Personalförsörjningsprocessen vid Malmö högskola

Transkript

1 Dnr: LED /384 1 (av 21) Internrevisionen Personalförsörjningsprocessen vid Malmö högskola Rapport från internrevisionen Postadress Internrevisionen Malmö högskola Malmö E-post staffan.ivarsson@mah.se Webb

2 Dnr: LED /384 2 (av 21) Förord Internrevisionen har utifrån den av högskolestyrelsen fastställda revisionsplanen för 2017 granskat systemet för personalförsörjning som en del av den interna styrningen och kontrollen vid Malmö högskola. I föreliggande granskningsrapport redovisas internrevisionens iakttagelser, bedömningar samt rekommendationer. Malmö den 5 september 2017 Staffan Ivarsson Internrevisionschef

3 Dnr: LED /384 3 (av 21) Innehållsförteckning Förord... 2 Sammanfattning Inledning Bakgrund gällande uppdraget Syfte och revisionsfråga Mål Termer, metod och genomförande Personalförsörjning Iakttagelser och bedömningar Rättslig reglering, interna regler och verktyg Iakttagelser och bedömningar Attrahera Rekrytera Utbilda Behålla Avveckla Sammantagen bedömning Internrevisionens rekommendationer till styrelsen... 21

4 Dnr: LED /384 4 (av 21) Sammanfattning Internrevisionen har på uppdrag av högskolestyrelsen granskat i vad mån högskolans system och arbetssätt för personalförsörjning svarar upp mot krav på en god intern styrning och kontroll samt i vad mån det finns skäl att göra förändringar i den givna modellen för personalförsörjning. Internrevisionen anser att det befintliga systemet och arbetssätten för personalförsörjning vid Malmö högskola i stort sett är tillfredsställande men att den, i första hand genom ensning av styrande dokument, spridande av kunskap om befintliga styrdokument och verktyg samt skapande av kongruenta förhållanden avseende rekryteringsprocessens mer avgörande delar kan bli än bättre. Härigenom kan den samlade processen för intern styrning och kontroll bli än starkare vid lärosätet. Internrevisionen rekommenderar Malmö högskola att, mot bakgrund av de iakttagelser och bedömningar som redovisas i föreliggande rapport, besluta att utreda vilka möjligheter som finns att långsiktigt stärka lärosätets allmänna image än mer i syfte att skapa nyfikenhet för sökande från hela Sverige och även internationellt, att stärka introduktionsutbildningarna dels genom att schemalägga program för de nyanställda, dels stärka inslaget i kurspaketen av ekonomi- /verksamhetsstyrning för chefer, att ensa uppsättningen styrdokument vad gäller processen för personalförsörjning i syfte att skapa överskådlighet och reducera överlappningar, att skapa kongruenta system för urval av kandidater så att transparens, delaktighet och kvalitet säkras i alla delar av organisationen och att utreda ekonomiska och praktiska förutsättningar för en långsiktig ökning av forsknings- och kompetensutvecklingstid för lärare.

5 Dnr: LED /384 5 (av 21) 1 Inledning 1.1 Bakgrund gällande uppdraget I den av högskolestyrelsen för 2017 fastställda revisionsplanen för internrevisionen vid Malmö högskola (LED /567) framgår att lärosätets process för personalförsörjning ska granskas av internrevisionen. I den av högskolestyrelsen fastställda revisionsplanen för 2017 anges att personalen och dess kompetens är mycket central för en högskola. Vidare sägs att det gäller för högskolan att rekrytera rätt personer, inte minst nu när fler forskare ska anställas. Processen för personalförsörjning kan granskas där såväl rekryteringsprocessen som andra delar som gäller befintliga anställda ingår. Målet med granskningen är att identifiera eventuella brister så att dessa vid behov kan åtgärdas genom beslut från ledningen så snart som möjligt. Rekryteringarna kommer att förberedas under 2017 men processen kommer att vara ständigt aktuell framöver då personalomsättning av viss storlek är en naturlig del av en organisations vardag. Risken är att den blir för omfattande och att fel personer rekryteras. 1.2 Syfte och revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma effektiviteten i systemet och arbetssätten för personalförsörjning som används av högskolan idag och vid behov föreslå förändringar. Revisionsfrågan lyder: Är systemet och arbetssätten för personalförsörjning organiserat och bedrivs den på ett sådant sätt att den svarar upp mot en god intern styrning och kontroll. 1.3 Mål Målet för internrevisionens granskning är att genom kartläggning och analys genomföra granskningen på ett sådant sätt att det blir möjligt att ge konstruktiva råd om hur personalförsörjningen kan förbättras så att det svarar mot såväl den rättsliga regleringen som de krav som finns på en god intern styrning och kontroll i de delar som granskas.

