Funktionärer på en Pay & Ride

Transkript

1 Funktionärer på en Pay & Ride Pay & Ride är programtidning i dressyr under tävlingslika förhållanden och är en bra förberedelse för ekipagen inför kommande tävlingar, men ger även klirr i kassan till vår ridklubb. För att vi ska kunna arrangera Pay & Rides förutsätter det att våra medlemmar ställer upp som funktionärer, så din insats är guld värd och möjliggör att de medlemmar som vill tävla kan få göra det. Att vara funktionär hoppas vi skall upplevas som något trevligt. Det brukar oftast vara en mycket trevlig stämning (som du själv lämnar ett väsentligt bidrag till) på en Pay & Ride. Du träffar många människor med ett hästintresse och du lär känna andra medlemmar i föreningen. Du behöver inte ha varit ryttare tidigare, av dagens funktionärer är några tävlingsryttare, vi andra är vanliga dödliga lektionsryttare eller föräldrar som har trevligt tillsammans. Arrangemangsdagen är oftast indelad i två pass (beroende på antalet startande ekipage). Tiderna meddelas alltid på funktionärslistan. Infinn dig i god tid den dag du ska vara funktionär och anmäl dig i sekretariatet för att få den utrustning du behöver. Där får du även dina cafébiljetter eftersom du som funktionär har rätt till mat enligt följande schema: Heldag: frukost, lunch och eftermiddagsfika Halvdag: frukost och lunch eller lunch och eftermiddagsfika. Har du inte möjlighet att hjälpa till före/under/efter Pay & Riden så kan du ändå bidra genom att baka till caféet. Det mesta har en strykande åtgång under Pay & Riden så det är väldigt bra om många kan bidra med bullar och kakor, både mjuka och hårda. Det finns exempel på lämpliga kakor med recept på vår hemsida Om du har några frågor, synpunkter eller förbättringsförslag så är det bara att maila till tavling@partilleridklubb.se. Maila även om du tycker att informationen i detta dokument behöver justeras. Tack för att du ställer upp för vår ideella förening! Att vara funktionär på en Pay & Ride, daterad Page 1 (8)

2 1 De olika funktionärsposterna Arrangemangsledare (1 person, vuxen) Sjukvårdare (1 person, vuxen) Sekretariatet och domartornet (1-2 personer) Resultatregistrerare och vaccinationskontrollant (1 person) Ljudansvarig (1 person) Vanliga frågor till de som sitter i sekretariatet Detta behövs i sekretariatet Parkeringsvakter (2 personer, vuxna) Café (2-3 personer, varav minst 1 vuxen) Caféansvarig (1 person, vuxen) Funktionärsfika (1 person) Grillmästare (1 person) Cafébemanning (1 person) Café vid banan/i ridhuset (1 person) Framridning (1 person) In- och utsläpp, stora banan (1 person) Stallansvarig (1-2 personer) Dagen innan Pay & Ride... 8 Att vara funktionär på en Pay & Ride, daterad Page 2 (8)

