FAQ Djurö 2-3 oktober

Transkript

1 FAQ Djurö 2-3 oktober Innehåll Tidiga insatser... 2 Säkerställa att vi inte missar omställningsprojekt... 2 Öka kännedomen om TSL... 2 Omställningsprocessen... 2 Kontakt Arbetsförmedlingen... 5 Stora projekt... 5 Samarbete regionalt... 6 Indikativa marknadsandelar/ län/ramavtal... 6 Efterskydd... 8 Utbildning... 8 Portalen... 9 Ekonomi/fakturering Uppföljning

2 Tidiga insatser Kommer TSL erbjuda utbildningar för fack och företag vid varsel som TRR gör? TSL kommer att åka ut till arbetsplatserna och föra dialog med företag och fackliga representanter om vilket behov som finns. Exakt vilket stöd som kommer att erbjudas är under utveckling, men TSL planerar bland annat att utveckla interaktiva utbildningar i olika delar av processen. Säkerställa att vi inte missar omställningsprojekt Kommer TSL ha någon konkursbevakning? Ja, TSL kommer att ha både varsel- och konkursbevakning. Kan leverantörerna kontakta företag vid varsel och till vem ska informationen skickas? TSL kommer att ha en varsel- och konkursbevakning för att fånga upp kommande omställningsprojekt. TSL kommer själva att initiera kontakt med dessa företag. TSL:s arbetsmodell bygger på att det är TSL och inte leverantörerna som tar kontakt med företag för att informera om TSL:s stöd i samband med att varsel läggs. Öka kännedomen om TSL Många företag känner inte till TSL-försäkringen, jobbar ni med det? TSL arbetar för att öka kännedomen om vår omställningsförsäkring hos både fack och arbetsgivare. Det sker främst digitalt och genom personliga möten. TSL samarbetar även med Finfa, Svenskt Näringslivs informationsorganisation för försäkringar. TSL har ett långsiktigt mål att öka kännedomen hos arbetsgivarna. Vart vänder man sig med frågor om ansökan? TSL Kundservice finns tillgänglig för hjälp och stöd med frågor kring ansökan. Hur säkerställer TSL att de uppsagda får veta att de omfattas av försäkringen? TSL kommer att kontakta samtliga uppsagda och boka ett samtal för information och kartläggning av behov. Omställningsprocessen Kan TSL ordna en möjlighet för enskilda deltagare att anmäla sig själva direkt på hemsidan? Detta för tillfällen då fack eller arbetsgivare av någon anledning inte anmäler enskilda personer. TSL:s stöd bygger på ansökan och den personbilaga som är underskriven av fack och företag. Skulle en enskild person inte vara anmäld ska hen i första hand prata med arbetsgivaren eller den fackliga kontaktpersonen för att bli anmäld. TSL kommer att bearbeta frågan vidare för att se om andra arbetsprocesser skulle kunna bli aktuella. Kommer TSL att skicka ut något introduktionsbrev till individen? TSL skickar ut ett informationsbrev till de deltagare som finns angivna på deltagarförteckningen när den är signerad av fack och företag. Informationen beskriver det stöd som TSL kan erbjuda och aviserar om den kontakt som kommer att tas av TSL för en vidare dialog om hur vi kan hjälpa deltagaren till ett nytt arbete. 2

3 Hur ser TSL på leverantörernas arbete med sjukskrivna som kommer in till TSL? TSL utgår ifrån den förhandling som gjorts av de lokala partnerna som intygar att de som anmäls blivit uppsagda på grund av arbetsbrist. Detta innebär ibland att deltagare som är berörda kan vara sjukskrivna på hel- eller deltid. TSL:s omställningsstöd inriktar sig på att finna en lösning utifrån deltagarens arbetsförmåga oavsett var specifikt på arbetsmarknaden den finns eller hur stor den är. D v s TSL jobbar inte med rehabilitering av själva sjukdomen, men det är ofta aktuellt att hjälpa deltagaren att etablera en kontakt med Arbetsförmedling /Försäkringskassa om en sådan kontakt inte redan är etablerad. TSL styr dock inte över innehållet i leverantörernas arbete i detta avseende vilket också tydligt uttrycks i upphandlingsunderlaget. Vilka är kriterierna för att deltagaren ska tilldelas