Tid: Onsdagen den 27 september 2017 kl Plats: Östra Roten, Kommunhuset i Lilla Edet

Transkript

1 Kallelse Individnämnden Tid: Onsdagen den 27 september 2017 kl Plats: Östra Roten, Kommunhuset i Lilla Edet Ärenden 1. Upprop 2. Val av justerare samt fastställande av tid för justering 3. Godkännande av dagordning 4. Val av ledamot till individnämndens arbetsutskott efter Paulina Svenungsson (C) Dnr 2015/IN Beslutsuppföljning Dnr 2017/IN Sammanträdesdagar 2018 Dnr 2017/IN Ändring i individnämndens delegeringsordning Dnr 2017/IN Lägesrapport inför tertialrapport 2 Dnr 2017/IN Tertialrapport Dnr 2017/IN Förslag på taxor och avgifter för 2018 inom Individoch familjeomsorgen Dnr 2017/IN Utredning sextimmarsdag på uppdrag av individnämnden - ett av nämndens mål Dnr 2017/IN163 Föredraganden Ingela Flodin, nämndsamordnare Ingela Flodin, nämndsamordnare Lotte Mossudd, verksamhetschef Sven Bergelind, socialchef Sven Bergelind, socialchef Lotte Mossudd, verksamhetschef Lotte Mossudd, verksamhetschef

2 Kallelse Individnämnden 12. Rapport om utredningstid och tid för förhandsbedömningar Barn och Unga enligt nämndens internkontrollplan Dnr 2017/IN Övervägande om överflyttning av vårdnad enligt 6 kap 8 Föräldrabalken Sekretess! Handlingar delas ut på sammanträdet. Lotte Mossudd, verksamhetschef Annette Alexandersson, enhetschef 14. Information 15. Anmälan om inkomna skrivelser 16. Anmälan av delegeringsbeslut Peter Spjuth (V) Ordförande

3 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /IN126-3 Beslutsuppföljning september 2017 Dnr 2017/IN126 Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade att punkten Beslutsuppföljning ska vara en punkt på föredragningslistan för styrelse och nämnden. Vid dagens sammanträde redovisas uppdrag från individnämnden under 2016 och fram till dagens datum. Beslutsunderlag Beslutsuppföljning Förslag till beslut Individnämnden antecknar informationen. Ingela Flodin nämndssekreterare

4 Beslutsuppföljning Uppföljning av nämndbeslut - uppdrag till förvaltningen Avser: Individnämnden Beslutsdatum Diarienummer Ärende/rubrik Handläggare Uppdraget Status Nämnds färdig-datum Förvaltningens beräknade färdigdatum Färdigt datum /IN Information om Handlingsplan för kompetens och stabilitet Annette Alexandersson Återrapportering sker till individnämnden efter ett år med det lokala arbetet med kompetensoch stabilitetsfrågor augusti /IN Principdiskussion om nämndens ekonomiska läge Sven Bergelind Förvaltningschefen får i uppdrag att återkomma till individnämnden med förslag om utnyttjande av sociala investeringsfonden genom samverkansprojekt med skolan för att stärka barn och ungdomars uppväxtvillkor Pågår /IN /IN117 Tankar om att starta en ungdoms och vuxencentral i Lilla Edets kommun liknande den i Åmål Rapport om utredningstid och tid för förhandsbedömningar Barn och Unga enligt nämndens internkontrollplan Lotte Mossudd Lotte Mossudd Förvaltningen får i uppdrag att arbeta vidare med frågan Pågår hösten 2017 Förvaltningen får i uppdrag att ta fram statistik på orosanmälningar Pågår Löpande rapportering

5 Beslutsdatum Diarienummer Ärende/rubrik Handläggare Uppdraget Status /IN /IN182 Ändring av reglemente för individnämnden Särskilt statsbidrag riktat till att ensamkommande barn kan stanna kvar i kommunal regi efter sin 18-årsdag Lotte Mossudd Ann-Christine Gustavsson Individnämnden uppdrar, under förutsättning att kommunfullmäktige beslutar enligt förslag, åt förvaltningen att komma med förslag på uppdaterade riktlinjer, tillsynsplan och delegering av Avvaktar beslut med anledning av den nya beslut från lagen om e-cigaretter. KF Förvaltningen får i uppdrag att föra samtal med Migrationsverket om närhetsplacering av ungdomar över 18 år som bott i Lilla Edets regi. Nämnds färdig-datum Förvaltningens beräknade färdigdatum Färdigt datum

6

7

8 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /IN Sammanträdesdagar för individnämnden 2018 Dnr 2017/IN179 Sammanfattning Förvaltningen tagit fram förslag till sammanträdesdagar för individnämnden och individnämndens arbetsutskott 2017: Individnämnden onsdagar kl Individnämndens arbetsutskott fredagar kl januari 19 januari 7 mars (årsrapport 2017, internkontroll, beslutsuppföljning) 2 februari 25 april 16 februari 23 maj (T1, beslutsuppföljning) 2 mars 22 augusti (taxor och avgifter) 16 mars 26 september (T2, beslutsuppföljning) 27 mars (torsdag) 24 oktober (verksamhetsplan 2019, sammanträdesdagar 2019) 13 april 12 december (beslutsuppföljning) 27 april 9 maj (onsdag) 25 maj 8 juni 21 juni (torsdag) 6 juli 27 juli 10 augusti 7 september 21 september 5 oktober 19 oktober

9 sid- 2-1 november (torsdag) 16 november 30 november 14 december Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare daterad den 16 augusti Arbetsutskottets beslutsförslag till individnämnden Individnämnden fastställer ovanstående sammanträdesdagar Ingela Flodin nämndssekreterare Beslutet expedieras till Individnämnden Samtliga ledamöter och ersättare Förvaltningschefen sid 2/2

10

11

12 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /IN187-1 Ändring i Individnämndens delegeringsordning Dnr 2017/IN187 Sammanfattning Nuvarande delegationsordning antogs av individnämnden i maj Den har sedan löpande reviderats. Det har nu upptäckts ett fel samt att delegation på bistånd i form av öppenvårdsinsatsen familjepedagog bör ändras från enhetschef till socialsekreterare. Ärendet Framställa talan i tingsrätten om att utse särskild förordnad vårdnadshavare I augusti 2015 beslutade Individnämnden att ändra delegationsordningen så att beslut om att framställa talan i Tingsrätten om att utse särskilt förordnad vårdnadshavare delegerades till enhetschef. Orsaken till att ärendet togs upp till ändring var den stora ökningen av dessa ärenden p.g.a. de ensamkommande flyktingbarnen som kommunen fick ansvar för. Då de fick permanent uppehållstillstånd upphörde deras god mans uppdrag och de behöver skyndsamt få en särskilt förordnad vårdnadshavare. Många kommuner gjorde detsamma och delegerade dessa beslut, vilket dock visat sig vara felaktigt. Socialnämnden har talerätt och partsställning i frågor om ändring i vårdnaden när: 1) en eller båda föräldrarna gör sig skyldiga missbruk eller försummelse eller i övrigt brister i omsorgen om barnet på ett sätt som medför bestående fara för barnets hälsa eller utveckling (6 kap 7 Föräldrabalken (FB)) 2) ett barn stadigvarande vårdats och fostrats i ett annat enskilt hem än föräldrahemmet och det är uppenbart att det är bäst för barnet att det rådande förhållandet får bestå och att vårdnaden flyttas över till den eller de som har tagit emot barnet (6 kap 8 FB) 3) när en eller båda föräldrarna är varaktigt förhindrade att utöva vårdnaden (6 kap 8a FB) 4) när en eller båda föräldrarna dör (6 kap 9 tredje stycket FB) Av 10 kap 5 socialtjänstlagen (SoL) framgår vilka lagrum i Föräldrabalken som får delegeras. Ovan angivna lagrum, d.v.s. 6 kap 7 9 föräldrabalken finns inte med bland dessa vilket innebär att socialnämnden inte kan delegera sin beslutanderätt när det gäller att väcka talan i ovanstående fall (10 kap 5 SoL). Med hänvisning till ovanstående ska punkt 5.05 i Individnämndens delegationsordning tas bort.

13 sid Framställa talan i tingsrätten om att utse särskilt förordnad vårdnadshavare 6 kap 8a FB Enhetschef Familjepedagoginsats Beslut om förordnande och entledigande av kontaktperson, kontaktfamilj eller avlastningshem är delegerat till socialsekreterare. Däremot är beslut om bistånd i form av vår egen öppenvårdspersonal, familjepedagoginsats, delegerat till enhetschef. Ofta används insatsen familjepedagog redan under utredningstiden och i vår strävan att öka öppna insatser är det lämpligt att delegera insatsen familjepedagog till socialsekreterare Beslut om familjepedagoginsats 4 kap 1 SoL Enhetschef socialsekreterare Villkor: Beslut angående familjepedagoginsats rapporteras tillsammans med utredning och arbetsplan som ligger till grund för beslutet, vid arbetsutskottets nästföljande sammanträde Arbetsutskottets beslutsförslag till individnämnden Individnämnden antar föreslagna ändringar av delegeringsordningen. Sven Bergelind socialchef Lotte Mossudd verksamhetschef IFO Beslutet expedieras till Individnämnden Verksamhetschef IFO sid 2/2

14

15 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr /IN125-7 Tertialrapport Individnämnd Dnr 2017/IN125 Sammanfattning Individnämndens sammanlagda resultat för perioden visar ett överskott på 1,3 mkr. Det förväntade årsresultatet är ett överskott på 2,4 mkr. Överskottet beror i huvudsak på ett lägre försörjningsstöd än förväntat samt att etableringsbidrag från Migrationsverket betalats ut för fler vuxna flyktingar än beräknat. Resultatet påverkas även av att en tjänst har vakanshållits. Ersättningar och kostnader gällande ensamkommande barn redovisas separat. Ärendet Kostnaden för försörjningsstöd har fortsatt minska även innevarande år och är betydligt lägre än förväntat. Antalet hushåll som var i behov av försörjningsstöd, 201 under perioden, är nu på den lägsta nivån sedan vi började mäta En tjänst är avsatt att arbeta enligt den s.k. Gävlemodellen och ser ut att kunna lyckas med att få ut långvariga försörjningsstödstagare till annan försörjning. Genomsnittstiden ett hushåll är i behov av försörjningsstöd har ökat något jämfört med tertial 1, men minskat jämfört med förra året. Arbetslösheten har fortsatt minska något bland både vuxna (5,5 %) och ungdomar (9,3 %). Inflödet av både barn- och vuxenärenden har fortsatt öka. Under perioden har 482 nya aktualiseringar gjorts gällande 271 olika barn och unga och 192 aktualiseringar vuxen (exkl. ekonomiskt bistånd) gällande 139 olika individer. Kostnaden för placeringar av barn beräknas bli dyrare än budgeterat. Några redan placerade ungdomar på öppna HVB behövde i början av året omplaceras till SiSinstitutioner och därmed till en betydligt dyrare dygnskostnad. Utöver detta har flera insatser behövt köpas externt, bl.a. korttidsboende för barn, fritidsplats i annan kommun samt MST som är en hemmaplansinsats med tillgänglighet dygnet runt. Två olika kommuner har avslagit vår ansökan om överflyttning av två olika barns familjehemsplaceringar. Ansökan har därför lämnats till Inspektionen för Vård och Omsorg som ännu inte avgjort ärendena. Perioden januari augusti har 98 elever studerat grundläggande och gymnasiala kurser på Lärcentrum i Lilla Edet, vilket är något färre än motsvarande period föregående år.

16 sid- 2 - Tillsammans med omsorgsnämnden genomfördes en särskild omvårdnadsutbildning som påbörjades av dessa är nu klara med utbildningen och 15 har fått tillsvidaretjänst i Lilla Edets kommun. Ytterligare elever studerar omvårdnadsutbildning under Sammanlagt fanns det per augusti 63 flyktingar (vuxna) med den tvååriga etableringsplanen jämfört med 36 i april förra året. För 13 av dessa kommer ersättningen från staten att upphöra under 2017, ytterligare 12 har avslutats under våren. Försörjningen kan därefter komma att bli en kommunal angelägenhet i form av försörjningsstöd. Lilla Edet har i år ett lagstadgat mottagande om sammanlagt 41 personer. Utöver dessa har ett antal personer lyckats hitta bostad på egen hand. Bristen på bostäder är fortsatt stor. Antalet ensamkommande barn på kommunens boende har minskat från 41 vid årets början till 17. Verksamheten är nu samlat till ett boende. Ytterligare 29 ungdomar bor i externa HVB, familjehem samt stödboenden. Antalet barn beräknas fortsätta minska, men prognosen är för tillfället osäker på grund av förändringar i lagstiftningen och åldersuppskrivningar. Ett nytt, bättre anpassat boende, kommer att tas i bruk 16 oktober. Beslutsunderlag Tertialrapport individnämnden. Tjänsteskrivelse daterad Finansiering Förslag till beslut Individnämnden godkänner tertialrapport Sven Bergelind Förvaltningschef sven.bergelind@lillaedet.se Beslutet expedieras till Kommunstyrelsen Beslutet delges Beslutet skickas för kännedom till Förvaltningschef sid 2/2

17 1 Dnr: 2017/IN125-6 Tertialrapport Individnämnden Period: Januari - augusti Datum:

18 Tertial (15) Innehåll Sammanfattning... 3 Nämndens grunduppdrag Nämndens grunduppdrag enligt verksamhetsplanen Uppföljning av nämndens grunduppdrag... 4 Uppföljning av mål Kommunfullmäktiges mål Nämndens egna mål Ekonomisk uppföljning kopplat till prestation Nämndens ekonomiska utrymme Analys av utfall och prognos Nämnd och administration IFO Utredning och behandling samt familjerätt Försörjningsstöd Stöd till vuxna Stöd till barn och unga Familjecentralen Socialpsykiatri Ensamkommande flyktingbarn Administration AMA Lärcentrum Flyktingmottagning Arbetscentrum och vaktmästeri Utfall och prognos Utfall och prognos enligt nämndens organisatoriska struktur... 14

19 Tertial (15) Sammanfattning Individnämndens sammanlagda resultat för perioden visar ett överskott på 1,3 mnkr. Det förväntade årsresultatet är ett överskott på 2,4 mnkr. Överskottet beror i huvudsak på ett lägre försörjningsstöd än förväntat samt att etableringsbidrag från Migrationsverket betalats ut för fler vuxna flyktingar än beräknat. Resultatet påverkas även av att en tjänst har vakanshållits. Ersättningar och kostnader gällande ensamkommande barn redovisas separat. Kostnaden för försörjningsstöd har fortsatt minska även innevarande år och är betydligt lägre än förväntat. Antalet hushåll som var i behov av försörjningsstöd, 201 under perioden, är nu på den lägsta nivån sedan vi började mäta En tjänst är avsatt att arbeta enligt den s.k. Gävlemodellen och ser ut att kunna lyckas med att få ut långvariga försörjningsstödstagare till annan försörjning. Genomsnittstiden ett hushåll är i behov av försörjningsstöd har ökat något jämfört med tertial 1, men minskat jämfört med förra året. Arbetslösheten har fortsatt minska något bland både vuxna (5,5 %) och ungdomar (9,3 %). Inflödet av både barn- och vuxenärenden har fortsatt öka. Under perioden har 482 nya aktualiseringar gjorts gällande 271 olika barn och unga och 192 aktualiseringar vuxen (exkl ekonomiskt bistånd) gällande 139 olika individer. Kostnaden för placeringar av barn beräknas bli dyrare än budgeterat. Några redan placerade ungdomar på öppna HVB behövde i början av året omplaceras till SiS-institutioner och därmed till en betydligt dyrare dygnskostnad. Utöver detta har flera insatser behövt köpas externt, bl.a. korttidsboende för barn, fritidsplats i annan kommun samt MST som är en hemmaplansinsats med tillgänglighet dygnet runt. Två olika kommuner har avslagit vår ansökan om överflyttning av två olika barns familjehemsplaceringar. Ansökan har därför lämnats till Inspektionen för Vård och Omsorg som ännu inte avgjort ärendena. Perioden januari augusti har 98 elever studerat grundläggande och gymnasiala kurser på Lärcentrum i Lilla Edet, vilket är något färre än motsvarande period föregående år. I avtalet med Göteborgsregionens kommuner erbjuds gymnasiala yrkeskurser och teoretiska kurser som inte finns i det lokala utbudet. Tillsammans med Omsorgsnämnden genomfördes en särskild omvårdnadsutbildning som påbörjades av dessa är nu klara med utbildningen och 15 har fått tillsvidaretjänst i Lilla Edets kommun. Ytterligare elever studerar omvårdnadsutbildning under Sammanlagt fanns det per augusti 63 flyktingar (vuxna) med den tvååriga etableringsplanen jämfört med 36 i april förra året. För 13 av dessa kommer ersättningen från staten att upphöra under 2017, ytterligare 12 har avslutats under våren. Försörjningen kan därefter komma att bli en kommunal angelägenhet i form av försörjningsstöd. Lilla Edet har i år ett lagstadgat mottagande om sammanlagt 41 personer. Utöver dessa har ett antal personer lyckats hitta bostad på egen hand. Bristen på bostäder är fortsatt stor. Antalet ensamkommande barn på kommunens boende har minskat från 41 vid årets början till 17. Verksamheten är nu samlat till ett boende. Ytterligare 29 ungdomar bor i externa HVB, familjehem samt stödboenden. Antalet barn beräknas fortsätta minska, men prognosen är för tillfället osäker på grund av förändringar i lagstiftningen och åldersuppskrivningar. Ett nytt, bättre anpassat boende, kommer att tas i bruk 16 oktober.