3 1 De olika funktionärsposterna Alla kan bidra med något på våra Pay & Rides, man behöver inte ens vara i närheten av hästar om man inte vill. 1.1 Arrangemangsledare (1 person, vuxen) Arrangemangsledaren är en alltiallo, som skall försöka vara på alla platser och lösa de problem som uppstår. I jobbet ingår mycket förplanering och arrangemangsledarens första uppgift kommer redan ett par månader före Pay & Riden, då Pay & Ridens proposition, alltså en beskrivning av Pay & Riden, skall upprättas. Detta görs tillsammans med övriga i tävlingsgruppen. Därefter skall anmälningar till Pay & Riden med någon kontinuitet följas upp. När anmälningstiden gått ut ska startlistor göras. Du ansvarar för att alla funktionärsposter är fyllda och att alla funktionärer är på plats i tid. Du ska också kunna svara på frågor om de olika funktionärsposterna. Förberedelser är viktigt. Kolla av i tid att bemanningen är komplett på alla områden. 1.2 Sjukvårdare (1 person, vuxen) Behövs vid alla tävlingar och Pay & Rides! Du som har utbildning som sjuksköterska, undersköterska eller HLR/L-ABC sjukvårds utbildning passar på denna post. Infinn dig i god tid den dag du ska vara funktionär på Pay & Riden. Hämta funktionärsväst och walkie-talkie i sekretariatet Walkie-talkien används för att hålla kontakt med parkering, sekretariatet, framridning, framhoppning och banan. Titta noga igenom sjukvårdsväskan, så allt finns där. Det finns en inventarieförteckning i väskan. Skulle du använda något från väskan under dagen, meddela detta till sekretariatet så nytt material kan införskaffas. Ta fram presenning och filtar så de finns snabbt tillgängliga om något skulle inträffa. Adressen till klubben är Åstebovägen, Partille ifall det blir aktuellt med ambulanstransport. Utdrag ur TR mom Olycksfallsvård ska vara så ordnad att skadad häst/ryttare snarast kommer under sakkunnig vård. Ambulans ska kunna tillkallas omgående. Om läkare inte finns tillgänglig på tävlingsplatsen måste i varje fall sjukvårdspersonal finnas. Utdrag ur TR mom 179. Ryttarens säkerhet. Vid de tävlingsarrangemang där leg. läkare/sjuksköterska kan knytas till tävlingsarrangemanget har denne skyldighet att utföra medicinsk undersökning efter inträffad händelse som kan nedsätta ridförmågan. Ryttare har inte rätt att neka sådan undersökning och bedömning efter inträffads händelse. Samråd med överdomaren ska ske men läkare/sjuksköterska har rätt att meddela startförbud på medicinska grunder. Om leg. läkare/sjuksköterska inte finns på plats kan överdomaren meddela startförbud för ryttare som efter inträffad händelse bedöms vara olämplig att starta. Om medicinsk sakkunskap finns på tävlingsplatsen ska överdomaren samråda. Läkarens/sjuksköterskans/överdomarens/domarens utslag kan inte överklagas. Befinn Dig gärna cirkulerande. Det är inte alltid det händer tillbud på banan, det kan lika gärna inträffa incidenter på parkering, framhoppning o.dyl. Glöm inte att ställa tillbaks sjukvårdsväskan, och annan utrustning i sekretariatet samt lämna in väst & walkie-talkie Att vara funktionär på en Pay & Ride, daterad Page 3 (8)