paket 1 eller 2? Paket 1 (12 månader) är huvudalternativet. Paket 2 (2 månader) är för deltagare som inte är i behov av 12 månaders paketet, antingen för att de är uppenbart mycket nära jobb eller redan tidigare erhållit TSL stöd. I Ramavtalet står under paket 2 Detta paket kan komma ifråga i vissa fall då det är uppenbart att Deltagaren endast behöver begränsat stöd och/eller till exempel i kombination med en av TSL upphandlad utbildningsinsats. Ska leverantören återkoppla till TSL om man inte får tag på deltagaren? Ja, då ska coachen rapportera resultatet Ej deltagit i portalen, på samma sätt som tidigare. Kommer leverantörens namn att stå i välkomstbrevet? Nej, då brevet skickas ut direkt efter att deltagarförteckningen är signerad av företag och fack. Informationsbrevet till den uppsagde beskriver TSL:s omställningsstöd, där leverantören är en del. Vid det tillfället är leverantör ännu ej anvisad. Detta sker efter det att TSL:s omställningsrådgivare genomfört kartläggningssamtalet. Vad gäller praktiskt med föräldralediga och sjukskrivna kring datum/tider att ta hänsyn till? Den uppsagde har möjlighet att starta stödet upp till 12 månader efter sista anställningsdagen. Kommer deltagare från gamla pågående uppdrag kunna utnyttja utbildnings-/valideringsinsatser enligt det nya systemet? Avtal som ingåtts innan 1 november gäller mellan leverantör och arbetsgivare. Deltagare som kommit in i TSL-systemet före 1 november kan erbjudas utbildning/validering i de fall leverantören själva inom ramen för leverantörens omfördelningsmöjlighet beslutar om detta. Vem fattar beslut om Annat stöd? Det gör TSL:s omställningsrådgivare. Kommer det finnas fortbildning inom starta eget? TSL kommer inte som det ser ut nu själva erbjuda Starta eget-utbildningar. Liksom tidigare kan coacherna hänvisa till bland annat de kostnadsfria Starta eget-utbildningar som erbjuds av vissa aktörer. 3

4 Hur ser gränssnittet ut mellan TSL:s omställningsrådgivare och leverantörens coach? Omställningsrådgivaren informerar deltagarna om vad omställningsförsäkringen innebär och genomför ett kartläggningssamtal, som utgår ifrån önskan om nytt jobb, starta egen verksamhet eller längre utbildning. Kartläggningssamtalet ligger till grund för att ta beslut om lämplig omfattning av omställningsstöd (Paket 1 eller 2). Därefter genomför coachen beslutat stöd. TSL har i avtalet gjort en avsiktsförklaring med stödets syfte och mål. Exakt vilket stöd som erbjuds i dessa paket utformas av leverantören utifrån deltagarens enskilda behov. Får leverantörsföretagen ha någon kontakt med facken eller företagen när de har blivit tilldelade ett uppdrag? Den nya verksamhetsmodellen bygger på att TSL hanterar kontakten med företag och fack på ett effektivt sätt. Syftet är att så mycket av befintliga medel som möjligt kan komma deltagaren till godo. Vår vädjan är att alla så långt som möjligt visar respekt för den nya verksamhetsmodellen, så att vi får möjlighet att testa om den får avsedd effekt. Vi kommer dock självklart inte att hindra kontakter med fack och företag när ni blivit tilldelade ett uppdrag. Eventuella kontakter ska vara på företagens/fackets villkor och så långt det går vara relaterade till tilldelade uppdrag. Är det ok att leverantören/coachen träffar deltagaren på arbetsplatsen eller måste de ses på kontoret hos leverantören. Ja. I ramavtalet står Omställningsprogrammet ska genomföras på arbetsplatsen eller i dess närhet om inte Omställningsföretaget och Deltagaren överenskommit om annat. Vem ska vi hänvisa frågor till från företag och fack i övergången? Be företag och fack att kontakta TSL via Telefon: eller E-post: kundservice@tsl.se så kommer vi att kontakta dem. Får omställningsleverantörer informera om TSL:s nya system? I den nya arbetsmodellen är det TSL:s roll att informerar fack, företag och deltagare om hur TSL:s