POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS. Varbergs kommun Norrgatan

Transkript

1 Kallelse/underrättelse (13) Serviceförvaltningen Beslutsorgan Servicenämndens arbetsutskott Tid Torsdagen den 13 september, kl Plats Bolmen 2 Ärenden 1. Val av justerare 2. Anmälan av eventuella övriga ärenden 3. Anmälan av eventuellt jäv 4. Remiss - Förslag till riktlinjer för lokalförsörjning 5. Inhyrning av administrativ lokal till Varbergs omsorg (SVN 2018/0060-1) 6. Hörselteknisk utrustning i sammanträdeslokaler (SVN 2018/0039-1) 7. Information om Varberg direkt 8. Information om nötköttsservering 9. Information om benchmarking 10. Delårsbokslut 11. Månadsrapport augusti 12. Förvaltningen informerar Harald Lagerstedt Ordförande Elisabeth Eriksson Sekreterare POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Norrgatan svn@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS Varberg

2 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (13) 4. Remiss - Förslag till riktlinjer för lokalförsörjning Dnr: Handläggare: Dokument: Beslutsförslag Beslutsförslag på sammanträdet. Bilagor bifogas

3 Varbergs kommun Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Ks au 253 Dnr KS 2018/0260 Förslag till riktlinjer för lokalförsörjning Beslut Arbetsutskottet beslutar 1. remittera förslag på riktlinjer för lokalförsörjning till berörda nämnder och bolag. Beskrivning av ärendet Samhällsutvecklingskontoret har under hösten 2017 arbetat med berörda förvaltningar för att få fram en tydligare och långsiktigare modell för lokalförsörjningsarbetet. Syftet med lokalförsörjning är att tillgodose behovet för kommunens verksamheter när det gäller ändamålsenliga lokaler. I samband med översynen av fastighetsinvesteringsprocessen har identifierats behov av att utarbeta en förvaltningsövergripande modell för lokalförsörjningen för att tydliggöra lokalförsörjningsplanens funktion och öka kopplingen till kommunens utbyggnadsplan samt övriga processer såsom budgetprocess. Riktlinjerna har utarbetats i samråd med lokalsamordnare från barn- och utbildningsförvaltningen, kultur- och fritidsförvaltningen, serviceförvaltningen samt socialförvaltningen. I samband med framtagandet av riktlinjerna har även utarbetats Ramprogram samt rumsfunktionsprogram för förvaltningarnas och nämndernas verksamheter. Beslutsunderlag Arbetsutskottet 15 maj 2018, 220. Beslutsförslag 3 maj Förslag till riktlinjer för lokalförsörjning i Varbergs Kommun, 3 maj Övervägande Riktlinjer för lokalförsörjning utgör en tydligare modell för ansvarsfördelning och årlig process för lokalförsörjningsarbetet. Ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsen och serviceförvaltningen innebär en tydlighet för respektive kund/förvaltning över vem som hanterar vilka frågor. Modellen är samordnad med budgetprocessen och visar på hur kommunstyrelsen avser att leda och samordna lokalförsörjningsarbetet under året samt vilka underlag som förväntas utarbetas av varje nämnd och förvaltning. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande Datum

4 Varbergs kommun Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Samhällsutvecklingskontoret anser att riktlinjerna bör remitteras till samtliga nämnder i kommunen för att därefter antas i kommunstyrelsen under hösten Protokollsutdrag: Berörda nämnder och bolag Justerandes signatur Utdragsbestyrkande Datum

5 RIKTLINJER FÖR LOKALFÖRSÖRJNING VARBERGS KOMMUN

6 1 Innehållsförteckning 2 Inledning Utgångspunkter Lokalförsörjning Nivåer inom lokalförsörjning Syfte med lokalförsörjning Målsättning med lokalförsörjning Övergripande riktlinjer Organisation och processer för lokalförsörjningen Övergripande arbete med lokalförsörjning Organisation av lokalförsörjningsarbetet Grupper Lokalbank... 1 O 4.5 Processer för lokalförsörjning Styrande dokument Lokalförsörjningsplan Lokalrevison Ramprogram Rumsfunktionsprogram (RFP) Budget och planeringsprocess

7 2 Inledning Riktlinjer för strategisk lokalförsörjning syftar till att säkerhetsställa lokalförsörjningsprocessen inom Varbergs kommun och skapa en enhetlig syn på ansvar, lokalfrågor och processer. I dokumentets första del beskrivs de övergripande strategierna för lokalförsörjning inom kommunen, vidare beskrivs organisation och process. Som bilaga finns ett gemensamt terminologidokument, ramprogram, mallar för lokalförsörjningsplan och lokalvers- 10n. Lokalförsörjningen presenteras i ett samlat dokument, Lokalförsörjningsplanen, som antas i Kommunstyrelsen under december månad varje år. Lokalförsörjningsplanen revideras årligen i samråd med Lokalberedningsgruppen enligt rådande Lokalförsörjningsprocess och grundar sig på facknämndernas respektive Lokalrevisioner och kommunens övergripande strategier för lokaler. Syftet med lokalförsörjning är att tillgodose behovet för kommunens verksamheter när det gäller ändamålsenliga lokaler. För att tillgodose detta behov äger och förvaltar eller hyr kommunen mark, fastigheter och/ eller byggnader. 2.1 Utgångspunkter Varbergs kommun äger och förvaltar sina egna verksamhetslokaler och anläggningar. Vid behov hyrs lokaler och anläggningar in från den privata marknaden. Inom den kommunala koncernen ingår Varbergs Bostad och Varbergs Fastighets AB. Varbergs stadshus AB är moderbolag till samtliga bolag i den kommunala bolagskoncernen. Bolaget har ingen egen verksamhet utan fungerar som ägare till kommunens olika dotterbolag. Styrelsen består av kommunstyrelsens ledamöter. Varbergs Fastighets AB äger, förvaltar och utvecklar kommunens kommersiella och kulturhistoriska byggnader samt parkeringshus. och ansvarar för upphandling och genomförande av nybyggnation av lokaler för kommunens verksamheter. Varbergs Bostads AB är ett helägt dotterbolag till Varbergs Stadshus AB som i sin tur ägs av Varbergs kommun. Bolaget bildades 1947 och är idag Varbergs största och marknadsledande bostadsbolag. Bolaget äger och förvaltar cirka 5000 lägenheter och 160 affärs och kontorslokaler.

