Riktlinje för samlingsförvaltning vid Medicinhistoriska museet i Göteborg

Transkript

1 Doknr. i Barium Dokumentserie Giltigt fr o m Version su/adm Innehållsansvarig: Lisa Sputnes Mouwitz, Museichef, Medicinhistoriska museet (lismo4) Godkänd av: Lisa Sputnes Mouwitz, Museichef, Medicinhistoriska museet (lismo4) Denna rutin gäller för: Medicinhistoriska museet för samlingsförvaltning vid Medicinhistoriska 1 (av

2 Sida 2 (av

3 Innehåll 1. Inledning Vision Mission Organisation Uppdrag och ansvar Syftet med riktlinjen ns struktur och begränsningar Ansvarsförhållanden Revidering Hänvisningar Utveckling av samlingarna Samlingarnas tillkomst och sammansättning Samlingarna fram till Samlingarna från Förvärv Gallring Mottagande av föremål vid förvärv, inlån eller bestämning Hänvisningar Information om samlingarna Dokumentation av föremål Placering Sida 3 (av

4 3.4 Revision och stickprovskontroller Försäkring och utställningsgaranti Värdering Kvalitetshöjning och eftersläpning Informationssäkerhet Hänvisningar Utställningar Utlån och inlån Forskning och utveckling Besök till magasinerade samlingar Fotografering och filmning Rättigheter Sakkunskap och information Kopietillverkning Hänvisningar Vård av samlingarna Särskilda omständigheter för MHM:s samlingar Förebyggande konservering Fysisk förvaring och hantering Klimat och miljö Skadedjur Lokalvård Sida 4 (av

5 5.3 Aktiv konservering Transport Tillståndsbedömning Säkerhet Riskhantering Restvärdesräddning och katastrofberedskap Förlust och stöld Sida 5 (av

6 1. Inledning 1.1 Vision Medicinhistoriska museets (MHM) vision är att vara en dynamisk verksamhet där medicinhistoriska föremål och berättelser levandegörs i all sin komplexitet. Museet ska vara en levande mötesplats där det finns utrymme för både lust och allvar. 1.2 Mission Medicinhistoriska museet har i uppdrag att förvalta och förmedla det västerländska materiella medicinhistoriska kulturarvet. Med utgångspunkt från Sahlgrenska sjukhuset och dess mer än 200 år långa historia ligger fokus på staden Göteborg och dess position, både nationellt och internationellt. Vårt gemensamma kulturarv är identitetsskapande och som förmedlare ska museet göra utställningarna tillgängliga för en bred allmänhet. Samlingarna ska vara tillgängliga för forskning och utbildning. 1.3 Organisation Medicinhistoriska museet är en del av Sahlgrenska Universitetssjukhuset som är en regional myndighet inom Västra Götalandsregionen (VGR). 1.4 Uppdrag och ansvar Som medlem i ICOM förbinder sig MHM även att följa ICOM:s etiska regler. Dessa understryker varje museums skyldighet och ansvar att ha skriftliga riktlinjer som tillförsäkrar samlingarnas långsiktiga bevarande och dess tillgänglighet för såväl det nutida som det framtida samhället. MHM är en del av en myndighet. Förutom regelverk och riktlinjer som råder i museisektorn Sida 6 (av

7 behöver MHM därför också förhålla sig till de föreskrifter som styr alla myndigheter gällande t ex revision, riskhantering och gallring av myndighetens egendom. Dessa regelverk påverkar även förutsättningarna för samlingarnas förvaltning. De handlingar som inkommer och upprättas inom myndigheten utgör allmänna handlingar och omfattas av offentlighetslagstiftningen. 1.5 Syftet med riktlinjen Syftet med denna riktlinje är att behandla MHM:s riktlinjer för verksamheten som bedrivs kring samlingarna. Den utgör ett led i arbetet att skapa så bra förutsättningar som möjligt för att genomföra museets uppdrag. Ambitionen är att riktlinjen ska: - Vara ett hjälpmedel för museiverksamheten som garanterar konsekvent och professionellt arbete med samlingarna. - Understödja MHM:s strävan att upprätthålla och förbättra samlingsförvaltningens kvalitet. - Ge en samlad bild av MHM:s förhållningssätt till samlingarna och sitt ansvar för dessa. n har sin utgångspunkt i samlingsförvaltningsstandarden SPECTRUM. SPECTRUM förvaltas och utvecklas av brittiska Collections Trust och den senaste versionen, SPECTRUM 4.0, har översatts till svenska av Riksantikvarieämbetet med syftet att stödja arbetet med samlingsförvaltning på museer i Sverige. 1 Innehållet i riktlinjen är framtaget av personalen, med utgångspunkt från Statens historiska museers Förvaltningsriktlinje och med stöd i omvärldsbevakning och gällande praxis i museisektorn. Den har också principer gemensamma med Medicinhistoriska museets utvecklingsplan för SPECTRUM 5.0 publicerades på engelska i september Sida 7 (av

8 1.6 ns struktur och begränsningar ns struktur utgår ifrån de fyra huvudområden för samlingsförvaltning som beskrivs i SPECTRUM 4.0. Dessa huvudområden utgör var sitt avsnitt i riktlinjen: - Utveckling av samlingarna Behandlar samlingarnas sammansättning, dess tillkomst och MHM:s riktlinjer kring förvärv och gallring. MHM:s separata riktlinjer för insamling och gallring utgör komplement till denna del av förvaltningsriktlinjen. - Information om samlingarna Behandlar dokumentation och kontroll av samlingsinformation, samt MHM:s arbete med att säkerställa samlingsinformationens tillförlitlighet och åtkomlighet. - Tillgänglighet till samlingarna Behandlar processer som innebär att samlingarna kommer i kontakt med användare genom allt från utlån och forskning till fotografering och utställning. - Vård och konservering av samlingarna Behandlar det långsiktiga bevarandet av samlingarna genom såväl god hantering, förvaring och riskhantering som konservatorsåtgärder. Efter varje avsnitt finns en kort förteckning över relaterade interna och externa dokument, inklusive relevant lagstiftning. n fokuserar på de övergripande riktlinjer som styr den nuvarande samlingsverksamheten, och ska användas tillsammans med andra internutvecklade riktlinjer, planer och rutiner. I arbetet med att skapa och uppdatera sådana dokument för samlingsverksamheten strävar MHM efter att efterfölja SPECTRUM i största möjliga mån. 1.7 Ansvarsförhållanden Ansvaret för förvaltningen av samlingarna vid MHM regleras enligt nedan: - Museichefen på MHM ansvarar för förvaltningen av samlingarna på MHM. - Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset har det yttersta ansvaret för samlingarnas säkerhet. Museichefen rapporterar avvikelser till kanslichefen. Sida 8 (av

