Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 Tid och plats måndag 25 september 2017, kl. 13: Beslutande Lillemor Larsson (V), ordförande Birgitta Persson (S) ersätter Anders Englund (S) Anne Carlén Hellgren (S) Jan-Olof Hesselstedt (V) David Lundqvist (C) Ammi Gull (M) Michael Hamberg (L) Jens Meyer (MP) Kenth Carlsson (KD) Övriga närvarande Björn Svantesson, förvaltningschef Sandra Richter, ekonom 100 Elin Karlsson, ekonom 100 Ameli Björling, förvaltningssekreterare Sören Borgström, Lärarförbundet Utses att justera Jan-Olof Hesselstedt Justeringens plats och tid Bildningsförvaltningen kontor, Underskrifter Sekreterare... Ameli Björling Paragrafer: Ordförande Justerande... Lillemor Larsson Jan-Olof Hesselstedt ANSLAG Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Bildningsnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslagets uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Bildningsnämnden Underskrift... 1

2 Bildningsnämnden Innehållsförteckning Ärende 99 Skolinspektionens regelbundna 2017/136 tillsyn Information - delårsrapport och budget Fastställande av föredragningslistan 102 Delårsrapport till och med 31/8 2017/ Budget / Äskande om medel för uteblivna 2017/54 statsbidrag mindre barngrupper i förskolan Revidering av 2017/129 klagomålshantering 106 Riktlinjer för tilläggsbelopp till 2017/81 fristående verksamhet /115 Sammanställning 2017/115 synpunkter första halvåret Ändring av 2017/121 personuppgiftsombud 109 Verksamhetsbesök hösten /2 110 Översiktsplan 2017 Hammarö 2017/131 kommun 111 Anmälan av ärenden rörande diskriminering, trakasserier eller kränkningar 112 Rapportering av vidtagna åtgärder i ärenden rörande diskriminering, trakasserier eller kränkningar 113 Delegeringsärenden atur 2

3 Bildningsnämnden Kurser och konferenser 115 Rapporter och information atur 3

4 BIN / Skolinspektionens regelbundna tillsyn Bildningsnämnden tackar för informationen. Förvaltningschef Björn Svantesson informerar om Skolinspektionens planerade tillsyn i Hammarö kommun Utgångspunkter för tillsynen är: Ökad intensitet i bevakningen av alla skolor Tydligare fokus på risker i systemet Tätare besök på alla fristående skolor Tydligare tillsyn av processer som påverkar lärandet Förstärkt uppföljning Förstärkt råd och vägledning Ledamöterna ges tillfälle att ställa frågor. Muntlig information 4

5 BIN /51 04 Information - delårsrapport och budget 2018 Bildningsnämnden tackar för informationen. Ekonom Sandra Richter informerar om delårsbokslut I och med äskande av medel för uteblivna statsbidrag för mindre barngrupper i förskolan är ett ärende som slutligen fattas av kommunfullmäktige informeras nämnden inte om budget för 2018 vid dagens sammanträde. Förvaltningschef Björn Svantesson redovisar verksamhetsberättelse och ekonomiuppföljning till och med 31 augusti Prognosen för hela budgetåret 2017 visar i nuläget ett överskott på kronor. Resultatet visar vid delårsrapporten ett positivt resultat på kronor. Grundskola, särskola, förskoleklass samt fritids har en positiv avvikelse på kr. Prognosen för hela budgetåret visar i nuläget ett positivt resultat på kronor. Den positiva avvikelsen är på grund av att flera enheter sökt statsbidrag för läxhjälp och blivit beviljade samt att kostnader för skolskjuts varit lägre än budgeterat. Förskola, öppen förskola samt kooperativ visar en negativ avvikelse på kronor. Prognosen för hela budgetåret visar i nuläget ett negativt resultat på kronor. Denna avvikelse är på grund av att verksamheten behövt anställa mer personal än vad budgeten räcker till. Kultur- och ungdomsenheten visar ett positivt resultat på kronor. Prognosen för hela budgetåret visar i nuläget ett resultat på 0. Ledning och administration visar ett positivt resultat på kronor. Prognosen för hela budgetåret visar i nuläget ett överskott på kronor. Den positiva avvikelsen är på grund av att flera centralt placerade tjänster inte är tillsatta. En förskoleavdelning är heller inte ännu satt i drift vilket i prognosen visar ett positivt resultat. Summa totalt gällande investeringar har kronor använts vilket motsvarar 18 procent av investeringsbudgeten. Muntlig information 5

