UPPHANDLING AV AVFALLSHÄMTNING Förfrågningsunderlag

Transkript

1 UPPHANDLING AV AVFALLSHÄMTNING Förfrågningsunderlag

2 1. 1. ALLMÄN ORIENTERING Beställare Beställarens kontaktperson Entreprenadens omfattning Entreprenaden omfattar Entreprenadens längd, avtalstid Syftet med upphandlingen Information om Beställaren 5 2. ADMINISTRATIVA VILLKOR Upphandlingsförfarande Förfrågningsunderlagets omfattning Kompletterande upplysningar Anbudsgivning Allmänt Inlämning och märkning av anbud Anbudets giltighetstid Anbudets innehåll Anbudsöppning 6 3. KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN Skatter, avgifter, brott m.m Ekonomisk ställning Teknisk och yrkesmässig kapacitet 7 4. PRÖVNING AV ANBUDSGIVARE OCH ANBUD Allmänt Kvalificering av anbudsgivare Prövning och utvärdering av anbud Antagande av anbud tilldelning av kontrakt Avtal - upphandlingskontrakt KRAV PÅ TJÄNSTEN KRAVSPECIFIKATION Allmänna krav Äganderätt till avfall Personal, utbildning och underentreprenör Allmänt Underentreprenör Arbetsledning Kommunikation Allmänt Avvikelsehantering Kundtjänst och hämtningsregister Information till kunder Fordon för avfallshämtning Allmänt Utrustning Däck Buller Underhåll och service 14 Sida 2 av 22

3 Övrigt Kvalitet, service, miljö, arbetsmiljö och trafiksäkerhet Allmänt Entreprenörens tillgänglighet Miljö Arbetsmiljö Trafiksäkerhet Utebliven hämtning, trasiga behållare m.m Utebliven hämtning m.m. förorsakat av entreprenören Utebliven hämtning m.m. förorsakat av fastighetsinnehavaren Utebliven hämtning förorsakat av otjänlig väderlek eller annan oförutsedd händelse Ändrade förhållanden Övrigt Hämtning av sorterat avfall Kärl Hämtningsdagar och hämtningstider AVTALSVILLKOR KOMMERSIELLA VILLKOR Ekonomiska villkor Entreprenörsersättning Indexreglering Ersättningsform Faktureringsvillkor Betalningsvillkor Övriga villkor Avtalstid Kontaktperson under avtalstiden Samordning samt uppföljning av drift, avtal och kvalitet Försäkringar Tillstånd och ansvar Ändringar och tillägg under avtalstiden Överlåtelse av avtalet Handlingar om rörelsen, nycklar m.m Byte av entreprenör Beställarens rätt av häva avtalet Entreprenörens rätt att häva avtalet Tvist Force majeure BILAGOR 22 Sida 3 av 22

4 1. ALLMÄN ORIENTERING 1.1 Beställare Beställare är: Norabostäder AB Änggatan Nora och Nora Fastigheter Org nr Änggatan Nora Ramavtal avfallshantering Beställarens kontaktperson Beställarens kontaktperson under upphandlingen är Mats Karlsson Entreprenadens omfattning Entreprenaden omfattar Hämtning av papp, metall, glas, wellpapp, pappersförpackningar samt hårdplast för återvinning. Entreprenaden är inte föremål för anbudsräkning i egen regi. Beställaren svarar för kundtjänst, registerhållning och fakturering av avfallsavgifter Entreprenadens längd, avtalstid Entreprenaden omfattar tiden från till med möjlighet till förlängning år, se punkt Syftet med upphandlingen Syftet med upphandlingen är att teckna avtal om hämtning och omhändertagande av källsorterat avfall från Beställarens hyreslägenheter samt Beställarens lokalhyresgäster. Sida 4 av 22

5 1.5 Information om Beställaren Nora Fastigheter AB samt Norabostäder AB är båda helägda kommunala bolag. Nora Fastigheter AB förvaltar lokaler för skolor, kontor, barnstugor samt kommunala verksamheter med en total area på ca m2. Nora Bostäder AB förvaltar ca 700 lägenheter. Mer information hittar ni på Nora Fastigheter och Nora Bostäders hemsida : Adressförteckning för hämtningsställen för källsorterat avfall ligger alla inom Nora Kommun och redovisas på separat bilaga. Beställarens ansvarige för avfallshanteringen är Mats Carlsson. 2. ADMINISTRATIVA VILLKOR 2.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som förenklat förfarande 5 kap. Lag (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. Förfrågningsunderlaget kommer att finnas tillgängligt på Norabostäders/Nora Fastigheters hemsida samt på Visma TendSigns webtjänst. Den kan nås via Förfrågningsunderlagets omfattning Förfrågningsunderlaget omfattning framgår av innehålls- och bilageförteckningen. Anbudsgivaren bör försäkra sig om att denne tagit del av alla handlingar som hör till förfrågningsunderlaget. 2.3 Kompletterande upplysningar Anbudsgivare uppmanas att snarast meddela beställaren om det finns felaktigheter eller oklarheter i förfrågningsunderlaget. Begäran om ytterligare information ska skriftligen skickas med e-post till beställarens kontaktperson under anbudstiden, se punkt 1.2. Frågor med anledning av förfrågningsunderlaget kan ställas via melj till Beställarens kontaktperson senast 8 dagar innan anbudstidens utgång. Frågorna och svaren kommer att publiceras på Norabostäders hemsida under rubriken Upphandlingar Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av beställaren under anbudstiden är bindande för både beställaren och anbudsgivaren. 2.4 Anbudsgivning Allmänt Anbud ska lämnas på hela entreprenaden. Sida 5 av 22