20 Tertial (15) Nämndens grunduppdrag 2.1 Nämndens grunduppdrag enligt verksamhetsplanen Individnämnden skall arbeta förebyggande så missförhållanden och sociala problem motverkas. Den enskilde skall vid verkställighet av bistånd tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Biståndet skall utformas så att det stärker den enskildes resurser att leva ett självständigt liv. Som ett led i detta skall nämnden även erbjuda kompetensutveckling i form av vuxenutbildning, sfi, språk- och arbetspraktik samt annan verksamhet som leder arbetslösa mot den reguljära arbetsmarknaden. 2.2 Uppföljning av nämndens grunduppdrag Lagstiftningens rättsäkerhetkrav gällande tidsgränser för utredningar av barn som tidigare inte kunnat hållas har sedan slutet av februari hållits. Tidsgränsen vad gäller förhandsbedömningar barn och unga har däremot inte helt hållits. Senaste månaderna har det oftast berott på omständigheter som vi inte kunnat råda över; t.ex. att familjen varit bortrest eller att man velat avvakta tills samtal kunnat hållas med föräldrar och barn. Under perioden har bemanningsföretag anlitats på biståndsenheten på grund av stora rekryteringssvårigheter i samband med att flera handläggare slutat. I övrigt har verksamheterna klarats med egen personal och två tillfälliga timanställda trots vissa vakanser. Med nuvarande personalbemanning ska vi under året kunna ge medborgarna rättssäkerhet, bra service och stöd samt minska personalomsättningen. Kostnaden för försörjningsstöd och antalet hushåll som var i behov av försörjningsstöd har minskat och är lägre än budgeterat. Under perioden har 242 hushåll fått försörjningsstöd. Så få har det inte varit sedan före Den tjänst som nämnden beslutade om ska arbeta enligt den s.k. Gävlemodellen tillsattes i augusti 2016, först på 80 % och från årsskiftet 60 %. Arbetet med att få ut dessa långvariga försörjningsstödstagare i annan försörjning har ännu inte lyckats fullt ut, men är på god väg. Att kostnaden och antal hushåll ändå minskat tror vi är en effekt dels av fortsatt god arbetsmarknad men också av att de andra socialsekreterarna i och med den nya Gävle-modellstjänsten fått mer tid över för att stödja och hjälpa sina klienter ut i annan försörjning. Genomsnittstiden ett hushåll är i behov av försörjningsstöd har minskat till 6,2 månader jämfört med samma period förra året då det var 6,4 månader. Dock har tiden ökat jämfört med förra tertialuppföljningen då det var 5,7 månader. Detta innebär att vi inte längre tror att nämndens mål 5,5 månader kommer att uppfyllas under året. Flera personer med mycket stora arbetshinder borde enligt vår bedömning ha sin försörjning från försäkringssystemet. Dock har dessa regler ytterligare stramats åt varför sjukersättning för dessa ännu inte beviljats utan ytterligare arbetsprövning och läkarutlåtanden krävs. Inflödet av både barn- och vuxenärenden har fortsatt öka. Under perioden har 482 nya aktualiseringar gjorts gällande barn och unga (271 olika barn). Samma period 2016 och 2015 gjordes 403 respektive 335 aktualiseringar barn och unga (224 respektive 187 olika barn). När det gäller vuxna har under perioden 192 aktualiseringar gjorts gällande 139 olika personer. Motsvarande period 2016 och 2015 gjordes 135 respektive 175 aktualiseringar (90 respektive 107 olika personer). Kostnaden för placeringar av barn beräknas bli dyrare än budgeterat. Några redan placerade ungdomar på öppna HVB behövde i början av året omplaceras till SiS-institutioner till en

21 Tertial (15) betydligt dyrare dygnskostnad än budgeterat. Antalet placeringsdygn har varit fler än budgeterat både på HvB och i familjehem. Flera insatser har behövt köpas externt, bl.a. korttidsboende för barn med större behov än vad en kontaktfamilj kan motsvara, fritidsplats i annan kommun samt MST vilket är en hemmaplansinsats med tillgänglighet dygnet runt, något vi inte kan själva erbjuda. För de två familjehemsplaceringar som vi ansökt om överflyttning till annan kommun avslog båda dessa kommuner vår ansökan. Vi har istället ansökt om överflyttning hos Inspektionen för Vård och Omsorg och väntar på avgörande från dem. Behovet av sluten missbruksvård har varit fler dygn än budgeterat. Dessutom har två personer tvångsomhändertagits enligt Lag om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) med en betydligt högre dygnskostnad än frivilliga placeringar enligt Socialtjänstlagen (SoL). Perioden januari augusti har 98 elever studerat grundläggande och gymnasiala kurser på Lärcentrum i Lilla Edet. 106 studerade samma period förra året. Av årets elever har 19 elever gjort fullständigt avbrott jämfört med 34 elever jan-augusti förra året. En elev har i år avbrutit på grund av jobb. I avtalet med Göteborgsregionens kommuner erbjuds gymnasiala yrkeskurser och teoretiska kurser, som inte finns i det lokala utbudet. Distanskurser erbjuds genom ett avtal med Hermods, vilket möjliggör flexibla lösningar för elever, som kombinerar arbete med studier. En särskild satsning beträffande omvårdnadsutbildningar påbörjades av dessa är nu klara med utbildningen och 18 har fått tillsvidaretjänst i Lilla Edets kommun. Ytterligare elever studerar omvårdnadsutbildning under elever har studerat sfi under perioden. Sex elever två män och fyra kvinnor, har deltagit i språkpraktik perioden januari augusti: AMA:s adm., Fuxerna Café, ICA Boström Netto, Salong Baba Gurgur. SFI-eleverna önskar helst praktisera inom barnomsorg och äldreomsorg. Dessa verksamheter har haft svårt att ta emot språkpraktikanter medan praktikplatser inom frisörs- och affärsverksamhet varit vakanta. Av de anvisade 41 personerna för 2017 samt tre personer från anvisningen 2016 har 16 personer bosatts genom kommunens försorg under januari - augusti. Utöver dessa har ett antal personer lyckats hitta bostad själva. Sammanlagt finns det per augusti 64 flyktingar (vuxna) med den tvååriga etableringsplanen jämfört med 36 i april föregående år. För 13 av dessa kommer ersättningen från staten att upphöra under 2017, ytterligare 12 avslutades under våren. Försörjningen kan komma att bli en kommunal angelägenhet i form av försörjningsstöd. Bristen på bostäder är fortsatt hög och är ett växande problem. För ensamkommande barn har Individnämnden nu samlat verksamheten till ett boende sedan början av april. Vid årets början fanns 41 ungdomar på kommunens boenden. Dessa har nu minskat till 17. Ytterligare 29 ungdomar bor i externa HVB, familjehem samt s.k. stödboenden. På grund av förändrad lagstiftning och åldersuppskrivningar beräknas antalet ensamkommande på boendet i Lilla Edet fortsätta att minska. Ett nytt och bättre anpassat boende för ensamkommande barn kommer att tas i bruk 16 oktober. Arbetslösheten har minskat något från 5,8 % i juli 2016 till 5,5 % i juli i år. Motsvarande siffror för ungdomar upp till 25 år har också minskat från 12,1 % i juli 2016 till 9,3 % i juli i år. Siffrorna kan jämföras med riket, där arbetslösheten år var 7,3% och för åldersgruppen år var 10,0 % i juli Genom projektet KAKADUA har under våren ett särskilt fokus lagts på ungdomsgruppen år i samverkan med skolan, IFO, AMA och Arbetsförmedlingen. 30 ungdomar var inskrivna i KAKADUA vid årsskiftet, varav 9 i åldern år. De har fått information, stöd och motivationsinsatser inför praktik, arbete och studier och 27 av de 30 har fått praktikplats eller

22 Tertial (15) börjat studera. Ingen av de 30 ungdomarna hade sysselsättning då de sökte sig till KAKADUA. Ett förnyat uppdrag, som också inkluderar nyanlända, planeras under hösten. Tre ungdomar har fått utbildningskontrakt. Fler skulle kunna vara aktuella, men nuvarande regelverk, med sex månaders karens beträffande tidigare studier samt kravet att ha fyllt 20 år, gör att sådana kontrakt inte kan skrivas. Uppdragen från Arbetsförmedlingen fortsätter minska och den s.k. sysselsättningsfasen planeras ersättas av s.k. extratjänster, en anställningsform på 1 2 år inom kommunens verksamheter. Tre extratjänster tillsattes under hösten Ett utdraget arbete med att få till stånd en överenskommelse med Kommunal har försenat rekryteringsprocessen för fler möjligheter till extratjänster. AMA planerar fler utbudspunkter förutom de nuvarande fem arbetslagen, för att kunna tillgodose individuella behov för de personer, som anvisas till avdelningen. Växthuset och tvättstugan för biståndsbedömd tvätt är de senaste tillskotten, som startade 2015/2016. Uppföljning av mål 3.1 Kommunfullmäktiges mål Prioriterat mål 1 Utfall perioden Utfall perioden 2015 Utfall perioden 2016 Utfall perioden Mål perioden 2017 Mål perioden Inriktningsmål: I Lilla Edets kommun ska flickor och pojkar, kvinnor och män ha samma makt att forma samhället och sina egna liv. Prioriterat mål: Kommunen ska arbeta för en jämställd service till medborgarna Mätning/målet uppfyllt Förbättrad ranking i förhållande till SKL:s samlade rapport (öppna jämförelser) om jämställdhet 2016, den del som avser service till invånarna. Ansvar: Kommunstyrelsen Berörda nämnder: Övriga nämnder resultat resultat resultat resultat måltal måltal 1) En plan för jämställdhet ska tas fram - - Nej Nej Ja - 2) Vid verksamhetsuppföljning redovisas mål och nyckeltal könsuppdelat där så är relevant - - Delvis Ja 100 % 100 % Ansvar: Förvaltningschef Redovisas: Tertialrapporter och Bokslut. Prioriterat mål 2 Utfall perioden Utfall perioden 2015 Utfall perioden 2016 Utfall perioden Mål perioden Inriktningsmål: Kommunen ska solidariskt arbeta i enlighet med målet för den övergripande svenska flyktingpolitiken. Prioriterat mål: Arbeta för att nyanlända som kommer till kommunen så snabbt som möjligt integreras och ges lika förutsättningar avseende sysselsättning och boende i kommunen som övriga invånare Mätning/målet uppfyllt: När nämnderna arbetar i enlighet med kommunens integrationsplan. Ansvarig nämnd: Kommunstyrelsen samt individnämnden Berörda nämnder: Övriga nämnder Mål perioden 2018 resultat resultat resultat resultat måltal måltal

23 Tertial (15) 1) Informationsmaterial till nyanlända på arabiska (vanligast förekommande språket) tas fram 2) En informationsträff på arabiska (vanligast förekommande språket) per termin för nyanlända Ansvar: Verksamhetschef AMA Klart: Redovisas: Bokslut Nej Ja Ja Ja Ja Ja 1) Redovisas vid bokslutet. 2) En informationsträff genomfördes under våren tillsammans med Mats Nilsson, som informerade om bostadssituationen, Polisen, Folktandvården, Konsumentrådgivaren och Räddningstjänsten. Ytterligare en informationsträff planeras i höst. Prioriterat mål 3 Utfall perioden Utfall perioden 2015 Utfall perioden 2016 Utfall perioden Mål perioden 2017 Mål perioden Inriktningsmål: Utveckla de demokratiska processerna så att medborgarna känner sig delaktiga. Prioriterat mål: Vidareutveckla en aktiv medborgardialog samt skapa mötesplatser som ökar möjligheten för medborgarna att delta i kommunens utveckling. Mätning/målet uppfyllt: KKIK Mått 14 Hur väl möjliggör kommunen för medborgarna att delta i kommunens utveckling, Mått 13 Hur god är kommunens webbinformation till medborgarna Mått 15 Hur väl upplever medborgarna att de har insyn och inflytande över kommunens verksamhet Ansvarig nämnd: Kommunstyrelsen Berörda nämnder: Övriga nämnder 1) Individnämndens information på hemsidan ska kvalitetsgranskas en gång per år resultat resultat resultat resultat måltal måltal Ja Ja Ja Ansvar: Verksamhetschefer Klart: Datum Redovisas: Tertialrapporter och Bokslut 1) redovisning i februari enligt plan från enhetschefer till verksamhetschef Prioriterat mål 4 Utfall perioden Utfall perioden 2015 Utfall perioden 2016 Utfall perioden 2017 Mål perioden 2017 Mål perioden Inriktningsmål: Samverka över kommungränserna Fokusera på ett övergripande barn- och ungdomsperspektiv för att förebygga utanförskap och ohälsa. Mätning/målet uppfyllt: När samverkan och helhetssyn utvidgats inom ordinarie verksamheter och projektarbete samt när kostnader för externa placeringar minskat. Ansvarig nämnd: Individnämnden Berörda nämnder: Utbildningsnämnden, kultur- och fritidsnämnden samt kommunstyrelsen resultat resultat resultat resultat måltal måltal 1) Aktiv samverkan i integrationsarbetet för nyanlända Ja Ja Ja 2) Aktiv samverkan i arbetet med ungdomar och unga vuxna, år) inom KAKADUA - - Ja Ja Ja Ja Ansvar: Förvaltningschef Redovisas: Tertialrapporter och Bokslut

24 Tertial (15) Prioriterat mål 5 Utfall perioden 2014 Utfall perioden 2015 Utfall perioden 2016 Inriktningsmål: Det ska vara attraktivt att bo i Lilla Edets kommun Utfall perioden 2017 Mål perioden 2017 Mål perioden 2018 Prioriterat mål: Kommunen ska ha en långsiktig planering dels för att tillhandahålla mark för bostäder i livets olika skeden, dels för att tillhandahålla mark för verksamhetsområden. Mätning/målet uppfyllt: När arbete bedrivs med utgångspunkt från bostadsförsörjningsprogrammet samt med utgångspunkt från en fortsatt långsiktig planering med inriktning på kommunens totala planeringsbehov. Ansvarig nämnd: Kommunstyrelsen Berörda nämnder: Övriga nämnder resultat resultat resultat resultat måltal måltal 1) Medverka i planeringen av bostäder till nyanlända ja Ja Ansvar: Förvaltningschef Redovisas: Bokslut Utfall perioden 2014 Utfall perioden 2015 Mål perioden 2016 Inriktningsmål: Lilla Edet ska vara en attraktiv arbetsgivare Prioriterat mål 8 Utfall perioden 2017 Mål perioden 2017 Mål perioden 2018 Prioriterat mål: Lilla Edets kommun ska ha en personalpolitik som syftar till att behålla och utveckla sina medarbetare. Mätning/målet uppfyllt: Arbeta med olika insatser för att uppnå ett förbättrat resultat i medarbetarenkäten 2018 Ansvarig nämnd: Kommunstyrelsen Berörd nämnd: Övriga nämnder resultat resultat resultat resultat måltal måltal 1) Utreda möjlighet till 6-timmars arbetsdag Ja Ja - 2) Utreda möjlighet till någon form av lönestege Nej Ja - 2) Arbetet har påbörjats Ansvar: Förvaltningschef Klart senast:

25 Tertial (15) 3.2 Nämndens egna mål Följande mål har beslutats av Individnämnden, utöver de prioriterade målen från kommunfullmäktige. Nämndens egna mål 1. a)språkpraktikplatser ska redovisas b) Antalet språkpraktikplatser, som erbjudits, ska redovisas beträffande gruppen män respektive kvinnor. Utfall Utfall män 5kvinn. Utfall perioden män 2 kvinnor Prognos helår Dagaktivitet/lägerverksamhet anordnas, gärna i samarbete med föreningslivet. - Ja Ja Ja Ja 15 Mål 2017 enl vpl ja Ja 3. Rättssäkerheten skall öka. Minst en utbildningsdag ska genomföras per år gällande rättssäkerhet och rutiner. Ja Ja Nej Ja Ja 4. Genomsnittstiden ett hushåll är aktuellt för försörjningsstöd skall minska och redovisas 6,1 5,9 6,2 5,7 5,5 könsuppdelat. 5. Andelen personer som får jobb eller börjar studera på heltid efter en period med sysselsättning genom AMA:s verksamheter ska 15% 48,3% Nej 15% 15% öka och redovisas könsuppdelat 6. Feriearbete om fyra timmar per dag under tre veckor skall erbjudas samtliga intresserade - Ja Ja Ja Ja ungdomar som är födda Utöka antalet utbudspunkter för AMA:s verksamhet - - Ja Ja Ja 8. Utreda möjlighet att starta en utökad familjecentral inkl alkohol- och drogmottagn - - Nej Ja Ja 9. Utreda möjlighet till uppstart av sociala företag - - Nej Ja Ja 1) Sex elever två män och fyra kvinnor, har deltagit i språkpraktik perioden januari augusti: AMA:s adm, Fuxerna Café, ICA Boström Netto, Salong Baba Gurgur 2) Tre utflykter/dagläger i juni 3) Utbildningsdag till hösten för hela IFO 4) Hushållstyp Varaktighet mån Ensamstående kvinna med barn 6,9 Ensamstående kvinna med umgängesbarn 3 Ensamstående kvinna utan barn 7,1 Ensamstående man med barn 7,2 Ensamstående man med umgängesbarn 3,8 Ensamstående man utan barn 6,4 Sambo gifta med barn 5,2 Sambo utan barn 4,8 Övriga/anges ej 4,8 5) Ny handläggare. Resultatet redovisas i bokslutet. 6) 68 sökande av åldersgruppens tackade ja till feriejobbet. 29 pojkar 32 flickor. 7) Planering av fler utbudspunkter pågår. Redovisas i bokslutet. 8) Arbetet har startat och pågår 9) Redovisas i bokslutet.

26 Tertial (15) 4. Ekonomisk uppföljning kopplat till prestation 4.1 Nämndens ekonomiska utrymme Individnämnden har för år 2017 tilldelats en ram om tkr. Jämfört med 2016 utökas ramen med tkr. Indexuppräkning tkr samt ökade kapitalkostnader 99 tkr. I ramen ingår för ökat behov inom placeringar för barn och unga. Individnämnden skall även göra kostnadsanpassningar för tkr. Individnämndens ram fördelas enligt indexuppräkning och kostnadsanpassning för samtliga verksamheter. Verksamhet Budget 2016 Utfall 2016 Budget 2017 Nämnd och Administration IFO Utredning och Behandling Familjerätt Försörjningsstöd Hushållsekonomisk Rådgivning Stöd till vuxna Stöd till barn Familjecentralen Psykiatri Administration AMA Lärcentrum Ensamkommande Flyktingbarn Flyktingmottagning Arbetscentrum Totalt Investeringar Investeringsobjekt Budget 2017 Ospecificerat 300 tkr 300 tkr Summa 4.2 Analys av utfall och prognos Individnämndens resultat för perioden är +1,3 mnkr och beräknas uppgå till +2,4 tkr vid årets slut. Överskottet beror i huvudsak på ett lägre försörjningsstöd än förväntat samt att etableringsbidrag från Migrationsverket betalats ut för fler vuxna flyktingar än beräknat. Resultatet påverkas även av att en tjänst har vakanshållits inom Arbetsmarknadsavdelningen Prognosen för Individ och familjeomsorgen (IFO) är ett positivt resultat på drygt 0,1 mnkr. Resultatet för perioden är -0,6 mnkr. Både vad gäller barn och vuxna är kostnaden för placeringar högre än budgeterat medan försörjningsstödet är lägre än budgeterat.

27 Tertial (15) Nämnd och administration IFO Periodens utfall är 0,1 mnkr högre än budgeterat och prognosen för hela året är att hålla budget. På grund Socialstyrelsens krav har ca 150 tkr åtgått för inköp av programmoduler i Treserva vilket inte var förutsett Utredning och behandling samt familjerätt Utfallet för perioden är överskott på 1,1 mnkr respektive underskott på 0,3 mnkr. Överskottet inom utredning och behandling beror på vakanser och sjukskrivningar på alla tre enheterna. Orsaken till underskottet på familjerätt är att kostnad för konsultköp i slutet av 2016 fakturerats först Under perioden har konsulttjänster inte köpts in. Dock har p.g.a. vakans en person med mångårig erfarenhet varit timanställd. Helårsprognosen är överskott på 1,1 mnkr respektive underskott på 0,2 mnkr Försörjningsstöd Ekonomiskt bistånd visar på ett överskott på 1,2 mnkr för perioden. 242 hushåll har fått sammanlagt tkr i försörjningsstöd under perioden, varav 48 ungdomar under 25 år. Samma period förra året fick 256 hushåll tkr. Genomsnittstiden ett hushåll fått försörjningsstöd är nu 6,2 månader jämfört med 6,4 månader samma period förra året. Ett av nämndens mål är att genomsnittstiden ett hushåll är aktuellt för försörjningsstöd skall vara högst 5,5 månader. Det målet har inte nåtts under perioden och genomsnittstiden har ökat något jämfört med tertial 1 då det var 5,7 månader. På helår prognosticeras ett överskott om 1,7 mnkr Stöd till vuxna Jämfört med budget för perioden visar det sammanlagda resultatet för Stöd till vuxna ett underskott 0,8 mnkr. Sammanlagt under perioden har 14 personer, 12 män och 2 kvinnor, varit placerade kortare eller längre tid på HvB, varav två enligt tvångslagen LVM (Lag om vård av missbrukare i vissa fall). Antalet placeringsdygn på HvB är fler än budgeterat, 1322 jämfört med budgeterade Det negativa resultatet beror dels på fler placeringsdygn men också på att de personer som omhändertagits enligt LVM varit på SiS-institutioner (Statens institutionsstyrelse) vilka har en betydligt högre dygnskostnad än andra. Till liten del vägs underskottet upp av att ingen ung vuxen placerats på institution och att placering i familjehem varit färre dygn än budgeterat. Under perioden har 4 kvinnor, med och utan barn, p.g.a. våld i nära relationer varit placerad kortare perioder på annat skyddsboende än Duvan, som ingår i avtalet med enheten för våld i nära relationer i Trollhättan. Orsaken är att Duvan vid några tillfällen varit fullt samt att de inte tar emot missbrukande kvinnor. Prognosen för hela året för samtliga delverksamheter inom stöd till vuxna beräknas till ett underskott på 0,5 mnkr.