9 - Styrelsen bär det yttersta ansvaret för de samlingar som myndigheten förvaltar. 1.8 Revidering n skall revideras senast vart femte år, men bör revideras tidigare vid behov. 1.9 Hänvisningar Interna hänvisningar Regionfullmäktiges gällande budget Sahlgrenska Universitetssjukhusets gällande verksamhetsplan Sahlgrenska Universitetssjukhusets dokumenthanteringsplan Sahlgrenska Universitetssjukhusets riktlinjer för diarieföring Medicinhistoriska museets gällande utvecklingsplan Sahlgrenska Universitetssjukhusets värdegrund Vision Västra Götaland Det goda livet Externa hänvisningar SFS 2017:563 Museilag Proposition 2016/17:116 Kulturarvspolitik ICOM:s etiska regler. Andra upplagan SPECTRUM 4.0 (engelska) [ SPECTRUM 4.0 (svenska) [ Sida 9 (av

10 2. Utveckling av samlingarna MHM har en skyldighet att se till att samlingarna är och förblir relevanta och meningsfulla för både samtidens och framtidens samhälle. Därför krävs välgrundade strategier för hur samlingarna bör utvecklas och kompletteras på sikt. Dessa riktlinjer innefattar de centrala principer som styr den långsiktiga utvecklingen av museets samlingar. 2.1 Samlingarnas tillkomst och sammansättning MHM:s samlingsområden omfattar föremål som relaterar till Sahlgrenska Universitetssjukhusets historia och roll i medicinhistorien, privatmottagningar, apotek och inrättningar i regionen, den lokala psykiatrihistorien med föremål från Lillhagens sjukhus, S:t Jörgens sjukhus och Floda Säteri, sjukvårdsyrkenas historia, tandvård, behandlingar samt inventioner inom läkemedelsforskning och medicinsk teknik. Föremålskategorierna inbegriper alltifrån sänglinne, patientkläder och sjuksköterskeuniformer, möbler, köksutrustning, läkemedel, handskrifter och fotografier till tekniska instrument såsom prototyper och röntgenapparater. MHM:s samlingar har sitt ursprung i det samlande som sjuksköterskan Ingeborg Kastman inledde under 1920-talet på Sahlgrenska sjukhuset. Sedan 2007 har museet också en större psykiatrihistorisk samling som har sitt ursprung i Lillhagens museum sedermera Psykiatrimuseet. Båda samlingarna har genom åren varit med om ett flertal flyttar och organisationsförändringar samt begränsade resurser vad det gäller ekonomi och personal Samlingarna fram till 2007 Sahlgrenskas museum/medicinhistoriska museet Under talet när sjuksköterskan Ingeborg Kastmans samlande inleddes gällde det inledningsvis tidningsurklipp, fotografier och tavlor rörande Sahlgrenska sjukhuset och dess historia. I sin roll som förrådsföreståndarinna börjar Kastman även ta vara på föremål som skulle kasseras. En del är sådant som redan då ansågs ha ett stort kulturhistoriskt värde, en del var rena vardagsföremål. Ett mindre museum inreds på Sahlgrenska sjukhusets vind. Sahlgrenska sjukhusets museum har på talet en samling med föremål från talet och framåt som innehåller både kirurgiska instrument, tekniska apparatur, möbler, textilier, köks- och kringutrustning som dokumenterar livet och utvecklingen på Sahlgrenska sjukhuset. Det finns även föremål från vårdinrättningar utanför sjukhuset i samlingarna. Under 1950-talet inleds registrering av föremålen med prefixet S.M. (Sahlgrenska sjukhusets museum). Sida 10 (av

11 I mitten av 1970-talet tar museiamanuens/intendent Inger Wikström-Haugen över driften av museet och 1975 leder Wikström-Haugen flytt av samlingarna och uppbyggnad av en basutställning i nya lokaler. Samma år överförs museet organisatoriskt till Göteborgs museer registreras Medicinhistoriska museet som ny benämning på museet flyttar museet till sin nuvarande plats och öppnar med ny basutställning övergår museet organisatoriskt till Göteborgs Stadsmuseum övergår museet organisatoriskt till nuvarande huvudmannen Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Under denna period utökas samlingarna löpande genom gåvor och enstaka inköp, dock sker ingen omfattande aktiv insamling. Lillhagens museum/psykiatrimuseet Lillhagens museum grundas 1976 av den nybildade Pensionärsförening vid Lillhagens sjukhus på uppdrag av sjukhusintendenten. En mer aktiv insamling av föremål från psykiatrins äldre verksamhetstid inleds 1983 när skötaren Britta Magnusson övertar driften av museet. Genom åren är museet och dess föremål med om ett flertal flyttar inom sjukhusområdet inrättas museet i en separat byggnad som tidigare varit terapilokal går Britta Magnusson pension och kokerskan Christer Andersson tar över som föreståndare och enda personal på museet. Lillhagens museum blir organisatoriskt en del av Medicinhistoriska museet och 2003 ändras verksamhetens namn till Psykiatrimuseet läggs Psykiatrimuseet ned och samlingarna flyttas till Medicinhistoriska museet. I samband med detta genomförs en omfattande gallring av Psykiatrimuseets samlingar Samlingarna från går museichef Inger Wikström-Haugen pension och Lisa Sputnes Mouwitz tillsätts som ny museichef inrättas en föremålskonservatorstjänst och det är först efter det som en person arbetar heltid med samlingarnas vård och förvaltning. Ett omfattande arbete med inventering och iordningställande av samlingarna påbörjas. Det bedrivs ingen aktiv insamling, förvärv till samlingarna sker genom gåvor och enstaka inköp. 2.2 Förvärv Med förvärv menas att äganderätten till ett föremål övertas av MHM. Föremål till samlingarna kan förvärvas genom gåva eller inköp. Förvärv till samlingarna sker enligt de kriterier och långsiktiga strategier som beskrivs i riktlinjer för insamling för Medicinhistoriska museet. MHM ansluter sig till ICOM:s etiska regler vad gäller förvärv av föremål till samlingarna. Sida 11 (av

