person anmäls i god tid till kommunledningsförvaltningen/personal så att beslut och beställning av minnesgåva kan verkställas.

11 POLICY 4 (5) Arrangemang vid överlämnade av belöning Utdelning av presentkort skall ske vid kommunfullmäktiges sista sammanträde under året. Överlämnandet skall förrättas av kommunfullmäktiges ordförande eller den som utses. Samtliga befattningshavare skall skriftligen inbjudas. Utdelning av plakett eller annan minnesgåva sker inom respektive förvaltning, nämnd eller styrelse. Gåvorna tillhandahålls av kommunledningsförvaltningen/kansli. Ersättning för resa Berörd befattningshavare erhåller ersättning för resa mellan hemort och utdelningsort samt i förekommande fall ersättning för nattlogi. Ansökan om ersättningsförmåner inlämnas till respektive förvaltning och behandlas på samma sätt som reseräkningar. Reseersättning erhålls endast från ort inom kommunen, ej från bostadsort utanför kommunen. Uppvaktningar och gåvor Förtroendevalda uppvaktas med blommor och lämplig gåva till ett värde av 2 % av ett prisbasbelopp, av respektive styrelse eller nämnd på 50-årsdagen. Ordföranden för respektive nämnd eller styrelse och förvaltningsledningen uppvaktar ledamöter. Kommunfullmäktigeledamöter som inte har andra uppdrag eller är nämndsordförande uppvaktas av kommunfullmäktiges ordförande. Arbetstagare med tillsvidareanställning uppvaktas på 50-årsdagen med blommor och lämplig gåva till ett värde av 2 % av ett prisbasbelopp. Uppvaktningen ombesörjs av respektive förvaltningsledning. Förvaltningschef uppvaktas av kommunchefen och kommunchefen av kommunstyrelsens ordförande. Uppvaktning av föreningar och organisationer vid jubileer, kongresser och dylikt ombesörjs av kommunfullmäktiges eller kommunstyrelsens ordförande eller annan berörd styrelse- eller nämndordförande eller tjänsteman efter samråd dem emellan. Respektive nämnd/förvaltning står för kostnaderna.

12 POLICY 5 (5) Kommungåvor och presenter Presenter och minnesgåvor i samband med besök, extern representation och resor får ges enligt vedertagen, gängse rättspraxis samt i samråd med kommunchefen. För förtroendevalda och kommunalt anställda, som erbjuds gåvor och resor, gäller motsvarande bestämmelser. Kondoleans Vid förtroendevaldas eller tillsvidareanställd arbetstagares bortgång representeras kommunen av representant för berörd styrelse eller nämnd och/eller förvaltning. Formerna för deltagande sker i nära samråd med anhöriga. Förvaltningen ombesörjer att blomma/krans lämnas. Anhörigs deltagande Det kan i vissa fall vara motiverat att anhörig deltar i representationen. Beslut om anhörigs deltagande fattas av respektive ordförande eller förvaltningschef. Anhörig omfattas vid dessa tillfällen i övrigt av reglerna för representation. Verifikationer Enligt god redovisningssed ställs mycket stora krav på hur en verifikation som avser representation ska vara utformad. På restaurangnotor och andra kvitton för representationskostnader ska anges syftet med förrättningen, datum samt namn på de personer som deltagit. Besluts- eller behörigsattest av faktura avseende representation får inte göras av den som svarat för representationen och bör ej heller utföras av någon som själv deltagit i representationen. Om restaurangnotor och andra kvitton ej är fullständigt ifyllda riskerar den som utövat representationen att få betala kostnaderna privat.

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Överenskommelse om Omställningsavtal KOM-KL m.m. Cirkulär nr 2010:84 har kommit från Sveriges Kommuner och Landsting, SKL. Sveriges Kommuner och Landsting och Arbetsgivarförbundet Pacta träffade den 7 december 2010 överenskommelse om dels ett helt nytt omställningsavtal KOM-KL, dels ändrade uppsägningstider enligt Allmänna bestämmelser (AB), med Svenska Kommunalarbetareförbundet, OFR:s förbundsområden Allmän kommunal verksamhet, Hälso- och sjukvård samt Läkare jämte i förbundsområdena ingående organisationer, Lärarnas Samverkansråd samt AkademikerAlliansen och till AkademikerAlliansen anslutna riksorganisationer. SKL träffade den 7 december 2010 även en överenskommelse om särskild ersättning till äldre arbetstagare som efter uppsägning är arbetslös och inte längre har rätt till ersättning från arbetslöshetsförsäkringem, med Svenska Kommunalarbetareförbundet, OFR:s förbundsområden Allmän kommunal verksamhet, Hälso- och sjukvård samt Läkare jämte i förbundsområdena ingående organisationer, Lärarnas Samverkansråd samt AkademikerAlliansen och till AkademikerAlliansen anslutna riksorganisationer. Överenskommelserna gäller fr.o.m. den 1 januari Förhandlingssektionen vid SKL rekommenderar kommunerna besluta följande: Lokalt kollektivavtal KOM-KL antas som lokalt kollektivavtal, med den utformning och det innehåll som framgår i den Överenskommelse om Omställningsavtal KOM-KL som de centrala parterna träffat den 7 december Protokollsutdrag över beslutet lämnas till de berörda arbetstagarorganisationer som begär det. Lokalt kollektivavtal KOM-KL enligt den Överenskommelse om Omställningsavtal KOM-KL, som de centrala parterna träffat den 7 december 2010, gäller som lokalt kollektivavtal tills vidare fr.o.m. den 1 januari AGF-KL upphör då att gälla. Justering (sign)