4 1.3 Sekretariatet och domartornet (1-2 personer) På en Pay & Ride är sekretariatet och domartornet på samma plats för att minska antalet funktionärer. Sekretariatet är Pay & Ridens organisatoriska mittpunkt. Här tar man emot startanmälan, kontrollerar hästarnas vaccinationsintyg, svarar på allsköns frågor och håller reda på diverse skojigheter. Sekretariatet öppnar en timme före första start och stänger när Pay & Riden är slut. Tålamod, organisationsförmåga och gott humör krävs. Det är här arrangemangets hjärta finns och de är de första som får höra om de tävlande är nöjda eller missnöjda med Pay & Riden. Förberedelser: Gör er bekanta med Equipe, det system vi använder vid Pay & Rides. Skriv ut sekretariatslista Skriv ut startlistor; o Till sekretariatet (anslag) och några extra om folk behöver o Till inropare på framhoppningen o Till inropare på banan o Till domartornet Förbered mappar/kassar/kuvert med allt funktionärerna behöver Skriv ut lista med namn och nummer till arrangemangsledare och övriga funktionärer Resultatregistrerare och vaccinationskontrollant (1 person) Denna person behöver ha en dator och kunna Equipe Välkomna deltagarna till arrangemangsplatsen. Kontrollera att hästens vaccinationer är registrerade i TBD. Hästen ska vara vaccinerad senast ett år innan Pay & Riden (ej samma dag som Pay & Riden ett år tidigare, utan dagen efter så att det är max 365 dagar sedan hästen vaccinerades.) Det måste ha gått minst sju dagar sen hästen blev vaccinerad innan den får tävla. Grundvaccination innebär: Två vaccinationer (A+B) med en intervall på dagar, därefter är hästen/ponnyn startberättigad. Därefter ska hästen/ponnyn revaccineras inom 365 dagar för att fortsättningsvis vara startberättigad. För att få starta, ska det ha gått minst 7 dagar sedan senaste vaccination. Korrekt och giltigt vaccinationsintyg, helst hästpass, eller vidimerad kopia ska medföras, och uppvisas före urlastning. Önska de tävlande lycka till. Lägg in resultaten i app.equipe.com allt eftersom deltagarna gör sina ritter Ljudansvarig (1 person) Denna person är ansvarig för ljudet och ser till att ljudanläggningen fungerar och att en dator/telefon med en lämplig spellista finns. Tänk på att ha en lång spellista så att man slipper lyssna på samma låtar om och om igen. Vid dressyr är det bra med lugna låtar. Kontrollera att ljudet för mikrofonen är lagom högt om man skulle behöva meddela något Vanliga frågor till de som sitter i sekretariatet Var ligger toaletten? Var ligger caféet? Var finns vatten till hästarna? Var finns grep och hink för gödselhantering? Vem är arrangemangsledaren? Att vara funktionär på en Pay & Ride, daterad Page 4 (8)

5 1.3.4 Detta behövs i sekretariatet Eventuellt en docka för att koppla in laptop till skärmarna, då behövs även tangentbord och mus + musmatta. En dator för resultatregistreraren Nätverkskabel till datorn. Pärm för att sätta in kopior på domarprotokoll Skyltar: sekretariat, startanmälan/frågor Häftpistol för att sätta upp startlistor + extra klamrar Utskrifter av sekretariatslistor och startlistor. Lista med namn och telefonnummer till arrangemangsledare och andra funktionärer. Bord och stolar Dong eller mobil att dela internet med om sekretariatet är nere vid banorna. (Även laddare om mobil används) En anläggningsskiss att sätta upp i sekretariatet Förlängningssladd/förgreningskontakt Blankett för att fylla i närvaro för aktivitetsstöd. Alla funktionärer skriver upp sig på denna. Ljudanläggning Tidtagarur Pennor Filtar Stolsdynor 1.4 Parkeringsvakter (2 personer, vuxna) Parkeringsvakterna är den första kontakten de tävlande har med vår klubb. En av er står vid infarten till parkeringen och hälsar alla välkomna. Fråga gärna om de varit hos oss innan och ge lite information om hur de hittar på anläggningen (toalett/sekretariat/vatten till hästarna osv). Den andra personen står på parkeringen och hjälper till att besökarna parkerar på ett bra sätt. Varje förare av någon transport ska få en telefonnummerslapp att fylla i med ett telefonnummer och lägga i vindrutan, så att det är lätt att kontakta dem om det händer något. Ni delar också ut en kaffebiljett de kan lösa in i caféet samt en morot eller äpple de kan ge till sin häst. Ni hänvisar även personbilar till parkeringen vid SAIK-stugan. P-vakterna ska ha en kniv tillgänglig ifall det sker en olycka eller incident där en häst ev. skulle fastna med sin utrustning och den behöver skäras loss. Se till att det finns grepar och skottkärror tillgängliga på parkeringen, så att man kan mocka efter sin häst. De behövs på alla parkeringarna och de behöver samlas in efter genomförd Pay & Ride. P-vakter bör ha färgglada västar på sig så att man ser att de är funktionärer. Visa besökarna var man kan fylla på vatten till sina hästar. Ta helst slangen vid klubbhuset, så att vi slipper ha besökare i våra stall. Det ska helst finnas en anläggningskarta uppsatt vid infarten, så att de tävlande kan se vart de ska ta vägen. Sätt upp skyltar till parkeringen vid infarten från Landvettervägen. Hissa flaggorna, både PRK-flaggan och svenska flaggan. Var service minded och hjälp de tävlande när de behöver hjälp och hälsa på alla på parkeringen. De tävlande är fokuserade på att tävla och ofta lite spända vid ankomst, så allt man kan göra för att det går smidigt vid parkering och urlastning uppskattas. Hjälp gärna till när de sedan också backar ut och åker hem och säg hej då, så består ett positivt minne av besöket hos oss. Att vara funktionär på en Pay & Ride, daterad Page 5 (8)

