KALLELSE Nr Ärende Bilaga Övrigt. 3 Serveringstillstånd restaurang Asian Bistro, Täby Anna de Wall

Transkript

1 1(2) Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd KALLELSE Dag och tid Onsdagen den 30 augusti 2017 klockan 18:30 Plats OBS! Vaxholms kommunhus - Eriksövägen 27, Storskärsrummet Beslutande Ledamöter Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd Övriga deltagare Ersättare och föredragande tjänstemän OBS! Innan dagens möte gör vi ett studiebesök hos Ostmakeriet på Rindö. Se separat mail med inbjudan. Dagordning Nr Ärende Bilaga Övrigt 1 Dagordning, upprop och val av justerare 2 Muntlig information från kontoret: a) Barnkollen b) Restaurang Bella Notte c) Ny mapp för serveringstillstånd Karin Backlund Lena Lidö Martin Rodell Martin Rodell 3 Serveringstillstånd restaurang Asian Bistro, Täby Anna de Wall 4 Serveringstillstånd Åva gymnasium restaurangskola, Täby Margareta Lindahl 5 Serveringstillstånd restaurang LoveKitchen, Täby Sylvana Wiström 6 Serveringstillstånd Paradise Adventure Golf, Täby Margareta Lindahl 7 Delårsrapport per 30 juni 7:1, 7:2 Gregor Hackman 8 Delårsuppföljning per 30 juni intern kontrollplan 8:1, 8:2 Gregor Hackman 9 Anmälningar inkl delegationsbeslut

2 2(2) KALLELSE Övrigt Välkommen! Annica Nordgren Ordförande Annica Pettersson Nämndsamordnare Vid förhinder var vänlig meddela nämndsamordnaren på telefon eller via e- post

3 Nämnd Anna de Wall Dnr: SRMH Serveringstillstånd restaurang Asian Bistro, Täby Handlingen kan innehålla sekretessuppgifter enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 30 kap 20 - Publiceras inte.

4 Nämnd Margareta Lindahl Dnr: SRMH Serveringstillstånd till Åva Gymnasium, restaurangskolan, Täby Handlingen kan innehålla sekretessuppgifter enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 30 kap 20 - Publiceras inte.

5 Nämnd Sylvana Wiström Dnr: SRMH Serveringstillstånd LoveKitchen, Galoppvägen 1, Täby Handlingen kan innehålla sekretessuppgifter enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 30 kap 20 - Publiceras inte.

6 Nämnd Margareta Lindahl Dnr: SRMH Serveringstillstånd Paradise Adventure Golf, Täby Centrum Handlingen kan innehålla sekretessuppgifter enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 30 kap 20 - Publiceras inte.

7 TJÄNSTEUTLÅTANDE Gregor Hackman Dnr: SRMH Verksamhetschef Delårsuppföljning per 30 juni 2017 med budget och målprognos för Södra Roslagens Miljö- och Hälsoskyddsnämnd Förslag till beslut Södra Roslagens Miljö- och Hälsoskyddsnämnd beslutar att godkänna uppföljningen av verksamheten för nämnden enligt bilagd rapport och överlämna den till kommunstyrelsen. Beskrivning av ärendet Inspektionsarbetet har utförts enligt plan. Målet god lagefterlevnad bedöms kunna uppnås. Nettokostnaden för helåret bedöms inte avvika från budget. Arbetsmiljön bedöms vara fortsatt mycket god inom nämndens verksamhet. En mer detaljerad redovisning lämnas i bilagd rapport. Gregor Hackman Bilaga: Delårsrapport för Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd per 30 juni Exp: Kommunstyrelsen i Täby och Vaxholm Miljö- och stadsbyggnadsnämnden i Lidingö Socialnämnden i Norrtälje och Vallentuna Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddskontor Postadress Täby Hemsida Växel Ett samarbete mellan kommunerna Täby och Vaxholm Besöksadress Kemistvägen 8, Täby E-post miljokontoret@srmh.se Fax

8 1(6) Delårsrapport 2017 Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd Beslut i nämnden: xx/17, , Dnr: SRMH

9 2(6) Innehållsförteckning Nämndens ansvar och uppgifter... 3 Verksamhetschefens kommentarer till resultatet... 3 Måluppfyllelse... 3 Mål fastställda av kommunfullmäktige... 4 Analys av måluppfyllelsen... 4 Organisation, ledarskap och medarbetarskap... 4 Arbetsmiljö och hälsofrämjande arbete... 4 Ekonomi... 5