6 Anbudet ska vara skriftligt, avges på svenska och överensstämma med förfrågningsunderlaget. Uppgifter om anbudet och anbudsgivaren skall lämnas på bif. Anbudsformulär. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Reservationer (så kallade sidoanbud) accepteras inte. Beställaren förutsätter att anbudsgivaren skaffar sig nödvändig kännedom om förutsättningarna för entreprenaden, bl.a. genom besök på de aktuella adresserna innan anbud lämnas in Inlämning och märkning av anbud Anbud ska ha kommit in till beställaren senast Anbud ska läggas i ett förseglat neutralt ytteremballage, utan någon form av firmabeteckning och märkas ANBUD AVFALLSHÄMTNING Anbudet ska adresseras till Norabostäder AB Änggatan Nora Anbudet skall lämnas skriftligen på adress enl ovan. Anbud kan ej lämnas på mejl eller fax. Reservationer och egna förutsättningar skall vara prissatta Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud i 60 dagar. Om upphandlingen blir föremål för överprövning och anbudets giltighetstid överskrids ska anbudsgivarens bundenhet gälla i ytterligare fyra månader, såvida inte annat överenskommits under upphandlingen. 2.5 Anbudets innehåll För att anbudsgivaren ska kunna bedömmas och anbudet kunna utvärderas ska samtliga begärda uppgifter på anbudsformuläret ifyllas. À-prislistan ska innehålla anbudsgivarens begärda ersättning för de hämtningar som Beställaren redovisar. Pris/ersättning ska anges i svenska kronor exkl moms. 2.6 Anbudsöppning Planerad dag för anbudsöppning är då minst två personer utsedda av Beställaren kommer att delta. Sida 6 av 22

7 3. KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN Ramavtal avfallshantering Skatter, avgifter, brott m.m. Anbudsgivaren ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav som avser registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivaren ska ha giltigt F- skattebevis eller motsvarande och vara registrerad som arbetsgivare. Anbudsgivaren får inte ha gjort sig skyldig till brott som anges i 10 kap. 1 LOU. Anbudsgivare kan också uteslutas från att delta i upphandlingen om denne, eller företrädare för denne, är eller har varit delaktig i sådana företeelser som avses i 10 kap. 2 LOU. Detta gäller även eventuella underentreprenörer i alla led. Genom undertecknande av försäkran på anbudsformuläret intygar anbudslämnaren att denne är fri från hinder enl ovan. Osant intygande innebär att eventuell tilldelning kan ogiltigförklaras och beställaren kan komma att kräva tilldelad entreprenör på skadestånd. Utländska anbudsgivare ska bifoga dokumentation motsvarande svenskt registreringsbevis från Bolagsverket och Skatteverkets blankett SKV Ekonomisk ställning Anbudsgivaren ska ha en kreditvärdighet vid anbudstillfället motsvarande lägst riskklass 3 enligt UC:s riskklasser, eller annan motsvarande kreditvärdighetsbedömning. Beställaren kommer på egen hand begära in uppgifterna. I de fall lägre riskklassificering redovisas ska anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om anbudsgivaren lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomisk stabilitet, t.ex. bankgaranti. Nystartade företag ska lämna förhandsbesked från bank eller någon annan form av bevis på att anbudsgivaren klarar de ställda kraven. Intyg m.m. får inte vara äldre än två månader. 3.3 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren ska ha teknisk och yrkesmässig kapacitet samt kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. Anbudsgivaren ska ha minst tre års erfarenhet av avfallshämtning av det slag som upphandlingen avser. Nystartade företag ska ha personer i anbudsgivarens driftsledning med minst tre års erfarenhet av avfallshämtning av det slag som uppdraget avser. Det senare gäller även etablerade företag som saknar erfarenhet av avfallshämtning. Anbudsgivaren ska ha dokumenterade kvalitetssäkrings- och miljöledningssystem som säkerställer att uppdraget utförs på ett sådant sätt att kraven på god kvalitet, service och miljö uppfylls. Nystartade företag ska redovisa hur sådana system ska upprättas så att de kan tillämpas om avtal tecknas mellan beställaren och anbudsgivaren. Anbudsgivaren ska arbeta aktivt med arbetsmiljö, trafiksäkerhet och personalfrågor så att uppdraget kan genomföras i enlighet med kravspecifikationen, eller bättre. Sida 7 av 22

