Stadsdelsnämnd Östermalm

Transkript

1 Stadsdelsnämnd Östermalm 2. Bilaga 01 ekonomi SD10 Investeringsbudget 2018 Prognos t o m 2017 Budget 2018 Plan 2019 Plan 2020 Plan 2021 Plan 2022 Utgifter (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Genomf. Avvikel. Prognos mnkr beslut mot gfb Stadsmiljöprojekt Lekplats Sportfältet Parkinvestering Lekplats Dianaparken Reinvestering Prins Bertils allé Reinvestering Ruddammsparken Parkinvestering Innergårdar i Hjorthagen Parkinvestering/reinvestering Humlegården Balders Hage Parkinvestering Trapprenoveringar Reinvestering Investeringsmedel enligt fördelningsnyckel Summa stadsmiljöprojekt Inventarier och maskiner Totalt projektet UTGIFTER TOTALT Nämndens prognos för projektens investeringsutgifter t.o.m Nämndens verksamhetsplan, inom av KF beslutad planeringsnivå i budget 2018, se bilaga Nämndens inriktning för , inom av KF beslutade planeringsnivåer i budget Totalt beslutad utgift under projektets genomförandeperiod enligt genomförandebeslut. I det fall endast inriktningsbeslut föreligger anges investeringsutgiften enligt inriktningsbeslutet. 8. Avvikelse jämfört med totalt beslutad investeringsutgift (kolumn 7). (+) ökade utgifter, (-) minskade utgifter. 9. Prognos = totalt beslutad utgift + avvikelse 12/7/ :19 AM Investeringsutgifter

2 2. Bilaga 01 ekonomi SD10 Stadsdelsnämnd Östermalm Resultatenheter 2018 Respektive nämnd ska besluta om vilka enheter som är resultatenheter med en beslutsats. Ange nedan vilka enheter som är resultatenheter och vilka som eventuellt avslutades under Fördela resultatenheterna per verksamhetsområde. Resultatenhetens namn Stadions förskolor Centrala Östermalms förskolor Engelbrekt/Gärdets förskolor Hedvig Eleonora förskolor Parklek Östermalm Dagverksamhet Bo Bergman 12/7/ :19 AM Resultatenheter

3 12/7/ :19 AM Resultatenheter 2. Bilaga 01 ekonomi SD10

4 Stadsdelsnämnd Östermalm Nämndens budget/verksamhetsplan 2018 Kostnader och intäkter (-) för följande typer av verksamhetsprojekt: verksamhetsprojekt där kostnaderna bedöms överstiga 50 mnkr verksamhetsprojekt som har betydande påverkan på stadens ekonomi verksamhetsprojekt som berör frågor som är av strategisk vikt Ack. t.o.m Budget Prognos Plan Prognos Plan Prognos Prognos Prog Mnkr (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (7) (8) (9) (10) (9) (10) (9) Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) Projekt Summa Vid behov kan egna delsummeringar för grupper av projekt infogas. OBS att summaformeln kan behöva ändras. 1 och 2 Ackumulerad kostnad resp. intäkt t.o.m för projektet. 11 och 12 Totalt beslutad/beviljad kostnad resp. intäkt för projektet. 15 och 16 Datum projektet ska starta resp. avslutas enligt beslutet. 17 och 18 Prognos för projektets start- resp. slutdatum. Avikelser från beslutade (15 resp. 16) datum ska förklaras. Innehållet i blanketten ska analyseras och kommenteras i tjänsteutlåtandet. Avvikelser gentemot budget eller totalt beslutad kostnad resp. intäkt ska speciellt kommenteras med angivelse av dess orsak samt vidtagen åtgärd.

5 22 gnos (10) Intäkt (-)

6 Beslutat Total Prognos Beslutat Prognos (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) Total Total Total Total Start- Avslutn. Start- Avslutn. intäkt kostnad intäkt kostnad datum datum datum datum

7 Stimulansbidrag för utbyggnad av boenden för äldre och personer med fysisk och psykisk funktionsnedsättning - underlag för ansökan Verksamhetsplan 2018 Ansökande nämnd: Kontaktperson: (namn, tel) Objekt: (adress, fastighet, fastighetsägare/hyresvärd etc) Bedömt av referens-/genomförandegrupp: (ååååmm-dd) Skede: Lagrum: Verksamhetsområde: Boendeform: Upplåtelseform: Inflyttningsklart: (månad åååå) Antal lägenheter: Kort beskrivning av lägenhetstyper och storlekar: Total area: (kvm) varav lgh-area: (kvm) Total hyra: (kr/år) varav lgh-hyra: (kr/år) Hyresintäkt: (kr/år) Hyrestid: (tillsvidare, antal månader/år) Sökt belopp (mnkr) Beställarstöd: Förprojektering/projektering: Särproduktion: Startkostnader: Totalt: (ska stämma med beslutsmening) 0 Kommentarer:

8 Dnr: Bilaga 2 Sida 1 (4) ANSÖKAN OM INVESTERINGSMEDEL FÖR KLIMATÅTGÄRDER 2018 Nämnderna ska i sin ansökan redovisa projektets utformning genom att redogöra för följande punkter. Namn på projektet/åtgärden: Skräpkorgar med solcellskomprimering och skräpkorgar med källsortering Sökande Nämnd: Kontaktperson: Östermalms stadsdelsnämnd Therese Rosén Epost: Telefon: Therese.rosen@stockholm.se Ansökan 1. Grundläggande krav A. Av ansökan ska det framgå att det aktuella projektet kännetecknas av nödvändiga åtgärder. Fortsatt satsning på skräpkorgar med solcellskomprimering för att uppnå minskade transporter vid tömning av korgarna, vilket effektiviserar arbetet och sänker koldioxidutsläppen för arbetsmomentet. Satsning på fler skräpkorgar med källsortering för ökad återvinning. B. Ansökan ska peka på ett av klimatinvesteringens övergripande mål. Kryssa i vilket mål som är aktuellt för denna ansökan: minska de klimatpåverkande växthusgasutsläppen genom t ex energieffektivisering eller byte till förnybar energi bidra till en hög beredskap för kommande klimatförändringar genom t ex anpassning till mer extrem väderlek 2. Projektbeskrivning (mål och syfte)

9 Sida 2 (4) I dagsläget utförs tömning av ca skräpkorgar/ dag i hela staden, detta genererar ett otaligt antal transporter med lastbilar, pick-ups mm. Med solkomprimerande skräpkorgar kan antalet tömningar drastiskt minska eftersom korgarna dels komprimerar skräpet automatiskt men även signalerar när korgen behöver tömmas. Detta leder till att inga onödiga transporter behöver ske. Målet med projektet är att få ner antalet transporter vid tömning av skräpkorgar och därmed sänka koldioxidutsläppen för arbetsmomentet. Projektet ska testa och utvärdera funktionen av skräpkorgarna, hur mycket arbetet kan effektiviseras och hur mycket transporterna kan minska. Införande av källsortering skall införas på fler platser för att medvetandegöra medborgarna om vikten att sortera och ge möjlighet för alla de som redan kan. Försöket utökas från att finnas på parklekar till andra store lekplatser samt picknikområden för att minska behovet av deponi och brännbart och få fram återvinningsbara fraktioner. 2.1 Projektets målgrupp Boende, besökare och de som arbetar i staden. 2.2 Projektorganisationen Projektledare: Bo Höglund, parkingenjör, Norrmalms stadsdelsförvaltning Projektdeltagare: Parkingenjörer Magnus Björkman, Helena Åkerlindh och Representanter från Svevia och Svensk markservice. Referensgrupp: Parkmiljöavdelningen norra innerstaden 2.3 Projektavgränsning Satsningen är en fortsatt satsning på miljösmart renhållning som startade i mindre skala under föregående år och som har fallit väl ut. Solcellskomprimerande skräpkorgar (8 st) 1 st Gärdets t-banestation 2 st Londonparken 3 st Roslagsparken 2 st Balders hage Källsorteringskärl Ekorrparken Dianaparken Eriksbergsparken 3. Vilka relevanta styrdokument är projektet kopplat till (Ansökan ska ligga i linje med för sammanhanget relevanta styrdokument som stadens miljöprogram, stadens Strategi för fossilbränslefritt Stockholm etc.

10 Sida 3 (4) Ange även vilka punkter i programmen som åtgärden berör) Stadens miljöprogram: Staden ska arbeta systematiskt för att minska miljöbelastningen från verksamheternas transporter. Exempel på åtgärder för att minska transportarbetet är att bättre utnyttja potentialen med ökad lastningsgrad och ruttplanering. Stockholm stad tillsammans med olika aktörer arbetar med ett stort antal åtgärder för att fortsätta minska Stockholms utsläpp av växthusgaser. Enligt prognoser från leverantören kan minskning av transporter bli upp till 70-80% vid införande av dessa skräpkorgar Fråga 4-6:. Längst ner i dokumentet får du tips på hur du kan räkna ut minskade klimatutsläpp från energianvändning. (Fyll i under det mål/målen som är relevant för ansökan. Klimatmålet/en ska vara mätbara och det är viktigt att ha ett startmått så att totala effekter kan räknas hem. Finns inga siffror att ange så förklara varför och beskriv planen för hur utsläppseffekten och eller minskade klimatförändringar ska redovisas). 4. Utsläpp av CO2 ekv före och efter investeringen FÖRE: Klicka här för att ange text. EFTER: Klicka här för att ange text. eller 5. Förändrad beredskap för kommande klimatförändringar före och efter investeringen FÖRE: Klicka här för att ange text. EFTER: Klicka här för att ange text. 6. Andra övriga miljöeffekter före och efter investeringen FÖRE: Antal transporter EFTER: Minskade antal transporter med X%, 7. Tidplan, bilaga Inköp sopkärl med sopkomprimering, samt källsorteringskärl.demontering av befintliga skräpkorgar Utvärdering av projektet 8. Beskrivning av utgifter, ev inkomster och finansiering, bilaga 2 (Ansökan ska redovisa projektets totala klimatinvestering per år och hur projektet ska finansieras. Eventuell egen medfinansiering redovisas och extern medfinansiering redovisas i förekommande fall. Redovisa även eventuella inkomster och vad de består av. Beskrivning av utgifterna ska utformas så att tilldelning av medel kan ske årligen. Detta innebär att projekten ska kunna beskrivas i delar.) Kompletterande kommentar kan

11 Sida 4 (4) lämnas här. Klicka här för att ange text. 9. Påverkan på framtida driftkostnader (exempelvis kapitalkostnader och hyrespåverkan m m) (Av ansökan ska det framgå om och/eller hur projektet kan förväntas påverka nämndens eller annan nämnd/styrelses framtida driftutgifter/kostnader och resursförbrukning.) Framtida driftskostnader beräknas minska när arbetssättet räknas med i nya kontrakt med entreprenörerna, minskningen beror främst på grund av minskade antal transporter och en effektivisering av arbetet. 10. Sökt projektmedel (Av ansökan ska det framgå hur mycket investeringsmedel som söks för projektet samt eventuell egen och eller extern medfinansiering. Fylls även i bilaga 2) Totalt 0,5 mnkr söks för projektet Innovativitet och eller uppväxling (Ansökan får gärna visa på innovativitet och leda till att bryta gamla invanda mönster till nya och det ses med fördel om pågående åtgärder går att växla upp). Klicka här för att ange text. Övriga upplysningar Klicka här för att ange text.

