Sammanträdesrum Hjälmaren, kommunhuset

Transkript

1 vingaker.se 1 (1) Kommunstyrelsen Tid: Måndagen den 12 november 2018, Kl Plats: Sammanträdesrum Hjälmaren, kommunhuset Föredragningslista Godkännande av dagordning Val av justerare Informationsärenden 1. Skolverkets Bästa Skola 2. Far behind food - Tänkande kring mat och måltider på Slottskolan JÄMIX Information från tjänstemän i beslutsärenden 5. Information från KLF 6. Ekonomiskt utfall efter senaste månaden Ärenden till kommunstyrelsen 7. Riktlinjer för flaggning 8. Medgivande från markägare för hävdande av skyddsobjekt Ärenden till kommunfullmäktige 9. Utbetalning av partistöd Rapport ej verkställda beslut enligt SoL och LSS 11. Revidering av taxa för Socialnämndens verksamheter 12. Revidering av Plan för flyktingmottagande 13. Beslut om tilläggsavgift i kollektiv persontrafik 14. Beslut om sörmlandstaxan Västra Sörmlands Räddningstjänster Taxa för tjänster 16. Inlösen av pensionsåtagande 17. Beslut om likvidation av Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet (SKTM) från och verksamhetsövergång 18. Beslut om likvidation av Regionförbundet Sörmland från och verksamhetsövergång 19. Revidering av måltidspriser i Vingåkers kommun Anmälningsärenden 20. Delegationsbeslut 21. Delgivningar Övrigt 22. Valärenden 23. Övriga frågor Föredragande BoU Mat och måltid Personalchef Kommunchef Kommunchef Ekonomichef Mat och måltid Anneli Bengtsson Ordförande Joacim Bock Sekreterare Välkommen!

2 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks Föredragningslista Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen godkänner föredragningslistan enligt utskickat förslag. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 2

3 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks Val av justerare Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige utser X till justerare, tillika rösträknare. Justeringen sker X den X november kl. X på kommunhuset i Vingåker. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 3

4 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks Skolverkets Bästa skola Förslag till beslut 1. Informationen läggs till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Ärendet föredras av barn- och utbildningsförvaltningen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 4

5 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks Far behind food Tänkande på Slottsskolan 7-9 kring mat och måltider Förslag till beslut 1. Informationen läggs till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Ärendet föredras mat och måltider. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 5

6 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks JÄMIX 2018 Förslag till beslut 1. Informationen läggs till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Ärendet föredras personalchefen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 6

7 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks Information från tjänstemän i beslutsärenden Förslag till beslut 1. Informationen läggs till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen tar del av föredragning kring beslutsärendena nedan: - Inlösen av pensionsåtagande Justerandes sign Utdragsbestyrkande 7

8 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks Information från KLF Förslag till beslut 1. Informationen läggs till handlingarna. Sammanfattning av ärendet - Informationen presenteras på sammanträdet. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 8

9 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks Ekonomiskt utfall efter den senaste månanden Förslag till beslut 1. Informationen läggs till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Handlingarna skickas ut vid ett senare tillfälle för att siffrorna ska vara så aktuella som möjligt. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 9

10 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks 136 KS 2018/4 Riktlinjer för flaggning Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen antar styrdokumentet Riktlinjer för flaggning. Sammanfattning av ärendet Kommunledningsförvaltningen har tagit fram förslag till riktlinjer för flaggning. Den innehåller bland annat uppgifter om allmänna och lokala flaggdagar, flaggning vid dödsfall eller andra särskilda händelser. Riktlinjerna beskriver också ansvarsfördelningen för flaggning. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Riktlinjer för flaggning Beslutet skickas till Kommunchefen Författningssamlingen Justerandes sign Utdragsbestyrkande 10

11 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) Datum Riktlinjer för flaggning Förslag till beslut Förvaltningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar Kommunstyrelsen beslutar riktlinjer för flaggning. Sammanfattning Kommunledningsförvaltningen har tagit fram förslag till riktlinjer för flaggning. De innehåller bland annat uppgifter om allmänna och lokala flaggdagar, flaggning vid dödsfall eller andra särskilda händelser. Riktlinjerna beskriver också ansvarsfördelningen för flaggning. Ärendets beredning Kommunledningsförvaltningen har berett ärendet tillsammans med Kommunfastigheter och barn- och utbildningsförvaltningen. Förvaltningens ståndpunkt Förvaltningen har sedan tidigare i uppdrag att ta fram riktlinjer för flaggning, vilket nu verkställs. Ett utkast har föredragits för kommunstyrelsens arbetsutskott och synpunkterna därifrån har arbetats in i dokumentet. Ekonomiska konsekvenser I förslaget är antalet flaggdagar 32, vilket är 13 fler, varav 6 på helger, än vad som varit praxis hittills. Utökningen kommer att innebära mer arbete för tekniska enheten, som får söka kompensation i arbetet med budget I förslaget sägs att flaggning i ytterområdena (Marmorbyns skola respektive Högsjö skola) får skötas på lämpligt sätt utifrån förutsättningarna av respektive rektor till dess att en mer långsiktig lösning beslutats. Skälen är de ökade kostnader det skulle innebära om tekniska enheten ska hantera flaggning även på dessa platser. Det pågår ett arbete med lokala utvecklingsplaner i ytterområdena och frågan om flaggning bör tas in där. VK101S v , TJUT Bilagor Riktlinjer för flaggning Kommunledningsförvaltningen Nämndservice Vingåkers kommun, Vingåker Parkvägen 8 Tel vx Fax E-post: kommunstyrelsen@vingaker.se Pg Bg

12 2 (2) VINGÅKERS KOMMUN Kommunledningsförvaltningen Ralf Hedin Kommunchef 12

13 FÖRFATTNINGSSAMLING Flik x.x Riktlinjer för flaggning 13

14 Innehåll 1 Riktlinjer för flaggning Flaggning på de av Sveriges riksdag erkända nationella minoriteternas nationaldag Flaggning vid dödsfall och begravning Flaggning vid andra tillfällen enligt särskilt beslut av kommunstyrelsens ordförande Flaggstängernas placering Tider för flaggning Beställning av flaggning Sammanställning över flaggdagar... 0 Dokumenttyp Riktlinjer Giltighetstid Tills vidare Dokumentnamn Riktlinjer för flaggning Fastställd Antaget av xxxx Beslutande XXX Processägare Senast reviderad Detta dokument gäller för kommunkoncernen 1 14

15 1 Riktlinjer för flaggning Dessa riktlinjer fastställer när Vingåkers kommun ska flagga samt vilka allmänna flaggregler som gäller för Vingåker kommuns förvaltningar och bolag. Utgångspunkt för riktlinjerna är Lag om Sveriges flagga (SFS 1982:269), Förordning om allmänna flaggdagar (SFS 1982:270) samt anvisningar utgivna av Rikskommittén Sveriges Nationaldag, vilka bygger på traditioner och seder. 2 Flaggning på de av Sveriges riksdag erkända nationella minoriteternas nationaldag I Sverige räknas samer, judar, romer, sverigefinnar och tornedalingar som nationella minoriteter. Enligt den judiska församlingen i Stockholm finns varken fastställd nationaldag för den judiska minoriteten i Sverige eller egen flagga, varför flaggning för denna grupp tills vidare inte sker. 3 Flaggning vid dödsfall och begravning Flaggning bör ske i samband med dödsdagen och på begravningsdagen. Informera alltid växeln om vem det flaggas för. Flaggning på halv stång sker dagen då dödsfallet inträffar eller dagen efter dödsfallet samt dag då begravning äger rum. På begravningsdagen ska flaggan hissas på halv stång och vara så fram till dess begravning är över, då flaggan hissas i topp, varefter den halas ner omedelbart. Vid flaggning på halv stång i samband med kunglig persons begravning eller landssorg, sker dock flaggning på halv stång hela dagen. I samband med statsbegravning utfärdas särskilda bestämmelser för hur flaggning ska ske. Flaggning på halv stång innebär att flaggan först hissas till topp, för att sedan omedelbart sänkas ned till 2/3 höjd om det är en fristående flagga, eller till halva höjden om det är en fasadflaggstång. När flaggan 2 15

16 tas ner görs proceduren baklänges, det vill säga först hissar man flaggan i topp för att sedan hala ända ner. Om flaggning på halv stång blir aktuell på allmän flaggdag eller vid annan av Vingåkers kommun beslutad flaggdag har flaggning på halv stång företräde. 4 Flaggning vid andra tillfällen enligt särskilt beslut av kommunstyrelsens ordförande Utöver de flaggtillfällen som anges i dessa riktlinjer flaggas bara med stor restriktivitet. Inga kommersiella flaggor hissas, och förenings- och organisationsflaggor endast i undantagsfall, och då antingen på initiativ av Vingåkers kommun eller genom skriftlig ansökan från respektive förening eller organisation. En sådan ansökan ska vara kommunstyrelsens ordförande tillhanda senast tre veckor innan aktuell flaggdag. Blir flaggning beviljad tillhandahåller respektive förening eller organisation aktuell flagga i lämplig storlek till samhällsbyggnadsenheten senast två veckor innan aktuell flaggdag. Flaggans längd bör utgöra en fjärdedel av flaggstångens höjd. 5 Flaggstängernas placering Kommunens flaggstänger är placerade enligt följande: 2 st framför kommunhuset, Parkvägen 8 1 st Sävstaholms slott 1 st Järnvägsparken 1 st Humlegården, Västergatan 1 1 st Ekgården, Västergatan 1 1 st Sävstagården, Sävstaholmsvägen 32 1 st Slottskolan F-6 1 st Slottsskolan st Sävstaskolan 1 st Högsjö skola 1 st Marmorbyns skola Vid kommunhuset används flaggor enligt avsnitt 8 nedan. På övriga platser används enbart den svenska flaggan. 3 16

17 Flaggning vid Högsjö skola respektive Marmorbyns skola sköts av skolans personal på lämpligt sätt utifrån möjligheterna i varje enskilt fall till dess en mer långsiktig lösning beslutats. Rektor för skolan ansvarar. Halv stång flaggas på de två flaggstängerna vid kommunhuset. Om flaggningen görs för att någon anställd avlidit vid någon av de arbetsplatser ovan som har flaggstång, flaggas halv stång även där. Vid flaggning på halv stång efter rekommendation av regeringen eller länsstyrelsen flaggas i enlighet med beslut av kommunstyrelsens ordförande. 6 Tider för flaggning Under tiden 1 mars till 31 oktober hissas flaggan kl Under resterande del av året hissas flaggan kl Flaggning sker generellt till solens nedgång eller senast kl , men flaggan kan även halas vid arbetsdagens slut, dock tidigast kl Beställning av flaggning Samhällsbyggnadsenheten ansvarar för att det finns flaggor och för flaggning i centralorten. Vid allmänna och lokala flaggdagar enligt avsnitt 8 nedan görs flaggningen utan särskild beställning. Flaggning vid andra tillfällen beställs genom funktionen för felanmälan till Tekniska enheten på duotekniska@vingaker.se. Anmälan ska göras minst en vecka i förväg. Vid brådskande fall, till exempel flaggning vid dödsfall, görs beställningen till det kommunala bostadsbolagets fastighetsjour, Bolaget fakturerar sedan kommunen för insatsen. 4 17

18 8 Sammanställning över flaggdagar Allmän/lokal flaggdag Anledning Datum Flaggning Allmän flaggdag Nyårsdagen 1 januari Svenska flaggan Lokal flaggdag Förintelsens minnesdag 27 januari Svenska flaggan Allmän flaggdag Konung Carl XVI Gustafs namnsdag 28 januari Svenska flaggan Lokal flaggdag Samernas nationaldag 6 februari Svenska flaggan och den samiska Lokal flaggdag Sverigefinländarnas nationaldag 24 februari Svenska flaggan och den sverigefinländska Lokal flaggdag Internationella kvinnodagen 8 mars Svenska flaggan Allmän flaggdag Kronprinsessan Victorias namnsdag 12 mars Svenska flaggan Allmän flaggdag Påskdagen Mars/april Svenska flaggan Lokal flaggdag Romernas nationaldag 8 april Svenska flaggan och den romska Allmän flaggdag Konung Carl XVI Gustafs 30 april Svenska flaggan födelsedag Allmän flaggdag 1 maj 1 maj Svenska flaggan Lokal flaggdag EU-dagen 9 maj Svenska flaggan och EUflaggan Allmän flaggdag Pingstdagen Maj Svenska flaggan Lokal flaggdag Mångfaldsdagen i kommunen Maj Svenska flaggan och regnbågsflaggan 18

19 Lokal flaggdag Norges nationaldag 17 maj Svenska flaggan och den norska Allmän flaggdag Veterandagen 29 maj Svenska flaggan och FNflaggan Lokal flaggdag Val till europaparlamentet Maj/juni, vissa år Svenska flaggan och EUflaggan Lokal flaggdag Danmarks nationaldag (grundlagsdag) 5 juni Svenska flaggan och den danska Allmän flaggdag Sveriges nationaldag och svenska 6 juni Svenska flaggan flaggans dag Lokal flaggdag Avslutningsdag för årskurs nio Juni Svenska flaggan Lokal flaggdag Islands nationaldag 17 juni Svenska flaggan och den isländska Allmän flaggdag Midsommardagen Juni Svenska flaggan Allmän flaggdag Kronprinsessan Victorias 14 juli Svenska flaggan födelsedag Lokal flaggdag Tornedalingarnas nationaldag 15 juli Allmän flaggdag Drottning Silvias namnsdag 8 augusti Svenska flaggan Allmän flaggdag Val till riksdagen September, vissa år Svenska flaggan Allmän flaggdag FN-dagen 24 oktober Svenska flaggan och FNflaggan Allmän flaggdag Gustav Adolfsdagen 6 november Svenska flaggan Lokal flaggdag Finlands nationaldag 6 december Svenska flaggan och den finska Allmän flaggdag Nobeldagen 10 dec Svenska flaggan 1 19

20 Allmän flaggdag Drottning Silvias födelsedag 23 dec Svenska flaggan Allmän flaggdag Juldagen 25 dec Svenska flaggan Vid dödsfall och begravning då anställd i kommunkoncernen, ledamot eller ersättare i kommunfullmäktige, kommunstyrelse eller nämnd/bolagsstyrelse har avlidit Då allmän flaggning rekommenderas av regeringen eller länsstyrelsen Vid andra tillfällen enligt särskilt beslut av kommunstyrelsens ordförande (avsnitt 4 ovan) Svenska flaggan Enligt rekommendation av regeringen/länsstyrelsen Enligt beslut av kommunstyrelsens ordförande 2 20

21 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks KS 2018/487 Medgivande från markägare för hävdande av skyddsobjekt Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen ger Nammo Sweden AB tillstånd att ansöka om skyddsobjekt för fastigheten Säfstaholm 7:10 i Vingåkers kommun. Sammanfattning av ärendet Nammo Sweden AB har fram till 2008 varit ett skyddsobjekt. Mellan 2008 och fram till idag har företaget ej behövt klassas som skyddsobjekt. Men nu kommer delar av Nammo Swedens AB:s verksamhet i Lindesberg att avvecklas under 2018 och flyttas till Nammo Swedens AB:s anläggning i Vingåker. Där med så kommer verksamheten i Vingåker att förändras. I och med den förändrade verksamheten så finns det ett uttalat krav på att området åter ska bli ett skyddsobjekt. Ett beslut om skyddsobjekt gör att obehöriga inte har tillträde till området. Syftet med skyddsobjektet är att skydda tredje man, dvs att skydda allmänheten. Enligt skyddslagen 2010: får inte beslut tas om skyddsobjekt utan godkännande av markägaren. Nammo måste innan de ansöker till länsstyrelsen få ett skriftligt medgivande från markägaren att de har markägarens tillstånd till att ansöka om skyddsobjekt. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Ansökan Beslutet skickas till Nammo Sweden AB Säkerhetsstrateg Justerandes sign Utdragsbestyrkande 21

22 vingaker.se 1 (1) TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår handläggare Vår beteckning KS 2018/487 Medgivande från markägare för hävdande av skyddsobjekt enligt lagen 2010:305 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta 1. Att Kommunstyrelsen ger Nammo Sweden AB tillstånd att ansöka om skyddsobjekt för fastigheten Säfstaholm 7:10 i Vingåkers kommun. Sammanfattning Nammo Sweden AB har fram till 2008 varit ett skyddsobjekt. Mellan 2008 och fram till idag ha företaget ej behövt klassas som skyddsobjekt. Men nu kommer delar av Nammo Swedens AB:s verksamhet i Lindesberg att avvecklas under 2018 och flyttas till Nammo Swedens AB:s anläggning i Vingåker. Där med så kommer verksamheten i Vingåker att förändras. I och med den förändrade verksamheten så finns det ett uttalat krav på att området åter ska bli ett skyddsobjekt. Ett beslut om skyddsobjekt gör att obehöriga inte har tillträde till området. Syftet med skyddsobjektet är att skydda tredje man, dvs att skydda allmänheten. Enligt skyddslagen 2010: får inte beslut tas om skyddsobjekt utan godkännande av markägaren. Nammo måste innan de ansöker till länsstyrelsen få ett skriftligt medgivande från markägaren att de har markägarens tillstånd till att ansöka om skyddsobjekt. Ärendets beredning Ärendet har beretts av säkerhet strategen. Expediering Nammo Sweden AB VINGÅKERS KOMMUN Kommunledningsförvaltningen 22

23 NAMMO SWEDEN AB / m Vingåkers kommun Kommunstyrelsen Vingåker Your ref.: Hanna Mehaj Our ref.: Patrik Lindberg Date: Medgivande från markägare för hävdande av skyddsobjekt, enligt lagen 2010:305 Företaget har för avsikt att ansöka om skyddsobjekt för fastigheten Vingåkers kommun, Säfstaholm 7: 10. Fastigheten arrenderas av Vingåkers kommun, enligt avtal om anläggningsarrende daterat Bakgrund Företaget har tidigare varit skyddsobjekt vilket hävdes Företaget kommer att få förändrad verksamhet, där kunder har förändrade krav på företaget som leverantör. Det finns ett uttalat kravatt området åter ska hävdas som skyddsobjekt. Syftet är bland annat att skydda tredje man, dvs att skydda allmänheten. Enligt Länstyrelsens formulär "ansökan om skyddsobjekt" ska skriftligt medgivande inhämtas från markägare innan ansökan insändes till Länsstyrelsen. Medgivande om tillstånd Företaget ansöker härmed om skriftligt medgivande från kommunstyrelsen som markägare. Bilagor Markerat område samt markerade byggnader framgår av separat bilaga. Vingåker Patrik Lindberg Site Manager Nammo Sweden AB - Vingåker Nammo Sweden AB PO Box 29 SE Lindesberg Tel SE

24 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks KS 2018/485 Utbetalning av partistöd för år 2019 Förslag till beslut Förslag till Kommunfullmäktige 1. Kommunfullmäktige beslutar att utbetalning av partistöd för år 2019 ska ske enligt förvaltningens förslag. Utbetalningen kommer att ske under januari månad Sammanfattning av ärendet Reglerna för kommunalt partistöd antogs av kommunfullmäktige 114, I beslutet har det tagit hänsyn till Cirkulär 14:12 Nya regler i kommunallagen om lokalt partistöd. I Cirkulär 14:12 framgår att Fullmäktige måste också fatta årliga beslut om utbetalning av partistödet. Senast sista juni 2019 ska partierna inkomma med redovisning av vad partistödet har använts till under Förutom att mandatfördelningen ser annorlunda ut efter valet blev heller Liberalerna inte invalda i Kommunfullmäktige. Det är de stora skillnaderna mot föregående år. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Utbetalning av partistöd Justerandes sign Utdragsbestyrkande 24

25 vingaker.se 1 (2) TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Handläggare Anders Nordling Anders.nordling@vingaker.se Diarienummer Dnr 2018/485 Utbetalning av partistöd för 2019 Förslag till beslut Kommunledningsförvaltningen föreslår att 1. Kommunfullmäktige beslutar att utbetalning av partistöd för år 2019 ska ske enligt förvaltningens förslag. Utbetalningen kommer att ske under januari månad Beskrivning av ärendet Reglerna för kommunalt partistöd antogs av kommunfullmäktige 114, I beslutet har det tagit hänsyn till Cirkulär 14:12 Nya regler i kommunallagen om lokalt partistöd. I Cirkulär 14:12 framgår att Fullmäktige måste också fatta årliga beslut om utbetalning av partistödet. Senast sista juni 2019 ska partierna inkomma med redovisning av vad partistödet har använts till under Förutom att mandatfördelningen ser annorlunda ut efter valet blev heller Liberalerna inte invalda i Kommunfullmäktige. Det är de stora skillnaderna mot föregående år. Ärendets beredning Inom kommunledningsförvaltningen av budgetstrateg. Bakgrund Reglerna för kommunalt partistöd antogs av kommunfullmäktige 114, I beslutet har det tagit hänsyn till Cirkulär 14:12 Nya regler i kommunallagen om lokalt partistöd. I Cirkulär 14:12 framgår att Fullmäktige måste också fatta årliga beslut om utbetalning av partistödet. Fullmäktige ska också besluta att en mottagare av partistöd årligen ska lämna en skriftlig redovisning som visar att partistödet har använts för det ändamål som anges i 9 första stycket. Redovisningen ska avse perioden 1 januari-31 december och ges in till fullmäktige senast sex månader efter redovisningsperiodens utgång. En av mottagaren utsedd särskild granskare ska granska om redovisningen ger en rättvisande bild av hur mottagaren har använt partistödet. Granskarens rapport över granskningen ska bifogas redovisningen. 25

26 vingaker.se 2 (2) Förvaltningens ståndpunkt De lokala partistöden i Vingåkers kommun utgår till partier som är representerade i fullmäktige och är en juridisk person. Partistöd utgår också under 3 månader efter det att representationen upphört. Stödet ges för att stärka den kommunala demokratin, allt enligt kapitel 2 i kommunallagen. Fullmäktige ska även besluta att en mottagare av partistöd årligen ska lämna en skriftlig redovisning som visar att partistödet har använts för det ändamål som anges i 9 första stycket. Kommunledningsförvaltningen föreslår därför att Fullmäktige fattar beslut om utbetalning enligt de regler som finns. Konsekvenser Fullmäktige får besluta att stöd inte ska betalas ut till parti som inte lämnar in redovisning och granskningsrapport senast den 30 juni 2019 Bilagor Utbetalningsunderlag Blankett för redovisning av erhållet kommunalt partistöd med bilagor Beslutet skickas till Ekonomienheten Ralf Hedin Kommunchef Elin Höghielm Ekonomichef Anders Nordling Budgetstrateg 26

27 Partistöd Vingåkers kommun 2019 Uträkning Parti mandat Grundstöd Mandatstöd Summa Socialdemokraterna Vänsterpartiet Moderaterna Centerpartiet KD Miljöpartiet de gröna Vägen till Livskvalitet SD Totalt utbetalas ej 0 Totalt utbetalt belopp Partistödet är uppdelat i två olika delar, ett grundstöd och ett mandatstöd. Grundstödet är kr per parti, mandatstödet är kr per mandat. Grundstöd Mandatstöd KPI basår okt ,57 Mandatstöd 2015< Tidigare år har partistödet räknats upp med KPI varje år, detta sker från om med 2015 inte längre enl nytt beslut i KF Partistöd för KPI okt föreg år Uppräkning Mandatstöd ,42 1, ,59 1, ,4 1, Ingen uppr Ingen uppr Ingen uppr Ingen uppr

28 Blankett för redovisning av erhållet kommunalt partistöd En mottagare av partistöd ska årligen lämna en skriftlig redovisning som visar att partistödet har använts för det ändamål som anges i 2 kap. 9 första stycket kommunallagen. Mottagare av partistödet ska utse särskild granskare som granskar om redovisningen ger en rättvisande bild av hur partiet har använt partistödet. Granskaren ska intyga granskning på sidan 2 i denna blankett. Redovisningen ska avse perioden 1 januari 31 december och lämnas in till Vingåkers kommun, nämndservice, senast den 30 juni närmast följande år. Parti Organisationsnummer Telefon Adress Bankkonto eller bankgiro/postgiro: Redovisningen avser år Erhållet partistöd VK400S v L:\Nämndprotokoll\KS\Ksau\Kallelser 2018\Handlingar till KS au \7. Utbetalning av partistöd\blankett för Redovisning av erhållet Sparat partistöd från föregående år (Avser inte partistöd före ) Beskriv hur det lokala partistödet använts för att stärka partiets ställning i den kommunala demokratin 1 (4) 28

29 Om överföringar har gjorts till delar av partiorganisationen utanför kommunen beskriv vilka motprestationer som har erhållits för att stärka partiets ställning i den kommunala demokratin Datum Datum Ordförande Kassör Namnförtydligande Namnförtydligande Granskningsintyg Härmed intygas att partiet har följt ändamålet för Regler för kommunalt partistöd i Vingåkers kommun. Intygas av Namnförtydligande Datum Ort 2 (4) 29

30 Bilaga 1 FÖRFATTNINGSSAMLING Flik 5.21 Regler för kommunalt partistöd i Vingåkers kommun Antagen av kommunfullmäktige , 114 I kommunallagen (1991:900) finns de grundläggande bestämmelserna om kommunalt partistöd. I Vingåkers kommun ska därutöver gälla. 1 Rätt till partistöd Det lokala partistödet i Vingåkers kommun utgår till partier som är representerade i enlighet med vad som föreskrivs i 2 kap. 9 andra stycket kommunallagen. 2 Grundstöd och mandatstöd Partistödet består av ett grundstöd, som uppgår till kronor per parti och år, samt ett mandatstöd, som uppgår till kronor per mandat och år. 3 Fördelning av partistöd Vid fördelningen av partistöd beaktas endast mandat för vilken en vald ledamot är fastställd enligt 14 kap. vallagen (2005:837) Partistöd utgår under 3 månader efter det att representationen upphört. 4 Redovisning och granskning En mottagare av partistöd årligen ska lämna en skriftlig redovisning som visar att partistödet har använts för det ändamål som anges i 2 kap. 9 andra stycket kommunallagen. Till redovisningen ska fogas ett granskningsintyg. 5 Årlig utbetalning Partistöd betalas ut årligen i förskott under januari månad efter beslut av fullmäktige. Har redovisning och granskningsrapport enligt 2 kap. 11 andra stycket kommunallagen inte lämnats in till kommunstyrelsen inom föreskriven tid utbetalas inget stöd för nästkommande år. 3 (4) 30