8 Delar av uppdraget kan utföras av underentreprenör. Vilka delar och hur stor andel av uppdraget som berörs, samt de vid anbudstillfället tilltänkta underentreprenörerna, ska anges i anbudet, se även punkt Anbudsgivaren ska ha tillstånd för transport av avfall av de slag som uppdraget avser. Nystartade och utländska företag ska ha dessa tillstånd i god tid innan avtalet träder i kraft. Kopia på gällande tillstånd ska sändas till Beställaren vid uppdatering under avtalstiden. Till anbudet ska anbudsgivaren som bevis på att kraven uppfylls bifoga: Beskrivning av anbudsgivarens kvalitetssäkringssystem och egenkontroll. Nystartade företag ska som bevis redovisa en plan för hur kvalitetssäkring och egenkontroll ska kunna upprättas. Beskrivning av anbudsgivarens miljöledningssystem. Nystartade företag ska som bevis redovisa en plan för hur miljöledningssystem ska kunna upprättas. Uppgift om vilka delar av uppdraget som eventuellt kommer att utföras av underentreprenör, med fullständiga uppgifter om de vid anbudstillfället kända underentreprenörerna. Definition av underentreprenör beskrivs i punkt Beskrivning av anbudslämnarens organisation samt CV på arbetsledade personal. 4. PRÖVNING AV ANBUDSGIVARE OCH ANBUD 4.1 Allmänt Prövning av anbud görs i två steg, dels genom kvalificering av anbudsgivare och dels genom utvärdering av anbud. För att Beställaren ska kunna genomföra utvärderingen enligt 4.3 skall anbudslämnaren på anbudsformuläret ange 3 st referenspersoner. Dessa skall objektivt kunna bedöma Entreprenören enligt de parametrar som ställs upp, detta genom ett pågående eller nyligen avslutat samarbete med entreprenören. 4.2 Kvalificering av anbudsgivare Beställaren kommer att granska de redovisningar anbudsgivaren har lämnat om sig och sin verksamhet samt de uppgifter som framkommit vid kontroll enligt punkt Anbudet ska innehålla begärda och kompletta uppgifter enligt punkt 2.5. Anbudsgivaren ska ha uppfyllt sina skyldigheter m.m. enligt punkt 3.1. Anbudsgivaren ska ha tillräcklig ekonomisk förmåga enligt punkt 3.2. Anbudsgivaren ska ha teknisk och yrkesmässig kapacitet att genomföra uppdraget, se punkt 3.3. Sida 8 av 22

9 4.3 Prövning och utvärdering av anbud Beställaren kommer att pröva om kraven på tjänsten uppfylls genom att granska anbuden. Anbuden kommer sedan att värderas utifrån redovisningar och anbudspris. Ett anbud utvärderas endast om anbudsgivaren har blivit kvalificerad. Anbuden utvärderas på följande sätt: Det för Beställaren mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Följande faktorer kommer med angiven viktning att värderas vid prövning av anbud: Pris. Alla a - priserna slås samman.en medeltömning räknas ut Lägsta pris erhåller 60 poäng. De andra anbudgivarnas priser jämnförs proportionellt till det lägsta timpriset och multipliceras med p Referenser Utvärdering sker genom intervjuer med referens personerna och en bedömning görs av hur väl de olika kriterierna uppfyller de mål, den kvalité och standard som gäller vid liknade arbeten som de efterfrågade i denna förfrågan. En viss subjektivitet är oundviklig. Bra och snabb hantering av reklamationer God hantering av ändrings- och tilläggsarbeten Leveranssäkerhet Företaget arbetar aktivt och innovativt när det gäller miljöfrågor Allmänt omdöme 0-3 p 0-3 p 0-3 p 0-3 p 0-3 p De mjuka parametrarna värderas enl följande: 3 poäng Uppfyller mål väl 2 poäng Uppfyller mål 1 poäng Brister 0 poäng Betydande brister Anbudsgivare kan bli kallad till muntlig presentation av sig och sitt anbud om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Det behöver inte innebära att avtal senare träffas med anbudsgivaren. Sida 9 av 22

10 4.4 Antagande av anbud tilldelning av kontrakt Det anbud som är det mest fördelaktiga för Beställaren, med hänsyn taget till utvärderingskriterierna, kommer att tilldelas kontrakt. Samtliga anbudsgivare kommer att underrättas genom ett tilldelningsbeslut. Meddelande om tilldelningsbeslut utgör ej accept enligt Avtalslagen utan avtal sluts genom särskilt kontrakt. Meddelande om antagande av anbud, beställning eller annan accept av anbud är bindande för beställaren först om och när ingen talan förts mot upphandlingen i förvaltningsrätten eller beslut om sådan talan inte föreligger. Om förvaltningsrätten skulle besluta att upphandlingen ska göras om eller att rättelse ska vidtas är accepten inte 4.5 Avtal - upphandlingskontrakt Bindande avtal med antagen anbudsgivare kommer att slutas genom skriftligt upphandlings-kontrakt undertecknat av båda parter tidigast tio dagar efter det att tilldelningsbeslutet har skickats ut elektroniskt till samtliga anbudsgivare. Sida 10 av 22