6 Dnr: LED /384 6 (av 21) 1.4 Termer, metod och genomförande Malmö högskola är en statlig myndighet, men benämns oftast i administrativa och akademiska sammanhang som ett lärosäte eller en högskola. Mot bakgrund av att högskolans verksamhet både ska leva upp till vad som gäller de myndigheter som omfattas av internrevisionsförordningen och vad som gäller för högskolor specifikt finns det anledning att återge de fyra samverkande förordningar som myndigheten Malmö högskola måste leva upp till när det gäller den interna styrningen och kontrollen. Regelverket för intern styrning och kontroll består av fyra samverkande förordningar: myndighetsförordningen (2007:515), internrevisionsförordningen (2006:1228), förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll samt förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Förordningen om intern styrning och kontroll (FISK) enligt ovan gäller för de myndigheter som även omfattas av internrevisionsförordningen, det vill säga över 60 av de största statliga myndigheterna. MAH lyder även under högskolelagen (1992:1434) och högskoleförordningen (1993:100). Begreppen eller termerna myndighet och högskola likställs i denna rapport och används parallellt. Personalförsörjning definieras som det samlade arbetet med att attrahera sökande till lärosätet, rekrytera lämpliga personer, utbilda de som redan är anställda, behålla de som redan är anställda samt slutligen att avveckla anställda om detta skulle vara ändamålsenligt. Gällande regler liksom så kallad best practice utgör kriterier för granskningen. Intervjuer har genomförts med rektor, prorektor, fyra dekaner och förvaltningschefen samt funktionärer i anställningsnämnder, tjänstemän inom GV, prefekter och andra experter eller relevanta tjänstemän inom administrationen. Till detta kommer intervju med rådgivare till rektor samt intervjuer med representanter för personalorganisationerna. Intervjuerna genomfördes under perioden maj 2016 juni 2017.

7 Dnr: LED /384 7 (av 21) 2 Personalförsörjning Iakttagelser och bedömningar Det samlade arbetet med personalförsörjning vid ett lärosäte är förhållandevis komplext, sammansatt och omfattande. Mer rättslig reglering gäller för ett lärosäte än för en ordinär statlig myndighet när det gäller personalförsörjning. Ett antal olika organisatoriska nivåer är aktuella. Det gäller även förekommande indelningar horisontellt, i första hand mellan fakulteterna och Gemensamt verksamhetsstöd (GV). Internrevisionen kan inledningsvis konstatera att det som i revisionssammanhang benämns kontrollfunktioner i form av styrande dokument och tillhandahållna redskap, mer om detta nedan, är omfattande vid lärosätet. Personalförsörjningen definieras av internrevisionen i denna granskning som reglering, organisation och tillämpning, vilket också kommer att prägla redovisningen av granskningsresultaten i föreliggande rapport. 2.1 Rättslig reglering, interna regler och verktyg Grunden för personalförsörjningen är ett antal lagar och förordningar som inledningsvis och kortfattat återges nedan. Först och viktigast är Regeringsformens 1 stadgande i kap. 12 Förvaltning 5 anges: Särskilda bestämmelser om statligt anställda 5 Arbetstagare vid förvaltningsmyndigheter som lyder under regeringen anställs av regeringen eller av den myndighet som regeringen bestämmer. Kammarkollegiet operationaliserar lite sammanfattande vad Regeringsformens ovan nämnda regel betyder 2 : 1 Kungörelse (1974:152) om beslutad ny regeringsform Svensk författningssamling 1974:152 t.o.m. SFS 2014: hämtat