6 BIN 101 Fastställande av föredragningslistan Ärendet val av ersättare till bildningsnämndens arbetsutskott läggs till föredragningslistan. Men detta tillägg fastställs föredragningslistan. Oppositionen har önskemål om att frågan gällande arbetsmiljön på Hammarlunden F-6 och rekrytering av skolsköterska tas upp vid bildningsnämndens nästa sammanträde den 23 oktober

7 BIN /51 04 Delårsrapport till och med 31/8 Bildningsnämnden godkänner delårsrapporten till och med 31 augusti Förvaltningschef Björn Svantesson redovisar verksamhetsberättelse och ekonomiuppföljning till och med 31 augusti Prognosen för hela budgetåret 2017 visar i nuläget ett överskott på kronor. Resultatet visar vid delårsrapporten ett positivt resultat på kronor. Grundskola, särskola, förskoleklass samt fritids har en positiv avvikelse på kr. Prognosen för hela budgetåret visar i nuläget ett positivt resultat på kronor. Den positiva avvikelsen är på grund av att flera enheter sökt statsbidrag för läxhjälp och blivit beviljade samt att kostnader för skolskjuts varit lägre än budgeterat. Förskola, öppen förskola samt kooperativ visar en negativ avvikelse på kronor. Prognosen för hela budgetåret visar i nuläget ett negativt resultat på kronor. Denna avvikelse är på grund av att verksamheten behövt anställa mer personal än vad budgeten räcker till. Kultur- och ungdomsenheten visar ett positivt resultat på kronor. Prognosen för hela budgetåret visar i nuläget ett resultat på 0. Ledning och administration visar ett positivt resultat på kronor. Prognosen för hela budgetåret visar i nuläget ett överskott på kronor. Den positiva avvikelsen är på grund av att flera centralt placerade tjänster inte är tillsatta. En förskoleavdelning är heller inte ännu satt i drift vilket i prognosen visar ett positivt resultat. Summa totalt gällande investeringar har kronor använts vilket motsvarar 18 procent av investeringsbudgeten. Verksamhetsberättelse Ekonomiuppföljning till och med 31 augusti 2017 Beslutet skickas till Kommunstyrelsen 7

8 BIN /54 04 Budget 2018 Bildningsnämnden beslutar att avvakta beslut om budget 2018 tills kommunfullmäktiges beslut om äskande av medel för uteblivna statsbidrag för mindre barngrupper i förskolan. Skolverkets statsbidrag för mindre barngrupper i förskolan kan huvudman söka för insatser i förskolan som syftar till att minska barngruppernas storlek. Läsåret kom det in fler ansökningar om statsbidrag än det fanns medel för. Skolverket har i första hand fördelat bidrag till huvudmän för förskolor i områden med svåra förutsättningar där det behövs särskilda insatser för att höja utbildningens kvalitet. När Skolverket bedömer vilka förskolor som kan anses ha svåra förutsättningar har man tittat på faktorer som barngruppsstorlek, andel förskollärare och olika socioekonomiska parametrar. Utifrån detta har Hammarö kommun fått avslag på hela sökta beloppet, vilket var 5,1 miljoner kronor för läsåret Utifrån denna fördelning är det troligt att Hammarö kommun inte kommer tilldelas statsbidrag för läsåret Detta får stora konsekvenser för verksamheten 2018, inte minst då Hammarö kommun är en inflyttningskommun och antalet barnfamiljer ökar år efter år. Vilket leder till att behovet av nya förskoleplatser stadigt ökar. Hammarö kommun har en ambition att på sikt närma sig Skolverkets riktlinjer gällande barngruppernas storlek i förskolan och antalet avdelningar har flera års tid kraftigt ökat. Förslag om att äska medel motsvarande 3,6 miljoner kronor hos kommunfullmäktige finns. Om medel inte beviljas behöver bildningsnämnden ta nytt beslut om budget Bildningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 6 september 2017 Skolverkets beslut om statsbidrag för mindre barngrupper augusti 2017 Protokollsutdrag från bildningsnämndens arbetsutskott från den 11 september 2017 (binau 95) Beslutet skickas till Kommunstyrelsen 8

