Den röda tråden. Handbok för politisk målstyrning i Härryda kommun MAJ 2014

Transkript

1 Den röda tråden Handbok för politisk målstyrning i Härryda kommun MAJ 2014

2 Innehåll Inledning...4 Politisk vision...4 Samhällets fyra delar...4 Samhälls- och medborgarintresse...5 Härryda kommun...5 Politisk organisation...6 Politiker beslutar, anställda genomför...6 Medborgarföreträdare...6 Att styra med mål och budget...8 Ansvarsfördelning...8 Följa upp och utvärdera...8 Är det vi som styr?...9 Modell för politisk styrning...10 Välinformerade politiker...10 Delegation...10 En tydlig målstruktur...12 Mål för god ekonomisk hushållning...12 Finansiella mål...12 Verksamhetsmål för god ekonomisk huhållning...13 Vårt eget målarbete enligt Härrydamodellen...13 Politiska inriktningsmål...13 Politiska verksamhetsmål...14 Mätbarhet...15 Politisk uppföljning...15 Stöd i prioriteringsarbetet...15 Den politiska processens årscykel...16 Kommunfullmäktiges och beredningarnas årsplan...16 Kommunstyrelsen...16 Fullmäktiges beredningar...16 Analys...17 Politiska metoder...18 Politisk omvärdering...18 Politisk organisation...19 Kommunfullmäktiges arbete...19 Fasta beredningar...19 Aktiva beredningar...19 Tillfälliga beredningar...20 Revision...20 Kommunstyrelsens arbete...20 Två möten i månaden...21 Utskott, råd och forum...21 Kommunstyrelsens särskilda uppsiktsplikt Revisionsrapporter...23 Övriga nämnder och politiska organ...24 Budget/planprocessen...24 Samverkan mellan kommunens olika organ och verksamheter...25 Strategi och initiativrätt...26 Kommunfullmäktiges presidiesamordning (KFP)...26 Initiativ och placering av politiskt strategiska frågor...26 Politiska sektorssamråd (PSS)...27 Politisk organisation...27 Förvaltningsorganisation...27 En samlad förvaltning...28 Förklaringar av begrepp...29 Bilaga Bilaga Den röda tråden, maj Reviderad mars

3 Den röda tråden Du håller i din hand en handbok för politisk styrning i Härryda kommun. Här har vi valt ett lite annorlunda arbetssätt. Syftet har varit att stärka de folkvalda politikernas inflytande över verksamheten genom att ge kommunfullmäktige en starkare ställning. Ett uttryck för detta är fullmäktiges beredningar. Vi vill styra med mål och budget. Hur framgångsrikt det blir beror i hög grad på dig och andra folkvalda politiker. Att ta aktiv del i arbetet i beredningarna och att vara aktiv i fullmäktige är dina möjligheter att vara med och styra. Om du dessutom är tydlig i din funktion som folkvald företrädare för medborgarna, kommer du att få en betydelsefull roll. Medborgarföreträdare kan du vara vid våra kommundelsstämmor och i andra sammanhang där medborgare träffas, till exempel i de föreningar och organisationer av skilda slag som finns i vår kommun. I denna tredje och utvecklade version av handboken har vi utvecklat avsnittet om våra medborgarkontakter och tydliggjort den modell för målstyrning som vi använder oss av och våra olika roller inom denna. Handboken, Den röda tråden, är ett levande dokument som du kan påverka med synpunkter under de kommande åren. Den kommer säkert att behöva revideras med några års mellanrum. Mölnlycke Solveig Einarsson-Lundqvist Weine Samuelsson Gun Wågsjö Jan Linde Siw Hallbert 3

4 Inledning Handboken beskriver ett sätt att arbeta för de folkvalda politikerna i kommunen. Vi utgår från hur varje ledamot kan arbeta inom politiken. Hur fungerar arbetet i de politiska partierna? Hur kan jag som enskild politiker, ledamot eller ersättare, påverka politikens innehåll? Hur kan jag bli delaktig i de resultat som uppnås? Kommunpolitiken bygger på de politiska partiernas och partimedlemmarnas intresse att skapa ett gott samhälle för medborgarna. All kommunal verksamhet är till för kommunens invånare. Alla som bor och verkar i kommunen ska ha samma samhälleliga förutsättningar för ett gott liv. Alla politiska partier ser som sin uppgift att medverka till ett gott samhälle och en god välfärd. Men partierna har olika idéer om hur detta goda samhälle ska se ut och om vägen dit. Som folkvalda ska vi i valrörelsen vart fjärde år redovisa vårt och våra partiers arbete. Under mandatperioden mellan valen kan och ska vi ta politiska initiativ i våra partier och i dialog med våra väljare. Det är också viktigt att vi är synliga i den offentliga debatten. Politisk vision De politiska partierna har delvis olika synsätt på samhället och olika politiska idéer som de vill förverkliga. Partiernas politiska visioner och idéer om hur de vill förändra samhället presenteras i deras respektive partiprogram. För att styra en kommun behövs en politisk majoritet, som med sitt röstetal i kommunfullmäktige bestämmer kommunens inriktning. Majoritetens politiska vision måste få genomslag i praktisk politik. Det gäller såväl den muntligt uttalade visionen i debatter och frågestunder som den vision som redovisas i politiska styrdokument. Det kan också uppstå majoriteter över politiska blockgränser eller genom att vissa grupper inom ett eller flera partier anser att de lyssnar särskilt på en viss medborgargrupp. Sådan är kommunpolitiken ibland av naturliga skäl, men det är viktigt att ett beslut inte gynnar en grupp på andra gruppers bekostnad. Partierna har ett viktigt uppdrag i att förklara för de förtroendevalda hur den politiska organisationen är tänkt att fungera utifrån rollfördelningen mellan de politiska organen och uppdragen. Arbetssättet förutsätter att partierna har en intern organisation för att förankra de förslag som behandlas i de politiska organen. 4

5 Samhällets fyra delar Ett sätt att förklara hur samhället är uppbyggt är att dela in det i fyra delar: Det offentliga samhället som styrs av politik och finansieras med skatter och avgifter, och där medborgarintresset ska dominera. Det privata näringslivet som styrs av ägar- och vinstintresse. Det civila samhället som styrs av gruppers och individers intressen och där det idéburna föreningslivet dominerar. Den privata sfären som styrs av familjens engagemang. Som kommunpolitiker har vi det yttersta ansvaret för den del av det offentliga samhället som utgörs av kommunens resurser. Vi har samtidigt ett ganska omfattande inflytande över de andra tre samhällssektorerna genom att vi som politiker är med och skapar de samhälleliga förutsättningarna för näringslivet i kommunen, för det ideella och frivilliga arbetet samt för familjernas liv. Samhälls- och medborgarintresse Vi politiker ska se till helheten. Det betyder att vi i första hand ska se till det som brukar kallas allmänintresset intressen och behov som rör alla medborgare och fördela kommunens resurser så rättvist som möjligt mellan olika behov, intressen, grupper och geografiska områden. Som politiker kommer vi att möta grupper som företräder olika intressen eller särintressen. Det kan vara några familjer med gemensamma intressen eller behov, det kan vara ett företag eller en förening. I vårt arbete som politiker ska vi väga samman dessa intressen och bedöma dem utifrån det allmänna medborgarintresset. Vi måste räkna med att möta enskilda personer som söker politiskt stöd för sina egenintressen. Jag måste få bygga vid sjön, jag äger ju ändå tomten. De förväntar sig ditt stöd, för de har ju faktiskt röstat på just dig. Starka personer eller starka grupper har lätt att få utrymme i media som gärna vill berätta om enskilda personer. Som politiker ska vi alltid stå upp för det allmänna bästa. Härryda kommun I vår kommun har vi en organisation som skiljer sig från hur de flesta andra kommuner är organiserade. Vår organisation bygger på två uttalade förhoppningar: Kommunfullmäktiges roll ska stärkas, dels genom kommunfullmäktiges tre fasta beredningar, dels genom möjligheten att utse särskilda beredningar för särskilda ändamål. Fullmäktigeledamöternas deltagande ska öka genom att de deltar i debatter, skriver motioner och/eller ställer frågor och interpellationer. 5

6 Politisk organisation (gäller från och med 2015) Revisorer Kommunfullmäktige (kf) Utbildnings- och kulturberedning Socialberedning Samhällsbyggnadsberedning Tillfälliga beredningar Valberedning Valnämnd Miljö- och bygglovsnämnd Överförmyndarnämnd Kommunstyrelse (ks) Ekonomiutskott Kommunstyrelsen är också krisledningsnämnd Social myndighetsnämnd Pensionärsråd Rådet för funktionshinderfrågor Ungdomsforum Rådet för idé burna organisationer Folkhälsoråd Brottsförebyggande råd Kommunstyrelsen har ett vidgat ansvar, eftersom den är nämnd för alla verksamheter och kommunen har så långt det varit möjligt försökt begränsa antalet nämnder utöver de som är nödvändiga enligt lag. Det ger oss möjlighet att se mer till helheten. Förvaltningen är organiserad på samma sätt. Kommundirektören är den enda förvaltningschefen, och det praktiska genomförandet leds av fem sektorschefer, varav kommundirektören är en. Vi brukar beskriva det som att vårt arbete liknar en hängränna, medan det traditionella arbetssättet ser ut mer som stuprör. Av detta följer att vi har delegerat mer av det praktiska utförandet, mer av hur-frågorna, till våra tjänstemän. Vi har också en arbetsmodell för det långsiktiga arbetet som innehåller omvärldsanalys, befolkningsprognoser, bostadsförsörjningsprogram och lokalresursplanering. Det är viktiga redskap som vi politiker delar med våra tjänstemän. Politiker beslutar, anställda genomför I den kommunala verksamheten finns två tydliga roller: Politikerrollen som präglas av vad-frågor, till exempel vilka verksamheter som behövs. Förvaltningsrollen som mest handlar om hur-frågor och val av metoder för hur arbetet ska genomföras, till exempel utformningen av verksamheten i skolan eller vård och omsorg. Den politiska ledningen och förvaltningen har en öppen dialog i de schemalagda och månatliga politiska sektorssamråden (PSS). Samtidigt är det viktigt för oss politiker att vara uppmärksamma på hurfrågorna. Ibland kan också de vara mycket politiska! Medborgarföreträdare I vår roll som politiker ingår att styra och leda kommunens verksamhet. Vi gör det på mandat som vi har fått av väljarna. Våra politiska program och våra visioner om samhället ska prägla det vi gör. Det förtroende vi fått från väljarna ska förvaltas i politiska beslut som kräver antingen 6