8 3 Lokalförsörjning 3.1 Nivåer inom lokalförsörjning Inom lokalförsörjning finns tre olika nivåer, strategisk, taktisk och operativ. Nivåerna samarbetar och arbete sker ofta på fler än en nivå. Nedan förklaras de olika nivåerna och med en ansvarsbeskrivning. Strategisk nivå arbetar på 6-15 års sikt, taktiskt nivå på 2-5 års sikt och operativ nivå definieras bäst med innevarande budgetår. Roller som arbetar på strategisk nivå kan arbeta även på taktisk nivå och vice versa. Samma gäller för taktisk och operativ nivå. På STRATEGISK NIVÅ fattas övergripande beslut i tidiga skeden gällande planering av lokal- anläggnings- och fastighetsbestånd inom kommunen. Utgångspunkterna är att beslut fattas efter samordning med övriga processer inom kommunen. Ansvar Kommunstyrelse ansvarar för de övergripande strategierna som styr lokalförsörjningsfrågorna. Facknämnderna fattar strategiska beslut gällande den egna verksamheten på strategisk nivå som sedan arbetas in i Lokalrevisionen på taktisk nivå. Kommunstyrelsens förvaltning ansvarar för uppdraget att arbeta strategiskt med lokalförsörjningen på lång sikt och i nära samverkan med övriga processer såsom investeringsprocessen, exploateringsprocessen, planprocessen, budgetprocessen, utbyggnadsplaner och prognosarbetet. I uppdraget ingår att svara för kommunikation till den taktiska nivåns deltagare. Frågor som kräver strategiskt ställningstagande och analys och/ eller som har en längre sikt än 6 år skall hanteras på strategisk nivå. På TAKTISK NIVÅ hanteras frågor som omfattar ett tidsperspektiv om 2-5 år. Samtliga projekt som finns upptagna i investeringsplanen hanteras på taktisk nivå och är en del av Fastighetsinvesteringsprocessen. Beslut om prioriteringar och omprioriteringar i Lokalförsörjningsplanen görs på taktiskt nivå.

9 Ansvar Serviceförvaltningen ansvarar för den taktiska planeringen av kommunens lokaler och anläggningar. I samråd med respektive hyresgäst/fackförvaltning. Fokus ligger på lokalförsörjning för kommunens verksamheter och att årligen sammanställa den övergripande lokalförsörjningsplanen som omfattar 2-5 år tillsammans med Lokalberedningsgruppen. På OPERATIV NIVÅ hanteras frågor som täcker in innevarande budgetår. Operativ nivå är den mest detaljstyrda nivån där riktlinjer och verksamhetsbehov styr hanteringen av frågor som uppkommer. Ansvar Serviceförvaltningen ansvarar för den operativa nivån. Fackförvaltningen ansvarar för den operativa dialogen med enhetschefer och andra verksamhetsansvariga och framtagande av behov. I operativ nivå ingår bl.a. lokalanpassningar under 23 basbelopp, evakueringar av verksamhetslokaler samt anskaffning av ersättningslokaler och akut uppkommande lokalbehov från fackförvaltningarna. 3.2 Syfte med lokalförsörjning Syftet med lokalförsörjning är att: Varbergs kommun skall ha en samsyn på planering och samordning i lokalförsörjningsfrågor. Nyttjandet av kommunens egna lokaler och anläggningar skall optimeras och användas effektivt. Verksamheternas behov av lokaler och anläggningar skall mötas i rätt tid och till rätt kostnad. 3.3 Målsättning med lokalförsörjning Det övergripande målet för lokalförsörjning skall vara att: Ha en uppdaterad och god planering för lokalbehovet. Trygga verksamheternas behov av lokaler på ett kostnadseffektivt sätt genom att synliggöra den ekonomiska hushållningen. Använda kommunens resurser på bästa sätt.

10 3.4 Övergripande riktlinjer Följande riktlinjer är styrande gällande lokalförsörjning inom kommunen. Riktlinjerna antas i Kommunstyrelsen och utgår från kommunens övergripande mål. Facknämnderna ansvarar för att behovet av lokaler för den egna verksamheten tillgodoses. Detta görs via förvaltningens Lokalstrateg i samråd med berörda verksamheter och sammanställs i ett planeringsunderlag som presenteras i Lokalberedningsgrupp och därefter antas i nämnd. Vid motiverat behov samt vid kortare behovsperioder kan externa avtal tecknas för lokaler. För externa lokaler ingås ett juridiskt bindande hyresavtal, för kommunägda införhyrningar tecknas ett internhyresavtal. Samtliga externa avtal beslutas i enlighet med gällande reglemente. Lokalinvesteringar över 23 basbelopp som avser ny- och ombyggnad samt standardhöjande åtgärder initieras av nyttjande förvaltning och bereds i enlighet med fastighetsinvesteringsprocessen. Lokalinvesteringar under 23 basbelopp hanteras av Serviceförvaltningen via Lokalberedningsgrupp och/eller LOKA. Tomställda lokaler hanteras av Servicenämnden. Tomhyra uppkommer efter uppsägningstidens slut om alternativ användning av lokalen saknas. Kommunen skall ha en övergripande lokalförsörjningsplan som samordnas med kommunens utbyggnadsplan, och innehålla ett strategiskt och taktiskt perspektiv. Facknämndernas och fackförvaltningens ansvar Till Lokalförsörjningsplanen skall facknämnderna ansvara för att redovisa ett planeringsunderlag i form av en Lokalrevision. Denna skall innehålla lokalytor, funktionskrav, funktionell varaktighet, målgruppsprognos, kapacitet, investerings- och driftkostnader för lokalen samt driftkostnader för verksamheten. Facknämnden ansvarar för att planeringsunderlagen hålls aktuella och tas upp i den årliga budgetprocessen. Fackförvaltningen ansvarar för att berörd personal och andra intressegrupper får ta del av och tillfälle att påverka planeringsunderlagen. Fackförvaltningen ansvarar också för förhandlingar och information enligt MBL. Eventuellt lokalöverskott/underskott anmäls av fackförvaltningen till Lokalberedningsgrupp och hanteras vidare av Serviceförvaltningen. All kommunal verksamhet skall, i första hand, utnyttja kommunens idag befintliga egna lokaler. Då ett, inom kommunens verksamhet, behov av lokaler /yta uppstår skall en översyn göras av det befintliga lokalbeståndet inom kommunen för att möta förfrågan. I andra hand ska koncernens lokaler nyttjas. Endast när egna eller koncernens lokaler inte finns tillgängliga eller av skäl som läge eller funktion hämmar verksamhetens effektivitet påtagligt och inte med rimliga insatser kan förbättras, får extern inhyrning ske. Översynen av befintligt bestånd görs av Serviceförvaltningen och fackförvaltningen och tas upp i Lokalberedningsgruppen för beredning inför beslut. Hittas inga lämpliga lokaler

