ÅRSRAPPORT Trafiknämnden

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2016 Trafiknämnden

2

3 LANDSTINGSREVISORERNA REVISIONSKONTORET STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING DATUM RK Sammanfattning Trafiknämnden I den årliga revisionen prövas om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Bedömning för år 2016 Tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Otillfredsställande Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Tillräcklig Inte helt tillräcklig Otillräcklig Intern styrning och kontroll Rättvisande Inte rättvisande Räkenskaper Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Det ekonomiska resultatet uppgår till 160 mnkr, vilket är 160 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts för året. För att nå en ekonomi i balans på längre sikt behöver nämnden vidta mer långsiktiga åtgärder och stärka kontrollen över investeringsvolymerna, men också genomföra effektiviseringar i verksamheten. Planerade investeringar och därmed ökade driftskostnader kommer under de närmaste åren att innebära stora utmaningar såväl för trafikorganisationen som för landstingets ekonomi. Fullmäktiges övriga mål har i huvudsak uppnåtts. Revisionen anser, liksom tidigare framförts, att nämnden bör utveckla indikatorerna till fullmäktiges mål inte minst för målet tillgänglig och sammanhållen region. Det är också revisionens mening att valda målnivåer för indikatorer bör kommenteras utifrån vald ambitionsnivå och möjligheterna att långsiktigt uppnå fastställda mål. Nämnden behöver också utveckla uppföljning och analys av produktiviteten. Nämnden arbetar med fullmäktiges uppdrag. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget som tillfredsställande. Bedömningen är oförändrad jämfört med Intern styrning och kontroll I revisionens årsrapport 2015 för trafiknämnden inklusive SL och Waxholmsbolaget konstaterades att den interna styrningen och kontrollen inte var helt tillräcklig, men att förbättringsarbeten pågick. I delrapporten 2016 redovisade revisionen behov av ytterligare förbättringsinsatser framförallt när det gäller åtgärder som långsiktigt ger förutsättningar för en ekonomi i balans, att kapaciteten inom biljettsystemet kan tryggas på medellång och lång sikt samt att nämnden tar ställning till hanteringen av väsentliga risker och prioriteringar inom och mellan investeringsprogrammen. För

4 LANDSTINGSREVISORERNA REVISIONSKONTORET STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING DATUM biljettsystemet framkom i delåret också behov av omedelbara åtgärder för att säkra framtagandet av nämndens årsbokslut och införandet av enhetstaxa vid årsskiftet. Nämnden har under året utvecklat den interna styrningen och kontrollen inom flera av de områden som revisionen tidigare bedömt inte vara tillräckliga. Rekommendationer kopplade till internkontrollplanen, finanspolicyn, bokslutsprocessen samt resor och representation bedöms nu vara uppfyllda. Revisionen ser också positivt på nämndens omfattande utvecklingsarbete kring förbättrade rutiner och systemstöd för den löpande ekonomi- och verksamhetsstyrningen. Sedan revisionens delrapport hösten 2016 har betydande insatser gjorts för att säkra biljettsystemets kapacitet i samband med införandet av ny taxa. Även brister i kontrollerna av intäktsredovisningen från biljettsystemet har hanterats även om det fortfarande återstår arbete med att utreda avvikelser, åtgärda fel och dokumentera rutiner och kontroller. På medellång och lång sikt bedöms biljettsystemets löpande drift och utveckling fortsatt vara en utmaning som måste hanteras. Trafiknämnden bör efterfråga ekonomiska analyser på längre sikt som visar hur nämnden kan säkerställa en långsiktig kostnadsökningstakt i linje med fullmäktiges budget. Det gäller effektivisering av verksamheten på längre sikt och att löpande följa upp att utvecklingen går i en långsiktigt hållbar riktning. Även ambitionsnivån i investeringsverksamheten behöver ses över genom att beredning av investeringsbeslut och prioritering mellan investeringar görs utifrån en transparent och samlad långsiktig analys av investeringsverksamheten och dess driftkonsekvenser. Revisionen har i delrapport 2016 rekommenderat nämnden att löpande efterfråga information om investeringsprogrammens utveckling med bedömning av totala utgifter, sluttid och eventuella avvikelser i utförandet. Revisionen bedömer att redovisningen av nämndens investeringsverksamhet, både i planerings- och uppföljningssammanhang, behöver få en mer stringent utformning med tydligare fokus på avvikelser i de kommentarer som lämnas. Revisionen har granskat styrningen av de stora infrastrukturprogrammen som t.ex. Röda linjens uppgradering, Roslagsbanan och Pendeltåg. Granskningen visar behov av att precisera gemensamma riktlinjer för programmens styrning och behov av att säkerställa hanteringen av löpande beslut i programmen, t.ex. beslut om ändrings- respektive tilläggsbeställningar, och hur dessa dokumenteras. Rapporteringen av projekt som ingår i program är bristfällig och behöver därför stärkas för att möjliggöra styrningen av fleråriga investeringar som omfattar flera miljarder per program. Revisionens granskning av nämndens reinvesteringsverksamhet visar ett pågående utvecklingsarbete för att effektivisera och säkerställa bedömningar av anläggningarnas status samt nuvarande och framtida underhållsbehov inklusive behov av reinvesteringar. Revisionen menar att nämndens nuvarande process för att ta fram underlag till reinvesteringsbudgeten inte säkerställer att det totala reinvesteringsbehovet på kort och lång sikt redovisas. Nämnden har därmed, enligt revisionens bedömning, inte tydliggjort investeringsbehoven för att anläggningarnas värde och funktion ska kunna bibehållas vilket är reinvesteringars syfte. Revisionen saknar också analys av den låga upparbetningsgraden för större reinvesteringar. Revisionen har tidigare konstaterat att nämnden inte tagit ställning till frågor om prioritering av investeringar och beredning av fullmäktiges budget. Enligt fördjupad

5 LANDSTINGSREVISORERNA REVISIONSKONTORET STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING DATUM granskning under året kan detta anses strida mot kommunallagen som uttryckligen anger att ärenden som påverkar verksamhetens mål, omfattning, inriktning och kvalitet inte kan delegeras till förvaltningen. Revisionen bedömer därmed att trafiknämnden i vissa väsentliga ärenden inte tar ansvar för verksamheten i enlighet med kommunallagen. Granskningen visar att nämnden har arbetat för att stärka uppföljningen av trafikavtalen även om arbete kvarstår. Nämnden behöver också säkerställa att upphandlingslagstiftningen följs. Vidare bör arbetet med kompetensförsörjning enligt revisionens mening breddas och intensifieras. Revisionens tidigare rekommendationer gällande skal- och tillträdesskydd samt hantering av kundsynpunkter är ännu inte åtgärdade och följsamheten till rutiner för hantering av investeringar i räkenskaperna behöver ytterligare stärkas Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån den granskning som genomförts av revisionskontoret och den auktoriserade revisorn, vara inte helt tillräcklig. Bedömningen är oförändrad jämfört med Räkenskaper Årsbokslutet för trafiknämnden samt årsredovisningarna för SL och Waxholmsbolaget är i allt väsentligt upprättat enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Revisionen noterar att nämnden, i strid med gällande anvisning och god redovisningssed, inte redovisar vilka poster som kan anses jämförelsestörande. Revisionen bedömer vidare att det finns fortsatt behov av att stärka hanteringen av investeringsprojekt i redovisningen vad gäller rutinerna för prövning av nedskrivningsbehov respektive aktivering av färdigställda projekt. Dokumentationen bör också fortsatt förbättras. Räkenskaperna för trafiknämnden bedöms vara rättvisande. Räkenskaperna för SL och för Waxholmsbolaget bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande. Dotterbolag SL-koncernen omfattar ett antal majoritetsägda dotterbolag. Under 2016 har ett antal vilande bolag fusionerats. SL:s kvarvarande dotterbolag är nu: AB SL Finans SL Infrateknik AB SL Älvsjö AB Den granskningsrapport som lekmannarevisorerna har att lämna för de olika dotterbolagen inom SL-koncernen baseras till stor del på samråd med auktoriserad revisor, men även på den granskning av SL:s koncernstyrning som redovisas i denna årsrapport.

6 LANDSTINGSREVISORERNA REVISIONSKONTORET STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING DATUM RK Innehåll 1 Årlig granskning 1 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Ekonomiskt resultat Verksamhetsmässigt resultat Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat 9 3 Intern styrning och kontroll Ekonomistyrning Verksamhetsstyrning Nämndens ställningstagande Organisation och kompetensförsörjning Kontroll av intäkter Finansiell rapportering av färdtjänsten Finanspolicy Intern styrning och kontroll i infrastrukturprogram Investeringsprojekt: Ekonomisk rapportering och hantering i redovisningen Reinvesteringar inom trafikområdet Avtalsuppföljning Upphandling Bolagens uppföljning av förvaltaruppdraget Avrapporterade granskningar i delrapport Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Samlad bedömning av intern styrning och kontroll 51 4 Räkenskaper Årsbokslutet inklusive årsrapport (förvaltningsberättelse) Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Samlad bedömning av räkenskaper 52 5 Nämndens och styrelsernas yttrande över delrapport Bilaga 1 Bilaga 2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömningsmål och bedömningskriterier Bilaga 3 Yttrande över delrapport 2016

7 1 Årlig granskning I den årliga revisionen prövas om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Den årliga revisionen omfattar granskning och bedömning inom följande områden: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Intern styrning och kontroll Räkenskaper Revisionen gällande trafiknämnden har utförts enligt kommunallagen, landstingets regler och anvisningar samt god revisionssed för kommunal verksamhet. Revisionen gällande AB Storstockholms lokaltrafik (SL) och Waxholms Ångfartygs AB (Waxholmsbolaget) har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, landstingets regler och anvisningar, riktlinjer för bolagsrevision och samordnad revision inom SLL samt god revisionssed för kommunal verksamhet. Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revisorsgrupperna och revisorskollegiet. I granskningen har lekmannarevisorerna/revisorerna biträtts av landstingets revisionskontor. Granskningen av trafiknämnden, SL och Waxholmsbolaget har samordnats av granskningsansvarig Kristina Brismark vid revisionskontoret. Magnus Fagerstedt, Tomas Mathiesen m.fl. från EY har som konsulter biträtt i granskningen av framför allt trafiknämndens räkenskaper. Revisionen av SL och Waxholmsbolaget har utförts enligt ABL 9 kap. under ledning av auktoriserad revisor Magnus Fagerstedt vid EY. Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om bolagens verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Den auktoriserade revisorn granskar räkenskaperna och styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Den interna styrningen och kontrollen granskas gemensamt. Under granskningsåret har ömsesidig information och samverkan skett mellan bolagens lekmannarevisorer och dess auktoriserade revisor. Iakttagelser, bedömningar och rekommendationer i denna rapport riktar sig, om inget annat anges, till såväl trafiknämnden som till styrelserna för SL och Waxholmsbolaget eftersom nämnden och bolagen enligt revisionens bedömning till stora delar har samma uppdrag. Det betyder att nämndens och styrelsens ansvar till största delen inte kan särskiljas. 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat I detta avsnitt görs en bedömning av om nämnden uppnått fullmäktiges mål och genomfört givna uppdrag samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningen omfattar även om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. 1

8 2.1 Ekonomiskt resultat Budget 2016 Bokslut 2016 Bokslut 2015 Resultaträkning (mnkr) Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader inkl. avskrivningar och finansnetto Årets resultat Årsarbetare (antal) Årets resultat uppgår till 160 mnkr vilket är 160 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Resultatet kan enligt revisionens bedömning anses ha påverkats av jämförelsestörande poster, t.ex. reavinst på 439 mnkr, men nämnden redovisar inte tydligt vilka poster som kan anses jämförelsestörande 1. Resultatet är 352 mnkr högre än 2015 års utfall. Jämförelse med budget 2016 Verksamhetens intäkter uppgår till mnkr, vilket är 764 mnkr (3,8 procent) högre än budgeterat. Utfallet för biljettintäkter överstiger budget med 241 mnkr vilket beror på en högre resandeutveckling än budgeterat och överströmningseffekter från billigare till dyrare biljettyper. Minskat fusk uppges ha bidragit till både prisoch volymökning för biljettintäkterna utöver budget, men storleksordning anges inte i nämndens årsrapport och effekterna ingår i ovan redovisade 241 mnkr. Avvikelsen i övrigt förklaras främst av avflyttning från tomträtten till fastigheten Sandstugan 3 vilket, i enlighet med avtal med Stockholms stad om ersättning för att lämna tomträtten, resulterat i en ej budgeterad reavinst på 439 mnkr. Ytterligare förklaring till avvikelsen inom intäkter är att externfinansierade projekt överstiger budget med 115 mnkr främst till följd av förändrad redovisningsprincip för externfinansierade projekt där intäkterna men även kostnaderna (se nedan) redovisas via resultaträkningen istället för som tidigare via balansräkningen. Intäkterna från fordons- och lokaluthyrning understiger budget med 77 mnkr till följd av lågt ränteläge samt försenad inflyttning i depåer. Detta motverkas delvis av avvikelse åt motsatt håll för reklam (30 mnkr). Verksamhetens kostnader, exkl. avskrivningar och finansiella poster, uppgår till mnkr, vilket är 400 mnkr (ca 2,3 procent) högre än budgeterat. Avvikelsen 1 Anvisning i Mall ort 2016, Landstingsstyrelsens förvaltning. Se även Rådet för kommunal redovisning (RKR): Rekommendation 3:1 Redovisning av extraordinära poster och upplysningar för jämförelseändamål 2

9 mot budget beror på ett flertal poster, såväl positiva som negativa. Avvikelsen för köpt landtrafik på 83 mnkr består enligt förvaltningen bland annat av mer kostnadseffektiva avtal (115 mnkr) och effektivisering i trafiken (100 mnkr). Effektiviseringen i trafiken har inte närmare preciserats (se avsnitt 2.2.). Avvikelsen mot budget för köpt landtrafik har samtidigt påverkats av en rad andra faktorer i form av t.ex. högre indexkostnader för buss och tunnelbana (34 mnkr) samt för banavgifter (26 mnkr). Kostnaderna har också blivit högre än budget p.g.a. indexjusteringar motsvarande 78 mnkr i trafikavtal och högre kostnader för ersättningstrafik vid avstängningar än budgeterat (33 mnkr). Kostnaden för leasing av bussar blev 49 mnkr lägre än budgeterat. Kostnaderna för färdtjänsttrafik understiger budget med 59 mnkr till följd av färre resor med färdtjänsttaxi än budgeterat. Kostnaderna för drift och underhåll överstiger budget med 86 mnkr, bland annat till följd av ökade kostnader för akut underhåll avseende hiss, rulltrappor och installationer samt till följd av ökade fartygsreparationer. Vidare har utgifter i projekt som inte har bedömts ha något framtida värde som anläggningstillgång kostnadsförts med 351 mnkr. Dessa utgörs främst av upparbetade tillgångar kopplat till Spårväg City (212 mnkr) och en alternativ depå i Hornsberg (115 mnkr). Utfall för avskrivningar är 337 mnkr högre än budget (varav 77 mnkr avser retroaktiva avskrivningar) medan finansnettot visar på 133 mnkr lägre kostnader än budgeterat. Se jämförelse med 2015 års utfall nedan. Avvikelser i förhållande till budget har analyserats och kommenterats i nämndens årsrapport. Dock framgår inte av redogörelsen, framförallt på kostnadssidan, belopp på avvikelser vilket innebär att avvikelsernas storleksordning inte går att bedöma. I årsrapporteringen framgår inte heller, som ovan nämnts, vilka poster av engångskaraktär som betraktas som jämförelsestörande. Vidare saknas en analys av om intäktsrespektive kostnadssidans nivåer påverkas av angivna effektiviseringar även på längre sikt. Enligt landstingets anvisning för årsrapport ska den även innehålla balansräkning och likviditetsanalys vilka också ska kommenteras. Trafiknämndens årsrapport innehåller balansräkningar för ingående bolag men ingen balansräkning för nämnden som helhet. Likviditetsanalys saknas. Avvikelsen beror enligt uppgift från förvaltningen på gamla överenskommelser med landstingsstyrelsens förvaltning. Jämförelse med 2015 års utfall Jämfört med 2015 har verksamhetens intäkter ökat med mnkr (8,0 procent). Ökningen av biljettintäkter på 303 mnkr (19 procent av totala intäktsökningen jämfört med 2015) anges i huvudsak vara volymrelaterad. Tidigare beskriven reavinst på 439 mnkr förklarar en del av avvikelsen (28 procent). Resterande avvikelse beror framförallt på högre landstingsbidrag på 696 mnkr (44 procent). Verksamhetens kostnader, inklusive avskrivningar och finansnetto, har jämfört med 2015 ökat med mnkr (6,2 procent). Kostnaderna för köpt landtrafik ökade med 336 mnkr (2,8 procent). Drift och underhåll ökade med 588 mnkr (41 procent). En viktig förklaring är den upplösning av underhållsreserv för tunnelbanans C20-tåg 3

10 som gjordes 2015 vilket då gav en positiv resultateffekt på drift och underhåll på 286 mnkr och som nu inverkar vid jämförelse mellan 2015 och Därutöver är det i huvudsak en ökad satsning på underhåll som svarar för ökningen mot Det finns ytterligare ett antal faktorer på kostnadssidan som gett både högre och lägre kostnader inklusive vissa poster som motsvaras av högre intäkter. Årets avskrivningskostnader påverkas negativt av retroaktiva avskrivningar på 77 mnkr vilka avser Därutöver ökade avskrivningarna, inklusive effekt av ändrade avskrivningsplaner med 242 mnkr (9,8 procent) Kostnadsökningen motverkas delvis av lägre finansnetto på 137 mnkr till följd av rådande ränteläge. Kostnadsutveckling Kostnadsutvecklingen mellan 2015 och 2016 uppgår till 6,2 procent, vilket är en relativt hög nivå som i stort överensstämmer med prognosen under året (6,3 procent). I förvaltningens verksamhetsplan för 2016 anges 3,5 procent som maximal ökningstakt för verksamhetens kostnadsökning och på landstingsnivå gäller i genomsnitt 3,3 procent under perioden (se avsnitt 3.1). Nämndens årsrapport innehåller inga fördjupade analyser av kostnadsökningstakten. Det anges att köpt landtrafik ökar (2,8 procent) huvudsakligen på grund av indexuppräkning i avtal (se även avsnitt 3.1). I övrigt hänvisas till orsaker som angetts under jämförelse med föregående år, se ovan. Det framgår inte heller om det ökade underhållet varit en engångssatsning under Investeringar Årets investeringar uppgår till mnkr, att jämföra med fullmäktiges budget på mnkr. Upparbetningsgraden för specificerade investeringar (dvs. över 100 mnkr) är sammantaget för året 100 procent. Men på projekt- och programnivå varierar upparbetningsgraden mellan 0 och 561 procent (enbart programmen mellan 6 och 259 procent). Utfallet för de större programmen och projekten har kommenterats i nämndens årsrapport. Det finns dock ingen information om avvikelser mot programmets/projektets fleråriga investeringsbudget eller om årets avvikelser påverkar tidpunkt för färdigställande och kvalitet. (Se avsnitt 3.9). Strategiska ospecificerade investeringar (dvs. under 100 mnkr) har en upparbetningsgrad på 68 procent. Detta har inte kommenterats i nämndens årsrapport. Revisionen noterar att specificerade ersättningsinvesteringar (dvs. över 100 mnkr) har en låg upparbetningsgrad på 60 procent. En del av dessa ersättningsinvesteringar som har låg upparbetningsgrad har kommenterats, men utan analys av eventuella konsekvenser. Någon samlad analys av den låga upparbetningsgraden har inte redovisats. Se vidare avsnitt

11 Bedömning Revisionen bedömer att fullmäktiges mål om ekonomi i balans har uppnåtts i och med att resultatet överstiger resultatkravet. För att öka nämndens och övriga läsares insyn i verksamheten menar revisionen att rapporteringen framöver bör precisera olika avvikelser, både mot budget och föregående år, även beloppsmässigt. Jämförelsestörande poster bör preciseras och kommenteras i enlighet med anvisningar. Kostnadsutvecklingen totalt för nämnden är fortfarande på en hög nivå och i nämndens analys framgår inte hur nivån på kostnadsutvecklingen planeras att minska. Planerade investeringar och därmed ökade driftskostnader kommer under de närmaste åren att innebära stora utmaningar såväl för trafikorganisationen som för landstingets ekonomi. För att nå en ekonomi i balans på längre sikt behöver nämnden vidta mer långsiktiga åtgärder vad gäller framför allt kontrollen över investeringsvolymerna men också effektiviseringar i verksamheten (se även avsnitt 3.1). 2.2 Verksamhetsmässigt resultat Nedan redovisas måluppfyllelsen för ett urval av fullmäktiges mål och uppdrag Attraktiv kollektivtrafik i ett hållbart transportsystem Fullmäktiges vision är att skapa en attraktiv kollektivtrafik i ett hållbart transportsystem. Tre övergripande mål med tillhörande indikatorer definierar visionen. Attraktiv kollektivtrafik i ett hållbart transportsystem Mål 2016 Bokslut 2016 Bokslut 2015 Klarat målet Landstingsfullmäktiges mål Attraktiva resor Kollektivtrafikens andel av de motoriserade resorna 2 Andel nöjda resenärer i allmän kollektivtrafik 3 Andel nöjda resenärer i särskild kollektivtrafik Andel nöjda resenärer i kollektivtrafiken på vatten 37,5 % 49 % 38 % Ja 75 % 80 % 78 % Ja 90 % 83 % 86 % Nej 91 % 93 % 96 % Ja Tillgänglig och sammanhållen region Andel bussar med tillgängligt insteg 100 % 100 % 100 % Ja Andel spårfordon med tillgängligt insteg 85 % 98 % 91 % Ja 2 Från och mer 2016 gör trafikförvaltningen en egen mätning där området begränsas till Stockholmsregionen. Det framgår av rapporten att jämförelse mellan åren inte är relevant. Rapporten kommenterar inte om målnivån för 2016 är satt utifrån tidigare eller ny mätmetod. 3 Mätningen Svensk kollektivtrafikbarometer har enligt årsrapporterna för 2015 och 2016 ersatts med SL ombordundersökning, Upplevd kvalitet. 5

12 Restidskvot mellan regionala stadskärnor 4 1, Effektiva resor med låg miljö- och hälsopåverkan Andel förnybar energi i kollektivtrafiken 5 87 % i.u 89 % - Kostnad per personkilometer 3,27 kr 3,21 kr 3,12 kr Ja Antal påstigande en vanlig vinterdag Nej Trafiknämndens uppföljning visar att målen i huvudsak uppnåtts. Det är endast andel nöjda resenärer i den särskilda kollektivtrafiken som är lägre än målet. Förändringar i kundnöjdhet analyseras på tillfredsställande sätt i rapporten där utfall även presenteras per trafikslag. Revisionen menar att uppföljning av regionala skillnader kan vara ett framtida utvecklingsområde. Revisionen konstaterar att det för närvarande saknas en indikator för målet sammanhållen region. Enligt budget 2016 skulle restidskvot mellan regionala stadskärnor (kvoten mellan restid för kollektivtrafiken och bilrestiden) utgöra en indikator. I nämndens årsrapport anges att ny indikator för sammanhållen region för närvarande tas fram. Enligt landstingets årsredovisning 2014 uppgick andelen förnybar energi i kollektivtrafiken till 92 procent 2013 och till 93 procent Enligt fullmäktiges årsredovisningen 2015 uppgick andelen till 94%, vilket innebär en positiv trend. Enlig trafiknämndens årsrapport 2016 uppgick andelen under 2015 till bara 89 procent. Antal påstigande resenärer har ökat. orten innehåller dock ingen analys av hur denna förändring förhåller sig till befolkningsutvecklingen. Antal sittplatskilometer har minskat, men det förutsågs i budget och beror på planerat underhållsarbete. orten kommenterar inte om genomförda trafikförändringar utifrån krav på effektivisering har påverkat utfallet på indikatorn. Bedömning Måluppfyllelsen har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredsställande sätt i årsrapporten. Revisionen bedömer att fullmäktiges mål i huvudsak har uppnåtts. Bedömningen av målen försvåras dock av att en av indikatorerna inte går 4 Måltalet för restidskvot avser den målsättning som anges i Regionalt trafikförsörjningsprogram för Stockholms län för år Utfall presenteras i samband med miljörapporteringen i februari. Redovisat värde för 2015 är oklart. Indikatorn kommer enligt förvaltningen ses över i samband med övergång till nytt miljöprogram. 6 Enligt landstingets budget 2016 är målet Enligt Trafiknämndens budget för 2016 samt årsredovisning 2016 är målet Skillnaden är ej kommenterad i nämndens dokument. 6

