Förskrivares uppfattningar om e-recept

Transkript

1 Förskrivares uppfattningar om e-recept - och möjliga orsaker till avvikelser vid e-receptförskrivning Karolina Wærn Lina Hellström Göran Petersson ehälsoinstitutet, Högskolan i Kalmar Kalmar

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Rekommendation Bakgrund Mål Genomförande Metod Enkät till förskrivare Enkät till journalleverantörer Statistik Resultat Enkät till förskrivare Allmänt Val av patient Val av läkemedel Dubbelriktad e-kommunikation Övrigt Enkel sammanfattning av resultat från kvantitativa enkätfrågor till förskrivare Enkät till journalleverantörer Allmänt Val av patient Val av läkemedel Dubbelriktad e-kommunikation Övrigt Analys och diskussion Förskrivarnas attityder och erfarenheter Möjliga orsaker till avvikelser och förslag till åtgärder Nya e-recept versioner minskar risken för avvikelser? Allmän diskussion Konklusion Finansiering och tack Bilagor Bilaga 1. Enkät till förskrivare Bilaga 2. Enkät till journalleverantörer Bilaga 3. Skärmdumpar från journalleverantörer 2

3 1. Sammanfattning Avsikten med e-recept är att öka säkerheten och kvaliteten vid recepthanteringen. I december 2007 utgjorde e-recept 68% av alla nyutskrivna recept. I samband med att antalet e-recept har ökat har en ny typ av avvikelser uppmärksammats: läkemedel till fel patient, fel läkemedel utskrivet, ofullständiga/felaktiga doseringar samt receptdubletter. För att kunna minska antalet avvikelser som uppstår vid e-receptförskrivning behövs kunskap om vilka brister i journalsystemen som kan orsaka dessa avvikelser. Apoteket AB och Sveriges Kommuner och Landsting gav i början av 2007 ehälsoinstitutet i uppdrag att utifrån ett förskrivarperspektiv identifiera och belysa möjliga orsaker till avvikelser vid e-receptförskrivning med fokus på funktionalitet och utformning av användargränssnittet. Avsikten med studien har varit att identifiera trender. Studien har omfattat sex journalsystem: Cosmic, Journal III, Melior, SYSteam Cross, Take Care och VAS. Två enkätundersökningar har genomförts, en till förskrivare och en till respektive journalleverantör. Svarsfrekvensen på webbenkäten till förskrivarna uppgick till 46%. Fem av sex journalleverantörer besvarade enkäten. Take Care valde att inte besvara enkäten. Förskrivarna var i stort sett nöjda med att förskriva läkemedel som e-recept, men i studien identifierades en rad brister i de använda journalsystemen. Inget journalsystem var fritt från brister, utan samtliga journalsystem hade både styrkor och svagheter. De brister i journalsystemens e-receptfunktion som förskrivarna angav och som kan orsaka att förskrivare åstadkommer fel är: brister i användargränssnittets utformning, brister i funktioner och avsaknad av funktioner. Vi anser att det bland annat krävs ett tydligare användargränssnitt avseende hur information om läkemedlens olika förpackningar visas, att aktuell patients namn och personnummer visas tydligare samt att möjligheten för att kunna hantera mer än en patient i taget elimineras. Avseende funktioner efterfrågar vi kontrollfunktioner, till exempel att förskrivaren före sändning av ett e-recept måste godkänna hela e-receptet visat i klartext för förskrivaren en form av sista kontroll. Att en sista kontroll ska vara möjlig ställer krav på journalleverantörer och att rutinen införs i verksamheten. En samverkan mellan verksamhet, individ och IT-stöd i högre grad än idag är nödvändig för en bättre patientsäkerhet. Några av de identifierade bristerna i journalsystemens e-receptfunktion uppges ska åtgärdas i kommande versioner, godkända enligt Nationellt e-recept format. Exempelvis kommer samtliga journalsystem att stödja funktionen att hantera kvittenser om mottagna recept från apoteket. För en ökad patientsäkerhet avseende e-recept är vår rekommendation att journalleverantörerna åtgärdar påvisade brister i e-receptfunktionernas användargränssnitt och funktioner samt att beställaren, det vill säga landstingen, framöver ställer tydligare krav. Vi rekommenderar vidare att förskrivare involveras i utvecklingen av e-receptfunktionen, att verksamhetens rutiner i förskrivningsprocessen tydliggörs samt att inblandade parter samlas kring ett regelverk och minimikrav avseende e-receptförskrivning. 3

4 2. Rekommendation För att förbättra e-receptfunktionen rekommenderar vi att journalleverantörerna åtgärdar de påvisade bristerna i föreliggande rapport att åtgärder vidtas specifikt avseende användargränssnitt och kontrollfunktioner att journalleverantörerna framöver tar större hänsyn till förskrivarnas synpunkter på e- recept, gärna genom medverkan i användarstudier att ett tydligare regelverk kring e-receptförskrivning utarbetas att beställaren, det vill säga landstingen, ställer tydliga krav på journalsystemens utformning av e-receptfunktionen genom att följa upp riktlinjer och/eller regelverk att beställaren genomför kontroller av de funktioner som bör finnas inbyggda i journalsystemet och att regelbundna utvärderingar av e-receptfunktionen genomförs med uppföljning av såväl verksamhet som leverantörer. 4

5 3. Bakgrund Under de senaste åren har andelen elektroniska recept, e-recept, ökat i mycket stor utsträckning. I december 2007 utgjorde e-recept 68% av alla nyutskrivna recept. Den huvudsakliga förklaringen till de ökade volymerna av e-recept var att landstingen och Apoteket AB i slutet av 1990-talet beslutade om en gemensam nationell satsning för att öka användningen av e-recept. Satsningen var möjlig att genomföra tack vare att fler och fler landsting runt om i Sverige infört digitala journalsystem. Det finns flera fördelar med e-recept jämfört med handskrivna recept. Avsikten med e-recept är att öka säkerheten och kvaliteten vid recepthanteringen. Med hjälp av den elektroniska överföringen förs förskrivarens information oförändrad in i Apotekets system. Att överföra recept elektroniskt har också visat sig vara tidsbesparande för såväl läkare som apotekspersonal. Överföringsprocessen Överföring av e-recept görs via det journalsystem som används på förskrivarens arbetsplats. Det finns även möjlighet att skicka e-recept via en separat webbtjänst. A Apotekets server B C e-recept brevlåda Journalsystem Landstingens servrar och brandväggar Lokala Apotek Figur 1. Överföring av e-recept från förskrivare till apotek. I Sverige används en rad olika digitala journalsystem. Några journalsystem är anpassade enbart för slutenvården eller primärvården. En tredje variant kan vara avsedd för både slutenvård och primärvård. Inom ett landsting kan flera olika journalsystem vara i bruk. Föreliggande projekt har fokuserat på e-receptfunktionen i de olika journalsystemen. Journalsystemen skiljer sig åt beträffande funktionalitet och utformning av användargränssnittet för e-receptfunktionen. 5

6 Avvikelser Vid all receptförskrivning, oavsett utförd för hand eller via dator, finns risk för att fel uppstår. När handskrivna recept dominerade låg problematiken i otydligt och slarvigt skrivna recept, vilket orsakade problem för såväl patienter som apotekspersonal. I samband med införandet av e- recept uppmärksammades nya typer av avvikelser såsom: läkemedel som skrivs ut till fel patient patienter som får fel läkemedel ofullständiga/felaktiga doseringar receptdubletter (eller inget e-recept alls) Avvikelserna i e-receptförskrivningen utgör stora brister i patientsäkerheten. En analys av händelserapporter kring e-recept pekar mot att problemen till stora delar är förknippade med brister i utformningen av läkemedelsmodulen hos befintliga journalsystem. För att kunna minska antalet avvikelser som uppstår vid e-receptförskrivning behövs kunskap om vilka brister i journalsystemen som kan orsaka dessa avvikelser. Uppdrag Apoteket AB har tillsammans med Sveriges Kommuner och Landsting uppdragit åt ehälsoinstitutet att identifiera och belysa möjliga orsaker till avvikelser avseende utformningen av e-receptfunktionen. e-lak Kvalitet I e-lak, Samarbetsnätverket för e-läkemedel i Sverige, samlas representanter från landsting, privata vårdgivare, kommuner och Apoteket AB. Nätverket drivs av Carelink (Carelink hör sedan januari 2008 till Sjukvårdsrådgivningen, SVR AB) och bildades för att utveckla den elektroniska kommunikationen inom läkemedelsområdet mellan vården och Apoteket AB. För att uppnå en ökad kvalitet vid elektronisk förskrivning av läkemedel har nätverkets arbetsgrupp för kvalitetsfrågor, e-lak Kvalitet, formulerat en beskrivning av grundläggande krav på IT-stöd vid förskrivning av e-recept. Dessa krav har till stor del legat till grund för detta projekt, se Genomförande och Metod. Nya krav på e-receptformatet Ett samverkansprojekt mellan Apoteket och landstingen har resulterat i framtagande av en ny formatstandard för e-recept kallat Nationellt e-receptformat (NEF). Det nya e-receptformatet innebär att samtliga e-recept ska skickas i samma format (NEF), samt att en mer omfattande kontroll görs av format och receptskrivningsregler. E-recept skickade i andra format kommer att accepteras fram till Därefter kommer endast e-recept som uppfyller NEF-kraven att accepteras av Apoteket AB. Inför driftsättning av nya, till NEF anpassade, versioner av journalsystemen ska förtester och godkännandetester av systemen genomföras. Några av de krav som e-lak Kvalitet har ställt på e-receptfunktionen kommer att vara uppfyllda när NEF tas i drift. 6

7 4. Mål Målet med föreliggande projekt var att identifiera och belysa betydelsen av journalsystemens utformning som orsak till uppkomst av avvikelser vid e-receptförskrivning. Studien syftade till att besvara nedanstående frågeställningar: Hur upplever förskrivare journalsystemens e-receptfunktion (styrkor och svagheter)? Vilka brister i journalsystemens e-receptfunktion skulle kunna orsaka att förskrivare åstadkommer angivna fel? Hur beskriver journalleverantörer att utformningen av deras befintliga eller kommande versioner av respektive journalsystem förväntas minska risken att fel uppstår vid e- receptförskrivning? 5. Genomförande Projektet har genomförts utifrån ett användarperspektiv där fokus legat på funktionalitet och utformning av användargränssnittet. Studien har omfattat de sex journalsystemen Cosmic (Cambio Healthcare Systems), Melior (Siemens), SYSteam Cross (SYSteam), Journal III (Profdoc), Take Care (Profdoc) och VAS (ägs av Norrbottens läns landsting, driftas av TietoEnator). Journalsystemen valdes ut i samråd med Apoteket AB utifrån antalet användare och förväntad tillväxt. 6. Metod I projektet har en enkätundersökning bland förskrivare och en enkätundersökning bland journalleverantörer genomförts. Nedan följer en beskrivning av studiens två undersökningar. 6.1 Enkät till förskrivare Avsikten med Enkät till förskrivare var att beskriva hur förskrivare upplever det journalsystem de arbetar i. Vi avsåg att få fram förskrivarnas åsikter, styrkor och svagheter, avseende användargränssnitt och funktionalitet. Enkäten till förskrivarna genomfördes med ehälsoinstitutets webbaserade enkätverktyg SUV. Urvalet av förskrivare gjordes från något av de landsting/regioner där de i studien ingående journalsystemen används. Dessa var Landstinget Kronoberg och Landstinget i Uppsala län (Cosmic, version R7.1 servicepack 5 och R7.2 servicepack 2), Region Skåne (Melior, version 212B), Landstinget Blekinge och Landstinget Västernorrland (SYSteam Cross version och ), Stockholms läns landsting (Journal III, version 1.83 och Take Care, version ) och Norrbottens läns landsting (VAS, version ). De medverkande förskrivarna tillhörde någon av specialiteterna allmänmedicin (distriktsläkare), kirurgi/ortopedi, internmedicin eller gruppen AT-läkare. De landsting som ingick i studien skulle ha haft respektive journalsystem i drift i minst sex månader. Förskrivaren skulle ha använt funktionen att förskriva e-recept via systemet i minst två månader. 7

8 Projektet kontaktade via e-post verksamhetschefer för respektive specialitet i de utvalda landstingen. Verksamhetscheferna fick information om projektets uppdrag och ombads lämna e- postadresser för upp till 15 av sina anställda. Verksamhetscheferna ombads även att ytterligare informera och uppmana sina anställda att delta i föreliggande studie. Deltagande i enkätundersökningen var frivilligt och anonymt. Enkäten tog mellan fem och tio minuter att besvara. Webblänk till enkäten skickades via e-post till förskrivarna tillsammans med följebrev. Enkäten besvarades under perioden och tre påminnelser skickades ut under perioden. Enkäten innehöll 20 frågor utöver sju bakgrundsfrågor om bland annat kön, specialitet, landstingstillhörighet och vilket journalsystem som används vid läkemedelsförskrivning. Av de 20 frågorna var åtta av typen instämmandegrad, fem med fasta svarsalternativ och fem var öppna frågor. Två av frågorna var av ja/nej-karaktär. Frågorna av typen instämmandegrad konstruerades som positiva påståenden och besvarades genom att markera grad av instämmande från Instämmer inte alls markerat med siffran 1 till Instämmer helt markerat med siffran 6. I resultat har instämmandegrader grupperats som hög instämmandegrad, grad 4-6 och låg instämmandegrad, grad 1-3. Varje fråga gav möjlighet till ytterligare kommentar och de flesta frågorna kunde besvaras med Vet ej. De svar förskrivarna gav på de öppna frågorna analyserades kvalitativt och grupperades i kategorier. 6.2 Enkät till journalleverantörer Enkäten till journalleverantörerna avsåg att undersöka nästkommande version av e- receptfunktionen i respektive journalsystem avseende funktionalitet och användargränssnitt. Enkäten till journalleverantörerna skapades i Microsoft Office Word 2003 och skickades via e- post tillsammans med följebrev till företagsrepresentanter för respektive journalsystem. Enkäten fylldes i digitalt och återsändes via e-post. Ungefär en vecka innan enkäten skickades ut försågs journalleverantörerna med allmän information om projektet och om förestående enkätundersökning. Journalleverantörerna ombads återkomma med namn på person som enkäten kunde skickas till. Enkäten skulle besvaras utifrån en godkänd version för överföring av e-recept enligt NEF och kunde besvaras under perioden Under perioden skickades tre påminnelser ut. Något av företagen hade en godkänd version i drift, några andra var godkända men ännu inte i drift. Två av företagen hade inte en godkänd version under den initiala undersökningsperioden ( ). Dock förlängdes perioden för undersökningen så att samtliga hade en chans att besvara frågorna. Enkäten till journalleverantörerna var mer omfattande än enkäten till förskrivarna. Det ställdes fler och mer detaljerade frågor inom respektive område. Den bestod av 41 frågor, utöver fem bakgrundsfrågor. Majoriteten av enkätfrågorna utgjordes av öppna frågor och ja/nej-frågor (15 respektive 14 stycken). Tre frågor var av karaktären instämmandegrad. Instämmandegradfrågorna besvarades genom att respondenten angav instämmandegrad i ett påstående. Skalan var från 1 (instämmer inte alls) till 6 (instämmer helt). I resultat har 8

9 instämmandegrader grupperats i hög instämmandegrad, grad 4-6 och låg instämmandegrad, grad 1-3. Varje fråga gav möjlighet till ytterligare kommentar och för de flesta frågor kunde respondenten ge svaret Vet ej. För flera av frågorna ombads respondenten att komplettera svaret genom att bifoga en skärmdump. Nio av frågorna innehöll delfrågor (a-b alternativt a-c). De nio frågorna med delfrågor var en kombination av ja/nej frågor och öppna frågor (6 st) eller frågor med fasta svarsalternativ (3 st). 6.3 Statistik Datainsamlingen gjordes med hjälp av enkätundersökningar. Sammanställning, beräkningar och bearbetning av data gjordes genom att använda Microsoft Office Excel 2003 och SPSS, version 14. Analys av enkätdata var huvudsakligen kvantitativ. Resultaten bearbetades med beskrivande statistik. 7. Resultat I detta kapitel redovisas svaren från de två enkätundersökningarna. Resultaten redovisas i funktions- eller områdesavsnitt, det vill säga inte i samma ordning som frågorna ställdes i enkäterna. Enkäterna i sin helhet finns i bilaga 1 respektive Enkät till förskrivare Allmänt Enkäten skickades till 438 förskrivare. Sju av förskrivarna mottog aldrig enkäten p g a felaktig e- postadress, tjänstledighet eller ny arbetsplats. Detta gav 431 presumtiva respondenter. 199 svar inkom, vilket gav svarsfrekvensen 46%. Av dessa exkluderades 18 förskrivare av skälet att de använt e-recept under en kortare period än två månader eller att de förskrev e-recept via ett journalsystem som inte ingick i undersökningen. Detta innebär att resultat som redovisas i rapporten härrör från 181 förskrivare, vilket motsvarar en tillämplig svarsfrekvens på 42%. Av de 181 respondenterna var 114 män och 67 kvinnor. Fjorton personer (8%) instämde i låg grad i påståendet Jag anser att jag har god datorvana och 167 personer (92%) angav att de hade god datorvana. Antalet förskrivare från respektive journalsystem varierade i hög grad. Cosmic representerades av nästan tre gånger fler besvarande läkare än Systeam Cross. I figur 2 visas antal förskrivare per journalsystem. Enkätfrågorna besvarades av 51 förskrivare som använde journalsystemet Cosmic (28% av samtliga respondenter), 39 förskrivare från VAS (22%), 30 förskrivare från Take Care (17%), 18 förskrivare från SYSteam Cross (10%), 21 förskrivare från Melior (12%) samt 22 förskrivare som använde Journal III (12%). 9