11 inom det egna fastighetsbeståndet kan extern införhyrning genomföras. Denna externa införhyrning skall ske inom budget och i samråd med Serviceförvaltningen. Facknämnden ansvarar för att de externa lokalerna uppfyller de krav som kan krävas för att viss verksamhet får bedrivas i lokalen uppfylls. Serviceförvaltningen ansvarar för lagkrav på byggnaden. Serviceförvaltningens ansvar Teckna och förhandla externa hyresavtal samt teckna internhyresavtal med fackförvaltningarna inom kommunen. Serviceförvaltningen tecknar hyresavtal för kommunens räkning. Vid nya, externt förhyrda, lokaler är Servicenämnden förstahandshyresgäst och hyr sedan ut i andra hand enligt kommunens internhyresprinciper. Ansvara för att upprätthålla en aktuell objektförteckning med lokalbank av kommunens befintliga fastigheter, lokaler, anläggningar och externa hyreskontrakt som täcker innevarande budgetår samt de objekt som ingår i den taktiska delen av lokalförsörjningsplanen (2-5 år). Nyinvestering i lokaler Investeringar i nya lokaler skall endast genomföras om verksamheten har ett långsiktigt lokalbehov som, efter en behovsanalys, visar sig inte kunna lösas inom befintligt fastighetsbestånd. Facknämndens och fackförvaltningens ansvar Facknämnden tar ställning till förslag framtaget av fackförvaltningen i form av Behovsanalys, i samråd med Lokalberedningsgruppen. Facknämnden ansvarar för att planerade lokalförändringar ryms inom driftbudget. Vid varje investering i ny-, om- eller tillbyggnad skall i beslutsunderlaget redovisas framtida förändring av lokalkostnaden samt effekterna på verksamheten. Detta görs av fackförvaltningen till Lokalberedningsgruppen via beskrivning i Åtgärdsval. Lokalberedningsgruppens ansvar Lokalberedningsgruppen ansvarar för att samordna verksamhetsplaner och den fysiska planeringen samt ta fram de lokaliseringsalternativ som bedöms möjliga med hänsyn till objektets tidplaner i form av åtgärdsval.

12 Effektivitet och flexibilitet Lokaleffektivitet och flexibilitet ska prioriteras vid ny-, om- och tillbyggnader. För att underlätta vid förändrad verksamhet skall flexibilitet vad gäller stomme samt försörjningssystem eftersträvas. Lokaler skall, så långt det är möjligt, samnyttjas av flera verksamheter. Facknämndens ansvar Facknämnden ansvarar för att lokalerna nyttjas effektivt och så flexibelt som möjligt med bibehållen ändamålsenlighet för verksamheten.

13 4 Organisation och processer för lokalförsörjningen En samordning av lokalresurserna kräver en organisation med tydliga rutiner, ansvar och huvudmannaskap. Det övergripande målet är att använda kommunens resurser på bästa sätt. 4.1 Övergripande arbete med lokalförsörjning Kommunens ska genom en lokalberedningsgrupp ta fram en gemensam övergripande lokalförsörjningsplan som uppdateras, revideras och beslutas årligen. Lokalförsörjningsplanen ska vara knuten till den årliga verksamhetsplaneringen och budgetprocessen. Beslut om verksamhetsplaner tas i respektive facknämnd i samband med budgetarbetet. Utifrån sin planering om behov av lokalytor ska varje förvaltning upprätta en lokalrevision på 1-3 respektive 4-10 år fram i tiden vilken revideras årligen och utgör underlag för lokalförsörjningsplanen. 4.2 Organisation av lokalförsörjningsarbetet För att stötta och strukturera lokalförsörjningsarbetet inom Varbergs kommun skall arbete utföras enligt följande arbetsmodell. Tre grupper arbetar med lokalförsörjningsfrågor parallellt på de olika nivåerna, strategisk, taktisk och operativ. 4.3 Grupper Inom lokalförsörjning finns tre grupperingar som arbetar på strategisk, taktisk och operativ nivå. Grupperna har ett tydligt syfte och agenda och hålls regelbundet. LOKALSTYRGRUPP (STRATEGISK) Ett beredningsorgan i lokalfrågor inför kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Bemannas av förvaltningschefer, Samhällsutvecklingsdirektör samt Ekonomidirektör. Kommunstyrelsens förvaltning är sammankallande. Syftet med gruppen är att bereda och förankra lokalförsörjningsplanen innan antagande samt samordna respektive förvaltnings lokalfrågor i budgetarbetet januari - juni. Lokalstyrgruppen sammankallas tre gånger per år LOKALBEREDNINGSGRUPP (TAKTISK) En samverkansgrupp vars uppgift är att matcha verksamheternas lokalbehov med tillgängliga resurser. Kommunstyrelsens förvaltning är ansvarig och sammankallande. Bemannas av lokalstrateger, lokalsamordnare, fastighetsstrateg, eventuella bolagsansvariga samordnare samt representanter från Stadsbyggnadskontoret och Hamn och Gatuförvaltningen. Övriga kallas vid behov. Syftet med lokalberedningsgruppen är att:

14 samordna lokalfrågor över förvaltningsgränserna vara råd och stöd till berörd förvaltning initiera interna lokalbyten öka nyttjandet av kommunala byggnader föreslå ändringar i Lokalrevisionerna (prioriteringar) Lokalberedningsgruppens uppgift är att samordna de förändrade lokalbehoven som förvaltningarna presenterar samt matcha förvaltningarnas lokalbehov (framtagna lokalrevisioner) med tillgängliga resurser. Ett utökat lokalbehov skall i första hand tillgodoses genom att utnyttja outhyrda lokaler alternativt genom lokaler som kan friställas i interna byten eller genom förtätning/effektivisering av kommunala verksamheter och/eller koncernens. Om inget utrymme ges i egna lokaler, skall gruppen avseende kortsiktiga behov även titta på alternativt att hyra externt. Långsiktiga behov löses antingen igenom investering i egna lokaler, externt hyrda eller köp av fastighet. Val av alternativ ska vila på en grundlig konsekvensanalys i ett Åtgärdsval. Samtliga frågor som berör lokaler/fastigheter skall gå igenom Lokalberedningsgruppen. Deltagare i gruppen skall hålla sig uppdaterade genom omvärlds bevakning av fastighetsområdet och ha en helhetssyn kring kommunens lokalfrågor. Gruppen ska i fastighetsfrågorna ha ett koncernperspektiv. Representanterna i gruppen är ansvariga för återkoppling till respektive förvaltnings verksamheter samt den egna nämnden. Fastighetsstrategen är ansvarig för redovisning till kommunstyrelsen via Lokalstyrgruppen. Gruppen skall verka för öppenhet och delaktighet i lokalförsörjningssprocessen. Resultatet av planeringsarbetet dokumenteras i en kommunövergripande lokalförsörjningsplan. LOKA (OPERATIV) Ett avstämningsforum för operativa frågor. Bemannas av representanter från Serviceförvaltningen samt berörd förvaltnings lokalstrateg. Gruppen skall arbeta med budgetåret och akuta ärenden och lokalsamordnare ansvarar för kommunikation mellan Operativ och Taktiskt nivå. 4.4 Lokalbank Kommunens lokaler skall användas på ett effektivt, ändamålsenligt och ekonomiskt försvarbart sätt. För att uppnå största möjliga incitament till ett rationellt användande av kommunens lokaler måste det vara möjligt för verksamheterna att lämna ifrån sig uthyrnings bara lokaler när lokalbehovet ej finns kvar. Genom att samla samtliga tomma eller