omställningsstöd fungerar. För att få möjlighet att implementera och utvärdera vår arbetsmodell önskar TSL inte att proaktiva informationsinsatser genomförs av leverantörerna. Hur många fysiska möten ska paket 2 mån innehålla? Kan man ha möten via Skype? I ramavtalet står Program paket 2 Levereras under 2 månader från Startdatum. Uppdraget omfattar cirka fem timmar. Första mötet måste vara fysiskt. Kommer facket få information vilken leverantör som är tilldelad ett omställningsprojekt? Nej fack och företag får inte information om namnet, bara att en kvalitetssäkrad ramavtalsleverantör kommer att kontakta deltagarna. Kommer TSL prata med företagen om det är okej att omställningsarbete sker på arbetstid? TSL kommer att stämma av med företag/fack om var och när samtal kan ske och vem som är kontaktperson för detta. Detta noteras i portalen. Det är omställningsleverantörens ansvar att följa upp detta och säkerställa att jobbcoach bokar in omställningsarbetet med deltagaren med hänsyn tagen till de önskemål som finns. 4

5 Kontakt Arbetsförmedlingen Samverkan mellan TSL & Arbetsförmedlingen TSL har beviljats projektmedel från ESF för att under utveckla gränssnittet mellan TSL, våra leverantörer och Arbetsförmedlingen. Syftet är att öka samverkan med Arbetsförmedlingen för att stärka de deltagare som bedöms behöva mer stöd än det som TSL kan ge. Detta är förankrat med Arbetsförmedlingens ledning. Nu pågår etableringen av ett nätverk med Arbetsförmedlingens olika marknadsområden i Region Väst och Syd. Nästa steg blir att: Skapa en kartläggning som ger den information från TSL:s system som Arbetsförmedlingen behöver för att kunna bedöma lämplig insats för våra deltagare. Få namn på kontaktpersoner hos Arbetsförmedlingens alla kontor, så att jobbcoacherna i TSL:s system vet vilken arbetsförmedlare de ska kontakta om de behöver boka in ett trepartssamtal. Skapa en arbetsprocess så att jobbcoacherna i TSL:s system och aktuella arbetsförmedlare vet hur de skall gå tillväga vid samverkan. Hålla gemensam utbildningsinsats om samverkan för TSL:s omställningsleverantörer och aktuella arbetsförmedlare. Vad kommer detta att innebära för er? När det blir dags bjuds ni in till en utbildningsinsats om vad samarbetet med Arbetsförmedlingen innebär. Planen är att all information kring TSL:s samverkan med Arbetsförmedlingen på sikt ska finnas tillgängligt i TSL:s portal. Projektledare: Britt Marie LaBrosse , brittmarie.labrosse@tsl.se Stora projekt Hur ser den enskilde leverantören hur stort projektet är i sin helhet? Omställningsleverantörerna ser de deltagare som tackar ja till fortsatt stöd via kartläggningssamtalet med omställningsrådgivaren. Samordning stora projekt, tex vid varsel när kommer TSL in? TSL kommer att aktivt kontakta företag som varslar alternativt att företag/fack kontaktar TSL. TSL kommer att åka ut till företag och informera om TSL:s stöd. TSL fördelar projektet till en leverantör när TSL har genomfört kartläggningssamtal med berörda. Kommer TSL att kontakta omställningsleverantörerna för samordning i större projekt? TSL har idag inte någon arbetsmodell där TSL själva fördelar ett enskilt uppdrag till flera leverantörer. TSL tilldelar ett enskilt omställningsprojekt till 1 leverantör. Det är upp till den valda leverantören att bjuda in andra leverantörer som har ramavtal inom aktuellt län för samarbete. Därmed ligger eventuellt samordningsansvar också på den valda leverantören. Leverantören har själv ansvar för uppföljning, samordning och kvalitetssäkring av jobbcoachens arbete. Hur organiseras större projekt när flera leverantörer är involverade? Hur sker samordningen mellan involverade leverantörer? TSL tilldelar ett omställningsprojekt till 1 leverantör. Den leverantör som tilldelats har också 5