9 BIN 2017/54 04 Äskande om medel för uteblivna statsbidrag mindre barngrupper i förskolan 2018 Bildningsnämnden äskar om medel hos kommunfullmäktige motsvarande 3,6 miljoner kronor. Genom detta behövs inte 2,25 avdelningar stänga under 2018 och förvaltningen behöver då inte överstiga ett snitt om 17,6 barn per grupp. Statsbidrag för mindre barngrupper i förskolan kan huvudman söka för insatser i förskolan som syftar till att minska barngruppernas storlek. Läsåret kom det in fler ansökningar om statsbidrag än det fanns medel för. Skolverket har i första hand fördelat bidrag till huvudmän för förskolor i områden med svåra förutsättningar där det behövs särskilda insatser för att höja utbildningens kvalitet. När Skolverket bedömer vilka förskolor som kan anses ha svåra förutsättningar har man tittat på faktorer som barngruppsstorlek, andel förskollärare och olika socioekonomiska parametrar. Utifrån detta har Hammarö kommun fått avslag på hela sökta beloppet, vilket var 5,1 miljoner kronor för läsåret Utifrån denna fördelning är det troligt att Hammarö kommun inte kommer tilldelas statsbidrag för läsåret Detta får stora konsekvenser för verksamheten 2018, inte minst då Hammarö kommun är en inflyttningskommun och antalet barnfamiljer ökar år efter år. Vilket leder till att behovet av nya förskoleplatser stadigt ökar. Hammarö kommun har en ambition att på sikt närma sig Skolverkets riktlinjer gällande barngruppernas storlek i förskolan och antalet avdelningar har flera års tid kraftigt ökat. För att hantera budget 2018 utifrån de uteblivna statsbidragen för mindre barngrupper krävs kraftiga åtgärder. Att stänga 2,25 avdelningar motsvarar 3,6 miljoner kronor. Detta är något som krävs utifrån tilldelad ram, men som får mycket stora konsekvenser för verksamheten. Det leder till ökade barngrupper och risken är stor att sjukskrivningstalen ökar ytterligare inom detta område. Bildningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 6 september 2017 Skolverkets beslut om statsbidrag för mindre barngrupper augusti 2017 Beslutet skickas till Kommunstyrelsen 9

10 BIN / Revidering av klagomålshantering Bildningsnämnden godkänner reviderade rutiner för klagomålshantering. En översyn av bildningsnämndens klagomålshantering har genomförts. Förslag på revideringen ser ut enligt följande: En positiv utveckling för våra barn och elever förutsätter goda möjligheter att föra fram klagomål. Vårt mål är att ni alla ska känna att all personal snabbt och konstruktivt tar hand om era klagomål och därför är det viktigt att ni alla vet vart ni ska vända er. Inom Hammarö kommun använder vi följande modell: a. I första hand ska du vända dig till den personal som arbetar närmast ditt barn eller till den personal du själv anser berörs. b. Om du efter samtal med personalen fortfarande har klagomål kontaktar du ansvarig förskolechef eller rektor. Gäller klagomålet skolsköterskans eller skolläkarens verksamheter kontakta verksamhetschef Ulrika Linder, Gäller klagomålet grundsärskolan, kontaktar du särskolesamordnare Lotta Larsson, c. Om du efter ovanstående kontakter fortfarande har klagomål på våra verksamheter förskola, förskoleklass, grundskola och grundsärskola kontaktar du bildningsförvaltningens chef. Du kan också lämna ditt klagomål via /lämna synpunkter. d. Om klagomålet fortfarande består ska bildningsnämndens ordförande kontaktas. e. Skulle du fortfarande inte vara nöjd med verksamheten för ditt barn kan du kontakta Skolinspektionen. Det är den statliga myndighet som har i uppdrag att granska att kommunen uppfyller sina skyldigheter. Vår erfarenhet är att det personliga samtalet ger bäst förutsättningar att lösa den uppkomna situationen, men du kan naturligtvis använda andra kommunikationssätt. Även om vi inte kan lämna svar direkt kommer du att kontaktas så snart som möjligt. Vi ser fram mot fortsatt goda kontakter Björn Svantesson förvaltningschef bjorn.svantesson@hammaro.se 10