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott forts. Arbetsutskottets beslut Rekommendationen antas. Beslutsexpediering Förhandlingschefen Justering (sign)

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Överenskommelse om ändringar i Allmänna bestämmelser Cirkulär nr 2010:85 har kommit från Sveriges Kommuner och Landsting. Med anledning av att Sveriges Kommuner och Landsting och Arbetsgivarförbundet Pacta den 7 december 2010 träffade överenskommelse om ett Omställningsavtal KOM-KL har överenskommelse även träffats om ändrade uppsägningstider i Allmänna bestämmelser (AB) med Svenska Kommunalarbetareförbundet, OFR:s förbundsområden Allmän kommunal verksamhet, Hälso- och sjukvård samt Läkare jämte i förbundsområdena ingående organisationer, Lärarförbundets och Lärarnas Riksförbunds Samverkansråd samt AkademikerAlliansen och till AkademikerAlliansen anslutna riksorganisationer. Överenskommelsen gäller fr.o.m. den 1 januari Förhandlingssektionen vid SKL rekommenderar kommunerna besluta följande: De lokala kollektivavtalen tillförs de ändrade bestämmelserna som de centrala parterna enats om i förhandlingsöverenskommelse den 7 december 2010 avseende AB. Arbetsutskottets beslut Rekommendationen antas. Beslutsexpediering Förhandlingschefen Justering (sign)

16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Anhållan om tilläggsanslag 2010 Närvård Frostviken Enligt bokslutsprognos baserad på bokförda kostnader t.o.m. oktober 2010 beräknas ett underskott vid 2010 års slut på kronor. Kommunfullmäktige beslutade den 17 november 2010 att kronor av avgående närvårdschefens lönekostnader får belasta kommunfullmäktiges anslag för oförutsedda behov. Denna kompensation är inräknad i prognosen. Kostnaderna för hemvård överstiger väsentligt budgeterat belopp beroende på vårdkrävande personer boende långt från Gäddede. Under året har vård- och socialförvaltningen utan särskild överenskommelse lagt ut kostnaderna för kontaktpersoner på respektive verksamhet. Inom Närvård Frostviken finns för närvarande tre kontaktpersoner som arvoderas och ytterligare en kontaktperson behövs. T.f. närvårdschefen, i samråd med kommunchefen, har fått i uppdrag att säkerställa att sådana förändringar i framtiden inte sker utan överenskommelse och att det i kommande överenskommelser också medföljer en ekonomisk kompensation. Med anledning av ovanstående utökningar av verksamheten prognostiseras att nettokostnaderna i bokslutet kommer att överstiga budget med kronor. Gemensamma nämnden för Närvård Frostviken har den 30 november 2010, 32, beslutat att hos kommunfullmäktige ansöka om tilläggsanslag med kronor. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar Anhållan om tilläggsanslag avslås. Justering (sign)

17 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Bidrag till genomförande av urfolkskonferens Slow Food Sàpmi, Kiruna, anhåller i en skrivelse inkommen den 17 december 2010 om bidrag med kronor för genomförandet av en urfolkskonferens i Jokkmokk den juni Seminarier kommer att ordnas i traditionell kunskap i språket, biologisk mångfald samt mat och klimat m.m. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1 Slow Food Sàpmi erhåller bidrag med kronor. 2 Medel anvisas ur kontot för samiskt förvaltningsområde. Justering (sign)

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Medfinansiering av SÖT-samarbetets utvecklingsprojekt Sundsvalls, Östersunds och Trondheims kommuner arbetar i ett mycket nära samarbete inom ramen för det s.k. SÖT-samarbetet. Samarbetet har en stark politisk förankring i de tre kommunerna och är sedan ett antal år inriktat på regional utveckling, transportfrågor, kultur- och turismfrågor och samverkan när det gäller studentverksamheten i de tre städerna. Dessa kommuner önskar nu fortsätta detta positiva samarbete inom ramen för ett nytt Interregprojekt och anhåller om medfinansiering av Strömsunds kommun i Interreg-projektet SÖT åren SÖT-samarbetets målsättning är att arbeta för att regionerna mellan kusterna blir mer konkurrenskraftiga, att leverera konkreta resultat i linje med de politiska målen, fortsätta arbetet för att perspektivet öst-västligt arbete i Mittskandianvien blir en vedertagen metod och synsätt i arbetet på regional, nationell och internationell nivå. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Strömsunds kommun avstår från erbjudandet. Justering (sign)