10 3(6) Nämndens ansvar och uppgifter Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnds (SRMH) uppgift är att svara för Täbys och Vaxholms tillsyn och kontroll enligt miljöbalken, livsmedelslagen, strålskyddslagen, alkohollagen, tobakslagen samt kontroll av läkemedelsförsäljning i detaljhandeln. Nämnden ska även svara för information och expertkunskap inom verksamhetsområdet, besvara remisser samt delta i kommunernas krishantering. SRMH ansvarar även för miljöövervakning avseende sina kontrollobjekt. Dessutom utför SRMH tillsynen med stöd av alkohollagen och tobakslagen samt kontrollen enligt lagen om handel med vissa receptfria läkemedel på uppdrag av Norrtälje och Vallentuna. Besluten fattas av socialnämnderna i respektive Norrtälje och Vallentuna kommun. Förutom detta har SRMH uppdraget att handlägga ärenden enligt alkohollagen för Lidingö stads räkning. Besluten fattas i detta fall av Lidingös miljö- och stadsbyggnadsnämnd. Verksamhetschefens kommentarer till resultatet Till följd av ett systematiskt och långsiktigt tillsynsarbete i god dialog med verksamhetsutövare visar verksamheten en god måluppfyllelse. Verksamheten har arbetat med tillsyn och kontroll i enlighet med uppdraget. Fastställda direktiv och tillsynsplaner har följts. Ekonomin följer i huvudsak budget och prognosen är att budgeten klaras utan avvikelser. En viss osäkerhet råder dock avseende intäkterna framför allt inom miljöbalkens och alkohollagens område. Utvecklingsområden Nämnden har fortsatt det långsiktiga arbetat med att öka kunskapen och förståelsen för lagstiftningen inom nämndens verksamhetsområde för att skapa en ökad lagefterlevnad. Resultaten som uppnåtts är bland annat en succesivt förbättrad kundnöjdhet samtidigt som en minskning av allvarliga avvikelser vid tillsyn har skett. Kundnöjdhetsindex förväntas närma sig målnivån NKI 75 och andelen tillsynsbesök med allvarliga avvikelser förväntas ligga med marginal under målnivån högst 5 %. Måluppfyllelse Kommunfullmäktige har fastställt tre inriktningsmål som är gemensamma för alla nämnder, kommunstyrelsen och de kommunala bolagen. För styrning av Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnds verksamheter under 2017 har kommunfullmäktige fastställt ett mål. Prognosen är att målet kommer att uppnås. Prognosen för den sammantagna måluppfyllelsen för Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd vid årets slut är mycket god. För inriktningsmålen är bedömningen att nämnden med hjälp av inplanerade arbetssätt bidrar till att kommunen kommer att uppnå dem. Prognosen för måluppfyllelse för inriktningsmålen bedöms med utgångspunkt

11 4(6) från måluppfyllelse för nämndmål. Kriterier för sammantagen bedömning av nämndens måluppfyllelse är: Mindre god = 50 % eller färre av nämndens mål uppnås eller är på väg att uppnås God = 51 % - ca 75 % av nämndens mål uppnås eller är på väg att uppnås Mycket god = ca 75 % eller fler av nämndens mål uppnås Mål fastställda av kommunfullmäktige Inriktningsmål Nämndmål Prognos Det är tryggt och attraktivt att leva och verka i Täby God lagefterlevnad ska uppnås Uppnås Analys av måluppfyllelsen Nämndens mål om en låg andel allvarliga avvikelser från lagkrav är direkt kopplat till nämndens kärnverksamhet, att utöva tillsyn och kontroll. Att nämndens tillsyn sker på ett konsultativt sätt, i god samverkan med verksamhetsutövare, är en framgångsfaktor. Nämndmålet har funnits sedan VP15 och en viss positiv utveckling mot färre avvikelser har skett. Målnivån har också sänkts från 10 till 5 % Organisation, ledarskap och medarbetarskap Inom Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddskontor har fokus under första halvåret 2017 varit på att diskutera en gemensam vision och att vidareutveckla gruppledare i form av ledarskapsutbildning samt att uppdatera chef och skyddsombuds kunskaper inom arbetsmiljöområdet. Arbetsmiljö och hälsofrämjande arbete Arbete har fortsatt med att implementera det digitala dialogverktyget som infördes hösten 2016 i syfte att underlätta det systematiska arbetsmiljöarbetet och att följa upp kommunens arbetsmiljömål. Tabellen nedan visar en prognos för hur arbetsmiljömålen förväntas uppnå sina målvärden vid helåret. Enhetsmål Vi skapar arbetsglädje Ingen skadlig arbetsrelaterad stress får förekomma Prognos Uppnås Uppnås