11 Forts. bin 105 Bildningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad 6 september 2017 Protokollsutdrag från bildningsnämndens arbetsutskott från den 11 september 2017 (binau 98) Beslutet skickas till Bildningsförvaltningens chefer Handläggare 11

12 BIN / Riktlinjer för tilläggsbelopp till fristående verksamhet Bildningsnämnden antar riktlinjer för ansökan om tilläggsbelopp till huvudmän för fristående verksamheter. Bildningsförvaltningen har tagit fram förslag till riktlinjer för ansökan om tilläggsbelopp till huvudmän för fristående verksamheter. Syftet med riktlinjerna är att säkerställa att förvaltningen får in den information som behövs för att kunna göra korrekta bedömningar av ansökningarna. Riktlinjerna innehåller också formaliaregler kring hur ansökning görs och hur ersättning kan beviljas. En blankett för ansökan om tilläggsbelopp tas fram av bildningsförvaltningen. Bildningsförvaltningens tjänsteskrivelse, daterad 18 augusti 2017 Förslag till riktlinjer för tilläggsbelopp till huvudman för fristående verksamhet enligt skollagen (2010:800) Protokollsutdrag från bildningsnämndens arbetsutskott från den 11 september 2017 (binau 99) Beslutet skickas till Ekonomiavdelningen Fristående förskolor i Hammarö kommun 12

13 BIN / Sammanställning synpunkter första halvåret 2017 Bildningsnämnden godkänner redovisningen av inkomna synpunkter för det första halvåret Synpunkter ska redovisas halvårsvis. Alla synpunkter registreras hos kommunens kontaktcenter. Synpunkter har inkommit skriftligt genom e- post, telefonsamtal eller kommunens Facebooksida till kontaktcenter eller direkt till handläggare/bildningsförvaltningen. Alla som lämnar synpunkter ska inom två veckor få bekräftelse att synpunkten har nått enheten och vem som är handläggare. Rutiner för synpunktshanteringen ska fungera som ett verktyg för de förtroendevalda att årligen följa upp verksamheten. Synpunkterna, som tas emot av kontaktcenter/bildningsförvaltningen har efter genomgång, i förekommande fall, delegerats till respektive enhetschef för åtgärd. Förvaltningen svarar i hög grad inom två veckor. Bifogad sammanställning visar på ett förbättringsområde inom synpunktshanteringen. Vissa synpunkter saknar ett dokumenterat svar efter att ha delegerats ut. I vissa fall har man svarat via telefon eller från den egna mailen vilket inte återrapporterats till/efterfrågats av förvaltningen. Bildningsförvaltningen har under första halvåret 2017 tagit emot 13 synpunkter varav 10 har varit klagomål. De flesta klagomålen berör lokalutredningen. Bildningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad 3 augusti 2017 Bilaga sammanställning synpunkter första halvåret 2017 Protokollsutdrag från bildningsnämndens arbetsutskott från den 11 september 2017 (binau 100) Beslutet skickas till Kommunstyrelsen 13

14 BIN / Ändring av personuppgiftsombud 1. Bildningsnämnden entledigar Lovisa Vasilio som personuppgiftsombud för bildningsnämnden. 2. Bildningsnämnden utser Ameli Björling, förvaltningssekreterare på bildningsförvaltningen, till personuppgiftsombud enligt 36 andra stycket personuppgiftslagen (PuL), för bildningsnämndens verksamhetsområde. 3. Bildningsnämnden anmäler Ameli Björling som personuppgiftsombud till Datainspektionen. Bildningsnämnden är personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagen (PuL). Personuppgiftsansvarig har möjlighet att utse ett personuppgiftsombud som är den ansvarige behjälplig med att uppfylla lagens krav. Nuvarande personuppgiftsombud inom bildningsförvaltningen är vikarie Lovisa Vasilio. Då Lovisa Vasilio avslutat sin anställning föreslås att nytt ombud förordnas. Bildningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad den 18 augusti 2017 Bildningsnämndens protokollsutdrag från den 9 maj 2016 (bin 52) Protokollsutdrag från bildningsnämndens arbetsutskott från den 11 september 2017 (binau 101) Beslutet skickas till Datainspektionen 14

