Policy för styrning och uppföljning av ekonomi och verksamheter i Vallentuna kommun

Transkript

1 Policy för styrning och uppföljning av ekonomi och verksamheter i Vallentuna kommun Fastställd av kommunfullmäktige Reviderad av kommunfullmäktige Reviderad av kommunfullmäktige Tillämpningsföreskrifter Vid tillämpning av dessa föreskrifter ska alltid den övergripande koncernnyttan för kommunen beaktas. Ekonomiavdelningen inom kommunledningskontoret ger ut anvisningar för tillämpning av detta dokument. Tvister om tolkning och tillämpning av dessa anvisningar avgörs av kommunstyrelsen. 2. Planeringsprocessen Kommunens planeringsprocess innebär att kommunfullmäktige under juni månad fastställer kommunplanen, KP, för efterföljande tre år. (I undantagsfall kan kommunplanen fastställas senare under året men allra senast på kommunfullmäktiges sammanträde i december månad). Skattesatsen ska, enligt kommunallagen, beslutas senast i november månad. I kommunplanen beskrivs vad kommunen särskilt vill åstadkomma och fokusera på under den närmaste treårsperioden. Kommunfullmäktige fastlägger nämndernas uppgifter, kommungemensamma mål, skattesats, driftramar (budget), investeringsplan och taxor. En beskrivning av förutsättningar för ekonomi, bostadsbyggande, infrastruktur, befolkningsutveckling och personal tas fram i kommunplanen.

2 Efter att KP fastställts beslutar nämnderna om verksamhetsplaner (VP) för planeringsperioden. I nämndernas VP beskrivs de kommungemensamma mål som nämnden är berörd av samt vilka egna nämndmål som sätts upp för perioden. Kommunfullmäktiges beslut i juni om skattesats, nämndernas driftbudgetramar samt taxor innebär att nämnderna kan utarbeta och besluta om detaljbudgetar i god tid innan det nya budgetåret inträder. Beslutade förändringar kan på detta sätt få effekt redan från årets början. Omvärldsbevakning Fullmäktige Nämnd Förvaltning Kunder Politisk Plattform Kommungemensamma mål Uppgift Förutsättningar Budget 1 år Ekonomiska ramar 2-3 år Kommungemensamma Mål Egna Nämndsmål Mål Genomförandeplan Uppföljning Medarbetare IiP Service och kvalitetsdeklarationer / brukarenkäter Uppföljning (VaSaRu)

3 2.1 Kommunplan Vallentuna kommuns planeringsprocess bygger på att en grundlig omvärldsbevakning genomförs inför varje ny mandatperiod. Omvärldsbevakningen uppdateras därefter årligen. Särskild analys görs av finansiella förutsättningar, bostadsbyggande, befolkningsutveckling, förändrade villkor för kommunala verksamheter, förskjutningar i samhälleliga attityder och trender. Kommunplanprocessen startar i januari med omvärldsbevakning och succesivt tas ett underlag för kommunplanen fram av kommunledningskontoret i samarbete med förvaltningarna. Förslaget skickas ut på remiss till nämnderna som svarar på remissen utifrån om de tycker att förslaget till mål är rimliga att uppnå och om de ekonomiska resurserna harmonierar med det som nämnderna förväntas åstadkomma. Kommunfullmäktige beslutar sedan, utifrån omvärldsbevakning och politisk inriktning, om övergripande förutsättningar som bostadsbyggande, befolkningsutveckling och skattesats. Kommunfullmäktige anger också vilka prioriterade kommungemensamma mål med ekonomiska förutsättningar som är styrande för nämnderna. Målen styr verksamheten mot den politiskt beslutade inriktningen och utgår från behoven hos kunder/brukare. Utifrån de kommungemensamma målen och givna ekonomiska resurser ska nämnderna inom sina respektive ansvarsområden bryta ner dessa mål samt ange vilka egna mål som nämnderna vill prioritera i sina respektive verksamhetsplaner (VP). Nämndernas förslag till mål ska vara mätbara och med koppling till kvalitetsarbetet. 2.2 Verksamhetsplaner Med den av kommunfullmäktige beslutade kommunplanen som grund utarbetar och beslutar nämnderna om verksamhetsplaner (VP) för perioden och detaljbudget för första året i perioden. Verksamhetsplanerna innehåller beskrivningar av det arbetssätt som ska tillämpas för att klara de kommungemensamma och de nämndspecifika målen. Service- och kvalitetsdeklarationer införs succesivt för att tydliggöra vad kunden/brukaren kan förvänta sig av tjänsten, skapa rutiner för att hantera missnöje

4 och klagomål, kundorientera förvaltningen samt engagera personalen i ett processorienterat förbättringsarbete. 2.3 Uppföljning Ett viktigt led i kommunens styrning är uppföljningen både av kommunens ekonomi och verksamhet. Uppföljningen genomförs i årsredovisningen och löpande under verksamhetsåret både vad gäller de politiska målen och de ekonomiska kraven. Uppföljning behandlas mer ingående i avsnitt 4.7.