7 samsyn över det politiska fältet eller att en majoritet bestämmer över en minoritet. Sådana är politikens villkor. Av detta följer att vi är medborgarföreträdare och att våra uppdragsgivare är kommunens invånare. Det är två tydliga roller som vi ska förhålla oss till: Medborgare som vill att vi ser till helheten och agerar rättvist. Brukare som vid sina kontakter med kommunen vill ha god service och ett bra bemötande. Det är vi politiker som har ansvaret för medborgarkontakterna men den dagliga kontakten sker i de allra flesta fall mellan medborgarna och förvaltningen. Vid andra tillfällen är det viktigt att vi politiker deltar i dialogen med medborgarna, och det är vi som ska avgöra när det är lämpligt med direkta kontakter. Större möten, till exempel om förskolans eller skolans verksamhet, kan kräva vår medverkan. I mer organiserade former, till exempel vid brukarmöten och kommundelsstämmor, är det angeläget att vi som folkvalda politiker uppträder som tydliga medborgarföreträdare och deltar aktivt i det offentliga samtalet. Även annars bör vi alltid respektera om en medborgare vill tala med oss politiker och inte med en tjänsteman. Härryda kommun har infört medborgardialoger som ett arbetssätt i vår styrprocess. Syftet med dialogen enligt kommunfullmäktiges beslut är att öka medborgarnas delaktighet i den kommunala processen samt ge förtroendevalda kunskap om medborgarnas synpunkter. Till vårt stöd i detta finns ett antal principer för medborgardialog som har antagits av fullmäktige (se bilaga 1). Sedan 2011 har kommunens invånare även rätt att lämna förslag till fullmäktige i frågor inom kommunens ansvarsområden. Rätten att lämna förslag gäller även barn och ungdomar liksom utländska medborgare utan lokal rösträtt. Denna möjlighet kallas för medborgarförslag. Ytterligare medborgarkontakter sker via allmänhetens frågestund i fullmäktige, kommundelsstämmor och politiker på plats. De senaste åren har sociala medier fått en allt större plats för vårt politiska arbete. Sociala medier av olika slag är ett verktyg som kan användas såväl på ett positivt som ett negativt sätt. Det kan bli ett levande forum för medborgardialog, där vi kan möta våra medborgare där de befinner sig och när de har möjlighet att kommunicera. Det kan även hjälpa oss att sprida vårt budskap och fånga upp ett politiskt engagemang hos invånarna. I andra fall kan sociala medier bli ett tidskrävande arbete som måste underhållas och där vi som politiker inte kan vara med och påverka agendan. Det är viktigt att vi förtroendevalda förstår vikten av de sociala mediernas påverkan och hanterar denna kommunikationskanal med tillförsikt. 7

8 Ansvarsfördelning Att styra med mål och budget Grunden för den politiska målstyrningen är de politiska partiernas program. Det sammanfattas i Strategiskt program för majoriteten som blir styrande. Målen finns i verksamhetsberättelse (VEB) och verksamhetsplan (VEP) som är direkt kopplade till bokslut. Alla partier har möjlighet att visa sitt strategiska program. Dessa publiceras på kommunens hemsida. Gränsen mellan politiker och tjänstemän går rakt igenom verksamhetsplaner och budget. På samma sätt går ansvaret för uppföljning och utvärdering av arbetet rakt igenom verksamhetsberättelser och bokslut. Politikerrollen Mål och inriktning Budgetdirektiv Politisk uppföljning Medborgarkontakter Politik/tjänstemän Verksamhetsplan Budget Verksamhetsberättelse Bokslut Tjänstemannarollen Verksamhetsansvar Genomförande Personalansvar Brukarkontakter Som politiker har vi ansvar för besluten. Förvaltningen har ansvar för genomförandet. Men det finns ett ömsesidigt beroende mellan politiker och tjänstemän. Vi politiker äger medborgarnas intresse, och vi har det yttersta ansvaret för skattepengarna. Förvaltningen har ansvar för att ge god service till medborgarna på lika villkor och för att leverera bästa möjliga kvalitet till rätt pris. Det yttersta ansvaret är alltid politiskt. Vårt politiska inflytande det som vi har fått i uppdrag av medborgarna ligger i vår rätt att ta initiativ i fråga om mål och inriktning och i budgetbesluten. För att det ska fungera på ett tillfredsställande sätt är det viktigt att beredningarna, som en del av kommunfullmäktige, ser till att de politiska inriktningsmålen verkligen styr verksamhetsmålen och att allt hänger ihop. Kommunens revisorer granskar den kommunala verksamheten på fullmäktiges uppdrag. Granskningen tar bl.a. sikte på kvalitet och effektivitet, samt i vad mån verksamheten bedrivs målinriktat och i överensstämmelse med kommunallagens krav på god ekonomisk hushållning. Följa upp och utvärdera Nu handlar politik inte bara om att ha bra idéer och att se till att de genomförs. Vi politiker har också ett ansvar för att bevara det som är bra och att utveckla det. En viktig del av det ansvaret är att göra prioriteringar. Vi har ansvar för att prioritera bort verksamheter som inte är effektiva eller inte längre behövs. I tider av sämre ekonomisk tillväxt kan vi också tvingas att minska eller helt ta bort verksamheter som både är bra och viktiga, men som inte kan finansieras. Sådan prioritering kan vara både svår och nödvändig. 8

9 I mål- och budgetstyrd verksamhet, där vi politiker har delegerat genomförandet till vår förvaltning, blir uppföljningen extra viktig. Eftersom vi inte har, och inte ska ha, detaljkunskap måste vi ha metoder för att systematiskt kunna följa upp och få svar på frågor som: Uppnår vi målen? Har verksamheten tillräckligt hög kvalitet? Är den kostnadseffektiv? Präglas verksamheten av god ekonomisk hushållning? Redskap och metoder för uppföljning återkommer vi till längre fram. Är det vi som styr? Ibland får du frågan, eller ställer den själv: Är det verkligen politikerna som styr kommunen? Det är vi politiker som bestämmer vad som ska genomföras, vad som ska prioriteras eller prioriteras bort, och det är vi som bestämmer formerna för hur verksamheten ska utvärderas. Målstyrning och budget är utmärkta metoder för att prioritera. Vi styr, och våra chefer leder verksamheten. Det är förvaltningens ansvar att genomföra och redovisa verksamheten i enlighet med de politiska besluten. För att en verksamhet som omfattar cirka personer ska fungera måste två tydliga krav vara uppfyllda: Vi politiker måste kunna lita på våra chefers kompetens och goda ambitioner. Vi ska känna förtroende när vi delegerar stora delar av både ansvar och befogenheter till dem. Cheferna ska i sin tur ha förtroende för sin personal och på samma sätt kunna delegera både ansvar och befogenheter långt ut i verksamheten. Det bidrar till ett gott klimat, stimulerar goda insatser från personalen och god utveckling av verksamheten. På motsvarande sätt är det viktigt att förvaltningen har förtroende för politiker och för deras roll. Engagerad och nöjd personal är den bästa garantin för god kvalitet och ett gott bemötande av medborgare och brukare. 9

10 Modell för politisk styrning Vi har tre parter att ta hänsyn till i arbetet. Det är medborgarna och brukarna, som finansierar verksamheten, och de politiska partierna med sina partiprogram. I arbetet tas alltid hänsyn såväl till medborgare och brukare som till den politiska viljan. Det som styr är den politiska organisationen och de mål som den ställer upp. Våra redskap är de politiska inriktningsmålen nedbrutna till verksamhetsmål. I våra budgetanvisningar, som diskuteras i kommunfullmäktige, bereds av kommunstyrelsen och slutligen beslutas av fullmäktige, läggs grunden för förvaltningens förslag till budget som sedan kommunstyrelsen behandlar och kommunfullmäktige fastställer. Efter genomförd verksamhet är vårt redskap budgetuppföljning under pågående verksamhetsår och dialog kring bokslutet efter avslutat verksamhetsår. Mål- och budgetarbetet blir inte något redskap för styrning om vi inte samtidigt har en politisk uppföljning och utvärdering och är beredda att analysera. Det gäller att våga göra nya prioriteringar. Som politiker måste vi känna till modeller för politisk styrning och tillämpa dem. Välinformerade politiker Delegation En bra dialog mellan politiker och tjänstemän förutsätter ömsesidig kunskap om varandras idéer och arbete. Ett sätt att stärka dialogen är att beredningarna får en föredragning om förvaltningens förslag till kommande års budget innan partierna inleder sitt mera detaljerade budgetarbete. Alla politiker kan av naturliga skäl inte vara lika välinformerade i alla frågor. De två heltidsarvoderade kommunalråden har självfallet mest information, och ledamöterna i kommunstyrelsen är mer välinformerade än de flesta ledamöter i fullmäktige. Beredningsledarna har information om det som händer inom sina respektive beredningars verksamhetsområde. Eftersom alla ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige får alla handlingar inför kommunstyrelsens sammanträden, har de politiska partierna möjlighet att vara välinformerade vid sina gruppmöten redan innan frågorna behandlas av kommunstyrelsen. Det är varje politikers ansvar att skaffa sig tillräcklig information för att fatta rätt beslut. Delegering enligt kommunallagen innebär att man överför befogenhet att fatta beslut till någon annan. Främsta skälet till delegering är att avlasta fullmäktige och nämnder, så att de inte behöver behandla rutinärenden. 10