12 Dnr: Bilaga 3 Sida 1 (4) ANSÖKAN OM INVESTERINGSMEDEL FÖR KLIMATÅTGÄRDER 2018 Nämnderna ska i sin ansökan redovisa projektets utformning genom att redogöra för följande punkter. Namn på projektet/åtgärden: Äldre armaturer förskolor Sökande Nämnd: Kontaktperson: Östermalms stadsdelsnämnd Hans Vesterberg Epost: Telefon: hans.vesterberg@stockholm.se Ansökan 1. Grundläggande krav A. Av ansökan ska det framgå att det aktuella projektet kännetecknas av nödvändiga åtgärder. (beskriv vilka och varför) Utbyte av armaturer ca 15 år gamla och äldre B. Ansökan ska peka på ett av klimatinvesteringens övergripande mål. Kryssa i vilket mål som är aktuellt för denna ansökan: minska de klimatpåverkande växthusgasutsläppen genom t ex energieffektivisering eller byte till förnybar energi bidra till en hög beredskap för kommande klimatförändringar genom t ex anpassning till mer extrem väderlek 2. Projektbeskrivning (mål och syfte) Ansökan ska innehålla en tydlig beskrivning av den tänkta åtgärden med övergripande mål och syfte samt tänkt organisation för genomförande. Klimatmålet ska vara mätbart och i kommande projektplan ska där redovisas ett startmått. Minska elförbrukning med ca 80 % genom utbyte av armaturer äldre än ca 15 år och på så vis minska Co2 utsläpp och klimatpåverkan. 2.1 Projektets målgrupp Verksamheter i aktuella lokaler

13 Sida 2 (4) 2.2 Projektorganisationen Förskolechefer och lokalintendent 2.3 Projektavgränsning Ca 20 kommunala förskolor 3. Vilka relevanta styrdokument är projektet kopplat till (Ansökan ska ligga i linje med för sammanhanget relevanta styrdokument som stadens miljöprogram, stadens Strategi för fossilbränslefritt Stockholm etc. Ange även vilka punkter i programmen som åtgärden berör) Stadens miljöprogram Fråga 4-6:. Längst ner i dokumentet får du tips på hur du kan räkna ut minskade klimatutsläpp från energianvändning. (Fyll i under det mål/målen som är relevant för ansökan. Klimatmålet/en ska vara mätbara och det är viktigt att ha ett startmått så att totala effekter kan räknas hem. Finns inga siffror att ange så förklara varför och beskriv planen för hur utsläppseffekten och eller minskade klimatförändringar ska redovisas). 4. Utsläpp av CO2 ekv före och efter investeringen FÖRE: Uppskattad elförbrukning av äldre armaturer ca 15 år gamla, en äldre armatur förbrukar ca 105 kwh/år och 400 st äldre armaturer ger ca kwh/år och på 20 år (livslängd) kwh, vilket motsvarar 69,72 ton CO2. EFTER: Enligt belysningsbranschen ger byte av äldre belysningsanläggningar till modern teknik lägre elförbrukning på upp till 80%. En armatur 21 kwh/år och 400 armaturer kwh/år och på 20 år , vilket motsvarar 13,944 ton CO2 eller 5. Förändrad beredskap för kommande klimatförändringar före och efter investeringen FÖRE: Successivt utbyte av äldre armaturer EFTER: Som ovan 6. Andra övriga miljöeffekter före och efter investeringen FÖRE: Hög elförbrukning EFTER: Lägre elförbrukning 7. Tidplan, bilaga 2 (Ansökan ska innehålla en övergripande tidplan per år och ska redovisa identifierade faser i projektet från start till slutredovisning. Tidplanen redovisas i bilaga 2 i tabellen Åtgärdens aktiviteter/utgiftsposter ). Kompletterande kommentar kan lämnas här. Prisuppgifter/offert början 2018 och utbyte av armaturer under Beskrivning av utgifter, ev inkomster och finansiering, bilaga 2 (Ansökan ska redovisa projektets totala klimatinvestering per år och hur projektet ska finansieras. Eventuell egen medfinansiering redovisas och extern medfinansiering redovisas i förekommande fall. Redovisa även eventuella inkomster och vad de består av. Beskrivning av utgifterna ska utformas så att tilldelning av medel kan ske årligen. Detta

14 Sida 3 (4) innebär att projekten ska kunna beskrivas i delar.) Kompletterande kommentar kan lämnas här. Förvaltningen har inhämtat uppskattad prisuppgift för nya LED armaturer. Kostnad för totalt 400 armaturer uppgår till ca :-. 9. Påverkan på framtida driftkostnader (exempelvis kapitalkostnader och hyrespåverkan m m) (Av ansökan ska det framgå om och/eller hur projektet kan förväntas påverka nämndens eller annan nämnd/styrelses framtida driftutgifter/kostnader och resursförbrukning.) Energibesparing 1 år kwh Kostnadsbesparing 1 år :- Energibesparing 20 år kwh Kostnadsbesparing 20 år :- 10. Sökt projektmedel (Av ansökan ska det framgå hur mycket investeringsmedel som bilaga 2) :- söks för projektet samt eventuell egen och eller extern medfinansiering. Fylls även i 11. Innovativitet och eller uppväxling (Ansökan får gärna visa på innovativitet och leda till att bryta gamla invanda mönster till nya och det ses med fördel om pågående åtgärder går att växla upp). Detta kan utföras i fler fastigheter som stadsdelsförvaltningen har lokaler i. Övriga upplysningar Klicka här för att ange text. Att räkna ut minskade klimatutsläpp från energianvändning, exempel: Åtgärder för el För en kilowattimme som inte används, släpps heller inte ut 83 gram CO2. Exempel: om man minskar sin elanvändning med 3500 kwh på ett år, så minskar utsläppen av CO2 med 3500 X 83 = gram CO2. Omvandla dessa till kilo = 290,5 kilo (eller 0,2905 ton) CO2 på ett år. Om livslängden för åtgärden är 15 år, blir den totala utsläppsminskningen 290,5 kilo X 15 år = 4357,5 kilo (eller 4,3575 ton) CO2.

15 Åtgärder för värme På samma sätt räknas den totala utsläppsminskningen med värdet 110 gram CO2 för en kilowattimme. Hjälp att beräkna effekterna kan fås från energicentrum på miljöförvaltningen! Sida 4 (4)

16 Dnr: Bilaga 4 Sida 1 (4) ANSÖKAN OM INVESTERINGSMEDEL FÖR KLIMATÅTGÄRDER 2018 Nämnderna ska i sin ansökan redovisa projektets utformning genom att redogöra för följande punkter. Namn på projektet/åtgärden: Äldre torkskåp förskolor Sökande Nämnd: Östermalms stadsdelsnämnd Epost: hans.vesterberg@stockholm.se Kerstin.engstrom@stockholm.se Kontaktperson: Hans Vesterberg Telefon: Ansökan 1. Grundläggande krav A. Av ansökan ska det framgå att det aktuella projektet kännetecknas av nödvändiga åtgärder. (beskriv vilka och varför) Utbyte av torkskåp äldre än 10 år B. Ansökan ska peka på ett av klimatinvesteringens övergripande mål. Kryssa i vilket mål som är aktuellt för denna ansökan: minska de klimatpåverkande växthusgasutsläppen genom t ex energieffektivisering eller byte till förnybar energi bidra till en hög beredskap för kommande klimatförändringar genom t ex anpassning till mer extrem väderlek 2. Projektbeskrivning (mål och syfte) Ansökan ska innehålla en tydlig beskrivning av den tänkta åtgärden med övergripande mål och syfte samt tänkt organisation för genomförande. Klimatmålet ska vara mätbart och i kommande projektplan ska där redovisas ett startmått. Minska elförbrukning med ca % genom utbyte av torkskåp äldre än ca 10 år och på så vis minska Co2 utsläpp och klimatpåverkan. 2.1 Projektets målgrupp

17 Sida 2 (4) Verksamheter i aktuella lokaler 2.2 Projektorganisationen Förskolechefer och lokalintendent 2.3 Projektavgränsning Ca 20 kommunala förskolor 3. Vilka relevanta styrdokument är projektet kopplat till (Ansökan ska ligga i linje med för sammanhanget relevanta styrdokument som stadens miljöprogram, stadens Strategi för fossilbränslefritt Stockholm etc. Ange även vilka punkter i programmen som åtgärden berör) Stadens miljöprogram Fråga 4-6:. Längst ner i dokumentet får du tips på hur du kan räkna ut minskade klimatutsläpp från energianvändning. (Fyll i under det mål/målen som är relevant för ansökan. Klimatmålet/en ska vara mätbara och det är viktigt att ha ett startmått så att totala effekter kan räknas hem. Finns inga siffror att ange så förklara varför och beskriv planen för hur utsläppseffekten och eller minskade klimatförändringar ska redovisas). 4. Utsläpp av CO2 ekv före och efter investeringen FÖRE: Uppskattad elförbrukning av äldre torkskåp, ett äldre torkskåp förbrukar ca 12 kwh/dag (2gg/dag & 200dgr/år) och 100 st äldre torkskåp ger ca kwh/år och på 10 år kwh, vilket motsvarar 199,2 ton CO2. EFTER: Enligt branschen ger byte av äldre torkskåp till modern teknik lägre elförbrukning på upp till ca %. Ett torkskåp 2,6 kwh/dag (2gg/dag & 200dgr/år) och 100 torkskåp 5200kWh/år och på 10 år vilket motsvarar 43,16 ton CO2 eller 5. Förändrad beredskap för kommande klimatförändringar före och efter investeringen FÖRE: Successivt utbyte av äldre torkskåp EFTER: Som ovan 6. Andra övriga miljöeffekter före och efter investeringen FÖRE: Hög elförbrukning EFTER: Lägre elförbrukning 7. Tidplan, bilaga 2 (Ansökan ska innehålla en övergripande tidplan per år och ska redovisa identifierade faser i projektet från start till slutredovisning. Tidplanen redovisas i bilaga 2 i tabellen Åtgärdens aktiviteter/utgiftsposter ). Kompletterande kommentar kan lämnas här. Utbyte av torkskåp under Beskrivning av utgifter, ev inkomster och finansiering, bilaga 2 (Ansökan ska redovisa projektets totala klimatinvestering per år och hur projektet ska finansieras. Eventuell egen medfinansiering redovisas och extern medfinansiering redovisas i förekommande fall. Redovisa även eventuella inkomster och vad de består av.