19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Samråds-/underrättelsehandling detaljplan för bostäder, kontor, handel och vård, fastigheten Strömsund Hammerdal 3:148 Miljö- och byggavdelningen har upprättat förslag till detaljplan för fastigheten Strömsund Hammerdal 3:148, belägen i norra delen av Hammerdals samhälle. Syftet med planen är att utöka markanvändningen så att en ny veterinärmottagning kan etableras. Den nya markanvändningen föreslås bli bostäder, kontor, handel samt vård. Miljö- och byggnämnden beslutade den 9 december 2010 att planförslaget ska skickas ut på samråd. Synpunkter ska vara inne senast den 20 januari Arbetsutskottets beslut Utskottet har ingen erinran mot planförslaget. Beslutsexpediering Miljö- och byggavdelningen Justering (sign)

20 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Bidrag till verksamheten Föräldraföreningen mot narkotika, Östersund, anhåller i en skrivelse den 28 november 2010 om bidrag med kronor. Pengarna kommer bland annat att användas till lokalhyra, porto, utbildningar, informationsmaterial (broschyrer, visitkort m.m.), familjelivskurser, kontorsmaterial, förbrukningsmaterial och marknadsföring. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1 Föreningen erhåller bidrag med kronor. Kommunen förväntar sig då att föreningen vid möten i Strömsunds kommun informerar om sin verksamhet. 2 Medel anvisas ur kommunstyrelsens anslag för oförutsedda behov. Justering (sign)

21 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Antagande av kultur- och fritidsplan ur ett jämställdhetsintegrerat perspektiv Barn-, kultur- och utbildningsnämnden har den 2 december 2010, 123, beslutat att anta reviderad kultur- och fritidsplan och överlämna den till kommunfullmäktige. Nämnden fortsätter arbetet med revidering av biblioteksplanen. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges beslut Upprättat förslag till kultur- och fritidsplan antas. Bilaga Justering (sign)

22 1 (13) KULTUR- OCH FRITIDSPLAN Inledning Strömsunds kommun är en kommun i Jämtlands län i landskapen Jämtland och Ångermanland. Kommunen har en areal på km², och är således en av landets största. Centralort i kommunen är Strömsund. Strömsunds kommun är den nordligaste av Jämtlands 8 kommuner. Vi gränsar mot Östersund i söder och mot den västerbottniska och norska fjällvärlden i norr. De goda möjligheterna till friluftsliv, jakt och fiske är av stor betydelse för kommunens flickor och pojkar, kvinnor och män. Barn- kultur- och utbildningsnämnden vill verka för en god livskvalitet för kommunens innevånare, oavsett kön, samt skapa förutsättningar för en levande kultur och en aktiv fritid som stimulerar och utvecklar förmågan till delaktighet i en föränderlig värld. En viktig del i detta är att säkerställa ett varierat kultur- och fritidsutbud för alla åldrar. Kultur- och fritidsverksamhet kan bedrivas dels i kommunal regi, dels genom föreningar, kyrkor, kooperativ, eller i andra former. Verksamhet för barn och ungdom prioriteras. Biblioteksplan finns i separat dokument. Barn-, kultur- och utbildningsnämnden har till uppgift att stödja, främja och samordna kultur- och fritidsintressen samt ungdoms- och idrottsverksamhet såväl för flickor, pojkar, kvinnor och män i kommunen. Nämnden ska verka för bevarandet av estetiskt och kulturhistoriskt värdefulla byggnader och anläggningar samt yttra sig om utsmyckning av offentliga platser och byggnader. Nämnden har ansvaret för kommunens biblioteksverksamhet och kommunala musikskolan. ur barn- kultur- och utbildningsnämndens reglemente

23 2 (13) Nuläge i Strömsunds kommun Bibliotek I kommunen finns ett huvudbibliotek som är integrerat med gymnasieskolan, samt fyra filialer varav två är integrerade med skolan. Till detta finns även en verksamhet som benämns Bokbilen som är en service för övriga orter i kommunen. Idrottsanläggningar och aktiviteter Det är väl tillgodosett med idrottsanläggningar runt i vår kommun. Det finns idrottsplatser, tennisbanor, sporthallar, gymnastiksalar, elljusspår, ishall och slalombackar. I kommunen finns dessutom ridanläggning och skyttehall samt två 9 håls golfbanor. En del av dessa anläggningar drivs av föreningar. Föreningsverksamhet Barn-, kultur- och utbildningsnämnden fördelar bidrag till kommunens föreningar. Vi är speciellt angelägna om att få flickor och pojkar, kvinnor och män delaktiga i denna verksamhet. Kultur- och fritidsavdelningen har en särskild prioritering att tillvarata och utveckla barn-/ungdomsverksamhet. Musikskola Strömsunds kommunala musikskola ger undervisning på ett flertal instrument för flickor och pojkar. Lokala variationer förekommer p.g.a. lärarnas olika specialområden, men målet är detsamma, att ge eleverna en stimulerande och utvecklande hobby. Där det är möjligt ger vi också undervisning i sång och körsång. Vi strävar också efter utökat ensemble/orkesterspel. Musikskolan är avgiftsbelagd. Badverksamhet Det finns simhallar i Hammerdal, Strömsund, Hoting och Gäddede dessa är normalt öppna under skolterminerna höst och vår och besöken är avgiftsfria. Allmän kultur Inom kommunen finns flera kulturföreningar, bl.a. kan nämnas hembygdsföreningar, musikföreningar, dansföreningar och föreningar inom konst och hantverk, dessutom ett flertal övriga ideella föreningar. Utställningsmöjligheter finns i biblioteken samt bland konstföreningarna.