15 outnyttjade lokaler i en gemensam resultatenhet tydliggörs kommunens samtliga avyttringsbara eller uthyrnings bara lokaler på ett gemensamt och strukturerat sätt. Lokalbanken hanterar samtliga kommunens lokaler och belyser de lokaler som frigjorts/skall frigöras genom minskat lokalutnyttjande. De lokaler som finns på avvecklingslistan i lokalbanken skall i samråd och på Fastighetsstrategen initiativ hanteras genom avveckling/avyttring/utveckling. Kommunstyrelsen ansvar för avveckling, avyttring och utveckling 4.5 Processer för lokalförsörjning Lokalförsörjningsprocessen (Strategisk) Lokalförsörjningsprocessen tar hjälp av flera andra processer inom kommunen. Målet med lokalförsörjningsprocessen är att en Lokalförsörjningsplan tas fram. Lokalförsörjningsplanen utgör underlag till kommunens Budget- och Investeringsprocess. Projekt som finns i investeringsplanen förflyttas till Fastighetsinvesteringsprocessen som är den taktiska delen av lokalförsörjningsarbetet. De projekt som ligger inom den kommande 5-årsplanen tas upp i kommunens budget. Lokalförsörjningsprocessen ägs av Kommunstyrelsen och arbetet i processen sker i nära samarbete med Serviceförvaltningen och lokalstrateger på förvaltningarna. Processägare är Fastighetsstrateg. Fastighetsinvesteringsprocessen (Taktisk) Fastighetsinvesteringsprocessen är den taktiska delen av lokalförsörjningsarbetet. Kommunens investeringar hanteras i enlighet med kommunstyrelsens beslutade process för investeringar. Kommunens investeringar ska föregås av utredningar som på ett rationellt och förvaltningsövergripande sätt säkerställer att rätt investeringar görs vid rätt tidpunkt och på rätt plats. Fastighetsinvesteringsprocessen är ett övergripande ramverk som fastställer hur fastighetsinvesteringar ska hanteras inom Varbergs kommun. Fastighetsinvesteringsprocessen beslutas av Kommunstyrelsen ägs och förvaltas av samhällsutvecklingskontoret och har utvecklats med stöd av region Hallands projektstyrningsmodell. Processen säkerställer att fastighetsinvesteringar hanteras utifrån ett helhetsperspektiv för kommunen och beskriver vad som skall ingå i fastighetsinvesteringens olika faser. Processen är styrande i hur beslutspunkter hanteras och förankras med beslutande instanser samt beskriver rollerna och ansvarsfördelningen. s Styrande dokument 5.1 Lokalförsörjningsplan Lokalförsörjningsplanen skall spegla den del i processen som hanterar behovsanalysen. Samtliga lokalbehov inom kommunens verksamheter skall hanteras via de upprättade Lo-

16 kalrevision som förvaltningarna ansvarar för. Lokalförsörjningsplanen hanteras inom Lokalberedningsgruppen och antas i kommunstyrelsen enligt årshjulet. Se bilaga "Lokalförsörjningsplan mall" 5.2 Lokalrevison Lokalrevisionen tas fram av fackförvaltningen och revideras årligen. Den beskriver verksamhetens behov av platser, omvärlds bevakar trender och lagar som påverkar verksamheten samt beskriver nuläge och börläge för lokalbehovet. 5.3 Ramprogram Ramprogrammet skall vara ett hjälpmedel för att uppnå enjämförbar standard i kommunens verksamhetslokaler. Ramprogram antas av respektive facknämnd och revideras minst en gång per mandatperiod eller vid behov. Ramprogrammet skall användas som ett tidsbesparande styrdokument vid projektering och byggnation av verksamhetslokaler. Programmet innehåller anvisningar för övergripande utformning och innehåll med syfte att miljön blir behovsanpassad, praktisk, säker och stimulerande för användarna. 5.4 Rumsfunktionsprogram (RFP) RFP är verksamhetens krav på utrustning och inredning i varje rum och är ett av de underlag som används i projektutvecklings- samt projekteringsfasen i fastighetsinvesteringsprocessen. Fokus i RFP-arbetet är att definiera rummets/ytornas funktionskrav. RFP hanteras per objekt/projekt. Informationen i rumsfunktionsprogrammet skall byggas på nämndernas egna funktionsprogram. Funktionsprogrammet beskriver generella ytor och miljöer i berörda verksamhetslokaler. 6 Budget och planeringsprocess Lokalförsörjningsplaneringen är knuten till den årliga verksamhetsplaneringen och budgetprocessen. Utifrån förvaltningens behovsplanering av lokalytor upprättar varje förvaltning ett förslag till Lokalrevision på 1-5 år samt 6-15 år. Lokalrevisionen sammanställs av Lokalberedningsgruppen och resultatet presenteras i en lokalförsörjningsplan (LFP). I Lokalförsörjningsplanen redovisas förslag om hur lokalbehovet ska tillgodoses inom angivna tids- och budgetramar.

17 L Jlll ~jan feb mars april maj juni juli aug sep okt nov dec - Arbete med Loka lförsörjningsplan strategisk (Lokalstrateg) Arbete med Lokalförsörjn i ngsplan - (Lokalstrateg) y Arbete med budget och i nvesteri ngsprocess -... jan feb mars april maj juni juli aug sep okt nov dec y Budgeterat år - utförande projekt Arbete med internbudget (nämnd) Planering av projekt (fastighet) MÅNAD JANUARI FEBRUARI ÅR 1 Arbete med "Omvärldsanalys" Lokal revision Teknisk status - fastighet klar. Skrivs in i Lokalrevision. ÅR2 ÅR3 Arbete med in- Första provesteringsplan. jektet kan på- Nämndens pri- börjas ur budoriteringar en- get år 2 ligt LFP antas. Arbete med investeringsplan Beredningsgrupp Avstämning Omvärldsanalys Förvaltningar redovisar. Avstämning teknisk status fastigheter. Fastighet redovisar.