18 Sida 3 (4) Beskrivning av utgifterna ska utformas så att tilldelning av medel kan ske årligen. Detta innebär att projekten ska kunna beskrivas i delar.) Kompletterande kommentar kan lämnas här. Förvaltningen har inhämtat uppskattad prisuppgift för nya torkskåp. Kostnad för totalt 100 torkskåp uppgår till ca :-. 9. Påverkan på framtida driftkostnader (exempelvis kapitalkostnader och hyrespåverkan m m) (Av ansökan ska det framgå om och/eller hur projektet kan förväntas påverka nämndens eller annan nämnd/styrelses framtida driftutgifter/kostnader och resursförbrukning.) Energibesparing 1 år kwh Kostnadsbesparing 1 år :- Energibesparing 10 år kwh Kostnadsbesparing 10 år :- 10. Sökt projektmedel (Av ansökan ska det framgå hur mycket investeringsmedel som bilaga 2) :- söks för projektet samt eventuell egen och eller extern medfinansiering. Fylls även i 11. Innovativitet och eller uppväxling (Ansökan får gärna visa på innovativitet och leda till att bryta gamla invanda mönster till nya och det ses med fördel om pågående åtgärder går att växla upp). Kan utföras löpande enligt underhållsplan efter det stora utbytet Övriga upplysningar Klicka här för att ange text. Att räkna ut minskade klimatutsläpp från energianvändning, exempel: Åtgärder för el För en kilowattimme som inte används, släpps heller inte ut 83 gram CO2. Exempel: om man minskar sin elanvändning med 3500 kwh på ett år, så minskar utsläppen av CO2 med 3500 X 83 = gram CO2. Omvandla dessa till kilo = 290,5 kilo (eller 0,2905 ton) CO2 på ett år. Om livslängden för åtgärden är 15 år, blir den totala utsläppsminskningen

19 Sida 4 (4) 290,5 kilo X 15 år = 4357,5 kilo (eller 4,3575 ton) CO2. Åtgärder för värme På samma sätt räknas den totala utsläppsminskningen med värdet 110 gram CO2 för en kilowattimme. Hjälp att beräkna effekterna kan fås från energicentrum på miljöförvaltningen!

20 Dnr: Bilaga 5 Ansökan om budgetjustering enligt Kompletterande anvisningar för nämndernas arbete med VP Nyttan för staden Barn har rätt till en giftfri vardag i förskolan enligt KF:s budget för Det står även i budget 2018 att miljön i både förskolor och dess närområde ska vara giftfri och ge möjlighet till en aktiv utevistelse med fysisk rörelse. För att kunna säkerställa att målet uppfylls behöver arbetet ledas, drivas och stödjas. Östermalms förskolor vill vara en föregångare och förebild i att erbjuda barnen en giftfri vardag såväl ute som inne i en rik pedagogisk miljö. I samband med VP 2017 har vi lämnat ansökan om budgetjustering för kemikaliesmartförskolan för 2034 tkr och fick budgetjustering för 400 tkr. För beviljade medel kunde vi slutföra åtgärd nr 18 under nivå 2 enligt vägledning för Kemikaliesmartförskola från Kemikaliecentrum. Tidplan och varför åtgärderna är angelägna att genomföras under året. Östermalms stadsdelsförvaltning behöver resurser för att leda, stödja och utveckla arbetet för att genomföra åtgärderna för att garantera en giftfri vardag för alla barn i förskola på samtliga 35 förskoleadresser. I Östermalms stadsdel är beståndet av förskolor i huvudsak äldre och en skyndsam kartläggning av förskolornas innemiljöer behöver göras, främst kring förekomsten av pvc-golv, för att en handlingsplan för framtiden ska kunna utformas och på sikt genomföras. På Östermalm är många av förskolegårdarna små och de är utrustade med konstgjorda ytskikt och material t.ex. gräsmattor och gummiytor, vars kemiska risker behöver kartläggas. Det samma gäller lekutrustning så som gungor, rutschkanor och klätterställningar. Expertis behöver konsulteras för dessa ändamål och det bör göras inom en snar framtid. Varför ryms inte satsningen inom ordinarie budget Den ordinarie budgeten som baseras på snittantal barn ska täcka hyreskostnader som är mycket höga i Östermalms Stadsdel och ska även finansiera gemensamma administrationskostnader mm. Det är angeläget att barn och personal ges förutsättningar att nå de av kommunfullmäktige förväntade nivåerna. I den nya miljöprofilerade stadsdelen norra Djurgårdsstaden har vi haft goda förutsättningar för att skapa sunda inomhusmiljöer och giftfria pedagogiska miljöer i och med nystartade förskolor. För att få en likvärdighet inom stadsdelen Östermalm behöver övriga enheternas innemiljöer avseende golv och väggar kartläggas för att skapa en likvärdighet i Östermalms kommunala förskolor. De ovan nämnda insatserna i Norra Djurgårdstaden krävde en betydlig del av förskolornas budget som baseras på barnantalet och resultatet blev ett underskott och avveckling av Norra Djurgårdstaden som resultatenhet. Kostnaderna för insatser i de andra enheterna prognostiseras blir ännu högre eftersom skall inkludera även rivning av gamla ytor och rensning av gamla madrasser, leksaker mm.

21 Dnr: Bilaga 5 Uppskattning av kostnader. Projektledare på 50% procent kostnad 400 tkr. Nedanstående åtgärder gäller samtliga kommunala förskolor i Östermalm utom förskolor i Norra Djurgårdstaden. Skaffa kunskap om vad lekutrustningen utomhus innehåller (åtgärd 22 nivå 3) Kartläggning av utemiljö, lekutrustning och ytskikt 30 förskoleadresser: 100 h gånger 1500kr= 150 tkr Inled en dialog kring material på väggar och golv (åtgärd 21 nivå 3) Kartläggning av väggar och golv, 30 förskoleadresser: 100 h gånger 1500 kr = 150 tkr Kemikaliesmarta åtgärder för barns utevistelse: Byte av konstgjorda ytskikt (till ex konstgräs) till kemikaliesmart alternativ 500 tkr Rusta upp förskolegårdar med miljömärkt lekutrustning, ca 500 tkr Genomföra byte av gamla lekkuddar och möbler stoppade med skumgummi (åtgärd 17 nivå 2) 30 förskoleadresser gånger 30 tkr=900tkr Total summa: tkr

22 Dnr: Bilaga 6 Sida 1 (4) ANSÖKAN OM INVESTERINGSMEDEL (CM4) FÖR VATTENÅTGÄRDER 2018 Nämnderna ska i sin ansökan redovisa projektets utformning genom att redogöra för följande punkter. Namn på projektet/åtgärden: Restaurering av våtmark i Kaknäs ängar Sökande Nämnd: Östermalms stadsdelsnämnd Epost: Therese.rosen@stockholm.se Kontaktperson: Therese Rosén Telefon: Therese.rosen@stockholm.se Ansökan 1. Grundläggande krav A. Av ansökan ska det framgå att det aktuella projektet kännetecknas av nödvändiga åtgärder. (Beskriv vilka och varför) Beskrivning av platsen: öppen damm och fuktäng med soligt läge i tydligt kulturpräglat landskap med gamla ekar Mål och inriktning: En solexponerad damm med inslag av skuggade vattenpartier och med en mångfald av blommande växter. Dammen ska stärka den lokala populationen av groddjur som idag främst är koncentrerad till Isbladskärret. Utöver sin funktion som potentiell grodlokal ska dammens höga prydnadsvärde bidra till att stärka rekreationsvärden i området. Dammen bidrar främst till ökade värden för naturvärden och rekreation Utformning: area: cirka 900 kvm flack södervänd slänt med lutning på cirka 1:10/10 % slänter sås med fuktängsblandning med fokus på artrikedom och variation. B. Ansökan ska visa hur investeringen ska bidra till att stadens vattenförekomster når miljökvalitetsnormerna för ekologisk och kemisk status. (Beskriv kortfattat hur)

23 Sida 2 (4) Genom att etablera strandzoner bidrar investeringen till förbättring av dammens morfologi (utformning), vilket bidrar till att förutsättningarna för växt och djurliv i dammen, våtmarken och dess närområde förbättras. Genom skapande av s k flytande våtmark avses fågellivet gynnas. 2. Projektbeskrivning (mål och syfte) Ansökan ska innehålla en tydlig beskrivning av den tänkta åtgärden med övergripande mål och syfte samt tänkt organisation för genomförande. Åtgärden ska så långt möjligt vara mätbar och i kommande projektplan ska ett startmått redovisas. Mål Öka områdets ekologiska, biologiska, rekreativa och kulturella värden enligt målen för våtmarker i Kungliga Nationalstadsparken Dammen ska stärka den lokala populationen av groddjur som idag främst är. koncentrerad till Isbladskärret. Beskrivning av platsen: area: cirka 4700 kvm anlagd damm, kraftigt igenväxt med vass och kaveldun omgivande landskap är öppet men hotas av igenväxning fynd har gjorts av både större och mindre vattensalamander dammen ligger på platsen för en före detta skjutbana och syftet med dammens anläggande, dikets meandring och de nya promenadvägarna var att restaurera den tidigare kulturmiljön Föreslagna åtgärder: synliggör den befintliga vattenspegeln genom kraftig rensning från vass och kaveldun skapa siktlinjer genom vassruggarna och öka den visuella kontakten med vattnet genom att hålla den södra sidan av dammen fri från högre vegetation komplettering med ny och varierad vattenvegetation komplettera dammen med så kallad flytande våtmark som gynnar fågellivet 2.1 Projektets målgrupp Besökare i Nationalstadsparken, djur- och fågellivet. 2.2 Projektorganisationen Projektledare: Magdalena Möne Projektdeltagare: Parkingenjörer Magnus Björkman Referensgrupp: Parkmiljöavdelningen norra innerstaden 2.3 Projektavgränsning Restaurering av våtmark i Kaknäs 3. Vilka relevanta styrdokument är projektet kopplat till (Ansökan ska ligga i linje med för sammanhanget relevanta styrdokument som stadens miljöprogram, Handlingsplan för god vattenstatus eller ett lokalt åtgärdsprogram.