11 Fullmäktige delegerar rätten att fatta beslut i vissa ärenden genom att upprätta reglementen för kommunstyrelsen och nämnderna. Nämnderna och kommunstyrelsen har i sin tur möjlighet att delegera rätten att fatta beslut. Kommunstyrelsen delegerar genom att fastställa en delegationsordning. Kommunstyrelsen har, genom delegationsordningen, delegerat till kommundirektören samtliga beslut där befogenheten att fatta beslut överförs till förvaltningen. Kommundirektören fattar sedan beslut om vidaredelegation inom förvaltningen. Alla beslut som fattas med stöd av delegationsordningen ska dokumenteras och anmälas till kommundirektören och kommunstyrelsen. Varje sektor har sin interna rutin för detta. Att kommunens anställda utför sina dagliga arbetsuppgifter är inte samma sak som att dessa har delegerats, det är en ren verkställighet av våra politiska beslut. Begränsningar av delegeringsrätten Fullmäktige: KL 3:10 Nämnder: KL 6:34 Fullmäktige Kommunstyrelse Kommundirektör Beslut i kommunallagens (KL) mening Annan anställd Ren verkställighet 11

12 En tydlig målstruktur Vårt målarbete är i två delar och är uppbyggt i olika steg. Kommunfullmäktige beslutar om mål för god ekonomisk hushållning och politiska inriktningsmål. De politiska verksamhetsmålen beslutas av kommunstyrelsen. Förvaltningen ansvarar för indikatorerna. KOMMUNALLAGEN Mål för god ekonomisk hushållning: Finansiella mål Verksamhetsmål Kommunfullmäktige (kf) Kommunstyrelse (ks) Förvaltning HÄRRYDAMODELLEN Politiska inriktningsmål ò Politiska verksamhetsmål ò Indikatorer Mål för god ekonomisk hushållning Kommunfullmäktige fastställer mål för god ekonomisk hushållning. De innehåller två delar, finansiella mål och verksamhetsmål. Målen fastställs som en del av budgetbeslutet och kan revideras varje år. Att sådana mål ska fastställas finns reglerat i kommunallagen, där det också framgår att dessa mål ska ha betydelse för en god ekonomisk hushållning. Målen för god ekonomisk hushållning följs upp av fullmäktiges presidium. Målen för god ekonomisk hushållning ska medverka till att varje generation tar ansvar för sin konsumtion av kommunal verksamhet och efterlämnar miljömässiga, sociala och ekonomiska förutsättningar som är minst lika goda som dem man tog över från den förra generationen. Kommunfullmäktige fastställer målen i november varje år samtidigt som budgeten antas. Nedan redovisas de mål som fullmäktige antog i november Finansiella mål Måluppfyllelsen mäts och analyseras årligen i rullande fyraårsperioder. Soliditeten ökar med en procentenhet per år. Resultatet är 2,5 procent av verksamhetens nettokostnader. 12

13 Verksamhetsmål för god ekonomisk hushållning Bostadsbyggandet utformas så att en befolkningsökning på lägst 1,5 procent kan mötas med bostäder i alla ägande- och upplåtelseformer. Full behovstäckning inom förskoleverksamheten och föräldrar kan välja verksamhetsform. Alla elever har efter slutförd grundskola eller gymnasieutbildning tillräcklig kompetens för arbete eller fortsatta studier. Det finns bostäder av god kvalitet och god tillgänglighet för äldres och funktionsnedsattas bedömda behov. Vårt eget målarbete enligt Härrydamodellen I vårt arbete med målstyrning fastställer kommunfullmäktige politiska inriktningsmål på initiativ av de tre beredningarna. Dessa mål ska ses över minst en gång per mandatperiod. De politiska inriktningsmålen bryts sedan ned i politiska verksamhetsmål, som kommunstyrelsen fastställer. Verksamhetsmålen är direkt styrande för verksamhetens planering och blir en del av budget/plan. Det är viktigt att verksamhetsmålen utformas så att de bestämmer verksamheten och att de kan utvärderas. För att följa och utvärdera en verksamhet, effekterna av de politiska målen och budgetstyrningen måste det finnas olika typer av informationsmått och indikatorer. Verksamhetsplanen (VEP) ska innehålla de politiska inriktningsmålen och verksamhetsmålen, som upptar ett rimligt antal av både önskade informationsmått och indikatorer, vilka sedan kan följas upp som resultat i verksamhetsberättelsen (VEB). I verksamhetsberättelsen för det gångna året följer de ansvariga cheferna upp sina respektive verksamheter. Vi politiker har anledning att noga följa och värdera verksamhetsberättelserna, eftersom de ger oss bra underlag för vår politiska uppföljning. Politiska inriktningsmål De politiska inriktningsmålen svarar på frågan Vad vill vi uppnå? De beskriver tillsammans ett syfte, ett önskvärt framtida tillstånd, och de ska kunna utvärderas. Inriktningsmålen diskuteras och ett förslag arbetas fram i kommunfullmäktiges beredningar. Förslaget överläggs vid ett tillfälle i kommunfullmäktige innan det slutgiltiga förslaget bereds av kommunstyrelsen och fastställs av kommunfullmäktige. Till de politiska inriktningsmålen bifogas beredningens kommentarer som beskriver på vilka grunder förslaget till mål har tillkommit samt hur beredningen har resonerat. Kommentarerna ger en viktig vägledning till kommunstyrelsen och förvaltningen inför upprättande av verksamhetsmål. I kommunen har vi delat upp arbetet i fem sektorer och det operativa arbetet i 25 verksamhetsområden (2017). För verksamhetsområden skall finnas ett och max fyra politiska inriktningsmål. Vissa politiska inrikt- 13

14 ningsmål är av övergripande karaktär och påverkar inriktningen för flera av förvaltningens verksamheter. Dessa redovisas i början av VEP och VEB. Det är kommunfullmäktiges beredningar som har ansvar för att följa upp och utvärdera de politiska inriktningsmålen för sina respektive verksamhetsområden. Inriktningsmålen måste vara fastställda av fullmäktige senast under februari månad för att komma med i nästa års verksamhetsplan. De politiska inriktningsmålen finns tillgängliga på kommunens hemsida. När de politiska inriktningsmålen är fastställda av kommunfullmäktige får kommunstyrelsen i uppdrag att ta fram verksamhetsmål. Politiska verksamhetsmål Verksamhetsmålen beskriver hur vi vill att verksamheten ska bedrivas. Det måste finnas mål för alla verksamheter, och de ska ange verksamhetens innehåll, arbetssätt och val av metoder. Dessa mål ska kunna utvärderas på både metod- och kvalitetsnivå. En god ekonomisk hushållning kräver också att de kan vara ett stöd för att bedöma om verksamheten är kostnadseffektiv. Kommunstyrelsen ger förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag till verksamhetsmål. Förvaltningens förslag till verksamhetsmål överläggs på ks-info och fastställs sedan av kommunstyrelsen. Genom detta arbetssätt har partierna möjlighet att förankra förslaget innan verksamhetsmålen fastställs av kommunstyrelsen. Verksamhetsmålen måste vara beslutade i kommunstyrelsen senast i maj månad för att komma med i verksamhetsplanen för nästkommande år. Verksamhetsmålen finns tillgängliga för allmänhet, politiker och anställda genom VEP och VEB. För att målen ska fylla sin funktion och ge önskad effekt måste de vara levande i vardagsarbetet. Det betyder att de ska hållas aktuella inom verksamheten, till exempel vid arbetsplatsträffar, och att de ska fungera som redskap när verksamheten arbetar fram sina verksamhetsplaner och budgetförslag, och när kommunstyrelsen och kommunfullmäktige fattar sina beslut. Kommunstyrelsen har ansvar för att verksamhetsmålen utvärderas. Ledamöterna i de fasta beredningarna måste ha god kunskap om de verksamhetsmål som finns inom respektive verksamhetsområde. Detta får de genom att årligen följa upp måluppfyllelsen av de politiska inriktningsmålen utifrån VEB. I arbetet med verksamhetsplan och budget ingår insatser för att uppnå de olika politiska verksamhetsmålen. En viktig uppgift för förvaltningen/ ledningen är att följa det målarbetet och att kvalitetssäkra så att intentionerna från de politiskt beslutade målen når ända fram till genomförandet. 14