18 MARS APRIL MAJ JUNI JULI AUGUSTI Lokalbank uppdaterad Avstämning verksamhetsplaner. Framtida verksamhetspåverkan på lokalerna (exkl. befolkningsökning) skrivs in i Lokalrevision. Befolkningsprognos kommer in och arbetas in i Lokalrevision Avstämning mot Utbyggnadsplan. Lokalrevision klar för antagande i nämnd. Lokalrevision antagen Prioritering i Lokalförsörjningsplan SEPTEMBER Sammanställning av Lokalförsörjningsplan: Övergripande Arbete med Investeringsplan OKTOBER Sammanställning/Prioritering i Lokalförsörjningsplan. Förslag till LFP på remiss. NOVEMBER Verksamhetsplan/Budget antagen nämnd. DECEMBER Lokalförsörjningsplan antagen 15/12 Arbete med investeringsplan KF-beslut investeringsplan Budget antagen - år 3 KS-beslut investeringsplan Vad händer i verksamheterna? Förvaltningarna informerar. Vad händer på strategisk nivå i kommunen? Planeringsstrateg informerar. Befolkningsprognos som tema. Förvaltningarna pratar ihop sig kring lokalnyttjande, utmaningar, samarbete mm. Lokalrevisionerna presenteras.

19 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (13) 5. Inhyrning av administrativ lokal till Varbergs omsorg Dnr: SVN 2018/ Handläggare: Annika Millegård Dokument: Beslutsförslag Inhyrning av administrativ lokal till Varbergs omsorg Förslag till beslut Servicenämndens arbetsutskott beslutar 1. hyra lokaler på Kardanvägen 21 av Sjöströms fastigheter Varberg AB. 2. det nya hyresavtalet tecknas på fem år. Beskrivning av ärendet Varbergs omsorgs har administrativa lokaler för enhetschefer och administratörer på Kardanvägen 2B i Varberg. Dessa lokaler är trångbodda och lyhörda och uppfyller inte verksamhetens behov. Ett annat lokalproblem är trångboddheten på Beles gränd 60 (lägenhet på 4 rok som ägs av VBAB) där Navets Boendestöd, avlösare och ledsagare har kontors- och personalutrymme. Verksamheten har vuxit kraftigt de senaste åren och ca 15 personer vistas i lägenheten dagligen för samordning och dokumentation av insatser samt på raster. I denna lägenhet finns även en gemensamhetslokal för LSS kunder på kvällar och helger. Det förekommer klagomål från grannar på mängden personer som kommer och går. För att kunna lösa lokalproblemen förslår förvaltningen att boendestödet, avlösare och ledsagare flyttar till Kardanvägen 2B men då krävs det nya lokaler för enhetschefer och administratörer. På sikt är tanken att flytta gemensamhetslokalen till någon av kommunens befintliga lokaler för att kunna säga upp lägenheten på Beles gränd 60. Beslutsunderlag Socialnämndens beslutsförslag den 24 juli Övervägande Socialförvaltningen har tillsammans med kommunens lokalsamordnare undersökt möjligheten att hyra in ytterligare administrativa lokaler för att kunna flytta boendestödet till Kardanvägen 2 B. Sjöströms fastigheter Varberg AB har en ledig

20 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (13) lokal på Kardanvägen 21 på 430 kvm med både kontorsrum och öppna ytor som skulle passa enhetschefer och administratörer. Ingen ombyggnation krävs. Tillträde kan ske from 1 oktober 2018 och det är samma fastighetsägare som på Kardanvägen 2 B. Ekonomi och verksamhet Hyreskostnaden för den nya lokalen på 430 kvm inklusive värme, vatten, ventilation och fastighetsskatt är kr per år vilket motsvarar en rimlig kvadratmeterhyra. Hyreskostnaden för Kardanvägen 2 B är kr per år och för Beles gränd 60, kr per år. De utökade hyreskostnaderna ska inrymmas i förvaltningens budgetram men på sikt bör hyran för Beles gränd 60 upphöra. Serviceförvaltningen John Nilsson T f förvaltningschef Annika Millegård Lokalsamordnare Protokollsutdrag Lokalsamordnare

21 Varbergs kommun Socialnämndens arbets- och planeringsutskott Sammanträdes protokoll Sn au 140 Dnr SN 2018/0139 Inhyrning av administrativ lokal till Varbergs omsorg Förslag till beslut Arbets- och planeringsutskottet beslutar 1. föreslå servicenämnden att hyra lokaler på Kardanvägen 21 av Sjöströms fastigheter Varberg AB. 2. det nya hyresavtalet tecknas på fem år. Beskrivning av ärendet Varbergs omsorg har administrativa lokaler för enhetschefer och administratörer på Kardanvägen 2B i Varberg. Dessa lokaler är trångbodda och lyhörda och uppfyller inte verksamhetens behov. Ett annat lokalproblem är trångboddheten på Beles gränd 60 där Navets Boendestöd, avlösare och ledsagare har kontors- och personalutrymme. Verksamheten har vuxit kraftigt de senaste åren och cirka 15 personer vistas i lägenheten dagligen för samordning och dokumentation av insatser samt på raster. För att kunna lösa lokalproblemen föreslår förvaltningen att boendestödet, avlösare och ledsagare flyttar till Kardanvägen 2B men då krävs det nya lokaler för enhetschefer och administratörer. På sikt är tanken att flytta gemensamhetslokalen till någon av kommunens befintliga lokaler för att kunna säga upp lägenheten på Beles gränd 60. Beslutsunderlag Socialförvaltningens beslutsförslag den 24 juli 2018 Övervägande Socialförvaltningen har tillsammans med kommunens lokalsamordnare undersökt möjligheten att hyra in ytterligare administrativa lokaler för att kunna flytta boendestödet till Kardanvägen 2 B. Sjöströms fastigheter Varberg AB har en ledig lokal på Kardanvägen 21 på 430 kvm med både kontorsrum och öppna ytor som skulle passa enhetschefer och administratörer. Ingen ombyggnation krävs. Tillträde kan ske från och med den 1 oktober 2018 och det är samma fastighetsägare som på Kardanvägen 2B. Protokollsutdrag: Serviceförvaltningen Handläggaren Justerandes signatur ~~ I,_/}-:17 / ~ - /CL..~',}