6 Vi har en rök- och alkoholfri anläggning, så p-vakterna får se till att det följs under arrangemanget. 1.5 Café (2-3 personer, varav minst 1 vuxen) I caféet säljer vi bland annat fika, mat och dricka och har öppet under hela arrangemangsdagen. Vi har vårt huvudcafé i klubbhuset och ibland en mindre servering i stora ridhuset eller nere vid banan. De som står i klubbhuset håller koll och plockar undan disk och skräp vid behov så att det ser trevligt ut. Uppgifterna är att bre smörgåsar, koka korv, värma toast, brygga kaffe, sälja fikabröd, frysmat, dricka och godis. Tömma sopor/pant i café och torka borden vid behov och efter Pay & Ridens slut. Vid Pay & Rides säljer vi även tävlingsrosetter i caféet Caféansvarig (1 person, vuxen) Denna person är ansvarig för att allt finns på plats till arrangemangsdagen och stämmer av med cafégruppen (cafeet@partilleridklubb.se) att det är handlat och påfyllt. Vi brukar servera linsgryta med ris vid Pay & Rides, se till att någon gör linsgrytan, det går bra att göra den dagen innan. Det är en praktisk rätt som är både glutenfri, mejerifri och vegansk så den passar de flesta. Recept till denna finns på vår hemsida under Café. Linsgrytan kan serveras i take-awaybägare. Du har ansvaret för caféet under arrangemangsdagen, organiserar och fördelar arbetet under dagen och ser till att caféet ser snyggt och prydligt ut när Pay & Rideen är slut. Håll koll på när det är pauser mellan klasserna via appen Equipe för då kommer många till caféet. Vid dagens slut räknar du kassan och lämnar pengarna till arrangemangsledaren Funktionärsfika (1 person) En person som bemannar caféet är ansvarig för fika och lunch till funktionärerna. Du bör följa Pay & Riden i appen Equipe för att hålla koll på när det är pauser. Många funktionärer har svårt att hinna med att gå upp till klubbhuset för att äta och bör därför få sin fika vid sina funktionärsposter. Frukosten kan vara färdig och dukas fram direkt på morgonen, så häll upp kaffe i termosar och plasta in frallor. I övrigt hjälper du till i caféet Grillmästare (1 person) Vid fint väder är en person som bemannar caféet ansvarig för grillning av korv och hamburgare. Se till att det finns en grill och annan utrustning som behövs. Ta fram grill och bord i början av dagen, tänd grillen. Hit kommer flest personer i pauserna mellan klasserna, så det är bra att ha några färdiggrillade burgare på lager. Håll koll på pauserna genom appen Equipe. Fyll på grönsaker, dressing, ketchup m.m. vid behov (finns i caféköket). Släck grillen och ta undan grill, bord och sopor/pant vid dagens slut Cafébemanning (1 person) Vid större Pay & Rides är det lämpligt att en och samma person står i kassan och tar betalt och ropar in beställningar på mat till köket. Bemanningen i köket har hand om att förbereda och göra mat efter beställning. Ha ett bord mitt på golvet inne i köket som arbetsstation för hamburgare, pannkakor, toast odyl. Börja dagen med att sätta på kaffe, bre frallor och förbered toasts så det bara är att lägga dem i smörgåsgrillen. Koka ris till linsgrytan och koka korvar. Hamburgare kan hållas varma och fräscha i en kastrull med lite vatten Café vid banan/i ridhuset (1 person) Vid Pay & Rides nere på banan brukar vi ha försäljning av läsk, kaffe och godis på ett bord eller på cafévagnen. Om Pay & Riden är i stora ridhuset kan vi ha ett bord med lite försäljning där. 1.6 Framridning (1 person) Att hålla i framridningen innebär att hålla koll (med hjälp av en startlista) att rätt och inte för många ekipage är inne på framridningen. Stäm av med arrangemangsledaren hur många ekipage som ska få vara på framridningen för just denna Pay & Ride, men det brukar vara fem stycken. Att vara funktionär på en Pay & Ride, daterad Page 6 (8)