12 MHM förbinder sig även att vid förvärv följa de relevanta internationella konventioner som Sverige har undertecknat, såsom UNESCO:s konvention om åtgärder för att förbjuda och förhindra olovlig införsel, utförsel och överlåtelse av äganderätten till kulturegendom (1970). Proveniensen för föremål som förvärvas till samlingarna ska vara dokumenterad. Vid förvärv genom gåva eller inköp ska museet även ta hänsyn till de konsekvenser ett förvärv innebär vad gäller t ex utrymme och bevarandemöjligheter. MHM förvärvar inte föremål som är förenade med villkor från avyttrarens sida, såvida det inte finns särskilda skäl. Om brott kan misstänkas föreligga bakom avyttrarens åtkomst eller försäljning av föremål ska förvärv inte ske. Misstankar om brott rapporteras till polis. Beslut om förvärv genom gåva eller inköp fattas av museichef. Alla handlingar gällande förvärv till samlingarna ska diarieföras. Ärendet ska innehålla åtkomsthandlingar i form av t ex överlåtelsehandling där det framgår att avyttraren överlåter äganderätten till MHM. MHM tar emot tänkbara gåvor som lämnas in till museet under förutsättning att inlämnaren skriftligt godkänner MHM:s villkor för gåvoanmälan. Inlämnade gåvor som efter övervägande inte ska förvärvas till samlingarna återlämnas till givaren eller används i pedagogisk verksamhet. Varje förvärv till samlingarna får ett unikt inventarienummer. Detta gäller oavsett hur många föremål som förvärvas i grupp vid samma tillfälle. I nuläget sker ingen registrering av föremål, dock märkning med ankomstdatum och hänvisning till gåvobrev. 2.3 Gallring Gallring innebär den process som utmynnar i att ett föremål permanent avyttras ur samlingarna. Gallring kan ske genom gåva, återförande, destruktion eller genom att föremålet överförs till pedagogisk/publik verksamhet inom museet. I MHM:s uppdrag ingår att bevara och utveckla det kulturarv som museet förvaltar. Denna utveckling handlar inte endast om tillväxt. För att tillförsäkra att samlingarnas vård, kvalitet Sida 12 (av

13 och samhällsrelevans upprätthålls bedömer MHM att föremål måste kunna gallras ur samlingarna om det finns motiv för detta. Gallring ur samlingarna sker i enlighet med r för gallring vid Medicinhistoriska museet. MHM ska tillförsäkra att all gallring sker på ett sätt som inte kan leda till att allmänhetens förtroende för museet äventyras. I de fall gallrade föremål ska erbjudas som gåva till extern part ska företrädelsevis andra museer och offentliga organisationer tillfrågas. Beslut om gallring fattas av sjukhusdirektören. Uppgiften kan även delegeras till museichef. Alla handlingar gällande gallring ur samlingarna ska diarieföras. Ärendet ska innehålla underlag för avyttring samt dokumentation av de överväganden som gjorts under gallringsprocessen. 2.4 Mottagande av föremål vid förvärv, inlån eller bestämning MHM tar emot föremål i samband med förvärv, inlån, bedömning och bestämning av föremål enligt Rutin för inkommande objekt och Rutin för inlån. Alla ärenden som rör inkommande föremål ska diarieföras, antingen som förvärv, lån, bedömning eller bestämning. De ansvarsförhållanden som gäller för ett föremål som inkommer till museet ska vara reglerade. MHM bär ansvaret för de föremål som inkommit till museet, oavsett om de tillhör museet eller extern part. Inkomna föremål ska därför märkas på ett sätt som gör det möjligt att identifiera föremålen och skälet till att de befinner sig hos MHM. MHM förbehåller sig rätten att kassera föremål som lämnas in utan överenskommelse. 2.5 Hänvisningar Interna hänvisningar Sida 13 (av

14 SFS 2017:725 Kommunallag Delegeringsordning för styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset r för insamling vid Medicinhistoriska museet r för gallring vid Medicinhistoriska museet Rutin för inkommande objekt vid Medicinhistoriska museet Rutin för inlån vid Medicinhistorisk museet Externa hänvisningar SFS 2017:563 Museilag SFS 1988:950 Kulturmiljölag Proposition 2016/17:116 Kulturarvspolitik ICOM:s etiska regler. Andra upplagan, 2011 Konvention om åtgärder för att förbjuda och förhindra olovlig införsel, utförsel och överlåtelse av äganderätten till kulturegendom UNESCO, 1970 CITES (Convention of International Trade in Endangered Species) 3. Information om samlingarna Med information om samlingarna menas all den dokumentation om MHM:s samlingar som inhämtas, skapas, förvaltas och upprätthålls. Den omfattar både analog och digital dokumentation i såväl text- som bildform. Förutsättningarna för god kännedom om vad som finns i samlingarna är god hantering av samlingsinformationen. Ju högre kvalitet samlingsinformationen har desto bättre är förutsättningarna att kunna både tillgängliggöra och vårda samlingarna för framtiden i enlighet med museets uppdrag. Sida 14 (av