12 5(6) Måluppfyllelse bedöms utifrån två indikatorer som representerar varsitt arbetsmiljömål. Vi skapar arbetsglädje - Indikator "Hur stor är din arbetsglädje just nu?" Ingen skadlig arbetsrelaterad stress får förekomma - Indikator "Hur är din koncentrationsförmåga just nu?" (Enligt forskning ger koncentrationsförmåga den bästa indikationen på skadlig stress.) Utfallet för första halvåret 2017 visar att värdena på de båda arbetsmiljömålen har minskat. Prognosen är ändå att verksamhetsområdet kommer att nå målen för 2017 eftersom man kan se en uppåtgående trend. Under hösten 2017 kommer verksamhetsområdet arbeta aktivt med arbetsmiljömålen och dialogverktygets frågor i sin helhet. Formerna för det arbetet kommer att utarbetas med chef, gruppledare och arbetsmiljökommitté. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron är fortsatt låg jämfört med kommunen som helhet. Tabellen nedan visar sjukfrånvarons nuläge samt utveckling sedan två år tillbaka. Sjukfrånvaro Juni 2017 Juni 2016 Juni 2015 Sjukfrånvaro (andel av ordinarie arbetstid) Samtliga anställda 1,3 % 0,9 % 1,1 % Kvinnor 1,2 % 1,2 % 1,4 % Män 1,6 % 0,2 % 0,1 % 29 år eller yngre 0,0 % 0,0 % 0,0 % år 1,6 % 0,3 % 1,5 % 50 år eller äldre 0,9 % 1,7 % 0,6 % Långtidssjukfrånvaro 60 dagar eller mer (andel av total sjukfrånvaro) 0,0 % 0,0 % 0,0 % Ekonomi Nämndens totala budgeterade nettokostnader uppgår till 7,9 mnkr. Täbys del av budgeten utgör 6,0 mnkr medan Vaxholm står för 1,9 mnkr. Täbys kostnad motsvarar 0,2 % av kommunens totala budgeterade nettokostnader. För år 2017 prognostiserar nämnden ingen avvikelse. Tabellen nedan visar utfall, budget och prognos.

13 6(6) SRMH Utfall juni Budget juni Prognos helår Budget helår Avvikelseprognos helår Utfall juni (mnkr) mnkr % 2016 Intäkter 4,3 6,5 11,5 11,3 0,2 2 % 6,3 Kostnader -9,7-9,6-19,5-19,3-0,2 1 % -9,3 Nettokostnader -5,4-3,1-7,9-7,9 0 0 % -3,0 Tabellen nedan visar fördelningen av nettokostnad för Täby respektive Vaxholm. SRMH fördelat per kommun Utfall juni Budget juni Prognos helår Budget helår Avvikelseprognos helår Utfall juni (mnkr) mnkr % 2016 Täbys del -4,1-2,4-6,0-6,0 0 0 % -2,3 Vaxholms del -1,3-0,7-1,9-1,9 0 0 % -0,7 Vad gäller uppdrag som Täby kommun utför för Lidingös stads, Norrtälje kommuns och Vallentuna kommuns räkning, beräknas ett visst underskott kunna uppkomma. När hänsyn tas till samtliga kostnader som tillsyn och prövning inom alkohollagens och tobakslagens område samt kontroll enligt lagen om försäljning av läkemedel i detaljhandeln medför har det långsiktigt visat sig inte kunna täckas med taxeintäkter till 100 %. Nämnden föreslår därför en revidering av taxorna till en nivå som ger bättre kostnadstäckning. Det eventuella underskottet uppskattas till ca 0,4 mnkr totalt. För Lidingö innebär detta en tillkommande kostnad på ca 120 tkr, för Norrtälje ca 250 tkr och för Vallentuna ca 30 tkr. Enligt avtal med Lidingö, Norrtälje och Vallentuna ska underskott faktureras.