15 Mätbarhet Att de beslutade målen, särskilt de politiska verksamhetsmålen, kan mätas och utvärderas blir viktigt för politikens möjlighet att styra och för förvaltningens möjlighet att leda verksamheten. Vi kan mäta och följa verksamheten via två typer av mått: Informationsmått som beskriver verksamhetens omfattning i siffror och som går att jämföra över en tid, till exempel antalet boklån på biblioteket. Indikatorer som visar en tänkt kvalitet i verksamheten i relation till målen och hur kvaliteten förändras, till exempel antalet personer som lånar böcker och hur många böcker de i genomsnitt lånar under året. Indikatorerna ger dock inte alltid en heltäckande bild av måluppfyllelsen, utan kompletteras därför med andra beskrivningar av resultat och i analyser. Stöd i prioriteringsarbetet Politisk uppföljning Som politiker ställs vi inför många svåra överväganden. Intressen ställs mot varandra, och ibland kan ett beslut vara förknippat med starka känslor. Då kan det vara bra att ta hjälp av objektiva instrument som konsekvensbedömningar av olika slag, till exempel barnkonsekvensanalys. Ekonomiska konsekvensbeskrivningar görs alltid men kan alltså behöva kompletteras med bedömning av andra konsekvenser. När vi förändrar de politiska inriktningsmålen, ska kommunstyrelsen alltid göra motsvarande förändring av de politiska verksamhetsmålen. Det är troligt att processen också innebär att vi behöver förändra enstaka politiska inriktningsmål. Vi ska ha ett arbetssätt som stödjer sådana förändringar. Budgeten revideras årligen och är därmed ett mer lättrörligt redskap. Men oftast är det bara en liten del av den totala budgeten som blir föremål för diskussion, överväganden och beslut. Det kan vara svårt att få översiktlighet och helhet när arbetet i ekonomiutskottet och i partigrupperna enbart handlar om vad som ska tas bort eller läggas till. 15

16 Den politiska processens årscykel All politisk styrning sker i årscykler. Det är viktigt att se detta arbete som en ständigt pågående process där vi politiker har ett stort ansvar. Mål- och budgetarbetet genomförs en gång om året. Efter det kommer ett år med verksamhet, som sedan följs upp och analyseras. Därefter värderar vi de tidigare beslutade målen och lägger förslag om eventuella förändringar. Kommunfullmäktiges och beredningarnas årsplan Budget/plan Bokslut/årsredovisning Målstyrning I bilden är VEP en förkortning av dokumentet för verksamhets - plan (kommande år). VEB betyder verksamhets - berättelse (föregående år). okt nov dec Budget/plan inkl VEP fastställs Delårs- & prognosbokslut Info om delårs- & prognosbokslut jan Allmänpolitisk debatt NYA/REV POLITISKA INRIKTNINGSMÅL Uppföljning politiska inriktningsmål Uppföljning måluppfyllelse feb Årsredov & VEB Budgetanvisn mar apr sep aug Förslag till Budget/plan i beredning jun maj jul Målstyrningen förutsätter en uppföljning av resultaten av gjorda insatser. Politisk uppföljning innebär att följa verksamheten och att ställa frågor om hur den motsvarar det önskade tillstånd som finns beskrivet i politiska inriktnings- och verksamhetsmål. Kommunstyrelsen och beredningarna har olika uppgifter och ansvar för uppföljning. Kommunstyrelsen Fullmäktiges beredningar Redovisning av måluppfyllelse av verksamhetsmålen och ekonomiskt utfall för verksamheterna sker i verksamhetsberättelser (VEB) och i årsredovisning samt i vissa delar i samband med delårsbokslutet. Kommunstyrelsens uppdrag är att kontrollera om effekterna för invånarna verkligen har blivit de avsedda. I uppföljningen ingår att bedöma valet av metoder, kvalitet och kostnadseffektivitet. I beredningarnas huvuduppgifter ligger ett uppdrag att svara för en löpande politisk uppföljning/utvärdering av fastställda politiska inriktningsmål inom sitt ansvarsområde. Det vi ska göra som politiker är en politisk uppföljning, en effektiv kontroll av om vi har uppnått de politiska inriktningsmålen. 16

17 Uppföljning i beredningarna av måluppfyllelse sker efter att verksamhetsberättelsen har redovisats. I uppdraget ingår också att omarbeta eller ta fram nya politiska inriktningsmål som uppnåtts eller av andra skäl måste förändras. Uppföljningen gör vi utifrån frågorna: Är de politiska inriktningsmålen fortfarande aktuella och relevanta? Behöver de revideras i sin helhet? Om något mål behöver ses över, i så fall vilket? Saknas politiska inriktningsmål för verksamheten eller för något område inom verksamheten? När beredningen har gjort sin bedömning av måluppfyllelse redovisas resultatet av beredningsledaren på kommunfullmäktige i juni och december. På så sätt får hela fullmäktige information om måluppfyllelsen för de olika verksamheterna. Analys Analysen är en viktig del av beredningarnas arbete. I vår analys måste vi ställa frågor som: Får vi det vi har avsett med våra politiska inriktningsmål, planer, verksamhetsmål och budget? I vilken mån är de politiska inriktningsmålen uppfyllda, och hur har det gått med våra förslag till förändring? I vårt omvärderings- och förändringsarbete måste vi också ställa oss frågor som: Vad händer om vi ändrar den politiska inriktningen? För vem är det negativt, och för vem är det positivt? Vad händer när vi tar bort verksamhet som har funnits länge eller under kortare tid? Vad händer när vi tillför ny verksamhet? Även i lägen där vi känner osäkerhet om svaren måste vi vara beredda att fatta beslut. Vi måste hela tiden bli bättre på att beställa utvärderingar och att bestämma vad vi vill mäta. Det vi mäter är ofta den verksamhet som utvecklas mest och bäst, och redan det kan vara styrande. Utvärdering har inget värde om den inte används i vår analys och vårt budgetarbete. 17

18 Politiska metoder För uppföljning utvärdering analys har vi en rad politiska metoder: Analys av målen i relation till verksamhetsplan/verksamhetsberättelse eller budget/bokslut Studiebesök i verksamheten (bilaga 2) Revisionsrapporter för särskilda områden Brukarundersökningar och medarbetarenkäter som utförs av förvaltningen Möten med medborgare och brukare Kommundelsstämmor Debatt i kommunfullmäktige I vår bedömning kan ingå utvärderingar av olika slag från förvaltningen och revisionen. I arbetet får vi också ibland rapporter från tillsyn av myndigheter, till exempel Socialstyrelsen, Länsstyrelsen eller Skolverket. Sådana rapporter är utmärkta redskap i vår uppföljning. Politisk omvärdering Att styra med politiska inriktningsmål och budget kräver styrka att ta bort mindre effektiv eller lågt efterfrågad verksamhet för att få plats för nytillkommande behov och önskemål. Vi måste kunna avveckla verksamhet som det inte längre finns behov av. Det finns två risker med vårt arbetssätt: Någon politiker eller något parti driver fram en ny verksamhet eller inriktning utan noggranna överväganden. Anställda, politiker eller väljargrupper slår vakt om en verksamhet vars syfte inte längre är aktuellt. För oss politiker är det viktigt att värdera en verksamhets resultat och med den värderingen som grund våga ändra i de politiska inriktningsmålen. De målen ska i sin tur styra våra politiska verksamhetsmål och få genomslag i budgeten. Några av våra redskap för omvärdering är: Omvärldsanalys Dialog om verksamhetsberättelse och bokslut Statliga mål för till exempel folkhälsa och miljö Ett förklarande exempel I vårt exempel är det tänkta politiska inriktningsmålet Att gå på bra teater i Stockholm. Uppföljning pågår ständigt, som att läsa kartan på en bilfärd till Stockholm via Gränna. Frågan är om vi är på rätt väg. Är vi på väg till Stockholm, och passerar vi Gränna? Utvärdering är att ställa sig frågorna: Kom vi fram till Stockholm? Valde vi rätt väg? Var det klokt att åka just via Gränna? Var det något positivt med det? Var det kostnadseffektivt? Att analysera innebär i det här exemplet att pröva om det var viktigt att åka till Stockholm, eller om vi kunde vara nöja med ett annat resmål, till exempel teater i Göteborg. Det som framkommer i analysen är ofta det som leder till ett behov att ändra eller anpassa de politiska inriktningsmålen och eventuellt ge nya budgetförutsättningar. 18

19 Politisk organisation Den politiska organisationen innehåller flera nivåer: Kommunfullmäktiges arbete Kommunfullmäktige består av 51 ledamöter samt ersättare. De väljs i allmänna val och är kommunens högsta beslutande organ. Kommunfullmäktige fastställer kommunens organisation och fattar alla beslut om principfrågor, skatt, avgifter, budget, verksamhetsplaner samt bokslut och verksamhetsberättelse. Kommunfullmäktige fastställer även reglementen för kommunstyrelsen och övriga nämnder. Kommunfullmäktige ska se till helheten och verka för bästa möjliga verksamhet av god kvalitet för medborgarna. Kommunfullmäktige är medborgarnas direktvalda företrädare. Fasta beredningar Aktiva beredningar Kommunfullmäktige har från och med 2015 tre fasta beredningar vilka ansvarar för nedanstående områden. Utbildnings- och kulturberedningen (UTK) svarar för förskola, fritidshem, grundskola, gymnasieskola, vuxenutbildning, kulturverksamhet samt samverkan med och stöd till all ideell föreningsverksamhet. Socialberedningen (SOC) svarar för verksamheter för äldre i form av hemtjänst, vård och omsorgsboende, kommunal hälso- och sjukvård, stöd till personer med funktionsnedsättning, individ- och familjeomsorg samt överförmyndarverksamheten. Samhällsbyggnadsberedningen (SHB) svarar för plan- och markfrågor, frågor som gäller trafik och kollektivtrafik, energifrågor, miljöfrågor, kommunala byggnader samt näringslivs- och arbetsmarknadsfrågor. Utifrån beredningarnas fem uppgifter kan arbetet läggas upp på olika sätt. Man kan säga att de första två uppgifterna är beredningens huvuduppgifter och att de övriga tre är en förutsättning för att kunna utföra huvuduppgifterna på ett tillfredsställande sätt. De två huvuduppgifterna är: 1. Utarbeta förslag till politiska inriktningsmål för verksamheterna. 2. Löpande följa upp/utvärdera och till fullmäktige föreslå förändringar av fastställda politiska inriktningsmål Det är viktigt att beredningsledamöterna har god kunskap inom det område de ska formulera mål om och detta skaffar de sig bland annat genom att ordna utfrågningar av ansvariga tjänstemän inom sina respektive ansvarsområden. Medborgare och berörda brukare kan inbjudas att vara med vid dessa utfrågningar. Beredningarna kan även ta initiativ till debatter i kommunfullmäktige inom sina ansvarsområden. Beredningarna får begära in upplysningar och yttranden, som de behöver för att kunna fullgöra sina uppgifter, från kommunstyrelse, nämnder och förvaltningen. Beredningen kan även inhämta information från andra organisationer och huvudmän som verkar inom samma område samt 19