24 3 (13) Stipendium Barn-, kultur- och utbildningsnämnden delar årligen ut kultur- samt ledarstipendium. Strömsunds kommuns kulturstipendium är avsett att stödja och uppmuntra förtjänstfull verksamhet inom skilda kulturella områden såsom litteratur musik konst teater koreografi foto och film konsthantverk hembygdsverksamhet journalistik och andra därmed jämförbara områden, och som är mantalsskriven inom Strömsunds kommun. Strömsunds kommuns ledarstipendium utdelas till ledare som är mantalsskriven inom Strömsunds kommun och under flera år gjort framstående frivilligt arbete inom ideell förening eller organisation. För båda stipendierna gäller att vi gärna ser en jämn fördelning mellan flickor och pojkar, kvinnor och män. Öppen ungdomsverksamhet I Strömsunds kommun är den öppna ungdomsverksamheten bedriven av föreningar. Verksamheterna utövas både i kommunalt ägda fastigheter samt i föreningslokaler. Barn-, kultur- och utbildningsnämnden vill stödja och uppmuntra lokala initiativ för bra, regelbunden och drogfri verksamhet som riktar sig till alla ungdomar, flickor och pojkar. Studieorganisationer/förbund Kommunen har flera aktiva studieorganisationer/förbund. Barn-, kultur- och utbildningsnämnden ger ekonomiskt bidrag till denna verksamhet. Detta för att stärka och utveckla demokratin och göra det möjligt för människor oavsett kön att påverka sin livssituation och skapa engagemang att delta i samhällsutvecklingen. Samt att bidra till att bredda intresset för och öka delaktigheten i kulturlivet. Fonder Barn-, kultur- och utbildningsnämnden handlägger även de fonder som ligger inom deras verksamhetsansvar. Övergripande mål Att främja kultur- och fritidsverksamheten i kommunen och därmed bidra till att skapa en bättre samhällsmiljö som ger kommunen en ökad attraktionskraft för boende och företagande för kvinnor och män.

25 4 (13) Att stärka kulturell mångfald, gemenskap och en lokal identitet och stimulera kvinnor och män i alla åldrar att utöva sin yttrandefrihet och delta i den demokratiska processen. Att stimulera människor till fysisk aktivitet genom att erbjuda tillgång till ett brett och varierat utbud av fritidsaktiviteter till flickor och pojkar, kvinnor och män. Att funktionshindrade flickor och pojkar, kvinnor och män ska kunna delta i kultur- och fritidsaktiviteter på sina villkor. Att skapa förutsättningar för ungdomar, flickor och pojkar, till en drogfri fritidsmiljö. Anläggningar och lokaler Mål Se till att öka föreningsmedverkan i skötsel och drift av lokaler och anläggningar. En rimlig standard på befintliga lokaler och anläggningar bör eftersträvas. Anläggningar och lokaler ska vara handikappanpassade ur tillgänglighetsaspekt. Vid fördelning av anläggning och driftsbidrag tas hänsyn till tillgänglighet för handikappade samt även hänsyn ur ett jämställdhetsperspektiv mellan könen. Anläggningar och lokaler skall ha en bra geografisk spridning i kommunen. Att stödja och främja goda miljöer för flickor och pojkar. Åtagande Att kommunen lämnar driftsbidrag till föreningar som driver anläggningar och lokaler. Detta kan oftast skötas bättre av föreningarna själva. Att driftsbidrag och anläggningsbidrag fördelas utifrån ett genusperspektiv, en rättvis fördelning mellan flickor och pojkar, kvinnor och män. Bidrag ska fördelas med en bra geografisk spridning. Verksamhet för flickor och pojkar skall prioriteras.