6 huvudansvaret för detta. Om leverantören själv väljer att samarbeta med andra ramavtalsleverantörer ligger ansvaret för projektet kring planering och samordning mellan leverantörerna fortfarande kvar på denne. Samarbete regionalt Finns det något forum för att lära känna varandra region-/länsvis? Hur ofta träffas TSL och leverantörerna i länet? TSL ser fram emot att få återkomma och utveckla forum för TSL och leverantörer. Initialt behöver TSL dock fokusera på att säkerställa att arbetsprocesserna fungerar och avvaktar därför med att ta initiativ till möten. Vid behov av kontakt så hänvisar vi tillsvidare till våra regionala leveranschefer. Indikativa marknadsandelar/ län/ramavtal Hur bedöms vilket län ett uppdrag tillhör, är det där företaget finns eller där personerna är skrivna? Det är företagets besöksadress som avgör vilket län ett uppdrag hör till. Kan man göra undantag från att coachen måste bo i det län man coachar? Coachen ska ha sin utgångspunkt i det län man anmälts i. Det finns ett fåtal leverantörer som anmält att coachen tar sin fysiska utgångspunkt från två olika län och fördelar sin tid mellan dessa. Kraven som angivits i upphandlingsunderlaget om t ex kunskap om den lokala arbetsmarknaden måste dock vara uppfyllda. Ur upphandlingsunderlaget: Kommer små leverantörerna att få resa kors och tvärs eftersom de får utspridda uppdrag med enskilda deltagare och de stora leverantörerna får större uppdrag med fler personer på samma arbetsställe? TSL:s verksamhetssystem kommer automatiskt att anvisa omställningsprojekt till leverantörer enligt de indikativa marknadsandelarna. Projekten kan därför bli utspridda oavsett om man är en liten eller stor leverantör. Projektens storlek kommer därför att variera oavsett om man är stor eller mindre leverantör. TSL vet i dagsläget inte exakt hur projekten kommer att fördelas då modellen inte testats tidigare. Om en deltagare tackar nej till stöd efter ett möte med coachen, får coachen betalt då? I bästa fall ska detta inte ske då TSL gått igenom vad stödet innebär och deltagaren tackat ja. Om deltagaren ändå väljer att hoppa av får leverantören betalt men TSL gör då en uppföljning av vad skälet till avhoppet berott på. 6

7 Kommer resultaten av paket 2 mån påverka tilldelning av resterande marknadsandelar som inte är fördelat av TSL? Marknadsandelar fördelas med deltagarantal som bas. Ska leverantörerna jobba ihop i stora projekt för att undvika dubbelarbete eller hur är det tänkt? TSL tilldelar ett omställningsprojekt till 1 leverantör. Den leverantör som tilldelats har också huvudansvaret för detta. Om leverantören själv väljer att samarbeta med andra ramavtalsleverantörer ligger ansvaret för projektet kring planering och samordning mellan leverantörerna fortfarande kvar på denne. Kommer TSL att koordinera projekt så att t ex logistiken optimeras mellan leverantörer? TSL:s verksamhetssystem fördelar projekten efter indikativa marknadsandelar som angivits leverantörerna. Systemet tar idag inte hänsyn till geografisk spridning och innebär att en koordinering av projektens geografiska utdelning inte kan ske från TSL. Det är TSL:s önskan att vi långsiktigt skall finna sätt att utveckla projekttilldelningen så att den hjälper leverantörer att kunna få en mer effektiv reseplanering. Finns möjlighet att byta deltagare mellan leverantörer TSL kommer inte att hindra leverantörer att byta deltagare med varandra. Systemmässigt är detta dessutom möjligt. Hur mycket ska man hinna med i 2-månaderspaketet? Inom ramen för 2-månaderspaketet förväntas fem timmars arbetstid med deltagaren, varav ett möte ska ske fysiskt. Hur definierar TSL ett möte, finns det riktlinjer för tid och tillvägagångssätt? TSL arbetar enligt en black box modell och kommer inte att styra innehållet. Därför anges inga tydliga krav på tidsåtgång. TSL:s ramavtal anger att leverantören ska ha regelbunden kontakt med deltagaren. Ur upphandlingsunderlaget: Vad gäller från den 1 november, är det 12 månader efter beslutsdatum eller 12 månader efter sista anställningsdag som deltagaren måste börja? Hjälpen ska starta senast 12 månader efter beslutsdatum. Uppföljning av deltagaren görs 12 månader efter sista anställningsdag. Deltagare som är heltidssjukrivna eller föräldralediga kan påbörja stödet 12 månader från sista anställningsdagen. 7

