3. Intern kontrollplan 2018 Bilaga Sammanträdeskalender 2018 Bilaga 2

Transkript

1 Kommunstyrelseförvaltningen KALLELSE/FöREDRAGNINGSLISTA IT-NÄMNDEN kallas till sammanträde tisdagen den 28 november kl Plats: IT-avdelningen, Gymnasievägen 2 A, LYSEKIL Ärende Bilaga 1. Val av justerare Förslag att justera dagens protokoll 2. Fastställande av dagordningen 3. Intern kontrollplan 2018 Bilaga 1 4. Sammanträdeskalender 2018 Bilaga 2 5. Status SML-IT 6. Redovisning av anmälningsärende Bilaga 3 Protokollsutdrag kommunfullmäktige , 120 Uppföljningsrapport för Lysekils kommun Protokollsutdrag kommunfullmäktige , 121 Vision Lysekil 2030 (ITN ) Protokollsutdrag kommunfullmäktige , 128 Riktlinjer för intern kontroll (ITN ) Protokollsutdrag kommunfullmäktige Sotenäs Avsägelse från uppdrag som ledamot i IT-nämnden samt ny ledamot till IT-nämnden t.o.m (ITN ) 7. Övrigt Lysekil KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN Christina Gustafsson ordförande / Madelene Johansson sekreterare Lysekils kommun, Lysekil Tel: madelene.johansson@lysekil.se

2 Tjänsteskrivelse Datum Dnr ITN Samhällsbyggnadsförvaltningen, IT-avdelningen Anders Siljeholm, Intern kontrollplan 2018 Sammanfattning Enligt Reglemente för intern kontroll, har varje nämnd skyldighet att upprätta en intern kontrollplan för sin verksamhet. Planen ska revideras årligen. Syfte med intern kontroll: - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten - Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Vid upptäckta brister lämnas förslag på åtgärder. IT-nämndens grunduppdrag - Stöd till verksamheterna i deras digitalisering samt möjlighet att nå sina mål. Förslag till beslut IT-nämnden fastställer upprättad intern kontrollplan för Förvaltningens synpunkter Grund för planering, prioritering och genomförande av intern kontrollplanen är risk- och väsentlighetsanalyser. Syftet är att säkerställa funktionen i verksamheten och att lämpligt IT-stöd ges i rätt tid på rätt nivå. Att identifiera och analysera olika risker är en ständigt pågående process. Kontroll sker i en process vilket är grundläggande för utveckling, måluppfyllelse samt god ekonomisk hushållning. Riskbedömningen syftar främst till att förekomma eventuella risker innan de inträffar. Kontrollprocesserna ska prioritera områden där högre risk föreligger. Leif Schöndell Tf. förvaltningschef Sara Herrmann Handläggare/Granskningsansvarig Anders Siljeholm IT-chef

3 Tjänsteskrivelse Bilagor Intern kontrollplan 2018 Kontroll av IT-funktion på arbetsplats Administrativt digitalt verktyg Beslut inklusive handlingar skickas till Ekonomienheterna i samverkande kommuner Kommunstyrelsen Ing-Marie Tjulander, utvecklingsledare

4 Intern kontrollplan 2018 IT-nämnd Ärende Syfte Kontrollområde Riskbedömning/Väsentlighet Dokument Metod Frekvens Ansvarig/Rapportering till Grunduppdrag - Stöd till verksamheterna i deras digitalisering samt möjlighet att nå sina mål Verksamhetsnära IT-stöd Att säkerställa funktionen i verksamheten och att lämpligt IT-stöd ges i rätt tid på rätt nivå. Beställning av Digitalt verktyg (dator/platta) 12 - Sannolik/Kännbar Vi har inga tydliga rutiner gällande livscykelhantering av digitalt verktyg, svårigheter med att beställa och felanmäla. Stor risk för fel. Faktainsamling av beställningar i oktober-december Uppföljning i januari. Analys februari samt förslag till åtgärder. Frågeformulär som länk i e-post. Oktober till december månad 2017 IT-handläggare/IT-chef Verksamhetsnära IT-stöd Att säkerställa funktionen i verksamheten och att lämpligt IT-stöd ges i rätt tid på rätt nivå. Egenkontroll 9 - Möjlig/Kännbar Väsentligt att det fungerar i verkligheten i verksamheterna. Risken är annars att vi ser att det är grönt i våra system, men verkligheten visar något annat. Kontroll av IT-funktion på arbetsplats SLA_Administrativt_Digitalt_ Verktyg Intervju och funktionskontroll i samband med besök. Frågeformulär som länk i e-post. 10 st/kommun, kvartal 1 IT-handläggare/IT-chef

5 Egenkontroll Datum: Nämnd; IT-nämnden Förvaltning/enhet: IT-enheten SML Handläggare: Anders Siljeholm Telefon: E-post: KONTROLL AV IT-FUNKTION PÅ ARBETSPLATS Dnr: Kontrollen skall genomföras i sin helhet med en av personalen på arbetsplatsen. Datorn som används skall vara en av de ordinarie datorerna på arbetsplatsen. Detta för att upplevelsen skall vara så rättvisande som möjligt. Inloggning Inloggningstid, mäts i sekunder från det att Enter slås till bakgrund syns. Antal sekunder: Sker utan problem Kontrollera att det är rätt kommunbakgrund Skärmbilden är fast och klar utan flimmer IT-utrustningen är hel och ren utan anmärkning e-post E-post skickas till echo@sunet.se samt till er själva Svara från er själva till testkontot (användaren) I förekommande fall boka en resurs via kalendern I förekommande fall avboka resurs i kalendern Office MS Word, Excel, Power Point startar utan anmärkning I förekommande fall öppna valfri arbetsgruppsspecifik mall Utskrift Utskrift till standardskrivare på enheten utan anmärkning

6 Internet Explorer Startar utan anmärkning Rätt startsida för enheten/kommunen 3580.se fungerar utan anmärkning, registrera ett ärende på dig själv Stäng ärendet med kommentar Kontrollera att ärendet är stängt och att kommentaren syns Skrivare.kommun.se fungerar utan anmärkning, lägg till och ta bort valfri skrivare I förekommande fall boka en resurs via Intranätet I förekommande fall avboka en resurs via Intranätet Öppna Öppna Öppna Öppna Verksamhetssystem I förekommande fall öppna det/de mest använda verksamhetssystemen Inloggningstid, mäts i sekunder från det att Enter slås till systemet är uppe. Antal sekunder: Fritext (egna kommentarer och/eller användarens reflektioner) IT-ENHETEN Verksamheten Områdesansvarig tekniker Namnförtydligande

7 Tjänstebeskrivning Datum: Förvaltn/enhet: IT-avdelningen för SML (Sotenäs- Munkedals- och Lysekils kommun) Handläggare: Anders Siljeholm Telefon: E-post: ADMINISTRATIVT DIGITALT VERKTYG Dnr: Definition av tjänsten I tjänsten ingår: Digitalt verktyg För bärbar ca skärmstorlek samt väska/ryggsäck, extern mus För stationär ca 22 skärm För handhållen enhet, fodral Nätverkskabel, dockningsstation, externt tangentbord skärm samt övriga tillbehör Kommun/förvaltningsspecifika programvaror, åtkomst till system Säker åtkomst till nätverk, internt och externt Registerhållning Återvinning enligt gällande säkerhet och miljökrav Koppling till nätverksskrivare Åtkomst till förvaltningsnätverk Grundinstallation enligt kommunstandard Utbyte av dator om kapaciteten inte är tillräcklig. Kostnaden belastar kunden Felanmälan till leverantörens servicedesk via telefon (ank.3580) mellan 07:00-16:00 och dygnet runt via serviceportalen (3580.se) Teknisk support vad gäller utrustning Möjlighet till att lån av tillfälligt digitalt verktyg vid tex reparationer eller garantiärende hos leverantör Ansvar SML-IT ansvarar för att Digitala verktyget fungerar och har tillräcklig kapacitet för det ändamål den ska användas till Tjänsteklass 2 (se servicemål grund) Beställaren ansvarar för att Rätt tjänst beställs för det ändamål den ska användas till

8 Digitala verktyget används och förvaras på ett ändamålsenligt sätt så att verktyget inte skadas eller blir stulen Följa givna regler, policys, förordningar och lagar Inlämningsservice (vid fel på dator så lämnas digitalt verktyg in till SML-IT för felavhjälpning) eller på platsen support Rätt förvaltning/sektor/avdelning/enhet debiteras det digitala verktyget Bindningstid 1 år Uppsägningstid Tjänsten har 3 månaders uppsägningstid. Betalning Kostnaden för tjänsten bokförs kvartalsvis varje år till den kontosträng som anges i beställningen. Pris, se tjänstekatalog. Kostnaden är xxx SEK/månad

9 Tjänsteskrivelse Sid 1/1 Datum Dnr ITN Samhällsbyggnadsförvaltningen/IT-avdelningen Madelene Johansson, Förslag till sammanträdeskalender 2018 Sammanfattning IT-enheten har utarbetat förslag till sammanträdeskalender för IT-nämnden 2018 enligt nedan. Varje höst tar kommunstyrelseförvaltningen fram förslag till sammanträdeskalender så att nämnderna kan besluta i oktober/november vilka dagar sammanträdena är för nästkommande år. ITN presidium IT-nämnden (kl om inget annat anges i (kl om inget annat anges i kallelsen) kallelsen) 12 mars 26 mars (U1 + årsredovisning) 14 maj 28 maj (U2) 17 september 1 oktober (U3) 20 november (tisdag) 3 december Förslag till beslut IT-nämnden beslutar att godkänna sammanträdeskalendern för år Leif Schöndell Tf. förvaltningschef Madelene Johansson Nämndsekreterare Beslutet skickas till IT-nämndens ledamöter och ersättare Kommunstyrelsen Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

10 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunfullmäktige (43) 120 Uppföljningsrapport för Lysekils kommun Dnr: LKS , LKS Kommunstyrelseförvaltningen har arbetat fram uppföljningsrapport 3 per 31 augusti Rapportering sker efter den nya styrmodellen och omfattar kommunens kvalitetsfaktorer för att säkerställa grunduppdraget, ekonomi, personal och åtgärdsrapportering för arbetet med utvecklingsmålen. Rapporten omfattar också kommunens nämnder, styrelse och bolag, vilka har lämnat en sammanfattande redogörelse för verksamheten, ekonomi och åtgärder för budget i balans. Rapporten innehåller också sammanställd redovisning och utgör det delårsbokslut som kommunens ska upprätta. Kommunen har en budget i balans, men det skiljer sig mellan nämnderna. Socialnämnden prognos för helåret är 15,7 mnkr negativ i förhållande till budget. Kommunstyrelseförvaltningen kan konstatera att de beslut om åtgärder som nämnden har tagit hittills inte har gett effekt. Socialnämnden har i beslut , 129 begärt av kommunstyrelsen extra resurser motsvarande tre årsarbetare. Kommunstyrelseförvaltningen konstaterar att detta inte är möjligt eftersom de ramar som finns gäller utifrån kommunens övergripande resultatmål. Några budgeterade reserver finns inte. Beslutsunderlag Kommunstyrelseförvaltningens tjänsteskrivelse , med bilagor Protokoll från kommunstyrelsen , 137 Yrkande Jan-Olof Johansson (S) och Christina Gustafson (S): Bifall till kommunstyrelsens förslag. Ronald Rombrant (LP): Tilläggsyrkande från Lysekilspatiet och miljöpartiet att kommunfullmäktige tillstyrker socialnämndens begäran om resursförstärkning på 1,8 mnkr innevarande år för att öka bemanningen inom Barn och Unga, vilket finansieras genom att budgeterat resultat minskas med 1,8 mkr. Stig Berlin (K): Bifall till kommunstyrelsens förslag punkt ett, att godkänna uppföljningsrapport 3. Avslag på kommunstyrelsens förslag punkt två, om att uppmana socialnämnden som prognostiserar budgetunderskott att vidta åtgärder för att uppnå budgetbalans. Håkan Smedja (V): Bifall till Ronald Rombrant m.fl. tilläggsyrkande. Fredrik Lundqvist (LP): Tilläggsyrkande att ge kommunstyrelsen i uppdrag att vidta nödvändiga åtgärder för att långsiktigt komma i balans avseende både verksamhet och ekonomi. Justerare: Utdragsbestyrkande:

11 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunfullmäktige (43) Propositionsordning Proposition på kommunstyrelsens förslag, punkt ett att godkänna uppföljningsrapport 3. Proposition på kommunstyrelsens förslag, punkt två att uppmana socialnämnden som prognostiserar budgetunderskott att vidta åtgärder för att uppnå budgetbalans mot Stig Berlins avslagsyrkande. Proposition på Ronald Rombrants m.fl. tilläggsyrkande att kommunfullmäktige tillstyrker socialnämndens begäran om resursförstärkning på 1,8 mnkr innevarande år för att öka bemanningen inom Barn och Unga, vilket finansieras genom att budgeterat resultat minskas med 1,8 mkr mot avslag. Proposition på Fredrik Lundqvists tilläggsyrkande att ge kommunstyrelsen i uppdrag att vidta nödvändiga åtgärder för att långsiktigt komma i balans avseende både verksamhet och ekonomi mot avslag. Proposition Ordförande ställer proposition på kommunstyrelsens förslag, punkt ett att godkänna uppföljningsrapport 3 och finner att kommunfullmäktige beslutar enligt förslaget. Ordförande ställer proposition på kommunstyrelsens förslag, punkt två att uppmana socialnämnden som prognostiserar budgetunderskott att vidta åtgärder för att uppnå budgetbalans mot Stig Berlins avslagsyrkande och finner att kommunfullmäktige beslutar enligt kommunstyrelsens förslag. Omröstning begärs. Kommunfullmäktige godkänner följande propositionsordning: Ja-röst till Stig Berlins avslagsyrkande Nej-röst till kommunstyrelsens förslag Omröstningsresultat Med 4 ja-röster, 20 nej-röster och 3 som avstår, beslutar kommunfullmäktige enligt kommunstyrelsens förslag. (Se omröstningsbilaga 1) Fortsatt proposition Ordförande ställer proposition på Ronald Rombrants m.fl. tilläggsyrkande, att kommunfullmäktige tillstyrker socialnämndens begäran om resursförstärkning på 1,8 mnkr innevarande år för att öka bemanningen inom Barn och Unga, vilket finansieras genom att budgeterat resultat minskas med 1,8 mkr mot avslag och finner att kommunfullmäktige beslutar att avslå tilläggsyrkandet. Justerare: Utdragsbestyrkande:

12 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunfullmäktige (43) Omröstning begärs. Kommunfullmäktige godkänner följande propositionsordning: Ja-röst för Ronald Rombrants m.fl. tilläggsyrkande. Nej-röst för avslag. Omröstningsresultat Med 13 ja-röster och 14 nej-röster beslutar kommunfullmäktige att avslå Ronald Rombrants m.fl. tilläggsyrkande. (Se omröstningsbilaga 2) Fortsatt proposition Ordförande ställer proposition på Fredrik Lundqvists tilläggsyrkande, att ge kommunstyrelsen i uppdrag att vidta nödvändiga åtgärder för att långsiktigt komma i balans avseende både verksamhet och ekonomi mot avslag och finner att kommunfullmäktige beslutar att avslå tilläggsyrkandet. Omröstning begärs. Kommunfullmäktige godkänner följande propositionsordning: Ja-röst för Fredrik Lundqvists tilläggsyrkande. Nej-röst för avslag. Omröstningsresultat Med 13 ja-röster och 14 nej-röster beslutar kommunfullmäktige att avslå Fredrik Lundqvists tilläggsyrkande. (Se omröstningsbilaga 3) Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige godkänner Uppföljningsrapport för Lysekils kommun. Kommunfullmäktige uppmanar socialnämnden som prognostiserar budgetunderskott att vidta åtgärder för att uppnå budgetbalans. Reservation Stig Berlin, Ronald Rombrant och Fredrik Lundqvist anmäler, skriftlig reservation var för sig. Beslutet skickas till Revisorerna (inkl. beslutsunderlag) Utbildningsnämnden (inkl. beslutsunderlag) Socialnämnden (inkl. beslutsunderlag) Byggnadsnämnden (inkl. beslutsunderlag) Ekonomiavdelningen Justerare: Utdragsbestyrkande:

13 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunfullmäktige (43) NÄRVARO- OMRÖSTNINGSLISTA VOTERING Bilaga KOMMUNFULLMÄKTIGE NÄRV JA NEJ AVST S Jan-Olof Johansson X X S Christina Gustafson X X S Klas-Göran Henriksson X X S Siw Linnér X X S Anette Björmander X X S Anders C Nilsson X X C Siw Lycke X X L Ann-Charlotte Strömwall Yngve Larsson X X L Lars Björneld X X L Camilla Carlsson X X V Håkan Smedja X X V Marthin Hermansson X X K Yngve Berlin Stig Berlin X X K Britt-Marie Kjellgren Per-Gunnar Ahlström X X LP Ronald Rombrant X X LP Jeanette Janson X X LP AnnBritt Jarnedal Anders Friberg X X LP Lars-Olof Stilgård X X LP Fredrik Häller X X LP Patrik Saving X X LP Fredrik Lundqvist X X KD Roger Svensson - MP Katja Norén X X MP Inge Löfgren X X SD Caroline Hogander - SD Christoffer Zakariasson - SD Lillemor Antonsson - M Mats Karlsson X X M Marita Fermell-Lagrell X X M Richard Åkerman X X S Sven-Gunnar Gunnarsson X X Justerare: Utdragsbestyrkande:

16 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunfullmäktige (43) RESERVATION mot kommunfullmäktiges beslut i ärende 5 Uppföljningsrapport: Med anledning av Uppföljningsrapport 3 för Lysekils kommun önskar jag skriftligen reservera mig mot beslutet att enbart uppmana socialnämnden att vidta åtgärder för att uppnå budgetbalans till förmån för beslut där också kommunstyrelsen ges i uppdrag att vidta nödvändiga åtgärder för att långsiktigt komma i balans avseende såväl verksamhet som ekonomi i socialnämnden. Min uppfattning är att socialnämndens utmaning är alltför stor i förhållande till de resurser de förfogar över. Socialnämnden kan därmed inte komma till rätta med varken verksamhetsutveckling eller ekonomi. Huvudansvar för dessa brister ligger delvis i socialnämndens ansvarsområde men det är kommunstyrelsen som är satt att leda daglig verksamhet och utöva uppsiktsplikt. Eftersom kommunstyrelsen inte aktivt utövar uppsiktsplikt genom att t.ex. ge råd eller anvisningar, inte kommer till fullmäktige för att få uppdrag justerade etcetera blir kommunstyrelsen varken ett stöd till socialnämnden eller ansvarstagande i genomförandet av kommunfullmäktiges beslut. Uppmaningen från styrande minoritet - att vidta åtgärder för att uppnå ekonomisk balans - blir en tom fras utan någon förankring i eget agerande eller i en rimlig bedömning av socialnämndens förmåga efter många års ekonomiskt underskott och obalans i verksamhet. Beslutet att inte bifalla mitt tilläggsyrkande om att också ge kommunstyrelsen ett uppdrag bekräftar både en passiv och ohörsam ledning. Fredrik Lundqvist Lysekilspartiet Justerare: Utdragsbestyrkande:

17 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunfullmäktige (43) RESERVATION mot kommunfullmäktiges beslut i ärende 5 Uppföljningsrapport: Bakgrund Socialnämnden uppdrog våren 2017 åt en konsult att tillsammans med personalen genomlysa verksamheten inom enheten Barn och Unga. Den mycket gediget genomförda genomlysningen resulterade i rekommendationen att utöka bemanningen med två socialsekreterare och en utredningsresurs. Detta var en förutsättning för att enheten skulle kunna arbete mer förebyggande och att göra tidiga insatser. Utredningen kostade runt 300 tkr. En enig socialnämnd ville gå vidare med detta. Det fanns dock en liten hake, prislappen för detta var 1,8 mkr. Med en helårsprognos som i juni pekade på ett underskott på 6 miljoner var nämndens kassa mer än tömd, för att ändå kunna genomföra denna nödvändiga satsning beslutade nämnden den 20 juni att vända sig till kommunstyrelsen för att få extra anslag. Nämnden, där (S) tillsammans med samverkande partier har majoritet (Smlc), beslutade: individ och familjeomsorgens barn- och ungdomsenhet motsvarande 3 årsarbetare. Beslutet gäller under förutsättning att kommunstyrelsen beviljar erforderliga resurser. Socialnämnden beslutar att begära hos kommunstyrelsen om en utökning av ekonomiska resurser för Hur ställde sig då KS till Socialnämndens begäran? När begäran kom till kommunstyrelsen den 4 oktober avslog (S) och de samverkande partierna socialnämndens hemställan. Märkligt kan man tycka, när samma konstellation i socialnämnden röstade för att ansöka om mer resurser. När ärendet sedan behandlades i fullmäktige upprepades visan från kommunstyrelsen, Smlc röstade ned vårt yrkande att ge socialnämnden ett tilläggsanslag på 1,8 mkr för att kunna bemanna upp enheten Barn och unga. Nu är vi där att en majoritet med (S) i spetsen både i kommunstyrelsen och i kommunfullmäktige har avslagit socialnämndens begäran att få resurser för att förstärka nämnda enhet. Vad ska nu då socialnämnden göra? Märkligt nog har förvaltningen redan satt igång en rekryteringsprocess trots att nämndens beslut förutsatte kommunstyrelsens godkännande. Förklaringen till detta är att socialnämndens socialdemokratiska rekommendationerna i konsultrapporten. Detta har skett i strid mot nämndens eget beslut att invänta svar från KS. Och det har skett i strid mot förvaltningens beslut om anställningsstopp. Ska nu förvaltningen/nämnden avbryta de påbörjade rekryteringarna? Rimligtvis är detta helt nödvändigt om nämnden inte vill dra på sig allvarlig kritik. Nu har ju dessutom budgetöverskridandet nästan trefaldigats. Vi i LP/MP vill göra satsningar på förebyggande verksamhet, därför sade vi ja till socialnämndens begäran. Vi är ganska säkra på att det hade underlättat för socialnämnden. Och att det hade varit bra för de barn och unga som är i behov av stöd och insatser. Ronald Rombrant, för Lysekilspartiet Justerare: Utdragsbestyrkande:

18 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunfullmäktige RESERVATION mot kommunfullmäktiges beslut i ärende 5 Uppföljningsrapport: Justerare: Utdragsbestyrkande: 17 (43)

19 Tjänsteskrivelse Datum Dnr LKS Kommunstyrelseförvaltningen/ekonomienheten Magnus Andersson, Uppföljningsrapport för Lysekils kommun Sammanfattning Kommunstyrelseförvaltningen har arbetat fram uppföljningsrapport 3 per 31 augusti Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna Uppföljningsrapport för Lysekils kommun. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att uppmana socialnämnden som prognostiserar budgetunderskott att vidta åtgärder för att uppnå budgetbalans. Kommunstyrelsen avslår socialnämndens begäran om extra resurser. Ärendet Kommunstyrelseförvaltningen har arbetat fram uppföljningsrapport 3 per 31 augusti Rapportering sker efter den nya styrmodellen och omfattar kommunens kvalitetsfaktorer för att säkerställa grunduppdraget, ekonomi, personal och åtgärdsrapportering för arbetet med utvecklingsmålen. Rapporten omfattar också kommunens nämnder, styrelse och bolag, vilka har lämnat en sammanfattande redogörelse för verksamheten, ekonomi och åtgärder för budget i balans. Rapporten innehåller också sammanställd redovisning och utgör det delårsbokslut som kommunens ska upprätta. Förvaltningens synpunkter Socialnämnden prognos för helåret är 15,7 mnkr negativ i förhållande till budget. Kommunstyrelseförvaltningen kan konstatera att de beslut om åtgärder som nämnden har tagit hittills inte har gett effekt. Det är därför av största vikt att socialförvaltningen säkerställer att nämndens beslut verkställs och presenterar förslag till nya åtgärder så att nämnden kan fatta beslut om dem för att komma i budgetbalans. Socialnämnden har också i beslut hos kommunstyrelsen begärt extra resurser motsvarande tre årsarbetare. Kommunstyrelseförvaltningen konstaterar att detta inte är möjligt eftersom de ramar som finns gäller utifrån kommunens övergripande resultatmål. Några budgeterade reserver finns inte. Leif Schöndell Kommunchef Magnus Andersson Ekonomichef Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

20 Tjänsteskrivelse Bilaga Kommunstyrelseförvaltningens Uppföljningsrapport 3 per 31 augusti 2017 för Lysekils kommun Protokollsutdrag från socialnämnden , 129 Beslutet skickas till Kommunstyrelseförvaltningen Socialnämnden Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

21 Uppföljningsrapport 3 KF Lysekils kommun

22 Innehållsförteckning Förvaltningsberättelse... 4 Resultaträkning... 4 Balansräkning... 5 Kassaflödesanalys... 6 Noter... 7 Nämndsuppföljning Kommunstyrelse IT-nämnd Lönenämnd Miljönämnd Byggnadsnämnd Utbildningsnämnd Socialnämnd Prognos Åtgärder för budget i balans Sammanställd redovisning Medarbetare Antal anställda Kommunens grunduppdrag Kritiska kvalitetsfaktorer Målgrupp Verksamhet Medarbetare Ekonomi Kvalitetsindikatorer Utvecklingsmål och indikatorer Utvecklingsmål Alla barn och unga i Lysekil kommun ska ges förutsättningar för en bra hälsa och goda livsvillkor Lysekils kommun ska vara en kreativ och kompetent organisation Samverkansarenan Maritima Lysekil ska skapa tillväxt Lysekil ska vara en året-runt-stad som erbjuder högkvalitativa upplevelser året om Antalet bostäder i Lysekil ska öka Lysekils kommun ska ha infört ett strukturerat miljöarbete Utvecklingsmålens indikatorer Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 2(32)

23 Kommentar och analys av utvecklingsmålen Investeringsuppföljning Analys och slutsats Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 3(32)

24 Förvaltningsberättelse Resultaträkning Mnkr Not Budget helår 2017 Utfall 1708 Utfall 1608 Verksamhetens intäkter 1 215,0 175,8 178,5 Verksamhetens kostnader ,0-719,8-686,9 Avskrivningar 3-25,6-17,9-17,3 Jämförelsestörande poster 0,0 0,0 0,0 Verksamhetens nettokostnader -850,6-561,9-525,7 Skatteintäkter & gen. statsbidrag 4 864,8 575,1 551,3 Finansiella intäkter 5 6,7 5,7 5,7 Finansiella kostnader 6-3,6-1,9-4,9 Resultat 17,3 17,0 26,4 Periodens resultat Periodens resultat uppgår till 17,0 mnkr vilket är en försämring med 9,4 mnkr jämfört med samma period Det budgeterade resultatet till och med augusti är 13,0 mnkr, vilket betyder att den positiva budgetavvikelsen är 4,0 mnkr. Verksamhetens nettokostnader har ökat med 6,9 procent medan skatteintäkterna har ökat med 4,3 procent i en jämförelse med samma period föregående år. I föregående års resultat ingick realisationsvinster på 5,7 mnkr medan motsvarande post i år uppgår till 0,4 mnkr. Kommunens verksamhetsanknutna intäkter minskade med 2,7 mnkr jämfört med samma period föregående år och uppgår till 175,8 mnkr. Bruttokostnaderna för kommunens verksamhet uppgår till 719,8 mnkr vilket är 32,9 mnkr eller 4,8 procent högre än motsvarande period Verksamhetens nettokostnader uppgår till 561,9 mnkr och är 36,2 mnkr högre än motsvarande period Ökningen uppgår alltså till 6,9 procent. Nettokostnadernas andel av skatteintäkterna uppgår till 97,7 procent jämfört med 95,4 procent föregående år. Personalkostnaderna har ökat med 23,0 mnkr eller 5,3 procent. Det förklaras bland annat av att pensionskostnaderna har ökat med 7,1 mnkr och av att löneavtalen förra året reglerades senare medan årets löneavtal är reglerade i perioden. Att pensionskostnaderna har ökat påverkas av att Skandia fått uppdatering av personalbeståndet och att redovisningsprinciperna numera följer RIPS 17 (riktlinjer för pensionsskuldsberäkning). Köp av verksamhet har ökat med 1,8 mnkr eller 2,5 procent. Lämnade bidrag har ökat med 1,6 mnkr eller 8,3 procent. Lokalkostnader, hyror och övriga fastighetskostnader inklusive bränsle, el och vatten har ökat med 3,2 mnkr eller 6,9 procent. Övriga kostnader ligger i linje med föregående år. Skatteintäkter Skatteintäkter och generella statsbidrag har ökat med 23,8 mnkr, vilket motsvarar 4,3 procent, jämfört med samma period Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 4(32)

25 Finansnetto Finansnettot är positivt och uppgår till 3,8 mnkr att jämföra med föregående års 0,8 mnkr. Den stora skillnaden här är att kommunen föregående år förtidslöst en så kallad swap vilket medförde en utgift på 2,5 mnkr. God ekonomisk hushållning Enligt kommunallagen ska kommunfullmäktige fastställa finansiella mål för att uppnå god ekonomisk hushållning. Vidare ska, enligt kommunallagen, kommunens intäkter överstiga kommunens kostnader. Denna senare bestämmelse kallas balanskravet. Enligt kommunfullmäktiges budgetbeslut var det finansiella målet att årets resultat skulle uppgå till 17,3 mnkr eller 2 procent av skatteintäkter och generella statsbidrag. Periodens resultat på 17,0 mnkr motsvarar 3,0 procent. Balansräkning Tillgångar Not Mark, byggnader och tekn. anläggningar 7 395,4 397,0 Maskiner och inventarier 8 17,8 20,3 Finansiella anläggningstillgångar 9 51,1 46,5 Kortfristiga fordringar ,8 142,9 Kassa och bank 11 48,1 22,1 Summa tillgångar 651,2 628,8 Eget kapital och skulder Ingående eget kapital ,3 312,7 Årets resultat 12 17,0 18,6 Avsättningar 13 37,7 37,1 Långfristiga skulder 14 86,9 87,0 Kortfristiga skulder ,3 173,4 Summa eget kapital och skulder 651,2 628,8 Tillgångar Kommunens materiella anläggningstillgångar har minskat med 4,1 mnkr sedan årsskiftet. Investeringsvolymen har överskridit avskrivningarna med cirka 0,6 mnkr, omklassificeringar till finansiella anläggningstillgångar har gjorts med cirka 4,6 mnkr. I de finansiella anläggningstillgångarna ingår bidrag till statlig infrastruktur 6,1 mnkr, reversfordran på Lysekils Hamn AB 18,0 mnkr, aktiekapital i Lysekils Stadshus AB samt Rambo AB 10,5 mnkr, övriga aktier och andelar 13,6 mnkr samt övriga långfristiga fordringar 2,9 mnkr. Omsättningstillgångarna har ökat med 21,9 mnkr sedan årsskiftet. Det är framförallt likviditeten som stärkts. Kassaflödet uppgår till 26,0 mnkr. Kommunen har tillsammans med koncernbolagen i Lysekils Stadshus AB ett gemensamt koncernkonto. Hela likviditeten redovisas som kommunens likviditet i balansräkningen. Bolagen och kommunen har en internkredit på koncernkontot som kan omfördelas för att klara tillfälliga likviditetsbehov. Dessutom har kommunen en gemensam extern kredit på koncernkontot om 80,0 mnkr som inte var utnyttjad vid bokslutstillfället. Avsättningar Under perioden har avsättningar ökat med 0,6 mnkr varav 0,5 mnkr utgör avsättning till pensioner och 0,1 mnkr utgör avsättning för återställande av avfallsdeponi. Lång- och kortfristiga skulder Kommunens långfristiga låneskuld samt redovisningsmässig skuld för erhållna Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 5(32)

26 investeringsbidrag uppgår totalt till 86,9 mnkr. Inga amorteringar eller upptag av nya lån har gjorts under perioden. Kortfristiga skulder har minskat med 4,9 mnkr. Eget kapital Eget kapital har ökat med 17,0 mnkr sedan årsskiftet och uppgår till 348,3 mnkr. Ökningen består i sin helhet av resultatet för perioden. Soliditet - betalningsförmåga på lång sikt Soliditeten är ett mått på kommunens långsiktiga finansiella handlingsutrymme som visar hur stor del av kommunens tillgångar som har finansierats med skatteintäkter. Kommunens soliditet, exklusive pensionsskulden, har ökat från 52,7 procent till 53,5 procent sedan årsskiftet. Soliditeten har förbättrats på grund av att det egna kapitalet har förbättrats, samtidigt som tillgångarna inte ökat nämnvärt. Soliditeten, inklusive samtliga pensionsåtagande, är dock negativ och uppgår till -12,2 procent. Det är en förbättring med 3,4 procentenheter. Pensionsförpliktelserna uppgår per den 31 augusti till 427,9 mnkr, vilket är 1,6 mnkr lägre än vid det senaste årsskiftet. Kassaflödesanalys Den löpande verksamheten jan-aug 2017 jan-aug 2016 Årets resultat 17,0 26,4 Justering för ej likviditetspåverkande poster Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital 17,9 17,3 34,9 43,7 Ökning/minskning kortfristiga fordringar 3,7-9,3 Ökning/minskning förråd och varulager 0,4 1,0 Ökning/minskning kortfristiga skulder 4,8-8,9 Justering av övriga ej likviditetspåverkande poster 0,5 1,0 Medel från verksamheten 44,4 27,4 Investeringsverksamheteten Förvärv av materiella anläggningstillgångar Försäljning av materiella anläggningstillgångar Justering av övriga ej likviditetspåverkande poster Medel från investeringsverksamheten Finansieringsverksamheten -18,4-12,4 0,4 6,1-0,4-4,2-18,4-10,5 Amortering av skuld -0,1-13,0 Minskning av långfristiga fordringar 0,0 0,0 Justering av övriga ej likviditetspåverkande poster Medel från finansieringsverksamheten 0,1 0,0 0,0-13,0 Årets kassaflöde 26,0 3,9 Likvida medel från årets början 22,1 93,7 Likvida medel vid periodens slut 48,1 97,6 Den löpande verksamheten har genererat nettoinbetalningar på 34,9 mnkr. Bindningen i rörelsekapital, dvs kortfristiga tillgångar och skulder har minskat med 9,5 mnkr. Det innebär att verksamheten före investeringar och finansiering påverkat kassaflödet med 44,4 mnkr positivt. Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 6(32)