11 5. KRAV PÅ TJÄNSTEN KRAVSPECIFIKATION 5.1 Allmänna krav Vid entreprenadens start ska alla krav under kapitel 5 vara uppfyllda eller kunna uppfyllas. Samtliga krav som specificeras nedan ska ingå i entreprenaden och utföras inom ramen för ersättningar enligt À-prislistan, om inte annat anges. Entreprenören får inte på eget initiativ upphöra med hämtningen från någon fastighet utan att Beställaren underrättas om detta och det finns godtagbara skäl som anges i förfrågningsunderlaget eller annat skäl som Beställaren kan godkänna. Entreprenören ska lämna de uppgifter för statistik och beräkning av nyckeltal som beställaren begär för samtliga avfallsslag som ingår i uppdraget, och med den regelbundenhet beställaren kräver. På begäran ska körjournaler,vågsedlar och tippkvitton kunna uppvisas. Entreprenören är skyldig att underkasta sig den kontroll samt följa de direktiv som Beställaren anger. Beställaren har rätt att ta in externa företag för att utföra kontroll av entreprenören utifrån de krav som ställs i förfrågningsunderlaget och avtalet. 5.2 Äganderätt till avfall Beställaren äger allt avfall som entreprenören samlar in om inte annat avtalas. Avfallet ska avlämnas på angivna platser utan kostnad för Entreprenören. Insamlat avfall får inte blandas med avfall från andra uppdragsgivare utan Beställarens medgivande. 5.3 Personal, utbildning och underentreprenör Allmänt Verksamheten ska bedrivas med serviceinriktad personal som har den kompetens som krävs för uppdraget i fråga. Personalen ska fortlöpande genom Entreprenörens försorg informeras om alla förändringar som påverkar arbetet. All personal med kundkontakter inklusive hämtningspersonalen ska kunna förstå svenska i tal och skrift samt kunna kommunicera med kunder och andra berörda. Arbetsledaren och de personer som har kontakt med beställaren ska ha goda kunskaper i svenska språket. Hämtningspersonalen ska bära enhetlig, funktionell och välskött klädsel som är lätt identifierbar för allmänheten och tydligt märkt med Entreprenörens namn och logotype. Varselkläder ska uppfylla kraven enligt SS-EN 471 klass 2 eller likvärdigt. Personalen ska även genom Entreprenörens försorg få kännedom om innehållet i detta avtal, om förhållandena hos Beställaren som berör avfallshantering.. Sida 11 av 22

12 5.3.2 Underentreprenör Ramavtal avfallshantering Med underentreprenör jämställs företag i en företagsgrupp t.ex. lastbilscentral, samt bemanningsföretag eller liknande. Samma krav som ställs på Entreprenören vid utförandet ska gälla underentreprenör. Entreprenören ska skriftligt avtala med underentreprenör om att Beställarens krav ska uppfyllas. Avtalet ska delges Beställaren. Entreprenören ansvarar gentemot Beställaren för underentreprenörens arbete som för eget arbete. Om så krävs kan underentreprenör bli kallad till uppföljningsmöten med Beställaren. Så snart som möjligt efter avtalstecknande, och vid förändring under avtalsperioden, ska Entreprenören skriftligt meddela Beställaren vilka underentreprenörer som entreprenören avser att anlita, samt vilka delar av uppdraget som berörs. Beställaren kommer att granska de föreslagna underentreprenörerna och kontrollera att dessa uppfyllt sina lagenliga och ekonomiska skyldigheter. Beställaren kommer skriftligt att godkänna de underentreprenörer som uppfyller kraven. Beställaren ska även på begäran informeras om vilka personer hos en eventuell underentreprenör som kan tänkas bli aktuella för att arbeta i uppdraget Arbetsledning Det ska finnas minst en arbetsledare som regelbundet övervakar arbetet och arbetsleder hämtningspersonalen. Arbetsledaren eller någon med dennes befogenhet ska finnas tillgänglig mellan kl. 07:00-16:30 vardagar samt ev vid annan tid då arbete utförs. Arbetsledare ska ha minst två års erfarenhet inom avfalls- eller transportbranschen, eller som arbetsledare inom liknande verksamhet för minst tio personer. Arbetsledaren ansvarar för hämtningsarbetet och för kontakterna med beställaren i det dagliga arbetet. Vid ordinarie arbetsledares frånvaro ska ersättare med samma befogenheter och ansvar träda in i dennes ställe. Ersättarens kontaktuppgifter ska meddelas beställaren i god tid. I arbetsledningens ansvar ska bl.a. följande uppgifter ingå: Ta emot, följa upp och besvara reklamationer utan dröjsmål. Arbetsledaren ska kontrollera reklamationen och förvissa sig om att problemet blir löst, antingen genom kontakt med kunden eller genom åtgärd på plats. Svara på hämtningsrelaterade frågor från Beställaren senast dagen efter frågan ställts. Kontrollera hämtningsmängder, gångavstånd, behållare m.m. på begäran av beställaren eller kunden, samt för entreprenörens egen kvalitetssäkring. Följa upp hämtningspersonalens arbetsförhållanden. Se till att nycklar, nyckelkort och koder m.m. registreras och hanteras säkert. Meddela Beställaren förändringar och förhållanden som rör personal och fordon. Omgående meddela Beställaren om något akut inträffar som innebär att hämtning eller andra beställda tjänster inte kan utföras, t.ex. vid otjänlig väderlek eller trasigt fordon som inte kan ersättas direkt, samt olyckor och tillbud av betydelse som inträffar i samband med uppdraget. Aktivt arbeta för att förbättra hämtningen, i vissa fall tillsammans med Beställaren. Aktivt arbeta för att förbättra rutiner och samarbete mellan Beställare och Entreprenör. Sida 12 av 22