13 att jämföra med föregående år och att utfall saknas för två av indikatorerna. Revisionen anser även att nämnden snarast bör ta fram en indikator för målet om en sammanhållen region Uppdrag från fullmäktige Två av fullmäktiges uppdrag till nämnden har ännu inte färdigställts. Arbetet med att utreda tillkommande investeringsbehov med anledning av beslutad överenskommelse om utbyggnad av tunnelbana pågår, men prognosticerades redan i delårsrapporten inte bli klart under Nämndens årsrapport innehåller ingen information om tidigare uppdrag från fullmäktige som inte slutförts. Till exempel är fullmäktiges uppdrag att fortsätta utreda och under år 2014 återkomma med slutligt förslag på överföring av Waxholmsbolagets tillgångar och avtal till trafiknämnden ännu inte slutfört (se vidare avsnitt 3.13) Produktion Under 2016 ökade antalet genomsnittligt påstigande i den allmänna kollektivtrafiken på land en vintervardag (tertial 1 och 3) med 2,8 procent jämfört med Utfallet ligger i nivå med mål och budget för Nämndens rapport innehåller ingen analys av hur ökningen förhåller sig till t.ex. befolkningsutvecklingen, bensinpris och andra faktorer som kan påverka resandet. Antalet resenärer i tunnelbanan ökar jämfört med föregående år och följer förväntat utfall. Också för pendeltågstrafiken och för lokalbanorna ökar antalet resenärer och utfallet är här högre än budget. Även antalet påstigande i buss har ökat jämfört med fjolåret, men någon jämförelse mot budget lämnas inte. Resandeutvecklingen anges vara positiv för i stort sett alla trafikavtal inom busstrafiken och den största ökningen återfinns för VBP-avtalen i Solna/Sundbyberg och Sollentuna. Rapporten innehåller inga faktiska värden för resandeutvecklingen för respektive trafikslag. Det totala antalet utförda resor inom färdtjänsten (inklusive sjukresor och tjänsteresor) uppgick till 4,1 miljoner resor vilket överstiger budget med resor och är en ökning med 0,7 procent jämfört med föregående år. Färdtjänstresor minskar jämfört med föregående år medan rullstolstaxi fortsätter sin ökning sedan flera år och överstiger budget (antal anges ej) liksom sjukresor som överstiger budget med resor. I skärgårdstrafiken har antalet passagerare minskat med (1,4 procent) jämfört med föregående år. Detta anges dels bero på strejken under andra halvan av april samt att antalet passagerare i augusti var färre än ifjol. Pendelbåtstrafiken har jämfört med föregående år ökat med (27,9 procent) passagerare till drygt 3,7 miljoner i år. Utbudet av allmän kollektivtrafik mäts genom antal sittplatskilometer. Under 2016 har antalet producerade sittplatskilometer minskat med 1,7 procent från sittplatskilometer 2015 till kilometer Minskningen anges i huvudsak vara en följd av planerat underhållsarbete och var förutsedd redan i budgeten. Rapporten beskriver att utbudet minskat inom pendeltåg och buss men det är oklart om denna 7

14 skrivning syftar på det planerade underhållsarbetet eller andra typer av utbudsminskningar. Utbudet anges ha ökat inom lokalbana medan tunnelbanan ligger på samma nivå som föregående år. Revisionen noterar att totala antalet sittplatskilometer minskade även Trafiknämnden ska enligt landstingsstyrelsens anvisningar för nämndens årsrapport lämna en produktivitetsbilaga till rapporten. Lämnade uppgifter över produktivitetsutvecklingen mellan åren 2015 och 2016 ska enligt anvisningen sammanfattas samt kommenteras och analyseras i årsrapporten. Trafiknämnden har bifogat produktivitetsbilagan, men produktivitetstalen har dock inte sammanfattats och analyserats i årsrapporten. Bedömning Antalet resor i kollektivtrafiken på land har ökar i förhållande till både föregående år och budget. Revisionen menar dock att nämnden i större utsträckning bör analysera hur ökningen förhåller sig till t.ex. befolkningsutvecklingen, bensinpris och andra faktorer som kan påverka resandet. Produktiviteten har inte analyserats och kommenterats på tillfredsställande sätt i rapporten Attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare Nämnden rapporterar AKA-index 7, men uppger samtidigt att detta inte är jämförbart med tidigare utfall samt mål då enkäten har ny utformning från och med Nämndens årsrapport innehåller ingen analys av resultatet i personalenkäten, t.ex. hur olika områden förhåller sig till varandra. Personalomsättningen har ökat från 9,8 till 14,1 procent och antalet vakanser är 90. Budgeten för inhyrd personal överskreds. Arbetet med pågående konsultväxling anges i rapporten ha ökat antalet vakanser och för vissa yrkesgrupper är det svårt att hitta rätt kompetens. Nämnden redovisar i rapporten ett antal åtgärder som har satts in för att stärka rekryteringsarbetet. För nämndens arbete med kompetensförsörjning och personalstrategisk utredning, se vidare avsnitt Hållbar tillväxt och utveckling Fullmäktiges övergripande mål för miljön är hållbar tillväxt. I fullmäktiges övergripande mål för trafiken finns, som visas i tabellen i 2.2.1, mer detaljerade miljömål kopplat till andel förnybar energi i kollektivtrafiken och kostnad per personkilometer. Ytterligare miljömål finns också i trafikförsörjningsprogrammet och i landstingets Miljöutmaning Trafiknämnden ska följa upp indikatorn energianvändningen i verksamhetslokaler. Utfallet uppgår till 173 kwh/m 28. Målet för 2016 var satt till max 195 kwh/m 2 och 7 Indexet har skalan och består av områdena aktivt ansvarstagande, kund- och resultatfokus, förändring och utveckling, jämlikhetsindex, hälso- och stressindex samt motivationsindex. 8 Värdet ej redovisat i årsrapporten men finns angivet i Miljöbilaga som färdigställts i senare skede. 8

15 har därmed uppnåtts. Nämnden anger att en behovsanalys gällande energi har genomförts i syfte att öka systematiken i energieffektiviseringsarbetet. Anpassningar till nytt miljöprogram har enligt nämndens årsrapport påbörjats genom att ett antal utredningar initierats. Genom miljökrav i upphandlingar uppges busstrafiken snart vara helt fossilfri. Andelen miljöbussar ökar fortlöpande och i början av december 2016 drevs 99 procent av alla bussar (ca 2 200) med biogas, etanol eller biodiesel. Trafikförvaltningen genomför test och utveckling av ny teknik för eldrift av busstrafiken och ett antal laddhybridbussar finns redan i trafik. Inom trafikförvaltningen pågår arbete med nya mål och måltal för tryggare och säkrare kollektivtrafik. Tidigare statistik har enligt beskrivningen visat tydliga skillnader mellan kvinnors och mäns upplevelse av kollektivtrafiken. Förvaltningen har också under 2016 bedrivit en förstudie i samarbete med Stockholms universitet om metoder och verktyg för sociala nyttoberäkningar med särskilt fokus på kollektivtrafikverksamheten. Jämställdhet och jämlikhet har här varit prioriterade områden. Indikatorer för tillgänglighet, insteg i bussar och spårfordon, framgår av avsnitt Säkra processer Arbetet med att stärka informationssäkerhet fortsätter inom förvaltningen. I revisionens uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer bedöms dessa vara delvis åtgärdade. Inom säkerhetsområdet anges att ett systematiskt trafiksäkerhetsarbete är implementerat i verksamheten. Ett antal obligatoriska styrdokument är framtagna och löpande revisioner genomförs. Reviderad krishanteringsplan finns och övas. Det systematiska brandskyddsarbetet är enligt nämndens årsrapport under översyn. Förvaltningen har under hösten låtit utreda organisationens säkerhetsarbete vilket resulterat i en rapport med rekommendationer som nu analyseras inom förvaltningen, se vidare avsnitt Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Årets resultat uppgår till 160 mnkr, vilket är 160 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts för året. För att nå en ekonomi i balans på längre sikt behöver nämnden vidta mer långsiktiga åtgärder och stärka kontrollen över investeringsvolymerna, men också genomföra effektiviseringar i verksamheten. Revisionen bedömer att det verksamhetsmässiga resultatet i huvudsak har uppnåtts. Bedömningen av målen försvåras dock av att flera indikatorer förändrats alternativt saknas. Det är därför viktigt att nämnden fortsätter att utveckla indikatorer till fullmäktiges mål. Även produktiviteten behöver analyseras och kommenteras. Arbete med fullmäktiges uppdrag pågår. Revisionen noterar att fullmäktigeuppdrag från tidigare år som inte har avslutats inte är med i redovisningen. Sammantaget bedöms det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet, utifrån genomförd granskning, som tillfredsställande. 9

16 3 Intern styrning och kontroll I detta avsnitt görs en bedömning av hur nämnden tar ansvar för att det finns en intern styrning och kontroll som med en rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga Ekonomistyrning Nämnden har i delrapporten per augusti 2016 prognostiserat årets resultat till 180 mnkr. Prognosen i april uppgick till 0 mnkr. Utfallet på 160 mnkr ligger relativt nära prognosen per augusti. Fullmäktiges budget för 2016 innebar att nämnden måste minska kostnaderna med 300 miljoner kronor för att nå balanskravet för I det slutliga budgetförslaget till nämnden i oktober 2015, efter fullmäktiges budgetbeslut, redovisas ett antal åtgärder för att åstadkomma detta; effektiviseringar i buss- och spårtrafiken, effektivisering av administration och, konsultanvändning, samt kostnadseffektivisering vid upphandlingar. Åtgärderna preciserades inte i belopp och har inte följts upp under året. I nämndens delårsrapport redovisades en prognos för 2016 som innebar att resultatkravet skulle nås. Enligt rapporten hade förutsättningarna att nå detta stärkts genom att antalet betalande resande var högre och att basen för index var lägre vid ingången av 2016 jämfört med när budgeten lades. Dessutom angavs att genomförda upphandlingar av trafik under 2015, med effekt 2016, varit mer kostnadseffektiva än antagandena i budget. Vare sig delårsrapporten eller årsrapporten innehåller någon redovisning av storleken på den kostnadseffektivisering som nåtts genom de nya upphandlingarna. På förfrågan har förvaltningen redovisat uppskattningar av effekterna (se vidare avsnitt 2.1). Efter delårsrapporten har nämnden inte rapporterat någon uppföljning av de åtgärder som föreslogs i budgeten för Revisionen konstaterade i sin delrapport till trafiknämnden under hösten 2016 att nämnden bör ha ett tydligt fokus på åtgärder som långsiktigt ger förutsättningar för god ekonomisk hushållning. Nämnden bör ställa tydliga krav på verksamheten när det gäller kostnadsutvecklingen på längre sikt och löpande följa upp att utvecklingen går i en hållbar riktning. Nödvändigheten av ökad kostnadskontroll är också något som i olika sammanhang har framhållits i fullmäktiges styrdokument, men även i trafiknämndens egna dokument. I trafiknämndens budget för 2016 anges att det för en långsiktig kostnadskontroll är nödvändigt att se över rådande trafikutbud och justera detta, så att framtidens utbud kan säkras och finansieras. Målet anges vara att effektiviseringar i så liten utsträckning som möjligt ska påverka resenärerna. Samtidigt ska såväl övergripande mål och inriktning i det regionala trafikförsörjningsprogrammet, som budgetmål för nöjd resenär, följas. 10

17 Förvaltningens verksamhetsplan för 2016 innehåller ett mått för verksamhetens kostnadsökning där målet angivits till 3,5 procent maximal ökningstakt för Målet för 2017 var i förvaltningens verksamhetsplan 2016 satt till 3,3 procent men har i 2017 års verksamhetsplan höjts till 3,5 procent. Den kostnadsökningstakt som landstinget angett som långsiktigt hållbar för verksamheten är 3,3 procent för åren Någon fördjupad analys av den långsiktiga kostnadsutvecklingstakten med utgångspunkt från utfallet för 2016 görs inte i nämndens årsrapport för Nämnden kommenterar inte heller kostnadsökningstakten ur ett långsiktigt perspektiv t.ex. utifrån de mer långsiktiga åtgärder som föreslagits i budgeten 2016 (se avsnitt 2.1). I samband med revisionens granskning av trafikplaneringen i landstinget 9 granskades ett antal av trafikverksamhetens långsiktiga strategiska styrdokument. Revisionen konstaterade att de dokument som ska tydliggöra ekonomiska behov samt långsiktig prioritering antingen inte var färdigställda (utvecklingsplaner) eller uppdaterade (genomförandeplan). Sedan dess är några av utvecklingsplanerna i princip färdigställda. Ännu saknas dock konkreta uppgifter om framtida ekonomiska behov. Någon uppdatering av genomförandeplanen, som ska väga samman och prioritera olika behov, finns inte i förvaltningens verksamhetsplan för Revisionen har i granskning av landstingets ekonomistyrning 10 framfört att det i det ekonomiska regelverket (riktlinjer eller finansiella mål) saknas principer eller strategier som kan motverka kostnadsökningar i mycket omfattande och långsiktiga avtal. Revisionen menar att det är en brist i landstingets övergripande ekonomistyrning. Revisionen konstaterar att det i trafikens driftavtal, som t.ex. vissa avtal för busstrafik, så kallade VBP-avtal 11, ingår strategiska vägval som möjliggör en långtgående frihet för trafikutövarna att styra både linjedragningar och turtäthet och där avtalstiden uppgår till 8-10 år. Dessa avtal kan medföra kraftigt ökade kostnader för landstinget, då avtalen är konstruerade utan tak och med incitament för trafikutövarna att öka resandet då de får betalt per påstigande passagerare. Förvaltningen analyserar trafiknämndens ersättningsmodeller i samband med att studier genomförs inför kommande upphandlingar, men det görs också utvärdering löpande under avtalsperioden (se även avsnitt 3.11). Någon samlad utvärdering av VBP-avtalen har ännu inte genomförts, men kommer enligt förvaltningen ske under 2017 i samband med utvärdering av ersättningsmodeller som används i trafikavtal. Det finns inte någon analys av hur kostnaderna inom nu ingångna avtal beräknas utvecklas under kommande år. 9 Landstingsrevisorerna 03/2016, Trafikplaneringen i landstinget, RK Landstingsrevisorerna 09/2016, Landstingsstyrelsens övergripande ekonomistyrning, RK VBP innebär att trafikutövarens ersättning från trafikförvaltningen baseras på antalet Verifi-erade Betalande Påstigande, dvs. antalet resenärer som uppvisar giltig biljett. 11

18 Revisionen noterar i rapport om landstingsstyrelsens övergripande ekonomistyrning 12 att en förutsättning i fullmäktiges budget har varit att ambitionsnivån vad gäller investeringar ses över, men att de uppdrag som lämnats till trafiknämnden att se över investeringsvolymerna inte har fullföljts. Snarare har investeringsvolymerna enligt revisionens granskning totalt ökat under planeringsperioden trots att betydande volymer inom trafiken har skjutits fram till efter Revisionen konstaterar också i rapporten att det inte går att utläsa vare sig i budget eller underliggande beräkningar till budget 2017 om beslutad taxehöjningen inom kollektivtrafiken verkligen kommer att täcka de framtida kostnaderna för de i budgeten beslutade investeringarna i Roslagsbanan och tvärbanan Kista. I årsrapporten omnämns trafikförvaltningens uppdrag att genomföra administrativa besparingar under perioden Enligt rapporten genomförs uppdraget bland annat genom konsultväxling och kategoristyrt inköp. Någon ekonomisk redogörelse för läget ges inte. Revisionen konstaterar att det är oklart hur landstingsstyrelsen och dess förvaltning ser på om detta uppdrag längre är aktuellt. Ett nytt uppdrag Effektivare landsting har beslutats i landstingsstyrelsen i januari Bedömning Revisionen noterar att det i rapporteringen under året konstaterats att behovet av att minska kostnaderna med 300 mnkr för att klara en budget i balans inte längre kvarstod eftersom intäkterna ökat samtidigt som ingångna avtal medfört lägre kostnader än budgeterat. Någon löpande rapportering om arbetet med kostnadsreducering eller uppföljning av de i budgeten föreslagna långsiktiga åtgärderna för kostnadskontroll framgår inte. Revisionen bedömer att trafiknämnden har ett långsiktigt behov av ökad kostnadskontroll med fokus på den långsiktiga kostnadsutvecklingen för att klara framtida utmaningar även om biljettintäkterna ökar. Det är därför enligt revisionens mening av vikt att det finns en samlad planering för en ekonomi i balans även på längre sikt. Trafiknämnden bör efterfråga ekonomiska analyser på längre sikt som visar hur nämnden kan säkerställa en långsiktig kostnadsökningstakt i linje med fullmäktiges budget. Detta inte minst mot bakgrund av nämndens långsiktiga avtal utan principer eller strategier som kan motverka kostnadsökningar samtidigt som investeringsvolymerna i trafiken ökar och därmed tar en allt större andel av driftutrymmet framöver. 3.2 Verksamhetsstyrning Landstinget har satt ramarna för trafiknämndens verksamhet genom nämndens reglemente och landstingets arbetsordning. Nämnden har 2015 fastställt delegationsordning och inom förvaltningen styrs verksamheten av beslutsordning och arbetsordning som fastställts av förvaltningschefen. 12 Landstingsrevisorerna 09/2016, Landstingsstyrelsens övergripande ekonomistyrning, RK LS

19 Trafiknämndens verksamhet, liksom landstinget i stort, styrs genom en kombination av målstyrning och styrning genom uppdrag. De övergripande planeringsdokumenten för trafiknämndens verksamhet är nämndens budget för verksamhetsåret 14, samt förvaltningens verksamhetsplan Granskning av trafiknämndens ansvar och befogenheter Revisionen har granskat om ansvar, uppgifter och befogenheter för landstingets nämnder, utskott samt beredningar är tillräckligt tydliga. Granskningen inom trafikverksamheten har genomförts genom analys av styrdokumenten och stickprov i trafiknämndens, färdtjänstutskottet och beredningarnas protokoll. Fullmäktige har i reglementet 15 fastställt att det inom trafiknämnden ska finnas ett färdtjänstutskott samt tre beredningar. Delegation och verkställighet Enligt kommunallagen kan en nämnd delegera sin beslutsrätt om den klart anger vilken beslutanderätt som delegeras och till vem beslutanderätten överlåts. Beslutanderätten får dock inte delegeras när det gäller ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. I de kommunala verksamheterna görs andra ställningstaganden som inte är beslut i lagens mening, man talar då om verkställighet. I delegationsordningen delegeras utskottsbeslut till ordföranden för utskottet i brådskande ärenden utan närmare specifikation, vilket inte har stöd i kommunallagen. Av trafiknämndens delegationsordning framgår att nämnden bl.a. delegerat rätten att fatta beslut i upphandlingar upp till 50 mnkr och ingående av avtal understigande 50 mnkr. Enligt dom i Kammarrätten 16 kan i större landsting och kommuner relativt höga belopp tillåtas i en delegation om det framgår av delegationsordningen att beslutsrätten inte avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, vilket också framgår av trafiknämndens delegationsordning. En delegering av ingående av alla former av avtal är dock inte en särskilt preciserad delegation. Förvaltningens beslutsordning 17 innehåller uppgifter om både vidaredelegation och verkställighetsbeslut. Till skillnad mot nämndens delegationsordning saknar beslutsordningen bestämmelse som förhindrar att beslut fattas som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. I beslutsordningen beskrivs både anställning och entledigande av personal som verkställighet. JO har i särskilt ärende uttalat sig om att anställning är av sådan vikt att det är fråga om ett beslut i kommunallagens mening och därför bör delegeras från nämnden till förvaltningschefen. 18 Granskningen visar vidare att beslutsordningen innehåller formuleringar som gör det osäkert att veta om det är verkställighet eller 14 TN Stockholms läns landsting Arbetsordningar, reglementen och delegationsordning Kammarrätten mål nr , TN , 27 januari JO 2004/05:1 13

20 delegation. Exempel på sådana formuleringar är i regel delegationsbeslut om samt delegationsbeslut om inte omständigheterna ger vid handen att det är fråga om verkställighet. Likaså finns det exempel på att vidaredelegationen inte stämmer med delegationen. Ett exempel är att förvaltningschefen vidaredelegerat beslutsrätten för anskaffning och tilldelning för specificerade objekt, medan delegationen från nämnden till förvaltningschefen avser ospecificerade objekt. Ett annat exempel är att omfördelning av investeringsmedel mellan projekt i program inom beslutad programbudget ses som verkställighet utan angivna beloppsgränser. Att omdisponera medel inom av nämnden fastställd budget ses, beroende på omfattningen vanligen som ett principiellt beslut och är ett beslut i kommunallagens mening. Ett beslut om omfördelning av investeringsmedel, som enligt ovannämnda dom i kammarrätten inte kan delegeras, kan därför inte betraktas som verkställighet. I kammarrättens dom har landstingsstyrelsens till landstingsdirektören delegerat omprioritering av investeringsobjekt upp till 50 miljoner kronor inom den av landstingsstyrelsen beslutade investeringsbudgeten. Av domen framgår att en tjänsteman genom en omfattande delegation inte får ändra ett beslut som nämnden fattat med risk för att det strider mot kommunallagen. Av nämndens delegationsordning framgår att delegationsbeslut ska anmälas till nämnden och i förvaltningens beslutsordning framgår att vidaredelegationsbeslut ska anmälas till förvaltningschefen för vidareanmälan till nämnden. Under 2016 har 21 delegationsbeslut anmälts till nämnden varav merparten avser upphandling. Inga vidaredelegationer har anmälts. Förvaltningschefen har initierat ett uppdrag för att skapa bättre kontroll över delegering och översyn av beloppsgränser för beslut som avser investerings- och upphandlingsobjekt. 19 Rätten att teckna handlingar Granskningen visar att nämnden har reglerat rätt att underteckna handlingar, i delegationsordningen 20 på ett otydligt sätt. På ett ställe sägs det att det är ordföranden, på ett annat ställe är det förvaltningschefen eller den som denne utser som har rätt att företräda nämnden. Det framgår inte om det är samtliga personer som har denna rätt eller om det är en av dessa. Med nuvarande formulering kan rätt att underteckna handlingar för förvaltningschefen också uppfattas omfatta hela landstinget. Vidare används begreppet firmatecknare i delegationsordningen. Firmateckning är dock inte ett begrepp som ska användas i kommunala sammanhang eftersom kommuner och landsting inte har firma 21. I kommunala sammanhang bör begreppet rätt att underteckna användas. 19 ÄRENDE/Dok. id TN , Delegationsordning för trafiknämnden, version Firma regleras i bl.a. firmalagen och aktiebolagslagen. 14

21 Arbetsordningar Förvaltningens övergripande arbetsordning 22 föreskriver att samtliga avdelningar ska fastställa arbetsordningar för sin avdelning. Den övergripande arbetsordningen har reviderats tre gånger under Avdelningarnas arbetsordningar har fastställts successivt under året där den sista avdelningen blev klar med sin första version i december Bedömning Revisionen anser att trafiknämnden bör fatta ett nytt beslut där det tydliggörs vem som har rätt att underteckna avtal och andra handlingar på nämnden respektive utskottets vägnar. Vidare bör uttryck som firmatecknare undvikas eftersom landstinget inte har firma. Revisionen bedömer också att formuleringar i beslutsordningen behöver ses över så att gränsen mellan verkställighet och delegation förtydligas. Revisonen bedömer även att delegationsordningen och beslutsordningen behöver synkroniseras exempelvis avseende beslutsrätten för anskaffning och tilldelning för specificerade objekt. Att omdisponera medel mellan investeringsobjekt inom av nämnden fastställd budget bör med beaktande av kammarrättens dom inte delegeras och bör följaktligen inte anses som verkställighet. Revisionen menar också att exempelvis beslut om att anställa och entlediga personal i kommunallagens mening, inte är verkställighet utan beslut som bör delegeras. Trafiknämnden behöver säkerställa att den delegation som ges är så preciserad så att nämnden fortfarande kan behålla ledningen, kontrollen och ansvaret för verksamheten. Vidare behöver nämnden också säkerställa att beslut som tas på delegation samt vidaredelegation anmäls till nämnden. Rekommendationer: Trafiknämnden bör fatta ett nytt beslut där det tydliggörs vem som har rätt att underteckna handlingar för nämndens och delegaternas räkning. Trafiknämnden bör - ompröva och i delegationsordningen förtydliga vad som ska ses som beslut i kommunallagens mening exempelvis när det gäller beslutsrätten för anskaffning och tilldelning för specificerade objekt samt att omdisponera medel mellan investeringsobjekt inom av nämnden fastställd budget - uppdra till förvaltningschefen att revidera beslutsordningen på motsvarande sätt. Trafiknämnden bör säkerställa att beslut på delegation samt vidaredelegationsbeslut anmäls till nämnden Målstyrning Revisionen har i flera sammanhang 23 betonat behovet av att utveckla indikatorerna till fullmäktiges respektive förvaltningens mål för kollektivtrafiken. Även om arbete 22 Arbetsordning trafikförvaltningen, flera versioner framtagna under Bl.a. Landstingsrevisorerna, ort trafiknämnden 2015, RK

