ECKERÖ KOMMUN NÄRINGS- OCH KULTURNÄMNDEN

Transkript

1 Sammanträdestid Tisdagen den 9 maj 2018 kl Sammanträdesplats Kommunkansliet i Överby F Ö R E D R A G N I N G S L I S T A Kallelse och beslutsförhet Val av protokolljusterare Godkännande och komplettering av föredragningslistan Marknadsföring av Eckerö Aktivitetsbiljetter Upplev Eckerö-Minitåg Eckerö-app Riktlinjer kommunikation politiker/tjänstemän Diskutera framtiden angående föredragande tjänsteman Annonsering Övriga ärenden Eckerö den 30 april 2018 Johan Hellström ordf. 1

2 Organ Sammanträdesdatum Nr 2 Plats och tid Kommungården i Överby tisdagen den 9 maj kl 18, Beslutande Hellström Johan Sjöström Andre Fogelström Monika Häggblom Åsa frånvarande Hilander Johan ordförande viceordförande ledamot ledamot ledamot Föredragande Övriga närvarande Häggblom Håkan Susann Fagerström frånvarande Arsim Zekaj sekreterare Kommunstyrelsens representant Kommundirektör Paragrafer Underskrifter Ordförande sekreterare Johan Hellström Håkan Häggblom Protokolljustering Ort och tid Eckerö den 11 maj 2018 Johan Hilander Monika Fogelström. Plats och tid Tisdagen den 15 maj 2018 på Kommunkansliet i Överby. Intygar Håkan Häggblom bestyrks Ort och tid Underskrift

3 Organ Sammanträdesdatum Nr NKN KALLELSE OCH BESLUTFÖRHET. FÖRSLAG. Mötet konstateras lagenligt sammankallat och beslutfört. Mötet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört. 3

4 Organ Sammanträdesdatum Nr NKN VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE, TID OCH PLATS FÖRSLAG: Två protokolljusterare utses, vilka tillsammans med ordförande och sekreteraren undertecknar protokollet från mötet. Till justeringsmän utsågs Johan Hilander och Monika Fogelström. 4

5 2 NKN GODKÄNNANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLSTAN FÖRSLAG: Föredragningslistan godkänns Mötet beslöt att upptaga ett ärende om ett erbjudande om annonsering angående Kraftfulla steg mot en hållbar värld..

6 3 KOMMUNSTYRELSE KOMMUNSTYRELSE KS 22 MARKNADSFÖRING AV ECKERÖ Kommundirektören presenterar färdplan för framtagande av marknadsföringsstrategi för kommunen. Bilagan presenteras under sammanträdet. Kommundirektörens förslag: Kommunstyrelsen ger närings- och kulturnämnden i uppdrag att skyndsamt begära offerter för framtagande av marknadsföringsstrategi för kommunen. Enligt förslag. NKN 6 Nämnden beslöt enhälligt bordlägga ärendet då kompletterande information ännu inte inkommit från Kommunstyrelsen och kommundirektören. NKN 25 Efter att nämnden tagit del av Kommundirektörens utkast till anbudsbegäran för marknadsföringsstrategi för Eckerö kommun ställer sig nämnden frågande till om det behövs en sådan omfattande strategi och om vi skall genomföra denna med tanke på kommande kommunslagningar. Ärendet överförs till Kommunstyrelsen för beslut.

7 4 KOMMUNSTYRELSE KOMMUNSTYRELSE KST 122 Kommunstyrelsen har under det gånga året framhållit vikten för framtagande av en marknadsföringsstrategi. En sådan strategi ska uppfylla högt ställda krav på kreativitet, kompetens och förmåga att skapa kommunikation som är överraskande, personlig och nyskapande. Bedömningen gjordes under tidig höst 2017 att en kontakt bör tas med kompetent leverantör för samråd. April kommunikation inbjöds därefter förbehållslöst till kommunstyrelsens sammanträde den och presenterade olika alternativ. Till sammanträdet kallades även närings- och kulturnämnden. Syftet var att nämnden skulle åta sig uppdraget att arbeta vidare med framtagandet av strategin. Kommunstyrelsen uppmanade nämnden i samband med sammanträdet att arbeta vidare med frågan. Därefter har kommundirektören informerats om att nämnden tagit kontakt med Högskolan på Åland för ett samarbete kring framtagande av strategin. Den beslutade kommunstyrelsen genom att ge närings- och kulturnämnden i uppdrag att begära offert för framtagande av marknadsföringsstrategi för kommunen. Nämnden beslutade den att bordlägga ärendet då kompletterande information ännu inte inkommit från kommunstyrelsen och kommundirektören. Någon begäran om kompletterande information eller definition i vad den kompletteringen skulle bestå i har inte framförts eller framgått innan ärendet behandlades i nämnden. Detta tydliggjordes dock i möte mellan nämndens ordförande och kommundirektören efter ärendets behandling i nämnden. Kommundirektörens utgångspunkt har i detta ärende varit att kommunstyrelsens vilja inför nämnden uttalats den under det sammanträde nämnden närvarande.