27 Investeringsverksamheten redovisar motsvarande utbetalningar på 18,4 mnkr. Då inga medel tillförts/avgått i finansieringsverksamheten ger det sammantaget ett positivt kassaflöde på 26,0 mnkr. Investeringarna har finansierats av egna medel och självfinansieringsgraden uppgår till 190 procent. Noter Notförteckning Not 1 Verksamhetens intäkter Försäljningsintäkter 1,8 1,8 Taxor och avgifter 32,3 30,7 Hyror och arrenden 16,4 16,0 Bidrag 95,5 95,4 Försäljning av verksamhet och konsulttjänster 29,1 28,5 Försäljning av anläggningstillgångar 0,4 5,7 Övrigt 0,4 0,4 Summa 175,8 178,5 Not 2 Verksamhetens kostnader Löner och sociala avgifter 457,5 434,4 Pensionskostnader 36,2 29,1 Bränsle, energi och vatten 10,8 9,8 Köp av huvudverksamhet 74,0 72,2 Lokal- och markhyra 38,9 36,6 Lämnade bidrag 21,4 19,8 Övrigt 81,1 85,0 Summa 719,8 686,9 Not 3 Avskrivningar Inventarier 3,3 3,2 Byggnader och anläggningar 14,6 14,0 Summa 17,9 17,3 Not 4 Skatteintäkter och generella statsbidrag Preliminära skatteintäkter 459,2 445,8 Preliminär slutavräkning innevarande år 0,0-2,8 Slutavräkning föregående år -2,6-0,6 Summa kommunalskatteintäkter 456,6 442,4 Generella statsbidrag Inkomstutjämningsbidrag 80,3 71,9 Kommunal fastighetsavgift 25,5 24,1 LSS-utjämning 10,2 10,7 Kostnadsutjämningsavgift -4,5-0,5 Regleringsavgift -0,1-0,3 Flyktingbidrag 7,2 3,0 Summa generella statsbidrag 118,5 108,9 Summa skatteintäkter och generella statsbidrag 575,1 551,3 Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 7(32)

28 Not 5 Finansiella intäkter Utdelning aktier 0,0 0,1 Ränteintäkter 1,5 0,1 Ränteintäkter kommunala bolag 0,4 0,5 Borgensavgifter 3,7 3,7 Övriga finansiella intäkter 0,1 1,4 Summa finansiella intäkter 5,7 5,7 Not 6 Finansiella kostnader Räntekostnader 1,7 4,7 Övriga finansiella kostnader 0,2 0,2 Summa finansiella kostnader 1,9 4,9 Not 7 Mark, byggnader och tekniska anläggningar Anskaffningsvärde 763,3 734,5 Ackumulerade avskrivningar -389,0-367,7 Ackumulerade nedskrivningar 0,0 0,0 Bokfört värde 374,3 366,8 Avskrivningstider år år Mark, byggnader och tekniska anläggningar Redovisat värde vid årets början 388,6 379,1 Investeringar 0,3 0,1 Redovisat värde av avyttringar/utrangeringar 0,0 1,7 Avskrivningar -14,6-14,1 Redovisat värde vid periodens slut 374,3 366,8 Övriga materiella anläggningstillgångar, pågående investeringar Anskaffningsvärde 21,1 31,2 Bokfört värde 21,1 31,2 Övriga materiella anläggningstillgångar, pågående investeringar Redovisat värde vid årets början 8,3 23,7 Investeringar 17,0 10,9 Överföring från eller till annat slag av tillgång -4,2-3,4 Redovisat värde vid årets slut 21,1 31,2 Summa mark, byggnader och tekniska anl. Not 8 395,4 398,0 Maskiner och inventarier Anskaffningsvärde 65,6 59,9 Ackumulerade avskrivningar -47,8-43,2 Ackumulerade nedskrivningar 0,0 0,0 Bokfört värde 17,8 16,7 Avskrivningstider 3 12 år 3 12 år Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 8(32)

29 Maskiner och inventarier Redovisat värde vid årets början 20,3 18,7 Investeringar 0,8 1,2 Redovisat värde av avyttringar/utrangeringar 0,0 0,0 Avskrivningar -3,3-3,2 Redovisat värde vid årets slut 17,8 16,7 Not 9 Finansiella anläggningstillgångar Aktier: Rambo AB 1,0 1,0 Lysekils Stadshus AB 9,5 9,5 Andelar: HSB kvarteret Mollen 0,3 0,3 Kommuninvest förlagslån 2,6 2,6 Kommuninvest ekonomisk förening 12,9 12,9 Övriga andelar 0,4 0,4 Långfristiga fordringar: Lysekils Hamn AB 18,0 18,0 Övriga långfristiga fordringar 0,3 0,3 Bidrag till statlig infrastruktur 6,1 0,0 Summa 51,1 45,0 Not 10 Kortfristiga fordringar Förråd och exploateringsfastigheter 10,8 7,3 Kundfordringar 5,8 5,3 Skattefordringar 50,6 47,8 Momsfordran 6,4 4,1 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 65,2 57,2 Övrigt 0,0 0,3 Summa 138,8 122,0 Not 11 Kassa och bank Likvida medel 48,1 97,6 Summa 48,1 97,6 Not 12 Eget kapital Ingående eget kapital 331,3 312,7 Periodens resultat 17,0 26,4 Utgående eget kapital 348,3 339,1 Not 13 Avsättningar Avsatt till pensioner, kommunen 10,7 8,8 Löneskatt på dessa avsättningar 2,6 2,1 Avsatt till pensioner, räddningstjänsten inkl. löneskatt 1,0 0,8 Återställande av soptippar 19,0 10,9 Underhåll externa lokaler 4,4 4,4 Summa 37,7 27,0 Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 9(32)

30 Not 14 Långfristiga skulder Kommuninvest 85,0 97,0 Investeringsbidrag 1,9 2,0 Summa långfristiga lån 86,9 99,0 Not 15 Kortfristiga skulder Koncernvalutakonto och stiftelser 16,4 45,6 Leverantörsskulder 13,7 14,4 Moms 0,7 1,2 Personalens skatt och soc. Avg. 25,9 24,3 Övriga kortfristiga skulder 12,2 9,9 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 109,4 118,8 Summa 178,3 214,2 Nämndsuppföljning Nämnd mnkr Budget helår Budget ack Utfall ack Utfall ack föreg. år Prognos utfall Avvikelse buprognos Kommunstyrelsen -106,7-70,1-64,4-63,5-102,0 4,7 IT-nämnden -2,3-1,6-1,5-1,9-2,3 0,0 Lönenämnden -3,2-2,1-2,2-2,1-3,2 0,0 Miljönämnden -2,3-1,5-1,2-1,6-2,1 0,2 Byggnadsnämnden -6,1-4,1-3,6-2,9-5,9 0,2 Utbildningsnämnden -340,0-226,8-216,7-204,2-329,5 10,5 Socialnämnden -365,0-243,8-258,8-240,4-380,7-15,7 Centralt 842,9 563,1 565,4 542,8 843,7 0,8 Summa 17,3 13,1 17,0 26,2 18,0 0,7 Kommunstyrelse Kommunstyrelseförvaltningens uppdrag är att stödja kommunstyrelsen i dess huvuduppdrag att leda, samordna, följa upp och utöva uppsiktsplikt över kommunens verksamheter. Förvaltningen ansvarar för kommunens övergripande processer och strategiska frågor såsom ekonomi, personal, ärendehantering, kommunikation, kvalitet, säkerhet, digitalisering och frågor om hållbar samhällsutveckling. En analys av kommunstyrelseförvaltningens kvalitetsfaktorer i de olika perspektiven pekar på att verksamheten fungerar på ett tillfredsställande sätt. Under perioden har vi fortsatt haft ett tydligt fokus på att implementera den nya styrmodellen samt att fortsätta att utveckla styrdokument och rutiner. Vidare har två nya webbar tagits fram - den nya Insidan (intranätet) samt Livet i Lysekil som är ett led i att kommunicera Lysekil som en attraktiv kommun. Sammantaget medför detta förbättrade förutsättningar att leda, styra och följa upp kommunens verksamhet, vilket är kommunstyrelsens huvuduppdrag. Förvaltningens utvecklingsmål är att den nya styrmodellen ska vara implementerad i samband med 2018 års budgetprocess. En uppföljning av arbetet har skett genom en enkät till samtliga chefer. Deras helhetsbedömning var övervägande positiv på frågan Hur upplever du arbetet med styrmodellen såhär långt? Sammantaget redovisar kommunstyrelseförvaltningen en relativt stor positiv avvikelse mot budget till och med augusti på 3,8 mnkr. En stor del av detta beror på att kommunens Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 10(32)

31 resurser för satsning på utvecklingsmålen inte har använts fullt ut och samtidigt har några avdelningar haft vakanser som inte har blivit tillsatta. Under hösten förväntas kostnaderna för detta att öka när resurser tas till anspråk och de vakanta tjänsterna tillsätts varför prognosen hamnar på en positiv avvikelse på 2,9 mnkr. Samhällsbyggnadsförvaltningen En ny organisation för samhällsbyggnadsförvaltningens verksamheter har tagits fram och gäller från och med den 1 april. Detta har påverkat förvaltningen under perioden. Tanken med den nya organisationen är att förtydliga vilka verksamheter som främst arbetar med interna servicefunktioner och vilka verksamheter som utgör den egentliga samhällsbyggnadsprocessen. Avdelningen för IT samt den nya avdelningen för Service svarar för de interna funktionerna, medan avdelningen för Plan och Bygg samt avdelningen för Mark och Gata har ett externt fokus. Avsikten är att förvaltningen ska fungera så optimalt och effektivt som möjligt. Arbetet med att kartlägga verksamhetens processer har fortsatt. Rekryteringen av ny förvaltningschef till samhällsbyggnadsförvaltningen pågår. Från och med den 1 maj upprätthålls tjänsten av kommunchefen. Inom avdelningen för Mark och Gata finns till följd av långtidssjukskrivningar och vakanser på tjänster en eftersläpning i ärendehantering och fakturering. Ny avdelningschef finns på plats sedan i maj månad och ett intensivt arbete på går med rekrytering av medarbetare samt utveckling av arbetsformer pågår. Inom Avdelningen för Service prognostiserar kostenheten ett överskott mot budget på 1,5 mnkr för helåret. Då detta är en verksamhet som finansieras av interna intäkter ska en översyn ske av prissättning och prislistor. Under perioden har en sammanställning av statusen på kajerna i centrala Lysekil färdigställts med underlag för prioriteringar av kommande åtgärder. Åtgärder har genomförts vid Fiskhamnskajen samt i Havsbadsområdet. En omfattande renoverings av Mariedalsskolan har startats och Färgaregatans förskola har ställts i ordning för nystartad förskoleverksamhet. I juni månad överfördes färdtjänsten till Västtrafiks avtal med förändrade regler och ny taxa, Till och med augusti ser kostnaderna ut att ligga i nivå med budget, men en viss osäkerhet finns fortfarande här. Sammantaget redovisar de delar av samhällsbyggnadsförvaltningen som kommunstyrelsen ansvarar för ett överskott mot budget till och med augusti på 2,0 mnkr. För helåret bedöms utfallet bli ett överskott mot budget på 1,8 mnkr. IT-nämnd IT-nämnden IT-nämndens sammansättning består av 6 ordinarie ledamöter samt 6 ersättare, med vardera från respektive SML kommun. Nämndens uppdrag är att inom ramen för IT-nämndens reglemente samt samverkansavtalet leda de samverkande kommunernas gemensamma ITavdelning. IT-avdelningen Verksamheten omfattar IT i respektive kommun. Verksamheten ansvarar utifrån fastställda förutsättningar och ramar för ett effektivt och ändamålsenligt IT- stöd. Den gemensamma IT avdelningens uppgift är att tillhandahålla IT-drift, support, förvaltning samt utveckling av Sotenäs, Munkedals och Lysekils IT-miljö. IT-avdelningen arbetar nära tillsammans med kommunernas verksamheter med intentionen att ge ett gott IT-stöd så att verksamheterna når sina mål. Utvecklingsmålet: "Öka stödet i verksamheternas digitaliseringsarbete". Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 11(32)

32 Arbetet fortskrider enligt plan, IT-avdelningen håller tillsammans med verksamheterna i Sotenäs kommun på att ta fram en Digital agenda. Denna Digitala agenda kommer på sikt och efter anpassning till alla medlemskommuner visa vägen för digitaliseringen för verksamheterna inom SML. Utvecklingsmålet: "Öka antalet kartlagda processer där IT-avdelningen har varit ett aktivt stöd". Arbetet fortskrider enligt plan, ett flertal arbetsprocesser har belysts och därmed effektiviserats. Ekonomi IT-nämnden beräknas gå tkr för 2017, vilket ska fördelas mellan de samverkande kommunerna. Lönenämnd Lönenämnden är en gemensam nämnd för kommunerna Sotenäs, Munkedal och Lysekil. Texten nedan avser löneenheten inom den gemensamma Lönenämnden. Huvudansvaret för lönenämnden ligger inom Munkedals kommun. Det totala utfallet per augusti månad uppgår till + 7 tkr och årsprognosen förväntas uppgå till ca - 90 tkr, vilket ska fördelas mellan de samverkande kommunerna. Den negativa prognosen beror på att lönekörningar drabbades av driftstörningar. För att åtgärda det måste externa konsulter anlitas, vilket kommer att öka kostnaderna. Löneenheten fakturerar i slutet av varje månad till respektive samverkans kommuns andel enligt andels och fördelningstal på budgeterade siffror. I slutet av året regleras de fakturerade kostnaderna mot verkligt utfall. Personalomsättning är fortsatt stor bland anställda inom SML-kommunerna och särskilt inom chefsleden vilket inneburit att mer resurser behöver läggas på introduktion av nyanställda. På grund den höga personalomsättningen bland chefer och övriga anställda har kunskapsnivån minskat för lönehantering/heroma vilket har inneburit att fler löneunderlag än tidigare är felaktigt ifyllda. Löneenheten arbetar med att förbättra nuvarande arbetsflöden inom den egna enheten och inom hela SML-verksamheten för att minska pappersflödet och få en smidigare hantering av lönehanteringen från anställd till löneutbetalning. En av åtgärderna är att fortsätta och intensifiera arbetet med att få enhetliga rutiner och arbetsmetoder inom enheten och även inom SML-kommunerna. Enheten strävar efter att kunna frigöra tid för att arbeta mer med ständiga förbättringar och i högre grad kunna supportera och utbilda chefer och övriga anställda. Miljönämnd En gemensam nämnd och miljöenhet för miljö- och hälsoskyddsområdet i Munkedals, Lysekils samt Sotenäs kommuner. Sotenäs kommun är värdkommun. Den fasta tillsynen inom livsmedels-, miljöskydds- samt hälsoskyddsområdena fortlöper i huvudsak enligt verksamhetsplanen. Ärendebalansen för den löpande tillsynen hålls. Det miljöstrategiska arbetet för de tre kommunerna fortsätter enligt planering, främst med att få arbetet förankrat i de tre kommunernas förvaltningar. Det pågår en förbättrad anpassning av utvärderingskriterier och nyckeltal utifrån antagna mål. Måluppfyllelsen kommer att redovisas i samband med årsbokslutet. Miljönämnden prognostiserar ett överskott för 2017 och Lysekils kommuns andel av överskottet är 0,2 mnkr. Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 12(32)