5 3. Ansvar och befogenheter Styrningen av kommunens ekonomi och verksamheter bygger på principen om decentralisering av budgetansvar och befogenheter. Inom ramen för lagar och förordningar fastställer kommunfullmäktige i kommunplanen övergripande mål som uttrycker kommunens viljeinriktning och ambitionsnivå samt anvisar resurser i form av skattemedel. Nämnderna ansvarar för att verksamhetsmålen uppnås inom ramen för tilldelade resurser. Vid konflikt mellan mål och medel är det ekonomin som sätter gräns för måluppfyllelsen, varvid lagstadgade verksamheter ska prioriteras. Kommunfullmäktige har utöver vad som framgår av kommunallagen samt andra lagar och förordningar fastställt nämndernas ansvar och befogenheter i särskilda reglementen. I verksamheten skall bland annat bestämmelserna i följande särskilda dokument vara styrande: - kommunala redovisningslagen (KRL) - lagen om offentlig upphandling (LOU) - policy för upphandling - attestreglemente - reglemente för intern kontroll - delegationsordning för personal/organisationsfrågor - övriga policys och anvisningar fastställda av KS/KF. 4. Ekonomistyrning Kommunallagens bestämmelser om ekonomi i balans och god ekonomisk hushållning utgör grunden för kommunens ekonomistyrning. Kommunfullmäktige tilldelar nämnderna budgetanslag i form av skattemedel eller fastställer kostnadsnivån för olika verksamheter inom ramen för pengsystem, t ex inom förskola och grundskola. 4.1 Intäktsfinansierade Resultatenheter Vissa verksamheter ska bedrivas som fristående resultatenheter och ska finansieras via intäkter internt från andra kommunala verksamheter eller externt från andra kunder. Anslag till dessa verksamheter i form av skattemedel ska endast förekomma i undantagsfall. Resultatenheternas prissättning baseras på självkostnadsprincipen och ska preciseras i god tid före varje nytt budgetår. Tills vidare bedrivs följande verksamheter som resultatenheter:

6 Ansvarig nämnd Kommunstyrelsen Verksamhet Reception / Växel IT-drift och IT-support Samhällsbyggnadsnämnden TuFa (Tunafastigheter) Avfallshantering Kommunens förvaltningar har skyldighet att nyttja de tjänster som angivna enheter tillhandahåller. IT-avdelningen inom kommunledningskontoret ska anlitas för alla former av IT-tjänster. För upphandling av förvaltningsspecifika system krävs ett godkännande av IT-avdelningen. Samhällsbyggnadsförvaltningen är lokalförsörjare, fastighetförvaltare och hyresvärd. TuFa svarar för lokalanskaffning i nära samverkan med förvaltingar och nämnder genom arbetsmodell för strategisk lokalresursplanering som fastställdes av kommunstyrelsen I denna modell är lokalresursplaneringsgruppen med representanter för varje förvaltning, beredande till den strategiska lokalplaneringsgruppen som utgörs av kommunens ledningsgrupp. Alla lokalfrågor av strategisk karaktär aktualiseras i ledningsgruppen innan de behandlas i respektive nämnd. Interna hyreskontrakt ska upprättas för alla typer av lokaler varvid självkostnad utgör grundprincip för TuFas hyressättning. Samhällsbyggnadsnämnden har fastställt allmänna villkor för internhyra och lokalförsörjning. Principer för städverksamheten fastställdes i kommunfullmäktige , 69. Städningen organiseras utifrån ett kundperspektiv, där primärverksamheterna själva kan välja städform, entreprenad eller kommunal regi, båda med eventuella inslag av egna kombinationstjänster. För städning i kommunal regi ska avtal om omfattning och internpris baserade på självkostnadsprincipen upprättas mellan TuFa och respektive förvaltning/enhet. Upphandling av entreprenadstädning ska utföras av kommunledningskontorets upphandlingsfunktion i samråd med respektive förvaltning och samhällsbyggnadsförvaltningen. Avtalen tecknas mellan entreprenören och respektive nämnd, vilken därmed har det fulla ansvaret för uppföljning och tillsyn.

