REGLER FÖR ARBETSMILJÖANSVAR FÖR GEMENSAMMA ARBETSSTÄLLEN

Transkript

1 REGLER Dnr F V 2013/651 REGLER FÖR ARBETSMILJÖANSVAR FÖR GEMENSAMMA ARBETSSTÄLLEN Publicerad Beslutsfattare Ansvarig funktion Medarbetarportalen.gu.se/styrdokument Håkan Berg Personalenheten Beslutsdatum Giltighetstid Sammanfattning Tillsvidare Styrdokumentet beskriver hur ansvaret ska fördelas i de fall arbetsytor vid ett arbetsställe utnyttjas gemensamt av flera institutioner/motsvarande eller flera enheter och verksamheter eller huvudmän. En samordnare för detta ska utses.

2 ARBETSMILJÖANSVAR FÖR GEMENSAMMA ARBETSSTÄLLEN BAKGRUND För att Göteborgs universitet ska kunna fullfölja sitt arbetsmiljöansvar för lokaler som utnyttjas krävs att förutsättningar för ansvarsfördelning och samordning är tydliggjord. I de fall lokalytor utnyttjas gemensamt av flera institutioner/motsvarande eller flera enheter eller huvudmän ska arbetsmiljöansvaret och samordningen förtydligas ytterligare. En samordnare för de gemensamma ytorna ska utses. ARBETSMILJÖANSVAR OCH DELEGERING Rektor har det övergripande ansvaret och fördelar arbetsmiljöuppgifter samt ansvarar för att de som tilldelas uppgifter har tillräckliga resurser, kunskaper och befogenheter samt den kompetens som krävs för att utföra uppgifterna. Huvudprincipen är att prefekt/motsvarande har ansvaret för studenters och anställdas studie- och arbetsmiljö och därmed för undervisningslokaler, arbetsrum och närliggande uppehållsytor; givet att uppgiftsfördelning rörande lokalansvaret skett enligt rektors uppgiftsfördelning. Har ansvar för lokaler inte delegerats, åvilar ansvaret den närmast överordnade chef. SAMORDNINGSANSVARIG UTSES FÖR GEMENSAMMA ARBETSSTÄLLEN Arbetsmiljöansvaret för gemensamma lokaler ska bestämmas genom att en samordningsansvarig utses för arbetsstället. Inom Göteborgs universitet är det den befattningshavare till vilken arbetsmiljöuppgifterna delegerats till, vanligtvis prefekten/motsvarande, som avtalar om och fastställer samordningsansvarig person tillsammans med dem eller de som gemensamt utnyttjar ytorna. Utgångspunkten är att - de som delar gemensamma lokaler är skyldiga att komma överens om vem som ska utses som samordningsansvarig för arbetsmiljöuppgifter som föreskrivs (reglerade i AML 3 kapitlet 7 d, e), - om fast arbetsplats/driftsställe (fast avgränsad lokalyta för en verksamhets drift) är gemensamt arbetsställe för flera verksamheter, är den som råder över arbetsstället (t.ex. hyr) ansvarig för samordningen av arbetsmiljöfrågor som rör lokaler, - om lokalen avser annat ej fast arbetsställe/annan driftsyta (ej helt avgränsad verksamhet, som vid allmänna lokalytor, t.ex. kommunikationsleder, såsom hissar, korridorer) ska verksamheterna som utnyttjar ytorna komma överens om att en av dem ska vara ansvarig för samordningen för dessa ytor sålunda, att utse den som ska stå som samordningsansvarig. 2 (5) v2013:1

3 Går det inte att komma överens om vem som ska samordna ska frågan prövas av närmsta chef, vanligtvis dekanen. Göteborgs universitet har tecknat avtal med hyresvärdar om hyra av lokaler. Ibland bedriver Göteborgs universitet verksamhet i gemensamma lokaler för flera verksamheter/huvudmän. Ett gemensamt arbetsställe uppkommer så snart mer än ett företag samtidigt bedriver verksamheter som inte är fysiskt avskilda från varandra. Göteborgs universitet anses likväl råda över arbetsstället. S.k. gemensamt arbetsställe föreligger också så snart mer än en organisation/enhet (t.ex. institution) inom Göteborgs universitet delar gemensamma lokalytor, såväl i form av stadigvarande fast arbetsställe som i form av ytor som inte är avgränsade arbetsställen, t.ex. entréer, hissar, korridorer, undervisningslokaler. Samordningsansvaret som rör byggarbeten regleras enligt separat styrdokument (Dnr F8 60/05) Ansvar och roller Samordningsansvaret omfattar sådana risker som är en direkt följd av att just flera huvudmän resp. fler organisationer/enheter arbetar samtidigt på ett arbetsställe. På så kallade fasta driftsställen vilar ansvaret på den som råder över arbetsstället. Den funktion som i övrigt bestämmer på arbetsstället, ofta prefekt/motsvarande, ses som den part som råder över detta. Till samordningsansvarig utses vanligen någon befattningshavare i arbetsledande ställning vid den verksamhet som råder över arbetsstället. Samordningsuppgiften ska i sin helhet överlåtas. Går det inte att enas om huruvida en viss arbetsmiljöfråga ska falla inom ramen för samordnarens samordningsuppgift för arbetsstället eller om den ska falla inom ramen för övriga allmänna skyldigheter enligt arbetsmiljölagens 3 kap, så ska en huvudprincip tillämpas om att den som råder över arbetsstället (vanligen prefekt/motsvarande) ska ansvara för den specifika frågan. I andra hand får frågan prövas. Övriga arbetsgivare och de som arbetar på det gemensamma arbetsstället är skyldiga att följa de anvisningar som meddelas av den som har samordningsuppgiften. Samråd När två eller flera samtidigt bedriver verksamhet på ett gemensamt arbetsställe finns krav på att de ska samråda. Samråd mellan inblandade parter ska ske för att tydligt avgränsa arbetsområden och för att upprätta nödvändiga avtal som närmare ska reglera detta. Övriga arbetsmiljöskyldigheter Samordningsansvaret inskränker inte de övriga allmänna skyldigheter som arbetsgivaren har enligt arbetsmiljölagens 3 kap, utan omfattar sådana risker för hälsa och olycksfall som är en direkt följd av att just flera verksamheter eller organisationer (t.ex. institutioner) arbetar samtidigt på ett arbetsställe Avtal Ifall överenskommelse träffas om att annan befattningshavare från annan huvudman/annan enhet ska samordna, ska avtal mellan parterna upprättas. 3 (5) v2013:1