31 Bilaga 2 Utdrag ur kommunallagen, 2 kap. Kommunernas och landstingens befogenheter: Kommunalt partistöd 9 Kommuner och landsting får ge ekonomiskt bidrag och annat stöd till politiska partier för att stärka deras ställning i den kommunala demokratin (partistöd). Partistöd får ges till de politiska partier som är representerade i fullmäktige. Ett parti är representerat om det har fått mandat i fullmäktige för vilket en vald ledamot är fastställd enligt 14 kap. vallagen (2005:837). Partistöd får ges också till ett parti som har upphört att vara representerat i fullmäktige, dock endast under ett år efter det att representationen upphörde. Partistöd får bara ges till ett parti som är en juridisk person. Lag (2013:1053). 10 Fullmäktige ska besluta om partistödets omfattning och formerna för det. Stödet får inte utformas så, att det otillbörligt gynnar eller missgynnar ett parti. Fullmäktige får besluta att endast mandat för vilket en vald ledamot är fastställd enligt 14 kap. vallagen (2005:837) ska beaktas vid fördelningen av partistödet. Lag (2013:1053). 11 Fullmäktige ska besluta att en mottagare av partistöd årligen ska lämna en skriftlig redovisning som visar att partistödet har använts för det ändamål som anges i 9 första stycket. Redovisningen ska avse perioden 1 januari-31 december och ges in till fullmäktige senast sex månader efter redovisningsperiodens utgång. En av mottagaren utsedd särskild granskare ska granska om redovisningen ger en rättvisande bild av hur mottagaren har använt partistödet. Granskarens rapport över granskningen ska bifogas redovisningen. Fullmäktige får besluta att stöd inte ska betalas till parti som inte lämnar redovisning och granskningsrapport enligt första och andra styckena. Lag (2013:1053). 12 Beslut om att betala ut partistöd ska fattas av fullmäktige minst en gång per år. Lag (2013:1053). 4 (4) 31

32 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks KS 2018/274 Rapport ej verkställda beslut enligt SoL och LSS Förslag till beslut Förslag till Kommunfullmäktige 1. Kommunfullmäktige tar del av informationen och lägger den till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Sveriges kommunen har sedan skyldighet att till Socialstyrelsen rapportera gynnande beslut enligt Socialtjänstlagen som inte verkställts inom tre månader från datum för beslut infördes samma skyldighet för beslut enligt Lagen om stöd och service till funktionshindrade (LSS). Nulägelägerapportering Vingåkers kommun Inom äldre och funktionshinderomsorgsverksamheten finns för perioden tre beslut som inte är verkställda. 1) Beslut om dagligverksamhet sedan september 2017, insatsen avbrutits på eget initiativ av familjen 2) Beslut om korttidsvistelse sedan oktober 2016, insatsen avbrutits på eget initiativ av familjen 3) Beslut om boende sedan maj 2018, insatsen avbrutits på eget initiativ av familjen Inom vuxen- och ekonomiteamet finns för perioden inga beslut som inte är verkställda. Inom barn- och familjeteamet finns inom perioden inga beslut som inte är verkställda. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Protokollsutdrag från Socialnämnden Tjänsteutlåtande från Socialnämnden Justerandes sign Utdragsbestyrkande 32

33 vingaker.se 1 (2) TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Handläggare Joacim Bock joacim.bock@vingaker.se Diarienummer KS 2018/274 Rapport ej verkställda beslut enligt SoL och LSS med rapporteringstillfälle Förslag till beslut Förvaltningen föreslår att 1. Kommunfullmäktige tar del av informationen och lägger den till handlingarna. Beskrivning av ärendet Sveriges kommunen har sedan skyldighet att till Socialstyrelsen rapportera gynnande beslut enligt Socialtjänstlagen som inte verkställts inom tre månader från datum för beslut infördes samma skyldighet för beslut enligt Lagen om stöd och service till funktionshindrade (LSS). Nulägelägerapportering Vingåkers kommun Inom äldre och funktionshinder -omsorgsverksamheten finns för perioden tre beslut som inte är verkställda. 1) Beslut om dagligverksamhet sedan september 2017, insatsen avbrutits på eget initiativ av familjen 2) Beslut om korttidsvistelse sedan oktober 2016, insatsen avbrutits på eget initiativ av familjen 3) Beslut om boende sedan maj 2018, insatsen avbrutits på eget initiativ av familjen Inom vuxen- och ekonomiteamet finns för perioden inga beslut som inte är verkställda. Inom barn- och familjeteamet finns inom perioden inga beslut som inte är verkställda. Bilagor Protokollsutdrag från socialnämnden Tjänsteutlåtande från Socialnämnden Beslutet skickas till Socialnämnden 33

34 vingaker.se 2 (2) Ralf Hedin Kommunchef 34

35 vingaker.se Socialnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sam manträdesdatu m Sn 124 SN 2018/39 Vingåkers kommun 146 (157) Rapport ej verkställda beslut enligt SoL och LSS med rapporteringstillfälle Socialnämndens beslut 1. Socialnämnden lägger rapporten till handlingarna och överlämnar den till kommunfullmäktige och IVO för kännedom. Sammanfattning av ärendet Vingåkers kommun har sedan O 1 skyldighet att till IVO rapportera gynnande beslut enligt Socialtjänstlagen (SOL) som inte verkställts inom tre månader från datum för beslut infördes samma skyldighet för beslut enligt Lagen om stöd och service till funktionshindrade (LSS). Vår rapportering från Individ- och familjeomsorgsverksamheten har följande innehåll: Inom äldre- och funktionshinderomsorgsverksamheten finns för perioden inga beslut som inte är verkställda. Inom vuxen- och ekonomiteamet finns rör perioden inga beslut som inte är verkställda. Inom barn- och familjeteamet finns inom perioden inga beslut som inte är verkställda. Beslutsunderlag Rapport ej verkställda beslut enligt SOL och LSS med rapporteringstillfålle Beslutet skickas till Kommunstyrelsen IVO (i!}?-. j usternndes sign Utdragsbestyrkande 35

36 vingaker.se Socialnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sam manträdesdatu m Plats och tid Kommunhuset, Vingåker 18 september 2018 kl. l Beslutande ledamöter Robert Skoglund (S), ordförande Irene Sandqvist (M) Sven-Arne Pettersson (S) Tomas Ring (S) Britt-Marie Johansson (V), tjänstg. ers. Anders Lundström (VTL) Lilija Eriksson (SD) Ej tjänstgörande ersättare Inger Lindfors (S) Kjell Rosen (MP) Gunilla Porsvant (L) Marie-Louise Pedersen (KD) Lotta Egeland (M), tjänstg. ers. Louise Karlsson (SD) Vingåkers kommun 141 (157) Övriga deltagare Dag Wallströmer, socialchef Marlene Mård, sekreterare Paragrafer Sekreterare Ordförande Justerande M7i2~ Robert Skoglund (S) k Irene Sandqvist (M) 36

37 Datum (2) Vår handläggare Annica Pettersson, annica.pettersson@vingaker.se Rapport ej verkställda beslut enligt SOL och LSS med rapporteringstillfälle Förslag till beslut Förvaltningen föreslår att nämnden beslutar Lämna rapporten till ovanstående för kännedom Bakgrund Vingåkers kommun har sedan skyldighet att till IVO rapportera gynnande beslut enligt Socialtjänstlagen (SOL) som inte verkställts inom tre månader från datum för beslut infördes samma skyldighet för beslut enligt Lagen om stöd och service till funktionshindrade (LSS). Från samma datum gäller även skyldighet att rapportera avbrott i verkställigheten om beslut inte verkställs på nytt om tre månader från dagen för avbrott. Rapporteringsskyldigheten gäller beslut i alla former av gynnande beslut enligt SOL och LSS. Rapporteringen ska ske på individnivå och en gång per kvartal. Där framgår vilken form av bistånd/insats som beviljats enligt SOL/LSS, vilka skäl som funnits att beslut ej verkställts. Som skäl finns bland annat resursbrist till exempel att boende saknas alternativt saknas lämplig person/uppdragstagare. Om den enskilde tackar nej eller annat skäl som anges. Datum för verkställt beslut ska även anges. Förvaltningens ståndpunkt Vår rapportering från Individ och familjeomsorgsverksamheten har följande innehåll: Inom äldre och funktionshinder -omsorgsverksamheten finns för perioden tre beslut som inte är verkställda. VK300S v , Rapport ej verkställda beslut aug 1) Beslut om dagligverksamhet sedan september 2017, insatsen avbrutits på eget initiativ av familjen Socialförvaltningen Individ- och familjeomsorgen Vingåkers kommun, Vingåker Storgatan 55 Tel vx Fax E-post: social@vingaker.se Pg Bg

38 2) Beslut om korttidsvistelse sedan oktober 2016, insatsen avbrutits på eget initiativ av familjen 3) Beslut om boende sedan maj 2018, insatsen avbrutits på eget initiativ av familjen 2 (2) Inom vuxen- och ekonomiteamet finns för perioden inga beslut som inte är verkställda. Inom barn- och familjeteamet finns inom perioden inga beslut som inte är verkställda. VINGÅKERS KOMMUN Individ- och familjeomsorgsavdelningen Annica Pettersson IFO chef 38

39 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks KS 2018/450 Revidering av taxa för Socialnämndens verksamheter Förslag till beslut Förslag till Kommunfullmäktige 1. Kommunfullmäktige fastställer taxorna för Socialnämnden verksamheter. Beslutet gäller från och med Sammanfattning av ärendet Förvaltningen föreslår att kommunens taxa ytterligare anpassas till Katrineholms och Flens taxa för serveringstillstånd. Förvaltningen föreslår att egenavgifter för färdtjänst genomgående höjs med 25 %. I övrigt sker endast uppräkning på grund av höjt prisbasbelopp. Avstämning har gjorts på tjänstemannanivå med alkoholhandläggaren i Katrineholm samt Taxe- och avgiftsnämnden i Hallsberg. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande från Socialnämnden Protokollsutdrag från Socialnämnden Justerandes sign Utdragsbestyrkande 39

40 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår handläggare Dag Wallströmer , Socialnämnden 1 (7) Revidering av taxa för socialnämndens verksamheter Förslag till beslut Förvaltningen föreslår att nämnden beslutar Föreslå kommunfullmäktige att fastställa förslaget till taxa för socialnämndens verksamheter from Sammanfattning Förvaltningen föreslår att kommunens taxa ytterligare anpassas till Katrineholms och Flens taxa för serveringstillstånd. Förvaltningen föreslår att egenavgifter för färdtjänst genomgående höjs med 25 %. I övrigt sker endast uppräkning på grund av höjt prisbasbelopp. Ärendets beredning Avstämning har gjorts på tjänstemannanivå med alkoholhandläggaren i Katrineholm samt Taxe- och avgiftsnämnden i Hallsberg. Bakgrund Vingåker har sedan ett år samverkan med Katrineholm och Flen genom köp av handläggning av serveringstillstånd. Det är lämpligt att de ingående kommunernas taxor är lika. På grund av otakt i beslutsprocessen blev det ej så inför 2017 vilket nu föreslås rättas till. Huvudparten av övriga avgifter i taxan är numera reglerade genom prisbasbeloppet. Några få avgifter är också gemensamma i hela Sörmland. VK101S v , TJÄNSTEUTLÅTANDE taxa Socialförvaltningen Vingåkers kommun, Vingåker Parkvägen 8 Tel vx Fax E-post: social@vingaker.se Pg Bg

41 Förvaltningens ståndpunkt Det är en fördel om avgifter tas ut på liknande nivå och efter liknande principer mellan kommunerna. Med liggande förslag erhålls samma taxa för serveringstillstånd som i Katrineholm och Flen och för vård och omsorg i huvudsak samma avgifter som för övriga medlemmar i Taxe- och avgiftsnämnden det vill säga Hallsberg, Askersund, Laxå, Kumla, Lekeberg och Degerfors. 2 (7) Konsekvenser Även efter höjningen av taxan för serveringstillstånd kommer den verksamheten inte, som lagstiftaren förutsätter, att vara självfinansierad utan subventioneras av skattemedel. Bilagor Förslag till ny taxa VINGÅKERS KOMMUN Socialförvaltningen Dag Wallströmer Socialchef 41

42 Bilaga 1. 3 (7) TAXA FÖR SOCIALNÄMNDENS VERKSAMHETER Från och med Avgifter som ingår i äldreomsorgens maxtaxa Avgift avseende Av basbeloppet (45 500) (46 500) Timtaxa hemtjänst 0,81 % per timma 369:- 377:- Trygghetslarm 0,7 % per månad 318:- 325:- Sjukvårdsavgift 0,7 % per månad 318:- 325:- Hembesök av leg pers. när patient ej är inskriven i hemsjukvård, även utprovning av hjälpmedel och utredning av bostadsanpassning 0,35 % per besök 159:- 163:- Utskrivning av inkontinenshjälpmedel per utskrivning (gemensam avgift i länet) 100:- 100:- Maxavgift för endast egenvård 0,7 % per månad 318:- 325:- Avgifter som ej ingår i maxtaxan Avgift avseende Av basbeloppet (45 500) (46 500) Timtaxa för servicetjänster utan biståndsprövning 0,58 % per timme 264:- 270:- Egenavgift kompressionsstrumpa Klass 2, max 2 st/år 0,47 % per strumpa 214:- 219:- Egenavgift höftskyddsbyxa per byxa 100:- 100:- Övernattning i Härbärget 0,23 % per natt 105:- 107:- Lagstadgat Högsta avgift för vård och omsorg (maxtaxa) 1/12 av 53,92 % per månad. 2044:- 2089:- Boendeavgift i flerbäddsrum 55,39 % per månad 2100:- 2146:- 42

43 Minimibelopp vid beräkning av förbehållsbelopp, lagstadgade Ensamstående över 61 år, lägst 1/12 av ,3546 basbelopp per månad 5136:- 5249:- Ensamstående under 61 år, lägst 1/12 av 1,3546 basbelopp + 10 % per månad d.v.s 5650:- 5774:- 4 (7) Makar/sambo över 61 år, lägst 1/12 av 1,1446 basbelopp/person per månad 4340:- 4435:- Makar/sambo under 61 år, lägst 1/12 av 1,1446 basbelopp+10 % /person per månad d.v.s. 4774:- 4879:- Taxa för färdtjänst Egenavgift för resor upp till 20 km 60:- 75:- Egenavgift för resor mellan 20 och 30 km 70:- 87:- Egenavgift för resor till kommunens dagvård (Omsorgsresa) 50:- 50:- Egenavgift för länsfärdtjänst för de första 30 km 70:- 87:- För varje 10 km därutöver 30:- 37:- Kostnad för måltider Helinackordering särskilt boende/dygn (0,28 %) 127:- 130:- Helinackordering särskilt boende/månad (8,42 %) 3831:- 3915:- Lunch Sävstagåren (0,127 %) 58:- 59:- Mattjänst/portion (0,123 %) 56:- 57:- Korttidsvistelse LSS 9: Barn till och med 12 år/måltid(0,047 %) 21:- 22:- Barn till och med 12 år/dag (0,14 %) 60:- 65:- Mellanmål på barnkorttids oavsett ålder, ingår i heldygns/dagkostnad (0,033 %) 15:- 15:- Vuxna/måltid (0,094 %) 43:- 44:- Vuxna/dag (0,28 %) 127:- 130:- Måltidskostnad riktad dagverksamhet lunch+kaffe 76:- 78:- (0,167 %) Extra näringsdryck, specialkost eller sondmat Ingen extra kostnad 43

44 5 (7) Ansökningsavgifter för serveringstillstånd Stadigvarande Nyansökningar permanenta tillstånd kr kr (allmänheten/slutna sällskap/hotell/ catering/provsmakning särskilt tillstånd, året runt/under viss tidsperiod) Nyansökan ideella föreningar kr Förändring kr kr (utökande av lokal/tider/catering) 9Ändrade ägarförhållanden, mer än 50 % kr (detsamma som tillfällig tillsynsavgift) Ändrade ägarförhållanden, mindre än 50 % (detsamma som tillfällig tillsynsavgift) Särskilt tillstånd gemensamt serveringsutrymme per tillståndshavare (de har redan tillstånd) Tillfälligt Allmänheten tillfälligt enstaka tillfälle/tidsperiod Slutna sällskap tillfälligt enstaka tillfälle/tidsperiod kr kr kr kr kr per dag, dock max kr kr per dag, dock max kr/år kr per dag, dock max kr kr per dag, dock max kr/år Ändring/utvidgning av tillståndet Tillfälligt (lokalen, 1000 kr kr tiden) Särskilt tillstånd gemensamt serveringsutrymme per kr 2000 kr tillståndshavare Anmälningar Provsmakning (har tillstånd för lokalen) 500 kr 500 kr Provsmakning partihandlare/utställare/tillfälle kr kr (inga krav matservering) Provsmakning tillverkare har serveringstillstånd 500 kr 500 kr efter anmälan Allmänheten teater eller konsertlokal under paus i föreställning (enstaka tillfälle/tidsperiod) kr per dag dock max kr/år 1000 kr per dag dock max 6000 kr/år 44

45 Anmälningar forts Anmäla lokal och godkänns av kommunen 850 kr 850 kr cateringverksamhet Anmälan Krydda spritdryck snaps stadigvarande 0 kr 0 kr Kunskapsprov och förseningsavgift Kunskapsprov vid examinationstillfälle kr kr Förseningsavgift restaurangrapport kr kr En tillfällig förändring av serveringstid eller utvidgat alkoholdryckssortiment vid ett enstaka tillfälle för ett serveringsställe med ett permanent serveringstillstånd till slutna sällskap, räknas som en ansökan om tillfälligt serveringstillstånd till slutet sällskap. Tillsynsavgifter för serveringstillstånd Fast tillsynsavgift Fast årlig tillsynsavgift för alla permanenta tillstånd 2000 kr kr Fast årlig tillsynsavgift för innehavare av serveringstillstånd med dispens från alkohollagen kap 8 5a kr kr Tillfällig tillsynsavgift vid ägarbyte kr kr Extra tillsynsavgift för öppethållande mellan kl kr 6 (7) Rörlig tillsynsavgift Årsomsättning alkoholdrycker, kronor Rörlig tillsynsavgift, kronor Rörlig tillsynsavgift, kronor

46 46 7 (7)

47 vingaker.se Socialnämnden SAMMANTRÄDES PROTOKOLL Sammanträdesdatum Sn 128 SN 2018/272 Vingåkers kommun 150 (157) Revidering av taxa för socialnämndens verksamheter Socialnämndens beslut l. Socialnämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige att fastställa förslaget till taxa för socialnämndens verksamheter från och med Sammanfattning av ärendet Förvaltningen föreslår att kommunens taxa ytterligare anpassas till Katrineholms och Flens taxa för serveringstillstånd. Förvaltningen föreslår att egenavgifter för färdtjänst genomgående höjs med 25 %. I övrigt sker endast uppräkning på grund av höjt prisbasbelopp. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Taxa för socialnämndens verksamheter, från och med Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Utdragsbestyrkande 47

48 vingaker.se Socialnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sam manträdesdatu m Plats och tid Kommunhuset, Vingåker 18 september 2018 kl. l Beslutande ledamöter Robert Skoglund (S), ordförande Irene Sandqvist (M) Sven-Arne Pettersson (S) Tomas Ring (S) Britt-Marie Johansson (V), tjänstg. ers. Anders Lundström (VTL) Lilija Eriksson (SD) Ej tjänstgörande ersättare Inger Lindfors (S) Kjell Rosen (MP) Gunilla Porsvant (L) Marie-Louise Pedersen (KD) Lotta Egeland (M), tjänstg. ers. Louise Karlsson (SD) Vingåkers kommun 141 (157) Övriga deltagare Dag Wallströmer, socialchef Marlene Mård, sekreterare Paragrafer Sekreterare Ordförande Justerande 48

49 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks KS 2018/448 Revidering av Plan för flyktingmottagande Förslag till beslut Förslag till Kommunfullmäktige 1. Kommunfullmäktige antar dokumentet Plan för flyktingmottagande. Sammanfattning av ärendet Socialnämnden föreslår att ett nytt stycke införs i planen för flyktingmottagande och integration: Viadidaktnämnden erhåller 65 % av schablonersättningen för nyanlända i ålder år. Detta ska täcka kostnader för Svenska för invandrare, samhällsorientering och vuxenutbildning. Ungdomar som läser på gymnasieskolan är undantagna. Hittills har Vingåkers kommun betalat en ersättning per individ och termin. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Protokollsutdrag från Socialnämnden Plan för flyktingmottagande Justerandes sign Utdragsbestyrkande 49

50 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår handläggare Dag Wallströmer , Socialnämnden 1 (2) Revidering av Plan för flyktingmottagande och integration i Vingåkers kommun Förslag till beslut Förvaltningen föreslår att nämnden beslutar Föreslå kommunfullmäktige att anta förslaget till revidering av planen för flyktingmottagande och integration Sammanfattning Förvaltningen föreslår att ett nytt stycke införs i planen för flyktingmottagande och integration: Viadidaktnämnden erhåller 65 % av schablonersättningen för nyanlända i ålder år. Detta ska täcka kostnader för Svenska för invandrare, samhällsorientering och vuxenutbildning. Ungdomar som läser på gymnasieskolan är undantagna. Hittills har Vingåkers kommun betalat en ersättning per individ och termin. Ärendets beredning Kommunledningsförvaltningen och socialförvaltningen har under våren 2018 haft dialog med kommunledningsförvaltningen i Katrineholm och Viadidakt i frågan som en del i arbetet med översyn av Viadidakt. VK101S v , TJÄNSTEUTLÅTANDE reviderad Socialförvaltningen Vingåkers kommun, Vingåker Parkvägen 8 Tel vx Fax E-post: social@vingaker.se Pg Bg

51 Bakgrund En överenskommelse har träffats med Katrineholms kommun där båda kommunerna finansierar Viadidakts insatser för nyanlända på samma sätt genom att en del av schablonersättningen för vuxna tillfaller Viadidakt. 2 (2) Förvaltningens ståndpunkt Det är en fördel i samarbetet mellan kommunerna att det sker på så lika villkor som möjligt. Den föreslagna ändringen i planen är endast ett resultat av den träffade överenskommelsen. Konsekvenser Överenskommelsen innebär att Vingåkers kommuns ersättning till Viadidakt för nyanlända troligen kommer att stiga något. Å andra sidan har ingen kostnadsuppräkning skett på många år så den är befogad. Bilagor Förslag till reviderad plan för flyktingmottagande och integration i Vingåkers kommun VINGÅKERS KOMMUN Socialförvaltningen Dag Wallströmer Socialchef 51

52 vingaker.se Socialnämnden SAMMANTRÄDES PROTOKOLL Sammanträdesdatum Sn 123 Dnr 2018/257 Vingåkers kommun 145 (157) Revidering av Plan för flyktingmottagande och integration i Vingåkers kommun Socialnämndens beslut l. Socialnämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige att anta förslaget till revidering av planen för flyktingmottagande och integration Sammanfattning av ärendet Förvaltningen föreslår att ett nytt stycke införs i planen för flyktingmottagande och integration: Viadidaktnämnden erhåller 65 % av schablonersättningen för nyanlända i ålder år. Detta ska täcka kostnader för Svenska för invandrare, samhällsorientering och vuxenutbildning. Ungdomar som läser på gymnasieskolan är undantagna. Hittills har Vingåkers kommun betalat en ersättning per individ och tennin. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Plan för flyktingmottagande och integration i Vingåkers kommun Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Utdragsbestyrkande \ 52

53 vingaker.se Socialnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Plats och tid Kommunhuset, Vingåker 18 september 2018 kl Beslutande ledamöter Robert Skoglund (S), ordforande Irene Sandqvist (M) Sven-Arne Pettersson (S) T omas Ring (S) Britt-Marie Johansson (V), tjänstg. ers. Anders Lundström (VTL) Lilija Eriksson (S D) Ej tjänstgörande ersättare Inger Lindfors (S) Kjell Rosen (MP) Gunilla Porsvant (L) Marie-Louise Pedersen (KD) Lotta Egeland (M), tjänstg. ers. Louise Karlsson (SD) Vingåkers kommun 141 (157) Övriga deltagare Dag Wallströmer, socialchef Marlene Mård, sekreterare Paragrafer Sekreterare ;;;~& Marlene Mård Ordförande Justerande 53

54 Plan för flyktingmottagande och integration i Vingåkers kommun Reviderad version Integration Det här dokumentet behandlar integration av personer med utländsk bakgrund i det svenska samhället och mottagande av flyktingar i Vingåkers kommun. Integration är i sig en ömsesidig process. Övergripande policy I Vingåker är alla välkomna. Vi ser nyanlända som en resurs i kommunens utveckling som invånare och arbetskraft. Ett aktivt och kvalitativt mottagande förstärker invandringens positiva effekter och motverkar de negativa. Genom tidiga insatser redan för de asylsökande arbetar vi proaktivt och förkortar etableringsprocessen. Mål De övergripande målen för integration är allas delaktighet på lika villkor i samhällslivet. Den teoretiska och ideologiska bakgrunden är omfattande. En uppfattning som flertalet skriver under på är att enlyckad integration innebär bland annat: Etablering i form av självförsörjning Aktivt deltagande i samhällslivet, föreningar, valdeltagande Frånvaro av segregation Kommunens ansvar Kommunens formella ansvar skiftar över tid med förändrad lagstiftning. För asylsökande har kommunen i normalfallet inget formellt ansvar utöver allmän förskola och skola för barn. För personer med uppehållstillstånd har kommunen samma ansvar som för övriga kommuninvånare samt ansvar för svenska för invandrare, samhällsinformation samt att ordna bostad åt dem som av Migrationsverket anvisas till kommunen. Övriga myndigheters ansvar Migrationsverket har i princip fullt ansvar för de asylsökande. När en person får uppehållstillstånd tillhör personen under två år etableringen då arbetsförmedlingen har ansvar för att utforma en etableringsplan och ge insatser som komplement till svenskundervisning. Under etableringstiden erhåller den nyanlända etableringsersättning som utbetalas av försäkringskassan. Efter etableringstidens två år finns i princip ingen särbehandling av den nyanlände. Ansvarsfördelning I Vingåkers kommun är socialnämnden huvudansvarig och samordnande för integration och flyktingmottagande. Övriga nämnder och styrelsen ansvarar för insatser som ligger inom deras kompetensområde. 54

55 Socialnämndens ansvarsområden Försörjningsstöd och övriga biståndsinsatser enligt SoL och LSS Mottagande av nyanlända inklusive stöd och information Samordna insatser inom kommunen och mellan kommunen och andra myndigheter och civilsamhället för såväl asylsökande som nyanlända. Barn- och utbildningsnämndens ansvarsområden Förskola, skola, fritidshem gymnasieskola, elevvård Kultur- och fritidsförvaltningens ansvarsområden Böcker, tidskrifter och annan information på biblioteket Stötta föreningar Samhällsbyggnadsnämndens ansvarsområden Bostadsförsörjning i form av framtagande av nödvändiga planer Kommunstyrelsens ansvarsområden Näringslivskontakter Bostadsförsörjning i form av direktiv till kommunens bostadsbolag Generell kompetensutveckling av kommunens medarbetare i integrationsfrågor Olika former av anställningsstöd Viadidaktnämndens ansvarsområden Svenska för invandrare Samhällsinformation Hantering av praktikplatser Dimensionering av integrationsarbetet För de delar av integrationsarbetet som ligger inom socialnämndens ansvarsområde : Samordning/samverkan, stöd till asylsökande och stöd till nyanlända är bedömningen att det krävs 3 tjänster. När finansiering inte kan ske på annat sätt får dessa finansieras genom balanskonto för integration. För speciella satsningar kan förstärkning krävas t.ex. genom externa eller interna projektmedel. Ekonomi Kommunens inställning är att flyktingmottagande är ett statligt ansvar och därmed ska bedrivas inom ramen för de statliga ersättningar som är förknippade med mottagandet. Förutom viss ersättning som utbetalas till barn- och utbildningsnämnden för asylsökande barn går alla 55