8 Efterskydd Vad gäller kring efterskyddsgaranti? Tidigare har flera leverantörer erbjudit detta, om bara vissa fortsätter med detta blir det kvalitetsskillnad i leveransen. TSL arbetar efter en black boxmodell och kommer inte att reglera detta. Leverantören har i upphandlingen åtagit sig att leverera tjänster åtminstone 12 månader. D v s deltagaren har rätt att komma tillbaka och använda resterande del. Vad gäller om en deltagare med 2-månaders paket får ett arbete men deltagaren blir arbetslös igen? Innebär en ny ansökan att deltagaren inte uppfyller villkoren på ett års fast anställning? Deltagaren är berättigad till 12 månaders stöd räknat från beslutsdatum. Finns behov av ytterligare stöd kan TSL:s omställningsrådgivare boka på ytterligare stöd. Utbildning Kommer det att skickas ut ett informationsmail från TSL till deltagaren när de beviljats utbildning? Kommer det i så fall finnas en uppmaning att kontakta a-kassan för att få bekräftat att den ej riskerar att dras in om deltagaren går kursen. Bekräftelse kommer att skickas till deltagaren och coachen får information om attesterad utbildning både via mail och genom portalen. Coachen kommer via portalen påminnas om att be deltagaren att stämma av med a-kassan. Kan TSL ta fram ett mallbrev som stöd för deltagare med beviljad utbildning i kontakten med a- kassan. Syftet är att underlätta för deltagaren i dialogen med a-kassan, särskilt för de med begränsningar i språket. Ett bra förslag som TSL tar med sig och återkommer kring. När man ber om ny åtgärd - hur lång tid tar det innan jag får meddelandet? TSL kommer att handlägga förfrågan så skyndsamt som möjligt. I dagsläget ska omställningsrådgivaren inom 8 dagar träffa deltagaren och ha genomfört kartläggningssamtalet. TSL får utvärdera om andra rutiner ska gälla vid önskan om ny åtgärd. Vilka riktlinjer finns kring inköp av annat än utbildningen, finnas det möjlighet att erbjuda litteratur, inköp av ett program o dyl? I dagsläget är det endast kurskostnaderna för kortare yrkesutbildningar och branschvalideringar som ingår i stödet. Andra inköp och insatser/stöd ligger idag inte inom utbildningsstödet. Kan ni förtydliga vad som gäller kring validering? Med branschvalidering menas sådan validering där en bransch har ansvaret för att säkerställa att de kompetensområden och kompetenskrav individen valideras mot är kritiska och gällande för de yrkesroller och arbetsuppgifter som avses. Valideringsprocessen bör leda antingen till ett kompetensintyg med kompletteringsutlåtande eller till ett yrkescertifikat eller yrkesbevis. Ett intyg som visar individens kompetens som är erkänt av branschen och känns igen av dess arbetsgivare blir ett viktigt komplement till andra referenser eftersom det visar hur individens kompetens förhåller sig till de kompetenskrav som är aktuella just nu. Betyg och referenser från tidigare arbeten riskerar att få en lägre relevans på en arbetsmarknad som kännetecknas av en allt snabbare omstrukturering. 8