28 Tertial (15) Stöd till barn och unga Det sammanlagda resultatet för insatser till barn och unga är för perioden ett underskott på 1,1 mnkr. Under perioden har 13 barn och unga varit placerade på institution, 6 pojkar och 7 flickor. Antalet placeringsdygn på HvB under perioden uppgår till Utfallet för samma period förra året var 2331 dygn. Några redan placerade ungdomar på öppna HVB har behövt omplaceras till SiS-institutioner och därmed till en dyrare dygnskostnad än förväntat. Under perioden har fem placeringar på HVB avslutats. Två nya barn var först placerade med förälder och blev sedan placerade utan förälder i konsulentstött familjehem, då inget annat fanns att tillgå. De tre övriga avslutades med att barnet/den unge kunde flytta hem eller till eget boende. Tyvärr placerades en av dessa åter på HVB efter ca en och en halv månad. Ytterligare en ny placering har gjorts. Under perioden har 16 barn varit placerade i familjehem, 8 pojkar och 8 flickor, sammanlagt placeringsdygn varav i konsulentstödda familjehem. Samma period förra året var det dygn i familjehem varav i konsulentstödda. Flera insatser har behövt köpas externt, bl.a. korttidsboende för barn med större behov än vad en kontaktfamilj kan motsvara, fritidsplats i annan kommun samt MST, vilket är en hemmaplansinsats med tillgänglighet dygnet runt, något vi inte kan själva erbjuda. Den sistnämnda insatsen beviljades för att kunna möjliggöra tidigare hemflytt för en ungdom från institution. I budget finns kostnad för två vårdnadsöverflyttningar som ännu inte kunnat genomföras. Två familjehemsplaceringar var prognostiserade att överflyttas till annan kommun. Då dessa kommuner avslagit vår begäran har vi ansökt om överflyttning hos Inspektionen för Vård och Omsorg och väntar på avgörande från dem. Prognosen för hela året beräknas till ett överskridande på 2.0 mnkr Familjecentralen Familjecentralen har bedrivits enligt mål, uppdrag och inriktning. Verksamheten visar ett mindre överskott, 68 tkr, för perioden. Utfallet på helår beräknas bli + 22 tkr Socialpsykiatri Det sammanlagda resultatet för socialpsykiatrin under perioden visar ett underskott på drygt 0,6 mnkr. Totalt har åtta personer, 6 män och 2 kvinnor, varit placerade på Stöd och omvårdnadsboende under perioden. Antalet placeringsdygn är fler än budgeterat, 1471 jämfört med budgeterade 1460, men färre än samma period förra året (1570). Kostnaden för placeringarna är högre än budgeterat. En placering kommer dock att avslutas under september samt att tjänsten som psykiatrisjuksköterska troligen kommer att vara vakant resten av året. Prognosen för hela året beräknas bli underskott på 80 tkr.

29 Tkr Tertial (15) Ensamkommande flyktingbarn Resultat och prognos särredovisas Administration AMA Den gemensamma administrationen för AMA visar på ett mindre överskott på 10 tkr. Prognosen för helåret beräknas vara i balans med budget Lärcentrum Lärcentrum visar på en budget i balans för perioden. Prognosen på helår beräknas till ett mindre underskott om på grund av ökade kostnader för SFI-undervisningen Flyktingmottagning Ett överskott redovisas för perioden om 1.7 mnkr. Överskottet beror till största delen på ett större flyktingmottagande än beräknat, men också på en vakant tjänst. Prognos för hela året är ett överskott om 1.9 mnkr Arbetscentrum och vaktmästeri Ett överskott om 0.3 mnkr redovisas för perioden. Överskottet beror till största delen på vakanta tjänster. Prognosen på helår beräknas till ett överskott om 0,4 mnkr. Utfall och prognos Individnämnden Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Prognos 2017 Nettokostnad Budget

30 Tertial (15) Utfall och prognos enligt nämndens organisatoriska struktur Organisatorisk Utfall till och Periodens Avvikelse Prognos Avvikelse Budget Utfall i denna struktur med perioden budget helår helår prognos 2016 Nämnd och Administration IFO Utredning och Behandling Familjerätt Försörjningsstöd Hushållsekonomisk Rådgivning Stöd till vuxna Stöd till barn Familjecentralen Psykiatri Administration AMA Lärcentrum Flyktingmottagning Ensamkommande flyktingbarn Arbetscentrum Totalt IFO AMA exkl flykting FLYKTING

31 Tertial (15) Nyckeltal Barn & unga Utfall till och med perioden Utfall perioden fg år Förändr. 12 mån Utveckl. i procent Prognos helår Budget helår Avvikelse Utfall helår fg år Utveckl. i procent Antal vårddagar (HVB) % % Antal placeringsdygn i familjehem % % Antal med kontakperson eller kontaktfamilj % % Antal inskrivna i öppenvård % % Vuxna Antal vårddagar (HVB) % % Antal dygn Familjehem % % Antal inskrivna i öppenvård % % Försörjningsstöd Nettokostnad ekonomiskt bistånd % % Antal hushåll med ekonomiskt bistånd % % Antal personer under 25 år med försörjningsstöd % % Genomsnittligt antal bidragsmånader per 12- månadersperiod 6,2 6,4-0,2-3% 5,9 5,5 0,4 5,9 0% Psykiatri Antal köpta vårddagar för personer med psykiskt funktionshinder % % Antal personer med boendestöd % Antal personer i dagverksamheten % % Arbetsmarknadsåtgärder via AMA Offentligt skyddad anställning % % Antal elever i Särvux Särvux, köpta platser % % Sfi-undervisning Antal elever % % Antal godkända Sfistuderande % %

32 1

33 Tertialrapport tertial (12) Innehåll BARN och FAMILJ... 3 Personalsituationen... 3 Kvalitetsarbete... 4 Arbetsmiljöarbete... 4 Avvikelser... 5 Viktiga händelser... 5 Medarbetarsamtal... 5 Verksamhetsutveckling/fortbildning... 5 Måluppföljning... 6 Budgetuppföljning Framtidsfrågor... 12

34 Tertialrapport tertial (12) BARN och FAMILJ Ansvar: 712, 71211, Enhetschef: Annette Alexandersson Personalsituationen Under våren/sommaren har tre socialsekreterare rekryterats till Barn och Familj. Vi har anställt två med relativt lång erfarenhet och en nyutexaminerad. En har redan börjat och de andra börjar under hösten. Vi räknar med att vara fulltaliga under början av nästa år. Skälet de sökande gav till att de sökte jobb i Lilla Edet var att de hört så gott om den utvecklingsfas socialtjänsten genomgår samt att arbetsmiljön togs på allvar och stadigt förbättrades. Vår metodstödjare har varit föräldraledig och kommit tillbaka på 60 %. Den socialsekreterare som vikarierat för henne har återgått till sin tjänst i mottaget. Då vi prioriterar att ha ett fullt bemannat mottag innebär detta att möjligheten till metodstöd är något begränsad och kommer sannolikt vara så till juni nästa år. Vi har delvis kompenserat det med att en socialsekreterare med mångårig erfarenhet fått extra uppdrag att vara med på särskilt komplicerade möten. Personalgruppen är entusiastisk och de som varit här ett tag har på ett gott sätt tagit emot och introducerat de nya. Vi har nu en personalgrupp som uttrycker glädje över sitt arbete och som aktivt bidrar till att vi utvecklas och får en god arbetsmiljö. Familjepedagoggruppen har alltjämt en vakans utifrån sparbeting. Dessutom har en medarbetare varit sjukskriven på deltid under hela året. Hens sjukskrivning upphör i början på september. En medarbetare har valt att gå vidare till att jobba som konsult (myndighetsutövning). En ny medarbetare är rekryterad och påbörjar sin tjänst i mitten av september. Utifrån de många förändringarna i personalgruppen det senaste halvåret har utvecklingsarbetet avstannat. Förhoppningen finns att vi kan påbörja och ta vid där vi var senare under hösten. Gruppen familjehem/familjerätt startades upp 1 juni och är nu fullt bemannad. Under sommaren har gruppen försökt finna former för sitt arbete men ett intensivt arbete med detta väntas till hösten då semestrar och annat är över. Att funktionerna familjehem/familjerätt slagits ihop beror bland annat på att vi genom detta reducerar förekomsten av ensamarbete, främst gällande familjerätt. Ytterligare ett syfte med detta är att minska sårbarheten och arbetsbelastningen på den enskilde och att behålla kompetensen inom organisationen även om någon slutar. Familjerätt är ett område med svåra bedömningar och många gånger djupt rotade konflikter, där man inte bör arbeta ensam. Underlaget i kommunen möjliggör inte fler än en tjänst avseende familjerätt. Vi ser fram emot ett mer fokuserat och grundligt arbete både gällande familjerätt och familjehem. Enhetscheferna för Barn och Familj samt Vuxen har ett delat ledarskap för gruppen utifrån hur de tidigare tjänsterna var organiserade. Två av Barn och Familjs socialsekreterartjänster är placerade i Mottaget. Den ena tjänsten är inriktad mot andra professionella. Denna tjänst handlägger alla förhandsbedömningar från professionella samarbetspartner samt arbetar för att samverkan mellan socialtjänst och andra professionella funktioner ska förbättras. Den andra tjänsten är en pooltjänst som har sin hemvist i Mottaget men som vid längre vakanser inom Barn och Familj ska ersätta ordinarie handläggare. Under sommaren har en sådan situation uppstått, dessvärre användes inte pooltjänsten då utifrån att den socialsekreterare som innehade tjänsten dels var på semester och dels gick på föräldraledighet. Denna tjänst är tillsatt av annan socialsekreterare som under hösten kommer avsluta sin tjänst varför vi nu är inne i en rekryteringsprocess. Vi har förhoppningar om att undvika att vakans uppstår. Enhetscheferna på Barn och Familj samt Administration, Försörjningsstöd och Mottaget har ett delat ledarskap utifrån tjänsternas organisatoriska förläggning samt utifrån målgrupp. Överlag präglas stämningen på enheten av entusiasm och framtidshopp. Glädjen i arbetet är kännbar.

35 Tertialrapport tertial (12) Kvalitetsarbete Socialstyrelsen föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete trädde i kraft den 1 januari Föreskrifterna är gemensamma för hälso- och sjukvård, tandvård, socialtjänst och verksamheter enligt LSS. Med hjälp av processer och rutiner samt ett systematiskt förbättringsarbete ska verksamheten uppnå kvalitet. Med kvalitet avses att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller enligt lagar och andra föreskrifter för verksamheten. Under våren 2016 anställdes en person på socialförvaltningen med ansvar att ta fram och implementera ett fungerande kvalitetsledningssystem. Målet är att samtliga dokument, rutiner, blanketter m.m. som gäller inom Individ- och familjeomsorgen ska ligga i kvalitetsledningssystemet på intranätet. Detta arbete, inklusive att se över och revidera samtliga rutiner, beräknas vara klart senare under året. Under hösten 2015 påbörjade IFO kvalitetsutveckling med hjälp av LEAN. Utvecklingsarbetet på barnoch familjegruppen hade sitt startskott den 17 januari 2016 och socialsekreterarna färdigställde då sin processtavla. Arbetet med den har utvecklats och förfinats och fungerar nu som ett bra verktyg i kvalitetsarbetet. Tavlan påvisar tydligt komplexiteten i arbetet. Arbetet kring tavlan hjälper medarbetaren att vara i fas samt enhetschef att fördela arbetet. Familjepedagogerna började utveckla sin tavla under hösten 2016 och den färdigställdes den 25 april Det finns stora förhoppningar om att arbetet kring den processtavlan ska tydliggöra de ärenden vi arbetar med, vad vi gör, hur länge o.s.v. En av tankarna är att göra alla ärenden till ett gemensamt ansvar, en annan tanke är att vi ska genomföra mer intensiva och kortare insatser. Under mars månad omarbetades vår målstyrningstavla så den visualiserar 2017 års mål. Samtliga arbetsgrupper inom enheten bröt gemensamt ner och prioriterade de mål som initialt kommer från kommunstyrelsen, Individnämnden och IFO:s ledningsgrupp. Detta arbete har tillsammans med kontinuerliga uppföljningar kring målstyrningstavlan gjort målen levande och integrerade i arbetsgruppen. Tanken med att samtliga arbetsgrupper har en gemensam målstyrningstavla är att vi alla arbetar mot ett gemensamt mål med våra familjer, även om vi har olika uppdrag i förhållande till dem. Det finns ett stort engagemang inom grupperna när det kommer till att arbeta med tavlorna. Målstyrningstavlor och processtavlor tydliggör arbetet och medför strukturerad uppföljning. Under sommaren avstannar det medvetna och utvecklande kvalitetsarbetet av naturliga skäl. Arbetet med den vardagliga kvalitén och medvetenheten om att erbjuda stöd med kvalité gentemot behövande har dock fortgått även under sommaren. Arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöarbetet är viktigt inom enheten utifrån såväl den enskilde medarbetarens väl och ve men även utifrån att trygga stabila medarbetare tenderar att utföra det sociala arbetet med mer kvalité. Det är en enhet där det är lätt att få gehör för arbetsmiljöarbetet och en enhet där det tas ett gemensamt ansvar kring arbetsmiljöarbetet. En god arbetsmiljö förbättrar även möjligheterna att rekrytera kvalificerad och erfaren personal. Under sommaren har inget nytt skett avseende arbetsmiljön. De vanligtvis regelbundna och inbokade samtalen varje enskild socialsekreterare har med sin chef gällande arbetsmiljö har haft ett uppehåll under sommaren. Vid behov har dessa dock prioriterats och bokats in. Arbetsmiljö är en stående punkt på APT och Handlingsprogram mot stress, Handlingsprogram mot särbehandling och trakasserier samt Beredskapsrutin - våld och hot har under året gåtts igenom på APT med all personal. APT har hållits en gång per månad gemensamt för hela IFO. Formen för APT utvärderades i juni 2017 och vi bestämde att fortsätta med Stor-APT för hela IFO även under resterande del av året. Även utformningen av handledningen har utvärderats. Under våren har ett försök med gruppöverskridande handledning prövats. Personalen önskade dock återgå till mer homogena grupperna utifrån arbetsuppgifter varför handledningsgrupperna ändrats inför hösten.

36 Tertialrapport tertial (12) Avvikelser Enheten har inte gjort någon Lex Sarah-anmälan under tertial 2. Tidigare under året gjordes tre. Det är tämligen osannolikt att så få missar gjorts. Rutinen för LexSarah tas upp på APT två gånger per år. Utöver detta kommer vi under hösten att ägna en av utvecklingshalvdagarna till att gå igenom delegationsordningen och Lex Sarah, med fokus på hur de fungerar och varför de ska användas. Under tertialen har två klagomål inkommit som hanterats enligt rutin. Viktiga händelser Inflödet av anmälningar/ansökningar har liksom tidigare år varit högt och det ökar i rask takt. Under perioden har 482 nya aktualiseringar gjorts gällande 271 olika barn. Samma period år 2016 och 2015 gjordes 403 respektive 335 nya aktualiseringar gällande 224 respektive 187 olika barn. Vårt Lean-arbete har spridit sig till grannkommuner och inspiration och kunskap efterfrågas av dem. En förfrågan från Mötesplats IFO om att informera om vårt arbetssätt och vår resa från kaos till kontroll har kommit. Enhetschef på Barn och Familj kommer att delta som föreläsare denna dag. Det är med stolthet vi delar med oss om hur bra det kan bli när medarbetare, chefer och politiken har ett gemensamt mål och samverkar kring det. Den stabiliteten i arbetet och den arbetsglädje och öppenhet vi skapat i socialsekreterargruppen har vi lyckats behålla. Vi har kontroll över såväl processer som förfarande och hanterandet av arbetssituationen. Vi är på god väg att skapa även detta i familjepedagoggruppen men har en bit kvar. Medarbetarna i den gruppen har mycket vilja och många idéer om hur vi ska höja kvalitén på arbetet. Även gruppen familjehem/familjerätt visar arbetsglädje och entusiasm inför kommande utmaningar. Senhösten 2016 skickades dispensansökningar för de socialsekreterare som inte är behöriga enligt SoSFS 2014:7 in. Vi har hittills fått svar på två av dem, och de beviljades inte undantag. En av dem är överklagade. Den andra avvaktar vi med till socialstyrelsen kommer med nya direktiv. Vi väntar på svar angående resten. Enhetschef Annette Alexandersson deltog i en sittning i våras där Lilla Edets och tre andra kommuner bjöds in tillsammans med Socialstyrelsen, högskolor, SKL, IVO så diskuterades svårigheten i att bedöma vad annan likvärdig utbildning innebar, svårigheten att validera sin grundutbildning till att motsvara en socionomexamen, svårigheten att rekrytera personal med rätt behörighet, det utökade perspektivet som personal med olika utbildning ger samt att en socionomexamen inte alltid innebär att de specifika behörighetskraven uppfylls. Socialstyrelsen håller på att på uppdrag av departementet göra en översyn och komma med förslag på en revidering av behörighetskraven. Ett förslag till revideringen är nu ute på remiss. Utan att ha studerat förslaget i detalj kommer behörighetskraven sannolik att vara mer rimliga. Medarbetarsamtal Samtliga medarbetare ges möjlighet till medarbetarsamtal. På grund av arbetsanhopning hos enhetschef och semestrar löper medarbetarsamtalen över en längre tidsperiod än planerat. Verksamhetsutveckling/fortbildning Vi arbetar kontinuerligt med utvecklingsarbete avseende metod, rättssäkerhet och kvalité och flertalet nya rutiner har skapats. Den nya organisationen som sjösattes förra året tillsammans med den personalförstärkning som då gjordes har tydliggjort utvecklingsområden. Vi arbetar aktivt med grundkunskap, få de nya medarbetarna att skaffa erfarenhet och befästa de kunskaper de har tillskansat sig. Då den kunskapen befästs kommer vi att dels ägna oss åt fördjupning i risk och skydd, men även vårdplaner och genomförandeplaner. Enheten har återkommande avsatt en halvdag i månaden för metodutveckling och kunskapsutveckling. Under våren har vi fokuserat mer på handläggning än på ämneskunskap. Vi har haft grundliga genomgångar av utredningsplaner och genomförandeplaner. Vi har även gått igenom hela processen, från anmälan vidare till beslut, för att fånga den röda tråden i oron, för

37 Tertialrapport tertial (12) att kunna göra processen lättare att följa och förstå för klienter och personal, samt för att kunna jobba mer i enlighet med lagstiftningen. Sannolikt leder detta även till att vi får mindre tidskrävande utredningar och mer individuellt anpassat stöd. Samtliga nya socialsekreteraren får möjlighet att genomgå Yrkesresan inom GR. Yrkesresan är en av kommunerna gemensamt framtagen introduktionsplan för nya socialsekreterare som innefattar tre faser, Introduktionsfasen, Utbildningsfasen och Yrkeshandledning. Programmet är tänkt att sträcka sig från det man börjar sin bana inom barn och ungdomsvården till dess att man räknas som erfaren, det vill säga då man har mer än fem år i yrket. Hittills har introduktionsfasen påbörjats. Introduktionsfasen delas in i tre delar. Del ett gör man på sin arbetsplats och omfattar de fyra första månaderna. Del två omfattar tiden från fyra månader till ca 1 år. Det är en så kallad utbildningsfas. Först till hösten börjar denna fas. Del tre omfattar de som arbetat från 1-2 år och innebär extern yrkeshandledning med personer från andra kommuner som jobbat lika länge. De deltar då i en handledningsgrupp som träffas med extern handledare vid tio tillfällen. De har som fokus att reflektera kring och bli mer trygg i yrkesrollen, att vara socialsekreterare. Familjepedagoggruppen har utökat sitt arbetsfält till att även omfatta stöd till missbrukande personer och deras anhöriga. Flertalet av utbildningarna de genomgått har denna inriktning. Det pågår även en inventering inom gruppen om vilken kompetens som finns, vad kan vi erbjuda, vad ser vi att vi borde kunna erbjuda och om vi har den kompetensen. Om inte, hur får vi den? Då viss personalomsättning sker just nu så avvaktar vi uppsamlingen av inventeringen till hösten. Ett stort behov av såväl verksamhetsutveckling som fortbildning behövs alltjämt inom organisationen. Vi har fortfarande lång väg att gå men har kommit lång vad det gäller att få en fungerande organisation som möter alla de behov och krav som finns. Vi har personal som vill utvecklas och som ser vårt mål om att bli Sveriges bästa socialtjänst som en självklarhet, där vi alla kan bidra på olika sätt. Måluppföljning Kommunfullmäktiges mål I Lilla Edet kommun ska flickor och pojkar, kvinnor och män ha samma makt att forma samhället och sina egna liv. Kommunen ska arbeta för en jämställd service till medborgarna. o Samtal och diskussioner förs kring om insatser och bedömningar skiljer sig åt beroende på om det är pojkar eller flickor som avses. I tertialrapporten redovisas fördelningen av insatser riktade mot pojkar respektive flickor separat för att möjliggöra djupare analys. Utveckla de demokratiska processerna så att medborgarna känner sig delaktiga. o Individnämndens information på hemsidan ska kvalitetsgranskas en gång per år. I början på år 2017 gjordes en granskning av hemsidan tillsammans med elever från Elfhems Gymnaieskola. En sittning med enhetschef och kommunikatör är inplanerad till hösten med syfte att åtgärda eventuella felaktigheter på hemsidan. Samverka över kommungränserna. Fokusera på ett övergripande barn- och ungdomsperspektiv för att förebygga utanförskap och ohälsa. o Sedan flera år tillbaka pågår ett omfattande samarbete inom ramen för Barnahuset avseende barn som blivit utsatt för våld, tidigare gemensamt Lilla Edets kommun, Vänersborgs Kommun och Trollhättans Stad. Från och med år 2017 har samverkan utökas till att även gälla Färgelanda. Det kommande året ansluter fler kommuner och Barnahuset byter namn till barnahuset Fyrbodal med tre filialer, en i Trollhättan, en i Uddevalla och en i Åmål. Vi har även ett väl fungerande samarbete med Trollhättans Stad och Svenska kyrkan i form av Musslan. En gruppverksamhet som vänder sig till barn vars föräldrar har eller har haft ett missbruk alternativt psykisk ohälsa.