7 Avfallshanteringen ska finansieras helt med avgifter enligt av kommunfullmäktige fastställd renhållningstaxa. Styrande för verksamheten är renhållningsordningen med kompletterande avfallsplan. 4.2 Peng-finansierade Resultatenheter Vissa verksamheter finansieras via ett pengsystem där nivån fastsälls av kommunfullmäktige, utifrån förslag från berörd nämnd. Nämnden beslutar om tillämpningsföreskrifter och avtal som krävs för hantering av pengsystem samt administrerar utbetalning av peng. Pengfinansierade resultatenheter är sådana enheter vars verksamhet i huvudsak finaniseras direkt via ett pengsystem och där kostnaden för verksamheten skall anpassas till intäkterna i form av utbetalda pengbelopp. Denna typ av resultatenheter förekommer idag inom barn- och ungdomsnämndens verksamhetsområde. En utveckling av pengsystem och kundval inom socialnämndens hemtjänst är under utarbetande. 4.3 Driftbudget Kommunfullmäktige tilldelar respektive nämnd en ekonomisk driftbudgetram i form av skattemedel. Ramen utgörs av ett nettoanslag, kostnader minus intäkter där de externa intäkterna till stor del utgörs av avgifter enligt fastställda taxor. Nämnd fördelar anslaget och avgiftsintäkterna mellan olika verksamheter i sin verksamhetsplan för budgetåret. Detaljbudgeten redovisas enligt särskild tidplan till kommunledningskontorets ekonomiavdelning. Anslagsbindningsnivå utgörs av nettoanslaget per nämnd, förutom för tidigare redovisade resultatenheter. Omdisponeringar inom anslagsbindningsnivån beslutas av nämnd men får inte leda till att av kommunfullmäktige beslutade inriktningsmål ändras. Beslut om ändring i budget ska omgående anmälas till kommunledningskontorets ekonomiavdelning. Omdisponeringar av budget mellan nämnder ska tillskrivas kommunfullmäktige för beslut. 4.4 Investeringsbudget/kapitalkostnader Med investering avses all anläggningsverksamhet inklusive om- och tillbyggnad samt nyanskaffning av utrustning till ett värde, exklusive mervärdeskatt, av ett prisbasbelopp eller däröver och med en ekonomisk livslängd på tre år eller mer. Verksamhetsansvarig nämnd har budgetansvar för investeringsanslag som avser

8 inventarier och utrustning. För övriga investeringsanslag har utförande nämnd - i allmänhet samhällsbyggnadsnämnden - ansvar. Investeringsanslag får inte användas för driftändamål. När nämnd äskar investeringsanslag skall även förslag till finansiering av ökade driftkostnader som följd av investeringen redovisas. Investeringar får endast utföras under förutsättning att den verksamhetsdrivande nämnden kan rymma driftkostnaderna, inklusive kapital- och lokalkostnader, inom sin driftbudget. Verksamheterna debiteras kapitalkostnader för gjorda investeringar. Beräkningen av kapitalkostnaderna görs enligt nominell annuitetsmetod. Den nominella räntesatsen fastställs årligen i budgeten och avskrivningstiderna följer rekommendationen från Sveriges Kommuner och Landsting. Debiteringen med kapitalkostnader startar direkt efter investeringstidpunkten. Större pågående byggnads- och anläggningsprojekt (över 1 mnkr) belastas under byggnadstiden med internränta i relation till nedlagt kapital. Internräntan ersätts med kapitalkostnad då byggnaden eller anläggningen tas i bruk. 4.5 Exploateringsverksamhet Exploateringsverksamheten ska vara självfinansierad. Detta innebär att de intäkter kommunen erhåller vid exploateringar ska, över projektets livslängd, överstiga de kostnader som uppstått. I den årliga planeringsprocessen ska samhällsbyggnadsnämnden ta fram en exploateringsplan vilken baseras på gällande bostadsbyggnadsprognos och andra fastlagda planeringsförutsättningar. Exploateringsplanen ska fastställas av kommunfullmäktige samtidigt som kommunplanen fastställs. 4.6 Internkontroll Internkontroll är en viktig del av kommunens styrsystem. Kommunfullmäktige har fastställt reglemente för internkontroll , 96. Kommunstyrelsen har meddelat centrala direktiv och anvisningar för arbetet med internkontroll. Redovisningskontroll ska leda till säkerhet i system, rutiner och räkenskaper. Administrativ kontroll ska främja en effektiv organisation och handläggning. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god internkontroll. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde.