56 ersättningar in på balanskonton som socialnämnden ansvarar för. För varje nyanländ utgår en schablonersättning som betalas ut i delar under två år men som ska täcka kostnader under 3,5 år. Kostnader som ska täckas är: kommunens administration, försörjningsstöd, svenska för invandrare, samhällsinformation och initiala merkostnader för skolbarn. Det innebär att intäkterna för en mottagen är störst de två första åren medan utgifterna i regel är störst år 3-4. Det gör det nödvändigt att utjämna kostnaderna över tid med hjälp av balanskonto. För att förenkla administrationen erhåller barn- och utbildningsnämnden från balanskontot i samband med att ett nyanlänt barn tas emot 50 % av det årsbelopp som barn- och utbildningsnämnden erhåller för asylsökande i motsvarande ålder. Viadidaktnämnden erhåller 65 % av schablonersättningen för nyanlända i ålder år. Detta ska täcka kostnader för Svenska för invandrare, samhällsorientering och vuxenutbildning. Ungdomar som läser på gymnasieskolan är undantagna. Även de insatser kommunen gör för asylsökande finansieras med dessa statliga ersättningar då övertygelsen är att insatserna på längre sikt sänker kostnaderna. 56

57 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks KS 2018/470 Beslut om tilläggsavgift i kollektiv persontrafik Förslag till beslut Förslag till Kommunfullmäktige 1. Kommunfullmäktige godkänner kommunalförbundet Sörmlands kollektivtrafikmyndighets beslut om en justerad tilläggsavgift till kronor, plus expeditionsavgift samt kostnaden för det faktiska färdbeviset, som ny nivå för tilläggsavgift vid resande med ogiltigt färdbevis i Sörmlandstrafiken samt att tilläggsavgiften för studenter som i efterhand inkommer med giltig studentlegitimation justeras till 250 kronor från den 1 januari Sammanfattning av ärendet Tilläggsavgifter tas ut av passagerare som reser utan giltigt färdbevis. Myndighetens rätt att ta ut avgiften regleras i Lag (1977:67) om tilläggsavgift i kollektiv persontrafik. 1 Den som driver kollektiv persontrafik, för vilken regeringen eller förvaltningsmyndighet fastställer taxa, får under de förutsättningar som anges i denna lag taga ut tilläggsavgift av resande som ej kan förete giltig biljett. Regeringen eller förvaltningsmyndighet som regeringen bestämmer får föreskriva att denna lag skall gälla även annan utövare av kollektiv persontrafik än sådan som avses i första stycket. Tilläggsavgift tages ut utöver avgift för biljett. Lag (1982:309). 2 Tilläggsavgift får ej tagas ut om avsaknaden av giltig biljett får anses vara ursäktlig med hänsyn till den resandes ålder, sjukdom, bristande kännedom om lokala förhållanden eller annan omständighet. 3 Tilläggsavgift bestämmes till belopp som är skäligt med hänsyn till trafikutövarens kostnader för biljettkontrollen och avgiften för den biljett som har avkrävts den resande men som han ej har kunnat förete. Tilläggsavgiften vid resande med ogiltig biljett i Sörmlandstrafiken är i dagsläget 500 kronor plus en expeditionsavgift (i nuläget 20 kronor) samt biljettpris motsvarande den inte köpta biljetten. Myndighetens bedömning är att tilläggsavgiften bör justeras för att uppnå en förbättrad intäktssäkring och öka incitamentet för att resa med och lösa giltigt färdbevis. En omvärldsanalys visar också att Sörmlandstrafikens tilläggsavgift jämförelsevis ligger lågt jämfört med närliggande län och andra trafikföretag. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 57

58 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Sörmlandstrafiken Länstrafiken Örebro Tilläggsavgift 500 kr 1500 kr Studentlegitimation 500 kr 0 kr 1200 kr 1200 kr 150 kr 0 kr (1 ggr) 1200 kr (2 ggr) SL SJ Movingo Västtrafik Östgötatrafiken Uppsala VL 1200 kr 1200 kr 1200 kr 1200 kr 1000 kr 1200 kr 1000 kr Har ej rabatt Vid en jämförelse kan ses att Sörmlandstrafikens tilläggsavgift ligger lågt jämfört med närliggande län och andra trafikföretag. Vad sedan gäller tillämpningen av tilläggsavgifter har det visat sig att studenter som reser till reducerat pris och uppfyller alla kriterier men som inte kan visa giltig studentlegitimation vid kontrolltillfället tilldelas en tilläggsavgift. En enlig uppgift förhållandevis hård tillämpning jämfört med andra län. I dagsläget krävs att studentlegitimation ska vara med och inga bestridanden godkänns i efterhand även om de inkommer med giltig studentlegitimation. Mot denna bakgrund är förslaget att tilläggsavgiften höjs till kronor, plus expeditionsavgift samt kostnaden för det faktiska färdbeviset, och att det i samband med det införs en lägre tilläggsavgift på 250 kronor för studenter som i efterhand inkommer med giltig studentlegitimation. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Protokollsutdrag från SKTM Register -kontroll Har ej rabatt Justerandes sign Utdragsbestyrkande 58

59 vingaker.se 1 (2) TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Handläggare Joacim Bock Joacim.bock@vingaker.se Diarienummer KS 2018/470 Beslut om tilläggsavgift i kollektiv persontrafik Förslag till beslut Förvaltningen föreslår att 1. Kommunfullmäktige godkänner kommunalförbundet Sörmlands kollektivtrafikmyndighets beslut om en justerad tilläggsavgift till kronor, plus expeditionsavgift samt kostnaden för det faktiska färdbeviset, som ny nivå för tilläggsavgift vid resande med ogiltigt färdbevis i Sörmlandstrafiken samt att tilläggsavgiften för studenter som i efterhand inkommer med giltig studentlegitimation justeras till 250 kronor från den 1 januari Beskrivning av ärendet Tilläggsavgifter tas ut av passagerare som reser utan giltigt färdbevis. Myndighetens rätt att ta ut avgiften regleras i Lag (1977:67) om tilläggsavgift i kollektiv persontrafik. 1 Den som driver kollektiv persontrafik, för vilken regeringen eller förvaltningsmyndighet fastställer taxa, får under de förutsättningar som anges i denna lag taga ut tilläggsavgift av resande som ej kan förete giltig biljett. Regeringen eller förvaltningsmyndighet som regeringen bestämmer får föreskriva att denna lag skall gälla även annan utövare av kollektiv persontrafik än sådan som avses i första stycket. Tilläggsavgift tages ut utöver avgift för biljett. Lag (1982:309). 2 Tilläggsavgift får ej tagas ut om avsaknaden av giltig biljett får anses vara ursäktlig med hänsyn till den resandes ålder, sjukdom, bristande kännedom om lokala förhållanden eller annan omständighet. 3 Tilläggsavgift bestämmes till belopp som är skäligt med hänsyn till trafikutövarens kostnader för biljettkontrollen och avgiften för den biljett som har avkrävts den resande men som han ej har kunnat förete. Tilläggsavgiften vid resande med ogiltig biljett i Sörmlandstrafiken är i dagsläget 500 kronor plus en expeditionsavgift (i nuläget 20 kronor) samt biljettpris motsvarande den inte köpta biljetten. Myndighetens bedömning är att tilläggsavgiften 59

60 vingaker.se 2 (2) bör justeras för att uppnå en förbättrad intäktssäkring och öka incitamentet för att resa med och lösa giltigt färdbevis. En omvärldsanalys visar också att Sörmlandstrafikens tilläggsavgift jämförelsevis ligger lågt jämfört med närliggande län och andra trafikföretag. Sörmla ndstrafi ken SL SJ Moving o Västtraf ik Östgöta - trafiken Länstra fiken Örebro Uppsala VL Tilläggsavgift 500 kr 1500 kr 1200 kr 1200 kr 1200 kr 1200 kr 1000 kr 1200 kr 1000 kr Studentlegitimation Har ej Register Har ej rabatt -kontroll rabatt 500 kr 0 kr 1200 kr 1200 kr 150 kr 0 kr (1 ggr) 1200 kr (2 ggr) Vid en jämförelse kan ses att Sörmlandstrafikens tilläggsavgift ligger lågt jämfört med närliggande län och andra trafikföretag. Vad sedan gäller tillämpningen av tilläggsavgifter har det visat sig att studenter som reser till reducerat pris och uppfyller alla kriterier men som inte kan visa giltig studentlegitimation vid kontrolltillfället tilldelas en tilläggsavgift. En enlig uppgift förhållandevis hård tillämpning jämfört med andra län. I dagsläget krävs att studentlegitimation ska vara med och inga bestridanden godkänns i efterhand även om de inkommer med giltig studentlegitimation. Mot denna bakgrund är förslaget att tilläggsavgiften höjs till kronor, plus expeditionsavgift samt kostnaden för det faktiska färdbeviset, och att det i samband med det införs en lägre tilläggsavgift på 250 kronor för studenter som i efterhand inkommer med giltig studentlegitimation. Bilagor Protokollsutdrag från Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Beslutet skickas till Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Ralf Hedin Kommunchef 60

61 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmland, KOllektivtrafikmyndighet Protokoll från direktionens sammanträde i Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet den 4 oktober 2018, Hotell Blommenhof Nyköping, kl Justerad paragraf: 8 justerades omedelbart vid sammanträdet. Närvarande: Förhindrade: Övriga närvarande: Monica Johansson (S), ordförande Daniel Portnoff (M), vice ordförande Carl Werner (MP), ledamot Magnus Leivik (M), ledamot Ingrid Jerneborg Glimne (M), ledamot Mattias Claesson (e), ledamot Urban Granström (S), ledamot Göran Dahlström (S), ledamot Jan-Erik Larsson (S), ledamot Catharina Fredriksson (S), ledamot Sarita Holti (S), ledamot Annelie Bengtsson (S), ledamot Johan Rocklind (S), ersättare Leif Lindström (S), ersättare Ann-Sofie Lifvenhage (M), ledamot Jacob Högfeldt (M), ledamot Lars Härnström (M), ersättare Dag Bergentoft (M), ersättare Christer Nodemar (M), ersättare Anna af Sillen (M), ersättare Greta Suven (MP), ersättare Ann-Sofie Soleby-Eriksson (S), ersättare Helena Ekroth (SKTM), tjänsteperson Henrik Sollenborn (SKTM), tjänsteperson Carl Nordblom (SKTM), tjänsteperson Helena Fransson (SKTM), tjänsteperson Matthias Pfeil (SKTM), tjänsteperson Hanna Bergström (SKTM), tjänsteperson Åsa Bjerke (SKTM), tjänsteperson Helene Lundkvist Lontos (SKTM), tjänsteperson Ulrika Åkerblom Sandberg (SKTM), tjänsteperson Emma Ehrenkrona (SKTM), tjänsteperson Emil Berglund, (SKTM), tjänsteperson Jacob Annerfors (Landstinget), tjänsteperson I Hl!)tf Kommunalförbundet Sörmlands KollektivtrafJkmvndlghet - Sörmlandstrafiken 61 Sid 1 (4)

62 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmland. KollektIvtrafikmyndighet A. Sammanträdet öppnas Ordföranden öppnade sammanträdet. B. Upprop Helena Fransson genomförde uppropet. C. Val av justerare för sammanträdet Daniel Portnoff valdes att justera protokollet jämte ordförande. D. Godkännande av dagordning Direktionen godkände dagordningen. E. Ärenden Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtraflkmyndighet - 5örmlandstrafJken Sid 2 (4) 62

63 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmlands Kotlektivtrafikmyndighet 8 Beslut om tilläggsavgift i kollektiv persontrafik Föredragande: Äsa Bjerke Beslut Direktionen beslutade att nivån på tilläggsavgift vid resande med ogiltigt färdbevis i Sörmlandstrafiken justeras till kronor, plus expeditionsavgift samt kostnaden för det faktiska färdbeviset, från den 1 januari Direktionen beslutade att tilläggsavgiftavgift för studenter som inte kan uppvisa giltig studentlegitimation vid kontrolltillfället, men som i efterhand inkommer med giltig studentlegitimation, justeras till 250 kronor. Direktionen beslutade vidare att föreslå respektive medlemsfullmäktige; Landstinget Sörmland, Eskilstuna kommun, Flens kommun, Gnesta kommun, Katrineholms kommun, Nyköpings kommun, Oxelösunds kommun, Strängnäs kommun, Trosa kommun och Vingåkers kommun att godkänna Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets beslut om en justerad tilläggsavgift till 1200 kronor, plus expeditionsavgift samt kostnaden för det faktiska färdbeviset, som ny nivå för tilläggsavgift vid resande med ogiltigt färdbevis i Sörmlandstrafiken samt att tilläggsavgiften för studenter som i efterhand inkommer med giltig studentlegitimation justeras till 250 kronor från den 1 januari Direktionen beslutade att omedelbart justera ärendet. Ärende Tilläggsavgifter tas ut av passagerare som reser utan giltigt färdbevis. Myndighetens rätt att ta ut avgiften regleras i Lag (1977:67) om tilläggsavgift i kollektiv persontrafik. 1 Den som driver kollektiv person trafik, för vilken regeringen eller förvaltningsmyndighet fastställer taxa, får under de förutsättningar som anges i denna lag taga ut tilläggsavgift av resande som ej kan förete giltig biljett. Regeringen eller förvaltningsmyndighet som regeringen bestämmer för föreskriva att denna lag skall gälla även annan utövare av kollektiv persontrafik än sådan som avses i första stycket. Tilläggsavgift tages ut utöver avgift för biljett. Lag (1982:309). 2 Tilläggsavgift får ej tagas ut om avsaknaden av giltig biljett för anses vara ursäktlig med hänsyn till den resandes ålder, sjukdom, bristande kännedom om lokala förhållanden eller annan omständighet. 3 Tilläggsavgift bestämmes till belopp som är skäligt med hänsyn till trafikutövarens kostnader för biljettkontrollen och avgiften för den biljett som har avkrävts den resande men som han ej har kunnat förete. Tilläggsavgiften vid resande med ogiltig biljett i Sörmlandstrafiken är i dagsläget 500 kronor plus en expeditionsavgift (i nuläget 20 kronor) samt biljettpris motsvarande den inte köpta biljetten. Myndighetens bedömning är att tilläggsavgiften bör justeras för att uppnå en förbättrad intäktssäkring och öka incitamentet för att resa med och lösa giltigt färdbevis. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektlvtrafjkmyndighet - SörmlandstrafIken landstrafiken.se Sid3 (4) 63

64 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmlands KoUektivtrafikmyndighet En omvärldsanalys visar också att Sörmlandstrafikens tilläggsavgift jämförelsevis ligger lågt jämfört med närliggande län och andra trafikföretag. Sörmlands SL SJ Movingo Västtrafik Östgöta ~ Länstrafik Uppsala VL trafiken trafiken en Örebro Tilläggsavgift 500 kr 1500 kr 1200 kr 1200 kr 1200 kr 1200 kr 1000 kr 1200 kr 1000 kr Stud e nt ~ 500 kr O kr 1200 kr 1200 kr 150 kr O kr (l ggr) Har ej Reg ister ~ Har ej legitimation 1200 kr (2 rabatt kontroll rabatt ggr) Vid en jämförelse kan ses att Sörmlandstrafikens tilläggsavgift ligger lågt jämfört med närliggande fän och andra trafikföretag. Vad sedan gäller tillämpningen av tilläggsavgifter har det visat sig att studenter som reser till reducerat pris och uppfyller alla kriterier men som inte kan visa giltig studentlegitimation vid kontrolltillfället tilldelas en tilläggsavgift. En enlig uppgift förhållandevis hård tillämpning jämfört med andra län. I dagsläget krävs att studentlegitimation ska vara med och inga bestridanden godkänns i efterhand även om de inkommer med giltig studentlegitimation. Mot denna bakgrund är förslaget att tilläggsavgiften höjs till kronor, plus expeditionsavgift samt kostnaden för det faktiska färdbeviset, och att det i samband med det införs en lägre tilläggsavgift på 250 kronor för studenter som i efterhand inkommer med giltig studentlegitimation. Vid protokollet 5~l t ~ Helena Fransson Sekreterare Justeras Justeras 0~1Yk!- Daniel Portnoff 1917/J? Kommunalförbundet Sörmlands KollektivtrafIkmyndighet - Sörmlandstrafiken 64 Sid 4(4)

65 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks KS 2018/471 Beslut om Sörmlandstaxan 2019 Förslag till beslut Förslag till Kommunfullmäktige 1. Kommunfullmäktige beslutar att nivån på pris för Sörmlandstaxans periodbiljett 30-dagar 1-zon, lågtrafikkort samt enkelbiljetter från den 1 januari 2019 justeras enligt i ärende beskrivit förslag. Utifrån detta anpassas också skolkorten enligt överenskommelsen angående skolkort kopplad till Sörmlandstaxan. 2. Kommunfullmäktige beslutar att två nya produkter införs i Sörmlandstaxan från den 1 april 2019; Familj 1-dygn och Familj 3-dygn. Priset för 1-dygnsbiljetten sätts till 120 kronor för 1-zon respektive 240 kronor för 2 eller flera zoner och priset för 3-dygnsbiljetten sätts till 300 kronor för 1-zon respektive 500 kronor för 2 eller flera zoner. Produkten gäller obegränsat resande under giltighetstiden för 2 vuxna samt upp till 3 medföljande barn och ungdomar. 3. Kommunfullmäktige beslutar att samtliga medlemmar fattar erforderliga beslut i respektive fullmäktige, att bytestiden för resor i 3 eller flera zoner förlängs till 180 minuter från den 1 januari Kommunfullmäktige godkänner Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets beslut om: - Nya priser för Sörmlandstaxans periodbiljett 30-dagar 1-zon, lågtrafikkort samt enkelbiljetter från den 1 januari Att införa två nya produkter i Sörmlandstaxan från den 1 april 2019; Familj 1- dygn och 3-dygn. - Att bytestiden för resor i 3 eller flera zoner förlängs till 180 minuter från den 1 januari Sammanfattning av ärendet I början av året identifierades ett antal frågor gällande Sörmlandstaxan som lyftes vid direktionens sammanträde den 1 mars. Frågorna lyftes för vidare beredning och vid sammanträdet i maj togs beslut om prisjustering på periodbiljett 30-dagar län samt förändrade affärsvillkor för studenter medan översynen fortsatte med övriga frågor. Under översynen identifierades även ett antal övriga frågor. Resultatet från översynen innebär sammanfattningsvis följande rekommendationer och förslag till beslut: Hållplatserna vid Dämbol (Ingvaldstorp, Dämbol och Dämbol Södra) behåller sin nuvarande zontillhörighet medan hållplatserna i Vårdinge längs linje 551 föreslås flyttas till zon Södertälje som de geografiskt tillhör. Prisnivåerna för Sörmlandstaxan i Skärgårdstrafiken föreslås harmonisera med Sörmlandstaxan. Prisnivåerna för Sörmlandstaxans periodbiljett 30-dagar 1-zon, lågtrafikkort samt enkelbiljetter föreslås justeras från den 1 januari 2019 samt, som beslutat vid direktionens sammanträde den 3 maj, att priset på periodbiljett 30-dagar Justerandes sign Utdragsbestyrkande 65

66 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) län justeras i enlighet med tidigare inriktningsbeslut att ha följsamhet mot SLs priser. Affärsvillkoren för student, som beslutades vid direktionens sammanträde den 3 maj, förändras och harmoniseras med SL/SJ/Movingo, där krav på studietakt införs och nuvarande åldersgräns tas bort. Bytestiden för resor i tre zoner eller fler föreslås förlängas till 180 minuter från den 1 januari Två nya produkter föreslås införas i Sörmlandstaxan från den 1 april 2019; Familj 1-dygn och Familj 3-dygn. Produkten Gruppbiljett för barngrupper och skolelever föreslås i nuläget inte införas utan vi avvaktar resultatet av den förenklade köpprocessen. Mot denna bakgrund föreslås direktionen dels fatta beslut enligt förslag ovan, dels föreslå respektive medlemsfullmäktige att godkänna direktionens beslut. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Protokollsutdrag från SKTM Justerandes sign Utdragsbestyrkande 66

67 vingaker.se 1 (2) TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Handläggare Joacim Bock Joacim.bock@vingaker.se Diarienummer KS 2018/471 Beslut om sörmlandstaxan 2019 Förslag till beslut Förvaltningen föreslår att 1. Kommunfullmäktige beslutar att nivån på pris för Sörmlandstaxans periodbiljett 30- dagar 1-zon, lågtrafikkort samt enkelbiljetter från den 1 januari 2019 justeras enligt i ärende beskrivit förslag. Utifrån detta anpassas också skolkorten enligt överenskommelsen angående skolkort kopplad till Sörmlandstaxan. 2. Kommunfullmäktige beslutar att två nya produkter införs i Sörmlandstaxan från den 1 april 2019; Familj 1-dygn och Familj 3-dygn. Priset för 1-dygnsbiljetten sätts till 120 kronor för 1-zon respektive 240 kronor för 2 eller flera zoner och priset för 3-dygnsbiljetten sätts till 300 kronor för 1-zon respektive 500 kronor för 2 eller flera zoner. Produkten gäller obegränsat resande under giltighetstiden för 2 vuxna samt upp till 3 medföljande barn och ungdomar. 3. Kommunfullmäktige beslutar att samtliga medlemmar fattar erforderliga beslut i respektive fullmäktige, att bytestiden för resor i 3 eller flera zoner förlängs till 180 minuter från den 1 januari Kommunfullmäktige godkänner Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets beslut om: - Nya priser för Sörmlandstaxans periodbiljett 30- dagar 1-zon, lågtrafikkort samt enkelbiljetter från den 1 januari Att införa två nya produkter i Sörmlandstaxan från den 1 april 2019; Familj 1- dygn och 3-dygn. - Att bytestiden för resor i 3 eller flera zoner förlängs till 180 minuter från den 1 januari Beskrivning av ärendet I början av året identifierades ett antal frågor gällande Sörmlandstaxan som lyftes vid direktionens sammanträde den 1 mars. Frågorna lyftes för vidare beredning och vid sammanträdet i maj togs beslut om prisjustering på periodbiljett 30-dagar län samt förändrade affärsvillkor för studenter medan översynen fortsatte med övriga frågor. 67

68 vingaker.se 2 (2) Under översynen identifierades även ett antal övriga frågor. Resultatet från översynen innebär sammanfattningsvis följande rekommendationer och förslag till beslut: Hållplatserna vid Dämbol (Ingvaldstorp, Dämbol och Dämbol Södra) behåller sin nuvarande zontillhörighet medan hållplatserna i Vårdinge längs linje 551 föreslås flyttas till zon Södertälje som de geografiskt tillhör. Prisnivåerna för Sörmlandstaxan i Skärgårdstrafiken föreslås harmonisera med Sörmlandstaxan. Prisnivåerna för Sörmlandstaxans periodbiljett 30-dagar 1-zon, lågtrafikkort samt enkelbiljetter föreslås justeras från den 1 januari 2019 samt, som beslutat vid direktionens sammanträde den 3 maj, att priset på periodbiljett 30-dagar län justeras i enlighet med tidigare inriktningsbeslut att ha följsamhet mot SLs priser. Affärsvillkoren för student, som beslutades vid direktionens sammanträde den 3 maj, förändras och harmoniseras med SL/SJ/Movingo, där krav på studietakt införs och nuvarande åldersgräns tas bort. Bytestiden för resor i tre zoner eller fler föreslås förlängas till 180 minuter från den 1 januari Två nya produkter föreslås införas i Sörmlandstaxan från den 1 april 2019; Familj 1-dygn och Familj 3-dygn. Produkten Gruppbiljett för barngrupper och skolelever föreslås i nuläget inte införas utan vi avvaktar resultatet av den förenklade köpprocessen. Mot denna bakgrund föreslås direktionen dels fatta beslut enligt förslag ovan, dels föreslå respektive medlemsfullmäktige att godkänna direktionens beslut. Bilagor Protokollsutdrag från Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Beslutet skickas till Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Ralf Hedin Kommunchef 68

69 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmland. Kotlektlvtrafikmyndighet Protokoll från direktionens sammanträde i Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet den 4 oktober 2018, Hotell Blommenhof Nyköping, kl Justerad paragraf: 7 justerades omedelbart vid sammanträdet. Närvarande: Monica Johansson (S), ordförande Daniel Portnoff (M), vice ordförande Carl Werner (MP), ledamot Magnus leivik (M), ledamot Ingrid Jerneborg Glimne (M), ledamot Maltias Claesson (C), ledamot Urban Granström (S). ledamot Göran Dahlström (S), ledamot Jan-Erik larsson (S), ledamot Catharina Fredriksson (S), ledamot Sarita Holti (S), ledamot Annelie Bengtsson (S), ledamot Johan Rocklind (S), ersättare leif lindström (S), ersättare Förhindrade: Ann-Sofie lifvenhage (M), ledamot Jacob Högfeldt (M), ledamot Övriga närvarande: lars Härnström (M), ersättare Dag Bergentoft (M), ersättare Christer Nodernar (M), ersättare Anna af SiI"~n (M), ersättare Greta Suven (MP), ersättare Ann-Sofie Soleby-Eriksson (S), ersättare Helena Ekroth (SKTM), tjänsteperson Henrik Sollenborn (SKTM), tjänsteperson Carl Nordblom (SKTM). tjänsteperson Helena Fransson (SKTM), tjänsteperson Matthias Pfeil (SKTM), tjänsteperson Hanna Bergström (SKTM), tjänsteperson Åsa Bjerke (SKTM), tjänsteperson Helene lundkvist lontos (SKTM), tjänsteperson Ulrika Åkerblom Sandberg (SKTM), tjänsteperson Emma Ehrenkrona (SKTM), tjänsteperson Emil Berglund, (SKTM), tjänsteperson Jacob Annerfors (landstinget). tjänsteperson Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet - 5örmlandstraflken Sid 1110) 69

70 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmland. Kollektivtrafikmyndighet A. Sammanträdet öppnas Ordföranden öppnade sammanträdet. B. Upprop Helena Fransson genomförde uppropet. C. Val av justerare för sammanträdet Daniel Portnoff valdes att justera protokollet jämte ordförande. D. Godkännande av dagordning Direktionen godkände dagordningen. E. Ärenden I~ Kommunalförbundet Sörmlands Kollektlvtraflkmyndighet - SörmlandstrafIken 70 Sid 2 (lo)