24 Sida 3 (4) Ange även vilka punkter i programmen som åtgärden berör) Miljöprogrammet Hållbar mark- och vattenanvändning Grönare Stockholms Stad Parkplan Östermalm Vård- och utvecklingsprogram för Nationalstadsparken Fråga 4-6:. (Fyll i under det mål/målen som är relevant för ansökan. Målen ska vara mätbara och det är viktigt att så långt det är möjligt ha ett startmått så att den totala effekten kan beräknas. Finns inga siffror att ange så förklara varför och beskriv planen för hur utsläppseffekten eller förbättringarna ska redovisas). 4. Kvalitativ bedömning av utsläppsminskning av fosfor, eller annat relevant ämne/ämnen, före och efter investeringen Klicka här för att ange text. eller 5. Kvalitativ förändring av fysiska livsmiljöer före och efter investeringen Ett rikare växt och djurliv. Ökade rekreativa värden 6. Kvalitativ bedömning av övriga miljöeffekter före och efter investeringen Ökad biologisk mångfald och stärkta ekosystemtjänster 7. Tidplan, bilaga 2 (Ansökan ska innehålla en övergripande tidplan per år och ska redovisa identifierade faser i projektet från start till slutredovisning. Tidplanen redovisas i bilaga X i tabellen Åtgärdens aktiviteter/utgiftsposter ). Kompletterande kommentar kan lämnas här Program, projektering, förberedande markåtgärder och restaurering 2019 Färdigställande av restaurering av våtmarken 2019 Utvärdering 8. Beskrivning av utgifter, ev inkomster och finansiering, bilaga 2 (Ansökan ska redovisa projektets totala investering per år och hur projektet ska finansieras. Eventuell egen medfinansiering redovisas och extern medfinansiering redovisas i förekommande fall. Redovisa även eventuella inkomster och vad de består av. Beskrivning av utgifterna ska utformas så att tilldelning av medel kan ske årligen. Detta innebär att projekten ska kunna beskrivas i delar.) Kompletterande kommentar kan lämnas här. Totalt 1,5 mnkr söks för projektet Ansökan om extern medfinansiering om 1,5 mnkr har lämnats in till Länsstyrelsen. Uppskattad kostnad totalt projektet: 3,0 mnkr 9. Påverkan på framtida driftkostnader (Av ansökan ska det framgå om och/eller hur projektet kan förväntas påverka nämndens eller annan nämnd/styrelses framtida driftutgifter/kostnader och resursförbrukning.)

25 Sida 4 (4) Kr/år 10. Sökt projektmedel (Av ansökan ska det framgå hur mycket investeringsmedel som söks för projektet samt eventuell egen och eller extern medfinansiering. Fylls även i bilaga 2) Totalt 750 tkr söks för projektet Ansökan om extern medfinansiering om 750 tkr har lämnats in till Länsstyrelsen. Uppskattad kostnad totalt projektet: tkr 11. Innovation och eller uppväxling (Ansökan får gärna visa på innovation och leda till att bryta gamla invanda mönster till nya och det ses med fördel om pågående åtgärder går att växla upp). Klicka här för att ange text. Övriga upplysningar Klicka här för att ange text.

26 Dnr Bilaga 7 Sida 1 (4) ANSÖKAN OM KLIMATINVESTERINGSMEDEL 2018 Nämnderna ska i sin ansökan redovisa projektets utformning genom att redogöra för följande punkter. Namn på projektet/åtgärden: Inköp av elcyklar för resor inom Östermalms stadsdelsområde Sökande Nämnd: Kontaktperson: Östermalms stadsdelsnämnd Daniel Edenborgh Epost: Telefon: daniel.edenborgh@stockholm.se Ansökan 1. Grundläggande krav A. Av ansökan ska det framgå att det aktuella projektet kännetecknas av nödvändiga åtgärder. (beskriv vilka och varför) Elcykeln är ett miljövänligt och ekonomiskt transportalternativ som har minimal negativ påverkan på miljön och klimatet. Förutom energin som används i tillverkning- och distributionsprocessen har elcyklar 1/60 mindre utsläpp av växthusgas eller skadliga partiklar än en vanlig personbil orsakat av laddningen av batteriet. Andra fördelar är att det är ett tyst transportmedel som främjar både den fysiska och mentala hälsan och som vid korta sträckor till och med minska restiderna. Stockholms stad har som ambition att vara en fossilbränslefri organisation 2030 och anser sig ha stora möjligheter att fortsätta att agera förebild och gå före i arbetet med att nå målet om fossilbränslefrihet. Samtidigt framgår det i stadens miljöprogram att biltrafiken ska minska bland annat åtgärder som främjar gång, cykel och kollektivtrafik. Inom förvaltningen finns ett starkt intresse att börja använda elcyklar för transporter av personal och material inom stadsdelsnämndområdet för att ersätta resor med andra transportmedel.

27 Sida 2 (4) B. Ansökan ska peka på ett av klimatinvesteringens övergripande mål. Kryssa i vilket mål som är aktuellt för denna ansökan: minska de klimatpåverkande växthusgasutsläppen genom t ex energieffektivisering eller byte till förnybar energi bidra till en hög beredskap för kommande klimatförändringar genom t ex anpassning till mer extrem väderlek 2. Projektbeskrivning (mål och syfte) Ansökan ska innehålla en tydlig beskrivning av den tänkta åtgärden med övergripande mål och syfte samt tänkt organisation för genomförande. Klimatmålet ska vara mätbart och i kommande projektplan ska där redovisas ett startmått. Målet är att fler transporter av personal och material mellan verksamheterna inom förskola och parklek ska göras med elcykel istället för andra transportmedel. Projektet syftar till att effektivisera transporterna, minska utsläpp, minska miljöpåverkan, förbättra personalens hälsa samt vara klimatsmarta förebilder för andra verksamheter och innevånare. 2.1 Projektets målgrupp Medarbetare inom parkleksverksamheten. 2.2 Projektorganisationen Arbetet drivs av Östermalms stadsdelsförvaltning. 2.3 Projektavgränsning Projektet avser att testa elcyklar som transportmedel inom förskola och parklek. 3. Vilka relevanta styrdokument är projektet kopplat till (Ansökan ska ligga i linje med för sammanhanget relevanta styrdokument som stadens miljöprogram, stadens Strategi för fossilbränslefritt Stockholm etc. Ange även vilka punkter i programmen som åtgärden berör) Stockholms miljöprogram , Delmål 2.1 Biltrafiken ska minska Strategi för fossilbränslefritt Stockholm 2040 Fråga 4-6:. Längst ner i dokumentet får du tips på hur du kan räkna ut minskade klimatutsläpp från energianvändning. (Fyll i under det mål/målen som är relevant för ansökan. Klimatmålet/en ska vara mätbara och det är viktigt att ha ett startmått så att totala effekter kan räknas hem. Finns inga siffror att ange så förklara varför och beskriv planen för hur utsläppseffekten och eller minskade klimatförändringar ska redovisas). 4. Utsläpp av CO2 ekv före och efter investeringen FÖRE: Transporter av personal och material sker dagligen mellan verksamheterna. Främst med privata cyklar eller kollektivtrafik men vid behov hyrs bil eller transporttjänst in. Transportbehovet varierar inom och mellan åren. Utsläppsvolymer är därför svåra att uppskatta. EFTER: Fler resor och transporter av material sker med elcyklarna istället för andra mer miljöpåverkande transportmedel. Utsläppsvolymer är svåra att uppskatta.

28 Sida 3 (4) eller 5. Förändrad beredskap för kommande klimatförändringar före och efter investeringen FÖRE: Klicka här för att ange text. EFTER: Klicka här för att ange text. 6. Andra övriga miljöeffekter före och efter investeringen FÖRE: EFTER: Uppskyltning av cyklarna medför att staden blir klimatsmarta förebilder för andra verksamheter och invånare. 7. Tidplan, bilaga 2 (Ansökan ska innehålla en övergripande tidplan per år och ska redovisa identifierade faser i projektet från start till slutredovisning. Tidplanen redovisas i bilaga 2 i tabellen Åtgärdens aktiviteter/utgiftsposter ). Kompletterande kommentar kan lämnas här. Utvärdering av modell, avrop och installation under Beskrivning av utgifter, ev inkomster och finansiering, bilaga 2 (Ansökan ska redovisa projektets totala klimatinvestering per år och hur projektet ska finansieras. Eventuell egen medfinansiering redovisas och extern medfinansiering redovisas i förekommande fall. Redovisa även eventuella inkomster och vad de består av. Beskrivning av utgifterna ska utformas så att tilldelning av medel kan ske årligen. Detta innebär att projekten ska kunna beskrivas i delar.) Kompletterande kommentar kan lämnas här. Utgifter i form av 3 elcyklar samt lås ca 20 tkr per cykel, summa 60 tkr. 9. Påverkan på framtida driftkostnader (exempelvis kapitalkostnader och hyrespåverkan m m) (Av ansökan ska det framgå om och/eller hur projektet kan förväntas påverka nämndens eller annan nämnd/styrelses framtida driftutgifter/kostnader och resursförbrukning.) Investeringen täcker inte drift och underhållskostnader för cyklarna vilket medför att investeringen ger en något ökad kostnad. Investeringen kan däremot medföra att transporttjänster eller bil inte behöver hyras in i tidigare omfattning vilket sparar kostnader. Omfattning av dessa kostnader är svåra att uppskatta. 60 tkr 10. Sökt projektmedel (Av ansökan ska det framgå hur mycket investeringsmedel som söks för projektet samt eventuell egen och eller extern medfinansiering. Fylls även i bilaga 2) 11. Innovativitet och eller uppväxling (Ansökan får gärna visa på innovativitet och leda till att bryta gamla invanda mönster till nya och det ses med fördel om pågående åtgärder går att växla upp).

29 Sida 4 (4) Förvaltningen har för avsikt att genom användandet av elcyklar också ta tillfället i akt att använda cyklarna som anslagstavla för klimatsmarta och hälsofrämjande transportmedel. Övriga upplysningar Klicka här för att ange text. Att räkna ut minskade klimatutsläpp från energianvändning, exempel: Åtgärder för el För en kilowattimme som inte används, släpps heller inte ut 66 gram CO2. Exempel: om man minskar sin elanvändning med 3500 kwh på ett år, så minskar utsläppen av CO2 med 3500 X 66 = gram CO2. Omvandla dessa till kilo = 231 kilo (eller 0,23 ton) CO2 på ett år. Om livslängden för åtgärden är 15 år, blir den totala utsläppsminskningen 231 kilo X 15 år = kilo (eller 3,465 ton) CO2. Åtgärder för värme På samma sätt räknas den totala utsläppsminskningen med värdet 95 gram CO2 för en kilowattimme. Hjälp att beräkna effekterna kan fås från Energicentrum på Miljöförvaltningen.