26 5 (13) Aktivt arbeta för att stödja föreningar som vill driva ungdomsgårdar, Detta för att främja goda ungdomsmiljöer för flickor och pojkar. Villkor Kommunen har ett gott samarbete med föreningslivet. Säkerställan Årlig inventering och redovisning av anläggningar och lokaler som får bidrag, där även tillgänglighet ska finnas med i redovisningen. Analys och sammanställning av lokalt aktivitetsstöd för en överblick av fördelning mellan pojkar och flickor i olika anläggningar/lokaler. Begära in verksamhetsberättelser från de ungdomsgårdar som kommunen lämnar bidrag till. Dessa bör innehålla redovisning av antalet deltagare, aktiviteter, öppethållande könsfördelning etc. Lagstadgade besiktningar av anläggningar och lokaler skall genomföras Friluftsliv och fritidsverksamhet Friluftsliv är ett samlingsbegrepp för de aktiviteter som genomförs utomhus och inkluderar både organiserad såväl som oorganiserad verksamhet. Till det organiserade friluftslivet hör de utomhusaktiviteter som sker i föreningsform. Alla, oavsett ålder och kön, kan idrotta och motionera i kommunen. Det finns möjlighet till många olika motionsformer. Det är naturligt och roligt för alla generationer att mötas inom såväl spontanidrott som i organiserad form. Föräldrar känner glädje i att engagera sig i ungdomarnas aktiviteter. Idrottsplatser och -hallar, motions- och skidspår, sjöar och isar, skogs- och grönområden erbjuder invånarna, oavsett kön, möjlighet till idrott, motion och friluftsliv för främjande av en god hälsa. Standard, service och utformning anpassas så långt som möjligt efter brukarnas önskemål. Föreningarna använder idrottsplatserna för sin organiserade verksamhet och får ekonomiskt stöd till barn och ungdomsidrott enligt bidragsregler samt subventionerade taxor och avgifter.

27 6 (13) Många av aktiviteterna inom ramen för friluftsliv är av mycket stort intresse för besökare och turister, vilket också främjar en utvecklad naturturism i Strömsunds kommun. En styrka i kommunen är att det är enkelt att få ett rikt friluftsliv i skog, mark och sjöar. För kommunens alla invånare, oavsett ålder, och kön är badet en naturlig träffpunkt där man erbjuds ett stort utbud av aktiviteter som garanterar alla besökare en positiv upplevelse. Strand- och sjöbad ger goda möjligheter till rekreation. Badanläggningarna erbjuder allmänhet, skolor, förskolor och föreningsliv goda förutsättningar för friskvård, bad, vattengymnastik, simskola och simidrott. Kommunens strand- och sjöbad är lätt tillgängliga och hålls rena och fräscha. Föreningarna använder badanläggningarna för sin organiserade verksamhet och får ekonomiskt stöd till barn och ungdomsidrott enligt bidragsregler samt subventionerade taxor och avgifter. Mål Att kommunen möjliggör för alla flickor, pojkar, kvinnor och män att kunna få naturupplevelser. Att kommunala friluftsområden, spår och strövområden även i framtiden finns tillgängliga för alla, oavsett kön och ålder. Att breddidrotten för kvinnor och män, prioriteras. Att öppettiderna är anpassade för såväl motion, träning som tävling. Att lokaler och anläggningar håller hög kvalitet Att förutsättningar skapas för funktionshindrades delaktighet i fritidsaktiviteter och ur ett jämställdhets perspektiv. Att flickor och pojkar idrottar på lika villkor Att förskolor och skolor får tillgång till anläggningarna under skoltid Att flickor och pojkar under hela sin tonårstid uppmuntras att delta i idrott och motion Att ge stöd till verksamheter för flickor och pojkar Att dela ut ungdomsledarstipendium till föreningsledare

28 7 (13) Att kvinnor och män stimuleras att röra på sig så folkhälsan förbättras. Att framförallt tillgodose flickors och pojkars behov av meningsfulla aktiviteter i en drogfri miljö, oavsett språklig och kulturell bakgrund. Att särskilt ägna uppmärksamhet åt föreningslösa flickor och pojkar för vilka fritidsgårdarna är en viktig resurs. Åtagande Stötta föreningar som arbetar med område friluftsliv för flickor och pojkar Öka möjligheterna till att under alla årstider utöva ett aktivt friluftsliv så att detta ger en bättre folkhälsa för flickor och pojkar, kvinnor och män. Villkor Att kommunen har ett gott samarbete med föreningslivet. Säkerställan Årlig rapport från de föreningar som arbetar ideellt med skötsel av spår och strövområden. Förenings- och folkbildningsstöd Fortbildningens grundläggande uppgift är att stå för demokrati och lika rättigheter, att möjliggöra för individer och grupper att förbättra sina livsvillkor och att på olika sätt stärka sin delaktighet i samhället, detta oavsett kön. Kommunens stöd utgår till inom Strömsunds kommun verksamma studieförbund vars centrala organisation godkänts av Folkbildningsrådet för att få statsbidrag enligt förordningen om statsbidrag till folkbildningen. Mål Att genom bidrag till föreningar och organisationer i kommunen skapa förutsättningar för ett varierat utbud av kultur- och fritidsaktiviteter för flickor och pojkar, kvinnor och män. Att genom stöd till förenings- och folkbildningsverksamhet ge kommuninvånarna oavsett kön, möjlighet att delta i dessas verksamhet.

