"Gallring i IT-system" Magnus Wåhlberg

Transkript

1 "Gallring i IT-system" Magnus Wåhlberg magnus.wahlberg@tam-arkiv.se

2 Gallring i IT-system? TAM-Arkiv 2

3 Varför sker gallring? (1) Gallring regleras av SFS... (Arkivlag, registerlagar, bokföringslag...) Gallringsbeslut krävs för att kunna gallra allmän handling... Men är det hela sanningen? TAM-Arkiv 3

4 Varför sker gallring? (2) Juridisk (Ska förstöras enligt lagkrav ) IT-prestanda (Systemet har blivit för segt ) Ekonomisk (Det är för dyrt att spara ) Maktintresse (Detta får inte komma ut ) Ideologisk (Bokbränneri ) Informationsförvaltning(IM) Information tas bort systematiskt utifrån fastställd regel TAM-Arkiv 4

5 Gallringens faser Framtagande av gallringsprincip, ex. lag. Värdering/bedömning utifrån princip ( Appraisal ) Destruktion ( Destruction ) Kontroll av resultatet från utförd destruktion Ev. förändring av gallringsprincip TAM-Arkiv 5

6 Gallring kan göras av Objekt/Handling/Media Metadata till Objektet/Handlingen/Media Återsökning Förvaltning Förståelse Dokumentation Relationer till andra Objekt/Handlingar/Media Presentation av Objekt/Handling TAM-Arkiv 6

7 Gallringsstrategier Förstörandecentrerad Bevarandecentrerad Oplanerad Hoppsan! "Tidens tand" (C) Wikimedia Commons TAM-Arkiv 7

8 Gallringsregler för IT-system Statisk gallringsregel Dynamisk gallringsregel Sammansatt gallringsregel ==> behov av prioritering mellan gallringsregler TAM-Arkiv 8

9 Statisk gallringsregel (1) Alla gallringsvillkor kända från början. Relativt enkelt införa i IT-system TAM-Arkiv 9

10 Statisk gallringsregel (2) Syntax {Förstör de handlingar H i som har egenskaperna a j efter tiden t räknat från starttidpunkten r.} TAM-Arkiv 10

11 Statisk gallringsregel (3) Exempel: Förstör direkt alla inkomna reklamblad. Förstör alla fakturor efter 7 år räknat från upprättandedatum. Förstör alla ansökningar 2 år räknat från inkommandedatum TAM-Arkiv 11

12 Dynamisk gallringsregel (1) Minst ett nödvändigt gallringsvillkor är okänt från början. Mer komplext att införa i IT-system. Kräver "signal" från utanför systemet. Kan kräva uppdatering av metadata i systemet TAM-Arkiv 12

13 Dynamisk gallringsregel - variant "Fördröjd" (2) Syntax {Förstör de handlingar H i som har egenskaperna a j efter tiden t räknat från starttidpunkten r, där r bestäms av en framtida händelse s.} TAM-Arkiv 13

14 Dynamisk gallringsregel - variant "Fördröjd" (3) Exempel: Förstör all primärdata först 10 år efter att projektet granskats räknat från granskningsdatum. Förstör alla medlemsansökningar först 2 år efter att medlemmen lämnat föreningen räknat från avslutandedatum TAM-Arkiv 14

15 Sammansatt gallringsregel - variant "Parkering" Exempel: Statisk del: Förstör "kvitto" efter 7 år räknat från upprättandedatum Dynamisk del (högre prioritet): om inte "kvitto" är del i en civilrättslig process. (I sådan fall förstörs de först efter överklagandemöjlighet har gått ut och villkoret från den statiska delen är infriat, d.v.s. minst 7 år.) TAM-Arkiv 15

16 Lokalisering av gallring Centraliserad gallring Gallring sker centralt i ett system, en arkivdepå Distribuerad gallring Ett system/en person skickar destruktionssignal till olika personer, system Nu är det dags att förstöra den känsliga diplomatposten som rör olja i Samarkand TAM-Arkiv 16

17 Något kort om informationsvärde Data + metadata + tolkningsprocess Information Tolkning kan ske på olika nivåer: maskinell (automatiserad) eller utifrån medvetande. Informationsvärde, informationstäthet, entropi Livcykel för information Information skapas Behandlas Vårdas/kompletteras Destrueras (C) Deutsches Technikmuseum Berlin TAM-Arkiv 17

18 Gallring och informationsvärde Gallring kan höja eller sänka informationsvärdet. Systematiskt utformad gallring kan öka informationsvärdet Informationsvärde Tid TAM-Arkiv 18

19 Praktiska tips för gallring i IT-system (1) Formalisera gallringsregler. Håll gallringsregler så enkla som möjligt. Framför allt gäller detta dynamisk gallring, då metadata kan behöva tillföras vid ett senare framtida tillfälle. Testa nya gallringsregler genom torrsimning. Testkör gärna gallringsfunktionalitet mot kopia av skarpt komplext data. Teknik-tips Skapa generella regelklasser som sedan kan styras genom att värden lagras i databas eller i XMLkonfigurationsfil TAM-Arkiv 19

20 Praktiska tips för gallring i IT-system (2) Hur ska prioritering mellan gallringsregler ske? Hur hanteras konflikter mellan gallringsregler? Gallring kan betraktas som en del i arkivvård (ex. formatkonvertering.) Efterkontroll (Manuellt stick-prov, summeringar av antal ) Finns Roll-back -möjlighet? Vad händer om efterkontrollen visar på ett fel? Teknik-tips Skilj mellan regelklass, regel med värden, och exekverbart gallringsjobb TAM-Arkiv 20

21 Extradiskussion Gallring av back-uper. Gallring spridd mellan IT-system. OAIS-modellen saknar delmodell för gallring TAM-Arkiv 21