22 med detta pågått under 2016 visar verksamhetsplanen för 2017 fortfarande att det är möjligt att både komplettera och tydliggöra vissa indikatorer och deras mätbarhet, t.ex. för området tillgänglig och sammanhållen region. Målnivåer för indikatorerna fastställs av fullmäktige, men förslag till målnivåer för kollektivtrafikmålet tas fram i samråd med trafikförvaltningen. För flertalet indikatorer till fullmäktiges mål kan konstateras att målnivåerna inte kan betraktas som utmanande eftersom de är lägre än tidigare utfall. För detta kan finnas skäl, t.ex. i form av avvägning utifrån ekonomiska förutsättningar, men å andra sidan kan utmanande målnivåer driva på t.ex. effektivisering. Någon analys och motivering till målnivåerna redovisas inte vare sig i nämndens slutredovisning av budget till fullmäktige eller i interna dokument inom förvaltningen. Målnivåer för indikatorer i förvaltningens verksamhetsplan ger motsvarande bild. Bedömning Revisionen menar att det är en viktig planeringsuppgift för nämnden att sammanväga olika mål och genom precisering av målvärden för indikatorer tydliggöra ambitionsnivåerna. Revisionen anser därför att målnivåer i planeringsdokument bör kommenteras utifrån vald ambitionsnivå och möjligheterna att långsiktigt uppnå fastställda mål. Revisionen har också tidigare lämnat en allmän rekommendation om att trafiknämnden behöver tydliggöra hur mål och indikatorer i de styrande dokumenten förhåller sig till varandra och hur de vid målkonflikter exempelvis i samband med beslut ska prioriteras Internkontrollplan Revisionen granskade i delårsrapport 2016 nämndens internkontrollplan för I samband med detta konstaterades att flera av revisionens tidigare rekommendationer beträffande framtagande av internkontrollplan var uppfyllda. Revisionen konstaterade dock att planen var omfattande och att redovisningen till nämnden skulle vinna på att kompletteras med en sammanfattande analys. Nämnden bifogar en uppföljning av interkontrollplanen till årsrapporten. Av bilagan framgår vilket arbete som pågått under året. Revisionen konstaterar att nämndens kommentarer visar på att det för de allra flesta riskerna återstår arbete. Revisionen konstaterar att internkontrollplanen för 2017 innehåller betydligt färre redovisade risker än planen för 2016 vilket antyder att risker omformulerats eller att en hårdare prioritering genomförts. Det finns dock fortfarande inte någon sammanfattande bakgrund till planen eller analys av planens innehåll. Enligt tjänsteutlåtande för internkontrollplan 2017 finns alltid en risk att sammanställningen inte är heltäckande. Denna risk hanteras enligt tjänsteutlåtandet genom att riskanalysen som genomförs är organisationsövergripande, där samtliga avdelningar och trafikförvaltningens ledningsgrupp är involverade i analysarbetet Internkontrollplan 2017 för trafikförvaltningen inklusive AB SL och WÅAB, TN

23 Bedömning Revisionen bedömer att arbetet med både riskanalys och internkontrollplan har utvecklats inför 2016 och att ytterligare förbättringar gjorts inför Enligt landstingets policy för intern kontroll 25 ska den interna interkontrollplanen innehålla genomförd riskbedömning. Detta har tidigare tolkats av revisionen som att ärendet om internkontrollplan ska innehålla den fullständiga riskbedömningen och en rekommendation om detta har lämnats. Det kan dock för en verksamhet av trafiknämndens omfattning inte anses rimligt att lämna en fullständig riskbedömning för alla nivåer i organisationen. Det är däremot viktigt att nämnden kan följa hur urvalet av risker till internkontrollplanen har genomförts. Riskanalysen måste vidare vara väl dokumenterad och spårbar så att det är möjligt att gå tillbaka och se vilka överväganden som har gjorts under arbetets gång. Revisionen avser därför att avskriva tidigare lämnad rekommendation om riskanalysen och följa arbetet med riskanalys inför Rutiner och systemstöd för en samlad styrning Trafikförvaltningen har under 2016 arbetat med ett utvecklingsprojekt 26 för en samlad ekonomi- och verksamhetsstyrning, bland annat genom att implementera ett nytt systemstöd. Genom det nya systemstödet kan bl.a. hela förvaltningens målmodell och verksamhetsplan göras tillgänglig för vidareplanering på avdelningarna och löpande uppföljning. På ekonomisidan har arbetet under året koncentrerats på uppföljning inom resultaträkningen medan stöd för projektuppföljning planeras utvecklas under Därutöver har uppföljning av arbetet med att åtgärda revisionens rekommendationer integrerats 27 i systemet. Även vissa verksamhetstal samt tjänste- och konsultuppföljning hanteras numera i systemet. Behovet av samarbete över avdelningsgränserna har framhållits av revisionen i många sammanhang 28. Förvaltningens tidigare verksamhetsplaner har inte tydliggjort behov av samarbete för att lösa uppdrag. I det nya systemstödet finns funktionalitet för att sprida och tydliggöra behov av samverkan över de organisatoriska gränserna. 3.3 Nämndens ställningstagande Revisionen har i olika granskningar framfört att nämnden behöver ta en mer aktiv del i verksamheten genom att efterfråga information samt ta ställning i frågor som utifrån kommunallagen inte får delegeras. Rekommendationer från tidigare år 29 handlar om rapporteringen till nämnden kopplat till trafikavtal och färdtjänst (se vidare avsnitt 3.11). Från revisionens delrapport 2016 finns en rekommendation om att nämnden bör efterfråga information om investeringsprogrammens utveckling med 25 Policy för internkontroll för Stockholms läns landsting och bolag 26 Det så kallade SEVS-projektet 27 Tillsvidare gäller det enbart landstingsrevisorernas och internrevisionens rekommendationer. 28 Bl.a. Landstingsrevisorerna 03/2017, Trafikplaneringen i landstinget, RK Landstingsrevisorerna, ort Trafiknämnden 2014, RK RK RK

24 bedömning av totala utgifter, sluttid och eventuella avvikelser i utförandet. Nämnden bör också efterfråga information om samtliga projekt som nämnden beslutat om och inte enbart de projekt som beslutats av fullmäktige (se avsnitt 3.9). I delårsrapporten rekommenderar revisionen vidare nämnden att stärka styrningen av den långsiktiga kostnadsutvecklingen och löpande efterfråga information om utvecklingen (se avsnitt 3.1). Revisionen har granskat nämndernas 31 beslut att utan eget ställningstagande överlämna förvaltningarnas yttrande över landstingsdirektörens planeringsunderlag inför budget Även i ärende om beslut av omprioriteringar av investeringar har trafiknämnden valt att överlämna förvaltningens förslag, utan eget ställningstagande till fullmäktige. Revisionen bedömde i delårsrapporten 2016 att trafiknämnden genom detta inte tagit ställning till ärendena utifrån nämndens ansvar. Nämnden har inte kommenterat detta i sitt yttrande 32 över delrapport Av såväl förarbetena till kommunallagen som rättspraxis 33 framgår att nämnden i sin helhet måste fatta alla beslut som påverkar verksamhetens mål, omfattning, inriktning eller kvalitet och därmed ha kvar det övergripande ansvaret för verksamheten. Nämndens beslut att överlämna förvaltningens yttranden utan ställningstagande kan därför ses som att nämnden delegerat beslutanderätten till förvaltningen. Revisionen bedömde i delårsrapporten att beslut att överlämna ett ärende till fullmäktige utan eget ställningstagande måste tolkas som att nämnden indirekt tagit ställning eftersom det annars skulle behövts ett alternativt beslut. Granskningen visar dock att nämnden inte kan sägas ha tagit ställning så länge den inte har fattat ett uttryckligt beslut. Bedömning Revisionen bedömer att trafiknämnden i vissa väsentliga ärenden inte tar ansvar för verksamheten i enlighet med kommunallagen. Detta eftersom nämnden vid flera tillfällen inte beslutat i ärenden som påverkar verksamhetens mål, omfattning, inriktning eller kvalitet som enligt lagen inte kan delegeras till förvaltningen. Det gäller främst beslut inför budget med förslag till omprioriteringar av investeringar där nämnden utan eget ställningstagande överlämnat förvaltningens yttrande till fullmäktige. Ett annat område där revisionen tidigare pekat på att nämnden bör efterfråga information för att kunna ta sitt ansvar för uppföljning av verksamheten är investeringsprogrammens utveckling. Inte minst eftersom nämndens investeringar i fullmäktiges budget 2017 omfattar nästan en tredjedel av landstingets totala investeringsvolym och därmed är av stor betydelse för såväl nämndens som landstingets framtida ekonomi. 30 Landstingsrevisorerna, Delrapport Trafiknämnden 2016, RK Trafiknämnden, hälso- och sjukvårdsnämnden samt kulturnämnden 32 TN Prop. 1990/91:117 s. 103 och 203, RÅ 1977 ref. 28 I och II samt Kammarrätten i Stockholms avgörande i mål nr

25 Rekommendation: Trafiknämnden bör fatta beslut om ärenden som påverkar verksamhetens mål, omfattning, inriktning eller kvalitet som enligt kommunallagen inte kan delegeras till förvaltningen. 3.4 Organisation och kompetensförsörjning Utredningar gällande förvaltningens interna organisation Under 2016 har tre större utredningar gällande förvaltningens interna organisation och arbete genomförts. Utredningarna har behandlat fastighetsområdet, säkerhet respektive IT 34. IT-utredningen har resulterat i en omorganisation. För övriga två utredningar pågår analys av utredningarnas resultat. Trafikförvaltningen har sedan 2011 använt sig av s.k. team för samordning av vissa verksamhetsområden, t.ex. trafiksäkerhet och trafikplanering, mellan sektioner och avdelningar. Syftet med teamen har varit att säkerställa en god utveckling av respektive verksamhetsområde genom bl. a. helhetssyn och effektivitet. Under 2016 har nuvarande teamfunktion utretts 35. Gemensamt för samtliga utredningar är att de pekar på olika typer av kompetensbehov samt behov av kompetens och intresse från ledningens sida i sakfrågorna. Behovet av samordning mellan avdelningar och sektioner liksom behovet av en gemensam processkarta återkommer också mer eller mindre tydligt i alla utredningarna. Dessa gemensamma drag har utredningarna också i huvudsak gemensamt med tidigare initierat, och till stora delar genomfört, förändringsunderlag kallat TA kraftsamling Kompetensförsörjning Revisionen konstaterade i delrapporten att det pågick en personalstrategisk utredning som prioriterats om med fokus på roller inom investeringsverksamheten och bemanning av investeringsprojekten inom avdelningen PU. Arbetet är helt integrerat med trafiknämndens uppdrag 38 att förvaltningen ska växla konsulter till anställd personal. Arbetet med konsultväxling inom investeringsprojekten har fortskridit enligt plan med analyser och identifiering av roller som ska växlas från konsulter till anställda. Själva rekryteringsförfarandet är inlett. Nästa steg, som har påbörjats vid årsskiftet 2016/2017 omfattar analys av de resurser som behövs i investeringsprojekten från trafikavdelningen. I trafiknämndens beslut från 2015 finns utifrån målsättningen att ersätta konsulter med anställd personal ett uppdrag att genomföra en personalstrategisk utredning. 34 Kartläggning av säkerhetspåverkan i trafikförvaltningens aktiviteter och processer, MTO Säkerhet, nov 2016 Rapport A: Fastighetsutredningen fastighetsfrågornas organisatoriska placering, COWI Utredning om organisation och arbetssätt för trafikförvaltningens IT-verksamhet, TN , Hantering av tvärfunktionella frågor i TF:s team, , TA Kraftsamling Förhandlingsunderlag uppdaterat efter MBL , TN Landstingsrevisorerna, delrapport Trafiknämnden 2016, RK Beslut i trafiknämnden , TN

26 Den personalstrategiska utredningen ingår i en mer allmän analys av förvaltningens kompetensbehov, t.ex. har behov av utökade resurser inom stödfunktioner till projekten identifierats. I detta arbete är även införandet av Koll 39 samt Lärtorget 40 viktiga delar. Enligt förvaltningen pågår arbete med att ta fram en kompetensförsörjningsplan som i en första version ska vara klar Parallellt med förvaltningens arbete med konsultväxling pågår enligt nämndens årsrapport olika utvecklingsåtgärder för att stödja rekryteringsarbetet Samarbete och processer Revisionen har vid flera tillfällen pekat på behovet av att utveckla och tydliggöra förvaltningens processer. Även internt inom förvaltningen har frågan väckts i olika sammanhang, inte minst inom TA Kraftsamling. Flera initiativ har också tagits för ett arbete kring förvaltningens processer, senast som ett förvaltningsinternt uppdrag till den nybildade gruppen för intern kontroll. Uppdraget är för närvarande stoppat till förmån för andra utvecklingsområden som prioriterats i verksamhetsplanen för Förvaltningschefen har, i enlighet med teamutredningens förslag, beslutat att teamen ska upphöra. Från förvaltningens ledning framhålls att samarbetet inom förvaltningen behöver stärkas och att formerna för detta kommer att analyseras under Bedömning Revisionen ser positivt på det arbete som genomförs utifrån nämndens uppdrag om konsultväxling. Utmaningarna för konsultväxlingen är stora bland annat mot bakgrund av rådande läge på arbetsmarknaden. Flera utredningar och revisionens granskningar pekar vidare på behov av att nämnden allmänt analyserar behovet av olika typer av kompetens inom organisationen. Revisionen menar att det behövs ett samlat grepp kring denna fråga. Revisionen kommer därför följa förvaltningens arbete med framtagande av kompetensförsörjningsplan under Revisionen har tidigare konstaterat att förvaltningens team-funktioner haft otydliga uppdrag och ser därför positivt på att denna typ av funktion har utretts. Revisionen konstaterar samtidigt att det nu förefaller oklart hur teamens funktion ska ersättas och därmed hur samordningen mellan sektioner och avdelningar för vissa verksamhetsområden ska hanteras. Revisionen konstaterar också att utvecklingsarbete kring verksamhetens övergripande processer har prioriterats ner. Revisionen ser positivt på att förvaltningsledningen kommer att arbeta med detta område under Kontroll av intäkter Revisionen har granskat kontrollen av biljettintäkter via SL Access. Intäktsflödet genom SL Access utgör majoriteten av trafiknämndens intäkter, exklusive landstingsbidraget. En fungerande process, inklusive kontroller baserade på riskanalyser, är därför grundläggande för att säkerställa det finansiella flödet. Trafikförvaltningen följer 39 Koll är den landstingsgemensamma modellen för kompetensplanering 40 Lärtorget är landstingets plattform för de kurser som SLL erbjuder medarbetare och uppdragstagare 20

27 månadsvis upp biljettintäkterna och analyserar orsaker till eventuella avvikelser mot budget respektive föregående år. Granskningen visar att SL Access haft allvarliga kapacitetsproblem från hösten 2015, vilka periodvis eskalerat under Under hösten har förvaltningen därför arbetat intensivt för att säkerställa kapaciteten inte minst i samband med införandet av enhetstaxan i januari Införandet har dock enligt uppgift fungerat väl. De nyckelkontroller av intäktsflödet som förvaltningen valde att inte utföra inför delårsbokslutet för att minska belastningen på systemet har genomförts i efterhand, men dokumentationen av dessa kan fortfarande förbättras i enlighet med revisionens tidigare rekommendation. Fortfarande har dock inte avvikelser som påträffats i kontrollerna utretts och åtgärdats fullt ut av den leverantör som utvecklat och sköter driften av SL Access. Leverantören har inte heller dokumenterat kontrollerna vilket innebär att det är svårt för förvaltningen att följa upp och bedöma de kontroller som genomförs. I revisionens granskning har framkommit att det finns en fortsatt osäkerhet inom förvaltningen kring systemleverantörens framtida förmåga avseende drift och utveckling. Under året har förvaltningen stärkt den interna organisationen för kontroll av biljettintäkter via SL Access. Bland annat har förvaltningens internkontrollgrupp fått i uppgift att kartlägga intäktprocessen och de nyckelkontroller som ska säkerställa en korrekt intäktsredovisning. Bedömning Granskningen visar att trafikförvaltningen under hösten har vidtagit åtgärder för att säkerställa att den interna kontrollen av biljettintäkterna är tillräcklig. Även frågan om en tillräcklig kapacitet i SL Access har hanterats inför övergången till enhetstaxan i januari 2017 i enlighet med revisionens tidigare rekommendation. Fortfarande kvarstår arbete med rekommendationer för att åtgärda fel och dokumentera kontroller. 3.6 Finansiell rapportering av färdtjänsten Färdtjänstens verksamhet är transaktionsintensiv och den finansiella rapporteringen bygger på många transaktioner till låga belopp. Revisionen har tidigare rekommenderat förvaltningsledningen att den manuella månatliga kontrollen av transaktionerna bör dokumenteras. Granskningen visar att kontrollen inte längre genomförs av förvaltningen, istället ska en kontroll genomföras av färdtjänstens systemleverantör. Det finns ingen rutinbeskrivning för kontrollen, vilket ökar risken för att kontrollen inte genomförs varken på ett enhetligt eller tillräckligt sätt. Leverantören meddelar förvaltningen endast om kontrollen leder till avvikelser, vilket innebär att förvaltningen inte kan bedöma och följa upp att kontrollen har genomförts på ett tillräckligt sätt. Bedömning Revisionen bedömer att den interna kontrollen av den finansiella rapporteringen av färdtjänstens verksamhet generellt behöver stärkas. 21

28 Rekommendation: Trafikförvaltningens ledning bör säkerställa att kontrollmoment för färdtjänstverksamhetens finansiella flöden genomförs och dokumenteras på ett spårbart sätt. 3.7 Finanspolicy Revisionen har genomfört en granskning i syfte att bedöma den interna kontrollen inom landstinget kopplat till styrelsers och nämnders följsamhet till finanspolicyn. Av finanspolicyn framgår att respektive nämnd/styrelse är ansvarig för att finanspolicyn följs. Uppföljning ur ett koncernperspektiv för hela landstinget genomförs av landstingsstyrelsens förvaltning (LSF) i samarbete med Stockholms läns landstings Internfinans AB (Internfinans) som enligt policyn ska hantera landstingets finansiella risker. Trafikverksamheten har en förhållandevis komplex finansiell förvaltning jämfört med andra verksamheter inom landstinget. Revisionen konstaterar att det förekommer såväl förskottsbetalningar, betalningar i utländsk valuta som olika former av derivatinstrument. Förskott tillämpas främst vid fordonsupphandlingar och beslutas då i enlighet med trafiknämndens delegation för upphandling. Några väsentliga förskottsbetalningar har inte förekommit under 2016 (totalt 16 mnkr). Finanspolicyn ställer krav på bankgarantier i samband med förskottsbetalningar. Revisionen konstaterar att en dialog har skett mellan trafiknämnden och Internfinans i de undantagsfall där bankgarantier inte tillämpats. Vidare uppges att avtalen numer tecknas i svenska kronor för att minska risken för valutaexponering, men inköp i annan valuta förekommer t.ex. när det gäller inköp av pendeltågsvagnar av modellen 60B. Revisionen har noterat ett inköp i utländsk valuta gällande 15P-fordon där inköpet borde ha säkrats under en tiodagarsperiod från den 23 augusti Trafikförvaltningens sektion Finansiering och kalkylering (SFK) som enligt arbetsordningen ska säkerställa att villkor uppfylls avseende ingångna finansiella avtal, var inte involverade när affären gjordes. Upphandlingen har överklagats och trafiknämnden har efter dialog med Internfinans säkrat 50 procent av valutarisken, i enlighet med finanspolicyn, för de fall överklagandet avslås. Av finanspolicyn framgår att styrelserna/nämnderna ansvarar för att vid behov upprätta lokala riktlinjer för att säkra följsamheten till finanspolicyn. Lokala riktlinjer som reglerar finanshanteringen framgår av arbetsordning för trafikförvaltningen. Bland annat beskrivs att SFK ansvarar för att säkerställa både kortsiktig och långsiktig finansiering i samarbete med Internfinans samt att finanspolicyn följs. I granskningen framkommer att mycket av det löpande arbetet kring den finansiella hanteringen i praktiken sker genom kontakter mellan handläggare på trafikförvaltningen och Internfinans. Granskningen har visat att det inte finns en dokumenterat riskbedömning beträffande finansområdet som underlag för intern kontrollplan. 22

29 Bedömning Revisionen bedömer att det sammantaget finns rutiner för att säkerställa följsamheten till finanspolicyn. Revisionen framförde i delrapport 2016 att förvaltningens ledning bör säkerställa att SLL:s finanspolicy följs vid anbud i utländsk valuta. Vidare anser revisionen att trafiknämnden bör dokumentera sin riskbedömning beträffande finansområdet som underlag för intern kontrollplanen. Rekommendationer: Trafiknämnden bör utveckla och dokumentera riskanalyser på finansområdet som underlag för internkontrollplanen. Trafikförvaltningens ledning bör säkerställa dels en löpande kontroll över vilka upphandlingar som sker i utländsk valuta, dels att finanspolicyn följs fullt ut vad gäller valutasäkring Intern styrning och kontroll i infrastrukturprogram Revisionen har granskat intern styrning och kontroll i några av de elva infrastrukturprogram (program) som bedrivs inom avdelningen för projekt och upphandling (PU). Granskade program är Roslagsbanan, Röda linjens utbyggnad, Citybanan och Pendeltåg. Ett program består av olika projekt som har ett gemensamt mål alternativt ett gemensamt styrningsbehov. Antalet projekt i varje program varierar från två till över 20 projekt och respektive programs totalbudget varierar enligt nämndens budget 2016 från 180 mnkr till mnkr Organisation och roller Programmen leds av programledare medan de ingående projekten leds av projektledare. PU hade under hösten 2016 också tre 42 programdirektörer vars huvudsakliga arbetsuppgift är att utgöra sponsorer 43 för programmen. I egenskap av sponsor styr programdirektörerna framåtskridande och leverans av programmen, vilket bl.a. innebär att ta de styrningsbeslut som krävs samt följa upp leveransen. Organisatoriskt är programdirektörerna 44 placerade direkt under avdelningschefen för PU medan program- och projektledare är organiserade främst inom sektion program på PU. Detta innebär att verksamheten i programmen styrs i matrisform där sektionschefen för sektion program har personalansvar för projekt- och programledare, medan programdirektören har det övergripande ansvaret för programmens genomförande. I samband med att PU för närvarande ser över sin organisation och bemanning (se vidare avsnitt 3.4) har styrningsformen för program diskuterats. Det finns dock för tillfället inga planer att förändra grundmodellen för organisationen. 41 Denna rekommendation ersätter tidigare lämnad rekommendation med liknande innehåll. 42 Som framgår av avsnitt finns vintern 2017 ytterligare en programdirektör. 43 Sponsor är en roll i förvaltningens projektmodell vilken baseras på en extern projektmetodik, LPM, där rollen sponsor definieras. 44 I fortsättningen används genomgående begreppet programdirektör även om det i vissa sammanhang skulle vara mer korrekt att använda begreppet sponsor. 23