22 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (13) 6. Hörselteknisk utrustning i sammanträdeslokaler Dnr: SVN 2018/ Handläggare: Joakim Dissler Dokument: Beslutsförslag Hörselteknisk utrustning i sammanträdeslokaler Förslag till beslut Servicenämnden beslutar 1. anvisa kr från konto Verksamhetsutveckling övrig avseende utrusta nedan listade lokaler med hörselteknisk utrustning. Beskrivning av ärendet År 2017 har 18,5 procent av den vuxna befolkningen i Sverige en hörselnedsättning och det finns cirka personer i Halland med denna funktionsnedsättning. Boverket skriver i sina föreskrifter och allmänna råd att "I publika lokaler där personer med nedsatt orienteringsförmåga är beroende av ljudmiljön för att kunna ta del av väsentlig information ska ljudmiljön utformas för god hörbarhet, god taluppfattbarhet och god orienterbarhet. Samlingssalar och receptioner ska utrustas med teleslingor eller andra tekniska lösningar så att de blir tillgängliga och användbara för personer med nedsatt hörsel." Boverkets byggregler (BFS 2013:14). Ovan föreskrifter och allmänna råd gäller alla nybyggnationer eller ändringar i lokaler som kräver bygglov. Befintliga lokaler anpassas efter föreskrifter och allmänna råd efter individuell bedömning. Exempel på samlingssalar är receptioner, hörsalar, teatrar, kyrkor och större konferensrum som rymmer minst 50 personer. Diskrimineringslagen säger att den som är ansvarig för en verksamhet är skyldig att genomföra skäliga åtgärder för att verksamheten skall vara tillgänglig för personer med funktionsnedsättning. Hörslinga är i de flesta fall en skälig åtgärd. Det kommunala handikapprådets referensgrupp, KHRR, har tillsammans med serviceförvaltningen gjort en inventering av kommunens samlingslokaler som rymmer minst 50 personer och då kommit fram till att flertalet befintliga samlingslokaler, 22 stycken, saknar hörselteknisk utrustning.

23 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (13) Serviceförvaltningen föreslår att följande samlingslokaler utrustas med fast installerade hörslingor Aulan i Håstensskolan Aulan i Peder Skrivares skola Festlokal i Veddige idrottshus Aulan i Rosenfredsskolan Håstens ishall Veddige ishall Idrottshallen Varberg läktare A Bua idrottshall Tvååkers idrottshall Vidhöge idrottshall Väröbacka idrottshall Almers skola matsal Furubergsskolan matsal Bosgårdsskolan matsal Hagaskolan matsal Mariedalsskolan matsal Påskbergsskolan matsal Rolfstorpsskolan matsal Skällingeskolan matsal Aulan Vidhögeskolan Bläshammarsskolan matsal Lindbergs skola matsal Uppräkningen är gjord utan inbördes prioriteringsordning. Hörslingan behöver inte alltid omfatta hela lokalen. Övervägande För personer med nedsatt hörsel är det viktigt att publika lokaler utformas för god hörbarhet. Detta är en fråga om tillgänglighet. Dålig hörmiljö missgynnar i första hand personer med nedsatt hörsel men drabbar alla oavsett hörselnivå. En anledning till att området för hörslinga i en lokal kan begränsas, är att göra det möjligt för personer med elöverkänslighet att kunna vistas i lokalen. Av praktiska skäl bör slingan begränsas i vissa lokaler exempelvis is- och idrottshallar. Ekonomi och verksamhet Kostnad att utrusta förslagna lokaler med fasta hörslingor beräknas till kr för komplett installation enligt nedan:

24 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (13) Förstärkare Mikrofoner och mixer Slingkablar Arbetskostnader Skyltning och anvisningar om slingans täckningsområde Serviceförvaltningen John Nilsson T f förvaltningschef Joakim Dissler Enhetschef Protokollsutdrag

25 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (13) 7. Information om Varberg direkt Dnr: Handläggare: Dokument: Beslutsförslag Inga handlingar

26 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (13) 8. Information om nötköttsservering Dnr: Handläggare: Dokument: Beslutsförslag Inga handlingar

27 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (13) 9. Information om benchmarking Dnr: Handläggare: Dokument: Beslutsförslag Underlag bifogas

28 Benchmarking 2018

29 BM 2018 består av elva deltagande kommuner 6 september 2018

30 Kommunerna skiljer sig åt Varberg är F 6 september 2018

31 Varberg deltar i fem processer Fastighet Måltid Lokalvård Fordon IT support och drift Nytt för 2018 Varberg är F 6 september 2018

32 6 september 2018 Kvantitativ & kvalitativ data

33 6 september 2018 Best practice

34 Fastighet Förskola Kostnad/kvm (914) (897) (6 av 6) (1.001) (6 av 8) Servicenivå 1-3 2,5 2,21) 2,50 (2,13) (2 av 6) 2,50 (2,28) (2 av 8) NBI 1-5 2,67 (2,55) 2,20 (2,39) (5 av 6) 2,64 (2,58) (4 av 7) Best Practice 3,71 (3,92) 3,44 (3,72) (4 av 6) 3,51 (3,63) (5 av 7) Belopp inom parentes avser årets medelvärde på samtliga deltagande kommuner

35 Fastighet Skola Kostnad/kvm 727 ( (670) (6 av 6) 768 (687) (7 av 8) Servicenivå 1-3 2,25 (2,18) 2,50 (2,13) (3 av 6) 2,50 (2,25) (1 av 8) NBI 1-5 2,47 (2,54) 2,05 (2,48) (5 av 7) 2,48 (2,65) (5 av 7) Best Practice 3,77 (3,94) 3,74 (4,09) (5 av 7) 3,86 (4,09) (5 av 7) Belopp inom parentes avser årets medelvärde på samtliga deltagande kommuner

36 Kostnad per kvadratmeter (BRA) FASTIGHET Mediaförsörjningskostnad per kvadratmeter BRA (egenägda fastigheter) C I J K B A H F Energibesparingsmål Mediaförsörjningskostnad

37 Kostnad per kvm Kostnad per kvm Kostnad / kvm BRA* (endast egenägda fastigheter) Förskola Skola Äldreomsorg Driftkostnader** / kvm BRA Kr/kvm Förskola Skola Äldreomsorg

38 Kostnad per kvm Kostnad per kvm Kostnad för tillsyn, skötsel och FAUH / kvm BRA Förskola Skola Äldreomsorg Kostnad för mediaförsörjning / kvm BRA Tillsyn, skötsel och underhåll Förskola Skola Äldreomsorg

39 Nöjd kund Brukarnöjdhet Utmärkt Mycket bra 5 4 Förskola Deltagare F 2015 Deltagare F 2016 Deltagare F 2017 Deltagare F 2018 Medel Skola Deltagare F 2016* Medel 2018* Deltagare F 2015 Deltagare F 2017* Deltagare F 2018* Bra 3 3 Acceptabelt 2 2 Dåligt 1 1