9 Ett av målen med TSL:s omställningsprocess är att med så kort ledtid som möjligt stödja deltagaren till nytt arbete eller till studier som leder till nytt arbete. För detta blir kompletteringsutlåtandet, som både ska visa vilken kompetens individen har och vilken som behöver utvecklas, ett effektivt instrument i planering och genomförande av utbildningsinsatser. Eftersom valideringen utgår från väl avgränsade kompetenskrav synliggörs också kompetensgapet på en nivå som gör kompetensutvecklingen träffsäker och resurseffektiv både vad gäller tid och kostnad. I de fall det krävs kompletterande utbildning som kräver behörighet kan även validering gentemot formella betyg vara nödvändig och genomförs i så fall inom ramen för det formella utbildningssystemet. Det är mest mansdominerade yrken i utbildningslistan, varför? Utbildningarna som har upphandlats bygger på en inventering som gjorts hos TSL:s leverantörer och branschföreträdare. Ge gärna TSL:s utbildningsfunktion förslag på fler utbildningar via utbildning@tsl.se. TSL kommer kontinuerligt att upphandla nya utbildningar/branschvalideringar. Kan en deltagare begära ut hela sitt omställningsstöd för utbildning? Nej, från och med 1 november finns inte denna möjlighet. TSL har ingen pott för varje deltagare, utan bedömning om behov av utbildning görs i varje enskilt fall. Portalen Kan man ändra en deltagares kryss till ESF om det visar sig att en deltagare har behov av mer stöd? Denna möjlighet finns inte. Men oavsett om deltagaren har ett kryss i ESF-rutan eller inte så kan coachen utifrån den individuella bedömningen som genomförs göra en bokningsförfrågan om önskat stöd av utbildning/branschvalidering. Kan kontaktpersonens roll läggas till på tsl.se vid anmälan, så att det framgår för coachen i portalen? På tsl.se anmäls de kontaktpersoner som ska skriva under deltagarförteckningen. Det går dock att ange andra kontaktuppgifter i ett fritextfält. TSL:s omställningsrådgivare kan, i de fall då det blir aktuellt, uppdatera de kontaktuppgifter som kommer att visas i portalen till en relevant kontakt för omställningsarbetet. Kan man som coach bara se de deltagare man blivit tilldelad på sitt omställningsföretag, eller ser man hela projektet och alla deltagare? Precis som idag kommer coachen att kunna se alla deltagare och projekt omställningsleverantören blivit tilldelad. Vi kommer att göra en utvärdering av den rutinen framöver. Kan man se vilka deltagare som inte är tilldelade om det är många i samma projekt? Nej, leverantörerna och dess coacher ser endast de deltagare som tackat ja till TSLs stöd. Kommer namnet på TSL:s omställningsrådgivare som träffat deltagaren att stå med i vyn över respektive deltagare? Nej de finns med på projektnivå. 9

10 Kan det vara flera coacher på en deltagare om man tex har specialistkompetens. Initialt kan enbart en coach anges per deltagare. Kan flera vara administratör på alla deltagare. Ja, om man har administratörsrättigheter kan man administrera företagets användare och tilldela coacher. Kommer det gå att editera/ redigera noter i efterhand? Nej, med det står högt upp på utvecklingslistan. Kan leverantör ändra sista anställningsdag? Nej. Vad är anledningen till att startdatum alltid blir dagens datum? Det är ett fel som ska vara rättat till den 1 november Vem får besluta om tilläggsbeslut, hur fungerar det och på vilka grunder? Det är TSL:s omställningsrådgivare som tar tilläggsbeslut. TSL:s utbildningsfunktion fattar beslut om utbildning med utgångspunkt från den motivering av behovet som coachen angivit i portalen. Hur återöppnas stödet? Om deltagaren blir arbetssökande igen? TSL utvecklar fram till 1 november principer och rutiner gällande detta. Vi återkommer med att publicera detta i portalen. Om en deltagare i 2 månaders programmet får nytt jobb och sedan förlorar det, hur gör man då? TSL utvecklar fram till 1 november principer och rutiner gällande detta. Vi återkommer med att publicera detta i portalen. Hur kommer det att fungera för personer med skyddad identitet i systemet? Vi kommer att använda samma grundprincip som i dag, det vill säga att personer med skyddad identitet anges som exempelvis #1972K. Kontaktuppgifter förmedlas enbart via telefon. Kommer det gå ut rapporter till fack och företag om de projekt som är startade i gamla systemet. Nej, för deltagare i gamla systemet gäller