30 3.8.2 Styrande dokument PU har tagit fram en projekt- och programhandbok 45 (PPH). Handboken är såväl ett stöd som ett styrande dokument för alla projekt och program inom förvaltningen. Handboken hänvisar till rutiner, mallar, beskrivningar och checklistor och tillsammans utgör materialet den projektmodell som ska användas. Modellen beskriver bland annat planeringsarbetet avseende avstämnings- och beslutspunkter i projekt och program. I PPH anges vem som ansvarar för olika moment i projektarbetet. Däremot finns ingen samlad sammanställning av projekt- och programledarnas respektive programdirektörernas ansvar då detta enligt förvaltningen är angivet i andra styrande dokument; arbetsordning/kravprofil för anställda respektive uppdragsbeskrivning för konsulter. Därutöver hänvisar PPH till rutinen Sponsor och styrgrupp för projekt och program inom PU. I rutinen regleras till viss del även program- och projektledarnas roller, där de två kategorierna inte skiljs åt. I rutinen anges att befogenheter framgår av förvaltningens beslutsordning 46 samtidigt som det står att beslut fattas på en nivå som är överenskommen med sponsor. Enligt förvaltningen är beslutsordningen överordnad PPH varför det här ska förstås att sponsor inte kan överenskomma beslut på annan nivå utanför beslutsordningens ramar. Den ekonomiska hanteringen i projekt och program styrs av förvaltningens ekonomihandbok. De generella ekonomiska befogenheterna styrs genom beslutsordningen som i huvudsak specificerar beloppsgränser för beslut av ekonomisk art. Revisionen har granskat den ekonomiska hanteringen i projekt och program genom stickprov, se vidare avsnitt Intervjuade program- och projektledare anser att PPH ger ett bra stöd i projektarbetet. Det kan samtidigt konstateras att vissa delar fortfarande saknas i PPH. Vidare anger tidigare omnämnd utredning gällande säkerhet 47 att flera intervjuade anser att de säkerhetsstyrande dokument som PPH indirekt pekar på via säkerhetshandboken inte ger tillräckligt stöd. Enligt en förvaltningsintern utredning 48 anser användarna också att PPH inte är tillräckligt tydlig med vad som är styrande och vad som är stöd Programstyrning i praktiken Varje projekt ska, enligt PPH, ha beslutspunkter, TG-punkter, som följs upp av sponsor genom den så kallade TG-checklistan. Vidare ska varje projekt ha så kallade milestones för program-/projektledarens ledning och styrning. Granskningen visar att det finns skillnader i hur de olika programmen i praktiken styrs. Till viss del kan detta bero på att varje program/projekt i sig är mer eller mindre unikt. Styrning och uppföljning måste därför enligt förvaltningen planeras och överenskommas med sponsor i planeringsskedet. 45 Projekt och Upphandling Projekt- och programhandboken. SL-S Beslutsordning för trafikförvaltningen, TN , MTO Säkerhet AB, Kartläggning av säkerhetspåverkan i trafikförvaltningens aktiviteter och processer, november Erfarenhetsåterföring Projektstöd, Projekt och Upphandling, Programsektionen, ,

31 Revisionen har i granskningen noterat att det utöver själva TG-hanteringen inte förefaller finnas några gemensamma arbetssätt för hur programdirektörerna ska utöva sin styrning och uppföljning av programmen. På motsvarande sätt finns inga gemensamma arbetssätt för hur programledarna ska organisera arbetet inom programmen. Det är därigenom stor variation i hur de enskilda programmen har utformat sina interna styrregler och hur omfattande dessa är. Varje programledare har sin egen modell för övergripande roller och moment, t.ex. kvalitetssäkring och former för samarbete med trafikavdelningen, samt hur, och i vilken form, projektledarnas ansvar definieras. Det finns exempel på att program formaliserat beslutsfattande i form av formella skriftliga programledar- respektive programdirektörsbeslut (s.k. sponsorbeslut) medan det i övriga granskade program inte är tydligt hur beslut dokumenteras. Tidigare externa och interna utredningar av trafiknämndens investeringsverksamhet har framhållit behov av ett kvalificerat projektverktyg. Förvaltningen har utvecklat den ekonomiska hanteringen och uppföljningen för projekt genom en utveckling av ekonomihandboken. En vidareutveckling genomförs nu inom ramen för pågående implementering av systemstödet Hypergene (se vidare avsnitt 3.2.4), vilket planeras implementeras under Förvaltningen har i övrigt ett flertal systemstöd som används i projektverksamheten. Enligt uppgift, är dock behov av ytterligare systemstöd identifierat men senarelagt till förmån för annat utvecklingsarbete. För frågor kopplade till miljö och säkerhet ska programmen kunna få expertstöd från en stödfunktion under sektionen program. Utredningen om säkerhet 49 poängterar att stödfunktionen har bidragit till förbättringar, men är otillräcklig utifrån det behov som finns, inom PU, av systematik och kunskap i säkerhetsfrågor. Enligt uppgift kommer bemanningen inom stödfunktionen att utökas. Trafikavdelningen och avdelningen för strategisk utveckling deltar i programarbetet främst genom representation i styrgrupper och beställargrupper. Det är programdirektören som beslutar om en styrgrupp 50 ska utses. Enligt intervjuer och utredningar har styrgrupperna inte upplevts som effektiva 51 varför nya former för styrgruppsarbetet nu prövas för att senare utvärderas. Trafikavdelningen ansvarar för hur beställargrupperna styrs och tillsätts. Det finns en rutin framtagen för hur grupperna ska fungera. Det allmänna intrycket från revisionens intervjuer inom PU är att trafikavdelningen inte upplever sig ha resurser att delta i den omfattning som är önskvärt från projektens sida och att det därigenom finns betydande problem både i det löpande arbetet samt vid planering för och genomförande av övertagande från projekten. En översyn av beställargrupperna är initierad samtidigt som arbetet med konsultväxling inom PU, se avsnitt 3.4, nu går in i en fas där representationen från trafikavdelningen i projektverksamheten ska analyseras. 49 MTO Säkerhet AB, Kartläggning av säkerhetspåverkan i trafikförvaltningens aktiviteter och processer, november Styrgruppen syftar till att förankra programmets framdrift och beslut inom trafikförvaltningen samt stödja programdirektören i att fatta beslut enligt projektets mål och omfattning. 51 Effektivisering av styrgruppsarbete, TN , Se även Slutrapport Upprättande av arbetssätt och metodstöd inom kvalitet 25

32 3.8.4 Hantering av ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten (ÄTA) Beställning/avbeställning, som i överenskommelse med leverantör ändrar utförandet inom ramen för ett ursprungligt avtal, hanteras genom så kallade ändrings- tilläggsoch avgående arbeten (ÄTA 52 ). Revisionen har granskat den interna hanteringen av dessa beställningar/avbeställningar. Granskningen omfattar inte hur detta hanteras mot leverantörerna. Mandatet för att göra beställning/avbeställning regleras, som beskrivits i avsnitt 3.8.2, av beslutsordningen. ÄTOR inom programmen är enligt förvaltningen inget beslut i kommunalrättslig mening utan avser verkställande av beställningar/avbeställningar inom ramen för genomförandebeslut och gällande avtal. Under förutsättning att beloppet ryms inom ramen för beslutad program- eller projektbudget specificerar beslutsordningen följande beloppsgränser; programdirektör (50 mnkr), programledare (10 mnkr) respektive projektledare (5 mnkr). För belopp över 50 mnkr har förvaltningschef verkställighetsbeslutet 53 och över 100 mnkr nämnden. Om ÄTOR:na innebär att fastställd totalbudget inte kan hållas, eller att ÄTAN i övrigt avviker från projektets genomförandebeslut, behövs ett nytt genomförandebeslut. I övrigt finns ingen allmän reglering av beslut om ÄTA, utan det är upp till varje programdirektör och programledare att utforma hur och om besluten ska tas. ÄTA dokumenteras i enlighet med enskilda avtal samt allmänna branschregleringar. All projektdokumentation ska enligt förvaltningen diarieföras i enlighet med dokumenthanteringsplan vilket även gäller avrop och tilläggsbeställningar. Dessutom föreskriver beslutsordningen att alla verkställighetsbeslut ska anmälas till förvaltningschefen enligt särskild rutin. Granskningen visar att det i praktiken inte finns någon sådan rutin och att avrapportering inte har skett. Däremot finns ett uppdrag inför 2017 att bl.a. se över beslutsordning och rutiner för rapportering av beslut (se även avsnitt 3.2.1). Som en del i trafikförvaltningens verksamhetsplanering för 2017 ingår också att utreda behovet av beställningssystem vilket skulle skapa systemstöd för hantering och kontroll av beställningar. Revisionen har i granskningen begärt information från ett antal program/projekt om vilka ÄTOR som förekommit. Granskningen visar att ÄTA-dokumentationen skiljer sig åt mellan programmen/projekten. De sammanställningar som på förfrågan överlämnats till revisionen har varierat från att listor har kunnat plockas fram över samtliga ÄTOR till att information om ÄTOR:na inte varit möjlig att sammanställa inom, för granskningen, rimlig tid. De direkta ekonomiska konsekvenserna för ett projekts beställda ändrings- och tilläggsarbeten blir visserligen en del av den ekonomiska rapporteringen, men går inte alltid tydligt att urskilja. Det saknas system där samtlig ekonomisk information hänförlig till ÄTOR finns registrerad. Det finns således inte någon sammanställning över den totala omfattningen av alla ÄTOR. I ett granskat projekt uppgick ändringsar- 52 ÄTA-arbete = Ändringsarbete och Tilläggsarbete som står i omedelbart samband med kontraktsarbete och som inte är av väsentligt annan natur än dessa samt Avgående arbete. 53 Enligt förvaltningen är detta inget beslut. Men även för verkställighet talar beslutsordningen om beslut. Här bestämmer någon att beställning/avbeställning ska göras. 26

33 betena till sammanlagt cirka 213 mnkr. Väsentliga ändringar kan även påverka framtida drift- och underhållskostnader. I kalkyler för genomförandebeslut ska drift- och underhållskostnader bedömas. ÄTA ska rymmas inom genomförandebeslutet. I de fall omfattningen av ÄTA är större än genomförandebeslutet måste nytt genomförandebeslut fattas och en ny bedömning av drift- och underhållskostnader göras. Granskningen visar att det finns stor variation i de interna underlagen till beslut om ÄTA och att det inte av alla underlag framgår om framtida ekonomisk påverkan av ändringsarbeten analyseras för kontroll mot genomförandebeslutet. Trafikavdelningens involvering i analys, bedömning och beslut vad gäller ändringsarbeten i programmen förefaller vara begränsad. Revisionen har granskat stickprov på programmens ÄTA-hantering. Stickproven visar att det förekommit beställning om ÄTA för belopp över delegationsgränsen för den som beslutat om beställningen. Vidaredelegation har meddelats av programdirektör långt efter beslut om och genomförande av beställning. I detta fall förefaller också beloppet för hela ändringen, som låg över 100 mnkr, ha delats upp på flera ÄTOR. I ett annat fall har beställning om ändring gjorts av en person vars funktion inte alls förekommer i beslutsordningen Löpande uppföljning och kvalitetssäkring Enligt PPH ska projektledaren planera hur styrning och uppföljning av kvalitet ska genomföras i projektet. För detta finns bl.a. en mall för kvalitetsplan framtagen, denna är dock inte obligatorisk enligt PPH. Däremot ska en projektspecifikation alltid tas fram och godkännas av sponsor. En generell mall för projektspecifikation finns som sedan enligt förvaltningen anpassas utifrån behovet i det enskilda projektet. I projektspecifikationen ska bl.a. styrning och uppföljning av kvalitet planeras. Utöver den generella styrningen genom beslutspunkter, TG-punkter är det upp till varje enskilt projekt/program att bestämma vad som ska följas upp internt inom projektet/programmet och på vilket sätt. Enligt en rapport 54 från förvaltningen skiljer sig t.ex. uppföljning och kontroll av leverantörer mellan olika projekt. Revisionen noterar vidare att det finns exempel på att enskilda programledare initierat externa projektrevisioner och även egenrevisioner inom sitt program, men det förefaller vara mer undantag än regel. I övrigt har nu genomförd granskning inte omfattat jämförande studier av framtagna projektspecifikationer vilket kan finnas anledning att återkomma till under Programdirektörerna ska se till att obligatoriska projektspecifika dokument är upprättade vid vissa beslutspunkter (tidigare nämnda TG-punkter). Utöver att programdirektören kontrollerar att dessa dokument är upprättade är det inte tydligt hur innehållet i dokumenten ska kvalitetssäkras. Revisionens granskning visar att programdirektörernas kontroll sker på en översiktlig nivå. I tidigare refererad rapport 55 har även framkommit att obligatoriska dokument saknas och att formella beslut ibland tas efter att projekt passerat aktuell beslutspunkt. I 54 Erfarenhetsåterföring Projektstöd, Ärende/dok, id Erfarenhetsåterföring Projektstöd. Ärende/dok, id

34 intervjuer och i förvaltningens egna rapporter 56 framkommer att det finns ett behov av utökat kvalitetsstöd för programdirektörer och program. I intervjuer har även framkommit behov av att ta fram fler kontrollpunkter under genomförandefasen av programmen då det idag endast finns ett fåtal beslutspunkter mellan vilka det kan gå lång tid. Det finns dock enligt förvaltningen inget hinder att redan i dagsläget införa flera beslutspunkter. Enligt uppgift kommer ytterligare en programdirektör att anställas 57 för att minska direktörernas programportföljer och därmed möjliggöra mer kvalitetssäkring och uppföljning av programmen. Vidare har förvaltningen identifierat ett behov av att implementera en kvalitetsprocess för att säkerställa en hög process- och projektkvalitet inom projektverksamheten. Som en del av kvalitetsarbetet kopplat till projektarbetet har projektstödsgruppen inom PU planerat för löpande projektrevisioner 58 och några provrevisioner har genomförts. Enligt uppgift finns dock, för närvarande, inte bemanning för att fortsätta utvecklingen av detta arbete varför det har avstannat. PU genomför som tidigare angetts nu en organisationsutveckling där bemanningen förstärks. Programmen tar varje månad fram en så kallad statusrapportering för tid, kostnad och kvalitet som rapporteras till programdirektör och vidare till trafikförvaltningens ledningsgrupp varje tertial. Programmens statusrapportering är en summering av ingående projekts statusrapporteringar som följer samma struktur. I en extern utredning 59 beskrivs att återkoppling i samband med statusrapporteringar från ledning/programdirektörer är knapphändig, vilket uppges ha bidragit till nedprioritering och minskad kvalité i rapporteringen. Från och med slutet av 2016 ska samtliga program ha en controller som är knuten till programmet. I samband med denna förändring omorganiseras controllergruppen så att de organisatoriskt tillhör avdelningen för verksamhetsstyrning- och ekonomi. Med denna förändring avser förvaltningen skapa bättre stöd för controllerfunktionen samtidigt som stöd till och löpande ekonomisk uppföljning av programmen kan ges en mer enhetlig utformning Riskhantering I varje program ska det finnas en utsedd ansvarig för riskhantering 60. Granskningen visar att det är program-/projektledarens inställning till riskfrågorna som sedan avgör formerna för det arbete som bedrivs. Utredningen om säkerhet belyser en särskild problematik med riskbedömningar eftersom projekten är konsultintensiva och konsulter till viss del saknar tillräckligt djup kunskap om de risker som kan vara aktuella i den löpande verksamhet som ska ta emot projektet. Samtidigt kan, enligt vad som framkommit i revisionens intervjuer, situationen också vara den att mottagande verksamhet är outsourcad och att förvaltningens interna mottagarorganisation inte 56 Slutrapport Upprättande av arbetssätt och metodstöd inom kvalitet, (Aregab 2016) 57 Ny programdirektör finns enligt återkoppling från förvaltningen på plats i mars Projektrevision förefaller vara ett vedertaget begrepp som handlar om, för projektet externa, objektiva, revisioner under projekttiden. 59 Slutrapport Upprättande av arbetssätt och metodstöd inom kvalitet (Aregab 2016) 60 Rutin: Riskhantering i program och projekt, TN-S

35 har tillräcklig kompetens eller resurser för att bistå med riskbedömningar i projekten. I den månatliga statusrapporteringen (se avsnitt 3.8.4) sammanställs riskerna för varje program. Som revisionen tidigare rapporterat 61 går inte riskerna att jämföra då metod, värdering och bedömning tillämpas på olika sätt i programmen. Detta innebär att risker som ansetts oacceptabla i vissa program ansetts hanterbara i andra. Att programmen har olika storlek och förutsättningar bör inte påverka om den generella metoden är utformad för att hantera detta. I delårsrapporten 62 bedömde revisionen att nämnden bör begära en samlad rapportering av de väsentligaste riskerna inom programmen och ta ställning till hur de hanteras. Detta i syfte att stärka kontrollen och uppföljningen av investeringsverksamheten. Förvaltningen uppger nu att man ser över rapportering av risker till nämnden Erfarenhetsåterföring och utvecklingsarbete Enligt PPH ska erfarenhetsåterföring ske via projektens slutrapporter, dvs. när projektet är helt färdigställt. Emellertid löper program och projekt ofta under många år där både program- och projektledare samt annan personal kan hinna bytas ut. Enligt intervjuer kan det därmed vara svårt att få med alla erfarenheter och det som hänt under hela programmets livslängd. I ett av de granskade programmen uppger projektledare att erfarenheter och åtgärder m.m. successivt sammanställts. Inför 2017 års verksamhetsplanering har förvaltningschefen pekat ut projektstyrning som ett av tre utvecklingsområden. I det förvaltningsinterna dokumentet 63 poängteras särskilt vikten av att utöka uppföljningen och tidigt fånga upp avvikelser Bedömning Revisionen konstaterar att program- och projekthandboken förefaller ge ett gott administrativt stöd till enskilda projekt- och programledare, men att det behöver bli tydligare vad som är obligatoriskt att följa och vad som kan anses vara valfritt stöd. Revisionen bedömer att även om det måste finnas utrymme för anpassning till varje projekt/programs egenart, bör den övergripande styrningen och kontrollen av projekt och program stärkas ytterligare genom fortsatt utveckling av gemensamma former för projekt- och programstyrningen. Revisionen vill särskilt trycka på behovet av enhetliga riktlinjer för ändrings- tilläggs- och avgående arbeten så att dokumentation, spårbarhet och kontroll för ÄTA säkerställs i alla program och projekt. Det är i detta sammanhang positivt om utvecklingen även medför ökade möjligheter till identifiering av systematiska problem som föranlett behov av ändringar. Detta skulle i sin tur kunna ligga till grund för bättre avtalskonstruktioner. Vidare är det revisionens mening att genomförd bedömning av ändringsarbetens effekt på framtida driftskostnader bör framgå av de interna underlagen till ÄTA så att kontrollen mot genomförandebeslutet blir tydlig. 61 Delrapport trafiknämnden 2016, Landstingsrevisorerna, RK Delrapport trafiknämnden 2016, Landstingsrevisorerna, RK Uppdrag och inriktning 2017 kompletterande VP-anvisning, TN

36 Granskningen visar att ansvar, roller och befogenheter i program och projekt behöver beskrivas mer enhetligt och överskådligt. Exempelvis framgår inte tydligt vilka kompletterande specificeringar av ansvar och roller som varje programdirektör och program- respektive projektledare måste fastställa. Revisionen ser allvarligt på de överträdelser av befogenheter som stickproven visar samt att beslutsordningens krav på rapportering av verkställighetsbeslut inte har följts. Revisionen ser positivt på det påbörjade uppdraget att se över beslutsordning och former för återrapportering av beslut (se avsnitt 3.2.1). Revisionen noterar i övrigt att beslutad förändring av controllerfunktionen kan förmodas bidra positivt till den ekonomiska uppföljningen och kontrollen av programmen. Revisonen bedömer att trafikförvaltningen behöver säkerställa att viktiga erfarenheter under hela programmens livslängd löpande dokumenteras för att minska sårbarheten vid personalförändringar och öka möjligheten till systematiska förbättringar. Rekommendationer: Trafikförvaltningens ledning bör tydliggöra ansvarsfördelningen inom programverksamheten samt fortsätta utveckla formerna för hur den interna styrningen och kontrollen inom program ska hanteras. Trafikförvaltningens ledning bör tydliggöra hur beslut, dokumentation och kontroll av tilläggs- ändrings- och avgående arbeten ska ske. Trafikförvaltningens ledning bör säkerställa att interna underlag till tilläggsändrings- och avgående arbeten visar analys av påverkan på framtida driftskostnader samt att detta har stämts av mot genomförandebeslut och förankrats internt. 3.9 Investeringsprojekt: Ekonomisk rapportering och hantering i redovisningen Investeringsprojekt i planerings- och uppföljningsdokument Investeringsbudgeten för trafiknämnden framgår av fullmäktiges budgetbeslut där budgeten för kommande budgetår samt planår specificeras på viss nivå. En redogörelse för trafiknämndens investeringsverksamhet lämnas inför nämndens beslut om budget för kommande år, och i tertial- och delårsrapporterna samt årsrapport. Därutöver lämnas uppföljning av investeringarna i bilaga till trafikförvaltningens månadsrapportering till trafiknämnden. Det finns ingen tydlig linje för vilka projekt som specificeras vid de olika redovisningstillfällena samt hur projekten grupperas och summeras. Svårigheterna att följa investeringarna från budget till årsrapport samt att se konsekvenser för projektens totala budget och tidsram hänger delvis ihop med hur anvisningarna från landstingsstyrelsen är utformade men också hur redovisningen från trafiknämnden i praktiken har genomförts. I fullmäktiges budget för 2017 har sammanställningen utvecklats för att tydligare redovisa i vilket stadium som olika projekt befinner sig. Dock förefaller landstingsstyrelsen här ha valt en form för sammanställning så att de totala ersättningsinvesteringarna inte framgår. 30

37 Projekt under 100 mnkr klassificeras enligt landstingets investeringspolicy som ospecificerade projekt och ska beslutas av nämnden (projekt under 50 mnkr har av nämnden delegerats till förvaltningschef). I rapporteringen från förvaltningen till nämnden finns ingen redovisning av dessa projekt annat än som en klumpsumma. Den löpande månadsrapportering till nämnden för specificerade projekt innehåller enligt anvisningens mall ingen avvikelsekolumn och större avvikelser kommenteras inte heller i rapporten. Utan att större avvikelser kommenteras är det svårt för nämnden och övriga läsare att hantera informationen. I samtliga ovan nämnda dokument utom månadsrapporterna finns beskrivningar och/eller kommentarer för vissa program/projekt. Det är ibland otydligt varför vissa projekt kommenteras och andra inte. Sättet att beskriva enskilda program och projekt skiljer sig åt mellan olika rapporteringstillfällen. Beskrivningarna av olika projekt är inte heller enhetlig. Detta gäller särskilt i budgetdokument vilket gör att projektens status är svåra att utläsa. En särskild problematik finns för trafiknämndens program, t.ex. Program Röda linjens uppgradering vars totalbudget är mnkr och Program Pendeltåg med totalbudget mnkr, som utgörs av ett antal projekt (se avsnitt 3.8). För några program finns gemensamt genomförandebeslut för hela programmet men för de flesta programmen är genomförandebesluten tagna för varje enskilt projekt, där vart och ett kan omfatta antingen över eller under 100 miljoner kronor. All redovisning gällande programmen sker på programnivå vilket innebär att enskilda avvikelser för större ingående projekt inte blir tydliga. Ett exempel är det låsprojekt (se avsnitt ) som ingår i program IT-projekt med säkerhet. Projektet budget är på 407 mnkr och nuvarande budgetbeslut gällde till sista december Hittills har dock endast en mindre del av projektmedlen upparbetats och projektet prognostiseras färdigställas Projektet redovisas inte separat i tabeller och projektets omfattande försening har inte kommenterats vare sig i yttrande över landstingsdirektörens planeringsunderlag för 2016 eller 2017 respektive i nämndens budget för 2016 eller Projektet kommenteras i årsrapport 2016 endast som en förklaring till avvikelse för utfall 2016 inom programmet (utfall understiger budget så det förefaller finnas ytterligare förseningar). Några långsiktiga konsekvenser av projektets försening anges inte och inte heller att beslutad sluttidpunkt för projektet har nåtts. Årets granskning visar att förvaltningens interna ekonomiska uppföljning av förvaltningens program förbättrats genom utvecklande av uppdragsrapporter för programmen som löpande sammanställs av programledare (se avsnitt 3.8.4). I tre granskade rapporter som avser projekt som har en separat fastställd budget finns översiktlig ekonomisk uppföljning av de ingående enskilda projekten i två rapporter (men då enbart gällande innevarande år) medan detta saknas i den tredje rapporten. Dokumenterade rutiner och instruktioner för uppföljning av projekt som inte är del av program saknas inom förvaltningen. Det har också framkommit att ett systemstöd med spårbarhet saknas för uppföljning av projekt. I ekonomisystemet Agresso finns en modul för Projektuppföljning men det saknas spårbarhet till vem som har utfört 31