10 Antal förskrivare Cosmic Journal III Melior SYSteam Cross Take Care VAS Figur 2. Diagram över antalet förskrivare per journalsystem i undersökningen. Svarsfrekvensen inom varje journalsystem var enligt följande: Cosmic 48% (51/106), Journal III 39% (22/56), Melior 30% (21/70), Systeam Cross 37% (18/49), Take Care 47% (30/64) och VAS 45% (39/86). Allmänmedicin Internmedicin Kirurgi/ortopedi AT-läkare Total Antal förskrivare Andel förskrivare Antal förskrivare Andel förskrivare Antal förskrivare Andel förskrivare Antal förskrivare Andel förskrivare Tabell 1. Tabell över förskrivarnas specialitet och journalsystem som används på arbetsplatsen. I tabell 1 redovisas förskrivarnas specialitet. I tabellen visas fördelningen mellan de tre kategorierna, vilken är förhållandevis jämn (35%, 32% respektive 33%). Respondenterna utgjordes ungefär av en tredjedel från vardera läkargrupp. På frågan Inom vilket område arbetar du? kunde en ST-läkare inom allmänmedicin som randade sig inom internmedicin ha svarat antingen allmänmedicin eller internmedicin beroende på hur han/hon hade tolkat frågan. Däremot representerades inte alla journalsystem av lika stor andel från varje läkargrupp. Avseende Journal Antal förskrivare Cosmic 6 12% 22 43% 23 45% 0 0% 51 Journal III % % 22 Melior % 13 62% 0 0% 21 SYSteam Cross 9 50% 2 11% 6 33% 1 6% 18 Take Care % 6 20% 0 0% 30 VAS 26 67% 2 5% 11 28% 0 0% 39 Total 63 35% 58 32% 59 33% 1 1%

11 III besvarades enkäten endast av allmänmedicinare, eftersom systemet inte används i slutenvården. Melior och Take Care används inte i primärvården 1 och därför representerades de systemen inte av allmänmedicinare. Respondenterna från Melior utgjordes till stor del kirurger/ortopeder. Cosmic, Systeam Cross och VAS representerades av samtliga tre kategorier, dock var antalet allmänmedicinare mycket få inom Systeam Cross och VAS. En AT-läkare besvarade enkäten. I diagrammet nedan, figur 3, illustreras den totala fördelningen av undersökningsdeltagarnas specialiteter Antal förskrivare Allmänmedicin Internmedicin Kirurgi/ortopedi AT-läkare 1 Figur 3. Diagram över totala antalet förskrivare per specialitet i undersökningen. Enkäten skickades till förskrivare i sju landsting. Representationen från respektive landsting och journalsystem visas i figur 4. Cosmic och Systeam Cross representerades av förskrivare från två landsting för att samtliga tre läkargrupper skulle vara representerade. 1 Efter projektets genomförande fick vi kännedom om att i Gävleborgs läns landsting används Melior även i primärvården. 11

12 70 60 Landstinget Blekinge Landstinget Västernorrland Region Skåne Landstinget i Uppsala län Landstinget Kronoberg Norrbottens läns landsting Stockholms läns landsting 50 Antal förskrivare Cosmic Journal III Melior SYSteam Cross Take Care VAS Figur 4. Diagram över förskrivarnas landstings-/regiontillhörighet och journalsystem som används på arbetsplatsen. Knappt hälften av förskrivarna, 46% (n=83), svarade att de hade erfarenhet av andra journalsystem, medan drygt hälften, 54% (n=98), angav att de inte hade erfarenhet av andra journalsystem. Samtliga 181 förskrivare hade använt möjligheten att förskriva läkemedel via e-recept via journalsystemet i mer än 2 månader och 85% (154/181) av förskrivarna hade använt e-recept i över 1 år. De mest erfarna användarna, det vill säga de som använt möjligheten att skicka e-recept i över ett år, återfanns bland förskrivare i VAS (100%), Journal III (95%), Cosmic (94%) och Take Care (93%). Av de besvarande från SYSteam Cross hade 78% använt e-recept funktionen i över 1 år. Av Meliors användare hade 19% använt möjligheten att förskriva läkemedel som e-recept i över 1 år och 81% hade förskrivit läkemedel via e-recept mellan 2 månader och 1 år. Av 180 besvarande på frågan om antalet e-recept som han/hon skickar per dag angav 35% (63/180) att de skickar <5 e-recept per dag, 32% (58/180) mellan 5-10 e-recept per dag och 33% (59/180) >10 e-recept per dag. I tabell 2 visas fördelningen över antalet e-recept som förskrivs bland användare av samma journalsystem. 12

13 <5 e-recept/dag 5-10 e-recept/dag >10 e-recept/dag Cosmic 51% (26/51) 29% (15/51) 20% (10/51) Journal III 0% 50% (11/22) 50% (11/22) Melior 57% (12/21) 43% (9/21) 0% SYSteam Cross 39% (7/18) 22% (4/18) 39% (7/18) Take Care 41% (12/29) 35% (10/29) 24% (7/29) VAS 15% (6/39) 23% (9/39) 62% (24/39) Totalt 35% (63/180) 32% (58/180) 33% (59/180) Tabell 2. Tabell över fördelningen av förskrivningsfrekvens av e-recept. Av totalt 181 undersökningsdeltagare besvarade 180 denna fråga. Majoriteten av förskrivarna ansåg att det är lätt att förskriva läkemedel i det journalsystem som används på arbetsplatsen Antal förskrivare Låg instämmandegrad Hög instämmandegrad Cosmic Journal III Melior SYSteam Cross Take Care VAS Figur 5. Diagram över förskrivarnas instämmandegrad i påståendet I det journalsystem jag använder är det lätt att förskriva läkemedel. Förskrivaren angav instämmandegrad på skala 1-6, där 1 = instämmer inte alls och 6 = instämmer helt. 1-3 = låg instämmandegrad och 4-6 = hög instämmandegrad. Medelvärde för samtliga förskrivare var 5,0 och median 5. 88% (159/181) av samtliga förskrivare ansåg att det är lätt att förskriva läkemedel i det journalsystem han/hon använder. Svar 181 Bortfall 0 Totalt 181 Av Journal IIIs användare ansåg 100% (22/22) att det var lätt att förskriva läkemedel. För Take Care och VAS var motsvarande siffror 97% (29/30 respektive 38/39). Bland användare av SYSteam Cross angav 39% (7/18) en låg instämmandegrad i påståendet I det journalsystem jag använder är det lätt att förskriva läkemedel. 13

14 I tabellen nedan visas respektive journalsystems medianer avseende instämmandegrad i påståendena I det journalsystem jag använder är det lätt att förskriva läkemedel och Journalsystemet som används på min arbetsplats är lätt att använda. I det journalsystem jag använder är det lätt att förskriva läkemedel Cosmic Journal III Melior SYSteam Cross Take Care VAS Journalsystemet som används på min arbetsplats är lätt att använda. Tabell 3. Tabell över respektive journalsystems median över instämmandegrad på påståendet Journalsystemet som används på min arbetsplats är lätt att använda. Förskrivaren angav instämmandegrad på skala 1-6, där 1 = instämmer inte alls och 6 = instämmer helt. Totalt 14

15 7.1.2 Val av patient Fråga 11. Vid läkemedelsförskrivning visar journalsystemet aktuell patients personnummer på ett tydligt sätt. De flesta av undersökningens förskrivare ansåg att aktuell patients personnummer tydligt visas i det journalsystem han/hon använder Antal förskrivare Låg instämmandegrad Hög instämmandegrad Vet ej Cosmic medel=5,0 Journal III medel=5,8 Melior medel=5,2 SYSteam Cross medel=4,7 Take Care medel=5,2 VAS medel=5,5 Figur 6. Diagram över förskrivarnas instämmandegrad i påståendet Vid läkemedelsförskrivning visar journalsystemet aktuell patients personnummer på ett tydligt sätt. Förskrivaren angav instämmandegrad på skala 1-6, där 1 = instämmer inte alls och 6 = instämmer helt. 1-3 = låg instämmandegrad och 4-6 = hög instämmandegrad. Medelvärde för samtliga förskrivare var 5,2 och median 6. I figuren anges även medelvärde för respektive journalsystem. Majoriteten av förskrivarna, 90% (161/179), ansåg att aktuell patients personnummer tydligt visas i det journalsystem han/hon använder. Svar 179 Bortfall 2 Totalt 181 Samtliga användare av Journal III instämde i hög grad i påståendet. De flesta, 95% (37/39), av VAS användare ansåg att patientens personnummer visas på ett tydligt sätt. Motsvarande siffror var för Melior 90% (19/21), för Cosmic 86% (44/51), för Take Care 86% (25/29) samt för SYSteam Cross 83% (15/18). Två respondenter gav svaret Vet ej. En VAS-förskrivare lämnade kommentaren Det har förekommit att annan patient varit inloggad utan att det synts och att receptet hamnat där. 15

16 Fråga 12. Vid läkemedelsförskrivning visar journalsystemet aktuell patients namn på ett tydligt sätt. De flesta av förskrivarna i undersökningen tyckte att journalsystemet visar aktuell patients namn på ett tydligt sätt Antal förskrivare Låg instämmandegrad Hög instämmandegrad Cosmic medel=5,0 Journal III medel=5,7 Melior medel=5,3 SYSteam Cross medel=4,7 Take Care medel=5,6 VAS medel=5,5 Figur 7. Diagram över förskrivarnas instämmandegrad i påståendet Vid läkemedelsförskrivning visar journalsystemet aktuell patients namn på ett tydligt sätt. Förskrivaren angav instämmandegrad på skala 1-6, där 1 = instämmer inte alls och 6 = instämmer helt. 1-3 = låg instämmandegrad och 4-6 = hög instämmandegrad. Medelvärde för samtliga förskrivare var 5,3 och median 6. I figuren anges även medelvärde för respektive journalsystem. Majoriteten av respondenterna, 91% (162/178), instämde i hög grad i påståendet att journalsystemet visar aktuell patients namn på ett tydligt sätt. Viss variation fanns mellan de olika journalsystemen; Journal III (100%), Melior (95%, 20/21), Take Care (93%, 27/29), VAS (92%, 36/39), Cosmic (86%, 43/50) och Systeam Cross (82%, 14/17). En mindre andel av förskrivarna, 9% (16/178), ansåg att journalsystemet inte visar patientens namn på ett tydligt sätt vid förskrivning (låg instämmandegrad). Svar 178 Bortfall 3 Totalt

17 Fråga 18. Vid förskrivning av e-recept, är det möjligt att hantera flera patienter samtidigt? Majoriteten av förskrivarna angav att det inte är möjligt att hantera fler patienter samtidigt vid förskrivning av läkemedel Antal förskrivare Nej Ja Vet ej 0 Cosmic Journal III Melior SYSteam Cross Take Care VAS Figur 8. Diagram över förskrivarnas svar på frågan Vid förskrivning av e-recept, är det möjligt att hantera flera patienter samtidigt? En majoritet av förskrivare från Cosmic, 82% (42/51), svarade nej på frågan om det går att hantera flera patienter samtidigt vid förskrivning av e-recept. 10% (5/51) svarade ja, det vill säga att det vid förskrivning går att hantera fler patienter samtidigt. 8%, det vill säga fyra av 51 Cosmic-förskrivare, Vet ej. Svar 181 Bortfall 0 Totalt 181 En stor del av Journal III:s förskrivare, 68% (15/22), svarade nej på frågan, medan 9% av förskrivarna (2/22) svarade ja. 23% (5/22) av förskrivarna från Journal III angav att de inte vet. Bland Meliors förskrivare svarade 48% (10/21) att det inte går att hantera flera patienter samtidigt. 10% (2/21) svarade att det går och 43% (9/21) svarade att de vet ej. De flesta av förskrivare från SYSteam Cross, 89% (16/18), angav att det inte är möjligt att hantera fler patienter samtidigt och en person (6%) vardera angav att det är möjligt respektive vet ej. Bland Take Cares förskrivare svarade 63% (19/30) nej på frågan om det vid förskrivning är möjligt att hantera fler patienter samtidigt och 17% (5/30) svarade ja. Sex personer av 30, 20%, svarade Vet ej. Av VAS 39 förskrivare angav 27 förskrivare (69%) att det inte går att hantera fler patienter samtidigt. Åtta VAS-användare (21%) angav att det går och fyra (10%) vet ej. 17

18 7.1.3 Val av läkemedel Fråga 13. Vid läkemedelsförskrivning presenterar journalsystemet förpackningar för respektive läkemedel på ett tydligt sätt. Majoriteten av förskrivarna i undersökningen tyckte att vid förskrivning av läkemedel visas olika förpackningar på ett tydligt sätt Antal förskrivare Låg instämmandegrad Hög instämmandegrad Cosmic medel=4,1 Journal III medel=4,8 Melior medel=5,1 SYSteam Cross medel=4,4 Take Care medel=5,2 VAS medel=5,0 Figur 9. Diagram över förskrivarnas instämmandegrad i påståendet Vid läkemedelsförskrivning presenterar journalsystemet förpackningar för respektive läkemedel på ett tydligt sätt. Förskrivaren angav instämmandegrad på skala 1-6, där 1 = instämmer inte alls och 6 = instämmer helt. 1-3 = låg instämmandegrad och 4-6 = hög instämmandegrad. Medelvärde för samtliga förskrivare var 4,7 och median 5. I figuren anges även medelvärde för respektive journalsystem. En stor del av förskrivarna, 80% (142/178), angav en hög instämmandegrad i påståendet Vid läkemedelsförskrivning presenterar journalsystemet förpackningar för respektive läkemedel på ett tydligt sätt. Svar 178 Bortfall 3 Totalt 181 Bland dem som instämde i hög grad såg fördelningen ut enligt följande: Melior (95%, 20/21), Take Care (93%, 28/30), VAS (87%, 34/39), Journal III (77%, 17/22) och SYSteam Cross (71%, 12/17). Däremot var det färre som instämde bland förskrivarna som använde Cosmic, 37% (18/49). Bland kommentarerna som gavs lämnades önskemål om att journalsystemet kunde gärna visa förpackningar på alla generika (Take Care). Det framfördes också synpunkter om att informationen om förpackningarna gavs för sent i förskrivningsprocessen: först efter man har klickat sig igenom läkemedelsmodulen och gjort alla ordinationer (Take Care). En förskrivare 18

19 från VAS tyckte att det var för mycket information tyvärr alltför tydligt så att vallistan blir alltför lång. Fråga 14. Vid läkemedelsförskrivning presenterar journalsystemet prisuppgifter för respektive läkemedel på ett tydligt sätt. Hälften av förskrivarna i undersökningen tyckte att prisuppgifter för läkemedel tydligt presenteras i sina respektive journalsystem Antal förskrivare Låg instämmandegrad Hög instämmandegrad Vet ej Cosmic medel=3,5 Journal III medel=4,1 Melior medel=2,5 SYSteam Cross medel=4,0 Take Care medel=1,6 VAS medel=4,5 Figur 10. Diagram över förskrivarnas instämmandegrad i påståendet Vid läkemedelsförskrivning presenterar journalsystemet prisuppgifter för respektive läkemedel på ett tydligt sätt. Förskrivaren angav instämmandegrad på skala 1-6, där 1 = instämmer inte alls och 6 = instämmer helt. 1-3 = låg instämmandegrad och 4-6 = hög instämmandegrad. Medelvärde för samtliga förskrivare var 3,4 och median 4. I figuren anges även medelvärde för respektive journalsystem. Ungefär hälften av förskrivarna, 51% (92/180) ansåg att prisuppgifter för respektive läkemedel presenteras på ett tydligt sätt. Knappt hälften, 43% (77/180), angav en låg instämmandegrad i påståendet. Elva personer (6%) svarade Vet ej. Svar 180 Bortfall 1 Totalt 181 Bland VAS 39 respondenter instämde 30 i hög grad (77%). Även bland förskrivare från journalsystemen SYSteam Cross, Journal III och Cosmic instämde majoriteten i hög grad (67%, 64% respektive 53%). Bland förskrivare från Take Care däremot instämde endast tre av 29 (10%) i hög grad i påståendet att prisuppgifter för respektive läkemedel presenteras på ett tydligt sätt och 86% (25/29) instämde i låg grad. 29% (6/21) av förskrivare från Melior instämde i hög grad och 43 % (9/21) instämde i låg grad. 19

20 Bland de kommentarer som lämnades fanns förslag på förbättringsåtgärder. En SYSteam Crossanvändare skriver En jättelång lista över generika kommer upp till synes osorterad. Jag skulle vilja att man kunde se förpackningsstorlek och ett pris per dos, för att kunna välja det billigaste. En förskrivare från Melior föreslår i sin kommentar en funktion som anger lägsta pris. 20

21 7.1.4 Dubbelriktad e-kommunikation Fråga 21. Beskriv hur du går tillväga när/om du vill makulera ett e-recept efter det att förskrivningen har skickats iväg till Apoteket. Sju av tio förskrivare angav att de meddelar apoteket, i form av telefonsamtal, besök eller nytt e- recept, när/om de ska makulera ett redan skickat e-recept. Knappt var tionde förskrivare makulerar endast i journalen Antal förskrivare Meddelar apoteket via tfnkontakt eller besök Makulerar i journalen och meddelar Apoteket Makulerar i journalen Meddelar apoteket via nytt e-recept Kontaktar patienten Vet ej Figur 11. Diagram över hur förskrivarna beskriver hur de går tillväga när/om de vill makulera ett e-recept efter det att förskrivningen har skickats iväg till Apoteket. 161 av 181 förskrivare (89%) besvarade frågan Beskriv hur du går tillväga när/om du vill makulera ett e-recept efter det att förskrivningen har skickats iväg till Apoteket. 70% av samtliga förskrivare (68/161+37/161+7/161) angav Svar Bortfall Totalt att de meddelar Apoteket, via telefonkontakt, nytt e-recept eller genom att besöka apoteket. 23% (37/161) uppgav att både meddelar Apoteket och makulerar förskrivningen i journalen. 7% (12/161) av förskrivarna svarade att de makulerar i journalen och 20% (33/161) svarade att de vet ej eller aldrig har gjort en makulering. Utöver beskrivning av tillvägagångssättet vid makulering har några kommentarer lämnats som poängterar att det är ett besvärligt moment: Krångligt, osäkert, lätt att det blir fel. Tar tid. Fungerar dåligt. och Hopplöst läge. Jag ber helt enkelt patienten att inte ta ut receptet. Någon skriver Vet ej. Provar att "ta bort", om det inte går ringer jag Melioransvarig på kliniken, hör med kollega el ringer Apoteket i sista hand. Sådant skäl tid och försinkar, men det är viktigt att det blir rätt så klart! Ytterligare en kommentar var Makulerar receptet men ringer inte till Apoteket då det är alltför krångligt att ringa till apotek nu för tiden. Väntetider! 21