15 3.1 Utgångspunkter Under MHM:s historia har information om samlingarna skapats och förvaltats på olika sätt och i olika syften. Informationen om samlingarna har varierat i både kvalitet och kvantitet beroende på när, hur, i vilket sammanhang och av vem den har dokumenterats. Idag innefattar MHM:s samlingar uppskattningsvis föremål varav cirka 6000 är registrerade. Registersystemet utgörs av tre ingångsböcker, så kallade liggare med början i 1960-talets andra hälft och framåt i tiden samt två uppsättningar registerkort, så kallade lappkataloger, den ena i numerisk ordning med prefixet S.M. (Sahlgrenska sjukhusets museum, tidigare benämning på museet) och den andra i ämnesordning. Sedan slutet av 1960-talet och början av 1970-talet har gåvoböcker förts där föremål förtecknats med uppgifter om givare och datum. Gåvoböckerna har sedan 1973 ersatts av gåvobrev som ger information om föremålets historik, proveniens, givare och förvärvsdatum. Dessa gåvobrev har sparats som originalhandlingar i gaffelpärmar. Gåvobreven är även förtecknade i digital form i en Excelfil på myndighetens server för att förenkla sökbarheten. Förutom gåvobrev finns det sedan 1970-talet uppgiftsböcker vars innehåll är fördjupade informationer knutna till föremål som t ex fotografier, bruksanvisningar, patentskrifter samt ytterligare viktiga historiska informationer. Uppgiftsböcker finns såväl för numeriskt S.M.- märkta föremål samt för ännu inte registrerade föremål vilka tills vidare är sökbara enligt gåvodatum och givare. Vidare så finns digitala förteckningar i Excel-filer över specialsamlingar som röntgenrör, pacemakrar, informationsskyltar, instrumentkataloger, läkemedel/förpackningar, mänskliga kvarlevor, förteckning över arkivhandlingar och fotosamlingar upphörde manuell föremålsregistrering i avvaktan på införandet av en digital databas samt prioriterades föremålsvård, kontroll av föremålens rätta bakgrund och proveniens samt tydlig övergångsmärkning med hängetiketter för att kunna sortera föremålen inbördes efter bakgrund, historia, funktion, beteckning samt kontroll om det redan ingår i samlingen eller inte. Med hjälp av löpande stickprovskontroller (se riktlinjer och rutiner) kontrolleras inkonsekvenser i registreringen samt andra fel för att öka tillgängligheten. Sedan 2016 har formulär för inkommande objekt införts för att bromsa upp gåvoprocessen samt förtydliga beslutsvägarna. Sedan 2017 diarieförs och förvaras förfrågningar och gåvoprocesser i Public 360. Sedan 2017 har gåvoprocedurerna förtydligats samt stämts av med sjukhusjuristen. Gemensamt för hela myndigheten är att skriftliga handlingar som genereras vid ärendehantering diarieförs, hanteras och arkiveras i enlighet med offentlighets- och Sida 15 (av

16 sekretesslagen (2009:400), arkivlagen (1990:782) och Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs stads föreskrifter. Även digital information, såsom föremålsförvaltningssystem, hanteras enligt gällande lagar och regelverk. Museichef ansvarar för att personal som hanterar och dokumenterar föremålsinformation får utbildning i aktuella system och rutiner för att tillförsäkra att information dokumenteras korrekt och kan återfinnas. 3.2 Dokumentation av föremål MHM strävar efter att uppnå en informationsnivå som gör det möjligt att identifiera alla föremål som museet ansvarar för, inklusive in- och utlånade föremål och deponerade föremål. Föremål i MHM:s samlingar fotograferas kontinuerligt och vid behov. På grund av samlingarnas omfattning och sammansättning fotograferas endast ett urval av föremålen i dokumentationssyfte. Ytterligare fotografier tas vid behov och på förfrågan. 3.3 Placering MHM strävar efter att uppnå och upprätthålla en dokumentationsnivå som gör det möjligt att lokalisera alla föremål som myndigheten ansvarar för. MHM nyttjar en analog placeringsstruktur där föremålen placeras systematiskt utifrån bland annat proveniens och föremålskategori. Endast behörig personal vid museet har behörighet att flytta föremål och ändra deras placering. 3.4 Revision och stickprovskontroller Interna stickprovskontroller i samlingarna utförs enligt r för stickprovskontroller och checklistor i MHM:s samlingar. Resultatet av stickprovskontrollen ska redovisas i en diarieförd rapport. Inventering av övriga delar av samlingarna utförs i form av särskilda insatser efter behov. Sida 16 (av

17 3.5 Försäkring och utställningsgaranti VGR försäkrar sina samlingar och utställningar. Vid utlåning till andra än VGRorganisationer ska dessa fullvärde försäkra föremålen för såväl skada som förlust. 3.6 Värdering MHM varken värderar eller äkthetsintygar föremål, oavsett om föremålet i fråga ingår i myndighetens samlingar eller inte. 3.7 Kvalitetshöjning och eftersläpning MHM arbetar kontinuerligt med att förhöja kvaliteten på samlingsinformationen och komma till rätta med eftersläpningar i dokumentationsarbetet. I dagsläget ligger inte all information om samlingarna på önskvärd kvalitetsnivå. Många delar av samlingarna har inte registrerats, andra har mycket lite sökbar information och många har ingen placeringsinformation. MHM är medvetna om eftersläpningen i dokumentationsarbetet och organiserar uppordnings- och registreringsprojekt med syftet att minska denna eftersläpning. Aktiviteter för att utveckla och förbättra samlingsförvaltningen tas med i MHM:s årliga verksamhetsplanering. 3.8 Informationssäkerhet Med informationssäkerhet avses att säkerställa sekretess, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet för myndighetens informationstillgångar. Diarieförda handlingar som ingår i öppna ärenden förvaras i Public 360. Analoga handlingar som behövs i verksamheten förvaras i godkända arkivskåp eller godkänd arkivlokal enligt RA-FS 2013:4, för att senare levereras för arkivering hos Sahlgrenska Universitetssjukhusets Sida 17 (av