20 följa utvecklingen inom den statliga styrningen och debatter i media. Beredningen ska utifrån ovanstående: 3. Följa verksamheten inom respektive sektor 4. Ta initiativ inom sitt område 5. Skaffa och bibehålla omvärldskunskap m m inom sitt område Den kunskap som beredningsledamöterna får genom sitt arbete skall sedan ligga grund när de gör den politiska uppföljningen av inriktningsmålen och eventuellt reviderar dessa. Erfarenheter från de år då den här modellen har tillämpats visar att det är positivt att fördela arbetsuppgifterna, tillfälligt eller mer permanent, i organiserade arbetsgrupper. Det sprider intresset och ger fler ledamöter möjlighet att fördjupa sig inom ett område. Engagemanget blir större, och fler får bidra med sin kompetens. En sådan arbetsgrupp bör ha en särskilt utsedd gruppledare för att samordna arbetet. Varje beredning har en beredningsledare från majoriteten och en vice beredningsledare från oppositionen. Dessa ansvarar för arbetet i beredningen. Från och med mandatperioden har varje beredning 21 ledamöter. Majoritetsförhållandena i kommunfullmäktige återspeglas i beredningarna. Det möjliggör majoritetsbeslut och alternativa förslag och i förekommande fall voteringar. Tillfälliga beredningar Kommunfullmäktige kan också fatta beslut om att tillsätta tillfälliga beredningar. De arbetar bara med de frågor som de har tillsatts för att lösa, och uppdraget är begränsat i tid. Revision Kommunfullmäktige tillsätter revisorer som är fullmäktiges organ för att följa och utvärdera den kommunala verksamheten. Tyngdpunkten i deras arbete ligger inte på siffergranskning utan på förvaltnings- eller verksamhetsrevision. Därutöver lämnar revisorerna varje år en revisionsberättelse med förslag till beslut vid fullmäktiges prövning av ansvarsfrihet. Revisorernas arbete leds av en ordförande och en vice ordförande och det brukliga är att ordföranden väljs från oppositionen och vice från majoriteten. Revisorerna rapporterar direkt till fullmäktige. Kommunstyrelsens arbete Kommunstyrelsen består av 13 ledamöter och 13 ersättare som utses av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsens uppdrag, styrning, arbetsformer, påverkan och ansvar är reglerat i Kommunallagen (kapitel 6, 1 6) och det reglemente som fastställs av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen har ansvar för alla verksamheter inom utbildning och kultur, socialtjänstens ansvar för individer och grupper samt samhälls- 20

21 byggnadssektorns omfattande verksamhet. Kommunfullmäktige har genom sitt beslut om reglemente överlåtit en rad beslut till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska verkställa kommunfullmäktiges beslut. När kommunstyrelsen bereder ärenden till kommunfullmäktige, ska den särskilt se till att de lagliga och ekonomiska förutsättningarna för ett beslut är uppfyllda. Genom att samla en rad beslutsfrågor till kommunstyrelsen, som både styrelse och verksamhetsnämnd, uppnår vi två gynnsamma effekter: Det blir lättare att överblicka den kommunala organisationen, vilket ökar effektivitet och samverkan, och invånarna får därigenom ut mer och bättre verksamhet. Kommunstyrelsen är ansvarig för personalfrågor och reglerar förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och de arbetstagare som är anställda i kommunen. Kommunstyrelsen är också krisledningsnämnd, vilket innebär att kommunen ansvarar i samband med allvarlig kris och i kristider. Två möten i månaden Utskott, råd och forum För att klara sitt uppdrag sammanträder kommunstyrelsen två gånger i månaden, med undantag för sommarmånaderna, med ett informationsmöte och ett beslutsmöte. Vid informationsmötena får kommunstyrelsen kunskap om viktiga frågor som gäller pågående verksamhet och frågor som kommer att bli föremål för senare beslut. Vid beslutsmöten ägnar sig styrelsen antingen åt att bereda frågor för kommunfullmäktiges kommande beslut eller beslutar själv i ärenden som är delegerade till styrelsen enligt reglementet. Kommunstyrelsen har till sin hjälp ett ekonomiutskott, ett antal råd och ett ungdomsforum. De väljs av kommunstyrelsen, och deras uppdrag är fastställda i särskilt antagna bestämmelser och instruktioner. Idén bakom råden är att styrelsen ska vara väl informerad och ha öppna kanaler för dialog med andra samhällsaktörer. Därför är det viktigt att råden har en nära koppling till kommunstyrelsen på personnivå. Råden och forumet rapporterar till kommunstyrelsen enligt en plan som fastställs för ett år i taget. Nedan beskrivs respektive organs uppdrag: Ekonomiutskottet har som sin huvudsakliga uppgift att lämna förslag till budget/plan och tillhörande styrdokument såsom delårs- och helårsbokslut. Utskottet bereder också vissa andra ekonomiska ärenden som sedan behandlas i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Utskottet fullgör därtill uppgifter på det personalpolitiska området enligt särskilt fastställd process. Det består av fem ledamöter och fem ersättare. Mer om ekonomiutskottets roll i budgetprocessen finns på sidan 25. Pensionärsrådet har till uppgift att särskilt följa samhällsutvecklingen för äldre och pensionärer. Fokus ligger på frågor som gäller äldres villkor, 21

22 samhällets insatser för äldre och frågor som har betydelse för hälsa och välfärd. I rådet samverkar kommunen med de äldres föreningar, särskilt pensionärsorganisationerna, som dessutom har uppdraget att föreslå vice ordförande. Västra Götalandsregionens Hälso- och sjukvårdsnämnd 7 (HSN 7) inbjuds att delta i arbetet. Rådet för funktionshinderfrågor ska följa samhällsutvecklingen för personer med funktionsnedsättning. Arbetet inriktas på att undanröja hinder och på samhällsstrukturer som kan verka hindrande. Här uppmärksammas i första hand bristen på lika villkor och negativa effekter på hälsan. I rådet samverkar kommunstyrelsen med kommunens organisationer inom området som dessutom har uppdraget att föreslå vice ordförande. Rådet för idéburna organisationer ska främja samarbete mellan de olika idéburna organisationer som verkar inom kommunen samt vara rådgivande till kommunstyrelsen i frågor gällande organisationer i vår kommun. Rådet har även till uppgift att två gånger per år anordna öppna möten med de idéburna organisationer som verkar inom kommunen. I rådet deltar företrädare för olika organisationer samt ledamöter med nära koppling till kommunstyrelsen. Rådet instiftas Brottsförebyggande rådet (BRÅ) är ett organ för samråd och ömsesidig information mellan Härryda kommun och företrädare för polismyndigheten samt företag och organisationer med intresse av brottspreventiva frågor. Rådet ska verka för att öka kunskapen om kriminalitet, dess orsaker och effekter samt verka för att skapa engagemang kring brottsförebyggande arbete. Folkhälsorådet har ansvar för att följa hälsoutvecklingen i kommunen och föreslå aktiviteter för att främja en god hälsa och att förebygga uppkomst av sjukdom och skada som kan undvikas genom kommunpolitiska beslut. I Folkhälsorådet samverkar kommunen i första hand med Västra Götalandsregionens Hälso- och sjukvårdsnämnd 7 (HSN 7). Ungdomsforum fungerar som en mötesplats där ungdomar och politiker utbyter information, förslag och åsikter. Ungdomsforum är ett inflytandeforum för ungdomar i Härryda kommun. Det finns plats för 20-talet ungdomar och en politiker från varje parti som finns representerat i kommunstyrelsen. Ungdomarna är mellan 13 och 19 år och kommer från alla kommunens senareskolor samt Hulebäcksgymnasiet eller något annat gymnasium. 22