33 Byggnadsnämnd Den övergripande bedömningen är att avdelningen i stort fungerar väl. Några av kvalitetsfaktorerna presenteras utifrån SKL (Sveriges kommuner och landsting) mätning Löpande Insikt. Övriga som kontrollerats påvisar en effektiv bygglovsprocess med korta handläggningstider och fortsatt låg sjukfrånvaro. Utfallet för byggnadsnämndens verksamheter påvisar en positiv budgetavvikelse på 0,5 mkr. Intäktssidan visar ett för närvarande ett positivt utfall, vilket kan härledas till en större fakturering på plansidan. På personalsidan är avvikelsen positiv, detta på grund av två vakanta tjänster. På kostnadssidan är det utbetalning av bostadsanpassningsbidraget som ger ett mindre negativt utfall och justering efterfrågas för budget Budgetprognosen på helår är 0,2 mkr, men osäkerhet råder avseende intäkter för bygglov- och planenheten samt bidragsdelen för bostadsanpassningen. Särskilt fokus kommer att läggas på dessa poster framgent. På personalsidan har planenheten två vakanta tjänster. Rekrytering av planhandläggare har skett i två omgångar utan resultat. Underbemanningen kan påverka planarbetet med färre aktiva detaljplaner som följd, samt leda till ökad arbetsbelastning för planhandläggarna. En ny tjänst, planadministratör, har tillsatts för att avlasta handläggarna administrativt så att de kan arbeta mer operativt med detaljplaner. Planadministratören ska även vara drivande i avdelningens förbättringsarbete. På bygglovssidan är verksamheten fulltalig och ärendehanteringen löper på bra. Ett nytt verksamhetssystem har upphandlats och kommer att sjösättas under vintern 2017/18. Alla avdelningens enheter kommer att bli delaktiga i detta nya ärendehanteringssystem. Under hösten påbörjas arbetet inför konvertering av befintligt system, utbildning mm. Arbetet kommer att ske tillsammans med avdelningen för mark- och gata. Mätenheten är fulltaligt sedan mitten av mars. Samarbetet med norra Bohusläns inom GISverksamheten (geografisk Informations system) löper på som det tänkt. En förstudie för byte av höjdsystemet i kartan har gjorts och uppdatering påbörjad. Tjänsten för bostadsanpassningsbidrag fungerar väl. Bidragsdelen är dock svår att prognostisera. Resultatet avseende föregående år visar negativ avvikelse och tendens i år är liknande. Justering bör göras av ramen för Tjänsten kommer också att utvecklas tillsammans med byggnadsinspektören mot enkelt avhjälpta hinder. En ny organisation för Samhällsbyggnadsförvaltningen sjösattes 1 april Avdelningen för Mark- och gata samt Plan- och bygg har ett tydligare gemensamt uppdrag om en väl fungerande samhällsbyggnadsprocess. Utbildningsnämnd Utbildningsnämnden fortsätter att arbeta med sina utvecklingsmål. Under året har ett omfattande arbete gjorts för att samordna verksamheternas kvalitet och utvecklingsarbete i enlighet med kommunens nya styrmodell. En plan för det systematiska kvalitetsarbetet som innehåller rutiner för uppföljning av hela utbildningsnämndens ansvar håller på att utarbetas och beräknas vara klar för beslut hos nämnd i november. Kultur- och Fritidsverksamheterna utarbetar relevanta strategier för sina områden. Syftet är att kommuninvånarna skall uppleva ett relevant och attraktivt fritids- och kulturliv i Lysekils kommun. Arbetet med dessa strategier kommer att involvera medarbetare, allmänhet och nämnd. Strategierna beräknas antas i december. Strategier för förbättring av elevernas resultat har reviderats och beslutats av nämnd i april. Målsättningen är att inom fem år åter etablera Lysekil bland de 50 högst rankade kommunerna enligt Sveriges kommuner och landstings öppna jämförelser. Grundskolan ligger på plats 45 i senaste rankingen. Även Gullmarsgymnasiet visar goda resultat, meritvärdena placerar skolan på plats 26 i Sverige. Antalet ansökningar till Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 13(32)

34 Gullmarsgymnasiet fortsatte att öka även hösten Skolinspektionen har genomfört en granskning av Lysekils skolor under De åtgärder som redovisats för att avhjälpa brister har hittills bedömts goda och vi bedömer att arbetet ska vara klart under hösten Volymökningen inom utbildningsverksamheterna märks av. Framförallt har en ökning skett i centrala Lysekil. Såväl grundskola som förskola ökar. Färgaregatans förskola har öppnats. Den säkerställer kapacitetsbehovet av centrala förskoleplatser nu och framåt. Vuxenutbildningen kommer att spela en viktig roll för kommande integration av nyanlända. Svenska för invandrare, SFI, har för närvarande kö. Arbetet med att säkerställa volymen för vuxenutbildningen är prioriterat. Utbildningsnämndens ekonomi är god. Nämndens prognos för året är +10,5 Mnkr. Det är ett högt resultat. Nämndens grundbudget är i balans. Huvudorsaken till den stora avvikelsen är främst svårigheten att beräkna utfall av statsbidragen. Utbildningsnämnden erhåller cirka 40 Mnkr i extra statsbidrag. Schablonersättningar som inför budgetåret bedömdes avta under hösten 2017 beräknas nu att fortsätta på samma nivå in på våren Nämnden ansöker om riktade statsbidrag i stor skala, i dagsläget närmare 40 stycken. Beslutat utfall är svårt att beräkna, ibland får nämnden ansökt belopp, ibland erhålls en bråkdel av ansökt belopp. Besluten fattas dessutom vid olika tidpunkter under pågående budgetår. Eftersom huvuddelen av sökta statsbidrag innebär anställningar av olika professioner uppstår ytterligare faktorer som påverkar resultatet. Kompetensbrist - det råder brist på behöriga medarbetare vilket innebär att obehöriga medarbetare med lägre löneläge anställs. Ett förbättringsområde inför 2018 är att hantera den snabbt ökande volymen av statsbidrag. Socialnämnd Socialnämnden ansvarar för att Lysekils kommuns invånare får stöd, vård och omsorg. Nämnden har ett särskilt ansvar för att stödja utsatta individer och familjer som har behov av kompletterande samhällsinsatser. Verksamheten är relativt detaljreglerad med avseende på kommunens skyldigheter och den enskildes rättigheter. Lagarna som styr är främst socialtjänstlagen, LSSlagen, Hälso- och sjukvårdslagen samt lagen om assistansersättning. Kommunen har ett yttersta ansvar som omfattar kommuninnevånarna och andra som vistas i kommunen. Socialnämnden har för 2017 antagit två utvecklingsområden: Kompetensutveckling och personalförsörjning samt förebyggande och tidiga insatser. Dessutom har socialnämnden gett ett uppdrag till alla verksamheter att arbeta för en sänkt sjukfrånvaro. Från fullmäktige har nämnden uppdrag att ta fram en plan för ständiga förbättringar. Under året har kompetensutveckling/utbildning startats vad gäller dokumentation och brandskydd. Handledning har pågått i delar av verksamheterna och annan verksamhetsanknuten utbildning har genomförts. Sjukfrånvaron har sjunkit från 9,6% till 7,97 % under första halvåret 2017 vilket är resultat av ett intensifierat arbete ute i alla arbetsgrupper. Arbetet i nämndens verksamhet är under ständig utveckling. Arbetet med klienter och brukare sker i enlighet med gällande uppdrag och lagstiftning. Myndighetsutövningen håller god kvalitet och utredningstiderna hålls med visst undantag för avdelningen barn och unga där stor personalomsättning och ökad ärendeinströmning påverkat resultatet negativt. En genomlysning är gjord och handlingsplan för åtgärder är framtagen. Handlingsplanen omfattar tre åtgärder där en uppskattning av minskning av kostnader för 2017 med 675 tkr. Processer och rutiner är framtagna för arbetet inom barn och unga. En ökning av antal orosanmälningar, fortsatt sjukfrånvaro och personalomsättning har medfört att verksamheten varit beroende av konsulter för att upprätthålla rättssäkerhet i uppdraget. Det finns 13 placeringar enligt LVU vilket är en minskning med 3 stycken jämfört med Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 14(32)

35 föregående år. Placeringar enligt SoL uppgår till 14 vilket är oförändrat mellan åren. Totalt är 27 barn och ungdomar placerade utan för det egna hemmet. Antalet ensamkommande barn minskar successivt. I januari fanns 80 barn och unga i kommunen. Nu finns det 60 stycken. Verksamheten är under förändring och de statliga bidragen har successivt sänkts under första halvåret och är nu mer än halverade. Under juli månad har Almgårdens HVB avvecklats. Ytterligare avvecklingar är under planering under hösten samt ändring av ett HVBboende till stödboende. Förhandlingar pågår för att sammanföra handläggningen EKB med arbetsgruppen handläggare för barn och unga i syfte att öka effektivitet, samordning, kompetens och arbetsledning. Hemtjänstens verksamhet ses över vad gäller personalresurs och schema i Brastad och på Skaftö i syfte att komma i ekonomisk balans. Rekryteringen av sommarvikarier har varit svår i år och det har medfört att lönekostnaderna för sommaren varit höga. Behovet av korttidsplatser har överstigit tillgången under första kvartalet. Dock har behovet mattats av under andra kvartalet och är nu i balans. Enheten driver nu sin verksamhet inom budgetram. Kommunen har inga betalningsdagar till sjukhuset. LSS verksamheten har fått utökade uppdrag. Dessa personer har särskilda behov vilka endast kunnat verkställas genom externa placeringar. Ett av de kommunala LSSboendena har haft ett fåtal brukare och då vi haft lediga platser i andra boenden avvecklas nu det boendet. Kostnadsminskningen i samband med avvecklingen är medräknad i prognosen. Uppdragen avseende personlig assistans har ökat under året. Ingen buffert finns i avdelningen för ökat antal ärenden och då inga ärenden avslutas uppstår ett minusresultat. Förvaltningen intensifierar nu arbetet med utveckling av ledning och styrning i alla led i syfte att säkerställa alla medarbetares ansvar utifrån deras roller och uppdrag så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och ger kvalitetsmässigt bra resultat. Nämndens ekonomiska utfall beräknas till mkr vid årets slut. Prognos Nämnd Budget 2017 Prognos utfall 2017 Prognos budgetavv enl. uppföljning per Prognos budgetavv enl. uppföljning per Kommunstyrelsen -106,7-102,0 4,7 2,3 IT-nämnden -2,3-2,3 0,0 0,0 Lönenämnden -3,2-3,2 0,0 0,0 Miljönämnden -2,3-2,1 0,2 0,4 Byggnadsnämnd -6,1-5,9 0,2-0,3 Utbildningsnämnd -340,0-329,5 10,5 2,0 Socialnämnd -365,0-380,7-15,7-6,2 Summa nämndsverksamhet -825,6-825,7-0,1-1,8 Budgetregleringspost löner och priser -8,5-2,0 6,5 5,4 Personalomkostnader 32,4 35,4 3,0 2,8 Pensionskostnader -57,8-65,7-7,9-4,8 Förändring semesterlöneskuld -1,0-1,0 0,0 0,0 Skatter och försäkringar -1,9-2,5-0,6-0,4 Realisationsvinst anl. tillgångar 0,0 0,4 0,4 0,3 Exploatering 0,0 0,0 0,0 0,0 Kapitalkostnad (internränta) 12,0 11,9-0,1 0,0 Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 15(32)

36 Nämnd Budget 2017 Prognos utfall 2017 Prognos budgetavv enl. uppföljning per Prognos budgetavv enl. uppföljning per Övrigt 0,0 0,1 0,1 0,1 Summa verksamhet -850,4-849,1 1,3 1,6 Skatteintäkter och generella statsbidrag 864,8 862,0-2,8-2,1 Finansiella intäkter 6,3 7,8 1,5 1,3 Finansiella kostnader -3,4-2,7 0,7 0,6 Summa finansiering 867,7 867,1-0,6-0,2 Total 17,3 18,0 0,7 1,4 Kommunstyrelsen prognostiserar en positiv budgetavvikelse till följd av vakanta tjänster och att kommunens resurser för satsning på utvecklingsmålen inte används fullt ut under året. Utbildningsnämnden har förbättrat sin prognos i jämförelse med prognosen per april. Huvudorsaken till den stora avvikelsen är främst svårigheten att beräkna utfall av statsbidrag. Nämnden söker närmre 40 stycken riktade bidrag under året och erhåller cirka 40 mnkr i extra statsbidrag. Beslut om bidrag fattas dessutom vid olika tidpunkter under året. Socialnämnden redovisar en försämrad prognos. Nämnden har fattat beslut om olika åtgärder för att komma i balans och förvaltningen har påbörjat en rad åtgärder men dessa får inte full effekt under året, se vidare avsnitt "Åtgärder för budget i balans". Budgetregleringsposten för löner och priser är den avräkning som görs mellan avsatta centrala medel och utdelade medel till nämnderna för löne- och prisökningar. Här prognostiseras ett överskott på 6,5 mnkr. Detta överskott finansierar till viss del pensionskostnaderna som beräknas bli betydligt dyrare (7,9 mnkr) än budgeterat. I de övriga gemensamma posterna ingår också personalomkostnader i form av arbetsgivaravgifter enligt lag och avtal och som prognostiseras ge ett överskott jämfört med budget på 3,0 mnkr. För övrigt är det endast små avvikelser mot budget och inga tillkommande realisationsvinster eller vinster/förluster inom exploateringsverksamheten prognostiseras. När det gäller finansieringsdelen så beräknas skatteintäkter och generella statsbidrag att ge ett tillskott som är 2,8 mnkr mindre än budgeterat. Detta baseras på den senaste skatteprognosen från SKL (Sveriges kommuner och landsting) som kom i slutet av augusti. Finansnettot däremot beräknas bli 2,2 mnkr bättre än budget beroende bland annat på en återbäring på insatt kapital i Kommuninvest på nästan 1,5 mnkr, som inte var budgeterat. Åtgärder för budget i balans Kommunen har en budget i balans, men det skiljer sig mellan nämnderna. Socialnämndens ekonomiska utfall beräknas till mkr vid årets slut. Prognosen per april var - 6,2 mnkr och per februari -2,7 mnkr. I takt med att underskott redovisats har nämnden fattat beslut om åtgärder. För att åstadkomma budget i balans har förvaltningen tagit fram en reviderad handlingsplan som omfattar åtgärder på 6,1 mnkr under 2017 och sammantaget ger åtgärderna en effekt på 12,5 mnkr för helår. Socialnämnden tog beslut om handlingsplanen i juni Gemensamt för alla enheter är anställningsstopp som infördes från 1 september. Alla verksamheterna inom socialförvaltningen ska också arbeta med åtgärder för att minska sjukfrånvaron. Alla verksamheter arbetar samtidigt med att ta fram handlingsplaner utifrån det nya resultatet "Kostnad per brukare" i syfte att hitta möjligheter till effektiviseringar. Andra åtgärder är bl. a: Avvecklingsplan gällande de kommunala boendena för ensamkommande barn. Antal Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 16(32)

37 barn har minskat och statens ersättningsnivå till kommunen är lägre än förra året. Avveckling av boenden pågår. Avveckling av ett LSSboende under hösten, vilket innebär att ett fåtal brukare erbjuds lägenheter inom kommunens övriga LSSboenden. Översyn av schemaläggning inom hemtjänsten. Uppdraget att utreda möjligheten att tillskapa ett eget barnboende för att kunna åstadkomma ett billigare alternativ till externa placeringar. Aktivt arbeta för att skapa en ekonomisk medvetenhet bland personalen. Sammanställd redovisning Det övergripande syftet med den sammanställda redovisningen är att ge en bild av kommunens totala verksamhet, resultat och ekonomiska ställning. Den sammanställda redovisningen för Lysekils kommun avgränsas enligt 20-procentregeln. Den sammanställda redovisningen för Lysekils kommun omfattar, förutom kommunen, Lysekils Stadshus AB, Leva i Lysekil AB, Lysekils Bostäder AB, Lysekils Hamn AB, Havets Hus i Lysekil AB, Havsstaden Lysekil Utbildnings AB samt de delägda bolagen Rambo AB och Räddningstjänstförbundet Mitt Bohuslän. Nedan visas först en tabell över dotterbolagens enskilda resultat i mnkr. Därefter kommentarer från bolagens VD:ar och till sist den sammanställda redovisningens, resultat- och balansräkningar. Bolagens resultat Prognos Prognos Budget Utfall Utfall vid U3 vid U Levakoncernen 15,7 12,6 12,4 13,2 13,5 LysekilsBostäder AB 3,7 2,7 2,6 6,1 29,8 Havets Hus AB -0,6 0,0 0,0 1,6 2,5 Lysekils Hamn AB Rambo AB (100%) Mitt Bohuslän (100%) Leva i Lysekil AB och Lysekils Energi Vind AB Väsentliga händelser under perioden - LEVA 0,2 0,1 0,6 0,5 0,6 1,4 1,2 1,4 1,9 2,0 0,9 2,9 0,0-0,6 2,5 Ökade oljekostnader med drygt 5 mnkr för fjärrvärmeverksamheten pga. stopp i spillvärmeleveransen från Preem i april/maj. Orsakat av underhållsarbete som blev längre än planerat mitt under en mycket kall period. Omställningar inom VA organisationen med pensionsavgångar och utdragen rekryteringsprocess bidrar till reducerad framdrift i drift och underhållsarbeten. Ekonomisk analys - LEVA Resultat efter finansnetto på motsvarande 14,4 mnkr vilket är 2,7 mnkr lägre än föregående år för motsvarande period. Påverkansfaktorer enligt följande: VA har en engångsintäkt 2016 på knappt 4 mnkr Nyrekryteringar under slutet av 2016 och under 2017 inom främst VA Större framdrift i VA investeringar under 2017 än 2016 Utbyte av elmätare är mellanskillnaden från 2016 på elnät Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 17(32)