38 Tertialrapport tertial (12) Lilla Edet ska vara en attraktiv arbetsgivare. Lilla Edets kommun ska ha en personalpolitik som syftar till att behålla och utveckla sina medarbetare. o Vi arbetar fokuserat med arbetsmiljö och arbetsbelastning. Vi arbetar fokuserat med att skapa struktur och rutiner i syfte att tydliggöra de olika processer arbetet medför bland annat med hjälp av LEAN, enskilda samtal om arbetsbelastning med mera. Vi kan se att antalet personal som lämnar kommunen för arbete hos annan arbetsgivare minskar. Övervägande delen av de rekryteringar som skett under året har skett på grund av utökat antal tjänster eller på grund av föräldraledighet. Individnämndens mål Dagaktivitet/lägerverksamhet anordnas, gärna i samarbete med föreningslivet. o Årets sommaraktivitet erbjöd tre dagsutflykter under tre veckor för barn och deras föräldrar. En gick till Borås Djurpark, en gick till Ryrsjön och en till Ulvön i Ljungskile. Syftet var att erbjuda barn och deras familjer ett gemensamt minne från sommaren. Ett annat syfte var att visa på alternativa aktiviteter som familjerna sedan själv kan genomföra. Personal fanns med som stöd och för att arrangera resan men huvudansvaret för barnen låg på föräldrarna. Den responsen som resorna gav var enbart positiv, såväl från deltagare som från personal. Flera familjer deltog i samtliga resor. Rättssäkerheten skall öka. Minst en utbildningsdag ska genomföras per år gällande rättssäkerhet och rutiner. o Utbildningsdag för hela IFO är planerad under hösten. Enheten för Barn och familj har månatliga halvdagar för utveckling, kunskapsinhämtning och för diskussion kring olika teman. Syftet med dessa är att öka kompetensen hos medarbetarna, kvalitén på arbetet och rättssäkerheten för medborgarna. Ledningens mål Ordning och reda: Varje medarbetare ska ha en tydlig skriftlig struktur över sitt arbete, uppföljningar, tidsgränser o.s.v. t.ex. genom egen tavla. o Målet uppfyllt till viss del. Ordning och reda: Inga inaktuella handlingar ska finnas o Målet är uppfyllt. Ordning och reda: Alla pärmar, korgar o hyllor ska vara märkta o Målet är uppfyllt. Alla grupper ska använda målstyrningstavlor och tavelmöten ska hållas minst en gång per månad. o Målet ej uppnått. När målstyrningstavlan färdigställdes beslutades att tavelmöten skulle hållas varannan vecka. Efter en period noterade vi att det var för ofta och beslutade att glesa ut dem till en gång i månaden. Under sommaren har inga tavlemöten hållits på grund av semestrar. Alla processtavlor ska färdigställas under året och tavelmöten ska hållas minst varannan vecka. o Målet är nedbrutet till arbetsgruppens mål. Se nedan. SIP/Västbus ska användas vid behov och registreras som händelse i Treserva. o Målet uppnått, 20 Västbus/SiP har genomförts under perioden, varav 12 gjordes under tertial 2, tio pojkar och tio flickor Ökningen får anses kraftig utifrån att det varit semesterperiod och sommarlov tertial 2. Sannolikt beror det på att socialtjänsten och andra samverkanspartner mer och mer förstår nyttan av en SiP och kan använda forumet på ett för klienten gynnsamt sätt. Alla beslutsmotiveringar och beslut är välformulerade och innehåller tillräckligt mycket information för att oinsatta ska förstå. o Målet är nedbrutet till arbetsgruppens mål. Se nedan.

39 Tertialrapport tertial (12) Handläggning av ärenden ska ske rättssäkert och inom lagstadgade tidsramar. Utredningar är avslutade inom föreskriven tid. o Målet uppnått. Efter att Inspektionen för Vård och Omsorg förelagt oss med ett vite på en miljon kronor om vi inte kom i fas med lagstadgade tider har 100 % av utredningarna varit inom den tidsfrist som är lagstadgad. Det beror dels på ett omfattande metodarbete, regelbundna tavelmöte, samarbete inom utredningsgruppen, minskat inflöde av ärende, upparbetade rutiner och erfarenhet i mottagningsgruppen samt förstärkning av tjänster. Under tertial 2 har 62 utredningar inletts på enheten, 38 avseende flickor och 24 avseende pojkar. 35 utredningar har avslutats under perioden, 23 avseende flickor och 12 avseende pojkar. Handläggning av ärenden ska ske rättssäkert och inom lagstadgade tidsramar. Förhandsbedömningar är avslutade inom föreskriven tid. o Målet delvis uppnått, de flesta inom föreskriven tid. Någon enstaka har pågått mer än 14 dagar trots att det inte funnit särskilda skäl för det. Vi ska utröna varför och se till att det inte händer framöver. Under perioden har 482 nya aktualiseringar gjorts gällande barn och unga gällande 271 olika barn. Av dessa gjordes 232 under tertial 2 (155 olika barn). Motivering vid avslut av aktualisering ärendetyp Barn och Unga och Vuxna ska vara individuell och innehålla tillräckligt mycket information för att oinsatta ska förstå. o Målet är nedbrutet till arbetsgruppens mål. Se nedan. Ökad delaktighet för barn i förhandsbedömningar och utredningar, fler barnsamtal än föregående månad o Målet är nedbrutet till arbetsgruppens mål. Se nedan. Alla barn och föräldrar ska vara förberedda för och delta vid uppföljningar av insatser för barn. o Målet är nedbrutet till arbetsgruppens mål. Se nedan. Genomförandeplaner ska finnas i alla ärenden med insats. o Målet är nedbrutet till arbetsgruppens mål. Se nedan. Utveckla och implementera utredningsmallar avseende familjehem och familjerätt. o Den arbetsgrupp på tre personen som utgör familjehem/familjerättsgruppen byter helt personal. Den nya personalgruppen är nu på plats och arbetet för att nå detta mål startas upp på en planeringsdag den 26 september. Sannolikt är målet uppnått vid årsskiftet. Alla familjehem ska erbjudas utbildning för familjehem o Målet uppnått Alla föräldrar som har sina barn placerade ska erhålla stöd o Samtliga föräldrar får erbjudande om stöd då deras barn är placerade. Hur denna erbjudan mottas av föräldrarna varierar. En del tackar nej, andra ja. En personal deltog i en utbildning/workshop avseende vikten av att erbjuda stöd och erbjuda rätt stöd som tillhandahölls av GR. Familjepedagoggruppen kommer även utveckla sitt arbetssätt för hur de kan stötta föräldrar i förändringsprocessen. Målet följs upp på årsbasis. Arbetsgruppens mål Alla processtavlor ska färdigställas under året och tavelmöten ska hållas minst varannan vecka. o Enheten har två processtavlor, en för familjepedagoger och en för socialsekreterare. Familjerätt/familjehem har initialt skapat en översiktstavla. Möten kring de två befintliga processtavlorna hålls varje måndag. Familjepedagogernas tavla möjliggör ett ökat gemensamt ansvar. Den möjliggör även för enhetschefen att fördela ärenden mer rättvist. Vidare så är arbetet kring tavlan ett stöd avseende att få genomförandeplaner upprättade och att uppföljningarna blir mer förberedda och planeras in när de bör ske. Socialsekreterarnas möten

40 Tertialrapport tertial (12) kring tavlan bidrar till ökad måluppfyllelse avseende att hålla tidsramar, öka rättssäkerheten men även kvalitén på arbetet. Tavlan har bidragit till en ökad förståelse och vilja att stötta varandra inom gruppen samt en bättre möjlighet för enhetschef att följa processen, stötta på bättre sätt samt fördela arbetet mer rättvist. Tavlan bidrar även till en tydlighet för nya medarbetare vad en utredning innebär samt en ökad tydlighet vilka områden som kräver kompetensutveckling. Tavlorna har visat sig vara ett mycket bra arbetsredskap. Under sommaren har inga tavelmöten hållits främst beroende på att enhetschefen haft lång semester. Under hösten får diskussion ske med grupperna om hur tavlorna kan hållas levande även vid enhetschefens bortavaro. Målet är delvis uppnått. Alla beslutsmotiveringar och beslut är välformulerade och innehåller tillräckligt mycket information för att oinsatta ska förstå. o Målet uppnått. Uppföljning inför varje tertial sker genom att enhetschef bedömer tio slumpmässigt utvalda beslut. Samtliga beslut var tydliga. Motivering vid avslut av aktualisering ärendetyp Barn och Unga och Vuxna ska vara individuell och innehålla tillräckligt mycket information för att oinsatta ska förstå. o Målet är inte uppnått. Uppföljning inför varje tertial sker genom att enhetschef bedömer tio slumpmässigt utvalda beslut. I åtta av tio bedömningar framgår det på ett godtagbart sätt varför det beslut som fattats har fattats. I en framkommer det inte varför beslutet fattas. I en är det tveksamt om beslutet kan bedömas som tydligt. Flera motiveringar kan dock bli än mer tydliga och individuella. Ökad delaktighet för barn i förhandsbedömningar och utredningar, fler barnsamtal än föregående månad o Det kan vara svårt att mäta barns delaktighet enbart genom att mäta hur många samtal/ möjligheter barnet haft att få vara delaktig. Siffran som tas fram har egentligen andra betydelser än att visa om vi är bra på att göra de barn vi möter delaktiga eller inte. Att göra barn delaktiga sker på annat sätt, bland annat genom att involvera dem mer i våra uppföljningar etc. Vi har ändå valt att mäta detta, dels för att vi finner det intressant och lite roligt, dels för att genom att föra statistik på antal tillfällen då barn involveras så medvetandegörs vi på att det är viktigt, att det är för barnen vi arbetar. Varje månad påminns medarbetarna av enhetschefen att inkomma med sin siffra. Då den totala siffra återges till arbetsgruppen skapas en konstruktiv diskussion om hur vi involverar barnen och gör dem delaktiga. Under tertialen har antal rapporterade samtal varierat från 25 till 51 stycken, i snitt 37 per månad. Föregående tertial uppgick antal rapporterade samtal till i snitt 79,5 per månad. Att det sjunkit så drastiskt kan förklaras genom att det har varit semestrar och att inflödet minskar då skolorna är stängda. Dessutom saknas statistik från ett större antal medarbetare vid denna redovisning. Alla barn och föräldrar ska vara förberedda för och delta vid uppföljningar av insatser för barn. o Uppföljning sker genom att enhetschef granskar fem slumpmässigt utvalda ärende med pågående insats. Av de fem pågående insatserna hade tre följts upp med förberedda föräldrar, barn och utförare. I ett ärende fanns en uppföljning med förberedda utförare och vårdnadshavare. Barnet var inte delaktigt och det framgick inte av dokumentationen varför. I ett ärende hade ingen uppföljning genomförts då insatsen avslutades tämligen omgående då barnet inte ville delta. Uppföljning var ej aktuellt. Även om vi kan se klar förbättring sedan tertial 1 så behöver vi arbeta mer inom området uppföljningar. Framförallt vad det gäller förberedelser av berörda och barnets delaktighet. Genomförandeplaner ska finnas i alla ärenden med insats. o Målet är inte uppnått. Målet följs upp varje tertial genom att enhetschef slumpmässigt kollar 10 ärende med pågående insats. Vid kontroll i samband med tertial 2 visade det sig att det fanns en upprättad genomförandeplan i sju av tio pågående insatser. Föregående tertial fanns det en

41 Tertialrapport tertial (12) upprättad genomförandeplan i ett av tio ärenden. Det syns en tydlig skillnad mellan handläggarna vilket kan förklaras med att några har arbetat aktivt med att anamma planen medan andra inte avsatt tid för det än. De som jobbar med dokumentet menar att det ibland tar lite tid att förstå vitsen med det och kunna använda det som ett effektivt verktyg i det vardagliga arbetet. Budgetuppföljning Det sammanlagda resultatet för perioden är ett underskott på tkr. Prognosen för helåret är ett överskridande med tkr. Ansvar: 712 Verksamheter: institutionsvård familjehemsvård, arvoderade och konsulentstödda öppen prövad insats såsom kontaktperson/familj övriga öppna insatser, Barnahus familjerätt verksamhetens åtagande institutionsvård tkr Utfallet i antal placeringsdygn uppgår till Utfallet för samma period förra året var 2331 dygn. Under perioden har 13 barn och unga varit placerade på institution, 6 pojkar och 7 flickor. Under perioden har fem placeringar HVB avslutats. Ett syskonpar som placerades med en förälder fyra dygn innan utgången av tertial 1 avbröt HVB-vistelsen redan efter två veckor. Syskonparet placerades istället i konsulentstött familjehem. De tre övriga avslutades med att barnet/den unge kunde flytta hem eller till eget boende. Tyvärr placerades en av dessa åter på HVB efter ca en och en halv månad. Ytterligare en ny placering har gjorts. Det betyder att vi under perioden gjort två placeringar på HVB. Under tertial 2 har 1133 dygn fakturerats. Flickorna har beviljats 52 % av dygnen, dvs 592 dygn. Pojkarna står för resterande 48 %, 541 dygn. Prognosen för hela året beräknas till tkr vilket är lägre än vad som prognostiserades i Tertial 1 ( tkr). Detta beror på att tre placerade ungdomar flyttat hem tidigare än vi trott, två av dem med omfattande hemmaplanslösningar familjehemsvård, arvoderade och konsulentstödda tkr Underskottet beror på att vi behövt göra fler placeringar än budgeterat. För ett syskonpar har vi behövt anlita ett kostsamt konsulentstött familjehem i avvaktan på rekrytering av ett arvoderat. Två prognostiserade vårdnadsöverflyttar har inte blivit av. Den ena då avgörande i Tingsrätten dröjer och den andra då förutsättningarna för familjehemmet att utföra sitt uppdrag ändrats. Två familjehemsplaceringar var prognostiserade att överflyttas till annan kommun. Då dessa kommuner avslagit vår begäran har vi ansökt hos Inspektionen för Vård och Omsorg och väntar på avgörande från dem. Fram till och med utgången av tertial 2 har vi haft placeringsdygn varav är i konsulentstödda familjehem. Jämfört med föregående års dygn varav var i konsulentstödda. Vi har haft 16 barn placerade i familjehem, 8 pojkar och 8 flickor. Under tertial 2 har placeringsdygn fakturerats. Flickorna har beviljats 907 av dessa dvs 49 % och pojkarna 938 dygn dvs 51 %. Vi kan här liksom vad det gäller placering på HVB konstatera att fördelningen mellan pojkar och flickor är oerhört jämn. Prognosen för helåret är ett överskott 124 tkr, det är tyvärr lägre än vad som prognostiserats i T2 (558 tkr), men fortsatt överskott öppen prövad insats såsom kontaktperson/familj tkr Kostnaderna för kontaktperson/kontaktfamilj uppgår under perioden till 241 tkr. 66 % av kostnaderna har gått till insatser beviljade till flickor och 44 % till pojkar. Under året har 20 barn beviljats insatsen. Av dessa 20 barn är 12 flickor och 8 pojkar. Under perioden har 19 insatser i form av kontaktperson/familj

42 Tertialrapport tertial (12) beviljats till 15 barn. Detta då några barn har både kontaktfamilj och kontaktperson. Insatsen har beviljats till 10 flickor och 5 pojkar. Sex insatser har köpts in externt underperioden, för en flicka och fem pojkar. Under tertial 2 har fem insatser som köpts externt pågått. Två insatser i form av korttidsboende, två insatser i form av eftervård/förstärkt hemmaplanslösning efter att placering på HVB avslutats och en insats i form av fritidsplats i annan kommun. Sammanlagt har dessa insatser kostat 677 tkr. 31 % av kostnaderna har beviljats flickor och 67 % till pojkar. I budget finns kostnad för två vårdnadsöverflyttningar som ännu inte kunnat genomföras. Det har inte heller beviljats så många kontaktpersoner/familjer som budgeterats. Däremot har flera dyra öppenvårdsinsatser köpts in. Bl.a. en insats kallad MST som är en form av hemmaplansinsats som erbjuder ett intensivt arbete riktat mot ungdomen och föräldrarna med stöd dygnet runt. Insatsen pågår som längst 6 månader. Denna form av intensiva insatser kan vi i dagsläget inte bedriva i egen regi. I de fall MST har beviljats har det inneburit en avsevärd förkortning av placeringstid på HVB/SiS. Prognosen för helåret är + 63 tkr övriga öppna insatser, Ungdomsmottagning, Barnahuset +51 tkr Förutom delfinansiering av Ungdomsmottagning och Barnahus finansierar vi viss del en förskolelärares lön på Familjecentralen. Denna personal driver Mimmi tillsammans med en familjepedagog. Mimmi är en gruppverksamhet som riktar sig till småbarnsföräldrar med behov av extra stöd. Det är en frivillig insats som man vänder sig till själv alternativt erbjuds via BVC och/eller öppna förskolan. Då budgeten för vårdnadsöverflyttar ligger på detta ansvara men egentligen tillhör annat ansvar blir prognosen för helåret blir +92 tkr familjerätt tkr Underskottet beror på att konsultkostnader från föregående år fakturerades först detta året och det hade missats att budgetera för. Konsult inom familjerätt användes i slutet av 2016 för att komma i kapp med det ordinarie handläggare inte hunnit med då hon dels var ny inom området och dels sjukskriven på deltid hela hösten. Vi kan se att kostnaderna för utbildning överskrider budget och att kostnaderna för provtagning underskrider budget. Prognosen för året är tkr verksamhetens åtagande tkr Överskottet beror på att enhetschefen är partiellt föräldraledig. Prognosen för helåret är tkr. Ansvar: Verksamhet: personalkostnader Barn och Unga exkl enhetschef tkr Budgeten för utbildning har överskridit med 21 % d.v.s. 8 tkr. Detta överskridande beror på satsningen avseende kompetens och stabilitet gällande socialsekreterare Barn och Familj. Vi har valt att vara generösa avseende utbildning främst gällande barnsamtal, något som är uppskattat av medarbetarna. Vi har även valt att delta aktivt i Yrkesresan som tagits fram gemensamt inom GR. Detta ställningstagande innebär att prognosen för budgeten avseende utbildning blir ett fortsatt stort underskott i förhållande till budgeten. Vinsten är sannolikt att vi får personal som stannar och som utför ett arbete med högre kvalité. Under året har ca 34 tkr använts till IT-material av olika slag. För detta finns ingen budget. Sannolikt tillkommer ytterligare kostnader för detta dels utifrån att datorer m.m. behöver bytas ut och dels då vi blir fler så nya datorer behöver leasas. Vakanser har gjort att vi har ett plusresultat på personalkostnader om 467 tkr. Vakanser har även genererat ökat antal samtal hos Hälsobolaget och sjukskrivningar. De har även skapat en stor oro i gruppen och sänkt kvalitén på arbetet. På årsbasis förväntas personalkostnaderna visa ett plusresultat på 542 tkr. Prognos för helåret är tkr. Ansvar: Verksamhet: personalkostnader Familjepedagoger exkl enhetschef tkr En tjänst vakanshålls utifrån budgetläget. Den finns inte heller med i budgetunderlaget. En