40 7 mars 2016 Måltid

41 Övergripande Näst högst andel ekologiska inköp Högsta andelen svenskt kött Hög andel lagad från grunden 6 september 2018

42 Måltider förskola 3:e störst sett till antalet brukare Störst andel MK och hög andel med en eller två avdelningar Genomsnittlig kostnad per brukare 6 september 2018

43 Måltid Förskola Kostnad/lunch 30 (26) 34 (27) 34 (27) (5 av 8) Servicenivå 1-3 2,50 (2,72) 2,50 (2,64) 2,50 (2,63) (4 av 8) NBI 1-5 3,06 (3,11) 2,40 (2,61) 2,73 (3,21) (6 av 8) Svarsfrekvens 25% Best Practice 3,89 (4,12) 3,53 (4,26) 3,80 (4,25) (5 av 8) Belopp inom parentes avser årets medelvärde på samtliga deltagande kommuner

44 Måltid skola 3:e störst sett till antalet brukare Lägst antal årsarbetare per brukare Lägst kostnad per lunch 6 september 2018

45 Måltid Skola Kostnad/lunch 30 (35) 29 (32,7) 29,6 (36,7) (1 av 8) Servicenivå 1-3 2,50 (2,53) 2,50 (2,39) 2,50 (2,56) (5 av 8) NBI 1-5 3,00 (3,28) 2,60 (3,04) 3,11 (3,34) (5 av 8) Svarsfrekvens 25% Best Practice 4,88 (4,60) 4,68 (4,45) 4,92 (4,54) (1 av 8) Belopp inom parentes avser årets medelvärde på samtliga deltagande kommuner

46 Måltid gymnasium 5:e störst sett till antalet brukare Kostnad per lunch och per brukare är något under genomsnittet 1 kök, 2 matsalar 6 september 2018

47 Måltid Gymnasium Kostnad/lunch 37 (41) 43,8 (45,1) 43,5 (44,4) (3 av 8) Servicenivå 1-3 2,50 (2,73) 2,50 (2,68) 2,50 (2,78) (7 av 8) NBI 1-5 2,30 (3,25) 2,04 (3,26) 1,93 (3,26) (6 av 8) Svarsfrekvens 44% Best Practice 3,99 (4,36) 3,53 (4,36) 3,56 (4,36) (6 av 8) Belopp inom parentes avser årets medelvärde på samtliga deltagande kommuner

48 Varukorgen Priset på en varukorg med 22 varor har jämförts Högsta priset: 703 kr Genomsnittet: 638 kr Lägsta priset: 583 kr Varberg: 667 kr Varberg har näst högst andel ekologiska inköp och högst andel svenskt kött. 6 september 2018

49 Utmaningar 6 september 2018

50 6 september 2018 Lokalvård

51 Utmärkande för Varberg Kombinationstjänster mellan måltider och lokalvård En tredjedel av lokalvården utförs av entreprenör Tillhandahåller en helhetslösning för kunden där periodiskt underhåll, höghöjdsstädning, mattvätt, entrémattor, fönsterputs etc. ingår i tjänsterna Infört EasyCube för datadriven städning Under 2017 infördes 11 tjänster som lokalvårdssamordnare Certifierad personal med PRYL-utbilding i egen regi 6 september 2018

52 Lönenivå samt andel utbildad personal 6 september 2018

53 Städade kvadratmeter och sjukfrånvaro 6 september 2018

54 Lokalvård Förskola Kostnad/kvm 308 (305) 281 (287) 377 (300) (7 av 9) Servicenivå 1-3 2,20 (2,08) 2,20 (2,06) 2,20 (2,11) (1 av 9) NBI 1-5 3,00 (2,74) 2,30 (2,63) 2,85 (2,93) (5 av 9) Best Practice 3,44 (3,47) 3,40 (3,50) Poäng1-6 3,04 (3,60) (7 av 9) Belopp inom parentes avser årets medelvärde på samtliga deltagande kommuner

55 Lokalvård Skola Kostnad/kvm 181 (198) 214 (220) 209 (210) (7 av 10) Servicenivå 1-3 2,40 (2,25) 2,40 (2,23) 2,20 (2,28) (6 av 10) NBI 1-5 2,58 (2,88) 2,94 (2,88) 3,17 (2,96) (4 av 10) Best Practice 4,64 (4,38) 4,32 (4,14) Poäng1-6 4,39 (4,44) (6 av 10) Belopp inom parentes avser årets medelvärde på samtliga deltagande kommuner

56 Lokalvård Gymnasium Kostnad/kvm 137 (168) 119 (179) 141 (178) (1 av 10) Servicenivå 1-3 2,20 (2,35) 2,40 (2,35) 2,20 (2,38) (7 av 10) NBI 1-5 2,22 (3,06) 2,46 (2,95) 2,50 (3,41) (9 av 10) Best Practice Poäng1-6 3,76 (3,82) 4,60 (3,83) 4,46 (4,29) (4 av 10) Belopp inom parentes avser årets medelvärde på samtliga deltagande kommuner

57 Lokalvård jämförelse med tidigare år 6 september 2018

58 Har du inflytande över och kan påverka innehållet av tjänsten (vad, hur och/eller hur ofta det städas)? Förskola Grundskola Gymnasium 6 september 2018

59 Sammanfattning och reflektion - lokalvård Vi erbjuder våra kunder en helhetslösning inom lokalvård, där kombinationstjänster, utbildning och teknik samverkar för att leva upp till en serviceorganisation i framkant med ambitioner för FM. Kostnad per städad kvm och per brukare är på samma nivå som genomsnittet på grundskola, markant lägre på gymnasium men också markant högre än genomsnittet på förskola med höga personalkostnader som största kostnadsbärare. Servicenivåerna ligger totalt sett något över genomsnittet Nöjdbrukarindex är över medel på grundskolorna. I nivå med genomsnittet på förskola vilket också är en förbättring mot föregående år. Gymnasium ligger under genomsnittet, där en stor del är outsourcad. Sjukfrånvaron är cirka 8%, snittet är 7,5%. En förbättring med ca 1% mot föregående år. Det skulle ytterligare kunna förtydligas för brukarna vilka möjligheter de har till inflytande kring vad som ingår i tjänsterna, här ligger vi i paritet med genomsnittet men är en stor faktor för förståelse och utveckling av våra tjänster. 6 september 2018

60 Support Servicenivåer och kostnader 6 september 2018

61 FORDON Tredje året processen ingår i benchmarkingprogrammet Sex kommuner deltar Varbergs Kommun = F Tjänsten innefattar personbilar och lätta lastbilar 6 september 2018