30 Dnr: Bilaga 8 Kompetensförsörjningsplan på 3-5 års sikt för Östermalms stadsdelsförvaltning Enligt anvisningarna för nämndernas arbete med verksamhetsplan 2018 ska nämndens kompetensförsörjningsplan biläggas verksamhetsplanen. Kommunfullmäktige har i budget 2017 gett samtliga nämnder i uppdrag att upprätta en kompetensförsörjningsplan på 3-5 års sikt. Planen är ett strategiskt dokument som beskriver det kritiska kompetensbehovet, planerade åtgärder. Bakgrund Östermalm är ett av Stockholms snabbast växande stadsdelsområden. I stadsdelsområdet bodde det cirka personer den sista december 2016 och antalet invånare beräknas öka till invånare fram till En kompetensförsörjningsplanering är central för att stadsdelsförvaltningen ska kunna levererar tjänster och god service till invånarna inom socialtjänst, förskola och äldreomsorg. Detta arbete utgår från stadens personalpolicy samt stadens kompetensförsörjningsprocess. Arbetet utgår från UBARA utveckla, behålla, attrahera, rekrytera och avveckla. Förvaltningens övergripande utmaningar De stora yrkesgrupperna i förvaltningen består av barnskötare, förskollärare, socialsekreterare, biståndshandläggare, undersköterskor, vårdbiträden och vårdare. Därutöver finns mindre yrkesgrupper såväl i verksamheterna som i den centrala administrationen. Det långsiktiga arbetet med chefsförsörjning i Staden är strategiskt viktig. Förvaltningens personalomsättning till annan förvaltning och externa avgångar utanför staden är 15 procent (se tertialrapport per augusti 2017). Utveckla Stockholms stad har satt fokus på att skapa den smarta staden där digitaliseringen bidrar till att skapa en attraktiv och hållbar plats för medborgare och företag. Digitaliseringen ökar i alla våra verksamheter men framförallt inom äldreomsorg och förskola. Förvaltningen behöver kartlägga den upplevda digitaliseringskompetensen för att anpassa och utveckla kompetensen. Under de kommande åren kommer därför arbetet med att utveckla medarbetares kompetens för att kunna tillvarata de möjligheter som digitaliseringen medför. En av satsningarna är projektet DigIT med syfte att höja den digitala kompetensen hos medarbetare inom äldreomsorg och stöd och service. Inom förskolan handlar det om att använda digitala verktyg för att utveckla barns kommunikationsförmåga. Medarbetarsamtalet är en del i den systematisk kompetensutveckling som bidrar till verksamhetens måluppfyllelse. Genom att synliggöra interna karriärvägar förbättras förutsättningarna att både behålla befintliga medarbetare och att attrahera nya medarbetare inom bristyrken. En viktig del i det arbetet är att utöka samverkan mellan enheterna och skapa förutsättningar för kollegialt lärande samt nytänkande för nya arbetssätt. I syfte att förbättra förutsättningarna av dialog och delaktighet med våra brukare/klienter/barn kommer utvecklingsinsatser för medarbetare och chefer att genomföras under planperioden ( ) vilket bör bidra till att förverkliga ett jämlikt och hållbart Stockholm. Ledarskap, medarbetarskap, kvalitet och bemötande kommer att vara hörnstenar i kommande utvecklingsinsatserna.

31 Behålla En viktig förutsättning att behålla medarbetare är att kunna erbjuda goda arbetsförhållanden och en bra arbetsmiljö. Det innebär bland annat att fortsätta det systematiska arbetsmiljöarbetet inklusive organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Det innebär att skapa delaktighet och öppenhet för nytänkande av arbetssätt samt att utgå från den enskilde medarbetarens förmåga och kompetens. Ledarskapet är viktigt för att behålla medarbetare där ett tydligt och närvarande ledarskap som ger goda förutsättningar för att medarbetares delaktighet och engagemang tillvaratas. De anställdas förutsättningar att utföra sitt arbete är viktig för kvaliteten på verksamheternas tjänster. Attrahera Attrahera genom goda exempel och ambassadörer vid såväl möten med studenter under deras verksamhetsförlagda utbildning som i dagliga möten med kollegor inom stadens verksamheter och med externa samverkansparter. Uppmärksamma de goda resultaten och lyft fram positiva exempel ur verksamheten. Arbetet med att utveckla och förbättra den organisatoriska och sociala arbetsmiljön bidrar till att medarbetarna blir goda ambassadörer för förvaltningen. Rekrytera En kvalitetssäkrad rekryteringsprocess är en förutsättning för att förse verksamheten med rätt kompetens. Det görs genom att cheferna arbetar i enlighet med stadens rekryteringsprocess och att nya chefer erbjuds utbildning i kompetensbaserad rekrytering. Det stärker även arbetet med mångfald eftersom risken för diskriminering minskar när fokus på kompetens tydliggörs. För att nya medarbetare ska komma in i arbetet på ett bra sätt och snabbare kunna bidra till verksamheten är en väl genomförd och genomtänkt introduktion viktig. Introduktionen måste ges på olika nivåer i organisationen och vara anpassad till olika grupper till exempel om man är nyutexaminerad eller ny i Stockholm stad. Avveckla Ett led i att identifiera förbättringsområden i att vara attraktiv arbetsgivare, behöver stadsdelen följa upp vad de som slutar tycker om oss som arbetsgivare. Det är därför viktigt att avgångssamtal genomförs, analyseras och att förbättringsområden identifieras. För att kunna aggregera förbättringsområden ska en kartläggning av möjligheten att genomföra en exitenkät med stöd av Lisa- självservice. Kompetensförsörjningsplan för Östermalms stadsdelsförvaltning

32 Vad ska vi uppnå? Aktivitet Hur gör vi det? Måldatum När ska det vara klart? Ansvarig (Funktion) Uppföljning / Kommentar Utveckla Rätt uppdrag för rätt kompetens Identifiera uppgifter hos socialsekreterare, biståndshandläggare och förskollärare som andra yrkesprofessioner kan utföra. Det kan handla om att växla arbetsuppgifter mellan olika funktioner, för att säkra att ovannämnda yrkesgrupper utför uppgifter som är direkt knutna till deras profession Avdelningschefer T2 VB Översyn av effektiva stödprocesser gällande stöd och styrning Kartlägga vad verksamheten är nöjda med samt vad de upplever sig ha större behov av och att tydliggöra vad centralt administrativa funktioner kan erbjuda Stadsdelsdirektören VB Säkra rätt kompetens i samband med verksamhetsövergång Inventerar befintliga kompetenser i verksamheten. Vidareutbilda medarbetare utifrån inventering Avdelningschef Äldreomsorg Fördjupad hälso- och sjukvårdskompetens för personal inom äldreomsorgen för att möta krav och behov under planperioden Fördjupade utbildningar inom hälso- och sjukvård gällande såväl undersköterska som vårdbiträde 2020 Enhetscheferna för utförare inom äldreomsorg, funktionsnedsättning T2 samt VB Specialistutbildning för sjuksköterskor- ex. Enhetschef för utförare

33 Vad ska vi uppnå? Aktivitet Hur gör vi det? Måldatum När ska det vara klart? Ansvarig (Funktion) Uppföljning / Kommentar distriktssköterska etc. inom Äldreomsorg Ett ökat fokus på kompetensutveckling för barnskötare Fokusgrupper för barnskötare kring uppdraget gällande behov av kompetensutveckling genomförs Avdelningschef VB En likvärdig förskola av hög kvalitet Förvaltningen gör en fortsatt satsning på arbetslagsledarutbildning för förskollärare Avdelningschef VB Kartlägga den digitala kompetensen inom förvaltningen. Stämma av upplevd digital kompetensnivå genom analys av tilläggsfrågor i medarbetarenkäten Samtliga avdelningschefer T2 Höja digitala kompetensen och medvetenheten hos medarbetare om hur digitala verktyg och nya tekniska lösningar kan öka kvaliteten inom funktionshinderoch äldreomsorgen. Utbilda medarbetare för att kunna använda sig av ny teknik så som DigIT Förvaltningens DigITsamordnare. VB Höja digitala kompetensen och medvetenheten hos medarbetarna om hur digitala verktyg kan stärka barnens kommunikativa förmåga Ta fram digitaliseringsstrategi för förskolornas arbete med digital kompetens tas fram. Starta upp ett digitaliseringsnätverk för förskolepersonalen Projektledare för skolplattformen VB Genomföra kompetenssatsning för förskolornas ledningssystem i digital kompetens.

34 Vad ska vi uppnå? Aktivitet Hur gör vi det? Måldatum När ska det vara klart? Ansvarig (Funktion) Uppföljning / Kommentar Behålla Interna karriärvägar för biståndshandläggare samt socialsekreterare för att behålla medarbetare inom stadsdelen Kartlägga interna karriärvägar genom workshop och låta medarbetare prova olika arbetsuppgifter Möjliggöra för medarbetare att auskultera inom förvaltningens verksamheter Avdelningschef för socialtjänst och äldreomsorg Behålla medarbetare Genomföra avslutssamtal, Respektive enhetschef VB Kartläggning av personalomsättning HR-chef VB Kartlägga möjligheten till en exitenkät till de som slutar som ska ge information till nämnden om förbättringsområden för att behålla medarbetare Utreda om det är möjligt att via Lisa självservice att skicka en automatisk enkät när det regisiterats ett avslut HR-chef VB Behålla biståndshandläggare och socialsekreterare inom socialtjänst och äldreomsorg Arbetet med handlingsplan för förbättrad arbetssituation för biståndshandläggare och socialsekreterare Enhetschef inom socialtjänsten och äldreomsorgen T2 VB Behålla barnskötare och förskollärare inom Vara delaktig i utbildningsnämnden fortsatta arbete med handlingsplanen för barnskötare och Avdelningschef inom

35 Vad ska vi uppnå? Aktivitet Hur gör vi det? Måldatum När ska det vara klart? Ansvarig (Funktion) Uppföljning / Kommentar Förskole och parklek förskollärare förskola och parklek Att vara en attraktiv arbetsgivare genom att erbjuda en god arbetsmiljö Utbildning för chefer i SAM och OSA Utveckla och förbättra den organisatoriska och social arbetsmiljön Löpande fram 2020 HR Respektive chef VB Attrahera Rätt kompetens vid en eventuell kommunalisering av hemsjukvården Identifiera utbildningsbehov samt utbilda Avdelningschef inom Äldreomsorgen Ge studenter inom bristyrken en bra praktikplats och vara en attraktiv framtida arbetsgivare. Stadsdelsförvaltningen kommer att ta emot 35 stycken studenter under deras verksamhetsförlagda utbildning Avdelningschef inom Äldreomsorg och Socialtjänst samt respektive förskolechef Identifiera morgondagens ledare I medarbetarsamtalet fånga upp och uppmuntra interna talanger att söka till stadens satsningar för framtida ledare. Löpande Respektive chef Rekrytera Säkra att rekryterande chef har goda kunskaper i kompetensbaserad rekrytering Genom att utbilda ny chefer och stödja befintliga chefer Löpande HR-chef Säkra behovet av förskollärare och Kompetensbaserad rekrytering Löpande Respektive enhetschef

36 Vad ska vi uppnå? Aktivitet Hur gör vi det? Måldatum När ska det vara klart? Ansvarig (Funktion) Uppföljning / Kommentar barnskötare Säkra behovet av distriktssjuksköterskor kompetensbasseradrekrytering 2020 Respektive enhetschef Säkra behovet av socialsekreterare och biståndshandläggare Säkra behovet av medarbetare till kommande LSS-bostäder Kompetensbaserad rekrytering Löpande Respektive enhetschef Kompetensbaserad rekrytering Löpande Respektive enhetschef Säkerställa chefsförsörjningen Löpande Respektive enhetschef Introducera Förtydligande av den förvaltningscentrala och arbetsplatsnära introduktionen Arbeta fram en rutin som säkrar respektive nivå av introduktion HR för den förvaltningscentrala Enhetschefer för den lokala Att nyutexaminerade biståndshandläggare, socialsekreterare och förskollärare får en introduktion och ökad trygghet i sin roll Enkät till nya medarbetare om hur de upplevt sin introduktion och vad de hade önskat Arbetsgrupp med metodutvecklare och andra nyckelfunktioner för utveckling av program HR Respektive avdelningschef VB Avsluta/Avveckla