23 Kommunstyrelsens särskilda uppsiktsplikt Revisionsrapporter Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen (6 kap. 1 ) leda och samordna verksamheterna samt ha uppsikt över övriga nämnder och kommunala bolag. Lednings- och samordningsrollen innefattar uppgiften att kontrollera att nämnderna bedriver sin verksamhet i enlighet med kommunfullmäktiges mål och riktlinjer, att författningar och reglementen följs samt att den ekonomiska förvaltningen är effektiv och säker. Därför ska kommunstyrelsen utöva löpande tillsyn på ett sätt som styrelsen beslutar. Dialog är viktigt, liksom krav på regelbunden rapportering och riskbedömning. Uppsikten bör begränsas till påpekanden och till att lämna råd och anvisningar. Kommunstyrelsen kan också föreslå kommunfullmäktige att ingripa. Däremot kan kommunstyrelsen inte fatta beslut i en annan nämnds ställe, upphäva redan fattade beslut eller ingripa i en myndighetsuppgift som en annan nämnd har ansvar för. Kommunen har två bolag, det helägda HEAB och det till 42 procent ägda Förbo. Uppsiktsplikten betyder att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att verksamheten som bedrivs i dessa bolag styrs och följs upp på samma sätt som den verksamhet som bedrivs i förvaltningsform. Om kommunstyrelsen vid sin övervakning finner brister, ska den lämna råd till bolaget eller föra ärendet till kommunfullmäktige som får fatta beslut. Styrningen av bolagen sker via ägardirektiv, som reglerar bolagets uppgifter. Av direktiven bör det framgå hur bolaget ska verka inom sitt kommunala uppdrag. Kommunens revisorer, som har en fri ställning och som är kommunfullmäktiges resurs, har till uppgift att planmässigt revidera kommunens verksamheter. Förvaltningsrevision innebär att granska både förvaltningens sätt att svara för verksamheten och kommunstyrelsens sätt att styra verksamheten. Revisorerna tar fram granskningsrapporter för olika områden. Kommunstyrelsen uppdrar åt förvaltningen att kommentera och följa upp revisorernas granskningsrapporter. Därefter diskuteras rapporterna och förvaltningens kommentarer i ekonomiutskottet innan de behandlas i kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutar om åtgärder med anledning av rapporterna, och de besluten delges kommunfullmäktige. Ett så strukturerat arbetssätt är en förutsättning för att de kunskaper som tillförs via revisorernas arbete kommer verksamheten, och ytterst medborgare och brukare, till del. 23

24 Övriga nämnder och politiska organ Kommunstyrelsen i Härryda är verksamhetsansvarig nämnd för alla kommunala frågor utom de som i särskild ordning beslutas av våra fem nämnder: Valnämnden har till uppgift är att fullgöra kommunens uppgifter vid val till riksdagen, region- och kommunfullmäktige, val till Europaparlamentet samt svara för eventuella folkomröstningar. Miljö- och bygglovsnämnden ska fullgöra kommunens uppgifter när det gäller myndighetsutövning inom miljö- och hälsoskyddsområdet och byggnadsväsendet samt svara för information i frågor som rör nämndens verksamhetsområde. Sociala myndighetsnämnden svarar för kommunens uppgifter i fråga om myndighetsutövning mot enskild inom socialtjänstens och det offentliga utbildningsväsendets områden. Överförmyndarnämnden är en myndighet som ska garantera rätten åt personer som inte kan ta hand om sig själva, förvalta sin egendom eller på annat sätt tillvarata sina rättigheter. Den Gemensamma IT-nämnden (med Bollebygd) svarar för att leverera ändamålsenlig funktion för drift och IT-stöd till kommunernas förvaltningar. Utöver dessa nämnder finns även: Kommunfullmäktiges valberedning som förbereder alla val av ledamöter och ersättare till kommunstyrelsen, nämnder och ledamöter i fullmäktiges beredningar samt val av representanter till bolag och förbund med mera Budget/planprocessen Budgetarbetet börjar redan i januari, när kommunfullmäktige har en allmänpolitisk debatt. Med utgångspunkt från vad som framkommer i debatten, vad som är kopplat till tidigare planer och pågående verksamhet upprättar kommunstyrelsen förslag till budgetanvisningar, som kommunfullmäktige fastställer vid sitt sammanträde i mars. Kommunstyrelsen uppdrar åt förvaltningen att göra en befolkningsprognos och ett bostadsförsörjningsprogram. De dokumenten ligger sedan till grund för planer som tas fram. Skatteintäkterna budgeteras efter prognoser från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). En lokalresursplan (LRP), som bygger på befolkningsprognosen och bostadsförsörjningsprogrammet, lämnas tillsammans med budgeten till kommunfullmäktige i november. Detta arbete ger kommunstyrelsen bästa tänkbara underlag för budget och plan. I januari arrangeras seminarier om omvärlden för berörda politiker och tjänstemän. Dessa utgår från en omvärldsanalys, där man studerar särskilda grupper eller åldersgrupper. 24

25 Förvaltningens sektorer arbetar gemensamt fram ett förslag till budget för det kommande året och en plan för de följande två åren. Med utgångspunkt från förvaltningens förslag arbetar ekonomiutskottet fram ett förslag till budget och plan. Det förslaget är till stora delar identiskt med förvaltningens förslag, men det har fått en politisk profil. Ekonomiutskottets budgetförslag behandlas i kommunstyrelsen och överlämnas sedan till kommunfullmäktige för slutligt beslut. Det beslutet ska fattas senast november månad året före det aktuella budgetåret. Eftersom det i kommunen finns både en politisk majoritet och en opposition kommer det att finnas olika förslag om vissa delar av budgeten. De partier som ingår i ekonomiutskottet presenterar sina respektive förslag i budgetarbetet. Partier som finns med i kommunstyrelsen kan lägga sina säryrkanden där, medan andra partier som bara har plats i kommunfullmäktige lägger sina yrkanden i fullmäktige. I budgeten för Härryda kommun ingår ett stort antal olika dokument. När kommunstyrelsen lägger fram sitt budgetförslag för kommunfullmäktige, ingår bland annat följande handlingar: Bostadsförsörjningsprogram Mål för god ekonomisk hushållning Driftsbudget som innehåller verksamhetsplan för det kommande året och plan för de följande två åren Investeringsbudget för det kommande året och prognos för ytterligare fyra år Lokalresursplan för fem år Exploateringsbudget för fem år Utdebitering, den kommunala skattesatsen för nästa år Ett antal uppdrag som olika partier önskar få utredda Ett antal beslut som gäller taxor i kommunal verksamhet, partistöd, upplåning med mera Samverkan mellan kommunens olika organ och verksamheter Beredningarna och kommunstyrelsen har en fortgående dialog med förvaltningen om gränsdragningen mellan politikerdeltagande och tjänstemannadeltagande. Detta är ett utvecklat arbetssätt. Kommunpolitik och -förvaltning i Härryda har två utmärkande drag: Kommunfullmäktiges ställning är stark. Kommunstyrelsens arbetsformer innebär en större bredd av kommunala frågor på styrelsens bord och ett mer uttalat delegerat ansvar till förvaltningen. Av detta följer behov av samverkan mellan å ena sidan kommunfull- 25

26 mäktige, beredningarna och kommunstyrelsen och å andra sidan mellan kommunstyrelsen och förvaltningen. Samordning och samråd sker dels i kommunfullmäktiges presidiesamordning, dels i politiska sektorssamråd. Strategi och initiativrätt Alla kommunens politiska organ kan ta initiativ till strategiska frågor och se till att de kommer med i den kommunala beslutsordningen. Denna initiativrätt är viktig att uppmärksamma i första hand för ledamöter i kommunfullmäktige, de fasta fullmäktigberedningarna, kommunstyrelsen och nämnderna. De enskilda ledamöterna i fullmäktige kan efter samråd i sina partier ta initiativ genom motioner, interpellationer och frågor. Politiska initiativ i form av motioner leder alltid till en utredning, ett svar i kommunfullmäktige och förslag till beslut. Interpellationer och frågor besvaras enligt en särskild ordning. I det dagliga arbetet är det lätt att det tar så mycket tid och kraft att förvalta kommunens olika delar och svara för en bra verksamhet att vi inte riktigt orkar med några strategiska initiativ. Men i den värld vi lever i på 2000-talet sker omvärldsförändringar så snabbt att spaningen efter förändrade villkor för den kommunala verksamheten och för kommunens medborgare är viktigare än någonsin. Därför är det nödvändigt att de politiska partierna, som ytterst äger initiativrätten, och alla politiska organ ständigt håller sig informerade om och utvecklar redskap för att förstå och bedöma samhällsförändringar. Kommunfullmäktiges presidiesamordning (KFP) Kommunfullmäktiges presidiesamordning (KFP) är det organ som samordnar hanteringen av politiskt strategiska frågor. Det innebär att KFP får ett initiativ från kommunfullmäktige, någon beredning, kommunstyrelsen eller någon nämnd och diskuterar var denna fråga hör hemma och om det är flera organ som ska behandla frågan. Presidiesamordningen diskuterar inte sakinnehållet, det görs i de politiska organ där frågorna hör hemma. I presidiesamordningen, som sammanträder varje månad, ingår presidierna i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och de fasta beredningarna. Initiativ och placering av politiskt strategiska frågor Initiativ från: Kf Beredning Ks Nämnd KFP Behandlas i: Kf Beredning Ks Nämnd 26