15 BIN /2 600 Verksamhetsbesök hösten 2017 Bildningsnämnden beslutar att nämndens ledamöter och ersättare besöker verksamheten under hösten 2017 enligt följande förslag: Förskola Ferlins förskola Lillemor Larsson Björn Johansson Talldungens förskola Anders Englund Agneta Gottlow-Pettersson Hallersruds förskola Anne Carlén Hellgren Erik Andersson Mörtvägens förskola Jan-Olof Hesselstedt Britt Zetterberg-Bagge Sjöglimtens förskola David Lundqvist Birgitta Persson Lunna förskola Anne-Marie Johansson Gull Hans Bolin Mörmo förskola Michael Hamberg Ann-Marie Larsson Stjärnhimlens förskola Jens Meyer Kent Hakefelt Skogsdungens förskola Kenth Carlsson Bo Öster Bildningsnämnden beslutar att godkänna följande frågor för ledamöterna att ställa ute i verksamheten: 1. Hur arbetar enheten med flerspråkiga barns språkkunskaper i de språk som inte är svenska? - I vilken utsträckning ingår de flerspråkiga barnens språk i det vardagliga arbetet på enheten? Här menas alltså det de språk som inte är svenska. 2. I vilken utsträckning besöker förskolechefen barngrupperna? 3. I vilken utsträckning får alla barn det stöd de behöver? 4. Hur används den socioekonomiska tilldelningen? 5. Arbetar enheten aktivt med att förhindra kränkande behandling och känner alla till enhetens likabehandlingsplan? Ledamöterna tar kontakt med respektive förskolechef innan besöken för att bestämma tidpunkt för besöket. Återrapport till bildningsnämnden vid sammanträdet den 11 december då ordinarie ledamöter och ersättare rapporterar. Bildningsnämndens ledamöter och ersättare har under våren haft möjlighet att göra verksamhetsbesök i bildningsförvaltningen verksamhet med rätt till förlorad lön under max 1 dag/år. Under våren användes en halv dag och under hösten förslås den andra halvan nyttjas inom förskolans verksamhet. 15

16 Forts. bin 109 Bildningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad 28 augusti 2017 Protokollsutdrag från bildningsnämnden (bin 94) från den 21 augusti 2017 Protokollsutdrag från bildningsnämnden (bin 5) från den 23 januari 2017 Protokollsutdrag från bildningsnämndens arbetsutskott från den 11 september 2017 (binau 102) Beslutet skickas till Bildningsnämndens ledamöter Förskolechefer 16

17 BIN / Översiktsplan 2017 Hammarö kommun Bildningsnämnden har inga ytterligare synpunkter på förslag till Översiktsplan 2017, Hammarö kommun. Kommunens aktuella översiktsplan som antogs 2005 är inaktuell, vilket innebär att den inte ger något bra stöd i plan- och bygglovsprocesser. Mark- och planavdelningen fick 24 september 2013 i uppdrag att revidera kommunens översiktsplan. Ett förslag till översiktsplan har nu arbetats fram av kommunledningskontoret tillsammans med tjänstemän från andra förvaltningar. Syftet med översiktsplanen är att ange kommunens långsiktiga vision. Översiktsplanen ska vara ett strategiskt dokument som ser långt fram i tiden men också fungera som en vägledning när detaljplaner och andra dokument tas fram, liksom för bygglovshandläggning och andra beslut som rör markanvändning. En aktuell översiktsplan innebär att kommunens planering blir mer hållbar. På så sätt kan kommunen se vilka områden som kan utvecklas och kan i och med det mer långsiktigt planera utbyggnad av infrastruktur. Kommunen får också större möjlighet att bromsa utveckling där det inte anses vara lämpligt, som t.ex. på södra delen av ön, i och med en aktuell översiktsplan. Bildningsförvaltningen har under processens gång fått gehör för synpunkter och bildningsnämnden har därför inga ytterligare synpunkter. Översiktsplan 2017, Hammarö kommun Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse daterad 15 maj 2017 Protokollsutdrag från bildningsnämndens arbetsutskott från den 11 september 2017 (binau 104) Beslutet skickas till Kommunstyrelsen 17