13 Bistå Beställaren vid granskning av planer och bygglov som berör avfallshanteringen. Bistå fastighetsägare eller beställare vid utformning och dimensionering av avfallsutrymmen. 5.4 Kommunikation Allmänt All kommunikation som inte är brådskande skall ske med mejl sända till Beställarens kontaktperson. Vid ev brådskande ärenden skall telefonsamtal följas upp med mejl som beskriver vad som överenskommits Avvikelsehantering Avikelser rapporteras enl ovan. 5.5 Kundtjänst och hämtningsregister Beställaren svarar för kundtjänst och registerhållning samt fakturerar avfallsavgifterna i vissa fall vidare. Beställaren tillhandahåller entreprenören ett komplett hämtningsregister. Beställaren håller registret aktuellt. Tillkommande, avgående och förändrade abonnemang tillhandahålls kontinuerligt av beställaren. Entreprenören ska omedelbart meddela avvikelser från registret och/eller ändrad hämtningsdag till beställaren. 5.6 Information till kunder Framtagning och distribution av allmänt informationsmaterial om avfallshantering på hämtställena bekostas av Entreprenören. 5.7 Fordon för avfallshämtning Allmänt Fordonen ska vara besiktigade och godkända samt uppfylla de säkerhetskrav som krävs med avseende på uppdragets art. Fordonen ska inte vara tyngre än vad som svarar mot vägnätets bärighet och beskaffenhet i övrigt eller på annat sätt vara olämpliga för avfallshämtningen. Beställaren förutsätter att entreprenören har den storleksanpassning av fordonen som krävs för att fullgöra uppdraget Utrustning Samtliga tunga fordon som ska användas för avfallshämtning ska vara försedda med Backningskamera och monitor. Backningsvarnare. Varningslykta som kan ge orangegult blinkande/pulserande sken. Centrallås med fjärrkontroll. Fordonen ska även ha följande lös utrustning: Sida 13 av 22

14 Trådlös handsfreeutrustning för förarens mobiltelefon. Brandsläckare av godkänd typ, klass B. Saneringsutrustning för eventuellt oljeläckage. Förbandsutrustning. Sopborste och skyffel. Arbetsledarens fordon ska ha följande utrustning, utöver lagkrav: Trådlös handsfreeutrustning för arbetsledarens mobiltelefon. Reflekterande skyddsvästar, minst två stycken Däck Följande krav ska gälla för fordonsdäck: Entreprenören ska ha riktlinjer/rutiner för att säkerställa att däck har minst lagstadgat mönsterdjup och inte är skadade. Fordonen ska ha däck med tillräckligt mönsterdjup, dubb eller annan lämplig utrustning, som möjliggör att uppdraget kan fullgöras även vid vinterväglag. Vid vinterväglag ska fordonet ha vinterdäck på samtliga axlar. Miljömärkta däck ska användas om sådana finns att tillgå för fordonet i fråga Buller Entreprenören ska minimera störande buller från fordonen och omedelbart åtgärda orsaker till detta, såsom trasiga ljuddämpare, tomgångsvibrationer, tryckluftsljud, otäta luckor, icke använd eller icke fungerande bullerdämpande utrustning, bromsskrik, etc Underhåll och service Tillsyn, underhåll och service av fordon samt skador ska dokumenteras. Förare ska varje dag utföra en säkerhetskontroll av det fordon han/hon använder Samtliga fordon ska hållas i ett välvårdat skick. Fordonen ska vara försedda med entreprenörens firmanamn Övrigt Entreprenören ska inför starten av entreprenaden och sedan årligen redovisa en förteckning över samtliga fordon (även eventuella reservfordon) som ska användas för uppdraget. Förteckningen ska ange registreringsnummer, årsmodell, lastningskapacitet, miljöklassning 5.8 Kvalitet, service, miljö, arbetsmiljö och trafiksäkerhet Allmänt Entreprenören ska ha en ändamålsenlig lokal hämtningsorganisation som säkerställer en hög tillgänglighet och ger god service.uppdraget ska utföras med tillförlitlighet och utan avbrott. För att säkerställa Beställarens krav på att god kvalitet och service uppfylls ska Entreprenören ha rutiner för kvalitetssäkring av verksamheten. Entreprenörens rutiner, riktlinjer och genomförda egenkontroller ska redovisas för Beställaren. På uppmaning av Beställaren ska Entreprenören delge denne den dokumentation som görs för att förbättra miljön, arbetsmiljön och trafiksäkerheten. Sida 14 av 22