8 Dnr: LED /384 8 (av 21) Förtjänst och skicklighet Statliga myndigheter får bara utgå från sakliga grunder när de ska anställa en person. Myndigheten ska enligt lag bedöma de sökandes förtjänster och skicklighet. Skickligheten är viktigast om det inte finns särskilda skäl för något annat. En helhetsbedömning Förtjänst betyder oftast den erfarenhet den sökande fått genom tidigare anställning. Skicklighet är hur lämplig den sökande är för anställningen. Myndigheten gör en helhetsbedömning av bland annat teoretisk och praktisk utbildning personliga egenskaper andra kunskaper och erfarenheter från offentlig eller privat verksamhet. (08 mars 2017) Lag (1994:260) om offentlig anställning är en central lag när det gäller statliga myndigheters personalförsörjning. Lagen förtydligar Regeringsformens stadganden om förtjänst och skicklighet i lagens fjärde paragraf enligt följande: Bedömningsgrunder vid anställning 4 Vid anställning skall avseende fästas bara vid sakliga grunder, såsom förtjänst och skicklighet. Skickligheten skall sättas främst, om det inte finns särskilda skäl för något annat.

9 Dnr: LED /384 9 (av 21) Myndighetsförordningen (2007:515) är en av fyra samverkande förordningar som gäller styrning och ledning m.m., se ovan i kapitel 1. Dessa förordningar gäller samtliga myndigheter. All reglering om anställningar och uppdrag i har dock genom högskoleförordningen kommit att undantas för högskolor, se nedan. Det finns även annan relevant reglering och riktlinjer liksom policys för den statliga sektorn på det aktuella området. Denna refererade uppsättning kan möjligen i någon del vara relevant att återge, i detta sammanhang, men den är omfattande varför internrevisionen begränsar framställningen i denna initiala del för att övergå till den mer specifika reglering som dels utgörs av lag och förordning för högskolor, dels Malmö högskolas egen reglering i form av beslut av olika slag. I Högskolelag (1992:1434) anges allt från mer allmänna och grundläggande bestämmelser för landets högskolor till mer särskilda och detaljerade bestämmelser som har direkt bäring på personalförsörjningen. Till det förra kan räknas bestämmelser om utgångspunkter, inriktning generellt, kvalitet och organisation m.m. medan det till det senare kan räknas bestämmelser om anställningar. I lagens 1 kap. 5 anges att Högskolorna skall också aktivt främja och bredda rekryteringen till högskolan. Lag (2005:1208). I lagens 2 kap. 5 anges att en högskola beslutar om sin interna organisation utöver styrelse och rektor, om inte något annat är föreskrivet. I högskolelagens 3 kap. 2 anges att det För utbildning och forskning ska det finnas professorer och lektorer anställda som lärare vid högskolorna. I högskolelagens 3 kap. 6 anges det att Om inte någonting annat följer av föreskrifter som meddelas av regeringen, bestämmer varje högskola själv vilka kategorier av lärare utöver professor och lektor som skall anställas där, samt om de behörighetskrav och bedömningsgrunder som skall gälla vid anställning av sådana lärare. Lag (1997:797). I högskolelagens 3 kap. 2 anges vidare att Anställning som professor är den främsta anställningen som lärare. Regeringen meddelar föreskrifter om de