43 Tertialrapport tertial (12) familjepedagog är sedan en längre tid tillbaka 50 % sjukskriven. En familjepedagog lånas ut till Trampolinen. Under hösten 2016 fakturerades för hög kostnad vilket korrigerats under våren Övriga kostnader såsom tolk, transporter etc. finns inte med i budgeten. Sammantaget är prognosen för hela året tkr. Framtidsfrågor Vi kommer i år liksom tidigare år behöva förfina vårt arbete och effektivisera processerna. Vi har skapat ordning och reda samt en grund att stå på. Utvecklingsarbetet med att öka kvalitén, kunna erbjuda bättre och mer förändringsinriktade utredningar, kunna erbjuda mer effektiva insatser pågår för fullt. En annan viktig framtidsfråga är hur vi involverar barnen och ungdomarna och hur vi kan skapa insatser som verkligen gör skillnad för dem. Vi står inför att utveckla de förebyggande arbetet och de frivilliga insatserna. Vi kommer att implementera en ny insatsmodell för hur vi möter och stöttar de barn och familjer där barnen blivit utsatta för våld av den ena eller båda föräldrarna. Målet är att skapa en hållbar, tydlig, välfungerande och sammanhållen process för familjerna i mötet med socialtjänsten. Vi behöver arbeta aktivt för att bibehålla kraften och engagemanget runt processtavlorna som redan finns därefter följer ett utvecklingsarbete med en processtavla avseende uppföljningar av beviljade bistånd. Vi behöver finna ut hur vi ska hantera att flera av våra socialsekreterare sannolikt inte kommer att få dispens från socialstyrelsen. Söka igen? En omfattande utbildningssatsning? Vi behöver rekrytera fler familjehem som vi knyter till oss. Vi kommer att behöva arbeta intensivt med att få en effektiv och välfungerande arbetsfördelning på gruppen familjehem/familjerätt. Vi behöver fortsätta att arbeta för att uppnå uppsatta mål vid årsskiftet. Vi behöver effektivisera organisationen så den blir överskådlig, lätthanterliga och respektfull gentemot våra medborgare samtidigt som den erbjuder våra medarbetare en godtagbar arbetsmiljö, ett stimulerande arbete och en stolthet över den kvalité vi upprätthåller. Vi behöver förfina och öka kvalitén i såväl utredningar som insatser. Vi behöver framförallt jobba hårt för att involvera de barn som vi faktiskt finns här för. Synliggöra dem i sina egna utredningar och insatser samt göra dem delaktiga i utformningen av insatserna. Ytterligare en framtidsfråga är hur vi kan stärka vårt samarbete med övriga aktörer i syfte att förbättra omständigheter, förhållanden och arenor för samtliga barn i Lilla Edet. Kan vi få till ett långsiktigt arbete med att förebygga och mildra svåra förhållanden? Kan vi på så sätt öka välmående något för gemene man och samtidigt öka möjligheterna avsevärt för de barn som har det svårast?

44 Dnr Dpl

45 Innehåll IFO, enheten för mottagning, administration och försörjning... 3 Personalsituationen... 3 Kvalitetsarbete... 3 Arbetsmiljöarbete... 3 Avvikelser... 4 Viktiga händelser... 4 Medarbetarsamtal... 4 Verksamhetsutveckling/fortbildning... 4 Måluppföljning... 5 Budgetuppföljning... 7 Framtidsfrågor

46 3 IFO, enheten för mottagning, administration och försörjning Ansvar: 711 och 7111 Enhetschef: Anna Österlund Personalsituationen Mottagningsgruppen formades om vid årsskiftet och består nu av fyra tjänster; två mottagningssekreterare, en samverkande socialsekreterare och en pooltjänst Barn och Unga som finansieras via statens bemanningssatsning. Ansvaret för gruppen delas mellan enhetscheferna för Mottagning, Administration och Försörjning och Barn och Unga. Att ha delat ledarskap har fungerat väl då mottagets frågor berör alla tre enheterna så man har haft två chefer på vissa gruppmöten och den tredje har vid behov kommit med. Mottagningsgruppen hade en vakant tjänst under sommaren då en medarbetare var blev sjukskriven och senare föräldraledig. På stöd o försörjning finns idag tre vikarier. Vi har haft tre föräldralediga en stor del av perioden. Ytterligare en gick på föräldraledighet i samband med sommarsemestern medan en av de tidigare lediga kom tillbaka 1 september. Av de tre nu föräldralediga kommer två tillbaka i januari 2018 och en senare nästa år. Administrationsgruppen är stabil och inga personalförändringar. Kvalitetsarbete Socialstyrelsen föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete trädde i kraft den 1 januari Föreskrifterna är gemensamma för hälso- och sjukvård, tandvård, socialtjänst och verksamheter enligt LSS. Med hjälp av processer och rutiner samt ett systematiskt förbättringsarbete ska verksamheten uppnå kvalitet. Med kvalitet avses att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller enligt lagar och andra föreskrifter för verksamheten. Under våren 2016 anställdes en person på socialförvaltningen med ansvar att ta fram och implementera ett fungerande kvalitetsledningssystem. Målet är att samtliga dokument, rutiner, blanketter m.m. som gäller inom Individ- och familjeomsorgen ska ligga i kvalitetsledningssystemet på intranätet. Detta arbete, inklusive att se över och revidera samtliga rutiner, beräknas vara klart senare under året. En kartläggning av arbetsmiljön har gjorts i alla grupper. Genomgång med personal om Lex Sarahrapportering har gjorts. I grupperna Stöd och försörjning samt Mottaget är tanken att vi ska arbeta med kvalitetsutveckling med hjälp av LEAN för att säkerställa ett så bra och tidseffektivt arbete som möjligt. Man kan med hjälp av strukturen från LEAN-tänket organisera sig och minimera tidstjuvar i det dagliga arbetet. Mottagningsgruppen har påbörjat detta arbete medan gruppen Stöd och försörjning p.g.a. personalomsättning inte har kommit igång med att använda process- och målstyrningstavlorna. Planen är att detta kommer att vara igång under hösten. Det alla gör löpande är att följa en gemensam ordning och reda på sina arbetsplatser så att vem som kan låna platsen och att man inte behöver leta efter saker. Arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöarbetet är viktigt inom enheten utifrån såväl den enskilde medarbetarens väl och ve men även utifrån att trygga stabila medarbetare tenderar att utföra det sociala arbetet med mer kvalité. Vi fortsätter att prata om vår arbetsmiljö och allas ansvar och delaktighet i att följa de rutiner vi har för allas säkerhet. Är man osäker på ett besök så ber man kollega vara med. Man går alltid två på hembesök och måste man ha besök efter kontorstid stämmer man av med kollega så att man inte är ensam kvar på kontoret.

47 4 Arbetsmiljö är en stående punkt på APT och Handlingsprogram mot stress, Handlingsprogram mot särbehandling och trakasserier samt Beredskapsrutin - våld och hot har under året gåtts igenom på APT med all personal. APT har hållits en gång per månad gemensamt för hela IFO. Formen för APT har utvärderats under juni månad och vi fortsätter med formatet Stor-APT för hela IFO i höst. Avvikelser Följande avvikelser och tillbud har registrerats under tertial 2 Två mail som skulle gått till Ekonomikontoret har kommit till ekonomienheten på Apoteket då mailadresserna är snarlika och man genom ouppmärksamhet inte granskat mailadressaten korrekt innan man skickat mailet. En inkommen handling från hyresvärd angående obetalda VA avgifter som skulle kunna föranleda en uppsägning har kommit bort. En inkommen handling i form av elräkning som klient lämnat in har kommit bort. En påtagligt berusad klient i receptionen hotade personal i samband med en muntlig ansökan om pengar till busskort. Viktiga händelser Under våren har all personal fått lyssna till en föreläsning från en ergonom om vikten av att ha rätt inställningar på stol och skrivbord, att ha rätt belysning samt att röra på sig under dagen för att undvika skador av stillasittande arbete. Ergonomen gick efter föreläsningen runt och hjälpte medarbetarna med att ställa in stol, skrivbord och belysning för att främja god miljö vid kontorsarbete. Vi har även fått lyssna till Anna-Karin Öbom som arbetar på AMA s verksamhet Växthuset med Grön rehab och vikten av naturens läkande kraft på den stress många upplever av dagens tempo i arbetslivet och i samhället i stort. Vår reception har byggts om till förmån för att det behövdes fler kontorsplatser och att Medborgarservice på sikt kommer att ta över vår receptions funktion vad gäller mottagandet av besökare. Arbetet med att göra denna övergången smidig pågår löpande med möten med berörda personer och är beräknad till 1 oktober 2017, vilket dock kan komma att senareläggas något. Medarbetarenkäten som gjordes under hösten 2016 ligger till grund för diskussionerna om hur vi har det och hur vi vill ha det i vår vardag. Den ligger även till grund för de mål vi nu sätter för de olika grupperna. Dock var det inte så många i enheten som fick svara på medarbetarenkäten då flera var nya på enheten och det fanns en del restriktioner för vilka som fick omfattas av undersökningen när den kom. Underlaget är dock viktigt för fortsatta diskussioner om vår arbetssituation och hur vi vill ha det framöver. Medarbetarsamtal Medarbetarsamtalen hölls i huvudsak under april och maj och man uppger att man trivs bra med gruppen och övriga IFO. Verksamhetsutveckling/fortbildning Under planeringsdag i mars för Stöd och försörjning inleddes diskussionen om vilka mål gruppen ska ha för året; bl.a. diskuterades könsuppdelningen och hur vi gör i bemötande och hantering av ärenden; idag lägger vi mannen som registerledare men är det korrekt? Ska vi lägga in den som ringer och bokar tiden? Hur gör man i samkönade förhållanden? Vem får utbetalningen? Ser vi och stödjer vi båda i ett par lika mycket: om inte hur kan vi förändra det? Vår ansökningsblankett är inte HBTQanpassad. Hur gör andra kommuner med dessa frågor? Vissa kommuner har policy att man delar på utbetalningen så båda i ett par får del av biståndet; är det något vi ska arbeta mot? Fördelar respektive nackdelar att göra så? Diskussionerna var mycket intressanta och bra och uppföljning av detta kommer

48 5 att ske. Även möjligheten att erbjuda e-ansökan kartläggs och kontakt har tagits med några andra kommuner som infört detta. Handledning för Stöd o försörjning och Mottaget var under våren i blandade grupper med personal från hela IFO. Detta utvärderades i juni och då flertalet inte var nöjda omformades grupperna så man i möjligaste mån har handledning med sin egen grupp men detta är inte möjligt för mottaget som har fått delas på alla fyra handledningsgrupper. Alkoholhandläggaren deltog på Kommunala Alkoholhandläggares Förenings årliga tvådagarskonferens i Stockholm. Systemansvarig för Treserva deltar på konferens till Stockholm två dagar under oktober månad. Alla tre grupperna har haft planeringsdagar under våren och det är inplanerat även under hösten utom för Mottaget som dock kommer att boka detta när alla tjänster är tillsatta. Måluppföljning Kommunfullmäktiges mål I Lilla Edet kommun ska flickor och pojkar, kvinnor och män ha samma makt att forma samhället och sina egna liv. Kommunen ska arbeta för en jämställd service till medborgarna. o Vi har diskuterat om bedömningar och beslut skiljer sig åt för kvinnor och män men det har inte mätts på något sätt ännu. Det kommer att fortsätta diskuteras. Lilla Edet ska vara en attraktiv arbetsgivare. Lilla Edets kommun ska ha en personalpolitik som syftar till att behålla och utveckla sina medarbetare. o Vi arbetar med arbetsmiljön och arbetsbelastningen. Vi skapar struktur och rutiner för att tydliggöra de olika processerna som vårt arbete medför. Där kommer enskilda samtal med medarbetarna in liksom en löpande dialog om arbetsbelastningen och i det stöd från chef med prioritering. Tankar på hur man kan få och behålla personal diskuteras och medarbetarna framför löpande förslag på förbättringar. Individnämndens mål Genomsnittstiden ett hushåll är aktuellt för försörjningsstöd skall minska och redovisas könsuppdelat. o Mål uppnått, tiden har minskat men nämndens mål om 5,5, månader har inte uppnåtts, antalet månader ett hushåll uppbär försörjningsstöd har minskat jämfört med föregående år. Det minskar från 6,4 månad för perioden jan-aug 2016 till 6,2 samma period 2017 för vuxna och från 5,7 månad till 4,4 för samma period för ungdomarna. Hushållstyp Varaktighet mån Ensamstående kvinna med barn 6,9 Ensamstående kvinna med umgängesbarn 3 Ensamstående kvinna utan barn 7,1 Ensamstående man med barn 7,2 Ensamstående man med umgängesbarn 3,8 Ensamstående man utan barn 6,4 Sambo gifta med barn 5,2 Sambo utan barn 4,8 Övriga/anges ej 4,8 Ledningens mål för alla tre grupperna Ordning och reda: Varje medarbetare ska ha en tydlig skriftlig struktur över sitt arbete, uppföljningar, tidsgränser o.s.v. t.ex. genom egen tavla. o Delvis uppnått, städdagar två gånger per år då alla rum gås igenom. Ordning och reda: Inga inaktuella handlingar ska finnas o Delvis uppnått, städdagar två gånger per år då alla rum gås igenom.

49 6 Ordning och reda: Alla pärmar, korgar o hyllor ska vara märkta o Delvis uppnått, städdagar två gånger per år då alla rum gås igenom. Alla grupper ska använda målstyrningstavlor och tavelmöten ska hållas minst en gång per månad o Målet är inte uppnått. Alla processtavlor ska färdigställas under året och tavelmöten ska hållas minst varannan vecka. o Målet är inte uppnått. SIP/Västbus ska användas vid behov och registreras som händelse i treserva. o Mål uppnått, vi arbetar med SIP; vi initierar när vi bedömer att det behövs och går på dem vi kallas på om andra är remittenter. Alla beslutsmotiveringar och beslut är välformulerade och innehåller tillräckligt mycket information för att oinsatta ska förstå. o Detta har inte kontrollerats i samband med tertialrapporten, kommer att granskas vid internkontroll under hösten. Stöd och Försörjning Barnperspektivet ska iakttas vid utredningar gällande ekonomiskt bistånd o Målet är uppnått, rubriken har lagts in i utredningsmallen så att det tas med i alla utredningar. Aktuell arbetsplan ska finnas i alla ärenden ekonomiskt bistånd där det inte är uppenbart obehövligt. o Ny rutin för arbetsplan i samband med nybesök har tagits fram vilket innebär att arbetsplan skrivs redan vid första mötet med klienten. Max 1 år gammal grundutredningar ska finnas i alla ärenden ekonomiskt bistånd. o Mål ännu inte uppnått, uppdaterad grundutredning saknas i några ärenden. Mottaget Handläggning av ärenden ska ske rättssäkert och inom lagstadgade tidsramar. Förhandsbedömningar är avslutade inom föreskriven tid. o Målet delvis uppnått, de flesta inom föreskriven tid. Någon enstaka har pågått mer än 14 dagar trots att det inte funnit särskilda skäl för det. Vi ska utröna varför och se till att det inte händer framöver. Under perioden har 482 nya aktualiseringar gjorts gällande barn och unga gällande 271 olika barn. Av dessa gjordes 232 under tertial 2 (155 olika barn). Motiveringen vid avslut av aktualisering ärendetyp Barn och unga ska vara individuell och innehålla tillräckligt mycket information för att oinsatta ska förstå. o Målet är inte uppnått. Uppföljning inför varje tertial sker genom att enhetschef bedömer tio slumpmässigt utvalda beslut. I åtta av tio bedömningar framgår det på ett godtagbart sätt varför det beslut som fattats har fattats. I en framkommer det inte varför beslutet fattas. I en är det tveksamt om beslutet kan bedömas som tydligt. Flera motiveringar kan dock bli än mer tydliga och individuella. Vid mer intresse gällandes detta hänvisas till rapporten från Enheten för barn och familj. Ökad delaktighet för barn i förhandsbedömningar (fler barnsamtal än föregående månad) o Det kan vara svårt att mäta barns delaktighet enbart genom att mäta hur många samtal/ möjligheter barnet haft att få vara delaktig. Siffran som tas fram har egentligen andra betydelser än att visa om vi är bra på att göra de barn vi möter delaktiga eller inte. Att göra barn delaktiga sker på annat sätt, bland annat genom att involvera dem mer i våra uppföljningar etc. Vid mer intresse gällandes detta hänvisas till rapporten från Enheten för barn och familj.

50 7 Gruppernas egna mål: Stöd och Försörjning Det påbörjade LEAN-inriktade arbetssättet ska utvecklas. o LEAN-arbetet fortskrider om än långsamt p.g.a. omsättning av personal men ordning och reda på sin egen arbetsplats är fokus så att alla arbetsplatser har samma struktur. Administration Ta fram en övergripande dags/månads/års-planering över arbetet o Mål delvis uppnått, månads- och årshjul har gjorts av några och görs med övriga vartefter för att få en överskådlighet över allas tjänster. Mottaget Rutiner ska uppdateras och tydliga arbetsbeskrivningar ska vara levande dokument o Målet delvis uppnått. Rutiner uppdateras och gås igenom löpande. Öka delaktigheten för barn och unga vid förhandsbedömningarna o Det kan vara svårt att mäta barns delaktighet enbart genom att mäta hur många samtal/ möjligheter barnet haft att få vara delaktig. Siffran som tas fram har egentligen andra betydelser än att visa om vi är bra på att göra de barn vi möter delaktiga eller inte. Att göra barn delaktiga sker på annat sätt, bland annat genom att involvera dem mer i våra uppföljningar etc. Vid mer intresse gällandes detta hänvisas till rapporten från Enheten för barn och familj. Utveckla gruppens LEAN arbete o Målet nästan uppnått. Inom kort är gruppens arbete med LEAN helt klart. Utveckla system för dokumentation av händelser som inte registreras o Målet uppnått. Öka kvalitén i bedömningarna o Diskussion kring detta förs löpande och önskemål om mer stöd i bedömningarna har framförts och kommer att ges framöver. Budgetuppföljning Det sammanlagda resultatet för enheten för perioden är tkr Antalet ärenden på försörjningsstöd fortsätter minska. Kostnaderna för personal för perioden är lägre än budgeterat vilket beror på föräldraledigheter och att en av tjänsterna på Stöd och Försörjning är budgeterat till heltid men bemannad till 60%. Prognosen för hela året är kr Ansvar: 711 Verksamheter: 267Alkoholtillstånd mm Vux boende ej HVB missbruk 5719 Övrig vuxenvård 575 Ekonomiskt bistånd Verksamhetsgem åtaganden 267 Alkoholtillstånd +26 tkr 5581 Vux boende ej HVB missbruk +106 tkr Sociala boenden som de boende fått p.g.a. missbruksproblematik. Bland annat har budget för reparationer inte utnyttjats under perioden. Prognosen för hela året beräknas till ett överskott med 46 tkr då det troligen blir någon renovering innan årets slut.