15 Entreprenören ska tillsammans med Beställaren arbeta för att förbättra kvalitén och servicen på hämtningsarbetet, liksom hämtningspersonalens arbetsmiljö och trafiksäkerheten. Entreprenören ska, utan kostnad, delta i regelbundna uppföljningsmöten med Beställaren. Entreprenören ska tillsammans med Beställaren verka för ökad återanvändning och återvinning av material ur avfallet i enlighet med kommunens planer och beslut samt utveckla rationella och ekonomiska hämtningssystem. För att främja hög kvalitet, säkerhet och service ska följande krav gälla: Överenskomna villkor för hämtningen såsom tider och utförande ska alltid gälla. Fasta hämtningsdagar ska tillämpas om inte annat anges. Ändring av fast hämtningsdag, t.ex. vid omläggning av trakt, ska meddelas kund i god tid genom Entreprenörens försorg. Skador vid hämtningen som orsakats av Entreprenören ska omedelbart meddelas Beställaren och snarast åtgärdas på Entreprenörens bekostnad. Dörrar och grindar ska stängas efter avslutad hämtning och i förekommande fall låsas. Spill förorsakad av Entreprenören ska tas omhand vid normalfylld behållare. System för rapportering av avvikelser och mottagning av reklamationer ska finnas. Tillgrepp av material eller föremål som avfallslämnaren lämnat för insamling är inte tillåten. Behållare som ägs av Beställaren ska vara rena, klotterfria och välskötta när de ställs ut. De ska regelbundet ses över så de inte utgör någon säkerhetsrisk. Om Entreprenören upptäcker att behållare som ägs av Beställaren är trasig, ska detta omgående meddelas den som ansvarar för behållaren. Arbetstiden ska nyttjas fullt ut för att minska stress, risken för olyckor och skador samt för att höja servicegraden och kvalitén på arbetet. Eventuella tillbud och olyckor samt trafikförseelser av betydelse i samband med entreprenaden ska snarast meddelas Beställaren. Om sanering av mark eller vatten krävs efter olycka eller försummelse från Entreprenören svarar denne för eventuella kostnader. Entreprenören är skyldig att skyndsamt och senast inom 5 arbetsdagar besvara skriftliga reklamationer på e-post från Beställaren Entreprenörens tillgänglighet Entreprenören ska alltid vara tillgänglig på telefon vardagar kl , med rimligt avbrott för lunch. Övrig tid, då uppdraget utförs, ska Entreprenören upprätthålla sådan tillgänglighet att denne kan nås utan dröjsmål Miljö Entreprenören ska bedriva ett aktivt miljöarbete. Miljöbelastningen i uppdraget ska vara så låg som möjligt. Miljöpolicy som är känd och förankrad i hela organisationen ska finnas och följas upp en gång per år Arbetsmiljö Entreprenören är ansvarig för arbetsmiljön för sina anställda och ska bedriva ett dokumenterat systematiskt arbetsmiljöarbete i enlighet med Arbetsmiljöverkets Sida 15 av 22

16 föreskrifter AFS 2001:1 Arbetsmiljöpolicy som är känd och förankrad i hela organisationen ska finnas och följas upp en gång per år. Entreprenören är huvudansvarig för arbetet med att förbättra arbetsmiljön på de hämtningsställen som förekommer i uppdraget. Entreprenören ska därför kontakta och informera Beställaren om de problem som finns, föreslå vilka åtgärder som bör genomföras och på vilket sätt avfallet kan hämtas innan problemet är åtgärdat. Berörd hämtningspersonal ska vara delaktig i arbetet. Entreprenören har ansvar för att hämtning av avfall upprätthålls tills bristerna är avhjälpta. Beställaren ska hållas informerad under hela ärendegången. Vid eventuellt hämtningsstopp ska arbetsledaren omedelbart informera kunden om de arbetsmiljöregler som gäller. En gång om året ska Entreprenören medverka i uppföljningsmöten om arbetsmiljön tillsammans med Beställaren. Vid dessa möten ska aktuell rapport enligt förra stycket gås igenom. Entreprenörens skyddsombud ska ha möjlighet att delta Trafiksäkerhet Entreprenören ska bedriva ett aktivt trafiksäkerhetsarbete. Trafiksäkerhetspolicy samt alkohol- och drogpolicy som är kända och förankrade i hela organisationen ska finnas och följas upp en gång per år. Särskild vikt ska läggas vid hämtningsförhållanden där backning förekommer. Backning ska undvikas i samband med regelbundna avfallstransporter, då backning i normalfallet inte är att betrakta som ett körsätt. Företrädesvis ska backning undvikas på platser där barn och äldre kan förväntas befinna sig, t.ex. vid skolor, förskolor, äldreboenden, dagcentraler och liknande. 5.9 Utebliven hämtning, trasiga behållare m.m Utebliven hämtning m.m. förorsakat av entreprenören Vid utebliven hämtning som förorsakats av Entreprenören ska hämtning, utan extra ersättning, utföras senast dagen efter att Entreprenören blivit uppmärksammad på detta. Sker inte detta har Beställaren rätt att utföra hämtning på Entreprenörens bekostnad. Kärl som går sönder i samband med hämtningen ska bytas ut eller lagas av Entreprenören så snart det är praktiskt möjligt. Spill ska plockas upp Utebliven hämtning m.m. förorsakat av fastighetsinnehavaren Hinder eller andra omständigheter Om hämtning ej kan utföras pga hinder eller andra omständigheter ska Entreprenören omedelbart meddela denne. Hämtning ska ske så snart hindret undanröjts, om Beställaren gör en extra beställning. I annat fall ska hämtningen utföras vid nästa ordinarie hämtningstillfälle, enligt Á-prislistan. Felsorterat avfall Entreprenören skall kontrollera att avfallet är rätt sorterat. Vid mindre mängd avfall som är felsorterat ansvarar Entreprenören för åtgärdande.vid större mängd felsorterat avfall kontaktas Beställaren. Sida 16 av 22