8 5 KOMMUNSTYRELSE KOMMUNSTYRELSE Kommundirektören har med anledning av det som anförts författat förslag på anbudshandlingar i enlighet med den vilja kommunstyrelsen uttalat, och överlämnat dessa till nämndens fortsatta behandling i ärendet. Förslaget skickades som ett grovt utkast i syfte att möjliggöra för nämnden att sätta sin prägel i den slutgiltiga förfrågan. Den beslutade nämnden att överlämna ärendet för beslut i kommunstyrelsen med motiveringen att nämnden ställer sig frågande till om det behövs en sådan omfattande strategi, och om kommunen skall genomföra denna med tanke på kommande kommunslagningar. Kommundirektören konstaterar att Eckerö kommuns utgångspunkt inte är någon annan än att kommunen ska verka för att vara en egen kommun och ett livskraftigt samhälle. Detta innebär att kommunen till viss del måste fortsätta i arbetet att öka sin attraktionskraft. Till grund för den här utgångspunkten ligger den folkomröstning som hölls i kommunen den samt kommunfullmäktiges uttalade politiska direktiv. Som upplysning bör påpekas att kommunstyrelsen i samband med sin behandling den beaktat det pågående arbetet med kommunstrukturreformen i landskapet. Beslut har därefter fattats enhälligt att nämnden ska utarbeta och begära offert från externa leverantörer. Av Eckerö kommuns förvaltningsstadga 8 3 framgår följande:

9 6 KOMMUNSTYRELSE KOMMUNSTYRELSE Ärende skall tas upp till behandling i ett högre organ senast inom den tid som ett yrkande på rättelse av kommunala beslut skall framställas (Kommunallagen 114). Till behandling i överordnat organ får dock inte övertagas: 1. Ärenden som gäller tillstånds-, anmälnings-, tillsyns- och förrättningsförfarande enligt lag och förordning. 2. Sådana ärenden inom undervisningsverksamheten eller socialväsendet som gäller enskild. Om ett ärende skall övertagas av kommunstyrelsen väcks initiativ därom av kommunstyrelsens ordförande, kommunstyrelsens representant i nämnden, ledamot i kommunstyrelsen eller av kommundirektören. Övertagandet bekräftas i beslut i kommunstyrelsen. Om ett ärende skall övertagas från underordnat organ till behandling i nämnd, väcks initiativ därom av nämndens ordförande, ledamot i nämnden eller av föredraganden i nämnden. Övertagandet bekräftas i beslut i nämnden. Nämnden är inte utifrån ovanstående behörig att överföra ärendet till överordnat organ med den givna motiveringen. En överföring av ärenden från ett underordnat organ i det här sammanhanget kan enbart initieras av kommunstyrelsens ordförande, kommunstyrelsens representant i nämnden, ledamot i kommunstyrelsen eller av kommundirektören. Dock bedömer kommundirektören med hänsyn till kommunens

10 7 KOMMUNSTYRELSE KOMMUNSTYRELSE behandlingsprocesser och ambitionen om att påbörja implementering av marknadsföringsstrategin jan 2019, att ärendet bör övertas för behandling i kommunstyrelsen. Kommundirektörens förslag: Kommunstyrelsen beslutar att överta ärendet för framtagande av marknadsföringsstrategi. Kommunstyrelsen godkänner offertförfrågan enligt bilaga. Kommunstyrelsen konstaterar att den reviderade offertförfrågan samstämmer bättre med kommunens förväntningar och behov. Med anledning av detta återremitteras ärendet till närings- och kulturnämnden för behandling. Kommunstyrelsen emotser återkoppling senast Kommundirektören avsätter tid till förmån för nämndens uppdrag i framtagandet av marknadsföringsstrategin. NKN 39. BESLUT NKN nämnden beslöt enhälligt avvakta med godkännande av offertförfrågan till protokolljusteringen eftersom förfrågan inte hade inkommit till nämnden och föredragande därför inte kunnat förbereda ärendet.. Kommundirektören fick i uppdrag att snarast delge offertförfrågan till alla nämndmedlemmar. Efter handlingarna i ärendet inkommit till nämndmedlemmarnas kännedom omfattar nämnden offertförfrågan.