10 Dnr: LED / (av 21) behörighetskrav och bedömningsgrunder som ska gälla vid anställning av professorer och lektorer. Högskoleförordning (1993:100) anger i anslutning till högskolelagen (1992:1434) bestämmelser om universitet och högskolor som staten är huvudman för. I högskoleförordningens 1 kap. 5 anges att Följande bestämmelser i myndighetsförordningen (2007:515) ska inte tillämpas på högskolorna. 2 om myndighetens ledning, 4 om ledningens ansvar, 5 om delegering, 9-18 om enrådighetsmyndigheter, styrelsemyndigheter och nämndmyndigheter, och om anställningar och uppdrag. Vid tillämpning av myndighetsförordningen ska med myndighetschef förstås rektor. Förordning (2010:1064). I myndighetens arbetsordning3 framgår att det vid varje fakultet finns anställningsnämnd, utbildningsnämnd och en forsknings- och forskarutbildningsnämnd. Dessa är rådgivande till dekanus, eller till fakultetsstyrelse om ärendet ligger inom fakultetsstyrelsens beslutsmandat. Gemensamt verksamhetsstöd har en HR-avdelning som bistår fakulteterna och GV vid anställningsärenden, se mer nedan. I arbetsordningen framgår vidare att det finns en personalansvarsnämnd. Personalansvarsnämndens sammansättning och uppgifter regleras i myndighetsförordningen. Nämndens sammansättning och uppgifter är reglerade i högskoleförordningen respektive myndighetsförordningen. I arbetsordningen framgår också att styrelsen har ansvar för att fatta beslut om en anställningsordning. Härutöver, med direkt relevans för personalförsörjningsprocessen, fattar styrelsen beslut, enligt särskilda bestämmelser i högskoleförordningen om formerna för hörande av lärare, övriga anställda och studenter vid beredning av ärende om anställning av rektor, samt förslag till regeringen om anställning av rektor samt utseende av prorektor. 3 Dnr Mahr /530, Fastställd av högskolestyrelsen (konsekvensändrad )

11 Dnr: LED / (av 21) I Malmö högskolas anställningsordning 4 redovisas definitioner, behörighet och bedömningskriterier vid anställning av lärare, universitetsadjunkt, senior universitetsadjunkt, postdoktor, forskarassistent, universitetslektor, biträdande professor, professor, forskare, adjungerad universitetsadjunkt, adjungerad universitetslektor, adjungerad professor, gästprofessor, klinisk assistent, STtandläkare, amanuens, doktorand samt befordringsärenden (befordran) gällande senior universitetsadjunkt, universitetslektor, biträdande professor, professor och kallelse till anställning som professor. I anställningsordningen hänvisas till fyra kompletterande dokument gällande personalförsörjningsprocessen. Det gäller arbetsordning, Malmö högskolas riktlinjer för rekrytering, Malmö högskolas meritportfölj och Malmö högskolas arbetstidsavtal. Malmö högskolas riktlinjer för rekrytering 5 beskriver hur rekryteringar ska gå till generellt. Detaljerade beskrivningar av processens steg innefattar Tidplan för rekryteringsprocessen Rekryteringsprocessen Rekryteringsgrupp/anställningsnämnd Avgångssamtal Behovsinventering Arbetsanalys Kravprofil Sökvägar Annons Bekräftelse av mottagen ansökan Meritsammanställning Intervjun Referenstagning Tillsättning Erbjudande av anställning, beslut och återkoppling Introduktion av nyanställda medarbetare Docentärenden Riktlinjedokumentet innehåller också 18 olika dokument med mallar och andra stöd för den beskrivna processen. 4 Mahr /215 5 Dnr Mahr /237

12 Dnr: LED / (av 21) Malmö högskolas meritportfölj 6 har som syfte att ge underlag för värderingar av kvalitet och aktivitet vad gäller forskning, undervisning, samverkan och ledarskap/administration. Meritportföljen har fyra olika användningsområden: Vid rangordning av sökande till nya anställningar. Meritportföljen är ett stöd vid rangordningen av de sökande utifrån en fastställd kravprofil för den aktuella anställningen. Vid befordringsärenden. Vid medarbetarsamtal och för den enskilde medarbetarens kompetensuppbyggnad. Tydliggöra karriärvägar inom högskolan Meritportföljen består vidare av fyra olika avsnitt inom vilka meriterna skall dokumenteras, värderas och inbördes prioriteras i samband med anställning av lärare. Det gäller vetenskaplig skicklighet, pedagogisk skicklighet, skicklighet i samverkan med det omgivande samhället samt ledarskap och administrativ skicklighet. Malmö högskola har ett arbetstidsavtal 7 med bestämmelser om arbetstider för anställda. Malmö högskola erbjuder anställda medarbetare kurser8 som syftar till att utveckla den anställdes förmåga att arbeta på ett ändamålsenligt sätt. Det gäller Förvaltningskunskap för chefer och medarbetare, IT-kurser för personal, Att leda utan att ha personalansvar, E-utbildning diskrimineringslagen, Webb-utbildning informationssäkerhet och Chefs- och ledarutveckling. Malmö högskola erbjuder även chefs- och ledarutveckling för chefer med personalansvar. Det gäller Lönesättande samtal workshop, Grundkurs i arbetsmiljö, Förvaltningskunskap för chefer och medarbetare, E-utbildning diskrimineringslagen, 6 Dnr PA /186 7 Dnr Mahr / Hämtat