22 En förskrivare från VAS skriver Makulerar i datasystemet och ringer apoteket - vårt system ger också påminnelse om att ringa. Eftersom tillvägagångssättet vid makulering av ett e-recept skiljer sig mellan de olika journalsystemen, redovisas nedan svaren för vart och ett av journalsystemen. COSMIC Antal förskrivare Meddelar apoteket via tfnkontakt eller besök Makulerar i journalen och meddelar Apoteket 3 Makulerar i journalen 0 Meddelar apoteket via nytt e-recept 2 Kontaktar patienten Vet ej Figur 12. Diagram över Cosmics förskrivares svar på frågan Beskriv hur du går tillväga när/om du vill makulera ett e-recept efter det att förskrivningen har skickats iväg till Apoteket. Journal III Antal förskrivare Meddelar apoteket via tfnkontakt eller besök Makulerar i journalen och meddelar Apoteket Makulerar i journalen Meddelar apoteket via nytt e-recept 0 Kontaktar patienten 1 Vet ej Figur 13. Diagram över Journal III förskrivares svar på frågan Beskriv hur du går tillväga när/om du vill makulera ett e-recept efter det att förskrivningen har skickats iväg till Apoteket. 22

23 Melior Antal förskrivare Meddelar apoteket via tfnkontakt eller besök 2 Makulerar i journalen och meddelar Apoteket 4 Makulerar i journalen 0 0 Meddelar apoteket via nytt e-recept Kontaktar patienten Vet ej Figur 14. Diagram över Meliors förskrivares svar på frågan Beskriv hur du går tillväga när/om du vill makulera ett e-recept efter det att förskrivningen har skickats iväg till Apoteket. SYSteam Cross Antal förskrivare Meddelar apoteket via tfnkontakt eller besök 4 Makulerar i journalen och meddelar Apoteket 0 Makulerar i journalen 3 Meddelar apoteket via nytt e-recept 0 Kontaktar patienten 2 Vet ej Figur 15. Diagram över SYSteam Cross förskrivares svar på frågan Beskriv hur du går tillväga när/om du vill makulera ett e-recept efter det att förskrivningen har skickats iväg till Apoteket. 23

24 Take Care Antal förskrivare Meddelar apoteket via tfnkontakt eller besök Makulerar i journalen och meddelar Apoteket 2 Makulerar i journalen 0 Meddelar apoteket via nytt e-recept 1 Kontaktar patienten Vet ej Figur 16. Diagram över Take Care förskrivares svar på frågan Beskriv hur du går tillväga när/om du vill makulera ett e-recept efter det att förskrivningen har skickats iväg till Apoteket. VAS Antal förskrivare Meddelar apoteket via tfnkontakt eller besök Makulerar i journalen och meddelar Apoteket Makulerar i journalen Meddelar apoteket via nytt e-recept Kontaktar patienten Vet ej Figur 17. Diagram över VAS förskrivares svar på frågan Beskriv hur du går tillväga när/om du vill makulera ett e-recept efter det att förskrivningen har skickats iväg till Apoteket. 24

25 Fråga 22. Efter att ha skickat e-recept till Apoteket, får du en kvittens från Apoteket att e- receptet är mottaget? Generellt sett, med undantag av förskrivare som använder SYSteam Cross, rådde olika uppfattning huruvida man som förskrivare får en kvittens eller inte om ett skickat e-recept har blivit mottaget på Apoteket Antal förskrivare Cosmic Journal III Melior SYSteam Cross 5 7 Take Care VAS Nej Ja Vet ej Figur 18. Diagram över förskrivarnas svar på frågan Efter att ha skickat e-receptet till Apoteket, får du en kvittens från Apoteket att e-receptet är mottaget? Samtliga av SYSteam Cross 18 respondenter angav att de inte får en kvittens om mottaget e-recept från Apoteket. Svar 180 Bortfall 1 Totalt 181 Bland användare från VAS svarade 67% (26/39) att de inte får en kvittens och 31% (12/39) svarade att de får en kvittens. Av Take Cares 30 respondenter uppgav 23% (7/30) att de inte vet om de mottar en kvittens från Apoteket eller ej, 60% (18/30) svarade att de ej får en kvittens och 17% (5/30) svarade att de får en kvittens. Journal III- och Melioranvändare svarade identiskt på denna fråga: 48% (10/21) angav att de inte mottar en kvittens från Apoteket, 29% (6/21) angav att de gör det och 24% (5/21) svarade vet ej. Bland Cosmics användare uppgav 59% (30/51) att de inte får en kvittens från Apoteket om att e-receptet är mottaget och 35% (18/51) svarade att de får det. 25

26 7.1.5 Övrigt Fråga 15. Jämfört med handskrivna recept är e-recept skrivna via journalsystemet tidsbesparande. Flertalet av förskrivarna i undersökningen ansåg att e-recept i jämförelse med handskrivna recept är tidsbesparande Antal förskrivare Låg instämmandegrad Hög instämmandegrad Vet ej Cosmic medel=5, Journal III medel=5,9 Melior medel=5,0 SYSteam Cross medel=5,3 Take Care medel=5,5 VAS medel=6,0 Figur 19. Diagram över förskrivarnas instämmandegrad i påståendet Jämfört med handskrivna recept är e-recept skrivna via journalsystemet tidsbesparande. Förskrivaren angav instämmandegrad på skala 1-6, där 1 = instämmer inte alls och 6 = instämmer helt. 1-3 = låg instämmandegrad och 4-6 = hög instämmandegrad. Medelvärde för samtliga förskrivare var 5,4 och median 6. I figuren anges även medelvärde för respektive journalsystem. Majoriteten av respondenterna, (92%, 165/179), ansåg att det i jämförelse med att skriva handskrivna recept är tidsbesparande med e-recept (hög instämmandegrad). Drygt 1% (2/179) svarar Vet ej och 7% (12/179) ansåg att det inte är tidsbesparande med e-recept (låg instämmandegrad). Svar 179 Bortfall 2 Totalt 181 Trots att en majoritet inom varje journalsystem instämde i hög grad fanns en viss variation mellan journalsystemen: VAS och Journal III (100%), Take Care (97%, 29/30), SYSteam Cross (94%, 17/18, Melior (86%, 18/21) och Cosmic (82%, 41/50). Två förskrivare från Melior nämnde i kommentarsfältet att det vid första förskrivningstillfället tar längre tid än tidigare, men att det är tidsbesparande på längre sikt ( kommer att vara besparande på återbesöket, men första gången tar det längre tid och om ordinationen redan är skriven sedan tidigare ). 26

27 Fråga 17. Jämfört med handskrivna recept kan jag genom e-recept skrivna via journalsystemet erbjuda mina patienter bättre service. De flesta av förskrivarna i undersökningen ansåg att de genom e-recept kan erbjuda sina patienter en bättre service än med handskrivna recept Antal förskrivare Låg instämmandegrad Hög instämmandegrad Vet ej Cosmic medel=5, Journal III medel=5,0 Melior medel=5,0 SYSteam Cross medel=5,1 Take Care medel=5,9 VAS medel=5,6 Figur 20. Diagram över förskrivarnas instämmandegrad i påståendet Jämfört med handskrivna recept kan jag genom e-recept skrivna via journalsystemet erbjuda mina patienter bättre service. Förskrivaren angav instämmandegrad på skala 1-6, där 1 = instämmer inte alls och 6 = instämmer helt. 1-3 = låg instämmandegrad och 4-6 = hög instämmandegrad. Medelvärde för samtliga förskrivare var 5,3 och median 6. I figuren anges även medelvärde för respektive journalsystem. Majoriteten av respondenterna, 92% (167/181), ansåg att de genom e-recept kan erbjuda sina patienter en bättre service än med handskrivna recept. Några, 6% (10/181), instämmer i låg grad i påståendet och 2% (4/181) anger Vet ej. Svar 181 Bortfall 0 Totalt 181 Fördelningen bland de förskrivarna som instämde i hög grad såg ut enligt följande: Take Care (97%, 29/30),VAS (95%, 37/39), Journal III (91%, 20/22), Melior (91%, 19/21), Cosmic (90%, 46/51) och Systeam Cross (89%, 16/18). Trots att så stor andel lämnade ett positivt svar nämndes ett antal kritiska kommentarer avseende servicen: Äldre personer glömmer alltid att det finns recept på apoteket, ringer flera ggr att de inte hittar sina recept, det blir ofta diskussioner och till slut nytt recept. En förskrivare framför Ja, om det fungerar, annars usel service. Vi har ofta problem med att recepten inte når fram till apoteket, och det syns inte hos förskrivaren 27

28 Fråga 16. Jämfört med handskrivna recept är e-recept skrivna via journalsystemet säkrare. En majoritet av förskrivarna ansåg att e-recept, jämfört med handskrivna recept, är säkrare Antal förskrivare Låg instämmandegrad Hög instämmandegrad Vet ej Cosmic medel=4,4 Journal III medel=4,2 Melior medel=4,7 SYSteam Cross medel=4,8 Take Care medel=5,4 VAS medel=5,4 Figur 21. Diagram över förskrivarnas instämmandegrad i påståendet Jämfört med handskrivna recept är e-recept skrivna via journalsystemet säkrare. Förskrivaren angav instämmandegrad på skala 1-6, där 1 = instämmer inte alls och 6 = instämmer helt. 1-3 = låg instämmandegrad och 4-6 = hög instämmandegrad. Medelvärde för samtliga förskrivare var 4,8 och median 5. I figuren anges även medelvärde för respektive journalsystem. En stor del av respondenterna ansåg att e-recept skrivna via journalsystemet är säkrare än handskrivna recept, 150 av undersökningens 181 deltagare (83%) instämde i hög grad. 23 förskrivare (13%) instämde i låg grad och åtta förskrivare (4%) angav Vet ej. Svar 181 Bortfall 0 Totalt 181 Fördelningen mellan journalsystemen bland förskrivare som angav att de instämde i hög grad var enligt följande: VAS (95%, 37/39), Take Care (93%, 28/30), SYSteam Cross (89%, 16/18), Melior (76%, 16/21), Journal III (73%, 16/22) och Cosmic (73%, 37/51). Bland förskrivare från Melior angav 24% (5/21) att de instämde i låg grad i påståendet Jämfört med handskrivna recept är e-recept skrivna via journalsystemet säkrare och motsvarande siffra bland förskrivare från Cosmic var 20% (10/51). Någon skriver att det är lättare att skicka recept på fel patient. En annan förskrivare nämner att det sker att kollegor går in på min inloggning av misstag. Jag blir förskrivare. Risken med att dela arbetsdator med andra. 28

29 Fråga 19. Om/när du får ett meddelande att e-recepttrafiken ligger nere, d v s att det inte är möjligt att skicka e-recept, vad gör du då? Du har patienten hos dig och han/hon är inte i akut behov läkemedlet. Den största andelen, knappt hälften, av samtliga förskrivare valde att skriva ut receptet från datorn och ge det direkt till patienten vid de tillfällen som e-recepttrafiken ligger nere. Var femte förskrivare angav att han/hon inte behöver göra något alls, utan e-receptet skickas automatiskt så fort e-recepttrafiken är igång igen. 100% Förskrivare 80% 60% 40% Behöver inte göra något alls. Så fort e- recepttrafiken är igång skickas receptet automatiskt. Ringer in receptet till apoteket. Skriver ett recept för hand och ger det direkt till patienten. 20% Skriver ut receptet från datorn och ger direkt till patienten. Provar att skicka receptet senare. 0% Cosmic Journal III Melior SYSteam Cross Take Care Figur 22. Diagram över samtliga förskrivares svar på frågan Om/när du får ett meddelande att e- recepttrafiken ligger nere, vad gör du då? VAS Tillvägagångssättet vid störningar i e-recepttrafiken, eller när e-recepttrafiken helt ligger nere, skiljer sig mycket åt. Nedan presenteras resultaten för vart och ett av journalsystemen. 29

30 Cosmic förskrivare 73 svar 20 Antal förskrivare Provar att skicka receptet senare. Skriver ut receptet från datorn och ger direkt till patienten. Skriver ett recept för hand och ger det direkt till patienten. Ringer in receptet till apoteket. Behöver inte göra något alls. Så fort e-recepttrafiken är igång skickas receptet automatiskt. Figur 23. Diagram över Cosmics förskrivares svar på frågan Om/när du får ett meddelande att e- recepttrafiken ligger nere, vad gör du då? 25 Journal III 22 förskrivare 33 svar 20 Antal förskrivare Provar att skicka receptet senare. Skriver ut receptet från datorn och ger direkt till patienten. Skriver ett recept för hand och ger det direkt till patienten. Ringer in receptet till apoteket. Behöver inte göra något alls. Så fort e-recepttrafiken är igång skickas receptet automatiskt. Figur 24. Diagram över Journal III:s förskrivares svar på frågan Om/när du får ett meddelande att e- recepttrafiken ligger nere, vad gör du då? 25 Melior 21 förskrivare 26 svar 20 Antal förskrivare Provar att skicka receptet senare. Skriver ut receptet från datorn och ger direkt till patienten. Skriver ett recept för hand och ger det direkt till patienten. 1 Ringer in receptet till apoteket. Behöver inte göra något alls. Så fort e-recepttrafiken är igång skickas receptet automatiskt. Figur 25. Diagram över Meliors förskrivares svar på frågan Om/när du får ett meddelande att e- recepttrafiken ligger nere, vad gör du då? 30

31 25 20 SYSteam Cross 18 förskrivare 24 svar Antal förskrivare Provar att skicka receptet senare. Skriver ut receptet från datorn och ger direkt till patienten. Skriver ett recept för hand och ger det direkt till patienten. Ringer in receptet till apoteket. Behöver inte göra något alls. Så fort e-recepttrafiken är igång skickas receptet automatiskt. Figur 26. Diagram över SYSteam Cross förskrivares svar på frågan Om/när du får ett meddelande att e- recepttrafiken ligger nere, vad gör du då? 25 Take Care 30 förskrivare 40 svar Antal förskrivare Provar att skicka receptet senare. Skriver ut receptet från datorn och ger direkt till patienten. Skriver ett recept för hand och ger det direkt till patienten. Ringer in receptet till apoteket. Behöver inte göra något alls. Så fort e-recepttrafiken är igång skickas receptet automatiskt. Figur 27. Diagram över Take Cares förskrivares svar på frågan Om/när du får ett meddelande att e- recepttrafiken ligger nere, vad gör du då? VAS 39 förskrivare 57 svar 22 Antal förskrivare Provar att skicka receptet senare. Skriver ut receptet från datorn och ger direkt till patienten. Skriver ett recept för hand och ger det direkt till patienten. 2 Ringer in receptet till apoteket. Behöver inte göra något alls. Så fort e-recepttrafiken är igång skickas receptet automatiskt. Figur 28. Diagram över VAS förskrivares svar på frågan Om/när du får ett meddelande att e- recepttrafiken ligger nere, vad gör du då? 31

32 Fråga 20. Jag gör en sista koll av e-receptet innan jag skickar det till Apoteket. En majoritet av förskrivarna angav att de oftast eller alltid gör en sista kontroll av e-receptet innan det skickas till Apoteket och en fjärdedel av förskrivarna angav att de sällan eller aldrig gör en sista kontroll av e-receptet innan det skickas till Apoteket aldrig Antal förskrivare sällan oftast alltid vet ej 0 Cosmic Journal III Melior SYSteam Cross Take Care VAS Figur 29. Diagram över förskrivarnas svar på påståendet Jag gör en sista koll av e-receptet innan jag skickar det till Apoteket. 179 förskrivare besvarade frågan om han/hon alltid gör en sista kontroll av e-receptet innan det skickas till Apoteket. Knappt hälften, 48% (86/179), angav att de oftast kontrollerar e-receptet innan det skickas iväg och 26% Svar 179 Bortfall 2 Totalt 181 (47/179) angav att de alltid gör det. 22% (39/179) svarade att de sällan gör det och några av förskrivarna, 3% (6/179), svarade att de aldrig gör en sista kontroll innan e-receptet skickas iväg. En förskrivare angav Vet ej. För samtliga journalsystem var det störst andel förskrivare som angav att de oftast kontrollerar e- receptet före ivägskickandet. En majoritet av förskrivarna från SYSteam Cross, 89%, angav att de alltid eller oftast (5/18 respektive 11/18) kontrollerar e-receptet för ivägskickandet. Bland Take Cares förskrivare angav 83% att de alltid (11/30) eller oftast (14/30) kontrollerar e- receptet före det skickas iväg. Några, 17% (5/30) gör sällan en sista kontroll. Av Meliors 21 förskrivare angav 29% (6/21) att de alltid kontrollerar e-receptet och 52% (11/21) angav att de oftast gör en sista kontroll. Sammantaget gör 81% av Meliors förskrivare alltid eller 32

33 oftast en sista koll av e-receptet. 19% av Meliors förskrivare gör sällan (14%, 3/21) eller aldrig (5%, 1/21) en sista koll. En majoritet av Journal III:s förskrivare, 76%, uppgav att de alltid (7/21) eller oftast (9/21) gör en sista kontroll, medan 24% (5/21) uppger att det sällan förekommer. Av Cosmics 51 förskrivare svarade 67% (34/51) av förskrivarna att de alltid eller oftast kontrollerar e-receptet före det ska skickas iväg. 22% (11/51) gör det alltid och 45% (23/51) gör oftast en sista kontroll. 27% (14/51) av Cosmics förskrivare svarade att de sällan gör en sista kontroll och tre förskrivare, 6%, uppgav att de aldrig gör det. Bland VAS användare uppgav två förskrivare (5%) att han/hon aldrig gör en sista kontroll av e- receptet och 26% (10/38) uppgav att de sällan gör det. 65% av VAS förskrivare svarade att det alltid (7/38) eller oftast (18/38) kontrollerar e-receptet innan det skickas iväg. Bland kommentarerna nämnde en förskrivare att hon/han skulle önska ytterligare möjlighet till kontroll. En förskrivare nämnde att det endast går att kontrollera delar av receptet innan det skickas. Fråga 23. Har du, p g a oklarheter i e-recept, blivit kontaktad av apotekspersonal under de senaste 2 månaderna? Nej Cosmic Journal III Melior SYSteam Cross Ja, någon enstaka gång Ja, mellan 3-10 gånger Ja, > 10 gånger Vet ej Take Care VAS Figur 30. Diagram över förskrivarnas svar på frågan Har du p g a oklarheter i e-recept, blivit kontaktad av apotekspersonal under de senaste 2 månaderna? Knappt hälften, 46% (84/181), har inte blivit kontaktade av apotekspersonal, på grund av oklarheter i e-recept, under de senaste 2 månaderna, medan 41% (74/181) svarade att de har blivit kontaktade någon enstaka gång. 9% (16/51) Svar 181 Bortfall 0 Totalt