18 arkivfunktion. Den numeriska kortkatalogen och den ämnesordnade kortkatalogen förvaras i separata rum. Digital samlingsinformation som lagras i myndighetens system är lösenordsskyddad och förvaras på servrar som säkerhetskopieras regelbundet. 3.9 Hänvisningar Interna hänvisningar Föreskrifter och riktlinjer om Arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen Försäkringsskydd i Västra Götalandsregionen: se särskilt avsnittet som avser utställningsförsäkring r för stickprovskontroller i samlingarna vid Medicinhistoriska museet Externa hänvisningar SFS 2017:563 Museilag SFS 1990:782 Arkivlag SFS 2009:400 Offentlighets- och sekretesslag SFS 1949:105 Tryckfrihetsförordning SFS 1998:204 Personuppgiftslagen samt Dataskyddsförordningen RA-FS 2006:1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper RA-FS 2009:1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) RA-FS 2010:2 Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:1) om handlingar på papper RA-FS 2013:4 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler Vägledning om upphovsrätt och angränsande lagstiftning Digisam Sida 18 (av

19 4. Tillgänglighet till samlingarna Med tillgänglighet till samlingarna menas all den verksamhet som innebär att samlingarna används, såväl genom publika utställningar som genom samlingsbesök, lån och forskning. MHM strävar efter att samlingarna ska tillgängliggöras på sätt som bidrar till att alla, oavsett bakgrund, förförståelse, åsikter och funktionsförutsättningar, ska ges möjlighet att ta del av samlingarna och sakkunskap om dem. 4.1 Utställningar MHM tillgängliggör utvalda delar av samlingarna genom egenproducerade utställningar kring olika teman, både i museernas egna lokaler och i form av externa utställningar. Genom att visa föremål ur samlingarna i publika utställningar eftersträvar MHM att placera samlingarna i olika sammanhang som gör dem angelägna och tillgängliga för besökare oavsett deras bakgrund, erfarenheter och förutsättningar. Teman och berättelser i utställningarna förmedlas på olika sätt, t ex genom text och visningar. MHM erbjuder även olika pedagogiska program anpassade till olika målgrupper. MHM strävar efter att göra utställningarna så tillgängliga som möjligt för besökare med funktionshinder, genom att erbjuda god fysisk och kognitiv tillgänglighet till lokalerna. 4.2 Utlån och inlån MHM beviljar utlån för utställning och forskning till museer och forskningsinstitutioner i Sverige och utomlands. Alla utlån är tidsbegränsade och beviljas för ett särskilt syfte. Utgångspunkten är att utlån ska kunna beviljas i så stor utsträckning som möjligt. Däremot ser MHM att utlåningsverksamheten behöver balanseras med uppdraget att vårda samlingarna. Beslut om utlån utgår alltid ifrån föremålets kondition och bevarande. Därför kan utlån nekas i de fall där låntagaren inte har möjlighet att uppfylla de krav som ställs på t ex säkerhet och klimat. MHM:s utlåningsverksamhet är inte intäktsgenererande. Däremot förväntas låntagaren stå för Sida 19 (av

20 de extra kostnader som lånet innebär, t ex för transport, försäkring och eventuell konservering. När utlåning sker ur MHM:s samlingar ska låntagaren försäkra de föremål som lånas. Försäkringen ska omfatta samtliga händelser som kan inträffa under lånetiden och innebära att MHM får tillbaka föremålen eller motsvarande föremål som lånet avser. Försäkringen ska också vid skada täcka kostnaden för en reparation av föremålet efter MHM:s anvisningar. Låntagaren bekostar denna försäkring. Delar av samlingarna är ibland inte tillgängliga för utlån. I dessa fall strävar MHM efter att kunna erbjuda alternativa föremål för utlån. MHM kan anhålla om att temporärt låna in föremål från extern part, i synnerhet i utställningssyfte. Alla utlån och inlån ska diarieföras. Alla beslut om utlån och inlån på MHM fattas av museichef eller arbetsfördelas till ansvarig handläggare. Varje låneärende handläggs av föremålskonservator eller museichef. Alla lån åtföljs av ett låneavtal där villkor och ansvarsförhållanden tydligt framgår (se även 3.5). Låneavtalet undertecknas av både MHM och låntagaren/långivaren. Depositioner MHM tillåter inte längre att föremål ur samlingarna deponeras hos extern part på obestämd tid. Museet har däremot sedan tidigare föremål ur samlingarna utdeponerade hos olika institutioner. Där det är möjligt ska dessa utdepositioner omvandlas till tidsbegränsade utlån. MHM har ett antal deponerade föremål i utställningarna på obestämd tid. Målet är att dessa ska övergå som gåva till MHM eller återlämnas. Inga nya depositioner på obestämd tid ska tas emot. 4.3 Forskning och utveckling Intern forskning på MHM:s samlingar och samlingsområden bedrivs inte som en del av MHM:s linjeverksamhet. Däremot eftersträvar MHM att forsknings- och utvecklingsprojekt, Sida 20 (av

21 framför allt, med stöd från externa finansiärer, kan initieras och bedrivas med grund i museets samlingar och samlingsområden. MHM tillgängliggör föremål i samlingarna för besökande forskare efter överenskommelse med behörig personal. Analys och provtagning MHM beviljar vetenskapliga analyser på föremål i samlingarna till universitet och andra forskningsinstitutioner. Analyserna kan vara destruktiva eller icke destruktiva och kan utföras antingen i MHM:s lokaler eller hos lånande institution. MHM:s tillgängliggörande för vetenskapliga analyser är inte intäktsgenererande. Däremot förväntas utföraren stå för de extra kostnader som analysen innebär, t ex för transport och analysutrustning. Vetenskaplig analys på föremål i MHM:s samlingar beviljas efter överväganden grundade på föremålets vård- och säkerhetsbehov. Alla analyser ska ha ett uttalat vetenskapligt syfte som motiveras i anhållan. Vid destruktiv analys eller provtagning som innebär att föremål eller delar av föremål förstörs görs en särskild bedömning för att säkerställa att syftet med analysen är välgrundat och försvarbart. Vetenskapliga analyser som utförs på MHM:s samlingar ska diarieföras. Beslut om vetenskapliga analyser fattas av museichef. Anhållan om analys handläggs av föremålskonservator. Innan en vetenskaplig analys kan utföras ska ett avtal där villkor och ansvarsförhållanden tydligt framgår undertecknas av MHM och utföraren. MHM förväntar sig att de som utför forskning, analyser och provtagningar på föremål i samlingarna delger MHM resultaten av sin forskning, som läggs in i föremålsförvaltningssystem och/eller diariefört ärende. Genom att inhämta dess resultat bidra MHM till att informationen och kunskapen om samlingarna förbättras och uppdateras. 4.4 Besök till magasinerade samlingar Sida 21 (av