11 8 KOMMUNSTYRELSEN KOMMUNSTYRELSEN NKN 87 EXTRA ÄRENDE: AKTIVITETSBILJETTER Nämnden arbetar på att framta Aktivitetsbiljetter för innevånare i kommunen. Biljetterna skall vara till för barn/unga/äldre invånare, dessa biljetter skall gå att använda hos intresserade företag i kommunen, exempelvis får en innevånare hämta ex antal biljetter från kommunkansliet som man får använda fritt hos de företag som anmält intresse. Detta skall bidra innevånarna till ett aktivt kulturliv i kommunen. De intresserade företagen redovisar sedan till kommunen för att få ersättning emot inlösta biljetter. BESLUT Nämnden är i början av planeringen av framtagande av Aktivitetsbiljetter. Nämnden tar från dags datum inte emot bidragsansökningar gällande barn och ungdomsaktiviteter fram tills ärendet angående aktivitetsbiljetter utretts färdigt. NKN 91 Närings och Kulturnämnden påbörjar en beredning av ärendet Aktivitetsbiljetter till Kommun Fullmäktige. Nämndemän i Närings- och Kulturnämnden fortsätter att ta fram förslag per mail med följande punkter: - Biljetter skall vara tillgängliga för åldersgrupper 3-13år samt Ta fram underlag för hur många personer som berörs. - Maxvärde per aktivitetsbiljett.

12 9 KOMMUNSTYRELSEN KOMMUNSTYRELSEN Företag inom kommunen som vill delta i detta. Informera genom kommuninfo. NKN 13 BESLUT Närings- och Kulturnämnden omfattande följande riktlinjer för beviljande av aktivitetsbiljetter. -Välkomna är företag med kulturell, sportslig eller aktivitetsinriktad verksamhet med säte i Eckerö kommun. -Biljetterna hämtas från kommunkansliet personligen och är personliga. -Biljetterna kan användas en åt gången eller alla på en gång. -Företag skall på förhand anmäla sitt intresse. -Biljetterna faktureras av företagen för erhållande av ersättning med inlösta biljetter som underlag senast det 31 december Om företaget anser att biljetternas värde ej uppnår t.ex kostnaden för inträde står det upp till individen själv att betala mellanskillnaden. -Värdet på biljetterna får ej betalas tillbaka i kontanter. -Inköp av mat eller dryck är ej tillåtet utan endast entre till medlemsföretagens event. -Per den 1 januari 2019 förlorar biljetterna sitt värde. -Antalet invånare i Eckerö kommun år 2018 fyllda 75 år eller som fyller 75 inom 2018 är idag 111 st.

13 10 KOMMUNSTYRELSEN KOMMUNSTYRELSE Antalet invånare i Eckerö kommun år 2018 i åldern 3 14 år eller som fyller 3 respektive 14 år är idag euro delas på antalet berättigade till biljetterna och därefter delas denna personliga summa i önskvärd biljettsumma enligt NoKs överenskommelse (40 euro) -om detta annonseras det i kommuninfo efter företag samt hur invånarna kan hämta ut biljetterna samt övrig info om dessa. Närings- och Kulturnämnden beslöt enhälligt anhålla om godkännande av ovanstående förfarande med Aktivitetsbiljetter och anhåller om att Kommunfullmäktige beviljar nämnden ett tilläggsanslag om euro. KST 90 Av utredningen i ärendet framgår att nämnden söker tilläggsanslag om 8720 euro för att kunna tilldela aktivitetsbiljetter för sammanlagt 218 Eckeröbor. Kommundirektören finner att ändamålet är gott och omfattar målgrupper i kommunen som inte är kapitalstarka. Däremot bedöms biljettsumman på 40 euro för hög i relation till kommunens ekonomiska utmaningar under Ett rimligt tillskott i aktiveringssyfte kan vara av värde för dessa två målgrupper. Emellertid bör kommunstyrelsen betänka om biljettsumman istället ska sättas ner till 20 euro. Den totala summan skulle istället bli 4360

14 11 KOMMUNSTYRELSEN KOMMUNSTYRELSEN euro och därmed halveras. Aktivitetssyftet kan anses uppfyllt trots nedsättningen av det föreslagna beloppet från nämnden. Kommundirektörens förslag: Kommunstyrelsen förordar anhållan om tilläggsmedel inför kommunfullmäktige enligt förslaget från nämnden. Dock sätts beloppet ner till 4360 euro. Kommunstyrelsen ställer sig positiva till initiativet men återremitterar det till nämnden för att redogöra förfaringssättet. NKN 30 Närings- och kulturnämnden beslöt enhälligt att komplettera förfaringsättet med aktivitetsbiljetter med följande: Kaffe med dopp skall ingå för de som är 75+ Biljetterna skall vara numrerade. Biljettmottagarens namn skall noteras på biljetten. Varje berättigad person for 8 biljetter a`5 euro. Nämnden beslöt också om positivt besked kommer från Kommunstyrelsen så sätts omedelbart arbete igång så att allt kan startas senast 31 maj 2018.