34 har blivit kontaktade av apotekspersonal mellan 3-10 gånger under den senaste tvåmånadersperioden och 2% (4/181) har blivit kontaktade fler än 10 gånger. Bland Cosmics förskrivare hade 10% (5/51) blivit kontaktade mellan 3-10 gånger under de senaste två månaderna. 86% (44/51) hade inte blivit kontaktad alls eller någon enstaka gång. Det hade funnits anledning för apotekspersonal att kontakta 9% (2/22) av Journal III-användare mellan 3-10 gånger de senaste två månaderna. 32 % av Journal III:s användare uppgav att de hade blivit kontaktade någon enstaka gång och 59% uppgav att de inte hade blivit kontaktade. Bland förskrivare från Melior svarade 71% (15/21) nej på frågan om de hade blivit kontaktade av apotekspersonal under de senaste två månaderna. 29% (6/21) svarade att de hade blivit det någon enstaka gång. Respondenter från SYSteam Cross svarade nej 11% (2/18); ja, någon enstaka gång 67% (12/18); ja, mellan 3-10 gånger 11% (2/18) och ja, fler än tio gånger 11% (2/18). 60% (18/30) av Take Cares förskrivare uppgav att de inte hade blivit kontaktade av apotekspersonal. 30% (9/30) uppgav att de hade blivit kontaktade någon enstaka gång. 7% (2/30) angav att de hade blivit kontaktade mellan 3-10 gånger. Bland förskrivare från VAS angav den största gruppen, 46% (18/39), att de hade blivit kontaktade någon enstaka gång, medan 36% (14/39) inte blivit kontaktade alls. 13% (5/39) svarade att de hade blivit kontaktade mellan 3-10 gånger och resten, 5% (2/39), hade blivit kontaktade fler än 10 gånger under de senaste två månaderna. 34

35 Fråga 25. Vad tycker du är bra i det journalsystem du använder vid läkemedelsförskrivning? Den största gruppen förskrivare ansåg att den huvudsakliga fördelen med e-recept var att det är snabbt och enkelt. Även momentet att förnya recept var en av de funktioner som flera förskrivare ansåg fungerar bra i det journalsystem som används på arbetsplatsen. Svar COSMIC Journal III Melior SYSteam Take Care VAS Totalt Snabbt och enkelt Att förnya recept Översikt hela landstingets förskrivningar Informationsöverföringen mellan e-recept och journalsystem Översikt patientens förskrivning Ökad säkerhet Kopplingen till FASS Tydlig information avseende bl a förpackningar och priser Allt/det mesta Interaktioner Annat Summa Tabell 4. I tabellen visas de vinster med e-recept som förskrivare angav fungerar bra i det journalsystem som används vid läkemedelsförskrivning. Förskrivarna svarade öppet på frågan Vad tycker du är bra i det journalsystem som du använder vid läkemedelsförskrivning? och svaren delades in i kategorier. En förskrivare kunde ge flera svar. Den största gruppen, 54 personer, angav att journalsystemet vid läkemedelsförskrivning är snabbt och enkelt. Många, 38/135, skrev att det är enkelt att förnya recept och 21 förskrivare angav informationsöverföringen mellan journalsystemet och e-receptfunktionen som en stor fördel. Journalsystemet bidrar till en bättre översikt av såväl hela Antal respondenter fråga Bortfall 46 Totalt antal respondenter 181 Antal svar 216 Antal svar/respondent som svarat på denna fråga 1,6 landstingets förskrivningar (angavs av 23 personer) som patientens förskrivning (angavs av 17 personer). Andra fördelar som angavs var ökad säkerhet, kopplingen till FASS, tydlig information avseende bland annat förpackningar och priser samt interaktioner. 35

36 Fråga 26. Vilka brister tycker du finns i det journalsystem du använder vid läkemedelsförskrivning? Den största gruppen, knappt tre av tio, angav svårigheter vid val av preparat som den mest väsentliga bristen i det journalsystem som används vid läkemedelsförskrivning. Flera förskrivare nämnde att en brist är att det inte går att nå e-dos via e-receptfunktionen eller journalsystemet och många ansåg att handhavandet vid förskrivning av läkemedel i journalsystemet är generellt krångligt. Svar COSMIC Journal III Melior SYSteam Take Care VAS Totalt Preparatval Ingen koppling e-recept - ApoDos/e-Dos Generellt krångligt, ex antal klick Makulerings-/returfunktion Nöjd! Flera patienter samtidigt e-recept vid extemporepreparat, licenspreparat, asylsökande Saknar kvittens från apoteket Utsättning Läkemedelslistan Bristfällig interaktionsvarning Ingen varning vid för höga doser För lätt! Annat Summa Tabell 5. I tabellen visas de brister i journalsystemet som används vid läkemedelsförskrivning som förskrivarna i undersökningen angav. Förskrivarna svarade öppet på frågan Vilka brister tycker du finns i det journalsystem som du använder vid läkemedelsförskrivning? De öppna svaren delades in i kategorier. En förskrivare kunde ge flera svar. 38 personer angav att det finns brister i momentet val av preparat. 21 förskrivare uppgav att det är en brist att e- Dosfunktionen inte är direkt integrerad med journalsystemet och 20 förskrivare skrev att journalsystemet är generellt krångligt, det är till exempel för många klick. Vidare sågs brister i makulerings- och returfunktionerna (angavs av 16 Antal respondenter fråga Bortfall 41 Totalt antal respondenter 181 Antal svar 172 Antal svar/respondent som svarat på denna fråga 1,2 förskrivare), hantering av flera patienter samtidigt (åtta förskrivare) och vid förskrivning av extempore- och licenspreparat och vid förskrivning av läkemedel till asylsökande patienter (angavs av sju förskrivare). Andra funktioner/moment som angavs vara svåra eller mindre bra var att man saknar kvittens från Apoteket (sex förskrivare), utsättning av preparat (fem förskrivare) och läkemedelslistan (fem förskrivare). Tio förskrivare angav att de är nöjda! 36

37 Fråga 27. Jag har följande förslag till förbättringar av e-recept. Flera förslag på förbättrande åtgärder gavs. Förskrivarna efterfrågade enklare preparatval, integrering av e-dos i journalsystemet och förenkling vid makulering av e-recept. Tabell 6. I tabellen visas de förslag på förbättringar av e-recept som förskrivarna i undersökningen angav. Förskrivarna svarade öppet på frågan Jag har följande förslag till förbättringar av e-recept. De öppna Journal Take Svar COSMIC III Melior SYSteam Care VAS Totalt Enklare preparatval Koppling med e-dos/apodos Makulering av e-recept Nöjd! e-dialog förskrivare-apotek Kvittens från Apoteket e-recept vid licens/asylsökande Grafiska illustrationer Kunna skapa favoriter Färre antal klick Bättre layout Bättre interaktionsinformation Annat Summa svaren delades in i kategorier. En förskrivare kunde ge flera svar. 21 förskrivare ansåg att enklare preparatval skulle förbättra e- receptfunktionen. Lika många nämnde kopplingen till e-dos som ett förslag till förbättring. 19 personer önskade en utveckling av makuleringsfunktionen av e-recept och sju förskrivare föreslog en möjlighet till återkoppling med Apoteket via e- receptet/journalsystemet. Kvittens från Apoteket angavs av fem Antal respondenter fråga Bortfall 80 Totalt antal respondenter 181 Antal svar 131 Antal svar/respondent som svarat på denna fråga 1,3 förskrivare och lika många föreslog en förbättring av e-recept vid förskrivning av extempore- och licenspreparat och vid förskrivning av läkemedel till asylsökande patienter. 37

38 7.1.6 Enkel sammanfattning av resultat från kvantitativa enkätfrågor till förskrivare Frågorna 7 samt i enkäten utgjordes av frågor av typen instämmandegrad. Nedan ses en sammanställning av resultaten från nämnda frågor. Journalsystemet som används på min arbetsplats är lätt att använda.(7) I det journalsystem jag använder är det lätt att förskriva läkemedel.(10) Vid läkemedelsförskrivning visar journalsystemet aktuell patients personnummer på ett tydligt sätt.(11) Vid läkemedelsförskrivning visar journalsystemet aktuell patients namn på ett tydligt sätt.(12) Vid läkemedelsförskrivning presenterar journalsystemet förpackningar för respektive läkemedel på ett tydligt sätt.(13) Vid läkemedelsförskrivning presenterar journalsystemet prisuppgifter för respektive läkemedel på ett tydligt sätt.(14) Jämfört med handskrivna recept är e- recept skrivna via journalsystemet tidsbesparande.(15) Jämfört med handskrivna recept kan jag genom e-recept skrivna via journalsystemet erbjuda mina patienter bättre service.(17) Jämfört med handskrivna recept är e- recept skrivna via journalsystemet säkrare.(16) Cosmic Journal III Melior SYSteam Cross Take Care VAS Totalt 38

39 Totalt Tabell 7. Sammanställning av medianerna för påståendena 7 och 10-17, d v s de av typen instämmandegrad, fördelat på journalsystem. Förskrivaren angav instämmandegrad på skala 1-6, där 1 = instämmer inte alls och 6 = instämmer helt. Siffran i parentes anger frågans nummer i enkäten. 39

40 7.2 Enkät till journalleverantörer Fem av sex journalleverantörer inkom med besvarade enkäter. Enkäten besvarades av VAS, Journal III, SYSteam Cross, Cosmic och Melior, medan Take Care (Profdoc) valde att inte besvara enkäten. Samtliga svar redovisas. Däremot ingår inte samtliga svar som underlag till analys och diskussion i föreliggande studie, utan svaren kan komma att används till en senare studie. Journalleverantörerna ombads besvara frågorna utifrån den version som var godkänd enligt de krav som ställts genom NEF. Endast VAS hade vid tidpunkten då enkäten besvarades denna version i drift, övriga hade en godkänd version som ännu inte driftsatts Allmänt Journalsystem Version Format Landsting Cosmic R7.2 sp 3 NEF Ingen, levereras i mars 2008 Journal III NEF Pilot i Gävleborg Melior Melior version 213 samt Siemens e-recept version NEF F n pågår ett pilotprojekt i VGR på SKAS där pilottester pågår. P g a omständigheter hos kunden är pilotdriften beräknad först till i början av april. SYSteam Cross NEF Ingen, levereras i juni 2008 VAS VAS v NEF Jämtlands läns landsting Norrbottens läns landsting Landstinget Halland Tabell 8. Tabell över vilka journalsystem som är representerade i studien, vilken version av journalsystemet frågorna är besvarade utifrån, vilket format som används för att skicka e-recept via journalsystemet samt var (i vilket/vilka landsting) versionen är i drift (det datum enkäten besvarades). Tillvägagångssättet för att nå förskrivningsfunktionen varierar mellan de olika journalsystemen. Nedan ses journalleverantörernas svar på frågan Beskriv hur förskrivaren når funktionen att skriva e-recept i journalsystemet. Journalsystem Cosmic Journal III Melior Hur nås funktionen att skriva e-recept? Via menyvalet Läkemedel och sedan fönstret Recept. Om man är inloggad i systemet så är det kortkommando ctrl+h för att hämta patient. Sök patient med personnummer eller namn, vid funnen patient välj öppna. Välj ctrl+r för recept, du kommer då till medicinlistan. Tryck alt+o för att ordinera. Starta ordinationen genom att söka vara. E-recept nås via läkemedelsfunktionen där först en ordination skapas innan receptet antingen kan skickas som e-recept eller skrivas ut på en receptblankett. Man kan även förskriva ett recept genom att välja en receptmall eller en favorit vilket gör att förskrivaren enbart behöver verifiera innehållet och ange sin pinkod innan det skickas iväg till Apoteket (detta gäller även tidigare versioner). 40

41 SYSteam Cross Förskrivaren går in via Hämta patient på Journaltorget, klickar på knappen Recept, kommer til dialogen Gemensam läkemedelslista och klickar där på knapp Nytt recept VAS Via gemensam läkemedelslista VAS Tabell 9. Journalleverantörernas svar på frågan Hur nås funktionen att skriva e-recept? Säkerhet/signering För att kunna säkerställa identitet på ansvarig förskrivare för förskrivningen måsta alla läkemedelsförskrivningar signeras. Nedan sammanfattas i tabellform frågor och svar gällande säkerhet och signering. Journalsystem Cosmic Journal III Melior SYSteam Cross 6. Hur säkerställer programmet att endast behöriga förskrivare kan förskriva läkemedel? För att kunna skapa ett recept måste användaren ha förskrivarkod och arbetsplatskod. Dessa koder är kopplade till användarens behörighet. Behörigheter kan enbart läggas upp av utvalda personer sk Systemadministratörer. Det förutsätter att vårdgivaren är inloggad i J III. Innan man kan skicka en ordination så måste vårdgivaren ange sitt lösenord. Dels kontrolleras att förskrivaren tillhör en personalkategori med behörighet att förskriva recept t ex läkare eller sjuksköterska med rätt att förskriva. Förutom det kontrolleras även att en giltig förskrivarkod finns angiven på förskrivaren är t ex inte en giltig förskrivarkod. Förskrivaren skall via behörighetssystem tilldelats rollen som förskrivare. Kontroll sker att arbetsplatskod samt förskrivarkod finns registrerad på förskrivaren. VAS Man måste ha en behörighet till journalsystemet. Man ges behörighet till läkemedelsfunktionen i journalsystemet. Man måste ha en förskrivarkod + giltig Utfärdarkategori, Tabell 10. Journalleverantörernas svar på frågan Hur säkerställer programmet att endast behöriga förskrivare kan förskriva läkemedel? Journalsystem Cosmic Journal III Melior SYSteam Cross Hur säkerställer programmet att e-receptet inte kan skickas till Apoteket innan förskrivningen blivit signerad? Signering görs i samband med att funktionen e-recept används. Omöjligt att skicka osignerat. I J III så är lösen detsamma som signering i läget skicka under förutsättning att ni med signering menar signering av meddelandet. Recept automatsigneras i journalsystemet i förskrivardelen. När ett e-recept skickas till Apoteket anges alltid en personlig pinkod. Detta gäller även befintligt e-receptsystem i drift E-recept automatsigneras när förskrivaren (behörighet) går vidare till sänddialog. Signerar med personligt lösenord innan sändning kan utföras. VAS Signering innebär sändning. Tabell 11. Journalleverantörernas svar på frågan Hur säkerställer programmet att e-receptet inte kan skickas till Apoteket innan förskrivningen blivit signerad? 41

42 Journalsystem Cosmic Journal III Melior SYSteam Cross Vilken typ av signering används?? förstår inte frågan. Men den inloggande doktorn kommer att vara den som står som signatör på receptet. Användarnamn och lösenord. Se ovan Förskrivarens lösenord. VAS Signering sker i journalsystemet genom att aktivt signera. Tabell 12. Journalleverantörernas svar på frågan Vilken typ av signering används? Behörighet Det är av stor vikt att läkemedel endast kan skrivas ut av behöriga vårdgivare. Två av frågorna till journalleverantörerna gällde just kontroll av behörighet. På frågorna om det är möjligt för förskrivaren att skicka ett e-recept om förskrivarkod respektive arbetsplatskod (avser förmånsberättigat läkemedel) saknas, svarade samtliga journalleverantörer nej Val av patient På frågan om det vid förskrivning är möjligt för förskrivaren att ha två, eller fler, patientjournaler öppna samtidigt svarade samtliga, med undantag av Melior, nej. Melior svarade också nej, men skrev i kommentarsfältet: I journalsystemet kan man i systemadministrationen konfigurera att enbart ha en patientjournal aktiv i taget, vilket är vår rekommendation. En av enkätfrågorna som ställdes var Vid förskrivning av Särskilda läkemedel (t ex narkotiska preparat, tillväxthormon), kräver programmet att patientens adressuppgifter anges? Journalsystemen VAS, Journal III, Cosmic och Melior svarade ja, medan Systeam Cross svarade nej, med kommentaren Uppgifterna hämtas från centralt personregister som uppdateras via RSV. I alla journalsystem, förutom Melior, angavs att patientens kön kan anges i ett separat fält. Journal III tillade att kön sätts automatiskt för patient med fullständigt personnummer och Cosmic skrev att ja, detta sköts i det sk Patientkortet där uppgifterna hämtas från befolkningsregistret. Melior svarade att patientens kön inte kan anges i ett separat fält, men tillade i kommentarsfältet att denna uppgift skickas med i xml-filen via utläsning av personnummer. VAS, Systeam Cross, Cosmic och Melior instämmer helt (angav 6 på skalan 1-6, där 1 = instämmer inte alls och 6 = instämmer helt) i påståendena Vid förskrivning av läkemedel visar programmet aktuell patients personnummer på att tydligt sätt och Vid förskrivning av läkemedel visar programmet aktuell patients namn på att tydligt sätt. Journal III angav instämmandegraden 4 för båda påståendena. I bilaga 3 illustreras hur aktuell patients namn och personnummer visas i vart och ett av journalsystemen. 42