37 Vad ska vi uppnå? Aktivitet Hur gör vi det? Måldatum När ska det vara klart? Ansvarig (Funktion) Uppföljning / Kommentar Varje medarbetare som slutar ska vara goda ambassadörer för Stadsdelen Varje chef genomför avslutssamtal och därigenom fånga eventuella förbättringsförslag. Respektive chef En proaktiv successionsplanering Genom ett strukturerat arbetssätt identifierar vi nyckelfunktioner samt identifiera ersättare som är redo när någon slutar. Medarbetasamtalet är ett av verktygen för att föra dialogen om framtida utveckling. Löpande Respektive chef

38 Östermalms sdf Dnr Bilaga 9 PLAN FÖR UPPHANDLING Vid frågor, kontakta Ingrid Eklund, upphandlingsenheten, finansavdelningen, stadsledningskontoret. E:post:ingrid.eklund@stockholm.se Tel: Anvisningar Kommentar Denna mall ska användas av nämnden för sammanställningen av de upphandlingar som nämnden planerar att påbörja under året. Endast upphandlingar där kontraktets sammanlagda värde är över 2 miljoner ska redovisas. Med påbörjad upphandling avses en upphandling där själva arbetet med exempelvis behovs- och marknadsanalys eller att ta fram ett förfrågningsunderlag planeras att starta under året. Med kontraktsvärde avses det sammanlagda värdet som kan komma att betalas ut enligt ett kontrakt inklusive eventuella optioner. Planerade upphandlingar Avtalsområde Beskrivning Tillagning och leverens av mat Mat för boende på Rio vård och omsorgsboende Ramavtal för parkinvesteringar Upphandling av entreprenad för genomförande av nämndens parkinversteringar Planerat Avtalsperiod (fr.o.m - t.o.m) startdatum för inkl förlängningsoptioner upphandling Uppskattat kontraktsvärde Kontraktstyp (vara/tjänst/ entreprenad) 4/1/ mnkr per år entreprenad 4/1/2018 mars mnkr per år entreprenad Kontaktuppgifter: Roger Mellroth Anvisning Redovisa nedan kontaktuppgifter till den eller de personer som utsetts till förvaltningens kontaktperson/er i frågor rörande upphandling och inköp med namn, telefonnummer och e-postadress. Upphandlings- och inköpsansvarig Roger Mellroth Upphandlings- och inköpssamordnare Monica Aspenberg

39 Östermalms stadsdelsnämnd Tjänsteutlåtande Dnr: Sid 1 (23) Handläggare Carolina Bjurling Telefon: Till Östermalms stadsdelsnämnd Plan för internkontroll med väsentlighets- och riskanalys 2018 för Östermalms stadsdelsnämnd

40 Tjänsteutlåtande Sid 2 (23) Innehållsförteckning Inledning...3 Nämndens arbete med intern kontroll...4 Nämndens internkontrollplan...7 Riskmatris... 8 Nämndens planerade uppföljning av den löpande kontrollen Alla barn i Stockholm har goda och jämlika uppväxtvillkor Stockholm är en stad med levande och trygga stadsdelar Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Stockholm är en stad som respekterar och lever upp till barnets rättigheter i enlighet med FN:s barnkonvention Stockholm är en demokratisk stad där invånarna har inflytande Offentlig upphandling utvecklar staden i hållbar riktning Väsentlighets- och riskanalys...19

41 Tjänsteutlåtande Sid 3 (23) Inledning En god intern kontroll handlar om att analysera befintliga risker samt vidta åtgärder för att minimera dessa. Intern kontroll är en process, där såväl den politiska och den professionella ledningen samt övrig personal samverkar. Arbetet med intern kontroll utformas för att med rimlig grad av säkerhet uppnå följande: Trygga stadens tillgångar. Säkerställa att lagar, föreskrifter och riktlinjer följs. Säkra att resurser används enligt beslut, att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv. Säkra en tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Skydd för förtroendevalda och anställda mot oberättigade misstankar. Det grundläggande syftet med intern kontroll är att säkerställa att lagstiftningens krav och de av fullmäktige fastställda målen uppfylls. Den interna kontrollen ska omfatta mål och strategier, styrning och uppföljning samt skydd av tillgångar. Inom dessa områden ska det finnas inbyggda uppföljnings- och kontrollsystem som säkrar en effektiv förvaltning och förebygger allvarliga fel eller förluster. Nämndens ansvar för den interna kontrollen är styrt via kommunallagens 6 kap 7. Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detta gäller även när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av kommunallagen 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Det innebär att varje nämnd ansvarar för att utforma och organisera den interna kontrollen och finna effektiva system för uppföljning. Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för den interna kontrollen inom staden. Revisorernas uppgift är enligt kommunallagen 9 kap. 9 att pröva om bl.a. den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig. Stadsledningskontoret utfärdar anvisningar för tillämpningen av följande regler i samråd med revisionskontoret.

42 Nämndens arbete med intern kontroll Tjänsteutlåtande Sid 4 (23) Nämndens internkontrollarbete ska bestå av tre delar. Nämnden ska ha fastställt ett aktuellt system för internkontroll, årligen genomföra en väsentlighets- och riskanalys (VoR) samt utifrån denna fastställa en internkontrollplan. Systemet för internkontroll ska ses över årligen och vid behov revideras. Väsentlighets- och riskanalysen genomförs i flera steg. Nämnden ska identifiera de viktigaste processerna/arbetssätten för att uppnå kommunfullmäktiges mål för verksamhetsområdena. Nämnden ska i arbetet beakta lagstiftning och verksamhetens uppdrag. Utifrån arbetssätten ska oönskade händelser identifieras. Dessa ska värderas (1-5) utifrån vilka konsekvenserna blir om händelsen inträffar samt hur sannolikt det är att händelserna inträffar. Utifrån riskvärdet beslutas om den oönskade händelsen/risken ska hanteras i internkontrollplanen. I internkontrollplanen planerar nämnden hur de löpande kontrollerna/arbetssätten ska följas upp. Internkontrollplanen fastställs i samband med verksamhetsplanen och följs upp i samband med verksamhetsberättelsen. Nämndens organisation för den interna kontrollen Stadsdelsnämnden Nämnden ska årligen fastställa en internkontrollplan som syftar till att följa upp att det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom nämndens verksamhetsområde. Till nämnden framläggs ett förslag till internkontrollplan baserad på en väsentlighets- och riskanalys. Internkontrollplanen innehåller områden/rutiner som ska granskas särskilt under verksamhetsåret för att säkerställa att mål uppnås, att regelverk efterlevs och fastlagda kontroller genomförs. Nämnden ska försäkra sig om att granskningarna enligt internkontrollplanen genomförs och vid behov vidta åtgärder som säkerställer att den interna kontrollen är tillräcklig. Vid misstanke om brott av förmögenhetsrättslig och eller förtroendeskadlig karaktär ska nämnden utan oskäligt dröjsmål vidta åtgärder. Stadsdelsdirektören Stadsdelsdirektören ansvarar för att en väsentlighets- och riskanalys genomförs och dokumenteras, samt för att med denna som underlag upprätta förslag till internt kontrollsystem. Stadsdelsdirektören ska rapportera till nämnden hur internkontrollplanen genomförs, hur den interna kontrollen fungerar samt föreslå nämnden nödvändiga åtgärder för att säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig. Stadsdelsdirektör ska omgående informera nämnden om det hos förvaltningen upptäcks brister i internkontrollen, och även revisionskontoret, om det hos förvaltningen uppdagas förhållanden som medför misstanke om brott av förmögenhetsrättslig och eller förtroendeskadlig karaktär. Avdelningschef Avdelningschefen har ansvar för den löpande interna kontrollen inom sin verksamhet. Det innebär att bl.a. att bygga in kontroller i

43 Tjänsteutlåtande Sid 5 (23) handläggningsrutiner för att säkerställa att lagar och förordningar, kommuncentrala regler och anvisningar samt nämndens/förvaltningens beslut och direktiv följs upp och är kända. Avdelningschefen ska försäkra sig om att den löpande interna kontrollen är tillräcklig och vid behov vidta åtgärder. I uppgifterna ingår bl.a. att svara för att personalen arbetar mot de mål och de resultat som är beslutade och att arbetsmetoder och arbetsrutiner överensstämmer med kravet på en god intern kontroll. Avdelningschefen ska årligen ta fram underlag till en risk- och väsentlighetsanalys inom sitt verksamhetsområde, vidta åtgärder vid avvikelser i den löpande interna kontrollen och rapportera till stadsdelsdirektören. Verksamhetschef/Enhetschef Verksamhetschefen/enhetschefen har ansvar för den interna kontrollen inom sin verksamhet. Det innebär att bygga in kontroller i sina handläggningsrutiner för att säkerställa att lagar och förordningar, stadens regler och anvisningar samt nämndens/förvaltningens beslut och direktiv följs upp och är kända. Verksamhetschefen/enhetschefen ska försäkra sig om att den löpande interna kontrollen är tillräcklig och vid behov vidta åtgärder. I uppgifterna ingår bl.a. att svara för att enhetens personal arbetar mot de mål och de resultat som är avsedda och att arbetsmetoder och arbetsrutiner överensstämmer med kravet på en god intern kontroll liksom för att en god intern kontroll upprätthålls. Verksamhetschefen/enhetschefen ska vara avdelningschefen behjälplig i upprättandet av underlag till en väsentlighets- och riskanalys inom verksamhetsområdet. Verksamhetschef/enhetschef har också i ansvar att vidta åtgärder vid avvikelser i den löpande interna kontrollen och rapportera till avdelningschefen. Medarbetarna Samtliga anställda är skyldiga att följa de regler och rutiner som gäller för verksamheten för att uppnå en säker och effektiv verksamhet. Alla medarbetare har skyldighet att rapportera avvikelser till närmast överordnad chef. Internrevisor/kvalitetschef På uppdrag av stadsdelsdirektören sammanställer förvaltningens kvalitetschef avdelningarnas väsentlighets- och riskanalyser. Sammanställningen används som underlag när förslaget till internkontrollplanen tas fram. De beslutade kontrollerna genomförs enligt internkontrollplanen, granskningarna kan utföras av olika nyckelfunktioner. Kvalitetschefen ska ha tillgång till alla uppgifter från granskningarna och sammanställer en rapport som lämnas till stadsdelsdirektören. Kvalitetschefen har en rådgivande funktion inom förvaltningen. Beslut om åtgärder fattas av berörd chef och/eller stadsdelsdirektör. Verksamheternas interna kontroll Det primära syftet med den löpande interna kontrollen är att chefen kan försäkra sig om att gällande lagar, regler och riktlinjer följs samt att