38 Större andel av egen personal i investeringsprojekt på VA och Elnät under 2017 mot 2016 Ökade oljekostnader på fjärrvärmen motsvarande ca 5 mnkr Helårsprognos 16,6 mnkr. Investeringsuppföljning - LEVA Prognos för investeringar 2017 uppgår till 54,4 mnkr, där 2 mnkr påverkas av förskjutningar från Totalt för 2017 har 52 mnkr budgeterats, prognosen blir något högre justerat från överskjutningar från Måluppfyllelse - LEVA Bolaget levererar enligt plan för samtliga ekonomiska mål per Bolaget har fyra stycken inrapporterade olyckor av mindre omfattande karaktär, vilket medför att man inte når nollvisionsmålet. Bolaget har också mindre avvikelse gällande måluppfyllelse för NKI (nöjd-kund-index) 81 (mål på helårsbasis 84). Övriga mål och nyckeltal ligger i nivå med plan. Väsentliga händelser under perioden - Lysekils Energi Vind AB Haveri på två kondensatorer i vindkraftverket Elving i slutet av augusti. Bidrar till minskad produktion då verket endast kan gå på halv produktionstakt. Påverkar inte resultat i delårsbokslutet, dock med effekt på produktion under september månad. Ekonomisk analys - Lysekils Energi Vind AB Resultat efter finansnetto -1,2 mnkr per 31 augusti, vilket är 1,8 mnkr bättre än föregående år och är i huvudsak kopplat till något högre elpris samt lägre drift- och underhållskostnader samt en ökad omsättning i elhandeln. Prognosen för helåret 2017 är -0,9 mnkr vilket är nästan 1 mnkr bättre än budgeterat, största påverkan är främst en minskad rörelsekostnad och en minskad avskrivningskostnad. Investeringsuppföljning - Lysekils Energi Vind AB Inga investeringar planerade för vindkraften Måluppfyllelse- Lysekils Energi Vind AB Målsättning för 2017 är 3000 elhandelskunder. Aktuell status 2290 kunder. Ett antal ytterligare kampanjer planerade för Q4 för att nå mål. LysekilsBostäder AB Väsentliga händelser under perioden Under perioden har det sålts tre ägarlägenheter i Skolbergets samfällighetsförening, varav två finns med i redovisningen per augusti då den tredje försäljningen har tillträde först i oktober. Som ett led i vår miljödiplomering har vi i augusti genomfört den årliga miljörevisionen. Miljöledningssystemet är vårt verktyg för att skapa ordning och reda i miljöarbetet och minska verksamhetens miljöbelastning. Styrelsen, tillsammans med förvaltningen, prioriterar arbetet med att hitta nya möjligheter att bygga fler hyresrätter i Lysekils kommun. Under perioden har styrelsen varit på bl.a. studiebesök hos Sotenäsbostäder och Strömstadbyggen. Vidare har fysisk inventering skett på möjliga byggplatser i Lysekils kommun, ett flertal möten med kommunens planenhet Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 18(32)

39 hållits samt att kontakt tagits med andra kommunala fastighetsbolag som byggt nya hyresrätter med lönsamt resultat. Ekonomisk analys LysekilsBostäder redovisar per ett resultat efter finansnetto på 6,1 mnkr, vilket är 4,4 mnkr bättre än budgeterat. Den positiva avvikelsen beror främst på intäkter av engångskaraktär samt att underhållsbudgeten inte är periodiserad. Det är fortsatt låg vakansgrad vilket är positivt för intäkterna. Prognostiserat resultat efter finansnetto uppgår 2017 till 3,7 mnkr, vilket är 1,0 mnkr bättre än budgeterat. Prognosen för året visar att intäkterna blir 2,5 mnkr bättre än budgeterat, rörelsekostnader blir 1,8 mnkr sämre än budgeterat samt att de finansiella kostnaderna är 0,3 bättre än budget. På kostnadssidan är det värt att nämna att vattenförbrukning avviker kraftigt negativt jämfört mot budget, 1,1 mnkr eller 20 procent samt att fjärrvärmeförbrukningen kostar 0,5 mnkr mer än budgeterat. Vi har analyserat avvikelserna avseende förbrukningen av vatten och vidtagit åtgärder i form av investeringar i vattenbesparande åtgärder. Investeringsuppföljning Hittills i år har utfallet i investeringarna uppgått till 20,6 mnkr. En stor del, 13,9 mnkr utgörs av utgifter i projektet på Kungsgatan Prognosen för helåret är totalt på 33,6 mnkr, vilket kan jämföras med budgeterade 42,3 mnkr. Måluppfyllelse Målsättningen är att LysekilsBostäder skall generera en avkastning på 4 procent på justerat eget kapital med 15 procent soliditet. LysekilsBostäder redovisar för verksamhetsåret 4,8 procent avkastning på justerat eget kapital samt en soliditet på 15,0 procent, vilket visar att bolaget lever upp till målen och därmed ger en bra avkastning på företagets resurser. Fram till har bolaget haft en ekonomisk vakansgrad på 2 procent jämfört mot målet 3 procent. Havets Hus AB Väsentliga händelser under perioden Havets Hus hade under de första fyra månaderna 2017 det högsta besöksantalet sedan statistik började föras per månad dvs. sedan år Tyvärr hade akvariet under perioden maj till augusti, lägst antal besökare. Det är den viktigaste perioden ur ekonomisk synvinkel med ca 80 % av Havets Hus besöksantal. De låga besökssiffrorna under sommaren har fler olika förklaringar. Det följer flera andra attraktioner i områdets trend, allt fler svenska reser utomlands på semestern. Att det var 17 år sedan det gjordes en större förändring/investering spelar också in. Utan utveckling så kommer siffrorna att fortsätta att sjunka. I våras hade Havets Hus besök av miljöminister Karolina Skog som kom för att lära sig mer om marina pedagogik samt även hur Havets Hus arbetar med olika miljöfrågor såsom marin nedskräpning. Havets Hus blev därefter inbjudna av miljöministern att, som ett av två goda exempel, presentera arbetet med marin pedagogik på Hav- och Vattenforum i maj. Ekonomisk analys Då besöksantalet minskat med cirka 5000 personer och priserna varit oförändrade leder det till ett sämre resultat än förra året. Periodens resultat var i år 1,6 mnkr jämfört med 2,5 mnkr under Prognostiserat resultat för helåret är -0,6 mnkr, jämfört med budgeterat nollresultat. Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 19(32)

40 Investeringsuppföljning Den planerade om- och tillbyggnationen med projektnamnet Havets Hus 2.0, skulle ha påbörjats under hösten 2017 men är uppskjuten. Havets Hus har under året investerat 2,1 mnkr kronor i projektet. Det är i huvudsak kostnader för projektering och ytterligare kostnader för detta kommer under hösten. Havets Hus har sedan projektstarten 2015 investerat drygt 3 miljoner i Havets Hus 2.0. Måluppfyllelse Havets Hus mål för 2017 är: Minst besökare Hittills har Havets Hus besökts av besökare. Prognosen är besök. Ökad butiksförsäljningsintäkt per besökare Förra året bar butiksintäkten för perioden 13,60 kr och i år är den 14,80 kr. 20 % fler bokade lektioner under 2017 jämfört med 2016 Hittills i år har Havets Hus haft 36 bokade lektioner var det 51 st under hela året. Målet kommer troligtvis att nås. Påbörja om och tillbyggnaden av Havets Hus Om- och tillbyggnaden är uppskjuten pga. att entreprenadupphandlingen fick avbrytas. Skälet var bristande konkurrens. Ökad synlighet för Havets Hus bevarandeprojekt och hållbarhetssamarbeten Pressbevakningen av årets hajsläpp var betydligt bättre än föregående år. Närmare 7 miljoner i räckvidd för publicerade nyheter om släppet. jämfört med 4,6 miljoner förra året. Då var det 14 inslag/artiklar och i år var det över 50 st. Minst ett nytt avtal om samarbete med en extern aktör som går in med finansiella medel i verksamheten. Inget sådant avtal har ännu tecknats i år. Beslut om en ansökan sker i november. Lysekils Hamn AB Väsentliga händelser under perioden En del projektanlöp under det andra tertialet i år, bland annat ett anlöp med containers som bolaget inte har haft sedan Med anledning av ett större handlingsutrymme med ytor vid Grötö Rev har bolaget intensifierat sina marknadsinsatser om att öka volymerna. Dialoger har förts med ägaren Lysekils Stadshus AB om den framtida inriktningen för hamnverksamheten. Ekonomisk analys Bolaget har hämtat tillbaka det mesta av tappade volymer under inledningen av året och ligger nu i paritet med ackumulerade tal föregående år för anlöp och volymer. Kostnadssidan ungefär som föregående år. Efter det första tertialet lämnades en helårsprognos på nollresultat, med beaktande av utvecklingen under sommaren så höjs prognosen till 0,2 mnkr. Detta är emellertid under den budgeterade nivån 0,6 mnkr, differensen ligger bland annat i en rejäl minskning av sålda tjänster till den kommunala förvaltningen, småbåtsavdelningen. Investeringsuppföljning Bolaget har valt att anlita kommunens IT-tjänster istället för att investera i en ny server. Årets investeringar har bestått i livräddningsutrustning, belysningsmast samt motoriserad grind till Gullmarskajen. Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 20(32)

41 Rambo AB Väsentliga händelser under perioden Etapp tre i det nya insamlingssystemet i Lysekil har rullat på sedan första juni. Valpaket för etapp fyra skickades ut i augusti. Inventeringen som påbörjades för flerbostadshus och verksamheter pågår fortfarande. Anbudstiden för insamlingsentreprenaden inför det nya insamlingssystemet i Tanum, Sotenäs och Munkedals kommuner gick ut i augusti och utvärderingen av anbuden pågår. Deponisluttäckning på Hogenäs fortskrider och beräknas avslutas under En ny hjullastare har levererats till Hästeskeds avfallsanläggning. Två ytterligare maskiner till anläggningarna är upphandlade och beställda. Planeringsarbetet för byggnation av en ny ÅVC på Tyft fortskrider där arbetet just nu pågår med att ta fram underlag för mark och bygglov. Ny hemsidan för Rambo har lanserats och projektet med nytt lön- och PA-system är genomfört. Inom ledningsgruppen pågår arbetet med långsiktigt strategiskt arbete. Under våren har planering för framtagande av en ny avfallsplan påbörjats i samarbete med ägarkommunerna. Ett förslag till avfallsplan kommer att tas fram för Sotenäs kommun, denna kommer att utgöra mall för övriga kommuner. Ekonomisk analys Rambo redovisar för andra tertialet ett resultat på 1,9 mnkr, vilket är 1,7 mnkr högre än budgeterat. Ökade ersättningsnivåer för metall, minskade administrativa kostnader tillsammans med normala säsongsvariationer påverkar resultatet positivt. Trots den positiva budgetavvikelsen för andra tertialet prognostiseras ett resultat i nivå med budget på 1,4 mnkr, vilken främst förklaras av lägre beslutade taxehöjningar av kommunfullmäktige för hushållskollektiven Sotenäs och Munkedal än budgeterat och ökade behandlingskostnader för trä. Investeringsuppföljning Till och med uppgår bolagets investeringar till 12,1 mnkr att jämföras med totalt budgeterat anslag inkl. resultatöverföring från tidigare år för 2017 på 30,0 mnkr. Prognostiserade investeringar på helåret uppgår till 20,8 mnkr. Räddningstjänsten Mitt Bohuslän Resultat för perioden uppgår till -0,6 mnkr. Motsvarande period 2016 var resultat 2,5 mnkr. Prognos för årets resultat är 0,9 mnkr. Resultatet lyfts framför allt upp av intäkter genom avtal med New Wave för sprinklerservice (172 tkr), myndighetsutövande och automatlarmsanslutning (159 tkr), operativa tjänster (88 tkr), ersättning från Försäkringskassan för nystartsjobb (185 tkr) samt försäkringsersättning (64 tkr) som inte var kända vid budgetläggningstillfället. Utöver det har förbundet haft lägre bank- och avskrivningskostnader (188 tkr) för perioden än beräknat. På kostnadssidan dras resultatet ner av högre drifts- och personalkostnader. Under året har förbundet investerat tkr (budget 995 tkr) i transportmedel och inventarier. Prognosen för årets investeringar är tkr. Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 21(32)

42 Resultaträkning Mnkr Utfall Utfall Verksamhetens intäkter 374,9 392,6 Verksamhetens kostnader -849,9-804,0 Avskrivningar -52,0-52,9 Verksamhetens nettokostnader -527,0-464,3 Skatteintäkter & generella statsbidrag 575,1 551,3 Finansiella intäkter 2,1 1,4 Finansiella kostnader -13,7-17,0 Periodens resultat 36,5 71,4 Lysekils kommunkoncerns sammanställda resultat uppgick till 36,5 mnkr de första åtta månaderna Motsvarande resultat föregående år var 71,4 mnkr. I föregående års resultat ingår reavinst vid försäljning av fastigheter (LysekilsBostäder) med 26,0 mnkr. Lysekils kommuns resultat är 9,4 mnkr sämre för årets första åtta månader jämfört med motsvarande period föregående år. I övrigt inga stora avvikelser. Prognostiserat sammanställt resultat uppgår till 15,7 mnkr. Detta kan jämföras med 61,6 mnkr år Även här är det LysekilsBostäder samt Lysekils kommun som avviker negativt. Balansräkning Mnkr Mark, byggnader & tekniska anläggningar 1 280, ,5 Inventarier 56,5 45,7 Pågående nyanläggningar 74,9 28,3 Finansiella anläggningstillgångar 43,8 40,4 Summa anläggningstillgångar 1 455, ,9 Lager 11,2 11,5 Kortfristiga fordringar 198,0 182,2 Kassa och bank 42,9 43,6 Summa omsättningstillgångar 252,1 237,3 SUMMA TILLGÅNGAR 1 707, ,2 Ingående eget kapital 469,6 430,9 Periodens resultat 36,5 38,7 Summa eget kapital 506,1 469,6 Avsättningar 67,7 67,3 Långfristiga skulder 891,5 891,8 Kortfristiga skulder 242,1 245,5 Summa skulder & avsättningar 1 201, ,6 SUMMA SKULDER OCH EGET KAPITAL 1 707, ,2 Anläggningstillgångarnas bokförda värde ligger på i princip en oförändrad nivå sedan årsskiftet. Det innebär att nettoinvesteringarna är i nivå med avskrivningarna. Likviditeten är fortsatt god. Kommunkoncernens egna kapital har stärkts sedan årsskiftet med periodens resultat, dvs. 36,5 mnkr. Någon kassaflödesanalys för kommunkoncernen har inte gjorts i denna delårsrapport. Det görs endast i samband med årsbokslutet. Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 22(32)

43 Medarbetare Antal anställda Utfall Utfall Utfall Årsarbetare exkl. timanställda 1 316, ,4 Antal anställda varav heltid tillsvidareanställda varav deltid tillsvidareanställda varav visstidsanställda Kommentar till Medarbetare Antalet anställda har minskat med 31 medarbetare. Viss orsak till minskning har varit svårigheter att rekrytera medarbetare med rätt kompetens. Kommunens grunduppdrag En kritisk kvalitetsfaktor är ett område som är av särskild betydelse för en verksamhets kvalitet och service. Den kritiska kvalitetsfaktorn utgår från verksamhetens grundläggande uppdrag. Förhållningssätt och bemötande kan exempelvis vara en sådan faktor. De kritiska kvalitetsfaktorerna är uppdelade i fyra perspektiv: Målgruppsperspektiv Verksamhetsperspektiv Medarbetarperspektiv Ekonomiskt perspektiv De kritiska kvalitetsfaktorerna följs upp genom kvalitetsindikatorer. En indikator är ett mätvärde som visar om vi är på rätt väg eller inte. Kritiska kvalitetsfaktorer Målgrupp Kvalitetsfaktorer Bedömning Kommentar Miljö/ekologi i kommunen Folkhälsa och integration Medborgarinflytande och verksamheter som möter medborgarnas behov Andelen återvunnit material av husavfall är högre i Lysekil än i genomsnittskommunen. Andelen miljöbilar i kommunens organisation är högre än i genomsnittskommunen. Andelen inköpta ekologiska livsmedel ökar men når ännu inte riktigt upp till genomsnittskommunen Det finns ingen samlad bild på kommunens energiförbrukning Arbetet med att nå en bättre folkhälsa har under perioden fokuserat på insatser riktade mot barn och ungas hälsa och livsvillkor, bland annat genom utbildningsinsatser inom föräldrastöd. Riktlinjer för integration har tagits fram under perioden och kommer att presenteras för antagande under året. Positivt är att elevernas resultat förbättras medan andelen biståndstagare har ökat något. Kommuninvånarna upplever viss otrygghet. Trygghetsbefrämjande insatser pågår genom bland annat trygghetsvandring. Indikatorn bygger på resultat från SCBs medborgarundersökning. Denna genomförs hösten 2017 varför ett resultat kan presenteras först då. Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 23(32)