15 12 KOMMUNSTYRELSEN KOMMUNSTYRELSEN Nämnden beslöt även att ordf. kan komma till Kst möte för att lämna mera information om förfaringsättet med biljetterna. KST 125 -Närings- och kulturnämndens ordförande, Johan Hellström är närvarande under ärendets behandling. Kommundirektörens förslag: Kommunstyrelsen förordar anhållan om tilläggsmedel inför kommunfullmäktige om 8720 euro för att kunna tilldela aktivitetsbiljetter i enlighet med närings- och kulturnämndens förslag. Kommunstyrelsen förordar anhållan om tilläggsmedel inför kommunfullmäktige om 8720 euro (maximalt belopp) för att kunna tilldela aktivitetsbiljetter i enlighet med närings- och kulturnämndens förslag. NKN 40 Nämnden beslöt avvakta Kommunfullmäktiges beslut om tilläggsanslag. Om positivt besked kommer från Kommunfullmäktige kommer nämnden att informera i ett extra Eckerö-infoblad om Aktivitetsbiljetterna. Monika Fogelström designar aktivitetsbiljetterna. En kommitte med Kommundirekören, nämndens orförande och Monika Fogelström kommer att handha det praktiska med att ordna med biljetternas utdelande och redovisningar.

16 NKN 32 UPPLEV ECKERÖ MINITÅG En förfrågan har inkommit från Upplev Eckerö om att vara med stöda kostnaderna för ett minitåg Nämnden beslöt enhälligt avvakta med beslut i ärendet tills en formell ansökan inkommit. NKN 41 Ansökan från Upplev Eckerö har inkommit och bifogas kallelsen. Nämndens ställer sig positivt till minitåget men anser sig inte ha budgetmedel för att stöda ansökan detta år. Nämnden överför ansökan till Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige och hoppas de tar upp ärendet till behandling på inkommande möten. Nämnden vill även uppmana Upplev Eckerö att inkomma med dylika ansökningar i god tid så medel kan tas upp i budgeten.

17 14 NKN ECKERÖ - APP Nämnden upptog till behandling frågan om att starta en Eckerö-app för information till ortsbor och besökande turister. Nämnden beslöt enhälligt att undersöka frågan och försöka få fram mera information till nästa möte.. NKN 42 har tagit fram offerter för appen och kommer att presentera dem på mötet. Offerten som inkommit omfattar skapande och underhållet av en App för hela Eckerös turist- och företagarverksamhet och kostar Sek för tre år. Efter att nämndordförande presenterat offert från CaLa Design och nämnden diskuterat ärendet beslöts enhälligt omfatta offerten. Nämndens ordförande och kommundirektören fick i uppdrag att förhandla med CaLa Design om utformningen av avtalet samt underteckna detsamma. Det fick också i uppdrag att sköta de praktiska frågorna rörande bl.a efterhörande av intresserade som vill medverka med information i appen, även framtagande av vad det kostar att delta i appen och vem som handhar appen på kommunkansli. Kommundirektören fick i uppdrag att ansöka om att namnet Eckerö skyddas vilket krävs för appen.

18 15 NKN RIKTLINJER KOMMUNIKATION POLITIKER/TJÄNSTEMÄN Nämnden klargör för sin åsikt om hur kommunikationen politiker/tjänstemän skall gå tillväga och lämnar förslaget till Kommunstyrelsen. och Kommundirektören informerade om mötet men nämnden beslöt enhälligt avvakta på den skriftliga sammanställning från mötet som uppgjort men inte delgetts nämnden förrän beslut tas.

19 16 NKN DISKUTERA FRAMTIDEN ANGÅENDE FÖREDRAGANDE TJÄNSTEMAN Nämnden upptog till behandling frågan om hur framtiden för nämnden och dess föredragande tjänsteman skall vara. Nu saknas föredragande tjänsteman i nämnden utan ordförande har det uppdraget. Nämnden som förnärvarande saknar aktuell instruktion beslöt enhälligt försöka lösa frågan med Kommundirektörens hjälp. Förslag på lösning borde finnas med på föredragningslistan vid nästa NKN möte.

20 17 NKN 45 ANNONSERING 45 Ett erbjudande om annonsering med temat Kraftfulla steg mot en hållbar värld hade inkommit. Annonserna kommer att presenteras i Dagens nyheter, Hufvudstadsbladet och på Åland i juni 2018 och kostar euro. Nämnden beslöt enhälligt att inte antaga erbjudandet då budgetmedel inte finns anslagna för dylikt ändamål.

21 18 NKN 46 ÖVRIGA ÄRENDEN 46 Ordföranden konstaterade att det inte fanns några övriga ärendet utan avslutade mötet kl

22 19