9 4.7 Uppföljning Kommunstyrelsen följer löpande utvecklingen av ekonomi och verksamhet totalt för kommunen samt för respektive nämnd. Nämnd ansvarar för uppföljning av sin ekonomi och verksamhet under året. Samtliga nämnder ska till kommunstyrelsen lämna de rapporter och prognoser som kommunstyrelsen beslutar om enligt följande: - månadsuppföljning (huvudsakligen ekonomi) - VaSaRu-rapporter enligt bestämd periodicitet - delårsbokslut vid bestämd tidpunkt - verksamhetsberättelse till årsredovisning Så snart avvikelse i ekonomi eller verksamhet befaras eller har konstaterats är nämnd skyldig att vidta åtgärder inom ramen för sina befogenheter så att beslutad budget och verksamhetsomfattning kan hållas. Inom fastställd budgetram får nämnd göra sådana omdispositioner av resurser som inte innebär avsteg från fullmäktiges fastställda inriktningsmål. Nämnds åtgärder vid avvikelse Så snart avvikelse i ekonomi eller verksamhet befaras eller har konstaterats är nämnd skyldig att vidta åtgärder inom ramen för sina befogenheter så att beslutad budget och verksamhetsomfattning kan hållas. Inom fastställd budgetram får nämnd göra sådana omdispositioner av resurser som inte innebär avsteg från fullmäktiges fastställda inriktningsmål. Nämnd ska fortlöpande följa de enskilda investeringsprojektens utgifts- och inkomstutveckling samt planmässiga genomförande. Finner nämnd att anslag kommer att bli otillräckligt eller att betydande tidsmässig förskjutning i projekts genomförande kan befaras, ska förhållandet snarast anmälas till kommunstyrelsen. Så snart beslutat investeringsprojekt färdigställts ska nämnd avge slutredovisning, med avräkning mot anvisat anslag, till kommunfullmäktige. Kommunstyrelsens åtgärder vid avvikelse Kommunstyrelsen ska, efter granskning av nämndernas redovisning och prognoser, utreda vilka åtgärder som bör vidtas vid prognostiserad eller konstaterad budgetavvikelse samt vid behov göra de framställningar hos kommunfullmäktige som anses nödvändiga.

10 4.8 Budgetavvikelse/resultatöverföring Vid varje årsbokslut utvärderas nämndernas budget mot årets förbrukning. En avvikelse mot budget kan uppstå, positiv eller negativ. Principen är att nämnd för med sig de ekonomiska över- och underskott, som redovisas i bokslut, specificerade i kommunens egna kapital. Detta innebär ett sparande om nämnden hade med sig ett överskott eller en upparbetad skuld om nämnden hade med sig ett underskott. Bedömningen av hur stort över- eller underskott som ska tas med in i det egna kapitalet grundar sig på en beredning som sker i samband med den årliga bokslutsgenomgång där respektive nämnds verksamhet analyseras med avseende på att kommunfullmäktiges och nämndernas fastställda mål uppnåtts under det aktuella verksamhetsåret. Villkoret för att nämnd ska kunna använda sitt överskott alternativt beta av sin skuld är att det finns utrymme i budgeten. Nämnden kan få vänta med att använda sitt överskott respektive beta av sitt underskott till det år då det finns utrymme i kommunens budget. Det är därmed inte givet att det sker året efter över- eller underskottet har uppstått. Budgetens utrymme grundar sig först och främst på att kommunen når sitt finansiella resultatmål om två procent på de samlade intäkterna från skatter och utjämning. Om kommunen därefter har budgetutrymme kan nämnd budgetera överskott alternativt beta av sin skuld. Förfarandet går till så att nämnderna, i kommunplanens remissomgång, begär att få budgetera tidigare överskott alternativt beta av på sin skuld. Kommunstyrelsen gör en samlad bedömning av budgeten om vilket utrymme kommunen har för nämndernas äskande av att använda sina över- respektive underskott. För Pengfinansierade resultatenheter gäller principen att det är volymen som styr hur mycket pengar enheten får. Detta innebär att om volymen varit lägre än budgeterat går överskottet tillbaka till fullmäktige och om volymen varit högre än budgeterat så skjuter fullmäktige till pengar motsvarande den verkliga volymen.