62 Fordon Totalkostnad/mil 76,8 (46,9) 60,3 (51,0) (5 av 5) 38,8 (30,98) (5 av 6) Servicenivå 1-3 2,14 (2,06) 2,14 (2, 43) (4 av 5) 2,83 (2,53) (2 av 6) NBI 1-5 2,97 (3,19) (5 av 5) 2,78 (3,36) (6 av 6) Svarsfrekvens ca 37 % Best Practice 1,95 (2,83) 3,51 (4,23) (5 av 5) 3,70 (4,24) ( 5 av 6) Belopp inom parentes avser årets medelvärde på samtliga deltagande kommuner

63 FORDON - Varberg Varberg är den kommun med minst antal fordon (298 st) Näst minst yta av de deltagande kommunerna 910 kvadrat km (största kommunen har en yta på kv km) Varberg är den kommun med minst antal körda mil Varbergs kommun = F 6 september 2018

64 Fordon Analys av kostnader Inköpskostnaden (inkl. leasing) utgör den största kostnadsposten hos samtliga kommuner Deltagare B har inga leasade fordon i sin flotta Varberg har 100 % leasade fordon i sin flotta Totalkostnad per mil för Varberg är 38,8 kr genomsnittet är 31 kr. 6 september 2018

65 Fordon Analys leasingkostnad Varberg har Näst högst leasingkostnad per fordon kr/mån Genomsnitt kr/mån Högst leasingkostnad per mil 22,8 kr Har också lägst antal körda mil 6 september 2018

66 Analys av olika sorters drivmedel Varberg har Minskat andelen fordon med diesel från 31 % till 23 % Ökat andelen fordon med gas från 38 % till 43 % Minskat CO2 per mil från 1,38 till 1,05 6 september 2018

67 Brukarnöjdhet och servicenivå Servicenivån är generellt sett hög Varberg har en servicenivå på 2,83 Genomsnittet är 2,53 Brukarnöjdhet något lägre överlag än fg år Generellt sett fungerar fordonstjänsten Bra Brukarna är mest nöjda med Uppfyller behovet i arbetet 6 september 2018

68 Individuell jämförelse Best practice och snitt Högre servicenivå än genomsnitt Lägre antal körda mil per fordon än genomsnitt 6 september 2018

69 Sammanfattning Leasingkostnaden är en stor del av fordonsprocessen, vår del är 66 % av totalkostnaden. Vi ligger lågt på bränslekostnad Fyra av sex deltagare har en majoritet av fordon som drivs av andra drivmedel än diesel och bensin Vi har en hög servicenivå ligger på näst högst av kommunerna som deltar 2,83 av 3,00 Vi har minskat vår totalkostnad per mil från 77 kr (2015) till 38,8 kr (2017) 6 september 2018

70 Reflektioner Ingen hänsyn tagen till utrustningsnivån på bilarna, vi har en bra utrustningsnivå med adaptiv farthållare, p-assist och värmare. Som ingår i leasingkostnaden. Elbilar har generellt en högre leasingkostnad än en jämförbar dieselbil 6 september 2018

71 6 september 2018 IT drift och underhåll

72 Best practice = Varberg Vi har högst servicenivå och lägst kostnad 6 september 2018

73 IT drift och underhåll 2018 Kostnad/brukare (4 627) (1 av 3) Servicenivå 1-3 2,75 (2,00) (1 av 4) Årsarbetare 4,76 (21,78) (1 av 4) Best practice 4,31 (3,47) (1 av 3) Belopp inom parentes avser årets medelvärde på samtliga deltagande kommuner

74 Brukare och system För IT-drift och underhåll beräknas antal brukare som antal personal och elever med användarkonto. Stor spridning i antal brukare och antal förvaltade system. 6 september 2018

75 Totala kostnader per brukare Vi har lägre kostnad per brukare än genomsnittet. Inköp utgör den största kostnadsposten för alla kommuner där den största posten är programvaror. Varberg har högst andel kostnader i verksamheten (56%) jmf med deltagare J som har lägst (37%). 6 september 2018

76 Enheter stor spridning Vi har högst antal surfplattor och smarttelefoner per brukare Vi har lägst antal datorer per brukare 6 september 2018

77 Sammanfattning Vi har låga personalkostnader för drift och underhåll av IT-miljön i Varbergs kommun. Våra högre omkostnader består av kostnader i verksamheten för våra systemförvaltare 6 september 2018

78 Reflektion Resultatet stämmer väl med hur vi driver vår verksamhet. Vi investerar i teknik för att ligga i framkant men också för att få en stabil IT-miljö som kräver mindre tid till drift och underhåll. Vi jobbar proaktivt med problem istället för att reaktivt lösa fel. Detta innebär att vår personal får mer tid till utveckling för att hjälpa verksamheten med nya tjänster som hjälper våra verksamheter till en bättre vardag. 6 september 2018

79 6 september 2018 IT Support

80 Best practice = Varberg Lägst kostnad Förbättringspotential på servicenivåer 6 september 2018

81 IT Support 2018 Kostnad/brukare 696 (1 051) (1 av 3) Servicenivå 1-3 1,75 (1,94) (3 av 4) Personalkostnad / brukare 649 (776) (1 av 4) Best practice 3,56 (2,96) (1 av 3) Belopp inom parentes avser årets medelvärde på samtliga deltagande kommuner

82 Brukare och system Lägst andel ärenden per användare Större andel övriga ärenden (förfrågningar i huvudsak) 6 september 2018

83 Totala kostnader per brukare Vi har lägre kostnad per brukare än genomsnittet. Personalkostnader utgör den största kostnadsposten för alla kommuner. Låga kostnader för inköp, osäkerhet i mätetal om vi mäter på samma sätt 6 september 2018

84 Kostnader per brukare Andel kostnader i verksamheten Support SER vs. Verksamheterna Totalt snitt på 33% av support ute i verksamheterna, sett till vart kostnaderna uppstår Varberg högre andel mycket beroende på att support till BUF sker inom deras egen regi, än så länge % 29% 50% % 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% % 0 0% I J F Kostnader per brukare Andel IT support kostnader i verksamheten 6 september 2018

85 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (13) 10. Delårsbokslut Dnr: Handläggare: Dokument: Beslutsförslag Inga handlingar. Skickas senare.

86 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (13) 11. Månadsrapport augusti Dnr: Handläggare: Dokument: Beslutsförslag Inga handlingar. Skickas senare

87 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen (13) 12. Förvaltningen informerar Dnr: Handläggare: Dokument: Beslutsförslag