13 Dnr: LED / (av 21) Riskbruk/skadligt bruk och Det ovana samtalet - samtal vid misstanke om riskbruk/skadligt bruk. Under den period som granskningen gjorts har organisationen delvis gjort förändringar vad gäller processen för personalförsörjning. En processutveckling som letts av HR har gällt rekrytering och denna del är klar, medan den återstående delen gällande introduktion av nyanställda är pågående. När det gäller den förstnämnda delen så gäller det främst olika stöd för främst rekryterande chefer där det på hemsidan redovisas olika stöd/verktyg. Dessa beskrivs kort nedan. På hemsidan redovisas ovan nämnda och utvecklade stöd under fyra punkter 9. Det gäller planera för en rekrytering, rekrytera medarbetare, förbereda en anställning och introducera en ny medarbetare. På refererad hemsida redovisas initialt en del stödjande dokument som delvis redovisats ovan i denna granskningsrapport. När det gäller den första punkten som benämns planera för en rekrytering anges att det är möjligt att använda en anvisad checklista som ett stöd i rekryteringen samt att Planera rekryteringen tillsammans med din HR-specialist. En del råd även inför rekryteringen, exempelvis att man som chef ska göra kostnadsberäkningar, tänka igenom anställningsform m.m. När det gäller den andra punkten som benämns rekrytera medarbetare finns i huvudsak fem olika undersidor som beskriver arbetsgången. Ett exempel på en sådan arbetsgång är den som gäller universitetsadjunkt. Här definieras sju steg. Det gäller Kravprofil, annonsering, första urval, intervju och provföreläsning, referenstagning, erbjuda/besluta om anställning samt förbereda anställning. När det gäller den tredje punkten förbereda anställning kan rekryterande chef beställa tjänsten praktiska råd om vad som bör göras gällande datorer, behörigheter, dator-id och arbetsplats. När det gäller den fjärde punkten introducera en ny medarbetare ges 20 konkreta råd och en checklista till den rekryterande chefen. På hemsidan sägs att checklistan är tänkt att användas som en gemensam utgångspunkt eller 9 Hämtad

14 Dnr: LED / (av 21) stödmaterial vid introduktion av nya medarbetare vid samtliga verksamhetsområden inom Malmö högskola. Till detta kommer att rekryteringar ska administreras och dokumenteras i ett nytt IT-system som heter Reach-Mee. I detta ska all dokumentation kring ärendet samlas, delvis parallellt med det som registreras i diariet och arkiveras. När rektor ska utse dekan ska detta ske i enlighet med en beslutad rekryteringsprocess, vilket anges i arbetsordningen. Rektor definierade nedan angivna process för rekrytering av dekan 10. Processen har sex steg som nedan återges i punktform och kommenteras vidare i analysavsnitten nedan. Stegen är 1. Beslut om påbörjande av rekrytering 2. Formering av rekryteringsgrupp 3. Fastställande av kravprofil 4. Annonsering 5. Urval 6. Beslut om anställning Samtliga sex steg innefattar samverkan, involvering av olika grupper inom högskolan samt öppenhet och transparents. 2.2 Iakttagelser och bedömningar Internrevisionen har efter en genomgång av den reglering som gäller samt de tillgängliga verktyg som ställts till främst rekryterande chefers förfogande matchat dels den inbördes konsistensen i regelverket, dels hur tillämpningen förefaller fungera. Internrevisionen har valt att presentera resultaten utifrån en enkel och i vissa delar av HR-branschen accepterad struktur för personalförsörjning; ARUBA 11. Förkortningen står för att attrahera, rekrytera, utbilda, behålla och avveckla. De fem begreppen kan ses som en enkel kodifiering av best practice vad gäller innehållet i en personalförsörjningsprocess. Tonvikten i det granskningsarbete som redovisas i 10 Dnr. HR /