29 8 (13) Att genom stöd till föreningar och organisationer stimulera aktiviteter som tar hänsyn till tillgänglighet för funktionshindrade flickor och pojkar, kvinnor och män. Att ge möjlighet att i demokratiska former bedriva och främja folkbildning och kulturverksamhet av god kvalitet till flickor och pojkar, kvinnor och män i kommunen, utifrån respektive studieförbunds idéburna profil. Åtagande Att bevilja bidrag för föreningar som bedriver verksamheter enligt grundvillkoren i de av Strömsunds kommun antagna bidragsnormer. Bilaga. Villkor Kommunen har ett aktivt samarbete med föreningarna. Säkerställan Föreningarna skall årligen skicka in kopia på verksamhets-, revisionsberättelse samt balansräkning till kultur- och fritidsavdelningen. Fördelning mellan könen är önskvärt. Barn-, kultur och utbildningsnämnden äger rätten att kontrollera ansökans riktighet. På anmodan skall föreningen tillhandahålla samtliga handlingar som har betydelse för ansökan om bidraget. Allmän kulturverksamhet och kulturminnesvård Det konstnärliga skapandet, på både professionell och amatörmässig nivå, gestaltas bland annat i: litteratur, dans, musik, bild, arkitektur och formgivning. Inom det konstnärliga skapandet bearbetas, förstås och ifrågasätts olika aspekter av det kulturella samhället. Det konstnärliga skapandet har därför blivit själva sinnebilden för vad vi kallar kultur och är grunden till mycket kulturkonsumtion. Kulturarvet Kulturarvet kan sägas vara de olika spår som finns kvar från vår historia, däribland den samiska historian. Vårt gemensamma kulturarv är mycket mer än föremål och kulturmiljöer. Kulturarvet inbegriper också traditioner och värderingar, religion och livsåskådningar som finns i vårt minne och återspeglas i visor, brev, böcker med mera. Inom vårt gemensamma kulturarv ryms även spåren efter fysiska aktiviteter såsom sport och friluftsliv. Denna väv av minnen, idéer, konstverk och konkreta föremål samt platser och byggnader brukar benämnas som vårt

30 9 (13) gemensamma kulturarv. Den nationella politikens ambition har varit att försöka använda kulturarvet i nya sammanhang för att det inte skall glömmas bort och gå förlorat. Det är också viktigt att se kulturarvet som en spegel av samhället. Uppdraget är att vårda och bevara men också varsamt bruka kulturarvet. Mål Att ge kvinnor och män i kommunen möjlighet att ta del av kulturaktiviteter av hög kvalitet. Särskilt äldre medborgare i kommunen måste också få möjlighet till kulturupplevelser, där är geografisk närhet speciellt viktig. Att stödja flickors och pojkars egna aktiviteter inom teater, musik, dans, bild, litteratur och annan konstnärlig verksamhet. Kulturevenemang för flickor och pojkar, kvinnor och män som anordnas i samverkan mellan olika aktörer lokalt och regionalt skall uppmuntras och skall också prioriteras. Utbudet av kulturevenemang skall präglas av mångfald, där ibland den samiska kulturen, och stimulera till kulturmöten över generations- och kulturgränser för flickor och pojkar, kvinnor och män. Kulturarrangemang bör marknadsföras på kommunens hemsida. Bevara, levnadsgöra och öka intresset för kulturarvet och den lokala kulturen. Åtaganden Att kulturevenemang görs tillgängliga även utanför centralorten. Att samverka med och stötta föreningslivet, och genom årliga föreningsträffar vara en samarbetspartner med kommunens föreningar. Att ha god kontakt med handikapporganisationerna. Att omvandla den kommunala musikskolan till en kulturskola med flera kulturinriktningar. Samt att denna även skall ses som en resurs i kommunens kulturliv för flickor och pojkar, kvinnor och män. Att kulturveckan permanentas och utvecklas till att gälla hela kommunen samt innehålla ett flertal kulturyttringar.

31 10 (13) Samarbete mellan Länskulturen, Länsmusiken och Länsmuseet, men även över läns-/riksgräns när möjlighet ges. Skyltning med samiska namn på biblioteken. Stötta kulturarrangemang genom bidrag. Att genom samarbete med kommunens andra förvaltningar/avdelningar marknadsföra våra kultur- och idrottsarrangemang. Att vårda minnet av vårt kulturarv. Att vårda minnet av våra kulturpersonligheter Villkor Kommunen har ett aktivt samarbete med föreningarna Säkerställan Minst två nämndsammanträden enbart med ärenden inom kultur- och fritidsverksamheten årligen. Årlig uppföljning av kulturevenemang samt redovisning av ålder och kön Årliga redovisningar från föreningar som ansöker om bidrag. Förvaltningen bör ha regelbunden kontakt med rådet för funktionshinderfrågor och pensionärsrådet för dialog, minst en gång per år. Bibliotek och media Boken är hjärtat i varje bibliotek. Biblioteket är levande centrum för kultur, information och kunskap. Det är både kulturbärare av den tid som varit och modernt och framåtsyftande mot nya tankar och idéer. Biblioteket är mötesplats över generationsgränserna där alla flickor och pojkar, kvinnor och män hittar något som väcker intresse och läslust. Kommunens bibliotek bygger sin verksamhet på hög kvalitet med snabb tillgång till litteratur och andra medier samt opartisk, mångsidig och aktuell information. Biblioteken skall erbjuda besökaren tjänster med modern teknik såsom Internet och databaser med service anpassad efter invånarnas behov. Biblioteken är träffpunkter för social samvaro, utställningar mm. Verksamhet som vänder sig till barn och ungdom prioriteras.