22 MHM tar emot besökare som önskar studera föremål i samlingarna och har särskilda lokaler ämnade för detta. Besök för att studera föremål i samlingarna är gratis. Däremot kan MHM ta ut avgifter för gruppvisningar i magasin och besök från kommersiella aktörer. MHM för statistik över besök till samlingarna. Framtagning och hantering Framtagning av föremål i samlingarna för besökare utförs inom rimliga gränser för samlingarnas vård och säkerhet, samt verksamhetens resurser. Framtagning av föremål i samlingarna bokas i så god tid som möjligt i överenskommelse med behörig personal. Framtagning av föremål som ingår i interna utställningar kan i undantagsfall arrangeras efter överenskommelse med föremålskonservator. Beroende på förhållanden i utställningarna t.ex. specialmonteringar, är sådan framtagning ibland inte möjlig. Inga besökare får vistas i magasinen utan medföljande behörig personal. På MHM avgör behörig personal huruvida besökaren kan studera föremål på egen hand på anvisad studieplats eller om personalens närvaro krävs. Besök till vissa delar av samlingarna kan vara förenat med föreskrifter framtagna för att tillförsäkra användarens säkerhet och arbetsmiljö. Detta gäller t ex hantering av ohälsosamma ämnen i samlingarna. 4.5 Fotografering och filmning MHM arbetar kontinuerligt med att fotografera föremål i samlingarna. Fotografier tas dels i dokumentationssyfte i samband med tillståndsbedömning, dels i förmedlingssyfte i samband med utställningar, publikationer eller bildbeställningar från externa användare. Högkvalitativa fotografier av föremål i samlingarna tas företrädelsevis av MHM:s föremålskonservator. Sida 22 (av

23 Icke-kommersiella aktörer Det är tillåtet för allmänheten att fotografera och filma för eget bruk i MHM:s utställningar. Kommersiella aktörer Kommersiella aktörer kan få tillstånd att fotografer eller filma i utställningarna efter överenskommelse med pressansvarig på museet. Kommersiella aktörer kan få tillstånd att fotografera eller filma föremål som ingår i de magasinerade samlingarna efter överenskommelse med museichef. Vid fotografering och filmning för kommersiella syften i samlingarna förbehåller MHM sig rätten att debitera för arbetstid, beroende på hur mycket resurser som krävs av myndighetens personal. 4.6 Rättigheter Användandet av föremål i MHM:s samlingar faller huvudsakligen utanför lagen om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk (1960:729). Vissa undantag förekommer. Vidare kan särskilda villkor för inlånade föremål begränsa t.ex fotografering. 4.7 Sakkunskap och information Som en del av museets uppdrag arbetar MHM med att i så stor utsträckning som möjligt kunna förmedla kunskap och information kring samlingarna till andra museer, forskare och allmänheten. Vid tillhandahållande av information om samlingarna och verksamheten kring dem förhåller sig MHM till gällande lagstiftning för myndigheter, såsom tryckfrihetsförordningen (1949:105), förvaltningslagen (1986:223), offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), personuppgiftslagen (1998:204) och arkivlagen (1990:782). Förfrågningar Sida 23 (av

24 MHM:s personal svarar löpande på externa förfrågningar som rör både samlingarna och museets specialistområden. Dessa förfrågningar besvaras utan kostnad. Föremålsinformation Tillgängligheten till föremålsförvaltningssystem är begränsad till behörig personal. Analog information om samlingarna i form av exempelvis register som ännu inte arkiverats kan tillgängliggöras efter överenskommelse med behörig personal. I brottsförebyggande syfte och av etiska skäl tillgängliggör MHM inte uppgifter som rör samlingarnas ekonomiska värde eller säkerhetsförhållanden. MHM använder sig av olika digitala hjälpmedel för att förmedla informationer och nyheter som rör samlingarna, såsom webbsida och social medier. Arkivhandlingar Dokument i museets handlingsarkiv görs tillgängliga på förfrågan efter tidbokning och utan kostnad. 4.8 Kopietillverkning Föremål ur samlingarna på MHM kan tillgängliggöras för kopietillverkning. Kopiering av föremål sker antingen genom exakt uppmätning, avritning på fri hand eller genom formtagning. Kopior måste tydligt utmärka sig från originalet genom t ex märkning, storlek eller vikt. Det ska inte vara möjligt att missta kopian för originalet. Kopietillverkning utförs inte av MHM, varken som del av linjeverksamheten eller på uppdrag av extern part. Kopietillverkning genom uppmätning eller avritning på fri hand diarieförs ej. Beslut om kopietillverkning genom formtagning fattas av museichef. Ansökan om sådan kopietillverkning handläggs av föremålskonservator. Sida 24 (av