44 Tjänsteutlåtande Sid 6 (23) säkerställa att målen för verksamheten uppnås. Kontrollerna syftar också till att säkra att resurserna utnyttjas på bästa sätt samt skydda medarbetare mot misstankar och oegentligheter. Kontrollen ska ses som ett hjälpmedel i styrningen och integreras i den ordinarie verksamheten. Det är chefens ansvar att utarbeta en internkontrollplan för den egna verksamheten, baserad på en väsentlighets- och riskanalys, samt att dokumentera kontroller som visar att den egna organisationen följer de föreskrifter som gäller för verksamheten. Kartläggning och analys av risker I enheternas uppdrag ingår att diskutera vilka risker som finns för att lagar, regler och riktlinjer inte följs, samt mål för verksamheten inte uppnås, inom den egna verksamheten. Exempel på risker kan vara att obehörig personal delar ut fel medicin, att gällande dokumentationsregler inte följs eller att förskolebarn skadas eller försvinner vid lek. Enheternas väsenlighets- och riskanalyser görs i samband med verksamhetsplaneringen, som i sin tur baseras på nämndens verksamhetsplan och utgår från nämndens årliga plan för den interna kontrollen. Riskbedömning För varje risk eller oönskad händelse bedöms sannolikheten att risken infinner sig alternativt händelsen inträffar, därefter sker en värdering av hur allvarlig konsekvensen skulle vara för verksamheten. Den interna kontrollen ska inriktas på att förebygga oönskade händelser och minimera risker av olika slag. Oönskade händelser som har ett högt riskvärde, dvs. produkten av sannolikheten (skala 1-5) och konsekvensen (skala 1-5), ska åtgärdas. Identifiering av åtgärder och vilka kontrollområden som är särskilt viktiga att kontrollera. En avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta måste göras. De fördelar som uppnås tack vare utökade kontroller och åtgärder, kan annars förtas av kostnaden för att utföra kontrollerna. När en väsentlighets- och riskanalys genomförts, och lämpliga kontrollområden och åtgärder har identifierats, ska en plan för genomförande av kontrollerna upprättas. Det är viktigt att planeringen av den interna kontrollen ingår i den årliga verksamhetsplaneringen. Varje chef ansvarar för denna planering, samt för att kontrollerna genomförs och dokumenteras. Eventuella brister som behöver rättas till ska noteras särskilt. Uppföljning och kontroll av privat- och entreprenaddriven kommunal verksamhet Systematisk verksamhetsuppföljning är viktigt för att säkra att beställda insatser genomförs och håller utlovad kvalitet. Kommunfullmäktige har beslutat om en gemensam uppföljningsmodell för vård- och omsorgsboende, dagverksamhet, hemtjänst, ledsagning och avlösning. Uppföljningen omfattar alla driftsformer dvs. entreprenörer, privata utförare enligt ramavtal och kundvalssystem samt utförare i egen regi. Alla verksamheter som är belägna inom nämndens område och de verksamheter inom ramavtal som Östermalm har uppföljningsansvar för, följs upp varje år. I verksamhetsplanen, under rubriken Kvalitetsarbete, beskrivs nämndens planerade uppföljningar inom socialtjänst och äldreomsorg 2018 närmare. Inom området parkmiljö följs entreprenörer upp genom t ex månadsvisa byggmöten med entreprenör, granskning av dagböcker samt genomgång av ärenden från Tyck till-appen.

45 Nämndens internkontrollplan Tjänsteutlåtande Sid 7 (23)

46 Sannolikhet Tjänsteutlåtande Sid 8 (23) Riskmatris 5 Kritisk Medium Låg 6 8 Sannolikhet Konsekvens Mycket sannolikt Mycket allvarlig 4 Sannolikt Allvarlig 3 Möjlig Kännbar 2 Mindre sannolikt Lindrig 1 Osannolikt Försumbar Konsekvens Kritisk Medium Totalt: 11

47 Tjänsteutlåtande Sid 9 (23) Process Nr Oönskad händelse Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Åtgärd Barnsäkerhet i förskola och parklekar 1 Barn eller personal skadar sig allvarligt Krisberedskap 2 Verksamheten har inte beredskap att hantera olyckor, kris- och katastrofsituationer. Systematiskt brandskyddsarbete Trygg och rättssäker äldreomsorg 3 Brukare, personal eller lokaler kommer till skada. 4 Informationsöverföringen mellan Trygghetsjouren och stadsdelen är undermålig. Redovisning 5 Den korrekta momstypen dras inte av vid betalning. För mycket eller för litet moms dras av Lönehantering 6 Lön betalas inte ut alt. fel lön betalas ut. Löneskulder uppstår. 2.Mindre sannolikt 4.Allvarlig 8 Återkommande utbildningar 3.Möjlig 5.Mycket allvarlig 15 Uppdatering, revidering krisledningsplan, rutiner och checklistor 2.Mindre sannolikt 5.Mycket allvarlig 10 Uppföljning av SBA på enhetsnivå samt utrymningsövningar. 3.Möjlig 4.Allvarlig 12 Uppföljning av avvikelser. 3.Möjlig 2.Lindrig 6 Momskontroll främst bidragsmoms. Justering och information till berörda. 4.Sannolikt 3.Kännbar 12 Implementera hanteringsordning för intern kontroll av lönehandläggning Barnrättsperspektiv 7 Barns behov beaktas inte. 3.Möjlig 3.Kännbar 9 Uppföljning av rutiner, enhetens egenkontroll IT- och informationssäkerhet 8 Uteblivna eller försenade behörigheter leder till att personal inte kan utföra sitt jobb. Kontrollmiljö: Identifiering av förtroendeskadliga poster 9 Deltagarförteckning och syfte lämnas inte in vid representation Offentlighet och sekretess 10 Brister i insamling och hantering av personuppgifter som leder till att personuppgifter blir tillgängliga för obehöriga. 4.Sannolikt 3.Kännbar 12 Checklista för chefers introduktion av nyanställda fastställs, rutinbeskrivningar tas fram inkl. beskrivning av vem som sköter intern behörighetsadministration i de fall behörigheter inte beställs centralt (i serviceportalen). 3.Möjlig 4.Allvarlig 12 Uppföljning och information, riktade åtgärder mot de som inte följer gällande regelverk. 3.Möjlig 3.Kännbar 9 Inventering av behandling och laglig grund för personuppgifter, utarbetande av rutiner för gallring av personuppgifter samt utbildning för anställda.

48 Tjänsteutlåtande Sid 10 (23) Process Nr Oönskad händelse Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Åtgärd Upphandling och inköp 11 Köp utanför avtal 3.Möjlig 3.Kännbar 9 Uppföljning av avtalstrohet

49 Tjänsteutlåtande Sid 11 (23) Nämndens planerade uppföljning av den löpande kontrollen 1.1 Alla barn i Stockholm har goda och jämlika uppväxtvillkor Process: Barnsäkerhet i förskola och parklekar Arbetssätt: HLR Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Barn eller personal skadar sig allvarligt Granskning av att återkommande utbildningar genomförs som en del av enheternas systematiska säkerhetsarbete. Stickprovskontroll Eva Broström

50 Tjänsteutlåtande Sid 12 (23) 1.3 Stockholm är en stad med levande och trygga stadsdelar Process: Krisberedskap Arbetssätt: Arbete utifrån krisledningsplan Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Krisledningsövning Verksamheten har inte beredskap att hantera olyckor, kris- och katastrofsituationer. Kontroller av krisberedskap Uppföljning av krisberedskap samt att personer som ingår i krisorganisationen alltid går att nå. Utvärdering av krisövning. Said Kanni Process: Systematiskt brandskyddsarbete Arbetssätt: Följa stadens riktlinjer för systematiskt brandskyddsarbete Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Kontroll av brandskydd Brukare, personal eller lokaler kommer till skada.

51 Tjänsteutlåtande Sid 13 (23) Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Kontroll av verksamheternas systematiska brandskyddsarbete Löpande stickprovskontroller Said Kanni 1.7 Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet Process: Trygg och rättssäker äldreomsorg Arbetssätt: Informationsöverföringen mellan stadsdelen och Trygghetsjouren. Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Informationsöverföringen mellan Trygghetsjouren och stadsdelen är undermålig. Hantering av ärenderapport från Stockholms trygghetsjour. Avvikelser från trygghetsjouren ska kontinuerligt tas upp av enhetschef på APT-möten. Enheten planerar införa ett samverkansforum med berörda personer från trygghetsjouren, en till två tillfällen per termin. Kontroll att rutinen efterlevs. Helena Gräntz

52 Tjänsteutlåtande Sid 14 (23) 3.5 Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Process: Redovisning Arbetssätt: Momskontroll Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Internkontroll av moms Den korrekta momstypen dras inte av vid betalning. För mycket eller för litet moms dras av Kontroll samt korrigering av moms Kontroll av s.k. bidragsmoms samt att moms dras vid användning av First Card. Momskontroll genomförs med hjälp av en rapport i Agresso tl014 Catharina Sandén 4.2 Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Process: Lönehantering Arbetssätt: Beslutsattesterande chefer skriver ut och signerar lönelistan samt känner till nämndens rutiner avseende kontroll av lön. Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Lön betalas inte ut alt. fel lön betalas ut. Löneskulder uppstår.

53 Tjänsteutlåtande Sid 15 (23) Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Implementering av hanteringsordning för intern kontroll av lönehantering Kontroll av de olika momenten i anställnings- och löneutbetalningsprocessen genomförs. Stickprov och periodiserade kontroller Jessica Alfredsson 4.4 Stockholm är en stad som respekterar och lever upp till barnets rättigheter i enlighet med FN:s barnkonvention Process: Barnrättsperspektiv Arbetssätt: Barnrättsperspektivet ska uppmärksammas när föräldrar och vårdnadshavare aktualiseras inom socialtjänsten. Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Barns behov beaktas inte. Barnrättsperspektivet ska dokumenteras i ärenden där barn eller vårdnadshavare berörs. Aktgranskning Enheternas egenkontroll följs upp i form av stickprov Jan Rönnberg

54 Tjänsteutlåtande Sid 16 (23) 4.7 Stockholm är en demokratisk stad där invånarna har inflytande Process: IT- och informationssäkerhet Arbetssätt: Behörighetstilldelning och introduktion/utbildning i system Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Uteblivna eller försenade behörigheter leder till att personal inte kan utföra sitt jobb. Checklista för introduktion av nyanställda inkl. rutin för behörighetstilldelning Uppföljning av att checklista beslutas och kommuniceras till alla berörda. Uppföljning av att beslut fattas i förvaltningsledningen samt att ny checklista med tillhörande rutin tillställs alla berörda (ska finnas tillgängligt på samarbetsyta bl.a.). Carolina Bjurling Process: Kontrollmiljö: Identifiering av förtroendeskadliga poster Arbetssätt: Intern och extern representation sker enligt stadens regelverk och redovisas korrekt Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Deltagarförteckning och syfte lämnas inte in vid representation