14 TJÄNSTEUTLÅTANDE Gregor Hackman Dnr: SRMH Verksamhetschef Uppföljning av internkontrollplan per 30 juni 2017 för Södra Roslagens Miljö- och Hälsoskyddsnämnd Förslag till beslut Södra Roslagens Miljö- och Hälsoskyddsnämnd beslutar att godkänna uppföljningen av internkontrollplan för nämnden enligt bilagd rapport samt överlämna den till kommunstyrelsen. Beskrivning av ärendet Uppföljningen av kontrollmomenten i Södra Roslagens miljö- och hälsokyddsnämnds internkontrollplan per den 30 juni 2017 visar ett mycket gott resultat. Inga allvarliga avvikelser har konstaterats. Den fullständiga uppföljningen av internkontrollplanen redovisas i den bilagda rapporten. Gregor Hackman Bilaga: Uppföljning av Internkontrollplan för Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd per 30 juni 2017 Exp: Kommunstyrelsen i Täby och Vaxholm Miljö- och stadsbyggnadsnämnden i Lidingö Socialnämnden i Norrtälje och Vallentuna Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddskontor Postadress Täby Hemsida Växel Ett samarbete mellan kommunerna Täby och Vaxholm Besöksadress Kemistvägen 8, Täby E-post miljokontoret@srmh.se Fax

15 1(6) Uppföljning av internkontrollplan per 30 juni 2017 Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd Beslut i nämnden: xx/17, , Dnr: SRMH

16 2(6) Innehållsförteckning Uppföljning av intern kontrollplan per 30 juni Sammanfattning... 3 Bakgrund... 3 Intern kontrollplan för Uppföljning... 5 Upphandling... 5 Attestrutiner... 5 Personaladministrativa rutiner... 6 Allvarliga avvikelser från kontorets rutiner... 6 Kvalitetskontroll av utgående handlingar... 6

17 3(6) Uppföljning av intern kontrollplan per 30 juni 2017 Sammanfattning Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att god intern kontroll upprätthålls i Täby kommun och utformar kommunövergripande anvisningar. I anvisningarna anges kraven för nämndernas interna kontrollplaner. Nämnderna ansvarar för den interna kontrollen inom sina respektive verksamhetsområde. Den interna kontrollplanen har sin tyngdpunkt på uppföljning av att ekonomiska rutiner, lagar och policys följs samt att redovisningen är rättvisande och tillförlitlig. Uppföljning och utvärdering av verksamheternas mål som också är en del av internkontrollen görs i delårsrapporten per juni och i årsredovisningen. Nämndens förslag till intern kontrollplan 2017 omfattar gemensamma kontrollmoment inom upphandling, attestregler och personaladministrativa rutiner. Nämndens egna kontrollmoment omfattar: Taxeintäkter Kontroll av att avslutade ärenden (anmälningar, tillståndsprövningar, inspektioner och/eller kontrollbesök mm) faktureras enligt taxa. Allvarliga avvikelser från kontorets rutiner Kontroll av att kontorets rutiner följs. En allvarlig avvikelse uppstår om kontorets rutiner inte följs och det får konsekvenser för kund/verksamhetsutövare. Kvalitetskontroll av utgående handlingar och tjänsteutlåtanden Kontroll avseende begriplighet, rättsäkerhet och enhetlighet i utformning görs av handlingar som kontoret skickar ut samt av tjänsteutlåtanden. Uppföljningen per juni 2017 visar att rutinerna fungerar bra då inga felaktigheter framkommit vid granskningen. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade om reglemente för intern kontroll för Täby kommun. Reglementet fastslår att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll samt att det är nämnderna som har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den interna kontrollplanen har sin tyngdpunkt på uppföljning av att ekonomiska rutiner, lagar och policys följs samt att redovisningen är rättvisande och tillförlitlig. Uppföljning och utvärdering av verksamheternas mål som också är en del av internkontrollen görs i delårsrapporten per juni och i årsredovisningen.

18 4(6) Intern kontrollplan för 2017 Nämndens interna kontrollplan för verksamhetsår 2017 innehåller dels kommungemensamma kontroller och dels nämndspecifika kontroller. De kommungemensamma kontrollerna är: 1. Upphandling Kontroll av att avtal finns för inköp från leverantör överstigande fastställd direktupphandlingsgräns för 2017 (År 2016 ca 535 tkr) Kontroll av leverantörstrohet inom beloppsgränsen 300 tkr fastställd direktupphandlingsgräns för 2017 (År 2016 ca 535 tkr) 2. Attestregler Kontroll av att anställda med attesträttigheter i kommunen inte har engagemang i företag som kommunen anlitar Kontroll av att personliga utlägg följer attestregler Kontroll av att kontantkassor redovisas enligt riktlinjer 3. Personaladministrativa rutiner Kontroll av att gällande riktlinjer för uppvaktning och gåvor efterlevs Kontroll av att löneutbetalningar är riktiga Kontroll av att årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs Utöver gemensamma kontroller har kommunstyrelsen uppdragit åt nämnderna att komplettera den interna kontrollplanen med minst två verksamhetsspecifika kontrollmoment, varav minst en kontroll ska avse intäkter. De nämndspecifika kontrollerna är: 4. Kontroll av taxeintäkter 5. Kontroll av allvarliga avvikelser från kontorets rutiner 6. Kvalitetskontroll av utgående handlingar och tjänsteutlåtanden