25 4.9 Mänskliga kvarlevor Tillgängliggörandet av mänskliga kvarlevor och information därom i form av utställning, forskning och fotografering sker i enlighet med MHM:s r för hantering av mänskliga kvarlevor Hänvisningar Interna hänvisningar Försäkringsskydd i Västra Götalandsregionen: se särskilt avsnittet som avser utställningsförsäkring r för hantering av mänskliga kvarlevor vid Medicinhistoriska museet r för besök till magasinerade samlingar vid Medicinhistoriska museet Vision Västra Götaland Det goda livet Externa hänvisningar SFS 2017:563 Museilag SFS 1949:105 Tryckfrihetsförordning SFS 1960:729 Lag om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk SFS 1986:223 Förvaltningslag SFS 2009:400 Offentlighets- och sekretesslag SFS 1998:204 Personuppgiftslagen samt Dataskyddsförordningen SFS 1990:782 Arkivlag RA-FS 2013:4 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler r för hantering av mänskliga kvarlevor vid Statens museer för världskultur, dnr Sida 25 (av

26 304/2009 Vägledning om upphovsrätt och angränsande lagstiftning Digisam 5. Vård av samlingarna Med vård av samlingarna menas all verksamhet som syftar till att samlingarna bevaras för framtiden, såsom kontroll av den omgivande miljön, lokalvård, riskhantering och aktiva konserveringsåtgärder. MHM strävar efter att samlingarna ska vårdas och bevaras på ett ansvarsfullt, säkert och långsiktigt hållbart sätt. Utgångspunkten är att föremål som vårdas och hanteras förnuftigt med tiden bidrar till bättre tillgänglighet och större samhällsnytta. 5.1 Särskilda omständigheter för MHM:s samlingar Samlingarnas ålder innebär att de förvarats och konserverats på många olika sätt genom museets historia. Detta påverkar samlingarnas tillstånd idag och möjligheterna att vårda dem i framtiden. Särskilda faktorer påverkar förutsättningarna och utgör utmaningar för vården av MHM:s samlingar, såsom: - Den stora mängd föremål som museet förvaltar. - Att samlingarna till största del består av sammansatta material, vilket innebär fysisk och kemisk instabilitet. Delar av samlingarna riskerar att brytas ner bortom räddning om de inte vårdas rätt. - Eftersläpning i dokumentationsarbetet har åtföljts av en eftersläpning i utförandet av tillståndskontroller och nödvändiga konserveringsinsatser. - Det är endast sedan 2013 som museet har en anställd föremålskonservator som arbetar heltid med samlingarna. 5.2 Förebyggande konservering Sida 26 (av

27 Med förebyggande konservering menas det arbete som syftar till att, genom optimal omgivande miljö och god hantering, bromsa ett föremåls nedbrytning och på så sätt bevara det för framtiden. Förebyggande konservering utgör den huvudsakliga inriktningen för MHM:s vård- och konserveringsinsatser. Målsättningen är att föremål i samlingarna i så liten grad som möjligt ska behöva genomgå aktiv konservering, och att föremålens tillstånd ska hållas stabilt i de utrymmen där de förvaras. MHM arbetar kontinuerligt med att övervaka, upprätthålla och förbättra bevarandefaktorerna samt samlingarnas tillstånd både i magasin och i utställningar. En bärande del i den förebyggande konserveringen är att säkerställa att föremålen i samlingarna förvaras i ett väl anpassat klimat samt att övriga förvaringslösningar bidrar till ett långsiktigt bevarande. Det finns i dagsläget inga bindande föreskrifter i Sverige för generella fysiska förhållanden som bör råda i museimagasin. MHM använder, i den mån de är tillämpliga, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler som vägledning. I övrigt utgår myndigheten ifrån rådande praxis och rön i sektorn Fysisk förvaring och hantering MHM:s samlingar förvaras endast i museibyggnaden. Samtliga förvaringsutrymmen för samlingarnas kontrolleras i möjligaste mån vad gäller klimat, säkerhet och tillträde med hänsyn till de föremål som förvaras där. Detta gäller även i publika lokaler där föremål exponeras. MHM:s samlingar får endast hanteras av behörig personal eller instruktion från behörig personal. Grundregeln är att samlingarna bör hanteras fysiskt så lite som möjligt. Endast material och utrustning som inte bidrar till att påskynda föremålens fortsatta nedbrytning används vid hantering och förvaring av samlingarna. Äldre olämpliga förvaringsmaterial byts ut kontinuerligt vid den dagliga hanteringen av samlingarna Klimat och miljö Krav på klimat och luftkvalitet i magasin och utställningar är i så stor utsträckning som möjligt anpassat efter de samlingar och material som förvaras i respektive lokal. Temperatur och relativ luftfuktighet i magasin och utställningslokaler mäts löpande. Sida 27 (av

28 Kontroller av UV- och luxnivåer som ljuskänsliga föremål utsätts för i utställningslokaler utförs vid behov. Krav på klimat i magasin, utställningar och vid transporter bestäms av föremålskonservator, vid behov i samråd med hyresvärd. Krav på klimat vid utlån ska anges i låneavtal. MHM är medvetna om att de krav som ställs på klimatet i lokalerna innebär negativ miljöpåverkan. Av denna anledning är de klimatkrav som ställs på museets lokaler och vid utlån inte striktare än vad som anses direkt nödvändigt för samlingarnas långsiktiga bevarande. Luftkvalitetsmätningar utförs vid behov Skadedjur Den huvudsakliga materialkategori i MHM:s samlingar som löper störst risk att utsättas för skadedjursangrepp är organiska material som t ex textil, läder/skinn, papper och osteologiskt material. På MHM finns ett förebyggande arbete gällande skadedjur där rutiner upprättas kring IPM (Integrated Pest Management). På MHM finns möjlighet att frysa nyinkommet material av mindre mått Lokalvård Lokalvård omfattar alla de åtgärder som innebär underhåll och skötsel av lokaler där samlingarna förvaras. Detta inbegriper t ex städning, fastighetsskötsel och ombyggnationer. För att förhindra damm, smuts och skadedjur städas utställningslokaler av upphandlad lokalvårdare. Städning i magasin utförs av behörig personal eller köps in av extern städfirma vid behov. Ingen städning i magasin får utföras utan behörig personals närvaro och extern städpersonal får särskilda instruktioner om tillvägagångssätt och produkter som får användas. Underhållsarbete i lokaler där samlingar förvaras ska planeras i samråd med föremålskonservator. Hänsyn ska tas till samlingarna i val av lämpliga material och Sida 28 (av

