Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer N /13

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer N /13 Utvecklingsavdelningen Elsie Averlid, Mikaeil Yousefi Telefon , Fax E-post: Rutiner för medborgardialog i Västra Hisingen Ärendet Stadsdelsnämnden gav i budget- och verksamhetsplan 2013, 30 oktober 2012, 229, förvaltningen i uppdrag att fortsätta och vidareutveckla det under 2012 påbörjade arbetet med medborgardialoger. Uppdraget som förvaltningen fick av nämnden i samband med beslut om budget- och verksamhetsplan 2012 var förvaltningen får i uppdrag att utarbeta rutiner för hur medborgardialogerna ska genomföras inom resp. sektor och i nämndövergripande frågor som t.ex. i planeringen av bostadsområden. Förvaltningen har utifrån uppdraget från nämnden arbetat fram rutiner för medborgardialog som ska tillämpas i Västra Hisingen. Förslag till beslut Stadsdelsnämnden godkänner rutiner för medborgardialog i Västra Hisingen och förklarar uppdraget som slutfört. Bakgrund Medborgardialog är ett samarbete mellan medborgare, förtroendevalda och tjänstemän vilket ska bidra till att utveckla och fördjupa inflytandet och delaktigheten för medborgarna. Genom medborgardialoger får medborgarna möjlighet att öka sina kunskaper om de demokratiska processerna vilket kan leda till ökad förståelse och förtroende för politiken och politiska beslut. Förtroendevalda och tjänstemän kan genom att lyssna på medborgarna få ökad kunskap och förståelse för medborgarnas önskemål och visioner och därigenom öka förutsättningarna för bredare beslutsunderlag. Under 2012 startade Västra Hisingen arbetet med ett lokalt utvecklingsprogram för stadsdelen. Programmet ska vara klart 2014 och läggas fram till stadsdelsnämnden för godkännande. Syftet med programmet är i första hand att ge stadsdelsnämnd och förvaltning ett bra underlag för att kunna agera i stadsutvecklingsfrågor utifrån befolkningsansvaret. De medborgar- och medarbetardialoger som genomförs i stadsdelens primärområden i det arbetet är viktiga källor till bättre kunskap om hur behov och önskemål ser ut. För att ytterligare öka kompetensen kring att hålla i medborgardialoger, deltar Västra Hisingen i en utbildning som SKL (Sveriges kommuner och landsting) genomför för nätverket för medborgardialoger vid konflikter kring komplexa samhällsfrågor. 1(2)

2 Barnperspektiv I förslaget till rutiner lyfter förvaltningen fram barnperspektivet, vikten av att barn och ungas deltagande prioriteras samt på vilket sätt barn och ungas deltagande och inflytande kan stärkas. Jämställdhet/mångfaldsperspektiv Jämställdhets- och mångfaldsperspektivet lyfts fram i förslaget och förvaltningen kommer att på ett systematiskt sätt att bland annat utifrån erfarenheter från projekten Hållbar jämställdhet samt Kultur och värderingar arbeta med att säkerställa ett jämställt och jämlikt deltagande och påverkansmöjligheter i dialogerna. Rutinerna kommer att kompletteras med ett metodstöd och en granskningsmall för jämställd medborgardialog, som håller på att utarbetas inom Göteborgs Stads HÅJprojekt, Hållbar Jämställdhet. Ekonomiska konsekvenser En del ekonomiska konsekvenser kommer att följa med förslaget till rutiner. Bland annat kommer kostnaderna kring genomförande av medborgardialoger (inklusive föroch efterarbete), utbildning i hur dialoger ska genomföras samt utredning över införande av webbaserade medborgardialoger medföra en del ökade kostnader. Hur stora kostnaderna blir är i dagsläget oklart. Förvaltningens överväganden I reglementet för Göteborgs stadsdelsnämnder framhålls att medborgarnas delaktighet ska stärkas. Förvaltningen ser att förslaget till rutiner för medborgardialog i Västra Hisingen kommer att bidra till ökat inflytande och delaktighet för medborgarna då upprättandet av rutiner är en del av det redan pågående arbetet inom stadsdelen med strukturerade dialoger som på sikt ska leda till en inflytandekultur som präglar stadsdelen. Förvaltningen bedömer vidare att rutinen är ett gott stöd i arbetet med att tydliggöra rollfördelning samt inriktning inför kommande medborgardialoger. Samråd Under kommande arbete med fördjupade möjligheter till inflytande och delaktighet i stadsdelen kommer ungdomsråd, pensionärsråd och funktionshinderråd att involveras. Samverkan Samverkan i Förvaltningens samverkansgrupp Stadsdelsförvaltningen Västra Hisingen Torleif Larsson Stadsdelsdirektör Carina Krantz Rönnqvist Utvecklingschef Bilaga 1: Rutiner för medborgardialog i Västra Hisingen Göteborgs Stad Västra Hisingen, tjänsteutlåtande 2(2)