43 I tabellen nedan visas journalleverantörernas svar på frågan Hur hanterar e-receptfunktionen patienter med skyddad identitet? Journalsystem Cosmic Journal III Melior SYSteam Cross Hur hanterar e-receptfunktionen patienter med skyddad identitet? Här skrivs recept på papper. Hanteras ej e-receptfunktionen utan det ska hanteras i rutiner hos vården. Kan ej skicka e-recept på personer utan adressuppgifter. Ingen avvikande funktionalitet VAS Skyddade personuppgifter. Visas endast följande fält: 1.personnummer, 2. namn, 3.adress till aktuellt skattekontor Tabell 13. Journalleverantörernas svar på frågan Hur hanterar e-receptfunktionen patienter med skyddad identitet? Journal III, Cosmic och Melior har inte stöd i programmet att hantera e-recept till personer med skyddad identitet. På frågan om hur e-receptfunktionen i journalsystemet hanterar patienter utan fullständigt personnummer svarade journalleverantörerna enligt nedan. Journalsystem Cosmic Journal III Melior Hur hanterar e-receptfunktionen patienter utan fullständigt personnummer? Här skrivs recept på papper. Journal III tillåter inte att man skickar e-recept för patienter som saknar fullständigt personnummer. E-recept kan skickas på patienter med reservnummer enligt Carelinks nationella reservnummerformat då även födelsedatum anges. Detta gör det möjligt i dessa fall att skicka e-recept till ett specifikt Apotek. SYSteam Cross Födelsedatum skickas. e-receptet kan ej sändas till nationella e- receptbrevlådan. VAS Kan inte skicka recept med ofullständiga personnummer om ni inte menar FDA Tabell 14. Journalleverantörernas svar på frågan Hur hanterar e-receptfunktionen patienter utan fullständigt personnummer? Val av läkemedel Valet av läkemedel ska kunna göras på ett enkelt och lättfattligt sätt. Samtliga journalleverantörer, med undantag av Journal III angav att för att rätt mängd ska kunna expedieras kan förskrivaren förskriva olika förpackningar av samma läkemedel knutet till en doseringsanvisning, iteration samt expeditionsintervall (så kallat flerval). Nedan ses på vilket sätt flervalet görs. Journalsystem Cosmic Om ja i ovan, beskrivning hur All ovanstående info finns i ett recipi. (R7.2) 43

44 Journal III Melior SYSteam Cross På varje receptet finns fält för val av förpackning. Där finns även möjlighet att välja flera olika förpackningar på aktuellt läkemedel med samma beredningsform och styrka. Förskrivaren väljer antal samt förpackning. Max tre olika förpackningar kan väljas. VAS I varuregistret kan jag välja olika typer av förpackningar ex 1 50 st st. Detta summeras. Tabell 15. Journalleverantörernas beskrivning av hur förskrivning av flera förpackningar av samma läkemedel, så kallat flerval, görs. Journal III svarade nej på frågan Kan olika förpackningar av samma läkemedel förskrivas knutet till doseringsanvisning, iteration, samt expeditionsintervall (så kallat flerval), för att rätt mängd ska kunna expedieras? Samtliga journalleverantörer angav att det är möjligt att förskriva startförpackningar och att det är möjligt att ange telefonarvode. Vid telefonarvode kan endast kontotypen plusgiro användas av förskrivare i Melior, men i de övriga fyra journalsystemen fungerar såväl bankgiro som plusgiro. På frågan om förmånstyp kan väljas svarade samtliga journalleverantörer ja. I fyra av de fem journalsystemen finns förvalt värde, se nedan. Systeam Cross, Cosmic och Melior skrev vidare att om Med förmån valts, så kontrollerar systemet att varan är förmånsberättigad. Journalsystem Ja Utan förmån Cosmic X X X Med förmån Nej Kommentar Journal III X Det beror på varan som man har tänkt förskriva. Systemet tar fram defaultvärde utifrån om varan ingår i Läkemedelsförmånen och den uppgiften hämtas från Apotekets varuregister. Melior X X X Det förvalda värde som visas är den förmånstyp som finns angivet på respektive läkemedel i varuregistret. Detta kan därmed vara antingen med eller utan förmån. SYSteam Cross X X VAS X Enligt varuregister Tabell 16. Journalleverantörernas svar på frågan Om förmånstyp kan väljas, finns förvalt värde? Alla fem journalleverantörer angav att förskrivaren kan lämna meddelande till Apoteket om att utbyte av läkemedel inte får ske. Inget av systemen kan föreslå lämplig förpackningsstorlek vid angivelse av behandlingstid och dosering. 44

45 På påståendet Prisuppgifter för respektive läkemedel presenteras på ett lättöverskådligt sätt angav samtliga journalleverantörer att de instämmer helt (angav 6 på skalan 1-6, där 1 = instämmer inte alls och 6 = instämmer helt). I bilaga 3 illustreras hur prisuppgifter för respektive läkemedel visas i vart och ett av journalsystemen. Journalleverantörerna ombads beskriva hur förskrivaren får information om vilka läkemedel som är rekommenderade av lokal/regional Läkemedelskommitté. I tabellen nedan ses journalleverantörernas svar. Systeam Cross besvarade inte frågan. I bilaga 3 visas skärmdumpar från Journal III, Cosmic och Melior över informationen om rekommenderade läkemedel. Journalsystem Cosmic Hur får förskrivaren information om vilka läkemedel som är rekommenderade av lokal/regional Läkemedelskommitté? Rekommenderade läkemdel visas med en grön plupp i sökresultatet. Markeringen lägggs in av Systemadministratören. Journal III * betyder rekommenderat läkemedel X Melior SYSteam Cross Ett rekommenderat läkemedel visas med ett R före preparatnamn i listan över sökurvalet i samband med ordinationen. Funktion finns även som föreslår rekommenderade läkemedel om annat synonympreparat ordinerats. Skärmdump, se bilaga 3 VAS Markerade i listan samt att man meddelas att ett läkemedel finns rek under ATC5 Tabell 17. Journalleverantörernas svar på frågan Hur får förskrivaren information om vilka läkemedel som är rekommenderade av lokal/regional Läkemedelskommitté? På frågorna hur ofta varuregistret uppdateras och hur uppdateringsfrekvensen styrs svarade journalleverantörerna enligt följande: X X Journalsystem Cosmic Journal III Melior Hur ofta uppdateras varuregistret? Varannan vecka tillhandahåller Cambio ett uppdaterat Varuregister. Kunderna kan dock hämta det själva från Apoteket dagligen. Mottagningarna kan uppdatera denna lista så ofta dom vill via apotekets Jaca F n 1 gg/månad pga manuell hantering där vi m h a Apoteket mappar nya läkemedel till beredningsformskoder för att användarna ska få förvalda administrationssätt och dosenheter på Hur styrs uppdateringsfrekvensen av varuregistret? En tjänst vi tillhandahåller men se svar ovan. Man kan ställa in automatisk hämtning om man önskar det men dom allra flesta uppdaterar 1 ggr / 14 dagar. Styrningen av uppdateringen görs av lokala systemansvariga Se ovan. Vi levererar det uppdaterade varuregistret till samtliga kunder 1 gg/månad som i sin tur läser in det i sina respektive journalsystem m h a bat -fil 45

46 SYSteam Cross respektive läkemedel i samband med förskrivning. Diskussion med Apoteket pågår för att öka frekvensen av uppdateringen till varannan vecka till dess att SIL integrationen med NPL är färdigställd. Uppdatering av varuregistret hanteras av respektive kund Hanteras av respektive kund VAS 1 ggr/v Centralt Tabell 18. Journalleverantörernas svar på frågorna Hur ofta uppdateras varuregistret? och Hur styrs uppdateringsfrekvensen av varuregistret? Dosering Det är mycket viktigt att doseringar av läkemedel inte blir fel. Samtliga fem journalsystem angav att förkortningar i doseringsfältet accepteras och alla skrev att förkortningarna automatiskt översätts till klartext innan förskrivningen godkänns och skickas iväg till apoteket. Journal III lämnade kommentaren Översättning görs om kortdosen skrivs i ett särskilt översättningsfält och Melior skrev Vid ordination enligt dosmetoder till exempel 1x3 så översätts detta till fullt utskriven text t ex En tablett tre gånger dagligen. I fältet för doseringsanvisningen kan förskrivaren dock ändra den text som finns. Vilket gör det möjligt för förskrivaren att ändra den automatgenererade texten som skriver ut förkortningarna innan e-receptet skickas. På frågan om systemet kan översätta svarade VAS, Journal III och Systeam Cross nej. Journal III och Systeam Cross lämnade kommentarerna Översättning görs bara om 4 siffror med plustecken mellan anges Tex , alternativt 1x1 (fungerar endast för "vid behov"- medicinering) respektive SYSteam stödjer inte denna förkortning. Om + systemet används skall fyra siffror anges för att automatisk klartext skall skapas (frukost, lunch, middag, till natten). I journalsystemen Cosmic och Melior stöds denna typ av förkortning (1+0+1). I journalsystemen VAS, Systeam Cross och Melior var det möjligt att kontrollera ett e-recept i klartext innan det skickas iväg. För illustrationer av denna funktion hänvisas till bilaga 3. I Journal III och Cosmic var det inte möjligt att kontrollera e-receptet i klartext. Journal III skrev Delvis, man ser inte hela receptet men det går att se allt man ordinerat och Cosmic lämnade kommentaren Görs innan man väljer att flytta receptet till "klarkorgen" före utskrift eller sändning. E-recepten visas inte i särskilt "utskriftsutseende" Dubbelriktad e-kommunikation På frågan om förskrivaren får en kvittens eller ett meddelande från Apoteket om mottaget e- recept angav alla fem journalleverantörer att ja, det får de. Systeam Cross lämnade kommentaren Kvittens går till en kvittensmottagarapplikation där förskrivaren kan se kvittenser och Melior skrev I e-receptsystemet uppdateras status så fort en kvittens mottagits från Apoteket (samma som befintligt e-receptsystem ). I fliken skickade recept kan förskrivaren enkelt följa status på skickade recept dels genom text men även med hjälp av symboler för att snabbt uppfatta om något recept t ex inte mottagits av Apoteket. 46

47 Alla, med undantag av Systeam Cross kan i kvittensmeddelandet visa för förskrivaren om e- receptet är accepterat, accepterat med varning eller avvisat. Systeam Cross angav att system kan visa om e-receptet är accepterat eller avvisat. Journalsystemen VAS, Systeam Cross och Melior angav att det visas en beskrivning av kvittensen i klartext för förskrivaren. Detta illustreras för respektive journalsystem i bilaga 3. Journal III svarade nej på frågan om det visas en beskrivning av kvittensen i klartext för förskrivaren, men lämnade kommentaren Man kan läsa kvittensen i ett anpassat xml-format. Kvittensmeddelandena visas i meddelandefunktionens in- och utkorg i Journal III. Cosmic besvarade ej frågan, men lämnade kommentaren Kan inte visas idag eftersom vi inte får skicka testrecept till Apoteket men vi följer helt den spec som lämnats från Apoteket. Texten visas i klartext helt enligt Apotekets önskemål. Journalleverantörerna ombads beskriva hur en förskrivare ska gå tillväga om han/hon behöver makulera ett skickat e-recept. I tabellen nedan visas journalleverantörernas svar. Journalsystem Cosmic Journal III Melior SYSteam Cross Hur ska förskrivaren gå tillväga om han/hon vill makulera förskrivning av ett eller flera läkemedel i ett recept som är skickat till Apoteket. Makuleringen gäller såväl information i journalsystemet som information om förskrivningen hos apoteket? Makulering av e-recept görs via telefonkontakt med Apoteket. I Cosmic markeras receptet som makulerat. Detta görs genom Högerklick se bild "skärmdump 42". Det går ej. I journalsystemet kan man radera receptet om det inte är signerat. För att makulera hos Apoteket måste man ringa. Det skickade receptet makuleras i journalsystemet genom att en receptrad markeras i receptlistan. Sedan väljs funktionen Makulera. Först får en orsak till makuleringen anges innan makulering kan ske. Makuleringen går inte över till Apoteket elektroniskt Här får förskrivaren muntligen kontakta Apoteket. Förskrivaren öppnar ett recept och klickar på knapp Makulera, en meddelande visas med fråga om man vill makulera receptet, Ja eller Nej. Svarar men Ja kommer ytterligare ett meddelande att apoteketet skall kontaktas. VAS Kan makulera men förskrivaren får endast ett meddelande om till vilket apotek e-receptet är skickat till så att förskrivaren kan ringa och makulera. Tabell 19. Journalleverantörernas beskrivning av hur förskrivaren gå tillväga om han/hon vill makulera förskrivning av ett eller flera läkemedel i ett recept som är skickat till Apoteket. Information om störningar i e-recepttrafiken På frågan Om det råder störningar i e-recepttrafiken, med fördröjd leveranstid av e-receptet till Apoteket som följd, gör programmet förskrivaren omedelbart uppmärksammad på det? svarade Cosmic, Melior och VAS ja. VAS och Melior angav även att förskrivaren ges information om uppskattad tid för fördröjningen, Melior lämnade kommentaren Om kunden känner till tid för fördröjning kan de konfigurera detta i det meddelande som visas för förskrivaren. VAS och Melior bifogade skärmdump över hur förskrivaren uppmärksammas på störningen, se bilaga 3. 47

48 Däremot svarade endast Melior Ja på frågan Om det råder oplanerade driftavbrott, gör programmet förskrivaren omedelbart uppmärksammad på att förskrivning inte är möjlig? VAS, Journal III och Systeam Cross svarade nej på frågan och Cosmic svarade inte alls. Huruvida information ges om uppskattad tid för avbrottet svarade Melior att Ja. Beroende på vilken typ av avbrott så kan meddelande redigeras av kund där t ex tid för avbrott kan anges. I tabellen nedan visas hur journalleverantörerna svarade på frågan Hur informeras förskrivaren om ett planerat driftavbrott? Journalsystem Cosmic Journal III Melior SYSteam Cross Hur informeras förskrivaren om ett planerat driftavbrott? Kundens ansvar. Via e-post och webbsida Det är kundens ansvar att meddela förskrivare om planerade driftavbrott i förväg. Är det oplanerade avbrott ges meddelande till förskrivaren när han/hon ska skicka e-recept som beskrivits under svaret på fråga 43. Via kundens driftenhet. VAS Se skärmdump 43. Ges i flödet. Tabell 20. Journalleverantörernas svar på frågan Hur informeras förskrivaren om ett planerat driftavbrott? Samtliga journalleverantörer, med undantag av Melior svarade ja på frågan om IT-stödet vid ett driftavbrott lagrar e-recept för senare överföring då förbindelsen åter är i funktion? Melior svarade nej och lämnade kommentaren De recept som ev skapats innan avstängning sker samlas upp i en utkatalog som kunden ansvarar för, s k meddelandehanterare. När Apoteket åter kan ta emot e-recept tillser kunden att dessa recept går iväg till Apoteket. VAS och Systeam Cross bifogade en skärmdump över hur förskrivaren informeras om detta, se bilaga Övrigt Ändamål Nedan visas hur journalleverantörerna besvarade frågan Hur anges ändamål/indikation för läkemedelsbehandlingen? Journalsystem Cosmic Journal III Melior SYSteam Cross Hur anges ändamål/indikation för läkemedelsbehandlingen? Fritextfält under doseringen i receptvyn. Fritext i doseringsfältet. Detta anges av förskrivaren i samband med ordinationen eller direkt i doseringsanvisningsfältet. Man kan även i förväg skapa färdiga receptmallar innehållande t ex olika läkemedel för en specifik diagnos. Detta gör att förskrivaren ej behöver ange indikation eller avancerade doseringsanvisningar vid varje förskrivningstillfälle. Förskrivaren kan även skapa egna favoritrecept. Finns implementerat för danska marknaden. Svenska kunder använder ej denna funktion. 48

49 VAS Med kod eller fritext. Tabell 21. Journalleverantörernas svar på frågan Hur anges ändamål/indikation för läkemedelsbehandlingen? Expeditionsintervall Samtliga fem journalleverantörer angav att det i respektive journalsystem är möjligt för förskrivaren att ange ett absolut expeditionsintervall (tidsintervall mellan expediering). På frågan om det finns fast värden att välja mellan svarade VAS nej och Systeam Cross, Cosmic och Melior ja. Journal III skrev att Man kan bara ange värden i dagar alt veckor alt månader. Antal dagar/veckor/månader har begränsningar så att man inte kan hamna över giltighetstiden. Testrecept Inget av journalsystemen tillåter att förskrivaren skickar ett testrecept, däremot skrev Cosmic och Melior att Systemadministratören kan respektive Detta kan inte ske utan hjälp från administrativ personal med access till administrativ personal med access till administrationsverktyg. Adressering I vissa fall kan det vara nödvändigt att adressera e-receptet till ett specifikt apotek istället för till nationella brevlådan, t ex vid förskrivning av läkemedel till patienter med ofullständigt personnummer eller vid snabb leverans av ett förskrivet läkemedel. I samtliga fem journalsystem finns möjlighet att adressera e-recept direkt till specifikt apotek. På frågorna Hur ofta uppdateras listan över apotek? och Hur styrs uppdateringsfrekvensen av listan över apotek? svarade journalleverantörerna enligt nedan: Journalsystem Hur ofta uppdateras listan över apotek? Hur styrs uppdateringsfrekvensen av listan över apotek? Cosmic Sköts helt av kunderna själva. Se svaret för föregående fråga. Journal III Melior SYSteam Cross Profdoc Link AB ansvarar för att adresslistan i etjänsten LINK hålls uppdaterad med samtliga Apoteks adresser enligt Apotekslistan. Uppdatering sker manuellt i samband med månadsunderhåll eller efter förfrågan från en kund förutsatt att en aktuell Apotekslista finns tillgänglig att hämta från Apoteket. Kunden väljer uppdateringsfrekvens själv. De har själva tillgång till den fullständiga apotekslistan via Apotekets ftp-site. Apotekslistan läses in via e-recept systemets administrationsverktyg. Uppdatering av apotek hanteras av respektive kund. Se svaret för föregående fråga. Kunden styr detta själv genom upprättande av rutiner. Hanteras av respektive kund. VAS Sällan. Efter behov. Tabell 22. Journalleverantörernas svar på frågorna Hur ofta uppdateras listan över apotek? och Hur styrs uppdateringsfrekvensen av listan över apotek? 49