15 Dnr: LED / (av 21) föreliggande granskningsrapport ligger på de första fyra begreppen, även om samtliga bedöms Attrahera Personalförsörjning förutsätter att det finns lämpliga kandidater som söker. Därför finns det skäl att betrakta aktiviteter som gör att det finns kandidater redo att söka när det väl aktualiseras ett rekryteringsärende genom annonsering. Internrenrevisionen menar att idealet är att det finns en positiv bild av högskolan och själva regionen bland de potentiella sökande som kan tänkas svara på en annons. Genomförda intervjuer och genomgång av dokument visar att det i första hand genomförs varumärkesstärkande åtgärder riktade mot studenter medan motsvarande aktiviteter mot personal inte görs på ett mer strategiskt och sammansatt sätt. Studenter attraheras genom högskolans närvaro på exempelvis mässor av olika slag. När det gäller personal skulle det vara möjligt att på ett långsiktigt sätt agera utifrån två av de konkurrensfördelar som står till buds; det gäller forskning och undervisning kring Sveriges stora samhällsutmaningar samt det gynnsamma geografiska läget. När det gäller ämnena har naturligtvis alla ämnen sina speciella och unika förutsättningar attraktionskraft, men det är enligt internrevisionens mening några som sticker ut nationellt på ett spännande och intressant sätt. Det gäller bland annat de ämnen som har att göra med de stora samhällsutmaningar som Regeringen fokuserar på forskningspropositionen hösten Kanske kan dessa ämnen betonas än mer när det gäller attraktivitet kring lärosätet. När det gäller det geografiska läget är det så att en rad omständigheter de senaste 20 åren lett till att en slags tyngdpunktsförskjutning skett till Malmös och Skånes fördel. Närheten till andra viktiga lärosäten i Danmark och Sverige samt förhållandet att Malmö är granne med en huvudstadsregion gör att det kan anses vara attraktivt för många som bor uppåt i landet att söka sig till Skåne. Det unika skånska landskapet kan i sammanhanget ges viss betydelse. Många inser att det är unika biotopsammansättningar med öppna landskap, kust, klippor och skog alldeles i närheten av Malmö stad. Detta möjliggör förverkligande av livsdrömmar med

16 Dnr: LED / (av 21) akademi i stad och liv på landet. Internrevisionen menar att det finns möjligheter att på ett än mer aktivt sätt spela fram dessa attraktionsförhållanden Rekrytera Rekryteringsarbetet är centralt i granskningen och detta omgärdas av rättslig reglering, interna regler, verktyg samt tillämpningen i praktiken. Internrevisionens granskningsarbete har inte identifierat brister utifrån tvingande nationell reglering. Rekryteringsarbetet gäller på det stora hela taget de ärenden som går via anställningsnämnder (lektorer, professorer och befordringsärenden), administrativ personal på fakulteterna, administrativ personal inom GV samt de tjänster som exempelvis dekan som ligger direkt under rektor. Granskningen visar att det finns en medvetenhet om vikten av noggrann hantering inom anställningsnämnderna gällande formen för processen samt substansen i resultatet. Fakulteterna har i stort sett organiserat sig på liknande sätt där dekan eller prodekan är ordförande i nämnden och sedan finns lärarrepresentanter med i nämnden. Processerna är dokumenterade, dvs. protokoll förs och bistånd ges från HR-avdelningens sida. Detta stöd ges utifrån ett öppet mandat där de olika nämnderna hittar sin samarbetsform med HR-specialisten. I vissa fall hjälper exempelvis HR till att sortera fram de mest lämpade som sedan kan kallas till intervju medan det i andra fall är nämnden själv som gör detta. Granskningen visar att anställningsärendena i nämnderna fungerar enligt inkörda rutiner men att det i några fall från ledande företrädare framförts att det torde finnas tydligare gränssnitt mellan fakultet och HR när det gäller frågan om vem som ansvarar för vad i processen. Motsvarande synpunkt har kommit från ett antal administrativa chefer på fakulteterna, dvs. i fråga om ärenden som inte går via anställningsnämnderna (teknisk personal m.m.). Granskningen visar att det skett, och i skrivande stund sker, en del utvecklingsarbete vad gäller de verktyg och rutiner som gäller för rekryteringsprocessen. Ett arbete med att definiera en ny rekryteringsprocess har färdigställts och dokumenterats på hemsidan som ett stöd för i första hand cheferna. Detta är dock inte tillräckligt känt bland de som ska använda det enligt