71 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmland, KoUektivtrafikmyndighet 7 Beslut om Sörmlandstaxan Föred ragande: Åsa Bjerke Bilaga: Sörmlandsta xan Beslut Direktionen beslutade, under förutsättning att samtliga medlemmar fattar erforderliga beslut i respektive fullmäktige, att nivån på pris för Sörmlandstaxans periodbiljett 30- dagar l -zon, lågtrafikkort samt enkelbiljetter från den 1 januari 2019 justeras enligt i ärende beskrivit förslag. Utifrån detta anpassas också skolkorten enligt överenskommelsen angående skolkort kopplad till Sörmlandstaxan. Direktionen beslutade, under förutsättning att samtliga medlemmar fattar erforderliga beslut i respektive fullmäktige, att två nya produkter införs i Sörmlandstaxan från den 1 april 2019; Familj 1- dygn och Familj 3-dygn. Priset för 1-dygnsbiljetten sätts till 120 kronor för l-zon respektive 240 kronor för 2 eller flera zoner och priset för 3-dygnsbiljetten sätts till 300 kronor för l-zon respektive 500 kronor för 2 eller flera zoner. Produkten gäller obegränsat resande under giltighetstiden för 2 vuxna samt upp till 3 medföljande barn och ungdomar. Direktionen beslutade, under förutsättning att samtliga medlemmar fattar erforderliga beslut i respektive fullmäktige, att bytestiden för resor i 3 eller flera zoner förlängs till 180 minuter från den 1 januari Direktionen beslutade, under förutsättning att Nyköpings kommun fattar erforderligt beslut i sitt fullmäktige, att prisnivåerna för Sörmlandstaxan i Skärgårdstrafiken harmoniseras med Sörmlandstaxan från den 1 juni 2019, och att prissättningen framöver följer eventuella beslut om prisjusteringar i Sörmlandstaxan. Direktionen godkände informationen i övrigt. Direktionen beslutade, enligt ovan, att föreslå respektive medlemsfullmäktige; Landstinget Sörmland, Eskilstuna kommun, Flens kommun, Gnesta kommun, Katrineholms kommun, Nyköpings kommun, Oxelösunds kommun, Strängnäs kommun, Trosa kommun och Vingåkers kommun att godkänna Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets beslut om: Nya priser för Sörmlandstaxans periodbiljett 30- dagar l-zon, lågtrafikkort samt enkelbiljetter från den 1 januari Att införa två nya produkter i Sörmlandstaxan från den 1 april 2019; Familj l-dygn och 3-dygn. Att bytestiden för resor i 3 eller flera zoner förlängs till 180 minuter från den 1 januari Utöver ovan beslutade direktionen föreslå Nyköpings kommunfullmäktige att godkänna Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets beslut om att prisnivåerna för Sörmlandstaxan i Skärgårdstrafiken harmoniseras med Sörmlandstaxan från den 1 juni Direktionen beslutade att omedelbart justera ärendet. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet - Sörmlandstrafiken 71 Sid 3 1'0)

72 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmland, Kollektivtrafikmyndighet Ärende Beslut om Sörmlandstaxans införande och prisnivåer fattades dels vid direktionens sammanträde den 16 mars 2016, dels vid direktionens extra sammanträde den 19 april Handlingar med förslag på ärendeskrivning distribuerades sedan till respektive medlemsfullmäktige som godkände myndighetens beslut om priser och nivå på rabatter för kommande Sörmlandstaxa inklusive skolkort och som följd av det trädde Sörmlandstaxan i kraft den 1 oktober Vid direktionssammanträde den 16 november 2016 samt den 3 maj 2018 fattades beslut om prisjustering av Sörmlandstaxans periodbiljett 30-dagar län samt vid det förstnämnda sammanträdet att produkten Sommarkort införs i Sörmlandstaxan. Även vid dessa tillfällen distribuerades handlingar till respektive medlemsfullmäktige som godkände myndighetens beslut om förändringar i Sörmlandstaxan. Vid direktionens sammanträde den 1 mars 2018 lyftes ett antal frågeställningar kopplat till Sörmlandstaxan (zonstruktur, affärsvillkor student, ny produkt för barn/skolgrupper samt översyn av priser). Vid sammanträdet informerade sig direktionen i de aktuella frågeställningarna och beslutade föra frågorna till beslut vid direktionens kommande sammanträde den 3 maj Vid mötet den 3 maj fattades beslut om förändrade affärsvillkor för studenter samt för prisnivåer för 30-dagars biljett län. Återstående frågeställningar i översynen beslutades att föras till beslut vid direktionens nästkommande sammanträde den 4 oktober Under perioden från den 3 maj har arbetet med översynen fortsatt vilket kort redogörs för nedan. I arbetet har även ett par ytterligare frågeställningar kopplat till Sörmlandstaxan identifierats utifrån den översyn som gjorts och de kundsynpunkter som inkommit; Sörmlandstaxan i Skärgårdstrafiken samt bytestid vid 3-zons resor. Zonstruktur: Zontillhörighet Dämbol respektive Vårdinge En stor zonöversyn gjordes i samband med nya Sörmlandstaxan där Sörmland gick från att vara indelat i 250 zoner, baserade på avstånd/kilometer, till dagens åtta zoner. I indelningen finns två sammanslagningar; Katrineholm och Vingåker samt Nyköping och Oxelösund. Syftet med nya Sörmlandstaxan samt zonindelningen var att skapa ett enklare system som är lättare att förstå. Redan vid introduktionen identifierades ett antal hållplatser där behov fanns för övervägande av zontillhörighet och under våren har hållplatserna vid Dämbol och Vårdinge lyfts för övervägande. Vid föregående sammanträde föreslogs, efter analys av problemställningen, att hållplatserna vid Dämbol (Ingvaldstorp, Dämbol och Dämbol Södra) skulle behålla sin nuvarande zontillhörighet. Sedan den 3 maj har ytterligare analys gjorts gällande hållplatserna i Vårdinge längs linje 551. Linje 551 är en linje som trafikerar Gnesta-Vårdinge-Vagnhärad-Trosa och passerar under sin linjesträckning 10 hållplatser som geografiskt ligger i Stockholms län men som är placerade i Sörmlandstaxans zon Trosa. Bortsett från dessa hållplatser finns inte några andra hållplatser i Sörmlandstaxan som inte ligger i den zon de geografiskt tillhör (bortsett från hållplatser i kommuner där någon zon inte finns som exempelvis Östergötland). Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet - Sörmlandstrafiken Sid 4(10) 72

73 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmlands KoUektivtrafikmyndighet Med detta som utgångspunkt, samt att få resenärer, och inga återkommande, påverkas är förslaget att de tio hållplatserna placeras i Zon Södertälje framgent sannolikt från den 1 januari Affärsvillkor: Bytestid vid 3-zons resor I nuläget har vi 60 minuters tillåten bytestid för l-zons resor och 120 min tillåten by test id för resor i två zoner eller mer. Det har inkommit kundsynpunkter om att några av de tre-zons resor som visas vid vår reseplanerare inte är möjliga att genomföra då de överstiger maximal bytestid. Då detta inte är några extraordinarie resor (se exempel nedan) är förslaget att bytestiden för resor i tre-zoner eller fler förlängs till 180 min. Reseplanerare Säby Torshälla - Skavsta flygplats Nyköping (Airport ) CD ndigijre :46 - Restid Byten 12:50 ;J AA 02:04 2 []J 1\'.16 - Restid Byten 14:15 ;J AA 02: :46 - "'... Restid Byten []J r.l Översyn Prisnivå: Sörmlandstaxan i Skärgårdstrafiken I dagsläget används inte Sörmlandstaxan i Skärgårdstrafiken. Skärgårdstrafiken har en speciell taxa där en enkelbiljett för vuxen kostar 60 kronor och tio-kort kostar 400 kronor medan skolungdomar betalar 30 kronor för en enkelresa och 200 kronor för ett tio-kort. För att förenkla och lättare kommunicera hela Sörmlandstrafikens trafikutbud och priser föreslås att skärgårdstrafiken framöver harmoniseras med Sörmlandstaxan och att resa med skärgårdstrafiken likställs, och prissätts, som en 2-zons resa i Sörmlandstaxan. Detta skulle innebära att en resa med skärgårdstrafiken enligt nuvarande prisnivå skulle kosta 60 kronor för en enkelbiljett och 480 kronor (48 *10) vid köp av lo-kort för vuxna samt 40 kronor respektive 320 kronor för barn och ungdomar (7 till och med 19 år). Observera att priserna i Sörmlandstaxan i detta ärende föreslås justeras från den 1 januari Ett problem i Skärgårdstrafiken är att internettäckningen på öarna inte är tillförlitlig och att det därmed är problematiskt att använda ordinarie teknisk utrustning vid visering och kontroll. Det föreligger även en stöldrisk av utrustning och idag tas all teknisk utrustning med från båt när den ligger i hamn. Detta sammantaget försvårar att Sörmlandstaxan skulle kunna införas i sin helhet i Skärgårdstrafiken och därmed möjliggöra resande med exempelvis periodkort eller reskassa. Tillåtande av resande med periodkort skulle även innebära en risk för större intäktstapp för berörd kommun Kommunalförbundet Sörmlands KollektivtrafIkmyndighet - SörmlandstrafIken strafiken.se 73 Sid S (la)

74 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmlands KoUektlvtraflkmyndlghet (Nyköping kommun). lomvärldsspaning framgår att SL inte tillåter resa med periodkort i sin skärgårdstrafik under högsäsong/dimensionerande period. Med ovan som bakgrund rekommenderas inte att Sörmlandstaxan införs i sin helhet utan att bara prisnivåerna anpassas och framgent följs. Taxan föreslås därför få benämning enligt en talregel; Sörmlandstaxan i Skärgårdstrafiken. Översyn: Prisnivå Sörmlandstaxan Sörmlandstaxan infördes 1 oktober 2016 och innebar nya biljettyper, priser och zoner. Sörmlandstaxan gäller på Sörmlandstrafikens busslinjer, MÄLAB:s tågtrafik inom Sörmland och Sörmlandstrafikens anropsstyrda trafik. Förändringen från förra taxan innebär i korthet; färre zoner (åtta istället för 250), ett resekort, färre biljettyper och en prissänkning överlag. Ett inriktningsbeslut togs i samband med att Sörmlandstaxan fastslogs som innebär att taxan ska följa SL:s priser för länskort. I januari 2018 höjdes därav priserna för länskort. SL höjde åter priserna i januari 2018 och direktionen beslutade vid sammanträdet den 3 maj att priserna på Sörmlandstaxans 30- dagars periodkort län skulle justeras i enlighet med SL-prisjustering från den 1 januari Inga andra produkter i Sörmlandstaxan har prisjusterats sedan januari Nedan redovisas nu gällande sortiment och prisnivåer i Sörmlandstaxan. Produkt Enkel ombord Vuxen Enkel ombord Ungdom/Student Enkel förköp Vuxen (reskassa/app) Enkel förköp Ungdom/Student 1 zon 2 zoner > 2 zoner Period kort 30 dagar Vuxen Period kort 30-dagar Ungdom/Student Periodkort Lågtrafik Turistkort 1 dygn/3 dygn Hel Turistkort 1 dygn/3 dygn Red Sommarlovskorten 90/ /360 60/ /240 Prismatris: Nu gällande produktutbud och prisnivåer i Sörmlandstaxan (27 september 2018) Biljettintäkterna för 2017 visade inte den intäktsutveckling som förväntats vid införandet av Sörmlandstaxan utan hamnade 9 MSEK under budget. Sörmlandstaxans generella prissänkning ger främst lägre biljettpris vid kortare resor med landsbygdstrafiken (inom en zon) samt för frekventa resenärer som pendlar en längre sträcka (Periodkort Län). Resandeutveckling under 2017 och 2018 är främst driven av rabatterade produkter såsom fria resor (Fria sommarlovsresor samt 65+) och ett ökat användande av periodkort. [ifk Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet - Sörmlandstraflken 74 Sid 6 (101

75 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmland. KoUektivtrafikmyndighet Myndigheten hade 2017 en kostnadstäckning i busstrafiken på 32 procent. Kostnadstäckning har utvecklats negativt de senaste åren och låg 2015 på 37 procent. Orsaken är att kostnadsökningen i trafiken varit högre än intäktsökningarna både på grund av ett ökat trafikutbud och genom indexering av rådande avtal och därmed ökande trafikkostnader. Även framöver visar prognosen på ett behov av ökat medlemsbidrag även om prisnivån i det avtal som tecknats med Nobina för avtalsområdena Västra och Södra Sörmland innebär en lägre kostnadsnivå än förväntat. Myndigheten har gjort en översyn där försäljnings- och påstigandestatistik analyserats och en omvärldsanalys av priser och produkter i våra grannlän gjorts, vilket redogjordes för på föregående sammanträde i direktionen den 3 maj. Slutsatserna från översynen som presenterades var bland annat: Stor skillnad mellan antal resor som krävs för periodkorten ska vara kostnadseffektiva för resenären. Ströresor inom tätort/närområde kan upplevas som dyra jämfört med alternativkostnaden (bil plus parkering) speciellt om flera resenärer ska åka. Sörmlandstaxans introduktion medförde inte den resandeökning som förutsågs på längre resor och innebar en stor överflyttning av resenärer tilllågtrafikkortet med lågt snittpris per resa. Resandeökning drivs av lågtrafikkortet, fria resor 65+ och ökat användande av reducerade period kort. Fortsatt låg andel förköp innebär risk för ytterligare intäktstapp. Efter den 3 maj har arbetet fortsatt och ett förslag till justering av priser har arbetats fram. Förslaget grundas i en generell prishöjning motsvarande den beslutade höjningen på länskorten samt i linje med konsumentprisindexutveckling under motsvarande period. Då enkelbiljettspriset för långa resor är förhållandevis dyra jämfört med periodkorten har dessa priser lämnats oförändrade i förslaget. Även för periodkorten för l-zon har priset justerats mindre procentuellt för att bättre balansera antal resor som krävs för att periodkorten ska vara kostnadseffektiva. Prisjusteringen förväntas ge en intäktsökning på mellan 4-5 procent vilket motsvarar ungefär 5-6 miljoner kronor. Risken att resandeutveckling och resandemönster ska påverkas i någon större omfattning av den föreslagna prisjusteringen bedöms som marginell. IdfuZ Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet - Sörmlandstrafiken 75 Sid 7 (10)

76 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Produkt Enkel ombord Vuxen En ke l ombord Ungdom/ Stu dent Enke l förköp Vuxen (reskassa/mobil) Enkel förköp Ungdom/Student 1 zon 2 zoner > 2 zoner 32 (+2) 64 (+4) 22 (+2) 44 (+4) 26 (+2) 52 (+4) 18 (+2) 36 (+4) Period kort 3D-dagar Vuxen Peri odkort 30 dagar Ung/Student Peri odkort l ågtrafi k 580 (+20) 390 (+20) 200 (+20) Turistkort 1 dygn/3dygn Vu xen Turi stkort 1 dyg n/3 dygn Ung/Student Fa milj 1 dygn/ 3 dygn 90/ /360 60/ / / /500 Sommarlovskort Prismatris: Förslag till justering av prisnivder för befintliga produkter 1 januari 2019 samt förslag på prisniv6 för nya produkter Familj 1 dygn och Familj 3 dygn. För en bibehållen kostnadstäckningsgrad över tid är inriktningen en fortsatt generell årlig prisjustering ungefär i enlighet med konsumentprisindex. Myndigheten kommer dock att utreda detta särskilt årligen och därefter återrapportera till direktionen med information och eventuellt förslag. Produkter: Gruppbiljett för barngrupper och skolelever Två av myndighetens medlemmar har tidigare påtalat behov av gruppbiljett för barngrupper och skolelever, vilket också har varit en fråga i översynen. Myndigheten har utrett ärendet och bedömningen är att vi får förutsättningar att skapa en enklare köpprocess efter att BoB-standarden (biljetter utifrån nationell biljett- och betalstandard) införts, vilket kommer att förenkla för målgruppen då vi får uppgifter om att köpprocessen uppfattas som krånglig. Förslaget är att i nuläget inte utöka 5örmlandstaxan med speciella gruppbiljetter för barngrupper och skolelever utan avvakta resultatet av den förenklade köpprocessen. Produkter: Ny produkt Familjebiljett 1 dygn/3-dygn Sörmlandstaxan består av periodbiljetter, så som 3D-dagars biljetter, 3-dygnsbiljett och l-dyngsbiljett samt enkelbiljetter. Utöver det har Eskilstuna kommun produkter som inte ingår i Sörmlandstaxan. I den översyn som gjorts drogs slutsatsen att resor med fler resenärer, speciellt i närområdet, upplevs som dyra i förhållande till alternativkostnaden för bil/parkering. Vi ser även att våra turistbiljetter utnyttjas begränsat och där en av anledningarna sannolikt är att det vid fler resenärer inte är en kostnadseffektiv produkt för resenärerna. Den omvärldsanalys som gjorts visar att ett antal län har speciella taxor för familjer som reser tillsammans och förslaget är att en produkt för familj även införs i Sörmlandstaxan. Produkten föreslås, Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtraflkmvndighet - Sörmlandstrafiken fiken.se Sid

77 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmland s KOllektivtrafikmyndighet likt våra turistkort, kunna köpas för antingen 1 dygn eller 3 dygn och gälla för 2 vuxna och 3 barn och ungdomar (till och med 19 år). Priset föreslås bli 120 kronor respektive 240 kronor för l-zon och 300 respektive 500 kronor för 2 eller flera zoner. Sammanfattning I början av året identifierades ett antal frågor gällande Sörmlandstaxan som lyftes vid direktionens sammanträde den 1 mars. Frågorna lyftes för vidare beredning och vid sammanträdet i maj togs beslut om prisjustering på periodbiljett 30-dagar län samt förändrade affärsvillkor för studenter medan översynen fortsatte med övriga frågor. Under översynen identifierades även ett antal övriga frågor. Resultatet från översynen innebär sammanfattningsvis följande rekommendationer och förslag till beslut: Hållplatserna vid Dämbol (Ingvaldstorp, Dämbol och Dämbol Södra) behåller sin nuvarande zontillhörighet medan hållplatserna i Vårdinge längs linje 551 föreslås flyttas till zon Södertälje som de geografiskt tillhör. Prisnivåerna för Särmlondstoxon i Skärgårdstrafiken föreslås harmonisera med Sörmlandstaxan. Prisnivåerna för Sörmlandstaxans periodbiljett 30-dagar l-zon, lågtrafikkort samt enkelbiljetter föreslås justeras från den 1 januari 2019 samt, som beslutat vid direktionens sammanträde den 3 maj, att priset på periodbiljett 30-dagar län justeras i enlighet med tidigare inriktningsbeslut att ha följsamhet mot SLs priser. Affärsvillkoren för student, som beslutades vid direktionens sammanträde den 3 maj, förändras och harmoniseras med SLjSJ/Movingo, där krav på studietakt införs och nuvarande å Idersgrä ns tas bort. Bytestiden för resor i tre zoner eller fler föreslås förlängas till 180 minuter från den 1 januari Två nya produkter föreslås införas i Sörmlandstaxan från den 1 april 2019; Familj 1-dygn och Familj 3-dygn. Produkten Gruppbiljettför barngrupper och skolelever föreslås i nuläget inte införas utan vi avvaktar resultatet av den förenklade köpprocessen. Mot denna bakgrund föreslås direktionen dels fatta beslut enligt förslag ovan, dels föreslå respektive medlemsfullmäktige att godkänna direktionens beslut. Kommunalförbundet Sörmlands KollektivtrafIkmyndighet - Sörmlandstrafiken Sid 9 (10) 77

78 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Vid protokollet ----1~ Helena Fransson Sekreterare Justeras Justeras Daniel Portnoff Kommunalförbundet Sörmlands KollektIvtrafikmyndighet - Sörmlandstrafiken strafiken.se 78 Sid 10 (10)

79 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks KS 2018/475 Västra Sörmlands Räddningstjänst (VSR) Taxor för tjänster Förslag till beslut Förslag till Kommunfullmäktige 1. Kommunfullmäktige antar direktionens förslag till nya taxor för tjänster. Sammanfattning av ärendet Västra Sörmlands Räddningstjänsts direktion beslutade att VSR:s taxor ska regleras enligt KPI fr.o.m Som basår har okt använts. Det finns nu behov finns nu att revidera dagens taxor till belopp och uppräkningsmodell, samt även besluta hur kostnad för utbildningar debiteras. Detta har gjort att taxan inte räknats upp för Beloppen 2018 är desamma som gällde 2017, detta i väntan på att detta förslag arbetats fram. Vid framtagandet av ett nytt förslag har SKL:s (Sveriges kommuner och landsting) mallar för Taxor för tillsyn och tillstånd enligt LSO och LBE använts. SKL föreslår att taxor räknas upp årligen genom PKV, Prisindex för kommunal verksamhet, med ett års eftersläpning. Om detta förslag till taxa 2018 beslutas innebär det alltså att förslaget räknas upp 1 januari 2019 enligt PKV för oktober 2017 (3,4%). Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Protokollsutdrag från VSR Förlag till nya taxor Justerandes sign Utdragsbestyrkande 79

80 vingaker.se 1 (2) TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Handläggare Joacim Bock joacim.bock@vingaker.se Diarienummer KS 2018/475 Västra Sörmlands Räddningstjänst (VSR) Förslag till nya taxor för tjänster Förslag till beslut Förvaltningen föreslår att 1. Kommunfullmäktige antar direktionens förslag till nya taxor för tjänster. Beskrivning av ärendet Västra Sörmlands Räddningstjänsts direktion beslutade att VRS:s taxor ska regleras enligt KPI fr.o.m Som basår har okt använts. Det finns nu behov finns nu att revidera dagens taxor till belopp och uppräkningsmodell, samt även besluta hur kostnad för utbildningar debiteras. Detta har gjort att taxan inte räknats upp för Beloppen 2018 är desamma som gällde 2017, detta i väntan på att detta förslag arbetats fram. Vid framtagandet av ett nytt förslag har SKL:s (Sveriges kommuner och landsting) mallar för Taxor för tillsyn och tillstånd e!1ligt LSO och LBE använts. SKL föreslår att taxor räknas upp årligen genom PKV, Prisindex för kommunal verksamhet, med ett års eftersläpning. Om detta förslag till taxa 2018 beslutas innebär det alltså att förslaget räknas upp 1 januari 2019 enligt PKV för oktober 2017 (3,4%). Bilagor Protokollsutdrag från VSR Förslag till nya taxor Beslutet skickas till Västra Sörmlands Räddningstjänst 80

81 vingaker.se 2 (2) Ralf Hedin Kommunchef 81

82 Västra Sörmlands Räddningstjänst Sammanträdesprotokoll Direktionen Sammanträdesdatum Sida (26) Plats och tid Beslutande Brandstationen, Katrineholm, onsdag 3 oktober 2018, kl Håkan Persson (S), ordf. Marie-Louise Karlsson (S), vice ordf. Björn Andersson (NI) Glenn Christensen (S) Gllilnar Ljllilgqvist (S) Göran Nilsson (NI) Lars Levin (L) Sten Holmgren (C) Therese Palm (S) Ersättare Caisa Sävheden Larsson (S), Ingemar Björklllild (KD). Ivlensud Vrana (S), Michael Hagberg (S) och Olof Karlsson (V) Övriga deltagande Anette Lllildin, förbllildschef lviattias Gårdholt, räddningschef Per Gustafsson, funktionsansvarig utbildning Marcus Asplund, funktionsansvarig förebyggande Utses att justera Sekreterare Ordförande Justerande Ste~olmgren Ä;;B;~d~~~.-----=''''fe, 1823 ~ ::::;:;~~~.... ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Vingåkers och Katrineholms kommuners anslagstavlor. Organ Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Namnförtydligande Västra Sörmlands Räddnings~änst, clitektionen \D - O~ 2018-IO - OC( Datum för anslags nedtagande l Räddningstjänsten, Djulögatan 46, Katrineholm... fft?t. ~ Asa Björlund Justerandes sign Utdragsbestyrkande 82

83 Västra Sörmlands Räddningstjänst Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Direktionen Sida Dir 20 Dnr 2018/46:1 Förslag taxor 2018 Beslut Direktionen beslutar att anta förslaget till nya taxor och skickar ärendet vidare till medlemskommunerna. Beskrivning av ärendet Direktionen beslutade att VRSs taxor ska regleras enligt KPI fr.o.m Som basår har okt använts. Behov finns nu att revidera dagens taxor både till belopp och uppräkningsmodell, samt även hur kostnad för utbildningar debiteras. Detta har gjort att taxan inte räknats upp för 2018 utan beloppen 2018 är desamma som gällde 2017 i väntan på att detta förslag arbetats fram. Vid framtagandet av nytt förslag har SKLs (Sveriges kommuner och landsting) mallar för Taxorfo'r ti//!}il och tillstånd e!1ligt LSO och LBE använts. SKL föreslår att taxor räknas upp årligen genom PKV, Prisindex för kommunal verksamhet, med ett års eftersläpning. Om detta förslag till taxa 2018 beslutas innebär det alltså att förslaget räknas upp 1/ enligt PKV för oktober 2017 (3,4%). Beslutsunderlag Taxa VSR 2018 Expediering Medlemskommunerna Utdragsbestyrkande 83

84 TAXA FÖR TJÄNSTER VÄSTRA SÖRMLANDS RÄDDNINGSTJÄNST Allmänt Direktionen beslutade att VRSs taxor regleras enligt Prisindex för Kommunal Verksamhet, PKV, fr.o.m Taxorna 2019 justeras l januari med PKV från oktober Därefter kommer taxorna att justeras l januari varje år med PKV från oktober med ett års eftersläpning för bättre exakthet. er enlighet med SKLs rekommendation.) Minsta debiteringstid är en timme. Därutöver beräknas ersättning per påbörjad halvtimme. Utlåning av materiel och lokaler kan ske under förutsättning att det ej inverkar negativt på verksamhetens ordinarie arbetsuppgifter. Utlåning av materiel skall ske mot låneförbindelse. För utlånad, förstörd eller saknad materiel debiteras reparationskostnad eller fulla återanskaffningskostnaden + 20 %. Funktionsansvarig har rätt att i speciella fall medge undantag från denna taxa samt att debitera enligt särskild kostnadsredovisning, avsteg från taxan ska dokumenteras. Dokumentationen ska arkiveras. Samtliga priser anges exklusive moms. Påminnelseavgift utgår med 50 kronor. Dröjsmålsränta utgår enligträntelagen. 1 Personal Anmärkning Pris Personal under ordinarie arbetstid Timpris 854 (837) Personal efter ordinarie arbetstid (övertid) +240% 2050 (2 009) 2 Tillståndhantering Brandfarlig vara och Explosiv vara Se bilaga l 3 Tillsyn LSO och LBE Timersättning Timpris 968 (958) 4 Olycksutredning Timersättning Timpris 1292 (l 199) 5 Sakkunnigutlåtande Kostnad per utfårdat utlåtande l 292 (1199) 6 Extern utbildning Samtliga kurser enligt offert. 84

85 TAXA FÖR TJÄNSTER VÄSTRA SÖRMLANDS RÄDDNINGSTJÄNST 7 Restvärdesräddning Debiteras enligt nationellt avtal upprättat med Försäkringsbranschens Restvärderäddning AB 8 Hissnödläge Faktureras enligt kostnad personal samt fordon 9 Sanering av vägar Debiteras enligt nationellt avtal upprättat med Försäkringsbranschens Restvärderäddning AB. Avtal finns med medlemskommunerna ang. kommunala vägar 10 Sanering av järnväg Debiteras enligt nationellt avtal upprättat med Försäkringsbranschens Restvärderäddning AB 11 Räddningssamverkan angränsade kommuner Debiteras enlig samverkansavtalen, sj älvkostnadsprincipen gäller. 12 Fordon endast tillsammans med VSR personal Tunga fordon Timpris 1336 (1314) Lätta fordon " (1 078) Båt " (1195) 85