50 Leveransadress Samtliga fem journalleverantörer svarade ja på frågan om förskrivaren kan ange en leveransadress. Journal III lämnade kommentaren Om man valt ett distansapotek öppnas ett fält där man måste fylla i leveransadress. Förnyelse av recept För många patienter pågår en läkemedelsbehandling under lång tid, ibland flera år. Därför bör ett IT-stöd för läkemedelsförskrivning enkelt medge en återförskrivning av aktuella läkemedel. Journalleverantörerna ombads besvara hur ett e-recept förnyas och hur programmet validerar att patientens uppgifter fortfarande är aktuella samt hur kontrollen av varunummer går till vid förnyelse av e-recept. Svaren visas i tabellerna nedan. Journalsystem Cosmic Journal III Melior SYSteam Cross Hur ska förskrivaren gå tillväga för att göra en förnyelse av ett e-recept, det vill säga utgå från ett tidigare skickat recept för att skapa ett nytt? I receptvyn finns alla ordinationer och skickade recept. Vid förnyelse markeras aktuellt recept och flyttas över i receptet för godkännande och sändning. Markerar i ordinationslistan väljer förnya, ev dosändringar. Signera o skicka I receptlistan i journalsystemet markeras önskat recept och därefter väljer förskrivaren funktionen Förnya. All information på receptet kopieras till ett nytt recept (skapar en ny receptrad) exkl ansvarig förskrivare (om det är olika personer), startförpackning och telefonkonsultation. Kontroll utförs om förmånstyp fortfarande är aktuell och om varan/förpackningen ev ändrats i varuregistret t ex makulerats. På den Gemensamma läkemedelslistan markeras det recept som ska förnyas, klicka på knappen Förnya recept, eller dubbelklicka direkt på receptraden. Det gamla receptet presenteras, ev ändringar utförs, receptet skickas på nytt VAS Markerar tidigare ordination och begär förnyelse vilket öppnar detaljbild för granskning av förnyelse innan signering och sändning. Tabell 23. Journalleverantörernas svar på frågan Hur ska förskrivaren gå tillväga för att göra en förnyelse av ett e-recept, det vill säga utgå från ett tidigare skickat recept för att skapa ett nytt? Journalsystem Cosmic Journal III Hur validerar programmet att patientens uppgifter fortfarande är aktuella? Aktuella patientuppgifter hämtas alltid. Om kunder har slagning mot befolkningsregister görs detta. Privata vårdgivare har normalt ej den kontrollen Melior Personuppgifter hämtas från Se fråga 37. Hur går kontroll av varunummer till vid förnyelse av recept? Kontroll mot varuregistret görs alltid. Om varan utgått visas meddelande om detta. J III kontrollerar alltid varunumret mot varukatalogen. Det kräver naturligtvis en väl uppdaterad katalog vilket kunden själv ansvarar för. Om Varunummret inte finns går det inte att förnya utan programmet föreslår ev ersättningspreparat. 50

51 SYSteam Cross funktionen patientuppgifter i samband med förskrivning. Kunderna har rutiner för hur uppdatering av patientuppgifter ska hanteras i samband med olika vårdkontakter. Vid registrering av en kontakt utförs oftast en sökning via BFR då personuppgifterna uppdateras. Kunden ansvarar för uppdatering av personuppgifter. Ingen kontroll utförs. Varunummer är utbytt mot NPLPACKID. Kontroll sker att NPLPACKID finns kvar samt kontroll om någon textförändring har skett (exempelvis Läkemedelsnamnet). Förskrivaren får meddelande för att ta kunna ta ställning om samma läkemedel alternativt byte av förpackning. VAS Kontroll mot patientregister Mot apotekets varuregister. Om utgånget måste det ersättas av förskrivaren. Tabell 24. Journalleverantörernas svar på frågorna Hur validerar programmet att patientens uppgifter fortfarande är aktuella? och Hur går kontroll av varunummer till vid förnyelse av recept? 51

52 8. Analys och diskussion 8.1 Förskrivarnas attityder och erfarenheter Förskrivarna var överlag nöjda med att e-recept införts, men hade en hel del synpunkter på vad som fungerar mindre bra och vad som kan förbättras. Resultaten från vår enkätstudie till förskrivarna visade på mönster som var gemensamma för samtliga journalsystem men också fynd som bara gällde det enskilda journalsystemet. Studien ska ses som ett sätt att identifiera trender och inte att utgöra en objektiv jämförelse eller rangordning mellan journalsystemen, eftersom förskrivarna inte uttalat sig om annat än sitt eget system. Resultaten från fråga 23 (Har du, p g a oklarheter i e-recept, blivit kontaktad av apotekspersonal under de senaste 2 månaderna?)och fråga 24 (Om du svarade ja på fråga 23, beskriv kortfattat orsaken/orsakerna till att Apoteket kontaktade dig) analyseras inte i föreliggande rapport Förskrivarnas svar på frågorna var intressanta i sig, men saknade relevans för denna studie. Vi valde därför att helt och hållet ta bort fråga 24. Svarsfrekvens och representativitet Svarsfrekvensen på knappt hälften av de tillfrågade betraktar vi som tillfredsställande eftersom webbenkäter ofta har en förhållandevis låg svarsfrekvens (5-30%). Svarsfrekvensen brukar vara högre inom motiverade grupper oavsett positiv eller negativ inställning. Huruvida de som har svarat på enkäten i vår studie tillhör de som är nöjda och/eller de som är missnöjda med respektive journalsystem kan vi inte säkert uttala oss om. Svarsfrekvensen tyder dock på att de som besvarade enkäten är engagerade i ämnet. Antalet frågor i en enkät kan vara hämmande för svarsfrekvensen. En enkät med färre och enklare frågor hade eventuellt gett en ännu högre svarsfrekvens till följd. Vi gjorde dock uppskattningen att antalet och typen av frågor var motiverade för att få grundlig information och uttömmande svar på studiens frågeställningar. Vi bedömer att svarsfrekvensen var tillräckligt hög för att svaren ska kunna peka på tendenser och beskriva förskrivares allmänna attityder och erfarenheter av e-receptfunktionen i det använda journalsystemet. Rapporten gör emellertid inte anspråk på att vara heltäckande avseende förskrivares uppfattning om e-recept eller e-receptfunktionen i respektive journalsystem. Hade vi tillfrågat användare inom ett annat landsting hade vi säkert fått några ytterligare synpunkter. Svarsfrekvensen var väsentligen lika för de olika journalsystemen med en svarsfrekvens på 37-48%, förutom Melior med svarsfrekvens på 30%. Enkätresultaten visar att det kan finnas en koppling mellan svarsfrekvens och erfarenhet av att förskriva e-recept. Så gott som samtliga förskrivare från journalsystemen VAS, Cosmic och Take Care angav att de hade förskrivit läkemedel via e-recept i över ett år. Svarsfrekvensen för dessa journalsystem var mellan 45-48%. Av Meliors förskrivare hade endast några förskrivare förskrivit läkemedel via e-recept i över ett år. En annan bidragande orsak till Meliors förhållandevis låga svarsfrekvens kan ha varit den stora andelen kirurger/ortopeder som medverkade. Läkemedelsförskrivning kan inte förväntas engagera denna kategori av förskrivare i samma utsträckning som för de andra grupperna, eftersom läkemedelsbehandling inte utgör en lika stor del av terapin för kirurgiska specialiteter som för de medicinska specialiteterna. Vanan att förskriva e-recept avgörs inte bara av hur länge 52

53 funktionen har använts utan även av hur ofta. Förskrivarna från Melior förskrev i högre utsträckning än de som representerar övriga system färre än 5 e-recept/dag och ingen förskrev fler än 10 e-recept/dag. För att få så stor bredd som möjligt avseende förskrivarnas vana av e- recept hade vi valt ut tre läkargrupper: allmänmedicinare, internmedicinare och kirurger/ortopeder. Vi antog att frekvensen e-recept som förskrivs, och därmed vana att hantera e- receptfunktionen, är högst bland allmänmedicinare (distriktsläkare) och lägst bland kirurger/ortopeder. Internmedicinare förmodades hamna mitt emellan. Att förskrivare från Melior i högre utsträckning än andra förskrivare i undersökningen förskriver färre än 5 e-recept/dag, förklaras sannolikt av att Melior inte representerades av några allmänmedicinare i undersökningen. Att antalet förskrivare från de olika journalsystemen varierade i så hög grad kan förklaras av att antalet utskick kom att variera. Målsättningen att respektive journalsystem skulle representeras av upp till 15 förskrivare från varje läkargrupp uppfylldes och i vissa fall överträffades eftersom några verksamhetschefer försåg projektet med avsevärt fler e-postadresser än de 15 efterfrågade. Vi bedömde att det var till studiens fördel med så många svar som möjligt, även om det fick till följd att fördelningen var ojämn. I de fall det saknas besvarande förskrivare från en läkarkategori används inte journalsystemet/e-receptfunktionen i slutenvården (Journal III) respektive primärvården (Take Care och Melior). Som ny användare av ett system, oavsett vilket, kan man vara ovan och osäker. Av det skälet valde vi att exkludera förskrivare som använt funktionen att förskriva e-recept via sitt journalsystem kortare tid än två månader. Tvåmånadersgränsen sattes efter bedömning gjord i samråd med aktiva förskrivare. Med undantag av ett journalsystem har en majoritet av förskrivarna använt möjligheten att förskriva e-recept via sitt journalsystem i mer än ett år. Vi tolkar enkätsvaren som att det bland förskrivare fanns en variation i uppfattningar om och vana i sitt respektive journalsystem, en variation som i större eller mindre utsträckning sannolikt alltid kommer att finnas. Skillnader i svaren skulle också kunna bero på hur journalsystemet förhåller sig till verksamheten i övrigt. Huruvida respondenternas uppfattning om sin arbetsplats i allmänhet, oavsett positivt eller negativt, återspeglas i uppfattningen om journalsystemet kan vi utifrån vår studie inte uttala oss om. I föreliggande studie har vi inte undersökt hur respektive journalsystem har introducerats i verksamheten eller hur förskrivarna har utbildats i journalsystemet/e-receptfunktionen. Andra faktorer som kan ha påverkat svarsfrekvensen och vilka som svarat är vana och interna rutiner att kommunicera via e-post och inställningar generellt till enkäter och IT. Användargränssnittet Val av patient Förskrivning av läkemedel måste ske på rätt patient. När förskrivaren tar fram aktuell patient i journalsystemet är det av stor vikt att patientens namn och personnummer tydligt visas i applikationens grafiska gränssnitt på skärmen. Generellt sett ansåg förskrivarna att aktuell patients personnummer och namn visas på ett tydligt sätt. Med undantag förskrivare från Journal III, fanns dock ett litet antal förskrivare från varje journalsystem som inte ansåg det. Utmärkande för Journal III, som fick bäst omdöme avseende 53

54 hur tydligt namn och personnummer uppvisas, är att i skärmens list med namn och personnummer även visas information om ålder på patienten (exempelvis 95 år 0 mån ). Även mottagningens namn anges i listen. I de övriga journalsystemen saknas information om patientens ålder i listen, medan annan information såsom patientens adress visas i vissa fall. En hög patientsäkerhet innebär också att det i journalsystemet enbart ska gå att hantera en patient i taget. Någon eller några förskrivare från varje journalsystem ansåg att det var möjligt att hantera flera patienter samtidigt; om så vore fallet, så är det naturligtvis oacceptabelt. Val av läkemedel Generellt sett ansåg förskrivarna att det är lätt att förskriva läkemedel i det journalsystem som används på arbetsplatsen. Även om förskrivarna bekräftat att journalsystemet är snabbt och enkelt önskade de en rad förbättringar, bland annat bättre layout, färre antal klick, mer grafiska illustrationer till exempel att det ska finnas möjlighet att se bild på tabletten; skåra, storlek, form - och möjlighet till att skapa favoriter. För att möjliggöra ett snabbt och säkert förfarande vid förskrivarens val av läkemedel bör information om olika förpackningar med tillhörande prisuppgifter visas på ett så tydligt och logiskt sätt som möjligt. Att förskrivarnas uppfattning om hur informationen om förpackning och pris visades varierade mellan journalsystemen pekar på betydelsen av utformningen av användargränssnittet. Uppenbarligen har några journalsystem lyckats bättre än andra med denna utformning. En tydlig information om framför allt förpackningsstorlek men även pris borde leda till färre missförstånd och enklare hantering på apoteket med färre frågor till förskrivare. Funktionalitet och tillit till systemet för e-recept Vid införande av ett nytt IT-stöd, oavsett inom vilket område, är det väsentligt att verksamheten skapar rutiner för ett optimalt och konsekvent handhavande. I verksamhetens ansvar ligger också en skyldighet att säkerställa att de anställda informeras och utbildas i IT-stödet. En del av resultaten i föreliggande studie speglar att rutiner i verksamheten och kunskap om journalsystemets förskrivningsfunktioner saknas eller är bristfälliga. Utformningen av några av funktionerna eller avsaknad av funktioner kan invagga användaren i en falsk säkerhet. Nedan tar vi upp ett antal exempel från resultaten av förskrivarenkäten. Kontroll Det förefaller finnas fog för och behov av en sista kontroll av e-receptet innan det skickas eftersom de flesta förskrivarna angav att de alltid eller oftast gör en sista koll av e-receptet innan det skickas till apoteket. En fjärdedel av förskrivarna angav dock att de sällan eller aldrig gjorde en sista kontroll. Kategorin förskrivare som svarade att de sällan gör en sista kontroll fanns representerade i alla journalsystemen. Att kasta en sista blick på ett färdigskrivet recept, oavsett manuellt eller digitalt skrivet, borde vara en enkel och obligatorisk åtgärd för att minimera fel eller avvikelser. Det gäller i synnerhet den typen av avvikelser som kan vara svåra att upptäcka på ett apotek, till exempel när en patient fått fel läkemedel förskrivet. Huruvida en sista kontroll leder till minskat antal fel är en förhoppning och sannolikhet, men inget vi undersökt i denna studie. 54

55 Att man inte kontrollerar det färdiga e-receptet kan också bero på att journalsystemet ger ett bristfälligt eller undermåligt utseende av e-receptet, vilket även framfördes i kommentarer. Bland kommentarerna framfördes också att det endast gick att kontrollera delar av receptet. Makulering Förskrivarna upplevde makuleringsfunktionen, det vill säga möjligheten att återkalla ett skickat e-recept, som bristfällig i samtliga journalsystem. Rutinerna skiljde sig åt mellan förskrivare som använder samma journalsystem. Flera förskrivare riktade kritik mot att man måste ringa apoteket. Det framfördes kommentarer som visar att förskrivare aktivt väljer att inte kontakta apoteket då man anser att det är för krångligt. Sju av tio förskrivare svarade att de meddelade apoteket om makuleringen via telefonkontakt, besök eller nytt e-recept (i meddelandefältet). Endast var fjärde förskrivare både kontaktade apoteket och makulerade i journalsystemet. För samtliga journalsystem krävs dock att förskrivaren kontaktar apoteket för att makulera en förskrivning. Inget system har funktionen att e-receptet tas bort från apotekets databas genom att det makuleras i förskrivarens journalsystem. Några av förskrivarnas kommentarer tyder på att de var invaggade i en tro att om de klickar på makuleringssymbolen så överförs informationen om makulering med automatik till Apoteket, vilket alltså inte är fallet. Vad som sker när förskrivaren klickar på knappen är dock endast att förskrivningen makuleras i journalsystemet, inte hos apoteket. Det kan därmed förekomma en övertro bland förskrivare på funktionaliteten och/eller säkerheten i e-kommunikationen mellan journalsystemet och Apotekets system. I ett av journalsystemen, VAS, fick förskrivaren en påminnelse om att kontakta apoteket då en förskrivning makuleras. I dagsläget bedömer vi detta som en bra funktion som ökar säkerheten. I jämförelse med övriga journalsystem hade VAS den största andelen förskrivare, knappt fyra av tio, som både makulerar i journalen och kontaktar apoteket. Förklaringen till det kan vara just att förskrivaren påminns om att en kontakt med apoteket är nödvändig. Orsaken kan även vara en högre grad av medvetenhet, kunskap eller bättre rutiner i verksamheten. Med de förutsättningar som gällde vid enkätundersökningens genomförande måste ambitionen ha varit att samtliga förskrivare både skulle ha kontaktat apoteket och makulerat i journalen. En grupp förskrivare angav att de meddelar apoteket, men inte att de makulerar i journalen med. Ett sådant förfarande kan ge upphov till en felaktig och inaktuell läkemedelslista. För att en adekvat och korrekt läkemedelslista ska åtfölja patienten är det av stor vikt att alla insättningar, utsättningar, doskorrigeringar med mera förs in i patientens journalanteckningar. Kvittens Förskrivarna verkar ha en bristfällig kunskap om kvittens på att skickat e-recept blivit mottaget på apoteket i sitt journalsystem. Med undantag av förskrivare från Systeam Cross gavs från samtliga journalsystem olika svar av förskrivare inom samma journalsystem. Vi tolkar resultaten som att oavsett om kvittensfunktionen fanns eller inte, så rådde en okunskap om funktionen. Det kan ha varit så att en kvittensfunktion fanns, men att samtliga förskrivare inte kände till det eller visste hur man fick tillgång till den informationen. Det kan också vara så att det inte fanns, men att ett antal förskrivare uppfattade att ett kvitto på att ett e-recept är skickat motsvarade ett kvitto på att ett e-recept är mottaget på apoteket. På detta sätt kan förskrivaren invaggas in en falsk tro att kommunikationen fungerar tillfredsställande, trots att det för tillfället pågår störningar av något slag. 55