32 11 (13) Biblioteken utgör ett komplement till barns och ungdoms undervisning i förskola och skola samt vuxnas livslånga lärande. Den 1 januari 2005 utökades bibliotekslagen med 7 som säger att bibliotek och bibliotekshuvudmän inom det allmänna biblioteksväsendet skall samverka och att kommuner och landsting skall anta planer för biblioteksverksamheterna. En biblioteksplan är ett politiskt styrande dokument, som skall ange mål och inriktning för denna verksamhet i kommunen. Mål Att genom biblioteken ge kommuninvånarna, oavsett kön, kostnadsfri tillgång till böcker och andra media för information, kunskap och kulturupplevelse. Att särskilt tillgodose flickors och pojkars behov av böcker och läsning, oavsett språklig och kulturell bakgrund och erbjuda alternativ och komplement till det kommersiella mediautbudet. Att erbjuda flickor och pojkar verksamhet som utvecklar ett kreativt, kritiskt och självständigt förhållningssätt till olika media. Kulturskola Kulturskolan ska vara ett nav i kommunens musik och kulturliv. Här får våra flickor och pojkar möjlighet att lära sig musikens grunder, att sjunga och att spela tillsammans vilket innebär att de grundlägger ett livslångt intresse för musik och kultur. Eleverna har också möjlighet att utvecklat sin förmåga till kreativt skapande och får ett ökat intresse för att ta del av samhällets kulturutbud, och kan utveckla och använda sina kunskaper och erfarenheter i så många uttrycksformer som möjligt som musik, dans, drama, bild och övrig skapande verksamhet. Det viktigaste målet är att glädjen och lusten ska stimuleras, så att de teoretiska ämnena i skolan känns lättare. Mål Att bedriva instrumental- och sångundervisning till flickor och pojkar från åk 3 i grundskolan till åk 3 i gymnasiet som betalat anmälningsavgift till kulturskolan. Ny anmälningsavgift tas ut för varje läsår Förberedande undervisning genomförs i helklass regelbundet senast i åk 2. Det är av stor vikt att dagens flickor och pojkar får möjlighet att lära sig dansa sällskapsdans. Att lära sig dansa i tidiga år lär eleverna att umgås och få en respekt

33 12 (13) för det mottsatta könet, och förhoppningsvis är dans en naturlig social samvaro som är drogförebyggande. Det är av absolut största vikt att kulturskolan har en aktiv utåtriktad verksamhet. Kulturskolan bör kunna representera kommunen i olika sammanhang med olika framträdanden, gärna vid andra kommunala verksamheter som åldringsboenden osv. Kulturskolan bör naturligtvis delta vid skolavslutningar, lucia och nationaldagen Att möjligheter till övriga kulturyttringar så som bild, drama och övrigt skapande verksamhet på sikt utvecklas inom kulturskolan Åtaganden Att kulturskolan ska ha minst 40 % av eleverna mellan åk 3-9 anmälda/betalande i kulturskolan (detta avser elever som anmält sig på något instrument eller sång). Att alla flickor och pojkar i grundskolan ska ha lärt sig dansa pardans/sällskapsdans innan de går ut åk 6. Att senast i åk 2 ska samtliga flickor och pojkar erbjudas förberedande undervisning regelbundet. Att kulturskolan ska ha minst sju framträdanden av något slag på varje rektorsområde under varje läsår, gärna vi andra kommunala verksamheter som åldringsboenden osv. Att kulturskolan deltar vid skolavslutningar, lucia och nationaldagen. Villkor Att elever och föräldrar är nöjda med verksamheten. Säkerställan Redovisning i september om antalet anmälda/betalande flickor och pojkar i kulturskolan åk 3-9 årligen. Redovisning i maj årligen av dansverksamheten för flickor och pojkar i samtliga rektorsområden. Redovisning i maj av förberedande undervisning för flickor och pojkar i kommunens samtliga rektorsområden

34 13 (13) Rapport av framträdanden av kulturskolan under året redovisas i augusti för föregående läsår, uppdelat på flickor och pojkar. Föräldra- och elevenkät genomförs årligen och redovisas i maj, uppdelat på flickor och pojkar.