17 Överfylld eller för tung behållare Arbetsmiljöverkets föreskrifter om belastningsergonomi och manuell hantering ska följas. Överfylld och för tung behållare får därför lämnas kvar om risk finns för att arbetsskada kan uppstå. Entreprenören ska meddela Beställaren orsaken till den uteblivna hämtningen. Om problemet är tillfälligt hämtas behållaren när problemet är åtgärdat. Det kan ske efter extra beställning av Beställaren eller vid nästa ordinarie hämtningstillfälle. Om problemet är att betrakta som permanent ska Beställaren kontaktas och förslag till lösning presenteras. Avfall utanför behållare Mindre mängd avfall som ligger utanför behållare ska läggas i avsedd behållare före hämtning av Entreprenören. Om detta upprepas skall Entreprenören lämna en avvikelserapport till Beställaren Utebliven hämtning förorsakat av otjänlig väderlek eller annan oförutsedd händelse Kan hämtning inte utföras på grund av otjänlig väderlek eller annan oförutsedd händelse är Entreprenören skyldig att utan ersättning planera om sina hämtningsdagar så att hämtning kan ske så fort som möjligt. Registrering av avvikelsen ska ändå göras av Entreprenören. Vid nästa hämtningstillfälle ska entreprenören hämta extra utställda säckar utan förbeställning och utan krav på extra ersättning Ändrade förhållanden Entreprenören är skyldig att fortlöpande följa förändringar i avfallsmängd och föreslå lämpliga förändringar av hämtningsfrekvens, antal behållare eller annat. Nödvändiga kontroller ska utföras av entreprenören i samråd med Beställaren Övrigt Förändringar i kör- och dragsträckor till följd av gatuarbeten, trafikomläggningar, tillfälliga framkomlighetsproblem vintertid och liknande ska godtas av entreprenören utan krav på extra ersättning Hämtning av sorterat avfall Kärl Befintliga kärl i storlekarna liter ägs av Beställaren. Entreprenören ska anskaffa, lagerhålla, montera kärl och ställa ut nya kärl vid nya eller förändrade förhållanden samt ta tillbaka och återvinna eller destruera uttjänta kärl på ett miljömässigt godtagbart sätt. Typ, färg och fabrikat ska godkännas av Beställaren. Entreprenören ska även, mot ersättning, svara för kontroll av kärl, enklare underhåll och utbyte av reservdelar. Utställning av nya kärl och byte av kärl till annan storlek ska utföras inom 3 arbetsdagar efter att Entreprenören fått del av beställningen. Byte och montering av lock, hjul eller andra tillbehör ska utföras inom 3 dagar efter beställning. Sida 17 av 22

18 Utbytta funktionsdugliga kärl ska lagras av entreprenören och användas på andra hämtningsställen där de passar. Kärlen ska tvättas efter hemtagning. När nya och begagnade kärl ställs ut ska de vara rena. Entreprenören ska varje månad redovisa hur många nya kärl och tillbehör till kärl som tagits i bruk. Beställaren ska ersätta Entreprenören för dessa löpande. Det medför att kärl och tillbehör övergår i beställarens ägo Hämtningsdagar och hämtningstider Fasta hämtningsdagar ska tillämpas. Hämtning behöver inte utföras på midsommarafton eller på julafton, juldag eller nyårsdag som infaller måndag till fredag. Hämtningsdagen ska i så fall flyttas på ett sätt som Entreprenör och Beställare kommer överens om och information om förändringen ska meddelas kunderna i god tid genom Entreprenörens försorg. Beställd hämtning som inte är samordnad med ordinarie hämtning ska ske inom 3 arbetsdagar efter beställning. Hämtning ska normalt utföras mellan kl och måndag till fredag. Efter överenskommelse mellan Entreprenören och Beställaren kan andra tider förekomma om särskilda skäl föreligger. Sida 18 av 22

19 6.AVTALSVILLKOR KOMMERSIELLA VILLKOR 6.1 Ekonomiska villkor Entreprenörsersättning För Entreprenörens åtaganden får denne ersättning i enlighet med kravspecifikationen för entreprenaden och avtalade À-priser. Överenskomna priser skall vara fasta under avtalstiden. Skulle Beställaren välja att förlänga avtalet enl skall priserna regleras enl Indexreglering Avtalade ersättningar ska, om inte annat överenskommits, regleras enligt följande index: A12:1 MD Insamling av hushållsavfall. Basmånad november Ersättningsform Ersättningen till Entreprenören betalas ut månadsvis i efterskott mot faktura till Beställaren. Samtliga hämtningar och uppdrag som utförts under månaden ska skriftligt redovisas tillsammans med fakturan. Redovisningen ska lämnas i ett för beställaren läsbart och tydligt format Faktureringsvillkor Faktura ska ställas till Nora Bostäder AB eller Nora Fastigheter AB på adresser enl och innehålla uppgifter om: Beställare Arbetställe Arbetsnummer Ackumulerat belopp Specifikation över utförda mängder Betalningsvillkor Betalningsvillkor är 30 dagar efter fakturans ankomst och tjänsten är utförd och godkänd. Faktura med ofullständiga eller felaktiga uppgifter skickas tillbaka till Entreprenören för rättelse. Ny förfallodag räknas från den dag fakturan återkommit i rättat skick. Expeditions-, fakturerings- eller orderavgifter godkänns inte. Dröjsmålsränta enligt svensk räntelagstiftning accepteras. 6.2 Övriga villkor Avtalstid Avtalstiden är två år med möjlighet till förlängning år. Avtalstiden är från och med till och med då avtalet upphör att gälla utan föregående uppsägning. På Beställarens begäran kan avtalet förlängas. Vid förlängning skall Beställaren meddela detta senast 4 månader innan avtalstidens utgång. Sida 19 av 22