56 Avbrott i e-recepttrafiken Ett mycket besvärande problem med e-recept är om e-recepttrafiken ligger nere. Att detta aldrig skulle kunna inträffa är en utopi. Vid sådana avbrott fann vi varierande svar på hur förskrivare inom samma landsting hanterade situationen vid avbrott i e-recepttrafiken. De varierande svaren tolkar vi som att vi det saknas rutiner och/eller kunskap om hur man ska förfara. Om det för tillfället inte är möjligt att skicka e-recept svarade några förskrivare från varje journalsystem, med undantag av Melior behöver inte göra något alls, e-receptet skickas automatiskt när trafiken är igång igen. Oavsett om funktionen att skicka automatiskt efter avbrott finns eller inte pekar resultatet på att kunskapen om e-receptfunktionen vid avbrott brister. Antingen fanns den funktionen och då borde alla förskrivare från ett journalsystem ha angivit det alternativet om den rutinen gällde och vetskapen fanns annars uppstår risk för dubbelförskrivning. Alternativt fanns den inte och då borde inte någon förskrivare ha angivit det svaret risk för borttappade/saknade e-recept. Här får det dock inte råda tvivel om vad som gäller. Om förskrivaren för säkerhets skull skickar samma recept en gång till, bör journalsystemet uppmärksamma förskrivaren på att ett identiskt recept redan är skickat. Övrigt En brist som framfördes av flera förskrivare oavsett journalsystem var att kopplingen till e-dos inte finns inbyggt. Denna brist är inte direkt ansluten till e-receptfunktionen, men är ändå viktig att belysa. En koppling mellan dessa funktioner skulle innebära att förskrivaren direkt blir informerad om att patienten är ApoDos/e-Dos ansluten och förskrivaren därmed inte bör förskriva läkemedel via recept/e-recept utan via ApoDos-ordinationskort. Informationen skulle inte bara minska risken för dubbelförskrivning utan även underlätta för såväl förskrivare som apotekspersonal. e-recept i jämförelse med handskrivna recept En av avsikterna med e-recept är att öka kvaliteten vid e-recepthanteringen. En målsättning är också att såväl läkare som apotekspersonal ska spara tid genom att hantera e-recept istället för handskrivna recept. De flesta förskrivarna i undersökningen instämde i påståendet att e-recept var tidsbesparande i jämförelse med handskrivna recept, men det fanns de som hade en motsatt uppfattning. Flera av dessa förskrivare använde Cosmic och några Melior. Det framfördes att e- recept initialt inte sparar tid men att det på längre sikt innebär en tidsbesparing, till exempel vid receptförnyelse. Melior hade en stor andel användare som inte hade arbetet lika länge i e- receptfunktionen som användarna av de övriga journalsystemen i undersökningen. Vi skulle kunna förvänta oss att i takt med att erfarenheten blir större bland Meliors användare så minskar antalet förskrivare som inte anser att e-recept i jämförelse med handskrivna recept är tidsbesparande. Orsaken till att förskrivare som använder Cosmic inte ansåg att e- recepthanteringen är tidsbesparande är oklar. De flesta förskrivarna ansåg att de genom e-recept kunde erbjuda sina patienter en bättre service än med handskrivna recept. Fördelar med e-recept som att patienten kan gå till valfritt apotek och att risken minskar för att receptet tappas bort är väl etablerade, samtidigt som flera förskrivare ansåg att uthämtningen av e-recept är osäker. Förskrivarna framförde att det finns en risk att äldre personer inte förstår eller glömmer att receptet ligger kvar på apoteket och därför kontaktar sjukvården för att få nya recept. Vi anser det mycket viktigt att såväl förskrivande läkare som apotekspersonal är mycket tydliga i dialogen med patienten/kunden och säkerställer att informationen avseende e-receptet/receptet har uppfattats korrekt. Under en övergångsperiod och 56

57 till vissa patienter/kunder kan det vara lämpligt att komplettera muntlig information med skriftlig information. En förskrivare framförde förslaget att förse patienten med ett litet kort med informationen Du har ett recept att hämta ut på apoteket. Kortet ges förslagsvis till patienten av förskrivaren och, vid itererade recept som sparas på apoteket, även av apotekspersonal. Målsättningen vid införande av e-recept måste vara att samtliga förskrivare ska vara övertygade om att det är säkrare att förskriva läkemedel via e-recept jämfört med handskrivna recept. De flesta förskrivarna i undersökningen kunde bekräfta denna uppfattning. Dock fanns det en grupp med så många som 23 stycken som inte instämde i detta. Detta var, enligt vår uppfattning, 23 för många! Det är inte heller tillfredsställande att åtta personer inte visste om de ansåg att det var säkrare med e-recept än handskrivna recept. Bland förskrivare som använde något av de tre journalsystemen Cosmic, Journal III eller Melior fanns en större andel förskrivare som kände sig osäkra än bland förskrivare som använde något av de övriga tre journalsystemen. Varför just dessa journalsystem skulle ha en högre andel förskrivare som kände sig osäkra med e-recept jämfört med handskrivna recept framgick inte i vår studie. Faktorer som skulle kunna bidra till en osäkerhetskänsla skulle kunna vara att dessa förskrivare oftare har drabbats av tekniska problem såsom driftavbrott eller störningar i e-recepttrafiken, men vi har ingen kännedom om att det skulle ha varit vanligare för de två journalsystemen än övriga. Vi vet inte heller om de som uttryckte osäkerhet hade en större erfarenhet av att avvikelser identifierats, något som skulle vara intressant att undersöka. Kan känslan av osäkerhet i sig ge upphov till slarvfel eller handhavandefel, eller blir effekten den motsatta, det vill säga en ökad grad av noggrannhet? 8.2 Möjliga orsaker till avvikelser och förslag till åtgärder Genom förskrivarnas svar har vi identifierat en rad möjliga, men sannolikt inte alla, orsaker till avvikelser vid e-receptförskrivning. Våra åtgärdsförslag bygger på att e-receptfunktionen ska vara felförebyggande, det vill säga att förhindra felen innan de uppstår, i så hög utsträckning som möjligt. Brister i användargränssnitten För att undvika att läkemedel skrivs ut till fel patient är vi övertygade om att det krävs en tydlighet i applikationens grafiska gränssnitt avseende patientens namn och personnummer. Detta kan anses vara en självklarhet och generellt sett ansåg också förskrivarna att namn och personnummer visas på ett tydligt sätt. Det fanns dock ett fåtal förskrivare som inte alls ansåg att aktuell patients namn visas tillräckligt tydligt. Vi kan inte ange orsaken till att det har förskrivits läkemedel till fel patient, men rimligtvis borde risken för att förskrivaren skulle blanda ihop två patienter eller välja fel patient vara mindre om det ställdes högre krav avseende hur patientens namn och personnummer visas i gränssnittet. Vi föreslår att patientens personnummer och namn visas i en list placerad högst upp i varje dialog som är relaterad till patienten. Vi föreslår vidare att informationen i listen kompletteras med patientens kön och ålder. Att patientens kön står utskrivet är av betydelse då det kanske inte alltid är självklart för förskrivaren om patientens namn tillhör en man eller en kvinna, då det i vårt samhälle är vanligt med namn som härrör från olika kulturer. Listen bör vidare inte innehålla någon annan information Dessutom får bara information om en patient i taget visas - i det avseendet måste en nolltolerans råda. Det är troligt att ett bristande användargränssnitt avseende förpackningar och prisuppgifter kan leda till att valet av läkemedel försvåras med följd att patienten får fel läkemedel. I jämförelse med andra funktioner är förskrivarna mer missnöjda med hur prisuppgifterna för respektive 57

58 läkemedel presenteras. Utöver att visa ett läkemedels olika förpackningar och prisuppgifter måste det i gränssnittet anges vilka läkemedel som är rekommenderade. Vår slutsats är att en förbättring av gränssnittet för prisuppgifter för olika läkemedelsförpackningar behövs för åtminstone tre av journalsystemen. Vi anser att denna funktion bör åtgärdas snarast! Vi är övertygade om att det finns ett stort utvecklingsbehov avseende användargränssnittet i e- receptfunktionerna för samtliga journalsystem. Bland annat anser vi att användargränssnitten i systemen bör ha en estetisk och minimalistisk design, där dialoger som innehåller irrelevant information eller information som sällan behövs reduceras och uppvisas endast vid aktivt val. All överflödig information konkurrerar om uppmärksamheten med relevant information. Informationen bör presenteras på ett synligt och logiskt sätt och inte kräva en massa klick. Det höga antalet klick som krävs framfördes som en brist av flera förskrivare. Journalsystemen bör vara så självförklarande och intuitiva som möjligt. Ett bra användargränssnitt utnyttjar användarens förmåga till igenkänning istället för ihågkommande. Användaren ska inte behöva komma ihåg information från en del av dialogen till en annan och objekt, funktioner och valmöjligheter bör göras synliga. Det optimala är om manualer och utbildningsinsatser inte behövs, utan att systemet är självförklarande. Det kan dock vara nödvändigt att förse användarna med olika former av stöd. Stödet bör vara skapat utifrån användarens uppgifter, enkelt att nå, lätt att söka i och fokuserat på användarnas uppgifter. Bristande funktioner/funktionalitet Då en förskrivare skriver ett recept för hand är det enkelt att snabbt titta igenom receptet för att se att det ser okej ut. Om patienten är fysiskt närvarande, till exempel vid ett mottagningsbesök, har även denne en chans att titta igenom receptet under tiden som samtalet med läkaren fortgår. Under sådana omständigheter kan rena slarvfel lätt upptäckas och enkelt åtgärdas. Vid förskrivning av läkemedel via e-recept blir inte denna sista kontroll lika enkel och självklar, vilket vi anser vara en svaghet. En majoritet av förskrivarna angav att de alltid eller oftast gör en sista kontroll av e-receptet innan de skickar iväg det. Vi tror dock att antalet felaktiga e-recept skulle minska om samtliga förskrivare gjorde en sista kontroll. Detta ställer krav på journalleverantörerna att e-receptfunktionen utvecklas så att en sista kontroll av hela förskrivningen är lättare att genomföra genom att gränssnittet utvecklas. Vår rekommendation är att hela receptet, med all information utskriven i klartext, ska vara synligt för förskrivaren att godkänna innan det att e-receptet är möjligt att skicka till Apoteket. På detta sätt skulle uppenbara fel, såsom orimliga doseringar, felstavningar och förvrängningar av ord, i högre grad upptäckas av förskrivaren själv. Vi anser att verksamheten bör ställa krav på förskrivarna att alltid genomföra en sista kontroll innan e-recept skickas iväg. I detta sammanhang är det viktigt att poängtera att innehållet i ett recept är både en kommunikation mellan förskrivaren och apoteket och mellan förskrivaren och patienten. Receptet innehåller såväl löften - om subvention - som direktiv om en viss behandling och till Apoteket att expediera. En förskrivare ska aldrig behöva vara osäker om ett skickat e-recept är mottaget på apoteket eller inte. En osäkerhet kring försändelsen kan få till följd att e-receptet skickas igen och att det således skapas receptdubbletter. Vi anser att det är nödvändigt att en kvittens på mottagna recept alltid skickas och att förskrivaren enkelt ska kunna hitta kvittensen i journalsystemet. I kvittensen ska tydligt framgå om e-receptet är accepterat eller av någon anledning inte mottagen av apoteket på grund av felaktigheter i e-receptet. I verksamheten ska finnas tydliga rutiner för hur man som förskrivare ska agera när det har uppstått fel i försändelsen. 58

59 En osäkerhet vid driftavbrott och tekniska störningar huruvida e-recept lagras eller inte, och om de i sådana fall skickas när systemet är i drift igen kan resultera i såväl uteblivna recept som receptdubletter. Vi efterfrågar därför en tydlig information om när driftavbrott råder, oavsett planerat eller oplanerat sådant, med meddelande om hur länge avbrottet förväntas pågå och vad som sker avseende e-receptet under tiden. Om e-receptet lagras för senare sändning ska det tydligt meddelas förskrivaren. Funktionen att skriva ut receptet för att kunna ge det direkt till patienten bör också vara möjlig och då kopplas till att e-receptet tas bort från sändlistan. I samband med en bättre utvecklad e-kommunikation bör möjligheten till e-dialog mellan förskrivare och apotekspersonal avseende receptet förbättras. En sådan funktion efterfrågas av flera förskrivare. Avsaknad av funktioner Det går inte att bortse från, eller helt eliminera risken, för att mänskliga fel utförs, till exempel att patienter blandas ihop. Vi anser dock att journalsystemet kan, och bör, innehålla en kontrollerande funktion i detta avseende. Denna typ av avvikelse (läkemedel till fel patient eller patient får fel läkemedel) borde sannolikt minska om kontrollfunktionerna i journalsystemet utvecklades i samverkan med att rutiner på arbetsplatsen förbättrades. Ett förslag till kontrollfunktion är att förskrivaren inte kan undgå en sista kontroll av e-receptet innan han/hon klickar på sänd. Funktionen skulle vara tvingande och all informationen i förskrivningen visas i klartext, förslagsvis i samma utseende som på apoteket. Eftersom många förskrivare anser att momentet att makulera ett recept är besvärligt och en del till och med väljer att inte kontakta apoteket, anser vi att det råder en påtaglig risk för att felaktiga förskrivningar som aldrig makulerats kan hämtas ut av patient med risk för intag av fel läkemedel! För att förhindra att patienten nås av ett recept med felaktig förskrivning (till exempel fel preparat, fel förpackning eller fel dosering) måste möjligheten att makulera receptet på ett lättillgängligt - men säkert sätt finnas. När en förskrivare blir medveten om att ett felaktigt recept har skickats iväg bör möjligheten att återkalla det på ett enkelt sätt möjliggöras. Det är naturligtvis av stor vikt att en förskrivare endast kan återkalla recept som han/hon själv förskrivit. Detta är dock en komplex fråga med många faktorer - bland annat informationsskyldighet till patienten, itererade recept, tidsaspekt - att ta hänsyn till. Det bör vidare nämnas att Apoteket inte har utvecklat en makuleringstjänst för journalsystemen. Vi anser därför att en utredning bör tillsättas för att ta fram ett regelverk avseende makulering. Avseende felaktiga och ofullständiga doseringar saknar vi underlag från förskrivarna. Vår bedömning är dock, utifrån att ha arbetat med denna studie, att den typen av avvikelser torde minska i och med krav på en sista koll av ett e-recept i klartext. Vi anser också att det bör bli tydligare krav på de förkortningar som förskrivarna tillåts använda vid doseringsangivelsen. Samtliga förkortningar ska vara utskrivna i klartext när receptet godkänns (vid sista kontrollen ). Ansvaret för tydlig information till patienten gällande dosering, användningsområde och övriga anvisningar ligger på receptutfärdaren. Enligt LVFS 1997: och 2 (5) ska svenska uttryck för bland annat sjukdomar och symptom användas och förkortningar i möjligaste mån undvikas. Anvisningar till patienten angående såväl dosering, ändamål som behandlingstid ska finnas på receptet. Vid alltför stränga krav riktade mot receptutfärdaren kan dock hanteringen av doseringar av läkemedel tendera att bli otymplig och man bör därför hitta en kompromiss 59

60 mellan krav på minimalt antal fel och möjligheter till enkelt och smidigt förfarande vid förskrivningen. Målsättningen måste vara att så få recept innehållande avvikelser som möjligt skickas iväg till apoteket. Dock utgör farmaceuterna en sista kontrollinstans och de har som skyldighet att kontrollera förskrivningens riktighet. I enlighet med Läkemedelsverkets receptföreskrifter (1997:10) ska förskrivaren på ett tydligt sätt för patienten ange ändamålet med förskrivningen av aktuellt läkemedel. Lagstiftaren har ansett att detta är en viktig upplysning för patienten detta för att höja både patientsäkerheten och patientens följsamhet vid läkemedelsbehandlingen. Angivande av indikation/ändamål med läkemedelsbehandlingen är för övrigt relevant vid farmaceutens samtal med kunden/patienten på apoteket. Om informationen om ändamål saknas minskar även möjligheten för farmaceuten att upptäcka eventuella avvikelser. IT-stödet bör alltså stödja detta lagkrav och det är därför viktigt att inga förskrivningar når apoteket utan angivelse av ändamål. Vi anser vidare att det bör skapas säkerhetsåtgärder/hinder som omöjliggör dubbelförskrivning. Detta skulle bland annat bli möjligt genom en bättre utvecklad e-kommunikation. Idag råder en relativt hög omsättning av förskrivare på många kliniker och mottagningar och det är inte heller ovanligt att primärvårdsområden är helt beroende av så kallade stafettläkare. Delar av läkarnas AT- och ST-perioder sker ofta på annat sjukhus än det ordinarie. Att förskrivarna rör på sig får till följd att de arbetar i olika journalsystem. För att förenkla förskrivningsprocessen, och därmed öka patientsäkerheten, anser vi att e-receptfunktionen bör standardiseras, med tydliga krav på såväl användargränssnitt som funktioner. Utformningen av e-receptfunktionen bör stödja förskrivaren till att följa en tydlig och logisk process vid förskrivning av läkemedel. I den processen bör vissa kontrollfunktioner vara obligatoriska för att kunna fortsätta och slutligen kunna skicka e-receptet. Bristande/inga rutiner De potentiella orsaker till avvikelser som nämnts ovan härrör i journalsystemets e-receptfunktion och kraven som vi anser bör ställas är huvudsakligen riktade till journalleverantörerna. För att förhindra eller åtminstone minska risken för att avvikelser uppstår anser vi dock att krav måste ställas även på verksamheten. Vid implementering av ett nytt journalsystem eller ny version av journalsystemet är det viktigt att förskrivarna får den utbildning och det stöd som behövs för att hantera journalsystemets funktioner. Ett IT-stöd ska helst vara så intuitivt och självförklarande som möjligt så att utbildningsbehovet blir så litet som möjligt. Det är också viktigt att tydliga rutiner som anpassas till det nya journalsystemet sätts upp och att dessa justeras i takt med att nya versioner kommer. Det är verksamhetens ansvar att tillse att rutiner följs och att utbildningsnivån är hög. Det kan ta lång tid att förändra etablerade mönster och rutiner. Risken finns att man har fört över flera gamla beteenden från pappersrecept till e-recept. Vi vill därför betona vikten av att verksamheten, i samverkan med övriga inblandade såsom Apoteket och journalleverantörer, skapar nya rutiner och riktlinjer och sedan tillser att de efterföljs för att främja de möjligheter ett elektroniskt journalsystem skapar. 60