44 Kvalitetsfaktorer Bedömning Kommentar Tillväxt och samhällsutveckling Ett starkt varumärke Attraktiv plats att bo och leva på Verksamhet Det har skett en marginell minskning i befolkningen i Lysekils kommun under det tredje kvartalet Minskningen uppgår till 7 personer. NKI för samtliga myndighetsområden i SKLs servicemätning uppgår per till 75. Ett värde på 75 anses "bra". Indikatorn bygger på resultat från SCBs medborgarundersökning. Denna genomförs hösten 2017 varför ett resultat kan presenteras först då. Indikatorn bygger på resultat från SCBs medborgarundersökning. Denna genomförs hösten 2017 varför ett resultat kan presenteras först då. Trots att inget resultat kan redovisas har flera åtgärder redan genomförts. Webbsiten har lanserats och Lysekils kommun marknadsfördes under Lysekil Women's Match med temat "Livet i Lysekil" Kvalitetsfaktorer Bedömning Kommentar Tillgänglighet och kommunikativ verksamhet Intern kontroll Stabil och utvecklande organisation Medarbetare Förbättringsarbete inom tillgänglighet och kommunikation pågår. Ny webb lanserades under SKL:s undersökningsperiod vilket kan påverkat resultatet. Förbättringsarbete och uppdatering av webben pågår. Rutiner för Epost är framtagna, utskick och information har skickats ut till kommunens medarbetare, även rutiner för telefonkommunikation är under framtagande. I revisionens granskning av kommunens interna kontroll som gjordes 2016 framkom kritik som har beaktats och åtgärder har vidtagits. Det interna kontrollarbetet har organiserats och stödfunktioner har utsetts. Nämnderna kommer framgent att få tydligare underlag för att kunna prioriterar och fattar beslut om vilka kontrollmoment som ska granskas. ' Nya riktlinjer är framtagna. Dokumentationen kommer från och med 2018 att ske i Stratsys. Införandet av ny styrmodell pågår fortfarande. Bedömningen är att arbetet fortskrider men fordrar ytterligare insatser i form av stöd till cheferna. Detta arbete pågår kontinuerligt. Kvalitetsfaktorer Bedömning Kommentar Attraktiv arbetsgivare God arbetsmiljö Ekonomi Medarbetarenkät kommer att göras under hösten 2017, varför inget resultat nu kan ges. Sjukfrånvaron har sänkts med 0,7 procentenheter från uppföljning 2 till uppföljning 3. Kvalitetsfaktorer Bedömning Kommentar God ekonomisk hushållning Kvalitetsindikatorer De tre indikatorerna pekar åt rätt riktning och för såväl perioden som prognos uppnås målet om ett resultatmål på två procent, investeringar finansieras med egna medel och soliditeten förbättras. Kvalitetsfaktorer Kvalitetsindikatorer Utfall Trendpil Andel återvunnet material av hushållsavfall. 48 % Miljö/ekologi i kommunen Folkhälsa och integration Andel miljöbilar i kommunens organisation som uppfyller krav enligt förordning. 36 % Andelen inköpta ekologiska livsmedel. 21 % Elever i åk 9 som är behöriga till ett yrkesprogram, andel %. 91 % Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 24(32)

45 Kvalitetsfaktorer Kvalitetsindikatorer Utfall Trendpil Medborgarinflytande och verksamheter som möter medborgarnas behov Tillväxt och samhällsutveckling Tillgänglighet och kommunikativ verksamhet Andel gymnasieelever som tagit examen inom 4 år inkl. IM, Social hållbarhet, bistånd, andel av biståndstagare som har långvarigt ekonomiskt bistånd, % Social hållbarhet, andel barn 0-12 år som ej återaktualiserade med försörjningsstöd ett år efter insatts. Andelen som upplever gott i bemötande telefon %. 65,2% 80 % 71 % 77 % Antal invånare Effektiv och god kommunal service gentemot företag. Webbinformation % av maxpoäng. 62 % Tillgänglighet Epost % 76 % Tillgänglighet telefon, % 41 % God arbetsmiljö Sjukfrånvaro 7,1 % Ekonomi i balans 3 % 75 God ekonomisk hushållning Investeringar utan att ta upp nya lån 190 % Utvecklingsmål och indikatorer Långsiktig betalningsförmåga -12,2 % Ett utvecklingsmål är ett prioriterat område som verksamheten väljer att fokusera på under en längre tid. Ambitionen med ett utvecklingsmål är att bibehålla, säkerställa och förbättra kvaliteten i verksamheten. Utvecklingsmålen är av utvecklingskaraktär vilket innebär att verksamheten arbetat för kort tid för att kunna redovisa prestationer och effekter i denna uppföljningsrapport. I denna uppföljning redovisas de åtgärder som planerats för att uppnå utvecklingsmålet. Utvecklingsmål Alla barn och unga i Lysekil kommun ska ges förutsättningar för en bra hälsa och goda livsvillkor. Åtgärd Status Kommentar Skapa en organisation för att hantera det kommunala aktivitetsansvaret Skapa organisation för kommunala sommarjobb Arbetet pågår enligt plan, dock har slutdatum justerats till Grunderna i kommunens interna arbete är klara, det som återstår är att koppla externa aktörer och system för att fånga upp enskilda individer i målgruppen. Arbetet beräknas slutföras Arbetet pågår enligt plan. Kortare uppföljning genomförd och en gemensam uppföljning/utvärdering inplanerad under hösten. Uppföljningen ska ligga till grund för framtagande av handlingsplan/riktlinjer. Bland annat behöver beslut fattas kring Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 25(32)

46 Åtgärd Status Kommentar var ansvaret för kommunala sommarjobb ska ligga. Avsiktsförklaring och organisation för samverkan mellan aktörer gällande barn och unga Avsiktsförklaring framtagen. Ska godkännas av styrgrupp (Kommunchefens ledningsgrupp). Lysekils kommun ska vara en kreativ och kompetent organisation Åtgärd Status Kommentar Implementera styrmodellen på alla nivåer i organisationen. Samla kommunens styrdokument på ett och samma ställe. Ta fram en ledarskapsplattform med lärande organisation i fokus. Ta fram en medarbetarplattform med lärande organisation i fokus Ta fram en gemensam grund för arbetet med ständiga förbättringar Ta fram en introduktion för nya chefer i hur man arbetar enligt kommunens styrmodell. Utveckla och göra kaskaderingsmaterialet från kommunchefens ledningsgrupp mer känt och använt i organisationen. Utbildning i APT som dialogforum mellan chef och medarbetare. Utveckla formerna för hur kommunchefens ledningsgrupp ska arbeta med dialog. Implementeringen av den nya styrmodellen fortgår enligt plan. När chefsbyten sker bland organisationens cirka 60 chefer skapar detta både möjligheter och utmaningar i implementeringsarbetet. Det pågående arbetet med att ta fram en introduktion i styrmodellen för nya chefer är därför särskilt viktigt. Det nya intranätet, som publicerades under våren 2017, har en tydlig struktur och plats för organisationens styrdokument. Det finns också utvecklingsmöjligheter för att skapa samma struktur när det gäller både gemensamma och förvaltningsövergripande rutiner. För att alla pusselbitar ska falla på plats när det gäller att samla organisationens styrdokument behöver en sammanställning av aktuella dokument göras och arbete pågår. De regler och styrande dokument som finns publicerade på Lysekils kommuns externa webbplats har en tydligare publiceringsstruktur än tidigare. Pågår enligt plan Arbetet med att ta fram en medarbetarplattform för Lysekils kommun är påbörjad. Chefsplattformen ska arbetas fram först. Det är viktigt att det blir en tydlighet i förväntningarna på ledarskapet är fastställd innan medarbetarplattformen är klar. Medarbetarplattformen justeras till den 30 juni Ett förslag till gemensam grund för arbetet med ständiga förbättringar är framtaget. Förslaget håller på att bearbetas och ska till kommunstyrelsen för beslut under hösten En introduktion för nya chefer i kommunens styrmodell är framtagen. Dokumentet samlar grunderna i kommunens styrmodell och ska vara så enkelt som möjligt att ta till sig. För att få en god introduktion krävs inte bara ett välarbetat dokument utan även en tydlig rutin för hur styrmodellen ska bli en del av introduktionen för nya chefer. Under hösten 2017 kommer en utveckling att göras av nuvarande kaskaderingsmaterial, som lyfter den viktigaste informationen från kommunledningsgruppens möten. Informationsinsatser för att skapa ökad kännedom om materialet kommer att genomföras både bland organisationens chefer och medarbetare. Syftet är att göra det enkelt för organisationens chefer att vidareförmedla och översätta information från kommunchefens ledningsgrupp till sin avdelning eller enhet. Syftet är också att fler ska vara medvetna om möjligheten att lämna feedback till närmsta chef och kommunledningsgruppen. Ett nytt samverkansavtal är på plats mellan Lysekils kommun och de fackliga organisationerna. Samverkansavtalet är en förutsättning för att kunna planera kommande utbildningar i APT som dialogforum mellan chef och medarbetare. Samverkansutbildning ska först genomföras för samtliga chefer och därefter genomförs utbildning i APT. Under hösten 2017 pågår arbetsmiljöutbildning för organisationens chefer och dessa behöver avslutas innan nya övergripande chefsutbildningar startas upp. Tanken är därför att skjuta upp utbildningsstarten och påbörja utbildningar i Samverkan och APT som dialogforum under våren Under hösten 2017 kommer ett förslag till hur kommunledningsgruppen ska arbeta med dialog under 2018 att arbetas fram. Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 26(32)

47 Samverkansarenan Maritima Lysekil ska skapa tillväxt. Åtgärd Status Kommentar Kristineberg Research and Innovation Centre (KRIC) Fisk och skaldjursfabriken Testsite Skagerrak Avtal mellan parterna (RISE, Göteborgs Universitet; Kungliga Tekniska Högskolan, Lysekils kommun, Chalmers Tekniska Högskola och IVL Svenska Miljöinstitutet) håller på att upprättas och ska träda i kraft den 1 januari Avtalet reglerar villkoren för användandet av Kristineberg. Därefter ska en handlingsplan upprättas för Kristineberg. Arbetet med Fisk och Skaldjursfabriken har nedprioriterats till förmån för arbetet med Kristineberg och Testsite Skagerrak utan att avstanna. Dialog pågår med olika aktörer om att etablera sig för att utgöra stommen i Fisk och Skaldjursfabriken. Testsite Skagerrak ingår nu i det europiska samarbetet Marinet 2 vilket möjliggör kommersiella tester. Vinnova har bedömt satsningen som positiv och beviljat planeringsbidrag. "Vinnova ser positivt på ansatsen att föra samman ett antal existerande marina utvecklingsmiljöer och testinfrastrukturer längs Bohuskusten. Uppläggningen ger möjlighet till regional profilering och till regionalt lärande om testbäddsutveckling/- utnyttjande i samverkan mellan olika typer av näringslivsaktörer, samhällsaktörer, branscher och akademier. Projektet kan ses som ett exempel på smart regional specialisering och ligger väl i linje med regeringens vision om Testbädd Sverige. Testsite Skagerrak bedöms dessutom ha goda förutsättningar att attrahera internationella användare och investerare." Lysekil ska vara en året-runt-stad som erbjuder högkvalitativa upplevelser året om. Åtgärd Status Kommentar Ta fram en besöksnäringsstrategi Arbeta med och i enlighet med handlingsplanen för "Ett enat Bohuslän" Antalet bostäder i Lysekil ska öka. Åtgärd Status Kommentar Marknadsföra kommunen som en attraktiv plats att leva och verka på Arbetet har påbörjats med att upprätta en besöksnäringsstrategi. Just nu tas en evenemangsstrategi och en besöksmålsinventering fram. Lysekils kommun följer och arbetar i enlighet med avsiktsförklaringen webbplatsen är uppe. Ta fram riktlinjer för bostadsförsörjningen Arbetet med att ta fram ett bostadsförsörjningsprogram har precis påbörjats men inte kommit särskilt långt. Viss osäkerhet råder kring om det är möjligt att ha det klart till slutdatumet ( ). Ta fram ny översiktsplan (ÖP) Koordinera alla delar i bostadsförsörjningsprocessen Utveckla ägardirektiv så dessa medger ett aktivt deltagande i bostadsförsörjningsprocessen Enkätsvar är sammanställda och den kommande perioden genomförs verkstäder med medborgarna på olika platser i kommunen En enkel och grundläggande inventering har påbörjats för att få en grov lägesbild. Rekrytering av resurs för att leda arbetet sker under försommaren. LysekilsBostäder kan nu mer aktivt i bostadsförsörjningsprocessen Lysekils kommun ska ha infört ett strukturerat miljöarbete. Åtgärd Status Kommentar Miljöstrateg och arbetsgrupp tar fram förslag till övergripande riktlinjer. Förslag till riktlinjer för ekologisk hållbarhet och miljöarbete är under framtagande och beräknas vara färdigt för beslut under hösten. Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 27(32)

48 Åtgärd Status Kommentar Ökad kunskap och medvetenhet om vikten av hållbarhetsarbete. Temagrupp "hållbar konsumtion" skapas. Utvecklingsmålens indikatorer Miljöstrateg påbörjat planeringen för besök ute i verksamheterna för information och dialog. En bruttolista över nyckelpersoner att ingå i en temagrupp för "konsumera hållbart" har tagits fram. Temagruppen beräknas vara igång och operativ under hösten. Utvecklingsmål Indikator Utfall Trend Alla barn och unga i Lysekil kommun ska ges förutsättningar för en bra hälsa och goda livsvillkor. Samverkansarenan Maritima Lysekil ska skapa tillväxt. Lysekil ska vara en året-runt-stad som erbjuder högkvalitativa upplevelser året om. Antalet bostäder i Lysekil ska öka. Lysekils kommun ska ha infört ett strukturerat miljöarbete. Andel arbetslösa ungdomar år. 4,5 % Maritima utvecklingsprojekt i kommunen 7 Gästnattsstatistik Gästhamnsstatistik Husbilsstatistik Planberedskap (antagna och pågående detaljplaner) Andel ekologiska livsmedel. 21 % Kommentar och analys av utvecklingsmålen Kommunchefens ledningsgrupp är styrgrupp som säkerställer att arbetet med utvecklingsmålen fungerar optimalt. För att det ska bli så effektivt som möjligt har det utformats arbetsgrupper med specifika ansvariga för varje utvecklingsområde. Det har lagts stor vikt vid helhetsperspektivet. Arbetsgrupperna är tvärsektoriella så att alla verksamheter blir berörda. Grupperna träffas kontinuerligt för att ta fram åtgärder och mätetal. Övervägande åtgärder som planerats för att uppnå utvecklingsmålet pågår enligt plan. När de gäller utvecklingsmålet Alla barn och unga i Lysekil kommun ska ges förutsättningar för en bra hälsa och goda livsvillkor pågår fler åtgärder och aktiviteter för att främja och uppnå kommunens mål. Samverkan kring barn och unga börjar ta form och en gemensam avsiktsförklaring för kommunen är påbörjad. För målet Lysekils kommun ska vara en kreativ och kompetent organisation är två åtgärder redan klara. Det har tagits fram en gemensam grund för arbetet med ständiga förbättringar och en förenklad introduktion för nya chefer i hur man arbetar enligt kommunens styrmodell. Eftersom styrmodellen håller på att implementeras kommer det att ta ett par år innan arbetssättet sitter i organisationens ryggrad. Bedömningen är att implementeringen löper på och att verksamheten håller på att komma in i det nya arbetssättet. Skapandet av strukturer samt ordning och reda i verksamheten är på god väg. Detta bidrar till att kreativitet och nya idéer ökar vilket också bidrar till en lärande organisation. En åtgärd för målet att Antalet bostäder i Lysekil ska öka har avslutats. En plats för att marknadsföra kommunen som en attraktiv plats att leva och verka på är klar. En webbplats som vänder sig till potentiella lysekilsbor har skapats ( ). Webbplatsen visar fördelarna med att bo i Lysekils kommun. Även nya ägardirektiv för LysekilsBostäder AB har upprättats och antagits under 2017 vilket innebär att LysekilsBostäder AB ges förutsättningar att mer aktivt kan delta i bostadsförsörjningsprocessen. Däremot att ta fram riktlinjer för bostadsförsörjningen och att koordinera alla delar i bostadsförsörjningsprocessen har påbörjat men blivit fördröjt. Arbetet med ny översiktsplan (ÖP) pågår och beräknas vara klart under Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 28(32)