27 Politiska sektorssamråd (PSS) Politiska sektorssamråd finns för alla sektorer och ansvarsområden för UTK, SOC och SHB överensstämmer med de tre fasta beredningarnas verksamhetsområden. I ett PSS deltar presidiet i kommunstyrelsen tillsammans med presidiet i respektive beredning. Från förvaltningen deltar sektorns ledningsgrupp, kommundirektör och beredningssekreterare. Arbetet styrs av bestämmelser för PSS, och varje sektor inom förvaltningen har sitt eget politiska sektorssamråd en gång per månad. Sektorscheferna svarar för vilka frågor som tas upp. Revisorer Miljö- och bygglovsnämnd Rådet för funktionshinderfrågor Överförmyndarnämnd Pensionärsråd Kommunfullmäktige (kf) Utbildnings- och kulturberedning Socialberedning Samhällsbyggnadsberedning Tillfälliga beredningar Valberedning Politisk organisation Kommunstyrelse (ks) Ekonomiutskott Kommunstyrelsen är också krisledningsnämnd Ungdomsforum Rådet för idé burna organisationer Folkhälsoråd Valnämnd Social myndighetsnämnd Brottsförebyggande råd Informationsoch samrådsorgan utan formell beslutanderätt. Deltagare: Presidierna i ks och respektive beredning, kommundirektör, sektorschef, verksamhetschefer och resp beredningssekreterare. Uppdrag från: förberedn kf/ks Politiskt sektorssamråd Ärende till ks/kf Sektorn för teknikoch förvaltningsstöd, TOF Fastighet IT Mark och anläggningar Måltidsservice Städservice Säkerhet Administration Kommundirektör KD Förvaltningsorganisation Sektorn för administrativt stöd, ADM Kansli/stöd till politiska beredningar Ekonomi och upphandling Personal Miljö- och hälsoskydd Sektorn för utbildning och kultur, UTK Kommunal förskola Kommunal grundskola Planering, fritid ungdom, folkhälsa Gymnasium Vuxenutbildning Kultur Administration Sektorn för social tjänst, SOC Individ- och familje omsorg och Funktionshinder Hälsa och bistånd Vård och omsorg Administration/Kvalitet och utveckling Sektorn för samhälls byggnad, SHB Mark och bostad Plan och bygglov Trafik Vatten och avfall Administration De politiska sektorssamråden har stor betydelse för dialogen mellan de politiska presidierna och de olika sektorsledningarna. Syftet med PSS är att göra aktuella avstämningar och utbyta information och på dessa möten fattas inga formella beslut. Om ett ärende behandlas i sektorssamrådet fattas eventuella beslut därefter antingen i kommunstyrelsen/kommunfullmäktige eller genom delegation. 27

28 En samlad förvaltning I vår kommun har vi bara en förvaltning vilket är en förutsättning för vår politiska modell för styrning. Genom att det politiska arbetet koncentreras till ledamöter i kommunfullmäktige, beredningar och till kommunstyrelsen skapas också förutsättningar för att organisera förvaltningen som en samlad organisation. Förvaltningens uppbyggnad är en spegel av den politiska organisationen. Kommundirektören är förvaltningschef och har en organisation med sektorschefer, verksamhetschefer och enhetschefer till sitt förfogande. Idén bakom detta är helhetssyn och en tydlig och transparent organisation. Effekterna är att olika verksamheter, trots olika kulturer, har lättare att samverka. Förvaltningen har flera arbetsgrupper med representanter från olika sektorer som tillsammans arbetar med samma fråga. Då är en samlad organisation en styrka. Värdet av en kommunal kultur är också viktig och det finns tydliga synergieffekter i ökad samverkan med fokus på bra verksamhet. För politiker innebär det att det blir lättare att förstå verksamheten, att ta politiska initiativ och få svar på sina och medborgarnas frågor. Så här ser vår förvaltningsorganisation ut: Sektorn för teknikoch förvaltningsstöd, TOF Fastighet IT Mark och anläggningar Måltidsservice Städservice Säkerhet Administration Kommundirektör KD Sektorn för administrativt stöd, ADM Kansli/stöd till politiska beredningar Ekonomi och upphandling Personal Miljö- och hälsoskydd Sektorn för utbildning och kultur, UTK Kommunal förskola Kommunal grundskola Planering, fritid ungdom, folkhälsa Gymnasium Vuxenutbildning Kultur Administration Sektorn för social tjänst, SOC Individ- och familje omsorg och Funktionshinder Hälsa och bistånd Vård och omsorg Administration/Kvalitet och utveckling Sektorn för samhällsbyggnad, SHB Mark och bostad Plan och bygglov Trafik Vatten och avfall Administration Vår metod för styrning är politisk målstyrning och budgetstyrning. Förvaltningens uppgift är att genomföra det vi politiker beslutat. Vi kan förenklat säga att vi beställer det vi uppfattar att medborgarna vill ha. 28

29 Förklaringar av begrepp Analys Djupgående undersökning av en företeelses olika beståndsdelar. Befolkningsprognos Framskrivning av födelse- och dödstal, inflyttning med mera, som kombineras med en trolig utveckling. Prognosen bildar underlag för kommunal planering. Beredningstvång Ett ärende måste beredas av kommunstyrelsen, och eventuell annan berörd nämnd, innan kommunfullmäktige ska fatta beslut. Beredningsansvar Ansvaret för att ett ärende är berett ligger hos kommunstyrelsen. Beslut En handling där mötet fastställer ett beslut och ordföranden bekräftar detta med ett klubbslag. Mot beslut kan man reservera sig muntligt eller skriftligt. Bestämmelser Gäller för utskott i kommunstyrelsen och fastställs av den. Bokslut Handling som beskriver det ekonomiska utfallet för verksamheten, ställt i förhållande till budgeten. Bostadsförsörjningsprogram I bostadsförsörjningsprogrammet planeras vilka områden som skall byggas ut de närmaste åren. Det utgår från översiktsplanen och revideras varje år. Med utgångspunkt från bostadsförsörjningsprogrammet projekteras och detaljplaneras nya bostadsområden. Den är ett redskap för att påverka målet om ca 1,5 procent befolkningsökning Brukare Personer eller anhöriga till personer som finns i en kommunal verksamhet, till exempel personer som får hemtjänst eller barn i förskolan. Brukarkontakt Politikers och/eller tjänstemäns kontakt med en eller flera brukare. Brukarmöten Organiserade möten med brukare, till exempel föräldrar på en förskola. Budget Årligen upprättad handling för ekonomisk planering. Den innehåller prioriteringar av hur kommunens pengar ska fördelas. Budgeten ska ses tillsammans med verksamhetsplan och andra planer. Budgetanvisningar Av kommunfullmäktige fastställda utgångspunkter för hur verksamheten ska planeras och fungera. De är ett uttryck för den politiska viljan i kommunen och bildar underlag för förvaltningens budgetarbete. Budgetstyrning Politikers möjlighet att genom prioriteringar i budgeten ge den kommunala verksamheten ett visst innehåll. Budgetuppföljning Kontinuerlig uppföljning av det ekonomiska utfallet för verksamheten, ställt mot budgeten. Uppföljningen görs månadsvis och i tertial efter april och augusti månad. Delegation/delegering Överföring av befogenheten att fatta beslut. En nämnd får uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en tjänsteman att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden All delegation förvaltas av kommundirektören som ansvarar inför kommunstyrelsen. Beslut om delegation ska alltid anmälas till kommunstyrelsen eller den nämnd som gett den. Delegation kan återkallas om den utnyttjas fel. Driftbudget Budget över kostnader och intäkter i den kommunala verksamheten. Ekonomiperspektiv Följa verksamheten och undersöka om den bedrivs på ett för ekonomin riktigt sätt, till exempel om den är kostnadseffektiv. Ekonomiutskott Utskott i kommunstyrelsen med uppgift att lägga förslag till kommande års budget och att följa den ekonomiska utvecklingen. Exploatering Beslut om att bearbeta, utnyttja och ta mark i anspråk för att bebygga. Oftast bebygga mark som kommunen förvärvat tidigare. Sker i samverkan med andra byggherrar eller görs av den egna förvaltningen. Exploateringsbudget Årligen upprättad handling för exploateringsprojekt. Projekten redovisar inkomster, utgifter samt netto och blir en finansieringsplan. Förordning Bestämmelse från regeringen som styr kommunal verksamhet. Den kan också vara beslutad för den egna organisationen. Idéburna organisationer Idéburna organisationer är demokratiskt uppbyggda och från stat och kommun fristående organisationer som främst genom ideellt arbete främjar värden, mål eller idéer som är angelägna utifrån allmänna intressen eller medlemsintressen. Indikator/Indikatorer Något man kan mäta mål med, till exempel antalet ungdomar i årskurs 3 som kan simma 200 meter inomhus. Visar tänkt kvalitet i relation till politiska inriktningsmål. Informationsmått En mängd, till exempel antal elever i grundskolans olika klasser. 29