att leverantören ger återkoppling till dem. TSL kommer däremot att följa upp resultat. Kan migrerade deltagare bokas för utbildningspaket? Nej, det är enbart deltagare som anmäls efter 1 november som kan bokas på utbildningar. Om den utdelade lathunden blir inaktuell, kommer en uppdaterad att mailas ut till leverantörerna? En uppdaterad lathund kommer att läggas upp på extranätet och sedan finnas i portalen. Går det att avsluta en deltagare om denne når en lösning tidigare än ett redan utsatt avslutsdatum? I portalen går det inte att rapportera in ett slutdatum två gånger. 10

11 Kan vi få ett förtydligande angående nya PUL och vad vi kan notera och inte notera i systemet? Känsliga personuppgifter ska aldrig noteras i systemet, vi väljer här att citera Datainspektionen: Enligt personuppgiftslagen är känsliga personuppgifter sådana som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening samt personuppgifter som rör hälsa eller sexualliv. Uppgifter om hälsa kan vara till exempel sjukfrånvaro, graviditet och läkarbesök. Det är förbjudet att behandla känsliga personuppgifter. Personuppgiftslagen innehåller dock vissa undantag från förbudet. Kommer leverantörerna att behöva sköta hanteringen av e-postadresser? Ja, det ingår i ramavtalet att detta ska hanteras av coacherna precis som tidigare. Kommer det finnas informationssidor på portalen för olika instruktioner/information från TSL på samma sätt som det gör i Extranätet idag? Ja, det kommer att finnas informationssidor. Kommer adressen till Portalen, som användes under demonstrationen, vara samma i skarpt läge? Nej, adressen kommer att bli portal.tsl.se. Vad gäller om en deltagare är kopplat till ett projekt i det gamla systemet men startar sitt stöd i det nya systemet (tex p g a föräldraledighet)? Deltagaren är kopplat till det ärende som den ursprungliga anmälan gällde. Varför får man inte ändra slutdatum eller sista anställningsdatum? Det går inte nu, men vi utvärderar möjligheten. Kommer det att framgå klart i portalen om en deltagare tillhör nya eller gamla systemet? Ja, det kommer synas tydligt om deltagaren omfattas av ett gammalt eller nytt beslut om stöd. Behöver Leverantörer/lokala användare som inte fått nytt ramavtal men är kvar i det gamla systemet inloggning för att kunna slutföra sitt uppdrag för TSL. Ja, extranätet kommer att stängas för uppdateringar, så samtliga leverantörer som har pågående projekt kommer att logga in i portalen. Ekonomi/fakturering Går fakturaunderlag att exportera till Excel? Initialt finns inte denna möjlighet, denna funktion finns dock på utvecklingslistan. Hur faktureras nya respektive gamla projekt från den 1 november? Alla projekt som startas från och med den 1 november faktureras direkt till TSL. 11

12 Projekt startade innan 1 november: - Alla deltagare som har ett startdatum per den 1 augusti 2017 och senare, ska från och med den 1 november faktureras direkt till TSL av omställningsleverantören. - Om första fakturan redan har ställts till företaget skall denna INTE krediteras. Det är då enbart det återstående beloppet som kan faktureras TSL direkt. - Alla deltagare som har startdatum per den 31 juli och tidigare faktureras enligt den gamla principen; fakturan skickas till företagen och företagen begär sedan sin ersättning av TSL. - Fakturan till TSL skall innehålla: 1. TSL-nr 2. Deltagarens namn TSL önskar i första hand att få samlingsfakturor. Skulle det av systemskäl inte vara möjligt att skicka samlingsfakturor går det bra att initialt skicka en faktura per projekt. Hur fungerar faktureringen om man är tilldelad ett kort program och sedan kopplar på det långa programmet. Ska man då fakturera mellanskillnaden och i så fall när? Vid tillfällen då fakturering redan skett av det korta programmet och en begäran om tilläggsstöd skickats in i TSL:s portal kommer TSL i sin tur att granska