3 Rutiner för medborgardialog i Västra Hisingen När kommunfullmäktige i januari 2010 ställde sig bakom förslaget till ny SDN-organisation betonade man att kontakten med medborgarna skulle stärkas och att deras möjligheter till inflytande i den demokratiska processen skulle öka jämfört med tidigare. Från stadsdelsnämnden Västra Hisingen fick förvaltningen uppdraget att utarbeta rutiner för hur medborgardialoger ska genomföras i stadsdelen, dels i nämndövergripande frågor som till exempel i planeringen av bostadsområden, dels i frågor som berör en sektor. Ett första uppdrag lämnades i mål- och inriktningsdokumentet inför 2012 och därefter även i motsvarande handling inför I detta dokument beskriver förvaltningen rutinerna för medborgardialog i Västra Hisingen och ger en bakgrund till hur medborgardialog bör bedrivas. Särskilt fokus på barn och unga Alla medborgares åsikter är betydelsefulla, men erfarenheten visar att de former för delaktighet som vi erbjuder sällan är anpassade för att barn och unga ska komma till tals. Därför ska förvaltningen anstränga sig särskilt för att nå dem genom att: involvera ungdomsråden i aktuella frågor i ett tidigt skede. Politiker och tjänstemän avgör tillsammans vilka frågor som berör barn och unga och där deras synpunkter är ett viktigt underlag under handläggningen. genomföra samråd med ungdomsråden i aktuella nämndsärenden. Ungdomsråden går igenom ärenden till nämnden och avgör i vilka frågor de vill lämna synpunkter. tillfråga skolan i aktuella frågor för att få ta del av ytterligare underlag än det som inhämtats från ungdomsråd och elevråd. Involvera fritidsverksamheterna i aktuella frågor. Utrymme för både planerad och spontan dialog Vilka frågor som är viktiga för medborgarna och/eller stadsdelsnämnden att ha medborgardialog kring går inte alltid att förutse, men utöver att ha beredskap för att kunna genomföra spontana dialoger föreslås att nämnden väljer ut ett par temaområden inför varje budgetår. Förslagen tas fram av förvaltningen och baseras bland annat på medborgarnas egna förslag och synpunkter. Det pågående arbetet inom projektet Kultur och värderingar integreras i det ordinarie arbetet med medborgardialoger inom stadsdelen. Förmöten där medborgare möter stadsdelens förtroendevalda för att diskutera aktuella frågor äger rum inför varje sammanträde. Om de förtroendevalda efterfrågar det, deltar förvaltningen som stöd i sakfrågor. Förvaltningen arrangerar torgmöten ett par gånger om året, där medborgare i sin vardagsmiljö möter förtroendevalda och kan ta upp frågor spontant. Under 2014 kommer förvaltningen att ta fram förslag till hur webbaserad medborgardialog kan införas och utreda möjligheterna till att införa medborgarbudget inom ett avgränsat område. Sida 1 av 4