49 När det gäller Samverkansarenan för Maritima Lysekil som ska skapa tillväxt pågår med avvikelse. Arbetet med Fisk och Skaldjursfabriken har fördröjts men dialog med olika aktörer om att etablering som utgöra stommen i Fisk och Skaldjursfabriken pågår. Lysekils kommun arbetar aktivt med flera projekt för att stödja forskning och utveckling av hållbara maritima näringar: Etablering av SLUs fartyg Projektet Maritim Utveckling i Bohuslän Kristineberg research and Innovation Centre Testsite Skagerrak Fisk och Skaldjursfabriken (etablering av företaget Vegafish), Etablering Brightwater Fish (havsbaserad fiskodling) Nedsänkningsara odlingar (IVL) För att uppnå målet Lysekil ska vara en året-runt-stad som erbjuder högkvalitativa upplevelser året om pågår bland annat projektet Urban Platsinnovation (UPI) som handlar om att stärka städers attraktivitet och bidrar till Lysekils kommuns utveckling att bli en högkvalitativ stad året runt. Olika samverkansformer förekommer för utvecklandet av en attraktiv kommun. För målet Lysekils kommun ska ha infört ett strukturerat miljöarbete har utvalda verksamheter sats i fokus. Tillsammans med den SML- kommunernas gemensamma miljöstrateg pågår arbetet med att ta fram förslag till övergripande riktlinjer för miljöarbete och ekologisk hållbarhet. Avsikten är att öka kunskapen och medvetenheten om vikten av hållbarhetsarbete. En temagrupp för "hållbar konsumtion" håller på formeras som beräknas vara operativ under hösten. När det gäller indikatorer till hur väl målen nåtts saknas det i dagsläget en del resultat. Avsaknaden av en del mätetal till utvecklingsmålen beror på att det pågått en alltför kort tid. En del värden mäts per år och kommer inte att kunna redovisas förrän nästkommande år. De resultat som redovisas under perioden indikerar både uppåtgående och nedåtgående trend. Genomförda åtgärder förmodas ännu inte hunnit påverka utfallet fullt ut, utan antas behöva längre tid. Kommunen deltar i SKL:s mätning KKiK (Kommunens kvalitet i korthet) och har kopplat vissa av dessa mätetal till utvecklingsmålen. Detta underlättar analysen om vad som behöver förbättras och det blir lättare att följa kvaliteten och utvecklingen över tid. Andra indikatorer för att följa utvecklingen har också tagits fram. Arbetet med ständiga förbättringar har skapats vilket främjar utvecklingen och lärandet i organisationen. För ett framgångsrikt arbete måste all personal medverka. Mätningen av målen visar tydligare vilka brister som förekommer och vad som behöver förbättras. Sammanfattningsvis kan konstateras att det under perioden startats och pågår ett flertal olika åtgärder för att nå kommunens olika mål. Denna stora ambition och goda eftersträvan ligger till grund för god framgång och förbättrade resultat. Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 29(32)

50 Investeringsuppföljning Investering i tkr Budget Utfall ack Prognos Gator och trafik Fastigheter Hamnar, kajer och bryggor Inventarier utbildningsnämnden Inventarier socialnämnden Inventarier kommunstyrelsen Inventarier byggnadsnämnden Ofördelad budget Summa Kommentar Till och med den 31 augusti har investeringsutgifterna uppgått till 18,5 mnkr. Helårsbudgeten är på 60,0 mnkr och en aktuell prognos pekar på 57,7 mnkr. Omdisponeringar har gjorts under året med 6,0 mnkr mellan Hamnar, kajer och bryggor (Fiskhamnen) till Fastigheter (Mariedalsskolan). De enskilda projekten med störst utgifter i år har varit: Havsbadskajen inklusive Curmans brygga 3,3 mnkr Färgaregatans förskola, reinvestering 2,1 mnkr Fiskhamnskajen 1,5 mnkr Anslutningsväg St Kyrkogatan - Flaggatan/Utsiktsgatan 1,2 mnkr Oscars, reinvestering 1,1 mnkr Analys och slutsats Med denna rapport sker uppföljningen av kommunens grunduppdrag och utvecklingsmål enligt kommunens styrmodell. Rapporten är också det delårsbokslut som kommunen enlig lag ska upprätta. Grunduppdraget redovisas med hjälp av kvalitetsfaktorer med tillhörande indikatorer inom fyra olika perspektiv. För indikatorerna har i ett antal fall använts data från föregående år eftersom data för året ännu inte finns. Det pågår alltjämt ett arbete med vilka indikatorer som är lämpliga att använda för att det som redovisas ska vara så aktuellt som möjligt. När det gäller utvecklingsmålen redogörs för statusen om de åtgärder som är beslutade och det lämnas en lägesbeskrivning. Några indikatorer finns också upptagna. Det kan konstateras att arbetet med kommunens utvecklingsmål pågår och de flesta åtgärderna är igång. Kommunens ekonomiska ställning har under de senaste åren förbättrats och även i år kommer kommunens resultat vara positivt och det uppsatta resultatmålet på två procent av skatteintäkter och generella statsbidrag uppnås. Även de finansiella nyckeltalen soliditet och finansiering av investeringar av egna medel visar på den positiva trenden. Befolkningen har ökat något under året, från till den 30 juni. Under det sista kvartalet har det dock skett en minskning från Skatteintäkterna är något lägre än budget. En stor del av förklaringen till det är att kommunen fått en lägre tilldelning av de s.k. välfärdsmiljarderna än vad prognosen pekade på när budgeten antogs. I våra verksamheter är det allt jämnt fem frågor som är mer i fokus Förbättrade skolresultat Rekrytering av personal Nyanlända Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 30(32)

51 Tydligare styrning och ledning Budget i balans Utbildningsnämndens satsning för att förbättra skolresultatet fortsätter efter de strategier som förvaltningen arbetat fram. Nämndens målsättning att Lysekils kommun ska vara bland de 50 bästa kommuner, enligt Sveriges kommuner och landstings öppna jämförelser, inom 5 år. Målet uppnåddes 2016 och från vårterminen väntas resultaten under hösten. Rekrytering av personal fortsätter att vara en utmaning för kommunens verksamheter. Socialnämnden har för året antagit detta som ett utvecklingsområde. Både utbildnings- och socialnämnden har skapat nya organisationer för att möta insatser för nyanlända barn, ungdomar och familjer. Arbetet med ensamkommande barn -och ungdomar är under förändring när antalet minskar och när staten förändrar ersättningsnivåerna. Socialförvaltningen arbetar med att anpassa verksamheten efter dessa nya förutsättningar. Det stora antalet nyanlända har gjort att kommunen nu har kö till SFI-kurser. Detta kan lägga hinder för människor att framöver klara sin egen försörjning varför verksamheten prioriterar att hitta lösningar så att fler kan få plats. Arbetet med styrning och ledning i den omarbetade styrmodellen har varit intensivt. Chefer på alla nivåer har arbetat med att få fram verksamhetsplaner tillsammans med ledningsgrupper och medarbetare. För andra gången sker nu uppföljningen efter styrmodellen och arbetet kommer fortsätta utvecklas efter hand. Budget i balans är viktigt för alla verksamheter och i dagsläget har kommunen som helhet en budget i balans. Socialnämnden lämnar en prognos som är negativ. Nämnden beslutade i juni om åtgärder för att få budgeten i balans. Sammantaget skulle dessa åtgärder ge en helårseffekt på 12,5 mnkr och leda till en budget i balans för året. Det kan konstateras att effekterna inte gett något resultat ännu och kommunstyrelseförvaltningens bedömning är att nämnden inte kan uppnå en budget i balans för året. Det är av största vikt att alla de åtgärder som har beslutats blir verkställda så att nämnden för 2018 kan klara en budget i balans. De helägda dotterbolagen LysekilsBostäder AB visar på ett positivt resultat och lämnar en prognos som innebär att avkastningskravet enligt ägardirektivet kommer uppnås. Styrelsen och ledningen prioriterar arbetet med att hitta nya möjligheter att bygga fler hyresrätter i Lysekils kommun. Levakoncernens resultat är positivt och helårsprognosen är bättre än budget. Moderbolaget Leva i Lysekil AB prognostiserar ett resultat för 2017 på 16,6 mnkr vilket är 2,2 mnkr bättre än budget. Dotterbolaget Lysekils Energi Vind AB fortsätter dock med negativa resultat men trenden är positiv och underskottet för året bedöms hamna på cirka 0,9 mnkr, vilket är nästan 1,0 mnkr bättre än budget. Avkastningskraven enligt ägardirektiven är uppsatta för de båda bolagen var för sig och ska uppgå till 5 procent av respektive enskilt bolags totala kapital. För Leva exklusive vindbolaget uppnås detta krav om prognosen står sig medan avkastningen för vindbolaget är negativ. Havets Hus prognostiserar negativt resultat på grund av vikande besökssiffror, vilket ännu mer talar för att den planerade om- och tillbyggnaden är nödvändig. Nu har man emellertid skjutit upp denna på grund av bristande konkurrens i upphandlingen. Det är viktigt att återstarta byggprocessen snarast så att det inte går ytterligare somrar innan den ombyggda anläggningen står på plats. Lysekils Hamn uppvisar svagt positivt resultat men detta med mycket små underhållsinsatser. Investeringsbehovet är stort. Det är av yttersta vikt att man tillsammans med ägaren Lysekils Stadshus AB snarast finner en lämplig inriktning för bolaget både på kort och lång sikt. Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 31(32)

52 Framtida utmaningar En stor utmaning framöver är att nyanlända ska ges förutsättningar till utbildning och sysselsättning. Många av kommunens verksamheter arbetar mycket med dessa frågor idag men det kommer behövas ännu mer insatser. En viktig del är SFI utbildningen och det är därför viktigt att den kö som finns idag kan arbetas bort. Parallellt med behovet av dessa insatser är det också viktigt att verksamheterna fortsätter att anpassa verksamheten framöver då flyktingmottagandet nu är betydligt lägre än tidigare. Kommunkoncernen står inför stora behov av underhåll av sina anläggningar. Det är därför viktigt att fortsätta ha positiva resultat för att få utrymme att klara av detta och samtidigt inte öka skuldsättningen ytterligare. Befolkningsutvecklingen är en viktig del i hur den kommunala ekonomin utvecklas. Årets och föregående års positiva utveckling har varit ett trendbrott. En stor del av orsakerna till detta har varit inflyttning från utlandet. Den underliggande problematiken med negativt födelsenetto kvarstår allt jämnt. Samtidigt ökar andel äldre framöver vilket kommer medföra större kommunala åtaganden. Kommunen har framöver stora rekryteringsbehov och så också delar av näringslivet. Detta kan ge möjligheter till fortsatta befolkningsökningar och det blir då viktigt att få tillstånd fler bostäder. Behovet av personal ökar och svårigheterna att rekrytera blir allt tydligare. Att vara en attraktiv kommun och en attraktiv arbetsplats kommer ha stor betydelse för möjligheten att rekrytera och behålla medarbetarna. Lysekils kommun, Uppföljningsrapport 3 KF 32(32)

53 LYSEKILS KOMMI..,N Socialnämnden s 129 Resultat av genomlysning av verksamheten samt utvecklingsbehov framåt Ðnr SON zott-r39 Sam ma ntnädesprotokol I LYSEKI IFO, M Hegrstraturen LtS 20, I D^, JO/7-0tr V unga 16/21 Verksamheten för barn och unga inom socialtjänsten har haft ett ekonomiskt underskott under flera år i Lysekil kommun. Jämförelser inom projektet, Kostnad per brukare, påvisar också ett högt kostnadsläge i Lysekil i förhållande till andra kommuner inom verksamhetsområdet" Förvaltningen lämnade i början av året uppdrag till Ensolution att genomlysa verksamheten. Uppdraget har slutredovisats och resulterat i en handlingsplan på både kort och lång sikt. Handlingsplanen innehåller delvis åtgärder där det fordras en personalförstärkning som behöver finansieras utanför den ekonomiska ram som socialnämnden har att förfoga över. Redaktionell ändring/tillägg i förvaltningens förslag tiii beslut redovisas på sammanträdet. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad den B junizort. Socialnämndens beslut Socialnämnden beslutar att godkänna en utökning av personalresurs till individoch famiijeomsorgens barn- och ungdomsenhet motsvarande 3,o årsarbetare. Beslutet gäller under förutsättning att kommunstyrelsen beviljar erforderliga resurser. Socialnämnden beslutar att begära hos kommunstyrelsen om en utökning av ekonomiska resurser för ovanstående personalbehov. Beslut inklusive handlingar i ärendet skickas till Kommunstyrelsen Ekonomichef Justerare:,l;,/ / l / / "..r tá: //f./r-'.x# Utdragsbestyrkande: - - Ì\ --2 oç4_,

54 LYSEKILS KOMMUN Socialnämnden Samma nträdesproto kol I 2017-CI t21 Beslutet skickas till Avdelningschef individoch familjeomsorg Förvaltningschef Förvaltningsekonom Justerare: & r1d1.e gsbestyrkande :

55 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunfullmäktige (43) 121 Vision Lysekil 2030 Dnr: LKS Enligt Lysekils kommuns styrmodell utgör visionen och värdegrunden tillsammans med kommunala och statliga styrdokument grunden för verksamhetens uppdrag (grunduppdraget). Visionen ska ange ett framtida önskvärt tillstånd och resultat på lång sikt (10 år eller mer). Den ska ge inriktning och energi för utvecklingsarbetet och visa vägen till en bättre verksamhet och ett bättre Lysekil. Visionen har arbetats fram i workshops med politiker och tjänstemän i kommunen med svaren från enkäten Lysekil 2030 som ett viktigt underlag. Efter återremiss från kommunstyrelsen i maj 2017 har förslaget till vision varit publicerat på kommunens hemsida med möjlighet till att lämna synpunkter. Förvaltningen har även informerat om förslaget i samband med seglingsveckan i augusti. Med tanke på visionens syfte, att ge en övergripande inriktning för kommunens utveckling, bör kommunfullmäktige besluta att den ska gälla för hela kommunkoncernen, dvs. de av kommunen helägda bolagen inom Lysekils Stadshus AB. Beslutsunderlag Kommunstyrelseförvaltningens tjänsteskrivelse , med bilaga. Protokoll från kommunstyrelsen , 138 Yrkande Ronald Rombrant (LP): Bifall till kommunstyrelsens förslag. Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige fastställer Vision Lysekil 2030 samt att denna ska gälla även för de av kommunen helägda bolagen. Beslutet skickas till Samtliga nämnder och bolag Justerare: Utdragsbestyrkande:

56 Tjänsteskrivelse Datum Dnr LKS Kommunstyrelseförvaltningen Leif Schöndell, Vision Lysekil 2030 Sammanfattning Enligt Lysekils kommuns styrmodell utgör visionen och värdegrunden tillsammans med kommunala och statliga styrdokument grunden för verksamhetens uppdrag (grunduppdraget). Visionen ska ange ett framtida önskvärt tillstånd och resultat på lång sikt (10 år eller mer). Den ska ge inriktning och energi för utvecklingsarbetet och visa vägen till en bättre verksamhet och ett bättre Lysekil. Visionen har arbetats fram i workshops med politiker och tjänstemän i kommunen med svaren från enkäten Lysekil 2030 som ett viktigt underlag. Efter återremiss från kommunstyrelsen i maj 2017 har förslaget till vision varit publicerat på med möjlighet till att lämna synpunkter. Förvaltningen har även informerat om förslaget i samband med seglingsveckan i augusti. Med tanke på visionens syfte, att ge en övergripande inriktning för kommunens utveckling, bör kommunfullmäktige besluta att den ska gälla för hela kommunkoncernen, dvs. de av kommunen helägda bolagen inom Lysekils Stadshus AB. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att fastställa Vision Lysekil 2030 samt att denna ska gälla även för de av kommunen helägda bolagen. Ärendet Enligt Lysekils kommuns styrmodell utgör visionen och värdegrunden tillsammans med kommunala och statliga styrdokument grunden för verksamhetens uppdrag (grunduppdraget). En översiktlig bild av styrmodellen finns nedan. Styrmodellen fastställdes av kommunfullmäktige , 48 och finns att hämta på Lysekils kommun webb under Kommun och politik/kommunfakta/regler och styrande dokument. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

57 Tjänsteskrivelse Visionen ska ange ett framtida önskvärt tillstånd och resultat på lång sikt (10 år eller mer). Den ska ge inriktning och energi för utvecklingsarbetet och visa vägen till en bättre verksamhet och ett bättre Lysekil. Visionen har arbetats fram i workshops med politiker och tjänstemän i kommunen med svaren från enkäten Lysekil 2030 som ett viktigt underlag. Enkäten genomfördes under 2016 i syfte att få inspel till visionsarbetet och till arbetet med att ta fram en ny översiktsplan för Lysekils kommun. Förslaget till vision behandlades av kommunstyrelsen den 3 maj 2017, 76. Man beslutade då att återremittera den till förvaltningen för att läggas ut på hemsidan och på sociala medier för synpunkter samt att framföra tack till alla som har bidragit till förslag. Förvaltningens synpunkter Tanken med visionen är att beskriva ett önskat läge några år framåt i tiden och att formulera en inriktning för hur vi vill se Lysekil i framtiden. Den ska ge en övergripande riktning för såväl långsiktiga beslut som det löpande arbetet i kommunens verksamheter. Visionen ska vara en ledstjärna som vi hela tiden har för ögonen så att både små och stora beslut går i linje med det önskvärda läge vi vill se i Lysekil. Årtalet 2030 ska inte ses som en absolut tidpunkt då ett antal mål ska vara uppfyllda, utan det handlar om att sätta ett tidsperspektiv som ligger några år framåt i tiden men ändå tillräckligt nära för att utmana till engagemang. Det kommer säkerligen att bli anledning att revidera visionen innan vi nått år Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