35 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Dokumenthanteringsplan för upphandling Kommunledningsförvaltningen/personal har upprättat förslag till dokumenthanteringsplan för upphandling. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Dokumenthanteringsplan för upphandling antas. Bilaga Justering (sign)

36 Datum Sidan 1 av 3 VERKSAMHETSDIREKTIV Utfärdare: CH Kommunstyrelsen Dokumenthanteringsplan Process Dokument Förvaring/ arkivläggning Bevaras* Anmärkning i närarkiv /gallras Policy / riktlinjer Upphandlingspolicy samt tillämpningsföreskrifter Samarbetsavtal GNU Upphandlingskontoret, Östersund Bevaras Ansvaret åligger gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan som har originalen. Före upphandlinningsbeslut, - Inköpsgrundande handlingar, t.ex. anskaff- Diarieförs hos resp. nämnd Bevaras Original bevaras som bilaga till protokoll. investeringsbeslut och inköps- anmodan(beställning) - Tjänsteutlåtande/underlag för beslut Förfrågningsunderlag och annonsering Under anbudstiden Anbudsunderlag, anbudsförfrågan Kravspecifikation Förfrågningsunderlag Avtalsvillkor Annonsunderlag, sändlista för utskickat förfrågningsunderlag till anbudsgivare. Anbud, antagna, med tillhörande bilagor. Begäran om och svar på förtydliganden/kompletteringar (även under utvärderingstiden) Ej antagna anbud där anbudsgivaren begärt överprövning. Anbud, ej antagna Begäran om och svar på förtydliganden/kompletteringar (även under utvärderingstiden) Samt för sent inkomna anbud. Anbudsöppningsprotokoll Anbudsdiarium Anbudsförteckning Hos upphandlare/inköpare med ref-nr. Papper eller elektroniskt. Hos upphandlare/inköpare. Papper eller elektroniskt i nationell databas. Hos upphandlare/inköpare Papper eller elektroniskt Hos upphandlare/inköpare Papper eller elektroniskt Hos upphandlare/inköpare. Papper. * Dokument som ska bevaras kan flyttas till kommunarkiv 2 år efter avtalstidens utgång. Se även bilaga A. 2 år eller Bevaras Om avtalet hänvisar till förfrågningsunderlaget ska det senare bevaras. 2 år Från att avtal tecknats i upphandlingen. Bevaras Bifogade dokument som inte direkt har med upphandlingen att göra eller som inte innehåller sakuppgift av värde för upphandlingen, kan gallras när upphandlingen är avslutad. Exempelvis broschyrer utan prisuppgift och liknande. 2 år Från att avtal tecknats i upphandlingen. Observera att anbud från anbudsgivare som begärt överprövning ska bevaras! Bevaras

37 Datum Sidan 2 av 3 VERKSAMHETSDIREKTIV Utfärdare: CH Kommunstyrelsen Dokumenthanteringsplan Process Dokument Förvaring/ arkivläggning i närarkiv Vid selektiv upphandling - Ansökningsinbjudan Hos upphandlare/inköpare och - Ansökningar om att få lämna anbud, antagna Papper eller elektroniskt förhandlad upphandling: - Utvärderingsprotokoll/sammanställning över kvalificering av anbudsansökningar - Meddelande till anbudssökande, utvalda Anbudsprövning och utvärdering Beslut och avtalstecknande Upphandlingar över tröskelvärdena - Ansökningar om att få lämna anbud, ej antagna - Ansökningar om att få lämna anbud, för sent inkomna - avböjanden att delta i upphandlingen - Meddelande till anbudssökande, ej utvalda Korrespondens med anbudsgivare, av tillfällig eller ringa betydelse Skatte- och registreringskontroll samt övriga kontroller av offentliga uppgifter om anbudsgivare Anbudsutvärderingsprotokoll, beslutsprotokoll Tilldelningsbeslut Ramavtal, avtal, kontrakt med bilagor Beslut och upplysning om avbruten upphandling Rapport om avslutad upphandling Hos upphandlare/inköpare Papper eller elektroniskt Hos upphandlare/inköpare Papper eller elektroniskt Hos upphandlare/inköpare Papper eller elektroniskt Hos upphandlare/inköpare Papper eller elektroniskt Hos upphandlare/inköpare Papper eller elektroniskt Elektroniskt i avtalsdatabasen Diarpo, original på arkivpapper hos upphandlare/inköpare Hos upphandlare/inköpare Papper eller elektroniskt Hos upphandlare/inköpare Papper eller elektroniskt Bevaras* /gallras Bevaras Anmärkning 2 år Från att avtal tecknats i upphandlingen. Vid inaktualitet När upphandlingen är avslutad. Se också direktiv för anbud med bilagor. 2 år Från att avtal tecknats i upphandlingen. Bevaras Bevaras Bevaras Beslut om tilldelning tas i regel på anbudsprotokollet/ anbudsdiariet. Ramavtal tecknade inom GNU ansvara upphandlingskontoret i Östersund för. 2 år Efter avbrottsdatum. Bevaras * Dokument som ska bevaras kan flyttas till kommunarkiv 2 år efter avtalstidens utgång. Se även bilaga A.