4 För att dialogerna ska vara demokratiska ska allas synpunkter inhämtas. Det ställer stora krav på samtalsledarens kompetens och förmåga att leda dialogen. Såväl förvaltningens medarbetare som de förtroendevalda kommer att erbjudas kompetensutveckling inom området. Uppföljning och återkoppling från dialogerna Erfarenheter från dialogerna följs upp i samhällsbyggnadsrådet och återkopplas till stadsdelsnämnden. Återkoppling till de medborgare som deltagit ska ske inom fyra veckor genom att dokumentation från mötet förmedlas via e-post, telefonsamtal eller brevutskick. Återkoppling sker också på förvaltningens hemsida och i lokaltidningar. Varför medborgardialog som metod för delaktighet? Genom att lyssna på medborgarna kan förtroendevalda och förvaltning få ökad kunskap och förståelse för medborgarnas önskemål och visioner och därigenom öka förutsättningarna för bredare beslutsunderlag. Medborgarna får möjlighet att öka sina kunskaper om de demokratiska processerna och möjlighet till ökat förtroende för politiken. Stadsdelsnämnden Västra Hisingen fattar en mängd olika beslut och det är förstås omöjligt att föra medborgardialog inför varje beslut. Frågan är då kring vilka frågor dialog ska föras? Viktigast är att frågan känns angelägen för medborgarna och att de kan påverka beslutsfattandet. Följande fyra frågor kan vara vägledande för om medborgardialog ska genomföras eller inte: Är det troligt att medborgarna vill engagera sig och vara med och påverka i frågan? Är de förtroendevalda påverkbara? Behöver tjänstemännen och de förtroendevalda mer kunskap om medborgarnas värderingar, prioriteringar och åsikter kring frågan för att kunna utreda och fatta det bästa beslutet? Kan en medborgardialog i frågan ge medborgarna större kunskaper om kommunens eller stadsdelens ansvar och behov av prioriteringar? Det finns flera nivåer av delaktighet, vilka definieras i figuren nedan. I samband med inbjudan till dialog är det viktigt att tydliggöra syftet och vilka möjligheter till inflytande medborgarna kan förvänta sig av dialogen. Den lägsta nivån av delaktighet är information. Denna nivå kan inte räknas som dialog. DELAKTIGHET: KÄNNETECKEN: MEDBORGAREN METODEXEMPEL: VEM: FÅR: Medbeslutande Gemensamt beslutsfattande Bestämma Rådslag med omröstning Nämnd Samarbete/ inflytande Aktiviteter planeras och genomförs Genomföra Framtidsverkstad Idéverkstad Nämnd med stöd från förvaltning Dialog Utbyte av tankar Ofta vid flera tillfällen Resonera Open Space Cafémetoden Nämnd med stöd från förvaltning Konsultation Information Samla in synpunkter Ofta punktinsats Envägskommunikation Frågor och svar Tycka Enkät Fokusgrupp Förvaltning efter godkända förslag av nämnd Veta Tidning, webb, trycksak Förvaltning på uppdrag av nämnd Sida 2 av 4

5 Ett samarbete mellan medborgare, förtroendevalda och tjänstemän (v) (s) (mp) (m) (fp) (kd) (c) (sd) Nämnd/Utskott Förvaltning Medborgare Brukare Källa: SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) Medborgardialogen är ett trepartssamarbete mellan medborgare, de förtroendevalda och tjänstemän. Bilden ovan illustrerar de olika rollerna i detta samarbete. Medborgarnas roll i samband med en medborgardialog är att framföra sina åsikter, argumentera och lyssna på olika ståndpunkter. De förtroendevaldas främsta roll är att lyssna och föra dialog för att få en ökad förståelse för medborgarnas värderingar i den aktuella frågan utan att gå in i en partipolitisk debatt. Tjänstemännens roll är att stå för metodkunskapen och formen för samtal och dialog, ta fram faktaunderlag, leda processen och dokumentera dialogen. Vilka röster hörs? HÖG Prioritet 1 Prioritet 2 Berörd Prioritet 4 Prioritet 3 LÅG LÅG Aktivitet HÖG Sida 3 av 4