58 Tjänsteskrivelse Vidare har utgångspunkten för visionsarbetet varit att lyfta fram det som vi ser som viktigast, det som är unikt för Lysekil och det som vi kan påverka. Syftet med visionen är inte att den ska vara en lista över alla verksamheter inom kommunen, utan här finns en rad andra styrdokument som beskriver vårt grunduppdrag och utvecklingsområden. Ytterligare en tanke har varit att dra nytta av det starka platsvarumärke som Lysekil är, men det är viktigt att betona att med Lysekil avses alla delar av kommunen. Sedan återremissen från kommunstyrelsen i maj har förslaget varit publicerat på med en inbjudan om att lämna synpunkter. Vidare har förvaltningen informerat om förslaget under seglingarna Lysekil Women s Match i augusti då ett stort antal foldrar som presenterade visionen delades ut. Totalt har 15 synpunkter lämnats in. Flera är väldigt konkreta och dessa kommer att vidarebefordras till rätt verksamhet i kommunen. Andra rör specifika sakområden som till exempel näringsliv och är för detaljerade för visionen, men de är viktiga och kommer att beaktas i det påbörjade arbetet med en ny näringslivsstrategi. Ytterligare några bejakar satsning på turism och det finns också synpunkter på att det behövs fler hyresrätter med en rimlig hyresnivå. Sammantaget bra inspel, men ingenting som står i strid med förslaget till vision utan snarare är det så att en hel del av de inkomna synpunkterna är i linje med detta. Förvaltningen har därför enbart gjort några små justeringar i den inledande texten till förslaget till ny Vision. I övrigt är det oförändrat jämfört med tidigare. Med tanke på visionens syfte, att ge en övergripande inriktning för kommunens utveckling, bör kommunfullmäktige besluta att den ska gälla för hela kommunkoncernen, dvs. de av kommunen helägda bolagen inom Lysekils Stadshus AB. Leif Schöndell Kommunchef Bilaga Vision Lysekil 2030 Beslutet skickas till Samtliga nämnder och bolag Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

59 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunfullmäktige (43) 128 Riktlinjer för intern kontroll Dnr: LKS Nya riktlinjer gällande intern kontroll för samtliga nämnder och bolagsstyrelser i Lysekils kommun har utarbetats. Riktlinjerna syftar till att det upprätthålls en tillfredsställande intern kontroll. Avsikten är att nämndernas och bolagsstyrelsernas interna kontroll ska bli mer enhetlig och överskådlig samt att arbetsprocessen blir kvalitetssäkrad. Riktlinjerna innefattar rutiner för hur den interna kontrollen ska bedrivas och dokumenteras så att det som ska göras blir gjort på det sätt som det är tänkt. Dokumentationen sker i ett gemensamt digitalt system. Beslutsunderlag Kommunstyrelseförvaltningens tjänsteskrivelse , med bilaga. Protokoll från kommunstyrelsen , 127 Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige beslutar att godkänna förvaltningens förslag till riktlinjer för intern kontroll som ska gälla från 1 januari Riktlinjerna ersätter tidigare Reglemente och anvisningar för intern kontroll, diarienummer LKS Kommunfullmäktige beslutar att samtliga nämnder och bolagsstyrelser antar de gemensamma riktlinjerna. Beslutet skickas till Samtliga nämnder och bolag Justerare: Utdragsbestyrkande:

60 Tjänsteskrivelse Datum Dnr LKS Kommunstyrelseförvaltningen, Avdelningen för verksamhetsstöd Ing-Marie Tjulander, Riktlinjer för intern kontroll Sammanfattning Nya riktlinjer gällande intern kontroll för samtliga nämnder och bolagsstyrelser i Lysekils kommun har utarbetats. Riktlinjerna syftar till att det upprätthålls en tillfredsställande intern kontroll. Avsikten är att nämndernas och bolagsstyrelsernas interna kontroll ska bli mer enhetlig och överskådlig samt att arbetsprocessen blir kvalitetssäkrad. Riktlinjerna innefattar rutiner för hur den intern kontrollen ska bedrivas och dokumenteras så att det som ska göras blir gjort på det sätt som det är tänkt. Dokumentationen sker i ett gemensamt digitalt system. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna förvaltningens förslag till riktlinjer för intern kontroll som ska gälla från 1 januari Riktlinjerna ersätter tidigare Reglemente och anvisningar för intern kontroll, diarienummer LKS Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att samtliga nämnder och bolagsstyrelser antar de gemensamma riktlinjerna. Kommunstyrelsen ger förvaltningen i uppdrag att upprätta en organisation för den interna kontrollen. Ärendet I samband med kommunstyrelsen svar på PwC:s granskning av kommunens interna kontrollarbete för år 2016 fattades beslut om att revidera tidigare Reglemente och anvisningar (LKS ) för hur det interna kontrollarbetet ska bedrivas i Lysekils kommun. Avsikten är att nämndernas och bolagsstyrelsernas interna kontroll ska bli mer enhetlig och överskådlig samt att arbetsprocessen blir kvalitetssäkrad. De nya riktlinjerna för intern kontroll innefattar även kommunens bolagsstyrelser. Avsikten med riktlinjer för intern kontroll är att säkerställa att nämndernas och bolagens styrelser upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll i enlighet med kommunallagen 6 kap. 7. Intern kontroll syftar till att säkerställa kvaliteten och uppmärksamma olika risker som kan förekomma i verksamheten. Strategiska risker hanteras inom ramen för kritiska kvalitetsfaktorer och indikatorer i styrmodellen. Verksamhetscheferna Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

61 Tjänsteskrivelse ansvar för att kritiska kvalitetsfaktorer med indikatorer tas fram som säkerställer de olika verksamheternas grunduppdrag. De operativa riskerna säkerställs genom en god intern kontroll samt upprättande av interna kontrollplaner. Dokumentationen av den interna kontrollen kommer att ske i Stratsys vilket gör att arbetet blir mer överskådligt och anvisningarna om hur den interna kontrollen ska hanteras finns tydligt till hands. Utifrån en riskanalys ges varje nämnd/bolagsstyrelse ett tydligt underlag att ta ställning till vid beslut om granskningsområde. Förvaltningens utredning Förvaltningen har tagit fram nya riktlinjer gällande intern kontroll för samtliga nämnder och bolagsstyrelser i Lysekils kommun enligt bilaga. Riktlinjerna anger hur den interna kontrollen ska bedrivas och syftar till att säkerställa att det upprätthålls en tillfredsställande intern kontroll. Leif Schöndell Kommunchef Ing-Marie Tjulander Utvecklingsledare Bilaga/bilagor Riktlinjer för intern kontroll i Lysekils kommun Beslutet skickas till Samtliga nämnder och bolagsstyrelser Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

62 Strategi Program Plan Policy >>Riktlinjer Regler Lysekils kommuns Riktlinjer för intern kontroll

63 Fastställt av: Datum: För revidering ansvarar: För ev. uppföljning och tidplan för denna ansvarar: Dokumentet gäller för: Kommunstyrelsen , xx Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Samtliga nämnder och bolagsstyrelser Dokumentet gäller till och med: 2020 Dokumentansvarig: Dnr: Administrativ chef LKS Sida 2 av 9

64 Riktlinjer för intern kontroll Lysekils kommun Innehåll Riktlinjer för intern kontroll Lysekils kommun... 3 Inledning och syfte... 4 Inledning... 4 Syfte... 4 Kommunstyrelsen... 5 Nämnder och bolagsstyrelser... 5 Förvaltningschefen eller motsvarande... 5 Verksamhetsansvariga... 6 Medarbetare... 6 Arbetssätt i Lysekils kommun... 7 Exempel på granskningsområden... 8 Sida 3 av 9

65 Inledning och syfte Inledning En kommun är till största delen en offentlig verksamhet vilket innebär att kommunen har ett helhetsansvar gentemot medarbetare och invånare. Intern kontroll handlar om tydlighet, ordning och reda. Det handlar om att säkerställa att det som ska göras blir gjort på det sätt som det är tänkt. Utifrån en samlad riskbild ska nämnder och bolagsstyrelser varje år besluta om de processer och rutiner som särskilt ska granskas, för att se om de fungerar på ett tillfredsställande sätt. Intern kontroll är en del i kommunens kvalitetsarbete som kontrollerar att verksamheten bedrivs så effektivt och ändamålsenligt som möjligt. Intern kontroll är en revisionsliknande process men ska inte blandas ihop med extern revision. Riktlinjerna anger hur granskningen ska bedrivas. När det i texten anges nämnd menas även kommunstyrelsen. Syfte Riktlinjerna syftar till att säkerställa att nämndernas och bolagens styrelser upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Sida 4 av 9

66 Nämndernas ansvar beskrivs i kommunallagen 6 kap. 7 : Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt det föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Intern kontroll definieras som en process, där såväl den politiska som den professionella ledningen och övriga medarbetare samverkar. Processen är utformad för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger att ansvara för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen och att riktlinjer och tillämpningsanvisningar upprättas och revideras. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och, i de fall förbättringar behövs, vidta åtgärder. Kommunstyrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen. Nämnder och bolagsstyrelser Nämnder och bolagsstyrelser har ansvar för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Varje enskild nämnd och bolagsstyrelse ska upprätta en organisation för den interna kontrollen samt se till att regler och riktlinjer antas för den interna kontrollen. Nämnder och bolagsstyrelser ska varje år, utifrån en riskanalys, besluta om vilka kontrollmoment som ska granskas. Nämnder och bolagsstyrelser ska varje år godkänna en särskild plan för den interna kontrollen. Resultatet av utförd granskning ska rapporteras till nämnder och bolagsstyrelser och åtgärder beslutas. Nämnder och bolagsstyrelser ska rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Förvaltningschefen eller motsvarande Förvaltningschef eller motsvarande ansvarar för att riktlinjerna följs så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Detta innebär att utse ansvariga för arbetet samt säkerställa planering och utförande av intern kontroll. Förvaltningschefen svarar för att det årligen upprättas en plan och en uppföljningsrapport för intern kontroll vilka beslutas i nämnd. Brister i den interna kontrollen rapporteras omedelbart till nämnden eller bolagsstyrelsen. Sida 5 av 9

67 Verksamhetsansvariga Intern kontroll är en del i kommunens ständiga förbättringsarbete. Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen ska se till att de antagna reglerna och riktlinjerna följs samt informera övriga medarbetare om dess innebörd. Vidare ska de arbeta för att nå uppställda mål och att de arbetsmetoder som används bidrar till god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska rapporteras till närmaste överordnad eller den som nämnden eller bolagsstyrelsen har utsett. Medarbetare Övriga anställda är skyldiga att följa antagna riktlinjer i sitt arbete. Brister i den interna kontrollen rapporteras omedelbart till närmaste överordnad eller den som nämnden eller bolagsstyrelsen har utsett. Sida 6 av 9

68 Arbetssätt i Lysekils kommun Ett gemensamt arbetssätt och gemensamma rutiner är en förutsättning för att säkerställa en god intern kontroll. Ytterligare förutsättningar är kunskap, förståelse och acceptans samt en tydlig ansvars- och befogenhetsfördelning så att det skapas en helhetssyn kring intern kontroll. Intern kontroll görs på ordinarie processer eller rutiner som förekommer i verksamheten. Lysekils kommuns interna kontroll utförs och dokumenteras i Stratsys enligt följande: 1. Dokumentera processer eller rutiner som anses som ett riskområde och definiera de väsentliga processerna eller rutinerna. 2. Genomför riskanalys på de olika riskområden som tagits fram. En bedömning görs av risken utifrån sannolikheten att den inträffar och konsekvensen om så sker. Detta genererar ett riskvärde som man sedan kan sortera och prioritera alla risker utifrån. Av de risker som framkommit fattas beslut om vilka man ska arbeta vidare med. Parallellt dokumenteras även åtgärder som behövs för att förbättra och säkerställa kritiska processer eller rutiner som inte hanteras i intern kontroll samt åtgärder om det upptäcks att kontrollmoment saknas. 3. Dokumentera kontrollmoment beträffande de risker man väljer att hantera. Kontrollmoment tas fram för att säkerställa att identifierade risker inte faller ut. Ett kontrollmoment avser en aktiv handling eller aktivitet som genomförs löpande inom en process för att hantera en specifik risk, vilket också skapar en spårbarhet som kan ligga till grund för en senare granskning. Notera att ett kontrollmoment alltså är en del av den dagliga och reguljära processen och inte något som genomförs i den interna granskningen eller av revisionen. Kontrollmomentet är facit för hur verksamheten borde arbeta för att hantera en viss risk till vardags. 4. Prioritera eller välj ut några kontrollmoment som ska granskas under kommande år. Valda kontrollmoment redovisas för nämnden eller bolagsstyrelsen för beslut sista nämndsmötet eller bolagsstyrelsemötet innevarande år. 5. Intern kontrollplan med granskningsaktiviteter redovisas till nämnden eller bolagsstyrelsen i början av varje år. Granskning kan ske för att säkerställa att kontrollmoment genomförs som förväntat i verksamheten, att processer eller rutiner är förstådda och följs i verksamheten eller något annat specifikt som efterfrågas av nämnden eller bolagsstyrelsen. Granskning är en revisionsliknande process för att granska att den ordinarie verksamheten fungerar som förväntat. Sida 7 av 9

69 6. Utför granskning enligt plan. 7. Redovisa genomförd granskning och resultat med förslag till åtgärd till nämnden eller bolagsstyrelsen. Redovisningsrapporten ska godkännas och beslutas i nämnden eller bolagsstyrelsen. Uppföljningsrapport angående den genomförda interna kontrollen samt nämndens eller bolagsstyrelsens beslut ska skickas till kommunstyrelsen senast en månad innan årets sista kommunstyrelsemöte. 8. Kontinuerlig uppföljning av bestämda åtgärder dokumenteras och redovisas till nämnden eller bolagsstyrelsen när de slutförts. Alla rapporter som dokumenteras i Stratsys kompletteras med en tjänsteskrivelse. Inloggning sker via kommunens intranät, på första sidan under viktiga länkar. Inloggningsuppgifter rekvireras på ekonomienheten. I Stratsys finns mer detaljerade instruktioner och hjälptexter om hur man ska gå till väga. Exempel på granskningsområden Som vägledning för nämnderna eller bolagsstyrelserna exemplifieras nedanstående områden som kan vara föremål för granskning: Styr- och uppföljningssystem (policydokument etc) Efterlevnad av gällande lagstiftningar Ekonomisystemets in- och utdatarapporteringssystem Fakturahantering och attestrutiner Intäktsredovisning Inventarieredovisning Lönerapportering och personal redovisning Inkassorutiner Betalkortsanvändning Medelshantering Hantering och redovisning av bidrag Reglementen Delegationsordningar Avtalsvillkor Funktionsbeskrivningar med dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning Rutin- och systembeskrivningar Posthantering och registrering Sida 8 av 9

70 Postadress: LYSEKIL Besöksadress Stadshuset, Kungsgatan 44 Tel: E-post Webbplats: lysekil.se Tänk på miljön innan du skriver ut Sida 9 av 9

71 Sotenäs kommun Kommunfullmäktige I Sammanträdesprotokoll SS KF 5 1O8 KA 2Or7 LL43 Avsägelse från uppdrag som ersättare i Kommunstyrelsen och ledamot i lt-nämnden, Daniel Nordström (M) Daniel Nordström (M) har lämnat en begäran om avsägelse från uppdrag som ersättare i Kommunstyrelsen och ledamot i IT-nämnden. Valberedningen ftireslår Helene Stranne (M) till ny ersättare i Kommunstyrelsen och Mathias Bruno (M) till ny ledamot i IT-nämnden. Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige entledigar Daniel Nordström (M) från uppdrag som från uppdrag som ersättare i Kommunstyrelsen och ledamot i lt-nämnden. Kommunfullmäktige väljer Helene Stranne (M) till ny ersättare i Kommunstyrelsen till och med Kommunfullmriktige väljer Mathias Bruno (M) till ny ledamot i IT-nämnden till och med 20i8 Skickas till Daniel Nordström (M) Helene Stranne (M) Mathias Bruno (M) Kommunstyrelsen IT-nämnden Löneenheten Kansliavdelningen Troman LYSEI,IILS Regístr KüfvilyliJitj aturen lrp rt o,,. Ja/+- Oæ Õ /? 4nde'r Justerares signatur ''Mhrl ffi Rätt utdraget intygar Sida: 26(34)

Visa mer