51 Hushållsekonomisk rådgivning -7 tkr 5719 Övrig vuxenvård +75 tkr Sociala boenden som de boende fått främst p.g.a. andra problem än missbruksproblem. Bland annat har budget för reparationer inte utnyttjats under perioden. Prognosen för hela året beräknas till ett överskott med 65 tkr då det troligen inte blir några större kostnader för renovering från detta konto. 575 Ekonomiskt bistånd tkr Antalet ärenden och utbetalt ekonomiskt bistånd har minskat ytterligare. Fortsatt gynnsam arbetsmarknad samt ett intensivt arbete med dem vi har kvar på försörjningsstöd med täta kontakter och mycket kontroller. Under tertial 2 i år har 242 hushåll fått 9168 tkr i ekonomiskt bistånd jämfört med 256 hushåll och 9514 tkr samma period förra året. Under tertial 2 i år har 48 ungdomar fått 1031 tkr i ekonomiskt bistånd jämfört med 60 hushåll och 1387 tkr samma period förra året. Dock har tiden ett hushåll uppbär försörjningsstöd ökat, tertial 1 var det 5,7 månader för vuxna och 4,1 månader för ungdomar och nu tertial 2 är det 6,2 för vuxna och 4,4 för ungdomar. Prognosen för hela året beräknas till ett överskott med tkr Verksamhetsgem åtagande (personalkostnader) +37 tkr Ansvar: 7111 Verksamheter: 575 Ekonomiskt bistånd (personalkostnader) Verksamhetsgem åtaganden (personalkostnader) 575 Ekonomiskt bistånd (personalkostnader) +72 tkr En medarbetare var sjukskriven 50 % under längre period och gick sedan på föräldraledighet. Det blev en kortare vakans innan vikarie kom på plats. Ytterligare en medarbetare var helt sjukskriven under drygt en månad. En medarbetare arbetar 60 %. En medarbetare var föräldraledig varannan vecka under sommaren. Prognosen för hela året beräknas till ett överskott om 24 tkr då vi har personal som arbetar deltid samt är föräldralediga/semester utan att vikarie tas in Verksamhetsgem åtaganden (personalkostnader) -29 tkr Prognosen för hela året beräknas till ett underskott på 124 tkr. Framtidsfrågor Vi fortsätter arbetet med att forma grupperna och hitta bra och tydliga mål för respektive grupp som är relevanta för respektive tjänst så att verksamheten drivs framåt och arbetet utvecklas. Vi ser över möjligheten att rikta tjänsterna inom Stöd o försörjning mot olika grupper för att använda personalgruppens samlade kompetens bättre och utveckla vår samverkan maximalt för att kunna ge de sökande så bra service och stöd som det bara går. Vad har den sökande för behov och vad gynnar den sökande bäst? Gruppen Stöd och försörjning arbetar vidare med LEAN som inte helt har återimplementerats än och vi fortsätter forma månadshjulen på grupperna Stöd och Försörjning och Administration.

52 1

53 Tertialrapport tertial (11) Innehåll VUXENSTÖD, ÖPPENVÅRD, FAMILJEHEM, SOCIALPSYKIATRI, BISTÅND... 3 Personalsituationen... 3 Kvalitetsarbete... 4 Avvikelser... 5 Viktiga händelser... 5 Medarbetarsamtal... 6 Verksamhetsutveckling/fortbildning... 6 Måluppföljning... 6 Framtidsfrågor... 9 Insatser... 9 Budgetuppföljning

54 Tertialrapport tertial (11) VUXENSTÖD, ÖPPENVÅRD, FAMILJEHEM, SOCIALPSYKIATRI, BISTÅND Ansvar: 713,71312,71313,71314 och 7132 Enhetschef: Pernilla Sundemar Personalsituationen Vuxengruppen arbetar med beroende- och missbruksärenden, Våld i nära relation, bistånd socialt boende samt kontaktpersoner. Gruppen består av tre socialsekreterare. Tre sjukdomsdagar kvartal 1 och två sjukdomsdagar under kvartal 2. På grund av att tjänsten som psykiatrisjuksköterska är vakant from 14 september kommer vuxengruppen få ytterligare ca 30 klientärenden att handlägga. Vuxenhandläggarna har under våren haft metodstöd av en tidigare kollega som arbetat som familjepedagog med bl.a. öppenvård missbruk. Denna tjänst är sedan augusti 2017 vakant. Det gör att arbetsbelastningen på gruppen ökat under sensommaren då två medarbetare är relativt nya inom arbetsområdet och i behov av metodstöd. Familjehemsgruppen arbetar med att utreda, utbilda och handleda familjehem, kontaktfamiljer och kontaktpersoner till barn och vuxna. Gruppen består sedan tidigare av två socialsekreterare. På grund av att gruppen är liten och det blir mycket sårbart vid t.ex. sjukskrivningar, när medarbetare slutar och vid ledigheter har beslut tagits om att göra en gemensam arbetsgrupp familjehem/familjerätt som då kommer bestå av tre heltidstjänster. Detta har genomförts under sommaren och numera är det tre heltidstjänster som arbetar med familjehem och familjerätt. Eftersom den nyrekryterade personalen har liten eller ingen erfarenhet inom området har vi fortsatt använda en erfaren person på timanställning för att lära upp och hjälpa till i uppstartsfasen. Chefskapet delas mellan två enhetschefer. En av de tidigare familjehemssekreterarna, som varit långtidssjukskriven, har avslutat sin tjänst men kommer vara anställd tom 31 januari Totalt har det varit 211 sjukdomsdagar till och med augusti. Socialpsykiatrin består av en psykiatrisjuksköterska och en grupp boendestödjare, 5,75 tjänst inklusive dagverksamheten Borgen och drift av IFO:s akutstugor i Göta. Två medarbetare har tjänstledigt för att studera, en på heltid och en på ca 50 %. Detta innebär att vi har två medarbetare som är anställda på vikariat året ut. Under semesterperioderna hade vi timvikarier inne som täckte upp och det fungerade bra. Vi har fortsättningsvis under hela 2017 en personal utlånad till FINSAM, Hjortmosseprojektet i Trollhättan och även hon ersätts av en vikarie. Psykiatrisjuksköterskan utreder behov gällande klienter med psykisk ohälsa. Hon lämnar även uppdrag till boendestödjarna för de klienter som bor i ordinärt boende och behöver stöttning för att få sitt vardagsliv att fungera tillfredsställande. Psykiatrisjuksköterskan handleder boendestödjarna och även andra arbetsgrupper i kommunen i klientfrågor. Tjänsten som psykiatrisjuksköterska är sedan 1 januari åter 100 % förlagd på IFO, men vissa handledningsuppdrag och konsultationer på andra enheter i kommunen fortgår. Under sommarsemestern har psykiatrisjuksköterskan stötta upp inom hemsjukvården för att underlätta arbetssituationen där. I augusti lämnade psykiatrisjuksköterskan in sin avskedsansökan vilket innebär att hon avslutar sin tjänst den 14 september Rekrytering för tjänsten pågår. De ca 30 klienter som denna tjänst handlägger är nu överflyttade till vuxenhandläggarna. Boendestödjarna stöttar klienter att komma igång och att utföra de sysslor och aktiviteter som är planerade enligt uppgjord arbetsplan. Boendestödjarna får även uppdrag från vuxenhandläggarna samt handläggarna på barn och unga. Boendestödjare driver träffpunkten Borgen som håller öppet tre halvdagar per vecka. Målet med verksamheten är att skapa ett sammanhang där personer med psykiska bekymmer ska kunna träffas, umgås, fika och utföra enklare aktiviteter i sin egen takt. Några gånger under året erbjuds utflykter till olika sevärdheter. Dessa väljs ut tillsammans med besökarna. Totalt 60 sjukdomsdagar under tertial 1, en långtidssjukskrivning var 32 dagar, i snitt 4,6 sjukdomsdagar per person. Under tertial 2 totalt 13 sjukskrivningsdagar vilket blir i snitt 2,2 dagar per person. 3

55 Tertialrapport tertial (11) Biståndsgruppen består av fyra handläggare som arbetar med myndighetsutövning enligt Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och Socialtjänstlagen (SoL) vad gäller äldre och funktionshindrade. De har även hand om färdtjänst och riksfärdtjänst. Sedan årsskiftet tillhör biståndshandläggarna enheten. Där har personalsituationen varit ansträngd under första halvåret. Två tjänster var vakanta vilket medförde hög arbetsbelastning för de två medarbetare som var i tjänst. Konsult hyrdes in för att alla arbetsuppgifter skulle hinnas med mellan januari och augusti, arbetsbelastningen bli överkomlig och att vi skulle kunna uppfylla de åtagande vi har gentemot kommuninvånarna. Alla tjänster var tillsatta från och med 4 maj Till och med sista augusti hade vi en konsult inne vilket gjort att sommaren fungerat bra. En ny medarbetare med lång erfarenhet inom LSS har börjat samt en med mindre erfarenhet som främst ska arbeta med SoL- handläggning. Även i denna grupp ska vi successivt utbilda medarbetarna så de är kunniga båda inom LSS- och SoL-lagstiftningen. Detta för att minska sårbarheten vid t.ex. sjukdom men även för att verksamheten ska fungera väl under semesterperioder. 3 sjukdomsdagar under tertial 2 vilket i snitt blir 0,75 per person. Kvalitetsarbete Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete trädde i kraft den 1 januari Föreskrifterna är gemensamma för hälso- och sjukvård, tandvård, socialtjänst och verksamheter enligt LSS. Med hjälp av processer och rutiner samt ett systematiskt förbättringsarbete ska verksamheten uppnå kvalitet. Med kvalitet avses att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller enligt lagar och andra föreskrifter för verksamheten. Verksamheten ska präglas av: Planering det gör vi genom att upprätta mål i vår verksamhetsplan varje år. Den styrs utifrån politikernas mål, kommunens vision ner till varje enskild medarbetares personliga mål. Vi sätter mål på alla nivåer. (se måluppfyllning längre ner) Ledning en av chefernas viktigaste uppgift är att leda medarbetare och verksamhet mot de uppsatta målen. Möjliggöra för medarbetarna att nå dem. Detta sker bland annat genom medarbetarsamtal med en individuell utvecklingsplan samt lönesamtal där lönekriterierna följs upp. I kommunens ledarskapspolicy beskrivs att alla chefer i kommunen ska verka för ett gott ledarskap vilket innebär: att verka enligt kommunens värderingar: professionalism, engagemang, samverkan och öppenhet att omvandla politiskt fastställda mål till effektiv verksamhet samt följa upp och utvärdera resultatet att vara lojal med den demokratiska processen att skapa motivation, engagemang och arbetsglädje hos sina medarbetare att ha omvärldsbevakning att arbeta med förnyelse och verksamhetsförbättring att arbeta för helheten att vara öppen och lyhörd Kontrollera/ följa upp Når vi målen? Om inte varför, vad kan vi justera? Internkontroller gör vi två gånger per år när det gäller myndighetsutövningen och familjehem. Vi kontrollerar att arbetet utförs enligt de lagar och riktlinjer som finns. Vi väljer slumpvis ut några klientärenden som enhetschef granskar. Chefen har även ansvar för att följa upp t.ex. arbetsmiljö, både psykosocial och fysisk. Detta sker ibland genom medarbetarenkäter vilket senast gjordes i hela kommunen hösten I våra arbetsgrupper diskuterar vi om hur vi kan undvika stress, hot och våldssituationer samt effektivisera vårt arbete så det blir optimalt både för klienter och medarbetare. Ett av målen för 2017 är att vi ska bli bättre på att följa upp vad våra klienter tycker om det bemötande och behandlingsinsatser som de tar del av. Vi följer även upp mer kortsiktigt genom våra Lean-tavlor där vi varje vecka går igenom hur vi ligger till med våra utredningar (vuxengruppen). Flera medarbetare har även personliga Lean-tavlor där de veckovis följer upp sitt eget klientarbete. På chefsnivå har vi ett årshjul som vi varje vecka kontrollerar hur vi ligger till 4

56 Tertialrapport tertial (11) med de arbetsuppgifter vi har under året. Detta säkerställer att vi inte missar något. På individnivå följer vi upp varje medarbetares personliga utvecklingsmål under medarbetarsamtalet. Utvärderar gör vi delvis i tertialrapporterna men mest i slutet av året då vi analyserar hur vi lyckats uppfylla våra mål, både på ledning och grupp nivå. Under medarbetarsamtalen och lönesamtal sker en uppföljning av hur medarbetaren lyckats uppfylls sina individuella mål. När det gäller arbetet med klienterna ska vi på vuxengruppen arbeta mer med ASI- uppföljning. På dagverksamheten Borgen ska vi ha brukarråd där besökarna kan vara med och utvärdera verksamheten. Under våren 2016 anställdes en person på socialförvaltningen med ansvar att ta fram och implementera ett fungerande kvalitetsledningssystem. Målet är att samtliga dokument, rutiner, blanketter m.m. som gäller inom Individ- och familjeomsorgen ska ligga i kvalitetsledningssystemet på intranätet. Detta arbete, inklusive att se över och revidera samtliga rutiner, beräknas vara klart senare under året. Handlingsprogram mot stress, Handlingsprogram mot särbehandling och trakasserier, Rutin Lex Sarah samt Beredskapsrutin- våld och hot har under kvartal 1 gåtts igenom på APT med all personal. APT har hållits en gång per månad gemensamt för hela IFO. Formen för APT utvärderades i juni 2017 och vi bestämde att fortsätta med Stor-APT för hela IFO även under resterande del av året. Även utformningen av handledningen har utvärderats. Under våren har ett försök med gruppöverskridande handledning prövats. Personalen önskade dock återgå till mer homogena grupperna utifrån arbetsuppgifter varför handledningsgrupperna ändrats inför hösten. Avvikelser Lex Sarah, mail skickat till fel person. Lex Sarah, orosanmälan blev inte skyddsbedömd inom 24 timmar. Lex Sarah, beslut blev inte omprövat i tid. I samtliga fall bedöms att rutiner bör efterföljas bättre. Ingen personskada i något fall. En polisanmälan, familjehemspersonal hotad. Viktiga händelser En ergonom från hälsobolaget har varit och föreläst för personalen om vikten av att sitta rätt och inte sitta still för länge för att undvika skador på kroppen. Efter föreläsningen gick hon runt till den personal som önskade och hjälpte till med att ställa in stol, skrivbord och belysning rätt. Anna-Karin Öbom besökte oss under ett APT och berättade om grön rehab. Att naturen kan hjälpa oss att varva ner och inte bli för stressade. Anna-Karin arbetar också i AMA:s verksamhet växthuset där kommuninvånare som är långt från arbetsmarknaden får en möjlighet att börja arbeta utifrån sina förutsättningar igen. From maj 2017 flyttade vi vår dagverksamhet BORGEN dit på onsdagar. Då erbjuder vi skjuts dit samt fika i den rogivande miljön. Medarbetarenkät gjordes under hösten 2016, resultatet av den har vi med när vi satte våra mål på gruppnivå inför Omflyttning av arbetsplatser har skett under början av året och ombyggnad av vår reception för att få fler kontorsplatser. Detta innebar att vårt gemensamma fikautrymme försvann vilket flera personal har reagerat negativt på. Alla chefer sitter nu tillsammans i ett landskap men ska var sin dag vara placerade på plan 1 för att vara lätt tillgängliga för personalen. Cheferna har ännu inte kommit igång med att sitta på plan ett. 5

57 Tertialrapport tertial (11) Medarbetarsamtal Medarbetarsamtal har hållits med samtliga medarbetare, utom biståndshandläggarna vilket ska ske under hösten. Alla medarbetare har en individuell utvecklingsplan. Lönesamtal har hållits med samtliga inför lönerevideringen Verksamhetsutveckling/fortbildning Vuxengruppen har haft handledning under våren. Vi har två nyanställda som vi fått börja om med gällande utbildningar. Vi började med ASI som är ett måste i missbruksarbetet, detta är nu klart. Vi fortsätter med utbildningssatsningar på vuxengruppen för att kunna erbjuda de insatser som nationella riktlinjer missbruk rekommenderar. Alla tre har nu gått utbildningen i MET (Motivational Enhancement Therapy), en motivationshöjande behandling. Fram till juli kunde vi även erbjuda öppenvårdsinsatser via vår familjepedagoggrupp, t.ex. anhörigsamtal, återfallsprevention (ÅP) samt metodhandledning till personal i vuxengruppen. Den medarbetare som utfört dessa arbetsuppgifter har nu slutat sin tjänst vilket medför att dessa arbetsuppgifter nu faller tillbaka på vuxenhandläggarna. En medarbetare har blivit spetsanvändare i vårt verksamhetssystem Treserva. En i gruppen riktar in sig på VIN-ärenden (Våld I Nära relationer) och har kontinuerligt vidareutbildat sig i detta via olika nätverksgrupper och föreläsningar. Hon handleder även andra inom kommunen. Två medarbetare har genomgått en LVMutbildning och en har varit på föreläsning om preparatlära. Vi ska under året prova på en ny form av öppenvård när det gäller alkoholmissbruk/beroende. Det innebär i korthet att klienten lånar en telefon med alkotest som medför att klienten kan utföra sina alkotester själv på hemma plan eller där den befinner sig. Familjehem står inför en stor utmaning framåt med tre nya medarbetare som även ska handlägga familjerätten. Vi ska bl.a. utveckla vår utredningsmetod. Vi har anmält vårt intresse av att vara med i socialstyrelsens pilotgrupp gällande en utredningsmall som de tagit fram, vilket vi hoppas bli antagna till. Under september månad ska vi på en första informationsträff gällande detta i Stockholm. Vidare behöver gruppen utbildning i familjerätt och handledning och utbildning av familjehem. Ett spännande 2017! Boendestödet har haft kontinuerlig handledning under året. Höstterminen startades upp med en ny handledare viket vi tror kan inspirera med nytänk och utveckling. Inga utbildningar har gjorts under året. Enskild handledning av psykolog från öppenpsykiatrin har getts vid tre tillfällen utifrån en specifik brukare. Psykiatrisjuksköterskan har varit på utbildning i handläggning och dokumentation inom socialtjänsten. Vi väntar på att utförarmodulen i vårt verksamhetssystem ska installeras för att dokumentationen ska ske på ett mer rättssäkert och lättarbetat sätt. Bistånd Då tre av fyra i gruppen är nya i arbetet och även chefen är ny så kommer fokus att ligga på grundutbildningar inom socialtjänstlagen, IBIC och LSS. Gruppen kommer under året även att få arbeta med att få gemensamma rutiner, se över processer o.s.v. men ska börja med att arbeta ihop ett bra team. Ett behov av såväl verksamhetsutveckling som fortbildning behövs alltjämt inom organisationen. Vi har fortfarande lång väg att gå men har kommit lång vad det gäller att få en fungerande organisation som möter alla de behov och krav som finns. Vi har personal som vill utvecklas och som ser vårt mål om att bli Sveriges bästa socialtjänst som en självklarhet, där vi alla kan bidra på olika sätt. Måluppföljning Mål för verksamheten har satts av Kommunfullmäktige, Individnämnden, IFO:s ledningsgrupp och grupperna själva. Målen har följts upp löpande under perioden av chef, på APT samt under medarbetarsamtal. 6