86 TAXA FÖR TJÄNSTER VÄSTRA SÖRMLANDS RÄDDNINGS T JÄNST 13 Material F örbmkningsmaterial Sj älv- +20% kostnadspris Brandpumpar klass 2 och 3 dygnspris Dygnspris 727 (715) Brandpump klass I " 423 (416) Länspump, el " 305 (300) Länspump, bensindriven " 364 (358) El aggregat, rökfläkt " 305 (300) Brandslang, samtliga dimensioner, inkl. " 59 (58) slangvård Handbrandsläckare (exklusive ev. " 59 (58) omladdning) Värmekamera inkl VSR personal Timpris 1215 (1195) 14 Övriga tjänster Flagglina Fast pris 727 (715) Katt i träd " 727 (715) Gångbandstest " 305 (300) Bärhjälp åt medlemskommunema " 1336 (1314) Luftfy Ilning/behållare " 100 (58) A vg. för kopior mm av " Fritt allmän handling 0-9 sidor fr o m 1 O:e sidan (per sida) Styckpris 2 (2) Läsning av allmän handling på plats O (O) 15 Lokaler Teorisal på övningsfåltet Heldag 1215 (1195) Teorisal på övningsfåltet Halvdag 727 (715) Övningsfåltet inklusive teorisal och en Heldag (11 952) 2erson Övningsfåltet inklusive teoris al och en Halvdag 7293 (7 172) person 16 Avgift for automatiskt brandlarm (Debitering samordnas av SOS-D. VSR/ärbehåller sig rätten att debitera avgift per timme vid särskilda/all). Årsavgift (1 500) Startavgift (1 500) Åtgärder i samband med onödigt lmid (5 500) Avgift om ej anläggnings skötare (1 500) nås vid larm Bilaga 1 till punkt 2 i ovanstående tabell Nedanstående taxor ska gälla som riktlinjer. I särskilda fall förbehåller sig VSR rätten att övergå till timtaxa 968 (870) SEKlh). 86

87 TAXA FÖR TJÄNSTER VÄSTRA SÖRMLAND S RÄDDNINGSTJÄNST Typ av Indelning Avgift hantering/anläggning Bensinstation, automat 9922 (9 821) Bensinstation med butik (12276) Lackeringsanläggning 6292 (6138) Hantering av brandfarlig vätska 1 cistern 6292 (6 138) i cisterner -Il- 2-4 cisterner 9922 (9 821) -Il- S eller fler cisterner (12276) Lantbruk, 1-2 cisterner 6292 (6 138) mindre omfattning Hantering av brandfarlig vätska 4114 (4094) i lösa behållare 100 :s; VV:S; 1000 [L] 1000 < VV:S; 4000 [L] 6292 (6138) 4000<VV [l] 9922 (9 821) Hantering av brandfarlig gas i 6292 (6138) cisterner VV:::; 5000[l] -ll- ~uuu < vvs 9922 (9 821) [L] -Il < VV [l] (12276) Hantering av brandfarlig gas i 6292 (6138) lösa behållare VV:::; 250 [l] -II < VV:S; 1000 [L] 7502 (7 366) -ll- 1000<VV<4000 [L] 7502 (7 366) -ll- 4000<VV [l] 9922 (9 821) Byte tillståndsinnehavare, 968 (818) brandfarlig vara Byte tillståndsinnehavare, (1 592) explosiv vara Hantering, pyrotekniska 4114 (4 094) varor mm:::; 200 [kg] 200<mm [kg] 6292 (6138) Hantering, (4 094) övriga explosiva varor mm:::; 60 [kg] 60<mm::;500 [kg] 6292 (6138) 500<mm [kg] 9922 (9 821) 87

88 .... TAXA FOR TJANSTER VÄSTRA SÖRMLANDS RÄDDNINGSTJÄNST *Mindre komplettering till 968 (818) gällande tillstånd **Större komplettering till 50 % av ordinarie gällande tillstånd avgift Avslag utan utredning (tidigare enligt imtaxa) Avslag med utredning 80 % av ordinarie avgift Administrativa åtgärder 968 (818) *Med mindre komplettering avses ett tillstånd som utökas med maximalt 50% av tidigare hanterad mängd och som inte medför betydande förändringar i hanteringen. **Med större komplettering avses utökning däröver eller där flera olika ämnen ska hanteras i kompletteringen. Taxan uppräknad och reviderad: Taxan antagen av direktionen Taxan fastställd av kommunfullmäktige i Katrineholm Vingåker

89 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks KS 2018/482 Inlösen av pensionsåtagande Förslag till beslut Förslag till Kommunfullmäktige 1. Kommunfullmäktige beslutar att Vingåkers kommun löser in den intjänade pensionsrätten, IPR, för individer födda åren i enlighet med förvaltningens förslag. Inlösen ska ske senast årsskiftet 2018/2019 med resultatpåverkan på Sammanfattning av ärendet Kommunens kostnader för pensioner ökar i takt med att fler personer går i pension. Merparten av pensionsåtagandet finns redovisat i den så kallade ansvarsförbindelsen, även kallad Intjänad pensionsrätt IPR. Kostnaden för utbetalning av pensioner ur ansvarsförbindelsen belastar kommunens resultat och ska hanteras i samband med beslut om ekonomiska ramar i driftbudgeten. Pensionsskulden innebär en risk då den faktiska livslängden för medarbetarna är oviss. Kommunledningsförvaltningen fick i samband med uppföljning av kommunens ekonomiska läge för perioden januari-april 2108 i uppdrag att se över möjligheten att lösa in en del av pensionsskulden (KS 83/2018). Kommunledningsförvaltningen har bett Skandia, kommunens nuvarande pensionsadministratör, att ta fram en premieillustration för vad en inlösen på cirka mkr av IPR, ansvarsförbindelsen, skulle medföra i lägre årliga pensionskostnader. Kommunledningsförvaltningen föreslår att Vingåkers kommun löser in den intjänade pensionsrätten, IPR, för individer födda åren och att inlösen ska genomföras senast årsskiftet 2018/2019 med resultatpåverkan Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Premieillustration Smart utbetalning, Inlösen av intjänad pensionsrätt PFA Skandia, informationsblad Smart utbetalning försäkrar framtida pensionsutbetalningar Justerandes sign Utdragsbestyrkande 89

90 vingaker.se 1 (3) TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Till kommunstyrelsen Handläggare Elin Höghielm , Elin.hoghielm@vingaker.se Diarienummer KS 2018/482 Inlösen av pensionsåtagande Förslag till beslut Kommunledningsförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar att föreslå att kommunfullmäktige beslutar att 1. Vingåkers kommun löser in den intjänade pensionsrätten, IPR, för individer födda åren i enlighet med förvaltningens förslag. Inlösen ska ske senast årsskiftet 2018/2019 med resultatpåverkan på Beskrivning av ärendet Kommunens kostnader för pensioner ökar i takt med att fler personer går i pension. Merparten av pensionsåtagandet finns redovisat i den så kallade ansvarsförbindelsen, även kallad Intjänad pensionsrätt IPR. Kostnaden för utbetalning av pensioner ur ansvarsförbindelsen belastar kommunens resultat och ska hanteras i samband med beslut om ekonomiska ramar i driftbudgeten. Pensionsskulden innebär en risk då den faktiska livslängden för medarbetarna är oviss. Kommunledningsförvaltningen fick i samband med uppföljning av kommunens ekonomiska läge för perioden januari-april 2108 i uppdrag att se över möjligheten att lösa in en del av pensionsskulden (KS 83/2018). Kommunledningsförvaltningen har bett Skandia, kommunens nuvarande pensionsadministratör, att ta fram en premieillustration för vad en inlösen på cirka mkr av IPR, ansvarsförbindelsen, skulle medföra i lägre årliga pensionskostnader. Kommunledningsförvaltningen föreslår att Vingåkers kommun löser in den intjänade pensionsrätten, IPR, för individer födda åren och att inlösen ska genomföras senast årsskiftet 2018/2019 med resultatpåverkan Ärendets beredning Inom kommunledningsförvaltningen av ekonomichefen. Samråd har skett med personalchef. 90

91 vingaker.se 2 (3) Bakgrund Kommunens kostnader för pensioner ökar i takt med att fler personer går i pension. Merparten av pensionsåtagandet finns redovisat i den så kallade ansvarsförbindelsen. I samband med delårsrapporten per prognostiseras kommunens ansvarsförbindelse för pensioner inklusive särskild löneskatt att uppgå till 217,3 mkr vid årets slut. Kostnaden för utbetalning av pensioner ur ansvarsförbindelsen belastar kommunens resultat. Kostnaden ska hanteras i den årliga driftbudgeten. I samband med uppföljning av kommunens ekonomi för tertial 1, januari-april 2018, fick kommunledningsförvaltningen i uppdrag att undersöka möjligheten att lösa in en del av pensionsåtagandet i förtid för att minska de framtida kostnaderna för pensioner. Kommunen använder i nuläget Skandia som pensionsadministratör. Förvaltningens ståndpunkt Kommunens kostnader för pensioner upptar en stor del av den årliga budgeten. Under 2017 uppgick den totala kostnaden för pensioner till drygt 30 mkr. Utbetalningarna från pensionsskulderna accelererar då fler går i pension och vi lever allt längre samtidigt som arbetsgivaren har utlovat livslång pension till anställda. Detta innebär att det finns en stor risk med pensionsskulderna i och med att den faktiska livslängden är oviss. Den pensionsskuld som intjänats av kommunens medarbetare fram till och med kallas för Intjänad pensionsrätt (IPR) och redovisas som kommunens ansvarsförbindelse. Kommunledningsförvaltningen har bett Skandia ta fram en premieillustration för vad en inlösen på cirka mkr av IPR, ansvarsförbindelsen, skulle medföra i lägre årliga pensionskostnader. Skandias presentation innebär att kommunen löser in (betalar i förväg) IPR:en per för samtliga individer med födelseår Kommunen erlägger en engångspremie på 28,8 mkr exklusive löneskatt. Detta innebär ett förtida inlösen av kommande pensionsutbetalningar på 1,4 mkr per år exklusive löneskatt. Löneskatt tillkommer med 24,26 procent på både engångspremien med 7,0 mkr och de kommande pensionsutbetalningarna med 0,3 mkr. Premieillustrationen från Skandia är ett räkneexempel varför den slutliga offerten kan avvika marginellt beloppsmässigt från beräkningarna i premieillustrationen. Kortfattat innebär detta att kommunen använder ca 36 mkr (28,8+7,0 mkr) av tillgodohavanden på banken till att i förtid lösa in den intjänade pensionsrätten, IPR:en, för de individer som är födda åren Detta medför att kommunen slipper kostnader för årliga pensionsutbetalningar på ca 1,7 mkr (1,4+0,3 mkr) för dessa individer under kommande år. Osäkerhetsfaktorn som den faktiska livslängden medför innebär en risk. Hur många år kommunen slipper denna kostnad individer lever till cirka 85 år. Kommunledningsförvaltningen föreslår att Vingåkers kommun löser in den intjänade pensionsrätten, IPR, för individer födda åren och att inlösen ska genomföras senast årsskiftet 2018/2019 med resultatpåverkan

92 vingaker.se 3 (3) Konsekvenser Kommunens banktillgodohavanden minskar med inlösenbeloppet. I samband med delårsrapporten per uppgick banktillgodohavandet till 121,2 mkr. Kommunens resultat påverkas negativt med motsvarande inlösenbeloppet. Detta medför att ett negativt resultat uppstår i kommunens årsredovisning, men definieras som synnerliga skäl och kan undantas från kommunallagens balanskravsregler. Kommunens kostnader för pensionsutbetalningar minskar med cirka 1,7 mkr inklusive löneskatt per år framöver. Bilagor Premieillustration Smart utbetalning, Inlösen av intjänad pensionsrätt PFA Skandia, informationsblad Smart utbetalning försäkrar framtida pensionsutbetalningar Beslutet skickas till Ekonomienheten Personalenheten VINGÅKERS KOMMUN Kommunledningsförvaltningen Ralf Hedin Kommunchef Elin Höghielm Ekonomichef 92

93 Smart Utbetalning - försäkrar framtida pensionsutbetalningar Smart Utbetalning är en försäkring för arbetsgivare inom kommuner och landsting, som ska betala ut den s.k. Intjänade Pensionsrätten till före detta anställda. Utbetalningarna från pensionsskulderna accelererar, då fler går i pension och vi lever allt längre, samtidigt som arbetsgivaren har utlovat livslång pension till vissa anställda. Detta kan påverka kommande generationer genom t ex högre skatt, lägre samhällsinvesteringar eller urholkad samhällsservice. Med Smart Utbetalning kan ni redan idag försäkra de framtida pensionsutbetalningarna för Intjänad Pensionsrätt till en låg kostnad, oavsett den försäkrades ålder. ska dia: 93

94 FördeLar med Smart UtbetaLning Låg kostnad Slipp risken med oviss livslängd. Försäkrar individen oavsett ålder Livsvarig utbetalning och administration så här fungerar Smart Utbetalning Skandia förvaltar premieinbetalningarna för pensionsåtagandet och vi kan genom vår kapitalförvaltning maximera premieräntan. Det ger arbetsgivaren möjlighet att amortera på pensionsskulden till en låg kostnad. Vår unika möjlighet att maximera premieräntan beror på att vi matchar pensionsåtagandet med utbetalningstiden. Med Smart Utbetalning finns inte heller någon övre åldersgräns för att försäkra förmånen. Premier för indexering enligt kollektivavtalet tillkommer. I försäkringen ingår Livsvarig utbetalning och administration Förvaltning av pensionsåtagandet Försäkring mot oviss livslängd Livsvarig utbetalning och administration Smart Utbetalning tar hand om administrationen av era pensionsutbetalningar och skapar en tydlig utbetalningsplan. Det innebär att vi både betalar ut pensionen varje månad och erbjuder anställda och före detta anställda service och support via vår kundservice. KoLLektiva överskott kan bekosta framtida indexering Försäkringstagarna till Smart Utbetalning utgör ett eget sparkollektiv för att möjliggöra garanterade förmåner till lägre kostnad. I all försäkring finns det säkerhetsmariginaler och över tid kan det bildas överskott. Skandia är ett ömsesidigt bolag och skulle överskott uppstå. kan det användas till att bekosta framtida indexering som annars faktureras separat. Låga kostnader vi har ett stort kollektiv som innebär att vi kan hålla låga kostnader för kapitalförvaltningen och vi fokuserar på en hög premieränta utan solvensbegränsningar. Vi har även en effektiv och modern administration som håller nere kostnaderna för dig som kund. Slipp risken med oviss livslängd Med Smart Utbetalning slipper arbetsgivaren risken för att pensionskostnaderna blir högre än förväntat på grund av att vi lever allt längre. Som försäkringsbolag är vi proffs på att hantera och fördela risker. skandia: 94

95 skandia: Vingåker kommun Premieillustration Smart Utbetalning (ej offert) Inlösen av Intjänad pensionsrätt PFA Livförsäkringsbolaget Skandia, ömsesidigt Säte Stockholm Org.nr:

96 skandia: Innehåll Kontaktuppgifter Premieillustrationens förutsättningar Syftet med Smart Utbetalning Så här fungerar Smart Utbetalning Avgifter Om Skandia Liv Hållbarhet Livförsäkringsbolaget Skandia, ömsesidigt Säte Stockholm Org.nr:

97 Kontaktuppgifter skandia: Livförsäkringsbolaget Skandia, ömsesidigt Organisationsnummer: Adress: Lindhagensgatan STOCKHOLM Tel: Kontaktperson: Ulf Johansson (Affärschef Offentlig Affär) Tel: E-post: Livförsäkringsbolaget Skandia, ömsesidigt Säte Stockholm Org.nr:

98 sk ndia: Premieillustrationens förutsättningar Premieillustrationen omfattar individer med den kollektivavtalade förmånen Intjänad pensionsrätt (IPR) i Vingåker kommun med organisationsnummer Försäkringsgivare är Livförsäkringsbolaget Skandia, ömsesidigt med organisationsnummer , nedan kallad Skandia. Smart Utbetalning är under utveckling och klar för nyteckning hösten Premieillustrationen och kostnader är beräknade med följande förutsättningar; Inlösentidpunkt Utvalda individer födda Annat inlösenbelopp eller val av födelseår kan innebära annan räntebelastning. Premieillustrationen omfattar utvalda individer med Intjänad pensionsrätt Pågående utbetalningar Engångspremie Förmånsbeloppimån ,46 kr kr I. > Den totala engångspremien uppgår till ,46 kronor exklusive löneskatt. Det innebär inlösen av kommande pensionsutbetalningar på lår (exklusive löneskatt). Följande individer är exkluderade från urvalet och kvarstår som kontoförda förmåner: Individer med outredda förmåner, löner och anställningstider Individer med parallellanställningar Individer som omfattas av delfinansieringar Individer med pågående partiella eller pågående uttag Individer med slutbetald partiellt eller temporärt uttag där livsvarigt uttag kvarstår Individer med förmånsbelopp som är under 0,2% av ett prisbasbelopp Vid beräkningen har vi använt de pensionsgrundande uppgifter som finns registrerade hos Skandia vid en viss tidpunkt. Det innebär att förändringar av individernas pensionsgrundande uppgifterna efter denna tidpunkt kan innebära förändrade förmåner och premier. Pensionsförmånerna indexeras årligen i enlighet med gällande kollektivavtal, vilket innebär att årliga indexeringspremier tillkommer. Livförsäkringsbolaget Skandia, ömsesidigt Säte Stockholm Org.nr:

99 skandia: Avgifter Premieavgift Räntebelastning Utbeta I n i ngsavgift Kapitalavgift Kapitalförvaltningskostnad 0% 0,49% 0% 0% f.n 0,042% I räntebelastningen ingår bland annat kostnader för: Rä nteförva Itn i ng Administration och livsvarig pensionsutbetalning Finansiella policys och regelverk Tillsyn och regelefterlevnad Kollektiv ömsesidig konsolidering Om Skandia Liv Skandia är ett ledande pensionsbolag som har gett människor ekonomisk trygghet i 160 år och har en stark tradition av produktutveckling och samhällsengagemang. Vi skapar ett rikare liv för människor genom lösningar för pension, hälsa och sparande. Vi har 2 miljoner kunder, medarbetare och ett förvaltat kapital på 600 miljarder kronor. Hållbarhet Drivkraften för Skandias hållbarhetsarbete är att skapa ett rikare liv för våra kunder och samhället med sikte på att bli det ledande livbolaget i Sverige. Vi har en bred förankring i samhället med långsiktiga åtaganden gentemot offentlig sektor, individer och företag. Att tänka längre är kärnan i Skandias erbjudanden och genomsyrar vårt sätt att driva affären. Med hållbarhetsstrategin strävar vi efter att det sker med hänsyn till miljömässig, social och ekonomisk hållbarhet i alla delar av verksamheten. Läs gärna mer om Skandias engagemang i Skandias Hållbarhetsredovisning 2017 som finns tillgänglig på Skandias hemsida, skandia.se Premieillustrationen omfattar individer enligt bilaga. Bilaga 1, Premiebilaga individer med IPR Livförsäkringsbolaget Skandia, ömsesidigt Säte Stockholm Org.nr:

100 Syftet med Smart Utbetalning Syftet med Smart Utbetalning är att med en engångspremie försäkra framtida pensionsutbetalningar. Utbetalningarna från pensionsskulderna accelererar, då fler går i pension och vi lever allt längre, samtidigt som arbetsgivaren har utlovat livslång pension till tidigare anställda. Detta kan påverka kommande generationer genom t ex högre skatt, lägre samhällsinvesteringar eller urholkad samhällsservice. Med Smart Utbetalning kan ni redan idag försäkra framtida pensionsutbetalningar till en låg kostnad, oavsett den försäkrades ålder. Så här fungerar Smart Utbetalning Skandia förvaltar premieinbetalningarna för pensionsåtagandet och vi kan genom vår kapitalförvaltning maximera premieräntan. Det ger arbetsgivaren möjlighet att amortera på pensionsskulden till så låg kostnad som möjligt. Vår unika möjlighet att maximera premieräntan beror på att vi matchar pensionsåtagandet med utbetalningstiden. Premier för indexering enligt kollektivavtalet tillkommer. I försäkringen ingår Livsvarig utbetalning och administration Förvaltning av pensionsåtagandet Försäkring mot oviss livslängd Låga kostnader Vi har ett stort kollektiv som innebär att vi kan hålla låga kostnader för kapitalförvaltningen och vi fokuserar på en hög premieränta utan solvensbegränsningar före avkastning. Vi har även en effektiv och modern administration som håller nere kostnaderna för dig som kund. Slipp risken med oviss livslängd Med Smart Utbetalning slipper arbetsgivaren risken för att pensionskostnaderna blir högre än förväntat på grund av att vi lever allt längre. Som försäkringsbolag är vi proffs på att hantera risker och kan fördela risker på stora bestånd. Livsvarig utbetalning och administration Smart Utbetalning tar hand om administrationen av era pensionsutbetalningar och skapar en tydlig utbetalningsplan. Det innebär att vi både betalar ut pensionen varje månad och erbjuder anställda och före detta anställda service och support via vår kundservice. Kollektiva överskott tillbaka till kunderna I all försäkring finns det säkerhetsmarginaler och över tid kan det bildas överskott. Skandia är ett ömsesidigt bolag vilket innebär att om överskott uppstår, betalas det tillbaka till kunderna. Överskott som bildas i Smart Utbetalning kan finansiera indexeringar enligt kollektivavtalet. Livförsäkringsbolaget Skandia, ömsesidigt Säte Stockholm Org.nr:

101 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks KS 2018/335 Beslut om likvidation av Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet (SKTM) från och verksamhetsövergång Förslag till beslut Förslag till Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att: 1. Region Sörmland övertar verksamheten från Sörmlands kollektivtrafikmyndighet (SKTM) från a) Det egna kapitalet i SKTM återbetalas till medlemmarna och tillgångar och skulder övertas av Region Sörmland till bokförda värden enligt bifogad beskrivning. b) Förslag till aktieöverlåtelseavtal avseende Länstrafiken Sörmland AB godkänns. SKTM rekommenderar sina medlemmar att även godkänna bilagt avtal om miljöskuld 3. a) SKTM:s arkiv överlämnas till regionarkivet. b) Regionarkivet ges rätt att fatta retroaktiva gallringsbeslut för de handlingar som tas emot. c) Länstrafiken Sörmlands ABs arkiv hanteras enligt ovan (a-b). 4. Direktionen i SKTM får i uppdrag att genomföra likvidationen av förbundet enligt förbundsordningen 22, så snart det kan ske efter Mandatperioden förlängs för nuvarande ledamöter i direktionen tills likvidationen slutförts, dock längst till och med Respektive medlems fullmäktige föreslås fatta likalydande beslut. Sammanfattning av ärendet Landstinget Sörmland ska tillsammans med Regionförbundet Sörmland och SKTM bilda region från den 1 januari Som en del i den samordningen har landstinget och länets kommuner kommit överens om att landstinget (Region Sörmland) från den 1 januari 2019 ska bli regional kollektivtrafikmyndighet. Beslut om detta togs av SKTMs medlemmar under våren. Samtidigt beslutades om en ny överenskommelse om kollektivtrafik i länet samt viss skatteväxling. SKTMs direktion föreslås nu besluta att rekommendera kommunalförbundets medlemmar att avveckla förbundet samt överlåta den verksamhet som bedrivs av kommunalförbundet till den nya kollektivtrafikmyndigheten Region Sörmland. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 101

102 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Överlåtelsen sker per den 1 januari 2019 och baseras på bokslut 31 december Då erhålls en avstämd och granskad balansräkning. Förbundet omfattas av samma lagstiftning inom redovisningsområdet som regionen, vilket innebär att redovisningsprinciperna sammanfaller. Därefter sker fördelningen i följande steg: Det egna kapitalet fördelas enligt principerna i förbundsordningen och återbetalas till respektive medlem. Det egna kapitalet blir därmed 0 och kvarvarande tillgångar och skulder är lika stora. Regionen övertar samtliga tillgångar och skulder. Eftersom tillgångar och skulder är lika stora behöver ingen köpeskilling erläggas. Förbundets balansräkning är avvecklad och förbundets direktion i egenskap av likvidator, avger i enlighet med förbundsordningen en slutredovisning för sin förvaltning. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering. Avtal gällande betalningsansvar för eventuell miljöskuld Avtal avseende överlåtelse av aktierna i Länstrafiken i Sörmland AB. Tjänsteskrivelse från Landstinget Protokollsutdrag från SKTM Justerandes sign Utdragsbestyrkande 102

103 vingaker.se 1 (5) TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Kommunfullmäktige Handläggare Inger Malmqvist 0151/19100 Inger.malmqvist@vingaker.se Diarienummer Beslut om likvidation av Sörmlands kollektivtrafikmyndighet (SKTM) från och verksamhets övergång. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår fullmäktige att besluta om att: 1. Region Sörmland övertar verksamheten från Sörmlands kollektivtrafikmyndighet (SKTM) från a) Det egna kapitalet i SKTM återbetalas till medlemmarna och tillgångar och skulder övertas av Region Sörmland till bokförda värden enligt bifogad beskrivning. b Förslag till aktieöverlåtelseavtal avseende Länstrafiken Sörmland AB godkänns. SKTM rekommenderar sina medlemmar att även godkänna bilagt avtal om miljöskuld 3. a) SKTM:s arkiv överlämnas till regionarkivet. b)regionarkivet ges rätt att fatta retroaktiva gallringsbeslut för de handlingar som tas emot. c)länstrafiken Sörmlands ABs arkiv hanteras enligt ovan ( a-b). 4. Direktionen i SKTM får i uppdrag att genomföra likvidationen av förbundet enligt förbundsordningen 22, så snart det kan ske efter Mandatperioden förlängs för nuvarande ledamöter i direktionen tills likvidationen slutförts, dock längst till och med Respektive medlems fullmäktige föreslås fatta likalydande beslut. 103