55 Tjänsteutlåtande Sid 17 (23) Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Kontroll av förtroendeskapande poster Granskning av konton avseende; kurser och utbildningar, konferenser, personalrepresentation, resekostnader och hotell och logi. Stickprovskontroller Catharina Sandén Process: Offentlighet och sekretess Arbetssätt: Efterlevnad av hantering av personuppgifter utifrån dataskyddsförordningen. Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Brister i insamling och hantering av personuppgifter som leder till att personuppgifter blir tillgängliga för obehöriga. Hantering av personuppgifter Ny personuppgiftslagstiftning kommer under året som kräver en uppdatering av regler och rutiner utifrån dataskyddsförordningen. Kontroll av att utbildning sker samt att regler och rutiner uppdateras. Carolina Bjurling

56 Tjänsteutlåtande Sid 18 (23) 4.8 Offentlig upphandling utvecklar staden i hållbar riktning Process: Upphandling och inköp Arbetssätt: Anskaffning av varor och tjänster följer stadens upphandlingspolicy Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Beskrivning av uppföljning / kontroll Metod för uppföljning / kontroll Ansvarig Köp utanför avtal Uppföljning av avtalstrohet Kontroll utifrån ett urval av konton Stickprovskontroll Roger Mellroth

57 Tjänsteutlåtande Sid 19 (23) Väsentlighets- och riskanalys Process Arbetssätt Oönskad händelse Riskvärde Åtgärd Barnsäkerhet i förskola och parklekar Köhantering inom förskoleverksamheten Orosanmälan inom förskola och parklek Beslut om insatser inom socialtjänsten LSS-boenden Markarbeten på parkmark Säkerhetskontroll av lekplatser och lekutrustning Trädvård Egenvård Kö och placering sker enligt regelverk Rutin för sommarförskola Barn som har rätt till egenvård på förskolan får inte medicin 8 Uppföljning av rutin för egenvård Regelverket följs inte 4 En rutin för egenkontroll avseende tillämpning av stadens regelverk för köhanteringen inom förskolan tas fram. Bristande kontinuitet, barn riskerar att få byta förskola flera gånger. 9 En rutin för förskolornas placering av barn under sommarmånaderna tas fram. Akutmatris för förskolan tillämpas Orosanmälan görs inte. 12 Uppföljning av att akutmatris tillämpas Beställning av insats. Beslutad insats verkställs inte. 9 Uppföljning av rapportering, ej verkställda beslut till IVO God hygiensk standard inom LSSboenden Goda hemförhållanden inom LSSboende Entreprenören utför grävarbeten i marken vid allt från större parkinvesteringsprojekt till mindre kompletteringsarbeten. Genom okulära besiktningar Inventering, åtgärdsplan samt beskärning, nedtagning och nyplantering av träd Basala hygienrutiner brister 9 Uppföljning av egenkontroll Brukare försvinner från LSSboende Skade- och brandrisk om elfel uppstår på grund av grävarbeten. Säkerhetsbrist uppstår mellan säkerhetsbesiktningarna Träd och grenar kan falla ner och orsaka skador Uppföljning av parkentreprenader Platsbesök Avtalen följs inte, renhållning och skötsel av parker och grönområden blir eftersatt. 12 Uppföljning av säkerhetsrutiner 10 Entreprenören ska begära ut ledningskartor ur samlingskartan från trafikkontoret vid samtliga grävningsarbeten. Att detta har gjorts kontrolleras på byggmöten och kravställs i upphandling. 12 Framtagande av rutinbeskrivning för kontroll av entreprenören 12 Kontroll att rutinbeskrivning för inventering, åtgärdsplaner och trädvård följs. 9 Kontrollera att framtagen rutinbeskrivning för uppföljning av parkentreprenader följs.

58 Tjänsteutlåtande Sid 20 (23) Process Arbetssätt Oönskad händelse Riskvärde Åtgärd Vattenprovtagning av plaskdamm Bevaka att nämndens behov av verksamheter och parker kommer med tidigt i stadsplaneringen. Trygg och rättssäker äldreomsorg Vattenkvalitén kontrolleras av upphandlad konsult Deltagande i tidig planering tillsammans med sbk, explo och tk. Vattnet blir otjänligt mellan provtagningstillfällena Brist på park, förskola, servicebostäder och äldreboende uppstår vid nybyggnation. 12 Kontrollera att framtagen rutinbeskrivning för uppföljning av upphandlad konsult för vattenprovtagning följs. 8 I regelbundna mötesforum föra dialog med berörda verksamheter inom stadsdelsförvaltningen för att säkerställa att rätt behov av verksamheter framförs i tidigt skede till stadsbyggnadskontoret, exploateringskontoret och trafikkontoret. Anmälan Lex Maria Anmälan görs inte 8 Säkerställ att rutiner är uppdaterade och kända. Anmälan Lex Sarah Anmälan görs inte 8 Säkerställ att rutiner är uppdaterade och kända. Avtalsuppföljning Ramtid Regelbundna avstämningsmöten mellan beställare och utförare inom hemtjänsten Rättssäker och likvärdig biståndsbedömning. Schemaläggning inom hemtjänst/ Vård och Omsorgsboende Entreprenör levererar inte verksamhet enligt avtal. Risk för otydliga beställningar vilket försvårar arbetet med att ta fram genomförandeplaner. Uteblivna avstämningsmöten kan resultera i omvårdnadsinsatser som inte motsvarar brukarens behov. Biståndsbedömningen är inte likvärdig med övriga staden. 6 Kontinuerlig uppföljning av entreprenaders verksamhet utifrån lagar och gällande avtal. Precisera vilka sanktioner som drabbar utförare som inte lever upp till avtal. 9 Stickprovsvisa kontroller av utförda beställningar. 9 Kontroll av antal möten som beställare och utförare genomför under en bestämd tidsperiod. 9 Vidareutveckla befintlig redovisningsrutin för att följa upp och rapportera avslag till vårdoch omsorgsboende. Schemaläggning fungerar inte. 9 Uppföljning av användning av system för schemaläggning

59 Tjänsteutlåtande Sid 21 (23) Process Arbetssätt Oönskad händelse Riskvärde Åtgärd Försörjningsstöd Kvalitetsutveckling och lärande organisation Redovisning Samverkan och systematiskt arbetsmiljöarbete Rutiner för att hantera och förebygga hot och våld. Säkra rutiner för handhavande av enskild brukares privata medel Rutin för uppföljning av bankkontonummer vid utbetalning av försörjningsstöd. Information om gällande styrdokument, regler och riktlinjer finns tillgängliga för alla medarbetare. Kontinuerliga förbättringar av nämndens system för intern kontroll. Respektive verksamhet säkerställer att de endast betalar för hårdvara/konton/system som är aktuella Arbetsgivaren ansvarar för arbetsmiljön och ska se till att kraven i arbetsmiljölag, förordningar och föreskrifter uppfylls. Alla verksamheter har kännedom om och följer förvaltningens/enhetens rutiner för att förebygga, hantera och följa upp incidenter och händelser Risk för bristande redovisning samt stöld Utbetalning av försörjningsstöd går till fel person Information finns men berörda medarbetare/chefer hittar den inte, vet inte var de ska leta. Resultat och erfarenheter från interna kontroller tillvaratas inte/kontroller och rutiner utvecklas inte. Betalar för hårdvara/konton/system som inte längre används. IT- och informationssäkerhet Behörighet till SLL IT-system Informationssäkerheten brister/obehörig får åtkomst 8 Säkerställ att rutiner är uppdaterade och kända. Uppföljning av tillämpning av befintliga rutiner 8 Uppföljning och kontroll av att befintlig rutin efterlevs. 9 Projekt för utveckling av förvaltningens samarbetsyta och användningen av gemensamma gruppdiskar. 6 Fortsatta utbildningsinsatser om intern kontroll Uppföljning av interna kontroller tidigareläggs, så att dessa kan utgöra underlag i arbetet med VP Kartläggning och koppla aktuella användare/hårdvara/konto till KST (ägarbyten måste ske reglerat/kontrollerat). Informera förvaltningens chefer om hur de ska använda GSIT-kollen. Brister i arbetsmiljön åtgärdas inte 12 Uppföljning av skyddsronder genomförs i samtliga verksamheter. Säkerhetsrutiner följs inte. 12 Uppföljning av enheternas förebyggande arbete mot hot och våld. 9 Uppföljning av efterlevnad av den rutin som togs fram Löpande påminnelser, kontroller och borttagning av användare.

60 Tjänsteutlåtande Sid 22 (23) Process Arbetssätt Oönskad händelse Riskvärde Åtgärd Behörighetshantering för verksamhetssystem (ändringar och avslut) Åtkomst till sociala systemet (information och personuppgifter) efter att medarbetare slutat. 9 Uppföljning av befintlig rutin. Löpande påminnelser, kontroller och borttagning av användare. (Parainn: gäller både egen regi och externa utförare.) Dokumentation inom socialtjänst och äldreomsorg sker i enlighet med stadens riktlinjer Dokumentationen följer inte lagar och riktlinjer. 9 Socialtjänst: Enhetens egenkontroll, t..ex. aktgranskning. ÄO: Egenkontroll för att säkra dokumentationens kvalitet. Säkerhetsmedveten hantering av mejl, sms och telefonsamtal Hackare, intrångsförsök, överbelastningsattacker via spam med länkar, bluffsamtal m.m. 9 Påminnelser till alla användare om att det är viktigt att även enskilda medarbetare agerar säkerhetsmedvetet, genom att till exempel inte klicka på länkar i e- post från misstänkta avsändare, genom att välja starka lösenord och genom att aldrig lämna ut sina inloggningsuppgifter på uppmaning. Kontrollmiljö: Identifiering av förtroendeskadliga poster Kontokortsinnehavare följer rutiner för inköpskort Regler och riktlinjer för inköp följs inte 9 Uppföljning och information, riktade åtgärder mot de som inte följer regelverket. Offentlighet och sekretess Arkivering och gallring sker í enlighet med hanteringsanvisningar Handlingar som ska bevaras arkiveras inte. Uppgifter som ska gallras, gallras inte. 9 Arkivorganisationen ses över och arkivredogörare utses. Information om hanteringsanvisningar. Skydd av känsliga och integritetskränkande uppgifter, vid kopiering och utskrift. Dokument med känsliga och integritetskränkande uppgifter ligger synliga och tillgängliga för obehöriga 9 Information och rutinbeskrivning ang. säker utskrift. Komplettera befintlig med beskrivning (lägg till att det är viktigt att kontrollera vilka skrivare som är inställda på verksamhetens datorer). Synpunkts- och klagomålshantering Inkomna synpunkter i form av klagomål, men även idéer och beröm, besvaras enligt särskild rutin och åtgärdas ev. Klagomål, beröm och idéer observeras inte, besvaras eller åtgärdas inte. 9 Uppdatera rutiner och riktlinjer för hantering av klagomål och synpunkter.

61 Tjänsteutlåtande Sid 23 (23) Process Arbetssätt Oönskad händelse Riskvärde Åtgärd Tjänstemannabeslut Beslutsordningen följer delegationsordningen och delegationsbeslut anmäls till nämnd/socialdelegation. Beslut fattas av felaktig instans och följer inte kommunallagens krav på anmälan. 6 Stickprovskontroller gällande nämnd, månadsvisa kontroller inför sociala delegationen.