17 Dnr: LED / (av 21) internrevisionens mening. Det är även här som kritik framförts vad gäller gränssnittet mellan HR och rekryterande chefer vid fakulteterna. Ett nytt IT-system som heter Reach-Mee kan komma att utgöra en förstärkning vad gäller dokumentationen och därmed transparensen, främst vad gäller de administrativa rekryteringarna. Det bör implementeras på ett tydligare sätt än vad som hittills skett enligt internrevisionens mening. Internrevisionen noterar att det finns ett stort antal styrande dokument på området för personalförsörjning, men att det finns överlappningar. Nästan ingen intervjuad kände exempelvis till detaljerna i riktlinjerna från När de redovisade hur de arbetade kunde internrevisionen ändå konstatera att arbetet i stort sett harmonierade med vad som sägs i nämnda riktlinjer. Dessa riktlinjer innehåller delar som inte tas upp i de nya rutiner som beskrivs på hemsidan med chefsstöd. Det gäller bland annat uppdelningen mellan behovsinventering, arbetsanalys och kravprofil. Internrevisionen vill inte värdera de olika stegen, möjligen kan riktlinjerna anses vara alltför detaljerade. Internrevisionen menar dock att det finns väl genomtänkta inslag i de äldre styrande dokumenten och att det inte torde vara lämpligt att med ett pennstreck slopa något eller några av dessa nu när nya rutiner utvecklas. Istället borde viss tid avsättas för att ensa och vidareutveckla de rutiner som ska gälla framöver. Ett arbete återstår i denna del enligt internrevisionens mening. Det har under granskningen framkommit kritik från verksamheterna mot att nya rutiner och beslut på HR-området inte kungörs internt på ett tydligare sätt. Facklig samverkan förekommer i alla rekryteringar enligt vad som framförts från intervjuade nyckelpersoner, men samverkan varierar mellan fakulteterna/gv. De fackliga organisationerna kommer in i olika skeden eller faser, vilket enligt internrevisionens mening torde utgöra utgångspunkt för vidare överväganden. Rekryteringsprocessens kanske viktigaste inslag eller steg torde enligt internrevisionens mening vara framvaskningen av de främsta kandidaterna så att det finns möjlighet att leva upp det som grundlagen, se kapitel 2.1 ovan, säger om förtjänst och skicklighet. Om det skulle vara så att den främsta eller de främsta kandidaterna bland de sökandena inte väljs ut för vidare prövning genom intervju,

18 Dnr: LED / (av 21) provföreläsning m.m. så äventyras denna grundläggande reglering i grundlagen. Självklart är det så att högskolan har ett intresse att se till att den främsta vaskas fram. Observera att internrevisionen inte funnit annat, men det är viktigt att själva processen kan ses som säker och stabil i denna del. När det gäller anställningsnämnderna anser internrevisionen att processerna är stabila. Många är inblandade, såväl fakultetsledningen som lärarrepresentanter och fackliga organisationer. Sakkunnigutlåtanden m.m. och en process som i en del fall (bland annat professorer) bereds vidare upp till rektorsfunktionen på så kallade förmöten (onsdagar) till rektors beslutsmöten (följande måndagar). Dokumentationen är bred och djup till dessa möten och det är möjligt att följa ärendena, både under själva processen och i efterhand för uppföljningar och revision. Rektor har fattat beslut om en process för rekrytering av dekan till Fakulteten för teknik och samhälle. Denna har beskrivits kortfattat i avsnitt 2.1 ovan. Processen är enligt internrevisionen ett gott exempel på hur det går att förena både moderna och effektiva krav. Genom att i processens olika steg brett bjuda in till dialog och synpunkter minimeras risken för att de bästa kandidaterna sorteras bort eller glöms bort. Denna process torde med fördel kunna utgöra ett föredöme eller en ledstjärna för att säkra att det finns involverande och transparenta rutiner i högskolans alla delar Utbilda En god personalförsörjningsprocess kännetecknas av att personalen ges möjlighet att utvecklas professionellt, både vad gäller sina sakområden och de tvingande administrativa delar som gäller i första hand chefer som prefekter, dekaner, administrativa chefer m.fl. Internrevisionen noterar att det finns ett kursutbud tillgängligt, se ovan i avsnitt 2.1. Genomförda intervjuer visar dock att det finns skäl att än mer stimulera chefer att gå kurser som gäller de mer administrativa delarna. Ekonomistyrning blir exempelvis allt viktigare i tider då konkurrensen hårdna lärosätena emellan och prioriteringar måste göras, enligt internrevisionens mening Behålla En viktig del i en god process för personalförsörjning är att kunna behålla de kompetenta krafter som rekryterats. Att nyrekrytera är dyrt och tidsödande, inte