29 arbetsrutiner. Externa entreprenörer som ska utföra arbeten i MHM:s lokaler får information om gällande förhållningsregler. 5.3 Aktiv konservering Med aktiv konservering menas ingripande åtgärder på ett föremål med syftet att stabilisera dess tillstånd och bromsa fortsatt nedbrytning. Aktiva konserveringsåtgärder ska i första hand vidtas när så krävs för att föremålen ska kunna hanteras och användas för utställning, vid utlån eller där förståelsen kring föremålen riskerar att gå förlorad om inte en aktiv konservering utförs. Konserveringsinsatserna utförs utifrån god praxis och i enlighet med ICOM:s etiska regler. Behovet av konserveringsinsatser konstateras i samband med olika samlingshanteringsprocesser, t ex vid inventeringar, utlån och föremålsregistrering. Rutiner finns för att dokumentera föremåls fysiska tillstånd och konserveringsbehov. Den slutgiltiga bedömningen av lämpliga konserveringsåtgärder utgår ifrån både bevarandemässiga aspekter och föremålens kulturhistoriska värde. Åtgärderna ska, i största möjliga mån, gå att återställa och inte resultera i att framtida forskning eller konservering försvåras. Konserveringsåtgärder på föremål utförs endast av kvalificerad konservator som antingen är anställd vid MHM eller utför arbetet på uppdrag av MHM. Eventuella behov av konservering i samband med utlån bekostas av låntagaren. Alla aktiva konserveringsåtgärder ska resultera i en konserveringsrapport. 5.4 Transport Packning av samlingar för transport får endast utföras av behörig personal eller person som utför arbetet på uppdrag av MHM. Vid transport av samlingarna vidtas åtgärder för att förhindra skador och minimera Sida 29 (av

30 vibrationer. Packningsmetod varierar i förhållande till föremålets karaktär och fysiska tillstånd, samt valt färdmedel och transportsträcka. Endast material och utrustning av god kvalitet som inte bidrar till föremålens fortsatta nedbrytning används vid packning och transport av samlingarna. 5.5 Tillståndsbedömning Tillståndsbedömning utförs av föremålskonservator i samband med utlån eller utställningsproduktion. I samband med utlån redovisas bedömning skriftligt i en tillståndsrapport. 5.6 Säkerhet MHM bedriver ett aktivt säkerhetsarbete som inbegriper såväl samlingsverksamheten som övrig verksamhet. Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset har det yttersta ansvaret för samlingarnas säkerhet. Museichefen rapporterar avvikelser till kanslichefen. Det är varje medarbetares skyldighet att hålla sig informerad om och följa de säkerhetsrutiner som gäller, rapportera upptäckta risker och brister i säkerheten, samt slå larm vid fara eller incident. Avvikelser rapporteras i Med Control Riskhantering Arbetet med riskhantering och riskbehandling är en grundläggande del i MHM:s uppdrag för att skydda och bevara kulturarvet. Verksamheten ska arbete för att identifiera och värdera risker för samlingar samt skapa en handlingsplan för att systematiskt eliminera eller minimera de identifierade och värderade riskerna. Risker för samlingarna Endast behörig personal vid museet har behörighet att komma in i magasinslokaler. Inga externa personer får vistas i dessa utrymmen utan behörig personals närvaro eller Sida 30 (av

31 medgivande. Endast behörig personal har tillträde till utställningsmontrar. Arbetsmiljö Personal som hanterar samlingarna ska ha tillgång till lämplig utrustning för att kunna arbeta på ett sätt som är säkert för både dem själva och samlingarna. Utvärdering och förbättring av arbetsmiljön i arbetet med samlingarna utförs enligt MHM:s riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete. Föremål som kan utgöra arbetsmiljö- eller hälsorisk för personalen eller andra delar av samlingarna hanteras enligt särskilda instruktioner Restvärdesräddning och katastrofberedskap Restvärdesräddning (RVR) kan bli aktuellt om en byggnad och/eller dess innehåll på något sätt drabbas av en skada, såsom vatten- eller stormskada, skadegörelse eller effekterna av en brand. RVR innebär att man arbetar aktivt för att minska skadorna på byggnaden och/eller dess innehåll. MHM:s strävan är att bedriva ett förebyggande arbete med syftet att minimera risker för skador på samlingarna. I händelse av en incident finns en beredskap och en planering för att larma, åtgärda samt begränsa verkan och förhindra sekundärskador. MHM:s rutiner för RVR och katastrofberedskap utvecklas och uppdateras med stöd av Riksantikvarieämbetets Handbok i katastrofberedskap och restvärdesräddning. 5.7 Förlust och stöld Stöld av föremål i samlingarna ska polisanmälas. Nödsituationer, inklusive misstänkt stöld anmäls till polis och registreras i Med Control samt meddelas till VGR:s försäkringsansvarige vid koncernkontoret. Vid utlån förbinder sig låntagaren att ersätta all skada på eller förlust av föremål under lånetiden, samt att kontakta MHM om föremål skadas, stjäls eller på annat sätt kommer bort. Sida 31 (av

32 5.8 Hänvisningar Interna hänvisningar Sahlgrenska Universitetssjukhusets riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete Miljöpolicy för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Försäkringsskydd i Västra Götalandsregionen: Sahlgrenska Universitetssjukhusets Beredskapsplan Säkerhetshandboken Sahlgrenska Universitetssjukhuset Säkerhetsrutiner vid Medicinhistoriska museet Katastrofberedskapsplan för Medicinhistoriska museet Vård- och konserveringsplan för Medicinhistoriska museet Externa hänvisningar SFS 2017:563 Museilag SFS 1977:1160 Arbetsmiljölag RA-FS 2013:4 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler Handbok i katastrofberedskap och restvärdesräddning (RVR). Riksantikvarieämbetet, 2011 Riksantikvarieämbetets Vårda Väl-blad Sida 32 (av