19 5(6) Uppföljning Nedan redovisas resultaten av genomförda kontroller. Kontroll av personliga utlägg, kontantkassor och det systematiska arbetsmiljöarbetet liksom nämnden egna kontroller av taxeintäkter, avvikelser från rutiner samt kvalitetskontroll av utgående handlingar görs per helår och kommer att redovisas i samband med den årliga uppföljningen. Upphandling Kontroll av att avtal finns för inköp från leverantör överstigande fastställd direktupphandlingsgräns för 2017 (År 2016 ca 535 tkr) Kontroll har skett av samtliga leverantörer anlitade av Täby kommun under sexmånadersperioden november 2016 till april 2017, där det sammanlagda värdet per leverantör på kommunövergripande nivå överstiger 535 tkr. Nämnden hade avtal med samtliga granskade leverantörer. Kontroll av att avtal eller dokumentation finns för inköp inom beloppsgränsen 300 tkr fastställd direktupphandlingsgräns för 2017 (År 2016 ca 535 tkr) Kontroll har skett av samtliga leverantörer anlitade av Täby kommun under perioden november 2016 till april 2017, där det sammanlagda värdet är mellan tkr per leverantör på kommunövergripande nivå. Nämnden hade dokumentation och avtal med samtliga granskade leverantörer. Attestrutiner Kontroll av att anställda med attesträttigheter i kommunen inte har engagemang i företag som kommunen anlitar. Kontroll har skett av 100 utvalda granskare och attestanter vid fyra tillfällen under perioden januari juni Resultatet av granskningen på kommunövergripande nivå visar att en av de utvalda personerna har haft engagemang i ett företag som anlitats av kommunen. Personen har dock inte deltagit i några beslut.

20 6(6) Personaladministrativa rutiner Kontroll av att gällande riktlinjer för uppvaktning och gåvor efterlevs Kontroll har skett genom stickprov av att transaktioner för julgåvor, minnesgåvor och uppvaktning har följt kommunens riktlinjer. Resultatet av granskningen på kommunövergripande nivå visar att av totalt 116 granskade transaktioner hade 25 transaktioner överskridit gränsbeloppet alternativt saknades notering av syfte för händelsen. Merparten av avvikelserna avser gåvor där inköpet varit något högre än beloppsgränsen. Kommunen har infört nya riktlinjer från och med november 2016 och granskningen visar att de nya direktiven inte nått ut till alla i organisationen. Åtgärder och fortsatta utbildningsinsatser behövs under Nämndens samtliga granskade transaktioner följde kommunens riktlinjer. Kontroll av att löneutbetalningar är riktiga Kontroll har skett av att löneutbetalningar är riktiga genom att granska samtliga uppkomna löneskulder, extrautbetalningar och utanordningar av lön som har utbetalats utanför ordinarie löneutbetalning. Den granskade perioden är januari - maj Löneskuld kan exempelvis uppstå när en anställning inte avslutats i tid. Extrautbetalningar sker i de fall underlag inte kommer in i tid eller blivit felaktiga. Utanordningar görs till exempel när den anställde har fått för lite lön utbetald. Under ett år betalar kommunen ut ca 30 tusen löner. Resultatet på kommunövergripande nivå visar att 142 löneutbetalningar under den granskade perioden var felaktiga. Felaktigheterna är åtgärdade. Nämnden samtliga granskade löneutbetalningar var korrekta. Allvarliga avvikelser från kontorets rutiner I den löpande kontrollen som görs i samband med kontorets ledningsgruppsmöten har inga allvarliga avvikelser från kontorets skriftliga rutiner noterats. Kvalitetskontroll av utgående handlingar Kvalitetskontroller kommer att utföras vad gäller samtliga kategorier av utgående handlingar under hösten.