38 en uppdatering och lämnat kommentar för pågående projekt. Det framgår inte heller om respektive projektledare har gått igenom sitt projekt och uppdaterat prognosen. Enligt uppgift kommer nytt systemstöd för hantering av budget och uppföljning inom investeringsredovisningen utvecklas under 2017 (se avsnitt 3.2.4). Revisionen har vid genomgång av förvaltningens projektsammanställning funnit exempel där prognos för enskilda projekt överstiger fastställd ram för projektet. Förvaltningen har ännu inte besvarat frågor om dessa och granskningen fortsätter därför Revisionen har tidigare framhållit 64 att det är viktigt med tydliga rutiner för initiering av nya genomförandebeslut när projekt prognosticeras överstiga beslutad budgetram. Någon sådan rutin förefaller inte framtagen. Som framgår av avsnitt 2.1 har nämnden numer god kontroll på totalnivån gällande årets budget för investeringar. Det är också revisionens uppfattning från intervjuer att ett stort arbete läggs från avdelningsledningarna på att se till så att årets totalbudget för investeringar kan hållas. Detta görs genom att hela tiden styra, dvs. gasa respektive bromsa enskilda projekt utifrån det samlade utfallet och prognoser under året. Som redovisats i avsnitt 2.1 varierar upparbetningsgraden mellan 0 och 561 procent (enbart programmen mellan 6 och 259) Hantering av investeringsprojekt i redovisningen Trafikförvaltningen har en rutin för inventering av pågående projekt som genomförs två gånger om året i syfte att säkerställa värdet på tillgångarna. I rutinen kontrolleras samtliga projekt för att identifiera projekt som bör skrivas ned eller är färdigställda och därmed ska aktiveras. Rutinen till trots noterar revisionen i stickprov förekomsten av projekt som är färdigställda men som redovisats som pågående. Vidare konstateras att projekt har kostnadsförs under 2016 trots att dessa borde ha identifierats för nedskrivning redan Revisionen noterar även, likt tidigare år, att avskrivningar har genomförts retroaktivt avseende tidigare perioder till följd av att färdigställda projekt inte har identifierats i tid för aktivering. I samband med stickprov av omföringar har också konstaterats bristfällig dokumentation av beslut kopplat till investeringar samt avsteg ifrån gällande delegationsordning. Även om granskade aktiveringar respektive nedskrivningar under 2016 i sig är korrekta innebär bristen på ordning i rutinen en felaktig periodisering med resultatpåverkan mellan åren där 2016 års resultat belastas med kostnader som borde ha funnits med i 2015 års resultat. Genomförd granskning visar vidare att kännedomen om styrande dokument samt regelverk gällande investeringar är låg inom projekten. Det förefaller också saknas upparbetade former för samverkan mellan ekonomifunktionen och projektorganisationen vid bedömning av projektens status samt framtida ekonomiska fördelar. 64 Landstingsrevisorerna, ort Trafiknämnden 2015, RK

39 Bedömning Revisionen har i delrapport 2016 rekommenderat nämnden att löpande efterfråga information om investeringsprogrammens utveckling med bedömning av totala utgifter, sluttid och eventuella avvikelser i utförandet. Revisionen bedömer att redovisningen av nämndens investeringsverksamhet, både i planerings- och uppföljningssammanhang, behöver få en mer stringent utformning med tydligare fokus på avvikelser i de kommentarer som lämnas. Det är också viktigt att kunna följa utvecklingen bakåt och framåt i tiden, både på övergripande nivå (specificerade/ospecificerade respektive strategiska/ersättningsinvesteringar) och för enskilda objekt som beslutats av fullmäktige respektive nämnd. Nämnden bör därför efterfråga löpande information om de ospecificerade projekt som nämnden beslutat om. Revisionen ser positivt på det faktum att nämnden förefaller ha god kontroll över utfallet för investeringar. Att den totala budgeten för investeringar ska styras så att upparbetningsgraden för nämnden totalt ska hamna på 100 procent medan den för enskilda projekt varierar mellan 0 och 561 procent är dock inte en modell som passar för styrning av stora investeringsprojekt. Revisionen menar därför, som tidigare framförts, att det behöver utvecklas en hanteringsordning för att kunna behandla komplexiteten i beslutade investeringar som löper över flera år med överföringar mellan år och objekt. Revisionen rekommenderade 2012 landstingsstyrelsen att ta fram en sådan hanteringsordning, men landstingsstyrelsen har inte sett ett sådant behov. Revisionen konstaterar att den ekonomiska rapporteringen av projekt som ingår i program är bristfällig då rapportering enbart sker på programnivå trots att beslut fattats på projektnivå. Även internt inom förvaltningen förefaller uppföljningen i huvudsak vara inriktad på programnivå. Trafiknämnden bör i samarbete med landstingsstyrelsen utarbeta former för rapportering av väsentliga avvikelser både för aktuellt budgetår och de ingående projektens totala budget liksom fastställda tids- och kvalitetsramar. Detta för att möjliggöra styrningen av fleråriga investeringar som omfattar flera miljarder per program. Revisionen bedömer att redovisningsrutinerna inom investeringsverksamheten fortsatt behöver förstärkas. Tidigare lämnade rekommendationer gällande rutiner för den redovisningsmässiga hanteringen av investeringsprojekt samt omföringar mellan balans- och resultaträkning bedöms efter genomförd granskning kvarstå. Rekommendationer: Trafiknämnden bör löpande efterfråga information om de ospecificerade projekt som nämnden beslutat om. Trafiknämnden bör tillsammans med landstingsstyrelsen analysera effekterna av den nuvarande styrningen av investeringar med stora variationer i upparbetningsgraden för enskilda projekt. 33

40 Trafikförvaltningens ledning bör i samarbete med landstingsstyrelsens förvaltning utarbeta former för rapportering av väsentliga avvikelser mot de i program ingående projektens totala budget liksom fastställda tids- och kvalitetsramar Reinvesteringar inom trafikområdet Revisionen har granskat hur trafiknämnden styr planeringsarbetet för reinvesteringar med utgångspunkt från fullmäktiges investeringsstrategi 65. Reinvesteringar syftar till att säkerställa och bevara värdet på landstingets tillgångar och avgränsas mot löpande underhåll i redovisningen genom åtgärdens beloppsmässiga storlek och varaktighet. Granskningen har haft särskilt fokus dels på hur trafiknämnden säkerställer korrekta och fullständiga underlag för planeringen av reinvesteringar, dels på hur trafiknämndens prioriteringsprocess säkerställer att anläggningarnas värde och funktion bibehålls Omfattning Inom trafiknämndens ansvarsområde består anläggningar företrädesvis av spår, signalsystem och andra tekniska anläggningar, fastigheter i form av t.ex. depåer, stationer, busskurer samt olika typer av fordon, framförallt pendel-, tunnelbane- och lokaltåg samt vissa fartyg. Nämndens budget för investeringar har 2016 totalt uppgått till mnkr ( mnkr), varav reinvesteringar uppgått till mnkr ( mnkr). Utfallet av genomförda reinvesteringar för 2016 blev mnkr ( mnkr). En viss variation mellan budget och utfall samt mellan åren kan förklaras av att reinvesteringar många gånger tidigare- eller senareläggs för att t.ex. kunna samplaneras med pågående insatser inom de större investeringsprogrammen. Behovet av reinvesteringar är också beroende av i vilken mån löpande underhåll genomförs inom ramen för driftbudgeten. Som redovisats i avsnitt 2.1 har de specificerade reinvesteringarna, dvs. över 100 mnkr, låg upparbetningsgrad jämfört med budget (60 procent 2016) medan reinvesteringar under 100 mnkr har utfall i närheten av budget var förhållandena ungefär desamma, upparbetningsgraden för specificerade reinvesteringar var då 53 %. Den låga upparbetningsgraden har ej analyserats i nämndens årsrapport. 65 I landstingets investeringsstrategi, LS , och i övriga landstinget används begreppet ersättningsinvesteringar. 34

41 Investeringsbudget 2016 mnkr (upparbetningsgrad jmf budget %) Strategiska Reinvesteringar (=ersättnings) Summa Specificerade (118 %) (60 %) (100 %) Ospecificerade 331 (68 %) 537 (117 %) 868 (98%) Summa (114 %) (72 %) (99%) Budgetprocess Enligt landstingets budgetprocess ska trafikförvaltningen i februari lämna underlag med förslag till investeringsplan för kommande budgetår. I samband med framtagande av denna plan har trafikförvaltningen underhandskommunikation med landstingsstyrelsens förvaltning. Enligt uppgift från trafikförvaltningen har förvaltningen i dessa diskussioner tagit upp kommande behov av att öka nivåerna på reinvesteringarna men detta har sedan inte, vad revisionen erfar, konkretiserats i överlämnade dokument. Landstingsstyrelsens förvaltning återkommer sedan till trafiknämnden med landstingsdirektörens planeringsunderlag för synpunkter i en remissomgång. Enligt revisionens granskning kommenteras inte nivån på reinvesteringar i svaret från trafikförvaltningen (se avsnitt 3.3 om nämndens hantering av planeringsunderlaget) Förvaltningsplaner Trafiknämndens planering av reinvesteringar bygger på att förvaltningsplaner upprättas för de olika förvaltningsobjekten, dvs. för olika typer av anläggningar som depåer, signalsystem, elanläggningar, fordon osv. Enligt förvaltningens rutin för framtagande och uppdatering av förvaltningsplaner 67 är syftet med planerna dels att ge en helhetsbild av förvaltningsobjektet, dels att tydliggöra kort- och långsiktiga behov av åtgärder och reinvesteringar. På så sätt ska förvaltningsplanerna fungera som underlag till bl.a. budgetarbetet. De förvaltningsplaner som revisionen har granskat har utgått från en gemensam mall 68. Det varierar dock hur väl mallen faktiskt har tillämpats, framförallt saknas i flera fall information om åtgärder på lång sikt samt nyckeltal. Vissa planer som revisionen tagit del av har varit framtagna under 2014 och därmed inte reviderats enligt rutinen. Det har också i olika intervjuer framkommit att kvaliteten på informationen i förvaltningsplanerna varierar. 66 I budget för 2016 finns en justeringspost om mnkr. Enligt uppgift från förvaltningen avser justeringsposten specificerade strategiska investeringar varför posten i denna sammanställning lagts in i det beloppet. 67 SL-S För sjötrafiken finns inga förvaltningsplaner ännu, men i intervjuerna anges att det finns andra beskrivningar över reinvesteringsbehoven. 35

42 En utredning under 2016 av fastighetsverksamheten inom trafikförvaltningen 69 pekar på brister i innehåll och enhetlighet i förvaltningsplanerna inom fastighetsområdet. Enligt förvaltningens egen statusbedömning (se avsnitt ) saknas uppdaterade förvaltningsplaner för en inte obetydlig andel av anläggningarna. Ett skäl som anges är att arbetet prioriterats ner till förmån för arbete med implementering av nya systemstöd, se vidare nedan. Förvaltningen kommer enligt uppgift framöver se till att det skapas en större tydlighet i vilka förvaltningsplaner som inte behöver uppdateras under tiden för systemstödets implementering Planering och prioritering En av sektionerna inom trafikavdelningen har för egen del tagit fram en processkarta över arbetet med att ta fram förslag på reinvesteringar kopplat till budgetprocessen, men det finns ingen avdelningsgemensam bild över hur processen ska se ut. Däremot skickas enligt uppgift information per mail till de som ska jobba med framtagande av reinvesteringsförslag. Enligt uppgift har en gemensam prioriteringsmodell tagits fram för reinvesteringar på trafikavdelningen. Modellen är dock fortfarande under utveckling och har enligt uppgift ännu inte använts för att prioritera mellan de behov som lyfts upp av sektionerna, se nedan. Av granskningen har framgått att prioriteringsmodellen kopplar till de övergripande målen för trafiknämnden. Det finns ingen skriftlig beskrivning av modellen. Inte heller framgår om modellen beskriver hur prioriteringen mellan strategiska investeringar respektive reinvesteringar ska gå till. Utifrån förvaltningsplanerna tar fem av trafikavdelningens sektioner (buss, tunnelbana, järnväg, sjötrafik och BES 70 ), fram förslag till reinvesteringar både för den årliga budgetprocessen och för den långsiktiga fem-årsplaneringen. Varje sektion inom trafikavdelningen gör en första intern prioritering och avgör själv vilka förslag som ska lämnas vidare för prioritering på avdelningsnivån. Det finns inga skriftliga riktlinjer för hur prioritering inom sektionerna ska gå till. I intervjuer hänvisas till allmänna prioriteringskriterier, t.ex. att reinvesteringar som handlar om säkerhet alltid har högsta prioritet. Genom nya avtalskonstruktioner för underhåll har ansvar och uppgifter för entreprenörerna under senare år förändrats. Avtalen ställer numer stora krav på att entreprenörerna ska bidra med kunskap, vara proaktiva och leverera underlag med förslag till reinvesteringsplaneringen. Det har enligt intervjuerna tagit tid både internt inom förvaltningen och externt hos entreprenörerna att anpassa och utveckla arbetssätt för detta. Även förvaltningens organisationsförändring har påverkat genom att områdena bana, el och system brutits ut ur de olika trafiksektionernas ansvarsområden och bildat en egen sektion. Enligt intervjuer börjar dessa förändringar nu komma på plats. Det har, framförallt inom BES-området, medfört fler förslag på reinvesteringar än tidigare. Detta eftersom kunskapen och förmågan att identifiera behov nu är 69 COWI AB, Rapport A: Fastighetsutredningen fastighetsfrågornas organisatoriska placering, BES står för Bana, El, Signal. Dessa områden är sedan 2015 samlade i en egen sektion inom trafikavdelningen. 36

43 större. Dessutom framförs att BES-området nu är bättre rustade att praktiskt kunna ta hand om en större mängd reinvesteringar och därför kan lyfta fram större behov. Som en konsekvens av denna utveckling identifierar BES-sektionen större reinvesteringsbehov för de kommande åren jämfört med deras tidigare bedömning. Utifrån sektionernas reinvesteringsförslag görs en gemensam prioritering för avdelningen. Arbetet på avdelningsnivån görs av ledningsgruppen i samarbete med förvaltningens ekonomi- och verksamhetsstyrningsavdelning. Förvaltningen har utvecklat rutinerna så att det nu krävs mer utförliga underlag för genomförandeplaneringen innan en föreslagen åtgärd tas med. Detta för att få bättre kontroll på att beslutade reinvesteringar faktiskt kan genomföras under året Anläggningars status För samtliga anläggningar ska sedan några år tillbaka en statusbedömning upprättas årligen. En presentation på övergripande nivå redovisas till trafikförvaltningens ledningsgrupp och därefter till berörda chefer och förvaltare inom trafikavdelningen för fortsatta diskussioner om t.ex. omprioriteringar i förvaltningsplanerna. Intervjuade personer uppfattar sammanställningen av statusbedömningarna som ett viktigt redskap för att säkerställa att anläggningen fortsatt kan leverera enligt plan. Revisionen har tagit del av en preliminär sammanställning av statusbedömningar från januari 2017 och därtill hörande presentation till ledningen samt instruktion för framtagande och sammanställning av informationen. Granskningen av det inlämnade materialet visar att det finns stor variation i hur bedömningar kommenterats. Instruktionen för framtagandet har inte heller följts genomgående vad gäller de beskrivningar och hänvisningar som ska lämnas. Behovet av kvalitetssäkring har också konstaterats inom trafikavdelningen och föranlett kompletterande genomgångar med sektionerna. Rapporteringen till ledningsgruppen innehåller ingen samlad analys på övergripande nivå av om, och i sådana fall i vilka delar, samt i vilken omfattning trafiknämndens anläggningar har bristande leveransförmåga, om planerat underhålls- och reinvesteringsarbete fortgår enligt plan eller i vilken grad det finns behov av att initiera ytterligare underhålls- och reinvesteringsaktiviteter. Någon sådan samlad skriftlig analys förefaller inte heller finnas med på annat sätt i processen och förmedlas inte i t.ex. svar på landstingsdirektörens planeringsunderlag eller i nämndens budgetbeslut. Förvaltningschefen har lyft fram behovet av att stärka förvaltningen kontroll av anläggningarna som ett av tre prioriterade utvecklingsområden för förvaltningen under Systemstöd Samtliga intervjuade lyfter fram behovet av systemstöd som en förutsättning för ett strukturerat arbete med underhålls- och reinvesteringsplanering samt för all dokumentation om anläggningarnas innehåll och status. I dagsläget är hanteringen inte 71 Uppdrag och inriktning 2017 kompletterande VP-anvisning, TN

44 standardiserad utan sker med olika stöd, t.ex. excellistor. Personberoendet är också stort. Inom både BES- och fastighetsområdena pågår sedan flera år tillbaka utveckling av systemstöd. För BES-området utvecklas ett eget systemstöd (BEST-A), och för närvarande pågår arbete med att kartlägga alla förvaltningens olika dokument som innehåller information om anläggningar och dess komponenter för att kunna föra över informationen i systemet. Systemet beräknas kunna börja användas våren 2017, men det kommer att ta flera år innan systemet används fullt ut. På sikt finns möjlighet att utveckla ett betydligt mer proaktivt stöd för planering. För fastighetsområdet pågår implementering av systemet Landlord 72. Även på fastighetsområdet beräknas det ta flera år innan detta system fullt ut ersätter nuvarande manuella rutiner. För sjötrafiken finns sedan tidigare ett systemstöd. I utvecklingsplan tunnelbana som förvaltningen för närvarande håller på att färdigställa anges problem med att förvaltningen inte har tillgång till anläggningsstruktur, status och felutfall som skulle möjliggöra analyser och diskussion om behov, samt en ökad planering, av underhåll. Denna information finns i nuläget utspridd hos leverantörer och inom TF:s olika grupper och behöver samlas in i de systemstöd som är under utveckling Analys av reinvesteringsbehovet Det framgår av revisionens granskning att förvaltningen inte gör någon samlad analys av det reella investeringsbehovet på kort och lång sikt. Förvaltningen bedömer att nuvarande reinvesteringsnivå är rimlig utifrån externa faktorer som begränsar möjligheten till reinvesteringar. Det gäller exempelvis tillgången till entreprenörer som kan genomföra reinvesteringarna och acceptansen för trafikavstängningar hos resenärerna. Vidare framhålls att förvaltningen löpande följer olika felindikatorer, t.ex. avbrottsfrekvens. I sammanhanget nämns också Transportstyrelsens uppsikt som innebär att vissa perspektiv på anläggningars status och säkerställande av anläggningar är föremål för extern kontroll och revision. Revisionen konstaterar att de felindikatorer som omnämnts i intervjuer, liksom Transportstyrelsens uppsikt, främst är kopplade till trafiken medan nämndens ansvar även omfattar andra typer av anläggningar som t.ex. fastigheter. Det framgår vidare av granskningen att de utvecklingsplaner för respektive trafikslag som är under framtagande inom SU kommer att ha en viktig koppling till reinvesteringsplaneringen. Samtidigt framhålls från SU:s sida att just reinvesteringsbehoven varit svåra att få fram i arbetet med utvecklingsplanerna eftersom förekomsten av och kvaliteten i förvaltningsplaner och annan grundinformation varierar. I planen görs en ansats att prognostisera reinvesteringsbehov tunnelbana fram till 2026 vilken indikerar en puckel motsvarande en dubblering av dagens reinvesteringar runt 2024 för att sedan kraftigt minska. Även utvecklingsplan pendeltåg innehåller en prognos. Inget av dokumenten innehåller dock en samlad analys av reinvesteringsbehovet. 72 Systemet införs även på Locum AB. 38

45 2016 års internkontrollplan lyfter fram status på anläggning/fordon som en risk. I uppföljningen av internkontrollplanen anges att utvecklingsinsatser genomförts under 2016, men att mycket arbete återstår när det gäller implementering av systemstöden. Värderingen 73 av risken har inte sänkts jämfört med årets början. Någon konsekvensbeskrivning av nämndens reinvesteringsnivå på kort respektive lång sikt har inte presenterats i vare sig budgetsammanhang, löpande rapportering till nämnd eller i nämndens årsrapport Bedömning Revisionen ser positivt på det utvecklingsarbete som pågår när det gäller att stärka den interna styrningen och kontrollen av trafiknämndens reinvesteringar. Anläggningsområdet utgör också ett av tre prioriterade utvecklingsområden inom förvaltningens verksamhetsplanering för Revisionen bedömer dock att det kvarstår en del arbete inom olika områden innan styrningen och kontrollen kan anses tillräcklig. Ett sådant område är att det saknas en dokumenterad analys av nämndens samlade reinvesteringsbehov på kort och lång sikt. Idag grundar sig de faktiska reinvesteringarna mer på vad som är praktiskt möjligt att genomföra och inte på de verkliga reinvesteringsbehoven. Revisionen noterar också att de första utvecklingsplanerna som tagits fram för trafikslagen inte i någon större omfattning tar upp reinvesteringsbehoven. Revisionen bedömer att avsaknaden av analys också innebär att underlagen till landstingets respektive nämndens budget inte tydliggör reinvesteringsbehoven. Nämnden har därmed inte tydliggjort investeringsbehoven för att anläggningarnas värde och funktion ska kunna bibehållas vilket är reinvesteringars syfte. För att en analys över nämndens reinvesteringsbehov ska kunna tas fram menar revisionen att nämnden skyndsamt behöver slutföra implementeringen av systemstöd så att information om anläggningarna kan bli enhetlig och samlad. Med ett systemstöd underlättas också kontroll av anläggningarna och deras status och därmed förbättras planeringsförutsättningarna. Revisionen bedömer att förvaltningsplanerna i dagsläget inte utgör ett tillräckligt underlag för reinvesteringsplaneringen eftersom både tillämpningen av mallen för planen samt kvaliteten i innehållet varierar. Även tidsperspektivet kan behöva utökas från nuvarande fyra år där även planerade nya anläggningar inkluderas i syfte att förbättra kunskapen om den långsiktiga nivån på reinvesteringsbehoven. Revisionen bedömer vidare att nuvarande utformning av processen för framtagande av reinvesteringsförslag innebär en risk att förvaltningen inte säkerställer att samtliga behov får en likartad hantering i processen. Revisionen efterlyser vidare en analys av den låga upparbetningsgraden för reinvesteringar över 100 mnkr och beskrivning av eventuella konsekvenser för att säkerställa anläggningarnas värde och funktion. 73 Värderingen är en beräkning av effekt*sannolikhet 39

46 Rekommendationer: Trafiknämnden bör i budgetarbetet analysera och tydliggöra nämndens reinvesteringsbehov såväl på kort som lång sikt. Trafikförvaltningens ledning bör säkerställa en likartad bedömning och prioritering av nämndens reinvesteringsbehov Avtalsuppföljning Trafiknämnden köpte 2016 landtrafik, sjötrafik och färdtjänst för ca 13,7 mdkr. Under 2016 startade bland annat ett nytt 14-årigt avtal för pendeltågstrafik, som totalt för avtalsperioden uppskattas omfatta cirka 30 mdkr. Revisionen har under 2016 följt upp tidigare lämnade rekommendationer 74 gällande trafiknämndens uppföljning av trafikavtal. Lämnade rekommendationer har utgått från trafiknämndens ansvar för kollektivtrafikverksamheten enligt reglementet. Ansvaret för uppföljning av nämndens avtal med bl.a. trafikleverantörer har, i enlighet med ny lagstiftning ytterligare förtydligats genom fullmäktiges beslut om uppföljning av privata utförare 75. Av fullmäktiges beslut framgår att nämnden löpande ska följa upp de avtal som tecknats med privata utförare 76, men att detta inte behöver återrapporteras separat till fullmäktige. I programmet pekas, för trafiknämndens del, förvaltningshandboken ut som stöd och vägledning i att förvalta avtalen Planering och genomförande av löpande avtalsuppföljning Uppföljning av trafikavtalen sker inom trafikavdelningen (TA). För varje trafikavtal finns utsedda förvaltare som ansvarar för att följa upp olika delar av avtalet (t.ex. underhåll, produktion och trafikinformation). Uppföljningen leds och samordnas av en affärsområdesansvarig. Uppföljningen bygger på rapportering från trafikleverantören och månatliga uppföljningsmöten mellan förvaltningen och leverantören kring avtalade villkor som bl.a. utförd trafik, andel nöjda resenärer och verifierat antal betalande påstigande. Andra inslag i uppföljningen är mystery shoppers 77, kundundersökningar, besiktningar och stickprov. Förvaltningen har i den s.k. förvaltningshandboken samlat rutiner, mallar och arbetssätt för bl.a. uppföljning av avtal. Genom arbetet med att sammanställa handboken har det blivit tydligt vilka delar för avtalsuppföljningen som det fortfarande saknas stöd för och som nu är planerat att kompletteras. Det handlar bl.a. om dokument för riskanalyser, utvärdering, rutiner för verifiering av trafikproduktion samt valideringar m.m. Av intervjuer framgår att utvecklingen av förvaltningshandboken under 2016 stannat av på grund av resursbrist. 74 Landstingsrevisorernas ort Trafiknämnden 2014, RK RK RK samt Delrapport Trafiknämnden 2015, RK Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare, LS Begreppet privata utförare används i lagstiftningen för externa leverantörer/entreprenörer. 77 Mystery shopping är när utbildad undersökningspersonal uppträder som, i detta fall, resenärer och genomför en serie tester ombord på fordon och på hållplatser enligt ett fastställt frågeformulär. 40