begäran. Efter granskning och attestering kan leverantören fakturera resterande belopp minst tre månader från startdatum alternativt då deltagaren har slutrapporterats. Uppföljning Hur är det tänkt med återrapportering till fack och företag? TSL kommer att följa upp hur det går för varje deltagare samt hur nöjda de är med det stöd som givits. TSL kommer regelbundet, till dem som skrivit under omställningsprojektets ansökan eller den man annars angivit, att återrapportera status i omställningsprojekten. Återrapportering sker via mail. I större omställningsprojekt kommer återkopplingsrutiner/modell att utvecklas i samband med varje omställning. Vad får fack och företag för information i återkopplingen? Ser de t ex vilka aktiviteter som är genomförda med respektive deltagare? Exakt vad fack och företag ser är under utveckling. Men inriktningen är att det som återkopplas är om deltagaren funnit en ny lösning (samt vilken lösning) eller ej. Går det att dra ut Excelrapporter till företag och fack om status och insatser? TSL återrapporterar status i omställningsprojekten regelbundet genom att skicka ut uppföljningar till företag och fack. Särskilda utdrag ska därmed inte vara nödvändiga. Leverantörer kommer inte att själva kunna dra ut Excelark om status. Hänvisning får göras till TSL. Kan leverantörens coach se slutrapporten när samtliga deltagare har slutrapporterats? Slutrapportens utformning är under utveckling men TSL har ambitionen att resultat som kan bidra till utveckling för leverantörerna och dess coacher ska vara tillgängliga för dem. TSL återkommer kring detta i takt med att utvecklingen fortskrider. Vad gäller kring personlig återkoppling av resultat? 12

13 TSL:s nya verksamhetsmodell bygger på återkoppling om hur det går för deltagarna via mail. TSL vill inte att parallella återkopplingsrutiner byggs upp vid sidan om, utan att denna modell får testas fullt ut. Vid större projekt utvecklas dock rutiner som passar respektive omställningsprojekt. Går det i det nya systemet att ha uppföljande rapportering för deltagaren, t ex från visstid till tillsvidare? Statistiken speglar den slutrapportering som coachen genomfört vid avslut. Ändras anställningsförhållandet efter detta kan detta inte registreras. Kan man i enkäten se om deltagaren bytt coach och i så fall säkerställa vilken coach som blir bedömd? Den coach som är registrerad vid avslut är också den som kommer att bedömas. Coachens namn planeras att finnas med på enkäten så att deltagaren vet vem man bedömer. Om en deltagare får 2 mån paket och vi önskar förlänga/boka upp till 12 mån blir det flera avslut för samma deltagare? Om förlängningen sker i direkt anslutning till ny bokning följs arbetet upp efter 12 månader. Om det skett ett avslut efter 2 månader görs en uppföljning efter denna period. Om nytt paket bokas på med anledning av att deltagaren kommer tillbaka inom 12 månader och därefter får ett avslut görs en ny uppföljning. Statistiken för deltagarens första uppföljning tas därmed bort. Dvs det är alltid den sista uppföljningen som gäller. Hur hanteras avslut om en deltagare får en lösning innan 12 månader Avslutet registreras den dag som coach och deltagare kommer överens om att deltagaren nått den lösning som är önskad, dock senast 12 månader efter sista anställningsdag. Deltagaren följs upp av TSL via enkät månaden efter avslut. Kan man markera att en deltagare inte vill att info ska återrapporteras till företaget? Deltagaren kommer att informeras om att återkoppling sker till företag och fack. Idag kan systemet inte exkludera enskilda deltagare men detta ligger på utvecklingslistan att kunna hantera. Hur säkerställer TSL kvaliteteten i coachningen och att det blir ungefär samma för alla deltagare? TSL gör kontinuerliga uppföljningar av samtliga deltagare och vidtar utvecklingsåtgärder om det framkommer avvikelser. 13