58 Tertialrapport tertial (11) Kommunens vision: Växtkraft, Välbefinnande, Stolthet, Identitet Kommunfullmäktiges mål: I Lilla Edet kommun ska flickor och pojkar, kvinnor och män ha samma makt att forma samhället och sina egna liv. Kommunen ska arbeta för en jämställd service till medborgarna. o I tertialen redovisas fördelningen av insatser riktade mot män respektive kvinnor separat för att möjliggöra djupare analys. Utveckla de demokratiska processerna så att medborgarna känner sig delaktiga. o Individnämndens information på hemsidan ska kvalitetsgranskas en gång per år. Vi granskar och reviderar den regelbundet med hjälp av kommunikationsavdelningen. Lilla Edet ska vara en attraktiv arbetsgivare. Lilla Edets kommun ska ha en personalpolitik som syftar till att behålla och utveckla sina medarbetare. o Vi arbetar fokuserat med arbetsmiljö och arbetsbelastning. Vi arbetar med att skapa struktur och rutiner i syfte att tydliggöra de olika processer arbetet medför bland annat med hjälp av LEAN, enskilda samtal om arbetsbelastning med mera. Individnämndens mål: Rättssäkerheten skall öka. Minst en utbildningsdag ska genomföras per år gällande rättssäkerhet och rutiner. o Utbildningsdag för hela IFO är planerad under hösten. Utrednings- och beslutstider följs upp via Lean-talvlor. Chef har som uppgift att hålla sig uppdaterad på ny forskning, lagändringar och förordningar som kommer och informera medarbetarna. Utreda möjligheten att starta en utökad familjecentral inkl alkohol-och drogmottagning o Första steget är taget, en person har i sin tjänst fått uppdraget att påbörja arbetet med att ta in synpunkter från personal o.s.v. Gällande alkohol-och drogmottagning har frågan varit uppe på närsjukvårdsmötet där vårdcentralerna i kommunen deltar tillsammans med kommunen. De är positiva till samarbete och förhoppningarna är att vi kan komma igång under hösten Ledningens mål: Ordning och reda: Varje medarbetare ska ha en tydlig skriftlig struktur över sitt arbete, uppföljningar, tidsgränser o.s.v. t.ex. genom egen tavla. o Målet ännu inte uppnått Ordning och reda: Inga inaktuella handlingar ska finnas o Målet ännu inte uppnått Ordning och reda: Alla pärmar, korgar o hyllor ska vara märkta o Målet ännu inte uppnått Alla grupper ska använda målstyrningstavlor och tavelmöten ska hållas minst en gång per månad. o Vuxengruppen är klar. Boendestödet har ett annat system, ska göra en målstyrningstavla. Familjehem har båda kvar att göra. Bistånd har inte varit med i Lean-arbetet från början och behöver introduceras och starta upp, det blir ett mål Alla processtavlor ska färdigställas under året och tavelmöten ska hållas minst varannan vecka. o Se ovan SIP/Västbus ska användas vid behov och registreras som händelse i Treserva. o Hittills har vi varit kallade till 1 SIP och har själva kallat till 4. Detta är enligt vår bedömning 7

59 Tertialrapport tertial (11) för lite. Vi arbetar på att det ska bli betydligt fler och har det som stående fråga på gruppmöten och som en levande fråga på möten med externa samarbetspartner, t.ex. vårdcentral och öppenpsykiatri. Alla beslutsmotiveringar och beslut är välformulerade och innehåller tillräckligt mycket information för att oinsatta ska förstå. o Vuxengruppen målet är uppnått. o Familjehem målet ännu inte helt uppnått. o Bistånd uppnått. Barnperspektivet ska iakttas vid utredningar i vuxenutredningar o Målet är uppnått, rubriken har lagts in i utredningsmallen så att det tas med i alla utredningar. Aktuell arbetsplan ska finnas i alla ärenden o Målet ännu inte helt uppnått Utveckla och implementera utredningsmallar avseende familjehem och familjerätt. o Den arbetsgrupp på tre personen som utgör familjehem/familjerättsgruppen har helt bytt personal. Den nya personalgruppen var på plats under sensommaren varför detta arbete nu är i uppstart under hösten. Sannolikt är målet uppnått vid årsskiftet. Alla familjehem ska erbjudas utbildning för familjehem o Alla har blivit erbjudna att gå, tre har tackat ja, övriga nej, eller att de vill gå senare. Gruppernas egna mål: Vuxengruppen och Psykiatrisjuksköterska Fastställa nya rutiner, befästa och lära oss de rutiner som finns samt att utarbeta nya mallar och rutiner där det fattats eller där de varit bristfälliga. o Vi har kommit en bra bit på väg, dock är det ett kontinuerligt förbättringsarbete som fortgår pga. lagar riktlinjer mm förändras under åren. Vi ser nu över alla rutiner samtidigt som vi ska flytta över dem i vårt kvalitetsledningssystem. Utredningsmallen ska justeras under hösten. Utredningarna ska vara klara inom 120 dagar. o Målet ännu inte uppnått, 4 av 111 var inte klara inom 120 dagar. Ha uppföljning/ utvärdering med alla klienter som beviljats en insats o Målet ännu inte uppnått Socialpsykiatrin, boendestödet Alla brukare ska ha en aktuell genomförande plan som följs upp minst var 3:e månad. o Målet uppnått Borgen ska vara på växthuset en dag i veckan under maj-augusti o Målet uppnått Öka brukarinflytandet på Borgen (återinföra månadsmöte) o Målet ännu inte uppnått Uppdatera rutinmappen på Borgen o Målet ännu inte uppnått Använda dagordning på gruppmöten o Målet uppnått 8

60 Tertialrapport tertial (11) Göra en rutin för hot och våld o Målet ännu inte uppnått Familjehemsgruppen Ta fram en utredningsmall o Målet ännu inte uppnått Ta fram/ revidera rutiner i gruppen o Målet ännu inte uppnått Alla familjehem ska kontaktas minst en gång per månad o Målet uppnått Biståndsgruppen Ta fram arbetsrutiner i gruppen, bestämma vilka områden vem ska arbeta med o Målet delvis uppnått, områden är klara, rutiner kvarstår Göra inventering om utbildnings behov o Målet uppnått Framtidsfrågor Forskning visar tydligt att boende och sysselsättning är två viktiga parametrar för att behålla drogfrihet även efter institutionsplaceringen och där behöver vi utveckla våra verksamheter mer. En viktig fråga är tillgången till lägenheter/lämpliga bostäder för denna grupp samt hur vi kan erbjuda sysselsättning och bra öppenvård. Samarbete med arbetsförmedling samt kommunens arbetsmarknadsavdelning har skett genom möten där vi tillsammans ser över framtida lösningar för gemensamma klienter. Vad kan vi erbjuda för sysselsättning för de klienter som står långt ifrån arbetsmarknaden. Här deltar även enheten för försörjningsfrågor. Vi har ett samarbete med AMA under våren/sommaren där dagverksamheten Borgen under en dag i veckan flyttar sin verksamhet till Växthuset grön rehab. Vi ska börja göra ASIuppföljning för att få ett mätinstrument att bedöma resultatet av våra insatser. Öppenvård generellt och hur vi kan organisera den i en ev familjecentral. Både runt missbruk, psykisk ohälsa, anhörigstöd med mera. Hur ska kommunens utförarverksamhet se ut framöver? Hur kan vi som liten kommun optimera våra öppenvårdsinsatser? Personal, vad/ hur gör vi för att all personal ska trivas och på så sätt generera bra arbetsresultat som gör att våra brukare/klienter får det stöd och hjälp de ska förvänta sig? Samarbetet med LSS-handläggarna och hemtjänstpersonal behöver utvecklas. Flera av våra klienter har insatser från båda verksamheterna. Även arbetet med anhöriga bör utvecklas. Insatser Vuxengruppen Totalt har vuxenstödsgruppen och mottagningsgruppen januari augusti 2017 behandlat 191 aktualiseringar Vuxen rörande 138 olika individer. Av dessa har 63 gällt missbruk, 46 LOB, 11 våld i nära relation, 19 boende, 11 underrättelse om avhysning samt 41 övrigt. Antalet vårddygn på HVB har under perioden varit 1322 dygn jämfört med budgeterade Sammanlagt under perioden har 14 personer, 12 män och 2 kvinnor, varit placerade kortare eller längre tid på HVB. Två placeringar är enligt LVM. 9

61 Tertialrapport tertial (11) En kvinna och en man har beviljats insatsen kontaktperson. 6 kvinnor med 4 barn har varit placerade sammanlagt 159 dygn på det skyddade boendet Duvan i Trollhättan, som ingår i det avtal vi har med enheten för våld i nära relationer i Trollhättan. Under perioden har 4 kvinnor har varit placerad på annat boende p.g.a. våld i nära relation då det var fullt på Duvan samt att de inte tar emot missbrukande kvinnor. 12 personer har besökt samtalsmottagningen och enheten för våld i nära relationer genomfört sammanlagt 36 stycken samtal. Socialpsykiatrin Placering på vård och omsorgsboende p.g.a. psykiska problem var under perioden 1471 dygn (1404 dygn 2016). Sammanlagt 8 personer, 6 män och 2 kvinnor. Två av dessa brukare har under perioden gjort ansökan om LSS-insatser och kommer ev. att flyttas över dit om kriterierna uppfylls. 5 personer, 4 män och 1 kvinna har beviljats insatsen kontaktperson. Boendestödet Tertial 1: Två olika individer har bott i akutstugorna under sammanlagt 20 dygn, båda män. Av 120 dagar under perioden har stugorna varit tomma 100 dagar. Tertial 2: Två olika individer har bott i akutstugorna under sammanlagt 30 dagar, Av 123 dagar har det varit tomt 93 dagar. Borgen I snitt har 7,3 personer per vecka besökt Borgen under perioden men besöksantalet har varierat mellan 1-6 besökare. 26 olika personer, 13 män och 13 kvinnor. Mest besökare är det på torsdagar då det är öppet på kvällstid. På sommaren då vi erbjuder utflykter har deltagandet varit väldigt lågt, endast en person har åkt med. Inför nästa sommar behöver vi utvärdera tillsammans med brukarna vad vi kan göra annorlunda för att fler ska vilja delta. Budgetuppföljning Det sammanlagda resultatet för enheten är ett underskott på tkr Prognosen för helåret är tkr bland annat på grund av att tjänsterna som enhetschef och psykiatrisjuksköterska kommer att vara vakanta stor dela v tertial 3. Ansvar: 713 Verksamheter 5520 institutions vård vuxna 5540 institutionsvård barn 5560 familjehem vuxna 5582 öppen prövad insats vuxen, kontaktperson missbruk, provtagning, sysselsätt 5681 öppen prövad insats barn 5712 Kriscentrum män och kvinnor 5719 Kontaktpersoner, ej missbruk 9999 Gemensamma kostnader 5520 institutions vård vuxna tkr Antalet placeringsdygn är fler än budgeterat. Två personer har placerats enligt LVM (Lag om vård av missbrukare i vissa fall) och dessa platser har betydligt högre dygnskostnad än budgeterat. Prognosen är att vi under årets sista månader kan hämta upp något av underskottet till tkr institutionsvård barn tkr Ingen placering under perioden 5560 familjehem vuxna tkr 10

62 Tertialrapport tertial (11) En vuxen har under perioden varit placerad i familjehem en kortare tid. Prognos för helåret är tkr öppen prövad insats vuxen (kontperson, provtagning, sysselsätt) - 54 tkr En klient har haft öppenvårdsinsatser både gällande behandling och boende vilket var dyrare än budgeterat öppen prövad insats barn - 26 tkr Kontaktperson till en person som är under 21, endast budgeterat för drogtester Kriscentrum män och kvinnor - 18 tkr 4 kvinnor placerade på annat skyddat boende än det vi redan betalar för i avtal 5719 Kontaktpersoner, ej missbruk + 2 tkr 9999 Gemensamma kostnader - 10 tkr Tjänsten som enhetschef kommer troligen att vara vakant från mitten av oktober och året ut varför resultatet för hela året förväntas bli +171 tkr. Ansvar: Verksamhet: 9999 Socialsekreterare vuxenstöd + 19 tkr Vakans under februari Ansvar: Verksamhet: 9999 Socialsekreterare biståndsenheten +-0 tkr Kostnader och budget ligger på annat konto under 2017 Ansvar: Verksamhet: Socialsekreterare familjehem/familjerätt tkr En långtidssjukskrivning hela kvartalet, en vakans från mitten av mars. Ansvar: 7132 Verksamheter: Boendestöd personal Särskilt boende psykiatri Dagverksamhet Borgen 9999 Psykiatrisjuksköterska Boendestöd tkr Viss personalkostnad går här som ska ligga på Särskilt boende psykiatri tkr Antalet placeringsdygn fler än budgeterat, 1471 jämfört med budgeterade Förväntas minska under nästa tertial då en person blivit beviljad insats via LSS from september. Prognos för hela året är tkr Dagverksamhet Borgen + 82 tkr Vakans på en tjänst under året Psykiatrisjuksköterska + 21 tkr Tjänsten som psykiatrisjuksköterska kommer troligen att vara vakant från mitten av september och året ut varför resultatet för hela året förväntas bli tkr. 11

63

64 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /IN153-1 Förslag på taxor och avgifter för 2018 inom Individ- och familjeomsorgen Dnr 2017/IN153 Sammanfattning Individ- och familjeomsorgen har gjort en översyn av taxor och avgifter inför Det är sedan 1 juli 2017 kommunens ansvar att utöva tillsyn gällande elektroniska cigaretter och påfyllningsbehållare och får för detta arbete ta ut en tillsynsavgift. Individnämnden har föreslagit kommunfullmäktige att ändra individnämndens reglemente så att ansvaret för tillsyn av elektroniska cigaretter och påfyllningsbehållare tillfaller Individnämnden. En tillsynsavgift för detta har därför tagits med i förslag till Individ- och familjeomsorgens taxor och avgifter Beslutsunderlag Förslag på taxor och avgifter Det som föreslås tas bort från förra årets skrivning är överstruket och förslag till ny skrivning är i röd text. Arbetsutskottets beslutsförslag till individnämnden Individnämnden föreslår kommunfullmäktige att besluta om taxor och avgifter inom individ- och familjeomsorgen 2018 enligt bifogat förslag. Sven Bergelind Socialchef Lotte Mossudd Verksamhetschef IFO Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Socialförvaltningen Lotte Mossudd Beslutet skickas för kännedom till Jeanette Larsson Agneta Ahlblom

65 TAXOR OCH AVGIFTER 2018 inom Individ- och Familjeomsorgen Antagna av individnämnden den XXXXX Antagna av kommunfullmäktige den XXXXXX

66 14. Dödsboförvaltning och anordnande av begravning I de fall kommunen enligt Begravningslagen ordnar gravsättning eller enligt Ärvdabalken förvaltar ett dödsbo utgår en avgift motsvarande 0,75 % av prisbasbeloppet för varje nedlagd timmas arbete. Moms tillkommer med 25 %. 15. Ansöknings- och tillsynsavgifter enligt alkohollagen och tobakslagen Avgifterna avser prövningsavgift vid ansökan om serveringstillstånd enligt 8 kap. 10 Alkohollag (2010:1622), tillsynsavgifter enligt 8 kap 10 Alkohollag (2010:1622) samt tillsynsavgift enligt 19 b Tobakslag (1993:581). Avgifterna är befriade från moms. a. Ansökningsavgift serveringstillstånd Typ av ansökan Nyansökning/Ägarskifte stadigvarande serveringstillstånd, cateringverksamhet, provsmakning, kryddning av snaps Utvidgat tillstånd (för sökande som redan har stadigvarande serveringstillstånd i kommunen) ändrad serveringsyta, cateringverksamhet, provsmakning, kryddning av snaps, gemensam serveringsyta, minibar och roomservice eller ändrat alkoholutbud Utökade serveringstider Tillfälligt serveringstillstånd till allmänheten, festival, provsmakning vid mässor och liknande Avgift kr kr kr kr kr kr kr kr Tillfälligt serveringstillstånd till slutet sällskap - grundavgift - per extra tillfälle Ändring av personkrets i bolag - samma juridiska person har kvar tillståndet (nytt beslut behöver inte fattas av nämnden) Vid ändring av bolagsform för juridisk person med samma person som tidigare (nytt beslut måste fattas av nämnden) Kunskapsprov, avgift per provtillfälle 850 kr 900 kr 200 kr kr kr kr kr 700 kr 800 kr b. Tillsynsavgifter Tillsynsavgifter för restauranger med serveringstillstånd Typ av restaurang/alkoholomsättning Fast avgift Rörlig avgift Alkoholomsättning under 500 tkr kr kr kr kr

67 Alkoholomsättning över 500 tkr kr kr kr kr Endast lunchrestaurang Tillstånd endast till slutna sällskap kr kr 0 kr kr kr 0 kr Tillsynsavgifter öl klass ll, tobak och elektroniska cigaretter och påfyllningsbehållare Typ av försäljning Avgift Öl klass ll kr Tobak kr Öl klass ll + Tobak En vara Två varor Tre varor kr kr kr kr 16. Vård, boende och rådgivning inom individ- och familjeomsorgen a. Stöd och omvårdnadsboende För andra stöd- och hjälpinsatser än vård och behandling får kommunen enligt 8 kap 1 socialtjänstlagen (SoL) ta ut skälig ersättning. Den avgift kommunen får ta ut får inte överstiga kommunens självkostnader. Detta gäller oavsett vad som är huvudorsaken till stöd- och hjälpinsatserna. Andra stöd- och hjälpinsatser enligt 8 kap 1 SoL är t.ex. stöd- och omvårdnadsboende i HVB, familjehem eller länkverksamhet. Såväl personer med missbruksproblem som personer med psykiska och/eller sociala problem kan placeras i stöd- och omvårdnadsboende. Vid placering i stöd- eller omvårdnadsboende i HVB eller familjehem eller i länkverksamhet ska den enskilde betala egenavgift för mat, logi och omvårdnad. Den enskilde ska tillförsäkras medel till fickpengar och kläder enligt poster i riksnormen. Avgifterna är befriade från moms. Hyra Hyresnivån kopplas till konsumentprisindex, KPI, med oktober månad 2008 som basvärde och förändras den första januari respektive år. Den som har pension har möjlighet att söka bostadstillägg för den del av avgiften som räknas som hyra för boendet.

68 Individnämnden har möjlighet att under en period av maximalt tre månader, besluta om reducering av den billigaste hyran, under förutsättning att dubbla boendekostnader uppstår i samband med inflyttning till stöd-/omvårdnadsboende. Matkostnad Avgift för helpension (samtliga måltider), per månad 7,5 % av PBB kr Avgift för omvårdnad Uttagen avgift är beroende av det så kallade avgiftsutrymmet. Med detta avses det den enskilde brukaren har kvar av sin bruttoinkomst efter att hyra, skatt och förbehållsbelopp beräknats. Detta utrymme är det maximala belopp som den enskilde kan betala i avgift per månad, även om summan av avgifterna överstiger detta utrymme. Kommunen använder sig av maxtaxa. De sammanlagda avgifterna som omfattas av maxtaxan är maximerad till 53,92 % av prisbasbeloppet (PBB) per år. För år 2018 är prisbasbeloppet fastställt till kr. b. Vård på grund av missbruk på hem för vård eller boende (HVB), i familjehem eller LVM-hem, vuxen person Enligt 6 kap 1 socialtjänstförordningen får kommunen ta ut avgift 80 kronor per dag från den som vårdas för missbruk på behandlingshem, i familjehem eller LVM-hem. Individnämnden får jämka avgiften efter individuell prövning. c. Akutboende Göta Första dygnet är avgiftsfritt. Från och med dygn två är avgiften 100 kronor per dygn. Individnämnden får jämka avgiften efter individuell prövning. d. Vård på hem för vård eller boende (HVB), i familjehem eller stödboende, barn upp till 18 år Avgift får tas ut från förälder till placerat barn upp till barnet fyller 18 år. Avgiften är inkomstbaserad och får maximalt inte överstiga vad som motsvarar vad en förälders ersättningsskyldighet skulle vara om den var skyldig att betala underhållsstöd. Individnämnden får jämka avgiften efter individuell prövning. e. Familjerådgivning Avgift 100 kronor per besök. Från och med 6:e besöket utgår ingen avgift.