104 vingaker.se 2 (5) Beskrivning av ärendet Landstinget Sörmland ska tillsammans med Regionförbundet Sörmland och SKTM bilda region från den 1 januari Som en del i den samordningen har landstinget och länets kommuner kommit överens om att landstinget (Region Sörmland) från den 1 januari 2019 ska bli regional kollektivtrafikmyndighet. Beslut om detta togs av SKTMs medlemmar under våren. Samtidigt beslutades om en ny överenskommelse om kollektivtrafik i länet samt viss skatteväxling. SKTMs direktion föreslås nu besluta att rekommendera kommunalförbundets medlemmar att avveckla förbundet samt överlåta den verksamhet som bedrivs av kommunalförbundet till den nya kollektivtrafikmyndigheten Region Sörmland. Överlåtelsen sker per den 1 januari 2019 och baseras på bokslut 31 december Då erhålls en avstämd och granskad balansräkning. Förbundet omfattas av samma lagstiftning inom redovisningsområdet som regionen, vilket innebär att redovisningsprinciperna sammanfaller. Därefter sker fördelningen i följande steg: 1. Det egna kapitalet fördelas enligt principerna i förbundsordningen och återbetalas till respektive medlem. Det egna kapitalet blir därmed 0 och kvarvarande tillgångar och skulder är lika stora. 2. Regionen övertar samtliga tillgångar och skulder. Eftersom tillgångar och skulder är lika stora behöver ingen köpeskilling erläggas. 3. Förbundets balansräkning är avvecklad och förbundets direktion i egenskap av likvidator, avger i enlighet med förbundsordningen en slutredovisning för sin förvaltning. Skäl till beslut Landstinget Sörmlandska tillsammans med Regionförbundet Sörmland och SKTM bilda region från den 1 januari. Ärendets beredning Under våren tog Sörmlands kollektivtrafikmyndighets (SKTM) medlemmar beslut om att tillsammans med Landstinget Sörmland och Regionförbundet Sörmland bilda en region. Bakgrund Förbundets tillgångar och skulder SKTMs finansiella anläggningstillgångar består av aktier i det helägda bolaget Länstrafiken Sörmland AB samt minoritetsandelar i AB Transitio, Mälardalstrafik Mälab AB och Samtrafiken i Sverige AB. Länstrafiken Sörmland AB och Samtrafiken i Sverige AB. Länstrafiken Sörmland AB äger i sin tur åtta fastigheter i form av bussdepåer i Eskilstuna, Flen, Katrineholm, Nyköping, Strängnäs, Trosa 104

105 vingaker.se 3 (5) och Vingåker samt en raststuga för förare i Nyköping. Som finansiell tillgång redovisas i bokslut 2017 en långfristig fordran i form av utlämnat lån till Länstrafiken Sörmland AB. Under 2018 bör det undersökas om lånet kan återbetalas till SKTM innan likvidationen. Eftersom Länstrafiken Sörmland AB är anslutet till landstingets koncernkonto kan lånebehovet lösas med en kredit på kontot. Med hjälp av PwC har en utredning genomförts av konsekvenser vid överlåtelse av samtliga aktier eller fastigheter och annan egendom i Länstrafiken Sörmland AB till Region Sörmland. Efter överväganden föreslås nu att Region Sörmland förvärvar samtliga aktier i Länstrafiken Sörmland AB till bokfört värde. I denna bedömning har tidsaspekten varit av stor betydelse. Utredningen har vidare belyst behovet av att hantera ansvaret för eventuella miljöskulder kopplade till SKTMs nuvarande verksamhet. Det bedöms som rimligt att nuvarande förbundsmedlemmar kommer överens om ett gemensamt ansvar för erforderliga åtgärder om det skulle visa sig vara aktuellt. Med hjälp av PwC har ett förslag till reglering av eventuell miljöskuld tillsammans med aktieöverlåtelseavtal tagits fram. Avtalet gällande betalningsansvaret för eventuell miljöskuld innebär att: 1)Om tillsynsmyndigheten genom beslut fasställer att någon av Parterna är ansvarig för åtgärdsbehov enligt miljöbalken är parterna överens om att kostnader förenade med detta åtgärdsbehov är gemensamma. Det som uppkommit efter marknadsundersökningarna ska bekostas av landstinget ensamt så vida parterna inte kommer överens om annat. 2) Under förutsättning att parterna inte enas om annan fördelningsnyckel ska de gemensamma kostnaderna fördelas enligt den fördelningsnyckel som följer av SKTM.s förbundsordning 20. Följande fördelning gäller då landstingets andel är hälften och kommunernas kostnad är hälften av kostnaderna fördelat inbördes efter respektive kommun invånarantal som det såg ut vid närmast föregående årsskifte (Avtalet se medföljande bilaga). Under hösten/vintern 2018 kommer marknadsundersökningar att genomföras på uppdrag av SKTM i syfte att skapa en bättre bild av markens miljömässiga beskaffenhet. I avtalet avseende överlåtelse av aktierna i Länstrafiken i Sörmland AB säljer ägarna Kommunalförbundet Sörmlands kollektivtrafikmyndighet org. nr samtliga aktier i Länstrafiken i Sörmland AB org.nr för kronor till Landstinget Sörmland org.nr De materiella anläggningstillgångarna består av trafikinventarier och övriga inventarier. Omsättningstillgångarna består utöver likvida medel, av kundfordringar och diverse kortfristiga fodringar och interimsfordringar. 105

106 vingaker.se 4 (5) Förbundets egna kapital motsvarar medlemmarnas insatskapital. Över- eller underskott respektive verksamhetsår har återbetalats eller tilläggsfakturerats respektive medlem. Avvecklings kostnader I bokslut 2018 ska förbundet avsätta medel för de avvecklingskostnader som beräknas uppstå efter Det kan t.ex. gälla kostnader för att direktionen ska kunna fullgöra sitt uppdrag som likvidator eller för migrering av data vid avveckling av IT-system. Hantering av tillgångar och skulder i likvidationen Hanteringen av tillgångar och skulder föreslås ske enligt följande principer: -Förbundets egna kapital återbetalas till medlemmarna -Samtliga anläggningstillgångar övertas av regionen till bokfört värde -De kortfristiga skulder som utgör semester- och övertidsskuld övertas av regionen och regleras vid uttag av den anställde. -Avsättningen till pensioner övertas av och hanteras fortsatt av regionen -Leverantörsskulder och övriga kortfristiga skulder regleras med värdet på omsättningstillgångarna -Bokföringsposter som är beräknade eller uppskattade och visar sig vara upptagna till ett för högt eller för lågt värde i bokslutet, kan om beloppet bedöms som väsentligt, hanteras efter överenskommelse. Arkiv Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet styrs av det offentligrättsliga regelverket för hantering av allmänna handlingar. Då kommunalförbundet kommer att upphöra vid regionbildningen måste frågan om förvaring och ansvar för arkiven fr.om lösas. Den bästa lösningen är att arkivet lämnas över till regionarkivet (nuvarande landstingsarkivet)för förvaring. Vid ett övertagande övertar regionarkivet ansvaret för handlingarna. I samband med ett beslut om likvidation ska därför även beslutas om överlämnande av kommunalförbundets arkiv till regionarkivet. Detta ska även innefatta arkivhandlingar för Länstrafiken AB. Se bilagd utredning. 106

107 vingaker.se 5 (5) Förvaltningens ståndpunkt Förvaltnings ståndpunkt och förslag är att kommunfullmäktige Bilagor Bilaga 1. Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkivoch informationshantering. Bilaga 2. Avtal gällande betalningsansvar för eventuell miljöskuld Bilaga 3. Avtal avseende överlåtelse av aktierna i Länstrafiken i Sörmland AB. VINGÅKERS KOMMUN kommunledningsförvaltningen Ralf Hedin Kommunchef 107

108 HANDLÄGGARE DATUM DOKUMENTNUMMER Jenny Johansson Enheten för informationsförsörjning och landstingsarkiv LS-LED Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering Innehåll Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering... 1 Bakgrund... 1 Regelverk och förutsättningar... 2 Hantering av arkivbildning och ansvar för arkiv... 2 Överlämnande av arkiv... 3 Bevarande, gallring och rensning... 4 Diarieföring inom regionen och hantering av öppna ärenden... 5 Hantering av IT-komponenter... 5 Bakgrund bildas Region Sörmland, där verksamhet inom nuvarande Landstinget Sörmland, Regionförbundet Sörmland och Sörmlands kollektivtrafikmyndighet (SKTM) kommer att ingå. De två sistnämnda är kommunalförbund där landstinget och länets samtliga kommuner är medlemmar. SKTM har även ett dotterbolag, Länstrafiken AB 1. Länstrafiken kommer att övergå till regionen genom aktieöverlåtelse. Regionförbundet och SKTM kommer att upphöra vid regionbildningen. Ett beslut om likvidation kommer att fattas av kommunalförbundens samtliga medlemmar. Landstingets 1 Bolaget Länstrafiken Sörmland AB ägdes tidigare gemensamt av Landstinget Sörmland och länets alla kommuner. När SKTM bildades 2012 övertog man ägandet av bolaget. SKTM förvarar handlingar både före och efter Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Tel: E-post: landstinget.sormland@dll.se Org.nr: SID 1(6) 108

109 HANDLÄGGARE DATUM DOKUMENTNUMMER Jenny Johansson Enheten för informationsförsörjning och landstingsarkiv LS-LED verksamhet kommer att fortgå inom regionen och regionbildningen innebär inte något byte av huvudman. Våren 2017 gjordes en förstudie av hur arkivbildningen inom landstinget skulle hanteras i samband med regionbildningen, LS-LED Förstudien kom fram till att landstingets arkivbildning skulle fortgå som tidigare men att det däremot behövde utredas vidare hur kommunalförbundens respektive arkiv ska hanteras och vilka åtgärder som behöver vidtas inför regionbildningen. Detta dokument syftar till att svara på detta. Regelverk och förutsättningar Landstinget Sörmland, Regionförbundet Sörmland och Sörmlands kollektivtrafikmyndighet styrs alla av det offentligrättsliga regelverket för hantering av allmänna handlingar. Däremot skiljer sig verksamheternas arkivorganisation åt. I Landstinget Sörmland är landstingsstyrelsen arkivmyndighet med landstingsarkivet som verkställande organ. Arkiv- och informationshanteringen regleras i ett arkivreglemente som omfattar samtliga myndigheter i landstinget samt de bolag, föreningar och stiftelser där landstinget har ett rättsligt bestämmande inflytande. Därutöver finns andra styrande dokument framtagna, t.ex. bevarande- och gallringsplaner. Hos Regionförbundet och SKTM är respektive organisations styrelse arkivmyndighet och ansvarar för kommunalförbundens arkivhantering. Man har dock ingen utbyggd arkivorganisation likt inom landstinget och inga anställda arkivarier eller motsvarande. Fr.o.m kommer regionsstyrelsen bli arkivmyndighet för Region Sörmland, inklusive för de verksamheter som tillkommer från tidigare kommunalförbund. Landstingsarkivet kommer att byta namn till regionarkivet, men inga förändringar i dess uppdrag kommer att ske och man kommer fortsatt att utgöra arkivmyndighetens verkställande organ. Hantering av arkivbildning och ansvar för arkiv Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Tel: E-post: landstinget.sormland@dll.se Org.nr: SID 2(6) 109

110 HANDLÄGGARE DATUM DOKUMENTNUMMER Jenny Johansson Enheten för informationsförsörjning och landstingsarkiv LS-LED Ett arkiv består av en arkivbildares samlade handlingar 2. Med arkivbildare avses t.ex. en myndighet, ett bolag, ett företag etc. Regionförbundet Sörmland och SKTM är två arkivbildare med varsitt arkiv. Arkivbildningen utgår ifrån verksamhetens organisationstillhörighet och vid byte av huvudman ska arkivbildningen brytas och en ny arkivbildning påbörjas inom den nya organisationen. Detta innebär att regionförbundets och SKTMs arkivbildning ska brytas i samband med regionbildningen och att de handlingar som inkommit/upprättats av respektive förbund t.o.m ska hållas isär från de handlingar som inkommer/upprättas fr.o.m Regionförbundet och SKTM ansvarar för hantering och förvaring av sina respektive arkiv. Då båda kommunalförbunden kommer att upphöra vid regionbildningen måste frågan om förvaring och ansvar för arkiven fr.o.m lösas. Då en samlokalisering av verksamheterna ska ske är det bästa alternativet att arkiven överlämnas till regionarkivet (nuvarande landstingsarkivet) för förvaring. Vid ett övertagande övertar regionarkivet ansvaret för handlingarna. Ett överlämnande av arkivhandlingar ska beslutas om av kommunalförbundens samtliga parter. I samband med beslut om likvidation ska därför även beslutas om överlämnande av respektive kommunalförbunds arkiv till regionarkivet. Detta ska även innefatta arkivhandlingar för Länstrafiken AB. Överlämnande av arkiv Regionförbundet och SKTM ansvarar för att färdigställa sina respektive arkiv inför leverans till regionarkivet/landstingsarkivet i enighet med landstingsarkivets krav. Detta innebär att respektive verksamhet behöver 1. Inventera sina handlingar. Detta innebär att säkerställa att man vet var man förvarar information, såsom i arkivlokaler, arkivskåp, hos enskilda handläggare och hur mycket informationsmängder det rör sig om. Men även digital information som inte hanteras i system, såsom på nätverksytor eller projektplatser, behöver ses över. För digitala system genomförs en inventering inom delprojekt IT, se nedan, vilket ska samordnas med landstingsarkivet. 2 Arkivlagen (1990: 782) 3 anger att en myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Tel: E-post: landstinget.sormland@dll.se Org.nr: SID 3(6) 110

111 HANDLÄGGARE DATUM DOKUMENTNUMMER Jenny Johansson Enheten för informationsförsörjning och landstingsarkiv LS-LED Utreda vilka handlingar som ska levereras till regionarkivet och vilka som ev kan gallras eller rensas. Se nedan vad som gäller angående bevarande, gallring och rensning. 3. Genomföra eventuell gallring eller rensning. 4. Ordna de handlingar som ska levereras enligt landstingsarkivets instruktioner. 5. Upprätta arkivbeskrivning enligt landstingsarkivets mall. 6. Genomföra leverans enligt överenskommelse med landstingsarkivet. Ovanstående genomförs i dialog med regionarkivet. Om det finns handlingar som ska gallras men vars gallringsfrist löper ut efter rådgörs med landstingsarkivet om hur handlingarna ska förvaras i väntan på gallring och vem som ska verkställa gallringen. Om det finns handlingar som ska levereras till regionarkivet men där verksamheten har behov av att ha tillgång till handlingarna i närarkiv eller liknande för en tid framöver rådgörs med landstingsarkivet hur och när överlämnande ska ske. Bevarande, gallring och rensning Kommunalförbund liksom landsting och regioner lyder under lagstiftning som rör hantering av allmänna handlingar. Arkivlagens 3 anger att allmänna handlingar ska bevaras, men gallring får genomföras om informationen bedöms sakna värde utifrån 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Gallring får därmed endast ske om det gjorts en bedömning av handlingarnas informationsvärde enligt ovan och det fattats gallringsbeslut som anger att informationen får gallras och med vilken gallringsfrist. I samband med bevarande och gallring talas ibland även om rensning. Att rensa innebär att göra sig av med information som inte utgör allmänna handlingar. T.ex. ej färdigställd information, utkast och anteckningar som enbart har förts för det egna minnet och inte tillför sakuppgifter i ärenden. En rensning, till skillnad från gallring, får ske utan att det finns beslut därom och när helst handläggaren önskar. Landstingsarkivets personal kan vara behjälplig för att avgöra om handlingar är allmänna eller inte. Regionförbundet och SKTM ansvarar för bevarande- och gallring av sina allmänna handlingar. Landstingsarkivets personal kan vara rådgivande vid behov men landstingsstyrelsen har endast mandat att fatta beslut om gallring för de verksamheter som Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Tel: E-post: landstinget.sormland@dll.se Org.nr: SID 4(6) 111

112 HANDLÄGGARE DATUM DOKUMENTNUMMER Jenny Johansson Enheten för informationsförsörjning och landstingsarkiv LS-LED lyder under landstingets arkivreglemente, dvs landstingets nämnder, bolag och eventuella föreningar och stiftelser. Fr.o.m kommer arkivreglemente och föreskrifter om bevarande- och gallring att gälla hela regionens verksamhet. Arkivmyndigheten (regionstyrelsen) har däremot inte automatiskt rätt att fatta beslut retroaktivt gällande de handlingar som man tar emot från kommunalförbunden. För att säkerställa eventuella framtida behov av gallringsutredningar och gallringsbeslut bör beslut fattas av kommunalförbundens medlemmar i samband med likvidationen om att regionarkivet får fatta gallringsbeslut retoraktivt för de handlingar i de arkiv man tar emot. Detta ska även omfatta handlingar från Länstrafiken AB. Diarieföring inom regionen och hantering av öppna ärenden Inom landstinget används dokumenthanteringssystemet 360 med del för diarieföring och för dokumenthantering utanför diariet. Även SKTM använder sig av 360 i landstingets tekniska miljö men hanterar sina ärenden i en egen åtkomstgrupp avskild från landstingets dokumenthantering. Regionförbundet Sörmland diarieför idag i systemet PACT, vilket endast används för ärenderegistrering och inte för dokumentlagring. Efter att regionbildningen träder i kraft ska diarieföring ske i 360 och SKTM kommer inte längre ha en särskild åtkomstgrupp. Landstingets huvudregistratur svarar för förberedelser inför detta, inklusive eventuella utbildningsinsatser. Inför regionbildningen behöver kommunalförbunden avsluta sina pågående ärenden i största möjliga mån. Det behöver utredas hur de ärenden som måste vara öppna efter ska hanteras. Utredning ska ske i dialog mellan landstingsarkivet, landstingets huvudregistratur och representanter från kommunalförbunden. För regionförbundets del behöver även säkerställas att handläggare har fortsatt tillgång till informationen i PACT för att kunna återsöka ärenden. PACT ska också bevaras för framtiden, se avsnitt Hantering av IT-komponenter nedan. Hantering av IT-komponenter En utredning av hantering av IT-komponenter efter regionbildningen pågår parallellt inom delprojekt IT. Projektet syftar till att utreda vilka IT-komponenter från regionförbundet och SKTM som ska föras in i regionen och vilka som ska avvecklas. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Tel: E-post: landstinget.sormland@dll.se Org.nr: SID 5(6) 112

113 HANDLÄGGARE DATUM DOKUMENTNUMMER Jenny Johansson Enheten för informationsförsörjning och landstingsarkiv LS-LED Respektive kommunalförbund ansvarar för avveckling och kostnader i samband med det. Detta innefattar även ansvar för bevarande och gallring i de fall information lagras i ITkomponenterna, men landstingsarkivets personal kan vara rådgivande i bevarande- och gallringsutredningar. Om ett digitalt bevarande i landstingets system för e-arkivering, R7e-arkiv blir aktuellt måste möjligheter till detta utredas vidare. Kontakt ska tas med den lokala objektsspecialisten i landstinget. En e-arkivering i R7e-arkiv innebär engångskostnader för framtagande av exportprogram samt personalkostnader i samband med inleverans av informationen. Arbetet med inleveranser sker ofta genom att en projektgrupp tillsätts. Det kan också sträcka sig över en längre tidsperiod innebärande att man måste ta höjd för att de organisationer som ska bära kostnaderna inte kommer att finnas kvar i sin nuvarande form under arbetets gång. De IT-komponenter som inte avvecklas i samband med regionbildningen kommer att föras över till regionen och fördelas i aktuella förvaltningsobjekt enligt landstingets förvaltningsstyrningsmodell pm3. Strikt arkivbildarmässigt borde informationen i systemen särskiljas från före och efter regionbildningen då den tillhör olika huvudmän, på samma sätt som information i övrigt hanteras enligt avsnitt Hantering av arkivbildning och ansvar för arkiv ovan. Ett sådant arbete skulle dock vara mycket omfattande och bedöms inte ekonomiskt försvarbart. Landstingsarkivet föreslår därför att man istället hanterar detta vid en framtida e-arkivering per IT-komponent. Det är då viktigt att det finns dokumentation om respektive IT-komponent som visar på när informationen är ifrån och hur den använts. Landstingets mall för systembeskrivning kan användas för att dokumentera detta. Systembeskrivningen ska förvaltas med övrig systemdokumentation inom förvaltningsobjekten tills en avveckling blir aktuell och då delges regionarkivet. Beskrivningen upprättas med fördel tillsammans med representanter från kommunalförbunden som har kunskap om systemen. För att ge en översikt bör även den dokumentation som listar respektive kommunalförbunds IT-komponenter och som tas fram inom delprojekt IT bifogas respektive arkivbeskrivning i samband med leverans till regionförbundet enligt avsnitt Överlämna arkiv, punkt 5. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Tel: E-post: landstinget.sormland@dll.se Org.nr: SID 6(6) 113

114 Slutligt utkast 4 september 2018 Avtal gällande betalningsansvar för eventuell miljöskuld 114

115 1. Parter 1. Landstinget Sörmland org. nr Eskilstuna kommun, org. nr Flen kommun, org. nr Gnesta kommun, org. nr Katrineholms kommun, org. nr Nyköping kommun, org. nr Oxelösund kommun, org. nr Strängnäs kommun, org. nr Trosa kommun, org. nr Vingåker kommun, org. nr Parterna benämns i det följande för Landstinget respektive Kommunerna och gemensamt för Parterna. 2. Inledning och bakgrund 2.1. Landstinget har efter beslut i landstingsfullmäktige den 26 september 2017 ( Beslutet ) hos regeringen ansökt om att få överta det regionala utvecklingsansvaret enligt Lag (2010:630) om regionalt utvecklingsansvar i vissa län. Formellt blir Landstinget region genom att Södermanlands län efter riksdagsbeslut skrivs in i lagen. I samband med detta föreslås även landstinget (regionen) överta ansvaret som länets regionala kollektivtrafikmyndighet enligt Lag (2010:1065) om kollektivtrafik Ansvaret som länets regionala kollektivtrafikmyndighet har idag Kommunalförbundet Sörmlands kollektivtrafikmyndighet ( SKTM ) med Landstinget och Kommunerna som medlemmar. Som en konsekvens av Beslutet kommer SKTM avvecklas/likvideras SKTM äger bolaget Länstrafiken i Sörmland AB ( Bolaget ) som har till föremål för sin verksamhet att på uppdrag av SKTM biträda myndigheten, förvalta, förvärva och sälja fastigheter samt förvalta ingångna avtal till stöd för den regionala kollektivtrafik som myndigheten ansvarar för enligt lag (2010:1065) om kollektivtrafik Som en ytterligare konsekvens av Beslutet har SKTM och Landstinget kommit överens om att Landstinget genom Avtal avseende överlåtelse av aktierna i Länstrafiken i Sörmland AB ( Överlåtelseavtalet ) daterat den # förvärvar samtliga aktier i Bolaget Enligt SKTM finns det en risk för miljöskulder inom byggnader och mark som ägs av Bolaget. SKTM kommer genomföra markundersökningar innan årsskiftet 2018/2019 i syfte att fastställa åtgärdsbehov, som uppstått inom byggnader och mark som ägs av Bolaget, under den tid SKTM bedrivit verksamhet ( Markundersökningarna ). Det finns 2 115

116 således osäkerhet om vilket åtgärdsbehov som finns och vem som i så fall är ansvarig för åtgärderna enligt miljöbalken. 3. Parternas skyldigheter 3.1. Om tillsynsmyndighet genom beslut fastställer att någon av Parterna är ansvarig för åtgärdsbehov enlig miljöbalken är Parterna överens om att kostnader förenade med detta åtgärdsbehov är gemensamma. Nyssnämnda gäller med begränsningen att åtgärdsbehov som tillsynsmyndighet beslutar att någon av Parterna ansvarar för som uppkommit efter Markundersökningarna ska bekostas av Landstinget ensamt, såvida parterna inte kommer överens om annat Under förutsättning att Parterna inte enas om annan fördelningsnyckel är Parterna överens om att gemensamma kostnader ska fördelas mellan Parterna enligt den fördelningsnyckel som följer av SKTM:s förbundsordning 20. Det vill säga att Landstingets andel är hälften av kostnaderna. Kommunernas andel är hälften av kostnaderna fördelat inbördes efter respektive kommuns invånarantal, som det såg ut vid närmast föregående årsskifte 3.3. Detta avtals giltighet är villkorat av att erforderliga beslut fattas av Parterna samt att tillträde av aktierna i Bolaget sker enligt Överlåtelseavtalet. # den Detta avtal har upprättats i tio exemplar, varav Parterna tagit var sitt. Landstinget Sörmland Eskilstuna kommun Xx Flen kommun Xx Gnesta kommun Xx Katrineholms kommun Xx Nyköping kommun Xx Oxelösund kommun Xx Strägnäs kommun Xx Trosa kommun Xx Vingåker kommun 3 116

117 Xx Xx 4 117

118 Slutligt utkast 4 september 2018 Avtal avseende överlåtelse av aktierna i Länstrafiken i Sörmland AB mellan Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet och Landstinget Sörmland 118

119 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Bakgrund Överlåtelse Köpeskillingen och dess betalning Tillträde Villkor för Tillträde Säljarens garantier... 4 Sida 2 av 5 119

120 Detta avtal avseende överlåtelse av aktier ( Överlåtelseavtalet ) har denna dag slutits mellan: Kommunalförbundet Sörmlands kollektivtrafikmyndighet, org. nr , med registrerad adress Box 591, Nyköping ( Säljaren ) och Landstinget Sörmland, org. nr , med registrerad adress Repslagaregatan 19, Nyköping ( Köparen ). Säljaren och Köparen benämns nedan var för sig som Part och gemensamt som Parterna. 1. Bakgrund Säljaren äger samtliga # aktier ( Aktierna ) i Länstrafiken i Sörmland AB, org. nr ( Bolaget ). Bolaget har till föremål för sin verksamhet att på uppdrag av Säljaren biträda myndigheten, förvalta, förvärva och sälja fastigheter som förvalta ingångna avtal till stöd för den regionala kollektivtrafik som myndigheten ansvarar för enligt lag (2010:1065) om kollektivtrafik. Köparen har efter beslut i landstingsfullmäktige den 26 september 2017 hos regeringen ansökt om att få överta det regionala utvecklingsansvaret enligt Lag (2010:630) om regionalt utvecklingsansvar i vissa län. Formellt blir landstinget region genom att Södermanlands län efter riksdagsbeslut skrivs in i lagen. I samband med detta föreslås även landstinget (regionen) överta ansvaret som länets regionala kollektivtrafikmyndighet enligt Lag (2010:1065) om kollektivtrafik. Säljaren ska som en konsekvens av beslutet avvecklas. Säljaren önskar därför sälja och Köparen önskar köpa Aktierna. I syfte att reglera överlåtelsen av Aktierna ingår Parterna nu Överlåtelseavtalet. 2. Överlåtelse Säljaren överlåter härmed Aktierna till Köparen och Köparen förvärvar härmed Aktierna från Säljaren. Äganderätten till Aktierna övergår till Köparen på tillträdesdagen, förutsatt att villkoren enligt punkt 5 nedan är uppfyllda 3. Köpeskillingen och dess betalning Köpeskillingen för Aktierna uppgår till kronor, vilket motsvarar aktiernas bokförda värde Köpeskillingen ska regleras i samband med att Säljaren avvecklas/likvideras Sida 3 av 5 120