30 Instruktioner Gäller kommunstyrelsens råd och forum och fastställs av kommunstyrelsen. Investering Satsa kapital, i detta fall kommunens medel, för insatser av långvarig karaktär, till exempel i byggnader för kommunala ändamål. Investeringsbudget Plan för kommunens investeringar i egendom (fastigheter) och i inventarier som kostar mycket pengar. Kommundelsstämmor Organiserade möten med medborgare i kommunens tre delar. Konsekvensbeskrivning Metod för att undersöka vilka konsekvenser ett visst beslut får för till exempel barn, miljön eller hälsan. Kostnadseffektiv Används skattepengarna på bästa möjliga sätt, eller kan vi minska kostnader genom förändringar? Kvalitetssäkra System för hur en verksamhet kan utvärderas i relation till den upplevda eller faktiska kvaliteten. Lokalresursplan Plan över vilka lokaler kommunen behöver för att bedriva verksamheten. Planen bildar underlag för till exempel utbyggnaden av förskolor, skolor och äldreboenden. Majoritet Flertal de som utgör flest av de röstande som fäller avgörandet i ett visst enskilt politisk beslut, eller en organiserad grupp av partier som tar på sig regeringsansvaret i kommunen. Den kan också vara flytande. Mandatperiod Perioden mellan två allmänna val. Medarbetarperspektiv Verksamheten betraktad ur de anställdas perspektiv, till exempel trivsel, arbetsmiljö och inflytande över det egna arbetet. Medborgare Används som begrepp ofta med syftning på invånare i kommunen. Det legala begrepp som närmast motsvarar är kommunmedlem. Medborgarföreträdare Folkvald, förtroendevald politiker. Medborgarintresse Ett allmänt intresse, till exempel bra skola, bra vägar. Noga avvägt mot särintressen (grupper) och egenintressen (enskilda eller få). Medborgarkontakter Organiserade eller spontana kontakter med medborgare i kommunen. Medborgarperspektiv Verksamheten bedömd efter medborgarnas och brukarnas nytta av den. Minoritet Grupp som består av färre än de som är i majoritet, eller gruppering av politiska partier som är i opposition. Målstyrning Metod för att styra den politiska verksamheten med till exempel politiska inriktningsmål och verksamhetsmål. Omvärldsanalys Ett sätt att systematiskt följa omvärldsfaktorer som påverkar kommunens verksamhet eller delar av denna. Genom att spana på förändringar i omvärlden (landet och världen) och se tendenser och konsekvenser i den egna kommunala verkligheten kan man få ett visst grepp om hur framtiden kan se ut. Operativt arbete Det praktiska arbete som utförs av verksamheten och där politiker inte ska delta. Opposition Gruppering eller partier som inte bildar majoritet. Oppositionen har ansvar för att opponera mot de förslag som majoriteten lägger, så att frågor blir ordentligt genomlysta. Personalansvar Kommunstyrelsen har personalansvar, som till stora delar är delegerat till kommundirektören och kommunens chefer. Politisk organisation Kommunens organisering av nämnder och styrelser. Den politiska organisationen kan också vara ett begrepp för de politiska partierna. Presidium Ordinarie ordförande/ beredningsledare i förening med den/de som är vice ordförande/ beredningsledare för visst organ (ex nämnd, beredning, fullmäktige). Prioriteringsordning Den ordning i vilken frågor prioriteras, till exempel i investerings-budgeten där byggprojekt planeras i en viss tidsordning. Reglemente Lokala regelverk för respektive nämnd och kommunstyrelse som fastställs av kommunfullmäktige. Revision Kommunrevisionen granskar och utvärderar enligt lag och god revisionssed den verksamhet som sker i beredningar, styrelser och nämnder, att styrning och kontroll är tillfredsställande och att man når uppsatta mål. Man granskar också som lekmannarevisorer de kommunala bolagen tillsammans med bolagsrevisorerna. Revisionsrapport/granskningsrapport Rapport från revisorerna som ska hanteras av kommunstyrelsen och delges kommunfullmäktige. Sektor Kluster, sammanfogning, av verksamheter som hör ihop. En sektors verksamhet kan vara reglerad i lag som skola, socialtjänst och samhällsbyggnad. I vår kommun är sektor en del av vår förvaltningsorganisation. Sociala medier Webbplatser och mobila appar med vars hjälp människor kan kommunicera i sociala nätverk. Soliditetsnivå Ett finansiellt nyckeltal som anger hur stor andel av tillgångarna som är finansierade med eget kapital. 30

31 Verksamhetsplan Strategi En given målsättning Plan för den eller samlade inriktning verksamheten för arbetet. under Vissa kommande frågor år. är av Den särskild presenteras strategisk tillsammans betydelse, med budget därför att för kommande är övergripande år. eller berör många medborgare eller verksamheter. Vision Långtgående målsättning, önskad framtid som den uttrycks i politiska Taxor program. Reglering av avgifter som enskilda eller hushåll/företag betalar Ägardirektiv Utgör komplement till för kommunala tjänster. Taxorna bolagsordningen och ger uttryck bygger på att den som använder för kommunens förväntningar och en tjänst ska betala för det som krav på de kommunala bolagen. utnyttjas. Kommunens besked till kommunala Tertial bolag, Fyra till exempel månader Förbo året och uppdelat HEAB, som i tre beskriver delar, till exempel förväntningar januari på till vad bolagen april. Ekonomisk ska uppnå. uppföljning för första tertialet visar siffror till och med april. Uppföljning Noga följa hur något utvecklar sig för att eventuellt ingripa och göra något bättre, vidareutveckla. Uppsiktsplikt Kommunstyrelsen skyldighet att ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag som kommunen helt eller delvis äger. Uppsiktplikten gäller även kommunens nämnder. Utdebitering Den kommunala skatten som fastställs av kommunfullmäktige inför varje år. Utdebiteringen anges i kronor och ören per 100 kronor. Utvärdering Granskning av en verksamhet och dess resultat. Utvärdering syftar till kvalitetsökning och/ eller kostnadseffektivitet. Verksamhetsansvar Kommunstyrelsens ansvar för verksamhetens genomförande och till förvaltningen delegerat ansvar. Verksamhetsberättelse Årsrapport som berättar om den verksamhet som genomförts och utgör underlag för revision och formellt beslut. Innehåller uppgifter om måluppfyllelse eller om hur olika nyckeltal utvecklas. 31

32 Bilaga 1 1 (1) PRINCIPER FÖR MEDBORGARDIALOG Medborgardialog ger medborgarna en möjlighet av flera att påverka och därmed vara delaktiga i vissa frågor. Medborgardialogen är kommunstyrelsens verktyg och styrelsen ansvarar för vilka frågor/ärenden det ska föras dialog om. Dialogen ska vara ett komplement till övrigt beslutsunderlag. Nedan anges principer som ska fungera som ett förhållningssätt vid medborgardialoger. Aktuella frågor som lyfts av kommunstyrelsen ska alltid vägas mot dessa principer inför ett beslut om att genomföra medborgardialog. Principerna ska vara vägledande vid varje medborgardialog om inget annat beslutas. Processer, metoder och resultat för medborgardialog kommer löpande att utvärderas och utvecklas. Vid förslag som direkt berör medborgarna och där politikerna ännu inte har tagit ställning ska medborgardialog alltid övervägas. Dialogen ska genomföras så tidigt som möjligt i beslutsprocessen. Beslut om att genomföra respektive medborgardialog bör fattas i bred politisk enighet. Deltagande politiker vid medborgardialogen representerar Härryda kommun. Samtliga politiker deltar vid medborgardialoger under principernas förutsättningar och ansvarar för att vara väl förberedda inför varje dialog. Frågans art avgör vilka som är målgrupp för varje medborgardialog. Vid genomförande av medborgardialog ska hänsyn tas till den aktuella målgruppens särskilda förutsättningar för deltagande. Inför genomförandet av varje medborgardialog ska deltagarna ges möjlighet att ta del av information i frågan. Medborgarnas möjlighet att påverka ska tydligt framgå vid starten av varje medborgardialog. Medborgarna kan inte avkräva svar och beslut vid dialogen. Medborgardialogen behöver inte avslutas i samförstånd. Det slutgiltiga ansvaret och beslutsfattandet ligger alltid hos politikerna som har ett ansvar för helheten och de politiska avvägningarna. Resultatet av medborgardialogen ska ingå som underlag för det politiska avgörandet i frågan. Resultatet ska även återkopplas till deltagare och allmänhet i lämplig form. Beslutat i kommunfullmäktige 89/

33 Bilaga 2 1 (1) RIKTLINJER INFÖR BEREDNINGARS STUDIEBESÖK Beredningarnas uppdrag Enligt kommunfullmäktiges reglemente har beredningarna följande uppgifter: Syfte utarbeta förslag till politiska inriktningsmål för verksamheterna löpande följa upp/utvärdera och till fullmäktige föreslå förändringar av fastställda politiska inriktningsmål följa verksamheten inom respektive sektor ta initiativ inom sitt område skaffa och bibehålla omvärldskunskap m m inom sitt område Syftet med studiebesök är att bilda sig en uppfattning om hur de politiska inriktningsmålen uppfattas/genomförs i verksamheterna samt lära sig mer om de verksamheter som berörs av målen. Besök genomförs med utgångspunkt av uppdraget som beredningsledamot, inte för ett politiskt parti eller andra intressen. Förberedelser innan besök För att ett besök ska bli så givande som möjligt inhämtas grundinformation om verksamheten i förväg. Detta görs exempelvis via verksamhetsplan, verksamhetsberättelse samt harryda.se. Beredningens syfte med verksamhetsbesöket samt de frågor som beredningen önskar få svar på ska delges företrädare för verksamheten innan besöket. Samtliga studiebesök ska vara motiverade utifrån beredningarnas uppdrag och ska bokas av beredningssekreteraren. Under besöket Besöket ska utgå från de formulerade frågorna. Ansvarig för dokumentation samt redovisning tillbaka till beredningen ska utses. Närvaro ska fyllas i. I de fall politiker ser händelser i verksamheter där personer/brukare befinner sig i en utsatt situation skall sådan information ska hanteras varsamt. Efter besöket Efter besöket lämnas/mailas kopia på dokumentationen till beredningssekreteraren. Arvode utgår enligt reglemente. Resultatet från besöket redovisas i samband med kommande beredningsmöte. Fastställd av kommunfullmäktiges presidiesamordning

34 34

35 35

36 Härryda kommun Sektorn för administrativt stöd Mölnlycke harryda.se GRAFISK PRODUKTION: GCL KOMMUNIKATION, OKTOBER TRYCK: DANAGÅRDS LITHO, ÖDESHÖG 2014