19 Dnr: LED / (av 21) minst på grund av den reglering som finns och den noggrannhet som är nödvändig. Därför bör högskolan göra allt som står i dess kraft att se till att behålla personal. Det görs idag, enligt genomförda intervjuer, genom att erbjuda spännande arbetskontexter, dvs. både det egna forsknings-området och de samarbeten och samverkansmöjligheter som finns i olika nätverk m.m. Flera akademiska ledare har betonat just denna attraktionskraft där Malmö högskola anses ligga långt framme. Detta är viktigt generellt enligt vad som anges i intervjuerna, men också särskilt då det kan finnas svårigheter att matcha lönelägen i den konkurrerande omvärlden. Ett antal intervjuade menar att den stimulans som kombinationen av forskning och undervisning som definieras lokalt på institutionerna ofta utgör en dragningskraft på lärare och att det är viktigt att värna om denna. Här spelar naturligtvis andelen tid för den egna forskningen in. När det gäller arbetstidsavtalet har det framkommit synpunkter från bland annat fackliga företrädare som har att göra med lärosätets förmåga att behålla arbetskraft. Det finns enligt internrevisionen skäl att noga följa denna fråga framöver Avveckla Det femte steget i processen för personalförsörjning gäller avveckling. Här finns olika delar, dels de mer disciplinorienterade ärendena, dels de som gäller personal som av egen vilja går vidare i karriären eller går i pension. Denna del har inte utgjort en väsentlig del i denna granskning, men internrevisionen har noterat att det förekommer en del positiva inslag i denna del. Det gäller förhållandet att det finns en positiv inställning från arbetsgivarens sida när det gäller att arbeta vidare efter 67 års ålder i de fall och på de sätt som det är ändamålsenligt. Att tappa bort en pensionär kan innebära ett akademiskt avbräck och mjuka övergångslösningar torde i förekommande fall kunna ses som både effektivt och modernt enligt internrevisions mening Sammantagen bedömning Internrevisionen anser att det befintliga systemet och arbetssätten för personalförsörjning i stort sett är tillfredsställande men att den, i första hand genom ensning av styrande dokument, spridande av kunskap om befintliga styrdokument och verktyg samt skapande av kongruenta förhållanden avseende rekryteringsprocessens mer avgörande delar kan bli än bättre.

20 Dnr: LED / (av 21)

21 Dnr: LED / (av 21) 3 Internrevisionens rekommendationer till styrelsen Internrevisionen rekommenderar Malmö högskola att, mot bakgrund av de iakttagelser och bedömningar som redovisas i föreliggande rapport, besluta att utreda vilka möjligheter som finns att långsiktigt stärka lärosätets allmänna image än mer i syfte att skapa nyfikenhet för sökande från hela Sverige och även internationellt, att stärka introduktionsutbildningarna dels genom att schemalägga program för de nyanställda, dels stärka inslaget i kurspaketen av ekonomi- /verksamhetsstyrning för chefer, att ensa uppsättningen styrdokument vad gäller processen för personalförsörjning i syfte att skapa överskådlighet och reducera överlappningar, att skapa kongruenta system för urval av kandidater så att transparens, delaktighet och kvalitet säkras i alla delar av organisationen och att utreda ekonomiska och praktiska förutsättningar för en långsiktig ökning av forsknings- och kompetensutvecklingstid för lärare.