18 BIN 111 Anmälan av ärenden rörande diskriminering, trakasserier eller kränkningar Bildningsnämnden godkänner rapporteringen. Förvaltningschef Björn Svantesson informerar om 13 nya ärenden rörande, diskriminering, trakasserier eller kränkningar. Muntlig information. 18

19 BIN 112 Rapportering av vidtagna åtgärder i ärenden rörande diskriminering, trakasserier eller kränkningar Bildningsnämnden godkänner rapporteringen. Förvaltningschef Björn Svantesson informerar om sju avslutade ärenden rörande diskriminering, trakasserier eller kränkningar. Muntlig information. 19

20 BIN 113 Delegeringsärenden Bildningsnämnden godkänner redovisningen av fattade delegeringsbeslut. Förvaltningschef Björn Svantesson redovisar fattade delegeringsbeslut. 2017/6 Beslut om skolskjuts (13 ärenden, nio beviljade och fyra avslag) 2017/103 Beslut om skolskjuts (grundsärskolan) (Ett ärende - beviljat) 2017/9 Anmälan om kränkande behandling, diskriminering eller trakasserier (13 nya ärenden, sju avslutade) 2017/21 Beslut om mottagande av elev folkbokförd i annan kommun - frivilligt (Ett ärende) 2017/82 Beslut att anställa obehörig lärare/förskollärare (Fem ärenden) Muntlig information. 20

21 BIN 114 Kurser och konferenser Utbildning gällande att Barnkonventionen blir svensk 2020 lag får bildningsnämnden ta ställning till när det kommer en utbildning för förtroendevalda. Inbjudan från Region Värmland till Kulturparlamentet den 8 november på Karlstad CCC. Vid intresse kontakta ordförande Lillemor Larsson (V) för vidare beslut i bildningsnämndens arbetsutskott. Nyhetsbrev från Region Värmland Beslutet skickas till Bildningsnämndens ledamöter 21

22 BIN 115 Rapporter och information Bildningsnämnden tackar för informationen. Förvaltningschef Björn Svantesson informerar om: Rekrytering av förskolechef Rekrytering av rektor på Mörmoskolan F-6. Rekrytering av förvaltningssekreterare Rättelse av ärendet internkontroll garanterad undervisningstid som behandlades 21 augusti Mörmoskolan har betydligt högre antal lektioner som har satts in med vikarie än Hammarlunden. Mörmoskolan har under perioden 77 fler vikarieledda lektioner än Hammarlunden. 21 lektioner är inställda under perioden, det vill säga eleverna har inte fått den garanterade undervisningstiden på höstadieskolorna. Brev angående arbetsmiljön på Hammarlunden F-6. Arbetsutskottets beslut från den 11 september 2017 (binau 96) gällande lokaler grundskolan 2018 och framåt (skickat till servicenämnden). Kommunrevisionens grundläggande granskning Skickar ut enkät till ordinarie ledamöter i bildningsnämnden samt träffar arbetsutskottet 6 november med enkätsvaren som underlag. En ansökan för två barn har ansökt om barnomsorg på obekväm tid i nuläget. Förskolechefer tror att fler ansökningar kommer att komma. Gällande brevet angående arbetsmiljön på Hammarlunden F-6 tar bildningsnämnden upp ärendet vid sammanträdet den 23 oktober 2017 för fortsatt hantering. 22

23 BIN 2014/217 Fyllnadsval Bildningsnämnden beslutar att välja in Jan-Olof Hesselstedt (V) som ersättare i bildningsnämndens arbetsutskott. David Lundqvist (C) har begärt entledigande från bildningsnämnden och sitter som ersättare i bildningsnämndens arbetsutskott. Därför behöver bildningsnämnden välja in ny ersättare till bildningsnämndens arbetsutskott Muntlig information Yrkande Lillemor Larsson (V) yrkar att Jan-Olof Hesselstedt (V) väljs som ersättare till bildningsnämndens arbetsutskott. 23