4 Uppgiftsområden och upprättande av rutiner Den som är ansvarig för samordning ska se till att samordningsuppgifter bedrivs utifrån upprättade rutiner för följande samordnande uppgifter - Informera om samordningsansvaret och om vem som är samordnare och tillse att lämplig skyltning på arbetsstället finns, - personlig kontakt för samordning upprättas mellan samordnaren och den/de som enligt rektors delegeringsordning ansvarar för arbetsmiljöfrågorna i övrigt, sålunda med 1) den som råder bestämmer - över arbetsstället och ansvarar för delegerade arbetsmiljöuppgifter och med 2) övriga arbetsmiljöansvariga som bedriver arbete i gemensamma lokalytor, - identifiera delegerade arbetsmiljöuppgifter, som rimligen ska falla inom samordnarens uppgiftsområde och som ska överlåtas åt samordningsansvarig, - identifiera risker för hälsa och olycksfall för samtliga inom ansvarsområdet förekommande lokalytor, - dokumentera information om hur berörd personal får besked om bedömda risker och om vidtagna skyddsåtgärder för samtliga inom ansvarsområdet förekommande gemensamma lokalytor, - utforma skyddsåtgärder och samordna åtgärder för att förebygga risker för ohälsa och olycksfall som rör de gemensamma lokalerna, - klargöra roller, vem som ska stå för speciella skyddsanordningar på arbetsstället och informera om hur dessa ska underhållas och kontrolleras, - tidsplanera olika enheters och arbetsgivares insatser på arbetsstället för att undvika att verksamheterna skapar arbetsmiljöproblem för varandra, - utforma ordnings- och skyddsregler för samtliga inom ansvarsområdet förekommande lokalytor, - dokumentera fattade beslut om skyddsåtgärder, ordnings- och skyddsregler, - inrätta personalutrymmen och sanitära anordningar på arbetsstället i den omfattning som bedöms behövlig, - ange frekvenser för årliga ronder och undersökningar som rör gemensamma lokalytor, - kontrollera att samordningen koordineras med arbetsmiljöuppgifter och övriga arbetsmiljöskyldigheter enligt universitets styrdokument och rutiner inom arbetsmiljöområdet, - följa upp och utvärdera det gemensamma arbetsmiljöarbetet som rör lokalytor samt ange frekvenser för uppföljning och planerade undersökningar för en årscykel, - ansvara för att givna instruktioner följs. Formalia, avtal, protokoll mm Dokumentationskrav resp. övriga arbetsmiljöskyldigheter Kallelse, handlingar och agenda samt mötesprotokoll upprättas och skickas på motsvarande sätt som vid arbetsplatsträffar. Samordningen ska kontrolleras för att den i övrigt rimmar med arbetsgivarens övriga allmänna arbetsmiljöskyldigheter resp. upprättade styrdokument och rutiner på området. 4 (5) v2013:1

5 Avtal om samordningsansvarig för gemensamma lokaler Avtal ska innehålla uppgifter om datum för avtalstecknande, vilket gemensamt arbetsställe som berörs (verksamhet), förteckning på vilka lokaler och ytor som berörs. Avtalstexten ska beskriva samordningsuppgiften (enligt aktuellt uppgiftsområde, som ovan) för överenskommelsen samt hur samordningsansvaret ska fullföljas. Uppgift (namn på) vem/vilken verksamhet som uppdrar samordningsuppgiften ska finnas med och (namn på) den person som uppdras att stå som samordningsansvarig, samt uppgifter om vilken funktion och namn på avtalstecknare för respektive verksamhet/enhet för vilken överenskommelsen gäller. Risklista och bedömning samt Information om samordning ska biläggas. Ronder Vid skyddsrondering av gemensamma lokaler ska skriftligt protokoll föras. Protokollet ska innehålla, observationer av risker (risklista), prioriteringar, senaste datum för åtgärd, vem som är ansvarig för att åtgärderna blir utförda. Protokollen från skyddsronderna ska också tillställas involverade arbetsgivare, skyddsombud, samt universitets lokala berörda kommitté/-er. Samordnaren eller annan representant för arbetsgivaren ska föra protokoll som ska justeras av arbetsmiljöombud. 5 (5) v2013:1