69

70 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /IN163-1 Utredning sextimmarsdag på uppdrag av Individnämnden - ett av nämndens mål Dnr 2017/IN163 Sammanfattning Fullmäktige har för 2017 som prioriterat mål 8 att Lilla Edet ska vara en attraktiv arbetsgivare. Individnämnden har utifrån detta som mål att bl.a. utreda möjligheten till sextimmars arbetsdag. IFO har sedan några år tillbaka arbetat med kvalitetsutveckling med hjälp av Lean. Vi har då bl.a. identifierat s.k. tidstjuvar och försökt eliminera dem så lång det går. Det är tveksamt eller i alla fall mycket svårt att bedöma om det går att effektivisera så mycket mer att man kan utföra samma arbeta på sex timmar per dag istället för åtta. Skulle den extra tid för återhämtning som sextimmarsdag skulle innebära göra att man blev så mycket mer effektiv? Kan man välja ut en grupp som arbetar förkortad arbetstid med bibehållen lön och hur skulle det i så fall bli för övriga? En sammanställning har gjorts över kommuner som provat arbetstidsförkortning med bibehållen lön. Redovisning av förkortad arbetstid med bibehållen heltidslön i andra kommuner Hallstahammar Hösten 2016 beslutades att 13 socialsekreterare med myndighetsutövning inom barnoch ungdomsgruppen i Hallstahammar under två års tid, med start vid årsskiftet 16/17, skulle arbeta 35 istället för 40-timmarsveckor med bibehållen lön. Bakgrunden var att man det senaste året hade gjort 19 rekryteringar till de 13 tjänsterna. Av dem hade fyra haft den fulla kompetens som efterfrågats. För att förhindra att den befintliga personalen tvingades göra lika mycket som förut fast på kortare tid anställde man ytterligare två handläggare. Projektet kom igång som planerat i januari Dock tog det tid att rekrytera den ytterligare personal de kompenserar med varför de inte kom igång helt förrän under våren En första utvärdering kommer att göras under hösten Östersund Från mars 2016 och ett halvår framåt testade Östersunds kommun sex timmars arbetsdag för 18 socialsekreterare inom Stöd och Försörjning i ett försök att förbättra bland annat klimat, hälsa och effektivitetet på arbetsplatsen. Detta med samma lön och arbetsinsats som när de arbetade åtta timmar. Tanken med projektet var att undersöka om det har någon förebyggande effekt på arbetsmiljön och sjukfrånvaron och om det

71 sid- 2 - kan bidra till en långsiktigt hållbar arbetsmiljö. Projektet var en av flera insatser för att förbättra arbetsmiljön för socialsekreterarna efter att sjukskrivningstalen ökat från 6,4 procent till 7,2 procent mellan 2014 och Inom området Försörjning var sjuktalen ännu högre. Enligt utvärderingen ökade andelen medarbetare som upplevde att de kunde koppla av från arbetet när de var lediga från 50 procent vid projektets början till 94 procent i slutfasen. Före starten tyckte 57 procent att de hade tillräckligt med tid att utföra sina arbetsuppgifter, i slutet av projektet var den siffran 75 procent. Andelen som upplevde negativ stress hade också minskat från 57 till 13 procent. En av socialsekreterarna uttalade sig efter någon månad att det var värdefullt att själv få disponera sin tid genom att välja om man vill vara ledig en dag i veckan eller arbeta kortare dagar. Även om det är mycket vi ska hinna med på kortade tid så är det värt det, eftersom det finns möjlighet till återhämtning på ett annat sätt än tidigare säger hon enligt Östersund kommuns hemsida. Vi vet inte hur det hade sett ut med det här tempot under en längre tid, därför är det spännande att andra kommuner också provar, säger Marika Sahlin, chef för område Försörjning på Östersunds kommun. Hon säger att det var för kort tid för att se effekter på den långsiktiga sjukfrånvaron, korttidsfrånvaron var oförändrad. Resultatet visar att personalen upplevde att de hade mer tid för återhämning och en minskad känsla av stress, så det borde innebära en mer hållbar arbetsmiljö. Östersund har just nu inga planer på att införa sex timmars arbetsdag permanent. Enligt Marika Sahlin har det funnits diskussioner om att pröva förkortad arbetstid även inom andra områden inom socialförvaltningen, men inget är bestämt i dagsläget. Efter projekttiden (1 mars augusti 2016) gick samtliga som deltog i projekt förkortad arbetstid tillbaka till ordinarie tjänstgöringsgrad, heltid = 40 tim/vecka. Anledningen till att de inte gjorde någon förlängning var att det var ett pilotprojekt, ett mer omfattande försök skulle ha krävt andra beslut. Det genomförda projektet kunde tas på delegation av socialchef efter samråd med kommundirektör och HR-chef och med godkännande av socialnämnden. Det var redan från början uttalat att tiden var begränsad och endast att se som ett försök. Sundsvall Sundsvall hade svårt att rekrytera socialsekreterare vilket ledde till överbelastad personal. Socialtjänsten i Sundsvalls kommun har haft stora problem med rekrytering av socialsekreterare. Inom barnutredning hade till exempel 20 av 26 socialsekreterare slutat sedan Våren 2016 beslutade man om att på prov införa arbetstidsförkortning för tre grupper, en inom vuxenstöd och två barnutredargrupper, sammanlagt ca 35 socialsekreterare. De anställda arbetar effektivt i sex timmar mot lön och arbetsmängd motsvarande heltid. När försöket startade i september 2016 fattades personal men man beslutade att ändå starta och lösa personalbristen genom köp av konsulttjänster. I projektet deltar 35 barn- och vuxenutredare. Försöket pågår fram till och med september 2017 och ambitionen har varit att det ska bli permanent. Efter hand under projekttiden har alla tjänster blivit tillsatta, vilket de inte var vid starten av projekttiden. FoU Västernorrland har gjort en utvärdering som muntligt presenteras i augusti men som vi inte kunnat ta del av ännu. Vingåker Vingåker kommun tog beslutet om sju timmars arbetsdag i december 2016 och startade i januari Tolv socialsekreterare som arbetar med myndighetsutövning inom barn och ungdom ingår i pilotprojektet, som ska pågå i två år. Enligt ordförande i socialnämnden var gruppen fullbemannade och man ville säkerställa att alla stannade kvar. De trodde att kommunen blir en mer attraktiv arbetsgivare med 35-timmarsvecka och att det skulle underlätta sökandet efter vikarier vid föräldraledighet, studier och sjukdom. Målet är att sjukskrivningarna helst ska minska, men framför allt inte öka sid 2/6

72 sid- 3 - under pilotperioden. Tanken är att socialsekreterarna behåller sin heltidslön och utför samma arbetsuppgifter som tidigare men på 7 timmar per dag. Enligt nuvarande IFOchefen hade gruppen inte heller före projekttiden stor personalomsättning utan var en relativt stabil grupp som är måna om varandra och hjälps åt. Projektet arbetades fram av gruppen själva. Vingåker har inte en mottagningsgrupp utan gruppen fördelar mottag och jour inom sig. De gjorde själva schema för när vem kan gå hem och vem som bemannar så någon/några alltid finns på plats. Ingen utvärdering har gjorts ännu. På medarbetarsamtal har dock framkommit att de flesta är nöjda o tycker det fungerar. Andra medarbetare som arbetar åtta timmar önskar att i framtiden också få arbeta sju timmar istället för åtta men någon direkt avundsjuka eller konflikter är det inte. Enköping Syftet med projektet är att få fler att vara intresserade av socialsekreteraryrket och söka arbete i Enköping där de tidigare haft hög personalomsättning och svårt att rekrytera. Socialförvaltningen i Enköping konstaterade 2016 en ökad omsättning av socialsekreterare och svårigheter att rekrytera nya. Eftersom de såg detsamma i flertalet övriga kommuner i landet beslutades att erbjuda socialsekreterare i två team att arbeta sextimmarsdag med bibehållen heltidslön. Projekttiden är 1/1 31/ Två team, totalt socialsekreterare, ingår i projektet. Det ena teamet arbetar med försörjningsstöd och det andra med utredning av barn och ungdomar (myndighetsutövning). Man har inte anställt några ytterligare handläggare. Tre förutsättningar gäller för projektet och som medarbetarna är väl informerade om inför projektstart; 1) samma antal ärenden på din tjänst som vid 8 timmars arbetsdag 2) ingen ökad kostnad för socialnämnden 3) ingen försämrad service till medborgarna En första rapport lämnades till socialnämnden i Enköping i juni Det framgår att de flesta deltagarna är nöjda med satsningen. Några av de intervjuade socialsekreterarna menar att det finns mer tid för återhämtning nu. Det krävs en god planering i kalendern. I undersökningen skriver Socialförvaltningen att under 2016 var personalomsättningen hög och att det var svårt att rekrytera och behålla socialsekreterare. Den bilden ska nu ha förändrats en del och enligt undersökningen tycker 62 procent av de som deltagit i projektet att socialförvaltningen nu är en mer attraktiv arbetsgivare. När det gäller hur socialsekreterarna arbetat så har det varierat mellan fyra eller fem dagar i veckan. Enligt undersökningen ska 45 procent ha valt att arbeta fem dagar i veckan med kortare arbetsdag och 40 procent fyra dagar i veckan med längre arbetsdag. När det gäller försörjningsstöd finns en risk att medarbetarna inte har förutsättningarna att fördjupa och utreda mer i vissa ärenden. En risk är då att ekonomiskt bistånd beviljas i större utsträckning vilket ger en fördyrad kostnad. Angered Göteborgs stad SDF Angered har skapat en ny lokal socialtjänst i Lövgärdet. Man arbetar med att införa ett nytt arbetssätt för socialsekreterarna som skulle kunna effektivisera både personalens arbetstid, minska utredningstiderna och ge en ökad kontinuitet för brukarna. Precis som i de flesta kommuner i landet har man haft svårt att rekrytera och behålla socialsekreterare. SDF Angered är ett av Göteborgs utsatta områden där arbetet inom socialtjänsten ofta innebär stor psykosocial påfrestning. Ett ettårigt pilotprojekt har precis startar där ca 20 medarbetare erbjudits en arbetstidsförkortning med 25%, det vill säga en arbetsvecka på 30 timmar. Man vill som arbetsgivare erbjuda attraktiva och hållbara arbetsvillkor för socialsekreterare, erbjuda mer återhämtning och en bättre balans mellan arbete och fritid i ett krävande yrke med en utsatt målgrupp. Målsättningen är att minska personalomsättningen och sjukfrånvaron, vilket kommer att bidra till större kontinuitet för klienterna samt att kostnaderna för rekrytering, introduktion, produktionsbortfall och sid 3/6

73 sid- 4 - sjukfrånvaro minskar. Detta tillsammans med ett förändrat arbetssätt tror man kommer att minska och på sikt täcka upp för den kostnad som uppstår i och med minskad arbetstid. Förändringen med 30 timmars arbetsvecka ska på sikt lösas inom befintlig budget. Effektiviseringen kommer genom att socialsekreterarna arbetar med kombinerade tjänster, vilket innebär att socialsekreterare kommer att kunna arbeta med både myndighetsutövning och förebyggande/behandlande insatser, men också kunna fatta beslut om fler insatser för varje person. Idag är verksamheten specialiserad på så sätt att olika beslut fattas av olika enheter, vilket innebär att en familj kan behöva träffa upp till sju olika socialsekreterare för att få beslut i sina ärenden. Som ett led i att öka tillgängligheten har de schemalagt socialsekreterarna under en större del av dagen och exempelvis erbjuder de öppettider mellan Att erbjuda arbetstidsförkortning är ett led i att motivera personalen till större variation i arbetstiderna och senare arbetstid på kvällar vissa dagar i veckan. Målsättningen på sikt är att införa detta nya arbetssätt inom hela socialtjänsten för att kunna effektivisera arbetet och att invånarna ska få en större kontinuitet och träffa så få olika socialsekreterare som möjligt för sina olika ärenden. Ett samarbete är påbörjat med representanter från Socialhögskolan och Förvaltningshögskolan i syfte att få stöd i bland annat uppföljningsprocessen och med eventuell forskning. Projektet har fått 2 mkr p.g.a. den beräknade puckelkostnaden innan det nya arbetssättet ger önskade effekter samt viss kompetensutveckling för personal för att kunna bredda sig och fatta beslut inom fler än ett område. SDF Angereds ekonomiska uträkning av 25 % minskad arbetstid Månadslön PO = kr 20 personer = kr 25% arbetstidsminskning = kr x 12 månader = Om ingen effektivisering eller övrig besparing på sjukfrånvaro och personalomsättning görs kommer minskningen av arbetstid att kosta kr under ett år, för 20 personer SDF Angereds planering av hur de ökade kostnaderna ska hämtas hem när arbetssättet är helt infört? Förändrat effektivare arbetssätt: 1 timma per person och dag. 270 kr (inklusive PO) x 20 personer = 5400 kr per dag 5400 kr x 260 arbetsdagar per år = 1,4 mkr Minskad omsättning: 2016 hade man 61 avgångar inom område Bistånd/Service, ca 200 medarbetare. Detta innebär ca 30 % 30 % x 20 medarbetare = 6 avgångar Rekrytering, introduktion, inskolning/arbetsbortfall och kostnad för avveckling = kr per medarbetare och år Vi tänker oss minska antalet avgångar till 10 % vilket motsvarar 4 personer 4 x kr = 1,2 mkr SUMMA: 2,6 mkr Stressforskningsinstitutet Ny forskning från Stressforskningsinstitutet visar också att sex timmars arbetsdag har en positiv inverkan på stress, sömn och sömnighet. I studien ingick 580 heltidsanställda inom offentlig sektor, däribland socialsekreterare. 354 fick arbeta sextimmarsdagar i 18 månader och de övriga jobbade vidare på heltid. sid 4/6

74 sid- 5 - Det var signifikanta, positiva förändringar i alla parametrar hos de som jobbade sex timmar, bland annat ökade sömnlängden med 24 minuter per natt under arbetsveckan, säger Helena Schiller, doktorand vid Stressforskningsinstitutet. Hon menar att kortare arbetstid kan göra att medarbetarna blir mer effektiva och pigga, vilket borde påverka sjukskrivningstalen på lång sikt. Det minskar också risken för olyckor och tjänstefel. Däremot går det inte att göra samma arbete som tidigare på kortare tid. En förutsättning för att kortare arbetstid ska ge positiva effekter är att det anställs mer personal. Arbetsbördan måste minska, alternativt att man i stället för minskad arbetstid har flexibla arbetstider eller skiftscheman som ger möjlighet till mer återhämtning, säger Helena Schiller. Vad får socialsekreterare att stanna? Enligt en ny studie på Göteborgs universitet är vanliga anledningar till att socialsekreterare väljer att stanna kvar inom den sociala barnavården en chef som förstår sig på yrket, organisatorisk stabilitet, kollegialt stöd och möjligheten att bidra till förändring. I studien Why do they stay? A study of resilient child protection workers in three European countries har ett forskarteam från Sverige, England och Italien analyserat erfarenheterna från socialsekreterare som varit verksamma inom den sociala barnavården under mer än tre år. De tre länderna har jämförts utifrån att de representerar olika välfärdsregimer, där den sociala barnavården är organiserad på olika sätt. Detta till trots delar länderna liknande problem och erfarenheter vad gäller stora avhopp från socialt arbete med barn och unga. I intervjuer med 37 socialsekreterare och chefer har forskarna undersökt vilka drivkrafter och motiv som ligger bakom de yrkesverksammas beslut att stanna kvar. Ett överraskande resultat är att många väljer att stanna kvar inom verksamheten just på grund av dess innehåll och inriktning. Informanterna menar att möjligheten att göra skillnad är betydelsefull för deras drivkraft att stanna kvar inom yrket, säger Staffan Höjer, professor i socialt arbete och en av forskarna bakom studien. Variationen i arbetsuppgifter är också en anledning att stanna kvar. Att under en arbetsvecka både få samtala med barn och vuxna, samarbeta med olika myndigheter och organisationer, göra bedömningar och hembesök upplevs som stimulerande. Trots att skrivarbete till politiska nämnder och juridiska system ses som både tidskrävande och utmanande, menar deltagarna i studien att detta framförallt är utvecklande för yrkesrollen. Men för att motiveras att stanna kvar i yrket krävs också en bra chef och en organisatorisk stabilitet. En tydlig struktur i arbetet och rätt stöd genom till exempel handledning hjälper de anställda att organisera arbetet och hantera osäkerhet och stress, säger Staffan Höjer. Trots att informanterna inte gav någon klar definition av hur en rimlig arbetsbörda ser ut, var det tydligt att chefen har en viktig roll i att se till att de anställda inte har en för hög arbetsbelastning. Socialsekreterarna tyckte också att det var viktigt att deras närmaste chef behärskade balansakten mellan att vara närvarande, ha kännedom om både ärenden och vad arbetet innebär och att inte vara allt för involverad i det direkta arbetet. Där resurser och stöd i organisationen saknades visar studien att arbetsgruppen och de informella relationerna blev desto viktigare för viljan att stanna kvar. Att ha en fungerande arbetsgrupp med kollegor som de både kunde skratta tillsammans med och få hjälp av i svåra bedömningar sågs som viktigt för att få erkännande, stöd och omtanke i arbetet. Nulägesbeskrivning och risk-/konsekvensanalys De flesta av IFO:s personal har fullt upp i sina kalendrar och på sina att-göra-listor. IFO har sedan några år tillbaka arbetat med kvalitetsutveckling med hjälp av Lean. Vi har då bl.a. identifierat s.k. tidstjuvar och försökt eliminera dem så lång det går. Många av sid 5/6

75 sid- 6 - IFO:s anställds har arbetsuppgifter som går i varandra och man hjälps åt över gruppgränser, både socialsekreterare och andra yrkesgrupper. Gruppen stöd och försörjning skulle kunna handlägga fler ärenden per socialsekreterare. Dock saknar flera av socialsekreterarna på gruppen längre erfarenhet vilket talar mot detta. Dessutom saknar man med en fler antal klienter förutsättningarna att fördjupa och utreda mer och det är en stor risk att ekonomiskt bistånd beviljas i större utsträckning vilket ger en fördyrad kostnad. Risken är också att färre kommer vidare i annan försörjning och att tiden hushåll uppbär försörjningsstöd blir längre, tvärtemot nämndens mål. Utredning Barn och Unga och mottaget kom i början av året ifatt med arbetet att förhandsbedöma och utreda barn och unga. Bland utredande socialsekreterare barn och unga är flera nyanställda och nya i yrket. Utredningsprocessen följer en viss gång och alla steg måste utföras. Om alla i gruppen skulle arbeta sex timmar per dag istället för åtta timmar finns en risk att arbetet åter halkar efter och att lagstadgade tidsgränser inte hålls. Det är mycket svårt att bedöma om den extra tid för återhämtning som sextimmarsdag skulle innebära skulle göra att socialsekreterarna blev så mycket mer effektiva så att de kunde utföra samma mängd arbete på sex timmar istället för åtta timmar. Vad gäller IFO:s övriga personal gäller ungefär detsamma som för ovan nämnda grupper. Det är mycket svårt att bedöma om den extra tid för återhämtning som sextimmarsdag skulle innebära skulle göra att de blev så mycket mer effektiva så att de kunde utföra samma mängd arbete på sex timmar istället för åtta timmar. Kan man välja ut en grupp som arbetar förkortad arbetstid med bibehållen lön? Hur skulle det bli för övriga? Arbetsutskottets beslutsförslag till individnämnden Individnämnden avvaktar resultaten av de pågående projekteten och låter dessa vara vägledande i det fortsatta arbetet. Sven Bergelind Socialchef Lotte Mossudd Verksamhetschef IFO Beslutet expedieras till Individnämnden Verksamhetschef IFO Beslutet delges Beslutet skickas för kännedom till sid 6/6

76

77