121 4. Tillträde Tillträde ska äga rum på tillträdesdagen på den plats som Parterna kommer överens om. Tillträdesdagen sker enligt överenskommelse. Vid Tillträdet ska följande åtgärder vidtas. Säljaren och Köparen ska bekräfta att villkoren enligt punkt 5 är uppfyllda. Säljaren ska: till Köparen överlämna aktiebrev representerande Aktierna transporterade på Köparen; tillse att Köparen införs som ägare av Aktierna i Bolagets aktiebok och till Köparen överlämna aktieboken; 5. Villkor för Tillträde Parterna är överens om att uppfyllandet av följande villkor är en förutsättning för att Tillträde ska genomföras. Förbundsdirektionen i Säljaren har fattat beslut om att godkänna överlåtelsen av Aktierna på de villkor som framgår av Överlåtelseavtalet och sådant beslut har även vunnit laga kraft. Respektive fullmäktige i Säljarens medlemmar har godkänt överlåtelsen på de villkor som framgår av Överlåtelseavtalet och sådant beslut har även vunnit laga kraft. Köparens har fattat beslut om att godkänna förvärvet av Aktierna på de villkor som framgår av Överlåtelseavtalet. Säljarens medlemmar har ingått avtal gällande betalningsansvar för eventuell miljöskuld i Bolaget. Inga väsentliga brott ska föreligga avseende garantierna i punkt Säljarens garantier Säljaren har full oinskränkt äganderätt till Aktierna, vilka utgör samtliga aktier i Bolaget. Både Säljaren och Köparen har mycket god kännedom om tillgångar, skulder och förpliktelser i Bolaget. Säljaren lämnar därför inga övriga garantier, utöver vad som angivits ovan. Överlåtelseavtalet har upprättats i två exemplar, varav Parterna tagit var sitt. Sida 4 av 5 121

122 Ort: Ort: Datum: Datum: Kommunalförbundet Sörmlands kollektivtrafikmyndighet Landstinget Sörmland Namn: Namn: Namn: Namn: Sida 5 av 5 122

123 H A N D L Ä G G A R E Caroline Dexfalk Susanne Gårdö Carl Nordblom D A T U M Beslutsunderlag likvidation SKTM och verksamhetsövergång Förslag till beslut 1. Region Sörmland övertar verksamheten från Sörmlands kollektivtrafikmyndighet (SKTM) från a) Det egna kapitalet i SKTM återbetalas till medlemmarna och tillgångar och skulder övertas av Region Sörmland till bokförda värden enligt bifogad beskrivning. b) Förslag till aktieöverlåtelseavtal avseende Länstrafiken Sörmland AB godkänns. SKTM rekommenderar sina medlemmar att även godkänna bilagt avtal om miljöskuld. 3. a) SKTMs arkiv överlämnas till regionarkivet. b) Regionarkivet ges rätt att fatta retroaktiva gallringsbeslut för de handlingar som tas emot. c) Länstrafiken Sörmland ABs arkiv hanteras enligt ovan a-b). 4. Direktionen i SKTM får i uppdrag att genomföra likvidation av förbundet enligt förbundsordningen 22, så snart det kan ske efter Mandatperioden förlängs för nuvarande ledamöter i direktionen tills likvidationen slutförts, dock längst till och med Respektive medlems fullmäktige föreslås fatta likalydande beslut. Ärendebeskrivning Landstinget Sörmland ska tillsammans med Regionförbundet Sörmland och SKTM bilda region från den 1 januari Som en del i den samordningen har landstinget och länets kommuner kommit överens om att landstinget (Region Sörmland) från den 1 januari 2019 ska bli regional kollektivtrafikmyndighet. Beslut om detta togs av SKTMs medlemmar under våren. Samtidigt beslutades om en ny överenskommelse om kollektivtrafik i länet samt viss skatteväxling. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR L:\Nämndprotokoll\KS\Ksau\Kallelser 2018\Handlingar till KS au \16. Avveckling av SKTM\Landstingent Tjänsteutlåtande och förslag till SID 1(4) beslut likvidation SKTM och verksamhetsövergång.docx Utskriftsdatum: :52 123

124 SKTMs direktion föreslås nu besluta att rekommendera kommunalförbundets medlemmar att avveckla förbundet samt överlåta den verksamhet som bedrivs av kommunalförbundet till den nya kollektivtrafikmyndigheten Region Sörmland. Förbundets tillgångar och skulder I årsredovisningen för 2017 uppgår balansomslutningen till 233 mnkr. SKTMs finansiella anläggningstillgångar består av aktier i det helägda bolaget Länstrafiken Sörmland AB samt minoritetsandelar i AB Transitio, Mälardalstrafik Mälab AB och Samtrafiken i Sverige AB. Länstrafiken Sörmland AB äger i sin tur åtta fastigheter i form av bussdepåer i Eskilstuna, Flen, Katrineholm, Nyköping, Strängnäs, Trosa och Vingåker, samt en raststuga för förare i Nyköping. Som finansiell tillgång redovisas i bokslut 2017 en långfristig fordran i form av utlämnat lån till Länstrafiken Sörmland AB. Under 2018 bör det undersökas om lånet kan återbetalas till SKTM innan likvidationen. Eftersom Länstrafiken Sörmland ABär anslutet till landstingets koncernkonto kan lånebehovet lösas med en kredit på det kontot. Med hjälp av PwC har en utredning genomförts av konsekvenser vid överlåtelse av samtliga aktier eller fastigheter och annan egendom i Länstrafiken Sörmland AB till Region Sörmland. Efter överväganden föreslås nu att Region Sörmland förvärvar samtliga aktier i Länstrafiken Sörmland AB till bokfört värde. I denna bedömning har tidsaspekten varit av stor betydelse. Utredningen har vidare belyst behovet av att hantera ansvaret för eventuella miljöskulder kopplade till SKTMs nuvarande verksamhet. Det bedöms som rimligt att nuvarande förbundsmedlemmar kommer överens om ett gemensamt ansvar för erforderliga åtgärder om det skulle visa sig vara aktuellt. Med hjälp av PwC har ett förslag till reglering av eventuell miljöskuld tillsammans med aktieöverlåtelseavtal tagits fram. Under hösten/vintern 2018 kommer marknadsundersökningar att genomföras på uppdrag av SKTM i syfte att skapa en bättre bild av markens miljömässiga beskaffenhet. De materiella anläggningstillgångarna består av trafikinventarier och övriga inventarier. Omsättningstillgångarna består utöver likvida medel, av kundfordringar och diverse kortfristiga fordringar och interimsfordringar. ORG NR L:\Nämndprotokoll\KS\Ksau\Kallelser 2018\Handlingar till KS au \16. Avveckling av SKTM\Landstingent Tjänsteutlåtande och förslag till SID 2(4) beslut likvidation SKTM och verksamhetsövergång.docx Utskriftsdatum: :52 124

125 Förbundets egna kapital motsvarar medlemmarnas insatskapital. Över- eller underskott respektive verksamhetsår har återbetalats eller tilläggsfakturerats respektive medlem. Som avsättning redovisas förbundets pensionsskuld. Förbundet har inga långfristiga skulder. De kortfristiga skulderna består av leverantörsskulder, semester- och övertidsskulder till personalen samt övriga kortfristiga skulder och interimsskulder. Arkiv Se bilagd utredning. Avvecklingskostnader I bokslut 2018 ska förbundet avsätta medel för de avvecklingskostnader som beräknas uppstå efter Det kan t.ex. gälla kostnader för att direktionen ska kunna fullgöra sitt uppdrag som likvidator eller för migrering av data vid avveckling av IT-system. Hantering av tillgångar och skulder i likvidationen Hantering av tillgångar och skulder föreslås ske enligt följande principer: - Förbundets egna kapital återbetalas till medlemmarna - Samtliga anläggningstillgångar övertas av regionen till bokfört värde - De kortfristiga skulder som utgör semester- och övertidsskuld övertas av regionen och regleras vid uttag av den anställde - Avsättningen till pensioner övertas av och hanteras fortsatt av regionen - Leverantörsskulder och övriga kortfristiga skulder regleras med värdet på omsättningstillgångarna - Bokföringsposter som är beräknade eller uppskattade och visar sig vara upptagna till ett för högt eller för lågt värde i bokslutet, kan om beloppet bedöms som väsentligt, hanteras efter överenskommelse. Hantering av överlåtelsen Överlåtelsen sker per den 1 januari 2019 och baseras på bokslut 31 december Då erhålls en avstämd och granskad balansräkning. Förbundet omfattas av samma lagstiftning inom redovisningsområdet som regionen, vilket innebär att redovisningsprinciperna sammanfaller. ORG NR L:\Nämndprotokoll\KS\Ksau\Kallelser 2018\Handlingar till KS au \16. Avveckling av SKTM\Landstingent Tjänsteutlåtande och förslag till SID 3(4) beslut likvidation SKTM och verksamhetsövergång.docx Utskriftsdatum: :52 125

126 Därefter sker fördelning i följande steg: 1. Det egna kapitalet fördelas enligt principerna i förbundsordningen och återbetalas till respektive medlem. Det egna kapitalet blir därmed 0 och kvarvarande tillgångar och skulder är lika stora. 2. Regionen övertar samtliga tillgångar och skulder. Eftersom tillgångar och skulder är lika stora behöver ingen köpeskilling erläggas. 3. Förbundets balansräkning är avvecklad och förbundets direktion i egenskap av likvidator, avger i enlighet med förbundsordningen en slutredovisning för sin förvaltning. ORG NR L:\Nämndprotokoll\KS\Ksau\Kallelser 2018\Handlingar till KS au \16. Avveckling av SKTM\Landstingent Tjänsteutlåtande och förslag till SID 4(4) beslut likvidation SKTM och verksamhetsövergång.docx Utskriftsdatum: :52 126

127 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmlands KoUektivtrafikmyndighet Protokoll från direktionens sammanträde i Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet den 4 oktober 2018, Hotell Blommenhof Nyköping, kl Justerad paragraf: 3 justerades omedelbart vid sammanträdet. Närvarande: Monica Johansson (S), ordförande Daniel Portnoff (M), vice ordförande Carl Werner (MP), ledamot Magnus Leivik (M), ledamot Ingrid Jerneborg Glimne (M), ledamot Mattias Claesson (C), ledamot Urban Granström (S), ledamot Göran Dahlström (S), ledamot Jan-Erik Larsson (S), ledamot Catharina Fredriksson (S), ledamot Sarita Hotti (S), ledamot Annelie Bengtsson (S), ledamot Johan Rocklind (S), ersättare Leif Lindström (S), ersättare Förhindrade: Ann-Sofie Lifvenhage (M), ledamot Jacob Högfeldt (M), ledamot Övriga närvarande: Lars Härnström (M), ersättare Dag Bergentoft (M), ersättare Christer Nodernar (M), ersättare Anna af Sillen (M), ersättare Greta Suven (MP), ersättare Ann-Sofie Soleby-Eriksson (S), ersättare Helena Ekroth (SKTM), tjänsteperson Henrik Sollenborn (SKTM), tjänsteperson Carl Nordblom (SKTM), tjänsteperson Helena Fransson (SKTM), tjänsteperson Matthias Pfeil (SKTM), tjänsteperson Hanna Bergström (SKTM), tjänsteperson Åsa Bjerke (SKTM), tjänsteperson Helene Lundkvist Lontos (SKTM), tjänsteperson Ulrika Åkerblom Sandberg (SKTM), tjänste person Emma Ehrenkrona (SKTM), tjänsteperson Emil Berglund, (SKTM), tjänsteperson Jacob Annerfors (Landstinget), tjänsteperson Kommunalförbundet Sörmlands Kollektlvtrafikmvndighet - SörmlandstrafJken Sid 1(71 127

128 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet A. Sammanträdet öppnas Ordföranden öppnade sammanträdet. B. Upprop Helena Fransson genomförde uppropet. C. Val av justerare för sammanträdet Daniel Portnoff valdes att justera protokollet jämte ordförande. D. Godkännande av dagordning Direktionen godkände dagordningen. E. Ärenden Kommunalförbundet Sörmlands Kol'ektivtrafikmvndighet - Sörmlandstraflken Sid 2(7) 128

129 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmland. Kolleklivlrafikmyndighel 3 Aweckling av Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Föredragande: Carl Nordblom, Henrik Sollenborn och Emma Ehrenkrona Bilaga: Akt ieöverlåtelseavtaj länstrafiken AB Avtal gällande beta In illgsan svar för eventuell miljöskuld. Utred ning av arkiv- och i n fo rm a tionsha n te ring Beslut Under förutsättning att samtliga medlemmar fattar erforderliga beslut i respektive fullmäktige beslutade direktionen följande. 1. Kommunalförbundet Sörmlands kollektivtrafikmyndighet (SKTM) överlåter sin verksamhet till Region Sörmland a) Det egna kapitalet i SKTM återbetalas till medlemmarna och tillgångar och skulder överlåts till Region Sörmland till bokförda värden. b) Förslag till aktieöverlåtelseavtal avseende Länstrafiken Sörmland AB godkänns. Direktionen rekommenderar SKTMs medlemmar att även godkänna bilagt avtal om miljöskuld. 3. a) SKTMs arkiv överlämnas till regionarkivet. b) Regionarkivet ges rätt att fatta retroaktiva gallringsbeslut för de handlingar som tas emot. c) Länstrafiken Sörmland ABs arkiv hanteras enligt ovan a-b). 4. Att genomföra likvidationen av SKTM enligt förbundsordningen 22, så snart det kan ske efter Att förlänga mandatperioden för nuvarande ledamöter i direktionen tills likvidationen slutförts, dock längst till och med Direktionen beslutade vidare att föreslå respektive medlemsfullmäktige Landstinget Sörmland, Eskilstuna kommun, Flens kommun, Gnesta kommun, Katrineholms kommun, Nyköpings kommun, Oxelösunds kommun, Strängnäs kommun, Trosa kommun och Vingåkers kommun, att godkänna SKTMs beslut enligt punkt 1-5 ovan, med undantag för rekommendation enligt punkt 2 b). Direktionen gav myndighetschefen i uppdrag att till följd av pågående regionbildning verkställa avvecklingen av SKTM. Direktionen gav Länstrafiken Sörmland AB ett ägardirektiv innebärandes att verkställa överlåtelsen av bolaget och dess verksamhet till Region Sörmland. Direktionen beslutade att omedelbart justera ärendet. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet - Sörmlandstrafjken Sid 3(7)

130 KOMMU NALFÖRBU N DET Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Ärende Inledning Landstinget Sörmland ska tillsammans med Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet (SKTM) och Regionförbundet Sörmland bilda region från den 1 januari Som en del i den samordningen har landstinget och länets kommuner kommit överens om att landstinget (Region Sörmland) från den 1 januari 2019 ska bli regional kollektivtrafikmyndighet. Beslut om detta togs av SKTMs medlemmar under våren. Samtidigt beslutades om en ny överenskommelse om kollektivtrafik i länet samt viss skatteväxling. För att kunna genomföra regionbildningen och sammanslagningen av landstinget, SKTM och Regionförbundet Sörmland till den nya regionen krävs att medlemmarna fattar beslut om avveckling och likvidering. Besluten består av fem punkter; överlåtelse av SKTMs verksamhet, principer för överlåtelse av tillgångar, hantering av arkiv, genomförandet av likvidationen samt förlängning av ledamöters mandatperiod. Alla medlemmar ombeds godkänna dessa beslut. Därtill föreslås direktionen fatta beslut avseende uppdrag till myndighetschefen att verkställa avvecklingen samt om nytt ägardirektiv till Länstrafiken Sörmland AB att verkställa överlåtelsen av bolagets och dess verksamhet till regionen. Nedan redogörs för grunderna för ärendets förslag till beslut. Förbundets tillgångar och skulder I myndighetens årsredovisning för 2017 uppgår balansomslutningen till 233 mnkr. De finansiella anläggningstillgångarna består av aktier i det helägda bolaget Länstrafiken Sörmland AB samt minoritetsandelar i AB Transitio, Mälardalstrafik Mälab AB och Samtrafiken i Sverige AB. Länstrafiken Sörmland AB äger i sin tur åtta fastigheter i form av bussdepåer i Eskilstuna, Flen, Katrineholm, Nyköping, Strängnäs, Trosa och Vingåker, samt en raststuga för förare i Nyköping. Som finansiell tillgång redovisas i bokslut 2017 en långfristig fordran i form av utlämnat lån till Länstrafiken Sörmland AB. Under 2018 bör det undersökas om lånet kan återbetalas till SKTM innan likvidationen. Eftersom Länstrafiken Sörmland AB är anslutet till landstingets koncernkonto kan lånebehovet lösas med en kredit på det kontot. Med hjälp av PwC har en utredning genomförts av konsekvenser vid överlåtelse av samtliga aktier eller fastigheter och annan egendom i Länstrafiken Sörmland AB till Region Sörmland. Efter överväganden föreslås nu att Region Sörmland förvärvar samtliga aktier i Länstrafiken Sörmland AB till bokfört värde. I denna bedömning har tidsaspekten varit av stor betydelse. Utredningen har vidare belyst behovet av att hantera ansvaret för eventuella miljöskulder kopplade till SKTMs nuvarande verksamhet. Det bedöms som rimligt att nuvarande förbundsmedlemmar kommer överens om ett gemensamt ansvar för erforderliga åtgärder om det skulle visa sig vara aktuellt. Med hjälp av PwC har ett förslag till avtal om reglering av eventuell miljöskuld tillsammans med Irq Kommunalförbundet Sörmlands KollektIvtrafikmyndighet - Sörmlandstrafiken ww w.sormlandstrafiken.se 130 Sid 417)

131 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmland, Koliektivtrafikmyndighet aktieöverlåtelseavtal tagits fram. Direktionen föreslås godkänna förslaget till aktieöverlåtelseavtal samt rekommendera respektive medlems fullmäktige att godkänna förslag till avtal om miljöskuld. Under hösten/vintern 2018 kommer markundersökningar att genomföras på uppdrag av SKTM i syfte att skapa en bättre bild av markens miljömässiga beskaffenhet. De materiella anläggningstillgångarna består av trafikinventarier och övriga inventarier. Omsättningstillgångarna består utöver likvida medel, av kundfordringar och diverse kortfristiga fordringar och interimsfordringar. Förbundets egna kapital motsvarar medlemmarnas insatskapital. Över- eller underskott respektive verksamhetsår har återbetalats eller tilläggsfakturerats respektive medlem. Som avsättning redovisas förbundets pensionsskuld. Förbundet har inga långfristiga skulder. De kortfristiga skulderna består av leverantörsskulder, semester- och övertidsskulder till personalen samt övriga kortfristiga skulder och interimsskulder. Arkiv Se bilagd utredning. Avvecklingskostnader I bokslut 2018 ska förbundet avsätta medel för kända avvecklingskostnader efter Det kan t.ex. gälla kostnader för att direktionen ska kunna fullgöra sitt uppdrag som likvidator. Hantering av tillgångar och skulder i likvidationen Hantering av tillgångar och skulder föreslås ske enligt följande principer: Förbundets egna kapital återbetalas till medlemmarna Samtliga anläggningstillgångar övertas av regionen till bokfört värde De kortfristiga skulder som utgör semester- och övertidsskuld övertas av regionen och regleras vid uttag av den anställde Avsättningen till pensioner övertas av och hanteras fortsatt av regionen Leverantörsskulder och övriga kortfristiga skulder regleras med värdet på omsättningstillgå ngarna Bokföringsposter som är beräknade eller uppskattade och visar sig vara upptagna till ett för högt eller för lågt värde i bokslutet, kan om beloppet bedöms som väsentligt, hanteras efter överenskommelse. Kommunalförbundet Sörmlands KollektivtrafIkmyndighet - SörmlandstrafIken Sid S (7) 131

132 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmlands KOllektivtrafikmyndighet Hantering av överlåtelsen Överlåtelsen sker per den 1 januari 2019 och baseras på bokslut 31 december Då erhålls en avstämd och granskad balansräkning. Förbundet omfattas av samma lagstiftning inom redovisningsområdet som regionen, vilket innebär att redovisningsprinciperna sammanfaller. Därefter sker fördelning i följande steg: Det egna kapitalet fördelas enligt principerna i förbundsordningen och återbetalas till respektive medlem. Det egna kapitalet blir därmed O och kvarvarande tillgångar och skulder är lika stora. Regionen övertar samtliga tillgångar och skulder. Eftersom tillgångar och skulder är lika stora behöver ingen köpeskilling erläggas. Förbundets balansräkning är avvecklad och förbundets direktion i egenskap av likvidator, avger i enlighet med förbundsordningen en slutredovisning för sin förvaltning. Verkställighet av beslut om överlåtelse och avveckling Direktionens mandat att genomföra likvidationen Av 22 förbundsordningen framgår att det är direktionen som verkställer likvidationen i egenskap av likvidator. Direktionen föreslås således besluta att genomföra likvidationen samt att möjliggöra detta genom att förlänga mandatperioden för direktionens nuvarande ledamöter till och med den I detta ingår även att ledamöternas nuvarande roller lämnas oförändrade under förlängningsperioden. Uppdrag till myndighetschef och ägardirektiv Direktionens uppdrag att genomföra avvecklingen av myndigheten förutsätter vidtagande av ett flertal åtgärder, såväl i syfte att förbereda som att genomföra respektive följa upp avvecklingen. För att skapa förutsättningar för en effektiv hantering av dessa åtgärder föreslås direktionen att ge myndighetschef i uppdrag att verkställa avvecklingen. Borgensåtagande och andra avtalsförpliktelser I egenskap av Sörmlands regionala kollektivtrafikmyndighet har myndigheten ingått en proprieborgen för inköp av tåg och högvärdeskomponenter. Genom detta åtagande har även medlemmarna ett borgensåtagande. Genom beslut i samtliga medlemsfullmäktige om överenskommelse om kollektivtrafiken i Södermanlands län har medlemmarna kommit överens om inriktningen att detta borgensåtagande ensamt ska bäras av Region Sörmland till följd av regionsbildningen. Kommunalförbundet Sörmlands KollektivtrafIkmyndighet - SörmlandstrafIken Sid 6 (7)

133 KOMMUNALFÖRBUNDET Sörmlands KoUektivtrafikmyndighet Som ett resultat av region bildningen och förslaget till beslut om att myndighetens verksamhet ska överlåtas till Region Sörmland kommer även myndighetens och Länstrafiken Sörmland ABs övriga avtal, som ska gälla för tid efter den 31 december 2018, att överlåtas till regionen. Vid protokollet ~~i=;:]~~--- Sekreterare Justeras Justeras 0~:17//fl- Daniel pf:no;v 1?l7 l2t I Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet - Sörmlandstrafiken strafiken.se 133 Sid 7(7)

134 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Ks KS 2018/492 Beslut om likvidation av Regionförbundet Sörmland från och verksamhetsövergång Förslag till beslut Förslag till Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att: 1. Region Sörmland övertar verksamheten från Regionförbundet Sörmland från Det egna kapitalet i kommunförbundet återbetalas till medlemmarna och tillgångarna och skulder övertas av Region Sörmland till bokförda värden enligt bifogad ärendebeskrivning. 3. a) Regionförbundet Sörmlands arkiv överlämnas till regionarkivet. b) Regionarkivet ges rätt att fatta retroaktiva gallringsbeslut för de handlingar som tas emot. 4. Förbundsstyrelsen i Region Sörmland får i uppdrag att genomföra likvidation av förbundet enligt förbundsordningen 21, så snart det kan ske efter Mandatperioden förlängs för nuvarande ledamöter i förbundsstyrelsen tills likvidationen slutförts, dock längst till och med Respektive medlems fullmäktige föreslås fatta likalydande beslut. Sammanfattning av ärendet Landstinget Sörmland ska tillsammans med Regionförbundet Sörmland och SKTM bilda region från den 1 januari Regionförbundets styrelse föreslås nu besluta att rekommendera kommunalförbundets medlemmar att avveckla förbundet samt överlåta den verksamhet som bedrivs av kommunalförbundet till Region Sörmland. Hantering av överlåtelsen Överlåtelsen sker per den 1 januari 2019 och baseras på bokslut 31 december Då erhålls en avstämd och granskad balansräkning. Förbundet omfattas av samma lagstiftning inom redovisningsområdet som regionen, vilket innebär att redovisningsprinciperna sammanfaller. Därefter sker fördelningen i följande steg: Justerandes sign Utdragsbestyrkande 134

135 vingaker.se Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (x) Det egna kapitalet fördelas enligt principerna i förbundsordningen och återbetalas till respektive medlem. Det egna kapitalet blir därmed 0 och kvarvarande tillgångar och skulder är lika stora. Regionen övertar samtliga tillgångar och skulder. Eftersom tillgångar och skulder är lika stora behöver ingen köpeskilling erläggas. Regionen övertar förbundets pensionsåtagande och avtalet med SKL:s pensionsstiftelse överlåts till regionen. Förbundets balansräkning är avvecklad och förbundets styrelse i egenskap av likvidator, avger i enlighet med förbundsordningen en slutredovisning för sin förvaltning. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering Protokollsutdrag från Regionstyrelsen, Tjänsteskrivelse från Regionförbundet Justerandes sign Utdragsbestyrkande 135

136 vingaker.se 1 (4) TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Kommunfullmäktige Handläggare Inger Malmqvist 0151/19100 Inger.malmqvist@vingaker.se Diarienummer Beslut om likvidation av Regionförbundet Sörmland från och verksamhetsövergång. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår fullmäktige att besluta om att: 1. Region Sörmland övertar verksamheten från Regionförbundet Sörmland från Det egna kapitalet i kommunförbundet återbetalas till medlemmarna och tillgångarna och skulder övertas av Region Sörmland till bokförda värden enligt bifogad ärendebeskrivning. 3. a) Regionförbundet Sörmlands arkiv överlämnas till regionarkivet. b)regionarkivet ges rätt att fatta retroaktiva gallringsbeslut för de handlingar som tas emot. 4. Förbundsstyrelsen i Region Sörmland får i uppdrag att genomföra likvidation av förbundet enligt förbundsordningen 21, så snart det kan ske efter Mandatperioden förlängs för nuvarande ledamöter i förbundsstyrelsen tills likvidationen slutförts, dock längst till och med Respektive medlems fullmäktige föreslås fatta likalydande beslut. Beskrivning av ärendet Landstinget Sörmland ska tillsammans med Regionförbundet Sörmland och SKTM bilda region från den 1 januari Regionförbundets styrelse föreslås nu besluta att rekommendera kommunalförbundets medlemmar att avveckla förbundet samt överlåta den verksamhet som bedrivs av kommunalförbundet till Region Sörmland. 136

137 vingaker.se 2 (4) Hantering av överlåtelsen Överlåtelsen sker per den 1 januari 2019 och baseras på bokslut 31 december Då erhålls en avstämd och granskad balansräkning. Förbundet omfattas av samma lagstiftning inom redovisningsområdet som regionen, vilket innebär att redovisningsprinciperna sammanfaller. Därefter sker fördelningen i följande steg: 1. Det egna kapitalet fördelas enligt principerna i förbundsordningen och återbetalas till respektive medlem. Det egna kapitalet blir därmed 0 och kvarvarande tillgångar och skulder är lika stora. 2. Regionen övertar samtliga tillgångar och skulder. Eftersom tillgångar och skulder är lika stora behöver ingen köpeskilling erläggas. 3. Regionen övertar förbundets pensionsåtagande och avtalet med SKL:s pensionsstiftelse överlåts till regionen. Förbundets balansräkning är avvecklad och förbundets styrelse i egenskap av likvidator, avger i enlighet med förbundsordningen en slutredovisning för sin förvaltning. Skäl till beslut Landstinget Sörmland ska tillsammans med regionförbundet Sörmland och SKTM bilda region från den 1 januari Ärendets beredning Under våren tog Sörmlands kollektivtrafikmyndighets (SKTM) medlemmar beslut om att tillsammans med Landstinget Sörmland och Regionförbundet Sörmland bilda en region. Regionförbundets styrelse föreslås nu besluta att rekommendera kommunalförbundets medlemmar att avveckla förbundet samt överlåta den verksamhet som bedrivs av kommunalförbundet till Region Sörmland. Bakgrund Förbundets tillgångar och skulder I årsredovisningen för 2017 uppgår balansomslutningen till 29 mnkr. Förbundets finansiella anläggningstillgångar består av minoritetsandelar i Almi Företagspartner Stockholm Sörmland AB och Nyköping-Östgötalänken AB. Materiella anläggningstillgångar består av inventarier som förutsätts vara nedskrivna till 0 kr vid likvidationen. 137