47 Enligt en rutin 78 i förvaltningshandboken ska uppföljningsplaner för de enskilda trafikavtalen upprättas enligt en mall. Revisionen har granskat ett antal uppföljningsplaner. Planerna utgår ifrån mallen, men varierar i innehåll och omfattning framförallt beträffande hur rapportering och dokumentation planeras. Revisionen har tidigare rekommenderat att nämnden bör säkerställa att en riskanalys genomförs i samband med planeringen av uppföljning av trafikavtalen 79. Enligt rutinen för uppföljningsplaner har förvaltningen i linje med rekommendationen kompletterat mallen med ett avsnitt för utvärdering och riskanalys samt prioritering av uppföljningsinsatser. Tillägget är dock inte implementerat fullt ut och hänvisningar till dokumenterad riskanalys, utvärdering och prioritering av uppföljningsinsatser saknas i samtliga granskade uppföljningsplaner. Däremot genomförs enligt intervjuer en riskanalys inför upphandlingen, uppstarten samt avslut av trafikavtalen. Det nya pendeltågsavtalet 80 startade i början av december Avtalsuppföljning sker enligt förvaltningen enligt ordinarie processer, men granskningen visar att det ännu inte finns en färdig uppföljningsplan enligt mall. Enligt rutinen ska uppföljningsplanen vara upprättad i samband med överlämning från upphandlingsprojekt till förvaltning av avtalet. Dokumentationen av avtalsuppföljningen varierar i utformning från en övergripande matris med trafikljus till en samlad månadsrapport per avtal och leverantörer. Dialog med trafikleverantörer dokumenteras i affärsmötesprotokoll varje månad. Någon samlad dokumenterad analys utifrån den löpande avtalsuppföljningen samt förvaltningens åtgärder genomförs inte. Kopplat till tidigare granskningar 81 av avtalsuppföljningen inom fastighetsområdet har förvaltningens nya internkontrollfunktion arbetat med både utvecklingsstöd till, och kontroll av, avtalsuppföljningen inom fastighetsområdet. I ett samarbete mellan trafikavdelningen och internkontrollfunktionen har också under slutet av 2016 motsvarande arbete initierats inom BES-området 82. Utvecklingsarbete är planerat för våren Förvaltningen har identifierat ett behov av utbildning för att generellt stärka kunskapen kring det stöd som finns samlat i förvaltningshandboken, inklusive implementering av dess rutiner för avtalsuppföljning. Enligt uppgift kommer därför utbildningsinsatser, som delvis ska vara obligatoriska, ske under 2017 för att stödja implementeringen av förvaltningshandboken Leverantörsrevisioner Som en av metoderna för avtalsuppföljning genomförs även så kallade leverantörsrevisioner. Dessa revisioner syftar till att granska hur leverantörerna lever upp till krav främst gällande säkerhet-, miljö-, arbetsmiljö- och kvalitet (förkortat SMAK). Inom TA:s stab finns en utsedd revisionsledare som ansvarar för metodik, utbildning och samordning av leverantörsrevisionerna. Revisonsledaren tar fram en revisionsplan 78 Rutin för framtagande och uppdatering av uppföljningsplaner (SL-S648481). 79 Landstingsrevisorernas ort Trafiknämnden 2014, RK RK RK E24 81 Landstingsrevisorernas delrapport Trafiknämnden 2015, RK Bana, El och Signal 41

48 för varje år vilken baseras på sektionernas identifierade behov av revision. Sektionerna ansvarar för genomförande, uppföljning och dokumentation av åtgärder från revisionerna. För leverantörsrevisionerna tas det även fram en årlig rapport inom TA där revisioner och antalet avvikelser sammanställs. Rapporten från mars 2016 identifierar vissa utvecklingsområden för förvaltningens interna arbetssätt, t ex att identifiera intressenter för revisionsrapporter så att resultat av revisioner tas tillvara och trafikförvaltningens arbetssätt därmed kan utvecklas samt att utveckla arbetssätt och verktyg för registrering och hantering av avvikelser så att detta sker enhetligt och individberoende undviks Nämndens åtaganden i avtalen I revisionens årsrapport framkom att nämnden inte alltid uppfyller de delar av avtalet som reglerar vad nämnden ska tillhandahålla, vilket bl.a. försvårar möjligheten för leverantörerna att leverera enligt incitament i avtal. Det kan till exempel handla om att tillhandahålla IT-struktur och tillgänglighet på spår. Revisionen rekommenderade därför att nämnden bör försäkra sig om att nämndens egna åtaganden i enlighet med ingångna trafikavtal identifieras och att det säkerställs att dessa uppfylls. Förvaltningen har efter detta genomfört en omorganisation 84 för att bland annat tydliggöra ansvaret för de egna åtagandena i avtal. Omorganisationen är ännu inte utvärderad, men revisionens intryck i granskningen är att det nu finns en större tydlighet i roller och ansvar gällande egna åtaganden. Det behöver dock även tydliggöras, exempelvis i uppföljningsplanerna, hur nämndens egna åtaganden ska följas upp. Enligt intervjuer pågår ett arbete med att fastställa nivåer och säkerställande av nämndens leverans Rapportering Den månadsvisa uppföljningen innehåller som grund rapportering om det ekonomiska läget på övergripande trafikslagsnivå liksom vissa produktionsdata i form av statistik över resande etc. samt prisutveckling. Några uppgifter gällande mer kvalitativa faktorer som t.ex. kundnöjdhet och punktlighet finns inte med i rapportpaketet. Däremot får nämnden enligt uppgift en månatlig presentation om kundnöjdhet 85 utdelad på nämndmötet. Trafikavdelningen lyfter i sin avtalsuppföljningsprocess vikten av att avtalsuppföljningen rapporteras till sektionschef, men anger inte formerna för detta. Det finns inga anvisningar för om, och i så fall hur, sektionerna ska avrapportera kvalitetsindikatorer eller information om enskilda leverantörerna uppåt i organisationen, vare sig i form av löpande avrapportering eller avvikelserapportering. Av revisionens stickprov gällande rapportering inom TA framgår en skillnad i hur sektionerna redovisar avtalsuppföljningen i sin rapportering. Exempelvis innehåller rapporteringen från 83 Lanstingsrevisorernas årsrapport Trafiknämnden 2014, RK RK RK Inom ramen för TA kraftsamling TA Kraftsamling Förhandlingsunderlag uppdaterat efter MBL , TN Upplevd kvalitet månatlig presentation från trafikförvaltningen 42

49 sektion buss både sammanfattande kommentarer och redovisning av statistik för ekonomi och produktion för de olika kontrakten, dvs. leverantör och trafikavtal, medan sektion färdtjänst, se även avsnitt , inte förmedlar någon information på leverantörsnivå utan istället utifrån avtalstyp (färdtjänsttaxi, rullstolstaxi, bårtaxi osv.) Utvärdering och erfarenhetsåterföring Revisionen har granskat om och i så fall hur utvärderingar av avtal ska tas fram och vad de ska innehålla samt hur de ska kopplas till den strategiska utvecklingen av trafikavtalen. Enligt intervjuer ska utvärdering av avtal ske efter ett år, i mitten av avtalsperioden samt i samband med ställningstagande om eventuell förlängning. Granskningen har dock inte funnit några dokumenterade rutiner för när och hur dessa utvärderingar ska genomföras även om det finns exempel på utvärderingar som har genomförts. Erfarenhetsåterföring från befintliga avtal till processen för framtagande av nytt avtal förefaller i dagsläget i huvudsak ske genom att förvaltare av befintligt avtal deltar i förstudie- och upphandlingsarbetet och framför sina erfarenheter. Det finns ingen gemensam överenskommen struktur mellan avdelningen för strategisk utveckling och trafikavdelningen för vilken typ av dokumentation som ska finnas framtagen och tillgänglig. Även säkerhetsutredningen lyfter fram brist på systematiskt utbyte mellan avdelningarna. En fördjupning av den strategiska affärsuppföljningen skulle enligt nämndens yttrande 86 på revisionens rapport gällande återföring av erfarenheter inom kollektivtrafikens avtal genomföras under Fördjupningen har dock enligt uppgift inte kunnat prioriteras under 2016 och har därför inte genomförts som planerat Färdtjänst Revisionen har granskat avtalsuppföljning inom färdtjänsten. Inför nuvarande avtal om färdtjänsttaxi genomfördes enligt uppgift en riskanalys, men den finns inte dokumenterad. Inte heller de kontinuerliga riskdiskussioner som färdtjänstsektionen har med trafikleverantörerna finns dokumenterade. De former för löpande dokumentation av uppföljningen som beskrivits i framtagen uppföljningsplan förefaller inte följas då efterfrågad statistik från uppföljningar enligt de svar som revisionen fått måste tas fram på nytt från källan. Av statistik som revisionen tagit del av framkommer att ingen av de två leverantörerna inom färdtjänsttaxi levt upp till satta målnivåer gällande kundnöjdhet och tidspassning sedan det nya avtalet infördes i februari Hur väl leverantörerna lyckas med tidspassning varierar över länet. Viten har utdömts kontinuerligt från avtalsstart gällande tidspassning (t.o.m. oktober drygt 8 miljoner kronor). Viten gällande kundnöjdhet får enligt avtal tas ut per sex-månadersintervall. För de första sex månaderna har sammanlagt drygt 3,2 mnkr dömts ut. Det har inte gått att få fram en redovisning 86 Yttrande över landstingsrevisorernas projektrapport nr 2/2015 Återföring av erfarenheter inom kollektivtrafikens avtal, TN

50 av hur vitena för tidspassning fördelar sig mellan de två leverantörerna. Hur väl leverantörerna lyckas enligt uppföljningsparametrarna för tidpassning skiljer sig dock mellan de två. Färdtjänstberedningen har enligt reglementet ansvar för uppföljning av avtal inom färdtjänsten. Avtalsuppföljningen i färdtjänsten, t.ex. status på kundnöjdhet och tidhållning, har enligt uppgift löpande rapporterats muntligt och via presentationer till beredningen samt nämnden. Revisionen har gått igenom de presentationer som visats på beredningens möten fram till oktober. Dessa presentationer har haft olika karaktär under året och visar ingen kontinuerlig uppföljning av viktiga avtalsparametrar och det finns heller ingen redovisning per avtal och leverantör. Enligt intervjuer med förvaltningen är redovisning per leverantör inte meningsfullt då avtalen är lika. Revisionen noterar dock att det till stor del finns en tydlig geografisk uppdelning mellan färdtjänstens leverantörer och att leverantörerna presterar olika när det gäller tidspassning och kvalitet. Inte heller den interna skriftliga rapporteringen inom förvaltningen innehåller redovisning av avtalsparametrar och inte någon uppföljning per avtal/leverantör vilket motiveras på samma sätt. Enligt uppgift från förvaltningen informerades trafiknämnden den 27 september om problemen i färdtjänsttrafiken samt leverantörernas åtgärdsplaner. Informationen ingick i förvaltningschefsinformationen och är rubricerad i nämndens protokoll som punktlighet och nöjd kund. Det framgår således inte av protokollet att det handlar om svårigheten för färdtjänstens leverantörer att nå upp till avtalade nivåer för tidspassning och kvalitet. En samlad åtgärdsplan togs enligt uppgift upp på färdtjänstberedningen 17 oktober. Efter att arbetet enligt åtgärdsplanen påbörjats har arbetets fortskridande rapporterats veckovis till förvaltningschefen och trafiknämndens ordförande Bedömning Granskningen visar att det pågår ett utvecklingsarbete i linje med revisionens tidigare lämnade rekommendationer om avtalsuppföljning. Lämnade rekommendationer kopplade till behov av kontroller inom fastighetsförvaltningen bedöms åtgärdade. Revisionen ser positivt på de utvecklingsinsatser i form av bl.a. metodutveckling och utbildning som planeras för 2017 och revisionen kommer att följa arbetet. Revisionen bedömer att det finns ett fortsatt utvecklingsbehov av rutiner och mallar. Riskanalyser verkar ännu inte helt ha fått den tydliga roll som de ska ha enligt rutinerna. Revisionen bedömer vidare att avtalsuppföljningen behöver dokumenteras mer tydligt för att öka spårbarheten, minska sårbarheten vid personalförändringar och öka möjligheten till systematiska förbättringar. Revisionen menar också att kopplingen mellan den operativa uppföljningen och det strategiska utvecklingsarbetet behöver stärkas. Vidare behövs ett fortsatt prioriterat arbete över avdelningsgränserna med rutiner för en kontinuerlig och dokumenterad sammanställning av erfarenheter och avvikelser samt utvärdering av såväl metoder som själva avtalen. Revisionen bedömer att det är angeläget att ytterligare tydliggöra hur den löpande avtalsuppföljningen ska hanteras i förvaltningens interna rapportering eftersom driften av i princip hela nämndens trafikverksamhet sköts av externa leverantörer. Det är 44

51 viktigt att rapporteringen innehåller alla aspekter av avtalsuppföljningen, dvs. inte bara ekonomi och produktion utan också olika kvalitetsdimensioner. Nämnden har enligt reglementet ansvar för den verksamhet som genom avtal bedrivs av externa leverantörer. Ansvaret för nämndens avtalsuppföljning poängteras särskilt i fullmäktiges program för externa utförare. Fullmäktiges program hänvisar till trafikförvaltningens förvaltningshandbok, men revisionens granskning visar att handboken ännu inte är fullständig och inte heller helt implementerad i verksamheten. Nämnden behöver därför säkerställa uppföljningen av privata utförare och ta ställning till på vilket sätt nämnden ska hållas informerad om avtalsuppföljningen. Även färdtjänstberedningens roll i uppföljningen av de privata utförarna behöver förtydligas (se även avsnitt 3.2.1). Rekommendation: Trafiknämnden bör, i enlighet med fullmäktiges program för privata utförare och nämndens reglemente, säkerställa uppföljningen av privata utförare och fastställa hur nämnden samt dess utskott och beredningar ska få information om avtalsuppföljningen Upphandling Projektgranskning styrning och kontroll av direktupphandlingar Revisionen har i ett särskilt projekt 87 granskat styrning och kontroll av direktupphandlingar av tjänster inom landstingsstyrelsen och landstingets beställarnämnder trafiknämnden och hälso- och sjukvårdsnämnden. Sammantaget har granskningen visat att den interna styrningen och kontrollen av upphandling av tjänster behöver förstärkas för att undvika otillåtna direktupphandlingar. Två av de granskade upphandlingarna genomförda av trafiknämnden avser upphandlingar där avtal har förlängts trots att förlängningsmöjligheterna varit uttömda. Ny upphandling skulle ha genomförts i enlighet med upphandlingsregelverket. Båda dessa upphandlingar skulle dessutom, med hänsyn till deras värde, ha genomförts av förvaltningens upphandlingssektion. Revisionen har därför rekommenderat nämnden att utarbeta arbetssätt för uppföljning som syftar till att minska risken för överträdelser av upphandlingslagstiftningen. Revisionen har i tidigare granskning 88 framfört att trafiknämnden bör säkerställa att det finns system för att bevaka t.ex. giltighetstider, optioner och prisjusteringar i trafikavtal. Ett sådant system behövs även för bevakning av övriga avtal. Ett arbete pågår nu för att införa ett nytt system för avtalshantering och en ny beställarportal, vilket kan medföra bättre överblick över när gällande avtal löper ut. Revisionen ser positivt på detta arbete. 87 Landstingsrevisorerna 02/2016, Styrning och kontroll av direktupphandlingar, RK Landstingsrevisorerna 03/2015, Upphandling inom kollektivtrafiken, RK

52 Övriga iakttagelser inom upphandlingsområdet Revisionen har tidigare framhållit behovet av en förvaltningsgemensam planering av kommande upphandlingar. Avdelningen för strategisk utveckling har tagit fram en översiktlig planering gällande trafikavtal som visar när förstudier behöver inledas. Planen används gemensamt med avdelningen för projekt och upphandling som också efterforskar kommande upphandlingsbehov hos trafikavdelningen för införande i plan över upphandlingsbehov. Inom avdelningen för projekt och upphandling pågår ett långsiktigt arbete med att utveckla s.k. kategoristyrt inköp vilket förväntas ge betydligt bättre kunskap om förvaltningens inköp och underlag för upphandlingsplaner. Revisionen noterar också att förvaltningens verksamhetsplan för 2017 innehåller uppdrag om att utreda hur arbetet med inköp på trafikförvaltningen bör utvecklas. Revisionen avser fortsätta följa utvecklingen. Revisionen har i samband med uppföljning av rekommendationer under året granskat tre områden med särskilda iakttagelser gällande upphandling. Upphandling av ersättning till systemet Boomerang Trafikförvaltningens internrevisorer påtalade redan 2007/ att förvaltningens systemstöd för privatkunder (Boomerang) inte upphandlats enligt regelverket för upphandling (LUF). Systemet används för att registrera kort, förlustanmäla kort och e-handla biljetter, men även för ärendehantering togs första VD-beslutet att avveckla Boomerang, men så skedde dock inte. Förvaltningens jurister bedömde 2012 att en planerad uppdatering av ärendehanteringssystemet var att betrakta som en otillåten direktupphandling. Enligt ett nytt VD-beslut 90 skulle en handlingsplan för en kontrollerad avveckling av Boomerang presenteras senast den 30 juni Avvecklingsplanen presenterades först 2014 och trafiknämnden godkände 91 en förstudie på området och gav förvaltningschefen i uppdrag att gå vidare med föreslagna delprojekt, bland annat att upphandla ett nytt systemstöd för kundtjänst och e-handel. Våren 2015 påbörjades upphandlingsprojektet. Granskningen har visat att den programstudie som presenterades för nämnden i februari 2016 inte var planlagd vid påbörjandet av projektet och att upphandlingen därför blev mer omfattande än planerat. Beslut om att förlänga avtalet togs därmed återigen av förvaltningschefen i oktober Nuvarande avtal löper som längst till varefter det upphör. Nytt avtal för ett kundärendehanteringssystem beräknas enligt förvaltningen vara på plats vid halvårsskiftet Förstudierapport Systemstöd för e-handel och kundtjänst, SL , Uppgradering samt avveckling av Boomerang, SL Godkännande av förstudie avseende nytt systemstöd för e-handel och kundtjänst, SL ,

53 Nämnden hade investerat närmare 40 miljoner kr i systemstödet innan 2012 enligt internrevisionen 92. Förvaltningen har även framfört att tidsutrymmet för att genomföra en korrekt upphandling inte har funnits. Låsprojektet Låsprojektet handlar främst om att upphandla ett IT- behörighetssystem som möjliggör bättre och effektivare rutiner för hantering av lås och tillträde inom kollektivtrafiken. Utöver det upphandlas installationer av elektroniska låspunkter. Trafikförvaltningen tog ett initialt beslut 2008, men projektet omstartades Projektets budget är 407 mnkr och nuvarande budgetbeslut gällde till sista december Nuvarande tidsplan är att projektet ska vara överlämnat i sin helhet första kvartalet 2019 jämfört med den ursprungliga planen som var att projektet skulle vara klart I dagsläget har inget nytt genomförandebeslut fattats med anledning av att beslutad tidsram passerat, men medel kvarstår av den ursprungliga budgetposten. Anledningarna till förseningar har bland annat, enligt förvaltningen, varit bristfällig hantering av avropsavtal med leverantörer som ska genomföra låsinstallationerna, exempelvis har två ärenden rörande avropsavtal från ramavtal gått upp i förvaltningsdomstolen. Utöver det har entreprenörer som avropats för att genomföra låsinstallationerna i praktiken inte haft förmåga att utföra dessa fullt ut. Låsprojektet har nu en dedikerad upphandlare som arbetar med upphandlingar och avrop för projektet för att säkerställa ett effektivare förfarande. Upphandlingar inom skärgårdstrafiken I november 2015 fattade trafiknämnden tilldelningsbeslut i upphandling av skärgårdstrafiken (E29). För tre av sex avtalsområden behöver upphandlingen, enligt beslut i Kammarrätten, göras om. Mot bakgrund av upphandlingen av interimsavtal tecknade under 2016 föreligger risk för upphandlingsskadeavgift samt kostnader kopplat till stämningar från entreprenörer i upphandlingen. Bedömning Revisionens granskningar visar att trafiknämnden behöver säkerställa att överträdelser av upphandlingslagstiftningen inte sker. Revisionen ser allvarligt på att förvaltningen under närmare åtta år inte genomfört någon ny upphandling av systemstödet Boomerang och att nämnden under senare år varit informerad om detta. Även upphandlingar inom låsprojektet och av sjötrafiken visar på behov av längre framförhållning för att minska risken för överträdelser av lagstiftningen. Revisionen har rekommenderat trafiknämnden att säkerställa att det finns system för att bevaka t.ex. giltighetstider, optioner och prisjusteringar i trafikavtal. Årets granskning visar att ett system även behövs för övriga avtal Uppföljning av tidigare internrevisionsgranskningar, SL-2010-Rapport , Landstingsrevisorerna 03/2015, Upphandling inom kollektivtrafiken, RK Tidigare lämnad rekommendationen ändras i enlighet med detta. 47

54 Revisionen ser positivt på det pågående utvecklingsarbetet kring kategoristyrt inköp och utveckling av systemstöd. Enligt förvaltningens bedömning kommer detta åtgärda flera av de problem som revisionen beskriver och hantera tidigare lämnade rekommendationer Bolagens uppföljning av förvaltaruppdraget Trafiknämnden bildades den 1 januari Från och med den 1 januari 2013 respektive den 1 februari 2014 förvaltar trafiknämnden AB Storstockholm Lokaltrafiks (SL:s) respektive Waxholms Ångfartygs AB:s (Waxholmsbolagets) verksamhet. Bolagens personal överfördes till trafikförvaltningen den 1 januari 2013 respektive den 1 januari Samarbetsavtal 95 mellan trafiknämnden och SL respektive Waxholmsbolaget reglerar trafik-/sjötjänster samt drift och förvaltning av bolagens verksamhet och tillgångar. När det gäller SL finns också ett tilläggsavtal för att bland annat förtydliga nämndens återrapporteringsskyldighet till SL avseende uppdraget. Under hösten har revisionen med hjälp av juridisk expertis granskat hur trafikorganisationen hanterat revisionens tidigare rekommendationer inom området. Under 2014 gav fullmäktige trafiknämnden och Waxholmsbolaget ett uppdrag 96 att fortsätta utreda och under år 2014 återkomma med slutligt förslag på överföring av bolagets tillgångar och avtal till trafiknämnden. Uppdraget har inte återredovisats. Mellan trafiknämndens presidium och bolagens styrelser råder personunion. Revisionen har tidigare framfört att styrelsernas ansvar för förvaltning av bolagets angelägenheter i enlighet med aktiebolagslagen ändå kvarstår att hantera. Revisionen har därför bland annat rekommenderat att styrelserna bör se till att nämndens förvaltaruppdrag följs upp och kontrolleras på ett tydligt sätt. Granskningen visar att det finns en tydlig reglering i samarbetsavtalen vad gäller de uppgifter nämnden respektive styrelserna har att utföra. Utifrån revisionens genomgång av SL:s tilläggsavtal 97 kan det konstateras att trafiknämnden också har ålagts en tydlig instruktion beträffande återrapporteringen av förvaltningsuppdraget till SL. Det finns inte något motsvarande tilläggsavtal om återrapportering mellan trafiknämnden och Waxholmsbolaget. Mellan trafiknämnden och SL finns även en förteckning över beslut och åtgärder som är exkluderade från nämndens förvaltaruppdrag och som alltid ska underställas styrelsen för beslut/godkännande. Enligt uppgift kommer samma reglering att under året genomföras för Waxholmsbolaget. Granskningen visar att både styrelsen för SL och för Waxholmsbolaget har tagit de beslut som krävs i enlighet med aktiebolagslagen. Från och med det andra styrelsesammanträdet 2016 har protokollföringen av styrelsemötena förstärkts genom att beslutsärenden från trafiknämndens sammanträden specifikt nämns samt att VD:s information till styrelsen beskrivs kortfattat. 95 SL motsvarande för Waxholmsbolaget som dock inte har något dokumentnummer. 96 LS SL TN