20 6.2.2 Kontaktperson under avtalstiden Beställarens kontaktperson under avtalstiden är: Förvaltare Mats Carlsson Nora Bostäder AB / Nora Fastigheter AB Änggatan Nora mats.carlsson@norabostader.se Samordning samt uppföljning av drift, avtal och kvalitet Avtalsmöten ska hållas minst 1 gång per år. Då ska avtalet följas upp särskilt och Entreprenören ges möjlighet att muntligt kommentera de uppgifter som regelbundet ska lämnas in till beställaren i enlighet med avtalet. Ansvarig person/er som har mandat eller befogenheter för uppdraget ska närvara vid avtalsmötena. Beställaren är sammankallande, utformar dagordning och står för protokollskrivning för samtliga möten. Protokollet ska justeras av parterna. Beställaren kommer att utföra särskilda avtals- och kvalitetsuppföljningar av Entreprenören och dennes verksamhet under avtalstiden. Kostnaden för dessa fördelas så att beställaren står för genomförandet av uppföljningarna och Entreprenören står för sina egna kostnader i form av arbetstid för den personal som ska medverka eller närvara Försäkringar Entreprenören ska teckna trafikförsäkringar, försäkringar för egendomsskada eller skada på tredje man som vållas av entreprenören eller dennes personal, samt andra för verksamheten nödvändiga försäkringar. Vid anbudslämnandet ska entreprenören lämna Beställaren handlingar som visar försäkringarnas omfattning och sedan en gång per år lämna Beställaren bevis på att försäkringarna fortsätter att gälla. Entreprenören är ansvarig för att eventuell underentreprenör uppfyller samma krav Tillstånd och ansvar Entreprenören och dennes personal ska vara väl förtrogen med de lagar, regler och anvisningar som vid varje tidpunkt gäller för all hantering som ingår uppdraget. Entreprenören ska ha alla nödvändiga tillstånd som krävs för att fullgöra uppdraget. Entreprenören är ansvarig för att eventuell underentreprenör uppfyller samma krav Ändringar och tillägg under avtalstiden Ändringar och tillägg till avtalet kan göras efter förhandling mellan behöriga företrädare för parterna. Förhandling kan begäras av båda parter om förutsättningarna för det tecknade avtalet väsentligt förändras. Överenskommelse i sådant hänseende ska träffas skriftligen. Om överenskommelse inte kommer till stånd har endera parten rätt att Sida 20 av 22

21 säga upp avtalet. Uppsägningen ska vara skriftlig och avtalet upphör tidigast 4 månader efter uppsägningen. De mängder (antalet hämtningar m.m.) som ligger till grund för entreprenaden och som redovisas i À-prislista/mängdförteckning är ungefärliga och kan variera under avtalstiden. Entreprenören är skyldig att utan rätt till uppsägning av avtalet godta normala och i förfrågningsunderlaget beskrivna förändringar av avfallshämtningens omfattning. Entreprenören är i övrigt skyldig att acceptera sådan ändring i uppdraget enligt avtalet som följer av lagstiftning eller av kommunala beslut. Vid ändring som beror på kommunalt beslut, och som inte faller inom toleransramen enligt ovan, inträffar skyldigheten för entreprenören fyra månader efter det att denne delgivits beslutet, om parterna inte enats om annan tidsfrist Överlåtelse av avtalet Avtalet får inte överlåtas av någon av parterna utan den andra partens skriftliga medgivande Handlingar om rörelsen, nycklar m.m. Entreprenören är skyldig att på Beställarens begäran utan kostnad, lämna över handlingar som berör avfallshämtningen.handlingar ska lämnas till Beställaren i digital form om beställaren så önskar, senast inom två veckor från begäran. Beställaren ska medverka till att nycklar, kort och koder som behövs för verksamheten tillhandahålls vid entreprenadens start. De ska kvitteras ut av Entreprenören. Nycklar som kvitterats ut av Entreprenören ska omedelbart efter begäran, i identifierbart skick så att de går att använda direkt, överlämnas till Beställaren eller till den nye entreprenören när entreprenaden upphör Byte av entreprenör Denna och kommande upphandling kan resultera i byte av entreprenör. Befintlig och tillträdande entreprenör ska tillsammans ansvara för att övergången sker på ett säkert, effektivt och professionellt sätt. Beställaren accepterar inte några driftstörningar Beställarens rätt av häva avtalet Beställaren har rätt att med omedelbar verkan häva avtalet helt eller delvis om: Entreprenören i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden enligt avtalet och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran. Entreprenören försätts i konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller fått näringsförbud. Entreprenören har blivit föremål för ansökan om konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat förfarande. Entreprenören har dömts för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom. Entreprenören gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och beställaren kan påvisa detta. Entreprenören underlåter att utföra verksamheten i enlighet med gällande lagstiftning. Sida 21 av 22

22 Entreprenören inte fullgjort sina betalningsskyldigheter avseende skatter och sociala avgifter Entreprenörens rätt att häva avtalet Entreprenören har rätt att häva avtalet då Beställaren underlåter att fullgöra sina betalningsskyldigheter i rätt tid, eller sina åtaganden i övrigt och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran. Försummelse ska vara av väsentlig betydelse Tvist Tvist ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. I andra hand ska tvist avgöras av svensk domstol på Beställarens hemort och med tillämpning av svensk rätt Force majeure Endast händelse som inträffar helt utanför någon av parternas kontroll och möjlighet att påverka kan åberopas som Force majeure-händelse. Entreprenören är dock skyldig att i möjligaste mån medverka till att nödvändig avfallshämtning kan utföras om sådan händelse inträffar. I uppdraget ingår att ställa personal och andra resurser till förfogande för kommunens krishantering i de fall avfallshantering berörs. 7. BILAGOR Uppgifter om tömningsställe och mängd Anbudsformulär Sida 22 av 22