7 Här använder man en skylt med siffror man kan bläddra fram numret på det ekipage som ska komma in på banan. Det underlättar för funktionären och gör det tydligt för deltagarna. Alla är här för att lära, så behövs det en tillrättavisning gör det vänligt men bestämt. Mocka banan med jämna mellanrum så att framridningen hålls fräsch. 1.7 In- och utsläpp, stora banan (1 person) Här handlar det om att ha koll på att rätt ekipage befinner sig på banan och att nästa ekipage håller sig beredd i en collecting ring (ytan utanför dressyrstaketet). För att ha koll på att det är rätt ekipage som ska vara på banan är det viktigt att du har en startlista med eventuella efteranmälningar och strykningar så att inga missförstånd uppstår. Önska ekipaget lycka till. Här använder man en skylt med siffror man kan bläddra fram numret på det ekipage som ska komma in på banan. Det underlättar för funktionären och gör det tydligt för deltagarna. Denna person släpper även ut ekipagen från banan när de ridit klart. Tänk på att vid klassens/kategorins slut får det näst sista ekipaget stanna kvar inne i collecting ring så det sista ekipaget får sällskap. Mocka inne på dressyrbanan mellan ritterna och i collecting ring med jämna mellanrum för att hålla underlaget fräscht. 1.8 Stallansvarig (1-2 personer) Se till att ni kan koden till larmet och vet var ni kan få tag på nycklarna till stallen. Era uppgifter är att hjälpa till i ridskolestallet och se till att ridskoleryttarna tar väl hand om sin tävlingshäst, mockar och sköter om hästens utrustning. Hjälp till vid intag av ponnyer och hästar. Se till att stallet lämnas i ett finns skick. Att vara funktionär på en Pay & Ride, daterad Page 7 (8)

8 2 Dagen innan Pay & Ride Det är viktigt att det är ordning och reda och att inga saker ligger slängda där de inte ska vara. Dagen innan Pay & Riden ska följande ställas i ordning inför arrangemangsdagen: Dressyrstaket ska sättas upp. Se till att bokstäverna sitter på rätt plats. Säkerhetsavspärrningar ska sättas upp enligt skiss som finns på hemsidan för respektive gren. Soptunnor ska ställas fram på följande ställen; o 2 st vid ingången till klubbhuset (1 st för restavfall och 1 st för burkar och flaskor) o 2 st vid caféet (1 st för restavfall och 1 st för burkar och flaskor) o 2 st vid parkeringen (1 st för restavfall och 1 st för burkar och flaskor) Klubbhuset och toaletterna ska vara städade och fräscha! Det ska finnas toalettpapper, tvål och rena handdukar där. Sätt upp parkeringsskyltar, de ligger under läktaren. Se till att det inte finns någon hästspillning på gården. Tack för att du ställer upp för vår ideella förening! Att vara funktionär på en Pay & Ride, daterad Page 8 (8)