55 Bedömning Revisionen bedömer att den formella regleringen av trafikorganisationen har utvecklats positivt genom de samarbetsavtal som finns mellan nämnden och styrelserna, framförallt mellan nämnden och SL. Uppföljning och kontroll av trafiknämndens förvaltningsuppdrag fungerar dock i praktiken på samma sätt för Waxholmsbolaget. Revisionen menar att det bör finnas ett motsvarande tilläggsavtal om återrapportering mellan nämnden och Waxholmsbolaget samt en förteckning över beslut och åtgärder som är exkluderade från trafiknämndens förvaltaruppdrag. Revisionen bedömer också att både styrelsen för SL och för Waxholmsbolaget har tagit de beslut som krävs i enlighet med aktiebolagslagen. Rekommendation: Trafiknämnden och Waxholmsbolaget bör återredovisa fullmäktiges uppdrag att utreda och återkomma med slutligt förslag på överföring av Waxholmsbolaget tillgångar och avtal till trafiknämnden Avrapporterade granskningar i delrapport Delar av årets granskning har tidigare avrapporterats i delrapport för nämnden. Nedan sammanfattas väsentliga iakttagelser från denna rapport. Granskning av störningsinformation Revisionen konstaterade i delårsrapporten att trafiknämnden bedriver ett arbete i syfte att förbättra trafik- och störningsinformationen, men att förutsättningarna för utveckling av trafikinformationen behöver förstärkas. I granskningen framhölls behov av att förtydliga det övergripande ansvaret för utveckling och uppföljning av störningsinformation liksom behov av en dokumenterad processbild för att visualisera hur arbetet med utveckling och uppföljning är tänkt att utföras. Det finns vidare behov av att tydliggöra gemensamma mål för trafik- och störningsinformationen samt behov av samordning över trafikslagen då en allt större del av ansvaret överförs på trafikentreprenörerna vilket behöver styras och följas upp. Förvaltningen har under hösten beslutat om en omorganisation av IT-verksamheten. Revisionen kommer att följa om och i så fall hur detta kommer att förbättra nämndens hantering av störningsinformation. Granskning av trafikplanering Revisionen har i separat projektrapport 98 redovisat granskning av trafikplaneringen i landstinget. Rapporten refererades i delårsrapporten. Granskningen pekade på behov av att utveckla trafikplaneringens processer med dels en tydlig samverkan mellan trafikslagen, dels en tydlig koppling mellan det långsiktiga strategiarbetet och det kort- 98 Landstingsrevisorerna 03/2016, Trafikplaneringen i landstinget, RK

56 siktiga förändringsarbetet. Detta gäller både internt och i samverkan med kommunerna. Granskningen lyfte särskilt fram behovet av att utveckla processer och styrdokument i tidsperspektivet bortom tioårsintervallet. Revisionen underströk vikten av att skapa större tydlighet kring trafikplaneringens styrdokument. Vidare framhölls nämndens ansvar för ställningstaganden till hur ekonomiska förutsättningar och eventuella målkonflikter ska hanteras. Trafiknämnden är i stora delar kritisk till rapportens innehåll i sitt yttrande 99. Revisionen bedömer dock att nämnden delar revisonen bedömning kopplat till två av rekommendationerna. Den tredje rekommendationen (Trafiknämnden bör till fullmäktige återkoppla i vilken utsträckning den samlade trafikplaneringen bedöms leda mot fullmäktiges mål för kollektivtrafiken och RUFS:ens genomförande) kan inte anses kommenterad utifrån revisionens syfte med rekommendationen. Granskning av klimatförändringens konsekvenser Revisionen konstaterade i delårsrapporten att nämnden inte utfört någon samlad och strukturerad riskinventering av verksamheten med anledning av klimatförändringen. Enligt revisionen bör förvaltningen utveckla en större systematik i inventeringen av klimatrelaterade risker och säkerställa att riskerna lyfts till ledningsnivå för optimal hantering, inklusive åtgärdsplanering. Trafiknämnden bör vidare försäkra sig om att trafikutförarna beaktar landstingets riktlinjer för säkerhet och beredskap även ur ett klimatförändringsperspektiv samt att nämnden bör ta ett samlat grepp om arbetet tillsammans med andra aktörer genom samverkan och styrning Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende den interna styrningen och kontrollen. I bilaga 1 framgår hur samtliga rekommendationerna har hanterats. Nedan kommenteras några områden med rekommendationer 100. Rekommendation från delåret 2016 om förvaltningens interna kvalitetssäkring i bokslutsprocessen bedöms åtgärdad, koncernrapporteringen har hållit hög kvalitet. Rekommendation gällande följsamhet till policy och regler för resor och representation bedöms också uppfylld. Revisionen noterar att det för rekommendationer gällande skal- och tillträdesskydd från 2013 fortfarande återstår mycket arbete (se även avsnitt och angående låsprojektet). Redovisade förseningar i upphandling av ett nytt ärendehanteringssystem för kundsynpunkter (se avsnitt ) påverkar möjligheterna att åtgärda rekommendation gällande omhändertagande av kundsynpunkter. 99 TN Se också avsnitten 3.2.3, 3.5, 3.9.2, 3.11, 3.12 och 3.13 där bedömningar av tidigare lämnade rekommendationer ingår. 50

57 Två rekommendationer inom miljöområdet kopplat till färdtjänsten har följts upp, den ena bedöms åtgärdad och den andra delvis åtgärdad. Rekommendationer inom informationssäkerhetsområdet bedöms delvis åtgärdade Samlad bedömning av intern styrning och kontroll I revisionens årsrapport 2015 för trafiknämnden inklusive SL och Waxholmsbolaget konstaterades att den interna styrningen och kontrollen inte var helt tillräcklig, men att förbättringsarbeten pågick. Revisionen bedömer att nämnden under året fortsatt detta arbete. Flera tidigare rekommendationer när det gäller internkontrollplan, finanspolicy, bokslutsprocessen samt policy och regler för resor och representation har nu bedömts som uppfyllda. Revisionen ser positivt på införandet av systemstöd för den generella planeringen och uppföljningen av ekonomi och verksamhet. Granskningen visar att nämnden även har arbetat för att stärka uppföljningen av trafikavtalen. Revisionen bedömer dock att trafiknämnden har ett långsiktigt behov av ökad kostnadskontroll med fokus på den långsiktiga kostnadsutvecklingen för att klara framtida utmaningar. Trafiknämnden bör efterfråga ekonomiska analyser på längre sikt som visar hur nämnden kan säkerställa en långsiktig kostnadsökningstakt i linje med fullmäktiges budget. Revisionen bedömer att akuta problem i biljettsystemet och intäktssäkringen har hanterats under året, men fortfarande kvarstår arbete för att utreda avvikelser, åtgärda fel och dokumentera kontroller. När det gäller upphandlingsområdet behöver nämnden säkerställa att upphandlingslagstiftningen följs. Arbetet med kompetensförsörjning bör enligt revisionens mening breddas och intensifieras. Revisionens tidigare rekommendationer gällande skal- och tillträdesskydd samt hantering av kundsynpunkter är ännu inte åtgärdade. Granskningar under året har också visat att den interna kontrollen inte är helt tillräcklig inom infrastrukturprogrammen. Gemensamma riktlinjer för programmens styrning bör tas fram, till exempel för hanteringen av löpande beslut i programmen så som beslut om ändrings- respektive tilläggsbeställningar. Efterlevnaden av rutiner för hantering av investeringar i räkenskaperna behöver ytterligare förbättras och formerna för rapportering av budget och uppföljning av nämndens investeringsverksamhet utvecklas. Formerna för delegering behöver ses över och återrapportering av delegationsbeslut förbättras. Nämnden bedriver ett omfattande utvecklingsarbete för att få en mer effektiv kontroll på verksamhetens anläggningar. Revisionen konstaterar att nämnden saknar en dokumenterad analys av det samlade reinvesteringsbehovet på kort och lång sikt. Den pågående implementeringen av systemstöd bör skyndsamt slutföras så att information om anläggningarna blir enhetlig och samlad. Revisionen har tidigare konstaterat att nämnden inte tagit ställning till frågor om prioritering av investeringar och beredning av fullmäktiges budget. Enligt fördjupad granskning under året kan detta anses strida mot kommunallagen som uttryckligen anger att ärenden som påverkar verksamhetens mål, omfattning, inriktning och kvalitet inte kan delegeras till förvaltningen. 51

58 Den interna styrningen och kontrollen bedöms utifrån den granskning som genomförts av revisionskontoret och den auktoriserade revisorn därför sammantaget inte vara helt tillräcklig. Bedömningen är oförändrad jämfört med Räkenskaper I detta avsnitt görs en bedömning av om nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga Årsbokslutet inklusive årsrapport (förvaltningsberättelse) Årsbokslutet för trafiknämnden är i allt väsentligt upprättad enligt lagen om kommunal redovisning, god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Årsboksluten för SL och Waxholmsbolaget är i allt väsentligt upprättade enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Revisionen menar att nämnden i sin rapportering framöver bör precisera olika avvikelser, både mot budget och föregående år, även beloppsmässigt. Revisionen noterar också att nämnden, i strid med gällande anvisning och god redovisningssed, inte redovisar vilka poster som kan anses jämförelsestörande. Revisionen bedömer att det finns fortsatt behov av att stärka hanteringen av investeringsprojekt i redovisningen vad gäller rutinerna för prövning av nedskrivningsbehov respektive aktivering av färdigställda projekt. Dokumentationen bör också fortsatt förbättras. 4.2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende räkenskaper. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. 4.3 Samlad bedömning av räkenskaper Årsbokslutet är i allt väsentligt upprättad enligt lagen om kommunal redovisning, god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna för trafiknämnden bedöms vara rättvisande. Räkenskaperna för SL och för Waxholmsbolaget bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande. 5 Nämndens och styrelsernas yttrande över delrapport 2016 Nämnden har i januari 2017 beslutat att för egen del samt inom ramen för nämndens förvaltningsuppdrag avseende SL och Waxholmsbolaget för bolagens räkning yttra sig över delrapporten för

59 Nämnden har i yttrandet kommenterat revisionens synpunkter, till största delen utan avvikande mening. Nämnden har också i sitt yttrande i stora delar utförligt beskrivit vilket arbete som pågår för att komma till rätta med de problem som revisionen pekat på. 53

60 54

61 LANDSTINGSREVISORERNA STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING BILAGA 1 1(13) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Trafiknämnden, ort 2016 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar ANSVAR OCH BEFOGENHETER 2016 ID: 971 Trafiknämnden bör fatta ett nytt beslut där det tydliggörs vem som har rätt att underteckna handlingar för nämndens och delegaternas räkning. Följs upp i samband med årsgranskningen ID: 972 Trafiknämnden bör - ompröva och i delegationsordningen förtydliga vad som ska ses som beslut i kommunallagens mening exempelvis när det gäller beslutsrätten för anskaffning och tilldelning för specificerade objekt samt att omdisponera medel mellan investeringsobjekt inom av nämnden fastställd budget - uppdra till förvaltningschefen att revidera beslutsordningen på motsvarande sätt. Följs upp i samband med årsgranskningen ID: 973 Trafiknämnden bör säkerställa att beslut på delegation samt vidaredelegationsbeslut anmäls till nämnden. Följs upp i samband med årsgranskningen AVTALSUPPFÖLJNING 2014 ID: 521 Trafiknämnden bör förtydliga krav på rapportering till nämnden och färdtjänstberedningen av hur färdtjänstavtalen följs, per avtal och per fordons/reseslag, i syfte att följa upp kostnadsutveckling, verksamheten i stort och specifika avtal. ÅR 2016: Färdtjänstsektionen rapporterar inte per upphandlade färdtjänstleverantör till ledningen i trafikförvaltningen, färdtjänstberedningen eller trafiknämnden utan en aggregerad uppföljning görs per trafikslag där ekonomi, kvalitet och verksamhet återrapporteras månatligen och tertialvis. Vid förfrågan kan trafiknämnden få mer detaljerad information. Revisionen anser att trafiknämnden bör förtydliga kraven på återrapporteringen per färdtjänstleverantör i och med att leverantörerna utför körningar på skilda geografiska områden och därmed inte uppvisar samma utfall vad gällande de olika uppföljningsparametrarna. Rekommendationen bedöms inte vara åtgärdad men ersätts av nr ID: 525 Trafiknämnden bör säkerställa att en riskanalys genomförs i samband med planeringen av uppföljning av trafikavtalen. ÅR 2016: Enligt rutinen för uppföljningsplaner har förvaltningen i linje med rekommendationen kompletterat mallen med ett avsnitt för utvärdering och riskanalys samt prioritering av uppföljningsinsatser. Tillägget är dock inte implementerat fullt ut och hänvisningar till dokumenterad riskanalys, utvärdering och prioritering av uppföljningsinsatser saknas i samtliga granskade uppföljningsplaner. Riskanalys har enligt uppgift genomförts inför uppstart av nya färdtjänstavtal. Riskanalysen finns dock inte dokumenterad. Följs upp i samband med delårsgranskningen 2018.

62 LANDSTINGSREVISORERNA STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING BILAGA 1 2(13) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Trafiknämnden, ort 2016 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar AVTALSUPPFÖLJNING 2014 ID: 526 Trafiknämnden bör se till att arbetet med uppföljning av trafikavtal, i sin helhet och per avtal, vad gäller exempelvis organisation, planering och metod utvärderas, i syfte att utveckla uppföljningsarbetet i befintliga avtal och förbättra uppföljningsmöjligheterna i kommande avtal. ÅR 2016: Enligt rutinen för uppföljningsplaner har förvaltningen kompletterat mallen med ett avsnitt för utvärdering och riskanalys samt prioritering av uppföljningsinsatser. Tillägget är dock inte implementerat fullt ut och hänvisningar till dokumenterad riskanalys, utvärdering och prioritering av uppföljningsinsatser saknas i samtliga granskade uppföljningsplaner. Sista meningen i rekommendationen har justerats något från tidigare skrivningen " i syfte att utveckla uppföljingsarbetet såväl som arbetet med kommande avtal." Detta bl.a. för att rekommendationen har vissa likehter med rekommendation 670. Följs upp i samband med delårsgranskningen ID: 527 Trafiknämnden bör försäkra sig om att nämndens egna åtaganden i enlighet med ingångna trafikavtal identifieras och att det säkerställs att dessa uppfylls. ÅR 2016: Förvaltningen har genomfört en omorganisation (sektion BES) för att bland annat tydliggöra ansvaret för de egna åtagandena i avtal. Omorganisationen är ännu inte utvärderad, men revisionens intryck i granskningen är att det nu finns en större tydlighet i roller och ansvar gällande egna åtaganden. Det behöver dock även tydliggöras, exempelvis i uppföljningsplanerna, hur nämndens egna åtaganden ska följas upp. Enligt intervjuer pågår ett arbete med att fastställa nivåer och säkerställande av nämndens leverans. Följs upp i samband med delårsgranskningen ID: 528 Trafiknämnden bör förtydliga krav på rapportering till nämnden av hur trafikavtalen följs vad gäller exempelvis kvalitet och ekonomi, i synnerhet de större trafikavtalen, i syfte att följa reglementet som anger att nämnden ansvarar för uppföljning av verksamheten. ÅR 2016: Enligt genomförd granskning har nämnden inte tydliggjort krav på rapportering av de större avtalen. Den månadsvisa uppföljningen innehåller som grund rapportering om det ekonomiska läget på övergripande trafikslagsnivå liksom vissa produktionsdata i form av statistik över resande etc. samt prisutveckling. Några uppgifter gällande mer kvalitativa faktorer som t.ex. kundnöjdhet och punktlighet finns inte med i rapportpaketet. Däremot får nämnden enligt uppgift en månatlig presentation om kundnöjdhet utdelad på nämndmötet. Enskilda avtal rapporteras ej. Detta gäller även Färdtjänstberedningen som enligt reglementet har ansvar för uppföljning av avtal inom färdtjänsten. Rekommendationen bedöms inte vara åtgärdad men ersätts av ny rekommendation nr 970.

63 LANDSTINGSREVISORERNA STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING BILAGA 1 3(13) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Trafiknämnden, ort 2016 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar AVTALSUPPFÖLJNING 2016 ID: 970 Trafiknämnden bör, i enlighet med fullmäktiges program för privata utförare och nämndens reglemente, säkerställa uppföljningen av privata utförare och fastställa hur nämnden samt dess utskott och beredningar ska få information om avtalsuppföljningen. Följs upp i samband med årsgranskningen BILJETTSYSTEM 2014 (Projekt 10/2014) ID: 510 Trafiknämnden bör stärka den sammanhållande styrningen kring utveckling av biljettsystem utifrån ett helhetsperspektiv. ÅR 2016: Förvaltningen har under hösten hanterat akuta problem i systemet. Följs upp i samband med årsgranskningen (Projekt 10/2014) ID: 512 Trafiknämnden bör förtydliga ansvar och roller och minska den manuella hanteringen i syfte att samordna och säkerställa kontrollerna av biljettintäkter och finansiell information i biljettsystemen. ÅR 2016: En verksamhetsägare för biljetterintäkter har utsetts. I granskning inför och efter årsbokslutet har konstaterats att kartläggningen av processen och kontroller inom densamma har tagit stora steg framåt. Arbete kvarstår med att utvärdera kontroller och säkerställa dokumentation av dessa. Trafikförvaltningen har uppdragit åt leverantören att genomföra utredningar av identifierade avvikelser. Dessa utredningar har ännu inte färdigställts. Följs upp i samband med delårsgranskningen Delår ID: 870 Trafiknämnden bör säkerställa analys och planering för hur kapaciteten inom biljettsystemet ska tryggas på medellång och lång sikt. ÅR 2016: Granskningen visar att akuta kapacitetsproblem under hösten har åtgärdats. I revisionens granskning har dock framkommit att det finns en fortsatt osäkerhet inom förvaltningen kring systemleverantörens framtida förmåga avseende drift och utveckling. Revisionen fortsätter följa analys och planering för drift på medellång och lång sikt. Följs upp i samband med årsgranskningen FASTIGHETER 2012 ID: 28 Trafiknämnden bör tillse att redovisningsmässiga aspekter i ett tidigt stadium beaktas i samband med genomförande av fastighetsaffärer. DÅR 2016: Genomförd granskning visar att ekonomiavdelningen involveras inför genomförande av fastighetsaffärer i högre grad än tidigare men det finns fortsatt möjlighet till förbättringar varför rekommendationen bedöms som delvis åtgärdad. Följs upp i samband med delårsgranskningen HYRESINTÄKTER 2012 ID: 25 Trafiknämnden bör fullfölja och slutföra det pågående arbetet med genomgång av fastighetsbeståndet i Fastnet mot befintliga avtal och säkerställa att avtalen finns tillgängliga i avtalsdatabasen. Vidare rekommenderar vi att en fullständig inventering och uppmätning av lokalbeståndet genomförs. Dessa åtgärder är avgörande för att säkerställa den information som ligger till grund för hyresfaktureringen. DÅR 2016: I likhet med föregående år pågår fortfarande genomgång av fastighetsbeståndet samt avtalsdatabasen varför rekommendationen bedöms som delvis åtgärdad. Följs upp i samband med delårsgranskningen 2017.

64 LANDSTINGSREVISORERNA STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING BILAGA 1 4(13) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Trafiknämnden, ort 2016 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar INFORMATIONSSÄKERHET 2015 (Projekt 11/2015) ID: (Projekt 11/2015) ID: 739 Trafiknämnden bör fastställa en tydlig definition av vad som är en informationstillgång inom nämndens verksamhetsområde. Trafiknämnden bör säkerställa att viktiga informationstillgångar hanteras enligt landstingets riktlinjer när det gäller krav på förteckning, riskanalyser, informationssäkerhetsklassning och avbrottsplaner INTEGRATION AV SJÖTRAFIKEN ÅR 2016: I trafiknämndens yttrande TN framgick bl.a. att nämnden kommer att överväga ett förtydligande av definitionen av informationstillgångar. Nu framhåller nämnden att den kommer att följa den definition som anges i landstingets riktlinjer för informationssäkerhet. Dock anges inte om definitionen är känd i organisationen. Följs upp i samband med delårsgranskningen ÅR 2016: I nämndens yttrande TN framgår bl.a. att trafikförvaltningen överväger att i särskilt beslut generellt klassa ritningar som K2. Dock har det inte tagits något beslut om detta eftersom förvaltningen behöver överväga konsekvenserna, bl.a. hur underhållsentreprenörer och konsulter genom avtalsvillkoren kan betraktas som behöriga att få tillgång till K2-dokument. Beträffande arbetet med att införa nytt stödsystem kring teknisk dokumentation i syfte att dessa blir informationssäkerhetsklassade har detta arbete inte påbörjats ännu. I yttrandet uppges avbrottsplaner hanteras via de driftsavtal som finns med berörd leverantör och som garanterar avbrottshantering och backup. I nämndens yttrande har det inte berörts om det genomförs riskanalyser även för äldre befintliga IT-system. Följs upp i samband med delårsgranskningen ID: 519 INVESTERINGAR Trafiknämnden bör säkerställa att sjötrafik är en integrerad del av arbetet i förvaltningsövergripande funktioner i syfte att ta till vara kunskaper, kostnads- och resurssynergier och säkerställa ett helhetsperspektiv på kollektivtrafiken. ÅR 2016: Revisionen bedömer att sjötrafiken till stor del är integrerad i trafikförvaltningens organisation och arbete. Emellertid finns fortfarande områden där sjötrafiken behöver inarbetas ytterligare (exempelvis fastighetsområdet). Revisionen ser dock att den övergripande intentionen är att säkerställa integrering fullt ut. Rekommendationen bedöms därför som åtgärdad ID: ID: 533 Trafiknämnden bör säkerställa kvaliteten i underlag inför investeringsbeslut, framför allt inriktnings- och genomförandebeslut, exempelvis genom att ytterligare tydliggöra vilket underlag som krävs beroende på typ av beslut vad gäller kalkyler, driftkostnadskonsekvenser, risker m.m.. Trafiknämnden bör säkerställa att en investerings totala kostnader framgår på ett tydligt sätt i det formella investeringsbeslutet. Följs upp i samband med delårsgranskningen Följs upp i samband med delårsgranskningen 2017.

65 LANDSTINGSREVISORERNA STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING BILAGA 1 5(13) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Trafiknämnden, ort 2016 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar INVESTERINGAR 2014 ID: 534 Trafiknämnden bör prioritera mellan investeringar på ett transparent och systematiskt sätt baserat på ett underlag om projekt och program som inbegriper bland annat nytta, ekonomi och risker. DÅR 2016: Trafiknämnden har inte ställt krav på ett underlag som möjliggör prioritering av investeringar på ett transparent och systematiskt sätt. Trafiknämnden har heller inte beslutat om prioriteringarna utan lämnat ärendet till fullmäktige utan eget ställningstagande. Följs upp i samband med årsgranskningen ID: 535 Trafiknämnden behöver stärka projektstyrningen av stora investeringar och säkerställa att det finns överensstämmelse mellan nämndens och fullmäktiges beslut för att kunna följa att budget och tidplaner följs. ÅR 2015: Av granskningen framgår att det inte finns en överensstämmelse mellan fullmäktiges och nämndens budget vad gäller program Slussen inklusive spår mot Nacka. Följs upp i samband med delårsgranskningen ID: 981 Trafiknämnden bör löpande efterfråga information om de ospecificerade projekt som nämnden beslutat om. Följs upp i samband med årsgranskningen ID: 982 Trafiknämnden bör tillsammans med landstingsstyrelsen analysera effekterna av den nuvarande styrningen av investeringar med stora variationer i upparbetningsgraden för enskilda projekt. Följs upp i samband med delårsgranskningen KONSULTANVÄNDNING 2013 (Projekt 6/2013) ID: 80 Trafiknämnden bör införa systematisk uppföljning med analyser och mätningar av kostnadseffektiviteten avseende konsultanvändningen generellt ÅR 2015: Huvuddelen av alla konsultavtal administreras sedan 2015 i konsultmäklartjänsten vilket möjliggör detaljerad uppföljning av konsultanvändandet. Hur uppföljning av användningen sker kan dock systematiseras och utvecklas ytterligare vad gäller exempelvis analys och rapporteringsvägar (se bland annat förvaltningens konsultanvändningsprojekt). Uppföljningen av de under 2015 framtagna måltalen kan under 2016 också ligga till grund för analys. Följs upp i samband med delårsgranskningen (Projekt 6/2013) ID: 81 Trafiknämnden bör återkommande genomföra uppföljning och kontroll av konsultutnyttjandet inom respektive program och projekt ÅR 2015: Uppföljning för hur konsulter används i program och projekt finns tillgänglig. Dessa uppgifter bör relateras till måltalen för konsultanvändning och resultatet av den personalstrategisk utredningen som tillsattes 2015 om fördelningen mellan konsulter och anställda. Exempelvis bör där framgå vägledning kring i vilka fall rollen projektledare är en nyckelfunktion/kärnverksamhet och bör bemannas med anställd personal. Följs upp i samband med delårsgranskningen 2017.