61 Vi anser att det fanns tecken på tydliga brister i rutiner kring e-receptförskrivningen och syftar i synnerhet på rutiner vid makulering av recept och förfarande vid driftavbrott i e-recepttrafiken. Vår slutsats är att brister i rutiner vid ovanstående moment skulle kunna leda till både receptdubletter och att recept inte når apotek eller patient. Uppdatering av varuregister och uppdateringsfrekvens styrs i regel av kunden, det vill säga landstingen själva. För att inte läkemedel eller förpackningar som till exempel är indragna, bortplockade ur sortimentet eller restnoterade ska kunna förskrivas krävs att uppdateringsfrekvensen är hög. Här anser vi att Apoteket AB/Läkemedelsverket bör ställa krav på hur ofta uppdatering av varuregistret ska ske. 8.3 Nya e-recept versioner minskar risken för avvikelser? Under tiden för genomförande av föreliggande studie pågick ett intensivt arbete hos journalleverantörerna för att ta fram en version av e-receptfunktionen/läkemedelsmodulen eller hela journalsystemet som tillgodoser de krav som NEF-gruppen ställt. Huvudkravet var att samtliga e-recept ska skickas i NEF. Från och med årsskiftet 08/09 mottar inte Apoteket e-recept som är skickade i något annat format än NEF. Vi bad journalleverantörer att besvara frågor utifrån NEF-godkända versioner av e-receptfunktionen/journalsystem och under denna rubrik avser vi att analysera huruvida risken för att identifierade avvikelser minskar genom införandet av nya versioner av journalsystemen. I vår bedömning görs ingen jämförelse med tidigare versioner av journalsystemen, utan utgår enbart utifrån de möjliga orsaker till avvikelser som har identifierats med hjälp av förskrivarnas synpunkter på den vid studien aktuella e-receptfunktionen. Avseende utformningen av användargränssnitten kan vi inte avgöra om risken för att avvikelser sker kommer att vara mindre i de NEF-godkända versionerna av journalsystemen än i tidigare versioner. Efter att ha gått igenom de skärmdumpar som journalbolagen har försett oss med bedömer vi dock att användargränssnitten kan och bör ytterligare förbättras för att ge användaren en än mer tydlig information avseende e-receptförskrivningen. Detta gäller i synnerhet hur läkemedlens olika förpackningar med respektive prisuppgifter presenteras. Samtliga journalleverantörer angav att vid ett driftavbrott så lagrar journalsystemet e-receptet för senare överföring då förbindelsen åter är i funktion. Detta anser vi är positivt. Enligt de svar journalleverantörerna har lämnat avseende information till förskrivaren vid planerade och oplanerade driftavbrott tycks dock ett betydande ansvar ligga på kunderna, det vill säga landstingen. I journalsystemet VAS ges tydlig och relevant information om driftavbrott, lagring och senare sändning, se bilaga 3. Vi har tidigare i rapporten tydliggjort att vi anser att en möjlighet till en sista kontroll av e-receptet i klartext borde reducera risken för att slarvfel i ordinationen följer förskrivningen hela vägen till patienten. Möjligheten att kontrollera e-receptet i klartext kommer att vara/är möjligt i VAS, Systeam Cross och Melior. Vi anser att Melior utvecklat ett tydligt gränssnitt för denna funktion. Samtliga journalleverantörer angav att respektive journalsystem stödjer funktionen kvittens från apoteket om mottaget e-recept. Journalsystemet Melior utgör ett gott exempel i detta avseende, se 61

62 bilaga 3. Vår bedömning är att kvittensfunktionen bidrar till att förskrivaren kan känna en större säkerhet avseende sin förskrivning och att risken för förekomst av bland annat receptdubletter därmed bör minska. Sammanfattningsvis anser vi att risken för att avvikelser uppstår vid e-receptförskrivning kvarstår, så länge inga förändringar görs i journalsystemen. Risken för avvikelser torde dock minska i och med att journalsystemen har blivit godkända enligt NEF-krav. För att anpassa utformningen till användarnas behov krävs ett fortsatt omfattande arbete av journalleverantörerna. Det är viktigt att detta arbete sker i nära samverkan med förskrivarna. 8.4 Allmän diskussion Överlag ansåg förskrivarna att e-receptfunktionen i respektive journalsystem var bra. Vår bedömning är att en rad funktioner i journalsystemen måste optimeras för att e-receptets fördelar jämfört med handskrivna recept ska kunna tas till vara. Vi syftar både på tekniska lösningar i journalsystemen och på rutiner i verksamheten som stödjer förskrivaren i förskrivningsprocessen. För att IT-stödet ska utgöra just ett stöd, och inte ett hinder, och för att IT-stödet ska kunna utnyttjas optimalt krävs en samverkan mellan verksamhet, individ och IT. Vi lever i ett informationssamhälle där många av oss använder IT i stor utsträckning och vi har höga förväntningar på kvalitet och funktion i de program vi använder. Många kommersiella ITsystem fungerar bra och håller en hög kvalitet, då aktörerna lagt sig vinn om att utveckla användarvänliga system eftersom de annars riskerar att förlora kunder. Vi borde kunna ställa högre krav på journalsystem och e-receptfunktioner då fel i ett e-recept kan få till följd att en individ åsamkas skada och fara för sin hälsa, till skillnad från då fel uppstår vid till exempel bankens internetbetalningar. Journalleverantörerna bör i högre utsträckning lära av varandra. Inom finansvärlden finns begreppet competitive collaboration. Huruvida journalsystemen kan samverka för att uppnå bättre kvalitet överlag är kanske en utopi, men samhället skulle tjäna på en allmänt högre standard på systemen. Det journalsystem där det förekommer minst antal fel och där förskrivarna är mest nöjda blir naturligtvis mest attraktivt. Vid utvecklingen av e-recept inom journalsystemen måste finnas en ömsesidighet på så sätt att användaren ges tillfälle att ge synpunkter på systemet, att hänsyn tas till användarsynpunkter med tillhörande förändringar och att användaren tar sig tid att lämna synpunkter. Användarna i detta fall, ska inte bara utgöras av IT-intresserade förskrivare, utan även förskrivare som är ovana vid IT och som förskriver läkemedel i liten omfattning. För att reducera antalet avvikelser måste e- receptfunktionerna anpassas till alla typer av användare. Det måste råda en balansgång mellan det som föreskrivs eller krävs avseende standarder i förhållande till anpassning till individers olikheter. Båda dessa krav kan i hög grad tillgodoses med väl utformade gränssnitt. Vem eller vilka ska ansvara för att e-receptfunktionen håller en hög kvalitet och att misstag minimeras? Vem eller vilka ska ansvara för att regler och riktlinjer kring e-recept följs? Vem eller vilka ska ansvara för att ett regelverk kring e-receptförskrivning tas fram? Vår förhoppning är att föreliggande rapport aktualiserar behovet av att involverade aktörer samlas kring ovanstående frågeställningar och att beslut fattas. 62

63 9. Konklusion Sammanfattningsvis ges nedan kortfattade svar på de frågeställningar som studien har syftat till att besvara. Exempel och mer detaljerade beskrivningar finns i stycket Analys och diskussion. Hur upplevde förskrivarna journalsystemens e-receptfunktion (styrkor och svagheter)? Förskrivare var generellt sett nöjda med att förskriva läkemedel som e-recept, men brister identifierades. Inget journalsystem var fritt från brister, utan samtliga journalsystem hade både styrkor och svagheter. Vilka brister i journalsystemens e-receptfunktion skulle kunna orsaka att förskrivare åstadkommer angivna fel? Vi har utifrån förskrivarnas perspektiv identifierat brister i användargränssnittet, brister i befintliga funktioner samt avsaknad av funktioner som möjliga orsaker till att förskrivare skulle kunna åstadkomma fel. Utöver brister i journalsystemens e-receptfunktioner, anser vi att brister i verksamheters rutiner i kombination med brister i e-receptfunktionen kan vara orsak till att fel åstadkoms vid förskrivningstillfället. Hur beskriver journalleverantörer att utformningen av deras kommande eller befintliga versioner av respektive journalsystem minskar risken att fel uppstår vid e- receptförskrivning? Sammanfattningsvis anser vi att risken för att avvikelser uppstår vid e-receptförskrivning kvarstår, så länge inga förändringar görs i journalsystemen. Risken för avvikelser torde dock minska i och med att journalsystemen har blivit godkända enligt NEF-krav. För att anpassa utformningen till användarnas behov krävs ett fortsatt omfattande arbete av journalleverantörerna. Det är viktigt att detta arbete sker i nära samverkan med förskrivarna. 10. Finansiering och tack Apoteket AB har tillsammans med ehälsoinstitutets basanslag finansierat studien. Basanslagen finansieras av Högskolan i Kalmar, Apoteket AB, Landstinget i Kalmar län, Regionförbundet i Kalmar län och Kalmar kommun. Vi vill tacka följande för goda insatser i projektet: Marianne Nordling, Gunnel Bridell och Bengt Åstrand, Apoteket AB, för igångsättning och uppföljning av projektet samt Olle Staf och Staffan Skobe, förskrivare, Landstinget i Kalmar län för synpunkter på enkätfrågor. Vi har även fått synpunkter från elakgruppen underhand. Rapporten har presenterats för Läkemedelskommittérnas ordföranden (LOK-gruppen) våren 2008 och vid ehälsodagen/skandinaviska Hälsoinformatik- och Termkonferensen augusti Vi är tacksamma för journalbolagens intresserade medverkan i insamlandet av data samt för medverkan i workshop 27 augusti

64 Enkät förskrivare Bilaga 1 64

65 65

66 66

67 67

68 Enkät journalleverantörer Bilaga 2 När du besvarar nedanstående enkätfrågor utgå från den version av journalsystemet som vid överföring av e-recept är godkända enligt NEF standard. Allmänt 1. Vilket journalsystem respektive företag representerar du? Ex: Journal III, Profdoc 2. Vilken version (namn, nr) av ovanstående journalsystem avser nedanstående svar? 3. Var, det vill säga i vilka landsting, regioner, enskilda sjukhus/vårdgivare, etc, är denna version i dagsläget i drift? 4. Vilket format använder detta system för e-recept? NEF annat, ange vilket Kommentar: 5. Beskriv hur förskrivaren når funktionen att skriva e-recept i journalsystemet. Tänk på att frågorna enbart avser förskrivning av läkemedel via e-recept! Det vill säga inte vid ordination av läkemedel till inneliggande patient. Säkerhet/signering 6. Beskriv hur programmet säkerställer att endast behöriga förskrivare kan förskriva läkemedel. 7. a) Beskriv hur programmet säkerställer att e-receptet inte kan skickas till Apoteket innan förskrivningen blivit signerad. b) Vilken typ av signering används? 68

69 Behörighet 8. Är det möjligt för förskrivaren att skicka ett e-recept till Apoteket om förskrivarkod saknas? Ja Kommentar: Nej 9. Är det möjligt för förskrivaren att skicka ett e-recept till Apoteket om arbetsplatskod saknas? E-receptet avser ett förmånsberättigat läkemedel. Ja Kommentar: Nej Val av patient 10. a) Vid förskrivning av läkemedel, är det möjligt för förskrivaren att ha två, eller fler, patientjournaler öppna samtidigt? Ja Kommentar: Nej b) Om ja, beskriv hur. 11. Vid förskrivning av Särskilda läkemedel (t ex narkotiska preparat, tillväxthormon), kräver programmet att patientens adressuppgifter anges? Ja Kommentar: Nej 12. Kan patientens kön anges i ett separat fält? Ja Nej Kommentar: 13. Vid förskrivning av läkemedel visar programmet aktuell patients namn på ett tydligt sätt. Bifoga skärmdump (märk 13)! Instämmer inte alls Instämmer helt Kommentar: 69

70 14. Vid förskrivning av läkemedel visar programmet aktuell patients personnummer på ett tydligt sätt. Bifoga skärmdump (märk 14)! Instämmer inte alls Instämmer helt Kommentar: 15. Beskriv hur e-receptfunktionen hanterar patienter med skyddad identitet. 16. Beskriv hur e-receptfunktionen hanterar patienter utan fullständigt personnummer. Val av läkemedel 17. a) Kan olika förpackningar av samma läkemedel förskrivas knutet till en doseringsanvisning, iteration samt expeditionsintervall (sk flerval), för att rätt mängd ska kunna expedieras? Ja Kommentar: Nej b) Om ja, beskriv hur. 18. Kan startförpackning förskrivas? Ja Nej Kommentar: 19. a) Kan telefonarvode anges? Ja Nej Kommentar: b) Om ja, ange vilka kontotyper som kan användas Plusgiro Bankgiro 70

71 20. a) Kan förmånstyp väljas? Ja Nej Kommentar: b) Om ja, finns förvalt värde? Ja Om ja, kryssa i vilket/vilka: Utan förmån Med förmån Nej Kommentar: c) Om Med förmån valdes i fråga 24b, kontrollerar systemet att varan är förmånsberättigad? Ja Kommentar: Nej 21. Kan förskrivaren lämna meddelande till Apoteket om att utbyte av läkemedel inte får ske? Ja Kommentar: Nej 22. Vid angivelse av behandlingstid och dosering, föreslår programmet lämplig förpackningsstorlek? Ja Om ja, bifoga skärmdump (märk 22)! Nej Kommentar: 23. Prisuppgifter för respektive läkemedel presenteras på ett lättöverskådligt sätt. Bifoga skärmdump (märk 23)! Instämmer inte alls Instämmer helt Kommentar: 71

72 24. Beskriv hur förskrivaren får information om vilka läkemedel som är rekommenderade av lokal/regional Läkemedelskommitté. Bifoga skärmdump (märk 24)! 25. Hur ofta uppdateras varuregistret? 26. Hur styrs uppdateringsfrekvensen av varuregistret? Dosering 27. a) Accepteras förkortningar i doseringsfältet? Ja Nej Kommentar: b) Om ja, översätts förkortningarna automatiskt till klartext innan förskrivningen godkänns och skickas till apoteket? Ja Kommentar: Nej 28. Kan systemet översätta till dosering i klartext? Ja Om ja, bifoga skärmdump (märk 28)! Nej Kommentar: 29. a) Kan förskrivaren kontrollera e-receptet i klartext innan det skickas? Ja Nej Kommentar: b) Om ja, beskriv hur samt bifoga skärmdump (märk 29)! Ändamål 30. Beskriv hur ändamål/indikation för läkemedelsbehandlingen anges? 72

73 Expeditionsintervall 31. a) Kan förskrivaren ange ett absolut expeditionsintervall (tidsintervall mellan expediering)? Ja Kommentar: Nej b) Om ja, finns det fasta värden att välja mellan? Ja Nej Kommentar: Testrecept 32. Kan förskrivaren skicka ett testrecept? Ja Nej Kommentar: Adressering 33. Kan e-recept adresseras direkt till specifikt Apotek? Ja Nej Kommentar: 34. Hur ofta uppdateras listan över apotek? 35. Hur styrs uppdateringsfrekvensen av listan över apotek? Leveransadress 36. Kan förskrivaren ange en leveransadress? Ja Nej Kommentar: 73

74 Förnyelse av recept 37. Beskriv hur förskrivaren ska gå tillväga för att göra en förnyelse av ett e-recept, det vill säga utgå från ett tidigare skickat recept för att skapa ett nytt. 38. Beskriv hur programmet validerar att patientens uppgifter fortfarande är aktuella? 39. Beskriv hur kontroll av varunummer går till vid förnyelse av recept? e-kommunikation 40. Får förskrivaren en kvittens eller meddelande från Apoteket om mottaget e-recept? Ja Nej Kommentar: 41. a) Vilka kvittensmeddelanden kan systemet visa för förskrivaren? Accepterat Accepterad med varning Avvisat Inget/inga, gå vidare till fråga 42 b) Visas en beskrivning av kvittensen i klartext för förskrivaren? Ja Om ja, bifoga skärmdump (märk 41)! Nej Kommentar: 42. Beskriv hur en förskrivare ska gå tillväga om han/hon vill makulera förskrivning av ett eller flera läkemedel i e-recept som är skickat till Apoteket. Makuleringen gäller såväl information i journalsystemet som information om förskrivningen hos apoteket. Information om störningar i e-recepttrafiken 43. a) Om det råder störningar i e-recepttrafiken, med fördröjd leveranstid av e-receptet till Apoteket som följd, gör programmet förskrivaren omedelbart uppmärksammad på det? Ja Kommentar: Nej 74

75 b) Om ja, beskriv hur samt bifoga skärmdump (märk 43)! c) Om ja, ges information om uppskattad tid för fördröjningen? Ja Nej Kommentar: 44. a) Om det råder oplanerade driftavbrott, gör programmet förskrivaren omedelbart uppmärksammad på att förskrivning inte är möjlig? Ja Nej b) Om ja, beskriv hur samt bifoga skärmdump (märk 44)! c) Om ja, ges information om uppskattad tid för avbrottet? Ja Nej Kommentar: 45. Beskriv hur förskrivaren informeras om ett planerat driftavbrott? 46. a) Vid ett driftavbrott, lagrar IT-stödet e-recept för senare överföring då förbindelsen åter är i funktion? Ja Kommentar: Nej b) Om ja, beskriv hur förskrivaren informeras om detta samt bifoga skärmdump (märk 46)! Tack för din medverkan! 75

76 Skärmdumpar Bilaga 3 I denna bilaga visas de skärmdumpar som journalleverantörerna har skickat tillsammans med enkätsvar. Alla journalleverantörer har inte bifogat skärmdumpar för samtliga frågor. Illustration över hur aktuell patients namn och personnummer visas i vart och ett av journalsystemen. Cosmic Journal III 76

77 Melior SYSteam VAS 77

78 Illustration över hur prisuppgifter för respektive läkemedel presenteras i respektive journalsystem. Cosmic Journal III 78

79 Melior SYSteam 79

80 VAS Illustration över hur information om rekommenderade läkemedel presenteras journalsystemen Cosmic, Journal III, Melior och SYSteam. Cosmic 80

81 Journal III Kommentar: * betyder rekommenderat läkemedel Melior 81

82 SYSteam a) Kommentar: Röd ikon står för att Läkemedlet saknas i SIL. b) Kommentar: Vid direkt sökning på läkemedel visas i kolumnen Rek om läkemedlet ingår som rekommenderat. 82

83 Illustration över hur systemet översätter till dosering i klartext. Melior Illustration över hur förskrivaren kan kontrollera ett e-recept i klartext innan det skickas iväg. Melior a) Kommentar: När förskrivaren valt att skicka läkemedel som e-recept öppnas en ny dialog innehållande en receptöversikt. Där visas en lista på de läkemedel förskrivaren valt att skicka elektroniskt till Apoteket samt viss övrig information (se bild a). Via denna översikt kan sedan respektive recept granskas i klartext (se bild b) 83

84 b) Journal III 84

85 VAS 85

86 Illustration över de kvittensmeddelanden som systemet kan visa för förskrivaren. Melior a) b) 86

87 SYSteam VAS 87