6 Målgruppsanalys är en framgångsfaktor för effektiv medborgardialog. Vilka medborgare är viktiga att nå för att få synpunkter för bästa beslutsunderlag? Som hjälp kan ovanstående modell med två dimensioner användas, berörd respektive aktiv. Båda dessa kan vara höga eller låga. De högt aktiva och högt berörda (Prioritet 2) är de som på eget initiativ kommer att vara delaktiga i medborgardialogen, oavsett metod och tid. Gruppen som däremot är berörd men inte aktiv (Prioritet 1) är svårast att nå. Däremot kanske det är den gruppen vars perspektiv är absolut viktigast att få med i dialogen. För att nå de önskade målgrupperna krävs både kreativitet och tålamod och det är viktigt att pröva nya och olika idéer. Jämställdhet- och mångfaldsperspektivet är ett måste Jämställdhet i samhällsutvecklingen berör både deltagande i och påverkan av samhällets utformning. Jämställdhet är inte bara en fråga om lika representation av kvinnor och män, utan även om lika möjligheter att påverka i samhällsutvecklingen. Undersökningar tyder på att män upplever sig ha bättre möjligheter än kvinnor att vara delaktiga i samhället. Utöver jämställt deltagande i demokratiska processer i samhället måste kvinnor och män, flickor och pojkar, i lika hög utsträckning kunna påverka samhällsutvecklingen. För att bredda deltagandet i medborgardialogen behöver människor med olika bakgrund, förutsättningar och erfarenheter ges möjlighet att delta på jämlika villkor. Det handlar om att systematiskt synliggöra och analysera vilka konsekvenser förslag och eventuella beslut får för kvinnor respektive män. På samma systematiska sätt behöver dialogerna granskas utifrån de övriga diskrimineringsgrunderna för att medborgare med olika etnicitet, religion, funktionsnedsättning, könsidentitet eller könsuttryck och ålder ska delta på ett likvärdigt sätt. Medborgardialog och brukardialog vad är vad? I Göteborgs Stad skiljer vi på det som kallas medborgardialog och det som kallas brukardialog. I en brukardialog deltar medborgaren som användare av en specifik verksamhet eller service, till exempel som elev i en skola eller boende i särskilt boende. Frågan riktar sig direkt mot de som använder verksamheten och dialogen sker mellan brukare/anhörig och tjänstemän. En medborgardialog handlar om frågor som berör människor som medborgare i kommunen/stadsdelen. Det kan t.ex. handla om situationen i ett bostadsområde, trafikplanering, byggfrågor, organiseringen av skolor i stadsdelen eller om det ska finnas ytterligare en förskola eller äldreboende mm. Här kan det många gånger krävas politiska beslut. Det gör de förtroendevalda till viktiga aktörer, både som deltagare och som mottagare av dialogens resultat. Referenser Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) Göteborgs Stad Haninge kommun Kungsbacka kommun Sida 4 av 4

7 Praktiska förberedelser bilaga till rutiner för medborgardialog i Västra Hisingen För att göra medborgardialogen tillgänglig för fler är själva mötesformen och tidpunkten viktiga faktorer. Såväl inom politiken som inom yrkes- och föreningslivet följer möten ofta en viss formell ordning. För den som inte är van kan det kännas obekvämt och hämmande. En annan vanlig orsak till att många inte deltar handlar om tidsbrist. Även funktionsnedsättning eller bristande kunskaper i svenska kan utgöra hinder för deltagande. Samtidigt finns ett tydligt samband mellan demokratiskt deltagande och människors socioekonomiska villkor. Bredda och skapa jämlika villkor för deltagande och nå ut genom att: Undvika mer formella mötesstrukturer Använda ett språk som är begripligt för alla, dvs. undvika yrkesspecifika ord och förkortningar Samtalsledaren leder en dialog på ett demokratiskt sätt, utan att själv värdera. En del frågor kan vara mycket "laddade" och det är viktigt att få fram alla synpunkter, inte bara majoritetens eller de som är mest aktiva. Använda tolkar och skriftlig information på lätt svenska eller andra språk, erbjuda syn- och teckenspråkstolkning Kombinera olika metoder med varandra Erbjuda barnpassning på plats så att fler kan delta Välja tillgängliga möteslokaler. Lokalerna ska vara utrustade med nödvändiga tekniska hjälpmedel och utformade så att alla kan använda och förflytta sig i dem obehindrat Skapa engagemang genom att involvera målgruppen tidigt i planeringen Använda olika arenor och platser där medborgare befinner sig i vardagen Använda olika kanaler: webb, affischer, flygblad, annonser, muntlig information och skriftligt via post och e-post Överväga att ge en personlig inbjudan. En sådan är ofta mer effektiv än mer allmän information, antingen det sker muntligt eller skriftligt Upprepa informationen och skicka påminnelser Sprida information via nyckelpersoner med stora kontaktytor, till exempel den lokala frisören, prästen, fotbollstränaren eller den föreningsaktive Istället för att bjuda in söka upp de personer eller grupper du vill nå på fritidsgårdar, öppna förskolor eller föreningslokaler Arrangera möten och evenemang på offentliga platser där många människor rör sig dagligen Skicka inbjudan till ett representativt urval av medborgare.