66 LANDSTINGSREVISORERNA STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING BILAGA 1 6(13) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Trafiknämnden, ort 2016 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar MILJÖ 2013 (Projekt 2/2013) ID: 78 Trafiknämnden bör se till att aktuellt miljöprogram för landstinget följs vid framtagning av nya avtal för färdtjänsttaxi respektive rullstolstaxi. ÅR 2016: Nya avtal finns på plats för såväl färdtjänst som rullstolstaxi. I båda avtalen finns miljökrav inkluderade. För Specialfordon/Rullstolstaxi finns enligt förvaltningen, inga fordon idag med förnyelsebart bränsle att tillgå. Enligt förvaltningen är möjligheten till styrmedlen mot leverantören avseende färdtjänst och rullstolstaxi sämre jämfört med t ex buss av tre skäl; 1. Färdtjänsten är en delmarknad av leverantörers verksamhet 2. Det finns en brist på fordon av lämplig funktion som uppfyller färdtjänstens behov som drivs med förnyelsebart bränsle. Ett utbyte i för tidig takt skulle dels ge en ur ett helhetsperspektiv försämrad nytta på samma sätt som kostnaderna skulle skjuta i höjden 3. Stor risk skulle vara att inte få tillräcklig kapacitet i anbud. Miljöprogrammets mål har inte följts fullt ut. Däremot är det en förbättring jämfört med tidigare avtal. Man har valt en väg att driva framåt med miljöfordon som inte i alla delar kör med förnyelsebart bränsle. Dialog pågår att få en fordonsflotta som kör på HVO (en typ av bränsle). Rekommendationen bedöms vara åtgärdad Delår ID: 618 Trafiknämnden bör öka systematiken i energieffektiviseringsarbetet genom att bryta ned det övergripande energieffektiviseringsmålet till de olika trafikslagen, och där så är tillämpligt till enskilda fastigheter respektive avtal, implementera och följa upp dessa. En samlad analys av genomförda åtgärder behöver också genomföras. ÅR 2016: Enligt uppgift genomfördes 2016 en behovsanalys i syfte att åstadkomma en utveckling som leder till att trafikförvaltningen når energimålen. Behovsanalysen rekommenderar att genomföra en djupare energiutredning under år 2017 bl.a. utifrån de rekommendationer som landstingets revisorer lagt fram. Utfall av energiutredningen avvaktas. Följs upp i samband med delårsgranskningen 2018.

67 LANDSTINGSREVISORERNA STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING BILAGA 1 7(13) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Trafiknämnden, ort 2016 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar ORGANISATION 2014 ID: 518 Styrelserna för SL och Waxholmsbolaget bör se till att trafiknämndens förvaltaruppdrag följs upp och kontrolleras på ett tydligt sätt. ÅR 2016: Revisionen bedömer att den formella regleringen av trafikorganisationen har utvecklats positivt genom de samarbetsavtal som finns mellan nämnden och styrelserna, framförallt mellan nämnden och SL. Uppföljning och kontroll av trafiknämndens förvaltningsuppdrag fungerar dock i praktiken på samma sätt för Waxholmsbolaget. Revisionen anser att det bör finnas ett motsvarande tilläggsavtal om återrapportering mellan nämnden och Waxholmsbolaget samt en förteckning över beslut och åtgärder som är exkluderade från trafiknämndens förvaltaruppdrag. Revisionen bedömer också att både styrelsen för SL och för Waxholmsbolaget har tagit de beslut som krävs i enlighet med aktiebolagslagen. Rekommendationen bedöms vara åtgärdad ID: 986 Trafiknämnden och Waxholmsbolaget bör återredovisa fullmäktiges uppdrag att utreda och återkomma med slutligt förslag på överföring av Waxholmsbolaget tillgångar och avtal till trafiknämnden. Följs upp i samband med årsgranskningen REINVESTERINGAR 2016 ID: 984 Trafiknämnden bör i budgetarbetet analysera och tydliggöra nämndens reinvesteringsbehov såväl på kort som lång sikt. Följs upp i samband med årsgranskningen RESOR OCH REPRESENTATION 2015 ID: 778 Trafiknämnden behöver säkerställa och följa upp att landstingets policy och regler för resor och representation samt förvaltningens egen beslutsordning följs. ÅR 2016: Revisionens uppföljning visar att rutiner finns och genomförda stickprov visar inga nämndvärda avvikelser. Rekommendationen bedöms vara åtgärdad. RISK FÖR OEGENTLIGHETER 2014 ID: 517 Trafiknämnden bör säkerställa att bisysslor som konsulter på nyckelfunktioner har anmäls, bedöms och dokumenteras. DÅR 2016: Trafiknämnden har inte för avsikt att kontrollera att konsulter på nyckelpositioner inte innehar förtroendeskadliga bisysslor. Revisionen bedömer att även om ett anställningsförhållande inte föreligger, och kontroll av bisysslor inte kan ske på samma sätt som med anställda, så bör nämnden vidta åtgärder för att minimera risken för oegentligheter och förtroendeskada gällande konsulter i nyckelpositioner. Det handlar exempelvis om risken för köp från eget företag. Följs upp i samband med delårsgranskningen 2017.

68 LANDSTINGSREVISORERNA STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING BILAGA 1 8(13) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Trafiknämnden, ort 2016 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar RISK FÖR OEGENTLIGHETER 2014 ID: 522 Trafiknämnden bör analysera risker för oegentligheter inom färdtjänsttrafiken och vidta åtgärder för att motverka riskerna. ÅR 2016: Via det nya färdtjänstavtalet som tecknades februari 2016 har arbetet med riskhantering avseende eventuella oegentligheter enligt förvaltningen stärkts exempelvis via separat uppföljning av hämtnings- och lämningsfunktionen. I likhet med 2015 års uppföljning framkommer det att riskanalyser och riskhantering sker löpande men att arbetet inte dokumenteras. Revisionen anser att en riskanalys och de generella riskhanteringsåtgärder som vidtas bör dokumenteras. Följs upp i samband med 2015 Delår ID: 620 Trafiknämnden bör omedelbart säkerställa att tillräckliga kontroller i fastighetsförvaltningen för att åtgärda av internrevisionen identifierade brister i den interna kontrollen införs. ÅR 2016: Trafikförvaltningen genomför månatligen stickprovskontroller inom de olika trafikslagen för att identifiera brister i processen som kan åtgärdas. Vidare genomförs dataanalyser m.m. av den nyinrättade internkontrollgruppen. Rekommendationen bedöms vara åtgärdad Delår ID: 621 Trafiknämnden bör säkerställa att tillräckliga rutiner för intern kontroll, dvs. systematisk och dokumenterad uppföljning och fungerande arbetssätt för avtalsförvaltning, finns även inom andra verksamhetsområden/trafikslag än teknisk fastighetsförvaltning. ÅR 2016: Trafikförvaltningen genomför månadsvisa kontroller av fakturor, registeranalyser m.m. för flera trafikslag och verksamhetsområden. Rekommendationen bedöms vara åtgärdad. RISKBEDÖMNING OCH INTERN KONTROLLPLAN 2014 Delår ID: 468 Trafiknämnden bör ta ställning till verksamhetens samlade och värderade risker som utgör underlag till interna kontrollplanen. ÅR 2016: Enligt landstingets policy för intern kontroll ska den interna interkontrollplanen innehålla genomförd riskbedömning. Detta har tidigare tolkats av revisionen som att ärendet om internkontrollplan ska innehålla den fullständiga riskbedömningen. Det kan dock för en verksamhet av trafiknämndens omfattning inte anses rimligt att lämna en fullständig riskbedömning för alla nivåer i organisationen. Det är däremot viktigt att nämnden kan följa hur urvalet av risker till internkontrollplanen har genomförts. Riskanalysen måste vidare vara väl dokumenterad och spårbar så att det är möjligt att gå tillbaka och se vilka överväganden som har gjorts under arbetets gång. Revisionen avser följa arbetet med riskanalys inför Rekommendationen avskrivs ID: 976 Trafiknämnden bör utveckla och dokumentera riskanalyser på finansområdet som underlag för internkontrollplanen. Följs upp i samband med årsgranskningen 2017.

69 LANDSTINGSREVISORERNA STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING BILAGA 1 9(13) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Trafiknämnden, ort 2016 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar SVINN 2015 ID: 776 Trafiknämnden bör analysera och uppskatta var svinnet är som störst för att kunna vidta åtgärder för att minska intäktsbortfall. DÅR 2016: Särskild utredning för att identifiera var svinnet är som störst har inte genomförts i enlighet med rekommendationen. Förvaltningen har dock inrättat en ny delprocess som behandlar området (intäktssäkring). Inom lokalbanorna pågår ett pilotprojekt om att eventuellt införa viseringsstolpar och förvaltningen bedömer vidare att införandet av enhetstaxan kommer minska svinnet för övriga trafikslag. Följs upp i samband med delårsgranskningen SÄKERHET OCH BRANDSKYDD 2013 (Projekt 9/2013) ID: 83 Trafiknämnden bör utforma föreskrifter och riktlinjer för skal- och tillträdesskyddet inom kollektivtrafiken ÅR 2016: Strategisk utveckling (SU) har övertagit frågan från trafikavdelningen. SU har nyrekryterat personal ( teknisk systemstrateg depå) för att omhänderta rekommendationen. Förhoppningen är att övergripande riktlinjer är framtagna till december Följs upp i samband med årsgranskningen (Projekt 9/2013) ID: 84 Trafiknämnden bör se över och anpassa ansvarsfördelningen, dels gentemot trafikutövarna, dels internt inom trafikförvaltningen. ÅR 2016: Rekommendationen är avhängig av revisionsrekommendation 83. Nyrekryteringen av teknisk systemstrateg för Depå är tänkt att agera som en katalysator för hur ansvarsfördelningen bör se ut på förvaltningen och externt mellan aktörerna. Följs upp i samband med årsgranskningen (Projekt 9/2013) ID: 85 Trafiknämnden bör koordinera de olika skyddsåtgärderna inom skal- och tillträdesskyddet så att olika delar utgör ett genomtänkt sammanhängande system, där de olika delarna kan samverka för större effekt. ÅR 2016: Rekommendationen är avhängig revisionsrekommendation 83. Inga övriga insatser har genomförts för att hantera rekommendationen. Följs upp i samband med årsgranskningen (Projekt 9/2013) ID: 86 Trafiknämnden bör se över den fysiska funktionaliteten i skal- och tillträdesskyddets olika delar och ambitionsnivån för de olika skyddsåtgärderna för de olika bansträckningarna, depåerna, etc. Uppföljningen av den lokala tillämpningen bör utökas ÅR 2016: Rekommendationen är avhängig av revisionsrekommendation 83. Låsprojektet som ser över den fysiska funktionaliteten är försenat och beräknas vara genomfört och överlämnat Q Följs upp i samband med årsgranskningen TILLGÄNGLIGHET/FÄRDTJÄNST 2012 (Projekt 11/2012) ID: 63 Trafiknämnden bör i samband med genomförandet av fullmäktiges uppdrag, utvecklingen av tillgängligheten i kollektivtrafiken och tillståndsstrukturen i färdtjänsten, ta fram en gemensam strategi så att incitament och styrmedel samverkar för att möjliggöra att fler kan resa med kollektivtrafiken. ÅR 2015: Mål för att senarelägga färdtjänstdebut ska enligt förvaltningen tas fram i samband med att det nya trafikförsörjningsprogrammet utarbetas. Trafikförvaltningen arbetar även med en fas 2 i utredningen av färdtjänstens framtida inriktning. Fas 2 ska beslutas av nämnden under slutet av Följs upp i samband med delårsgranskningen 2017.

70 LANDSTINGSREVISORERNA STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING BILAGA 1 10(13) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Trafiknämnden, ort 2016 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar TILLGÄNGLIGHET/FÄRDTJÄNST 2012 (Projekt 11/2012) ID: 64 Trafiknämnden bör utveckla former för närmare samarbete med kommunerna i konkreta tillgänglighetsfrågor för att främja hela resans tillgänglighet. Rekommendationen revideras så att den inbegriper även andra aktörer än kommunerna, exempelvis privata brygg/markägare. ÅR 2015: Genom resecoachningsarbetet samarbetar förvaltningen med trafikentreprenörer (främst busstrafiken) samt vissa kommuner för att fler äldre ska kunna åka kollektivtrafik. Planeringssektionen inom trafikförvaltningen diskuterar tillgänglighetsfrågor i de löpande dialogerna med kommunerna och andra parter. Formerna för samarbetet ska enligt planeringssektionen ses över i och med att trafikförsörjningsprogrammet revideras till Följs upp i samband med delårsgranskningen TRAFIK- OCH STÖRNINGSINFORMATION 2016 Delår ID: 873 Trafiknämnden bör stärka den sammanhållande styrningen av trafik- och störningsinformation över de kollektivtrafikslag nämnden rår över så att utveckling och uppföljning görs utifrån ett helhets- och resenärsperspektiv. Följs upp i samband med delårsgranskningen TRAFIKPLANERING 2015 ID: 774 Trafiknämnden bör säkerställa att effektiviseringar ingår som en del i nämndens trafikplanering på kort och lång sikt. ÅR 2016: Arbete med effektiviseringar ingår enligt förvaltningen i nämndens trafikplanering och nämns i årarapporten. Vare sig årsrapporten eller specifika ärenden under året innehåller dock någon analys eller redovisning av genomförd effektivisering och dess effekter. I ärendet om trafikförändring T17 (SL , ) som också innehåller en beskrivining av trafikförändringsprocessen skrivs inget om effektivisering. Följs upp i samband med årsgranskningen ID: 775 Trafiknämnden bör analysera de mer långsiktiga effekterna av VBP-avtalen vad gäller trafikplanering och utforma planerings- och samrådsrutiner anpassade till den nya avtalsformen. ÅR 2016: Utredning av VBP-avtal ska enligt uppgift från förvaltningen göras under Följs upp i samband med delårsgranskningen TRYGGHET 2012 (Projekt 6/2012) ID: 57 Trafiknämnden bör ta fram tydliga mål och mätbara indikatorer för att i ett mer långsiktigt strategiskt perspektiv kunna styra och följa upp arbetet mot ökad trygghet i enlighet med fullmäktiges uppdrag. ÅR 2015: Arbetet med att ta fram mål och indikatorer har stannat upp under 2015 på grund av andra prioriteringar. Verktyg för att mäta trygghet ska tas fram till början av Följs upp i samband med delårsgranskningen (Projekt 6/2012) ID: 58 Trafiknämnden bör utvärdera trygghetsarbetet i sin helhet och analysera vad som påverkar tryggheten i kollektivtrafiken och vilka effekter de åtgärder som genomförts har fått för att kunna rikta insatserna där de gör störst effekt. ÅR 2015: Arbetet med att utvärdera trygghetsarbetets effekter har inte genomförts som tänkt under Förhoppningen är att det nya ärendehanteringssystemet för trygghetscentralen från slutet av 2016 ska ge bättre förutsättningar att analysera trygghetsarbetet. Följs upp i samband med delårsgranskningen 2017.

71 LANDSTINGSREVISORERNA STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING BILAGA 1 11(13) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Trafiknämnden, ort 2016 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar UPPHANDLING 2012 Delår ID: 11 Waxholmsbolagets styrelse bör se till att en regelrätt upphandling sker av bränsleleverantörer och att skriftligt avtal tecknas avseende inköp av bränsle. DÅR 2016: Ansvaret för bränsleinköp ligger numera på entreprenörerna. WÅAB köper dock fortfarande in och tillhandahåller bränsle till dessa varför problemet kvarstår. Enligt uppgift har ett arbete påbörjats för att övergå till den bränsleleverantör SLL upphandlat centralt. Följs upp i samband med delårsgranskningen Delår ID: 31 Trafiknämnden bör införa en rutin med systemstöd, som möjliggör och tydliggör ansvar för kontroll av totala volymer inköp per leverantör och vara/tjänst för att säkerställa efterlevnad av gällande upphandlingsregler ÅR 2016: Arbete med utveckling av kategoristyrt inköp kommer enligt intervju att bidra. I övrigt är inga åtgärder vidtagna. Rekommendationens text har kompletterats med texten "...och tydliggör ansvar...". Rekommendation nr 479 har därmed tagits bort då den kan anses täckas av denna rekommendation. Följs upp i samband med delårsgranskningen (Projekt 3/2015) ID: 727 Trafiknämnden bör tydliggöra ansvar för exempelvis överlämningar mellan avdelningar för att säkerställa att det finns ett övergripande helhetsperspektiv i affärsprocessen som inkluderar även det förberedande arbetet inför upphandlingen. ÅR 2016: Vid granskningen saknades ett helhetstänk för upphandlingsprocessen. Varje avdelning inom förvaltningen arbetar alljämt utifrån avdelningens specifka uppgifter. Styrdokument mm saknar i princip processperspektiv, dvs ett flöde. Upphandlingsgruppen bemannas dock utifrån de områden och avdelningar som är aktuella, t ex ekonomi och juridik. Det finns svårigheter att upprätthålla en kontinuitet beträffande deltagande personer i dessa grupper, bl a eftersom processerna ofta tar lång tid. Följs upp i samband med årsgranskningen (Projekt 3/2015) ID: 728 Trafiknämnden bör för att undvika förseningar, exempelvis genom en upphandlingsplan, säkerställa en överblick över vilka upphandlingar som ska genomföras och när förstudier ska påbörjas respektive avslutas. ÅR 2016: Den tidigare upphandlingsplanen har ersatts med en betydligt mindre omfattande plan men som enligt uppgift fungerar bättre. Planen omfattar alla typer av upphandlingar. Detaljplanering görs sedan i respektive projekt/trafikavtal. Framtagen plan används bara inom avdelningen för projekt och upphandling (PU). Enligt intervju är det dock i grunden trafikavdelningen som har ansvar för att initera upphandlingar. Från trafikavdelningens sida pekar man i intervju på avdelningen för strategisk utveckling. Denna avdelning har en planering för trafikavtal men den används enligt uppgift inte gemensamt med PU. Följs upp i samband med årsgranskningen (Projekt 3/2015) ID: 729 Trafiknämnden bör säkerställa att det finns system för att bevaka t.ex. giltighetstider, optioner och prisjusteringar i avtal. ÅR 2016: Inga åtgärder vidtagna. Följs upp i samband med årsgranskningen (Projekt 2/2016) ID: 910 Trafiknämnden bör i ett systematiskt förbättringsarbete utarbeta riktlinjer och verktyg för uppföljning som syftar till att minska risken för överträdelser av upphandlingslagstiftningen. Följs upp i samband med årsgranskningen 2017.

72 LANDSTINGSREVISORERNA STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING BILAGA 1 12(13) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Trafiknämnden, ort 2016 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar UPPHANDLING 2016 (Projekt 2/2016) ID: 912 Trafiknämnden bör stärka systemet för bevakning av när avtal löper ut i syfte att undvika otillåtna direktupphandlingar. Följs upp i samband med årsgranskningen VERKSAMHETSMÅL 2015 Delår ID: 619 Trafiknämnden behöver tydliggöra hur mål och indikatorer i de styrande dokumenten förhåller sig till varandra och hur de vid målkonflikter exempelvis i samband med beslut ska prioriteras. Följs upp i samband med delårsgranskningen ÅTERFÖRING AV ERFARENHETER I AVTAL 2015 Delår ID: 622 Trafiknämnden bör säkerställa att viktiga förutsättningar som påverkar en upphandling i god tid är identifierade och utredda samt beslutade exempelvis genom långsiktig förstudieplanering med tydlig koppling till kommande upphandlingar. ÅR 2016: Revisionen har under året tittat på återkoppling från befintliga avtal i samband med förstudier inför nya upphandlingar. Enligt intervjuer ska utvärdering av avtal ske efter ett år, i mitten av avtalsperioden samt i samband med ställningstagande om eventuell förlängning. Granskningen har dock inte funnit några dokumenterade rutiner för när och hur dessa utvärderingar ska genomföras även om det finns exempel på utvärderingar som har genomförts. Erfarenhetsåterföring från befintliga avtal till processen för framtagande av nytt avtal förefaller i dagsläget i huvudsak ske genom att förvaltare av befintligt avtal deltar i förstudie- och upphandlingsarbetet och framför sina erfarenheter. Det finns ingen gemensam överenskommen struktur mellan avdelningen för strategisk ut-veckling och trafikavdelningen för vilken typ av dokumentation som ska finnas framtagen och tillgänglig. Revisionen avser att följa upp rekommendationen mer genomgående under Följs upp i samband med årsgranskningen Delår ID: 670 Trafiknämnden bör systematiskt genomföra och dokumentera utvärderingar av ingångna avtal vad gäller bland annat kostnader och kvalitet, i syfte att öka möjligheten till ständigt förbättrade avtalskonstruktioner och villkor. ÅR 2016: Enligt avstämning med förvaltningen finns tre arbetsmetoder för att utvärdera avtal. Fördjupad utvärdering kommer också att ske under 2017 kopplat till anlays av VBP-avtal. Revisionen kommer följa upp rekommendationen utifrån de tre arbetsmetoderna och analys VBP-avtal under Sista meningen har justerats något jämfört med tidigare skrivningen: "...i syfte att öka möjligheten till ständiga förbättringar." Detta bl.a. för att rekommendationen har vissa likheter med nr 526. Följs upp i samband med årsgranskningen 2017.

73 LANDSTINGSREVISORERNA STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING BILAGA 1 13(13) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Trafiknämnden, ort 2016 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar ÖVERGRIPANDE STYRNING 2016 Delår ID: Delår ID: Delår ID: ID: 974 Trafiknämnden bör stärka styrningen av den långsiktiga kostnadsutvecklingen och löpande efterfråga information om utvecklingen. Trafiknämnden bör löpande efterfråga information om investeringsprogrammens utveckling med bedömning av totala utgifter, sluttid och eventuella avvikelser i utförandet. Trafiknämnden bör säkerställa att investeringsverksamhetens samlade risker identifieras och ta ställning till rapportering av de väsentligaste riskerna. Trafiknämnden bör fatta beslut om ärenden som påverkar verksamhetens mål, omfattning, inriktning eller kvalitet som enligt kommunallagen inte kan delegeras till förvaltningen. Följs upp i samband med årsgranskningen Följs upp i samband med årsgranskningen Följs upp i samband med delårsgranskningen Följs upp i samband med årsgranskningen 2017.

74 BEDÖMNINGSMÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER FÖR 2016 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges resultatkrav och övriga ekonomiska mål. 2. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade uppdrag. 3. Nämndens/styrelsens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Bedömningskriterier: Tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. Otillfredsställande Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Intern styrning och kontroll Nämnd/styrelse ansvarar för att det finns en intern styrning och kontroll som med en rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. 2. Nämnden/styrelsen har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara. 3. Nämnden/styrelsen har riktlinjer och rutiner för väsentliga områden för att säkerställa att verksamhetens uppdrag och mål uppnås samt att lagar, föreskrifter m.m. följs. 4. Nämnden/styrelsen har genomfört en riskanalys som identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker. Nämnden/ styrelsen har i en internkontrollplan fastställt vilka åtgärder/ kontroller som ska hantera prioriterade risker. 5. Nämnden/styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi och verksamhet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. 6. Nämnden/styrelsen har ett informations- och kommunikationssystem som stödjer styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. 7. Nämndens/styrelsens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet. Bedömningskriterier Tillräcklig Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillräcklig Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. 1

75 Otillräcklig Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Räkenskaper Nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs. Bedömningsmål: 1. Nämndens/styrelsens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar. 2. Nämndens/styrelsens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningskriterier: Rättvisande Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Avvikelser kan förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens/styrelsens resultat och ställning. Inte rättvisande Räkenskaperna innehåller allvarliga avvikelser i förhållande till bedömningsmålen. 2