138 vingaker.se 3 (4) Omsättningstillgångarna består utöver likvida medel, av kortfristiga placeringar, kundfodringar och diverse kortfristiga fodringar och interimsfordringar. För att bokfört värde ska motsvara verkligt värde på balansdagen förutsätts kortfristiga placeringar vara avyttrade och omsatta till likvida medel i bokslut Förbundets egna kapital utgörs av ackumulerade resultat från tidigare verksamhetsår. Förbundet har inga långfristiga skulder. De kortfristiga skulderna består av leverantörsskulder, semester-och övertidsskulder till personal samt övriga kortfristiga skulder och interimsskulder. Som ansvarsförbindelse redovisas förbundets pensionsskuld samt behållning i SKL:s pensionsstiftelse. Avvecklings kostnader I bokslut 2018 ska förbundet avsätta medel för de avvecklingskostnader som beräknas uppstå efter Det kan t.ex. gälla kostnader för att styrelsen ska kunna fullgöra sitt uppdrag som likvidator eller för migrering av data vid avveckling av IT-system. Hantering av tillgångar och skulder i likvidationen Hanteringen av tillgångar och skulder föreslås ske enligt följande principer: -Förbundets egna kapital återbetalas till medlemmarna. -Finansiella anläggningstillgångar övertas av regionen till bokfört värde. -De kortfristiga skulder som utgör semester- och övertidsskuld övertas av regionen och regleras vid uttag av den anställde. -Leverantörsskulder och övriga kortfristiga skulder regleras med värdet på omsättningstillgångarna. -Förbundets pensionsåtagande övertas av och hanteras fortsatt av regionen. Avtalet med SKL:s pensionsstiftelse överlåts till regionen. Förbundet ska säkerställa att marknadsvärdet på tillgångarna i stiftelsen samt eventuella avsättningar till pensioner i balansräkningen motsvarar det pensionsåtagande som regionen övertar. -Bokföringsposter som är beräknade eller uppskattade och visar sig vara upptagna till ett för högt eller för lågt värde i bokslutet, kan om beloppet bedöms som väsentligt, hanteras i slutlig avräkning med förbundsmedlemmarna i samband med överlåtelsen. 138

139 vingaker.se 4 (4) Arkiv Regionförbundet Sörmland styrs av det offentligrättsliga regelverket för hantering av allmänna handlingar. Då kommunalförbundet kommer att upphöra vid regionbildningen måste frågan om förvaring och ansvar för arkiven fr.om lösas. Den bästa lösningen är att arkivet lämnas över till regionarkivet (nuvarande landstingsarkivet)för förvaring. Vid ett övertagande övertar regionarkivet ansvaret för handlingarna. I samband med ett beslut om likvidation ska därför även beslutas om överlämnande av kommunalförbundets arkiv till regionarkivet. Se bilagd utredning. Förvaltningens ståndpunkt Förvaltningens ståndpunkt och förslag är att kommunfullmäktige ska besluta enligt förslag till beslut. Bilagor Bilaga 1. Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkivoch informationshantering. VINGÅKERS KOMMUN kommunledningsförvaltningen Ralf Hedin Kommunchef 139

140 ~ REGIONFORBUNDET SORMLAND PROTOKOLL Regionstyrelsen Likvidation av Regionförbundet Sörmland, verksamhetsövergång m m Dnr Sammanfattning Landstinget Sörmland ska tillsammans med Regionrörbundet Sörmland och Sörmlands kollektivtrafikmyndighet, SKTM, bilda region från den I januari Regionförbundets styrelse fö reslås nu besluta att rekonmlendera konmlunalförbundets medlemmar att avveckla förbundet samt överlåta den verksamhet som bedrivs av kommunalförbundet ti ll Region Sörmland. Beslutsunderlag Arbetsutskottets protokoll Tjänsteskrivelse, Landstinget Sörmland: Utredning av behov av åtgärder inför region bildningen angående arkiv- och informationshantering, augusti 2018 Regionstyrelsens beslut I. Region Sörmland övertar verksamheten från Regionförbundet Sörmland från Det egna kapitalet i kommunalförbundet återbetalas till medlenm1arna och tillgångarna och skulder övertas av Region Sönnlalld till bokförda värden enligt bifogad ärendebeskrivning. 3. a) Regionförbundet Sörmlands arkiv överlämnas till regionarkivet. b) Regionarkivet ges rätt att fatta retroaktiva gallringsbeslut för de handlingar som tas emot. 4. Regionstyrelsen för Regionförbundet Sörmland får i uppdrag at! genomföra likvidation av förbundet enligt förbundsordningen 21, så snart det kan ske efter l. S. Mandatperioden förlängs för nuvarande ledamöter i regionstyrelsen tills likvidationen slutförts, dock längst till och med Respektive medlems fullmäktige föreslås fatta likalydande beslut. forts, Box 325, Nyköping Besöksadress: Storhusqvarn, Västra Kvarng atan 64 Te lefon: E-post: info@reg ion.sormland.se Hemsida: Org nr: Protokollsutdraget intygas 140

141 ...:IREG 10 NFO R BUN DET SORMLAND PROTOKOLL Regionstyrelsen forts 37 Protokollsutdrag Medlenunarna Landstinget Sörmland, juridiska enheten, C Dexfalk Sörmlands kollektivtmfikmyndighet Akten, -1' Box 325, Nyköping Besöksadress: Storhusqvarn, Västra Kvarngatan 64 Telefon: E-post: info@region.sormland.se Hemsida: WNW.region.sormland.se Org nr: Protokollsutdraget intygas 141

142 ...:fregionforbundet SORMLAND PROTOKOLL Arbetsutskottet Likvidation av Regionförbundet Sörmland, verksamhetsövergång m m Dnr Sammanfattning Landstinget Sörmland ska tillsammans med Regionförbundet Sörmland och Sönnlands kollektivtrafikmyndighet, SKTM, bilda region från den l januari Regionförbundets styrelse föreslås nu besluta alt rekonmlendera konununaiförbundets medlemmar alt avveckla förbundet samt överlåta den verksamhet som bedrivs av konununaiförbundet till Region Sörmland. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Landstinget Sörmland: Utredning av behov av åtgärder infö r regionbildningen angående arkiv- och informationshantering, augusti 2018 Arbetsutskottets förslag till regionstyrelsens beslut 1. Region Sörmland övertar verksamheten från Regionförbundet Sörmland från l. 2. Det egna kapitalet i konmlunalförbundet återbetalas tillmedlenunarna och tillgångarna och skulder övelias av Region Sönnland till bokförda värden enligt bifogad ärendebeskrivning. 3. a) Regionförbundet Sörmlands arkiv överlämnas till regionarkivet. b) Regionarkivet ges rätt att fatta retroaktiva gallringsbeslut för de handlingar som tas emot. 4. Regionstyrelsen för Regionförbundet Sörmland får i uppdrag att genomföra likvidation av förbundet enligt förbundsordningen 21, så snart det kan ske efter l-o l. 5. Mandatperioden förlängs för nuvarande ledamöter i regionstyrelsen tills likvidationen slutfölis, dock längst till och med Respektive medlems fullmäktige föreslås falta likalydande beslut. Protokollsutdrag Regionstyrelsen Akten ' Box 325, Nyköping Besöksadress: Storhusqvarn, Västra Kvarngatan 64 Telefon: E-post: info@region.sormrand.se Hemsida: WNW.region.so rmjand,se Org nr: Justeras ~ Protokollsutdraget intygas 142

143 ...::>.REGIONFÖRBUNOET SORMLAND TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Arbetsutskottet Regionstyrelsen Likvidation av Regionförbundet Sörmland, verksamhetsövergång m m Förslag till beslut 1. Region Sörmland övertar verksamheten från Regionfdrbundet Sörmland från Det egna kapitalet i kommunalfdrbundet återbetalas till medlemmarna och tillgångarna och skulder övertas av Region Sörmland till bokförda värden enligt bifogad ärende beskrivning. 3. a) Regionfdrbundet Sörmlands arkiv överlämnas till regionarkivet. b) Regionarkivet ges rätt att fatta retroaktiva gallringsbeslut får de handlingar som tas emot. 4. Regionstyrelsen fdr Regionfdrbundet Sörmland får i uppdrag att genomföra likvidation av fdrbundet enligt fdrbundsordningen 21, så snart det kan ske efter l-o I. 5. Mandatperioden förlängs för nuvarande ledamöter i regionstyrelsen tills likvidationen slutförts, dock längst till och med Respektive medlems fullmäktige föreslås fatta likalydande beslut. Sammanfattning Landstinget Sörmland ska tillsammans med Regionförbundet Sörmland och Sörmlands kollektivtrafikmyndighet, SKTM, bilda region från den 1 januari Regionfdrbundets styrelse fdreslås nu besluta att rekommendera kommunalförbundets medlemmar att avveckla förbundet samt överlåta den verksamhet som bedrivs av kommunalfdrbundet till Region Sörmland Box Nyköping Besöksadress: Storhusqvarn, Västra Kvarngatan 64 Telefon: E-post: info@region.sormland.se Hemsida: Org nr: Sida 1(4) 143

144 ,..,dregionforbundet SORMLAND Ärendebeskrivning Regionförbundets tillgångar och skulder I årsredovisningen för 2017 uppgår balansomslutningen till 29 mnkr. Regionförbundets finansiella anläggningstillgångar består av minoritetsandelar i Almi Företagspartner Stockholm Sörmland AB och Nyköping-Östgötalänken AB. Materiella anläggningstillgångar består av inventarier som förutsätts vara nedskrivna till O kr vid likvidationen. Omsättningstillgångarna består, utöver likvida medel, av kortfristiga placeringar, kundfordringar och diverse kortfristiga fordringar och interimsfordringar. För att bokfört värde ska motsvara verkligt värde på balansdagen förutsätts kortfristiga placeringar vara avyttrade och omsatta till likvida medel i bokslut Regionförbundets egna kapital utgörs av ackumulerade resultat från tidigare verksamhetsår. Regionförbundet har inga långfristiga skulder. De kortfristiga skulderna består av leverantörsskulder, semester- och övertidsskulder till personalen samt övriga kortfristiga skulder och interimsskulder. Som ansvarsförbindelse redovisas regionförbundets pensionsskuld samt behållning i SKL:s pensionsstiftelse. Se utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering. Avvecklingskostnader I bokslut 2018 ska regionförbundet avsätta medel för de avvecklingskostnader som beräknas uppstå efter Det kan t ex gälla kostnader för att styrelsen ska kunna fullgöra sitt uppdrag som likvidator eller för migrering av data vid avveckling av II -system. Hantering av tillgångar och skulder i likvidationen Hantering av tillgångar och skulder föreslås ske enligt följande principer: Regionförbundets egna kapital återbetalas till medlemmarna Finansiella anläggningstillgångar övertas av regionen till bokfört värde De kortfristiga skulder som utgör semester- och öveliidsskuld övertas av regionen och regleras vid uttag av den anställde Sid 2(4) 144

145 ,.='REGIONFORBUNDET SORMLAND Leverantörsskulder och övriga kortfristiga skulder regleras med värdet på omsättningstillgångarna. Regionförbundet pensionsåtagande övertas av och hanteras fortsatt av regionen. Avtalet med SKL:s pensionsstiftelse överlåts till regionen. Regionförbundet ska säkerställa att marknadsvärdet på tillgångarna i stiftelsen samt eventuella avsättningar till pensioner i balansräkningen motsvarar det pensionsåtagande som regionen övertar. Bokföringsposter som är beräknade eller uppskattade och visar sig vara upptagna till ett för högt eller för lågt värde i bokslutet, kan om beloppet bedöms som väsentligt, hanteras i slutlig avräkning med förbundsmedlemmarna i samband med överlåtelsen. Hantering av överlåtelsen Överlåtelsen sker per den l januari 2019 och baseras på bokslut 31 december Då erhålls en avstämd och granskad balansräkning. Regionförbundet omfattas av samma lagstiftning inom redovisningsområdet som regionen, vilket innebär att redovisningsprinciperna sammanfaller. Därefter sker fördelning i följande steg: l. Det egna kapitalet fördelas enligt principerna i förbundsordningen och återbetalas till respektive medlem. Det egna kapitalet blir därmed O och kvarvarande tillgångar och skulder är lika stora. 2. Regionen övertar samtliga tillgångar och skulder. Eftersom tillgångar och skulder är lika stora behöver ingen köpeskilling erläggas. 3. Regionen övertar regionförbundets pensionsåtagande och avtalet med SKL:s pensionsstiftelse överlåts till regionen. Regionförbundets balansräkning är avvecklad och regionstyrelsen, i egenskap av likvidator, avger i enlighet med förbundsordningen en slutredovisning för sin förvaltning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Landstinget Sörmland: Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering, augusti 2018 Sid 3(4) 145

146 4REGIONFORBUNDET SORMLAND REGIONFÖRBUNDET SÖRMLAND Förbundskontoret ~~~W-~ Cristihe Dahlbom Regiondirektör Protokollsutdrag Medlemmarna Landstinget Sörmland, juridiska enheten, C Dexfalk Sörmlands kollektivtrafikmyndighet Akten Sid 4(4) 146

147 HANDLÄGGARE DATUM DOKUMENTNUMMER Jenny Johansson Enheten för informationsförsörjning och landstingsarkiv LS-LED Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering Innehåll Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering... 1 Bakgrund... 1 Regelverk och förutsättningar... 2 Hantering av arkivbildning och ansvar för arkiv... 2 Överlämnande av arkiv... 3 Bevarande, gallring och rensning... 4 Diarieföring inom regionen och hantering av öppna ärenden... 5 Hantering av IT-komponenter... 5 Bakgrund bildas Region Sörmland, där verksamhet inom nuvarande Landstinget Sörmland, Regionförbundet Sörmland och Sörmlands kollektivtrafikmyndighet (SKTM) kommer att ingå. De två sistnämnda är kommunalförbund där landstinget och länets samtliga kommuner är medlemmar. SKTM har även ett dotterbolag, Länstrafiken AB 1. Länstrafiken kommer att övergå till regionen genom aktieöverlåtelse. Regionförbundet och SKTM kommer att upphöra vid regionbildningen. Ett beslut om likvidation kommer att fattas av kommunalförbundens samtliga medlemmar. Landstingets 1 Bolaget Länstrafiken Sörmland AB ägdes tidigare gemensamt av Landstinget Sörmland och länets alla kommuner. När SKTM bildades 2012 övertog man ägandet av bolaget. SKTM förvarar handlingar både före och efter Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Tel: E-post: landstinget.sormland@dll.se Org.nr: SID 1(6) 147

148 HANDLÄGGARE DATUM DOKUMENTNUMMER Jenny Johansson Enheten för informationsförsörjning och landstingsarkiv LS-LED verksamhet kommer att fortgå inom regionen och regionbildningen innebär inte något byte av huvudman. Våren 2017 gjordes en förstudie av hur arkivbildningen inom landstinget skulle hanteras i samband med regionbildningen, LS-LED Förstudien kom fram till att landstingets arkivbildning skulle fortgå som tidigare men att det däremot behövde utredas vidare hur kommunalförbundens respektive arkiv ska hanteras och vilka åtgärder som behöver vidtas inför regionbildningen. Detta dokument syftar till att svara på detta. Regelverk och förutsättningar Landstinget Sörmland, Regionförbundet Sörmland och Sörmlands kollektivtrafikmyndighet styrs alla av det offentligrättsliga regelverket för hantering av allmänna handlingar. Däremot skiljer sig verksamheternas arkivorganisation åt. I Landstinget Sörmland är landstingsstyrelsen arkivmyndighet med landstingsarkivet som verkställande organ. Arkiv- och informationshanteringen regleras i ett arkivreglemente som omfattar samtliga myndigheter i landstinget samt de bolag, föreningar och stiftelser där landstinget har ett rättsligt bestämmande inflytande. Därutöver finns andra styrande dokument framtagna, t.ex. bevarande- och gallringsplaner. Hos Regionförbundet och SKTM är respektive organisations styrelse arkivmyndighet och ansvarar för kommunalförbundens arkivhantering. Man har dock ingen utbyggd arkivorganisation likt inom landstinget och inga anställda arkivarier eller motsvarande. Fr.o.m kommer regionsstyrelsen bli arkivmyndighet för Region Sörmland, inklusive för de verksamheter som tillkommer från tidigare kommunalförbund. Landstingsarkivet kommer att byta namn till regionarkivet, men inga förändringar i dess uppdrag kommer att ske och man kommer fortsatt att utgöra arkivmyndighetens verkställande organ. Hantering av arkivbildning och ansvar för arkiv Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Tel: E-post: landstinget.sormland@dll.se Org.nr: SID 2(6) 148

149 HANDLÄGGARE DATUM DOKUMENTNUMMER Jenny Johansson Enheten för informationsförsörjning och landstingsarkiv LS-LED Ett arkiv består av en arkivbildares samlade handlingar 2. Med arkivbildare avses t.ex. en myndighet, ett bolag, ett företag etc. Regionförbundet Sörmland och SKTM är två arkivbildare med varsitt arkiv. Arkivbildningen utgår ifrån verksamhetens organisationstillhörighet och vid byte av huvudman ska arkivbildningen brytas och en ny arkivbildning påbörjas inom den nya organisationen. Detta innebär att regionförbundets och SKTMs arkivbildning ska brytas i samband med regionbildningen och att de handlingar som inkommit/upprättats av respektive förbund t.o.m ska hållas isär från de handlingar som inkommer/upprättas fr.o.m Regionförbundet och SKTM ansvarar för hantering och förvaring av sina respektive arkiv. Då båda kommunalförbunden kommer att upphöra vid regionbildningen måste frågan om förvaring och ansvar för arkiven fr.o.m lösas. Då en samlokalisering av verksamheterna ska ske är det bästa alternativet att arkiven överlämnas till regionarkivet (nuvarande landstingsarkivet) för förvaring. Vid ett övertagande övertar regionarkivet ansvaret för handlingarna. Ett överlämnande av arkivhandlingar ska beslutas om av kommunalförbundens samtliga parter. I samband med beslut om likvidation ska därför även beslutas om överlämnande av respektive kommunalförbunds arkiv till regionarkivet. Detta ska även innefatta arkivhandlingar för Länstrafiken AB. Överlämnande av arkiv Regionförbundet och SKTM ansvarar för att färdigställa sina respektive arkiv inför leverans till regionarkivet/landstingsarkivet i enighet med landstingsarkivets krav. Detta innebär att respektive verksamhet behöver 1. Inventera sina handlingar. Detta innebär att säkerställa att man vet var man förvarar information, såsom i arkivlokaler, arkivskåp, hos enskilda handläggare och hur mycket informationsmängder det rör sig om. Men även digital information som inte hanteras i system, såsom på nätverksytor eller projektplatser, behöver ses över. För digitala system genomförs en inventering inom delprojekt IT, se nedan, vilket ska samordnas med landstingsarkivet. 2 Arkivlagen (1990: 782) 3 anger att en myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Tel: E-post: landstinget.sormland@dll.se Org.nr: SID 3(6) 149

150 HANDLÄGGARE DATUM DOKUMENTNUMMER Jenny Johansson Enheten för informationsförsörjning och landstingsarkiv LS-LED Utreda vilka handlingar som ska levereras till regionarkivet och vilka som ev kan gallras eller rensas. Se nedan vad som gäller angående bevarande, gallring och rensning. 3. Genomföra eventuell gallring eller rensning. 4. Ordna de handlingar som ska levereras enligt landstingsarkivets instruktioner. 5. Upprätta arkivbeskrivning enligt landstingsarkivets mall. 6. Genomföra leverans enligt överenskommelse med landstingsarkivet. Ovanstående genomförs i dialog med regionarkivet. Om det finns handlingar som ska gallras men vars gallringsfrist löper ut efter rådgörs med landstingsarkivet om hur handlingarna ska förvaras i väntan på gallring och vem som ska verkställa gallringen. Om det finns handlingar som ska levereras till regionarkivet men där verksamheten har behov av att ha tillgång till handlingarna i närarkiv eller liknande för en tid framöver rådgörs med landstingsarkivet hur och när överlämnande ska ske. Bevarande, gallring och rensning Kommunalförbund liksom landsting och regioner lyder under lagstiftning som rör hantering av allmänna handlingar. Arkivlagens 3 anger att allmänna handlingar ska bevaras, men gallring får genomföras om informationen bedöms sakna värde utifrån 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Gallring får därmed endast ske om det gjorts en bedömning av handlingarnas informationsvärde enligt ovan och det fattats gallringsbeslut som anger att informationen får gallras och med vilken gallringsfrist. I samband med bevarande och gallring talas ibland även om rensning. Att rensa innebär att göra sig av med information som inte utgör allmänna handlingar. T.ex. ej färdigställd information, utkast och anteckningar som enbart har förts för det egna minnet och inte tillför sakuppgifter i ärenden. En rensning, till skillnad från gallring, får ske utan att det finns beslut därom och när helst handläggaren önskar. Landstingsarkivets personal kan vara behjälplig för att avgöra om handlingar är allmänna eller inte. Regionförbundet och SKTM ansvarar för bevarande- och gallring av sina allmänna handlingar. Landstingsarkivets personal kan vara rådgivande vid behov men landstingsstyrelsen har endast mandat att fatta beslut om gallring för de verksamheter som Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Tel: E-post: landstinget.sormland@dll.se Org.nr: SID 4(6) 150

151 HANDLÄGGARE DATUM DOKUMENTNUMMER Jenny Johansson Enheten för informationsförsörjning och landstingsarkiv LS-LED lyder under landstingets arkivreglemente, dvs landstingets nämnder, bolag och eventuella föreningar och stiftelser. Fr.o.m kommer arkivreglemente och föreskrifter om bevarande- och gallring att gälla hela regionens verksamhet. Arkivmyndigheten (regionstyrelsen) har däremot inte automatiskt rätt att fatta beslut retroaktivt gällande de handlingar som man tar emot från kommunalförbunden. För att säkerställa eventuella framtida behov av gallringsutredningar och gallringsbeslut bör beslut fattas av kommunalförbundens medlemmar i samband med likvidationen om att regionarkivet får fatta gallringsbeslut retoraktivt för de handlingar i de arkiv man tar emot. Detta ska även omfatta handlingar från Länstrafiken AB. Diarieföring inom regionen och hantering av öppna ärenden Inom landstinget används dokumenthanteringssystemet 360 med del för diarieföring och för dokumenthantering utanför diariet. Även SKTM använder sig av 360 i landstingets tekniska miljö men hanterar sina ärenden i en egen åtkomstgrupp avskild från landstingets dokumenthantering. Regionförbundet Sörmland diarieför idag i systemet PACT, vilket endast används för ärenderegistrering och inte för dokumentlagring. Efter att regionbildningen träder i kraft ska diarieföring ske i 360 och SKTM kommer inte längre ha en särskild åtkomstgrupp. Landstingets huvudregistratur svarar för förberedelser inför detta, inklusive eventuella utbildningsinsatser. Inför regionbildningen behöver kommunalförbunden avsluta sina pågående ärenden i största möjliga mån. Det behöver utredas hur de ärenden som måste vara öppna efter ska hanteras. Utredning ska ske i dialog mellan landstingsarkivet, landstingets huvudregistratur och representanter från kommunalförbunden. För regionförbundets del behöver även säkerställas att handläggare har fortsatt tillgång till informationen i PACT för att kunna återsöka ärenden. PACT ska också bevaras för framtiden, se avsnitt Hantering av IT-komponenter nedan. Hantering av IT-komponenter En utredning av hantering av IT-komponenter efter regionbildningen pågår parallellt inom delprojekt IT. Projektet syftar till att utreda vilka IT-komponenter från regionförbundet och SKTM som ska föras in i regionen och vilka som ska avvecklas. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Tel: E-post: landstinget.sormland@dll.se Org.nr: SID 5(6) 151

152 HANDLÄGGARE DATUM DOKUMENTNUMMER Jenny Johansson Enheten för informationsförsörjning och landstingsarkiv LS-LED Respektive kommunalförbund ansvarar för avveckling och kostnader i samband med det. Detta innefattar även ansvar för bevarande och gallring i de fall information lagras i ITkomponenterna, men landstingsarkivets personal kan vara rådgivande i bevarande- och gallringsutredningar. Om ett digitalt bevarande i landstingets system för e-arkivering, R7e-arkiv blir aktuellt måste möjligheter till detta utredas vidare. Kontakt ska tas med den lokala objektsspecialisten i landstinget. En e-arkivering i R7e-arkiv innebär engångskostnader för framtagande av exportprogram samt personalkostnader i samband med inleverans av informationen. Arbetet med inleveranser sker ofta genom att en projektgrupp tillsätts. Det kan också sträcka sig över en längre tidsperiod innebärande att man måste ta höjd för att de organisationer som ska bära kostnaderna inte kommer att finnas kvar i sin nuvarande form under arbetets gång. De IT-komponenter som inte avvecklas i samband med regionbildningen kommer att föras över till regionen och fördelas i aktuella förvaltningsobjekt enligt landstingets förvaltningsstyrningsmodell pm3. Strikt arkivbildarmässigt borde informationen i systemen särskiljas från före och efter regionbildningen då den tillhör olika huvudmän, på samma sätt som information i övrigt hanteras enligt avsnitt Hantering av arkivbildning och ansvar för arkiv ovan. Ett sådant arbete skulle dock vara mycket omfattande och bedöms inte ekonomiskt försvarbart. Landstingsarkivet föreslår därför att man istället hanterar detta vid en framtida e-arkivering per IT-komponent. Det är då viktigt att det finns dokumentation om respektive IT-komponent som visar på när informationen är ifrån och hur den använts. Landstingets mall för systembeskrivning kan användas för att dokumentera detta. Systembeskrivningen ska förvaltas med övrig systemdokumentation inom förvaltningsobjekten tills en avveckling blir aktuell och då delges regionarkivet. Beskrivningen upprättas med fördel tillsammans med representanter från kommunalförbunden som har kunskap om systemen. För att ge en översikt bör även den dokumentation som listar respektive kommunalförbunds IT-komponenter och som tas fram inom delprojekt IT bifogas respektive arkivbeskrivning i samband med leverans till regionförbundet enligt avsnitt Överlämna arkiv, punkt 5. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Tel: E-post: landstinget.sormland@dll.se Org.nr: SID 6(6) 152